Studi kelayakan sistem informasi pendidikan psb online.docx

1. STUDI KELAYAKAN SISTEM INFORMASI PENDIDIKAN: SIAP PSB ONLINE PADA SMAN 4 DENPASAR DENGAN MENGGUNAKAN METODE KELAYAKAN TELOS Kadek Winda Dwiastini/5114100008 Jurusan Teknik Informatika Fakultas Teknologi Informasi Universitas Teknologi Sepuluh Nopember Surabaya PENDAHULUAN Setiap tahun, sekolah-sekolah di Indonesia melakukan penerimaan siswa baru yang dilakukan melalui tahap-tahap tertentu. Penerimaan siswa baru di Kota Denpasar khususnya jenjang SMP, SMA, dan SMK dilakukan secara online melalui situs resmi yang dikenal dengan nama PPDB (Penerimaan Peserta Didik Baru) Online Kota Denpasar. PPDB Online Kota Denpasar adalah sebuah sistem yang dirancang untuk melakukan otomasi seleksi penerimaan siswa baru, mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi hingga pengumuman hasil seleksi yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata (realtime). Situs PPDB Online Kota Denpasar: https://denpasar.siap- ppdb.com merupakan pusat informasi dan pengelolaan data penerimaan siswa baru untuk Kota Denpasar, dan di situs ini juga semua SMP, SMA, dan SMK termasuk SMAN 4 Denpasar melakukan proses penerimaan siswanya. Namun, belum semua tahapan dari proses ini benar-benar dilakukan secara online karena calon siswa tetap harus membawa kelengkapan berkas sesuai ketentuan ke sekolah tujuan untuk melakukan verifikasi pendaftaran, kemudian akan dilakukan verifikasi secara manual oleh operator dan saat selesai operator.panitia akan mencetak tanda bukti verifikasi pendaftaran yang selanjutnya akan diberikan kembali kepada calon siswa. Dengan jumlah calon siswa yang tidak sedikit di SMAN 4 Denpasar, maka verifikasi ini pasti akan membutuhkan resource seperti waktu, tenaga, dan biaya yang lebih. SMAN 4 Denpasar sendiri telah memiliki situs web dengan alamat: man4dps.sch.id/home, namun dalam pengaplikasiannya situs web masih terlihat tidak rapi dan tidak diperbaharui, sehingga siswa maupun warga sekolah atau masyarakat umum tidak akan tertarik untuk mengunjungi situs web tersebut. Kemajuan sebuah sekolah juga bisa dilihat melalu situs web sekolah tersebut. SMAN 4 Denpasar merupakan salah satu sekolah favorit di daerahnya, namun melihat dari kondisi situs web saat ini, maka pertimbangan untuk memperbaharuinya adalah sesuatu yang perlu dilakukan. Analisis mengenai kelayakan sistem informasi pendidikan berbasis web ini akan dikembangkan dengan menggunakan pendekatan Telos. Adapun hal yang dibahas dalam faktor kelayakan telos ini, yaitu Technical, Economic, dan Operational karena semakin tinggi faktor kelayakan TELOS, maka semakin besar pula untuk suatu sistem dapat mencapai kesuksesan. Untuk itu para pelaku di dalam organisasi perlu untuk melakukan Analisa terhadap kelayakan dari sistem informasi yang dikembangkan, sehingga nantinya sistem informasi dapat berguna dan bermanfaat sebagaimana mestinya. BAHAN DAN METODE Konsep Dasar Sistem Informasi Sistem informasi adalah sistem buatan manusia yang berisi himpunan terintegrasi dari komponen- komponen manual dan komponen-komponen terintegrasi yang bertujuan untuk mengumpulkan data, memproses data, dan menghasilkan informasi untuk pemakai (Sidharta, 1995). Sistem Informasi juga dapat didefinisikan sebagai suatu kombinasi teratur apapun dari orang, perangkat keras, piranti lunak, jaringan komunikasi, dan basis data yang mengumpulkan, mengubah dan menyebarkan informasi di dalam suatu bentuk organisasi. (O’Brein, 2005). 2. Studi Kelayakan Suatu studi kelayakan (Feasibility study) adalah suatu studi yang akan digunakan untuk menentukan kemungkinan apakah pengembangan proyek sistem layak diteruskan atau dihentikan. Studi kelayakan disebut juga dengan istilah High point review. (Jogiyanto, 2008). Faktor Kelayakan TELOS 1. Kelayakan Teknis Kelayakan teknis menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari aspek teknologi yang akan digunakan, jika teknologi yang dikehendaki untuk pengembangan sistem merupakan teknologi yang mudah didapat, murah, dan tingkat pemakaiannya mudah, maka secara teknis usulan kebutuhan sistem bisa dinyatakan layak (Al Fatta, 2007). 2. Kelayakan Ekonomi Aspek yang paling dominan dari aspek kelayakan yang lain adalah kelayakan ekonomi. Tidak dapat disangkal lagi, motivasi pengembangan sistem informasi pada perusahaan atau organisasi adalah motif keuntungan. Dengan demikian aspek untung rugi jadi pertimbangan utama dalam pengembangan sistem. Kelayakan ekonomi berhubungan dengan return investment atau berapa lama biaya investasi dapat kembali (Al Fatta, 2007). 3. Kelayakan Operasional Penilaian terhadap kelayakan operasional digunakan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan nantinya dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi (Jogianto, 2008). Menilai Faktor Kelayakan TELOS 1. Menilai Kelayakan Teknik Dalam lembar kerja penilaian faktor kelayakan TELOS (Gunadarma.ac.id, 2012), kita perlu memasukan sebuah contoh pertanyaan yang sebaikanya ditanya oleh tiap penguji dan jawaban yang benar akan disediakan. Sebagai contoh kelayakan teknik, jika sistem yang baru hendak menggunakan teknologi yang stabil dan telah diketahui, penilaiannya mungkin 9.5 atau 10. Di sisi lain, mungkin teknolgi tersebut baru bagi perusahaan dan pemakainya, atau tidak standar (baik terhadap perusahaan atau industry), atau berisikan keluaran pertama dari pemasok atau beberapa pemasok terlibat atau dia menggunakan sistem jaringan kerja yang sangat kompleks. Sehingga satu atau kombinasi jawaban “ya” cenderung menurukan penilaian secara drastic dibawah 10.0 (antara 6.0 sampai 8.0). Dalam contoh kita tentukan bahwa alternative rancangan sistem general yang dievaluasi akan memerlukan teknologi yang baru dan standar dalam industry dan telah terbukti kemampuannya bekerja sehingga penilaian 9.0 adalah wajar (dewiar.staff.gunadarma.ac.id, 2012). 2. Menilai Kelayakan Ekonomi Pertanyaan yang harus ditanyakan mengenai kelayakan ekonomi termasuk managemen puncak untuk mendukung pengembangan proyek sistem hingga selesai dengan sumber daya yang cukup. Tanpa dukungan manajemen puncak, sangatlah sulit jika mungkin untuk menyelesaikan sistem tersebut meskipun faktor lain sudah baik. Jika manajemen puncak memberikan indikasi bahwa mereka masih mendukung sistem tersebut tapi dana belum disedikana untuk penyelesaiannya, penilaian kelayakan ekonomi berkisar atara 5.0 hingga 8.0, tergantung pada situasi dan sejarah dari dukunga manajemen puncak terhadap proyek sistem yang lama. Jika dana yang diperlukan telah diberikan penilaian berkisar antara 9.0 hingga 10.0. 3. Menilai Kelayakan Operasional Sistem dengan dasar local atau grup umumnya lebih mudah untuk dioperasikan dari pada sistem yang enterprise wide, karena sistem tersebut lebih kecildan sederhana dan lebih sedikit orang yang harus dilatih. Tapi bila system enterprise wide adalah sistem standar yang dikenal, maka dapat dinilai lebih tinggi daripada sistem dengan dasar grup atau local yang memerlukan teknik yang unuk atau bersifat eksperimen. 3. Kunci untuk nilai hingga kelayakan operasional adalah tersedianya pengguna yang terlatih dengan baik dan berdedikasi. Pengguna yang seperti itu dapat membantu menghilangkan sebagian akibat negative yang bisa disebabkan oleh sistem yang unik dan belum terbukti. HASIL DAN PEMBAHASAN Studi Kelayakan Setelah melakukan dan menganalisa pengembangan sistem informasi, maka yang perlu dilakukan adalah melakukan Analisa kelayakan terhadap usulan ataupun proposal penawaran Sistem Informasi Pendidikan SIAP: PSB Online dan SIAP Web. Untuk memastikan usulan tersebut bisa diteruskan atau tidak menjadi sistem informasi pendidikan terpadu, maka di analisis kelayakan dari beberapa segi kelayakan, diantaranya: 1. Kelayakan Teknik (Technical Feasibility) 2. Kelayakan Ekonomi (Economic Feasibility) 3. Kelayakan Operasional (Operational Feasibility) Pada tahap akhir dilakukan penilaian Faktor Kelayakan TELOS Para Penilai yang dalam kasus ini hanya terdiri dari: satu orang perwakilan user yang disebabkan kendala waktu dan sumber daya manusia. 1. Kelayakan Teknik Kelayakan teknologi menyoroti kebutuhan sistem yang telah disusun dari teknologi yang akan digunakan, untuk penerapan sistem informasi pendidikan SIAP pada SMAN 4 Denpasar. Sistem informasi pendidikan ini merupakan sebuah sistem berbasis web yang disediakan PT. Telekomunikasi Indonesia yang digunakan untuk membantu untuk mengelola data dan informasi pendidikan dengan lebih cepat, mudah, akurat, terpadu dan berkesinambungan. SIAP PSB Online membantu melakukan optimasi seleksi penerimaan siswa baru, mulai dari proses pendaftaran, proses seleksi hingga pengumuman hasil seleksi, yang dilakukan secara online dan berbasis waktu nyata. SIAP WEB Sekolah merupakan sebuah layanan web sebagai media komunikasi dan interaksi antara sekolah dan masyarakat dengan menggunakan laman web (situs). a) Kebutuhan Perangkat Keras, Perangkat Lunak dan Infrastruktur dalam Pengembangan SIAP Online Tidak membutuhkan perangkat keras dengan spesifikasi khusus, yang diperlukan hanyalah PC/Laptop yang terkoneksi internet. Tidak memerlukan perangkat server khusus yang terpasang di sekolah atau dinas untuk mengoperasikan sistem SIAP Online. Yang diperlukan hanyalah sebuah web browser untuk dapat mengakses situs SIAP. Semua perangkat utama seperti: server-server, sistem aplikasi, backup data, keamanan data hingga pemeliharaan sistem merupakan tanggung jawab TELKOM sebagai penyedia layanan. Infrastruktur merupakan sarana yang sangat dibutuhkan dalam sebuah aktifitas apapun termasuk aktifitas pendidikan. Adapun infrastruktur yang ada pada SMAN 4 Denpasar yaitu: No Infrastruktur Keterangan 1 Komputer SMAN 4 Denpasar memiliki puluhan komputer untuk guru pengajar, staff akademika dan siswanya 2 Printer Untuk membantu dalam proses kerja akademik 3 Jaringan internet Fasilitas untuk staff akademik dan siswa 4 Perpustakaan Fasilitas untuk siswa belajar tambahan dengan sumber- 4. sumber buku yang disediakan 5 Laboratorium Fasilitas siswa untuk praktek akademik 6 LCD Proyektor Fasilitas tambahan yang ada di setiap kelas 7 AC Fasilitas tambahan untuk kenyamanan proses belajar mengajar yang ada di setiap ruangan kelas SMAN 4 Denpasar memiliki infrastruktur yang cukup, namun dalam Sistem Informasi berupa situs web sekolahnya belum benar-benar diberdayakan dengan baik. Menilai Kelayakan Teknik Dengan melihat kebutuhan perangkat keras dan perangkat lunak untuk menggunakan SIAP online dan infrastruktur yang dimiliki SMAN 4 Denpasar yang sudah sangat mendukung untuk digunakannya sistem tersebut maka diberikan nilai 9.0 untuk kelayakan teknik berdasarkan nilai perwakilan user. 2. Kelayakan Ekonomi Pembangunan atau penggunaan sistem baru tentunya membutuhkan investasi atau dana untuk mendapatkan manfaat yang diharapkan. Untuk menganalisis kelayakan ekonomi digunakan kalkukasi analisis biaya dan manfaat (cost benefit analysis). Adapun tujuan dari analisis biaya dan manfaat adalah untuk memberikan gambaran kepada pengguna apakah manfaat yang diperoleh dari sistem baru lebih besar dibandingkan dengan biaya yang dikeluarkan. Pada analisis biaya dan manfaat, ada beberapa metode kuantitatif yang digunakan untuk menemukan standar kelayakan proyek. Analisa Biaya dan Manfaat Untuk melakukan Analisa biaya dan manfaat diperlukan dua komponen, yaitu komponen biaya dan komponen manfaat. a) Komponen Biaya Biaya yang berhubungan dengan penggunaan layanan sistem ini hanyalah biaya langganan layanan SIAP Online yaitu sebesar Rp 4,95 Juta (termasuk PPN) per tahun yang mana adalah edisi Premium dari layanan yang ditawarkan oleh TELKOM. b) Komponen Manfaat Manfaat yang didapat dari sistem informasi diklasifikasikan sebagai berikut: 1) Keuntungan berwujud (tangible benefit) adalah keuntungan berupa penghematan atau peningkatan di dalam administrasi yang dapat diukur dalam bentuk satuan nilai uang. Keuntungan berwujud antara lain: a. Pengurangan biaya operasi b. Pengurangan biaya lembur c. Pengurangan biaya perlengkapan 2) Keuntungan tak berwujud (intangible benefit) adalah keuntungan yang sulit atau tidak mungkin diukur dalam bentuk satuan uang. Keuntungan tersebut antara lain: a. Keandalan dan ketersediaan sistem b. Peningkatan efektifitas pegawai dan akademiknya c. Peningkatan kepuasan siswa, guru pengajar, dan staff akademik lainnya 5. Menilai Kelayakan Ekonomi Karena kendala waktu dan sumber daya manusia serta minimnya data, maka tidak mungkin dilakukan analisis biaya menggunakan metode periode pengembalian (payback period), metode pengembalian investasi (return on investement) maupun metode nilai sekarang bersih (net present values). Analisa yang bisa diberikan adalah dengan menggunakan pengetahuan yang dimiliki penulis. Untuk biaya yang dikeluarkan dalam penyewaan layanan SIAP Online per tahun sebesar 4,95 juta rupiah, dimana layanan yang didapat tidak hanya PSB/PPDB online namun seluruh paket layanan berupa SIAP Sekolah, SIAP Guru, SIAP Siswa, SIAP Ortu, SIAP Web, SIAP Peta, SIAP SMS, SIAP Komunitas, SIAP Hosting, dan SIAP Belajar, dapat memberikan manfaat berwujud maupun tidak berwujud. Manfaat berwujud yang dapat diperoleh antara lain: pengurangan biaya berupa pengurangan biaya operasi dan perlengkapan (misal: biaya kertas) dan pengurangan biaya lembur (misal: biaya pegawai tambahan). Untuk manfaat atau keuntungan tak berwujud yang didapat adalah peningkatan kualitas sekolah di mata masyarakat dengan penggunaan sistem yang baru dan memudahkan masyarakat serta peningkatan kepuasan siswa dan staff pegawai atas kemudahan yang diberikan sistem. Dengan biaya yang dapat dikategorikan tidak banyak untuk level instansi pendidikan dengan manfaat yang banyak makan nilai dapat diberikan 8.0. 3. Kelayakan Operasional Kelayakan operasional dinilai dengan menggunakan kerangka kerja PIECES yang dikembangkan oleh James Wetherbe bertujuan untuk mengukur apakah sistem yang akan dikembangkan dapat dioperasikan dengan baik atau tidak di dalam organisasi. Kerangka PIECES meliputi: Performance (kinerja) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan throughput dan response time yang cukup. Sistem Lama Sistem Baru Waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan penyeleksian siswa secara manual membutuhkan waktu yang lama. Situs web sekolah memberikan respon yang lambat. Waktu yang dibutuhkan untuk menyeleksi menggunakan sistem cepat dan secara real time. Situs web SIAP Web memberikan respon data yang lebih cepat. Information (informasi) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan informasi yang berkualitas bagi pengguna. Sistem Lama Sistem Baru Keakuratan informasi kurang terjamin karena human error Informasi yang dihasilkan dapat lebih tepat waktu dan akurat Economy (ekonomi) untuk mengetahui apakah system menawarkan tingkat dan kapasitas pelayanan yang memadai untuk mengurangi biaya dan meningkatkan keuntungan. Sistem Lama Sistem Baru Biaya yang dikeluarkan relative lebih tinggi kemungkinan terjadinya kesalahan lebih tinggi dalam mencetak dan biaya sdm. Biaya yang dikeluarkan relative lebih rendah karena percetakan diminimalkan. Control (pengendalian) untuk mengetahui apakah sistem menawarkan 6. kontrol (pengendalian) untuk mengatasi kecurangan-kecurangan dan untuk menjamin keakuratan dan keamanan data. Sistem Lama Sistem Baru KKN dengan mudah dapat dilakukan dengan bekerjasama dengan pegawai yang terlibat dan sulit diketahui. File-file dalam kertas dapat diakses oleh orang-orang yang tidak berwenang Risiko terjadinya KKN berkurang karena menggunakan sistem yang terintegrasi dengan dinas. Pengendalian sistem dilakukan dengan membatasi hak user Efficiency (efisiensi) untuk mengetahui apakah sistem menggunakan secara maksimum sumber yang tersedia termasuk orang, waktu aliran form, meminimalkan penundaan proses. Sistem Lama Sistem Baru Menghabiskan banyak waktu dengan menginputkan seluruh data-data calon siswa dan melakukan perhitungan peringkat. Lebih hemat waktu karena data diinputkan oleh masing- masing siswa dan sistem melakukan seleksi secara otomatis Services (pelayanan) untuk mengetahui apakah sistem menyediakan layanan yang diinginkan dan handal pada siapa saja yang menginginkannya, dan apakah sistem fleksibel dan dapat dikembangkan. Sistem Lama Sistem Baru Sistem memakan banyak waktu alias lambat dalam pengolahan data. Proses pengolahan data lebih cepat. Menilai Kelayakan Operasional Karena sistem baru secara umum lebih baik, mudah digunakan karena berbasis web dan mudah dikenali oleh user nilainya menjadi 8.0. Nilai Akhir Kelayakan TELOS Jumlah dari semua faktor kelayakan = 25.0 (9.0+8.0+8.0). Total skor = 25.0/3 = 8.44, berarti perancangan pengembangan sistem informasi dievaluasi adalah LAYAK, dengan risiko pengembangan sistem yang cukup rendah. KESIMPULAN DAN SARAN Kesimpulan Berdasarkan tujuan dari analisi Studi Kelayakan sistem informasi pendidikan berbasis web SIAP online pada SMAN 4 Denpasar, maka dapat diambil kesimpulan: 1. Hasil dari analisis studi kelayakan TELOS sistem informasi pendidikan SIAP online pada SMAN 4 Denpasar layak untuk dikembangkan. 2. Rekomendasi untuk SMAN 4 Denpasar kedepannya adalah proses seleksi online menggunakan SIAP PSB online dan pengadaan web SIAP Web dan sistem SIAP lainnya yang sudah menjadi paket layanan yang dapat menunjang proses belajar mengajar. Saran Berdasarkan kesimpulan diatas maka terdapat saran, yaitu sebagai berikut. 1. Analisa studi kelayakan sistem yang dilakukan untuk selanjutnya bukan saja Analisa kelayakan TELOS saja tetapi juga melakukan analisis PDM (strategic factor) dan MURRE (design factor). 2. Sebaiknya nilai diberikan oleh banyak pihak, yaitu orang-orang yang terlibat dalam pengembangan sistem dan yang akan menggunakan sistem. 3. Sistem informasi pendidikan berbasis web SIAP online sebaiknya dilanjutkan ke tahap implementasi, sehingga dapat meningkatkan kualitas dan mempermudah SMAN 4 Denpasar dalam melakukan proses-proses akademik. 7. DAFTAR PUSTAKA Sidharta, Lani. 1995, “Pengantar Sistem Informasi Bisnis”. P.T. ELEX Media Komputindo, Jakarta. Jogiyanto, HM. 2008, “Sistem Teknologi Informasi Edisi 3”. Penerbit Andi, Yogyakarta. Al Fatta, Hanif. 2007, “Analisis dan Perancangan Sistem Informasi untuk Keunggulan Bersaing Perusahaan dan Organisasi Modern”. Penerbit Andi, Yogyakarta. Syaifullah. “Studi Kelayakan Sistem Informasi Akademik Berbasis Web pada Poltekes Kemenkes Riau dengan Menggunakan Metode Kelayakan TELOS”. Universitas Islam Negri Sultan Syarif Kasim, Riau.