OPERATIONS DANS UN GROUPECLIENT MISE A JOUR LES ACTEURS APPARTENANCE A UN GROUPE REF DATE INTERVENANT REPONSE 1 Est-ce que les intérêts relatifs aux créances et dettes / groupe ont été calculés et comptabilisés ? OBSERVATIONS ET INCIDENCES REF 2 Obtenir les contrats ou autres justificatifs des opérations nouvelles (charges communes notamment) 3 Obtenir la confirmation des soldes ou réciprocité à la fin de l'exercice Si des états financiers sont fournis, est-ce que la situation nette est suffisante? 4 Réunir les éléments probants suffisants et appropriés justifiant que les opérations réciproques sont correctement enregistrées et qu'une information pertinente est donnée dans l'annexe lorsqu'il s'agit des entreprises liées (achats, ventes, sous-traitance, frais commerciaux) Obtenir notamment le ou les tableaux de ventilation des charges communes 5 Vérifier le bien-fondé des provisions pour dépréciation des créances rattachés à des participations qui ont été comptabilisés 6 S'assurer que les abandons de créances accordés ont été autorisés par l'organe d'administration 7 En cas de sociétés situées à l' étranger, vérifier la conversion à la clôture 5 ans Article 143-14 5 ans 5 ans Article L143-5 Code du Travail Article R 620-3 (Article R 154-3) Code du travail illimitée documentaire illimitée intérêt 30 ans code civil (code de commerce) Art2262 et s.16) Voir a.c.b. Absence de preuve 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans Obligation 10 ans Code de Commerce (art.DELAIS DE CONSERVATION DES DOCUMENTS COMPTABLES 0 TEXTE DUREE DOCUMENTS RECOMMANDEE RAISONS DUREE OBLIGATOIRE IMPOSANT LA DUREE LA PLUS LONGUE 1-Documents et comptables Documents décrivant les procédures Livre d'inventaire Livre journal et Grand livre Livres auxilliaires ou facultatifs Registre des achats (forfaitaires) Livre de recettes forfaitaires) 2-Pièces justificatives Correspondance commerciale Inventaires Factures émises Factures Fournisseurs Contrats commerciaux Documents bancaires 3-Documents divers Titre de propriété Contrats de prêts Leasing 4-Livre de paie Prescription pour Livre de paie Registre des entrées et sorties du personnel Reçus pour solde de tout compte 30 ans 30 ans 30 ans paiement Cotisations régime Retraite complément. ci-dessus 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans 10 ans obligation 10 ans Code de commerce rectification d'office c) Sanction fiscale Illimitée Illimitée Intérêts Documentaire 10 ans Décret 29/11/83 a) Faillite et banqueroute b) Absence de preuve CONSEQUENCES EVENTUELLES DU DEFAUT DE CONSERVATION . 1 SEPARATION DE FONCTIONS CLIENT MISE A JOUR 0 LES ACTEURS SYSTEME COMPTABLE SEPARATION DES FONCTIONS REF DATE INTERVENANT COURRIER-OUVERTURE COURRIER-SIGNATURE ACHATS-BON DE COMMANDE ACHATS-BON DE RECEPTION ACHATS-VERIFICATION FACTURES ACHATS-BONS A PAYER ACHATS-COMPTABILITE VENTES-BONS DE LIVRAISON VENTES-FACTURATION VENTES-CONTRÔLE-TARIFS-CALCULS VENTES-RELANCE VENTES-AVOIRS VENTES-COMPTABILITE CAISSE-VISA DES PIECES CAISSE-TENUE DU BROUILLARD CAISSE-DETENTION DES ESPECES CAISSE-COMPTABILITE BANQUES-BORDEREAUX DE REMISES BANQUES-SIGNATURES BANQUES-COMPTABILITE PAIE-ETABLISSEMENTS BULLETINS PAIE-LIVRE DE PAIE PAIE-REGLEMENTS PAIE-DECLARATIONS SOCIALES . CONTRÔLE DE LA DATATION ET DE LA NUMEROTATION CHRONOLOGIQUE DES EDITIONS 4 .JOURNAUX CLIENT MISE A JOUR Nom du logiciel Editeur 0 SYSTEME COMPTABLE SAISIE COMPTABLE REF DATE INTERVENANT N° version SATISFAIT 1 .IMPOSSIBILITE DE MODIFIER UNE PERIODE CLOTUREE 6 .CONTRÔLE DE LA FIABILITE DES TRANSFERTS D'ECRITURES IMPORTES D'AUTRES LOGICIELS : Facturation Paie Indiquez s'ils sont ou non du même éditeur NON SATISFAIT OUI 5 .CONTROLE DE LA COHERENCE DES CUMULS ENTRE JOURNAUX-BALANCE-GRAND LIVRE 2 .TEST DE COHERENCE DES ENREGISTREMENTS ENTRE LES JOURNAUX ET LE GRAND LIVRE : .EXISTENCE D'UNE ASSISTANCE EXTERNE 8 .Sur quelques enregistrements .EXISTENCE D'UNE PROCEDURE DE SAUVEGARDE CONCLUSION NON .2 TENUE DE LA COMPTABILITE .Sur les centralisations du mois de Journal de Ventes Journal d'Achat Journal de Trésorerie Journal de Caisse Journal d'OD 3 .EXISTENCE D'UNE DOCUMENTATION 7 . Trésorerie Conservation de documents (archivage) Clients OD SYSTEME DE PAIE Contrôle .Fournisseurs . ALPHA) . Clients Caisses et Banques MODE CLASSEMENT DES PIECES (CHRONO.Sinon un rapprochement décèle-t-il un écart important ? .Comment sont réparties les charges indirectes ? ? . … Périodicité Enregistrements Nombre de comptes utilisés Compta générale Compta Fournisseurs Liste des journaux utilisés (notamment en trésorerie) Traitements Compta. lieux.Quels sont les axes : familles articles.ORGANISATION DE LA COMPTABILITE 3 CLIENT MISE A JOUR 0 SYSTEME COMPTABLE VOLUMES REF DATE INTERVENANT PERSONNEL ADMINISTRATIF NOM FONCTION QUALIFICATION SYSTEME COMPTABLE Plan comptable spécifique Procédures formalisées Edition mensuelle de balances Possibilité récupérat fichiers ASCII Centralisation des ventes. activités ? .Convention collective .Y a-t-il une comptabilité analytique intégrée à la comptabilité générale .Préparation bulletins Centralisation en comptabilité COMPTABILITE ANALYTIQUE Contrôle . Le service comptable assure-t-il un suivi régulier des comptes fournisseur Fréquence et méthode de lettrage 19 .La comptabilisation est-elle matérialisée sur la facture ? 14 .Qui reçoit les marchandises ? Visa d'un double des bons de livraison et classement ? RECEPTION DES FACTURES 1 .contrôle des conditions (prix.Contrôle de l'exhaustivité des enregistrements (Rapproch.Sont-elles enregistrées au courrier ? 3 .Respect de la chronologie des enregistrements ? 12 .Les originaux sont-ils différenciés des duplicatas ? 4 .Qui reçoit les factures ? 0 ORGANISATION ACHATS FOURNISSEURS REPONSE REF DATE INTERVENANT REF OBSERVATIONS ET INCIDENCES 2 .Les factures sont-elles correctement classées après enregistrement ? SUIVI DES COMPTES FOURNISSEURS 15 .Existe-t-il un échéancier ? 9 .Responsable et méthode de recensement des factures et avoirs non parvenus ? .courrier) 13 .4 ACHATS CLIENT MISE A JOUR CYCLE ACHATS-FOURNISSEURS 0 .Responsable de la tenue du journal d'achats ? 11 .La fréquence de comptabilisation Est-elle correcte ? 10 .Sont-elles annotées du bon à payer 8 .Qui contrôle les factures : .Le service comptable connaît-il les conditions accordées par les fournisseurs ? 16 .Les factures sont-elles mentionnées "Original" lorsqu'elles parviennent au service comptable ? 6 .Les contrôle-t-il ? 17 .Qui contrôle que toutes les commandes sont livrées et facturées ENREGISTREMENT COMPTABLE 5 .rapprochement avec la commande .Les factures sont-elles annotées "Payées" avec indication des modalités de paiement ? 18 . éché) 7 . . rayonnages.5 STOCKS ET EN-COURS CLIENT MISE A JOUR 0 ORGANISATION STOCKS ET EN COURS REF DATE INTERVENANT REPONSE STOCKS ET EN-COURS INFORMATIONS GENERALES 1 Nature des stocks et importance 2 Lieux de stockage (point de vente.) 3 Suivi des stocks (fichier ou cardex) 4 Stocks appartenant à des tiers ou détenus chez des tiers 5 Méthode de valorisation des stocks de marchandises et matières 6 Mode d'incorporation des coûts dans les stocks de produits finis et les en-cours (frais d'approche & fabrication) 7 Méthode de calcul des provisions pour dépréciation 8 Protection de stocks ( dont les assurances) 9 Autres informations (catalogues…) GESTION 10 Suivi des niveaux de stocks 11 Contrôle de saisie de tous les mouvements dans le fichier stocks (si existence d'un inventaire permanent) 12 Périodicité et déroulement de l'inventaire physique 13 Inventaire physique effectué en conformité avec les procédures décrites 14 Analyse des écarts entre inventaire physique et inventaire permanent EVALUATION 15 Contrôle de l'application des méthodes de valorisation des stocks définies dans l'exercice 16 Analyse des marges par catégories de stocks 17 Contrôle de l'application du principe de séparation des exercices à la clôture de l'exercice 18 Contrôle du calcul de la provision pour dépréciation des stocks (selon la méthode définie en annexe) OBSERVATIONS ET INCIDENCES REF . par agent.Qui contrôle les factures ? .sur stock.6 VENTES CLIENT MISE A JOUR 0 ORGANISATION VENTES-CLIENTS-ENCAISSEMENTS REPONSE REF DATE INTERVENANT REF CYCLES CLIENTS-VENTES FACTURATION 0 . sur commande .Assure-t-il un suivi régulier des comptes clients ? 16 .La comptabilisation est-elle matérialisée sur la facture ? Comment ? 12 .Existe-t-il une séquence numérique unique des factures ? 5 .au comptant.Informe-t-il la direction des retards de paiement ? 18 .Le service comptable suit-il les conditions accordées aux clients ? 14 .rapprochement avec le bon de livraison. au détail.en gros.La fréquence de comptabilisation est-elle correcte ? 9 . de travail .Respect de la chronologie des enregistrements ? 10 .Les contrôle-t-il ? 15 .Les factures sont-elles bien classées après enregistrement ? 13 .Qui fait les relances ? 19 .Les ventes sont-elles réalisées? .Responsable et méthode de recensement des factures et avoirs à établir ? OBSERVATIONS ET INCIDENCES .Quel document permet de facturer 3 . VRP .Etablit-il une balance agée ? 17 .Qui contrôle que toutes les livraisons et prestations ont été facturées ? Comment et à quelle périodicité? ENREGISTREMENT COMPTABLE 7 .Fréquence de facturation ? 4 .contrôle des conditions tarifaires 6 .Contrôle de l'exhaustivité des enregistrements ? 11 .Contrôle arithmétique des factures 8 .Qui établit les factures ? 1-1 S'agit-il de clients au comptant ? 2 . à crédit 1 . 4.7 IMMOBILISATIONS CLIENT MISE A JOUR 0 ORGANISATION IMMOBILISATIONS REF DATE INTERVENANT IMMOBILISATIONS 1.6. commande.3. Protection des immobilisations (protection physique et assurances) 2. Production d'immobilisations 2.8. IMMOBILISATIONS CORPORELLES 2. concession ou loyer élevé?) 1. suivi. Figurent-elles à leur juste valeur ? (durée bail. Rapprochement du tableau ou fichier immobilisations avec le grand livre 3. Mode de calcul des amortissements (durée.1. Méthode d'évaluation des immobilisations 2. réception) 3. Contrôle de la comptabilisation des opérations d'acquisition. de cession ou de la mise au rebut d'immobilisations (imputation comptable. Suivi des immobilisations (tableau ou fichier) 2. Nature et valeur des immobilisations les plus importantes 2. Contrôle de l'affectation en comptes de charges ou immobilisations REPONSE OBSERVATIONS ET INCIDENCES REF . taux. Autres informations et supports utilisés IDENTIFICATION DES CONTROLES INTERNES 2.5. Contrôle des investissements (décision devis. Contrôle de l'application de l'amortissement au regard des règles comptables (mode. franchise…) 2. Nature et valeur des principaux montants immobilisés 1.3.2. Y-a-t'il des engagements financiers pris (nantissement. TVA) 3.1.2.9. IMMOBILISATIONS INCORPORELLES 1. taux) 2.2. de production.4. bon à payer) 3.3. Financement des immobilisations (préciser les hypothèques éventuelles) 2. prorata temporis) 3.0 Vérification des factures d'immobilisations (vérification des éléments.1.7. . primes.) Comptabilisation 11 Contrôle du journal de paie et approbation 12 Rapprochement du journal de paie et de l'état des règlements 13 Analyse des comptes de personnel et des comptes des organismes sociaux 14 Rapprochements journaux de paie. délégués du personnel. grand livre et DADS/TDS 15 Analyse de validité du contrat d'intéressement (non substitution à des primes) 16 Respect des obligations légales (notion d'unité économique et sociale) 1 2 OBSERVATIONS ET INCIDENCES REF .8 PERSONNEL CLIENT MISE A JOUR 0 ORGANISATION PERSONNEL ET PAIE REF DATE REPONSE PERSONNEL-PAIE Gestion Système de rémunérations Relevé des heures travaillées et suivi des heures supplémentaires 3 Procédure de calcul de la paie 4 Suivi RTT et repos compensateurs 5 Mode de paiement des salaires 6 Mode de détermination de la provision pour congés payés 7 Application de la convention collective: Nom / code APE 8 Comité d'entreprise. syndicats 9 Fixation et contrôle des niveaux de rémunération 10 Contrôle des données variables de de paie (heures travaillées. TRESORERIE 9 CLIENT MISE A JOUR 0 SYSTEME COMPTABLE TRESORERIE REPONSE REF DATE INTERVENANT OBSERVATIONS ET INCIDENCES REF CYCLE TRESORERIE BANQUE 1 Qui détient la signature bancaire ? des 1-a Qui détient les codes extranets bancaires et minitel 2 Qui ouvre le courrier ? 3 Est-il enregistré ? 4 Qui prépare la remise en banque Des encaissements ? 5 Quelle est la fréquence des remises en banque ? 6 Existe-t-il un suivi des n° des chèques ? Comment ? 7 Qui prépare les moyens de règlement ? 8 Les chèques annulés sont-ils agrafés à la souche ? 9 Les règlements sont-ils présentés à la signature avec les pièces justificatives ? 10 Le signataire appose-t-il son visa ? 11 La pièce justificative est-elle annotée des modalités de règlement ? 12 L'enregistrement des pièces comptables est-il matérialisé ? 13 Les états de rapprochement bancaires sont-ils établis et justifiés régulièrement ? Sont-ils visés par le chef d'entreprise ou l'expert-comptable? CAISSE 14 Le montant des opérations par caisse est-il significatif? 14 La caisse est-elle tenue par une personne indépendante du service comptable ? 15 Le solde comptable de caisse est-il régulièrement rapproché de l'encaisse physique ? 16 Les dépenses par caisse sont-elles individualisées et justifiées? DECISIONS 17 Existe-t-il des prévisions de trésorerie ? .