POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CAJA

POLÍTICAS DE CONTROL INTERNO EN EL ÁREA DE CAJALos principios operativos observados y utilizados como directrices para el establecimiento de políticas y proce dimientos de gestión en el área de caja y su movimiento. Estos son los siguientes: (1) Registro y documentación de las transacciones (2) La segregación de funciones y responsabilidades (3) Autorización de operaciones (4) La puntualidad de pago (5) Revisión y verificación de documentos (6) Seguridad de las condiciones físicas (7) Supervisión, control y trazabilidad de los movimientos de fondos (8) Planificación y control del presupuesto (9) Establecimiento de la rendición de cuentas (10) Las limitaciones sobre la accesibilidad y disponibilidad (11) Registro y reportes (12) del elemento de sorpresa en relación con auditorías periódicas e iniciativas relacionadas. Políticas y procedimientos formulados por la integración de estos principios incorporados en las medidas p reventivas y correctivas en el manejo de los siguientes aspectos de las operaciones comerciales: y y y y y Recibo o cobro de los pagos Para sufragar los gastos y compras Para pagar las obligaciones El mantenimiento de los fondos no utilizados o disponibles. Asegurar el dinero recaudado de las operaciones comer ciales y otras fuentes Los recibos y las colecciones son las transacciones más vulnerables y sensibles relacionadas con el fraude de manejo de efectivo. Control interno requiere que los procedimientos de compensación y conciliación se real izan a diario para asegurarse de que todo el dinero recibido se manejan y registran con exactitud. De esta manera, los orígenes de excedentes y la escasez se pueden establecer fácilmente, mientras que las correspondientes cuentas Sus medidas de control relacionadas con las prácticas de inversión. El objetivo es determinar en qué punto de excedentes de caja o la escasez se produjo y bajo su responsabilidad. una caja registradora informatizada incorpora otras funciones de control de la transmisión simultánea de la transacción en efectivo a los módulos del programa. que representan los fondos excedentes invertidos en cuentas de alto rendimiento con el fin de optimizar la capacidad de generar ingresos a la espera de mejores estrat egias de inversión. Los procedimientos de control se examinan a continuación en relación con la recepción de dinero en efectivo en el punto de venta (POS) y las transferencias de las colecciones de pago de crédito. Las transferencias pueden incluir asunción de turnos horarios entre los cajeros. Los saldos reales de efectivo al final del día son en comparación con el saldo al final del día generada por la máquina. Uso y Control de Automatización Para las empresas que tienen que ver mucho con los recibos de caja. Las transferencias de los cobros al banco depositario están bien señaló un funcionario de control en la cinta de registro antes de obtener el dinero en efectivo y otros artículos en una bolsa cerrada con llave. Por otro lado. la exactitud de saldo de caja de la máquina debe ser comprobada antes de transferencias. las discrepancias observadas son registra temporalmente como por exceso o escasez de dinero en efectivo. A partir de una hoja en blanco al comienzo de cada nueva ronda hace que el trabajo de llevar los libros equilibrado mucho más fácil. ya que sus balances de cuenta es probable que se mantengan fijas por un período específico de tiempo. Por otra parte. En cuyo caso. Este sistema garantiza la consistencia de los importes utilizados para registrar las transacciones relacionadas. ciertas transacciones en efectivo se clasifican como " equivalentes de efectivo ". puesto que también se traducen en incrementos en los depósitos de fondos. . Tenga en cuenta que los ingresos en efectivo incluyen cheques de los clientes y los pagos de tarjetas de crédito.afectadas son llevados a los saldos correctos al final del día. sino con la intención de la hora de desarrollar la discrepancia al final del día. La aceptación de otros modos de pago que no sea por medio de un exceso de las transacciones de venta libre proporciona un método más seguro de recibir el pago. a sí como las transferencias electrónicas de fondos. pero no debe obstaculizar las operaciones del negocio. (D) cheques de pago diferido no se tratan como pagos.Todos los traslados están documentadas a través de un formulario de envío. El oficial de control de residentes realiza periódicamente cuenta sin previo aviso en efectivo. La caja registradora se utiliza únicamente para transacciones de venta y no se debe utilizar para verificar el cobro de la casa. en el que se indica el desglose de dinero en efectivo transferidos. (E) Todos los documentos se presentan en orden cronológico para facilitar las futuras revisiones de auditoría. reembolsos o descuentos son las únicas operaciones que crearía una reducción de la recaudación de efectivo total para el día. Devoluciones de ventas. Copias de los informes y las cartas de transmisión se envían al departamento de contabili dad para facilitar o validar todas las entradas de contabilidad de back -office. Las transferencias se apoyan en un informe de recopilación de crédito junto con la carta de envío. El manejo físico de las colecciones Todo el dinero recibido de venta libre son contados y verificados en la vista del cliente antes de procesar el pago del recibo oficial que reconoce el recibo de pago. pero sólo como "objetos-mantenidos para la custodia. y resumida por el supe rvisor a cargo. (F) Tanto los equipos de auditoría interna y externa deberá realizar conteos sorpresa en efectivo en el inicio de los compromisos de su auditoría. (B) La persona que recibe el pago en efectivo no debe realizar dos funciones relacionadas con la contabilidad o registro de las transacciones de negocio s. aparte de la rutina diaria de equilibrio. Un informe de caja diario es elaborado por cada operador de la caja registradora. (A) los recibos oficiales están pre -numerados sin importar si es manual o electrónicamente preparados o generados. (C) Los pagos recibidos en forma de cheques son a nombre de la entidad comercial." para que un registro se mantiene para efectos de control las fechas en que se rán tratados como pagos. Los informes también son máquinas val idado o apoyado por una cinta de registro. Los saldos de las cuentas por . El dinero recibido por la compañía de crédito colección unidad se transfieren a un cajero antes de las máquinas se cerraron durante el día. En línea con esto. Un oficial es responsable de la revisión de documentos de apoyo . beneficios. La organización establecerá un sistema de compras y un departamento que se encarga de la tramitación de las solicitudes de compra. todas las solicitudes de pago para las compras importantes y los gastos. 1. caen bajo la responsabilidad de la unidad administrativa del departamento de contabilidad. 2. Sólo los gastos incluidos en el plan presupuestario s erán objeto de tratamiento para el pago. es decir. empresas de servicios públicos. recepción efectiva de las compras y las solicitudes posteriores de pagos. así como el mantenimiento del inventario de existencias. Políticas de control interno y los procedimientos para este fin son distintos. la presentación de cotizaciones. es decir. recepción y verificación de las mercancías entregadas.Los gastos considerados como leves. Estos gastos no requieren de una solicitud de aprobación de pagos y presupuestario. Procesamiento de solicitudes de pago que cubra los gastos considerables de negocios que se repiten una vez al mes. depósito o almacenamiento. mínimos. b . todos los gastos en efectivo relacionados con la adquisición de bienes. El control de los fondos utilizados para sufragar los gastos de negocios y compras Como regla general. pero todos deben ser desembolsados de acuerdo con los procedimientos del sistema de anticipos para el manejo de efectivo.cobrar son verificadas directamente con los clientes mediante el envío de cartas de confirmación. 4. licitaciones. bienes y servicios se controlan a través del desarrollo de un presupuesto debidamente planificado. nómina. incluidos los sueldos y salarios. a-El sistema de compra de las direcciones de los métodos utilizados y los procedimientos realizados en relación con la adquisición de bie nes y servicios . Un sistema de presupuestación organiza el uso de dinero como pago por los gastos y compras y se asegura de que los usos de fondos tienen fines justificables en relación con las proyecciones financieras anuales de la compañía. se hará cargo la aprobación del presupuesto oficial para referirse a la polémica y la disponibilidad de fondos. pero son parte de procesos de la empresa en materia de adquisiciones de negocios. Todas las solicitudes de los pagos sean aprobados por dos funcionarios autorizados. órdenes de compra. 3. comunes y recurrentes con frecuencia dentro de un período de cuatro semanas se pagan del fondo de caja chica que mantiene cada departamento o unidad organizativa. ) Este tipo de operaciones requiere "la aprobación de la materia" antes de que un "uno-en-una aprobación" se puede asegurar. "una sobre -un-aprobación" de la solicitud de pago será requerido. 10. ya sea manual o electrónicamente. el pago con cheque no está físicamente conferido hasta el momento en que un oficial y validez o la recepción provisional se pueden emitir. para lo cual documentación de apoyo aún no están disponibles o no sea posible. contador. 8. va a reconciliar el informe con su propio conjunto de registros para asegurar que las necesidades de financiación se han observado y que las transacciones se registren adecuadamente. El otro oficial que se aprueba asume la responsabilidad de propiedad total de la transacción. Esto significa. El departamento de compras prepara un resumen de todas las compras realizadas durante el mes y lo remite a los departamentos de contabil idad y presupuesto. la documentación y la aprobación del presupuesto. la responsabilidad del mando general de la operación serán asumidos por el oficial de más alto rango que se aprueba / s. etc. un mayor o la más alta autoridad de firma (la junta directiva) decide sobre la razonabilidad de la transacción. analista. Un inventario físico de los activos sin previo aviso de la compañía y el inventario de acciones se llevarán a cabo periódicamente . ciertos gastos con el apoyo de las justificaciones. Revisión anual y el examen de los auditores externos para evaluar el cumplimiento de la Ley Sarbanes -Oxley también se realiza. b . Estos departamentos. 6. El auditor de control interno (s) lleva a cabo una auditoría anual mediante la revisión de los registros contables y la document ación de apoyo.En casos extraordinarios. 5. las autoridades se asignan para la aprobación de rangos de valores diferentes o entre paréntesis ya que este sistema determina el alcance de la autoridad y la responsabilidad . Por otra parte. precisión y oportunidad de cada solicitud. El departamento de contabilidad se encarga de la tramitación de todas las solicitudes de pago aprobado por la emisión de cheques que se pagan a la persona o entidad mencionada en los documentos de apoyo. por el contrario.para determinar la validez. En las grandes estructuras organizativas. De lo contrario. . Es importante que el beneficiario del cheque expedir recibos oficiales que reconocer que ha recibido el pago. a .En otros casos. 9. pero la negociación en curso o los últimos acontecimientos requieren revisión por parte de un especialista (por ejemplo. 7. abogado.