Procédures A - OBJECTIFS DE CONTROLE INTERNE L’Analyse du système de contrôle interne de la fonction ventes-clients doit permettre de s’assurer que: - Les séparations de fonctions sont suffisantes Tous les produits expédiés ou services rendus sont facturés et enregistrés sur la bonne période - Tous les avoirs à émettre sont comptabilisés sur la borine période. Toutes les ventes (retours) sont réelles. Les prix pratiqués (brut, remises, ristournes…) sont dûment autorisés. Les ventes enregistrées sont correctement évaluées. Tous les risques de pertes sur vente sont provisionnés. Toutes les ventes (avoirs) enregistrées sont correctement imputées Les créances sont recouvrées avec célérité. B - SEPARATION DE FONCTIONS Apprécier la séparation de fonction en ce qui concerne : Le traitement des commandes - L’examen de la solvabilité des clients - L’expédition des marchandises - La facturation - Le rapprochement bon de livraison/factures - La tenue de journal de ventes - La vérification de l’éxaustivité de la comptabilisation des factures et avoirs - Le contrôle des expéditions non facturées - La tenue de comptes clients - La préparation de la balance clients - La préparation de la balance clients par ancienneté de créances Réf Oui Non N/A OBSERVATION x x remises. C . le fichier permanent contenant les prix est-il régulièrement contrôlé? S'assure-t-on que toutes tes mises À jour sont correctement saisies? L'accès au fichier prix est-il protégé ? Si les ventes sont faites sur devis chaque devis est-il approuvé par une personnes autorisée? les éléments constitutifs des devis sont-ils clairement exposés? les devis permettent-ils un rapprochement périodique avec les coûts engagés? Les conditions générales de rabais.APPROBATION DES CONDITIONS GENERALES DE VENTE: . ristournes..La préparation des avoirs .L’enregistrement des titres de paiements reçus au courrier .La centralisation des ventes ..Le rapprochement de la balance avec le compte collectif .Les remises en banque .Le suivi des litiges.L’autorisation des tarifs .Si les ventes sont faites sur tarif ce tarif est-il régulièrement révisé par des personnes autorisées? les mises à jour sont-elles formellement communiquées aux personnes chargées d'établir les factures? vérifie-t-on régulièrement que les prix pratiqués correspondent au dernier tarif en vigueur? Si les factures sont éditées par ordinateur.L’autorisation des avoirs . sont-elles réglementés ? Les délais de paiement accordés sontils également approuvés par des personnes autorisées ? Toute dérogation à ces règles peut-elle - .L’autorisation des conditions de paiements . Ces documents sont-ils pré numérotés ? Si non.EXPEDITIONS Le service expédition reçoit-il un double de tous les bons de commande ? Est-il possible d'expédier des marchandises (ou rendre des services sans bon de commande autorisé ? Le service expédition prépare-t-il un bon d'expédition pour toute marchandise expédiée ? Pour les services' rendus. font-elles l'objet d'une confirmation écrite ? Les services commerciaux et de fabrication se concertent-ils pour planifier la production ? D .être identifiée par le service de facturation ? Est elle soumise à approbation ? Les conditions de vente aux sociétés du même groupe sont-elles les mêmes que pour les clients externes ? Sinon l'impact des conditions particulières est-il saisi et régulièrement soumis à la direction ? Les commandes des clients sont-elles enregistrées sur des bons de commande propres à l'entreprise permettant de suivre leur réalisation ultérieure ? de donner tous les éléments nécessaires à l'expédition et à la facturation ? Les commandes sont elles revues et approuvées avant acceptation. en Ce qui concerne la disponibilité des marchandises' 7 la solvabilité des clients (voir protection des actifs> ? Si des commandes sont reçues oralement. existe-t-il un registre chronologique des marchandises expédiées ou services rendus ? Les bons ct/ou le registre sont-ils communiqués au service facturation ? Est-il possible d'émettre ces documents sans que les marchandises . est-il établi un document équivalent ? Si oui. LITIGES Les retours de marchandises sont-ils .FACTURATIONS Le service facturation s'assure-t-il qu'il reçoit tous les bons d'expédition (ou équivalent) émis (y compris pour les ventes de déchets... remises. Si des factures pro forma sont émises.soient expédiées ou les services rendus ? E .. sont-elles suffisamment différentes pour ne pas être confondues avec les autres ? Contrôle-t-on leur remplacement ultérieur par des factures définitives ? G .) ? Les factures sont-elles établies à partir des documents.) différentes des conditions normales sont-elles soumises à une approbation spécifique ? Les calculs des factures (y compris la TVA> sont-ils vérifiés ? Les factures et avoirs sont-ils envoyés directement aux clients par le service facturation ? -. échéances.. rebuts. d'expédition ? Sinon existe-t-il un risque d'émettre des factures alors que les marchandises n'ont pas été livrées ou les services rendus ? Les factures originales sont-elles suffisamment différentes des copies pour éviter des confusions ? La facturation est-elle établie au jour de l'expédition ? Existe-t-il un rapprochement régulier entre les documents d'expédition <ou de services rendus) et les factures pour identifier les retards et leurs causes ? Les retards sont-ils utilisés pour passer les écritures de régularisation en fin de période ? Contrôle-t-on que toutes les lignes de bons d'expédition sont facturées ? La déduction des acomptes est-elle contrôlée ? Les factures faisant l'objet de conditions de vente (prix. Les avoirs sont-ils établis à partir de ces bons ? avec les factures d'origine ? Existe-t-il une procedure d’identifier les liiges n’ayant pas l’objet l'objet d'un avoir ? Si oui cette procédure est-elle utilisée pour provisionner les période ? Les avoirs sont-ils autorisés avant expédition aux clients ? Les liasses vierges d'avoirs sont-elles protégées.saisis sur des bons de retour pré numérotés. leur utilisation est-elle contrôlée ? H . cette séquence est-elle utilisée pour vérifier qu'ils sont tous comptabilisés ? Existe-t-il un contrôle permettant de s'assurer que le total du journal des ventes est égal au total des factures et avoirs émis dans la période ? Les imputations au journal des ventes et aux comptes individuels clients sontelles contrôlées ? Vérifie-t-on que: la même facture n'est pas enregistrée plusieurs fois? le même avoir n'est pas enregistré plusieurs fois? Les factures et avoirs sont-ils annulés après comptabilisation pour éviter les enregistrements multiples ? Y a t il des risques d'erreur de centralisation au grand livre ? Le mode de comptabilisation permet-il de distinguer les ventes aux sociétés du même .COMPTABILISATION Les factures et avoirs sont-ils pré numérotés ? Si Si oui. dès réception ? Les autres contestations des clients sontelles saisies sur des bons de litige pré numérotés ? Tous ces bons sont-ils soumis à approbation avant émission des avoirs ? Le service facturation s'assure-t-il qu'il reçoit tous les bons émis quelle que soit leur origine ? que tous les bons ont été soumis à approbation ? . effets à recevoir y compris ceux qui sont escomptés.groupe ? les exportations ? les ventes par catégories de clientèle ? les ventes par catégories de produit ? les ventes assorties de conditions particulières ? Les expéditions «gratis» ou les garanties font-elles l'objet d'une facture pour ordre visée pour autorisation ? Les factures annulées sont-elles conservées ? I .PROTECTION DES ACTIFS Existe-t-il une procédure permettant de fixer des limites maximales de crédit par client ? Ces limites sont-elles revues régulièrement ? Si oui. commandes en cours de livraison) sont-ils suivis et contrôlés avant acceptation des commandes ? Le service chargé de l'acceptation des commandes est-il régulièrement informé des incidents de paiement ? Une balance par ancienneté de créance . les en-cours clients (factures non réglées.JUSTIFICATION DES SOLDES Une balance des comptes clients individuels est-elle établie régulièrement ? Cette balance est-elle rapprochée avec le compte collectif ? Les écarts éventuels sont-ils analysés et corrigés immédiatement ? Les corrections sont-elle approuvées par un responsable ? Les soldes des comptes individuels sont ils lettrés et justifiés régulièrement ? Une attention particulière est-elle portée aux soldes créditeurs ? Des relevés de comptes sont-ils envoyés régulièrement aux clients ? La TVA sur vente comptabilisée et le chiffre d'affaires sont-ils rapprochés régulièrement des déclarations ? J . PROVISIONS: Les provisions pour clients douteux sontelles : calculées régulièrement sur l'année ? établies selon des critères clairement définis et constants ? Les critères sont-ils prudents et indépendants des critères de déductibilité fiscale ? Le mode de calcul permet-il de dissocier les provisions déductibles fiscalement de celles qui ne le sont pas ? . ex tourne de créances) sont elles approuvées par tin responsable ? Garde-t-on la trace des créances annulés ? les factures et avoirs peuvent-ils être altérés sans autorisation d’un responsable ? les conditions de vente sont-elles clairement notifiées aux clients ? les ventes au personnel sont-elles contrôlées ? Si les services (ou travaux) sont rendus sur une période étendue.est-elle établie régulièrement ? Si oui est-elle préparée en fonction des dates d'échéances (surtout Si les délais de paiement sont différents par client) ? Si les délais de paiement sont différents par client) ? Cette balance est-elle régulièrement soumise ô un responsable ? Cette balance sert-elle de base à une procédure de relance systématique ? Cette procédure de relance est-elle suivie d'une remise régulière au contentieux des créances douteuses ? Les opérations diverses sur les comptes clients (transferts de compte à compte. procède-t-on à des demandes d'acomptes ? K .