Ejercicio 1.1 1. En la fase de planificación para cada actividad se deben definir: Estándar de ejecución Tiempos involucrados Costos involucrados Responsable 2. A la inspección de los trabajos para establecer si los mismos están siendo ejecutados en la forma adecuada de acuerdo a las especificaciones iníciales se llama: Supervisión 3. Los factores críticos en la planificación son: Tiempo Calidad Costo 4. La planificación y la ejecución no tienen sentido sin el debido: Monitoreo Control 5. Al conjunto de acciones en serie y/o paralelo que se llevan a cabo para conseguir un objetivo común se le llama: Proyecto. 6. El estudio que determina la demanda – oferta y los precios del producto servicio a producir es: El estudio de mercado. 7. Las especificaciones del proyecto se deben escribir en términos de: Tiempo Resultado Elaboración progresiva. 8. El estudio financiero sirve para: evaluar y estimar la inversión del proyecto. 9. Es la acción de comparar durante la ejecución lo realizado contra lo programada para establecer si existen diferencias entre ambos. La evaluación 10. surge de una necesidad para resolver un problema o satisfacer una necesidad Un proyecto Ejercicio 1.2 1. Defina que es un proyecto Es un conjunto de acciones o actividades que se ejecutan en serio y/o paralelo cuyo fin es producir un producto, servicio o resultado único en un período limitado. 2. De tres ejemplos de proyecto Construcción de un puente Elaboración de un nuevo lápiz Remodelación de una vivienda 3. ¿Cuáles son las características más importantes de un proyecto? Explique Temporalidad Resultados únicos Elaboración progresiva o escalonada 4. ¿Cómo define una actividad? Como un trabajo que requiere tiempo y recurso para su terminación. 5. ¿Cuáles son los requerimientos que deben cumplirse en la ejecución de un proyecto para obtener los resultados deseados? Especifique Ejecutar cada actividad y poner en acción el proyecto Consultar constantemente la especificaciones del proyecto en cuanto a calidad, costo y tiempo Elaborar un diagrama de eventos importantes Supervisar la ejecución Al finalizar y entregar el resultado, terminar los detalles del proyecto y evaluación final 6. A través de que instrumento se establecen las bases para controlar el proyecto desde los parámetros de calidad, costo y tiempo Monitoreo y Control 7. Analice la frase “No es solo cuestión de terminar a tiempo, el producto o servicio debe ser de la calidad acordada y cumpliendo con el presupuesto asignado. 8. ¿De dónde surge un proyecto? Explique cuáles son las cinco causas más comunes Capacidad Control Comunicación Costo Competitividad 9. Explique que se requiere para la conclusión exitosa de un proyecto. Explique brevemente los consejos para lograrlo. Tener muy claro cuál es la finalidad del proyecto (objetivo) El tiempo para concluirlo Las finanzas necesarias para su desarrollo Supervisar constantemente el avance vs. los objetivos del proyecto 10. En qué se diferencia la administración tradicional en una organización y la administración de un proyecto. Que la administración tradicional se enfoca en actividades generales de una organización Mientras que la administración de un proyecto se enfoca específicamente al proyecto como tal Ejercicio 1.3 Describa 5 proyectos que conozca o con los que usted haya tenido Relación puede ser un proyecto en su lugar de trabajo, oficina o su hogar, Selecciones unos de los dichos proyectos, Para el proyecto seleccionado responda: Acceso a oficinas por medio de lectores biométricos Implementación estrategias de mercadeo Construcción de garaje Construcción de muro de contención Implementar cisterna de agua en domicilio 1. ¿Cuándo le surgió la idea del proyecto y que la motivo? La idea surge de la necesidad de tener un control de la hora de ingreso del personal y la seguridad que únicamente personal autorizado tenga acceso a las distintas aéreas de la oficina. 2. ¿Qué pasos fueron necesarios dar entre el surgimiento de la idea y el plan estructurado para realizar el proyecto? Planteamiento de los beneficios a la dirección de la empresa 3. ¿Qué tipo de información necesito para planificar el proyecto? Conocer cuánto sería el capital a invertir en el proyecto Conocer las modificaciones estructurales necesarias de las oficinas Conocer el tiempo de ejecución 4. ¿Utilizo algún tipo de herramienta, equipo o diagramas para hacer la planificación? No 5. Cuando ejecutó su proyecto ¿termino a tiempo y con el costo que había presupuestado ¿logro los resultados deseados? ¿Qué problema se le presentaron y que hizo para resolverlos? Si, termino a tiempo y con algo de dinero a favor porque contemplamos un precio para los biométricos y al final por volumen el precio fue menor. Si, los resultados fueron los deseados Los problemas presentados fueron logísticos porque el proveedor que remodelaría las paredes no cumplió y a medio proyecto fue necesario contratar los servicios de otra empresa. 6. ¿Después de terminado el proyecto, reflexiono acerca de la experiencia Ejercicio 2.1 a. Describa la formulación de proyectos Son los estudios de formulación, perfectibilidad y evaluación, es decir que para convencer a los inversionistas de que tomen la decisión de ejecutar un proyecto es necesario elaborar un documento (formularios) que presente en forma concisa la información relevante para dicha toma de decisión. b. Enumere las interrogantes que deben resolverse al formular un proyecto e indique que información se prepara para darle respuesta cada una de ellas. c. Explique en qué consiste el método ZOPP. Elabore un diagrama de flujo del mismo Consiste en varios elementos que facilitan la planificación, es decir es la planificación de proyectos orientado a objetivos. d. Qué pasos previos deben darse antes de iniciar un proyecto, enumérelos y explíquelos brevemente 1. Origen de solicitudes de proyecto 2. Métodos para revisar 1. y seleccionar proyectos 2. Por donde se debe empezar 3. Identificación de problemas 4. Definición del problema 5. Bosquejo para definir un problema 6. Establecer necesidades 7. Establecer objetivos 8. Priorizar objetivos 9. Determinar recursos y limitantes 10. Determinar opciones existentes 11. Estudio de prefactibilidad e. Plantee de qué forma surge un proyecto. Surge de la necesidad producir un producto, servicio o resultado único en un periodo de tiempo limitado. f. En qué consiste la evaluación de un proyecto y que objetivo se persigue al realizarla Consiste en evaluar el avance de las distintas etapas del proyecto y si este va de la mano con el objetivo que dio inicio al proyecto. g. En qué consiste la prefactibilidad del proyecto y en qué se diferencia del estudio de factibilidad La prefactibilidad está incluida dentro de la formulación del proyecto y puede servir como base para disponer si se continua o no con el resto de procesos para la toma de decisión definitiva, deben analizarse principalmente aquellos aspectos que inciden en la factibilidad y rentabilidad de cada opción, entre estos aspectos sobresalen: El mercado, la tecnología, el tamaño y la localización y las condiciones de orden institucional y legal. h. Para cada estudio a continuación, explique su objetivo principal y los aspectos que deben tomarse en consideración Estudio de análisis del entorno El objetivo es conocer los detalles del entorno donde se desarrollara el proyecto para saber cómo puede en entorno afectar el desarrollo del mismo, los aspectos a considerar dependerán de las actividades de la organización pero podrían ser regionales geográficos, legales, económicos, socio políticos, ecológicos, sociales, tecnológicos, culturales y religiosos. Estudio técnico El objetivo es verificar la posibilidad técnica de fabricación del producto, servicio o resultado del proyecto, por lo tanto se debe considerar y determinar tamaño óptimo, localización optima, equipo e instalación, equipo e instalación y además sugerir la organización requerida, donde obtener los materiales o materia prima, que máquinas y procesos usar y todos los aspectos técnicos. Estudio de mercado El objetivo es determinar la cantidad de consumidores que probablemente adquirirán el bien o servicio objeto del proyecto. Aspectos a considerar el consumidor y las demandas del marcado, la competencia y las ofertas del mercado, comercialización del producto, proveedores existentes, disponibilidad y precios de los insumos. Estudio de Organización y Administración El objetivo es determinar la estructura que agrupara y organizara las diferentes actividades a desarrollar para garantizar el logro de los objetivos y metas propuestas para el proyecto. Ejercicio 3.1 1. ¿Qué es la administración de proyectos? Explique Es la aplicación de conocimiento, habilidades, herramientas y técnicas a actividades de proyectos de manera que cumplan o excedan las necesidades y expectativas de los interesados de un proyecto 2. Mencione cómo ayuda la administración de proyectos a la gerencia de la organización a llenar sus necesidades Provee una guía para un proceso consistente y repetible. Se comparte la misma Terminología. Ayuda a los administradores a tratar con problemas comunes que ocurren durante los proyectos Asegura que los recursos sean utilizados en forma más efectiva y eficiente posible Provee a la administración una vista profunda del status del proyecto Reduce el número de tareas y pasos olvidados 3. Mencione algunos factores claves de la Administración de Proyectos que aseguran el éxito de un proyecto El proceso completo fue diseñado al inicio: Línea de tiempo, expectativas, entregables y responsabilidades. En cada paso se ha definido un criterio de aceptación. Se logra el consenso ya que se consulta a todos los interesados e involucrados para insumo, para que presenten y discutan sus opciones. Se sujeta al cronograma. No se continúa en la ejecución hasta que el paso anterior esté completado y aceptado. 4. Por qué es importante definir y refinar los objetivos y los planes del curso de acción requeridos para lograr los objetivos y alcance del proyecto Porque se definen planes de gestión, del alcance, se crea la estructura de desglose del trabajo (EDT), se identifican las actividades necesarias para producir los entregables del proyecto. 5. Explique qué es la programación del proyecto o Calendario del proyecto Es una agrupación orientada por entregas de los elementos de proyecto que organiza y define el alcance total del proyecto. 6. ¿Por qué se dan los fracasos en las estimaciones? Hay 5 razones principales 1. Los usuarios solicitan cambios con frecuencia 2. Las tareas necesarias para el proyecto son pasadas por alto en la estimación 3. Los usuarios no comprenden sus propios requerimientos de información 4. La definición del problema a resolver es muy pobre 5. Los usuarios y los especialistas técnicos no pueden comunicarse ni entenderse. 7. Mencione las características de un gerente de proyecto Efectivo Desarrolla una meta INTELIGENTE Se asegura que sea clara Se la comunica a toda su gente Crea compromiso en torno a ella Confirma que los miembros del grupo constantemente la tengan en cuenta y trabajen por alcanzarla. 8. Describa los roles del administrador de proyectos Liderazgo a través del ejemplo Visionario Técnicamente Competente Decidido Buen Comunicador Buen Motivador Apoya a los miembros del equipo Promueve nuevas ideas Orientados a objetivos Resuelven problemas y priorizan Innovadores Trabajan bien bajo presión Identificados con la Organización Ejercicio 3.3 CARACTERISTIACAS DEL ADMINISTRADOR DEL PROYECTO Realizando las actividades con responsabilidad es un buen ejemplo de solicitar más adelante como se las cosas. Transmitir las buenas actitudes en el desarrollo de cada operación. Visionario Tener una meta alcanzable en tiempo realizable. Establecer y lograr objetivos Técnicamente Competente La base del éxito es el conocimiento, de acuerdo a esto se sabe si puedes lograr las metas trazadas El desarrollo saludable del proyecto. Decidido Con una buena recepción de información se tomara las mejores decisiones ante cualquier eventualidad Disminuir el grado de incertidumbre ante las adversidades. Buen Comunicador 1. Como se menciona en el anterior bloque, la transmisión de la información es indispensable para un administrador, de no cumplir con esto hay problemas, en el buen desarrollo de las actividades Reforzar el proceso de flujo de información. Buen Motivador 2. El buen trato a sus subordinados es indispensable para que los mismos desarrollen sus actividades de manera armónica y eficaz Lograr la unidad de todos los involucrados del proyecto. Apoya a los miembros del equipo 3. Esto rubro indica que el administrador se incluye a la operación, es decir se coloca la camiseta para trabajar también. Se alcanzan metas con mayor facilidad. Promueve nuevas ideas 4. En este aspecto un administrador no solo promueve ideas si no que da pauta para lluvia de ideas. Planificación eficaz de las actividades. Orientados a objetivos 5. Que tenga claro lo que desea alcanzar, y que sea realizable en el tiempo trazado. Mayor seguridad en las actividades realizar Resuelven problemas y priorizan 6. Capaz de analizar cada situación y dar solución de acuerdo la necesidad que se de Tener continuidad en el proyecto. Innovadores 7. Hacer algo distinto que apoye al desarrollo de las actividades, como ahorrar tiempo las operaciones y ver prioridades necesarias Ahorro de tiempo en las actividades Trabajan bien bajo presión 8. Uno de los factores importantes también es que los administradores, sepan soportar las cargas de trabajo exhaustivas. Ser ejemplo para dar todo para el desarrollo de las actividades Identificados con la Organización 9. Acoplarse a la cultura organizacional es fundamental en un Administrador ya que se conoce todos los factores del proyecto Transmitir el sentimiento de fidelidad hacia lo que se hace. Ejercicio 3.4 (Flor de loto). GRUPOS DE PROCESOS Analice los grupos de procesos. Utilice el siguiente formato llamado Flor de loto. En el centro de ha escrito cada uno de los grupos de procesos: Iniciación, Planeación, Ejecución, Monitoreo y control y Cierre En las celdas alrededor de cada grupo de proceso escriba los elementos claves de cada uno de ellos. Si no llega a completar las celdas con la información en El texto, pregunte a expertos o busque en internet. Define y Autoriza Acta de constitución del proyecto Estatuto preliminar del alcance del proyecto Define y refina objetivos, planes del curso de acción requeridos para lograr los objetivos Plan de Gestión del proyecto Planificación del alcance Establece QUE: Se establecen los objetivos Crear un plan que documente como el alcance del proyecto será definido verificado y controlado Crear la Estructura de Desglosé del Trabajo Se seleccionan las metas Responder las preguntas Que Que se va a hacer Identificar las actividades necesarias para producir los entregables del proyecto Secuenciación de actividades. Identificar y documentar las dependencias entre actividades programadas. Estimación de recursos por actividad. Estimar el tipo y cantidad de recursos requeridos para llevar a cabo cada actividad. Logra la integración de personas y recursos para administrar el proyecto Dirigir y administrar la ejecución del proyecto Velar por la calidad Regularmente mide y monitorea el progreso Monitorear y controlar el trabajo del equipo Control de cambio Formar el equipo del proyecto Mejorar las competencias e interacción dentro de los miembros del proyecto y mejorar así su desempeño. Verificación del alcance Control de cambios en: alcance, horario, costos, calidad Distribución de la información Obtener información de los proveedores como cotizaciones, ofertas y propuestas Seleccionar a los proveedores Administración del equipo del proyecto para registrar el desempeño de cada miembro Información del desempeño Administración de interesados, garantizar la comunicación necesaria para satisfacer sus Requerimientos EJERCICIO 4.1 1. La técnica de revisión y evaluación de programas se conoce por las siglas PERT 2. El objetivo de la fase de control es que las actividades cumplan las especificaciones de calidad. Definidas al inicio del mismo y que se ejecuten dentro del tiempo y costo establecido 3. La estimación del tiempo en CPM es Lo que lo diferencia del PERT 4. El método de control que muestra gráficamente el grado de ejecución del trabajo, al asignarle diferentes colores se denomina Grafocolor 5. El método del camino crítico se conoce por las siglas: CMP 6. La estimación del tiempo en PERT es: No es su base fundamental puede ser indefinido 7. La herramienta de software más popular para la administración de proyectos es: PROJECT 8. GRAFICA DE GANTT Muestra gráficamente la relación de tiempo entre las actividades de un proyecto y permite visualizar el avance del mismo. 9. En el ROY los VERTICES, representan las actividades. 10. En la versión modificada de Gantt se utilizan: Gráficas y flechas, Para mostrar el avance de las actividades. Ejercicio 4.2 1. ¿Qué es el diagrama de Grantt? Para qué sirve Es representar de forma gráfica actividades y los tiempos que estas llevan Sirve para tener una visión gráfica y clara de cuando da inicio y finaliza actividades Y si alguna actividad depende de otra antes de dar inicio. 2. Explique cómo se construye el diagrama de tiempo (Gantt) Se construye tomando como base el tiempo esperado de cada actividad y conocer si existe precedencia entre una u otra actividad, se divide en 2 ejes, eje de actividad (ya sea número o letra) y el segundo eje que muestra el tiempo 3. ¿Qué desventajas tiene el diagrama de Gantt? El número de actividades que se pueden representar es limitado No es posible ver en detalle las tareas complejas Se desconocen aquellas actividades cuyo tiempo de duración determina la duración total del proyecto. 4. ¿Qué da origen a la modificación de la gráfica de Gantt en forma triangular? 5. ¿Qué es CPM? ¿Cómo se determinan los tiempos? Explique Es el método del camino crítico de las actividades de un proyecto 6. ¿Qué es PERT ¿Cómo se determinan los tiempos? Explique Es una técnica de revisión y evaluación de programas que proporciona un medio útil para el análisis de problemas de planeación frente a la incertidumbre en relación con tiempos de actividad. 7. ¿Cuál es la principal diferencia entre CPM y PERT? CPM ve la ruta crítica de un proyecto y PERT los tiempos probabilísticos. 8. ¿Cuáles son las tres fases básicas del CPM-PERT? Explique Planeación, programación y control 9. ¿Qué es el ROY? Técnica para programación y control de proyectos, se orienta problemas de tipo ordenación. 10. ¿Qué es el grafocolor? Método gráfico de control que puede mostrar el grado de ejecución del trabajo, aún es utilizado en proyectos de construcción.