PROYECTO GRUPALSOLLA S.A.S SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN GESTION LOGISTICA GUILLERMO ANDRES MORENO OLARTE 2016-II Descripción de la empresa: SOLLA S.A 1 La organización solla s.a es una empresa dedicada desde 1948 a la fabricación y distribución de alimentos balanceados para animales en líneas tales como: avicultura, porcinos, equinos, ganadería, peces, cunicultura y mascotas. Trabaja con alimento balanceado en pellet y extruido, también vende pre mesclas y materias primas procesadas a otras plantas además se ofrece el servicio de asesorías para clientes. Tienen planta de producción en varias regiones del país como: Cartagena, bello, girón, Buga y Mosquera. Solla es una empresa donde siempre está apuntando a la calidad y mejoramiento de manera integral. Visión Solla s.a es una empresa donde siempre está apuntando a la calidad y el mejoramiento continuo de manera integral y dentro del marco legal, buscando siempre la satisfacción total, el deleite y confianza de sus clientes, la salud y seguridad en el trabajo de sus empleados y contratistas, la protección del medio ambiente y la permanencia exitosa de la Compañía en el mercado. Están comprometidos con la gestión de los riesgos y la implementación de controles que protejan los procesos, brindando confianza a la organización y demás partes interesadas. Misión Es una empresa dedicada a la fabricación de alimentos balanceados para animales, además de prestar accesorias a otras plantas en los más altos estándares de calidad, siempre buscando el deleite de sus clientes y los mejores resultados en campo para ellos, para así consolidarse como una de las mejores marcas en el mercado. Análisis de la cadena de valor sector industrial en la que compite la empresa Los productores de alimentos balanceados son los principales demandantes de materias agrícolas como sorgo, maíz amarillo duro, torta de soya o frijol de soya; convirtiendo al sector en un importante eslabón de la cadena de valor, al transformar en forma equilibrada estos granos en alimentos concentrados para pollos, equinos, cerdos, gatos, perros y peces. En esta cadena de producción se encuentra solla s.a y sus principales competidores en el mercado son: contegral s.a, finca s.a y cipa, Solla y Contegral, han tenido un desarrollo sostenido a lo largo repercutiendo con un aumento en el desempeño de las demás empresas siendo solla s.a la más sobresaliente. La cadena de valor se divide en actividades: 1. Actividades primarias o de línea 2 Logística de entrada Recepción Almacenamiento Distribución de insumos Manejo de materiales Inventarios Devolución a proveedores Maneja integralmente la logística de abastecimiento de materias primas nacionales e internacionales en las plantas desde la compra hasta la entrega para la producción del alimento balanceado. Para mantener adecuado manejo de la logística, se cuenta con operaciones en los cuatro puertos marítimos más importantes del país como son: santa marta, Cartagena, barranquilla y buenaventura; lo que garantiza tener suministro desde cualquier puerto y optimizar el costo por fletes de acuerdo a la posición geográfica de la planta del cliente. Operaciones de producción Transformación de insumos en producto final Transformación de otros materiales Empaque Ensamble Mantenimiento de quipos En cuento a la elaboración del producto se requieren dos componentes: la macromezcla y la micromezcla, la macromezcla está formada por cereales forrajeros como: maíz amarillo duro, soya, sorgo, torta de soya y proteína oleaginosa, estos son la fuente de energía. La macromezcla se encuentra en la forma de: salvado de cereales, tortas oleaginosas y melazas. La micromezcla se hace con base en la macromezcla adicionando medicinas, vitaminas, minerales y colorantes en una mezcladora tipo concreto. 3 -salvado cadena de producion solla s.a de cereales. -tortas oleoginosas mezcla para alimentos concentrados sal sal mineralizada alimentos para animales de cria harinas de matanza de animales alimento para mascotas perros y gatos Logística de salida Almacenamiento de producto terminado Manejo de bodegas de producto terminado Gestión de pedidos Despachos a clientes Atención al cliente Logística externa (distribución) Centros de Distribución La Organización Solla cuenta con 9 Centros de Distribución o CEDIS de producto terminado en todo el país, con los que se busca brindarles a los clientes una mejor atención y servicio, mantener una mayor disponibilidad de productos y agilizar los tiempos de entrega. Marketing y ventas Solla s.a cuenta con una gran herramienta virtual donde además de facilitar la compra del cliente brinda asesoría de toda su línea de producción, cada cliente es autónomo de escoger la información de su preferencia. Cuanta con un grupo de asesores comerciales llamados técnicos junior que son los encargados del contacto directo con el cliente sobre todo con mayoristas, se recibe el pedido y los hacen llegar a la logística de salida, además se encargan de la asesoría y soporte técnico (servicio post venta), este grupo atienden las necesidades de los clientes tanto en la parte occidente y oriente del país que son las más relevantes. Por otra parte están los gestores de pedidos que atienden las solicitudes de minoristas que se hace mediante vía telefónica, también se encargan de revisar las compras por web. 4 Mantenimiento – soporte técnico (servicio post venta) Pre mezclas y Materias Primas: Esta división brinda asesoría y apoyo en temas de nutrición y formulación para que sus clientes tengan negocios más rentables. Es por eso que ofrece a las empresas pecuarias productoras de alimento balanceado para autoconsumo, una propuesta de servicio integral que incluye el suministro de materias primas y pre mezclas, logrando dietas nutricionales eficientes ajustadas a los requerimientos específicos de cada cliente. Adicionalmente la División de Pre mezclas y Materias Primas ofrece: Apoyo técnico en campo Servicio Nutricional de formulación Servicios de laboratorio y control de calidad Apoyos a procesos en plantas de alimento Asesoría Técnica A través de un experto grupo de asesores técnicos y profesionales en los campos de la nutrición, la medicina veterinaria y la zootecnia, la Organización Solla ofrece a sus clientes: Orientación técnica y administrativa para las unidades de negocios agropecuarios Sistematización de granjas Diseño de instalaciones Apoyo en las técnicas de manejo y cuidados sanitarios 2. Actividades segundarias o de apoyo Infraestructura de la empresa (tecnologías) Gestión de recursos humanos. Abastecimiento. Las planta de Solla a nivel nacional cuentan con plantas procesadoras de materia prima con las cuales transforman materiales tales como la soya, el maíz, la avena o el trigo en subproductos o semielaborados para su propio uso y también para ventas a otras empresas, granjas y asesoradas. Apoya sus investigaciones con un centro canil y también con granjas de experimentación con genética porcina. Entregas a Granel - Transgraneles La Organización Solla es pionera en Colombia, en la implementación de un sistema de transporte propio de productos a granel. Para tal fin, cuenta con una flota de vehículos, que garantizan la agilidad en los despachos y la disminución de los costos de los productos finales para las grandes explotaciones. Planta propia para la producción de premezclas para uno propio y ventas 5 Solla cuenta con gran tecnología aplicable para sus procesos de producción entre esas esta su plus del cabezal multicolor que produce alimentos bi-coloreados y marmoleados generando grandes ahorros en costos con excelente producción, se obtiene un producto de varios colores siendo así más atractivo al mercado, dándole un valor agregado a los productos aumentando la competitividad en el mercado. La implementación de su sistema SAP le permitió automatizar muchos procesos tanto productivos como administrativos y lograr una mejora sustantiva en cuanto a tiempo, disponibilidad y seguridad de la información. Ventaja competitiva Solla viene desarrollando nuevos negocios e incursionando en nuevos campos como la genética porcina y los centros de investigación canina, que lo ponen muy por delante de sus competidores en cuanto a desarrollo de nuevos productos y avances en cuanto a mejoramiento en la alimentación animal. También posee el sistema de cabezal multicolor para referencias multiformes y multicolores. Además de poseer en sus instalaciones su propia fábrica de premezclas (Badelca) que no solo abastece sus plantas sino que también comercializa con otras empresas fabricantes de alimentos balanceados. Estos aspectos le dan a Solla una gran ventaja competitiva en cuestión de enfoque por diferenciación ya que aunque Solla no tiene una ventaja competitiva por tema de costos (liderazgo por costos), ya que los precios de sus productos dependen de la demanda y disponibilidad de las materias primas en el mercado y en ocasiones suben a tal punto que sus ventas bajan drásticamente, si se centran en la diferenciación y se enfocan en ella, esto se ve en su amplia gama de productos, especial mente para mascotas, y avances en ellos (como la genética porcina y el centro de investigación canina). Solla se fijó en ser la mejor de un grupo de segmentos y lo está logrando, llegando a ubicarse cara a cara con las firmas que antes dominaban el mercado de macotas. MATRIZ DOFA 6 Debilidades • Precios altos del maíz y demas materias primas • Baja produción nacional de insumos. • Consecuencias del fenomeno del niño. • TLC con estados unidos, que faciliten la entrada de insumos a sector • Oportunidad de abrirse paso en mercados internacionales Oportunida des • Sistemas oligopólio en el mercado con dificil acceso a nuevas empresas al mercado. • Cabezal multicolor. • Variedad de productos en el Fortalezas mercado. • Procesos tecnificados. • Centros de investigacion canina y genetica porcina • Productor de algunas de sus materias primas • Posee planta propia de premezclas Amenazas ¿Qué potencial hay de aplicar TI en las actividades y productos identificados en la cadena de valor de la empresa? Para lograr entender el potencial que hay al aplicar las TI dentro de la cadena de valor de Solla, es necesario primero diferenciar entre un sistema de información y un sistema informático. Un sistema de información será eficaz si su proceso y desarrollo facilita toda la información necesaria para el correcto funcionamiento de cada área dentro de la organización, y será eficiente si se realiza con los menores recursos económicos, humanos y tecnológicos posibles dentro de los tiempos oportunos. Mientras tanto, el sistema informático de la empresa es un subsistema dentro del anterior, y está constituido por todos aquellos recursos y las herramientas necesarias para dar respuesta al tratamiento automático de la información, o posibilitar la comunicación de la misma, es decir, las tecnologías de la información y las telecomunicaciones. Implementar TI dentro de la cadena de valor de Solla implica un desarrollo en las siguientes funciones: (i) Sistematización y automatización de procesos, bases de datos e información. (ii) Profundización en el uso de aplicaciones de alto valor agregado. (iii) Inversión en infraestructura, aplicaciones, máquinas y herramientas 7 informáticos, planes de acción y capacitación. El proceso de automatización y sistematización tiene una relación directa con el aumento de la productividad a largo plazo en Solla. La utilización de TI en Solla determina una nueva oportunidad de negocio que redunda en beneficios competitivos, estratégicos y económicos. Dentro de las etapas de la cadena de valor de Solla, describimos el potencial individual que contiene la aplicación directa de las TI: Procesos productivos: Las TI permiten en esta etapa controlar procesos relacionados con el abastecimiento, procesamiento, producción y despacho de los productos de la firma. Acá las transacciones de tipo electrónicas con proveedores, sistemas de gestión automática de stocks e inventarios, ordenes de compras, movimientos entre almacenes internos, lotes de producción y seguimientos a dichas ordenes, así como la gestión y/o procesamiento dentro de las líneas autómatas y programables, añaden valor agregado a los diversos productos ofrecidos por la firma, permitiendo que la fabricación de los mismos sea mayor reduciendo los costes de producción, y traduciéndolo en beneficios de precios para los consumidores finales, lo que otorga una ventaja competitiva. Procesos de marketing y relacionamiento con los clientes: En Solla, el comercio electrónico es fundamental dentro de esta categoría. Los canales de compra a través de la página web para distribuidores y comerciantes, se ha convertido en una estrategia competitiva de alto desarrollo y de beneficios económicos altos. Solla trabaja para conservar su posicionamiento en el mercado de alimentos balanceados para animales y una de las maneras de alcanzar este objetivo es a través de la tecnificación e innovación, los cuales, junto con procesos de investigación y desarrollo, buscan de manera constante nuevas y mejores alternativas que impactan en el valor, la calidad y desarrollo de los productos. ¿A qué fuerzas competitivas tiene que enfrentarse la empresa, como las afecta la tecnología de la información? Solla, como empresa que fabrica, comercializa y distribuye una amplia gama de productos para animales, enfrenta fuerzas competitivas que determinan el éxito dentro del sector económico al que pertenece. En otras palabras, la forma en que se establecen estrategias competitivas para enfrentar las fuentes de presión empresarial determinará la rentabilidad de la misma. Para realizar el adecuado análisis de cómo afectan las tecnologías de la información a estas fuerzas competitivas, definiremos a su vez las fuerzas mismas, y como los objetivos estratégicos incluyen el uso de las TI para enfrentar los posibles impactos rentables. Las fuerzas competitivas a las que se enfrenta Solla son: Rivalidad entre competidores establecidos: Solla cuenta con competidores importantes, como lo es Purina, Itacol, Finca, etc. Estas empresas cuentan con un 8 capital grande, además de un reconocimiento elevado a nivel comercial. Debido a esto, fijar estrategias y objetivos corporativos que añadan una ventaja comercial representará una mayor rentabilidad. La implementación de tecnologías de la información adecuadas permite alcanzar un posicionamiento de privilegio y preferencia ante los diversos clientes entre las empresas rivales. Sin embargo, hay que tener en cuenta varios aspectos dentro de esa implementación de TI, como: Una TI que permita una ventaja competitiva mayor sobre un competidor, pero que a la vez pueda ser emulada por este último debido a sus costos de funcionamiento o de adquisición, hará que la competencia se intensifique. Cosa contraria sucede cuando la TI es desarrollada por la misma compañía de manera interna y secreta, lo cual puede representar una ventaja competitiva mayor, pero tendría implicaciones de peso en los costes de diseño, desarrollo y funcionamiento. Poder de negociación de los clientes: Implementar TI que permitan mejorar la relación comercial con el cliente, representará una mayor rentabilidad sobre todo cuando las condiciones permitan procesos de negociaciones más sencillos (un ejemplo son las compras por internet o por aplicaciones móviles, sin importar las cantidades a comprar o realizando descuentos para órdenes de determinados productos). Poder de negociación con los proveedores: Al mantener en el mercado productos tan diversos, la obtención y negociación de materias primas se convierte en un tema de mucha vigilancia e importancia. La implementación de TI para el levantamiento de órdenes de compra de estas materias primas, y que a su vez este directamente relacionado con el área de calidad y con el control de inventarios y almacenamientos sin duda representa una ventaja superior en rentabilidad. Lineamientos estratégicos del negocio. Desde el año 2003, año en el cual se crea el centro de investigaciones caninas, con esta se alinean estrategias encaminadas a la línea de mascotas, las cuales pretenden llevarla al punto más alto en la compañía, y lograr una alta competitividad en todos los estratos del mercado de mascotas. Su misión va enfocada en posicionar la marca Nutre can como una de las más fuertes en el mercado, cubriendo líneas tanto económicas como Premium, antes ocupadas casi en su totalidad por Purina (líneas Premium: Dog show) y Finca (líneas económicas: Ringo, Nutris) y mantener la calidad en sus productos, su visión ahora no es solo la permanencia de la empresa en el mercado si no también el posicionamiento de nuevos productos en mercados a los cuales, hasta ahora no habían llegado. Para competir en las líneas Premium, Solla necesitaba tanto de un producto de alta calidad, como ya estaba acostumbrado, sino también de productos que se 9 especializaran en edades y entornos de las mascotas, por esto creo la línea Premium de Nutre can con sus referencias: Nutre can Babies: alimento extruido, enfocado en la nutrición de cachorros y perras en proceso de gestación. Nutre can Urban: también extruido, producto dirigido a perros de ciudad, los cuales no tienen un intenso derroche de energía y viven en apartamentos o casas pequeñas. Principalmente para razas pequeñas. Nutre can Campo: con una composición que promete atender todas las necesidades para los perros de trabajo en fincas o granjas, o simplemente mascotas que viven en lugares abiertos y queman mucha energía. Ideal para perros grandes y razas gigantes. Nutre can Senior: Alimento para perros de edad avanza, con una fórmula que se especializa en cuidados y prevención de enfermedades propias de la vejes de la mascota e incluyendo una durabilidad baja en sus partículas para cuidado de sus dientes. Con esto Solla entro con pie fuerte y se ha mantenido hasta el momento en el mercado Premium de mascotas. No obstante, debía continuar situado en los mercados económicos y medios-altos, esto fue posible después de su alianza estrategia con otro grande del sector de mascotas, Agrinal, quien cedió sus productos al marca Solla y ahora son fuertes en la línea económica con productos también extruidos como Q-ida can adultos y cachorros, y siguen liderando el mercado medio-alto ahora con Sabueso cachorro y adultos. El avance no acaba aquí, Solla en su afán por cubrir los nuevos mercados ahora conquistados, sigue su alineamiento estratégico y lo lleva a un nivel más. La adquisición de un cabezal multicolor que ahora le permitía ahorrar tiempo en los procesos de referencias multicolor y multiforme y además deslumbrar a sus ya acostumbrados clientes del Nutre can croquetas con una referencia marmoleada, es decir, una partícula con dos colores, solo posible gracias a la adquisición de esta nueva tecnología. Prioridades de estos lineamientos por SBU (unidad estratégica de negocio) y por función. PRIORIDAD ACCION DE ESTRATEGIA 1 Muy Alta 2 Alta 3 Media Ingresar en el mercado Premium de mascotas, desarrollo de nuevos productos Sostenimiento de las marcas económicas, alianza estratégica Permanencia en el mercado Premium y cubrimiento de nuevas demandas. Desarrollo de nuevos productos (adquisición de nueva tecnología) Nivel corporativo SBU RRH H Funcional Finanza s Ventas y Mercadeo Producción y manufactura 2 1 1 1 3 1 2 2 1 1 1 2 1 2 1 10 Ingresar en el mercado Premium de mascotas: Prioridad muy alta: RRHH: porque se requiere de la contratación de personal nuevo para producción por la carga laboral a la que se enfrentara producción en cuanto llegue los nuevos productos Finanzas: Porque se trata de una búsqueda de opciones de inversión, ya que se trata del lanzamiento de nuevos productos y hacer crecer el negocio. Ventas y Mercadeo: Deben impulsar las nuevas marcas y acercar los clientes al producto. Buscar el puesto perfecto en el mercado para ubicar los nuevos productos y buscar las oportunidades para ofrecerlos. Prioridad alta: Alta gerencia: Aunque su participación es de gran importancia, en este nivel es más tema de desarrollo que de administración. Prioridad media: Producción: en esta etapa los productos están en desarrollo, se empacan muestras para ensayos. Sostenimiento de las marcas económicas, alianza estratégica: Prioridad muy alta: Alta gerencia: son los encargados de las negociaciones directas con las firmas. Ventas y Mercadeo: Encargado de familiarizar ahora a los clientes de la antigua marca y conservarlos en la nueva firma. Posicionar la nueva marca al nivel de la propia. Producción: Los niveles de producción se elevan, el compromiso con la calidad del producto debe permanecer. Prioridad alta: RRHH: capacitación a funcionarios sobre nuevos productos y afianzar el compromiso con la empresa. Finanzas: evaluar si el capital con el que cuenta la empresa para hacer frente a los nuevos negocios. Buscar financiamiento de ser necesario. Permanencia en el mercado Premium y cubrimiento de nuevas demandas. Desarrollo de nuevos productos (adquisición de nueva tecnología): Prioridad muy alta: Alta gerencia: son los encargados de dar el visto bueno en la adquisición de nuevas tecnologías. Finanzas: evaluar el capital disponible para adquisición de nuevas tecnologías. Buscar financiamiento de ser necesario. Producción: hacer frente a la entrada de nueva maquinaria. Adaptarse al nuevo ritmo de producción y responder por la producción a tiempo. Prioridad alta: RRHH: capacitación a los funcionarios en nuevas tecnologías. Estimulación a los colaboradores para mantener el propósito de cumplimiento y satisfacción hacia nuevos clientes. 11 Ventas y Mercadeo: ofrecer y posesionar los nuevos productos. Hacer el cambio paulatino de uno viejo a uno nuevo sin afectar la aceptación del cliente. Tipos de aplicación de TI de gestión logística estratégicas para Solla S.A Sistema de gestión de almacenes (WMS): Con el cual se puedan controlar los productos agrícolas que son importados, su fecha de llegada, las características principales del producto, fechas de vencimiento y recomendaciones para su almacenamiento y todos los registros asociados a este tipo de productos todo esto por medio de sistema de código de barras. Que el sistema permita determinar la rotación de estos productos para así mismo realizar el almacenamiento por áreas de alta, media o baja rotación. •Sistema de gestión de transporte (TMS): Es estratégico para la compañía ya que a medida que crezcan las operaciones se va a volver más complicado el tema del transporte de las mercancías y el cumplimiento de los tiempos de entrega pactados con los clientes, además que los clientes cada día exigen más y les gusta conocer casi que en tiempo real el estado de sus pedidos, por medio de un TMS que tenga incorporado un sistema track and trace, además de tener el control financiero de los costos de operación de cada camión, rutas más cortas o rápidas, kg transportados etc. Sistema SAP (ERP). El cual abarca todas las áreas funcionales de la empresa para su mejor desempeño. Este sistema ofrece a la empresa la posibilidad de acceder a todo tipo de información en tiempo real, crear, modificar y consultar ordenes de producción, realizar facturaciones, verificar estados de inventarios, trazabilidades etc., además de integrar un sistema de MRP con el cual se programan todo tipo de actividades económicas, desde compra de materias primas e insumos, hasta requerimiento de clientes y fechas de entregas. Integra absolutamente todas las áreas haciéndolas asequibles para los miembros de la empresa, pero estos a su vez deben tener las autorizaciones previas en sus usuarios para poder hacer uso de las transacciones que permiten acceder a las diferentes bases de datos de las diferentes áreas. ¿Qué tanta competitividad ofrecen estas aplicaciones? Estas aplicaciones brindan competitividad a la compañía y son un aspecto diferenciador, ayudan a tener una gestión más eficiente con un menor nivel de costo logístico y alto nivel de servicio, que apoya los procesos misionales de la compañía, los clientes valoran mucho el aspecto de visibilidad, conocer la ubicación exacta de sus pedidos, así como todos los datos relacionados. Tener un sistema como SAP que unifique las diferentes áreas y procesos de la compañía es una gran ventaja, ya que reduce enormemente el tiempo que se requiere para acceder a cualquier tipo de información. Agilidad, velocidad y un 12 sistema unificado que permite llevar también bases de datos de los clientes con la oportunidad que esto da de ofrecer un servicio personalizado y a gusto de cada cliente. El liderazgo de SAP es reconocido por expertos del sector avalado por clientes de pymes. Matriz de portafolio de tecnología de información (ventaja competitiva vs. Dependencia operacional). Los sistemas de gestión de almacenes y transporte por sí solos no generan gran ventaja competitiva, ya que muchas otras empresas tienen estos sistemas implementados. Ayudan a un correcto uso de espacios de almacenamiento, control de rotación, despachos a tiempo etc., pero solos no generan mayor valor agregado a la compañía. No tienen un nivel de dependía alto, ya que pueden ser reemplazados en caso de fallas temporales por sistemas de oficina como Excel y sistemas de almacenamiento interno y control de inventarios, como planillas de control de bodega etc. Estos vienen a generar un plus cuando los fusionamos con un sistema ERP como SAP, y permiten la atención personalizada de entregas a clientes y el rastreo y seguimiento del transporte en general. El sistema SAP da a la empresa una ventaja competitiva amplia, entre ellas están mejora de la calidad, mejora del servicio al cliente, reducción de costes y apoyos en todas las dimensiones (operacional, gerencial, estratégica, infraestructura y TI, organizacional), por su capacidad de unificar todas las áreas de la compañía. Ventajas que no toda empresa puede tener y que refleja en compañías que han tenido pérdidas millonarias (Dow Chemical que perdió US$500 millones por la implementación de SAP/R2 en 2005, Dell que perdió US$115 millones en 2006 en la implementación de SAP, Whirlpool que vio disminuidos sus ingresos netos en 67% durante 2000 en la implementación de SAP, Avis Europa que perdió entre $40 y $45 millones de Euros en 2004 con la implementación de PeopleSoft, Nike que perdió US$48 millones en 2001 en la implementación de SAP) en su intento de implementar este sistema. Un sistema SAP implementado exitosamente puede dar resultados positivos en solo 4 semanas. 13 Su dependencia operacional de SAP es muy alta ya que todas las operaciones dependen de su correcto funcionamiento. Este sistema pasa a reemplazar y volver obsoleto cualquier sistema antes implementado y una sola falla en internet, o falta de energía o desconexión con el servidor principal ocasiona paro a nivel general en las funciones tanto operativas como gerenciales de la empresa. Es de anotar que en el caso de SOLLA, el servidor se encuentra en norte américa, en las oficinas de IBM. Los estudiantes deberán investigar sobre tecnologías de gestión logística que puedan ser aplicables a la empresa y aporten a la solución de problemas estructurales en la misma (alineados estratégicamente), con su glosario y definiciones de esas tecnologías de gestión. La Cadena de Suministro no ha sido ajena al impacto de las TIC’s, las cuáles han influido positivamente en su funcionamiento, debido a que esta ópera en un ambiente globalizado y altamente cambiante, donde la información oportuna y de calidad se convierte en el mejor aliado. Las TIC’s en la SCM pueden proporcionar ventajas potenciales como la reducción de tiempos de ciclo, reducción de inventarios, minimizar el efecto del látigo, y mejorar la efectividad de los canales de distribución. A continuación se presenta un esquema de las TIC’s aplicables en SCM y de allí revisaremos las que se podrían aplicar al caso de SOLLA S.A. En SOLLA se tienen dos inconvenientes que están muy bien diferenciados y marcados en el transcurso de la SCM y se presentan en la logística de entrada y otro en la logística interna, que en contadas ocasiones llevan al rompimiento en algún punto del fulfillment y llevan a la inconformidad de uno o más clientes. Es de anotar que SOLLA a pesar de contar con la implementación de SAP en su portafolio de TIC’s, este se adquirió con los módulos básicos, sin ningún 14 aditamento ni personalización. Por esta razón no se tienen módulos para manejo de SCM ni CRM, ni se cuentan con sistemas como tal para apoyar estos procesos. El primero de los dos problemas antes mencionados se presentan por el incumplimiento en entregas de materias primas e insumos por parte de los proveedores, pero no todas las ocasiones es culpa del proveedor, en ocasiones es el área de compras quien se demora en gestionar los pedidos, o se tiene información inexacta de las existencias. Estos faltantes obligan a cambiar la programación e incumplir con las entregas programadas y también incurren en cambios de formulación que resultan más costosas por tener que reemplazar el material faltante con otro más caro o a veces con dos para sostener su análisis garantizado. El otro problema se tiene en la parte de almacenamiento del producto terminado en bodega, ya que este se lleva en planillas físicas y se registra en Excel, con números de locaciones de los pallets, información del producto (lotes, fechas de producción, nombre del material, cliente de ser necesario) y cantidades estibadas. En cuanto a los lotes, estos se marcan en el empaque con tinta que muchas ocasiones se dispersa y se hace ilegible y cuando son materiales especiales para clientes (como medicados o líneas industriales) esta información se pone en un sticker (cliente y medicación de ser necesaria) el cual en muchas ocasiones se cae debido al manejo y “trasteo” de los pallets y los bultos o pacas como tal. Por esta razón se presentan cruces, faltantes en los requerimientos del cliente, perdida del material en bodega, ya que se mueve del sitio registrado y no se cambia la localidad en los registros, materiales que se quedan sin la rotación debida y pueden pasar a ser reprocesos por vencimiento del tiempo de almacenamiento. Para el primer caso se recomendaría la implementación de los sistemas VMI/CRP, que se podrían tomar como outsorcing, ya que se le dejaría parte de la responsabilidad del abastecimiento al mismo proveedor, posibilitando el dejar atrás el problema de las solicitudes a destiempo por parte del área de compras. Esto claro está, trae consigo la responsabilidad de encontrar proveedores que generen la suficiente confianza como para compartir información de ventas y producción, también de entregar la información a tiempo y lo más confiable y actualizada posible, haciendo pleno uso para esto de los EDI y combinado con el CRP para mantener un control total sobre la demanda y el tráfico de información en tiempo real. Este sistema es perfectamente complementable con el localizador global o GPS, para realizar el seguimiento a los despachos de la materia prima e insumos. Para el segundo caso se recomienda el RFDI, aunque su implementación es de un gran valor comercial, sus ventajas competitivas y su aporte a la reducción de costos seria paralela a largo plazo con la inversión. Su sistema de identificación por medio de tarjetas electrónicas, las cuales contendrían toda la información necesaria sin peligro de perdida, incluyendo datos de rotación del producto (FIFO) y así evitar deterioro en bodega. Su posibilidad de actualizar la información en 15 tiempo real permitiría la localización de cualquier producto, incluso si se ha movido de su posición inicial. Su sistema de ubicación tiene un radio de hasta 30 metros, lo que quiere decir que el operario de montacargas no requiere de un contacto visual con el producto para poder ubicarlo. Ventajas: - Agilidad en el proceso de cargue a los clientes Desaparición de reprocesos por tiempo de almacenamiento Menor mano de obra, al minimizar el personal requerido para cubrir las bodegas y llenar planillas de manejo de bodega Desaparición de procesos de inventariado diario de bodega Información actualizada en tiempo real Minimizar o incluso erradicar malos despachos por mezclas de referencias Información requerida (lotes, fechas, clientes, cantidad, fechas de rotación y caducidad) en un solo papel (etiqueta electrónica) Gráfico de portafolio de tecnología recomendada para solla s.a VMI/CR GP Seguimiento abastecimiento Seguimiento despachos 16 RFI VMI/CRP Es un método óptimo de manejo de inventario, preparación y entrega de pedidos. El propósito del VMI es alinear los objetivos del negocio y optimizar las operaciones de la cadena de suministro tanto para proveedores como para clientes. Su valor de negocio es el resultado directo del mayor flujo de información y nos genera: Mayor rotación de inventarios Mejor servicio Mayores ventas Cuando se trata de ejecutar el sistema VMI, al igual que en la mayoría de los sistemas operativos cruciales para la misión. Para que este proceso que aparentemente es sencillo se ejecute sin sobresaltos es necesario contar con varias capacidades importantes: Un estrecho monitoreo de la transmisión y validación de datos (por ejemplo, cantidad excesivas) Flexibilidad para usar varios formatos de información de clientes y proveedores (por ejemplo, EDI,XML,archivos de formato plano, etc) Flexibilidad para usar varios métodos de comunicación de datos (por ejemplo, Value Added Networks,AS2,FTP,etc) Habilidad para adaptarse rápidamente cuando cambien los sistemas empresariales de los clientes o proveedores RFID (Tecnología de producción y automatización) 17 Es un sistema de almacenamiento y recuperación de datos remotos que usa dispositivos denominados etiquetas, tarjetas, transpondedores o tags RFID. El propósito fundamental de la tecnología RFID es transmitir la identidad de un objeto (similar a un número de serie único) mediante ondas de radio. Las tecnologías RFID se agrupan dentro de las denominadas Auto ID (automatic identification, o identificación automática). Las etiquetas RFID (RFID Tag, en inglés) son unos dispositivos pequeños, similares a una pegatina, que pueden ser adheridas o incorporadas a un producto, un animal o una persona. Contienen antenas para permitirles recibir y responder a peticiones por radiofrecuencia desde un emisor-receptor RFID. Las etiquetas pasivas no necesitan alimentación eléctrica interna, mientras que las activas sí lo requieren. Una de las ventajas del uso de radiofrecuencia (en lugar, por ejemplo, de infrarrojos) es que no se requiere visión directa entre emisor y receptor. GPS El ya conocido sistema de ubicación satelital es un gran complemento para realizar el seguimiento tanto a los despachos del proveedor a la empresa, como de la empresa al cliente, para dar así un excelente servicio post venta y seguridad en las entregas. Total mente compatible con el sistema de RFID. Proceso critico seleccionado El proceso seleccionado es logística de salida. Objetivo del proceso El objetivo principal es el de entregar el producto al cliente teniendo en cuenta el tiempo en el que se requiere el producto y las cantidades demandadas por el cliente. También debe llevar un buen manejo de las bodegas de almacenamiento y control de rotación del producto. Es en estos procesos donde se ven la mayoría de baches y grietas en la cadena de suministro. Esto por la presencia de errores de despacho, inconsistencias en inventarios, reprocesos por vejez, retrasos en entregas por errores de pickin, productos que no aparecen en stocks de inventario en el sistema pues no han sido notificados por estadística (los estadísticos son los encargados de notificar la producción empacada para que esta aparezca disponible en SAP como parte del inventario en bodega y así pueda ser despachada). Todo esto lleva al desagrado en los clientes pues, a pesar que los esfuerzos en el proceso de producción llevan a tener el producto a tiempo, el 18 proceso de despachos suele ser muy lento y retrasa la salida de los productos a sus destinos. Alcance Este proceso cubre desde la atención al cliente y toma de pedidos, solicitud de productos al área de producción, recepción del producto terminado en bodega, almacenamiento, la generación de Picking, facturación, preparación de pedidos, despachos en muelle y actualización de inventarios físicos y teóricos, tanto inicial como final. Aplicación: SBU o producto afectado Ventas y mercadeo ven que sus esfuerzos han sido en vano cuando un cliente se retira por incumplimiento, retrasos o errores en las entregas. Además de la pérdida de credibilidad en los técnicos encargados del contacto con los clientes y la apertura a nuevos mercados. Producción se ve afectado al tener que reprocesar productos por vejez, generando horas extras y retrasos en producción. En la parte de finanzas también se ve golpeado, por los altos costos que genera el reproceso, ya que este termina siendo una de las materias primas más caras y cuando un producto reprocesado no puede ser reutilizado el margen de perdidas es muy grande. Dueños del proceso y áreas que intervienen Este proceso corresponde al área de logística interna de la empresa (Jefe de logística interna, Coordinador de logística de salida) y en el intervienen las áreas de: producción que son los encargados de entregar el producto empacado a tiempo (coordinador de producción, auxiliares de empacado), aquí también entra estadística, quienes se encargan de poner disponible el producto en stocks del sistema SAP; gestores de pedido que se encargan de entregar los requerimientos del cliente a logística de salida; despachos que se encargan de recibir el producto en bodega, designarle puesto y posteriormente apoyar el despacho a cliente (auxiliar de bodega de almacenamiento, montacarguistas de producción y bodega, coteros o braceros) El RFID como ayuda en la automatización del proceso El sistema de RFID "Radio Frequency IDentification", permite la ubicación de un elemento en la bodega por medio de una tarjeta o TAG que tiene toda la información requerida (lote, cantidad, ubicación, descripción, etc.) y la actualización de esta información en el sistema. Esta ubicación del producto no requiere de contacto visual, además de ser posible la lectura de varias tarjetas al tiempo. Esta herramienta además, en conjunto con SAP permite el manejo de la bodega de un todo a todo, ya que permite la actualización instantánea de 19 inventarios, locaciones y segmentación de la misma para un mejor aprovechamiento del espacio. Control de stocks de seguridad y visualización de los mismos en tiempo real. Esto permitiría prescindir del auxiliar de bodega que es el encargado de llenar planillas con las ubicaciones e información del producto y ubicar los productos para despachos según las Picking entregadas por los gestores de pedidos. La rotación de los productos almacenados ya no sería un problema pues el sistema posee la posibilidad de apoyar no solo el movimiento y ubicación de los pallets en la bodega si no también el tiempo que llevan allí. Ya no se tendría que depender del estadístico para que el producto esté disponible en stock del sistema. Todo esto se reduce a los siguientes objetivos: - Minimizar tiempo de entrega del producto al cliente Optimizar el manejo de bodega (espacio, inventarios, rotación) Automatizar el sistema toma de datos del producto y actualización de inventarios (no más planillas físicas) Tener información sobre inventarios de forma eficaz, efectiva y eficiente. Beneficios Tangibles Intangibles Erradicación de errores en entregas Disminución de tiempos de entrega Disminución de costos por disminución de Mejora sustancial de la imagen ante al personal cliente Facilitar el trabajo para los Disminución de horas extras colaboradores Aumento del volumen de la operación Aumento de la ventaja competitiva Disminución de pérdida de clientes por Optimización en la utilización de bodegas insatisfacción en el servicio Apoyo en toma de decisiones por Rotación adecuada del producto (disminuye información eficaz y accesible, los casos de reproceso por vejez) actualizada en tiempo real Riesgos de implementación: En términos de avance tecnológico, los beneficios de implementar TI en Solla siempre serán mayores que los riesgos. Sin embargo, a fin de alcanzar el 20 cumplimiento de los objetivos estratégicos, es necesario contemplar y analizar detenidamente los riesgos en la implementación de los diversos proyectos. En Solla, la implementación de las TI anteriormente descritas son los siguientes: • Varianza en los costes de implementación: No siempre los costes de implementación hacen referencia directa a que el sistema, o en este caso, la TI no sea eficiente o útil. Sin embargo, tener presente el hecho de que al implementar un sistema de tratamiento de información, o una TI, se puede incurrir en gastos extras es en extremo importante. • Errores en el manejo de información: La implementación de una TI en una empresa como Solla sugiere tener un uso correcto en el tratamiento de la información, lo cual es riesgoso si los sistemas de manejo de la misma no han sido sometidos a controles rigurosos con anterioridad. Puede haber faltantes en los datos o información que requiera ser desglosada y no se encuentre de esta manera. • Infraestructura tecnológica insuficiente: No se pueden aplicar las TI si no se cuentan con los equipos y herramientas necesarios para su correcto funcionamiento. En el caso por ejemplo de la tecnología RFID se hace necesario contar con una red y unos equipos necesarios que optimicen el uso de la información a través de estos. • Capital humano sin el entrenamiento o capacitación necesaria para el uso de las TI: En todo proceso de implementación se presentas resistencias al cambio. Si el personal no cuenta con la capacitación y entrenamiento adecuado sobre la TI a implementar, se sentirá inseguro al momento de hacer uso de la misma, lo cual no solo representa un riesgo para el proceso, sino que también levanta resistencia en el recurso humano. • Sistemas u operaciones no diseñadas para el uso de dicha TI: El fracaso en el uso de una TI no se basa en su diseño como tal, sino que también puede depender del proceso u operación en la que se vaya a acoplar. En Solla se han estandarizados todos los procesos productivos, lo cual implica riesgo si no se adopta la TI propia para los mismos. • Desconocimiento de los objetivos estratégicos: Implementar TI que no se acoplen a la obtención de los objetivos estratégicos a mediano y largo plazo, puede incurrir en la desactualización tecnológica o en el desuso de las mismas en cortos plazos. Formas de mitigar estos riesgos: • Planes de seguimiento en las etapas de implementación: Cada etapa de implementación de TI debe estar acompañada por el seguimiento y control de las diversas áreas de Solla, así como el sometimiento a auditorías internas y externas de control. 21 • Infraestructura tecnológica actualizada: La actualización y monitoreo constante de la infraestructura tecnológica, como servidores, redes, cableados, equipos, software y demás permiten mitigar los riegos presentes en la implementación de sistemas y tecnologías de la información. • Capacitación y entrenamiento al capital humano: Desde la dirección se deben controlar y diseñar planes de capacitación y entrenamiento al personal de cada área donde se aplicarán las TI. Cronograma del proyecto A grandes rasgos, las fases de implementación serían las siguientes: i. Análisis del Proyecto en su conjunto y detallado ii. Diseño y documentación de los Aplicativos específicos: 1. Interface o Integración con SAP 2. Interacción del Usuario 3. Arquitectura del hardware dónde deba ir instalado 3.1. Diseño de los puntos de captura de datos 3.2. Fabricación de los elementos necesarios 3.3. Preparación de la instalación por parte de la empresa 3.4. Instalación y verificación de su funcionamiento 4. Informes y obtención de la información del negocio iii. Construcción del Software iv. Entrega, Puesta en Marcha y Formación v. Seguimiento La implementación de las TI en Solla, y teniendo en cuenta el sistema de información que maneja la compañía en este momento, da como plazo para trabajar en las mismas un tiempo no superior a un año. El cronograma es: 22 Glosario: - - - - - WMS: es la denominación atribuida a programas informáticos destinados a gestionar la operativa de un almacén. Proviene de la traducción del término inglés "WMS" (warehouse management system). TMS: (transportation management system, por sus siglas en inglés) es un aplicación desarrollada para el manejo de la operación de transporte primario de carga en distancias interurbanas, en modalidades que pueden ser: camión completo, carga consolidada, paquetería, carga aérea, ferrocarril y marítimo. Track-Trace: en español, rastreo-seguimiento. En distribución y la logística de muchos tipos de productos, seguimiento y rastreo o seguimiento y localización, se refiere a un proceso para determinar las ubicaciones actuales y pasados (y otros datos) de un elemento o propiedad única Consultoría y asistencia técnica (servicios de): Aquellos que están orientados a solucionar problemas específicos de usuarios concretos productores de bienes y servicios, utilizando para ello conocimientos científicos y tecnológicos preexistentes. Planificación estratégica: Proceso de planificación, a nivel de una organización, que comprende: la elaboración de un diagnóstico interno y del ambiente externo; la formulación de una misión y de objetivos (largo y mediano plazo) y metas (corto plazo); el análisis (externo) de oportunidades y riesgos (posicionamiento en el medio); el análisis (interno) de fortalezas y debilidades; la formulación y la selección de la Estrategia (alternativas, métodos); la determinación de recursos, actividades, costos, entes responsables y plazos (implementación) y la evaluación. Incluye planes estratégico, táctico y operacional. Oligopolio: situación del mercado en la que el número de vendedores es muy reducido, de manera que controlan y acaparan las ventas de determinados productos como si hubiera monopolio. TIC: Conjunto de técnicas y equipos informáticos que permiten comunicarse a distancia por vía electrónica. GPS: sistema que permite la ubicación exacta de vehículos, motos, camiones o personas en tiempo real, con opciones de configuración de 23 - - - - - - - - - alertas personalizadas, geocercas, sitios de interés para el establecimiento de esquemas de seguridad personal o familiar. Fulfillment: (cumplimiento o satisfacción) de pedidos, es un término empleado en logística, para definir el proceso que incluye todas las etapas de planificación, fabricación, almacenamiento y distribución desde que se recibe un pedido del cliente, hasta que se le entrega el producto final. VMI: (Vendor Managed Inventory) es un sistema de aprovisionamiento que se basa en el intercambio de información (Internet/EDI), de tal forma que es el propio proveedor quien gestiona los niveles de stock de su empresa cliente, y el que genera los pedidos. CRP: (Continuos Replenishment Program) se traduce de las siglas Capacity Resource Planning y se define como la planificación de recursos, tanto máquina como hombre, necesarios para realizar en un tiempo establecido toda una serie de trabajos asignados a un centro productivo. Outsourcing: también conocido como tercerización, refiere al proceso que ocurre cuando una organización contrata a otra para que realice parte de su producción, preste sus servicios o se encargue de algunas actividades que le son propias. Las organizaciones recurren al outsourcing para abaratar costos, mejorar la eficiencia y concentrarse en aquellas actividades que dominan mejor y constituyen la base de su negocio. EDI: o Electronic Data Interchange permite el intercambio de documentos normalizados entre los sistemas informáticos de quienes participan en una relación comercial. El carácter normalizado de estos documentos, es lo que esencialmente diferencia al EDI de otros sistemas de intercambio de información: Pedidos, albaranes, facturas, inventarios, catálogos de precios, etc., pueden intercambiarse electrónicamente entre diferentes interlocutores, gracias al uso de un lenguaje común que permite que diferentes sistemas de información interactúen entre sí, automatizando su integración en los sistemas internos de gestión o ERP's RFDI: (Radio Frequency Identification) es un término genérico para denotar todas las tecnologías que usan como principio ondas de radio para identificar productos de forma automática, esta involucra el uso de etiquetas especiales o TAGS que emiten señales de radio a unos dispositivos llamados lectores, encargados de recoger las señales. FIFO: la valoración FIFO es un método que le permite valorar stocks de un material de la forma más realista posible. FIFO (First In, First Out) se basa en la suposición de que los primeros stocks de material que se reciben son los que se consumen primero Middleware: es un software que asiste a una aplicación para interactuar o comunicarse con otras aplicaciones, o paquetes de programas, redes, hardware y/o sistemas operativos Sotorage Bin: El sistema asigna una ubicación de destino y un número de unidad de almacén de destino 24 Fuentes: www.solla.com ¿Por qué elegir SAP?, http://es.slideshare.net/OrekaIT/10-razones-sap-3 Gerencia de mercadeo, 3w3search.com/Edu/Merc/Es/GMerc081.htm https://books.google.com.co/books? id=U0MXWtqjxtsC&pg=PA35&dq=tecnologias+de+informacion+en+empres as&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwi6kuUzuzMAhWDHR4KHbcLC4cQ6AEIKDAA#v=onepage&q=tecnologias %20de%20informacion%20en%20empresas&f=false https://books.google.com.co/books? id=nrXvTg2nNroC&pg=PA82&dq=tecnologias+de+informacion+en+empresa s&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwi6kuUzuzMAhWDHR4KHbcLC4cQ6AEIUTAH#v=onepage&q=tecnologias %20de%20informacion%20en%20empresas&f=false https://books.google.com.co/books? id=cswZknbMzOMC&printsec=frontcover&dq=tecnologias+de+informacion+ en+empresas&hl=es&sa=X&ved=0ahUKEwi6kuUzuzMAhWDHR4KHbcLC4cQ6AEILTAB#v=onepage&q&f=false TI en la cadena de suministro: http://www.scielo.org.co/pdf/dyna/v76n157/a04v76n157.pdf Guía sobre las TIC en el sector de la logística y transporte en la PYME y la MICROPYME: http://www.cybersudoe.eu/es/uploads/guides_es/Guia_Cybersudoe_TIC_y_l a_logistica_es Trazabilidad RFID en los centros logísticos de El Corte Ingles: https://www.youtube.com/watch?v=RWtDvk4USU4 Logística. Gestión de compras, almacenes y transporte: http://www.gestiopolis.com/logistica-gestion-compras-almacenes-transporte/ CPR – Planificación de la capacidad: http://www.webandmacros.com/crp_concepto.htm http://www.mundosap.com/foro/showthread.php?t=30 http://www.mundosap.com/foro/showthread.php?t=14413 http://www.cvosoft.com/sistemas_sap_abap/recursos_tecnicos_abap/quees-sap-mm.php http://osmerclavo.blogspot.com.co/2013/02/beneficios-tangibles-eintangibles.html 25