Universidad Rafael Belloso ChacínVice Rectorado Académico Diplomado de Gerencia de Operaciones y Producción. Facilitador: Ing. Carlos Gabriel Martínez. PROCESOS DE OPERACIONES Y PRODUCCION DE LA EMPRESA PLASTICOS ECOPLAST, CA. Por: Karemlyg Marín Carvajal Guatire, abril 2014 INDICE INTRODUCCIÓN . . . . . . . . .1 1. Descripción de la empresa . . . . . .2 1.1. Plásticos Ecoplast CA . . . . . .2 1.2. Misión . . . . . . . .3 1.3. Visión . . . . . . . . .3 1.4. Estructura Organizativa . . . . . .4 . . . . .5 . 2. Descripción del Proceso de Ecoplast 2.1. Producción de Ecoplast . . . . .5 2.2. Descripción del sistema de producción . . . .6 2.3. Esquema del proceso productivo . . . .7 2.4. Esquema del proceso productivo en subprocesos . .8 3. Proceso de Planeación de la Producción . . . . . 14 4. Técnicas para la planeación de la producción . . . . 16 5. Métodos de Pronósticos y Política de Inventarios . . . 19 5.1. Pronósticos . . . . . . . . 19 5.2. Política de Inventarios . . . . . . 21 . . . . . 26 7. Problema de la empresa. Diagrama Causa-Efecto . . . 28 8. Sistema de gestión de calidad de la empresa . . . . 38 9. Sistema de mantenimiento de la empresa . . . . 50 6. Distribución de la empresa (Planta) CONCLUSIONES . . . . . . . . . 57 BIBLIOGRAFÍA . . . . . . . . 58 . RESUMEN El presente trabajo resume los elementos y procesos que debe llevar una empresa para su óptimo desarrollo. Se hace un pequeño análisis de los puntos que deben ser tomados en cuenta para la operatividad de una empresa, ya sea de producción o de prestación de servicios. Este análisis engloba y desarrolla los conocimientos adquiridos durante el Diplomado de Gerencia de Operaciones y Producción, y demás demuestra cómo se pueden utilizar las herramientas aprendidas, aplicándolas a casos reales, evaluando una empresa real. Y para este caso en particular, se hizo el estudio sobre una empresa de producción de láminas de PET (Tereftalato de Polietilento), llamada Plásticos Ecoplast C.A. En este trabajo se señala de una manera resumida el proceso productivo de la empresa Ecoplast, sus técnicas de planeación para la producción, política de inventarios y de mantenimiento. Se expone su sistema de gestión de calidad, se evalúa un problema real y existente dentro de la empresa, se hacen recomendaciones y se evalúan pronósticos y su distribución de infraestructura. LISTA DE TABLAS Tabla 1. Descripción del sistema productivo . . . . . Tabla 2. Proceso productivo . . . . . . . . . . Tabla 4. Subproceso productivo: Molido de PE y/o PET . . . Tabla 5. Subproceso productivo: Lavado de PE y/o PET . . . Tabla 6. Subproceso productivo: Extrusión de PE . . . . Tabla 7. Subproceso productivo: Laminado de PET . . . . Tabla 8. Subproceso productivo: Rebobinado de láminas de PET . . Tabla 9. Relación entre la política y los objetivos de la calidad . . Tabla 10. Proceso de mantenimiento . . . . Tabla 3. Subproceso productivo: Selección . . . . LISTA DE FIGURAS Figura 1. Logo de la empresa Figura 2. Estructura organizativa de la empresa . . . . Figura 2. Distribución actual de la empresa . . . . . . . . Figura 4. Diagrama causa-efecto. Problema de gestión de almacén . . Figura 3. Propuesta de distribución de la empresa INTRODUCCION El nacimiento de cualquier empresa es llevar un sueño a la realidad, se generan oportunidades para los que logren trabajar allí, se ayuda al país y a la entidad donde surge dicha empresa, se ofrece un servicio o un bien y se atiende a un cliente o a todo un sector. Pero la creación de una empresa no es una tarea fácil, conlleva muchos pasos y permisos. Cuando ya la empresa inicia su marcha, la tarea es mucho más difícil, ahora se debe guiar a toda la empresa, la producción, el personal, cuidar el patrimonio, ofrecer productos y servicios de calidad. Y allí es donde nace el arte de gerenciar. Para lograr el éxito de la empresa, se debe tener bien definidos los objetivos y la misión que ésta persigue. Y en base a esos objetivos se guiará y orientara la gerencia que dirige la empresa, tendrá que velar que se cumpla con la calidad de los bienes y servicios y que se logre la satisfacción del cliente. Y es por ello que un buen gerente debe tener en claro conceptos y herramientas que le permitirá lograr las metas planteadas. La gerencia debe saber llevar el desarrollo de la producción de la empresa, tener visión de futuro y realizar pronósticos con la finalidad de buscar mejorar y nuevos proyectos. Planear la producción y los procesos para corto, mediano y largo plazo. Hacer cumplir con el sistema de calidad, aplicando políticas y sistemas de gestión. Cuidar y administrar sabiamente sus bienes, la planta, la infraestructura, las maquinarias, el personal y los productos. Contar con el personal necesario y capacitado, y saberlos guiar en sus funciones. Definir tareas y funciones, y delegar entre sus trabajadores. Manejar gastos y costos. Velar por todo el entorno de la empresa, y que se desarrolle en un ambiente seguro. Tener conocimientos pana analizar el mercado, competidores y así establecer lo mejor para su producción y sus productos. En fin, son muchas las funciones que debe cubrir un buen gerente, y son muchas las herramientas que tiene para ello, pero debe saberlas manejar, y es por ello que en las siguientes hojas se expone un caso práctico donde se desarrollan algunas de dichas herramientas. 1 1. DESCRIPCION DE LA EMPRESA 1.1. PLÁSTICOS ECOPLAST C.A. PLÁSTICOS ECOPLAST C.A., es una empresa venezolana fundada el 22 de febrero de 1.994, la cual se encuentra en la ciudad de Guatire, Edo. Miranda, y tiene el fin de velar por el buen uso y disposición de los desechos plásticos industriales y de los generados por el ser humano denominados post-consumo por medio del reciclaje. Fig. 1. Logo de la empresa Para tal fin ECOPLAST desarrolla la división de reciclaje industrial capaz de captar y procesar todo el desecho industrial que se genera en Venezuela. En sus primeros años la empresa se especializa en prestar servicio de compra y venta de materiales plásticos recuperados del desecho industrial, además de prestar servicio de molienda, lavado y paletizado a aquellas empresas que no contaban con los equipos e infraestructuras requeridos para realizar el reciclaje de sus desechos. En el año 1.998, ECOPLAST desarrolla un plan piloto para la recolección y procesamiento del material plástico post-consumo; este proyecto fue denominado “Disminución del impacto ambiental del desecho plástico post-consumo.”, el cual fue aprobado por el Consejo Nacional de Investigaciones Científicas y Tecnológicas (CONICIT), lo cual permitió la adquisición de maquinarias para la ejecución del proyecto y como resultado se presentó la oportunidad de recuperar y exportar PET (polietilenteraftalato) lavado y molido. 2 Para ese entonces las condiciones del mercado del PET a nivel nacional obligaron a la empresa a buscar formas de agregarle valor al nuevo producto a elaborar; la solución que se encontró fue la transformar el PET en láminas la cual produjo el surgimiento del nuevo producto llamado ECOPACK, que es PET cien por ciento recuperado en láminas de diferente espesor y ancho; en bobinas que se venden para múltiples aplicaciones industriales, que van desde empaques para productos, blister y envases para alimentos. Ecopack comenzó a producirse en julio del 2002 en una nueva línea de producción, dotada de equipos de alta tecnología, colocando a Plásticos Ecoplast C.A., en una posición de vanguardia, le dio a la empresa un sitio privilegiado en el mercado por ser pionera en la fabricación de láminas de PET con material totalmente recuperado. 1.2. Misión Educar, concientizar y motivar al consumidor final en el manejo y disposición de los desechos plásticos, estimulando el reciclaje de los mismos y haciendo de esta actividad un negocio sustentable y beneficiando el medio ambiente. 1.3. Visión Ser la empresa líder de reciclaje de plástico en Venezuela y Latinoamérica, maximizando la imagen del plástico como materia prima amigable al ambiente, mediante el uso de tecnología de vanguardia, e innovaciones y mejoras continuas en sus procesos. 3 1.4. Estructura Organizativa Presidencia Gerente General Gerente de Administración Contabilidad Gerente de Ventas y Compras Asistente de Administración Mensajero Gerente de Operaciones Gerente de Producción y Mantenimiento Choferes Gerente de Control de Calidad Gerente de Servicios y Seguridad Industrial Jardinero Jefe de Producción/ Mantenimiento Electricista Mantenimiento y Limpieza Montacarguista Mecánicos Operarios Ayudantes Mantenimiento de Servicios Ayudante de Mantenimiento de Servicios Figura 2. Organigrama estructural de la empresa 4 2. DESCRIPCION DEL PROCESO DE ECOPLAST 2.1. Producción de Ecoplast AREA DE SELECCIÓN SELECCIÓN Este equipo consiste en una cinta de caucho, la cual se encuentra dividida en tres secciones que se mueven de manera independiente y cuya función es transportar los desechos, los cuales son seleccionados y depositados en cuartos por el operario de la máquina. MOLINO/ TRITURADOR Equipo utilizado para realizar la molienda del material de desecho. DIVISION INDUSTRIAL LAVADORA INDUSTRIAL Esta máquina es alimentada con cierta cantidad de material para eliminar restos de basura (residuos de palos, papeles, etc.) y pasa al tanque donde es lavado. Posteriormente pasa a la centrifuga donde es eliminada el agua y después al área de secado para finalmente recolectar el material terminado en Big-Bag. EXTRUSORA Esta máquina tiene como funcionamiento principal el mezclado de materiales poliméricos, así como el filtraje para la eliminación de productos contaminantes (maderas u otros materiales). Adicionalmente este proceso permite obtener un grano o pellet con un tamaño y forma de partícula bien definido y de alta calidad, que permita que el producto sea empleado en otras aplicaciones y sea más fácil su venta. SILO – MEZCLADO DEL MATERIAL Equipo utilizado para mezclar el material procesado y así lograr una homogenización del mismo. Esta consta de tres etapas: a. Carga del material. 5 b. Homogenización del material. c. Descarga del material. ENSACADORA – SELLADORA Este equipo consiste en colocar 25 Kg. de material en sacos (ensacadora); para luego proceder a sellar la boca de los sacos (selladora). DIVISION POST-CONSUMO LAVADORA POST-CONSUMO Esta máquina es alimentada con material molido (PET y/o PE) el cual cumple un ciclo de lavado que comprende los siguientes procesos: 1. Pre-lavado: se inicia en la vasca grupo, en la cual se realiza la separación de los materiales con poca diferencia de densidad. 2. Turbolavado: el material es nuevamente lavado en esta sección con agua caliente, con la finalidad de liberar la mayor cantidad de tierra y etiquetas que se encuentran adheridas al PET. 3. Lavado: seguidamente este material es dosificado hacia una segunda vasca grupo. Las etiquetas que fueron liberadas en la etapa anterior son separadas por diferencias de densidad. 4. Hidrociclón: el material realiza un recorrido donde finalmente es separada la etiqueta remanente de la etapa de lavado, garantizando así una mejor calidad del producto. 5. Centrifuga: en este se elimina el agua del producto, que luego es depositado en Big-Bag o silo según sea conveniente. 2.2. DESCRIPCIÓN DEL SISTEMA DE PRODUCCIÓN TIPO DE EMPRESA MANUFACTURERA SISTEMA Fábrica de Reciclaje de Plástico INSUMO PRIMARIO Botellas de PET y desechos plásticos RECURSOS Maquinas procesadoras, trabajadores, herramientas TRANSFORMACION PRIMARIA Extrusión de Plástico RESULTADO Laminas de PET (cumpliendo con normas sanitarias) Tabla 1. Descripción del sistema productivo Este cuadro se detalla a continuación, en las siguientes tablas: 6 2.3. ESQUEMA DE PROCESO PRODUCTIVO ENTRADAS • Insumos (materia prima, alambre, Big Bag, paletas, bolsas de basura, detergente, etiquetas, cores, stretch, silicona, colorante, mallas para filtros, herramientas, formatos de control de producción, implementos de seguridad industrial, sacos, etc). • Información del Dpto. de compras (cantidad y tipo de material a recibir y por ende a procesar). • Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con todas las especificaciones del producto, fecha de entrega requerida, embalaje). • Información Dpto. Producción (órdenes de producción, ficha técnica de producto) • Información Dpto. Control de Calidad (calidad de la materia prima para definir su procesamiento, especificaciones para evaluar no conformidades) • Personal capacitado (operarios, mecánicos, ayudantes, montacarguista, gte. de producción) • Equipos en óptimas condiciones (Cinta transportadora, molino, lavadora, extrusora, laminadora, rebobinadora, mezclador, silo, ensacadora, compactadora, balanzas, zorras, montacarga). • Almacén de materia prima y Almacén de Repuestos. SUB-PROCESOS • • • • • • • • • Selección Molido PE Molido PET Lavado PE Lavado PET Extrusión PE Ensacado PE Laminado PET Rebobinado PET RESULTADOS • Botellas seleccionadas y/o compactadas según tipo de material, color, proveedor, calidad. • Material molido según tipo de material, color, calidad, tamaño de grano que puede ser sometido a otros procesos de transformación (Ej. lavado, peletizado) ó vendido a clientes externos. • Material lavado según tipo, color, calidad, presentación, que puede ser reprocesado (Ej. extruído, laminado) ó vendido a clientes externos. • Lámina de PET según espesor, color, presentación que puede ser sometida a un reprocesamiento (Ej. refilado y/o rebobinado) ó vendida a clientes externos. • Desperdicio (tortas, producto no conforme, polvo, material sucio) que puede ser reprocesado. • Desecho (etiquetas, tortas, material degradado, material contaminado). • Hoja de producción semanal. • Formatos de producción diaria y semanal. • Reporte de: paradas de equipo planificadas y no planificadas, fallas del equipo, fallas del operario, falta de material. • Reportes de producción y de desperdicio mensual. • Evaluación del desempeño y rendimiento de personal y equipos. • Inventario de material sin procesar, de producto terminado y de sub-productos. Tabla 2. Proceso Productivo 7 2.4. ESQUEMA DEL PROCESO PRODUCTIVO DIVIDIDO EN SUBPROCESOS ENTRADAS • Insumos (materia prima, alambre, Big Bag, bolsas de basura, etiquetas, herramientas, implementos de seguridad industrial, etc). • Información del departamento de compras (tipo de material, cantidad, calidad, presentación y frecuencia de recepción). • Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con las especificaciones del producto, fecha de entrega requeridas). • Información Dpto. Producción (tipo de material a seleccionar, parámetros para realizar dicha selección, entrenamiento en caso de ser necesario). • Personal capacitado (operarios de selección, mecánico, montacarguista, gerente de producción) • Equipo en óptimas condiciones (Cinta transportadora, compactadora, balanzas, zorras, montacarga). • Almacén de materia prima y Repuestos. ACTIVIDADES • • • • Colocar el material en la fosa y prender la cinta transportadora. de los Realizar el proceso de selección diferentes materiales con la ayuda de la cinta transportadora en cada uno de los compartimientos destinados para tal fin; dicha selección debe realizarse por tipo de material, si tienen o no refresco, color, y/o según la clasificación por siglas internacionales cuando éstos la presenten. Colocar el material seleccionado en Big Bag o compactarlos en la prensa. Verificar que las pacas se encuentren en buen estado, es decir, que tengan una base de cartón u otro material firme que resistan la presión de los alambres y que las botellas se encuentren bien compactadas para evitar que estas se salgan de la paca. RESULTADOS • Botellas seleccionadas según: tipo de material, si tienen o no refresco, color, que serán molidas posteriormente. La presentación puede ser en pacas o en Big Bag ubicados clasificadamente en el área diseñada para tal fin. • Desechos tales como: latas, basura, vidrios, cables, entre otros. • Carga de inventario. • Registro de Personal, horas, Kg. efectivos, desechos. Tabla 3. Subproceso Productivo: Selección 8 ENTRADAS • Insumos (materia prima, Big Bag, bolsas de basura, etiquetas, herramientas, implementos de seguridad industrial, paletas, cuchillas, formatos de control de producción, etc). • Información del departamento de compras (tipo de material, cantidad, calidad, presentación en pacas o Big Bag y frecuencia de recepción). • Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con todas las especificaciones del producto, fecha de entrega requerida). • Información Dpto. Producción (tipo de material a moler, parámetros para realizar dicha molienda, entrenamiento en caso de ser necesario). • Personal capacitado (operarios de molino, mecánico, montacarguista, gerente de producción). • Equipo en óptimas condiciones: molino, balanzas, zorras, montacarga, motosierra, sierra cinta. • Energía eléctrica. • Almacén de materia prima y Repuestos. ACTIVIDADES • Realizar el proceso de molienda de los diferentes materiales: tortas, botellas de PE y/o PET previamente seleccionadas, material proveniente de otros procesos como: lavado, extrusión, laminado o rebobinado. • Controlar y limpiar el molino al cambiar el tipo de material, para evitar contaminaciones entre los materiales. • Picar las tortas de material en la Sierra o Motosierra. • Controlar y asegurar la calidad de la materia prima final, separando los materiales por tipo, color y calidades elaboradas por la empresa. • Maximizar la productividad de su labor al conocer y manejar eficientemente la maquinaria. SALIDAS • Material molido según: tipo de material (PE o PET), color y calidad que será reprocesado posteriormente (lavado o peletizado) o se venderá a clientes externos. • Desechos tales como: latas, basura, vidrios, cables, cartón, alambre, cera, material degradado, etiqueta, tapas, entre otros. • Formatos de producción semanal indicando proveedor, tipo, cantidad y calidad de material. • Formato de control de maquinaria indicando paradas planificadas y no planificadas del equipo y sus causas. • Formatos de producción diaria y semanal. • Reportes de producción y de desperdicio mensual. • Reportes de control de cambio de cuchillas y de insumos mensual. • Evaluación del desempeño y rendimiento de personal y equipos. Tabla 4. Subproceso Productivo: Molido PE y/o PET 9 ENTRADAS • Insumos (materia prima, Big Bag, bolsas de basura, detergente, etiquetas, herramientas, implementos de seguridad industrial, paletas, formatos de control de producción, etc). • Información del departamento de compras (tipo de material, cantidad, calidad y frecuencia de recepción). • Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con todas las especificaciones del producto, fecha de entrega requerida). • Información Dpto. Producción (tipo de material a lavar, entrenamiento en caso de ser necesario). • Personal capacitado (operarios de lavadora PC y de lavadora PE, ayudante, mecánico, montacarguista, gerente de producción). • Equipo en óptimas condiciones: lavadora, balanzas, zorras, montacarga. • Implementos para la extracción de muestras: bolsas, marcadores, vara de bronce. • Energía eléctrica. • Almacén de materia prima y Repuestos. ACTIVIDADES • Verificar el buen funcionamiento de la bomba de agua y que el agua en el tanque de lavado se encuentre limpia y en el nivel apropiado. • Realizar el proceso de lavado de los diferentes materiales molidos o en grano (en caso del PE). • Llevar un control del tiempo de residencia del material en el tanque de lavado que garantice la uniformidad del producto en el caso del PE, en el caso del PET controlar el tiempo de residencia del material en el turbolavado garantizando la limpieza del producto. • Controlar y limpiar continuamente la centrífuga, tanque de lavado y filtros, para asegurar la calidad del material y evitar posibles fallas de funcionamiento de la máquina. • Controlar y asegurar la calidad de la materia prima final, separando los materiales por tipo, color, proceso y calidades elaboradas por la empresa. Por ende, cada Big-Bag de material procesado debe estar identificado, pesado y ubicado en el área correspondiente. • Maximizar la productividad de su labor al conocer y manejar eficientemente la maquinaria RESULTADOS • Material lavado según: tipo de material (PE o PET), color y calidad que será reprocesado posteriormente (laminado o peletizado) o se venderá a clientes externos. • Desechos tales como: etiquetas, basura, cartón, tapas, tierra, restos de metal, entre otros. • Muestras a ser evaluadas por el Dpto. de control de calidad. • Formatos de producción semanal indicando proveedor, tipo, cantidad y calidad de material. • Formato de control de maquinaria indicando paradas planificadas y no planificadas del equipo y sus causas. • Formatos de producción diaria y semanal. • Reportes de producción y de desperdicio mensual. • Reportes de consumo de insumos mensual como detergente, etiquetas, Big Bag, paletas, etc. • Evaluación del desempeño y rendimiento de personal y equipos. Tabla 5. Subproceso Productivo: Lavado de PE y/o PET 10 ENTRADAS • • • • • • • • Insumos (materia prima proveniente de otros procesos como lavado y/o molienda o producto de la compra a proveedores, Big Bag, bolsas de basura, etiquetas, herramientas, implementos de seguridad industrial, paletas, formatos de control de producción, colorante, mallas para los filtros, líquido para el tratamiento del agua del sistema de refrigeración y de la torre de enfriamiento, cuchillas, etc). Información del departamento de compras (tipo de material, cantidad, calidad y frecuencia de recepción). Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con todas las especificaciones del producto, fecha de entrega requerida). Información Dpto. Producción (tipo de material a peletizar, parámetros de producción, entrenamiento en caso de ser necesario). Información Dpto. Control de Calidad (calidad de la materia prima para definir su procesamiento, es decir, si es grado inyección o extrusión) Personal capacitado (operarios de extrusora, mecánico, montacarguista, gerente de producción). Equipo en óptimas condiciones: extrusora, balanzas, zorras, montacarga y molinos. Almacén de producto terminado. ACTIVIDADES • • • • • Verificar el buen funcionamiento de la bomba de agua, el perfil de temperatura de la extrusora de acuerdo al tipo de material a procesar, la velocidad de corte de las cuchillas, las condiciones de los filtros y las condiciones de las cuchillas. Determinar la frecuencia de cambio y el uso de la malla adecuada para obtener un producto de óptima calidad. Ajustar las condiciones de procesamiento y purgar la extrusora al cambiar el tipo de material, para evitar contaminaciones entre los materiales. Controlar y limpiar continuamente la centrífuga y filtros, para asegurar la calidad del material y posibles fallas de funcionamiento del equipo. Controlar y asegurar la calidad de la materia prima final, separando los materiales por tipo, color, proceso y calidades elaboradas por la empresa, identificándolo con la etiqueta correspondiente y ubicando el material clasificadamente en el área que le corresponda.. RESULTADOS • Material en grano según tipo de material, color, calidad que se venderá a clientes externos. • Desechos tales como: tortas de material degradado, tortas producto de purga por cambio de material, entre otros. • Desperdicios tales como: tortas (para ser molidas posteriormente), material sucio (para ser lavado posteriormente), entre otros. • Muestras a ser evaluadas por el Dpto. de control de calidad. • Formatos de producción semanal indicando proveedor, tipo, cantidad y calidad de material. • Formato de control de maquinaria indicando paradas planificadas y no planificadas del equipo y sus causas. • Formatos de producción diaria y semanal. • Reportes de producción y de desperdicio mensual. • Reportes de consumo de insumos mensual tales como mallas, etiquetas, líquido para tratamiento de agua, etc. • Evaluación del desempeño y rendimiento de personal y equipos. Tabla 6. Subproceso Productivo: Extrusión de PE 11 ENTRADAS • Insumos (materia prima proveniente de otros procesos como lavado y/o molienda o producto de la compra a proveedores, Big Bag, bolsas de basura, etiquetas, herramientas, implementos de seguridad industrial, paletas, formatos de control de producción y desperdicio, colorante, mallas para filtros, cuchillas, stretch, cores, silicona). • Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con todas las especificaciones del producto, fecha de entrega requerida). • Información Dpto. Producción (tipo de material a procesar, órdenes de producción, entrenamiento en caso de ser necesario). • Información Dpto. Control de Calidad (calidad de la materia prima para definir su procesamiento, es decir, si es necesario el uso de colorantes, si debe mezclarse con otros materiales o si presenta alguna contaminación) • Personal capacitado (operarios de laminadora de PET, ayudantes, mecánico, operario del mezclador, montacarguista, gerente de producción). • Equipo en óptimas condiciones: EREMA, mezclador, balanzas, zorras, montacarga. • Almacén de producto terminado y en proceso. ACTIVIDADES • • • • • • Verificar antes de comenzar a operar el equipo el buen funcionamiento de la bomba de agua, Chiller, compresor de aire) así como también que los parámetros de producción (tales como tiempo de secado del material, perfil de temperatura de la extrusora, velocidad de halado, entre otros). Realizar la mezcla del material según las pautas suministradas por el Gerente de Producción. Cumplir con las pautas de producción programadas, garantizando la obtención de un producto con las características deseadas. Para ello, debe optimizar el rendimiento de los diferentes turnos de producción, tomando medidas que permitan mantener el equipo operativo al 100%. Ajustar las condiciones de procesamiento en caso de presentarse variaciones en las características del producto, garantizando así que éste sea de óptima calidad y que cumpla los requerimientos del cliente. Verificar con el Departamento de Control de Calidad que el producto posee las características deseadas por el cliente. Verificar que el material por procesar y procesado ha sido ubicado clasificadamente en el área que le corresponda, y que éste se encuentra debidamente identificado. SALIDAS • Bobinas de PET según espesor, color, presentación que puede ser sometida a un reprocesamiento (Ej. refilado y/o rebobinado) ó vendida a clientes externos. • Desperdicio (tortas, producto no conforme, refiles, material en transición, material sucio) que puede ser reprocesado. • Desecho (tortas, material degradado, material contaminado). • Muestras de cada bobina a ser evaluadas por el Dpto. de control de calidad. • Hoja de producción por cliente. • Formatos de producción semanal. • Formato de control de maquinaria indicando paradas planificadas y no planificadas del equipo y sus causas • Reportes de producción y de desperdicio mensual. • Reporte de consumo de insumos mensual tales como silicona, cores, colorante, etc. • Evaluación del desempeño y rendimiento de personal y equipos. Tabla 7. Subproceso Productivo: Laminado de PET 12 ENTRADAS ACTIVIDADES • Insumos (materia prima proveniente del proceso de laminado de PET, Big Bag, bolsas de basura, etiquetas, herramientas, implementos de seguridad industrial, paletas, formatos de control de producción y desperdicio, cuchillas, stretch, cores, película de PE, etc). • Información Dpto. Ventas (solicitud de producción con todas las especificaciones del producto, fecha de entrega requerida). • Información Dpto. Producción (tipo de material a procesar, órdenes de producción, entrenamiento en caso de ser necesario). • Información Dpto. Control de Calidad (pautas para evaluar las no conformidades) • Personal capacitado (operarios de rebobinadora, mecánico, montacarguista, gerente de producción). • Equipo en óptimas condiciones: rebobinadora, balanzas, zorras, montacarga. • Energía eléctrica. • Almacén de producto terminado y en proceso. • • • • Cumplir con las pautas de producción programadas, garantizando la obtención de un producto con las características deseadas. Para ello, debe optimizar el rendimiento de los diferentes turnos de producción, tomando medidas que permitan mantener el equipo operativo al 100%. Ajustar las condiciones de procesamiento en caso de presentarse variaciones en las características del producto, garantizando así que éste sea de óptima calidad y que cumpla los requerimientos del cliente. Verificar con el Departamento de Control de Calidad que el producto posee las características deseadas por el cliente. Verificar que el material por procesar y procesado ha sido ubicado clasificadamente en el área que le corresponda, y que éste se encuentra debidamente identificado. SALIDAS • Bobinas de PET según espesor, color, presentación que será vendida a clientes externos. • Desperdicio (refiles, producto no conforme, material perdido durante la graduación del equipo) que puede ser reprocesado. • Desecho (material con teipe, material contaminado). • Muestras de cada bobina a ser evaluadas por el Dpto. de control de calidad. • Hoja de producción por cliente. • Formato de control de maquinaria indicando paradas planificadas y no planificadas del equipo y sus causas • Reportes de producción y de desperdicio mensual. • Reporte de consumo de insumos mensual tales como cores, película de PE, paletas, etc. • Evaluación del desempeño y rendimiento de personal y equipos. Tabla 8. Subproceso Productivo: Rebobinado de Láminas de PET 13 3. PROCESO DE PLANEACION DE LA PRODUCCIÓN Puntos a considerar para la planificación de la producción. - El producto terminado, por ser un material que no se daña con el tiempo (como sería el caso de alimentos), la empresa podría operar con un mínimo de producción constante, y que podría variar según la demanda lo requiera. - Procurar no tener demoras en entregas y despachos. - Procurar compras anticipadas de materias primas, para evitar fallas y retrasos en la producción. - Mantener un nivel mínimo de inventario. En los momentos de baja demanda, trabajar para cubrir el stock del almacén, y para enfrentar la alta demanda, consumir del almacén. - Mantener dotación de personal estable. - Establecer horarios y turnos de trabajos, con posibilidad de hacer uso de horas extras, si la demanda lo requiere. - Se permite cambios en la estructura laboral operativa, para satisfacer la demanda. - Sistema de Producción continua Con estos puntos en cuenta, se mantiene bajo control los niveles de producción y de inventario, el despacho oportuno, la necesidad de contratación de personal, horas extras previstas, previsión de materias primas y programación de operación de planta. Es importante evitar sobrecargas o subcargas en la producción, que podrían generar variaciones no estimadas en los costos de fabricación. Ecoplast es una empresa que ya cuenta con su planificación de capacidad (instalaciones aptas, equipos adecuados y operativos, nivel operativo optimo alcanzado, etc). Ya el resto de su planeación, se basa en Planeación Agregada (manejo operativo, contratación de personal y uso de instalaciones) y de 14 Planificación a mediano y corto plazo (programación de la producción y cargas de trabajo). Algunas de las decisiones tácticas que se deben tomar en la Planificación a mediano y corto plazo son: 1. Proveedor a quien comprar materia prima 2. Turnos de trabajo 3. Cantidad (limite) de almacenamiento de material 4. Contratos de trabajos con tiempos determinados con proveedores de servicios 5. Cantidad de mano de obra necesaria para laborar 6. Cantidad mínima de producción diaria 7. Rotación de personal, según procesos 8. Definición de tareas prioritarias 9. Indicación de insumos diarios a utilizar 10. Señalar cual es la flotilla optima o activa para el despacho de producto terminado En este tipo de empresas manufacturera, la programación puede hacerse de manera lineal, buscando cumplir con lo siguiente: - Minimizar retrasos operativos - Cumplir con las fechas de entrega - Tener buen tiempo de respuesta ante los clientes y con otros niveles de la empresa - Minimizar la duración del ciclo de fabricación Con esta planificación se busca, desarrollar una estrategia que permita a la empresa cubrir la demanda, y además, diseñar un plan para asignación de recursos. Adicional, se debe contar con las “5P” para lograr éxito en la producción. 15 Las 5P son las Personas, Las Plantas, Las Partes, Los Procesos y sistemas de Planeación y control. El personal que labora en Ecoplast representa a las PERSONAS, son el motor laboral que da empuje a la empresa, quienes son la mano de obra, el personal administrativo, ejecutivos, etc. La materia prima (desechos plásticos) debe ser procesada en un desarrollo de máquinas, bajo un sistema productivo, lo que representa a las PLANTAS. Todo sistema material, desde piezas, maquinas, molinos, lavadoras, extrusoras, repuestos, insumos, materia prima son las PARTES, es todo aquello tangible que esta ligado al sistema productivo. Los pasos que dan como resultado final, la obtención de laminas de PET, se conocen como PROCESOS, los cuales ya fueron anteriormente explicados; es aquí donde surge la transformación de la materia prima. Y la dirección y planeamiento de la producción, buscando sus niveles óptimos, forma parte de los SISTEMAS DE PLANEACION Y CONTROL, aquí es donde se marca las pautas y decisiones que dirigen la operatividad del sistema. 4. TÉCNICAS PARA LA PLANEACION DE LA PRODUCCION Para la producción de Ecoplast se tendrá en cuenta un sistema continuo y de plan de fuerza con órdenes atrasadas. Para un sistema de producción continua, se debe tener en cuenta el alto volumen de productos y materias que se manejan. Ecoplast maneja por lo menos una gama de diversos productos dispuestos para la venta (Bobinas de PET, material molido, material lavado, material peletizado, etc), y donde estos mismos productos son materia prima para los procesos subsiguientes, por lo es necesario la continuidad de la producción. No siempre se espera a la orden del cliente para producir, ya que son generalmente productos de consumo masivo, normalmente la producción se mantiene activa, y se tiene el producto listo para la venta. Son procesos altamente desarrollados, que en cada paso deben llevar alto control. Se trata de un proceso marcado por la entrada al sistema de una materia prima, una serie de procesos 16 para la transformación de dicha materia, que van alineados y seguidos unos de otros, que no deben suprimirse o alterarse en el ciclo, y la salida de un producto final, que cumple con una serie de parámetros para cumplir con su finalidad, en este láminas de PET. Ecoplast, bajo la operación de Plan de fuerza de trabajo nivelado con órdenes atrasadas utiliza el inventario producido en periodos de pocas ventas, y así poder cumplir con periodos de mayor demanda, sin necesidad de sobrecarga las operaciones. Esta empresa cuenta con el espacio suficiente para contar con almacén de producto terminado o semi elaborada, además que se trata de material que no se daña con el tiempo, así que puede manejar inventarios para funcionar bajo esta técnica de planeación de producción. Ventajas de trabajar con órdenes atrasadas y con fuerza de trabajo fijo • Reducción de gastos en costos de despidos • Pocos gastos en costos de capacitación de nuevo personal • Baja inversión de tiempo en búsqueda de nuevo personal y en capacitación de personal • Siempre se podrá dar respuestas positivas y rápidas a los clientes • Se contará con material para satisfacer las demandas Además, considerando la planificación agregada permite manejar las variaciones de la demanda, según más convenga. Permite realizar planes estratégicos para satisfacer la demanda con el menor costo, también permite conocer y evaluar tus capacidades, verificar necesidades de inventarios y de mano de obra. Con respecto a la opción de demanda, está indicada por el requerimiento de producción, lo que implica la programación de la producción, la planeación de actividades, maquinas, espacios, labores, materia prima, insumos, mano de obra y 17 horas de servicio. Y según la capacidad, señala cuanto se puede producir, evaluando las mismas implicaciones anteriores. Se debe tener en cuenta que para satisfacer la demanda, la capacidad debe superarla, pero los excesos de capacidad son costosos y podrían generar pérdidas. Ecoplast debe contar con materia prima suficiente para arrancar los procesos, y con producto terminado para responder a los clientes. El Plan Agregado indica los planes estratégicos (programación de producción, horas de servicio, mano de obra a utilizar, materia prima, insumos, etc.) a mediano plazo para satisfacer la demanda a bajos costos, dando respuestas a las variaciones de dicha demanda. A partir de este plan, se genera el Programa Maestro de Producción (PMP), el cual señala las cantidades totales de producción para un determinado periodo de tiempo. El PMP permite controlar unidades producidas y pendientes por producir, marca el horizonte de la producción, y evita perdidas en capacidades. Es por ello que están relacionados, y van de la mano ya que uno surge como resultado del otro. El PMP debe tener en cuenta la producción suficiente de la materia prima que inicia cada sub proceso, para evitar paradas en la línea de producción. Considerando la producción continua de Ecoplast, el PMP debe considerar cada línea del proceso: • Línea de Molido: Se debe contar con la entrada de materia prima (desperdicios plásticos), para ello Ecoplast hace jornadas de recaudación y compra de material de desecho a botaderos u otros productores de plásticos. • Línea de Lavado: Se genera con el material molido de la línea anterior. La producción diaria de molido debe satisfacer a la capacidad de las lavadoras. • Línea de Extrusión: Se genera con el material molido y lavado. Para garantizar la extrusión, se debe contar con suficiente PET o PE molido y lavado, para obtener producto peletizado. 18 • Línea de Laminado y Rebobinado: Se genera con el resultado de las líneas anteriores. Da como resultado el producto final, el cual es bobinas de PET. El producto principal de la empresa, y para llegar a el, las materias primas resultado de los procesos anteriores es procesado y evaluado, debe ser optimo, estable y suficiente para mantener la secuencia y producción de esta línea. Es por ello que el PMP debe ser cuidadosamente planificado y evaluado, para evitar perdidas y demoras. Debe considerar capacidad de las maquinarias (molinos, lavadoras, extrusoras, Erema, rebobinadora), capacidad del personal (administrativo y operativo), capacidad del transporte (entrega de material vendido o búsqueda de materia prima) y capacidad del espacio (almacenes e inventarios). 5. METODOS DE PRONOSTICOS Y POLITICA DE INVENTARIO 5.1. Pronósticos Los pronósticos permiten estimar momentos venideros en el futuro, basados en análisis de datos y en la data histórica que se lleve registrada. Para establecer pronósticos, ya sean a largo, mediano o corto plazo, es necesario considerar factores económicos (a nivel nacional y mundial), situación nacional e internacional, políticos, tecnológicos, sociales, entre otros. Hay factores y situaciones que pueden generar variaciones en la demanda y en la oferta y, por ende de igual manera afecta a la producción. Entonces para evitar retrasos o pérdidas es necesario hacer un buen pronóstico o estudio de estimación de futuro, para largo, mediano o corto plazo. Para el caso de Ecoplast, los pronósticos deben considerar desarrollos y la factibilidad de innovaciones. Son evaluaciones que pueden influir en los objetivos propuestos para la empresa. Estiman evaluación de gastos, planificación de compras de insumos, con la finalidad de contar con recursos necesarios para la ejecución de la producción. 19 Para evaluar de manera más certera los pronósticos que pueda plantearse Ecoplast, debe emplear técnicas cualitativas y cuantitativas. Actualmente, ha basado sus predicciones evaluando técnicas cualitativas, llevándose por la opinión de los consumidores, evaluando las ventas y al mercado. Pero deberían extender esta herramienta, aplicando pruebas en el mercado y realizando una investigación de fondo en el mercado, y no solo nacional, sino con enfoque más globalizado. De igual manera, la ejecución de técnicas cuantitativas sería una herramienta de apoyo para evaluar sus acciones futuras, ya que esta técnica permite exponer las datas de manera gráfica y más visible para la toma de decisiones. Esta propuesta permitiría el desarrollo de nuevos productos, atacar nuevos sectores de mercado, satisfacer demandas, aumento o mejoras en la producción, cambios o mejoras a nivel de infraestructura y de organización, mejoras en ventas y en calidad, visualizar promedios, tendencias, perdidas, variaciones, patrones, etc. Con lo variante que es el mundo hoy en día, se debe estar evaluando el mercado constantemente, observando las nuevas dinámicas, productos nuevos, maquinarias innovadoras que ahorran tiempo y costos. Se pueden ofrecer nuevos productos, en base a la misma materia prima. Actualmente, el plástico es muy material muy usado, y por su propia cualidad de versátil, reciclable y reusable es muy llamativo para las masas, y generaría nuevos ingresos para Ecoplast. Ya que Ecoplast trabaja en una línea continua, basado en una misma materia prima (desperdicios de PET), y el final de esa línea, es decir el producto final es láminas de PET, el cual se usa como materia prima para otras empresas, se podría evaluar continuar esa misma línea de producción con un proceso más, que genere otro producto. Es por ello, que se propone evaluar con el mercado, la posibilidad de crear una nueva línea o producto. Haciendo un simple vistazo por internet, se podría continuar la línea productiva, usando el producto principal, se podría obtener envases, blisters, forros, tapas, vasos, platos, objetos decorativos, afiches, carpetas, separadores, etc. 20 Para establecer una nueva línea se deben considerar muchos factores, que un buen estudio de pronósticos podría determinar si es posible o no. Hay que analizar el mercado, los clientes, la rentabilidad, la situación global (política, económica, social, etc), maquinarias, espacio físico, costos, mano de obra, permisos, etc. Adicional, con las opiniones de los clientes y las técnicas cuantitativas, se podría estar monitoreando si hay mejoras en los procesos y productos actualmente ofrecidos. Y así, estipular si es necesario incorporar más personal, o nuevas máquinas, o hacer reingeniería en algún proceso, y determinar el momento adecuado para hacer los cambios, y los requisitos que ameriten dichos cambios. La falta actualmente de una buena política de pronósticos o de estudio de futuro, no ha permitido a Ecoplast a crecer y mejorar sus productos y niveles de producción. 5.2. Política de Inventario Ecoplast cuenta con el siguiente inventario: - Inventario de materia prima - Inventario de productos en proceso o semi elaborados - Inventario de productos terminados Todo esto con la intención de mantener la producción continua, para cumplir con el abastecimiento y la demanda del mercado El sistema de inventario mas acorde a Ecoplast es mediante el análisis ABC, ya que esta empresa comercializa varios tipos de productos, algunos con mayor uso y ventas que otros, por lo tanto se debe jerarquizar los artículos en A, B y C. 21 A…artículos de alto uso de dinero (75 al 80%) Bobinas de PET medida standard (colores transparente y verde) Material PET/PE molido y lavado B… artículos de medio uso (10 al 15%) Bobinas de PET medida standard (color ámbar) Material PET/PE molido PE extruido o peletizado Materia prima sin procesar C… artículos de bajo uso (5 al 10%) Bobinas de PET medidas especiales (color transparente, verde y ámbar) Pedidos especiales El sistema ABC permite a los trabajadores encontrar, seleccionar y empacar rápidamente elementos en movimiento. Implementar la administración de inventario ABC en el almacén reduce el costo de la mano de obra y aumenta la productividad. El análisis ABC ofrece a una empresa la información para abastecerse de la mezcla correcta de inventario. Si una empresa utiliza la demanda del cliente como su base para el análisis, termina almacenando una mejor combinación de los elementos que los clientes requieren. Cuando una empresa tiene el inventario correcto en el momento adecuado reduce los pedidos pendientes y pedidos en cartera. 22 Adicional, Ecoplast debe tener en cuenta el nivel de servicio, el cual representa la probabilidad esperada de no llegar a una situación de falta de existencias de productos o insumos en la empresa. Este método arroja un valor el cual es necesario para calcular las existencias de seguridad. Intuitivamente, el nivel de servicio representa una compensación entre el coste de inventario y el coste de la falta de existencias. Por el proceso continuo con el cual opera Ecoplast, es importante lograr un óptimo nivel de servicio. No se deben presentar faltas o fallas en las existencias de productos o subproductos. Es importante contar con los productos clase A en el inventario, para dar pronta respuesta a los clientes y para evitar fallas en el proceso productivo. El nivel de servicio de inventario se debe tener en cuenta porque representa el porcentaje de clientes regulares que hacen un pedido para ser servidos en plazos habituales y que pueden completar la compra al primer intento. Niveles altos de inventario no necesariamente resultan en un mejor servicio al cliente, pero seguramente tendrán impacto en las utilidades. Por otra parte, niveles bajos de inventario, particularmente si no se tiene un control eficiente del mismo, pueden resultar en faltantes de producto, con fuertes repercusiones en el servicio al cliente. Para emplear el método de inventario por nivel de servicio, es necesario conocer y/o calcular un indicador sobre el comportamiento de la demanda, y analizar cual es el punto promedio de la misma. Una medición para esta evaluación puede ser el Fill Rate, o proporción de la demanda que se satisface a partir del inventario. Ecoplast es una empresa que maneja altos volúmenes de venta, por ser una empresa con poca competencia en el rubro que maneja. Por ello debe manejar valores mínimos de reposición, para satisfacer los clientes y las líneas de producción. Para los productos de Clase A, mencionados anteriormente, se debe ser vigilante para reponer las faltas, pero con el debido cuidado de no sobrepasar 23 cantidades que no se pueden manejar o que se queden frías en el almacén, porque se generaría costos no estipulados en los presupuestos. La posibilidad de contar con un inventario de producto terminado, puede surtir de inmediato al cliente, pero el no cumplimiento o falta de respuesta de los pedidos, representan ventas perdidas. Un nivel de servicio inferior al 100%, no implica un servicio al cliente menor al 100%, ya que el cliente puede estar satisfecho aun cuando no se le entregue el total del pedido en la primera oportunidad. Hay veces que se puede entregar por partes o posponer el envío sin perjuicio del cliente, así el Fill Rate sea menor. El servicio recibido en una orden puede ser evaluado con el Line Fill Rate, si se cumple con la mitad del pedido, el Line Fill Rate será del 50%. Estas formas del nivel de servicio reflejan la disponibilidad del producto en inventario y también la eficiencia en el proceso de entrega. El producto puede estar en inventario pero no accesible para la entrega en el momento solicitado, lo que afecta el nivel de servicio. Por ello es importante en la medición del nivel de servicio incluir las órdenes surtidas de manera correcta y la eficacia en la entrega de la orden. Algunas medidas como porcentaje de órdenes entregadas y recibidas, porcentaje de producto recibido sin daño, porcentaje de facturaciones correctas, permiten detectar deficiencias y puntos de mejora. En Ecoplast, se cuenta con espacios físicos divididos para el almacenaje de la siguiente manera: - Almacén de materia prima de desperdicio plástico (esta materia alimenta los molinos) - Almacén de productos semi elaborados (material molido, lavado y peletizado) - Almacén de productos final (lamina de PET) 24 Estos almacenes son supervisados y chequeados constantemente para reponer inventario y para vigilar la correcta salida de la mercancía. Las salidas se hacen mediante el sistema PEPS (primero en entrar, primero en salir), para evitar la descomposición o la contaminación del material semi elaborado, y para que estos no se queden dentro del almacén por largos periodos de tiempos, y se mantengan el buen nivel de rotación de material. Adicional a los almacenes de productos y materias primas, Ecoplast también maneja almacén de repuestos para responder a reparaciones y mantenimientos de los equipos y maquinarias. El almacén es organizado según el nivel de rotación de los repuestos, tamaño y características de las piezas: y de igual manera se busca mantener un nivel de rotación, para que no queden almacenados repuestos de vieja data. 25 6. Distribución de la empresa (Planta) Figura 3. Distribución actual de la empresa 26 Figura 4. Propuesta de Distribución 27 7. PROBLEMA EN LA EMPRESA. DIAGRAMA CAUSA-EFECTO Anteriormente en Ecoplast presentaba un problema con respecto a sus almacenes de repuestos e insumos internos. Este almacén abastece las áreas de Seguridad Industrial, Servicios infraestructura, etc), Generales (plomería, Mantenimiento electricidad, (reparaciones reparaciones mecánicas, de eléctricas, mantenimiento de equipos y/o maquinarias), Limpieza, Oficinas (material de oficina, hojas de facturación, etc.), y todo esto afecta al nivel operativo y a las ventas. Es por ello que se debió evaluar la situación, y buscar soluciones ya que esto traía otras consecuencias que afectaban a la producción. Algunas de las consecuencias que traía la falta de una adecuada gestión de Almacén de Repuestos e Insumos (ARI) son: o El llenado excesivo de los locales puede causar daño al material que se va a resguardar. Puede hacer difícil la rotación de los materiales, favoreciendo la acumulación de mercancías, las cuales con el tiempo pueden vencerse o dañarse, lo que genera problemas en los procesos productivos o de mantenimiento. El Personal es incapaz por falta de Entrenamiento. o La mala localización del almacén trae consigo retrasos, ya que se crea una demora en el momento de requerir algún repuesto, pieza o suministro. Y mientras se espera por el requerimiento, alguna maquina esta parada, y por lo tanto la producción también podría estar parada. o Mala ubicación de las piezas en el almacén, o no tener ubicaciones fijas. Esto genera con demasiada frecuencia recorrer trayectos y pasillos sin obedecer ningún tipo de sistema y muchas veces se van atendiendo los pedidos recogiendo de manera memorista o según el parecer del almacenista. Así se originan trayectos largo e inútiles además de la necesidad de mayor tiempo de aprendizaje para acostumbrarse a esta carencia sistemática. 28 o Deficiente colocación de la mercadería que dificulta la localización rápida para acomodar y/o surtir la demanda. o En el almacén se espera demasiado tiempo, se espera por ejemplo con los documentos relacionados con los pedidos y que tiene que venir de las oficinas, esperan los medios de transporte, la carga y entrega de los productos solicitados. Estos tiempos prueban una mala organización. o Equipo de Almacenamiento Inadecuado, obsoleto o en mal estado. o Equipo de Manejo de Materiales Insuficiente o Inadecuado. o La falta de organización no permite una buena reposición de loa materiales que van saliendo. o Un almacén inadecuado, como el que se encontraba en Ecoplast, por no llevar una coordinación, organización e inventarios periódicos trae pérdidas económicas. En el caso del ARI de Ecoplast, este almacén no contaba con las piezas, repuestos y materiales suficientes para abastecer el funcionamiento regular de la empresa, por lo que a última hora había que comprar lo que se requería, y muchas veces a altos costos, o se debía suspender aun proceso o programación por no contar en el momento con el insumo. Tampoco se tenía para atender emergencias, en ocasiones se dañaba un equipo y el ARI no contaba con el repuesto, por lo que se paraba la producción hasta conseguir dicho repuesto, trayendo consigo perdidas. Por otro lado, por no llevar controles, de un mismo repuesto o piezas se contaba con muchas existencias y no era un repuesto prioritario o de alto uso, lo que trae consigo un gasto y más uso de espacio físico dentro del almacén y pérdidas económicas. Hay que tener en cuenta que entre los elementos que forman la estructura del sistema logístico, en las empresas industriales o comerciales, el almacén es una 29 de las funciones que actúa en las dos etapas del flujo de materiales, el abastecimiento y la distribución física, constituyendo una de las actividades importantes para el funcionamiento de la empresa; sin embargo, muchas veces fue olvidada por considerársele como la bodega o depósito donde se guardaban los materiales que producción o ventas, el cual fue el caso de Ecoplast. El almacén es una unidad de servicio en la estructura orgánica y funcional de una empresa comercial o industrial con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. La manera de organizar u administrar el departamento de almacenes depende de varios factores tales como el tamaño y el plano de organización de la empresa, el grado de descentralización deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programación de la producción. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: o Recepción de Materiales o Registro de entradas y salidas del Almacén. o Almacenamiento de materiales. o Mantenimiento de materiales y de almacén. o Despacho de materiales. o Coordinación del almacén con los departamentos de control de inventarios y contabilidad. El almacén es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administración, la producción o la venta de artículos o mercancías. Todo almacén puede considerarse redituable para un negocio según el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: producción y ventas. Es importante hacer hincapié en que lo almacenado debe tener un movimiento rápido de entrada y salida, o sea una rápida rotación. 30 Los siguientes principios son básicos para todo tipo de almacén: La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una solo persona en cada almacén. El personal de cada almacén debe ser asignado a funciones especializadas de recepción, almacenamiento, registro, revisión, despacho y ayuda en el control de inventarios. Debe existir una sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido control). Hay que llevar un registro al día de todas las entradas y salidas. Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacén (entradas y salidas) y la programación y control de producción sobre las existencias. Se debe asignar una identificación a cada producto y unificarla por el nombre común y conocido de compras, control de inventario y producción. La identificación debe estar codificada. Cada material o producto se tiene que ubicar según su clasificación e identificación en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su ubicación. Esta misma localización debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control. Los inventarios físicos deben hacerse únicamente por personal ajeno al almacén. Toda operación de entrada o salida del almacén requiriere documentación autorizada según sistemas existentes. La entrada al almacén debe estar prohibida a toda persona que no esté asignada a él, y estará restringida al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios. La disposición del almacén deberá ser lo más flexible posible para poder realizar modificaciones pertinentes con mínima inversión. Los materiales almacenados deberá ser fáciles de ubicar. La disposición del almacén deberá facilitar el control de los materiales. 31 Entonces basando todo esto en una herramienta de medición de un sistema de gestión de la calidad, como un Diagrama Causa-Efecto, se tiene que: Deterioro del material almacenado Demora en el despacho de material Mala ubicación del repuesto Llenado excesivo de anaqueles Falta de organización del ARI Mal diseño de anaqueles Mala rotación del material Mala organización del almacén Mala toma de inventarios Falta de evaluación delas necesidades de los equipos Falta de capacitación del personal encargado Mala gestión de funcionamiento del Almacén de Repuestos e Insumos (ARI) No se lleva data de las salidas del material frecuente Poca frecuencia de inventarios Dotación inadecuada del material No hay codificación del material almacenado Falta de control de compra/reposición Figura 4. Diagrama causa-efecto. Problema de gestión de almacén Para solventar la problemática existente con la gestión del ARI, se debe hacer un estudio de cómo debe ser la correcta función de los almacenes. Normalmente una planta manufacturera, de producción o una empresa comercializadora debe tener tres áreas en el almacén, como base de su planeación: o Recepción. o Almacenamiento. o Entrega. 32 Área de Recepción: El flujo del material que entra debe ser rapido para que esté libre de toda congestión o demora, requiere de la correcta planeación del área de recepción y de su óptima utilización. Las condiciones que impiden el flujo rápido son: o Espacio de Maniobra Restringido o Inadecuado. o Medios de Manejo de Materiales Deficiente. o Demoras en la Inspección y Documentación de Entrada. Estas condiciones suceden en Ecoplast. El espacio necesario para el área de recepción depende del volumen máximo de mercancía que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella, es por ello que se debe aumentar y organizar el espacio actual con el que se cuenta en la empresa para la recepción del material. El tiempo de permanencia de las mercancías en el área de recepción debe ser lo más corta posible, pues el espacio y el costo de operación depende de la fluidez con que estas se gestionen. Área de Almacenamiento: En la zona de almacenamiento se estudia el espacio que se requiere para cumplir con las finalidades del almacén, ya que ello exige realizar las operaciones que forman el ciclo de almacenamiento, para lo cual es indispensable disponer de espacio suficiente donde se pueda actuar organizadamente, sin inconvenientes ni tropiezos. El estudio que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir una zona ya elegida, tiene que realizarse en función de tres factores: o Entidad a la cual se va servir. o El espacio de que se dispone. o Los artículos que en él se van a guardar. a. Principios Básicos en el Área de Almacenamiento: 33 o Primera entrada, primera salida (PEPS) para evitar que los artículos permanezcan mucho tiempo en almacén sin ser entregados, por cuanto la llegada de nuevas remezas condenan a las existencias antiguas a continuar en almacén mientras las nuevas son despachadas. o Colocar los artículos de mayor demanda más al alcance de las puertas de recepción y entrega para reducir recorrido y tiempo de trabajo. o Reducir las distancias que recorren los artículos así como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. o Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercancía hay una ocasión más para estropearla. o Prohibir la entrada al área del almacén a personal extraño. Solo se permitirá ingreso al personal autorizado. o Controlar las salidas de mercancía del área de almacenamiento a través de documentación adecuada. o Llevar registros de existencias al día. o Eliminar el papeleo superfluo. o Reducir el desperdicio de espacio, diseñando la estantería con divisiones a la medida de lo que se almacena. o El área ocupada por los pasillos respecto a la totalidad del área de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operación. o El pasillo principal debe recorrer a lo largo del almacén. Los transversales perpendiculares al principal, deben permitir el fácil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artículos. o El punto de recepción debe estar ubicado en el extremo del pasillo principal y el punto de distribución en el opuesto. o Si el espacio es muy limitado o crítico por el crecimiento de sus operaciones, puede pensarse en lo siguiente: una mejor ubicación de los medios de almacenamiento: estantes, tarimas, etc.; una distribución y colocación de la mercancía que permita ahorrar espacio por el sistema de almacenamiento diversificado, aprovechamiento del espacio cúbico con el 34 diseño de entre pisos o estantería de varios niveles sobrepuestos, reducción de pasillos con la utilización de sistemas de estanterías movibles o en bloques, eliminación del almacenamiento de cosas obsoletas o extrañas al almacén. • Área de Entrega: La mercancía que ha sido tomada del área de almacenamiento y llevada al área de entrega debe: o Ser trasladada con el medio mecánico más adecuado. o Ser acompañada de un documento de salida, una nota de remisión o una factura. o Ser revisada en calidad y cantidad, mediante el cotejo de la mercancía con el documento de salida. Adicional la logística que se debe incorporar en el Almacén de Repuestos e Insumos de Ecoplast, es necesario realizar una adecuada toma de inventario físico que permita llevar una información fiel y real de las piezas y cantidades que se disponen en el almacén, y a la vez indicar donde están las fallas que se deben atender o reponer. El nombre de inventario corresponde a la verificación o confirmación de la existencia de los materiales o bienes patrimoniales de la empresa. En realidad, el inventario es una estadística física o conteo de los materiales existentes, para confrontarla con la existencia anotadas en los ficheros de existencias o en el banco de datos sobre materiales. El inventario físico se efectúa periódicamente, casi siempre en el cierre del periodo fiscal de la empresa, para efecto de balance contable. El inventario físico es importante por las siguientes razones: 35 1. Permite verificar las diferencias entre los registros de existencias en los registros y las existencias físicas (cantidad real en existencia). 2. Permite verificar las diferencias entre las existencias físicas contables, en valores monetarios. 3. Proporciona la aproximación del valor total de las existencias (contables), para efectos de balances, cuando el inventario se realiza próximo al cierre del ejercicio fiscal. La necesidad del inventario físico se fundamenta en dos razones: 1. El inventario físico cumple con las exigencias fiscales, pues deben ser trascrito en el libro de inventario, conforme la legislación. 2. El inventario físico satisface la necesidad contable, para verificar, en realidad, la existencia del material y la aproximación del consumo real. Y otra de las propuestas para mejorar la situación de la incorrecta gestión de almacenes en Ecoplast, es la codificación de los materiales. Para facilitar la localización de los materiales almacenados en la bodega, las empresas utilizan sistemas de codificación de materiales. Cuando la cantidad de artículos es muy grande, se hace casi imposible identificarlos por sus respectivos nombres, marcas, tamaños, etc. Para facilitar la administración de los materiales se deben clasificar los artículos con base en un sistema racional, que permita procedimientos de almacenaje adecuado, operacionalización de la bodega y control eficiente de las existencias. Hay varias formas de clasificación de materiales, para el caso de Ecoplast se puede aplicar la catalogación, simplificación, especificación, normalización, esquematización y codificación de todos los materiales que componen las existencias de la empresa. 1. Catalogación: significa inventario de todos los artículos los existentes sin omitir ninguna. La catalogación permite la presentación conjunta de todo los artículos proporcionando una idea general de la colección. 36 2. Simplificación: significa la reducción de la gran diversidad de artículos empleados con una misma finalidad, cuando existen dos o más piezas para un mismo fin, se recomienda la simplificación favorece la normalización. 3. Especificación: significa la descripción detallada de un artículo, como sus medidas, formato, tamaño, peso, etc. La especificación facilita las compras de piezas, pues permite dar al proveedor una idea precisa del material que se requiere. Facilita la inspección al recibir el material. 4. Normalización: indica la manera en que el material debe ser utilizado en sus diversas aplicaciones. 5. Estandarización: significa establecer idénticos estándares de peso, medidas y formatos para los materiales de modo que no existan muchas variaciones entre ellos. La estandarización hace que, por ejemplo, los tornillos sean de tal o cual especificación, con lo cual se evita que cientos de tornillos diferentes entre innecesariamente en existencias. La clasificación debe hacerse de tal modo que cada género de material ocupe un lugar específico, que facilite su identificación y localización de la bodega. La codificación es una consecuencia de la clasificación de los artículos, y también sería una gran herramienta para implementar en Ecoplast. Codificar significa representar cada artículo por medio de un código que contiene las informaciones necesarias y suficientes, por medio de números y letras. Los sistemas de codificación más usadas son: códigos alfabéticos, numéricos y alfanuméricos. 37 8. SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD DE LA EMPRESA El sistema de gestión de calidad de Ecoplast C.A. se encuentra fundamentado en la norma ISO 9001, y tiene como objetivo la especificación de los lineamientos de calidad, lo que le permite a esta empresa fomentar la creación de una cultura de calidad reflejándose en sus productos y servicios, de modo que se satisfagan y se superen las expectativas del cliente interno y externo. El Sistema de Gestión de la Calidad, está conformado por todo el o personal, la forma en que se relacionan, los procesos, los procedimientos, así como por los recursos que se utilizan para garantizar la calidad de los productos y servicios, desde la recepción de la materia prima hasta la entrega y el servicio posterior del producto, consiguiendo de esta forma la mayor satisfacción de los clientes. Para asegurar la mejora continua de la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad en Ecoplast se siguen los siguientes lineamientos: • Identificar y determinar los procesos que intervienen en el sistema. • Determinar su secuencia e interacción de los procesos así como su aplicación. • Determinar los criterios y métodos que se requieren para asegurar la efectiva operación y control, los cuales están expresados en todos y cada uno de los procedimientos, instructivos, tablas, esquemas de procesos, formatos, etc., para cada proceso. • Asegurar la disponibilidad de la información necesaria para soportar la operación, medición y seguimiento de los procesos, esta viene dada por las carpetas existentes en el Sistema de Red de la empresa y por los Archivos físicos que posee cada proceso. 38 • Proporcionar seguimiento y análisis a aquellas acciones que lo ameriten, y tomar las acciones para alcanzar los resultados planeados y una mejora continua. Documentación Ecoplast soporta su documentación a través del establecimiento de un Manual de la Calidad en el cual está contenida la política de calidad de la empresa y los objetivos de calidad, así como los lineamientos de sistema del cual se derivan los procedimientos requeridos por la norma. La documentación se realiza con el fin de lograr la satisfacción del cliente y la productividad total de todos y cada uno de los procesos que interactúan en la empresa. Los documentos que son considerados necesarios para el Sistema de Gestión de la Calidad son los siguientes: • Procedimiento Control de Documentos • Procedimiento Control de Registros • Procedimiento Auditorías Internas • Procedimiento Acciones Correctivas y Preventivas • Procedimiento Producto No Conforme • Plan de Calidad ( PE y PET) Manual de la Calidad La organización establece y mantiene un Manual de la Calidad el cual está basado en la Norma ISO 9001, cuya aplicación se da a todos los procesos del sistema de gestión de la calidad de la empresa Plásticos Ecoplast C.A., donde se encuentran referenciados todos los procedimientos documentados que apoyan al mismo, tales como: Procedimiento de control de documentos, Procedimiento de Control de Registros, Procedimiento de Acciones Correctivas y Preventivas, Procedimiento de Auditorías Internas y el Procedimiento de Producto no Conforme. Así como también se encuentra un Mapa de Procesos de la empresa que refleja la interacción de los mismos. 39 Responsabilidad de la Dirección La alta gerencia ha involucrado y motivado a todo el personal en el proceso de gestión de la calidad, propiciando un ambiente armónico donde todos forman parte de un equipo. La alta gerencia mantiene un compromiso con el desarrollo, mantenimiento y mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad donde se toman en cuenta los siguientes puntos: • Informar al personal la importancia de satisfacer los requisitos de los clientes así como los aspectos legales y reglamentarios a cumplir, a través de minutas de reunión, memos, comunicaciones electrónicas, anuncios en carteleras y boletines. • Realizar revisiones, con la finalidad de conocer el cumplimiento del Sistema, de tal forma que se puedan determinar ajustes o acciones necesarias para alcanzar los objetivos. • Asegurar la disponibilidad de los recursos necesarios. Esto se realiza tomando en cuenta las solicitudes por parte de los responsables de los procesos de la empresa. Enfoque al Cliente La empresa en su meta por alcanzar la completa satisfacción de sus clientes, ha desarrollado medios para asegurar la determinación de los requisitos de este, evaluando su capacidad y realizando las mejoras necesarias a través de la determinación de los perfiles de sus clientes (Perfil Clientes Ecopack-TVE01). La dirección asegura las necesidades y expectativas de nuestros clientes, para que de esta forma sean considerados como requisitos de nuestros productos y sean cumplidos, con el fin de lograr la satisfacción máxima de los mismos. Política de la Calidad 40 La política de calidad está basada en la obtención de la mayor satisfacción de sus clientes, a través de la mejora continua de sus procesos, la calidad de sus servicios y en la excelencia de la atención brindada. Política Espíritu de la Política Objetivo Indicador Plásticos Ecoplast • Resultado de Plásticos Ecoplast C.A., establece su encuestas de C.A., establece su política de calidad satisfacción. política de calidad basada en la Aumentar la • Número de basada en la obtención de la satisfacción del reclamos de obtención de la mayor satisfacción de cliente clientes por mes. mayor satisfacción de sus clientes, • Cumplimiento de sus clientes. cumpliendo con los tiempos de entrega requisitos del mismo. Incentivar a todo el • Lograr una mejora • Conformidad del personal de la en los procesos sistema de gestión empresa Plásticos de la calidad. • Obtener la Ecoplast C.A., a la certificación ISO • % del Nivel de mejora continua de 9001 para nuestro ventas en un mes Mejora continua de sus procesos, la sistema de gestión • % del Nivel de los procesos, calidad calidad de sus de la calidad producción en un de servicios, servicios y la mes excelencia de la excelencia en la • Rentabilidad y atención brindada. atención brindada; Productividad obteniendo una mayor eficacia en el sistema de gestión de la calidad Promover el • Resultado de desarrollo de su Evaluación del recurso humano, personal obteniendo así una • Cumplimiento del A través del mayor capacitación Elevar el nivel de programa de desarrollo de sus del personal y mayor capacitación de capacitación recursos humanos eficacia, eficiencia y nuestro personal rendimiento el cual se ve reflejado en la productividad de nuestros procesos Tabla 9. Relación entre la Política y los Objetivos de la Calidad 41 La alta Gerencia asegura que estén definidas y comunicadas las responsabilidades, autoridades y la interrelación de cada empleado de la compañía dentro de los procesos que la integra, para lo cual se han establecido los perfiles de cargo y Organigramas, donde se especifican las responsabilidades de cada empleado de la compañía, y su posición dentro de la organización. La alta dirección revisa (al menos trimestralmente) de forma planificada el Sistema de Gestión de la Calidad, de manera que este contribuya con la mejora continua, evaluando el desarrollo y los beneficios obtenidos con su implantación con el fin de conseguir oportunidades de mejora y si existe la necesidad de efectuar cambios en el sistema, incluyendo la política de la calidad y los objetivos de la calidad planteados. Información para la Revisión La Revisión de la dirección del Sistema de Gestión de la Calidad tiene como entradas de información, los puntos seguidamente expuestos: • Resultados de Auditorías Internas. • Información recibida del cliente, tales como quejas y reclamos. • Seguimiento al estado, implantación y eficacia de las acciones preventivas y correctivas tomadas de acuerdo a los procedimientos de acciones correctivas y preventivas • Acciones de seguimiento de revisiones anteriores por la dirección. • Reportes mensuales que emiten cada uno de los responsables de los procesos que integran la organización. • Cualquier cambio que pueda afectar el sistema y Recomendaciones para la mejora. Recursos Humanos 42 El personal que integra la empresa Plásticos Ecoplast C.A., es competente y tiene responsabilidades asignadas en base a la educación, formación, habilidades prácticas y experiencia necesarias para la ejecución de sus actividades. Plásticos Ecoplast C.A., está consciente que su personal juega un papel importante dentro de la empresa y aún más cuando se ve involucrada la calidad del producto, es por ello que para la empresa es fundamental la preparación profesional de sus empleados. Para mantener dicha competencia se cumple con los siguientes puntos; • Determinar los perfiles de cargo a nivel de toda la organización. • Proporcionar entrenamiento a los nuevos empleados o re-entrenamiento cuando se adquieran nuevas maquinarias, para así lograr cubrir las necesidades de la empresa. • Evaluar la efectividad del entrenamiento y cualquier otra acción tomada para satisfacer las necesidades de competencia. • Asegurar que los empleados estén conscientes de la importancia de sus actividades y como ellas contribuyen al logro de los objetivos de la calidad. Infraestructura La infraestructura de la empresa se ajusta a las necesidades, posee las maquinarias, equipos y los servicios básicos asociados y está distribuida de acuerdo a las características del proceso. Se tienen planos de los galpones, oficinas y de las maquinarias, así como las herramientas necesarias y el personal adecuado para ejecutar los trabajos de mantenimiento. Los cuales están debidamente planificados y controlados. Planificación de la Realización del Producto Plásticos Ecoplast C.A., en su deber de planificar y desarrollar los procesos necesarios para la realización del producto presta mucha dedicación y atención a 43 su producción, es por esto que cada actividad que conforma el proceso está definida a través de procedimientos, esquemas de procesos, planes de calidad, instructivos, etc. A su vez es cuidadosamente planificada a través de los “planes de producción”, de modo de que no se vean afectados los resultados. La planificación y el desarrollo de este proceso productivo es soportada de forma general por los documentos “Plan de Calidad del PE”, “Plan de calidad del PET”, y por el formato de “Hoja de producción”. Revisión de los requisitos relacionados con el producto Los requisitos del producto se revisan para evaluar si se está o no en la capacidad de cumplir con las especificaciones del cliente. Esta revisión se realiza antes de aceptar una orden de compra; con el fin de asegurar el cumplimiento y reducir la probabilidad de que ocurra alguna no conformidad con el producto. Compras El proceso de compras de materia prima es uno de los procesos de mayor relevancia e influencia sobre el producto final debido a que la calidad de la materia prima adquirida por la empresa influye de manera significativa en las características del producto. Sin embargo, por tratarse de desechos, lo convierte en un proceso muy particular y difícil de parametrizar, por lo que este proceso se realiza adaptándose a las realidades del mercado y se gestiona de acuerdo a cada proveedor en particular. Actualmente es el Departamento de Compras y Ventas, el que se encarga de realizar este proceso, la cual negocia las condiciones de la compra con el proveedor mediante acuerdos establecidos. Cuando se recibe el material, éste es evaluado por el Departamento de Control de Calidad por medio del “Procedimiento Ensayo de 10 min. para el PET molido”. En el caso que sea PET molido el material 44 adquirido, se informa a Gerencia General los resultados obtenidos en los ensayos, para que ésta tome la decisión de aceptar o rechazar el material. Para realizar compras de algún insumo o suministro se procede de dos formas, si se trata de insumos de poca inversión se recibe la solicitud, se evalúa y se procede a escoger el proveedor (Utilizando la Matriz de ponderación). En cambio, si se trata de insumos de mayor inversión se recibe la solicitud, se evalúa, se emite la solicitud a la gerencia general quien se encarga de evaluarla, escoger al proveedor y de autorizar la orden de compra. En la orden de compra de insumos o suministros se especifica el producto y las características de lo que se quiere a manera de obtener sólo lo solicitado. Los proveedores son evaluados por medio de una “Matriz de Ponderación”. Control de la Producción y de la Prestación del Servicio La organización planifica y lleva a cabo la producción y la prestación del servicio bajo condiciones controladas, basándose en los planes de producción, “Plan de Producción Semanal”; llevando un control de las actividades que deben realizarse para que el producto cumpla con los requisitos y chequea todos aquellos factores que puedan afectar el desempeño de manera continua. La disponibilidad de la información que describe el producto se encuentra reflejado en las Hojas de producción, al igual que en las etiquetas de identificación de las bobinas. Preservación del Producto Es responsabilidad de Plásticos Ecoplast C.A., el preservar la conformidad del producto y de sus partes constituyentes con los requisitos del cliente durante el procesamiento interno y hasta la entrega al destino intencionado, lo cual incluye identificación, manejo, empaque, almacenamiento y protección. 45 Para mantener la conformidad del producto, el material se identifica inmediatamente después de su elaboración por medio de una etiqueta, esta identificación se realiza de igual forma para el PE (big-bag) como para el PET (bobinas identificadas fuera del embalaje y dentro del core); se protege de acuerdo a las especificaciones establecidas en el documento “Tabla de Preservación del Producto”. Luego dicho producto se traslada con la ayuda del montacargas, al área de almacén y son colocados en una paleta. El material debe estar almacenado bajo techo y resguardado de los efectos de lluvia y sol. Control de los dispositivos de Seguimiento y Medición La empresa Plásticos Ecoplast, C.A., asegura que el seguimiento y medición se realice de una forma pertinente a los requisitos. Para asegurar de la validez de los resultados, a intervalos específicos se calibran y/o verifican los equipos de medición, identificando el estado en el que se encuentran. Se mantienen los registros de la calibración, verificación o mantenimiento, el cual se realiza interna o externamente. Estos equipos son protegidos contra ajustes que puedan invalidar sus resultados y contra daños y deterioros durante su mantenimiento, manipulación y almacenamiento. Si se detecta algún equipo no conforme, se evalúa y registra la validez de las mediciones anteriores tomando las acciones que amerite. Medición, Análisis y Mejora Plásticos Ecoplast C.A., estableció los lineamientos para planificar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para demostrar la conformidad del producto y asegurar la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad, así como para mejorar continuamente la eficacia del sistema. Para llevar a cabo estos procesos de medición, análisis y mejora se utilizan técnicas como 46 estadísticas, indicadores, etc., los cuales se ven reflejados en los informes que cada proceso que se entrega a gerencia general mensualmente. Seguimiento y Medición La satisfacción del cliente es uno de los objetivos que persigue la empresa, es por esto que para conocer la medida en que ha logrado cumplir con las especificaciones de los mismos, se medirá el grado de satisfacción o no a través de técnicas como encuestas que permitan saber en qué medida se han cumplido los requerimientos de los clientes con el fin de tomar acciones pertinentes y solucionar las inquietudes que posean; así como también la percepción que tengan de la empresa. Además la organización registra y gestiona hasta su solución todas las quejas de los clientes con el fin de tomar las acciones pertinentes y solucionar cualquier problema que se tenga. Auditoria Interna Plásticos Ecoplast C.A., ha implantado un procedimiento de Auditoria Interna, el cual contempla las responsabilidades y requisitos para su ejecución, así como los lineamientos para su realización al menos una vez al año, con el objetivo de verificar el cumplimiento de las actividades programadas y evaluar como se ha implementado y mantenido el Sistema de Gestión de la Calidad. Seguimiento y Medición del Producto A lo largo de todo el proceso productivo se lleva un control de las actividades que forman parte del proceso como lo pueden ser: plan de producción, plan de calidad, perfiles de clientes, pruebas y ensayos de laboratorio requeridos por cada proceso que garanticen los requisitos del producto y en caso de producirse alguna variación entre las características establecidas, inmediatamente se pueden 47 realizar los ajustes necesarios para controlar dicha variación. La liberación o despacho del producto no se realiza si éste no cumple con los requisitos de calidad basados en el procedimiento de Producto No Conforme o en caso de que no se hayan completado satisfactoriamente las disposiciones planificadas, a menos que el producto sea aprobado de otra manera por una autoridad pertinente y cuando corresponda por el cliente. Control del Producto No Conforme El control del producto no conforme para el empresa Plásticos Ecoplast C.A., se rige por un procedimiento llamado “Control de Producto No Conforme”, en el cual se describe todo el proceso al que se somete el producto cuando se presenta fuera de los requisitos establecidos, así como la definición de lo que es un producto no conforme para la empresa. En este procedimiento se establece la identificación, manejo, disposición y autoridad en cuanto a la decisión de los productos fuera de especificaciones. Se mantienen registros de las no conformidades y cualquier decisión tomada utilizando los formatos correspondientes a dicho procedimiento. Cuando un producto es devuelto o el cliente realiza alguna queja o reclamo, cumpliendo con el proceso de Quejas Reclamos y Devoluciones, el cual ayuda a determinar las causas de la Queja y/o Reclamo dando como aceptada o rechazada la misma según sea el caso. De esta forma se realiza entonces los análisis necesarios para determinar las causas y se elabora un informe con el resultado de la investigación, el cual es enviado a la Gerencia General y de igual forma el cliente es informado. Mejora Plásticos Ecoplast C.A., esta consciente que para la mejora continua del Sistema de Gestión de la Calidad, debe obtener la mayor satisfacción de sus clientes a 48 través de la mejora continua de sus procesos, la calidad de sus servicios y la excelencia en la atención brindada; utilizando como medios la política y objetivos de calidad, resultados de auditorias, análisis de datos, acciones correctivas y preventivas aplicadas y los resultados de las revisiones hechas por la Dirección. Acción Correctiva A través del encargado de Calidad y del personal que conforma la empresa, se toma acciones para eliminar la causa de no conformidades con objeto de prevenir que éstas vuelvan a ocurrir. Las acciones correctivas son apropiadas a los efectos de las no conformidades encontradas. Estas acciones están documentadas en el procedimiento de “Acciones Correctivas y/o Preventivas”, el cual contiene la metodología y los requisitos para determinar sus causas, evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurar que las no conformidades no vuelvan a ocurrir, revisar y registrar los resultados de las acciones tomadas. Acción Preventiva A través del encargado de Calidad y del personal que conforma la empresa, tomamos acciones para eliminar la causa de no conformidades potenciales encontradas y de esta manera prevenir su ocurrencia. Estas acciones son apoyadas en el procedimiento de “Acciones Correctivas y/o Preventivas”, el cual contiene los requisitos para determinar los posibles problemas, sus causas, evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurar que las no conformidades potenciales no ocurran, revisarlas y registrar los resultados de las acciones tomadas. La gestión de calidad ofrece numerosas ventajas para las empresas, como pueden ser: 49 • Estandarizar las actividades del personal que trabaja dentro de la organización por medio de la documentación. • Incrementar la satisfacción del cliente al asegurar la calidad de productos y servicios de manera consistente, dada la estandarización de los procedimientos y actividades. • Medir y monitorear el desempeño de los procesos. • Incrementar la eficacia y/o eficiencia de la organización en el logro de sus objetivos. • Mejorar continuamente en los procesos, productos, eficacia, entre otros. • Reducir las incidencias negativas de producción o prestación de servicios. • Garantizar la calidad del producto. • Evita costos de inspecciones finales, costos de garantías y reprocesos. • Reduce el número de auditorías a los procesos de producción. • Mayor aceptación por parte del cliente y acogida en los mercados, nacionales e internacionales. Los clientes se inclinan por proveedores que posean esta acreditación, ya que asi aseguran que la empresa dispone de un buen sistema de gestión de calidad. 9. SISTEMA DE MANTENIMIENTO EN LA EMPRESA En Ecoplast, por ser una empresa manufacturera, con equipos y maquinarias presenta planes de mantenimientos preventivos y correctivos. Para llevar a cabo estos mantenimientos, es necesario tener el conocimiento de los equipos con los que cuenta la empresa. Función de los equipos dentro del proceso productivo. • Lavadora de polietileno: Eliminar la mayor cantidad de desperdicios existentes en el material. • Silo Mezclador: Mezclar el material para obtener mayor homogenización. 50 • Extrusora: Su función es hacer del plástico una masa fundida y homogénea, para así obtener una formación de granos y enfriamiento del material. • Lavadora de PET: Alimentarse del material proporcionado por el molino de PET y cumplir con un ciclo de lavado • Extrusora EREMA – SML: Su función principal es la de homogeneizar una masa de material fundido como el filtraje para la eliminación de productos contaminantes, obteniendo así una lámina de espesor, ancho y tamaño definido y de alta calidad. • Molino Granulador: A diferencia de los demás molinos trabaja con agua pero de igual forma realiza la molienda del material. • Molino Industrial: Su función es la de moler el material que llega en tortas, gaveras y envases. • Molino Tria: Su función es la de moler el material que recibe por medio de la cinta transportadora. • Sierra Cinta: Se implementa para picar el material que se va a moler (tortas, gaveras, envases) Programa de Mantenimiento Preventivo. Se entiende por mantenimiento preventivo el conjunto de actividades que se realizan sobre un equipo o sistema de equipos para mantenerlo en condiciones operativas, independientemente de que se produzca o no una falla. Las operaciones de mantenimiento preventivo consisten en conservar el ambiente del equipo o sistema de equipos, dentro de los parámetros recomendables para su operación en las mejores condiciones posibles (limpieza, ventilación, etc.) y en realizar sustituciones de partes o componentes de bajo costo que por su naturaleza envejecen a un ritmo predecible, o cuya inminencia de falla puede establecerse a través de medios de detección (ultrasonidos, modos de vibración, etc.), disminuyendo de esta forma la probabilidad de falla y prolongando la vida del equipo. 51 Para la elaboración del plan de mantenimiento preventivo se desarrollaron los siguientes parámetros: rutinas y frecuencias, herramientas, repuestos, personal y tiempo de trabajo. La metodología utilizada para cada uno de éstos, se describe a continuación: a) Rutinas y Frecuencias: se obtuvo de los manuales de instrucción de cada equipo y de las historias de mantenimiento de la planta. b) Herramientas: cada manual proporciona los pasos del desensamblaje de cada equipo. Con la supervisión del personal del taller mecánico y utilizando esta información, se obtuvieron las herramientas para cada una de las tareas. c) Repuestos: a partir de los planos y las especificaciones de los manuales, se obtuvieron los repuestos y se clasificaron en base a lo descrito en la criticidad de las maquinarias. d) Personal y Tiempo requeridos: estos dos parámetros se sacaron de los historiales de mantenimiento y en base a entrevistas realizadas al personal ligado a experiencias de mantenimiento. Además de la información proporcionada por los manuales y recomendaciones del fabricante de los equipos. El plan de mantenimiento preventivo, implica revisión periódica de todos los equipos, en intervalos de 2 semanas. Y según la evaluación y diagnostico que arroje la revisión, determinar, en conjunto con la gerencia de producción, si es necesario, una parada programada de la máquina para realizar algún cambio de pieza o de fluidos. Fundamentalmente, el mantenimiento tiende a significar dos acciones: la acción técnica de reparar y la acción de organizar. El aspecto técnico implica algo esencialmente manual cuya destreza o habilidad se adquiere a través de un proceso práctico o teórico práctico. La acción de organizar significa prever, simplificar y controlar. 52 Se cita el ejemplo del plan de Mantenimiento de la Lavadora. REG – MAC, el cual se verá enfocado de una manera mas específica a las piezas de moto reductores debido a que estas piezas son las que sufren un índice de fallas mayor en comparación con las demás piezas en el equipo, sin dejar a un lado el resto de los módulos que conforman la lavadora. En el plan de mantenimiento de rutina recomienda sustituir el aceite la primera vez tras 200 horas de trabajo, pudiendo incluso el decidir en ese momento un "lavado" del Reductor. A partir de ese momento, los cambios del lubricante deberán hacerse SIEMPRE de acuerdo con las recomendaciones del fabricante, siendo plazos habituales cambios cada 2.000 horas de trabajo. En caso de disponer de Reductores de repuesto, estos deben permanecer completamente llenos del lubricante recomendado, para prevenir la oxidación de los elementos internos, así como protegidos los acoplamientos. Es importante "marcar" en el mismo Reductor la necesidad de vaciar el lubricante sobrante ANTES de ser puesto en servicio. Para los molinos, en cuanto a su plan de mantenimientos, se debe tomar en cuenta las siguientes piezas las cuales son las que normalmente ameritan un cambio o una reparación inmediata de la pieza para poner nuevamente en funcionamiento el equipo. • Ventilador • Cuchillas • Rejillas La calidad del sistema de mantenimiento se vera reflejado y determinado por medio de un control del cumplimiento de sus objetivos, la cual proporcionara información valiosa de acuerdo a su eficacia, al informar sobre su operatividad, su compatibilidad con otros sistemas, la necesidad de entrenamiento, de herramientas y recursos financieros. 53 Recomendaciones: • Iniciar la sistematización del mantenimiento preventivo con los equipos que abarca este manual. • Actualizar periódicamente las rutinas de mantenimiento y sus recursos. • Buscar la frecuencia máxima de mantenimiento. • Minimizar el tiempo de trabajo de las rutinas. • Revisar y actualizar periódicamente las herramientas y los repuestos necesarios para cada actividad. • Realizar estudios de los beneficios obtenidos con la implantación del mantenimiento. • El proceso de optimización de mantenimiento debe ser implantado de manera organizada llevando el control de cualquier modificación realizada a dichas rutinas. • Organizar la información de manera tal que todos los que la necesiten la puedan conseguir de una manera metódica y sencilla. Esta organización debe enfocarse principalmente en: o Manuales o Planos o Repuestos o Herramientas Plan de Mantenimiento Correctivo En Ecoplast se ejecuta mantenimiento correctivo cuando algún desperfecto no permite continuar con la operatividad del equipo. Es la respuesta inmediata al problema. Aunque no hay un programa como tal de mantenimiento correctivo, la empresa trata de estar preparada con los repuestos y piezas necesarias para atender la falla, y volver a poner la maquina operativa lo más rápido posible. 54 Puede generarse a partir de alguna parada improvista, por ejemplo, del molino por algún desperfecto que obliga llevar la maquina a paro, por lo que es necesaria la pronta detección y reparación del problema que causa la parada. Se debe reparar la falla teniendo en cuenta la causa que la generó. Es necesario tener en cuenta las fallas y averías en el sistema, las herramientas para el análisis de averías y la selección adecuada para el tratamiento de dichas fallas. Para el caso del molino, podría surgir un problema mecánico como, ruptura de alguna cuchilla, colapso de sistema de rodamientos, falla de motor, o el problema puede ser de índole eléctrico, alguna recarga o algún circuito. Estos problemas pueden provocar que el equipo se pare en pleno funcionamiento; por ello es de gran importancia, que primeramente debe detectarse el mal y la causa que lo ocasionara, para evitar que vuelva a repetirse. Como es un equipo de importancia para la obtención del producto final, es necesario que se cuente con un plan de mantenimiento para estos casos, con la intención de reparar rápidamente la falla y poner nuevamente el equipo en funcionamiento en el menos tiempo posible, evitando grandes retrasos en la producción. Se debe contar con las piezas mínimas que pongan nuevamente el equipo a funcionar (juego extra de cuchillas, motor de back up, rodamientos, etc), personal calificado con lo básico para que pueda dar pronta respuesta y herramientas adecuadas. A pesar que el equipo se opere de manera adecuada, y este bajo planes de mantenimiento que se llevan a cabo de manera regular y planificada, es un equipo que no está exento de presentar fallas imprevisibles. Lo importante es estar preparado para dar respuesta rápida a la avería y colocar el equipo a funcionar, llevando un control y registro de lo sucedido y analizando las causas, esto permite controlar que estos improvistos sucedan nuevamente. Esperar a que se produzca la avería es incurrir en costos excesivamente elevados (pérdidas de producción, deficiencias en la calidad, tiempos muertos y pérdida de ganancias). 55 ESQUEMA PROCESO DE MANTENIMIENTO ENTRADAS • • • • • • Insumos tales como aceites, repuestos, cuchillas, cintas, cadenas, tornillos, grasas especiales, herramientas, tester, entre otros. Información del departamento de producción, indicando fallas presentadas por los equipos durante la jornada de trabajo, necesidad de cambio de cuchillas, problemas operativos en general, etc. Información del departamento de producción, indicando pautas de producción para poder planificar el mantenimiento de los equipos. Manuales de los diferentes equipos, donde están reflejados los planes de mantenimiento preventivo. Personal capacitado (Gerente de Producción, Gerente General, Mecánico, montacarguista, operarios y ayudantes). Equipos y herramientas en óptimas condiciones. (incluye Montacarga) ACTIVIDADES SALIDAS • Planificar y realizar el mantenimiento preventivo según horas de servicio y correctivo de los diferentes equipos conforme a las pautas de producción. • Planificar el tipo y frecuencia mantenimiento de los montacargas, solicitando los servicios de compañías destinadas para tal fin y supervisar que los mismos se lleven a cabo con apoyo del mecánico. • Verificar que el mecánico realice el mantenimiento preventivo de todos los equipos según la planificación (cambio de mallas de las cernidoras, revisión de las rolineras, centrifugas, ejes, engrasar los equipos, cambio de las cuchillas del molino, entre otros) designando la fecha para los mismos garantizando los insumos necesarios. • Verificar que el mecánico realiza el mantenimiento correctivo de la forma indicada cuando sea necesario, programando la realización de los mismos de forma tal que no afecte las pautas de producción. • Llevar un control y registro del mantenimiento preventivo y correctivo realizado a los equipos. • Llevar un control de la frecuencia de cambio de cuchillas de los diferentes molinos, de las cintas de la sierra y de las cadenas de la motosierra y mandarlas a afilar, haciendo un seguimiento de las mismas a fin de mantener siempre en stock. Solicitar a la gerencia la autorización de compra de las mismas en caso de que sean necesarias y gestionar su compra. • Verificar que los operarios realicen el mantenimiento mínimo necesario a los equipos durante la jornada de trabajo y al finalizar las mismas (limpieza de tanques, centrífuga, cambio de cuchillas del corte en cabeza, cambio de filtros, entre otros). Tabla 10. Proceso de Mantenimiento • Reportes de mantenimiento preventivo y correctivo. • Inventario de repuestos que permite disminuir el tiempo de paradas por mantenimiento correctivo, y costos por compra apresurada de insumos y repuestos. 56 CONCLUSIONES Hoy en día, la dinámica de los negocios y de las empresas se encuentra en una situación muy variante, lo que obliga a los directores y gerentes estar al tanto de todo, y manejar herramientas que le permita asegurar el logro de los objetivos trazados, y evitar pérdidas. Este trabajo engloba herramientas y conocimientos que debe tener aquel profesional que tiene a su cargo la gerencia de un departamento o de toda una empresa, y entre esas herramientas se tiene el manejo y administración de la producción, análisis del proceso productivo para establecer mejoras en el mismo, gestión de la calidad y de los servicios, mantenimiento y resguardo de equipos y bienes de la empresa, lograr un ambiente seguro y armonioso de trabajo, entre otros. Y para este caso en específico, esos conocimientos se aplicaron al caso real de una empresa de Producción de Plástico reciclado, donde se pudo evidenciar como algunas de las herramientas anteriores se cumplen, y otras no. No se maneja una adecuada política de inventarios ni un buen estudio de pronósticos. Además se refleja un problema que enfrenta la empresa con respecto a su Almacén de Repuestos e Insumos. Se presentó una evaluación de las situaciones con fallas y se plantearon sugerencias y recomendaciones. Los conocimientos adquiridos durante estos estudios permitieron identificar los logros y fallas que presenta la empresa seleccionada. Y es así, como con las mismas herramientas se podrá analizar alguna otra empresa o negocio, permitiendo hacer conclusiones correctas en búsquedas de mejoras y el éxito de las metas. 57 BIBLIOGRAFIA DUFFUAA, Dixon. Sistemas de Mantenimiento Planeación y Control. Editorial: Limusa Wiley. Año 2000. GESTIÓN DE LOS ALMACENES. http://www.datastream.net/spanish/html/StoreroomMgt.html Estudios a Distancia – EAD. Módulo I. URBE. Maracaibo, Venezuela. 2007 Estudios a Distancia – EAD. Módulo II. URBE. Maracaibo, Venezuela. 2007 Estudios a Distancia – EAD. Módulo III. URBE. Maracaibo, Venezuela. 2007 Estudios a Distancia – EAD. Módulo IV. URBE. Maracaibo, Venezuela. 2007 Estudios a Distancia – EAD. Módulo V. URBE. Maracaibo, Venezuela. 2007 Estudios a Distancia – EAD. Módulo VI. URBE. Maracaibo, Venezuela. 2007 Normas ISO 9001 http://www.umc.edu.ve/umcpro/cgco/joomdocs/NormasISO/ISO_9001(ES)_CERT_ 2008_final.pdf
Comments
Report "PROCESOS DE OPERACIONES Y PRODUCCION DE LA EMPRESA PLASTICOS ECOPLAST, CA"