Wat levert contractmanagement nu eigenlijk echt op?

1. ContractmanagementMiddelweg 63 T +31 (0)6 2183 82786584 AG Molenhoek (Lb) E [email protected] NetherlandsI www.probuylogic.nl 2. Wat is contract management (CM)?Contract management:CM is het beheren van de Managementverplichtingenadministratie van alletermijnafspraken welke middels een contractzijn vastgelegd met als doel risico’s tevermijden, kosten te bewaken en te Beheerreduceren en ondersteuning te bieden aanhet tactische en strategische inkoopbeleid.Contractbeheer:Contractbeheer is het proces dat ervoor zorgt Bewakingdat de juiste informatie op het juiste tijdstip opde juiste plaats is, ter ondersteuning van hetgehele CM-proces.Contractbewaking:Het bewaken van de naleving van devastgelegde afspraken in een contract. Hierbijwordt zowel de prestatie van de leverancierbewaakt als de prestatie van de eigenorganisatie. 3. CM en het inkoopprocesContractmanagement gaat hand in hand met de inkoop van goederen en diensten en dus methet inkoopproces. CM kan het beste toegepast worden vanaf de inkoopzijde. Het CM-procesverloopt parallel aan het inkoopproces. 4. Hoe werkt CM nu eigenlijk?Indeling CM proces:3 subprocessen:1.Specificeren behoeften 1. Het initiële inkoopproces (fase 1 t/m 3)2.Selecteren leverancier(s)2. Het contractbeheer (fase 4 t/m 11)3.Opstellen & tekenen contract 3. Het bestellen binnen een contract (afroepen)4.Registreren in (creatie)register5.Beoordelen en autoriseren6.Registreren in contractregister7.Archiveren8.Genereren en distribueren vaninformatie9. Bewaking en uitvoering enbeëindiging10. Beëindigen,volledigheidscontroles enevaluaties11. Inrichten en opschonen vanarchieven en registers 5. Links CMProces verloopInzicht – Overzicht - VerandermanagementDocumentbeheer:Een contract is een speciaal soortAnalysedocument, waardoor contractbeheerveel overeenkomsten heeft metdocumentbeheer.Registreren &Kwaliteitsmanagement:beherenKwaliteitsmanagement is er opgericht de kwaliteit van processen tewaarborgen en te verbeteren. CMMetenwaarborgt de kwaliteit van hetinkoopproces, door hetdocumenteren van dit proces enervoor te zorgen dat aan degemaakte contractuele afspraken Managementvoldaan wordt. 6. Doelstellingen CMOndersteuning strategische enEffectiviteit en (kosten) efficiëntietactische inkoopbesluitvorming van het inkoopproces verbeteren• Analysemogelijkheden binnen- en over • Centrale vastlegging van contractcontracten (informatie)• Beschikbaarheid relevante• Standaardisatie proces + kortere DLTmanagementinformatie • Besparing personeel door• Advisering op basis van verkregenstandaardisatie en automatiseringinzicht en overzicht • Voorkoming van Maverick buyingRisicobeheersing contractenBeheersing van leveranciersprestatie• Identificeren van risico’s • Actieve bewaking van mijlpalen (bv• Naleving wet- en regelgeving looptijd en opzegtermijn)• Autorisatieproces onderdeel van intern • Analyseren van actuele kosten tensysteemopzichte van geplande kosten• Standaardisatie inkoopproces en• Systematische factuurcontroleprocedures• Contractstandaarden 7. Kosten en opbrengsten CMKosten contractmanagement Potentiele opbrengsten contractmanagement• Personeelskosten: Compliance management55 % beter – Contractbeheerder(s) – Contractmanager(s) Kortingen en bonussen25% - 30% beter – Third party contractmanager(s)Inkoopkosten 2% - 7% lager• Automatiseringskosten: – Kosten op basis van SAAS Vernieuwen contracten25% beter• Initiële kosten:Evergreen contracten Niet meer van toepassing – Implementatie- – Aanschaf- / SAAS-Doorlooptijden 50% korter – Communicatie- – Dataverzamelingskosten Voorwaarden en condities Risico,autorisatie,procedures• Structurele kosten: – Borging procedures Management informatieNooit meer wachten – Uitvoeren contractbeheerprocesAnalyseren contractenMaximale uitnutting – Licenties / SAAS – Onderhoud en ondersteuningAdministratieve kosten 25% - 30% lager 8. Toegevoegde waarde ProbuylogicContractmanagement• Professioneel Contract Management uitgevoerd door Probuylogic voor al uw contracten metklanten, leveranciers, partners en personeel;• Gebruik van online Contract Management Systeem (SAAS);• Onbeperkt contracten aanmaken;• Onbeperkt contract gerelateerde documenten opslaan;• Eenvoudig KPI’s invoeren en managen;• Geautomatiseerde reminders naar leveranciers voor kortingen, bonussen en KPI’s;• Geautomatiseerde reminders naar contractverantwoordelijken binnen uw organisatie;• Gratis onbeperkt viewers aanmaken;• Eenmalige inrichting Contract Management systeem door Probuylogic;• Wekelijkse controle & maandelijkse rapportage;• Mogelijkheid voor benchmarking;• Eén aanspreekpunt voor uw organisatie;€ 4,95 per contract per maand 9. Opties contract managementOpties Probuylogic Contract Management• Contract Management Proces opzetten/optimaliseren• Achterhalen van alle contracten binnen uw organisatie• Contractscan (beoordeling en advies inzake inhoud contract)• (Her)onderhandeling van contracten• Training Contract Management systeem voor uw medewerkers € uurtarief