http://offi ce.microsoft.com/italy open action guida offi ce PC Open Aprile 2007 117 In collaborazione con Excel I grafi ci (prima parte) Il tipo di grafi co migliore è quello che consente di co-municare il messaggio nel modo più effi cace, che si trat- ti di un grafi co complesso o semplice, di linee, punti, seg- menti di cerchio o persino una combinazione di diversi tipi. Osservando e provando molti tipi di grafi co sarà pos- sibile scegliere quello più ap- propriato per le proprie fi na- lità. Personalizzando i grafici è possibile renderli più attraen- ti, interessanti ed efficaci. In questo corso verrà illustrato quanto sia facile accrescere l’impatto visivo di un grafico e renderlo più significativo uti- lizzando semplici effetti di for- mattazione incorporati. Verrà anche spiegato come far partire l’asse di un grafico da un numero diverso da zero e come modificare le informa- zioni nei grafici, dalle opera- zioni di base per modificare i titoli fino alla visualizzazione dei dati in un ordine diverso senza riorganizzare il foglio di lavoro. I grafi ci consentono di rappresentare un concetto con grande rapidità. Con un grafi co è possibile trasformare in immagine i dati presenti nel foglio di lavoro e dar corpo a un confronto o illustrare una tendenza a colpo d’occhio. In questo corso verranno presentati i concetti di base per la creazione di grafi ci in Excel Obiettivi di questa guida Al termine della guida sarete in grado di: Creare un grafico tramite la Creazione guidata Grafico. Effettuare le selezioni nella Creazione guidata Grafico. Comprendere la terminologia di base relativa ai grafici. Scegliere un tipo di grafico nella finestra di dialogo Tipo di grafico. Scegliere tra un grafico a linee e un grafico a dispersione (XY). • • • • • Sommario 1 Creare un grafico di base - Inserire testo e numeri in un foglio di lavoro .................p.119 2 Specificare le informazioni per la creazione del grafico - Come effettuare le scelte durante la produzione guidata del grafico .....................................................p.120 3 Scegliere un tipo di grafico - Tenendo conto dell’obiettivo da perseguire, come optare per il grafico più consono alle nostre esigenze ...........................p.121 open action guida office http://office.microsoft.com/italy PC Open Aprile 2007 118 � Presentazione della procedura guidata Si supponga di esaminare un foglio di lavoro in cui è visualizzato il numero di scatole di Marmellata di Poldina vendute da ognuno di tre venditori in ognuno di tre mesi. Come si crea un grafico in cui confrontare i risultati realizzati dai tre venditori in ogni mese? Per iniziare, sarà necessario selezionare i dati che si desidera inserire nel grafico, nonché le intestazioni delle colonne e delle righe. Fare quindi clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti per aprire la Creazione guidata Grafico. Quando la procedura guidata si apre, è selezionato il tipo di grafico Istogramma. È possibile selezionare facilmente un altro tipo di grafico, ma in questo caso si accetterà il tipo Istogramma, che viene comunemente utilizzato per confrontare gli elementi e che è particolarmente adatto per questo esempio. Fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti per aprire la Creazione guidata Grafico. � Visualizzazione dei dati del foglio di lavoro nel grafico In questo grafico a ogni riga di dati relativi ai venditori è stato assegnato un colore. La legenda del grafico, creata dalle intestazioni delle righe del foglio di lavoro, indica quale colore rappresenti i dati di ogni venditore. I dati relativi a Peacock, ad esempio, sono in lilla tenue. I dati relativi a ogni venditore vengono visualizzati in tre colonne separate del grafico, una per ogni mese. La cella B2 del foglio di lavoro diventa la colonna Gennaio del grafico relativa a Peacock, la cella C2 diventa la colonna Febbraio relativa a Peacock e la cella D2 diventa la colonna Marzo relativa a Peacock. L’altezza di ogni colonna del grafico è proporzionale al valore della cella rappresentata. È possibile confrontare immediatamente i risultati realizzati da un venditore con quelli degli altri e mese per mese. Sul lato sinistro del grafico, è stata creata da Excel una scala numerica in base alla quale è possibile interpretare l’altezza delle colonne. Le intestazioni delle colonne del foglio di lavoro si trovano nella parte inferiore del grafico. Le intestazioni diventano le categorie nelle quali vengono disposti i valori delle righe del foglio di lavoro. Come è possibile vedere immediatamente, il grafico mostra che Suyama ha venduto più marmellata in gennaio e febbraio, ma che ha avuto un calo in marzo, quando la migliore è stata Peacock. Le righe del foglio di lavoro diventano le colonne del grafico. Le etichette delle righe diventano il testo della legenda del grafico e le etichette delle colonne diventano i nomi delle categorie nella parte inferiore del grafico. � Aggiornare e inserire grafici Tutte le modifiche apportate ai dati del foglio di lavoro vengono immediatamente visualizzate nel grafico. Questo grafico è stato inserito dalla procedura guidata come oggetto nel foglio di lavoro, insieme ai dati, come illustrato nell’immagine. È possibile inserire un grafico anche in un foglio separato di una cartella di lavoro, come verrà spiegato nella lezione successiva. Quando un grafico è un oggetto, può essere spostato e ridimensionato, come verrà illustrato in questa esercitazione. Può anche essere stampato insieme ai dati di origine. Con la procedura guidata questo grafico è stato inserito nello stesso foglio di lavoro dei dati. È possibile spostare il grafico nel foglio di lavoro trascinandolo in una posizione differente. In questa lezione verrà illustrato come creare un rapido grafico basilare in circa dieci secondi, spiegato in che modo il testo e i numeri di un foglio di lavoro possono essere inseriti in un grafico, quindi verranno fornite alcune informazioni di base sui grafici prima dell’esercitazione alla fine della lezione. 1 Creare un grafico di base http://office.microsoft.com/italy open action guida office PC Open Aprile 2007 119 � Decidere quali informazioni inserire nel grafico Si supponga di voler effettuare un confronto relativo ai venditori, non l’uno con l’altro, ma con se stessi, al fine di visualizzarne i risultati raggiunti nel tempo. Si selezioneranno nuovamente i dati relativi a Marmellata di Poldina e si aprirà la Creazione guidata Grafico facendo clic sul pulsante Creazione guidata Grafico. Si sceglierà però il pulsante Avanti invece di scegliere Fine. Verrà visualizzata la scheda Intervallo dati al passaggio 2 della Creazione guidata Grafico. Scheda Intervallo dati: In questa scheda è possibile modificare la struttura del grafico. Nel grafico della prima lezione, a sinistra in questa immagine, vengono confrontati i venditori l’uno con l’altro, mese dopo mese. Per eseguire questo confronto, in Excel è stato effettuato il raggruppamento per colonne del foglio di lavoro e sono state confrontate le righe del foglio di lavoro. Se il raggruppamento venisse effettuato per righe e il confronto per colonne, i dati del grafico risulterebbero completamente diversi. Verrebbe mostrato come ogni venditore ha lavorato, meglio o peggio, mese per mese, come illustrato a destra dell’immagine. È possibile scegliere quale confronto effettuare selezionando Righe o Colonne nell’opzione Serie in. L’opzione presenta tale nome perché i valori del foglio di lavoro utilizzati nel grafico sono definiti serie di dati. Si sceglie se confrontare e raggruppare la serie in righe o in colonne. È possibile visualizzare il risultato della scelta effettuata nell’anteprima della scheda. Nell’esercitazione pratica si proverà a eseguire questa scelta autonomamente. Scheda Serie: In questa scheda è possibile eliminare o aggiungere una serie di dati per il grafico. È possibile, ad esempio, decidere di inserire nel grafico solo due dei tre venditori selezionati nel foglio di lavoro. La scheda consente di apportare modifiche senza tornare al foglio di lavoro e di visualizzare le modifiche in anteprima. Nota: Eliminando o aggiungendo una serie di dati in questa scheda, non vengono modificati i dati del foglio di lavoro. � Aggiungere i titoli È consigliabile aggiungere titoli descrittivi al grafico, in modo che l’argomento del grafico risulti immediatamente evidente. Nella scheda Titoli del passaggio 3 della procedura guidata sono disponibili le caselle per i tre titoli di questo grafico: uno per il grafico, nella parte superiore, e uno per ogni asse del grafico, verticale e orizzontale. I titoli, dopo essere stati immessi, vengono visualizzati nell’anteprima di questa scheda. È possibile aggiungere un titolo per il grafico digitandolo nella casella Titolo del grafico. Ad esempio: Marmellata di Poldina. La casella successiva è riservata al titolo per l’Asse delle categorie (X). Si tratta del termine utilizzato in Excel per le categorie nella parte inferiore del grafico (Gennaio e così via). È possibile denominare questo asse Vendite del primo trimestre. La casella successiva è riservata al titolo per l’Asse dei valori (Y). In questo grafico si tratta della scala numerica che indica la quantità di scatole vendute dal venditore. È possibile denominare questo asse Scatole vendute. Immettere i titoli del grafico e degli assi nella Creazione guidata Grafico. � Altre schede e opzioni Nella Creazione guidata Grafico sono disponibili più schede. Nel corso dell’esercitazione sarà possibile visualizzare le opzioni di ogni scheda ognuna delle quali include un’anteprima che consente di visualizzare l’aspetto assunto dal grafico nel caso in cui vengano modificate le opzioni selezionate. A ogni tipo di grafico corrisponde un diverso gruppo di opzioni. Di seguito sono elencate le schede dell’istogramma raggruppato: Assi Consente di nascondere o di visualizzare le informazioni mostrate lungo gli assi. Griglia Consente di nascondere o di visualizzare le linee che si estendono attraverso il grafico. Legenda Consente di inserire la legenda in posizioni diverse all’interno del grafico. Etichette dati Consente di etichettare il grafico con l’intestazione di riga e di colonna per ogni valore e con i valori numerici stessi. Fare attenzione a non saturare il grafico che risulterebbe in tal caso di difficile lettura. Tabella dati Consente di visualizzare una tabella contenente tutti i dati utilizzati per creare il grafico, ad esempio nel caso in cui si inserisca un grafico in un foglio separato della cartella di lavoro e si desideri che i dati siano visibili con il grafico. Posizione grafico Nel passaggio 4 della procedura guidata è possibile inserire il grafico selezionando l’opzione Crea nuovo foglio o Come oggetto in. Se si sceglie un nuovo foglio, è possibile scegliere il relativo titolo. Se si sceglie di inserire il grafico come oggetto, viene visualizzato nello stesso foglio dei dati del foglio di lavoro utilizzati per crearlo. Se si crea un grafico in modo rapido facendo clic su Fine quando tale pulsante viene visualizzato per la prima volta nella procedura guidata, il grafico viene automaticamente inserito Come oggetto in. In questa lezione verranno fornite informazioni su una scelta importante che è possibile effettuare durante la Creazione guidata grafico. Si sceglierà se nel grafico deve essere visualizzato un confronto tra i venditori, mese per mese, oppure un confronto tra i mesi, venditore per venditore. Nell’immagine sono illustrati entrambi i metodi. Verrà spiegato come aggiungere più dettagli al grafico, ad esempio un titolo, e verranno illustrate le opzioni presentate durante la procedura guidata. Terminata la lezione sarà possibile mettere in pratica quanto appreso. La scelta consiste nel selezionare Righe o Colonne nell’opzione Serie in 1. Griglia; 2. Legenda; 3. Tabella dati 2 Specificare le informazioni del grafico open action guida office http://office.microsoft.com/italy PC Open Aprile 2007 120 Importante saper scegliere il tipo di grafico più appropriato tra i molti a disposizione, tenendo presente l’obiettivo principale, ossia comunicare il messaggio nel modo più efficace. I vari tipi di grafico possono trasmettere un messaggio diverso in relazione agli stessi dati. Sono come diverse versioni di un’unica storia. � In un istogramma i valori vengono confrontati direttamente Si supponga di avere un foglio di lavoro indicante quante scatole di Biscotti del Mugnaio sono state vendute da ognuno dei tre venditori in ciascuno dei tre mesi. Si immagini quindi di voler creare un grafico che metta a confronto i venditori, mese per mese. Iniziare selezionando i dati che si desidera inserire nel grafico, oltre alle intestazioni delle colonne e delle righe. Fare clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard per aprire la Creazione guidata Grafico. Quando si apre la procedura guidata, è selezionato il tipo di grafico Istogramma. Un istogramma è un grafico particolarmente adatto per confrontare direttamente i valori e, dal momento che si desidera confrontare quante scatole sono state vendute da ogni venditore, si tratta della scelta appropriata. Quando si sceglie un tipo di grafico, è consigliabile optare per uno semplice, in modo che le informazioni in esso contenute risultino chiare. Come illustrato nel grafico, Peacock ha venduto più scatole in gennaio e in febbraio, ma Suyama è stato il migliore in marzo. Le dimensioni e i colori delle colonne consentono di interpretare immediatamente le informazioni. In questo grafico viene effettuato un confronto tra tre venditori, ogni mese per tre mesi. � In un Istogramma in pila vengono confrontate le parti di totali diversi E se si desidera confrontare i contributi alle vendite totali, anziché il numero di scatole? È possibile dare un’enfasi diversa agli stessi dati creando un altro tipo di grafico, l’Istogramma in pila. Per passare da un istogramma a un istogramma in pila, selezionare il bordo del grafico con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico con il tipo di grafico Istogramma selezionato. Sul lato destro della finestra di dialogo, selezionare un istogramma tra le diverse forme mostrate nell’area Scelte disponibili. Facendo clic su una di queste, quindi scegliendo OK, cambierà il tipo di grafico. In un istogramma in pila vengono confrontati i contributi a un totale di valori diversi, mostrando le unità o le percentuali. Il grafico qui illustrato è un istogramma in pila 100% che mostra i contributi come percentuali. Invece di confrontare quanto ogni persona ha venduto ogni mese, in questo grafico viene evidenziato il contributo relativo apportato da ogni venditore al totale di ogni mese. Sull’asse dei valori a sinistra vengono ora visualizzate le percentuali invece del numero di scatole vendute. È presente una sola colonna per mese anziché tre, con i valori dei tre venditori impilati l’uno sull’altro. È possibile rendersi conto facilmente di quanto Peacock abbia contribuito alle vendite e di come marzo si distingua dai mesi precedenti. L’utilizzo del sottotipo Istogramma in pila o del sottotipo Istogramma non in pila di base dipende dalle informazioni che si desidera trasmettere. Potrebbero essere utilizzati entrambi. Senza modificare effettivamente il grafico, nella finestra di dialogo Tipo di grafico è possibile verificare l’aspetto dei dati nei diversi tipi e sottotipi di grafico. Selezionarne uno e visualizzarlo in anteprima facendo clic e tenendo premuto il pulsante Tenere premuto per visualizzare l’esempio. Dopo avere scelto il grafico più appropriato, scegliere OK per apportare le modifiche In questo grafico è evidenziato il contributo relativo apportato da ogni venditore, di mese in mese. 3 Scegliere un tipo di grafico http://office.microsoft.com/italy open action guida office PC Open Aprile 2007 121 � Un grafico a linee consente di confrontare i valori nel tempo Un tipo di grafico adatto a rappresentare le modifiche e gli andamenti nel tempo è il grafico a linee. È possibile rendere immediatamente evidenti i confronti delle prestazioni dei venditori mostrando i numeri mensili in questo modo. A tale scopo, selezionare il bordo del grafico con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Tipo di grafico dal menu di scelta rapida. Quando la finestra di dialogo Tipo di grafico si apre, selezionare un grafico a linee nell’elenco Tipo di grafico. In questo grafico è possibile verificare come le vendite di Suyama siano nettamente aumentate in febbraio prima di assestarsi in marzo. Anche Peacock e Davolio hanno raggiunto il picco in febbraio, ma hanno subito un calo in marzo. È possibile comprendere questi andamenti in altri tipi di grafico, ma in un grafico a linee risultano molto più evidenti. In questo grafico viene mostrato l’andamento delle vendite nel tempo per ogni venditore, mese per mese. � Scegliere tra un grafico a linee e un grafico a dispersione (XY) Quando si apre la Creazione guidata Grafico o la finestra di dialogo Tipo di grafico, i grafici a linee e i grafici a dispersione (XY) sembrano molto simili nell’elenco Tipo di grafico. In realtà sono piuttosto diversi, come è possibile notare nei grafici qui illustrati. È importante scegliere quello più adatto. Di seguito sono riportate alcune indicazioni che possono essere d’aiuto nella scelta. I grafici a linee sono adatti per visualizzare gli andamenti nel tempo di dati numerici relativi all’azienda, quali le vendite, i profitti e le entrate. Utilizzare un grafico a linee se si desidera inserire le date nella parte inferiore del grafico, per rendere immediatamente evidente l’evoluzione nel corso del tempo. I grafici a linee contengono in genere un solo gruppo di numeri, mostrati sull’asse verticale. Un grafico a dispersione (XY) consente di confrontare due gruppi di numeri contemporaneamente, uno sull’asse X orizzontale, l’altro sull’asse Y verticale. I valori dei dati vengono distribuiti attraverso il grafico. È possibile collegare i valori con linee, che però non rappresentano gli andamenti nel tempo. I grafici a dispersione (XY) sono adatti per rappresentare confronti tra numeri, ad esempio dati scientifici o statistici, in cui è necessario inserire in un solo grafico diverse misurazioni. Se si desiderasse mostrare quanti casi di influenza si sono riscontrati in diverse fasce di età o il reddito medio in città di diversa grandezza, un grafico a dispersione (XY) sarebbe il più appropriato 1. Grafico a linee; 2. Grafico a dispersione (XY) 1 2 � Un grafico a torta consente di confrontare le parti di un totale E se si desiderasse solo una visione d’insieme? È possibile creare un grafico a torta, che è concepito per mostrare i confronti all’interno di un singolo gruppo di valori e come le parti contribuiscano a formare l’intero. È il tipo di grafico ideale per visualizzare il contributo di ogni mese a un totale di vendite trimestrali. Per creare un grafico a torta, selezionare innanzitutto i titoli e i totali delle colonne del foglio di lavoro, come verrà illustrato nell’esercitazione. Fare quindi clic sul pulsante Creazione guidata Grafico sulla barra degli strumenti Standard per aprire la Creazione guidata Grafico, nella quale si selezionerà il tipo di grafico Torta. Nel grafico qui illustrato, è possibile verificare che in febbraio è stato realizzato quasi il 50% delle vendite del primo trimestre. Tale informazione non era così evidente negli istogrammi. Sono disponibili svariati sottotipi di grafico a torta, ad esempio 3D, che è di aspetto gradevole, ma può essere di difficile comprensione se contiene molte sezioni. Anche in questo caso, scegliere la forma di grafico più adatta alle informazioni in esso contenute. In questo grafico a torta viene mostrato come ogni cifra relativa alle vendite mensili contribuisca al totale trimestrale http://offi ce.microsoft.com/italy open action guida offi ce PC Open Febbraio 2007 121 In collaborazione con Excel 2003 Calcolare le ore e le date tramite le formule Quanti giorni lavorati-vi occorre ancora sop-portare prima di poter- si fi nalmente godere le ferie? Quale sarà la data fi nale di un importante progetto? Le risposte a questi e a tan- ti altri interrogativi vengono fornite da questo corso su Excel, il cui obiettivo è pro- prio quello di spiegare in che modo servirsi delle formule per ricavare, ad esempio, il numero esatto di giorni che intercorrono tra due date. Inoltre, per puro diverti- mento, verrà illustrato come individuare il numero di gior- ni corrispondenti alla propria età alla data corrente. Due capitoli dedicati al cal- colo di date, giorni e ore e un capitolo dedicato alla conver- sione dei numeri tra diverse unità di misura, il tutto corre- dato dal consueto test di veri- fica di chiusura. Quante ore di lavoro sono state effettuate questa settimana? Qual è il totale se si sottraggono le pause pranzo? Ecco come utilizzare le formule per compilare una scheda attività in Excel Obiettivi di questa guida Al termine della guida sarete in grado di: Calcolare il numero di ore lavorative giornaliere o settimanali. Convertire un numero da un'unità di misura a un'altra, ad esempio gli anni in minuti. Il numero di giorni intercorrenti tra due date. La data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi. La data che cade dopo un determinato numero di anni, mesi o giorni. • • • • • Sommario 1 Calcolare il numero di ore lavorative - Interpretazione delle ore in Excel ................................p.122 2 Convertire numeri da un’unità di misura a un’altra - Convertire gli orari .....................................................p.124 3 Calcolare le date tramite formule - Interpretazione delle date in Excel ................................p.124 4 Test di verifica ...........................................................p.127 open action guida office http://office.microsoft.com/italy PC Open Febbraio 2007 122 1 Calcolare il numero di ore lavorative Quando si immette un’ora in un foglio di lavoro, que-ste informazioni vengono interpretate in modo diverso ri- spetto al consueto. Normalmen- te, 12.00 AM indica un’ora del giorno espressa in ore e minuti, mentre in Excel corrisponde al numero decimale 0 e 12.00 PM corrisponde al numero decima- le 0,5. In questa lezione verrà il- lustrato in che modo l’interpreta- zione delle ore in Excel consenta di eseguire il calcolo dell’ora, e come digitare le ore in un forma- to che Excel sia in grado di com- prendere. Acquisire alcuni con- cetti di base sulle ore prima di ef- fettuare i calcoli si tradurrà in un risparmio di tempo in futuro. � L’orario iniziale è mezzanotte In Excel le ore vengono memorizzate per ogni periodo di 24 ore come numeri decimali compresi tra 0 e 1 (escluso). Ogni periodo di 24 ore inizia a mezzanotte, ovvero alle 0.00, che viene memorizzata come 0. Mezzogiorno, ovvero le 12.00, è memorizzato come 0,5 poiché l’arco di tempo tra mezzanotte e mezzogiorno rappresenta metà giornata. Alle 0.00 l’orologio riparte da 0. Le ore vengono memorizzate come numeri decimali perché in questo modo Excel è in grado di eseguire calcoli aritmetici sulle ore. Per calcolare un lasso di tempo, ad esempio, viene sottratto il numero iniziale dal numero finale. La differenza tra le 12.00 (0,5) e le 18.00 (0,75) è 0,25, un quarto di giornata (0,75 – 0,5 = 0,25). � Formati di ora riconosciuti in Excel Utilizzare il punto per separare le parti di un’ora digitata in Excel. Se si digita 1.30.00, le informazioni immesse verranno riconosciute come ora e memorizzate come numero decimale 0,063136574. Se non si desidera tenere traccia dei secondi, è sufficiente digitare 1.30, valore che verrà memorizzato come 0,0625. Per immettere un’ora in base al formato 12 ore anziché al formato 24 ore, digitare uno spazio e, quindi, una “a” oppure una “p” dopo l’ora, ad esempio 9.00 p. Se non si aggiunge la “a” oppure la “p”, l’ora verrà immessa nel formato 24 ore. In Excel l’ora 9.00 viene memorizzata come 0,375 e l’ora 21.00 come 0,875. È possibile selezionare i formati delle ore scegliendo Celle dal menu Formato per aprire la finestra di dialogo Formato celle illustrata a lato. Nota Per verificare come le informazioni di una cella vengono interpretate in Excel, selezionare la cella e controllare la barra della formula nella parte superiore del foglio di lavoro. Ad esempio, se una cella contiene 9.00, nella barra della formula verrà visualizzato il valore 9.00.00. 1. Selezionare Ora nell’elenco Categoria. 2. Selezionare un formato di ora nell’elenco Tipo. � Utilizzare le ore nelle formule Per effettuare calcoli aritmetici in Excel si utilizzano le formule. In questa lezione verrà descritto l’utilizzo di una semplice formula per calcolare il numero di ore di lavoro giornaliere per compilare una scheda attività in Excel. Verrà inoltre illustrato come utilizzare la funzione SOMMA per ricavare il numero di ore di lavoro di ogni giornata, sottratto il tempo della pausa pranzo. Per puro divertimento, verrà spiegato come calcolare il numero di minuti corrispondente alla propria età utilizzando la funzione CONVERTI per trasformare gli anni in minuti. � Calcolare il numero di ore lavorative in un giorno Si supponga di utilizzare Excel per compilare un cartellino di presenza sommando le ore lavorative di ogni giorno. Per sommare le ore relative a lunedì, digitare la seguente formula nella cella B4: =(B3-B2)*24 Durante l’immissione, il segno di uguale (=) indica a Excel che verrà immessa una formula. B3 e B2 sono i riferimenti di cella che fanno riferimento ai valori di tali celle. L’operatore segno meno indica a Excel di sottrarre un valore dall’altro. Le operazioni all’interno delle parentesi, in questo caso la sottrazione, vengono eseguite per prime. L’operatore asterisco indica quindi a Excel di moltiplicare il risultato restituito da B3-B2 per 24, per la conversione dal sistema di ora decimale di Excel al sistema a 24 ore. Il risultato di questa formula è 9 ore. Se successivamente si desidera verificare come è stato ottenuto questo risultato, la formula è visibile nella barra della formula ogni volta che si seleziona la cella B4. È inoltre possibile fare doppio clic sulla cella B4 per visualizzare la formula nella cella. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula Interpretazione delle ore in Excel Ora visualizzata Ora memorizzata in Excel 0.00.00 0 11.59.59 0,499988426 12.00.00 0,5 23.59.59 0,999988426 Nome funzione Utilizzo SOMMA Somma di valori in celle specificate CONVERTI Conversione di un numero da un’unità di misura a un’altra http://office.microsoft.com/italy open action guida office PC Open Febbraio 2007 123 � Calcolare le ore lavorative sottraendo la pausa pranzo Se nel cartellino di presenza è necessario escludere il tempo dedicato alla pausa pranzo ogni giorno, il calcolo richiederà qualche operazione in più. Nella cella B6 sarà necessario digitare la seguente formula: =SOMMA((B5-B4)*24;(B3-B2)*24) (B5-B4)*24 sottrae l’ora di fine della pausa pranzo dall’ora di uscita e, quindi, moltiplica il risultato per 24 per la conversione dal sistema di ora decimale di Excel al sistema a 24 ore. (B3-B2)*24 sottrae l’ora di entrata dall’ora di inizio della pausa pranzo, e quindi moltiplica il risultato per 24. La funzione SOMMA, infine, calcola la somma dei risultati dei due calcoli precedenti. La quantità di ore lavorative per la giornata di lunedì è 8,25, esclusa la pausa pranzo. I valori B5-B4 e B3-B2 sono gli argomenti, ovvero le informazioni in base alle quali verrà eseguito il calcolo mediante la funzione SOMMA. Tali argomenti sono separati dal punto e virgola. La parentesi aperta dopo SOMMA e la parentesi chiusa alla fine della formula separano la funzione SOMMA dai relativi argomenti. I riferimenti alle celle nei due calcoli separati sono racchiusi tra parentesi in modo che la sottrazione venga eseguita prima della moltiplicazione. Nota La funzione SOMMA è solo una delle numerosissime funzioni disponibili in Excel. Nel corso “Cercare funzioni e immettere argomenti” sono disponibili informazioni più dettagliate su come individuare altre funzioni utilizzabili per tutti i tipi di calcolo. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula � Copiare una formula di ora Per calcolare le ore lavorative totali per ogni singola giornata di una serie di giorni, è più facile copiare la formula del lunedì anziché digitare una nuova formula per ogni giorno. Ad esempio, per sommare le ore di martedì e mercoledì, selezionare la cella B6 contenente la formula del lunedì, posizionare il puntatore del mouse nell’angolo inferiore destro della cella fino a quando non viene visualizzata la croce nera (+) e trascinare il quadratino di riempimento sulle celle C6 e D6. La formula si sposterà insieme al quadratino di riempimento e utilizzerà i valori presenti nelle colonne in cui viene trascinata. Quando si rilascia il quadratino di riempimento, vengono visualizzati i totali di martedì e mercoledì. Per calcolare il totale per tutti i giorni, continuare a trascinare il quadratino di riempimento sulle celle di giovedì e venerdì. Nota Il quadratino di riempimento può essere utilizzato solo per copiare formule in celle adiacenti, sia orizzontalmente che verticalmente. 1. Selezionare la cella B6 contenente la formula relativa a lunedì. 2. La formula della cella B6 è visibile nella barra della formula. 3. Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle C6 e D6 � Calcolare le ore lavorative settimanali Quando si è pronti per calcolare le ore lavorative totali alla fine della settimana, è possibile utilizzare di nuovo la funzione SOMMA senza, però, digitare la formula. Per calcolare il totale, è possibile selezionare la cella G6 e quindi fare clic sul pulsante Somma automatica sulla barra degli strumenti standard per immettere la funzione SOMMA. Verrà immessa automaticamente la seguente formula: =SOMMA(B6:F6) Quando si preme INVIO, la funzione SOMMA addizionerà tutti i valori nell’intervallo di celle da B6 a F6 (i due punti indicano un intervallo). Il totale è 40,25. Quando si fa clic sul pulsante Somma automatica viene cercato un intervallo contiguo di celle contenenti numeri nella colonna sopra o nella riga a sinistra. L’intervallo selezionato viene evidenziato con una cornice intermittente colorata per consentire di scegliere un intervallo diverso qualora la selezione automatica non sia corretta. Nota È anche possibile digitare la formula direttamente nella cella. In tal caso, tuttavia, si corre il rischio di commettere errori, e il tempo necessario è superiore rispetto a quando si utilizza il pulsante Somma automatica. 1. Selezionare la cella G6 e quindi fare clic sul pulsante Somma automatica. 2. Le celle inserite nella formula verranno evidenziate con una cornice intermittente colorata e la formula verrà visualizzata nella cella G6. 3. Premere INVIO per visualizzare il risultato nella cella G6. 4. Selezionare la cella G6 per visualizzare la formula nella barra della formula. open action guida office http://office.microsoft.com/italy PC Open Febbraio 2007 124 2 Numeri da un’unità di misura a un’altra � Convertire gli orari La funzione CONVERTI consente di convertire un numero da un’unità di misura all’altra, ad esempio gli anni in giorni, ore, minuti o secondi. Si supponga di avere esattamente 33 anni e di voler calcolare il numero di minuti corrispondenti. Immettere la seguente formula in una cella vuota: =CONVERTI(33;”yr”;”mn”) Il risultato è 17.356.680 minuti. In questo esempio 33 è il valore da convertire, “yr” indica l’unità di misura di 33 e “mn” indica l’unità di misura verso cui si desidera effettuare la conversione. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula 3 Calcolare le date tramite formule � Il calendario inizia dal 1900 In Excel le date sono memorizzate come numeri seriali a partire da 1, che rappresenta il primo gennaio 1900. Questa è la data iniziale del calendario di Excel. Ogni giorno successivo viene memorizzato aggiungendo un numero alla sequenza, ad esempio il 2 gennaio 1900 è memorizzato come 2. Se si digita 22/08/2005, la data verrà memorizzata come 38586. Aggiungendo infatti 38585 giorni al primo gennaio 1900 si ottiene il 22 agosto 2005. La memorizzazione delle date come numeri seriali rende possibile l’esecuzione di calcoli con le date in Excel. Per calcolare il numero di giorni intercorrenti tra due date, ad esempio, viene eseguita una sottrazione tra i due numeri seriali. Nota Nelle formule di Excel non è possibile utilizzare date anteriori al primo gennaio 1900. In Excel le date sono memorizzate come numeri seriali. � Formati di data riconosciuti in Excel Utilizzare una barra o un trattino per separare le parti di una data in Excel. Le informazioni in questo formato sono interpretate da Excel come date e memorizzate come numero seriale, ad esempio 22/08/2005 e 22-ago-2005 vengono entrambe memorizzate come 38586. Anche 22 agosto 2005 viene interpretata come data. È possibile che le date digitate utilizzando un particolare formato vengano invece visualizzate nel formato predefinito. Se ad esempio si digita 22 agosto 2005, è possibile che il formato venga cambiato automaticamente in 22-ago-05 o un altro formato predefinito. Indipendentemente dal formato, il numero seriale della data sarà 38586, a meno che non si utilizzi un formato non riconosciuto in Excel come data. Se ad esempio si digita agosto 22 2005 o 22,08,05, queste informazioni vengono memorizzate come testo normale anziché come 38586. Per ulteriori esempi di utilizzo delle barre e dei trattini nella formattazione delle date, è possibile aprire la finestra di dialogo Formato celle illustrata nella figura. 1. Selezionare Data nell’elenco Categoria. 2. Selezionare un formato di data nell’elenco Tipo. In Excel le date assumono un significato diverso rispetto al consueto. Normalmente, l’in- sieme di cifre 22/08/2005 indica un giorno, un mese e un anno, mentre in Excel corrisponde a un numero, precisamente al numero seriale 38586. In questa lezione verrà illu- strato in che modo l’interpre- tazione delle date in Excel con- senta di effettuare calcoli arit- metici e come immettere le da- te in un formato che Excel è in grado di comprendere. L’acquisizione di alcuni con- cetti di base sulle date prima di effettuare i calcoli si tradur- rà in un notevole risparmio di tempo in futuro. Interpretazione delle date in Excel http://office.microsoft.com/italy open action guida office PC Open Febbraio 2007 125 � Utilizzare formule per il calcolo delle date Per effettuare calcoli aritmetici in Excel si utilizzano le formule. In questa lezione verrà spiegato come utilizzare una semplice formula per calcolare il numero di giorni che intercorrono tra due date specifiche, e verrà inoltre spiegato perché risulti molto importante digitare le date in un modo riconoscibile in Excel. Verrà inoltre illustrato come utilizzare le formule predefinite, ossia le funzioni, per eseguire altri tipi di calcoli sulle date, come ad esempio il calcolo del numero di giorni corrispondenti alla propria età. Nella tabella a fianco sono schematizzate le quattro funzioni che prenderemo in esame: GIORNI.LAVORATIVI.TOT, GIORNO.LAVORATIVO, DATA e OGGI. � Calcolare il numero di giorni tra due date Si supponga che la data corrente sia 9 giugno 2004. Le ferie inizieranno il 21 agosto 2004 e si desidera sapere quanti giorni mancano. Per eseguire questo calcolo, è sufficiente digitare una semplice formula in una cella vuota, in questo esempio la cella B5: =A3-A2 Tra le due date intercorrono 73 giorni. È possibile utilizzare queste date in una formula perché i valori nelle celle A2 e A3 vengono riconosciuti da Excel come date grazie al loro formato e memorizzati come numeri seriali. Il numero seriale corrispondente a 09/06/2004 è stato sottratto dal numero seriale corrispondente a 21/08/2004: 38220 meno 38147 uguale 73. Il segno di uguale (=) digitato in una cella vuota viene interpretato da Excel come inizio di una formula. L’operatore segno meno (-) indica a Excel di sottrarre un valore da un altro. A3 e A2 sono i riferimenti di cella che fanno riferimento ai valori di tali celle. Se successivamente si desidera sapere come è stato ottenuto questo risultato, la formula potrà essere visualizzata nella barra della formula sulla parte superiore del foglio di lavoro ogni volta che si seleziona la cella utilizzata. È inoltre possibile fare doppio clic sulla cella per visualizzare la formula nella cella. Nota Il risultato della formula, ovvero 73, verrà inizialmente visualizzato nel formato di data perché i valori nelle celle A2 e A3 sono espressi in un formato di data. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula � Calcolare il numero di giorni lavorativi tra due date Per calcolare il numero di giorni lavorativi (da lunedì a venerdì) intercorrenti tra due date non è possibile sottrarre semplicemente una data dall’altra. A tale scopo è necessario utilizzare una formula preimpostata, la funzione GIORNI.LAVORATIVI.TOT, che calcola il numero netto di giorni lavorativi tra due date. Si supponga, come in precedenza, che la data corrente sia 9 giugno 2004 e che le ferie inizieranno il 21 agosto 2004. Questa volta si desidera calcolare il numero di giorni lavorativi che mancano prima delle ferie. Digitare la seguente formula in una cella vuota: =GIORNI.LAVORATIVI.TOT(A2;A3) Alle ferie mancano 53 giorni lavorativi. I valori nelle celle A2 e A3 sono gli argomenti, ovvero le informazioni che indicano a GIORNI.LAVORATIVI.TOT i dati con i quali eseguire i calcoli. Le parentesi separano la funzione dagli argomenti. Gli argomenti all’interno delle parentesi sono separati dal punto e virgola. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula � Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi Si supponga di voler calcolare una data, ad esempio la data di scadenza di una fattura o la data di fine di un progetto, che cade un determinato numero di giorni lavorativi (da lunedì a venerdì) prima o dopo una determinata data. L’operazione è semplice grazie alla funzione GIORNO.LAVORATIVO. Si supponga di avere a disposizione 100 giorni lavorativi per completare un progetto che avrà inizio il 28/04/2006 e di voler calcolare la data di fine del progetto. Immettere innanzitutto tali valori nelle celle A2 e A3, come illustrato nell’immagine, quindi immettere le date di eventuali festività che potrebbero influire sul Nome della funzione Valore restituito GIORNI.LAVORATIVI.TOT Il numero netto di giorni lavorativi intercorrenti tra due date GIORNO.LAVORATIVO La data che cade un determinato numero di giorni lavorativi dopo un’altra data DATA La data che cade un determinato numero di anni, mesi o giorni dopo un’altra data OGGI La data corrente segue �� open action guida office http://office.microsoft.com/italy PC Open Febbraio 2007 126 calcolo specificando ogni festività in una cella separata e infine digitare la formula in una cella vuota: =GIORNO.LAVORATIVO(A2;A3;A4:A6) Il progetto dovrà essere completato entro il 20/09/06. Per determinare questa data, sono stati aggiunti 100 giorni (il valore nella cella A3) a 28/04/2006 (il valore nella cella A2), escludendo automaticamente i fine settimana e le festività di tale periodo elencate nell’argomento A4:A6 (i due punti indicano un intervallo di celle). I singoli argomenti sono separati dal punto e virgola. Le parentesi separano gli argomenti dalla funzione. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula � Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di mesi Si supponga di avere a disposizione 25 mesi a partire dal 09/06/2007 per completare un progetto e di voler calcolare la data di fine del progetto. Per eseguire questo calcolo è possibile utilizzare la funzione DATA. Questa funzione utilizza tre argomenti: l’anno, il mese e il giorno. Dopo aver immesso 25 nella cella B2, è necessario digitare la seguente formula nella cella A4: =DATA(2007;6+B2;9) 2007 è l’argomento relativo all’anno, 6 più il valore nella cella B2 è l’argomento relativo al mese e 9 è l’argomento relativo al giorno. Gli argomenti sono separati da punti e virgola e racchiusi tra parentesi. Il progetto terminerà il 09/07/2009. Essendo stato digitato il riferimento di cella (B2) anziché il valore presente nella cella (25), in caso di modifica del valore il risultato verrà aggiornato automaticamente. Se ad esempio il periodo di tempo disponibile cambia da 25 a 23 mesi, per ottenere la nuova data 09/05/2009 sarà sufficiente modificare il valore nella cella B2 da 25 a 23, senza digitare nuovamente la formula. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula � Calcolare una data che cade dopo un determinato numero di anni, mesi e giorni Si supponga ora di avere a disposizione 1 anno, 7 mesi e 5 giorni a partire dal 9 giugno 2007 per completare un progetto e di voler calcolare la data di fine del progetto. Anche in questo caso è necessario utilizzare la funzione DATA, immettendo tali valori nelle celle come illustrato nella figura e digitando la seguente formula nella cella A6: =DATA(2007+B2;6+B3;9+B4) 2007 più il valore nella cella B2 è l’argomento relativo all’anno, 6 più il valore nella cella B3 è l’argomento relativo al mese e 9 più il valore nella cella B4 è l’argomento relativo al giorno. Il progetto terminerà il 14 gennaio 2009. Come nella formula precedente, essendo stati digitati i riferimenti di cella B2, B3 e B4 anziché i valori stessi, in caso di modifica di tali valori il risultato verrà aggiornato automaticamente. Se il tempo a disposizione per il completamento del progetto aumenta o diminuisce, dopo la modifica di un valore nella cella B2, B3 o B4 il risultato verrà aggiornato automaticamente. 1. Formula nel foglio di lavoro 2. Risultato della formula 3. Formula nella barra della formula � Calcolare la propria età in giorni La funzione OGGI è una delle poche funzioni di Excel che non richiede argomenti. Le parentesi aperta e chiusa sono invece necessarie: =OGGI() OGGI inserisce la data corrente, che viene aggiornata ogni volta che una cartella di lavoro viene aperta o ricalcolata. A scopo di esercizio è possibile provare a utilizzare la funzione OGGI per calcolare la propria età in giorni alla data corrente. Nota Le funzioni descritte in questa lezione rappresentano solo una parte delle numerosissime funzioni disponibili in Excel. Nel corso “Cercare funzioni e immettere argomenti” viene illustrato come cercare altre funzioni utilizzabili per tutti i tipi di calcolo. La funzione OGGI non ha argomenti. http://office.microsoft.com/italy open action guida office PC Open Febbraio 2007 127 5 Test di verifica A L’immissione “11.00” viene interpretata da Excel come: 1. 11.00.00 2. 23.00.00 Risposta corretta = 1. Le ore vengono interpretate nel formato a 24 ore a meno che non si digiti una “a” oppure una “p” dopo l’ora. B Per selezionare formati di ora diversi, scegliere Celle dal menu Formato e quindi fare clic su: 1. Carattere 2. Numero 3. Motivi Risposta corretta=2. Nella scheda Numero fare quindi clic su Ora nell’elenco Categoria e selezionare un formato nell’elenco Tipo. C Quale delle seguenti formule consente di calcolare le ore lavorative di un giorno? 1. =B3-B2*24 2. =(B3-B2)*24 Risposta corretta=2. Poiché le operazioni tra parentesi vengono eseguite per prime, verrà innanzitutto sottratto il valore nella cella B2 dal valore nella cella B3 e quindi il risultato verrà moltiplicato per 24. D Quale delle seguenti formule consente di calcolare le ore lavorative sottraendo la pausa pranzo? 1. =SOMMA((B5-B4)*24; (B3-B2)*24) 2. =SOMMA(B5-B4)*24; (B3-B2)*24) Risposta corretta=1. In questa formula è presente una parentesi aperta dopo SOMMA che consente di separare la funzione dai relativi argomenti. La parentesi chiusa si trova alla fine della formula, dopo 24. E Quale delle seguenti date verrà memorizzata in Excel come testo normale anziché come numero seriale? 1. 23/06/06 2. 23-giu-06 3. giugno 23 2006 Risposta corretta=3. Questa data non è formattata in modo da essere interpretata come data in Excel. F Che cosa accade se si utilizza una formula per eseguire un calcolo con le date, ma una delle date è stata digitata in un formato non riconosciuto in Excel? 1. Viene visualizzato un messaggio per informare che è necessario riformattare la data. 2. Viene visualizzato un valore di errore. 3. La data viene riformattata automaticamente nel formato corretto. Risposta corretta=2. Anziché il risultato di una formula viene visualizzato #VALORE!. In questo caso, il valore di errore significa che una cella della formula contiene testo anziché una data. G Quale delle seguenti funzioni può essere utilizzata per calcolare la data che cade dopo un determinato numero di giorni lavorativi? 1. GIORNI.LAVORATIVI.TOT 2. GIORNO.LAVORATIVO 3. OGGI Risposta corretta=2. Questa funzione consente di calcolare una data, ad esempio una data di scadenza o una data di fine, che cade un determinato numero di giorni lavorativi prima o dopo un’altra data. H Che cosa è necessario digitare per iniziare a creare una formula in Excel? 1. Una funzione 2. Operatori matematici 3. Un segno di uguale (=) Risposta corretta=3. Ogni formula inizia con un segno di uguale. Se una formula non genera risultati, verificare se è presente un segno di uguale all’inizio. Scrivi qui le tue risposte A B C D E F G H PC Open Marzo 2006111 open action guida Excel propone alcune pro-cedure guidate che con-sentono di realizzare analisi previsionali anche molto complesse. Spesso, però, i risultati delle elabora- zioni sono di difficile, se non impossibile, interpretazione. In questa dispensa vi fornia- mo la chiave di lettura per in- terpretare senza problemi gli output (decisamente poco chiari) che scaturiscono dal- le procedure previste per realizzare un’importante analisi previsionale (la re- gressione multipla), e vi spie- ghiamo come trasformarli fa- cilmente in eloquenti tabelle. Ma c’è di più: il modello che accompagna la presente di- spensa (Regressione multi- pla.xls nel DVD Base, cartella CD3/Modelli_Schede_Prati- che) consente di eseguire l’a- nalisi in modo trasparente, lasciando all’utente il solo compito di inserire i dati da elaborare. Chiunque, pertan- to, può realizzare un’analisi che sarebbe altrimenti esclu- sivo appannaggio di addetti ai lavori. L’analisi in oggetto consente di eseguire previ- sioni di situazioni della più disparata natura, influenzate da più variabili. Per esem- pio, è possibile stimare le vendite di un prodotto se si pratica un certo prezzo e si prevedono determinati inve- stimenti pubblicitari, oppu- re, si possono prevedere i consumi di bevande in gior- nate in cui l’umidità dell’aria e la temperatura massima tocchi certi valori. Conside- rando che la regressione multipla è una variante evo- luta della regressione linea- re, una analisi nella quale le stime sono in funzione di una sola variabile, per facilitare la comprensione degli argo- menti trattati a chi volesse scendere nei dettagli, le ab- biamo dedicato un capitolo. Però, chi vuole utilizzare su- bito l’applicazione esemplifi- cativa senza approfondirne gli aspetti teorici, dal mo- mento che non è necessaria alcuna conoscenza specifica può passare subito al capito- lo che ne descrive l’impiego. di Alberto Nosotti In questa dispensa vi spieghiamo come realizzare sofisticate analisi previsionali senza necessariamente conoscere la statistica La regressione lineare - Un po’ di teoria p. 112 - L’analisi grafica p. 112 La regressione multipla - Come opera p. 114 - Come eseguirla p. 114 Realizzare il modello - Impostare i calcoli p. 116 - Registrare la macro p.116 Utilizzare il modello - Inserire i dati p. 118 - Lanciare la macro p. 118 Per lavorare meglio - Ampliare la zona dati p. 119 - Modificare le espressioni p. 119 5 4 3 2 1 sfera di cristallo con computer... Excel 2003: utilizzare gli strumenti di analisi per eseguire previsioni Excel 2003: utilizzare gli strumenti di analisi per eseguire previsioni PC Open Marzo 2006112 open action guida La regressione lineare La descrizione di questa analisi facilita la comprensione dei principi della regressione multipla Se creiamo il grafico corri-spondente ad una serie divalori storici, un’analisi di regressione lineare consente di tracciare una linea retta che ne approssima nel modo migliore l’andamento. La retta viene de- finita linea di tendenza. Dal mo- mento che matematicamente una retta è individuata dall’e- quazione di primo grado Y = a X + b, l’analisi di regressione con- sente di calcolare i valori del coefficiente a e della costante b. Per gli amanti della nomen- clatura aggiungiamo che i valo- ri storici sono definiti Variabili dipendenti, mentre i periodi temporali cui si riferiscono si indicano come Variabili indi- pendenti. Ne deriva così un’al- tra importante considerazione. Poiché, l’equazione individuata lega i valori storici a quelli tem- porali, sarà possibile, specifi- cando altri periodi temporali (quindi nuove variabili indi- pendenti), calcolare le corri- spondenti variabili dipendenti, vale a dire le previsioni. Va da se che i nuovi valori temporali debbono auspicabilmente rife- rirsi a periodi futuri immediata- mente successivi all’ultimo da- to storico di cui si dispone, pe- na l’inaffidabilità della previsio- ne. Il modulo grafico di Excel di- spone di una opzione che con- sente, dato il grafico dei dati storici, di inserirvi automatica- mente una linea di tendenza. Concludiamo con una precisa- zione. Se, al momento di ese- guire l’analisi, risultasse che al- cune delle necessarie funzioni Excel non fossero disponibili, bisogna procedere al loro cari- camento. Aprire il menu Stru- menti, selezionare Componenti aggiuntivi, e nella maschera che si apre spuntare la voce Stru- menti di analisi. � La retta di regressione In pratica, l’analisi fornisce il coefficiente a, e la costante b e dell’equazione della retta che interpreta l’andamento dei dati storici. Una volta individuata la retta, basterà prolungarla in corrispondenza di periodi temporali futuri per ottenere le corrispondenti stime di vendita. È appena il caso di ricordare che i periodi temporali da prendere in esame devono essere necessariamente omogenei. In altre parole, partendo da dati mensili si possono eseguire previsioni mensili, partendo da dati annuali le proiezioni si riferiscono ai prossimi anni, e così via. � Le proiezioni Calcolati il coefficiente e la costante di regressione, basterà sostituire nella corrispondente equazione tali valori, ed assegnare alla variabile X il numero corrispondente al periodo temporale da proiettare. Per esempio, se i dati storici elaborati sono dodici, per prevedere i risultati del tredicesimo mese e del quattordicesimo mese si assegneranno alla variabile X i valori 13, e 14. Si noti che l’analisi fornisce anche il cosiddetto coefficiente di attendibilità dei risultati (R2), che sono tanto più corretti quanto il suo valore si avvicina a 1. � La regressione lineare secondo Excel Chi non è interessato ai principi che regolano un’analisi di regressione lineare può comunque eseguirla graficamente senza problemi avvalendosi della procedura guidata prevista da Excel. In pratica, basta realizzare il grafico dei dati a disposizione, e lanciare poi la suddetta procedura. Nella pagina a fianco descriviamo passo per passo le operazioni da eseguire per realizzare una previsione di vendita utilizzando il metodo della regressione lineare. � I dati storici Un’analisi di regressione lineare prende le mosse da una serie storica di dati che, opportunamente elaborati, consentono di eseguire proiezioni a breve e medio termine. La tabella in figura ospita dati di vendita relativi agli ultimi dodici mesi. Eseguendo un’analisi di regressione sarà possibile stimare le vendite corrispondenti ai prossimi periodi mensili. In teoria si possono realizzare proiezioni per un numero indefinito di periodi temporali, ma ovviamente l’attendibilità delle previsioni è inversamente proporzionale all’ampiezza della proiezione. L’analisi statistica 1 PC Open Marzo 2006113 open action guida � Creare la linea di tendenza Fare clic destro su una barra qualsiasi. Nel menu che si apre contestualmente al clic selezionare la voce Aggiungi linea di tendenza. Si apre così la maschera a schede che gestisce la procedura. La procedura guidata � Creare il grafico Evidenziare la zona dati e fare clic sull’icona con sopra impresso un istogramma. Si accede alla maschera che gestisce la creazione dei grafici. Scegliere il tipo Istogramma e premere il pulsante Fine. � Scegliere la curva Selezionare il tipo di linea di tendenza da creare. Nel nostro caso opteremo per il tipo Lineare, facendo clic sulla corrispondente icona (la prima delle sei). A questo punto fare clic sull’etichetta Opzioni per definire queste ultime. � Le opzioni Nella scheda Opzioni impostare nella casella Futura della sezione Previsioni il numero di periodi temporali da proiettare. Spuntando il bottone Personalizzato è possibile assegnare un nome alla linea di tendenza. � Le previsioni Impostati i parametri dell’analisi fare clic sul pulsante Ok in calce alla maschera illustrata nella figura precedente. Viene così creato un grafico in cui la linea di tendenza viene proiettata per il numero di periodi dichiarati. � Formato della linea di tendenza Fare clic destro sulla linea di tendenza, e selezionare nel menu contestuale al clic la voce Formato linea di tendenza. Nella maschera che si apre attivare la scheda Motivo e impostare gli stili della linea. PC Open Marzo 2006114 open action guida La regressione multipla Questa analisi consente di eseguire previsioni relative a situazioni condizionate da più variabili Un produttore di detergentidomestici che opera a li-vello locale dispone di un insieme di dati di vendita che corrispondono a vari prezzi e determinati investimenti pro- mozionali. Per esempio, a chi acquista una confezione viene regalato un omaggio di valore proporzionale al costo di que- st’ultima. Eseguendo sui dati di vendita una analisi di regres- sione multipla, sarà possibile stimare le vendite che possono essere realizzate praticando un certo prezzo e prevedendo un determinato investimento pro- mozionale. In pratica, le stime sono restituite dall’espressio- ne: Vendite stimate = A * prezzo di vendita + B * Costo investi- mento pubblicitario + Costante. Ovviamente, se l’analisi si ese- gue prendendo in considera- zione più di due variabili, l’e- spressione da valutare con- terrà altrettanti elementi in più. Rifacendoci al nostro esempio, l’analisi condotta calcola i coef- ficienti A e B, e la costante del- l’espressione: a questo punto, inserendo i prezzi di vendita praticati, e gli investimenti pro- mozionali, vengono calcolate le vendite corrispondenti a quelle condizioni. È ovvio che l’attendibilità dei risultati dell’analisi dipende dall’accuratezza con cui sono calcolati i coefficienti e la co- stante che figurano nell’e- spressione. A loro volta, questi valori dipendono dal numero di dati disponibili e dal fatto che questi siano realmente si- gnificativi, vale a dire che esi- sta effettivamente una correla- zione fra loro, fatto che può es- sere accertato tramite un par- ticolare parametro restituito dall’analisi stessa: il cosiddetto indice di confidenza (R2). � Gli strumenti di analisi Prima di cominciare bisogna assicurarsi che siano disponibili in Excel speciali funzioni. Aprire il menu Strumenti, selezionare Componenti aggiuntivi, e nel box che viene visualizzato spuntare la voce Strumenti di analisi. Premere il pulsante Ok per caricarli. A questo punto, riaprire il menu Strumenti, e selezionare Analisi dati. Nella maschera che si apre evidenziare la voce Regressione, e premere il pulsante Ok per accedere alla maschera che gestisce la procedura dell’analisi di regressione multipla. � Definire i parametri di lavoro Nella maschera visualizzata inserire rispettivamente nelle caselle Intervallo di input (Y) e Intervallo di input (X) le coordinate della zona che ospita i volumi di vendita realizzati, e quella in cui sono contenuti i prezzi di vendita e i corrispondenti investimenti promozionali. Spuntare il checkbox Livello di confidenza ed accettare il valore che viene proposto per default. Spuntare il bottone Intervallo di output, e nella casella a fianco inserire le coordinate della cella corrispondente all’angolo superiore sinistro della zona in cui devono essere visualizzati i risultati. � I risultati Ecco come si presentano i risultati dell’analisi di regressione. La corrispondente tabella è assolutamente incomprensibile per i non addetti ai lavori, che non possono nemmeno sperare di avere lumi in proposito dall’aiuto in linea. In ogni caso, i dati che ci interessano, vale a dire i valori dei coefficienti A e B, e la costante da inserire nell’espressione di stima sono rispettivamente contenuti nelle posizioni O56, O57, e O58, che denomineremo Costante, Variabile1, Variabile2. Denominare Riquadrato la cella O44 che ospita l’omonimo indice di affidabilità dell’analisi. � I dati da elaborare Nel caso di una regressione multipla, gli insiemi di dati da elaborare sono tanti quante le variabili da prendere in considerazione più uno. Rifacendoci al nostro esempio, gli insieme sono tre, e precisamente: le vendite realizzate in corrispondenza dei mix sperimentati (H16:H30), i prezzi vendita praticati (E16:E30), e i corrispondenti investimenti promozionali (F16:F30). Per chi vuole saperne di più, i volumi di vendita sono definiti dagli addetti ai lavori variabili dipendenti, mentre i prezzi e gli investimenti sono le cosiddette variabili indipendenti. Calcolare coefficienti e costante di regressione 2 PC Open Marzo 2006115 open action guida � L’espressione di calcolo Inserire in H7 l’espressione =VARIABILE1*E7+VARIABILE2*F7+Costante (da copiare in H8 e H9). La formula fa riferimento ai nomi delle celle che contengono i coefficienti e la costante dei regressione. Stima delle vendite in funzione del mix prezzo/promozioni � La tabella delle stime La tabella in cui si inseriscono i dati in corrispondenza dei quali si vogliono ottenere le stime di vendita. Sono previste tre situazioni per dare modo di eseguire il confronto dei risultati relativi a tre diversi mix. � L’indice di confidenza Se l’indice è compreso fra 0,9 e l’analisi può considerarsi affidabile, per valori fra 0,75 e 0,9 bisogna agire con prudenza, mentre sotto lo 0,75 l’affidabilità dei risultati è decisamente dubbia. � Valutazione del mix Per favorire la valutazione del mix da adottare sono stati valutati i profitti che si realizzano in corrispondenza delle vendite stimate, basandosi sul costo industriale del prodotto, che deve essere inserito nella cella. � Calcolo dell’indice di confidenza Il suddetto indice viene calcolato nel corso dell’analisi, ed il corrispondente valore viene visualizzato nella cella O44 della tabella di analisi. Da tale posizione viene prelevato e trasferito nella cella C7. � Valutazione visiva dell’indice Per consentirne una valutazione immediata dell’affidabilità dell’analisi condotta, lo sfondo della cella C7 si colora rispettivamente di verde, giallo, e rosso se l’analisi è affidabile, poco, o per niente. PC Open Marzo 2006116 open action guida Come realizzare il modello Una analisi di regressione multipla può essere opportunamente automatizzata All’inizio di questa dispen-sa ci siamo impegnati asdrammatizzare l’esecu- zione di una regressione multi- pla, riducendola alla semplice operazione di inserire alcuni dati. È il momento di mantene- re la promessa. Basta svilup- pare una macro che esegua per nostro conto le elaborazio- ni dei dati da analizzare. Così facendo, la procedura viene eseguita automaticamente alla pressione di un pulsante, e i ri- sultati ottenuti verranno inse- riti, sempre in automatico, nel- la corrispondente espressione di calcolo, sollevando l’utente anche dall’ingrato compito di impostarla. Ma c’è di più. Nel nostro modello, che si ri- ferisce a stime di vendita in funzione di determinati mix di prezzo e investimenti promo- zionali, è stato previsto un mo- dulo che, dato il costo indu- striale del prodotto, calcola i vari profitti corrispondenti alle condizioni ipotizzate. È così possibile quantificare i volumi di vendita stimati, e in- dividuare subito quale sia il mix ottimale da adottare, de- terminandolo non più in base alle vendite, ma alla valorizza- zione di queste ultime in ter- mini di profitto. Sviluppo del modello In pratica, si registra la ma- cro corrispondente alla proce- dura di analisi, poi si accede ai risultati e si denominano le cel- le in cui figurano i valori dei coefficienti A e B, e della co- stante di regressione. È così possibile impostare l’espressione di calcolo delle stime. Queste ultime possono es- sere rappresentate in un grafi- co a bolle, le cui dimensioni so- no proporzionali al dato che corrisponde alle vendite. � I parametri di lavoro Nelle caselle Intervallo di input (Y) e Intervallo di input (X) inserire i nomi assegnati alle zone H13:H30 e E13:F30, che contengono rispettivamente i dati di vendita e le variabili prezzo e investimenti promozionali. Spuntare il bottone Livello di confidenza ed accettare la proposta default. Spuntare anche il bottone Intervallo di output, e nella casella a fianco specificare la posizione, citandone il nome, in cui si deve trovare l’angolo superiore sinistro della tabella dei risultati. Premere il pulsante Ok per lanciare l’analisi. � Modifica del listato Se si lancia la macro appena registrata si determina un errore. Infatti, in fase di registrazione non vengono trasferite le coordinate delle posizioni in cui si trovano i dati. Pertanto, accedere al listato della macro (Strumenti, Macro, Macro), ed inserire fra le coppie di virgole presenti le istruzioni ActiveSheet.Range(“DATI1”) e ActiveSheet.Range(“DATI2”). Inoltre, sostituire le coordinate delle altre posizioni citate nella macro con il nome ad esse assegnato. � Associare la macro al pulsante Visualizzare la barra degli strumenti del Visual Basic (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic). Fare clic sull’icona con sopra martello e chiave inglese per visualizzare la casella degli strumenti. Fare clic sull’icona del pulsante e disegnarlo nell’area di lavoro. Farvi sopra clic destro, e nel menu che si apre optare per visualizza codice. Quando questo viene visualizzato inserire al suo interno il nome della macro che abbiamo appena registrato. � Registrare la macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e poi Registra macro. Nel box che viene visualizzato digitare il nome da assegnare alla macro che stiamo registrando, quindi premere il pulsante Ok. Aprire ancora il menu Strumenti, e selezionare Analisi dati. Nel box che si apre selezionare Regressione. Si determina così la visualizzazione della maschera in cui si inseriscono i nomi assegnati alle zone coinvolte nelle elaborazioni. Registrare la macro 3 PC Open Marzo 2006117 open action guida � Il grafico Evidenziare le zone E7:F9 e J7:J9 tenendo premuto il tasto Control. Attivare la procedura per la creazione di un grafico, ed optare per un diagramma a bolle. Selezionare la variante con effetto tridimensionale. Profitto e indice di confidenza Il grafico a bolle � Calcolo del profitto Nella cella J7 inserire la formula =H7*(E7-$C$9)-F7, e replicarla nelle celle J8 e J9. Inserendo nella cella C9 il costo industriale unitario del prodotto si ottengono i profitti relativi ai mix ipotizzati. � Attendibilità dell’analisi Nella cella C7 inserire l’espressione =Riquadrato. Quest’ultimo è il nome assegnato alla posizione O44 della tabella dei risultati, in cui è ospitato il suddetto indice. Si può così sapere se le risposte dell’analisi sono o meno attendibili. � Righe e colonne Nella maschera successiva spuntare il bottone corrispondente alla interpretazione grafica per colonne. Così facendo vengono visualizzate tre bolle nel piano cartesiano. � Formattazione della cella C7 La posizione che ospita l’indice di confidenza è stata formattata condizionalmente. Se lo sfondo diventa verde l’analisi è attendibile, meno se lo sfondo è giallo. Se, invece, lo sfondo è rosso l’attendibilità è pressoché nulla. � Il grafico finale Premere il pulsante Fine per visualizzare il grafico. Farvi sopra clic destro e nel menu che si apre optare per Opzioni grafico. Nella scheda etichette spuntare i checkbox Valori Y, Valori X, e Dimensioni bolle. PC Open Marzo 2006118 open action guida Come utilizzare il modello Il modello Regressione multipla.xls contenuto nel DVD è utile per eseguire un’analisi previsionale Prima di cominciare, se giànon lo si fosse fatto, biso-gna caricare gli Strumenti di analisi. Aprire il menu Stru- menti, selezionare Componenti aggiuntivi, e nel box che viene visualizzato attivare le voci Strumenti di analisi e Strumen- ti di analisi Vba. Premere il pul- sante Ok per caricarli. A que- sto punto eliminare i dati eventualmente presente nelle zone di analisi a sfondo grigio. Inserire nelle zone Variabile 1, Variabile 2, e Risultati i valori corrispondenti ai dati storici in nostro possesso. Nel nostro caso, nelle prime due colonne si inseriscono i prezzi e gli in- vestimenti promozionali previ- sti nei 18 negozi campione, mentre nella terza colonna si digitano le corrispondenti ven- dite realizzate. Se, invece, si volesse, per esempio, stimare il prezzo di in immobile di una certa superficie e costruito in un certo anno, nelle prime due colonne si inseriranno la su- perficie e l’età degli immobili campione di cui si conoscono i prezzi, mentre questi ultimi si inseriscono nella terza colon- na (Variabile dipendente). Inse- riti i dati, basta premere il pul- sante Esegue analisi, ed inseri- re nella tabella Condizioni di la- voro i dati in funzione dei qua- li si vogliono determinare i vo- lumi di vendita. Inserendo nel- la cella C9 il costo industriale del prodotto venduto, compa- riranno nella tabella Profitti quelli realizzabili in corrispon- denza di ognuno dei tre mix ipotizzati. Se si utilizzano me- no dati dei diciotto previsti bi- sogna eliminare altrettante ri- ghe delle tabelle, come de- scritto in figura 1. � Elaborazione dei dati Inseriti i dati storici premere il pulsante Esegue analisi per lanciare l’elaborazione. I risultati di quest’ultima vengono visualizzati nella sezione dedicata il cui angolo superiore sinistro coincide con la posizione N40 del foglio di lavoro (denominata Elaborazioni). In particolare, i dati veramente essenziali agli effetti dell’esecuzione dell’analisi sono quelli contenuti nelle celle O56, O57, O58, e O44, che esprimono i valori dei coefficienti delle variabili, della costante di regressione, e dell’indice di affidabilità R2. Dare il benestare alla sovrascrizione dei dati quando si è richiesti di farlo. � L’indice di confidenza Un’analisi di regressione, per essere affidabile, si deve basare su un congruo numero di dati storici, e i dati presi in considerazione debbano essere realmente correlati fra loro. Questi elementi si valutano tramite il cosiddetto indice di confidenza dell’analisi, espresso dal parametro R quadrato calcolato nella cella O44 della tabella delle elaborazioni. Il dato esprime percentualmente quanto le variabili influenzano effettivamente il risultato finale. L’affidabilità è buona per valori fra 0,9 e 1, appena discreta fra 0,75 e 0,89, scarsa al di sotto di 0,75. � I risultati finali Se l’indice di confidenza è accettabile si può proseguire con le analisi. Il colore verde indica buona affidabilità, il giallo affidabilità appena discreta, il rosso affidabilità scarsa o pressoché nulla. A questo punto, se si decide di eseguire l’analisi, inserire i dati corrispondenti ai mix di vendita da stimare nelle celle della tabella Stime. Nelle tabelle a fianco vengono visualizzati le stime dei corrispondenti dati di vendita e dei profitti. Ovviamente, per ottenere stime realistiche, i dati ipotizzati per il mix non devono scostarsi troppo da quelli testati. � Inserire i dati storici Inserire i dati relativi alle due variabili previste dall’analisi, ed i volumi di vendita realizzati in loro corrispondenza. È appena il caso di ricordare che non possono esservi posizioni vuote, altrimenti l’analisi non viene eseguita. Se si utilizzano meno di diciotto righe bisogna assolutamente eliminare quelle in eccesso. Portare il cursore sul numero della prima riga vuota, e selezionare i numeri di riga sottostanti sino al 30 compreso. Aprire il menu Modifica ed optare per la voce Elimina. Utilizzare solo questa procedura per l’eliminazione. Come eseguire l’analisi 4 Modello allegato a PC Open PC Open Marzo 2006119 open action guida Modificare il modello Le procedure necessarie per aumentare il numero di variabili da prendere in considerazione Le analisi che abbiamo ese-guito sinora si basavano sudue variabili (prezzo di ven- dita e investimenti promozio- nali). La regressione multipla, però, consente di elaborare un numero indefinito di variabili. Nel caso della stima del prezzo di un immobile con determina- te caratteristiche, per esempio, si può prendere in considera- zione, oltre alla superficie e al numero dei locali, anche quello dei bagni, e la metratura di eventuali box. In pratica, non cambia nulla, bisogna solo pre- vedere gli spazi in cui inserire le nuove variabili, e modificare l’espressione di calcolo della stima. Inoltre, è necessario, nella tabella dei risultati della regressione, denominare le cel- le che ospitano i valori dei coefficienti delle nuove varia- bili. Se le nuove colonne si in- seriscono all’interno dell’at- tuale zona delle variabili non è necessario intervenire sulla macro che pilota l’analisi per- ché la zona, anche se ampliata, manterrà sempre lo stesso no- me che le è stato assegnato (Dati2). Ecco come procedere per inserire, poniamo, una nuo- va zona variabili. Portare il cur- sore sulla lettera che identifica la colonna F, aprire il menu In- serisci, e selezionare la voce Colonne. Si determina così l’in- serimento desiderato. A que- sto punto, eseguire l’analisi, ac- cedere alla tabella dei risultati, e denominare Variabile3 la cel- la che ospita il coefficiente del- la nuova variabile (adesso do- vrebbe essere la cella P59). È ora possibile reimpostare l’e- spressione che calcola la sti- ma. Basta inserirvi il nuovo ter- mine F7*Variabile3. Operare in maniera analoga se si inseri- scono altre variabili colonne. � Il nuovo coefficiente Quando si esegue l’analisi, la tabella dei risultati della regressione presentata una riga di più. Nella cella P59 di tale riga è presente il coefficiente della nuova variabile. Poiché tale valore deve figurare nella nuova espressione di stima, è necessario denominarla Variabile3. Se si aggiungono altre variabili bisognerà sempre provvedere alla denominazione delle nuove posizioni che si vengono a creare. � Modificare l’espressione di calcolo Conseguentemente all’aggiunta di una nuova variabile l’espressione di stima deve essere opportunamente modificata. In pratica, bisogna aggiungere un nuovo elemento, vale a dire il prodotto fra il coefficiente della nuova variabile ed il valore di quest’ultima, che trova posto nella nuova cella della tabella che ospita i mix di vendita da testare. L’espressione corretta è la seguente: VARIABILE1*E7+VARIABILE3*F7+VARIABILE2*G7 +Costante � Elaborare un numero maggiore di dati Nel capitolo precedente abbiamo spiegato come comportarsi se i dati da elaborare sono inferiori a quelli che possono essere ospitati dalle tabelle delle variabili. Adesso vediamo, invece, come estendere la zona dati nel caso se ne presentasse la necessità. È molto semplice. Prima di esaurire lo spazio disponibile, portarsi sul numero della prima riga vuota, e selezionare le righe da aggiungere. Aprire il menu Inserisci, e optare per la voce Righe. Così facendo, i nomi delle zone da elaborare non subiscono variazioni. � Inserire una nuova variabile Portare il cursore sulla lettera che identifica la colonna F, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Colonne. Si determina così il necessario ampliamento della zona dati. Se si opera in questo modo non è necessario intervenire sulla macro che esegue l’analisi. Infatti, così facendo, il nome della zona da elaborare, anche se ampliata, resta sempre lo stesso. Ovviamente bisogna inserire per le nuove zone dati le opportune etichette. A seconda dell’elaborazione che si conduce, la tabella Profitti potrebbe non servire più. Lavorare con più variabili 5 PC Open Febbraio 2006125 open action guida Può succedere di doverrealizzare un grafico ilcui corrispondente mo- dello non sia presente nella sia pur ricca libreria di Excel. Per esempio, quando si vo- gliono visualizzare grafica- mente i dati di una tabella che viene continuamente ag- giornata con nuove registra- zioni. Per evitare di dover denunciare una zona dati molto grande (che compor- terebbe spazi vuoti nel dia- gramma) è necessario ricor- re ad un artificio che con- senta di rendere dinamiche le dimensioni della zona stessa. Vale a dire che pur assegnandole dimensioni pa- ri a quella occupata dai valo- ri iniziali, le registrazioni ag- giunte vengono comunque inserite nel diagramma. Oppure, si può avere la ne- cessità di realizzare un isto- gramma contrapposto, arti- colato in due grafici a barre orizzontali che hanno in co- mune l’asse delle X, e si estendono in direzioni oppo- ste. E ancora, si potrebbe dover visualizzare in se- quenza grafici che corri- spondono a singole righe di una tabella, o avere la neces- sità di creare un diagramma che sia in grado di segnalare con immediatezza se i valori visualizzati sono superiori ad un certo limite, che può essere definito anche estem- poraneamente. Sono tutti ca- si che non si possono risol- vere con le risorse disponi- bili nella libreria, ma in que- sta dispensa vi insegniamo a risolvere il problema co- gliendo al tempo stesso l’oc- casione per fare la cono- scenza con alcune funzioni poco note di Excel. Il model- lo esemplificativo (Grafici speciali. xls) è registrato sul DVD (CD3\Modelli_Sche- de_Pratiche). di Alberto Nosotti Vi spieghiamo come creare grafici e diagrammi inediti modificando opportunamente i modelli di base disponibili Come utilizzare i modelli - Inserire i dati p. 126 - Visualizzare i grafici p. 126 Monitoraggio dei valori limite - Elaborare i dati originali p.127 - Visualizzare i risultati p. 127 Grafici interattivi - Selezionare i dati p. 128 - Visualizzare i dati p. 128 Grafici dinamici - La tabella dati p. 130 - Impostare il grafico p. 130 Istogrammi contrapposti - Creare il grafico p. 132 - Modifica della struttura p. 132 5 4 3 2 1 Excel 2003: come realizzare grafici dinamici o interattivi non previsti nella libreria Excel 2003: come realizzare grafici dinamici o interattivi non previsti nella libreria Modello allegato a PC Open PC Open Febbraio 2006126 open action guida Come usare i modelli L’utilizzo dei modelli è molto semplice. Si tratta per lo più di inserire nuovi dati o modificare quelli esistenti Nel modello Grafico dina-mico la zona dati preve-de circa venti registra- zioni, ma il diagramma visua- lizza solo quelle presenti sen- za visualizzare spazi vuoti. In- serendo via via nuovi dati sot- to l’ultima registrazione se ne determina il contestuale inse- rimento nel grafico. Se l’inse- rimento non avviene sotto l’ultima registrazione il grafi- co visualizzerà uno spazio vuoto. Le procedure descritte per rendere autoestensibile la zona dati possono essere uti- lizzate per rendere dinamici anche gli altri modelli. Il grafico interattivo Questo modello consente di visualizzare nel grafico i valori corrispondenti ad una deter- minata riga della tabella dati. In particolare quelli che si riferi- scono al nome del venditore selezionato nell’elenco a disce- sa che si trova sopra il grafico. Monitoraggio di valori limite Digitare il valore limite da prendere in considerazione. Si crea così automaticamente il grafico. Le porzioni di barre colorate in giallo indicano che vi è stato un superamento del limite, ed il valore visualizzato all’interno delle barre stesse ne quantifica l’entità. Istogrammi contrapposti Il modello può essere utiliz- zato solo con dati che non su- perino l’intervallo gestito. Se si utilizzano valori diversi biso- gna spostare di conseguenza, l’asse verticale delle X. I dati relativi all’istogramma di sini- stra devono essere introdotti come valori negativi. � Il grafico interattivo Questo modello di grafico è interattivo nel senso che scegliendo una voce nell’elenco a discesa dedicato si determina la visualizzazione in forma grafica dei valori che nella tabella dati corrispondono alla voce selezionata. In pratica, i dati da inserire nel grafico vengono estratti in una riga sottostante la tabella tramite opportune formule di scansione che la esplorano prendendo come riferimento la voce selezionata. � Monitoraggio dei valori limite Inserendo estemporaneamente un valore limite nella cella dedicata il grafico visualizza con colori diversi le porzioni di barra che corrispondono al superamento del limite. Ovviamente, variando il limite, l’istogramma si assesta di conseguenza in tempo reale. Il valore ospitato all’interno della barra di colore giallo quantifica l’entità del superamento. Se il valore limite non è superato viene esibita una sola barra. � Istogrammi contrapposti Questo tipo di diagrammi viene spesso usato per analisi grafiche di natura demoscopica, ma non è quasi mai presente nelle librerie dei programmi. Il modello deve essere considerato una falsariga per documentare le procedure seguite per realizzarlo. Infatti, variando i dati inseriti nella tabella campione può essere necessario, seguendo le suddette procedure, modificarne la struttura. � Grafico dinamico La peculiarità di questo grafico sta nel fatto che non è necessario evidenziare in precedenza una zona dati molto ampia (che quando non utilizzata determinerebbe la visualizzazione nel grafico delle corrispondenti posizioni vuote). Comunque, ogni dato che viene inserito nella tabella, immediatamente sotto l’ultimo, viene puntualmente riportato nel diagramma. Ciò è reso possibile dal fatto che la zona dati non viene dichiarata fornendone le coordinate, ma impostando una speciale formula che prevede l’utilizzo della funzione SCARTO. Le categorie 1 PC Open Febbraio 2006127 open action guida Grafici con valori limite Se i valori del diagramma sono superiori ad un certo limite è possibile segnalarlo visivamente Le barre in cui si articola unistogramma possono se-gnalare visivamente quan- do i valori interpretati supera- no un limite prestabilito, e an- che quantificare l’entità dello scostamento. Per ottenere que- sto risultato bisogna elaborare i dati originali, e interpretare, non questi, ma il risultato delle elaborazioni stesse. In pratica, accanto ad ogni dato originale bisogna calcolare il minimo fra tale dato e il limite prefissato, e la differenza fra il dato originale e il suddetto minimo. Se il limi- te di guardia è, poniamo, 150, e il primo dato è 180, nella cella a fianco si calcola il minimo fra questi due valori (150, dopodi- ché sottraendo questo risultato al dato originale si ottiene co- me risultato 30, che per l’ap- punto valorizza l’entità dello scostamento. Se ripetiamo la procedura per gli altri dati ot- teniamo due nuove serie, che se interpretate tramite un isto- gramma a barre sovrapposte, descriveranno chiaramente la situazione. I valori al di sotto del limite sono rappresentati da una singola barra, mentre quelli che lo superano da due barre. La prima visualizza il va- lore limite, mentre la seconda ne quantifica il superamento. Ma ecco come operare in prati- ca. Inserire il valore di riferi- mento nella cella D12 e deno- minarla Limite. Denominare Me- si la zona B16:B21. Nella celle D16 e E16 inserire rispettiva- mente le formule =MIN(C16;LI- MITE) e =C16-D16, quindi repli- carle in corrispondenza dell’ul- timo dato originale. Evidenzia- re la zona D16:E21, fare clic sul- l’icona per la creazione di un grafico, e nella maschera che si apre scegliere la seconda va- riante del tipo Istogramma. � Elaborare i dati Nella cella D16 inserire la formula =MIN(C16;LIMITE) e replicarla verso il basso sino cella D21 compresa. Inserire nella cella E16 la formula =C16-D16 e replicarla verso il basso sino alla cella E21 compresa. Vengono così visualizzati i nuovi dati da utilizzare per la creazione del grafico, che segnalerà automaticamente il superamento del limite prefissato. � Creare il grafico Evidenziare la zona D16:E21 ed attivare la procedura per la creazione di un grafico. Selezionare il tipo Istogramma e la seconda variante di questa categoria (Istogramma sovrapposto). Premere il pulsante Avanti, e nella casella Etichette asse categoria della scheda Serie inserire l’espressione =Foglio!Mesi per etichettare con i nomi dei mesi l’asse delle X. Foglio è il nome di quello in cui si lavora, Mesi la zona da cui prelevare le etichette. Fare clic destro sul grafico, e nel menu contestuale al clic selezionare Opzioni del grafico. Accedere scheda Etichette dati e spuntare il checkbox Valore. � Il risultato finale Ecco come si presenta il grafico che interpreta i dati originali prevedendo un valore limite di 125. Si noti che l’elemento superiore di ogni barra, quando presente, denuncia il superamento del limite, e lo quantifica tramite l’etichetta ospitata all’interno dell’elemento stesso. In caso di superamento del limite, la barra inferiore reca all’interno tale valore, mentre se il limite non viene superato il valore denunciato all’interno della barra è quello originale. � Fissare il limite Inserire nella cella D12 il valore limite del quale deve essere segnalato il superamento. Aprire il menu Inserisci, selezionare Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per la voce Definisci. Nella casella Nome della maschera che viene visualizzata digitare quello da assegnare alla cella (Limite). A tale nome si farà riferimento nelle formule che elaborano i dati originali. È così possibile variare in ogni momento il valore di riferimento senza dovere necessariamente modificare le formule che lo elaborano. Elaborazione della tabella dati 2 PC Open Febbraio 2006128 open action guida I grafici dinamici Un grafico si può estendere automaticamente di pari passo con l’inserimento di nuovi elementi nella tabella dati Se dichiariamo la zonaB9:C16 come sorgente perla creazione di un grafico, aggiungendo successivamente nuovi valori nelle celle sotto- stanti la cella B16 questi non vengono presi in considerazio- ne. Il problema si può risolvere indicando l’estensione della zo- na dati, quando la si denomina, non con le sue coordinate fisi- che ma con una formula che consenta di tenere conto in tempo reale degli elementi che vengono successivamente ag- giunti. Per impostare tale for- mula ci si avvale della funzione SCARTO le cui prerogative so- no quelle di definire posizioni che dipendono da un elemento variabile, rappresentato nel no- stro caso dal numero di dati da interpretare graficamente. La sintassi della funzione è la se- guente: SCARTO (Riferimento; Numero righe, Numero colonne; Altezza, Estensione). Il primo argomento identifica la posi- zione di partenza a cui riferirsi, mentre il secondo ed il terzo in- dicano di quante righe e colon- ne ci si deve spostare per indi- viduare la nuova posizione. I parametri Altezza e Estensio- ne, opzionali, esprimono in ri- ghe e colonne l’ampiezza della nuova zona da prendere in con- siderazione. Se non vengono specificati la zona avrà le stes- se dimensioni di quella di rife- rimento. Ecco un’applicazione pratica di SCARTO. La formula SCARTO($B$10;0;0;5;1) corri- sponde ad una zona che preve- de una riga in più. Si noti che gli argomenti possono essere so- stituiti da opportune formule. Nel nostro ci avvarremo pro- prio di questa possibilità per definire il quarto argomento dell’espressione tramite la fun- zione CONTA.VALORI. � La funzione SCARTO Grazie a questa funzione si può far si che l’ampiezza di una zona si estenda ogni volta automaticamente di tante righe quanti sono i nuovi dati inseriti. Così, se denominiamo Fatturato la cella C10, e nella casella Riferimento della maschera di denominazione si inserisce, in luogo delle sue coordinate di posizione, la formula =SCARTO($C$10;0;0;CONTA.VALORI($C$10:$C$2 8);1), la suddetta zona si estende virtualmente di una riga ad ogni inserimento. Una operazione analoga deve essere eseguita sulla zona che ospita i nomi dei venditori. � Gli argomenti Altezza ed Estensione Per definire le dimensioni delle zone da utilizzare per creare il grafico si è assegnato all’argomento Altezza, tramite la funzione CONTA.VALORI, il numero di celle contenenti dati che si trovano nelle zone da ampliare. A questo punto, se si pone l’argomento Estensione è pari a 1, viene inclusa nella zona attiva una nuova cella. Così, facendo, inserendo nella zona dati nuovi valori, il grafico li riporterà puntualmente. � Per saperne di più Considerando che la funzione SCARTO e CONTA.VALORI sono la chiave per la risoluzione del problema, vale la pena di documentarsi più ampiamente sulle loro caratteristiche. Ecco come procedere. Nella casella posizionata nella parte superiore destra del video inserire in successione, prima la chiave Funzione Scarto, e poi Funzione Conta.Valori. Premere Invio dopo ogni inserimento. Delle corrispondenti ricerche, SCARTO è il primo degli argomenti, CONTA.VALORI l’ottavo. � Grafici e zone Se dopo aver evidenziato una zona dati si realizza il corrispondente grafico, aggiungendo alla zona nuovi valori questi non vengono presi in considerazione. Infatti, si trovano al di fuori dell’area che è stata presa come riferimento per la creazione del diagramma. Una soluzione consiste nell’evidenziare un’area più ampia di quella che contiene i dati, ma nel diagramma verranno visualizzati degli antiestetici spazi vuoti. La funzione SCARTO 3 PC Open Febbraio 2006129 open action guida � Le formule di zona Le formule per identificare le zone Agenti e Fatturato sono rispettivamente le seguenti: =SCARTO($B$10;0;0;CONTA.VALORI($B$10:$B$28);1) e =SCARTO($C$10;0;0;CONTA.VALORI($C$10:$C$28);1) Come realizzare il grafico � Denominare le zone dati Inserire nella tabella i primi dati, poi denominare Agenti e Fatturato le celle B10 e C10. Nella casella Riferimento della maschera di denominazione sostituire le coordinate delle zone con le opportune espressioni SCARTO. � Creare il grafico Evidenziare la zona dati attuale, aprire il menu Inserisci e selezionare Grafico. Nella finestra Tipo della maschera che si apre optare per Istogramma, e nella finestra a fianco selezionare la prima variante. Premere il pulsante Avanti. � Specificare le zone dati Accedere alla scheda Serie, cancellare il contenuto della casella Valori e sostituirlo con l’espressione: =Foglio!Fatturato dove Foglio è il nome del foglio in cui si lavora. Tale citazione è assolutamente obbligatoria. � Etichettare l’asse X Per specificare la zona di prelievo, nella scheda Serie cancellare il contenuto della casella Etichette categorie, e sostituirlo con l’espressione =Foglio!Agenti. Foglio è il nome del foglio in cui si lavora. � Inserire nuovi dati Il grafico visualizza tutti dati presenti al momento senza prevedere spazi vuoti. Digitando nuovi dati immediatamente sotto quelli esistenti se ne determina il contestuale inserimento nel diagramma. PC Open Febbraio 2006130 open action guida Realizzare un grafico interattivo Così si scelgono i dati da visualizzare in un grafico, utilizzando l’apposito elenco a discesa Se si dispone di una tabellain cui sono ospitati i fattu-rati conseguiti da un grup- po di venditori, i punteggi per materia degli alunni di una clas- se, la produzione delle linee di un reparto, e così via, è possi- bile visualizzare selettivamente in un grafico tali dati scegliendo in un elenco a discesa il nome dell’agente, dell’alunno, o il co- dice della linea di produzione. La soluzione del problema sta nell’indicare come zona da cui prelevare i dati per creare il grafico, non la tabella originale, ma una riga ad essa esterna in cui tramite la funzione CER- CA.VERT vengono visualizzati i dati corrispondenti al termine di riferimento che viene inseri- to nella prima cella della riga stessa. Tale input avverrà con la mediazione dell’elenco a di- scesa di cui si è parlato. Creare la tabella nella zona B12:F21 e denominare Dati l’area B13:F21, quindi evidenziare la zona che ospita i nomi dei pro- duttori (B13:B21) e denomi- narla Venditori. Tale zona ser- virà ad alimentare l’elenco a di- scesa. A questo punto, sotto la tabella dati impostare la zona B27:F27 la cui prima cella è de- dicata a ricevere il nome sele- zionato nell’elenco. Denomina- re Riferimento la suddetta po- sizione. Nella seconda cella della riga, invece, inserire la formula di scansione =CER- CA.VERT($B$27;DATI;2;0) che esplora la tabella dati, e in cor- rispondenza del nome dell’a- gente selezionato restituisce il dato relativo all’Articolo 1, pre- levandolo dalla seconda co- lonna della tabella. Le formule da inserire nelle altre celle dif- feriscono solo per il numero della colonna da cui prelevare il dato. � Denominare le zone La zona B13:F21 viene denominata Dati, e a tale nome si farà riferimento nelle formule di scansione. La zona B12:B21, invece, deve essere denominata Venditori. Il suo nome verrà inserito nella casella LinkedCell della maschera delle proprietà dell’elenco a discesa per indicare la fonte dei dati che lo alimentano. La zona delle etichette degli articoli venduti (C12:F12) deve essere denominata Articoli. � La riga dati Il contenuto di questa riga viene utilizzato per la creazione del grafico. In pratica, il nome selezionato nell’elenco viene trasferito nella cella B27, e servirà da riferimento alle formule di scansione inserite nelle celle a fianco. Digitare nella cella C27 l’espressione =CERCA.VERT($B$27;DATI;2;0). Le espressioni da inserire nella altre tre celle sono del tutto simili, varia solo il numero della colonna della zona dati da cui prelevare i dati di vendita. � Per saperne di più Considerando l’importanza della funzione CERCA.VERT conviene approfondirne le numerose opzioni consultando la guida in linea di Excel. Nella casella di ricerca che si trova nella parte superiore destra dell’area di lavoro digitare la chiave Funzioni di ricerca, quindi premere Invio. Viene presentato l’elenco degli argomenti individuati. Quello che ci interessa si trova all’ottavo posto. � La tabella dati Occupa la zona B12:F21. Agli effetti dell’esplorazione della tabella tramite la funzione CERCA.VERT le intestazioni sono ininfluenti, pertanto, nelle formule di scansione, si citerà la sola zona B13:F21. La prima colonna della tabella (intestazione esclusa) serve come riferimento per la funzione CERCA.VERT ed alimenta anche l’elenco a discesa da cui si preleva il nome del venditore delle cui vendite per articolo si vuole visualizzare il grafico. Creare la tabella e la zona dati 4 PC Open Febbraio 2006131 open action guida � Le etichette Premere Avanti, e aprire la scheda Serie. Nella casella Etichette asse categorie inserire l’espressione =Foglio!Articoli. Dove Foglio è il nome di quello in cui si lavora. Realizzazione del grafico � Creare il grafico di base Evidenziare la zona C27:F27, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Grafico. Nella finestra Tipo di grafico della maschera che viene visualizzata optare per Istogramma. Nella finestra a fianco scegliere la prima variante. � L’elenco a discesa Visualizzare la barra strumenti del VBA (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic), fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese. Fare clic sull’icona dell’elenco e disegnare il corrispondente rettangolo. � Le proprietà dell’elenco Fare clic destro sull’elenco, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella celle ListFillRange e LinkedCell della casella omonima inserire rispettivamente i nomi zona Venditori e Riferimento. � Selezionare il venditore Disattivare la modalità progettazione, che si era attivata contestualmente all’apertura della barra strumenti VBA, facendo clic sull’icona con impresse squadra e matita. Aprire l’elenco a discesa e selezionare il nome del venditore. � Il risultato finale Contestualmente alla scelta di un nome, questo viene trasferito nella cella B27 della riga dati dove le formule di scansione restituiscono i corrispondenti dati di vendita. Si crea così automaticamente il corrispondente grafico. PC Open Febbraio 2006132 open action guida Istogrammi a barre contrapposte Questo tipo di diagramma, utilizzato per analisi demografiche, non è previsto a libreria Il grafico visualizza nel mede-simo piano cartesiano due di-versi istogrammi orizzontali che hanno in comune l’asse delle X (in verticale). Ecco co- me realizzarlo, avvalendosi di qualche artificio, per rappre- sentare come si suddivide nu- mericamente per sesso e fasce di età la popolazione di un pic- colo comune. Creare la tabella dati, inserendo come valori ne- gativi quelli relativi alla popo- lazione femminile. Evidenziare l’intera tabella e creare un gra- fico a tubi. Fare doppio clic sul- le etichette dell’asse orizzonta- le Y, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Sca- la. Nella casella Interseca al va- lore digitare il valore minimo dell’asse orizzontale (nel no- stro caso -800), determinando così lo spostamento a sinistra dell’asse verticale delle X. A questo punto, aprire la scheda Numero e selezionare nella fi- nestra Categoria il formato Per- sonalizzato. Nella casella Tipo digitare 0;0, trasformando così in valori positivi tutte le eti- chette dell’asse orizzontale Y. Per rendere positivi, invece, i valori che etichettano le barre relative alla popolazione fem- minile, seguire la stessa proce- dura. In alternativa, fare dop- pio clic su una etichetta, e nel- la finestra Categoria della sche- da che si apre selezionare Nu- mero. Impostare la visualizza- zione dei numeri con zero deci- mali, specificando il colore ros- so se sono negativi. Fare clic destro su una barra, e nel me- nu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Accede- re alla scheda Opzioni della maschera che si apre, e digita- re 0 nella casella Distanza fra le barre, ravvicinandole così le une alle altre. � La legenda Premere il pulsante Avanti, e nella nuova maschera accedere alla scheda Serie. Nella finestra Serie evidenziare la Serie 1, e nella casella a fianco digitare il nome con cui dovrà essere identificata nella legenda del grafico. Nel nostro caso il nome da assegnare alla serie è Maschi. Operare in modo analogo per denominare la seconda serie (Femmine). � Etichettare gli assi Fare clic destro all’interno dell’area del grafico, e selezionare la voce Opzioni del grafico nel menu contestuale al clic. Nella maschera visualizzata aprire la scheda Titoli, e nelle caselle dedicate all’asse X e Y digitare rispettivamente Fasce di età e Numero popolazione. Accertarsi che nella scheda Etichette dati sia spuntata la sola casella in corrispondenza della voce Valore. � Spostare l’asse verticale X Le barre orizzontali condividono l’asse delle X, che nel nostro caso è verticale e si trova al centro del grafico. Per facilitare la lettura delle sue etichette conviene spostarlo sulla sinistra dell’area di lavoro, facendone coincidere l’origine con il valore – 800 della scala dell’asse Y orizzontale. Fare doppio clic su una etichetta di quest’ultimo asse, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Scala. Nella casella Interseca al valore digitare -800. Attenzione, la casella Asse delle categorie non deve essere spuntata. � Selezionare il tipo di diagramma Evidenziare l’intera tabella dati, intestazioni comprese. Aprire il menu Inserisci, e optare per la voce Grafico. Così facendo, viene visualizzata la prima delle maschere in cui si articola la procedura per la creazione del grafico. Aprire la scheda Tipi personalizzati e selezionare nella finestra dedicata la voce Tubi. Nella finestra di anteprima viene visualizzata quella del grafico. Si noti che le barre sono affiancate ma distanziate fra loro e che i valori relativi alla popolazione femminile sono negativi. Creare il grafico di base 5 PC Open Febbraio 2006133 open action guida � Impostare il formato Nella finestra Categoria selezionare la voce Personalizzato per creare un formato speciale. A questo punto, nella casella Tipo digitare due zeri separati da un punto e virgola (0;0). Premendo il pulsante Ok si ottiene il risultato desiderato. � Modificare i formati Fare clic destro sull’etichetta dell’asse e della barra. Nel menu contestuale al clic optare rispettivamente per Formato asse o Formato etichette. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Numero. Trasformare i valori negativi in positivi � Asse Y e valori delle barre I valori delle etichette che si riferiscono alle barre di sinistra e alla corrispondente porzione di asse Y sono negativi. Per renderli positivi si può utilizzare in entrambi i casi la medesima procedura. � Il risultato finale Ecco come si presenta il grafico di base dopo che la distanza fra le barre è stata azzerata. Ovviamente, se lo si ritenesse opportuno, per ragioni estetiche si possono definire altri parametri di distanza. � La scheda Opzioni Nella maschera a schede accedere a quella etichettata Opzioni. Vi sono ospitate l’anteprima del grafico su cui si sta operando, e due caselle. Nella casella Distanza fra le barre introdurre il valore 0. Ridurre la distanza fra le barre � La procedura Fare clic destro all’interno di una qualsiasi barra, e nel menu contestuale al clic optare per Formato serie dati. Si accede alla maschera a schede che consente di intervenire sulla struttura del diagramma. � Sfumature dello sfondo Fare clic vicino al bordo del grafico. Nel menu contestuale al clic optare per Formato area del grafico. A questo punto la procedura è del tutto simile a quella seguita per definire le sfumature di colore delle barre. � Sfumature di colore Premere il pulsante Riempimento. Nella sezione Colori della scheda cui si accede spuntare il bottone Due colori, e sceglierli nelle corrispondenti palette. Definire nelle sezioni sottostanti il tipo e la variante della sfumatura. Personalizzazione del grafico � Colori di base delle barre Fare clic destro su una barra di una serie dati. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato serie dati. Nella paletta della scheda Motivo della maschera che si apre scegliere il colore di base. PC Open Dicembre 2005117 open action guida Il modello che vi presentia-mo questo mese è decisa-mente versatile. Infatti, ba- stano poche modifiche per adattarlo alle situazioni più disparate, e anche se nasce per inventariare i beni stru- mentali dell’ufficio, può es- sere facilmente adattato al- la classificazione della bi- blioteca, di videocassette, CD, parchi macchine, e così via. Basterà aggiungere o to- gliere alcuni campi all’ar- chivio centrale, o modifi- carne opportunamente i no- mi. L’applicazione consente di archiviare automatica- mente le varie voci, di esplorare l’intero archivio visualizzando una dopo l’al- tra le schede dei beni in- ventariati, e di eseguire ri- cerche mirate per indivi- duare la scheda che si rife- risce ad una determinata voce. In particolare, per ogni bene classificato, oltre al valore di presa in carico, viene calcolato quello at- tuale, prevedendo un perio- do di deprezzamento la cui durata in anni si dichiara in sede di inserimento dei dati caratteristici di ogni voce. Infine, vengono eseguite in tempo reale alcune analisi statistiche che consentono di avere sempre sotto con- trollo la situazione. Il mo- dello è registrato nel file In- ventario.xls sul CD Guida 3. Per utilizzare il modello, dal momento che contiene ma- cro, bisogna accettare di ab- bassare il livello di prote- zione. Se in fase di persona- lizzazione venisse visualiz- zato un messaggio che si ri- ferisce alla definizione di funzioni Visual Basic, lo si ignori chiudendo semplice- mente il box. di Alberto Nosotti L’archivio centrale - Struttura dell’archivio p. 118 - Come impostarlo p. 118 Calcolo del valore attuale - Il metodo p. 120 - Le formule p. 120 Inserimento dei dati - Il contenitore p. 121 - Inserire gli elementi p. 121 Le schede mobili - Impostazione della scheda p. 122 - Formule ed espressioni p. 122 Ricerche per voce - L’interfaccia p. 123 - Come realizzarla p. 123 Le macro - Come registrarle p. 124 - Associarle ai pulsanti p. 124 Come utilizzare il modello - Inserimento dei dati p. 125 - Visualizzare le schede p. 125 7 6 5 4 3 2 1 Facciamo l’inventario dei beni strumentali con Excel 2003 Vi spieghiamo come preparare un modello per inventariare i beni strumentali dell’ufficio, e calcolarne in tempo reale la valorizzazione globale tenendo conto dei deprezzamenti annuali Facciamo l’inventario dei beni strumentali con Excel 2003 PC Open Dicembre 2005118 open action guida Impostare l’archivio centrale In questo foglio di lavoro vengono registrate le voci di inventario, nonché calcolati i valori attuali dei singoli beni L’archivio che ospita le vo-ci inventariate è costitui-to da una normale tabel- la la cui prima riga contiene le intestazioni dei campi, mentre quelle sottostanti sono riser- vate ai dati. Non vi sono pro- blemi ad ampliarlo a seconda delle necessità. L’unica pre- cauzione da prendere è quella di non inserire righe o colonne che siano esterne alla zona at- tualmente occupata. Si noti che nella cella B8 è stata inse- rita una X. Questo perché tale cella, che ha il compito di pilo- tare la procedura di archivia- zione automatica, non deve es- sere vuota. Come denominare celle zone Alla suddetta posizione è stato assegnato il nome Riferi- mento, mentre la tabella B9:J30 è stata denominata Archivio. Si noti che sopra il data base tabellare si trova una riga che ha funzioni del tutto particola- ri. Infatti, la corrispondente zo- na serve da parcheggio per i dati che devono essere archi- viati. La zona è alimentata dal box di dialogo che gestisce l’in- put dei dati. Creare una seconda tabella all’interno della prima L’archiviazione del contenu- to della riga, invece, è gestita da una speciale macro il cui lancio avviene contestualmen- te alla chiusura del box di dia- logo. Si noti che a fianco del- l’archivio sono state replicate le due prime colonne di que- st’ultimo. La duplicazione dei dati è necessaria al fine di crea- re una seconda tabella virtuale per dare la possibilità di ese- guire correttamente le ricer- che per singola voce. � I dati da archiviare La procedura di archiviazione automatica dei dati prevede che questi vengano prima trasferiti dalle celle del box di dialogo alle corrispondenti posizioni della riga B5:I5. Ogni cella della riga ha un nome al quale si fa riferimento per indicare la posizione di trasferimento dei dati. I nomi assegnati alle celle della zona B5:I5 (denominata Dati_da_archiviare) sono rispettivamente: Numero, Codice, Voce, Carico, Categoria, Note, e Anni. In caso di ampliamento dell’archivio, anche la zona di parcheggio deve essere ristrutturata. � La cella pilota I dati che si trovano nella zona B5:I5 devono essere archiviati nella prima riga libera dell’archivio. L’archiviazione è gestita da una macro che copia la suddetta riga, e poi porta il cursore nella corretta posizione di archiviazione. Per individuarla, il cursore viene posizionato in B8, dopodiché si simula la pressione del tasto Fine, e due volte quella del tasto Freccia in basso. Con questo artificio il cursore si porta sempre sulla prima cella della prima riga vuota dell’archivio. Per questo la cella B8 non deve essere vuota, e pertanto vi è stato inserita una X. � Calcolo del valore attuale Si noti che la tabella archivio contiene un campo calcolato (Valore Attuale) che a seconda del periodo di deprezzamento dichiarato per le singole voci ne calcola, per l’appunto, il valore attuale, decrementando quello iniziale della corrispondente quota annuale. In pratica, il valore iniziale viene moltiplicato per gli anni trascorsi e per l’inverso del periodo di deprezzamento. Nel prossimo capitolo descriveremo nei dettagli come è stata impostata la formula. � L’archivio tabellare La zona in cui vengono registrate automaticamente le voci di inventario. Si tratta della zona B9:J30 cui è stato assegnato il nome Archivio. La zona è di piccole dimensioni per consentire la visualizzazione dell’intero archivio, ma non vi sono problemi ad ampliarla opportunamente. Si noti che fianco della suddetta zona sono state replicate le colonne Nr e Codice. Si tratta di un artificio che consente di gestire correttamente la visualizzazione delle schede dei singoli beni inventariati. La struttura dell’archivio 1 PC Open Dicembre 2005119 open action guida Ampliare l’archivio � La nuova tabella Si è creata una tabella virtuale (D10:M30) che verrà presa come base per la gestione delle schede dei beni. Su di essa opererà la funzione di scansione che preleva e inserisce nella scheda tutti i dati corrispondenti alla voce selezionata nell’elenco. � Replicare le colonne Per consentire la visualizzazione di tutti i dati quando si visualizzano le schede dei beni inventariati, le colonne Nr e Codice sono state replicate dopo l’ultima colonna dell’archivio. La tabella virtuale � Esplorare l’archivio Se si esplora l’archivio tramite una funzione di scansione facendo riferimento alla colonna Voce, non è possibile prelevare valori alla sinistra di detta colonna. Pertanto, questi devono essere duplicati alla sua destra. � Aggiungere colonne Anche in questo caso, per le stesse ragioni, se fosse necessario aggiungere nuove colonne, l’aggiunta deve essere fatta all’interno della zona occupata dall’archivio. Si consiglia di operare nella zona centrale. � Aggiungere righe L’aggiunta di righe, per non creare problemi, deve essere fatta all’interno dell’archivio. Così facendo, la nuova zona mantiene lo stesso nome che era stato assegnato a quella occupata dall’archivio precedente. � Controllo del nome Se le colonne o le righe non vengono aggiunte correttamente la nuova zona corrispondente all’archivio non ha alcun nome. Infatti, se la si evidenzia, nella casellina dedicata non compaiono nomi. � Da evitare Se righe o colonne venissero aggiunte al di fuori della zona dell’archivio non verrebbero incluse nel nome che figura in formule ed espressioni. Pertanto, bisogna cancellare il vecchio nome e riassegnarlo nuovamente. PC Open Dicembre 2005120 open action guida Formule ed espressioni Ecco come impostare le formule per il calcolo del valore attuale delle singole voci archiviate In sede di inserimento dati èprevista la dichiarazione del-la durata in anni del periodo al termine del quale si deve considerare azzerato il valore del bene inventariato. Questa informazione consente di ave- re sempre disponibile, col pas- sare degli anni, il valore attua- le del bene. In pratica, la dura- ta del suddetto periodo viene elaborata da una formula (re- sidente nelle celle della colon- na Valore Attuale), che calcola il numero di anni trascorsi da quello di presa in carico del be- ne, e lo moltiplica per il valore iniziale del bene stesso, non- ché per un coefficiente che è l’inverso della durata del pe- riodo dichiarato. Si tenga pre- sente che il numero di anni trascorsi non tiene conto delle frazioni di anno, vale a dire che se un bene viene preso in carico nel 2005, in un qualsiasi mese del 2006 figurerà deprez- zato di una quota annuale. Conviene fare un esempio pra- tico. Se per un bene acquistato nell’anno in corso si opta per periodo di azzeramento quin- quennale, il valore del bene, a partire dal prossimo anno verrà diminuito del 20 percen- to, del 40 percento il secondo anno, e così via. In pratica, la formula da inserire in J10 e re- plicare sino a J30 è la seguente: =F10-((ANNO(ADESSO())-AN- NO(E10))*(1/I10)*F10) dove F10 è il valore iniziale del bene, mentre le funzioni Anno resti- tuiscono quello in corso e quello in cui è stato preso in carico il bene. L’espressione 1/I10, invece, restituisce l’in- verso del periodo di deprezza- mento, pari al coefficiente di moltiplicazione del numero di anni da prendere in considera- zione. � Il coefficiente di deprezzamento È pari all’inverso della durata in anni del periodo di deprezzamento previsto. Così se si dichiara un periodo di 5 anni, il bene verrà deprezzato del 20 percento a partire dall’anno successivo a quello di presa in carico. Ovviamente, chi non concordasse con tale assunzione, potrà calcolare il deprezzamento già a partire dall’anno di presa in carico aumentando semplicemente di una unità il valore restituito dalla differenza delle funzioni ANNO. � Calcolo del valore attuale La formula da inserire in J10 e replicare sino a J30 è la seguente: =F10-((ANNO(ADESSO())- ANNO(E10))*(1/I10)*F10) dove F10 è il valore iniziale del bene, mentre le funzioni Anno restituiscono quello in corso e quello in cui è stato preso in carico il bene. L’espressione 1/I10, invece, restituisce l’inverso del periodo di deprezzamento, pari al coefficiente di moltiplicazione del numero di anni da prendere in considerazione. � L’espressione di controllo La formula per il calcolo del valore attuale restituisce un messaggio di errore in corrispondenza delle righe in cui non sono ancora stati digitati dati. Bisogna pertanto inserirla in una formula che controlla se l’espressione stessa restituisce un errore, ed in tal caso determinare la visualizzazione di un blank (“ “). La nuova formula è la seguente: =SE(VAL.ERR(F10- ((ANNO(ADESSO())-ANNO(E10))*(1/I10)*F10));” “;F10-((ANNO(ADESSO())- ANNO(E10))*(1/I10)*F10)) � La funzione ANNO Questa funzione restituisce il numero corrispondente all’anno che figura nella data che le viene posta come argomento. Pertanto, se in argomento le si pone la funzione ADESSO() (che restituisce la data corrente), il risultato sarà quello di ottenere l’anno corrente. Per ottenere, invece, l’anno corrispondente alla presa in carico del bene si utilizza come argomento la corrispondente data. Le opzioni aggiuntive 2 PC Open Dicembre 2005121 open action guida L’inserimento dei dati Le caratteristiche dei beni inventariati vengono archiviate tramite uno speciale box di dialogo L’archiviazione dei singolibeni è gestita da un boxdi dialogo che viene aperto premendo il pulsante Inserimento dati che si trova nel foglio Schede del modello. Da tale foglio accedere all’Edi- tor del Visual Basic, aprire il menu Inserisci, e optare per la voce UserForm. Così facendo, viene visualizzato un rettango- lo grigio che rappresenta l’area di lavoro del box di dialogo. Di- mensionarla opportunamente, quindi inserirvi tante caselle di testo quanti sono i dati da ge- stire. Le caselle si disegnano facendo clic sull’icona Casella di testo del pannello degli stru- menti del VBA, che si apre con- testualmente alla richiesta di creazione dello UserForm. So- pra ogni casella posizionare una etichetta e digitare il nome del dato cui si riferisce la ca- sella sottostante. Fare clic destro sulle caselle, e nel menu che si apre optare per Proprietà per aprire l’omo- nima casella. Nella cella Con- trolSource digitare il nome che è stato assegnato alla posizio- ne della zona di parcheggio da- ti in cui viene trasferito il dato digitato nella casella. Per esempio, se ci riferiamo alla casella Nr, il nome da inserire nella cella ControlSource è Nu- mero. In calce al box disegnare due pulsanti ed etichettarli Ar- chivia e Annulla. Farvi sopra clic destro, e nel menu conte- stuale al clic selezionare Vi- sualizza codice. All’interno del codice del primo pulsante inserire il co- mando Unload Me e poi il no- me della macro da lanciare (da sviluppare a parte). Nel codice del secondo pulsante, invece, inserire solo il comando Un- load Me. � Caselle di testo ed etichette Nel pannello degli strumenti fare clic sull’icona della casella di testo, portarsi nel box di dialogo e disegnare un rettangolo di dimensioni pari a quelle da assegnare alla casella di testo. Accedere alla casella delle proprietà della casella, e nella cella ControlSource digitare il nome della posizione della zona dati del foglio archivio in cui deve essere trasferito il dato inserito nella casella di testo. Disegnate le caselle, realizzare le corrispondenti etichette. � I pulsanti Nel pannello degli strumenti fare clic sull’icona del pulsante. Disegnarli, accedere alle loro caselle delle proprietà, e nella cella Caption digitare Archivia e Annulla. A questo punto, visualizzare il codice del primo pulsante ed inserire al suo interno il comando Unload Me, mentre nella riga sottostante si inserisce il nome della macro che gestisce l’archiviazione dei dati, da svilupparsi successivamente. Nel codice del pulsante Annulla, invece, inserire il solo comando Unload Me. � Eseguire una prova Completata l’impostazione del box di dialogo conviene testarne il funzionamento. Fare clic sul box, aprire il menu Esegui, e selezionare la voce Esegui Sub/UserForm. Così facendo il box di dialogo viene lanciato. Dal momento che la macro di archiviazione non è stata ancora sviluppata possiamo controllare solo se i dati inseriti vengono trasferiti nelle corrette posizioni. Pertanto, effettuare un inserimento di prova quindi chiudere il box agendo sul pulsantino che si trova nell’angolo superiore sinistro. � Creare il contenitore Dal foglio Schede accedere all’Editor del Visual Basic, aprire il menu Inserisci e selezionare UserForm. Nell’area di lavoro viene visualizzato un rettangolo grigio. Dimensionarlo opportunamente con il mouse. Fare clic destro sullo UserForm, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Si apre così l’omonima casella dello UserForm. Nella cella Caption digitare il titolo del nostro dialog box (Inserimento dati), che verrà assegnato in tempo reale. Realizzare la maschera di dialogo 3 PC Open Dicembre 2005122 open action guida Le schede mobili Le schede dei beni inventariati possono essere visualizzate in sequenza premendo semplicemente un pulsante Nel foglio Schede è possibilevisualizzare una dopo l’al-tra quelle corrispondenti alle singole registrazioni ospi- tate nell’archivio dei beni in- ventariati. La dinamica dell’o- perazione è la seguente. Agen- do sulle frecce del pulsante di selezione posizionato accanto alla cella C10, in tale cella viene visualizzato un numero che si incrementa o si decrementa di una unità a seconda che si pre- ma il pulsantino inferiore o su- periore. A questo punto, consi- derando che nelle celle a sfon- do bianco sono ospitate oppor- tune formule di scansione che esplorano l’archivio centrale in corrispondenza del numero vi- sualizzato nella cella C10, viene visualizzato in ogni posizione il corrispondente dato. Ma ecco come impostare la scheda. Aprire il pannello degli stru- menti, fare clic sull’icona del pulsante di selezione e dise- gnare il corrispondente stru- mento a fianco della cella C10 (cui si assegna il nome Numera- tore). Aprire la casella delle pro- prietà del pulsante, e nelle celle LinkedCell, Max, e Min, digitare rispettivamente Numeratore, il numero delle schede da gestire, e 1. A questo punto, disattivare la modalità di progettazione (icona con Squadra e Matita) che si era attivata contestual- mente all’apertura del pannello strumenti, e fare clic sui pul- santini del contatore per pro- varne il funzionamento. Nella cella E10 (Codice) inserire la se- guente formula di scansione =CERCA.VERT(Numeratore;Ar- chivio;2;0) che preleva dalla se- conda colonna dell’archivio centrale il corrispondente valo- re della voce Codice. � Il pulsante di selezione È lo strumento che si trova a fianco della cella C10 e consente di trasformare quest’ultima in un contatore. Nella casella degli strumenti fare clic sulla corrispondente icona e disegnare il pulsante. Accedere alla sua casella delle proprietà e digitare nelle posizioni a fianco delle voci LinkedCell, Max, e Min, il nome della cella C10 (Numeratore), il numero di schede da gestire, ed il valore 1. � Le formule di scansione Nelle celle dati si inseriscono opportune formule di scansione che esplorano l’archivio dei beni inventariati e restituiscono le informazioni corrispondenti al record il cui numero figura nella cella C10, denominata Numeratore. La formula di scansione da inserire nelle celle dati è sempre sostanzialmente la stessa, varia solo il numero della colonna dell’archivio da cui si prelevano i dati. Utilizzando il valore 0 come ultimo argomento dell’espressione non è necessario che i dati da esplorare siano ordinati. � I pulsanti In calce alla scheda si trovano tre pulsanti. Il primo apre il box per l’inserimento dei dati nell’archivio, il secondo ed il terzo accedono rispettivamente al foglio che gestisce le ricerche per voce, e all’archivio. Nel codice del primo pulsante digitare il comando UserForm1.Show, che apre il box di dialogo per l’inserimento dei dati. Nel codice degli altri due, invece, inserire il nome delle macro che accedono al foglio ricerche e all’archivio. Più avanti vedremo come svilupparle. � Impostare il visualizzatore Selezionare la zona C7:K27, assegnarle il colore desiderato, quindi attribuire lo sfondo bianco e la bordatura alle celle destinate a visualizzare i dati. Nelle posizioni soprastanti le celle dati digitare le corrispondenti etichette. Le celle in cui si articolano le posizioni Voce, Categoria, e Note, devono essere unite facendo clic, dopo averle evidenziate, sull’icona dedicata della barra strumenti. Il visualizzatore di schede 4 PC Open Dicembre 2005123 open action guida Le ricerche per voci È prevista la possibilità di individuare la scheda di un bene inventariato selezionandone il nome in un elenco a discesa Con una procedura abba-stanza simile a quellaadottata per impostare il visualizzatore di schede è pos- sibile eseguire ricerche mirate dichiarando il nome del bene da individuare. In luogo di un contatore numerico ci si serve di un elenco a discesa. Sele- zionando il nome del bene, ne viene resa visibile la scheda. La presentazione dei dati è gesti- ta, come nel caso del visualiz- zatore, da opportune formule di scansione, ma dal momento che si prende come riferimento il nome del bene e non il nume- ro d’ordine della registrazione, la tabella da esplorare non coincide con l’archivio centra- le vero e proprio ma con la ta- bella virtuale che è stata creata al momento della strutturazio- ne dell’archivio stesso. Infatti, poiché le formule di scansione non possono lavorare all’indie- tro, se il riferimento è la voce di inventario, per individuarne il numero e il codice le relative colonne si devono trovare a destra (e non a sinistra) della colonna Voce. Per questo, sono state repli- cate a destra dell’archivio. L’e- lenco a discesa si crea attivan- do la corrispondente icona del pannello degli strumenti VBA (Casella combinata), e nella sua casella delle proprietà si di- chiara come LinkedCell il nome della posizione H10, (che è ri- coperta dall’elenco stesso), e come ListFillRange, la zona da- ti corrispondente alla colonna Voce dell’archivio centrale (Elenco_voci). A questo punto, le formule di scansione da in- serire nelle celle dati della scheda faranno riferimento alla cella H10. � L’elenco a discesa L’elenco è stato disegnato in modo tale da coprire la sottostante cella H10 in cui viene trasferita la voce selezionata nell’elenco stesso. Tale cella è stata denominata Ricerca_voce, e a questo nome si fa riferimento nelle formule di scansione demandate alla visualizzazione dei corrispondenti dati. Nella casella delle proprietà dell’elenco dichiarare il suddetto nome come LinkedCell, mentre si specifica come ListFillRange il nome Elenco_voci (zona D10:D30 dell’archivio). � Le formule di scansione Le formule di scansione, dal momento che esplorano la colonna Voce, per restituire il numero d’ordine del bene e il suo codice devono trovare tali dati a destra della suddetta colonna. Per questo, le colonne Nr e Codice sono state replicate a fianco della zona archivio. Si è creata così una nuova tabella (D10:M30) sulla quale possono operare correttamente le formule di scansione. La formula di base è la seguente: =CERCA.VERT(Ricerca_voce;Tabella_ricerca;N;0), dove N è la colonna da cui prelevare il dato. � I dati riepilogativi Accanto alla scheda di visualizzazione è stato ricavato un prospetto che riepiloga i dati più significativi contenuti nell’archivio dei beni inventariati. In particolare, vi figurano i totali dei valori attuali e iniziali, nonché il numero dei beni stessi. I dati vengono prelevati dal foglio Archivio. Nelle celle O19, O22, e O25 sono contenute rispettivamente le formule: =VALORE_GLOB_IN, =VALORE_GLOB_ATT, =MAX(NUMERO_VOCI). � L’ambiente di lavoro La scheda di visualizzazione dei dati è molto simile a quella per l’esplorazione sequenziale dell’archivio. La vera differenza sta nel fatto che la scansione avviene in base al nome del bene inventariato, da selezionarsi nello speciale elenco a discesa che attinge i dati dai contenuti della colonna Voce dell’archivio centrale. Si noti che a fianco della scheda è presente una tabellina che riepiloga i dati più significativi dell’archivio stesso Impostazione della scheda 5 PC Open Dicembre 2005124 open action guida Sviluppare le macro Ecco come registrare la macro per archiviare le registrazioni e per accedere ai vari fogli di lavoro La macro per l’archiviazionedei dati viene lanciata tra-mite il pulsante Inserimento dati in calce al box di dialogo. Il problema è quello di posizio- nare il cursore sempre sulla prima cella della prima riga vuota dell’archivio. Accedere al foglio Schede, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, poi Registra macro, assegnare alla macro il nome Inserimen- to_dati, e premere il pulsante Ok per attivare la registrazio- ne. Fare clic sulla cella A1, ac- cedere al foglio Archivio, e fare clic su A1. Attivare la modalità di registrazione relativa facen- do clic sul secondo pulsantino della barretta di registrazione. Selezionare la zona dati e co- piarla. Riportarsi su A1, aprire il menu Modifica, optare per Vai a, e nel box che viene aper- to selezionare il nome della cella B8 (Riferimento). Pre- mendo il pulsante Ok il curso- re si porta su tale cella. A que- sto punto, premere il tasto Fi- ne, poi due volte il tasto freccia in basso. Così facendo, il cur- sore si porterà sempre sulla corretta posizione di archivia- zione. Fare clic destro, e nel menu contestuale al clic opta- re per Incolla. Si determina co- sì la registrazione automatica dei dati. Disattivare il registra- tore facendo clic sulla prima icona della barretta di regi- strazione. Per registrare le ma- cro di accesso ai fogli Archivio e Ricerche voci, sempre dal fo- glio Schede attivare il registra- tore, fare clic su A1, poi por- tarsi sul foglio desiderato e at- tivare ancora la posizione A1, quindi spegnere il registratore facendo clic sul primo pulsan- te della barretta. � La posizione di archiviazione Attivare la modalità di registrazione relativa facendo clic sulla seconda icona della barretta di registrazione che è stata visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore. Selezionare la riga dati e copiarla. Riportarsi su A1, aprire il menu Modifica, optare per Vai a, e nel box che si apre selezionare il nome della cella B8 (Riferimento) per portarsi su di essa. Premere il tasto Fine, poi due volte il tasto freccia in basso. Il cursore si porterà sulla prima riga vuota dell’archivio. � Incollare i dati A questo punto il cursore è sulla prima cella della prima riga vuota dell’archivio, indipendentemente dal numero di registrazioni già presenti, ed è possibile archiviare i dati che sono stati copiati della zona di parcheggio sopra l’archivio. Aprire il menu Modifica, e selezionare Incolla. Avvenuta la replica dei dati arrestare il registratore facendo clic sulla prima icona della barretta di registrazione. È così possibile controllare se la registrazione è avvenuta correttamente. � Accesso ai fogli Archivio e Ricerche voci Partendo sempre dal foglio Schede attivare il registratore delle macro, denominarle Vai_Archivio e Vai_Ricerche, poi portarsi sui fogli in questione dove si seleziona la cella A1. A cose fatte premere il pulsante di arresto del registratore. Se prima si è registrata la macro di archiviazione, accertarsi che nella barretta delle icone di registrazione non sia ancora attiva la modalità di registrazione relativa. � Attivare la registrazione Portarsi sul foglio Schede, aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel sottomenu optare per Registra macro. Viene visualizzato il box di denominazione della macro: digitare il nome Inserimento_dati nella casella dedicata. Premere il pulsante Ok per attivare la registrazione. Portarsi sulla cella A1, poi accedere al foglio Archivio e selezionare la cella A1. Archiviare i dati 6 PC Open Dicembre 2005125 open action guida Come utilizzare il modello Dopo aver inserito i primi dati si possono subito eseguire ricerche e valutare i risultati delle analisi statistiche Quando si lancia il modello,se il livello di protezionedel computer che si utiliz- za è impostato su Alto bisogna aprire il menu Strumenti, sele- zionare la voce Macro, e poi Protezione. Nel box che viene visualizzato spuntare il botto- ne accanto alla voce Medio. Sal- vare il modello e riaprirlo. Ac- cedere al foglio Schede e pre- mere il pulsante di inserimen- to. Viene così aperto un box di dialogo nelle cui caselle si digi- tano i dati corrispondenti alle voci previste (il campo numero deve essere sempre riempito). La data di carico deve essere inserita come se fosse un testo, preceduta da un apice (‘). Pre- mere il pulsante Archivia in cal- ce al box per dare corso alla re- gistrazione dei dati. Si accede così al foglio Archivio dove il re- cord che è appena stato archi- viato figura evidenziato. Si può così controllare direttamente che l’operazione sia andata a buon fine. Ed ora occupiamoci del vi- sualizzatore delle schede e del- la procedura per la ricerca di una singola registrazione. Per sfogliare lo schedario accede- re al foglio Schede e fare clic sui pulsantini accanto alla cel- la Nr. Ad ogni clic si incremen- ta o si decrementa di una unità il valore visualizzato nella cel- la, e vengono presentati i dati delle corrispondenti registra- zioni. Per estrarre una deter- minata scheda dall’archivio, invece, accedere al foglio Ri- cerche per voce, aprire l’elenco a discesa associato all’etichet- ta Voce, e selezionare quella che ci interessa. Contestual- mente alla selezione, il conte- nuto della scheda si assesta automaticamente di conse- guenza. � L’archivio centrale Ecco come si presenta l’archivio i cui contenuti vengono opportunamente elaborati negli altri fogli di lavoro. Se fosse necessario ampliare la corrispondente zona, inserire righe o colonne all’interno di essa. Così facendo la nuova zona archivio mantiene ancora la stessa denominazione che le è stata assegnata al momento dell’impostazione. Se non si seguisse questa procedura i nuovi dati non verrebbero presi in considerazione. Ovviamente, le formule di ricerca che operano negli altri fogli devono essere aggiornate di conseguenza. � Il foglio schede In questo foglio è ospitato un facsimile di scheda che consente di esplorare in sequenza tutte le registrazioni dell’archivio. In pratica, vengono visualizzate le informazioni corrispondenti alla registrazione il cui numero d’ordine figura nella cella Nr. della scheda. Per incrementare o decrementare la numerazione fare clic rispettivamente sui pulsantini + o -. Se si preme il pulsante Inserimento dati si apre il box che gestisce l’aggiunta di nuovi record. � Le ricerche per voci Se nel foglio omonimo si apre l’elenco a discesa dedicato e si seleziona una voce, viene visualizzata la corrispondente scheda. A fianco della scheda, poi, sono riportate alcune informazioni che riepilogano la situazione globale dei beni inventariati. In particolare, ci riferiamo al numero di registrazioni presenti in archivio, al valore iniziale dell’inventario e a quello attuale. � Inserimento dei dati Accedere al foglio Schede e premere il pulsante Inserimento dati che si trova nella parte inferiore del box al centro del video. Si determina così l’apertura di un box di dialogo articolato in sette caselle. Digitare le informazioni richieste. La data deve essere inserita in modalità testo: pertanto, quando la si digita, farla precedere da un apice. Nella casella anni digitare in quanti anni si prevede l’azzeramento del valore del bene: in base a tale informazione sarà possibile calcolare il suo valore attuale. Inserire i dati ed esplorare l’archivio 7 PC Open Ottobre 2005117 open action guida Apagare e a morire, comerecita un vecchio adagio,sembra che ci sia sempre tempo, ma purtroppo c’è qualcuno che al momento di saldare una pendenza, di tem- po se ne prende anche trop- po. Considerando che l’abitu- dine è abbastanza diffusa con- viene tenere sotto controllo la situazione dei pagamenti, e quando i ritardi diventano consistenti il meno che si pos- sa fare è spedire una oppor- tuna lettera di sollecito. Uti- lizzando Excel si può impo- stare un semplice ma efficace sistema per il controllo dei pagamenti inevasi, che non solo fornisce la situazione di ogni singolo cliente, ma con- sente anche di preparare una lettera che riepiloga gli estre- mi delle insolvenze ed invita ad onorarle. Impostando l’ap- plicazione, ci avvarremo di al- cune interessanti propriètà delle funzioni data, grazie alle quali sarà possibile avere sempre sottocchio la quantifi- cazione dei giorni di ritardo, nonché impostare in base a questi le ricerche da condur- re nell’archivio al fine di estrarre gli estremi dei docu- menti insoluti. Il modello (Sol- leciti.xls), è registrato sul CD3/DVD che accompagna il presente numero della rivista. Ricordiamo, come abbiamo già fatto più volte, che in un’applicazione è sempre be- ne assegnare un nome a celle e zone coinvolte nelle elabo- razioni. Nei nostri corsi, però, non sempre seguiamo alla let- tera questa che non dovrebbe essere solo una buona abitu- dine, ma le deroghe sono do- vute ad un’ottima ragione: rendere più semplice l’inter- pretazione del modello esem- plificativo. di Alberto Nosotti Utilizzo del modello - Eseguire le ricerche p. 118 - Preparare il sollecito p. 118 Gestire le date - La funzione ADESSO() p. 119 - Aritmetica delle date p. 119 L’archivio documenti - Come impostarlo p. 120 - Le formule p. 120 Il pannello di controllo - L’elenco clienti p. 122 - L’elenco a discesa p. 122 Le formule database - Come operano p. 123 - Come utilizzarle p. 123 L’elenco Clienti - La procedura p. 124 - Sviluppare la macro p. 124 Sollecitare i pagamenti - Impostare la lettera p. 125 - Inserire le formule p. 125 7 6 5 4 3 2 1 Inserendo nel modello sul CD allegato i dati significativi, si può avere in tempo reale l’analisi della situazione dei pagamenti, nonché preparare le corrispondenti lettere di sollecito Excel 2003: gestire automaticamente il sollecito dei pagamenti inevasi PC Open Ottobre 2005118 open action guida Utilizzo del modello Vi spieghiamo come ci si avvale del template per monitorare le scadenze dei pagamenti Innanzitutto, bisogna crearel’archivio dei documentiemessi inserendovi i loro estremi. Ovviamente, l’archivio deve essere continuamente ag- giornato inserendo nel campo Pagato un Si o un No per indica- re lo stato del pagamento. I campi Scadenza e Ritardo ven- gono compilati automatica- mente, e dal momento che con- tengono formule si faccia atten- zione a non inserirvi dati. Com- pletato l’archivio, bisogna crea- re nel pannello di controllo l’e- lenco dei clienti su cui operano le formule di analisi. Se i clienti non sono molti, tale elenco può essere compilato manualmen- te, in ogni caso è stata svilup- pata una macro per impostarlo in automatico. Basta premere il pulsante Crea elenco clienti. Ap- pena visualizzato l’elenco si può vedere immediatamente quali clienti non hanno onorato le loro scadenze: a fianco del lo- ro nome, infatti, compare un asterisco. A questo punto, si può condurre la prima analisi. Selezionare il nome del cliente di cui si vuole conoscere la po- sizione, inoltre, nella cella E8 specificare il ritardo di paga- mento da prendere in conside- razione rispetto alla scadenza concordata. Inseriti questi dati la situazione del cliente viene immediatamente visualizzata nella sezione dedicata del pan- nello. Contemporaneamente, i dati significativi dell’analisi vengono trasferiti nella lettera di sollecito. Per accedervi ba- sta fare clic sul pulsante dedi- cato. Il modello contiene delle macro, pertanto, se il grado di protezione del foglio di lavoro è troppo alto, quando lo si carica può comparire un messaggio di errore. Per poter utilizzare le macro bisogna impostare il li- vello di protezione Basso, sal- vare il modello, e riaprirlo. � Definire cliente e ritardo Dopo aver creato l’elenco clienti, si può subito utilizzare il modello. Inserire nella cella E8 il ritardo da prendere in considerazione per le analisi, quindi selezionare il nome del cliente nell’elenco dedicato. Verranno immediatamente visualizzati i risultati dell’analisi. Si noti che i giorni di ritardo inseriti si riferiscono a quelli conteggiati prendendo come riferimento la scadenza pattuita con il cliente. Per esempio, se le scadenze concordate erano di 30 giorni, specificando un ritardo di 10 giorni, verranno individuati i documenti la cui data di emissione è antecedente di più di 40 giorni alla data odierna. � I risultati La figura illustra la sezione del pannello di controllo dedicata alla presentazione dei risultati. Per il cliente monitorato, viene conteggiato il numero di documenti inevasi, e il loro importo totale. Vengono anche calcolati il massimo importo inevaso, il minimo, e la media degli importi inevasi. Questi risultati si riferiscono a tutti i pagamenti scaduti, e non solo a quelli individuati specificando il ritardo da prendere in considerazione sulla data di scadenza del documento. � La lettera di sollecito Ecco come si presenta la lettera di sollecito. Si noti che nella casella H19, collegata alla cella L12 del pannello di controllo, è visualizzato il nome del cliente di cui si sta controllando la situazione. Indirizzo, Cap e Città, vengono prelevati automaticamente dall’archivio documenti impostando nelle celle sottostanti alla H19 opportune formule di scansione tabellare. Anche le posizioni E35 e H34 sono collegate alle corrispondenti celle del pannello di controllo, pertanto il testo del sollecito si adatta in tempo reale alla situazione che si sta monitorando. � Inserire i dati nell’archivio Il modello può essere utilizzato solo dopo aver inserito nell’archivio un congruo numero di dati. In loro assenza, in molte celle possono comparire dei messaggi di errore. Si noti che i campi Scadenza e Ritardo vengo compilati automaticamente. Dal momento che in essi sono contenute formule si faccia attenzione a non inserivi dati. Per proteggere le formule si può disegnarvi sopra un rettangolo, al quale assegnare poi il valore massimo (100%) per l’attributo Trasparenza. Come condurre un’analisi 1 PC Open Ottobre 2005119 open action guida Gestire le date Excel, anche se le visualizza come tali, considera le date alla stregua di valori numerici Il modello, considerando chedeve gestire dei ritardi di pa-gamento quantificando i cor- rispondenti giorni si avvale della possibilità di trattare le date come se fossero dei veri e propri valori numerici. Infatti, Excel le considera come tali. Vale a dire che fa corrispon- dere ad esse un numero che in- dica quanti giorni sono passa- ti dall’1 gennaio del 1900. Ha così senso addizionare o sot- trarre date, e in quest’ultimo caso tale possibilità risolve il nostro problema, che è quello di conoscere quanti giorni in- tercorrono fra la data odierna e quella in cui il documento doveva essere pagato. Ci si av- varrà, invece, della possibilità di sommarle per stabilire la scadenza del pagamento, in base agli accordi presi con il cliente. Facciamo subito un esempio pratico. Inseriamo nella cela A1 la data 12-09-2005, e in A2 la data 10-09-2005. A questo punto, se in C4 (for- mattata come numero intero) digitiamo la formula =A1-A2, verrà visualizzato il numero 2 che per l’appunto indica quan- ti giorni separano le due date. La funzione ADESSO() Questa funzione restituisce in chiaro la data e l’ora cor- rente. Se, però, assegniamo al- la cella il formato Numero ed azzeriamo i decimali, viene vi- sualizzato il numero di giorni che sono trascorsi dalla famo- sa data di riferimento dell’ 1 gennaio 1900. Pertanto, utiliz- zeremo la funzione al fine di avere sempre ha disposizione la data corrente, quale riferi- mento per considerare i giorni di ritardo. Per calcolare una scadenza, invece, basterà sommare alla data del docu- mento i giorni di tolleranza concessi. � Visualizzare il numero seriale Come si è detto, Excel interpreta le date alla stregua di valori numerici aventi un particolare significato, ma le visualizza pur sempre come date. Per vedere in chiaro il corrispondente numero seriale bisogna assegnare alla cella che le contiene il formato Numero senza prevedere decimali. Ecco come procedere per assegnare questo tipo di formattazione. Evidenziare la cella contenente la data, aprire il menu Formato, e selezionare Celle. Nella maschera a schede che si apre attivare la scheda Numero. Nella finestra Categoria evidenziare la voce Numero. Nella casella Posizioni decimali inserire il valore 0. � La funzione ADESSO() Questa importante funzione data restituisce in chiaro la data e l’ora corrente. Per visualizzare la sola data assegnare alla cella il formato Data con la procedura appena descritta. Per visualizzare, invece, il corrispondente numero seriale, assegnare il formato Numero senza decimali. Ci avvarremo di questa funzione per avere sempre a disposizione il riferimento alla data odierna, su cui si basa il calcolo dei ritardi. ADESSO(), nel gergo degli addetti ai lavori viene definita una funzione volatile, nel senso che si aggiorna ogni volta che il foglio di lavoro viene ricalcolato, e in particolare quando lo si apre. � Per saperne di più Considerando l’importanza che assumono le funzioni data, nonché l’interpretazione delle date stesse come numeri seriali, vale la pena di documentarsi in merito consultando le corrispondenti pagine della guida in linea. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave di ricerca Date. Degli argomenti individuati si consiglia di consultare le pagine corrispondenti al primo, al secondo, e al settimo. � Date e numeri seriali Excel considera le date come se fossero valori numerici, che nel gergo degli addetti ai lavori vengono definiti numeri seriali. Grazie a tale interpretazione è così possibile utilizzarle come addendi o sottraendi di somme e sottrazioni. Inseriamo nella cella A1 la data 12-09-2005, e in A2 la data 10-09-2005. A questo punto, se in C4 (con formattazione Numero senza decimali) digitiamo la formula =A1-A2, verrà visualizzato il numero 2. Se poi vogliamo conoscere la data di scadenza di una fattura con pagamento, per esempio, a 30 giorni, basta addizionare il numero 30 alla data di emissione del documento. L’aritmetica delle date 2 PC Open Ottobre 2005120 open action guida L’archivio dei documenti Questo foglio di lavoro ospita gli estremi dei documenti di cui monitorare le scadenze L’applicazione ruota intor-no all’archivio degliestremi significativi dei documenti di cui si vogliono monitorare le scadenze di pa- gamento. In pratica, per ogni documento, vengono registra- te le seguenti informazioni: da- ta di emissione, nome del cliente, importo, scadenza di pagamento concordata (in giorni), data di scadenza, stato del pagamento (Si/No), giorni di ritardo in caso di non avve- nuto pagamento. La data di scadenza concordata, e i giorni di ritardo vengono calcolati tramite opportune formule che sfruttano le proprietà delle date e le caratteristiche della funzione ADESSO(). L’archivio occupa la zona B11:J41, deno- minata Archivio_Documenti. L’archivio La prima riga è dedicata ai nomi dei campi in cui si artico- la, mentre le sottostanti sono riservate alle registrazioni. La data di scadenza del docu- mento è il risultato della op- portuna elaborazione della sua data di emissione e del numero di giorni previsti per dare cor- so al pagamento. In pratica, nella cella G12 si inserisce la formula =SE(B12””;B12+ F12;””), è poi la si replica in tut- ta la corrispondente colonna dell’archivio. La formula che restituisce la data di scadenza è stata racchiusa in un’espres- sione di controllo condizionale per evitare che in assenza di registrazioni venisse visualiz- zato un antiestetico messag- gio di errore. Nella cella J12, in- vece, si inserisce l’espressione =SE(B12=””;””;SE(K12>0;K12;”” )), anch’essa gestita da un con- trollo condizionale, e la si re- plica per tutta la colonna. Nel- la colonna K si inserisce un’e- spressione di supporto. � Calcolo della scadenza Nella cella G12 si inserisce la formula =SE(B12””;B12+F12;””) che somma il numero seriale corrispondente alla data, ai giorni di scadenza concordati per l’effettuazione del pagamento. Nella cella verrà visualizzata la data di scadenza entro la quale deve essere effettuato il pagamento. Se così non fosse, assegnare alla cella il formato Data. A questo punto, replicare la formula lungo tutta la colonna Scadenza. � Calcolo dei ritardi Il calcolo di questo dato prevede l’utilizzo di più formule. Nella cella K12 si inserisce l’espressione =SE(I12=”Si”;””;ADESSO()-G12) e la si replica sino alla cella J41. Se la data corrente è antecedente alla scadenza il numero sarà negativo. Se la fattura è stata pagata verrà visualizzato un blank. In J12, invece, si digita =SE(B12=””;””;SE(K12>0;K12;””)), che visualizza il ritardo se effettivamente il pagamento è scaduto. Copiare la formula sino alla riga J41. Le formule di supporto ospitate nella colonna K possono essere rese invisibili assegnando ai criteri lo stesso colore dello sfondo. � La funzione SE Le formule inserite nell’archivio devono essere controllate da una espressione condizionale che, in caso di assenza di inserimenti evitano che venga visualizzato un antiestetico messaggio di errore. In certi casi, le espressioni Se sono state nidificate al fine di eseguire contemporaneamente più controlli. Di questa importante funzione abbiamo parlato più volte. In ogni caso, chi vuole rinfrescarsi la memoria in proposito può consultare l’aiuto in linea. Basta accedervi, e digitare nella casella di ricerca: Formule condizionali. Consultare le pagine di aiuto corrispondenti ai primi due argomenti individuati. � L’archivio Occupa la zona che è stata denominata Archivio_documenti. Per gestire le elaborazioni previste dal modello è stato necessario procedere alla denominazione di altre zone. In particolare la zona C11:C41 è stata denominata Clienti, la zona J12:J41 (Ritardi), e la zona C12:J41 (Tabella_Clienti). Ai campi Importo e Ritardo sono stati assegnati i formati Euro e Numero senza decimali. La struttura dell’archivio 3 Denominare l’archivio PC Open Ottobre 2005121 open action guida � Assegnare l’ombreggiatura Fare clic sul bordo della casella per evidenziarla. A questo punto, nella barra Disegno, fare clic sull’icona con sopra un quadratino ombreggiato. Nella paletta che si apre sezionare lo stile di ombreggiatura. � Formattare il testo Rilasciando il tasto del mouse la casella viene visualizzata. Al suo interno il cursore lampeggia. Digitare il testo previsto, evidenziarlo, e formattarlo utilizzando gli strumenti opportuni. Intestazione dell'archivio � Disegnare la casella Assicurarsi che sia visualizzata la barra Disegno. Fare clic sull’icona con sopra impresso un rettangolo e la lettera A, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare il riquadro della casella � Assegnare il nome Aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella casella dedicata del box che si apre, digitare il nome da assegnare all’archivio. � Evidenziare la zona Per assegnare un nome ad una zona di celle (o a una cella singola) bisogna prima evidenziarla. Nel nostro caso, considerando che stiamo denominando un archivio tabellare si evidenzia la zona B11:J41. � La sintassi dei nomi Si noti che quando si assegnano nomi composti gli elementi in cui questi si articolano non possono essere separati da spazi. Questi ultimi devono essere sostituiti dall’underscore ( _). � L’alternativa In alternativa, fare clic nella casella che si trova immediatamente sopra la lettera A che identifica la prima colonna del foglio di lavoro. Digitare il nome da assegnare all’archivio e premere Invio. PC Open Ottobre 2005122 open action guida Il pannello di controllo Da questo foglio di lavoro si gestiscono in tempo reale tutte le operazioni previste dal modello L’applicazione si gestisceeseguendo semplice-mente delle scelte o in- serendo alcuni dati: per esem- pio, il numero di giorni da prendere in considerazione per individuare i documenti per cui si riscontra il medesi- mo ritardo di pagamento. Per impostare la struttura del pan- nello bisogna innanzitutto creare l’elenco dei clienti (B13:B27). Se i clienti sono pochi lo si può impostare manualmente, ma se sono molti conviene svi- luppare una macro (ne parle- remo più avanti). A questo punto si può creare l’elenco a discesa da cui prelevare i no- minativi dei clienti di cui vi- sualizzare la situazione. Nella barra degli strumenti del Vi- sual Basic fare clic sull’icona dell’elenco a discesa, e dise- gnare quest’ultimo nell’area di lavoro. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà. Nella maschera visualizzata digitare nella cella ListFillRange il nome Elenco_ clienti, che deve esse- re stato assegnato in prece- denza alla zona B13:B27, e nel- la cella LinkedCell digitare No- me_cliente. E veniamo alle zo- ne criteri. Nelle celle K11, L11, e M11 digitare Ritardo, Cliente, e Cliente. Quindi assegnare alle zone K11:L12, L11:L12, e M11:M12 i nomi Criteri_conteg- gi, Criteri_clienti, Estrazione _clienti. Alla cella E8 assegnare il nome Giorni_ritardo, quindi nella cella K12 digitare l’e- spressione =CONCATENA (“>”;Giorni_Ritardo). In questo modo, inserendo il ritardo di riferimento nella cella E8, nella cella K12 della zona criteri si imposta automaticamente il criterio di riferimento. � L’elenco a discesa Questo elenco è direttamente collegato alla lista dei clienti (zona B13:B27) e consente di inserire nella cella L12 il nome del cliente di cui si vuole conoscere la situazione. Nella casella delle proprietà dell’elenco, nella cella ListFillRange e LinkedCell si dichiarano le posizioni da cui prelevare i nomi dei clienti (Elenco_clienti), nonché il nome della cella in cui sarà trasferito il nominativo del cliente prelevato dall’elenco (Nome_cliente). � Le zone criteri Sono state tutte raccolte in una unica zona (K11:M12). In particolare, la zona K11:L12, denominata Criterio_conteggi, gestisce l’individuazione dei clienti che stanno ritardando i pagamenti, mentre la L11:L12 denominata Criteri_clienti consente di quantificare i valori massimi, minimi e medi dei ritardi in generale. In questi calcoli sono coinvolti tutti i documenti scaduti (anche in ritardo di un solo giorno). Alla zona M11:M12 (denominata Estrazione_clienti), invece, si ricorre per la costruzione automatica dell’elenco dei clienti. � I risultati delle elaborazioni In questa sezione del pannello di controllo sono raccolte le informazioni relative ai ritardi di pagamento che si riferiscono al cliente che è stato selezionato nell’elenco a discesa, ed il cui nome viene visualizzato nelle celle L12 e L16. Tutte le informazioni si ricavano analizzando l’archivio documenti con l’aiuto delle funzioni statistiche database. Il prossimo capitolo è dedicato all’impostazione di queste formule. In particolare, vengono utilizzate le funzioni DB.CONTA, DB.SOMMA, DB.MIN, DB.MAX, e DB.MEDIA. � L’elenco dei clienti In questa zona si inseriscono i nomi dei Clienti. Dalla lista (la zona B13:B27 viene denominata Elenco_clienti), si prelevano, tramite l’elenco a discesa dedicato, i nomi dei clienti che alimentano l’elenco stesso. La lista può essere preparata ed aggiornata manualmente ogni volta che si inserisce nell’archivio un documento intestato ad un nuovo cliente, in ogni caso è stata sviluppata una macro che esegue automaticamente l’operazione. La struttura e l’interfaccia 4 PC Open Ottobre 2005123 open action guida Le funzioni database Grazie ad esse si possono eseguire sull’archivio documenti numerose ed importanti analisi Queste funzioni operano suun tradizionale archiviotabellare. In pratica, ci si riferisce ad una normale tabel- la in cui la prima riga è riser- vata ai campi dell’archivio, mentre nelle sottostanti si in- seriscono le registrazioni. I campi costituiscono le infor- mazioni elementari in cui si ar- ticola una registrazione (re- cord, nel gergo degli addetti ai lavori). Il tipo di campo dipen- de dalla natura del dato che ospita. I campi Testo contengo- no dati testuali, quelli Numeri- ci, valori, quelli Data, date, e così via. Le funzioni database con- sentono di eseguire somme, conteggi, medie, e così via, ela- borando in maniera mirata il contenuto dell’archivio. Per esempio, nel nostro caso, si possono sommare tutti gli im- porti dei documenti che pre- sentano un determinato ritar- do di pagamento. Per utilizzare le funzioni database l’archivio deve essere denominato com- prendendo nella denominazio- ne anche la riga che ospita i campi. A questo punto ne sap- piamo abbastanza per com- prendere la sintassi di utilizzo delle nostre funzioni, che è la seguente: DB.Funzione(Arch- vio;Campo;Zona criteri). Dove Funzione è il tipo di elabora- zione da eseguire, Archivio identifica le coordinate (me- glio, il nome, però) della zona archivio, Campo il nome di quello da elaborare, e Zona cri- teri definisce quella in cui sono ospitati i criteri per l’esecuzio- ne dell’analisi. Questa zona si articola solitamente in due ri- ghe. Le celle della prima riga ospitano i nomi dei campi da coinvolgere nelle elaborazioni, mentre le sottostanti celle con- tengono i parametri di riferi- mento. � Somma dei pagamenti scaduti Questa informazione viene restituita dalla formula =DB.SOMMA(Archivio_documenti;”Importo”;Criteri o_conteggio). Nella fattispecie, si opera sul campo Importo sommandone i contenuti in corrispondenza di ritardi superiori a quelli denunciati nella cella E8. La zona criteri è la stessa di quella utilizzata per conteggiare il numero di documenti scaduti. Il nome del campo da elaborare deve sempre essere fra virgolette. � Minimi, massimi, e medie È possibile calcolare il ritardo minimo, quello massimo e la media dei ritardi di un singolo cliente. Per esempio, nella cella L22 si inserisce la formula: =DB.MIN(Archivio_documenti;”Ritardo”;Criteri_Cli enti). Si noti che come zona criteri si utilizza la zona L11:L12 che si riferisce al solo nome del cliente. Per questo, non essendo coinvolto un parametro di riferimento per i ritardi, vengono elaborati tutti quelli che si verificano. � Per saperne di più A chi volesse documentarsi più ampiamente sulle potenzialità delle funzioni database, considerando la vastità dell’argomento, consigliamo di consultare la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare di volta in volta una delle seguenti chiavi di ricerca: Funzioni database, Intervallo criteri, Filtrare. In particolare, quando si utilizza la prima chiave di ricerca vengono visualizzate tutte le funzioni database. � Conteggio documenti scaduti Nella cella L18 si inserisce la formula =DB.CONTA.VALORI(Archivio_documenti;”Ritardo”; Criterio_conteggio). Si noti che la funzione utilizzata è quella di conteggio, ed il campo da conteggiare è Ritardo. I criteri da utilizzare sono indicati nella zona Criterio di conteggio (K11:L12). Come si può vedere, tale zona definisce il nome del cliente su cui operare, e il ritardo che deve essere preso in considerazione. Si noti che quest’ultimo criterio deve essere interattivo, e variare con il valore che viene immesso nella cella E8. Per questo, per esprimere il vincolo si è utilizzata la formula di concatenazione =CONCATENA(“>”;GIORNI_RITARDO). Impostazione delle formule 5 PC Open Ottobre 2005124 open action guida L’elenco Clienti Vi spieghiamo come automatizzare la creazione della lista dei clienti L’elenco può essere creatomanualmente, ma se sidevono gestire molti no- minativi conviene automatiz- zare l’operazione. In pratica, il problema è quello di estrarre solo una volta, dall’archivio documenti, i nominativi in es- so contenuti ignorando i dop- pioni. L’operazione può essere convenientemente automatiz- zata, associandola ad una op- portuna macro. La macro Ecco come procedere. Atti- vare il registratore delle ma- cro, denominare Crea_elen- co_clienti quella che si sta creando, quindi aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel sottomenu optare per Fil- tro avanzato. Viene visualizzato il box che gestisce le operazio- ni. Innanzitutto, specificare, spuntando l’opportuno check- box, che i dati devono essere visualizzati in una posizione di- versa da quelli su cui si sta operando. Nella fattispecie, si opera sulla seconda colonna dell’archivio documenti (cam- po Cliente), che è stata deno- minata Clienti. Tale nome deve essere digitato nella casella po- sta a fianco della voce Interval- lo_elenco. Nelle caselle sotto- stanti, invece, si inseriscono ri- spettivamente i nomi assegnati alla zona destinata a contenere i nomi dei clienti (Elenco_clien- ti), e a quella del criterio che si utilizza Estrazione_clienti. La casella sottostante il nome del campo su cui si lavora è vuota. Con questa impostazione ver- ranno estratti tutti i nomi dei clienti, ma se si spunta il check- box Copia univoca dei record verranno ignorati i doppioni. Proprio quello che ci interessa. Premere Ok per creare l’elen- co, e chiudere il registratore delle macro. � Lanciare la procedura Il problema è quello di interrogare un archivio dalla struttura semplicissima. Infatti, si articola in un solo campo (il campo Cliente dell’archivio documenti). Alla corrispondente colonna di tale archivio è stato dato il nome Clienti. Per lanciare la procedura di estrazione dei nomi dei clienti aprire il menu Dati e selezionare la voce Filtro. Nel sottomenu relativo a questa voce optare per Filtro avanzato. Si determina così l’apertura del box che gestisce la procedura. � Il box di lavoro Il box in cui si inseriscono i parametri di lavoro. Nella parte superiore del box si deve specificare, spuntando il checkbox dedicato, che i dati non verranno estratti in loco ma visualizzati in una posizione diversa da quella occupata dall’archivio monocolonna su cui si lavora. Nelle tre caselle centrali, invece, si dichiarano i nomi della zona archivio, della zona in cui visualizzare i dati, e quello della zona dei criteri di estrazione. Non si dimentichi di spuntare il checkbox Copia univoca dei record al fine di evitare i doppioni. � La lista clienti Premendo il pulsante Ok, i nomi vengono trasferiti nella zona B13:B27. Si noti che l’estrazione ha coinvolto anche il nome del campo dell’archivio su cui si è operato. A questo punto inserire nelle celle C14 e D14 le formule =SE(B14=””;””;CERCA.VERT(B14;Tabella_clienti;8 ;0)) e =SE(VAL.NUMERO(C14);”*”;””), quindi replicarle verso il basso sino alla riga 27 compresa. Rendere invisibili le formule inserite nella colonna C. Nella colonna D, in corrispondenza dei nominativi per i quali risultano ritardi di pagamento verrà visualizzato un asterisco. � Registrare la macro Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, poi ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che viene aperto inserire nella casella dedicata il nome da assegnare a quella che si sta registrando. Ricordiamo che nei nomi composti, gli spazi devono essere sostituiti dall’underscore ( _ ). Registrare la procedura di estrazione dei nominativi, quindi, nella barretta visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore premere il pulsante con sopra il quadratino per arrestare la registrazione. Il nome della macro dovrà essere digitato all’interno del codice del pulsante destinato a lanciarla. La procedura passo per passo 6 PC Open Ottobre 2005125 open action guida La lettera di sollecito Per i clienti insolventi è possibile preparare in automatico la corrispondente lettera di sollecito Idati significativi delle analisicondotte nel pannello di con-trollo sulla situazione di un cliente possono essere trasfe- riti nella struttura di una lette- ra standard. In particolare, nel- la suddetta lettera vengono trasferiti il nome del cliente, il suo indirizzo, il numero di do- cumenti inevasi che lo riguar- dano, e il loro importo totale. Ma ecco come impostare la co- municazione. Creare un nuovo foglio di lavoro (Lettera solleci- to), e nella cella H19 inserire l’espressione =Nome_cliente. Considerando che questo è il nome assegnato alla cella L12 del pannello di controllo in cui, per l’appunto, viene inserito il nome del cliente di cui si sta monitorando la posizione, nel- la suddetta cella ne comparirà il nominativo. A questo punto, nelle due celle sottostanti si di- gitano due formule di scansio- ne che recuperano dall’archi- vio documenti l’indirizzo, il Cap e la città di residenza del cliente stesso. Ed ora veniamo al testo della comunicazione. Deve essere digitato in modo da lasciare al suo interno due celle libere. In queste vi si in- seriranno i riferimenti alle po- sizioni del pannello di control- lo che contengono il numero di documenti inevasi e il loro im- porto totale. In pratica, si trat- ta delle celle L18 e L20 che so- no state denominate Nume- ro_inevasi e Importo_inevasi. In tali posizioni, pertanto, digi- teremo rispettivamente le espressioni: =Numero_inevasi e =Importo_inevasi. Adesso in- serire la data della comunica- zione, che viene visualizzata nella cella H29 dalla formula ADESSO(), dopo che alla cella stessa è stato assegnato il for- mato data. � L’indirizzo del destinatario Nella cella H19 inserire l’espressione =Nome_cliente. Così facendo, vi viene trasferito il nome del cliente di cui si sta analizzando la situazione. Gli altri dati si prelevano da una porzione dell’archivio documenti (Tabella_clienti). Nella lettera di sollecito, nella cella sottostante quella che contiene il nome del Cliente, digitare la formula: =CERCA.VERT(Nome_cliente;Tabella_clienti;2;0). Verrà così visualizzato l’indirizzo. Per visualizzare il Cap e la città di residenza nella cella H21, inserivi l’espressione: =CERCA.VERT(Nome_cliente;Tabella_clienti;3;0) � Documenti inevasi e loro importi Per inserire nella lettera di sollecito questi due dati basta prelevarli dalle corrispondenti celle del pannello di controllo facendo riferimento al nome che è stato assegnato loro in precedenza (Numero_inevasi e Importo_inevasi). In pratica, quindi, nelle celle H34 ed E35 della lettera di sollecito si inseriscono rispettivamente le due espressioni =Numero_inevasi e =Importo_inevasi. A questo punto, la lettera è pronta per essere stampata. � Le funzioni di scansione Chi vuole avere maggiori ragguagli sulla dinamica operativa delle funzioni di scansioni tabellare può consultare l’aiuto in linea di Microsoft Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca digitare la seguente chiave: Funzione Cerca. Così facendo, questa funzione è la prima che compare nella lista degli argomenti individuati, ma non è quella che ci interessa veramente. A noi interessa la funzione CERCA.VERT che si trova al dodicesimo posto della lista. Si è dovuto individuarla indirettamente perché utilizzando il suo nome come chiave non viene reperita. � Definizione dell’area Creare un nuovo foglio di lavoro ed assegnarvi il nome Lettera sollecito. Per eseguire la denominazione basta fare doppio clic sul nome default riportato nell’etichetta del foglio e digitare il nuovo testo. Il nome, spazi compresi, non può superare i 32 caratteri. Colorare di azzurro lo sfondo delle celle della videata. Evidenziare la zona A10:K76 ed assegnarle il bianco come colore di fondo utilizzando la paletta cromatica. Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Visualizza. Togliere la spunta al checkbox Griglia. Impostare la comunicazione 7 PC Open Gennaio 2005121 open action guida La gestione di un parco au-to (ma anche di quellapersonale) comporta il monitoraggio di un insieme di elementi ai quali si può dare più o meno importanza. Nel nostro caso si focalizza con particolare enfasi l’analisi dei costi variabili di esercizio, in modo da poter avere sempre a disposizione alcune infor- mazioni essenziali come, per esempio, i consumi di carbu- rante per chilometro, e quelli totali (sempre al chilometro). L’interpretazione di quest’ul- timo dato dipende ovviamen- te dalle categorie che si vo- gliono prendere in considera- zione: per questo è stata pre- vista la possibilità di perso- nalizzare quelle da monitora- re. Infine, se si inseriscono i dati relativi ai chilometraggi in concomitanza dei quali è prevista l’esecuzione dei ta- gliandi, nel pannello riepilo- gativo dell’analisi viene ricor- data la scadenza (in chilome- tri) del prossimo tagliando. L’applicazione tiene sotto controllo due auto, ma non vi sono problemi a estendere il numero. Basta operare le opportu- ne modifiche sulla falsariga della descrizione delle proce- dure seguite per impostare il modello esemplificativo regi- strato sul CD Guida 2 di Pc Open (Costi auto.xls nella car- tella PDF\Schede pratiche). Tenere sotto controllo i costi variabili di esercizio In questa dispensa vi spieghiamo come impostare un modello Excel per eseguire il monitoraggio di un parco automezzi di Alberto Nosotti La struttura del modello - Il pannello di controllo p. 121 - I fogli di supporto p. 121 Le funzioni database - Come operano p. 122 - Come utilizzarle p. 122 Le funzioni di scansione - Impostare le formule p. 124 - Scansione della tabella p. 124 Inserire i dati - Il box di dialogo p. 125 - Sviluppare le macro p. 125 Utilizzare il modello - Inserimento dei dati p. 128 - Apportare modifiche p. 128 5 4 3 2 1 PC Open Gennaio 2005122 open action guida La struttura del modello Analizziamo gli elementi in cui si articola l’applicazione: il pannello di controllo, l’archivio e i due fogli di supporto Il modello si basa su un archi-vio tabellare che ne costitui-sce, per così dire, il motore centrale. I dati in esso conte- nuti vengono opportunamente elaborati tramite le funzioni statistiche database in un fo- glio dedicato (Elaborazioni), e di qui trasferiti nel pannello di controllo che riepiloga i risul- tati delle analisi. È presente an- che un quarto foglio (Dati) in cui si inseriscono manualmen- te alcune informazioni di base. Tutte le celle e le zone che contengono dati sono state op- portunamente denominate: è così più facile fare ad esse rife- rimento quando si impostano formule ed espressioni. Per avere a disposizione l’elenco dei nomi assegnati e le coordi- nate delle corrispondenti celle basta aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel sottomenu ad essa relativo optare per Definisci. Nel box che si apre, selezio- nando un nome, compaiono in calce quello del foglio che ospita la cella e le coordinate della posizione. In alternativa, selezionare la cella o la zona, e leggere il nome che le è stato assegnato nella finestrina im- mediatamente sopra la lettera A che etichetta la prima colon- na del foglio di lavoro. L’ordine di creazione dei fo- gli è il seguente: Archivio, Dati, Elaborazioni, e Pannello di con- trollo. In particolare, i risultati delle elaborazioni vengono tra- sferiti nelle caselle dei due pannelli di controllo specifi- cando come LinkedCell di que- ste (nella loro maschera delle proprietà) il nome della posi- zione da cui ricevono l’infor- mazione. 1 � L’archivio È il cuore dell’applicazione. Quello proposto prevede determinate voci, ma per tenerne sotto controllo un numero maggiore basta aggiungere nuovi campi, e prevedere le corrispondenti elaborazioni nel foglio dedicato. La zona occupata dal database è stata denominata Archivio. Se si aggiungono nuovi campi l’archivio deve essere ridenominato annullando il nome precedente. A fianco dei dati si possono elencare, come promemoria, i nomi delle categorie di spesa prese in considerazione. � Il foglio Dati Questo foglio ospita alcuni dati caratteristici delle auto che si tengono sotto controllo, e l’elenco delle categorie di spesa. Ci riferiamo, in particolare, ai chilometri rilevati all’inizio del monitoraggio, e alla frequenza di esecuzione dei tagliandi di manutenzione (in chilometri). Ovviamente, a seconda dei tipi di controllo da eseguire possono essere previste nuove voci di spesa. Le celle che ospitano i dati sono state opportunamente denominate, e ai loro nomi si fa riferimento nelle formule di elaborazione. � Le elaborazioni I dati ospitati nell’archivio, e quelli caratteristici delle auto monitorate, vengono processati in un foglio dedicato. Per estrarre i dati dall’archivio si utilizzano le speciali funzioni database, la cui dinamica operativa verrà descritta nel prossimo capitolo. Nel foglio è stata impostata anche una tabella che, esplorata con opportune formule di scansione, restituisce nel pannello di controllo quanti chilometri mancano all’esecuzione del prossimo tagliando di manutenzione. � Il pannello di controllo Ospita i risultati delle elaborazioni eseguite. I dati vengono prelevati tramite caselle di testo direttamente collegate alle corrispondenti celle del foglio Elaborazioni. Una volta disegnata la casella, farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella casella che si apre specificare come LinkedCell il nome della posizione da cui prelevare il dato. Per i costi chilometrici e i consumi, il dato originale è stato trasformato in testo per evitare un troppo alto numero di decimali. I fogli di lavoro PC Open Gennaio 2005123 open action guida � Etichette Le etichette delle caselle si disegnano utilizzando l’icona del pannello strumenti del Vba che reca impressa una A maiuscola. Disegnare il corrispondente rettangolo e digitare al suo interno il testo dell’etichetta. � Inserire le caselle di testo Aprire la casella degli strumenti del Visual Basic. Fare clic sull’icona con sopra le lettere ab, quindi disegnare la casella all’interno del pannello. Aprire il suo box delle Proprietà per specificare la cella a cui collegarla. Disegnare il pannello � Creare il rettangolo Aprire la barra disegno e fare clic sul simbolo del rettangolo. Disegnare il primo pannello e riempirlo con il colore desiderato, prelevato dalla paletta associata all’icona con sopra impresso un barattolo di vernice. � L’elenco categorie Nel pannello strumenti Vba fare clic sull’icona Casella combinata. Disegnare il corrispondente rettangolo, accedere alla sua casella delle Proprietà, e specificare come ListFillRange, il nome assegnato all’elenco delle categorie. � Aggiungere nuovi campi Per inserire nuovi campi bisogna prevedere le corrispondenti colonne. A inserimento avvenuto può essere necessario procedere a rinominare la nuova zona. Non lo è se le colonne sono state inserite dopo la prima e prima dell’ultima. Impostare l’archivio � Denominazione Evidenziare la zona del database (intestazioni dei campi comprese). Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nomi, quindi Definisci. Nel box che viene aperto digitare il nome da assegnare nella casella dedicata. � Denominare la tabella La tabella, una volta impostata, è stata denominata Tagliandi1, e verrà esplorata con opportune formule di scansione. Si noti che a fianco del chilometraggio relativo all’ultimo tagliando è inserito il testo Tagliandi esauriti. � Inserire le formule In F21 inserire la formula =E22-KmTot1 e replicarla sino a F26. Il nome fa riferimento alla cella E7. A fianco del chilometraggio dei tagliandi vengono visualizzati i chilometri percorsi o ancora da percorrere. La tabella tagliandi � Creare la tabella Nella zona E21:F27 del foglio Elaborazioni digitare i nomi delle corrispondenti celle della tabella Frequenza tagliandi ospitata nel foglio Dati. Così facendo si determina il prelievo automatico delle informazioni necessarie. PC Open Gennaio 2005124 open action guida Le funzioni statistiche database Vi spieghiamo come operano le funzioni statistiche database e come utilizzarle per analizzare l’archivio dati. Queste speciali funzioni so-no in grado di operare suarchivi tabellari estraen- do da questi preziose informa- zioni statistiche. È possibile sommare tutte le spese relati- ve ad una certa voce prenden- do come riferimento l’auto A1, conteggiare quante volte si è stati multati, calcolare i chilo- metraggi percorsi in corri- spondenza di ognuna delle au- to monitorate, e così via. In pratica, le elaborazioni possi- bili sono solo da immaginare: basta impostare gli opportuni criteri per pilotare le corri- spondenti analisi. La sintassi delle funzioni database è la se- guente: FUNZIONE(Zona archi- vio; “Campo da elaborare”; No- me zona criteri). Per esempio, riferendoci al foglio Elabora- zioni del modello, la formula =DB.SOMMA(Archivio;”Impor- to”;Criterio_A1) contenuta in B13, somma tutti valori del campo Importo relativi all’auto A1 restituendo i costi totali. Il criterio che restringe l’elabo- razione alla sola auto A1 è espresso nella zona C23:C24 (CriteroA1). In pratica, per for- mulare un criterio, si specifica il campo su cui operare, e nel- la cella sottostante si inserisce la voce cui fare riferimento. Per ricercare massimi, mini- mi, eseguire conteggi, ci si av- vale della funzione dedicata utilizzando sempre la medesi- ma sintassi. Per esempio, la formula =DB.CONTA NUMERI(Archi- vio;”Causale”;C1:C2) esegue il conteggio delle volte che si è stati multati. C1:C2 è la zona dei criteri, che deve essere co- sì impostata: in C1 è inserito il nome del campo Causale, e in C2 la voce Multa. 2 � DB.MAX Grazie a questa funzione si può determinare il valore massimo contenuto in un campo dell’archivio. Se ci si riferisce al campo Km vengono restituiti quelli percorsi dall’auto monitorata. Nella cella E7 è contenuta la formula =DB.MAX(Archivio;”Km”;Criterio_A1), che valorizza, nella fattispecie, i chilometri percorsi dalla vettura A1. In pratica, viene letto il valore del campo che corrisponde all’ultima registrazione effettuata per quella autovettura � Le zone criteri Queste zone giocano un ruolo importantissimo nell’impostazione delle formule. Infatti, a seconda di come sono strutturate si possono eseguire analisi anche molto sofisticate dei contenuti dell’archivio. Nei casi più semplici si articolano in una zona di due celle. Nella prima si dichiara il campo in cui si trova la chiave di riferimento, mentre nella cella sottostante si digita la chiave da utilizzare. Si possono anche specificare più chiavi (nelle celle sottostanti), nonché operare con più campi. � Per aver aiuto Le funzioni database di Excel sono suscettibili di numerose applicazioni pratiche. In particolare, impostando zone criteri opportunamente strutturate, si possono eseguire analisi anche molto sofisticate. Per saperne di più conviene consultare la guida in linea. Accedervi, e nella casella di ricerca digitare la chiave Funzioni DB. Vengono individuati numerosi argomenti. Quelli che vanno dal quarto in avanti si riferiscono tutti alle funzioni database. � DB.SOMMA Questa funzione somma il contenuto di un campo numerico in corrispondenza di una certa voce contenuta in un altro campo dell’archivio. Il criterio secondo cui eseguire l’elaborazione deve essere espresso in una zona del foglio di lavoro, le cui coordinate (ma meglio, il nome) si dichiarano come terzo argomento della funzione stessa. Per esempio, facendo riferimento al nostro archivio, la formula =DB.SOMMA(Archivio;”Litri”;Criterio_A1) restituisce la somma dei rifornimenti di carburante all’auto A1. Massimi, minimi e conteggi PC Open Gennaio 2005125 open action guida Monitoraggio dei tagliandi Utilizzando le funzioni di scansione è possibile sapere quando devono essere eseguiti i tagliandi Nella cella E17 del foglioElaborazioni è inserita laformula di scansione =CERCA.VERT(E7;Taglian- di1;2), che esplora la tabella Tagliandi1 (ospitata nella zona E21:F27 del medesimo foglio) utilizzando come riferimento il chilometraggio totale della vettura A1 (contenuto nella cella E7). Viene così restituito il valore che indica fra quanti chilometri deve essere esegui- to il prossimo tagliando di ma- nutenzione della vettura stes- sa. Ovviamente, per sapere fra quanti chilometri bisognerà ef- fettuare il prossimo tagliando della vettura A2 si utilizza una formula analogamente struttu- rata, dove cambiano però, le coordinate della tabella e la cella da prendere come riferi- mento. In particolare ci si riferirà al- la cella K7 e alla tabella Ta- gliandi2. Come operano le formule In pratica, se i chilometri percorsi coincidono con uno dei valori ospitati nella prima colonna della tabella, che cor- rispondono all’esecuzione dei singoli tagliandi, si da per scontato che questi vengano eseguiti, e viene pertanto re- stituito il corrispondente valo- re della colonna di destra, che rappresenta, invece, i chilome- tri mancanti all’esecuzione del prossimo tagliando di manu- tenzione. Se, invece, come qua- si sempre accade, i chilometri percorsi non trovano imme- diato riscontro nella prima co- lonna della tabella, viene resti- tuito il valore che si trova in corrispondenza della cella che contiene il valore immediata- mente inferiore. 3 � Un esempio pratico Ecco come lavora praticamente la funzione di scansione. Immaginiamo che i chilometri percorsi dalla vettura A2 siano, poniamo, 87.000. In questo particolare caso, dal momento che il suddetto valore di riferimento non trova riscontro fra quelli presenti nella prima colonna della tabella, verrà preso come base, in tale colonna, il valore 80.000, vale a dire quello immediatamente inferiore, cui corrispondono 13.000 chilometri da percorrere ancora prima di dover fare il tagliando. � Esaurimento dei tagliandi Dal momento che se il valore da ricercare nella prima colonna della tabella tagliandi non trova nessun riscontro viene preso in considerazione quello ad esso immediatamente inferiore, abbiamo la possibilità di informare l’utente quando i tagliandi sono esauriti. Basterà inserire nella seconda colonna della tabella, in corrispondenza del chilometraggio relativo all’ultimo tagliando previsto, la stringa di testo Tagliandi esauriti. � Per avere aiuto La funzione di scansione tabellare CERCA.VERT è molto versatile, pertanto vale la pena di saperne di più sulla sua dinamica operativa e le sue possibili applicazioni. Accedere alla guida in linea di Excel, e nella casella di interrogazione digitare Cerca. Nell’elenco visualizzato fare clic su Cerca worksheet function, e nella pagina cui si accede fare ancora clic su Vedi anche. Nel box che si apre fare clic sulla voce CERCA.VERT. � La formula Nella cella E17 è stata inserita la formula =CERCA.VERT(E7;Tagliandi1;2) che ricerca il valore contenuto nella cella E7, corrispondente ai chilometri totali percorsi dalla vettura, fra i valori ospitati nella prima colonna della tabella dei tagliandi della vettura A1. Se il valore viene trovato la formula restituirà quello contenuto nella cella immediatamente a fianco. Per chiarezza, per fare riferimento alla cella E7 se ne sono citate le coordinate, ma come sempre è meglio denominare le celle ed utilizzare i nomi assegnati. Le formule per la scansione della tabella PC Open Gennaio 2005126 open action guida Inserimento automatico dei dati Tramite un box di dialogo e sviluppando una opportuna macro, è possibile inserire automaticamente i dati nell’archivio L’inserimento dei dati nel-l’archivio può essere fat-to automaticamente. In pratica, bisogna impostare un box di dialogo che gestisce set- te caselle, tante quante sono le voci da inserire, e due pulsan- ti. Il primo consente di annul- lare l’operazione in corso in ca- so di errori, mentre il secondo procede all’archiviazione dei dati. La tecnica è la seguente. Tramite il box di dialogo si tra- sferiscono in una riga sotto- stante all’archivio (D612:J612), denominata Parcheggio, i dati inseriti. L’intera riga viene co- piata, quindi replicata nella prima riga vuota dell’archivio. Il problema, se tale lo possia- mo chiamare, è quello di indi- viduare automaticamente la ri- ga dell’archivio in cui i inserire i dati. Lo si può fare proprio grazie alla X che abbiamo digi- tato nella cella D6. Infatti, se vi posizioniamo sopra il cursore, e premiamo il tasto Fine, quindi quello Frec- cia in basso, il cursore si por- terà immediatamente sulla pri- ma cella dell’ultima riga del- l’archivio. Una successiva pressione del tasto Freccia in basso, lo porterà sulla prima cella della riga di inserimento, e a questo punto può avvenire la replica. In pratica si tratta di registrare la suddetta proce- dura, ricordando che dal mo- mento che gli spostamenti so- no di volta in volta di ampiezza diversa, la registrazione dovrà avvenire nella cosiddetta Mo- dalità relativa, premendo il se- condo dei due pulsantini della barretta che compare dopo che si è denominata la macro da registrare. All’inizio del li- stato risultante dovranno es- sere aggiunti alcuni semplici passi. 4 � Inserire le caselle di testo Nel nostro caso il box si articola in sette caselle di testo e due pulsanti. Per creare le caselle fare clic sulla relativa icona del pannello, quindi disegnare il corrispondente rettangolo. Fare clic destro sulla casella, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella omonima casella che si apre specificare come Control source il nome della cella della zona di parcheggio in cui sarà registrato il dato inserito nella casella stessa. � Inserire i pulsanti Nel box di dialogo si trovano due pulsanti. Il pulsante Annulla (nel cui codice è inserito il comando Unload Me) consente di chiudere il box e cancellare i dati eventualmente immessi. Il secondo, invece, etichettato Inserisci, da il via all’archiviazione dei dati. Il codice si crea registrando la procedura di archiviazione in modalità relativa, ed aggiungendo in testa e coda a questa alcuni passi. � Per saperne di più Per avere maggiori ragguagli sulla impostazione di un box di dialogo conviene consultare la guida in linea che opera all’interno dell’editor del Visual Basic. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel sottomenu optare per Visual Basic Editor. Avuto accesso a tale ambiente attivare la guida in linea, e nella casella di ricerca digitare Maschera di dialogo. Fra gli argomenti individuati consultare le pagine relative al collegamento Creazione di una finestra di dialogo personalizzata � Impostare il contenitore Un box di dialogo si articola in un certo numero di elementi (caselle, pulsanti, elenchi, e così via) disposti all’interno di un contenitore rettangolare. Per crearlo, accedere all’editor del Vba, aprire il menu Inserisci e optare per la voce UserForm. Viene visualizzato un rettangolo grigio, da dimensionare a piacere. A questo punto, nella barra strumenti, fare clic sull’icona con sopra impressi martello e chiave inglese per aprire il pannello da cui prelevare gli elementi da inserire nel box. Creare il box di dialogo PC Open Gennaio 2005127 open action guida � Individuare la riga di copia Per individuare la riga dell’archivio in cui copiare i dati portarsi innanzitutto sulla cella D6 immediatamente soprastante l’etichetta del campo Data, nella quale è stata inserita una X al fine di fare che si che non venga considerata vuota. � Copiare i dati Portarsi in fondo all’archivio e selezionare la zona di parcheggio dei dati, in cui vengono inseriti quelli trasferiti dal box di dialogo. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic attivare la voce Copia. La macro di archiviazione � Attivare la registrazione Nella barra strumenti del Vba fare clic sull’icona con sopra un pallino. Nel box che si apre assegnare il nome alla macro (Archiviazione). Nella barretta visualizzata premere il secondo pulsante (Modalità relativa). � Incollare i dati Quando il cursore è in posizione, fare clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Incolla. Così facendo i dati parcheggiati vengono copiati nell’intera riga dell’archivio. A questo punto arrestare il registratore della macro. � Secondo spostamento A questo punto ci si trova sull’ultima riga dati dell’archivio. Pertanto, premendo ancora una volta il tasto freccia in basso si raggiunge la prima cella della riga di inserimento, nella quale si copieranno i dati parcheggiati. � Primo spostamento verso il basso Fare clic sul tasto Fine, quindi su quello freccia in basso. Così facendo, dal momento che ci si ritrova su una cella non vuota, il cursore si sposta sulla ultima cella non vuota della colonna in cui ci si trova. � Associare il pulsante La macro deve essere associata al pulsante Inserisci del box di dialogo. In ambiente Editor Vba fare clic destro sul pulsante, e selezionare la voce Visualizza codice. Ricopiare all’interno del codice la macro da lanciare. � Il listato Ecco come si presenta il listato della macro appena registrata. Aggiungere in testa il passo Unload Me (chiude il box di dialogo), e in coda i passi che cancellano i dati parcheggiati e riportano il cursore nel foglio Pannello di controllo. � Visualizzare il listato Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che si apre selezionare il nome della macro di cui si vuole esaminare il listato, quindi premere Modifica per visualizzarlo. PC Open Gennaio 2005128 open action guida Utilizzare e modificare il modello L’uso del modello è molto semplice: basta inserire i dati nell’archivio per ottenerne l’analisi in tempo reale L’operazione fondamenta-le è quella di inserimentodati, che può avvenire in due modi. Manualmente, digi- tando direttamente i dati nel- l’archivio, oppure, tramite il box di dialogo che si apre fa- cendo clic sul pulsante Inseri- mento dati. Per ottenere analisi corrette, soprattutto a livello di consumi di carburante e re- lativi costi, conviene osservare alcune regole. Innanzitutto, uti- lizzare le prime righe dell’ar- chivio per inserire la lettura del contachilometri delle auto sotto controllo. Dopodiché, tutte le volte che si fa riforni- mento, effettuare sempre il pieno del serbatoio. Se si inse- riscono i dati manualmente, nei casi di input ricorrenti si può velocizzare l’operazione. Per esempio, quando si inseri- sce la categoria o la causale della spesa, portare il cursore sulla cella che deve ospitare il dato, fare clic destro, e nel cor- rispondete sottomenu optare per Inserimento da elenco. Così facendo, viene visualizzato l’e- lenco degli inserimenti già ope- rati, e basta un clic per prele- vare la voce che ci interessa. Aggiungere nuove voci Il nostro archivio è assolu- tamente esemplificativo, per- tanto lo si può modificare a piacere inserendo nuove voci da controllare, o modificando quelle esistenti. Ovviamente, se si inseriscono nuovi campi, può essere necessario rinomi- nare la zona dell’archivio, non- ché prevedere l’estensione di quella dedicata al parcheggio dei dati. Se si procede solo a cambiare il nome dei campi esistenti, bisogna eseguire le modifiche nelle formule che analizzano il database. � � Inserimento manuale I dati possono essere inseriti manualmente, direttamente nell’archivio. Se si operano inserimenti ricorrenti portare il cursore sulla cella di input, fare clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare Seleziona da elenco a discesa. Scegliere la voce da inserire fra quelle proposte. Si consiglia di scegliere sempre questa procedura non appena possibile. Infatti, digitare un codice di spesa o una causale errata, può falsare il risultato delle analisi. � Inserire nuove voci Prevedere l’analisi di voci aggiuntive comporta l’impostazione di nuove formule d’analisi, nonché l’eventuale strutturazione di nuove zone criteri. Per esempio, se si vuole controllare una nuova auto, bisogna realizzare la corrispondente zona delle caratteristiche, creare le nuove formule, e impostare una nuova zona criteri sulla falsariga delle due già esistenti. È consigliabile, come sempre, procedere alla opportuna denominazione delle zone coinvolte nelle analisi. � Pannello e box di dialogo L’inserimento di nuove voci comporta i corrispondenti interventi sui suddetti elementi. In particolare, se nel box di dialogo si inseriscono nuove caselle, conviene disporle in coda alle altre, dal momento che esplorando il box il cursore si sposterà solo alla fine su queste. Nel caso del pannello di controllo, le nuove celle devono utilizzare come ControlSource le corrispondenti posizioni che ospitano le formule di analisi. � Inserire i dati automaticamente Nel pannello di controllo fare clic sul pulsante Inserimento dati. Viene così visualizzato il box di dialogo che costituisce l’interfaccia di input. Il cursore è già posizionato nella prima casella di testo. Si passa da una casella alla successiva premendo il tasto Tab. Si ricordi che per il corretto funzionamento della procedura di archiviazione è assolutamente necessario compilare il campo Data. Inserimento dati e modifiche dei criteri 5 PC Open Novembre 2004123 open action guida Una volta c’erano le bol-le… Non ci riferiamo aquelle di sapone, bensì agli ineffabili documenti fisca- li che sono stati per anni l’in- cubo di spedizionieri, magaz- zinieri, e degli utenti in genere che hanno avuto occasione di avervi a che fare. La loro com- pilazione, prima, e la succes- siva gestione, dovevano ot- temperare a normative rigoro- sissime che arrivano a preve- dere, oltre a multe molto sala- te, anche eventuali risvolti giuridici. Poi, finalmente, qual- che mente illuminata ha deci- so, con il sollievo di tutti, di semplificare le cose. Oggi le bolle di un tempo si chiamano documenti di trasporto, ma anche se i dati richiesti sono sempre gli stessi, possono es- sere amministrate in modo molto più facile. Il modello esemplificativo che vi propo- niamo in questo numero (nel CD Guida 2, cartella PDF/Sche- de pratiche) consente di inse- rire automaticamente nel do- cumento le informazioni es- senziali (data, indirizzo del de- stinatario, causale del tra- sporto, data e ora di spedizio- ne, e così via), prelevandoli da speciali elenchi a discesa o utilizzando opportune espres- sioni, mentre prevede la digi- tazione diretta delle informa- zioni non codificabili. Compi- lato il documento, basta fare clic su un pulsante per archi- viarlo, assegnandogli automa- ticamente un nome che con- tiene alcune informazioni sen- sibili presenti nel documento stesso. Per esempio, il nume- ro progressivo, per consentir- ne il riconoscimento univoco. Il nostro modello ha solo fun- zioni propositive, pertanto do- vrà essere modificato dall’u- tente per adeguarlo in tutto e per tutto alle proprie neces- sità e, soprattutto, alle vigenti normative fiscali. In particola- re, lo stesso utente dovrà sin- cerarsi che il documento e le procedure corrispondano esattamente a queste ultime. Insomma, la nostra applica- zione, registrata sul CD con il nome di Documenti di traspor- to.xls, è da considerarsi una semplice proposta, in base al- la quale sviluppare un model- lo personalizzato da utilizzar- si responsabilmente, e solo dopo averne controllato il cor- retto funzionamento, nonché la totale rispondenza alle di- sposizioni di legge in materia. La struttura del modello - Il facsimile del documento p. 124 - I fogli di supporto p. 124 Formule ed espressioni - Prelievo dell’indirizzo p. 126 - Gestire la numerazione p. 126 Data e ora in tempo reale - Formattare la cella p. 128 - Registrare la macro p. 128 Archiviare il documento - Registrare la procedura p. 129 - Modificare la macro p. 129 Il modello - Come utilizzarlo p. 131 - Modifiche p. 131 5 4 3 2 1 Utilizzando semplici macro è possibile automatizzare le operazioni connesse con la stesura e l’archiviazione dei documenti di trasporto di Alberto Nosotti compilare e archiviare automaticamente un documento di trasporto Excel 2003: compilare e archiviare automaticamente un documento di trasporto Excel 2003: PC Open Novembre 2004124 open action guida La struttura del modello Si basa su tre fogli di lavoro: l’interfaccia utente, l’archivio indirizzi e un foglio di supporto La struttura del modello nelCD si articola in tre fogli,ognuno dei quali svolge una ben precisa funzione. Il primo foglio (denominato Documento), ospita un facsi- mile del documento di tra- sporto, il secondo contiene gli indirizzi dei destinatari e il ter- zo è dedicato alle liste asso- ciate agli elenchi a discesa da cui prelevare le informazioni codificate. Inoltre, è previsto un pul- sante il cui compito è quello di registrare su disco il docu- mento di trasporto dopo che è stato debitamente compilato. A tale pulsante è stata asso- ciata, per l’appunto, la macro di archiviazione, alla cui regi- strazione è stato dedicato un capitolo della presente di- spensa. Il documento di trasporto Per semplicità, il documen- to è stato “compresso” al fine di consentirne l’intera visualiz- zazione nella videata di lavoro. In particolare, in sede di com- pressione è stato sacrificato lo spazio a disposizione dei beni trasportati, ma quando si pro- cederà a personalizzare il mo- dello è possibile dimensionare opportunamente tale zona. Nel foglio Indirizzi, invece, sono ar- chiviati quelli dei clienti con cui si opera. L’archivio è arti- colato in tante colonne quante sono le righe di cui si compone la sezione Indirizzo del desti- natario. Nel foglio di supporto, come si diceva, sono contenute le li- ste da cui si prelevano gli altri dati. Ogni zona è stata oppor- tunamente denominata, al fine di consentire l’aggiunta di nuo- ve informazioni negli spazi la- sciati volutamente liberi. 1 � L’archivio indirizzi Questo foglio di lavoro consente di inserire automaticamente l’indirizzo del destinatario, dopo che quest’ultimo è stato inserito nel documento (cella B9) del corrispondente elenco a discesa. Il prelievo dei dati avviene per mezzo di formule di scansione che esplorano l’archivio, facendo riferimento, per l’appunto, al contenuto della cella B9. Si consiglia di procedere all’ordinamento dell’archivio mano a mano che si inseriscono nuovi dati. � Le liste dati Il foglio Dati ospita le liste che alimentano gli elenchi a discesa preposti all’inserimento di alcune informazioni essenziali nelle opportune celle del documento di trasporto. Il nominativo del destinatario, invece, si preleva dalla prima colonna dell’archivio indirizzi. Tutte le liste devono essere opportunamente denominate e al loro nome si deve fare riferimento nella casella delle proprietà degli elenchi che le utilizzano. � La tabella di numerazione In questa tabella si inserisce il numero progressivo da assegnare al documento di trasporto. Il numero verrà trasferito automaticamente nella cella dedicata (protetta da un riquadro trasparente). Il fatto di avere sempre sottocchio la situazione consente di evitare, almeno entro certi limiti, di procedere ad errate numerazioni. Questa operazione deve essere sempre oggetto di molta attenzione dal momento che non sono previste procedure di controllo dedicate. � Il documento di trasporto Dal momento che il modello è da considerarsi l’esemplificazione di una serie di suggerimenti pratici per sviluppare una propria applicazione personalizzata, le dimensioni sono state volutamente ridotte per comprenderlo nella videata di lavoro. La struttura del documento dovrà essere opportunamente modificata a cura dell’utente, che la utilizzerà solo se a suo giudizio risulterà in tutto e per tutto conforme alle vigenti normative e alle proprie necessità. Il documento, l'archivio e i dati PC Open Novembre 2004125 open action guida � Associare la lista Fare clic destro sull’elenco, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà per aprire l’omonima casella. Nella cella denominata List fill range inserire il nome assegnato alla lista dati da collegare all’elenco. � Creare l’elenco Aprire il pannello degli strumenti del Vba facendo clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese. Nel pannello che si apre fare clic sull’icona dell’elenco, e tracciare un rettangolo pari alle dimensioni da assegnargli. Gli elenchi a discesa � I dati gestiti Nel modello operano tre elenchi a discesa che gestiscono l’inserimento dell’indirizzo del destinatario, della causale del trasporto, e di come questo viene eseguito. Gli elenchi fanno riferimento a precise zone del modello, da denominare opportunamente. � Assegnare le macro Le macro, una volta sviluppate, possono essere associate ai pulsanti. Fare clic destro sul pulsante, e nel menu che si apre optare per Visualizza codice. Digitare il nome della macro fra le due righe in cui si articola il codice stesso. � L’etichetta del pulsante Fare clic destro sul pulsante appena disegnato. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Proprietà per visualizzare l’omonima casella. Nella cella Caption digitare l’etichetta da assegnare al pulsante stesso. I pulsanti � Disegnare il pulsante L’applicazione è gestita da alcuni pulsanti. Per crearli, fare clic, nel Pannello strumenti Vba, sull’icona del pulsante. Disegnare un rettangolo delle dimensioni che si vogliono assegnare al pulsante e rilasciare il tasto del mouse. � In alternativa In alternativa alla procedura descritta, dopo aver selezionato la zona da denominare, digitare il nome desiderato nella casella immediatamente soprastante la lettera A che designa la prima colonna del foglio di lavoro. � Assegnare il nome Il box che gestisce l’assegnazione dei nomi. Digitare quello da assegnare nella casella Nome, quindi premere il pulsante Aggiungi. Il nome viene trasferito nella finestra sottostante. Premere Ok per consolidare l’assegnazione. Denominare le zone dati � La procedura Le zone dati che fanno da supporto agli elenchi a discesa devono essere opportunamente denominate. Evidenziare la zona da denominare, aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e optare poi per Definisci. PC Open Novembre 2004126 open action guida Formule ed espressioni Il numero del documento, l’indirizzo del destinatario e la data vengono inseriti in modo automatico Per mezzo degli elenchi a di-scesa si introducono neldocumento la causale del trasporto, chi lo esegue, e il no- me del destinatario. L’indirizzo di quest’ultimo e la data, inve- ce, vengono inseriti automati- camente con la mediazione di opportune espressioni. In par- ticolare, l’indirizzo si preleva dal corrispondente archivio utilizzando formule di scansio- ne che fanno riferimento al no- me del destinatario stesso, mentre la data di emissione del documento viene visualizzata dalla formula =ADESSO(). La stessa formula potrebbe essere utilizzata per compilare la ca- sella relativa all’ora e alla data del trasporto, ma se la compi- lazione del documento richie- de un certo tempo si corre il ri- schio che il dato non sia cor- retto. Più avanti, vedremo co- me risolvere tale problema. In ogni caso, se fosse necessario, gli automatismi possono esse- re neutralizzati. Infatti, una vol- ta caricato il modello, i dati che compaiono nelle celle Data e Data e ora trasporto possono venire soprascritti manual- mente. Ovviamente si determi- na la contemporanea distru- zione delle formule in esse con- tenute, ma il modello originale non viene modificato. Gestire la numerazione L’utilizzo del modello preve- de che il numero del documen- to venga inserito nella tabella a fianco del facsimile. Da qui vie- ne trasferito automaticamente nella cella dedicata, la E4, tra- mite la formula =MAX(H9:P17). Così facendo si ha sempre sot- tocchio la situazione e non è necessario consultare l’archi- vio per sapere quale numero assegnare al documento. 2 � Sintassi delle formule Si noti che il terzo argomento delle formule è stato posto uguale a zero, al fine di evitare errori qualora l’archivio non fosse ordinato, ma il nostro consiglio è quello di procedere ugualmente al suo ordinamento. Per saperne di più sulla dinamica operativa delle formule si consiglia di consultare le precedenti dispense, nonché l’aiuto in linea. Attivare la guida e utilizzare Funzioni di ricerca e riferimento come chiave di ricerca. � Il prelievo degli indirizzi Facendo riferimento al nominativo del destinatario inserito nella cella B9, tramite opportune formule di scansione si possono inserire nelle sottostanti celle l’indirizzo, il Cap, e la Città, prelevandoli dall’archivio centrale (denominato Arc). In particolare nelle celle B10 e B11 sono state inserite le formule =CERCA.VERT(B9;Arc;2;0) e =CERCA.VERT(B9;Arc;3;0). Le formule di scansione � I parametri di ordinamento Nella prima casella del box specificare che quella da ordinare è la colonna corrispondente al nome del destinatario, lasciando invariate le altre opzioni proposte. A questo punto, premere il pulsante Ok per lanciare l’ordinamento. Se la zona evidenziata comprende anche le etichette dei dati, in calce al box bisogna spuntare il bottone Con riga di intestazione. � La procedura Anche se l’archivio indirizzi non fosse ordinato, le funzioni di scansione, se opportunamente parametrizzate, possono comunque lavorare correttamente. Conviene comunque procedere all’ordinamento in base al nome dei destinatari. Ecco come procedere. Selezionare la zona dati escludendo le intestazioni, aprire il menu Dati, e selezionare la voce Ordina. Si accede così al box che gestisce la procedura. Ordinare gli archivi PC Open Novembre 2004127 open action guida � Trucchi e astuzie Si è appena detto che per numerare il documento di trasporto non è possibile utilizzare sigle, almeno per come è stato impostato il nostro modello esemplificativo. Se proprio fosse necessario farlo, bisogna escogitare un escamotage che coinvolge l’utilizzo dell’operatore di concatenazione (&). In pratica, si utilizza sempre la formula =MAX(H9:P17) per prelevare il numero progressivo, ma la si concatena con la parte che costituisce il suffisso (messa fra virgolette). Così, tanto per fare un esempio, se il numero dovesse essere seguito dal riferimento all’anno corrente e, poniamo, dalla lettera A, nella cella E4 si deve inserire la formula seguente: =MAX(H9:P17)&” 2004-A”. Si noti che nella formula possono essere utilizzati più operatori di concatenazione consentendo così di realizzare diciture anche molto complesse. � Le formule Il numero del documento di trasporto, una volta digitato nella tabella viene inserito automaticamente nella cella E4 tramite la formula =MAX(H9:P17). In pratica, l’espressione restituisce il valore massimo fra quelli presenti nella tabella, che corrisponde pertanto al numero da assegnare al documento di trasporto in corso di stesura. Nel nostro caso, la tabella non è stata denominata per facilitare la comprensione delle formule. Si noti che i dati inseriti nella tabella devono essere esclusivamente numerici, pertanto non si possono numerare i documenti utilizzando sigle (per esempio, 23-2004) per indicare che si tratta di documenti emessi nel corso del corrente anno. Se lo si facesse la procedura di numerazione restituirebbe sempre il valore zero! Infatti, la sigla è considerata un testo. Gestire la numerazione dei documenti � La tabella L’inserimento del numero progressivo del documento di trasporto avviene indirettamente. Infatti, anziché digitarlo subito nella cella dedicata, lo si immette in una tabella, consentendo così di avere sempre a disposizione la situazione aggiornata dei documenti emessi. I numeri possono essere inseriti in qualsiasi ordine (per righe, o per colonne, e al limite in ordine sparso, anche se ciò non è conveniente), senza che venga pregiudicata la correttezza delle operazioni. Quando si imposta la tabella nel proprio modello, si tenga conto che aggiungendo o eliminando righe si può modificare la struttura del documento di trasporto, pertanto eventuali interventi vanno fatti agendo sul numero delle colonne. È anche opportuno procedere alla denominazione dell’area occupata dalla tabella. � Visualizzare la data Ecco come si presenta la data restituita della formula =ADESSO() dopo che si proceduto alla formattazione della cella che la contiene. La data verrà aggiornata a quella corrente ogni volta che si apre il modello. � Formattare la cella Formattando opportunamente la cella si può definire come sarà visualizzata la data. Evidenziarla, aprire il menu Formato, optare per Celle, e scegliere il formato desiderato nella maschera che si apre. Inserimento automatico della data � La formula L’inserimento della data prevede che la si prelevi dall’orologio del sistema tramite una opportuna formula. Nel nostro caso, basta inserire nella cella E3 l’espressione =ADESSO(), e formattare opportunamente la cella stessa. PC Open Novembre 2004128 open action guida Data e ora in tempo reale Il documento di trasportoprevede una cella (E22, perl’esattezza), che deve ospita- re la data e l’ora della spedi- zione. Tale casella si rivela indi- spensabile se la stampa del do- cumento e la spedizione av- vengono in tempi successivi, e pertanto si prepara il docu- mento con un certo anticipo. In questi casi il dato deve es- sere inserito manualmente, ma se la compilazione e la spedi- zione sono contemporanee l’inserimento può essere auto- matizzato. La soluzione più semplice sarebbe quella di in- trodurre nella cella la formula =ADESSO(), e di impartire a quest’ultima il formato Data e ora. Volendo spaccare il capel- lo, però, tale soluzione porta ad un dato non corretto. Infat- ti, se per una ragione o per l’al- tra si perde un po’ di tempo, l’ora visualizzata non sarebbe esattamente quella dell’inizio del trasporto. È possibile poi affiancare al- la cella un minipulsante, ed as- sociarvi una macro che con- senta di inserire la formula so- lo un istante prima di dare alle stampe il documento. La ma- cro, ovviamente, può essere registrata. Innanzitutto, asse- gnare una volta per tutte alla cella E22 il formato Data e ora, attivare la registrazione, deno- minare la macro, quindi porta- re il cursore in A1, poi in E22, premere il tasto Canc, quindi digitare la formula. Per asse- gnare l’opportuno formato alla cella farvi sopra clic, aprire il menu Formato, quindi selezio- nare la voce Celle. Nella fine- stra Categoria della scheda Nu- mero della maschera che si apre, scegliere Data. Nell’elen- co a fianco attivare il formato desiderato (per esempio, 14 marzo 2004 13.30). � Registrare la macro Attivare il registratore delle macro, e assegnare un nome a quella che stiamo impostando. A questo punto, portare il cursore in A1, spostarsi sulla cella E22, quindi digitarvi la formula =ADESSO(). Inserita l’espressione, riportare il cursore in A1. Quindi disattivare la funzionalità di registrazione. È appena il caso di ricordare che alla cella E22 deve essere stato assegnato in precedenza, manualmente, il formato Data e ora. � Data e ora Nella cella E22 devono essere inserite la data e l’ora di inizio del trasporto. Inserendo nella suddetta posizione la formula =ADESSO() e formattando opportunamente la cella si possono visualizzare contemporaneamente i due dati. Se il documento viene stampato successivamente, però, l’informazione relativa all’ora non è più corretta. I dati possono essere inseriti al momento opportuno impostando una macro che trascriva estemporaneamente la formula premendo semplicemente un pulsante. � Il codice del pulsante Considerando che l’inserimento della formula =ADESSO() avviene tramite la pressione di un pulsante, bisogna inserire nel codice di quest’ultimo il nome della macro che esegue l’operazione. Per accedere al codice del pulsante, attivare nella barra strumenti del Vba l’icona con sopra impresse la squadra e la matita, fare clic destro sul pulsante stesso, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Visualizza codice. � Il listato Ecco come si presenta il listato della macro che abbiamo appena registrato. Il passo più importante è quello di trascrive la formula nella cella E22. Tale cella, per facilitare la consultazione del listato, non è stata denominata, ma la nostra raccomandazione, è sempre quella di farlo. Si noti che in fase di registrazione la formula =ADESSO() è stata acquisita nella versione inglese =NOW(). Impostazione della macro Gli estremi del trasporto possono essere inseriti nella casella dedicata tramite una macro 3 PC Open Novembre 2004129 open action guida Archiviazione del documento Il documento, una volta compilato, viene salvato in automatico con un nome univoco che consente di identificarlo Dei documenti di trasportodevono essere conservateopportune copie, da stam- pare contemporaneamente al rilascio dell’originale, ma è an- che consigliabile procedere al- la loro archiviazione automati- ca. In questo caso si presenta il problema che le formule pre- senti nel modello (date, nume- razioni, e così via) non devono aggiornarsi ogni volta che que- sto verrà richiamato, e biso- gna anche preoccuparsi della denominazione del file, che de- ve consentire la corretta iden- tificazione del documento. La soluzione è quella di copiare la zona del modello, e di incollar- la in modalità Incolla speciale in una nuova cartella, trasfor- mando le formule nei corri- spondenti valori, e mantenen- do intatta la larghezza delle co- lonne. A questo punto, il nuovo foglio di lavoro viene salvato, incorporando nel nome del file il numero del documento. In pratica, dopo aver registrato una macro che copia e salva il modello con un nome standard (per esempio, documento di trasporto), si opera una modi- fica del listato dichiarando una variabile in cui viene registrato il contenuto della cella E4 (vale a dire il numero del documen- to). A questo punto, si modifica il passo relativo al salvataggio del foglio di lavoro inserendo subito dopo il nome standard del file il riferimento alla varia- bile (tramite l’operatore di con- catenazione &). Così facendo il documento sarà salvato con la diciture Documento di trasporto 1, 2, 3, e così via. Quando i file verranno richiamati recheran- no numerazioni e date corrette in quanto non contengono for- mule che verrebbero irrime- diabilmente aggiornate. � Salvataggio della cartella La cartella viene salvata nel percorso che è stato specificato durante la registrazione della macro, e con un nome dotato di un suffisso rappresentato dal numero che è stato dato al documento di trasporto. Così facendo il file potrà essere identificato in maniera univoca. L’assegnazione del suffisso è il risultato di una opportuna modifica che dovrà essere fatta, come vedremo, sul listato della macro originale. � Controllo doppio salvataggio Se dopo aver salvato e chiuso il documento di trasporto si procedesse erroneamente a salvarlo una seconda volta, dal momento che gli verrebbe assegnato lo stesso nome si viene avvertiti dell’errore da un opportuno messaggio. In questo caso, bisogna rispondere Si alla proposta di sovrascrizione. Se si rispondesse No si registra un errore a livello di macro. In tal caso, nel corrispondente messaggio premere il pulsante Fine per annullare definitivamente l’operazione. � La funzione Incolla speciale Grazie alla funzione Incolla speciale è possibile replicare il modello di documento in un’altra cartella, e salvarlo in modo che quando lo si dovesse riaprire le formule che gestiscono date e ore non vengano aggiornate, visualizzando così le informazioni originali. È importante ricordare che la replica prevede tre incollaggi speciali, e precisamente, nell’ordine: larghezza colonne, valori, e formati. Se non si segue tale ordine la replica del documento non va a buon fine. � Salvare il documento di trasporto Per salvare il documento appena compilato basta premere il pulsante di archiviazione. Così facendo viene lanciata la macro che gestisce l’intera operazione. In pratica la zona occupata dal documento viene copiata, quindi replicata (utilizzando la funzione Incolla speciale) nel primo foglio di lavoro di una nuova cartella. L’incollaggio deve avvenire assolutamente nel seguente ordine: trasferimento larghezza colonne, trasformazione formule in valori, trasferimento formati. La procedura 4 PC Open Novembre 2004130 open action guida � L’operatore & In ambiente Excel, attivare la guida in linea, e nella casella di ricerca inserire come chiave di interrogazione il seguente testo: Concatenazione stringhe. Degli argomenti individuati consultare il primo (combinare testo e numeri). � Macro e variabili Accedere all’editor del Vba facendo clic sulla prima icona della barra degli omonimi strumenti. Attivare la guida in linea, e dichiarare come chiave di ricerca la stringa Dimensionamento variabili. Per avere aiuto � Incolla speciale Aprire la guida in linea, e utilizzare come chiave di ricerca la stringa Incolla speciale. Viene individuato l’argomento Sostituire una formula con il corrispondente valore. Fare clic su questo riferimento per accedere alla pagina di aiuto. � Salvare la cartella Aprire il menu File e optare per la voce Salva. Impostare il percorso in cui devono essere salvati i documenti da archiviare (nel nostro caso vengono registrati in C:\). Premere il pulsante Salva e arrestare la registrazione. � Aprire una cartella Creare una nuova cartella. Portare il cursore sulla cella A1 del primo foglio di lavoro. Attivare la procedura Incolla speciale e replicare nell’ordine: la larghezza colonne, i valori restituiti dalle formule e i formati. Registrare la macro di archiviazione � Copiare il documento Attivato il registratore delle macro, assegnare il nome a quella che si sta registrando, ed evidenziare l’area occupata dal documento. Aprire il menu Modifica, e selezionare la voce Copia per replicare l’area evidenziata. � Concatenare la variabile Nel passo che gestisce la dichiarazione del nome del documento da salvare si sostituisce il riferimento al nome assegnato con la stringa concatenata. Nel nome del file comparirà così il numero del documento. � Assegnazione della variabile Il passo Dim VARIABILE dichiara la variabile, mentre il passo VARIABILE = Range(“E4:E4”) le attribuisce il contenuto della cella E4, vale a dire il numero che è stato assegnato al documento di trasporto. � Il listato della macro Il listato della macro che è stata appena registrata. La prima cosa da fare è aggiungere all’inizio i passi per l’assegnazione della variabile che ospita il numero assegnato al documento. PC Open Novembre 2004131 open action guida Utilizzo del modello Vi spieghiamo come utilizzare il foglio Excel nel CD ed apportare eventuali modifiche alla zona riservata alle merci spedite Preparare un documento ditrasporto è semplicissimo.In linea di massima basta inserire il numero progressivo da assegnargli nella tabella de- dicata, quindi prelevare dagli elenchi a discesa i dati neces- sari. Dopodiché, si procede agli inserimenti manuali, e come ul- tima operazione si preme il pul- sante incorporato nella casella Data e ora del trasporto per in- serivi il corrispondente dato (se il modello è stato così mo- dificato). A questo punto, pre- mere il pulsante di archiviazio- ne per salvare il documento. Il salvataggio prevede l’assegna- zione del nome univoco Docu- mento di trasporto N, dove N è il numero progressivo che è sta- to assegnato al documento stesso. Si noti che procedendo ad eventuali inserimenti ma- nuali che prevedano la sovra- scrizione di alcune formule, per preparare un nuovo docu- mento si deve chiudere il mo- dello (senza salvarlo), e riapri- re l’originale. L’applicazione esemplificativa prevede poco spazio per la merce spedita, pertanto bisognerà aggiungere nuove righe in quella zona. tali aggiunte vanno a modificare la struttura della tabella di nume- razione. Il nostro consiglio, in ogni caso, è quello di sviluppare un nuovo modello personalizzato in base alle istruzioni fornite nella presente dispensa. A co- sto di essere monotoni, ricor- diamo ancora una volta che tanto il modello che le istruzio- ni fornite nella presente di- spensa sono da considerarsi semplici suggerimenti che cia- scuno dovrà interpretare co- me meglio crede. 5 � Prelevare i dati dagli elenchi Alcuni dati vengono prelevati da speciali elenchi a discesa. Le liste che alimentano tali elenchi si trovano nel foglio di lavoro supporto, e devono essere opportunamente denominati. Al loro nome si farà riferimento nella casella delle proprietà degli elenchi. Per consentire di aggiungere nuovi elementi alle liste conviene denominare una zona più ampia di quella occupata al momento dalle liste stesse. � Modifiche all’archivio indirizzi Se si prevede di aggiungere nuove informazioni relative ai destinatari bisogna aggiungere nuove colonne all’archivio indirizzi. In tal caso, si deve controllare che le vecchie e nuove formule operino sulla nuova zona occupata dall’archivio, e procedere eventualmente a modificare il numero della colonna di prelievo. Quando si immettono altri dati, anziché inserire nuove righe nell’archivio, conviene aggiungerli alla fine di quest’ultimo e procedere poi all’ordinamento. � Il documento archiviato Il documento viene archiviato nel primo foglio di lavoro di una nuova cartella, alla quale si attribuisce automaticamente un nome che si articola nella stringa fissa Documento di trasporto e nel numero progressivo che è stato assegnato. Se per errore si procede a salvare una seconda volta il documento, un opportuno messaggio ci avverte della cosa. In tal caso, dopo aver effettuato gli opportuni controlli, si può procedere alla sovrascrizione del documento. � Inserire il numero progressivo Il numero da assegnare al documento deve essere inserito nella tabella dedicata, e sarà trasferito nella cella E4 tramite la formula in essa contenuta. Tale soluzione consente di avere sempre disponibile la situazione dei documenti emessi, riducendo così l’eventualità di emettere documenti con numerazione non corretta. Se il numero progressivo deve avere un suffisso, bisogna risolvere il problema utilizzando gli operatori di concatenazione. Compilare e salvare il documento PC Open Ottobre 2004121 open action guida Conoscere in tempo realele quotazioni di un’azio-ne non è un problema: basta collegarsi a Internet e visitare uno dei tanti siti che offrono gratuitamente tale servizio. Però, se quello che ci interessa è elaborare in qual- che modo le suddette infor- mazioni, la cosa migliore da farsi è importarle direttamen- te all’interno di un foglio di la- voro. A questo punto, le pos- sibili analisi sono solo da im- maginare. Per esempio, i dati prelevati possono essere regi- strati automaticamente in un archivio, interpretati grafica- mente, esportati in altre ap- plicazioni e così via. Tutto questo è possibile grazie a una speciale funzione che in- terpreta il puntuale aggiorna- mento di quella che in versio- ni più datate consentiva di collegarsi al Web e di prele- varvi dei dati. Le corrispon- denti procedure, non solo so- no state rese più amichevoli, ma la funzione stessa si pre- senta decisamente potenziata e molto più versatile. In que- sta dispensa vi spieghiamo come sviluppare un’applica- zione per collegarsi automati- camente a un servizio infor- mativo che fornisce gratuita- mente informazioni borsisti- che e a importare in Excel i dati che vi interessano per condurre semplici elaborazio- ni. Nella fattispecie, si calco- lerà in tempo reale il valore globale di un portafoglio, e successivamente lo si con- fronterà con l’ammontare del- l’investimento iniziale per va- lutare profitti o perdite. Chi vuole utilizzare da subito l’ap- plicazione può passare diret- tamente all’ultimo capitolo. Le procedure descritte so- no opportunamente esempli- ficate nel modello Borsa.xls re- gistrato sul CD Guida 2 di PC Open (PDF/Schede pratiche). Se al lancio del modello com- parisse un messaggio relativo all’attivazione delle macro, aprire il menu Strumenti, sele- zionare Macro, quindi Prote- zione. Impostare la protezione al livello più basso (se lo si ri- tiene opportuno), quindi sal- vare il modello e riaprirlo. di Alberto Nosotti La borsa su Internet - Scegliere il servizio p. 122 - Come interrogarlo p. 122 L’importazione dei dati - La procedura p. 124 - Importare i dati p. 124 Impostazione del modello - Come strutturare l’applicazione p. 126 - Il foglio di riepilogo p. 126 Registrare le macro - Attivare la registrazione p. 127 - Registrare la procedura p. 127 Il modello - Come utilizzarlo p. 128 - Personalizzazione p. 128 5 4 3 2 1 Excel 2003: controllare in tempo reale un portafoglio azionario Vi spieghiamo come collegarsi a Internet dall’interno di un foglio di lavoro e prelevare in automatico le quotazioni dei titoli Excel 2003: controllare in tempo reale un portafoglio azionario PC Open Ottobre 2004122 open action guida I servizi informativi su Internet Come scegliere i siti che possono essere utilizzati per importare le informazioni nel foglio di lavoro La scelta del servizio da uti-lizzare dipende, ovviamen-te, dal tipo di dati che si vo- gliono importare. Se non ci si vuole limitare al prelievo delle sole quotazioni, ma si deside- ra complementare questi dati con altre indicazioni, conviene orientarsi su siti che fornisca- no schede dettagliate delle sin- gole azioni, in cui è possibile reperire tutte le notizie che ci possono interessare. Un’altra importantissima considerazio- ne da farsi è quella relativa al formato in cui vengono pre- sentati i dati importati. In certi casi, per esempio, si utilizza il punto come separatore di de- cimale, rendendo così neces- sarie fastidiose e non sempre certe conversioni. Il sito Msn.it In questo capitolo analizzia- mo la struttura del servizio informativo Msn.it, che a no- stro avviso si presta meglio di tanti altri allo scopo che ci sia- mo prefissi, e si rivela al tempo stesso ricco di opzioni e servi- zi che possono costituire nuo- ve fonti di informazioni. Ci riferiamo, tanto per fare qualche esempio, alla possibi- lità di consultare documenti e articoli relativi alle azioni che ci interessano, di ottenere dati dai mercati dei cambi e di ac- cedere alla situazione degli in- dici delle principali borse mon- diali. Tutte queste notizie vengo- no aggiornate frequentemen- te, a intervalli temporali di- chiarati nei prospetti cui si ri- feriscono. In questo capitolo si descrivono in dettaglio le pro- cedure per raggiungere le pa- gine che ospitano le tabelle, i cui contenuti verranno impor- tati nei fogli di lavoro, mentre nei successivi vedremo come elaborarli. � 1 � La scheda dati La scheda dell’azione ospita, oltre alle quotazioni, anche altre utili informazioni. Per esempio, sono riportati i minimi e i massimi toccati durante l’anno in corso, i volumi scambiati, e così via. Fra i dati fondamentali, invece, sono indicati i mercati di scambio, l’ammontare dei dividendi distribuiti, il rendimento per azione, il numero di azioni circolanti e la capitalizzazione. � I grafici A complemento dei dati di base sono disponibili anche accurate analisi grafiche, la cui struttura può essere suscettibile di personalizzazione. Si accede al grafico premendo il pulsantino con sopra impressa l’icona di un diagramma, che si trova in calce alla scheda dati. Sotto il grafico è prevista una sezione interattiva che consente di specificare i parametri di personalizzazione del grafico stesso. � Importazione di testi Nella pagina che ospita la scheda dell’azione possono essere presenti i collegamenti ad articoli o note relativi all’andamento del titolo. Vale la pena di osservare che anche questi elementi, seppure testuali, possono essere importati in ambiente Excel. Questa possibilità si rivela preziosa qualora si desideri creare un archivio di notizie relative ad azioni che ci interessano particolarmente. I testi, una volta importati devono essere, come vedremo, opportunamente formattati. � La home page La pagina principale del servizio (www.msn.it ) si apre per default tutte le volte che si lancia Internet Explorer (a meno che non sia stata definita un’altra pagina preferenziale). La ricerca prende le mosse dalla sezione Money che si trova nella parte centrale della pagina. Si accede successivamente alla videata che compendia l’esito della ricerca, o direttamente alla scheda dell’azione. Le quotazioni sono aggiornate ogni venti minuti circa. Premendo un apposito pulsante è possibile visualizzare il grafico dei dati storici. L’offerta di Msn.it PC Open Ottobre 2004123 open action guida Consultare Msn.it � La scheda La tabella che compendia i dati dell’azione. Il prospetto verrà importato in un foglio di lavoro, dal quale si preleveranno, citando i corrispondenti riferimenti di cella, i dati che devono essere elaborati. � Specificare l’azione La sezione della home page che gestisce l’accesso alle schede informative della varie azioni. Nella casella dedicata inserire il nome dell’azione che ci interessa, quindi fare clic sul pulsantino Go a fianco della casella stessa. � Consultazione di documenti Il servizio, come molti altri del resto, offre la possibilità di accedere, tramite opportuni collegamenti ipertestuali, a documenti, materiale informativo in genere e articoli relativi all’azione. � Il risultato delle ricerche Se esistono varie tipologie del titolo specificato si accede a una pagina che le elenca dettagliatamente. A questo punto, fare clic su quella che ci interessa per accedere alla corrispondente scheda informativa. � Il mercato dei cambi Attivando nel Pannello strumenti il collegamento Valute si accede a una pagina che ospita i cambi delle principali valute europee e internazionali. La scelta si opera nel relativo elenco a discesa. � Gli indici borsistici Se nel Pannello strumenti si fa clic sul collegamento Indici principali viene visualizzata una tabella che elenca l’andamento dei principali indici borsistici italiani (Mib 30, Midex, Numtel, e Mib Tel). Gli strumenti utili � Il pannello strumenti A fianco della scheda dati si trova un box in cui è contenuto un elenco di collegamenti ipertestuali che danno l’accesso ad altre utili informazioni, che è possibile importare in ambiente Excel. PC Open Ottobre 2004124 open action guida Importare i dati e le quotazioni Una volta definito il servizio con cui operare si possono inserire le tabelle dei dati in ambiente Excel La metodologia che inten-diamo seguire è quella didedicare a ogni scheda da- ti un foglio di lavoro. In parti- colare, le corrispondenti tabel- le verranno importate nella cella A1 di altrettanti fogli di la- voro, in modo tale da far coin- cidere con questa posizione il loro angolo superiore sinistro. Si ottiene così il vantaggio, che si rivelerà prezioso nel caso si volessero eseguire determina- te elaborazioni, di ospitare i dati omologhi sempre nelle medesime posizioni dei vari fo- gli di lavoro. Ecco come importare, dal sito Msn.it di Microsoft, la scheda dell’azione Fiat. Innan- zi tutto, assegnare il nome del titolo al foglio in cui si inten- dono importare i dati, posizio- nare il cursore in A1 e attivare il collegamento Internet. Aprire il menu Dati, selezio- nare Importa dati esterni e nel corrispondente sottomenu op- tare per Nuova query sul Web. Si determina così l’apertura di una maschera in cui, dal mo- mento che il collegamento a In- ternet è attivo, viene caricata automaticamente la pagina di Msn Microsoft. In caso contra- rio digitarne l’indirizzo nella li- nea di stato. Raggiungere la pa- gina che ospita la tabella dati relativa all’azione che ci inte- ressa. Come si può notare, al suo fianco si trova un pulsanti- no giallo. Farvi sopra clic per spuntarlo (il pulsante diventa verde). Premere poi il bottone Importa in calce alla maschera. Viene visualizzato un boxino in cui si preme il pulsante Ok. Ha così luogo l’importazione, con- clusa la quale i dati della tabel- la vengono visualizzati in sin- gole celle nel foglio di lavoro. Nel prossimo capitolo ve- dremo come elaborarli oppor- tunamente. � � Lanciare la procedura Prima di cominciare, è essenziale aprire il collegamento a Internet. Quando questo è attivo, posizionare il cursore sulla A1, aprire il menu Dati e selezionare la voce Importa dati esterni. Nel corrispondente sottomenu optare per la voce Nuova query sul Web. Si accede così alla maschera che gestisce la procedura per l’importazione dei dati da una pagina Web. � Accedere a Msn.it La maschera è una finestra sul Web, e poiché è attivo il collegamento a Internet, nell’area di lavoro viene caricata automaticamente la home page del servizio informativo Msn di Microsoft, ammesso che non si sia impostata come standard una pagina diversa. In tal caso digitare www.msn.it nella barra degli indirizzi. A questo punto, raggiungere la scheda dati che si riferisce all’azione da monitorare. � Impostare la home page Dal momento che l’area di lavoro è direttamente collegata a Internet Explorer, si può richiedere che la pagina di apertura sia quella che ci interessa. La modifica si opera nella scheda Generale della maschera che si apre selezionando Opzioni Internet nel menu Strumenti di Explorer. Nella prima sezione della suddetta scheda premere semplicemente il pulsante Pagina predefinita, poi i pulsanti Applica e Ok. � Denominare il foglio di lavoro Considerando che un portafoglio azionario si articola in un certo numero di azioni, e che alle schede di queste ultime è riservato un foglio di lavoro, è opportuno assegnare loro un nome che sia esplicativo dell’azione cui si riferiscono. Ecco come procedere. Fare clic destro sull’etichetta in calce al foglio stesso, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Rinomina. A questo punto si può modificare il testo dell’etichetta. Operazioni preliminari 2 PC Open Ottobre 2004125 open action guida � Il risultato Ecco come si presenta il testo importato dopo averlo sottoposto a un’opportuna formattazione per renderlo leggibile. Si noti che adesso il testo è contenuto in una sola colonna del foglio di lavoro. � Importazione I testi importati occupano più celle di una sola riga. Selezionare l’intera zona, aprire il menu Formato, optare per Celle e, nella scheda Allineamento della maschera che si apre, attivare l’opzione Testo a capo. Importazione di testi � Selezione dei testi In una pagina possono essere contenuti testi che, se interessanti, possono essere importati nel foglio di lavoro. I testi si selezionano facendo clic sul pulsantino giallo che si trova al loro fianco. � Importazione dei dati Selezionati opportunamente i dati da importare, premere il pulsante Importa in calce all’area di lavoro. Così facendo, la maschera scompare e viene visualizzato un box in cui si preme il pulsante Ok. � Selezionare la tabella Premendo il pulsante giallo, questo cambia colore (da giallo diventa verde), e al suo interno compare il tradizionale simbolo di spunta. Contemporaneamente, i dati vengono racchiusi in un riquadro. Importare i dati nel foglio di lavoro � La pagina dei dati Ecco come si presenta la pagina che ospita la scheda dati dell’azione. Si noti che tutte le tabelle ospitate sono affiancate da un pulsantino giallo. Premendolo si selezionano i dati da importare. Cancellare la tabella Per cancellare la tabella bisogna seguire una particolare procedura. Selezionare tutti i dati, premere il pulsante Cancella e rispondere affermativamente alla richiesta di accettare la cancellazione, se presentata. � Gestione dei dati Facendo clic destro su una qualsiasi cella della tabella si apre il menu che consente di gestire quest’ultima. In particolare, selezionando la voce Aggiorna dati si può eseguire in qualsiasi momento il refresh dei dati. � La tabella importata Ecco come si presentano i dati una volta importati nel foglio di lavoro. Si noti che ogni informazione è ospitata in una cella. I dati possono essere prelevati dalla tabella ed elaborati opportunamente. PC Open Ottobre 2004126 open action guida Impostare il foglio Excel Il modello si articola in un foglio di riepilogo e in tanti fogli di lavoro quante sono le azioni del portafoglio Dopo aver importato i daticontenuti nelle schedeinformative delle azioni possiamo prelevare da queste le loro quotazioni (che si trova- no nella cella B2 di ogni foglio di lavoro), e riportarle in un fo- glio di riepilogo dove verranno opportunamente elaborate. In particolare, in base ai quantita- tivi posseduti e ai prezzi di ac- quisto si possono confrontare i valori iniziali ed attuali del por- tafoglio, e valutare per differen- za perdite o profitti. Per esegui- re correttamente il prelievo del- le quotazioni dai fogli di lavoro dedicati alle varie azioni con- viene denominare le corrispon- denti celle. Denominare le celle Riferendoci al nostro esem- pio denomineremo rispettiva- mente Aem, Fiat, Milano Assi- curazioni, e Telecom, le posi- zioni B2 dei quattro fogli titolo. Creare un nuovo foglio e deno- minarlo Portafoglio. Disegnare una tabella di 10 righe e 6 co- lonne. Nelle celle F9 e H9 inse- rire rispettivamente le formule che valorizzano l’ammontare iniziale e attuale del capitale corrispondente alle singole azioni. Nella cela J9, invece, in- serire la formula che valorizza profitti e perdite parziali. Re- plicare tutte le formule nelle zone sottostanti. Nelle celle della colonna G inserire i rife- rimenti ai nomi assegnati alle celle che contengono le quota- zioni delle azioni (per esem- pio, nella cella G9 inserire =Aem, in G10 digitare =Fiat, e così via). Ovviamente, se si de- vono tenere sotto controllo un numero superiore di azioni bi- sogna predisporre nuovi fogli di lavoro per ricevere i dati di importazione. � � Denominare i dati importati Le quotazioni importate vengono trasferite nel foglio di riepilogo facendo riferimento ai nomi assegnati alle celle che li contengono. Ecco come eseguire una denominazione. Selezionare la cella del foglio azione da denominare (B2), e digitare il nome da assegnarle nella casellina immediatamente soprastante la lettera A che contrassegna la prima colonna del foglio di lavoro. Premere Invio per consolidare la denominazione. � Formule ed espressioni Nella cella F9 inserire la formula =D9*E9 per quantificare l’investimento iniziale. In G9 inserire il riferimento al nome della cella del foglio azioni da cui prelevare le quotazioni (=AEM). Nella posizione H9, invece, inserire l’espressione =D9*G9 che valorizza l’investimento attuale. Per valorizzare le perdite e i profitti relativi alla prima azione in portafoglio, digitare in J9 l’espressione =H9-F9. Inserendo il numero delle azioni possedute tutte le formule vengono valorizzate. � Testare il modello Per controllare se il modello funziona, lanciare il collegamento a Internet, portarsi su un foglio azione, cancellare il dato in B2. Nel foglio di riepilogo deve scomparire il corrispondente valore. A questo punto, portarsi sulla cella A1 del foglio azione, e fare clic destro. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Aggiorna dati. Se abbiamo operato correttamente viene lanciata l’importazione e il dato ricompare nella opportuna cella del foglio di riepilogo. � Il foglio di riepilogo Il foglio elettronico (Borsa.xls disponibile nel CD Guida 2 all’interno della cartella PDF/Schede pratiche) preleva i dati dai fogli azioni, e li elabora grazie alle formule che vi sono state inserite. In particolare, vengono valorizzati gli investimenti attuali e iniziali e calcolati profitti o perdite. Si noti che accanto al nome di ogni azione è posizionato un pulsante. Ad essi verranno associate le macro che aggiornano di volta in volta i dati contenuti nei fogli azione. Il funzionamento del modello nel CD Guida 3 PC Open Ottobre 2004127 open action guida Sviluppare le macro Per automatizzare il modello è sufficiente impostare le macro che aggiornano i fogli azione Così com’è, l’applicazionepuò essere utilizzata solomanualmente. In altre pa- role, bisogna accedere ai vari fogli azione, quindi attivare la procedura di aggiornamento. Sviluppando una semplice ma- cro, però, tutte queste opera- zioni possono essere conve- nientemente automatizzate. In pratica basta registrare le pro- cedure di aggiornamento delle varie quotazioni e associare al- la pressione di un pulsante il loro lancio. Ecco come regi- strare la macro che aggiorna le quotazioni dell’azione Aem. La prima cosa da fare è col- legarsi a Internet, dopodiché si accede al foglio di interfaccia del modello. Infatti, è essenzia- le partire dall’ambiente in cui avrà luogo l’aggiornamento dei dati. A collegamento avvenuto, aprire il menu Strumenti, sele- zionare la voce Macro e nel sottomenu corrispondente op- tare per Registra nuova macro. Così facendo, viene visualizza- to un box in cui si digita il no- me da assegnare alla macro nella casella dedicata. Premen- do il pulsante Ok si determina la scomparsa del box e la vi- sualizzazione di una barretta con due pulsanti. Utilizzeremo il primo (quello con all’interno un piccolo quadrato) per arre- stare la registrazione della ma- cro. A questo punto, portare il cursore in A1, fare clic, quindi accedere al foglio dell’azione Aem e selezionare ancora la posizione A1. Fare clic destro e nel menu contestuale al clic optare per la voce Aggiorna. Avvenuto l’aggiornamento dei dati, ritornare alla posizio- ne A1 del foglio principale, quindi arrestare la registrazio- ne della macro. � � Denominare la macro Attivando la procedura di registrazione si determina la comparsa di una minibarretta che ospita due pulsanti. Quello che ci interessa è il primo dei due: lo utilizzeremo per arrestare la registrazione della macro quando sarà il momento. Se la barretta non fosse presente richiederne la visualizzazione aprendo il menu Visualizza, selezionando Barre strumenti e optando per la voce Interrompi registrazione nel corrispondente sottomenu. La procedura di aggiornamento Accedere al foglio principale, portarsi su un foglio azione e cancellare il dato in B2. Così facendo, nel foglio di riepilogo scomparirà il corrispondente valore per indicare che ne è in corso l’aggiornamento. A questo punto, portarsi sulla cella A1 del foglio dell’azione e fare clic destro. Nel menu contestuale al clic selezionare la voce Aggiorna dati. A questo punto inizia l’aggiornamento e il dato ricompare nella corrispondente cella del foglio di riepilogo. Editare la macro L’aggiornamento può essere eseguito in background e monitorato direttamente dal foglio principale. Basta una piccola modifica al listato della macro. Per visualizzarlo accedere al box di gestione delle macro, selezionare quella da modificare, quindi premere il pulsante Modifica. Nel passo Selection.QueryTable.Refresh BackgroundQuery:=False, sostituire False con True. � Attivare la registrazione Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Macro. Così facendo si accede a un sottomenu in cui si opta per la voce Registra nuova macro. In alternativa, fare clic nella barra strumenti del Visual Basic, sul pulsante con sopra impresso un pallino. Se la barra degli strumenti del Visual Basic non fosse presente, richiederne la visualizzazione aprendo il menu Visualizza, selezionando Barre strumenti e optando per Visual Basic nel corrispondente sottomenu. Registrazione e aggiornamento 4 PC Open Ottobre 2004128 open action guida Utilizzo e modifiche al modello Ecco come utilizzare il foglio di lavoro e fare eventuali modifiche per aumentare il numero di azioni gestite Controllare il portafoglioazionario è semplicissi-mo. In pratica, dopo aver attivato il collegamento a In- ternet, basta fare clic sul pul- sante accanto al nome dell’a- zione di cui si desidera aggior- nare la quotazione. Se non si ottiene il risultato voluto, si- gnifica che il collegamento con la pagina Web non è andato a buon fine e si può verificare la visualizzazione di un messag- gio di errore. In tal caso, chiu- dere il corrispondente box, e premere nuovamente il pul- sante di aggiornamento. Se an- che in questo caso il collega- mento con il server non va a buon fine, conviene uscire da Internet e riprovare successi- vamente. Si noti che alla pres- sione del pulsante di aggiorna- mento, la quotazione preesi- stente scompare per indicare che il collegamento è in atto. Fra l’altro, le fasi dell’inter- rogazione vengono monitorate nella parte inferiore sinistra del video. Modificare il portafoglio Per sostituire un’azione con un’altra bisogna accedere al foglio dell’azione stessa, can- cellare la tabella dati, ed ese- guire in loco un’interrogazione relativa al nuovo titolo. Dopo- diché, si registra la corrispon- dente macro di aggiornamento e la si associa al pulsante del- l’azione. Se, invece, si vogliono aggiungere nuovi titoli, biso- gna eseguire l’interrogazione in un nuovo foglio, denominare la cella con le quotazioni, quin- di registrare la macro di ag- giornamento e associarla al pulsante che sarà creato per lanciarla. � � Sostituire un’azione Il modello prevede il controllo di quattro azioni predefinite: Aem, Fiat, Telecom e Milano Assicurazioni. Per sostituire uno di questi titoli con un altro, cancellare la tabella dati corrispondente ed eseguire in loco una nuova interrogazione. A questo punto, partendo dal foglio principale, registrare la macro per l’aggiornamento della nuova tabella e associarla al pulsante della vecchia azione. � Aggiungere un’azione In questo caso bisogna prevedere un nuovo foglio di lavoro e un nuovo pulsante. Creare il nuovo foglio e denominarlo con il nome del titolo. Portare il cursore in A1 ed eseguire l’interrogazione relativa alla nuova azione. A questo punto, partendo dal foglio principale registrare la macro di aggiornamento dati e associarla al nuovo pulsante che è stato appena creato. Denominare opportunamente la cella B2 del nuovo foglio di lavoro. � La macro di aggiornamento Quando si registra una macro di aggiornamento non ci si dimentichi di prevedere, come prima operazione della procedura, la cancellazione del dato corrispondente all’ultima quotazione. Così facendo, quando la macro verrà lanciata dal foglio principale, la scomparsa della quotazione dalla cella che la ospita indica che la procedura è in corso di svolgimento. � Errori di connessione In figura è visualizzato il messaggio che può comparire qualora la connessione con il sito da cui prelevare le quotazioni non vada a buon fine. In tal caso, chiudere il messaggio, e ritentare l’aggiornamento premendo l’opportuno pulsante. In certi casi, potrebbe essere necessario chiudere il collegamento ed eseguire successivamente l’aggiornamento delle quotazioni. Le fasi della connessione sono monitorate nella parte inferiore sinistra del video, dove viene visualizzato un piccolo mappamondo. Messaggi di errore e aggiornamenti 5 PC Open Settembre 2004121 open action guida Excel 2003: esaminare le statistiche di vendita Valutare come un insieme di valori si ripartisce all’interno di determinati intervalli è un problema che si presenta abbastanza frequentemente: per valutare le vendite, per esaminare i risultati di un sondaggio, e così via. In questa dispensa vi spieghiamo come fare La funzione Frequenza - Un po’ di teoria p. 122 - Le formule p. 122 L’interfaccia del modello - Dati e formule p. 124 - Il grafico p. 124 Le funzioni Se e Concatena - Come operano p. 126 - Impostare le formule p. 126 Il box di dialogo - Creare il contenitore p. 128 - Inserire le caselle p. 128 4 3 2 1 Capita spesso, e non soloin azienda, di calcolare ladistribuzione di un insie- me di valori all’interno di un certo numero di intervalli di varia ampiezza. Conviene fare subito un esempio pratico. Se conosciamo l’importo di tutte le fatture attualmente inevase, può essere utile sapere quante sono comprese, poniamo, fra 1 e 100 euro, quante fra 101 e 300, fra 301 e 500, e così via. E ancora, se è stato prelevato un certo numero di campioni da una linea di produzione, si può valutare come questi si distri- buiscono all’interno di un cer- to numero di fasce di valori, al centro delle quali si trova l’in- tervallo di accettabilità. In questo caso, i risultati forni- scono utili informazioni sul- l’andamento del processo pro- duttivo. In pratica, si deve ese- guire quella che gli addetti ai lavori definiscono una analisi di distribuzione delle fre- quenze. Excel mette a disposi- zione una funzione espressa- mente dedicata a risolvere il problema, semplificando così notevolmente l’impostazione dell’analisi stessa, della quale è prevista anche l’interpreta- zione grafica in automatico. Sviluppando il modello avre- mo modo di utilizzare un’altra interessante funzione: ci rife- riamo a Concatena, tramite la quale è possibile creare parole composte, o addirittura intere frasi, prelevandone gli ele- menti da posizioni discrete del foglio di lavoro. In particolare, ce ne siamo avvalsi, in sinergia con la funzione Se, per aggior- nare in tempo reale le diciture della tabella in cui sono esibi- ti i risultati delle analisi. Il mo- dello esemplificativo (Analisi frequenze.xls), che si rivela una utilissima falsariga per supportare la lettura della pre- sente dispensa, è inserito nel CD Guida 2 (PDF/Schede prati- che). Nel modello è presente un foglio di lavoro (Macro) in cui sono riportati i listati delle semplicissime macro che lo gestiscono. Alberto Nosotti PC Open Settembre 2004122 open action guida La funzione Frequenza Indicata per il marketing o la qualità, permette di analizzare la distribuzione di un insieme di valori La funzione FREQUENZAopera su un insieme di va-lori numerici di qualsiasi natura (negativi, positivi, deci- mali) e conteggia quanti di questi sono uguali o minori di un certo valore di riferimento. Apparentemente il compito svolto non è trascendentale, ma interpretandone opportu- namente la dinamica operativa si possono ottenere dalla no- stra funzione risultati molto più importanti. In particolare, analizzare la distribuzione di un insieme di valori all’interno di determinati intervalli nume- rici di cui possiamo fissare a piacere i limiti massimi e mini- mi. Innanzitutto, cominciamo ad analizzarne la sintassi, che è la seguente: FREQUENZA(Zo- na valori; valore di riferimen- to), dove il primo argomento è rappresentato dalle coordina- te (o meglio, dal nome) della zona in cui sono ospitati i va- lori da analizzare, mentre il se- condo si riferisce al valore nu- merico da prendere come rife- rimento. Un esempio Conviene fare subito un esempio pratico. Se nella zona A1:C3 sono presenti nove nu- meri (da 1 a 9, per semplicità), la formula FREQUENZA(A1:C3;6) restitui- sce 6, perché nella suddetta zona sono altrettanti i valori minori o uguali a questo nu- mero. A questo punto, se in una zona verticale di celle si in- seriscono i limiti superiore de- gli intervalli ai quali si riferisce la nostra analisi delle frequen- ze, ed accanto ad ognuna delle celle inseriamo la formula FRE- QUENZA ponendole come pri- mo argomento la zona valori, e come secondo argomento la 1 Le possibili applicazioni � Come opera La sintassi della funzione è la seguente: FREQUENZA(Zona valori; Valore di riferimento), dove Zona valori identifica la zona in cui sono ospitati i valori da analizzare, mentre Valore di riferimento corrisponde al valore numerico da prendere come base. A questo punto si intuisce che impostando contemporaneamente più formule è possibile eseguire analisi di situazioni anche piuttosto complesse. � Utilizzare più riferimenti Se in una zona verticale di celle si inseriscono i limiti superiore degli intervalli ai quali si riferisce la nostra analisi delle frequenze, ed accanto ad ognuna delle celle inseriamo la formula FREQUENZA ponendole come primo argomento la zona valori, e come secondo argomento la coordinata (o il nome) della cella immediatamente a sinistra, otterremo una lista di valori che ci dicono quanti elementi dell’insieme sono rispettivamente inferiori o uguali ai limiti dei vari intervalli. � Espressioni interattive La formula può elaborare anche argomenti che non siano necessariamente semplici riferimenti di cella. In pratica, è possibile utilizzare come argomento una qualunque espressione valida che restituisca, nel nostro caso, un valore numerico intero e positivo. Se si volesse conoscere quanti dati dell’insieme sono inferiori o uguali ad un valore che sia la metà, poniamo del valore più alto presente nell’insieme stesso, si può utilizzare una formula opportuna. � Applicazioni pratiche Dato un insieme numerico di qualsiasi natura, utilizzando la funzione FREQUENZA è possibile individuare quanti degli elementi in cui si articola l’insieme siano uguali o minori di un certo valore di riferimento. Le applicazioni pratiche di questa funzione sono solo da immaginare. Nel campo delle ricerche di mercato, per esempio, si rivela preziosa per calcolare la distribuzione per età del parco clienti di un’azienda, mentre in produzione viene utilizzata nel settore del controllo di qualità. PC Open Settembre 2004123 open action guida coordinata (o il nome della cel- la immediatamente a sinistra), otterremo una lista di numeri che ci dicono quanti elementi dell’insieme sono rispettiva- mente inferiori o uguali ai limi- ti dei vari intervalli. Si noti che la zona dichiarata come sede dell’insieme di valori non deve necessariamente essere inte- ramente occupata. In questo caso le celle vuote non vengo- no considerate e l’analisi viene condotta prendendo esclusi- vamente in considerazione le posizioni contenenti valori. Se ci riferiamo al nostro modello, la zona che ospita i valori da analizzare può essere cancel- lata, dopodiché si possono in- serire nuovi elementi, anche in numero inferiore e non ne- cessariamente in celle conti- gue. È lecito chiedersi cosa succede se fra i valori si trova- no delle stringhe: una parola, uno o più caratteri, o una sigla. Bene, non accade proprio nul- la, perché le celle contenenti stringhe vengono considerate come celle vuote, a tutto van- taggio del buon andamento dell’analisi. Distribuzione delle frequenze Con un piccolo artificio, pos- siamo utilizzare la funzione per realizzare una vera e propria analisi di distribuzione delle frequenze. In questo caso, in particolare, non interessa sa- pere quanti valori dell’insieme sono inferiori ai limiti superio- ri degli intervalli (che è quello che abbiamo ottenuto), bensì quanti valori cadono nel primo intervallo, nel secondo, nel ter- zo e così via. È semplicissimo, basterà elaborare opportuna- mente i risultati appena otte- nuti, eseguendo la differenza fra i valori visualizzati in corri- spondenza del limite superiore di ogni intervallo. Vediamo di spiegarci meglio. Se operiamo con un insieme di valori positi- vi da 1 a 100, per esempio, al- lora il numero di valori che ca- de nell’intervallo 1-10, e dato dai valori inferiori o uguali 10, mentre quelli che cadono nel- l’intervallo 11-20 sono rappre- sentati dalla differenza fra il nu- mero di valori inferiori o ugua- li a 20 e il numero di valori mi- nori o uguali a 10, e così via. Pertanto basterà impostare una nuova colonna accanto al- la zona D21:D25 ed inserivi nel- la prima cella (I21) l’espressio- ne =D21, mentre nella sotto- stante cella si digita la formula =D22-D21, e la si replica sino al- la cella I25 compresa. I valori che si ottengono rappresenta- no il risultato della analisi di di- stribuzione delle frequenze. Per saperne di più sulla funzio- ne FREQUENZA si consiglia di consultare in proposito la gui- da in linea di Excel. Nella ca- sella di interrogazione dichia- rare come chiave di ricerca la stringa Funzione Frequenza. � Distribuzione delle frequenze L’analisi descritta nella figura 1 ci dice quanti valori dell’insieme numerico analizzato sono inferiori od uguali ai limiti assoluti inseriti nelle celle della zona dati. A questo punto, con un semplice intervento, è possibile ottenere una informazione ancora più importante. Per esempio, come i valori dell’insieme si distribuiscono all’interno degli intervalli identificati dai vari limiti. In altre parole, si esegue una cosiddetta analisi di distribuzione delle frequenze. � I risultati in chiaro Per dare un tocco professionale ad un modello per l’analisi della distribuzione delle frequenze, i risultati della stessa possono essere espressi in chiaro. In pratica, può essere visualizzata automaticamente una stringa che descrive con parole in quale intervallo si pone il risultato dell’analisi. In questo caso ci si avvarrà della funzione di unione stringhe CONCATENA. La figura descrive chiaramente questa peculiarità del modello. � Per saperne di più Per documentarsi più ampiamente sull’utilizzo della funzione FREQUENZA, si consiglia di consultare in proposito la guida in linea di Excel. Accedere alla scheda di ricerca, e nella casella di interrogazione inserire la chiave Funzione Frequenza. Vengono individuati vari argomenti. Accedere alla pagina di aiuto corrispondente alla voce che occupa la prima posizione (FREQUENZA). � Valori negativi Vale la pena di osservare che la funzione opera anche prendendo in considerazione valori negativi. Per esempio, Se nella zona B5:I14 sono presenti dieci numeri (da -5 a +5) la formula =FREQUENZA(B5:I14;-4) restituisce come risultato 2. Infatti, i due elementi –5 e –4 sono per l’appunto inferiori o uguali a -4. Si può anche operare con valori decimali positivi o negativi. PC Open Settembre 2004124 open action guida Realizzare l’interfaccia del modello Tramite una opportuna maschera è possibile automatizzare la definizione degli intervalli e interpretare graficamente l’analisi L’interfaccia del modelloconsente di eseguire ra-pidamente un’analisi del- le frequenze sui valori che ven- gono inseriti nella tabella che occupa la zona B7:I16 (da de- nominare Dati), e si articola essenzialmente in tre elementi. Ci riferiamo alla suddetta ta- bella, alla sezione in cui sono inserite le formule che eseguo- no l’analisi e visualizzati i ri- sultati, nonché al grafico che interpreta in tempo reale que- sti ultimi. Inoltre, sono presen- ti due pulsanti. Il primo (Defi- nizione intervalli) lancia il box di dialogo in cui vengono di volta in volta inseriti i limiti de- gli intervalli su cui si basa l’a- nalisi (ne sono previsti cin- que), mentre il secondo deter- mina la cancellazione della zo- na dei dati da analizzare. Que- st’ultima operazione avviene separatamente perché si po- trebbero condurre più analisi sullo stesso insieme di dati, modificando questi ultimi o va- riando manualmente i limiti degli intervalli di riferimento. Impostazione delle formule Il modello prevede un’analisi articolata su cinque intervalli, ma non vi sono problemi ad au- mentarne il numero. I limiti dei cinque intervalli previsti ven- gono inseriti rispettivamente nelle celle della zona B21:B25, manualmente, o tramite il dia- log box che si apre facendo clic sul pulsante Definizione inter- valli. Le formule si digitano nel- le celle a fianco della zona in- tervalli. In particolare, in D21 si inserisce l’espressione =FRE- 2 Gli elementi � La zona dati Occupa la zona B7:D16. Si noti che anche se si considera l’intera zona nelle formule che operano all’interno del foglio di lavoro, la griglia non deve essere necessariamente riempita completamente. In pratica, l’analisi viene condotta anche se si inseriscono pochi dati in celle non consecutive. Si possono utilizzare indifferentemente valori positivi, negativi, o decimali. In ogni caso la maggior parte delle applicazioni pratiche prevede l’utilizzo di valori interi e positivi. � Denominare la zona dati Alla tabella dei valori da analizzare è stato assegnato il nome Dati. Per chi non la conoscesse, descriviamo sinteticamente una semplice procedura di denominazione in alternativa a quella da menu. Ecco come procedere. Evidenziare la zona da denominare, quindi digitare il nome da assegnare alla zona nella casella immediatamente soprastante la lettera A che identifica la prima colonna del foglio di lavoro. Premere Invio per rendere operativa l’assegnazione. � Le formule Nella zona D21:D25 si inseriscono le espressioni che elaborano il contenuto della zona dati e di quella che ospita gli intervalli di analisi. Nella cella D21 digitare la formula =FREQUENZA(DATI;B21), quindi replicarla verso il basso sino alla cella D25 compresa. Per evitare la visualizzazione di dati non pertinenti è consigliabile inserire le varie formule in opportune espressioni di controllo gestite dalla funzione SE. Nel capitolo dedicato vedremo come strutturarle. � L’interfaccia È semplice ed intuitiva. In pratica, si articola essenzialmente in tre zone. La prima è costituita dalla zona dati, la seconda, sottostante a quest’ultima, è dedicata agli intervalli di analisi e alla visualizzazione in chiaro dei risultati, mentre la terza si identifica con un grafico rappresentativo delle elaborazioni condotte. Si noti che le etichette dell’asse X del grafico vengono prelevate direttamente dalla zona dei risultati. PC Open Settembre 2004125 open action guida riamo al fatto che se non si uti- lizzano tutte e cinque le fasce di intervalli, nelle corrispon- denti celle della zona risultati potrebbero comparire dati che disturbano la corretta inter- pretazione dell’analisi. Pertan- to, le formule stesse sono state inserite all’interno di un con- trollo condizionale gestito dal- la funzione SE (di cui parlere- mo dettagliatamente in uno dei prossimi capitoli). Così facen- do, se venisse utilizzato un nu- mero inferiore di intervalli, nel- le celle della zona B21:B25 cor- rispondenti a quelle vuote del- la zona a fianco, non viene vi- sualizzato alcunché. In pratica, la meccanica del controllo condizionale è la seguente. Se la cella che ospita il limite del- l’intervallo è vuota, nella cella a fianco viene visualizzato un “blank”, mentre se contiene dati viene valorizzata la for- mula che vi è contenuta. Nella zona I21:I25 vengono inserite le formule che calcolano le dif- ferenze fra i valori calcolati in corrispondenza di ogni valore di riferimento dalla formula FREQUENZA. Si ottiene così la distribuzione delle frequenze desiderata, vale dire la riparti- zione dei valori all’interno ana- lizzato. Le etichette interattive Si noti che le celle della zo- na I21:I25 sono etichettate op- portunamente per spiegare con chiarezza la natura del da- to. Infatti, a ogni valore corri- sponde un’etichetta che de- nuncia l’ampiezza dell’inter- vallo di riferimento. Il bello è che l’etichetta non è statica, ma varia di volta in volta, a se- conda dei limiti degli intervalli che vengono definiti. In prati- ca, l’etichetta preleva questi ultimi dalla zona B21:B25 e li incorpora all’interno del testo, assestandosi così in tempo reale alle condizioni fissate dai parametri dell’analisi. Tutto questo è possibile grazie alla funzione CONCATENA, la cui dinamica operativa è descritta nel capitolo dedicato. In prati- ca, la funzione gestisce una stringa di testo in cui sono contenuti elementi variabili che fanno riferimento alle celle che ospitano i limiti degli in- tervalli, pertanto, al variare dei contenuti di tali celle. I testi ri- sultanti dall’elaborazione con- dotta dalla funzione CONCA- TENA si assestano in tempo reale alla nuova situazione. � I pulsanti L’interfaccia ospita due pulsanti: Cancella dati e Definizione intervalli. Le funzioni svolte dal primo sono ovvie: ripulisce la zona dati dai valori che vi sono contenuti. Il secondo pulsante, invece, determina l’apertura del box di dialogo che gestisce l’inserimento dei valori di riferimento sui quali commisurare quelli ospitati nella zona dati. Ai due pulsanti sono associate le macro il cui listato è riportato nel foglio Macro del modello. � Il grafico I risultati dell’analisi di distribuzione delle frequenze (quelli esibiti nella zona I21:I25) sono interpretati graficamente in tempo reale. In pratica, basta impostare un diagramma a barre verticali e dichiarare come zona dati il suddetto range. A conclusione della procedura richiedere che il grafico venga visualizzato nel foglio di lavoro attivo. Ad ogni nuova analisi che viene condotta si determina l’automatico aggiornamento del diagramma. � Le etichette del grafico Le etichette dell’asse delle X, indicano i limiti dell’intervallo all’interno del quale si distribuiscono i dati analizzati. Queste etichette (che sono il risultato delle elaborazioni condotte dalla funzione CONCATENA) si modificano automaticamente all’esecuzione di ogni analisi, e come tali sono riportate nel grafico. Per ottenere tale risultato è sufficiente dichiarare la zona F21:F25 come origine delle suddette etichette. � L’analisi di distribuzione I dati visualizzati nella zona D21:D25 si riferiscono a quanti valori dell’insieme analizzato sono minori o uguali al valore dichiarato nella cella di sinistra. Con un semplice intervento, però, si può eseguire una analisi di distribuzione all’interno dei singoli intervalli identificati dai valori di riferimento della zona B21:B25. Inserire nella cella I21 l’espressione =D1, quindi digitare nella cella I22 la formula =D22-D21 e replicarla verso il basso sino alla posizione I25 compresa. QUENZA(DATI;B21), e la si re- plica verso il basso sino alla po- sizione D25 compresa. Si noti che nella formule le coordinate della zona che ospita i valori da analizzare sono state sostituite con il nome che è stato a que- sta assegnato (Dati). I controlli condizionali Le formule che abbiamo uti- lizzato, però, presentano un piccolo inconveniente: ci rife- PC Open Settembre 2004126 open action guida Le funzioni SE e CONCATENA Queste due importanti funzioni svolgono un ruolo chiave nella corretta impostazione dei limiti di analisi Una volta impostate le for-mule di base, basta inseri-re i dati relativi ai limiti degli intervalli nella zona B21:B25 perché abbia luogo l’analisi. Però, se non si utiliz- zano tutte le posizioni, com- paiono degli zeri nelle celle ac- canto. Inoltre, le etichette del- le celle che ospitano la distri- buzione delle frequenze, risul- tanti dalle elaborazioni con- dotte dalla funzione CONCATE- NA, potrebbero non denuncia- re correttamente gli intervalli di riferimento. Impostare un controllo Il problema si risolve inse- rendo le formule di base all’in- terno di un ciclo di controllo, gestito dalla funzione SE, la cui sintassi è la seguente: =SE(Con- trollo; Risultato1; Risultato2), dove controllo è una opportu- na espressione che, se verifi- cata, determina la visualizza- zione di Risultato1, mentre verrà visualizzato Risultato2 se il controllo non è verificato. Nel nostro caso, bisogna con- trollare se le celle della zona B21:B25 contengono o meno valori. Ammesso che non si operi con valori negativi, basta veri- ficare che vi sia contenuto un numero maggiore di zero. In tal caso, Risultato1 sarebbe rap- presentato semplicemente dal- la formula per il calcolo della frequenza. Se, invece, le celle fossero vuote, verrebbe visua- lizzato Risultato2, che nella fat- tispecie è un blank, vale a dire uno spazio racchiuso fra vir- golette (“ “). In altre parole, nella cella D21 si inserisce la formula =SE(B21>0;FREQUEN- ZA(Dati;B21);””), e la si replica sino alla cella D25 compresa. A questo punto, anche se si inse- 3 Analisi e controllo � Le formule di controllo Se nella cella D21 si inserisce semplicemente l’espressione FREQUENZA(Dati;B21) e la si replica poi verso il basso, qualora non si utilizzassero tutti gli intervalli di analisi previsti, nelle corrispondenti celle a fianco verrebbe visualizzato uno zero. Per evitare che questo avvenga si inserisce l’espressione all’interno di una formula di controllo gestita dalla funzione SE. L’espressione è così strutturata: =SE(B21>0;FREQUENZA(Dati;B21);””). � Controllo delle etichette La funzione SE è stata utilizzata anche per evitare che nella zona dei risultati (I21:I25), venissero visualizzati dati non corretti, sempre nel caso che non fossero utilizzati tutti gli intervalli di analisi previsti dal modello. La dinamica operativa della formula è quella che è stata già descritta. Così facendo, in mancanza di dati in una o più celle della zona B21:B25, nelle celle omologhe della zona I21:I25 viene visualizzato un “blank”. � Conoscere meglio SE Le applicazioni della funzione SE sono numerosissime e, in particolare, consentono di risolvere molti problemi legati alla realizzazione di un modello applicativo. Si consiglia vivamente di consultare la guida in linea di Excel: si potranno avere utili spunti per applicarla anche in altre occasioni. Accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave Funzione SE. Consultare la pagina di aiuto corrispondente alla voce SE. � Controllare con SE La funzione SE consente di eseguire controlli sulle elaborazioni condotte all’interno del foglio di lavoro, e di restituire di conseguenza risultati che dipendono dall’esito dei controlli stessi. In particolare, è stata utilizzata per evitare che non utilizzando tutti gli intervalli di analisi previsti, vengano visualizzati degli zeri nelle celle a fianco di questi. PC Open Settembre 2004127 open action guida rissero solo due o tre dei cin- que limiti previsti, nella celle a fianco non verrebbero visua- lizzati risultati scorretti. Ov- viamente, se si prevede di in- serire un numero di limiti su- periore a cinque, bisogna re- plicare le formule anche in cor- rispondenza delle nuove posi- zioni. Si è detto che il controllo va eseguito tramite una oppor- tuna espressione. Infatti, l’im- postazione di quest'ultima di- pende dall’insieme di dati che dobbiamo analizzare. Il con- trollo appena impostato non sarebbe valido se se si voles- sero prendere in considerazio- ne intervalli con limiti negativi. In tal caso il controllo B21>0 deve essere sostituito da un al- tro che preveda la possibilità di utilizzare anche valori infe- riori a zero. Insomma, per ogni situazione bisogna immagina- re soluzioni personalizzate. Le etichette dei risultati A questo punto occupiamo- ci di impostare le etichette va- riabili. Lo faremo utilizzando la funzione CONCATENA, che consente di unire parti fisse e variabili di testo formando una unica frase. Nella fattispecie, le parti variabili sono rappresen- tate dai valori dei limiti degli intervalli, da prelevarsi di vol- ta in volta dalle corrisponden- ti celle della zona B21:B25. Nel- la cella I21 digitare l’espressio- ne: =CONCATENA(“inferiori o = a “;B21), che restituisce la fra- se corrispondente all’unione della stringa fissa Inferiori o = a con il valore del limite che si trova nella cella B21. Nelle celle sottostanti si im- postano formule analoghe, nel- le quali varia semplicemente la stringa fissa. Vale la pena di os- servare che la funzione CON- CATENA è piuttosto versatile, nel senso che consente di ge- stire in modo piuttosto esten- sivo le parti variabili. Per esempio, non solo si possono utilizzare riferimenti di celle (nei casi più semplici), ma an- che avvalersi di espressioni piuttosto complesse che sa- ranno opportunamente valo- rizzate, ampliando così note- volmente i campi di applica- zione della funzione stessa. Le formule di base, una volta im- postate, andranno inserite, an- che in questo caso, nell’ambito di un ciclo di controllo impo- stato esattamente come quelli di cui si è appena parlato. Si noti che le etichette dei risul- tati devono prelevare il limite inferiore degli intervalli di ana- lisi, e poi aumentarlo di una unità. Solo così le etichette esprimono correttamente la distribuzione delle frequenze all’interno dei vari intervalli. Pertanto, nella cella F22 si in- serisce l’espressione =CONCA- TENA(“da “;B21+1;” a “;B22), e poi la si ricopia sino alla posi- zione F25. � � Concatenare le stringhe Per determinare nella cella F21 la visualizzazione della frase Inferiori a o = a seguita dal valore di riferimento che figura in B21, bisogna digitare nella cella stessa la seguente espressione: =CONCATENA(“Inferiori o = a “;B21). Nelle celle sottostanti si impostano formule analoghe, nelle quali devono variare, però, le stringhe da visualizzare, prevedendo l’aumento di una unità per il limite inferiore preso in considerazione. In F22 si inserisce l’espressione =CONCATENA(“da “;B21+1;” a “;B22), quindi la si replica verso il basso sino a F25. � La formula di controllo Come si diceva, le formule di concatenazione, una volta impostate, vengo inserite in una opportuna espressione di controllo. La loro struttura è analoga a quelle che sono state utilizzate per gestire la funzione FREQUENZA. In pratica, l’espressione verifica se è stato dichiarato o meno il limite di un intervallo. Se lo è stato, viene esibito il risultato del concatenamento, in caso contrario viene visualizzato un “blank”. � Saperne di più su CONCATENA La funzione di concatenamento stringhe si rivela preziosa per rendere interattivi titoli, intestazioni di tabelle, etichette di voci, e così via, dando così un tocco di decisa professionalità ad un modello o ad una applicazione. Per saperne di più sull’utilizzo di questo versatile strumento, accedere alla guida in linea, e nella casella di interrogazione digitare la chiave Funzione Concatena. Al primo degli argomenti individuati corrisponde la pagina di aiuto che ci interessa. � Le etichette variabili Ecco come procedere per impostare le etichette variabili. Lo faremo utilizzando la funzione di testo CONCATENA, che consente di unire parti fisse e variabili di testo formando una unica frase. Nella fattispecie le parti variabili sono rappresentate dai valori dei limiti degli intervalli, da prelevarsi di volta in volta dalle corrispondenti celle della zona B21:B25. Le etichette si modificheranno ogni volta che cambiano i limiti degli intervalli di analisi. PC Open Settembre 2004128 open action guida 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 Impostare il box di dialogo L’inserimento dei valori limite degli intervalli di analisi avviene tramite un dialog box opportunamente strutturato Quando nell’interfaccia delmodello si preme il pul-sante Definizione inter- valli, si determina la conte- stuale apertura di un box di dialogo articolato in cinque ca- selle. Inserendo i corrispon- denti valori, non appena si pre- me il pulsante Vai, questi ven- gono trasferiti nell’ordine nelle celle della zona dedicata. Se si preme il pulsante Annulla la procedura di inserimento vie- ne interrotta. Si noti che con- temporaneamente all’apertura del box di dialogo, si assiste al- la cancellazione di tutti i valori presenti nelle celle che ospita- no i limiti degli intervalli di analisi. Creare il box di dialogo Accedere all’editor del Vi- sual Basic, aprire il menu Inse- risci e selezionare la voce UserForm. Così facendo, nell’a- rea di lavoro viene visualizzato un rettangolo grigio che rap- presenta il contenitore in cui inserire gli elementi del box di dialogo. Nel pannello degli strumenti contestualmente vi- sualizzato fare clic sull’icona con sopra impresse le lettere Ab, disegnare le cinque caselle di testo e posizionarle oppor- tunamente. Accanto ad esse, dopo aver fatto clic sull’icona con sopra impressa la A maiu- scola, tracciare i contorni delle corrispondenti etichette e di- gitarvi i numeri identificativi delle caselle stesse. Fare clic destro sulle caselle, e nel menu che si apre selezionare Pro- prietà. Nella griglia visualizza- ta, digitare nella cella accanto alla voce ControlSource la coor- dinata della cella della zona li- miti in cui deve essere trasferi- to il corrispondente dato. 4 � Inserimento delle caselle Le caselle si prelevano dal pannello degli strumenti. Una volta che sono state disegnate e posizionate nel contenitore, bisogna allinearle convenientemente. Ecco come procedere. Evidenziare quelle che stanno su una stessa fila facendovi sopra clic tenendo contemporaneamente premuto il tasto Maiuscole. Aprire il menu Formato, e selezionare la voce Allinea. Nel corrispondente sottomenu optare per Asse orizzontale. � Ordine di inserimento dati Se dopo aver aperto il box di dialogo si preme il tasto Tab, il cursore passa da una casella all’altra seguendo l’ordine in cui sono state create le varie caselle. Se queste sono state create una dopo l’altra e posizionate correttamente non vi sono problemi. Se, però, vi fosse la necessità di variare la sequenza di attivazione, impostare il numero d’ordine nella cella TabIndex della maschera delle proprietà delle caselle stesse (alla prima casella attivata corrisponde 0, 1 alla seconda, e così via). � I pulsanti Disegnare i due pulsanti previsti, e digitare nella cella Caption delle loro caselle delle Proprietà le nuove etichette. Fare clic destro sul pulsante Vai, e nel menu contestuale al clic optare Visualizza codice. Si accede così a quello del pulsante. Inserirvi il comando UnLoad Me. Operare nello stesso modo con il pulsante Annulla, ma prevedere, oltre all’istruzione UnLoad Me, anche quelle per cancellare i dati della zona dei limiti. � L’interfaccia Il box di dialogo che gestisce l’inserimento automatico dei limiti degli intervalli di analisi. Il consolidamento dei dati avviene tramite la pressione del pulsante Vai. Per annullare l’operazione, invece, premere il pulsante Annulla. Si può inserire un numero di valori anche inferiore a quello previsto senza pregiudicare l’esito dell’analisi, mentre per gestire più limiti è necessario predisporre nuove caselle. Box e pulsanti PC Open Luglio/Agosto 2004131 open action guida Molte volte, il catalogo deiprodotti di una aziendasi riduce al semplice elenco dei nomi degli articoli trattati accompagnati dal nu- mero di codice, da una scarna descrizione e, ovviante, dal prezzo di listino. Non si può certo dire che una tale presen- tazione giovi all’immagine del venditore, pertanto, vale la pe- na di fare qualcosa di più. La soluzione può essere sempli- ce, ma anche innovativa e pia- cevole. Quella che vi presen- tiamo si riferisce ad un model- lo Excel che può essere utiliz- zato direttamente dai vendito- ri sul loro portatile quando vanno a visitare i clienti, oppu- re spedito a questi via posta elettronica. Chi si preoccupas- se delle dimensioni del file dal momento che questo contiene molte immagini, può stare tranquillo. Infatti se si usa qualche piccolo accorgimento (che descriveremo dettagliata- mente), si possono mantenere le dimensioni del nostro cata- logo entro limiti assolutamen- te accettabili. Il modello si pre- senta con una piacevole inter- faccia che ne costituisce in un certo qual senso la copertina. Facendo clic su un pulsante si apre un box di dialogo nel qua- le sono raccolte tutte le carat- teristiche del primo dei pro- dotti a listino (foto compresa). A questo punto, agendo sulla barra di scorrimento a fianco della foto si possono scorrere, prodotto, per prodotto, tutte le pagine del catalogo. Ovvia- mente, per semplicità, i pro- dotti gestiti dal modello sono pochissimi, ma con semplici modifiche alle macro che lo pi- lotano lo si può adattare alle più disparate necessità. Le procedure per impostare l’ap- plicazione sono esemplificate nel file Catalogo interattivo.xls nel CD Guida 2 (cartella PDF/Schede Pratiche). � di Alberto Nosotti un catalogo prodotti interattivo Realizzare con Excel Impostare la struttura del modello - Il listino dei prodotti p. 132 - Le foto p. 132 Come realizzare il box di dialogo - Utilizzare gli UserForm p. 134 - Inserire gli oggetti p. 134 Le macro - Gestire i Textbox p. 136 - I controlli condizionali p. 136 Utilizzo e modifica del modello - Caricare i file immagine p. 138 - Modificare le macro p. 138 4 3 2 1 Vi spieghiamo come presentare in modo inedito ed efficace i prodotti della vostra azienda PC Open Luglio/Agosto 2004132 open action guida Impostare l’interfaccia del modello Il template si gestisce da un foglio di lavoro che funge da semplice interfaccia. Ecco come impostarlo Prima di cominciare a svi-luppare il box di dialogo ele macro che gestiscono praticamente l’operatività del modello, è necessario prepara- re opportunamente il terreno impostando il foglio di inter- faccia. L’interfaccia del modello Si articola in un box che rap- presenta il titolo dell’applica- zione, nella foto di copertina, e in un pulsante la cui pressione determina l’apertura del box di dialogo che consente di se- lezionare il prodotto di cui si vogliono conoscere le caratte- ristiche e visualizzare la foto. Il titolo si crea digitandolo sem- plicemente nella posizione E3. Assegnare a questo gli attribu- ti stilistici desiderati, dopodi- ché evidenziare l’intera zona occupata dal testo, e unire le corrispondenti celle. L’unione ha luogo semplicemente fa- cendo clic sull’icona dedicata della barra degli strumenti (quella con sopra impressa una a minuscola con a destra e a sinistra due piccole frecce). E veniamo alla foto della coper- tina del catalogo. L’unico pro- blema si riferisce alle dimen- sioni del corrispondente file. Infatti, se ci si limita ad impor- tare la foto, e a ridimensionar- la con il mouse per farle occu- pare lo spazio che le si vuole assegnare, il peso dell’intero modello può aumentare consi- derevolmente, al punto di pre- giudicare la spedizione per po- sta elettronica. Non si dimenti- chi, infatti, che bisogna tenere conto anche delle foto dei pro- dotti a listino. Ecco allora, co- me procedere per ridurre le dimensioni del file. Seguiremo le stesse procedure per creare le foto dei prodotti. 1 Fotografie, scritte e pulsanti � Dimensionare le foto Se si utilizza Paint Shop Pro, caricare la foto, aprire il menu Immagine, e selezionare la voce Ridimensiona. Nella parte superiore della maschera che viene aperta spuntare il bottone Dimensioni in pixel, quindi specificare rispettivamente per larghezza e altezza i valori 515 e 300. Per evitare il dimensionamento automatico del secondo valore non appena si digita il primo, togliere la spunta alla casella Mantieni proporzioni di in calce alla maschera. � Incollare la foto Salvare l’immagine risultante in formato jpeg, accedere ad Excel, ed importarla nel foglio Catalogo, tramite le voci Immagine/Da file del menu Inserisci. Dopodiché posizionarla ed eventualmente ridimensionarla (ma non troppo) con il mouse. Per valutare il peso del corrispondente file, quando lo si importa in Excel fare clic destro sul suo nome, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. � Utilizzare IrfanView Caricare la foto nell’area di lavoro. Aprire il menu Image e selezionare Resize/Resample. Nella maschera che si apre spuntare il bottone Set new size. Nella sezione Units fare clic sul bottone Pixels, quindi, nelle caselle dedicate, specificare in tale unità le nuove dimensioni dell’immagine. Nella casella Dpi lasciare il valore default (72). Premere il pulsante Ok per rendere operative le impostazioni. � L’interfaccia Ecco come si presenta l’interfaccia che gestisce il modello. In pratica, si articola in un riquadro che ospita il titolo dell’applicazione, nella foto di copertina, e in un pulsante la cui pressione determina l’apertura del box di dialogo che consente di selezionare il prodotto di cui si vogliono conoscere le caratteristiche. Il titolo si crea digitandolo semplicemente nella cella E3, dopodiché lo si formatta, si evidenzia l’intera zona occupata, e si uniscono le corrispondenti celle. PC Open Luglio/Agosto 2004133 open action guida Dimensionare le foto Ci si può avvalere di uno dei tanti programmi di grafica re- peribili sul CD di PC Open. In particolare, riportiamo le pro- cedure da seguire rispettiva- mente con Paint Shop Pro o Ir- fanView. In ogni caso, le opera- zioni sono quasi sempre le stesse. Se si utilizza il primo programma, caricare la foto, aprire il menu Immagine, e se- lezionare la voce Ridimensio- na. Nella parte superiore della maschera che viene aperta spuntare il bottone Dimensioni in pixel, quindi specificare ri- spettivamente per larghezza e altezza i valori 515 e 300. Onde evitare il dimensionamento au- tomatico del secondo valore non appena si digita il primo, togliere la spunta alla casella Mantieni proporzioni di in cal- ce alla maschera. A questo punto, salvare l’immagine ri- sultante, in formato jpeg, acce- dere ad Excel, ed importarla nel foglio Catalogo, dopodiché posizionarla e ridimensionarla eventualmente (ma non trop- po), con il mouse. Per valutare il peso del corrispondente file, quando lo si importa in Excel fare clic destro sul suo nome, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Impostare la scritta Se siamo soddisfatti, pos- siamo inserire il titolo della co- pertina all’interno della foto. In questo caso ci avvarremo di WordArt, l’utility incorporata in tutte le applicazioni Office. Nella barra degli strumenti di disegno fare clic sull’icona con sopra una A inclinata. Così facendo, viene visua- lizzata la galleria delle scritte disponibili. Fare doppio clic su quelle desiderate, determinando l’a- pertura di un box in cui si di- gita il testo: attribuirle gli stili desiderati utilizzando gli stru- menti della omonima barra. A cose fatte, premere il pulsante Ok per trasferire il testo for- mattato nell’area di lavoro, do- ve potremo dimensionarlo e posizionarlo a piacere utiliz- zando il mouse. La scritta, agendo sulle maniglie che la contornano, può anche essere ruotata ed inclinata. Creare il pulsante Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’i- cona con sopra il martello e la chiave inglese. Nel pannello che si apre fare clic sull’icona del pulsante, portare il cursore nell’area di lavoro, e tracciare un rettangolo. Rilasciando il tasto del mouse viene visualiz- zato il pulsante. Farvi sopra clic destro, e nel menu conte- stuale al clic optare per Pro- prietà. Nel box che viene vi- sualizzato, digitare nella casel- la Caption l’etichetta da asse- gnarli. � Attributi della scritta Il box che gestisce l’impostazione della scritta. Innanzitutto, sostituire quella presente nell’area di lavoro con il testo da utilizzare. A questo punto, attribuirle gli stili e gli effetti desiderati utilizzando gli strumenti della barra soprastante l’area di lavoro. A cose fatte, premere il pulsante Ok per trasferire il testo all’interno della foto, dove potremo dimensionarla e posizionarla a piacere utilizzando il mouse. � Creare il pulsante Fare clic sulla terza icona della barra strumenti del Visual Basic (quella che reca impresse le miniature di un martello e di una chiave inglese). Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, quindi trascinare il mouse nell’area del foglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare al pulsante stesso. Rilasciare il tasto del mouse. Se abbiamo operato correttamente vedremo comparire il pulsante. � Etichettare il pulsante Il testo che compare sulla superficie del pulsante può essere opportunamente personalizzato. Ecco come procedere. Fare clic destro sul pulsante ancora evidenziato, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Proprietà. Così facendo viene visualizzata una speciale tabella (la cosiddetta Casella delle Proprietà). Nella cella accanto alla voce Caption digitare il testo dell’etichetta da attribuire al pulsante, che verrà assegnata in tempo reale. � Realizzare la scritta Ecco come inserire il titolo della copertina. In questo caso ci avvarremo di WordArt, l’utilità incorporata in tutte le applicazioni Office. Nella barra degli strumenti di disegno fare clic sull’icona con sopra una A inclinata. Così facendo, viene visualizzata la galleria in cui sono presentati i modelli di scritte disponibili. Fare doppio clic su quella desiderata, determinando l’apertura del box che ne gestisce l’impostazione. PC Open Luglio/Agosto 2004134 open action guida Come si realizza il box di dialogo Vi spieghiamo come mostrare il dialog box che consente di esplorare il listino prezzi dei prodotti Il dialog box che si apre facen-do clic sul pulsante Apri ca-talogo ospitato nell’interfac- cia consente di aprire una fine- stra sul listino prezzi, comple- mentando efficacemente i dati visualizzati con la corrispon- dente immagine del prodotto. Prima di addentrarci nella de- scrizione di come realizzarlo, analizziamone la dinamica operativa. Il cuore del box è una barra di scorrimento, il cui cursore consente di esplorare una scala di valori numerici progressivi, tanti quanti sono i prodotti a listino. Il valore cor- rispondente alla posizione del cursore serve da riferimento per indicare la riga del listino prezzi da cui prelevare i dati del prodotto identificato dal suddetto valore. Tali dati ven- gono esibiti in altrettanti box di testo che si trovano nel cor- po della maschera di dialogo. Per quanto riguarda la visua- lizzazione dell’immagine del prodotto, invece, la tecnica è quella di utilizzare i controlli condizionali. In pratica, a se- conda del valore impostato nella barra di scorrimento, vie- ne attivato un comando speci- fico del VBA (Visual Basic for Applications) che determina il caricamento dell’opportuno fi- le immagine. Pertanto nel ret- tangolo-contenitore di base del box di dialogo bisogna in- serire i seguenti elementi: tan- ti box di testo quanti sono i da- ti da visualizzare, un riquadro per presentare l’immagine del prodotto, e la barra di scorri- mento che gestisce l’esplora- zione de listino. Quest’ultimo è rappresentato da una normale tabella che si trova nella zona S1:W4. Si noti che la tabella non deve avere intestazioni, e deve iniziare dalla cella S1. Questo perché vi è la necessità di mantenere la corrisponden- 2 Il contenitore e gli oggetti � Creare il contenitore Accedere all’ Editor del Vba facendo clic sulla prima icona degli strumenti Vba. Aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce UserForm. Così facendo, si apre una finestra in cui si trova un rettangolo vuoto: è il contenitore destinato ad ospitare gli elementi attivi che abbiamo appena elencato. Innanzitutto, dimensionare il rettangolo. Lo faremo per tentativi con il mouse al fine di ottenere un’area che, quando il box sarà aperto, possa coprire la foto della copertina e il titolo del modello. � Le proprietà del box Innanzitutto se ne deve specificare la posizione di apertura. Farvi sopra clic destro, e nel menu che si apre selezionare Proprietà per accedere alla omonima casella. Nelle celle Left e Top dichiarare rispettivamente la distanza dei bordi del box di dialogo dal lato sinistro e superiore della videata di interfaccia in cui sarà aperto. Già che ci siamo, possiamo anche assegnargli una etichetta digitando Catalogo nella cella Caption. � Il listino prezzi Il listino si identifica con una normale tabella che occupa la zona S1:W4 . Si noti che la tabella non deve avere intestazioni, e deve iniziare dalla cella S1. Questo perché vi è la necessità di mantenere la corrispondenza fra il numero progressivo del prodotto e quello della riga che lo ospita. Sarà così più semplice impostare la macro per il prelievo dei dati. � Il dialog box Il cuore del box è una barra di scorrimento, il cui cursore consente di esplorare una scala di valori numerici progressivi, tanti quanti sono i prodotti a listino. Il valore corrispondente alla posizione del cursore serve da riferimento per indicare le celle del listino prezzi da cui prelevare i dati del prodotto identificato dal suddetto valore. Tali dati vengono esibiti in altrettanti box di testo che si trovano nel box di dialogo PC Open Luglio/Agosto 2004135 open action guida UserForm. Così facendo, si apre una finestra in cui si trova un rettangolo vuoto: è il conteni- tore destinato ad ospitare gli elementi attivi che abbiamo ap- pena elencato. Innanzitutto, di- mensionare il rettangolo. Lo fa- remo per tentativi con il mouse al fine di ottenere un’area che, quando il dialog box viene aperto, possa coprire la foto della copertina e il titolo del modello. Inoltre, dobbiamo specificare la posizione di apertura. Farvi sopra clic de- stro, e nel menu che si apre se- lezionare Proprietà per accede- re alla omonima casella. Nelle celle Left e Top dichiarare ri- spettivamente la distanza dei bordi del box dal lato sinistro e superiore della videata. Già che ci siamo, possiamo anche as- segnarli una etichetta digitan- do Catalogo nella cella Caption. Inserire gli oggetti Nella bara strumenti Vba fa- re clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese, Nel pannello che si apre seleziona- re l’icona della barra di scorri- mento, e disegnarla all’interno del rettangolo. Attivare poi l’i- cona Immagine, e disegnare un riquadro accanto alla barra. Accedere alle proprietà della barra, e nelle celle Max e Min specificare il massimo e il mi- nimo dei valori da gestire (in- vertendo, però, i valori). Nel nostro caso, per semplificare le cose, utilizzeremo solo quattro immagini, pertanto, ci riferiremo ai valori 1 e 4. A questo punto, selezionare nel pannello strumenti l’icona dei box di testo (quella con sopra le lettere a e b), e disegnare quelli previsti. Sopra i box, in- serire altrettante etichette (at- tivando l’icona con sopra im- pressa la lettera A), e digitarvi i testi opportuni. Infine, con la procedura che abbiamo de- scritto nel precedente capito- lo, inserire un pulsante cui verrà assegnata l’etichetta Chiudi. Serve, ovviamente, per chiudere il box di dialogo. A questo punto, dobbiamo crea- re le immagini dei prodotti, le cui dimensioni dovranno esse- re tali da potere essere visua- lizzate interamente nel box Image1 (è il nome di quello che è stato creato). I file devono es- sere salvati in un formato .gif, e registrati in una cartella al cui percorso faremo riferimento nelle macro che ne gestiscono la visualizzazione. � I parametri della barra Accedere alla casella delle proprietà della barra, e nelle celle Min e Max specificare il massimo e il minimo dei valori da gestire. Nel nostro caso, per semplificare le cose, utilizzeremo solo quattro immagini, pertanto, ci riferiremo ai valori 1 e 4. Nella casella delle proprietà della barra si possono impostare altri parametri di lavoro, ma per quanto ci riguarda, possiamo lasciare le cose così come stanno. � Le foto dei prodotti A questo punto, dobbiamo creare le immagini dei prodotti, le cui dimensioni dovranno essere tali da potere essere visualizzate interamente nel box Immagine. Nel nostro caso sono state assegnate le seguenti dimensioni in pixel: 317 per la larghezza, e 240 per l’altezza. I file devono essere salvati in un formato .gif, e registrati in una cartella al cui percorso faremo riferimento nelle macro che ne gestiscono la visualizzazione. � Per avere aiuto I box di dialogo sono strumenti molto versatili che consentono di gestire le situazioni più disparate. Vale pertanto la pena di conoscerli più in profondità, consultando in proposito la guida on line del Visual Basic. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata le seguenti chiavi: UserForm, e Form utente. Fra gli argomenti individuati consultare, in particolare: Finestra UserForm, Metodo Show, Creazione di un Form utente, Aggiunta di controlli a un Form utente. � Inserire gli oggetti Nella barra strumenti Vba fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese, Nel pannello che si apre selezionare l’icona della barra di scorrimento, e disegnarla all’interno del rettangolo. Attivare poi l’icona Immagine, e disegnare un riquadro accanto alla barra. I due oggetti devono poi essere accostati (trascinandoli, e dimensionandoli con il mouse), sino a farli combaciare, come se si trattasse di un unico oggetto. za fra il numero progressivo del prodotto e quello della riga che lo ospita. Sarà così più semplice impostare la macro per il prelievo dei dati. A que- sto punto, vediamo come si crea il box di dialogo Accedere all’ambiente Edi- tor del Visual Basic facendo clic sulla prima icona degli stru- menti VBA. Aprire il menu Inse- risci, e selezionare la voce PC Open Luglio/Agosto 2004136 open action guida Le macro che pilotano il box dialogo Impostata la struttura del modello, il passo successivo è la creazione delle semplici macro di utilizzo Anche se il nostro modellodispone di funzioni piut-tosto evolute, le macro che le eseguono sono abba- stanza semplici. In pratica, tut- to si riduce ad utilizzare pochi comandi, ognuno dei quali de- dicato ad eseguire una deter- minata operazione. Ci riferia- mo alle istruzione per aprire e chiudere il box di dialogo, e a quelle che visualizzano i dati ospitati nel listino e le immagi- ni dei prodotti, rispettivamen- te nelle caselle di testo e nel ri- quadro immagine. In particola- re, queste due ultime istruzioni vengono impiegate all’interno di un ciclo di controllo condi- zionale che attiva gli opportuni comandi a seconda del valore puntato dalla barra di scorri- mento. La corrispondente ma- cro deve essere trascritta al- l’interno del codice del box immagine. Le corrispondenti istruzioni (UserForm1. Show e Unload Me) vengono trascritte nel co- dice dei pulsanti dedicati all’a- pertura e alla chiusura del box. Il primo pulsante si trova nel foglio Interfaccia, il secondo nel box di dialogo. Userform1 è la sigla del dialog box da apri- re, che si legge nella corri- spondente casella delle pro- prietà. L’istruzione di chiusu- ra, invece, dal momento che opera all’interno del box non deve esse personalizzata. Visualizzare i dati La presentazione dei dati nelle varie caselle di testo è pi- lotata dalla istruzione Text- BoxN.Text=Range (“Lettera co- lonna” & X), che operativa- mente significa: inserire nel TextBox ennesimo il valore che si trova nella cella posizio- nata alla riga X della colonna la 3 Le istruzioni � Visualizzare i dati La presentazione dei dati nelle caselle di testo è pilotata dalla istruzione TextBoxN.Text=Range (“Lettera colonna” & X), che significa: inserire nel TextBox ennesimo il valore che si trova nella cella posizionata alla riga X della colonna la cui lettera è individuata da Lettera colonna. Nel nostro caso Text.Box1 si riferisce alla casella del dialog box in cui si trova il numero progressivo assegnato ai prodotti listino, TextBox2, a quella che contiene il nome del prodotto, e così via. � L’istruzione TextBoxN Nell’istruzione TextBox4, per esempio, la sigla numerica indica l’ordine in cui sono state create le varie caselle di testo, e in ogni caso la si può sempre leggere nella prima riga della corrispondente casella delle proprietà (la maschera che in ambiente Editor del Vba viene visualizzata facendo clic destro sulla casella e selezionando la voce Proprietà nel menu contestuale al clic). � Visualizzare le immagini In questo caso si utilizza, con una sintassi quasi identica a quella di TextBox, l’istruzione ImageN.Picture = LoadPicture(“percorso del file”), dove N è il numero del box immagine che ne indica l’ordine di creazione. È appena il caso di ricordare che bisognerà scrivere tante istruzioni quanti sono i prodotti da visualizzare, e racchiuderle poi all’interno di un ciclo di controllo If…Then.. Else. � Aprire e chiudere il dialog box Le corrispondenti istruzioni (UserForm1 .Show e Unload Me) vengono trascritte nel codice dei pulsanti dedicati all’apertura e alla chiusura del box. Il primo pulsante si trova nel foglio Interfaccia, il secondo nel box di dialogo. Userform1 è la sigla del dialog box da aprire, che si legge nella corrispondente casella delle proprietà. L’istruzione di chiusura, invece, dal momento che opera all’interno del box di dialogo non deve esse personalizzata. PC Open Luglio/Agosto 2004137 open action guida cui lettera è individuata da Let- tera colonna. Per esempio, Text.Box1 si riferisce alla casel- la di testo del dialog box in cui si trova il numero progressivo assegnato ai prodotti del listi- no, TextBox2, a quella che con- tiene il nome del prodotto, e così via. La sigla numerica in- dica l’ordine in cui sono state create le varie caselle di testo, e in ogni caso la si può sempre leggere nella prima riga della corrispondente casella delle proprietà (la maschera che in ambiente Editor del Vba viene visualizzata facendo clic de- stro sulla casella e selezionan- do la voce Proprietà nel menu contestuale al clic). Ed ora fac- ciamo un esempio pratico, prendendo come riferimento l’istruzione Text.Box2.Text = Range(“B” & X). Se assegniamo alla variabile X il valore di vol- ta in volta puntato dalla barra di scorrimento, nel caso del valore 3, poniamo, nella casella che ospita il nome del prodot- to (Text.Box2, per l’appunto), verrà visualizzato quello del- l’articolo che si trova nella cel- la B3, e così via. Si ragiona nel- lo stesso modo per quanto ri- guarda i valori da presentare nelle altre caselle di testo. Visualizzare le immagini In questo caso si utilizza, con una sintassi quasi identica, l’istruzione ImageN.Picture = LoadPicture(“percorso del fi- le”), dove N è il numero del box immagine che ne indica l’ordi- ne di creazione. In questo caso, bisognerà scrivere tante istru- zioni quanti sono i prodotti da visualizzare, e racchiuderle al- l’interno di un ciclo di control- lo If.. Then.. Else. Ecco cosa succede. Il primo passo del ci- clo controlla il valore puntato dalla barra di scorrimento che, come abbiamo detto è regi- strato nella variabile X (If X=1 Then). Se il controllo è verifica- to viene eseguito il passo suc- cessivo che carica l’immagine Foto1. In caso contrario, viene eseguito un nuovo controllo (ElseIf X= 2 Then) che, se veri- ficato, determina il caricamen- to dell’immagine Foto2, e via di- cendo. Pertanto, mano a mano che la barra di scorrimento punta i valori dell’intervallo in cui opera, vengono visualizzate le immagini dei prodotti che corrispondono al valore punta- to. Ovviamente, bisognerà tra- scrivere tante istruzioni quante sono le foto da visualizzare. Il suffisso dell’istruzione Image resta costante, varia, però, ov- viamente, il percorso del file da caricare. Tutto quanto detto vale anche a proposito dell’i- struzione TextBoxN.Text (ma varia il suffisso dell’istruzione), e apparirà più chiaro se si con- sulta il listato della macro, ri- portato con gli opportuni com- menti nel foglio Macro del mo- dello. � Impostazione del ciclo Ovviamente, bisognerà trascrivere tante istruzioni quante sono le foto da visualizzare. Il suffisso dell’istruzione Image (1), resta costante, varia, però, ovviamente, il percorso del file da caricare. Tutto quanto detto, anche a proposito dell’istruzione TextBox, apparirà più chiaro se si consulta il listato della macro riportato con gli opportuni commenti nel foglio Macro del modello. � La barra di scorrimento Alla barra che opera nel dialog box bisogna associare la macro risultante dall’opportuno assemblaggio delle istruzioni Text.BoxN e Image.Picture, del passo per l’assegnazione alla variabile X del valore puntato sulla barra, e del ciclo di controllo. L’assegnazione avviene con la medesima procedura prevista per i pulsanti. In pratica, si fa clic destro sulla barra, quindi si accede al corrispondente codice selezionando la voce Visualizza codice nel menu contestuale al clic. � Per avere aiuto Le istruzioni TextBox e Image.Picture sono strumenti molto versatili che consentono di dare una marcia in più alle applicazioni in cui sono chiamate ad operare. Vale pertanto la pena di conoscerle meglio, consultando in proposito la guida on line del Visual Basic. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata le seguenti chiavi: Image.Picture, e TextBox.Text. Fra gli argomenti individuati consultare, in particolare: Proprietà Picture e Proprietà Text. � Il ciclo di controllo Il primo passo del ciclo controlla il valore puntato dalla barra di scorrimento che, come abbiamo detto, è registrato nella variabile X (If X=1 Then). Se il controllo è verificato viene eseguito il passo successivo che carica l’immagine Foto1. In caso contrario, viene eseguito un nuovo controllo (ElseIf X= 2 Then) che se verificato determinerà il caricamento dell’immagine Foto2, e via dicendo. Pertanto, mano a mano che la barra di scorrimento punta i valori dell’intervallo in cui opera, vengono visualizzate le immagini dei prodotti che corrispondono al valore puntato. PC Open Luglio/Agosto 2004138 open action guida Utilizzare e modificare il modello Descriviamo di seguito le semplici operazioni preliminari per usare il template che trovate nel CD Guida L’utilizzo del modello Cata-logo interattivo.xls che tro-vate nel CD Guida, non so- lo è semplicissimo, ma intuiti- vo. Infatti, lanciato il modello, si accede al foglio di interfac- cia che ospita la copertina gra- fica del catalogo, e qui si fa clic sul pulsante Apri catalogo per aprire il dialog box che gesti- sce il modello. Spostando il cursore della barra di scorri- mento, vengono visualizzate le caratteristiche e le immagini dei prodotti il cui numero d’or- dine nel listino è pari al valore puntato nella barra (esibito nella casella Nr.). Perché que- sto avvenga, però, è necessa- rio che le foto da utilizzare sia- no state precedentemente re- gistrate nella cartella che è sta- ta dichiarata nella macro asso- ciata al box immagine. Nel no- stro caso, il modello esemplifi- cativo è accompagnato da quattro foto, che sono state registrate nella cartella Imma- gini catalogo. Considerando che nella macro è stato dichia- rato il percorso C:\Nome im- magine, le quattro foto do- vranno essere ricopiate nel di- sco C: del computer dell’uten- te, dove si salverà anche il file del modello. Se si vogliono aggiungere al listino nuovi prodotti bisogna prevedere nuovi controlli If Then Else in aggiunta a quelli presenti. Basterà semplice- mente replicarne più d’uno, la- sciando invariato il suffisso dell’istruzione Image. Ovvia- mente, bisogna specificare nel percorso il nuovo nome del percorso da raggiungere, e un nuovo valore Max nelle pro- prietà della barra di scorri- mento. Bisognerà anche pre- vedere nuove istruzioni Text- BoxN.Text. � 4 � Utilizzare il modello Lanciato il modello, si accede al foglio di interfaccia che ospita la copertina grafica del catalogo, quindi si fa clic sul pulsante Apri catalogo per aprire il dialog box ad esso associato. Per attivare la visualizzazione dei dati fare clic sul pulsante lampeggiante della barra. Spostando il cursore della barra di scorrimento, vengono visualizzate le caratteristiche e le immagini dei prodotti il cui numero d’ordine nel listino è pari al valore puntato nella barra (esibito nella casella Nr.). � Aggiungere nuovi prodotti Se si vogliono aggiungere al listino nuovi prodotti bisogna prevedere altri controlli If Then Else in aggiunta a quelli presenti. Basterà semplicemente replicarne più d’uno, lasciando invariato il suffisso dell’istruzione Image. Ovviamente, bisogna specificare nel percorso il nuovo nome dell’immagine, incrementare la variabile da controllare, e indicare un nuovo valore Max nelle proprietà della barra di scorrimento. Aggiungere anche nuove istruzioni TextBoxN.Text e Image1, e inserire nella tabella listino i dati dei nuovi prodotti. Bisogna anche inserire nella tabella listino i dati dei nuovi prodotti, e prevedere eventualmente nuove istruzioni TextBoxN.Text. � Il parametro Max Se la barra di scorrimento deve essere aggiornata, al fine di consentirle di gestire un numero superiore di prodotti, bisogna sostituire il parametro di lavoro Max con il nuovo numero di articoli a listino. In ambiente Editor del Vba, fare clic destro sul box immagine, e nel menu contestuale al clic optare per Proprietà. Nella cella corrispondente alla voce Max digitare il nuovo numero di prodotti da gestire. � Caricare le immagini È necessario che le foto da utilizzare siano state precedentemente registrate nella cartella che è stata dichiarata nella macro associata al box immagine. Nel nostro caso, il modello esemplificativo è accompagnato da quattro foto in formato .gif (Foto1, foto2, Foto3, Foto4). Considerando che nella macro è stato dichiarato il percorso C:\Nome immagine, le quattro foto dovranno essere ricopiate nel disco C: del computer dell’utente. Un foglio Excel a vostra disposizione PC Open Luglio/Agosto 2004161 open action strumenti Nella contabilità diun’impresa, ancheil minimo movi- mento di denaro è, o do- vrebbe essere, immedia- tamente identificato gra- zie all’aiuto di un codice numerico che precisa la natura dell’operazione effettuata. Un tale siste- ma consente di effettua- re facilmente raggruppa- menti e analisi dettaglia- te. Si può utilizzare lo stesso metodo per gesti- re perfettamente anche i conti personali, ovvia- mente in forma semplifi- cata e adatta anche a chi non è un esperto cono- scitore di Excel. La prima cosa da fare è utilizzare categorie ben definite, nelle quali si ri- tiene ricadano tutte le spese, e anziché nomi- narle con dei codici è ov- viamente più semplice dare nomi chiari e preci- si, come Trasporti, Casa, Salute, Alimentazione e così via. In questo esem- pio proponiamo di crea- re un piano contabile a due livelli, con una cate- goria e una sottocatego- ria per ogni entrata e uscita di cassa. La scelta e l’organiz- zazione precisa delle ca- tegorie e delle sottocate- gorie, dipende dal modo in cui si spendono i sol- di. Per esempio, le bol- lette del telefono fisso potrebbero essere con- siderate una sottocate- goria della categoria Ca- sa, soprattutto se hanno importi non troppo alti. Viceversa, se l’utilizzo del telefono è tale da causare importi molto elevati potrebbe diven- tare una voce a sé stan- te, la categoria Telefono, magari con le sottocate- gorie Telefono fisso e Cel- lulare. Una volta decise le ca- tegorie e le sottocatego- rie, non dovrete fare al- tro che riempire le ri- spettive colonne del ta- bulato. I filtri automatici di Excel permettono poi di effettuare automatica- mente le somme. Più so- fisticata è invece la fun- zione Rapporto tabella pivot, che permette di avere in un solo colpo d’occhio la visione com- pleta dei movimenti del mese o dei mesi, se si ag- giunge anche la colonna Mesi, ideale per seguire l’andamento del proprio budget. Una volta co- struito questo tipo di ta- bella, non è necessario rifarla ogni volta che si aggiungono nuovi dati. È infatti sufficiente fare clic sul menu Dati, Ag- giorna i dati e inserire quindi le nuove voci. Ovviamente non è ne- cessario attribuire una categoria e una sottoca- tegoria a ogni operazio- ne, ma è meglio non la- sciare i campi vuoti in funzione della successi- va visualizzazione come Tabella pivot. Meglio semmai una categoria chiamata magari Varie, che contenga tutte le spese non classificabili nelle altre categorie. Alla fine avrete in un colpo d’occhio il polso della si- tuazione, con la somma delle spese suddivise per giorno alla fine di ogni colonna e per cate- goria e sottocategoria al- la fine di ogni riga. � P.SE. Excel Tenere sotto controllo le spese quotidiane � Il problema Gestire al meglio i budget familiari � La soluzione Segnare entrate e uscite in una tabella suddivisa in categorie e sottocategorie 3 4 1 2 � Classificare le spese Aprite Excel e date a ogni colonna un nome, per esempio Data, Spesa, Importo in euro, Categoria e Sottocategoria. Partendo dalla data, inserite tutte le spese effettuate e compilate per ciascuna i campi Categoria e Sottocategoria. In questo modo avrete una prima semplice schermata riassuntiva delle vostre spese. � Attivare i filtri automatici Selezionate il menu Dati, Filtri, Filtro automatico. In testa a ogni colonna apparirà una freccetta, ciascuna delle quali apre un menu a tendina. Potete selezionare le voci che vi interessano per vedere apparire il riepilogo relativo a quelle voci specifiche. Se dal menu a tendina selezionate Casa appariranno soltanto le spese relative alla casa e alle sottocategorie correlate. � Le spese di categoria Una volta fatta una selezione con i filtri automatici, potete anche verificare il subtotale relativo alla selezione, andando sulla colonna Importo in euro. Nella barra degli strumenti fate clic sul simbolo della somma automatica, selezionate la voce Subtotale e premete il tasto Invio. � La tabella pivot Fate clic sul menu Dati, Rapporto tabella pivot. Poi clic su Avanti e su Fine. Selezionate le voci Categoria e Sottocategoria e fate clic su Aggiungi a: Area riga. Poi selezionate il campo Data e fate clic su Aggiungi a: Area colonna e così via. Avrete una tabella ordinata secondo tre criteri: Categoria, Sottocategoria e Data. Come fare un tabulato con Excel XP PC Open Maggio 2004137 open action guida Come usare le macro per rendere più facile la ricerca negli archivi L’interfaccia grafica - La struttura p. 138 - Inserire gli oggetti p. 138 L’archivio - Come impostarlo p. 140 - La procedura di interrogazione p. 140 Le macro - Registrare le procedure p. 142 - Macro e immagini p. 142 Evidenziare le scelte - Formattazione condizionale p. 143 - La procedura p. 143 Interrogare l’archivio - Registrare la macro p. 144 - Il listato p. 144 Utilizzare e personalizzare il modello - Eseguire una ricerca p. 145 - Personalizzazioni p. 145 6 5 4 3 2 1 Excel Realizzare un’interfaccia grafica per interrogare l’archivio dei dati di vendita Se si vuole sviluppare unmodello che dia modo achiunque di interrogare un archivio dati in maniera de- cisamente trasparente ed ami- chevole, si può sviluppare una interfaccia grafica particolar- mente strutturata, grazie alla quale si definiscono i parame- tri di interrogazione operando semplicemente delle scelte vi- sive. Spieghiamoci con un esem- pio. Per estrarre da un archi- vio, poniamo, i dati relativi alle vendite di un certo prodotto realizzate da un determinato agente, anziché digitare il codi- ce dell’articolo e il nome del venditore in maschere più o meno complesse, può bastare semplicemen- te un clic sulla foto del pro- dotto e su quella del ven- ditore. A questo, pun- to, opportune e semplici macro, prov- vederanno ad impostare per noi i vincoli di ricerca e, suc- cessivamente, a condurre in porto l’interrogazione. Tutto questo grazie alla possibilità di associare una macro non solo ai soliti pulsanti tradizionali, ma anche a qualsiasi oggetto in genere: nel nostro caso alle im- magini dei prodotti e alle foto degli agenti. A questo punto, basterà un ultimo clic per vi- sualizzare i risultati desiderati. Fra l’altro, seguen- done passo per pas- so il suo sviluppo, si avrà modo di appren- dere interessanti fun- zionalità di Excel, che potremo sicuramente applica- re anche in altre occasioni. In questa dispensa vi spieghiamo come creare l’interfaccia grafi- ca di interrogazione, nonché come impostare le macro che pilotano le ricerche ed asso- ciarle alle corrispondenti im- magini. Il modello esemplifica- tivo è registrato nel file Inter- faccia grafica per archivi.xls contenuto nel CD Guida 2. � di Alberto Nosotti 1/188 PC Open Maggio 2004138 open action guida La struttura dell’interfaccia grafica Come inserire e impostare le immagini e gli oggetti in cui si articola l’interfaccia del modello L’interrogazione automati-ca di un archivio prevedelo sviluppo di una macro che esegue la corrispondente procedura, utilizzando ogni volta i parametri di ricerca che vengono dichiarati. Questi da- ti possono essere forniti in va- ri modi. Facciamo subito un esempio riferendoci all’inter- faccia che abbiamo sviluppato per realizzare un collegamento trasparente con il database da interrogare. Immaginiamo di voler estrarre dall’archivio vendite di una azienda che opera nel settore della cancel- leria, tutti i dati relativi alle vendite di buste per corri- spondenza, realizzate nell’area Nord dal venditore Rossi. Ope- rando in modo tradizionale, il nome dell’articolo, quello del- l’area di vendita coinvolta, e quello del venditore, devono essere inseriti in una partico- lare zona del foglio lavoro (la zona criteri), espressamente impostata per pilotare le ricer- che. Tramite una interfaccia grafica, invece, le procedure sono assai più semplici. In pra- tica, basta fare clic sulle imma- gini rappresentative del pro- dotto, del venditore, e dell’a- rea, perché i corrispondenti vincoli vengano puntualmente trasferiti nella zona dei criteri, dopodiché basterà lanciare la macro di interrogazione per ot- tenere i risultati desiderati. Impostare l’interfaccia La nostra interfaccia si arti- cola essenzialmente in tre se- zioni e in un pulsante. Le tre sezioni ospitano rispettiva- mente le immagini dei prodot- ti trattati dall’azienda (buste, cucitrici, nastri adesivi, e por- tamatite), le fotografie dei tre venditori, e i riferimenti alle 1 Inserire gli elementi � Le foto dei prodotti Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Immagine, e nel corrispondente sottomenu optare per Da file. Si determina così l’apertura del box di dialogo in cui si imposta il percorso di residenza dell’immagine da caricare. Premere il pulsante Apri per rendere operativa l’impostazione. A questo punto, dimensionare l’immagine agendo sui quadratini che la contornano, e trascinarla nella posizione desiderata. Si utilizzerà la stessa procedura anche per le foto dei venditori. � Dimensionare le foto Fare clic destro sopra la foto, e selezionare Formato immagine nel menu. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Dimensioni, e annotare i valori di altezza e larghezza. Caricare le altre immagini, e con la stessa procedura accedere alla loro scheda Dimensioni, dove si impostano per tutte gli stessi valori. Si ottengono così quattro immagini perfettamente uguali. Accanto, digitare i nomi dei prodotti, e denominare le quattro celle rispettivamente Prodotto1, Prodotto2, e così via. � Denominare le celle Ricordiamo sinteticamente, per chi non la rammentasse, la procedura per denominare celle o zone. Evidenziare la cella (o la zona da denominare), quindi fare clic all’interno della casella che si trova immediatamente sopra l’etichetta A della prima colonna del foglio di lavoro. Digitare il nome da assegnare (in particolare, non sono ammessi spazi), quindi premere Invio. Aprendo l’elenco a discesa associato alla casella vengono visualizzati tutti i nomi assegnati. � L’interfaccia L’interfaccia si articola essenzialmente in tre sezioni e in un pulsante. Le sezioni ospitano rispettivamente le immagini dei prodotti trattati dall’azienda (buste, cucitrici, nastri adesivi, e portamatite), le fotografie dei tre venditori, e i riferimenti alle aree di vendita. A tutti questi elementi verrà associata una opportuna macro, che si attiva al clic sull’oggetto, e trasferisce il nome associato all’immagine nella zona dei criteri. Il pulsante, invece, lancia la macro di interrogazione vera e propria. 2/188 PC Open Maggio 2004139 open action guida aree di vendita. A tutti questi elementi verrà associata una opportuna macro, che si attiva al clic sull’oggetto, e trasferi- sce il dato ad esso associato nella zona dei criteri che si tro- va nel foglio di supporto (zona B6:D7). Il pulsante, invece, lan- cia la macro di interrogazione vera e propria, dopo che sono stati selezionati i criteri di ri- cerca. Si noti che si possono specificare tutti e tre i criteri (articolo, venditore, e zona), oppure solo uno o due di essi, o addirittura nessuno. In que- st’ultimo caso la zona dei cri- teri risulterà vuota, e se lan- ciamo l’interrogazione verran- no estratte tutte le registrazio- ni dell’archivio. Vale la pena di ricordare che, se si fa clic su due o più immagini dello stes- so gruppo, viene utilizzato co- me criterio quello corrispon- dente all’ultima foto su cui si è fatto clic. Inserire le immagini Vediamo come inserire le fo- to dei prodotti. Si utilizzerà la stessa procedura anche per le foto dei venditori. Aprire il me- nu Inserisci, selezionare la vo- ce Immagine, e nel corrispon- dente sottomenu optare per Da file. Si determina così l’a- pertura del box di dialogo in cui si imposta il percorso di re- sidenza dell’immagine da cari- care. Premere il pulsante Apri per rendere operativa l’impor- tazione. A questo punto, dimensio- nare l’immagine agendo sui quadratini che la contornano, e trascinarla nella posizione desiderata. Farvi sopra clic de- stro, nella maschera a schede che si apre accedere a quella etichettata Dimensioni, e an- notare i valori di altezza e lar- ghezza. Dopodiché caricare le altre immagini, posizionarle, e con la stessa procedura acce- dere alla loro scheda Dimen- sioni, in cui si impostano per tutte gli stessi valori dimensio- nali. Si ottengono così quattro immagini perfettamente ugua- li. Accanto, digitare i nomi dei corrispondenti prodotti nelle posizioni A12, A20, C12, C20, e denominare le quattro celle ri- spettivamente Prodotto1, Pro- dotto2, e così via. A questi no- mi, come vedremo più avanti, farà riferimento la macro asso- ciata alle immagini, e li trasfe- rirà quando richiamata, nella zona dei criteri. Operare nello stesso modo per inserire le fo- to dei venditori. Le celle che ne ospitano i nomi devono essere denominate Venditore1, Vendi- tore2, e Venditore3. Disegnare un riquadro sulle celle che contengono i nomi delle aree di vendita, e render- lo trasparente: più avanti ve- dremo come. Denominare le tre celle Area_Nord, Area_Sud, e Area_Centro, utilizzando l’un- derscore invece dello spazio. � Proteggere gli oggetti Per evitare accidentali cancellazioni o modifiche degli oggetti inseriti conviene proteggere il foglio di lavoro. Ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per Protezione foglio. Nella maschera che viene visualizzata si può opzionalmente dichiarare una password. Accertarsi che nell’elenco non figuri spuntata la voce Modifica oggetti. � Le aree di vendita Innanzitutto, denominare le tre celle AreaNord, AreaSud, e AreaCentro, utilizzando l’underscore se si prevedono spazi. Aprire la barra Disegno (Visualizza/Barre strumenti/Disegno), fare clic sull’icona con sopra impresso un rettangolo, e portare il cursore sopra il nome della prima area. Disegnare un riquadro sulle celle che contengono i nomi delle aree di vendita, e renderlo trasparente (nella prossima figura si spiega come fare). � Definire la trasparenza Posizionare il riquadro in modo da ricoprire la sottostante cella che contiene il nome dell’area di vendita, quindi farvi sopra clic destro. Nel menu contestuale al clic optare per la voce Formato forme. Nella maschera a schede che viene visualizzata attivare quella denominata Colori e linee. Nella sezione Riempimento impostare al 100% il parametro trasparenza utilizzando il cursore mobile. � Inserire il pulsante Fare clic sulla terza icona della barra strumenti del Visual Basic (quella che reca impresse le miniature di un martello e di una chiave inglese). Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, quindi trascinare il mouse nell’area del foglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare al nostro pulsante di comando. Rilasciare il tasto del mouse. Se abbiamo operato correttamente vedremo comparire il pulsante. 3/188 PC Open Maggio 2004140 open action guida Le macro per impostare i criteri Agli oggetti dell’interfaccia bisogna associare le macro che trasferiscono i vincoli di interrogazione nella zona criteri Come abbiamo anticipato,la macro che esegue l’in-terrogazione del database deve essere supportata da al- tre (tutte con la medesima struttura di base) che, quando si fa clic su un elemento del- l’interfaccia, trasferiscono il dato che vi è associato nella zona dei criteri cui farà riferi- mento la macro principale. Ve- diamo di spiegarci meglio uti- lizzando un esempio pratico. Se vogliamo estrarre dall’ar- chivio gli ordini piazzati dall’a- gente Verdi, quando si fa clic sulla sua foto, la corrispon- dente etichetta deve essere trasferita nella cella B7 della zona criteri, che si trova nel fo- glio Supporto. Così facendo, la macro di interrogazione potrà lavorare correttamente, ed estrarre dall’archivio tutti gli ordini piazzati da Verdi. Vedia- mo allora come impostare la zona criteri, e le macro che la alimentano. La zona criteri Nel nostro caso si identifica con la zona B6:D7 del foglio Supporto, e si articola in due ri- ghe. Quella superiore ospita le intestazioni dei campi dell’ar- chivio coinvolti nelle ricerche, mentre nelle celle sottostanti, denominate rispettivamente CriterioAgente, CriterioZona, e CriterioArticolo, vengono tra- sferiti i dati corrispondenti agli elementi dell’interfaccia su cui si è fatto clic. Assegnare alla zona B6:D7 il nome ZonaCriteri. Denominare le celle dei criteri (e quelle del- le etichette degli elementi del- l’interfaccia) consente di con- seguire un importante risulta- to. Infatti, così facendo, il mo- 2 La procedura di registrazione � Macro e nomi Se si dovessero cambiare le foto dei prodotti, e conseguentemente anche modificare le corrispondenti etichette, bisogna intervenire sulle macro che inseriscono i vincoli di ricerca nella zona dei criteri. In pratica bisogna prevedere in queste ultime i nomi dei nuovi prodotti. In alternativa, quando si registrano le macro, anziché digitare le etichette nella zona dei criteri, prevederne la replica. � Il registratore delle macro Per attivare il registratore delle macro aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nel box visualizzato inserire il nome della macro (in particolare, eventuali spazi devono essere sostituiti dall’underscore). Premere il pulsante Ok e iniziare la registrazione della macro. Per arrestarla premere il pulsante con sopra il quadratino. � Registrare la macro Accedere al foglio di interfaccia, portare il cursore in A1, quindi, attivare il registratore delle macro, ed assegnare a quella che si sta registrando il nome desiderato (nel nostro caso si è accettato quello default: Macro1). A questo punto, portarsi sul foglio Supporto, fare clic sulla cella D7 e digitare il nome dell’articolo, così come compare nell’archivio. Abbiamo così trasferito l’etichetta Art. 1. Disattivare il registratore delle macro. � La zona criteri Nel nostro caso si identifica con la zona B6:D7 del foglio Supporto, e si articola in due righe. Quella superiore ospita le intestazioni dei campi dell’archivio coinvolti nelle ricerche, mentre nelle celle sottostanti, denominate rispettivamente CriterioAgente, CriterioZona, e CriterioArticolo, vengono trasferiti i dati corrispondenti agli elementi dell’interfaccia su cui si è fatto clic. Assegnare alla zona B6:D7 il nome ZonaCriteri. 4/188 PC Open Maggio 2004141 open action guida dello funziona anche se inse- rendo righe o colonne vengo- no a modificarsi le coordinate delle suddette posizioni. A questo punto, possiamo inizia- re a registrare la prima macro, che si occuperà di trasferire nella opportuna cella della zo- na dei criteri l’etichetta asso- ciata all’elemento grafico su cui si è fatto clic. Per esempio, quella corrispondente alla cu- citrice (Art. 1). Accedere al fo- glio di interfaccia, portare il cursore in A1, quindi, attivare il registratore delle macro, ed assegnare a quella che si sta registrando il nome desiderato (nel nostro caso si è accettato quello default: Macro1). A que- sto punto, portarsi sul foglio Supporto, fare clic sulla cella D7 e digitare il nome dell’arti- colo, così come compare nel- l’archivio. Abbiamo così tra- sferito l’etichetta Art. 1. Disat- tivare il registratore delle ma- cro. Procedere in modo analo- go (cambiando ovviamente il nome della macro) per regi- strare quelle relative agli altri prodotti. Per quanto riguarda le ma- cro relative ai venditori, la cel- la della zona criteri in cui de- vono essere trasferite i nomi è la B7, che abbiamo denomina- to CriterioAgente. Le stesse procedure si applicano anche per la registrazione delle ma- cro relative alle zone di vendi- ta. In questo caso, però, prima di attivare la registrazione bi- sogna spostare il riquadro tra- sparente che abbiamo posizio- nato sulla cella che ospita il nome della zona. Modificare le macro Registrate le macro convie- ne subito esaminarne il listato. Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sul pul- santino che reca sopra impres- so un triangolino con la punta rivolta verso destra, determi- nando così l’apertura della ma- schera per la gestione delle macro. Selezionare la macro da esaminare, e fare clic sul pulsante Modifica per accede- re al suo listato, che viene pre- sentato in ambiente Editor Vi- sual Basic. Ci si rende subito conto che il registratore non ha tenuto conto dei nomi che sono stati assegnati alle celle coinvolte nella procedura. Bi- sogna pertanto provvedere a sostituire le loro coordinate con le opportune denomina- zioni. In caso contrario, la ma- cro funzionerà ugualmente, ma non bisogna apportare modifi- che alla struttura del modello, o cambiare le etichette degli elementi grafici dell’interfac- cia. In pratica, la modifica pre- vede che si operi solo a livello di coordinata, trascrivendo fra le virgolette che la racchiudo- no il nome assegnato alla cella. L’ortografia maiuscola o minu- scola è insignificante. � La maschera delle macro Registrate le macro conviene subito esaminarne il listato. Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sul pulsantino che reca sopra impresso un triangolino con la punta rivolta verso destra, determinando così l’apertura della maschera per la gestione delle macro. In questo ambiente si possono eseguire le macro registrate, cancellarle, o esaminarne il listato accedendo all’Editor del Visual Basic. Per attivare le corrispondenti procedure, fare clic sugli opportuni pulsanti. � Il listato delle macro Nella maschera della macro, selezionare quella da esaminare, e fare clic sul pulsante Modifica per accedere al suo listato, che viene presentato in ambiente Editor Visual Basic. Ci si rende subito conto che il registratore non ha tenuto conto dei nomi che sono stati assegnati alle celle coinvolte nella procedura. Meglio, pertanto, provvedere a sostituire le loro coordinate con le opportune denominazioni � Aiuto Per documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nel presente capitolo si raccomanda di consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di Pc Open, nonché alcune sezioni della guida in linea. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui si accede utilizzando nella scheda di ricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti, Suggerimenti per la registrazione di una macro � Le celle dei criteri Per quanto riguarda le macro riguardanti i venditori, la cella della zona criteri in cui devono essere trasferiti i nomi è la B7, che abbiamo denominato CriterioAgente. Le stesse procedure si applicano anche per la registrazione delle macro relative alle zone di vendita. In questo caso, però, prima di attivare la registrazione bisogna spostare il riquadro trasparente che abbiamo posizionato sulla cella che ospita il nome della zona. 5/188 PC Open Maggio 2004142 open action guida Associare le macro alle immagini Come collegare gli oggetti dell’interfaccia alle macro che gestiscono i vincoli di interrogazione Una volta sviluppate le ma-cro che trasferiscono nel-la zona criteri le etichette degli elementi grafici dell’in- terfaccia sui quali si è fatto clic, bisogna associarle agli elementi stessi. Diciamo subi- to che l’associazione può ave- re luogo solo se il foglio di la- voro è stato sprotetto. Infatti, con la protezione attiva, gli og- getti non sono sensibili alle azioni del mouse. Per sproteg- gere il foglio, aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispon- dente sottomenu optare per Rimuovi protezione. Ma ecco come operare in pratica. Associare la macro Fare clic destro sull’oggetto cui associare la macro, e nel menu che viene visualizzato selezionare l’opzione Assegna macro. Così facendo, si deter- mina l’apertura di una speciale maschera. Nella finestra cen- trale di quest’ultima sono elen- cate tutte le macro che sono state registrate. Fare clic sul nome della macro da associare all’immagine, dopodiché pre- mere il pulsante Ok per conso- lidare l’associazione, che da questo stesso momento diven- ta operativa. Per rendersene conto portare il cursore sulla foto. Lo vedremo trasformarsi in una piccola mano, e facendo clic, l’etichetta associata alla foto verrà trasferita nella cor- rispondente cella della zona criteri. Per eliminare una asso- ciazione, invece, ripetere la procedura, e cancellare nella casella Nome macro della ma- schera quello della macro che vi si trova. Per modificare sem- plicemente l’associazione, in- vece, selezionare una nuova macro e premere Ok. 3 � La maschera delle macro Nella finestra centrale della maschera sono elencate tutte le macro che sono state registrate. Fare clic sul nome di quella da associare all’immagine, dopodiché premere il pulsante Ok per consolidare l’associazione, che da questo stesso momento diventa operativa. Per rendersene conto portare il cursore sulla foto. Lo vedremo trasformarsi in una piccola mano: facendo clic, l’etichetta associata alla foto verrà trasferita nella corrispondente cella della zona criteri. � Macro e pulsanti Ecco come associare ai pulsanti-oggetto che si trovano nei fogli Interfaccia e Archivio le macro previste. È semplicissimo, dopo averle create, attivare la modalità Progettazione facendo clic, nella barra degli strumenti del Visual Basic, sulla icona con sopra impressi Squadra e Matita. Fare clic destro sul pulsante, e nel menu che si apre selezionare Visualizza codice. Si accede così all’Editor del Visual Basic. � Il codice del pulsante Ecco come si presenta, in ambiente Editor, il codice del pulsante, all’interno del quale si digita il nome della macro che deve essere lanciata quando il pulsante stesso viene premuto. In alternativa, senza necessariamente dover sviluppare in precedenza la macro che deve essere associata alla pressione del pulsante, se ne possono semplicemente digitare direttamente i corrispondenti passi. � Macro e oggetti Una volta sviluppate le macro che trasferiscono nella zona criteri le etichette degli elementi grafici dell’interfaccia sui quali si è fatto clic, bisogna associarle agli elementi stessi. Fare clic destro sull’oggetto cui associare la macro, e nel menu che viene visualizzato selezionare l’opzione Assegna macro. Così facendo, si determina l’apertura della speciale maschera che gestisce l’associazione. Oggetti e pulsanti 6/188 PC Open Maggio 2004143 open action guida I sistemi di controllo Con la formattazione condizionale, si associa a una cella un formato per verificare i vincoli di ricerca Nel nostro modello le scel-te da fare per impostare laricerca sono al massimo tre, ma se dovessero essere di più conviene realizzare un si- stema di controllo che consen- ta di avere sempre sott’occhio i vincoli di ricerca che sono stati impostati. Per esempio, facendo sì che le etichette de- gli elementi su cui si è fatto clic vengano visualizzate con uno sfondo colorato. Rosso, ponia- mo. In particolare, ci avvarre- mo della funzionalità di for- mattazione condizionale, gra- zie alla quale, per l’appunto, è possibile assegnare ad una cel- la un determinato formato, in base al suo contenuto, o a quello di un’altra cella. Nel no- stro caso, dal momento che le etichette degli elementi dell’in- terfaccia vengono trasferite nelle celle della zona dei crite- ri, a seconda del contenuto di queste ultime piloteremo il co- lore dello sfondo delle etichet- te originali. Se facciamo clic sulla foto della venditrice Rossi, il conte- nuto della cella sottostante viene trasferito nella cella B7 del foglio di supporto (che è stata denominata CriterioAgen- te). A questo punto, la condi- zione da esprimere è la se- guente: =CriterioAgente=”Ros- si”, e se verificata determinerà la colorazione dello sfondo del- la cella G15. Aprire il menu For- mato, e selezionare Formatta- zione condizionale. Nella casel- la Condizione 1 della maschera visualizzata inserire il vincolo La formula è, e nella casella a fianco digitare =CriterioAgen- te=”Rossi”. Fare clic sul pulsan- te Formato, nel box di dialogo che si apre accedere alla sche- da Motivo, quindi impostare lo sfondo desiderato. 4 � Il formato condizionale Aprire il menu Formato, e selezionare Formattazione condizionale. Nell’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1 della maschera visualizzata optare per La formula è, e nella casella a fianco digitare il vincolo =CriterioAgente=”Rossi”. Fare clic sul pulsante Formato, nel box di dialogo che si apre accedere alla scheda Motivo, quindi impostare lo sfondo desiderato. � Definire lo sfondo La maschera che gestisce la formattazione da assegnare condizionalmente alla cella si articola in tre schede, ognuna delle quali gestisce un particolare tipo di formattazione. Nel nostro caso, accedere alla scheda Motivo, aprire la paletta cromatica associata alla voce Colore, e selezionare quello da assegnare allo sfondo della etichetta su cui viene fatto clic. Ovviamente, si possono assegnare contemporaneamente più formattazioni. � Per saperne di più La funzione di formattazione condizionale è molto potente e versatile, pertanto vale la pena di conoscerla più a fondo per immaginare altre sue applicazioni. Ecco come accedere alle corrispondenti pagine di aiuto della guida in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca libera digitare Formattazione condizionale. Degli argomenti individuati consultare le pagine corrispondenti alla voce Aggiungere, modificare, o rimuovere i formati condizionali. � Evidenziare le scelte Nel nostro modello le scelte da operare per impostare la ricerca sono al massimo tre, ma se dovessero essere di più conviene definire un sistema di controllo che ci consenta di avere sempre sottocchio i vincoli di ricerca che sono stati impostati. Per esempio, facendo si che le etichette degli elementi su cui si è fatto clic vengano visualizzate con uno sfondo colorato. Definire i formati condizionali 7/188 PC Open Maggio 2004144 open action guida La macro di interrogazione Ecco come registrare la macro che deve essere associata al pulsante che lancia l’interrogazione dell’archivio Preparato il terreno, si puòfinalmente mettere manoalla impostazione della macro che interroga l’archivio sulla base dei parametri di ri- cerca dichiarati con la media- zione dell’interfaccia grafica. Successivamente, la assocere- mo al pulsante Interroga che si trova nel foglio di lavoro Inter- faccia. Prima, però, bisogna de- nominare Archivio l’insieme di celle che ospita il database (nomi campi inclusi), e prepa- rare la zona in cui verranno vi- sualizzati i risultati delle inter- rogazioni. Ci riferiamo alla riga P2:R2 del foglio di lavoro Ar- chivio, in cui sono riportati esattamente i nomi dei campi del database. A tale riga asse- gneremo il nome Risultati. Registrare la macro Accedere al foglio Interfac- cia, posizionarsi sulla cella A1, attivare il registratore, e asse- gnare alla macro il nome Inter- rogazione. Portarsi sulla cella A1 del foglio Archivio, aprire il menu Dati, e selezionare la vo- ce Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che viene vi- sualizzato spuntare, innanzi- tutto, il bottone Copia dati in altra posizione. Dopodiché, nelle caselle sot- tostanti, inserire rispettiva- mente i nomi assegnati alle zo- ne che ospitano l’archivio (Ar- chivio), e la zona dei criteri (ZonaCriteri). Nella casella Co- pia in, invece, digitare il nome della riga dei risultati (Risulta- ti). È tutto. Se si preme il pul- sante Ok, nella zona dei risul- tati viene visualizzato l’intero contenuto dell’archivio, per- ché al momento la zona dei cri- teri è vuota. 5 � La zona risultati Vengono visualizzati i risultati delle interrogazioni condotte nell’ambito dell’archivio sulla base dei vincoli specificati nella zona criteri, tramite l’interfaccia grafica. Nel nostro caso la zona dei risultati si identifica con la riga P2:R2 del foglio Archivio, in cui sono riportati i nomi dei campi del database. Non è necessario citarli tutti, basta fare riferimento a quelli che si vogliono far comparire nei risultati. Si consiglia di non digitare direttamente i nomi dei campi, ma di replicare quelli dell’archivio. � La maschera di interrogazione Aprire il menu Dati, e selezionare la voce Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che viene visualizzato spuntare, innanzitutto, il bottone Copia dati in altra posizione. Dopodiché, nelle caselle sottostanti inserire rispettivamente i nomi assegnati alle zone che ospitano l’archivio (Archivio), e la zona dei criteri (ZonaCriteri). Nella casella Copia in, invece, digitare il nome della riga dei risultati (Risultati). � La macro Ecco come si presenta il listato della macro che abbiamo appena registrato. Si noti che alla fine sono stati inseriti manualmente alcuni passi che hanno il compito di cancellare i dati presenti nella zona dei criteri. Non facendo così, se al momento di specificare i vincoli di interrogazione non si utilizzassero tutti i criteri disponibili, nella suddetta zona potrebbero permanere valori residui di altre interrogazioni, falsando così i risultati della ricerca. � L’archivio Il database da interrogare occupa la zona che è stata denominata Archivio. Ovviamente, non vi sono limiti al numero di campi e record gestiti (salvo quelli posti da Excel, e dall’ampiezza della zona denominata). Si noti che la denominazione non coinvolge solo la zona occupata dalle registrazioni ma anche quella riservata al nome dei campi. La zona dei criteri e quella dei risultati possono fare riferimento a tutti i campi dell’archivio, o ai soli coinvolti nelle ricerche. La procedura 8/188 PC Open Maggio 2004145 open action guida Utilizzare e personalizzare il modello Tutorial sull’uso del template disponibile nel nostro CD. Così si eseguono eventuali modifiche L’utilizzo del modello èsemplicissimo, tanto piùche l’interfaccia grafica ne rende ancora più trasparente l’impiego. In pratica, basta fare clic sugli oggetti che corri- spondono alle voci da ricerca- re, e premere poi il pulsante Ri- cerca. Vale la pena di ricordare che le interrogazioni vengono condotte nella cosiddetta mo- dalità And. Vale a dire che ver- ranno estratti solamente i re- cord che contengono contem- poraneamente tutte chiavi di ricerca dichiarate. Per esem- pio, se si fa clic sulla foto del portamatite, del venditore Bian- chi, e sul pulsante corrispon- dente all’area Nord, verranno estratti solo gli ordini di porta- matite, piazzati da Bianchi nel- l’area Nord. Non è necessario specificare tutte le chiavi pre- viste. Se si fa clic solo sulla foto della cucitrice, e si lancia la ri- cerca, verranno estratti tutti gli ordini relativi a tale articolo, in- dipendentemente dal vendito- re e dall’area in cui sono stati raccolti. Se si fa clic su due og- getti appartenenti allo stesso gruppo, viene preso come vin- colo quello corrispondente al- l’ultima selezione. Modificare il modello Per adattare il modello a si- tuazioni personalizzate biso- gna, innanzitutto, ridenomina- re la nuova zona database, e variare in corrispondenza la zona criteri e quella dei risul- tati. A proposito del database, per tenere conto di eventuali inserimenti successivi, è bene assegnare alla zona dei dati un congruo spazio. Se poi si ag- giungono nuove immagini, bi- sogna sviluppare le corrispon- denti macro che trasferiscono i vincoli nella zona criteri. � � Inserimento di nuovi oggetti L’inserimento di nuovi oggetti grafici ha luogo aprendo il menu Inserisci, selezionando la voce Immagine, e optando per Da file nel corrispondente sottomenu. Per allineare gli oggetti inseriti bisogna evidenziarli, quindi, attivare la barra Disegno (Visualizza/Barre strumenti/Disegno), quindi fare clic sull’omonimo pulsante. Nel menu che si apre selezionare Allinea e distribuisci, e scegliere il tipo di allineamento desiderato fra quelli proposti. � Bordare le immagini Se si vuole riprodurre il bordo che contorna le immagini presenti nel modello esemplificativo bisogna fare clic destro sull’immagine, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato immagine. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella etichettata Colori e linee. Nella sezione Linea si può definire il colore del bordo e il suo spessore rispettivamente nella paletta cromatica e nella lista associate alle caselle Colore e Spessore. � Modifiche al database L’archivio è il primo degli elementi da modificare se si decide di personalizzare il modello. Il nostro consiglio è quello di prevedere ampio spazio per le registrazioni, al fine di poter tenere conto degli inserimenti futuri. Ovviamente, la nuova zona del database deve essere ridenominata. Se si cambia il nome attuale (Archivio) bisogna modificare la macro di interrogazione. Devono essere modificate di conseguenza anche le zone dei criteri e dei risultati. � Ricerche in And Le interrogazioni vengono condotte nella cosiddetta modalità And. Vale a dire che verranno estratti solamente i record che contengono contemporaneamente tutte le chiavi di ricerca dichiarate. Per esempio, se si fa clic sulla foto del portamatite, del venditore Bianchi, e sul pulsante corrispondente all’area Nord, verranno estratti solo gli ordini di portamatite, piazzati da Bianchi nell’area Nord. Non è necessario specificare tutte le chiavi previste. Ricerche e modifiche 6 9/188 PC Open Aprile 2004125 open action guida Excel: come elaborare i risultati di un questionario Se si devono elaborare i da-ti contenuti in un questio-nario distribuito nel cor- so di un sondaggio, i problemi da affrontare sono essenzial- mente due. Il primo, decisa- mente il più tedioso, è quello di registrare i dati in un appro- priato archivio, mentre il se- condo si riferisce all’analisi di quest’ultimo, per estrarre, tra- mite opportune elaborazioni statistiche, le informazioni si- gnificative che custodisce. Opzionalmente, poi, i risul- tati di tali analisi possono es- sere interpretati in forma gra- fica. Nella presente dispensa ci occuperemo di come risol- vere questi problemi, organiz- zando le corrispondenti ope- razioni. In particolare, per creare l’archivio delle risposte si selezionano in speciali elen- chi a discesa quelle che sono state spuntate nel questiona- rio, mentre le elaborazioni statistiche vengono condotte automaticamente. Per creare l’archivio utilizzeremo dei co- siddetti controlli, grazie ai quali è possibile impostare in modo facile e rapido gli elen- chi a discesa da cui prelevare i dati necessari. Per eseguire le analisi statistiche, invece, ri- correremo alle omonime fun- zioni database, la cui dinamica operativa ricalca quella utiliz- zata per condurre analisi tra- dizionali. Infine, la creazione dei vari grafici avviene inter- pretando tramite diagrammi di base i risultati delle analisi ese- guite. In pratica, si parte ana- lizzando la struttura del que- stionario utilizzato, quindi si definiscono i contenuti degli elenchi a discesa da cui prele- vare le risposte da inserire nel database. Successivamente, si procede alla creazione dell’ar- chivio risposte, e alla imposta- zione delle formule di analisi e dei grafici interpretativi dei ri- sultati. In particolare, la di- spensa spiega come elaborare le risposte di un questionario che prevede cinque domande: Età e Sesso dell’intervistato, nonché Qualità, Utilità, e Prez- zo del prodotto da valutare. Per ognuna delle domande è previsto un certo numero di ri- sposte prestrutturate. Le procedure seguite sono esemplificate nel modello Son- daggio.xls (contenuto nel no- stro CD Guida 2 nella cartella PDF, schede pratiche)che ac- compagna la dispensa. � di Alberto Nosotti Vi spieghiamo come analizzare le risposte raccolte nel corso di un sondaggio per misurare il gradimento dei clienti verso un certo prodotto Gli elenchi a discesa - Analisi del questionario p. 126 - Creare gli elenchi p. 126 Archiviare le risposte - Impostare la struttura dell’archivio p. 128 - La macro di trasferimento dati p. 128 Analisi statistica delle risposte - Le funzioni statistiche database p. 130 - Impostare le formule p. 130 Analisi grafiche - Specificare le zone dati p. 133 - Realizzare i grafici p. 133 4 3 2 1 Per saperne di più Chi volesse documentarsi dettagliatamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di PC Open (luglio-agosto 2000), nonché la dispensa Excel pubblicata sul numero di novembre dello scorso anno. 10/188 PC Open Aprile 2004126 open action guida Creare gli elenchi a discesa Per facilitare e rendere più rapida l’acquisizione delle risposte conviene utilizzare elenchi a discesa prestrutturati Gli elenchi a discesa fannoparte dei cosiddetti con-trolli di Excel, vale a dire una serie di strumenti che si possono inserire nel foglio di lavoro prelevandoli da uno speciale pannello, e definen- done poi i parametri di lavoro a seconda delle funzioni che sono chiamati a svolgere. Nel nostro caso, gli elenchi devono proporre le risposte previste nel questionario, consentendo di scegliere di volta in volta quelle che sono state date da- gli intervistati. Le risposte se- lezionate verranno trasferite in una riga di parcheggio, e quindi inserite automatica- mente nell’archivio a cura di una macro dedicata (più avan- ti vedremo come svilupparla). Prima ancora di creare gli elen- chi, però, bisogna preparare le liste delle risposte da associa- re ad essi, nonché predisporre la riga di parcheggio. Incomin- ciamo con gli elenchi delle ri- sposte. In pratica, viene creata una lista di risposte per ognu- no degli elenchi previsti nel modello. Si noti che le corri- spondenti zone deve essere opportunamente denominate, perché al loro nome si dovrà fare riferimento quando si pro- cederà all’impostazione dei pa- rametri dell’elenco cui si riferi- scono. Ecco, per esempio, co- me creare e denominare la li- sta di risposte da associare al- l’elenco Età intervistato. Digita- re nella cella J4 del foglio Inse- rimento dati il dato corrispon- dente all’età minima dell’inter- vistato: 18, poniamo. Digitare nella cella sottostante il valore 19. Evidenziare le due celle, quindi trascinare verso il bas- 1 Le proprietà � La lista delle età Ecco, per esempio, come creare la lista di risposte da associare all’elenco Età intervistato. Digitare nella cella J4 del foglio di lavoro il dato corrispondente all’età minima dell’intervistato; 18, poniamo. Digitare nella cella sottostante il valore 19. Evidenziare le due celle, quindi trascinare verso il basso la selezione sino a che nell’ultima cella non compare il numero corrispondente all’età massima prevista per gli intervistati. Alla lista creata assegnare il nome Età. � Le celle di parcheggio Selezionare la prima cella della riga in cui verranno registrate temporaneamente le risposte (C18:G18), ed assegnarle il nome Età1. Per chi non la ricordasse riassumiamo la procedura di denominazione. Aprire il menu Inserisci, selezionare Definisci, e nel sottomenu optare per Nome. Nella maschera che si apre digitare il nome da assegnare nella casella dedicata. Denominare opportunamente tutte le celle della riga di parcheggio. � Sintassi dei nomi I nomi utilizzati per identificare celle o zone devono rispettare ad una particolare sintassi. Per esempio, non possono contenere spazi, che devono essere necessariamente sostituiti dall’underscore ( _ ). Inoltre, il primo carattere del nome deve essere una lettera. In ogni caso, un nome non deve mai fare riferimento ad un indirizzo di cella, pertanto anche se i caratteri utilizzati sono validi, nomi come F34, AD167, e così via, non sono validi. � La funzione degli elenchi Gli elenchi devono proporre le risposte previste nel questionario, consentendo così di scegliere quelle che sono state spuntate dall’intervistato. Le risposte selezionate verranno trasferite in una riga di parcheggio, e quindi inserite automaticamente nell’archivio (più avanti vedremo come). Prima ancora di creare gli elenchi, però, bisogna preparare le liste delle risposte da associare ad essi, nonché predisporre la riga di parcheggio. 11/188 PC Open Aprile 2004127 open action guida so la selezione sino a che nel- l’ultima cella non compare il numero corrispondente all’età massima prevista per gli inter- vistati. Aggiungere una ultima cella con la voce ND (da utiliz- zare se non viene data una ri- sposta). Alla intera lista asse- gnare il nome Età. A questo punto, selezionare la prima cella della riga in cui verranno registrate temporaneamente le risposte (C18:G18), ed asse- gnarle il nome Età1. Con le stesse modalità preparare le liste da collegare agli altri elen- chi previsti dal modello e de- nominare le celle destinate ad ospitare le risposte date. Creare gli elenchi Accedere al menu Visualiz- za, selezionare Barre strumen- ti, e nel corrispondente sotto- menu optare per Visual Basic. Viene così visualizzata una barra icone: fare clic su quella che reca impressi un martello e una chiave inglese. Nel pannel- lo che si apre attivare l’icona Casella combinata. È la nona a partire dall’alto. A questo pun- to, disegnare nell’area di lavo- ro un rettangolo di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare all’elenco. Rilasciando il tasto del mou- se viene visualizzata la casella dell’elenco stesso, mentre nel- la barra icone viene contem- poraneamente attivata l’icona con sopra impresse la squadra e la matita. Questo significa che ci troviamo nella cosiddet- ta modalità di progettazione. Una volta impostato l’elenco a discesa dobbiamo definirne le caratteristiche. In particolare, dove si trova la corrisponden- te lista delle risposte, e in qua- le cella della riga di parcheggio dovrà essere trasferito il dato prelevato dall’elenco. Così fa- cendo si ottiene un facsimile di record disposto su una riga, che verrà poi trasferito tal qua- le (più avanti vedremo come), nell’archivio delle risposte. Parametri dell’elenco Restando sempre in moda- lità progettazione fare clic de- stro sulla casella dell’elenco, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà. Si apre così la casella delle proprietà dell’elenco a discesa. Fare clic sulla cella a fianco della voce LinkedCell, ed inse- rire il nome della cella in cui andrà inserita l’età dell’inter- vistato (quella che abbiamo denominato Età1). Adesso, si specifica la zona che ospita la lista delle età: basta inserire nella cella accanto alla voce Li- stFillRange della maschera del- le proprietà il nome che le ab- biamo assegnato (Età). Chiu- dere la casella delle proprietà e disattivare nella barra degli strumenti del Visual Basic l’i- cona con sopra la squadra e la matita. � � Le proprietà dell’elenco Fare clic destro sulla casella dell’elenco, e nel menu contestuale al clic selezionare Proprietà. Si apre così la casella delle proprietà dell’elenco a discesa. Fare clic sulla cella a fianco della voce LinkedCell, ed inserire il nome della cella in cui andrà inserita l’età dell’intervistato (quella che abbiamo denominato Età1). Successivamente, si specifica la zona che ospita la lista delle età: inserire nella cella accanto alla voce ListFillRange il nome che le abbiamo assegnato (Età). � Testare l’elenco Ecco come provare il funzionamento dell’elenco a discesa. Chiudere la casella delle proprietà e disattivare nella barra degli strumenti del Visual Basic l’icona con sopra la squadra e la matita. Se abbiamo operato correttamente, facendo clic sul pulsantino a fianco della casella viene aperto un elenco che ospita l’età degli intervistati. Selezionando un valore, il corrispondente dato verrà trasferito nella prima cella della riga di parcheggio. � Per saperne di più sugli elenchi Per avere maggiori ragguagli su come creare gli elenchi a discesa, e sulle loro caratteristiche, conviene consultare l’aiuto in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave di interrogazione Combobox. Fra gli argomenti che vengono individuati si consiglia di consultare i seguenti: Tipi di controlli e relative proprietà, Modificare un controllo, Aggiungere controlli ActiveX. � Creare gli elenchi Accedere al menu Visualizza, selezionare Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu optare per Visual Basic. Viene così visualizzata una barra icone: fare clic su quella che reca impressi un martello e una chiave inglese. Nel pannello che si apre attivare l’icona Casella combinata. Disegnare nell’area di lavoro un rettangolo di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare all’elenco. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la casella dell’elenco. 12/188 PC Open Aprile 2004128 open action guida Creare l’archivio delle risposte Vi spieghiamo come archiviare automaticamente le risposte che sono state date alle domande previste nel questionario Per poter elaborare i risul-tati del sondaggio, le ri-sposte date dagli intervi- stati devono essere inserite in un opportuno archivio. L’inse- rimento, come già abbiamo an- ticipato, avviene archiviando di volta di volta le risposte che sono state trasferite nella zona di parcheggio. Il trasferimento da tale riga all’archivio avviene tramite una opportuna macro che potremo registrare non ap- pena impostata la struttura dell’archivio stesso. La struttura dell’archivio Il nostro archivio si articola in cinque campi (Età, Sesso, Qualità, Utilità, e Prezzo), e può ospitare un centinaio di regi- strazioni. L’intera zona occu- pata dai dati a dai nomi dei campi (B7:F124) deve essere denominata Archivio_Risposte (attenti all’underscore). Se si volesse aumentare la capacità dell’archivio bisogna cancella- re il nome assegnato e riasse- gnarlo alla nuova zona dati. Si noti che la cella B5 ospita un asterisco. L’inserimento è sta- to eseguito perché tale cella non deve assolutamente esse- re vuota. Infatti, serve a pilota- re l’inserimento automatico dei dati. Ovviamente, al posto dell’asterisco si può inserire un qualunque altro carattere. La procedura di archiviazione Le risposte dei questionari vengono, come si sa, archivia- te di volta in volta nella riga di parcheggio del foglio Inseri- mento dati. Per registrarle nel- l’archivio si deve seguire la se- guente procedura. Evidenziare la riga di parcheggio, copiarla, accedere al foglio Archivio ri- 2 Il database e la macro � Registrare le macro La registrazione va fatta in due tempi. Innanzitutto si registra la parte di procedura che partendo dal foglio Inserimento dati porta al foglio Archivio risposte. Dopodiché, si registra la procedura che partendo dalla cella A1 di quest’ultimo foglio gestisce la copia dei dati nella corretta posizione dell’archivio. Si noti che la seconda procedura deve essere registrata in modalità relativa, attivando la seconda icona della barretta visualizzata contestualmente all’attivazione del registratore � Il listato I passi significativi del listato della seconda macro devono essere aggiunti al listato della prima. Si noti che si sono inseriti due passi finali: il primo riporta il cursore nella cella A1 del foglio Inserimento dati, mentre il secondo cancella i dati ospitati nella linea di parcheggio in modo da presentarla vuota quando si procederà ad un nuovo inserimento dati. Il codice finale della macro (che è stata denominata Archivia) è illustrato in figura. � I codici di “navigazione” Nel foglio Archivio risposte è previsto un pulsante per il ritorno al foglio Inserimento dati, e viceversa. Il codice da associare ai pulsanti è semplicissimo e si riduce a due soli passi. Per esempio, quello che porta al Foglio inserimento dati è il seguente: Sheets(“Archivio risposte”).Select seguito dal passo ActiveSheet.Range(“A1”).Select. Il primo passo porta al foglio di lavoro, mentre il secondo posiziona il cursore sulla cella A1. � Impostare l’archivio L’archivio si articola in cinque campi (Età, Sesso, Qualità, Utilità, e Prezzo). L’intera zona occupata dai dati a dai nomi dei campi (B7:F124), deve essere denominata Archivio_Risposte. Se si aumenta la capacità dell’archivio bisogna cancellare il nome assegnato e riassegnarlo alla nuova zona dati. La cella B5 ospita un asterisco. L’inserimento è stato eseguito perché tale cella non deve assolutamente essere vuota. Infatti serve a pilotare l’inserimento automatico dei dati. 13/188 PC Open Aprile 2004129 open action guida sposte, e posizionarsi sulla cel- la B5 (quella che contiene l’a- sterisco). A questo punto, pre- mere il tasto Fine, quindi il ta- sto Freccia in basso. Così fa- cendo, dal momento che si parte da una cella non vuota, il cursore si porta sull’ultima cel- la non vuota della colonna in cui si trova. Nella fattispecie sulla cella immediatamente sottostante: la cella B6. Ades- so, se si preme ancora il tasto Freccia in basso, il cursore si posiziona sulla prima cella del- la prima riga dell’archivio, do- ve si può finalmente replicare il contenuto della zona di par- cheggio. Registrazioni successive Per inserire una nuova regi- strazione si opera nello stesso modo, ma questa volta il cur- sore si porterà sulla seconda riga dell’archivio, proprio quel- la in cui deve avvenire il nuovo inserimento. I lettori più smali- ziati non si sono stupiti di que- sta macchinosa procedura. In- fatti, se manualmente è più semplice posizionarsi diretta- mente sulle posizioni in cui eseguire le repliche, quando si registrerà la macro dobbiamo darle dei riferimenti certi tra- mite i quali pilotare corretta- mente le operazioni. Registrare la macro La registrazione va fatta in due tempi. Innanzitutto si regi- stra la parte di procedura che partendo dal foglio Inserimento dati porta al foglio Archivio ri- sposte. Dopodiché, si registra la procedura che partendo dalla cella A1 di quest’ultimo foglio porta alla copia dei dati nella corretta posizione dell’archi- vio. Si noti che la seconda par- te della procedura deve essere registrata in modalità relativa, attivando la seconda icona del- la barretta visualizzata conte- stualmente all’attivazione del registratore. In ogni caso, per saperne di più, consultare il ca- pitolo della dispensa Excel, pubblicata sul numero di no- vembre dello scorso anno. La macro finale I passi significativi del lista- to della seconda macro devo- no essere aggiunti al listato della prima. Si noti che sono stati inseri- ti anche due gruppi finali: il pri- mo riporta il cursore nella cel- la A1 del foglio Inserimento da- ti ed elimina l’evidenziazione della zona di parcheggio, men- tre il secondo cancella i dati che vi sono ospitati in modo da presentarla vuota quando si procederà ad un nuovo inseri- mento dati. Il codice finale del- la macro è illustrato nella figu- ra 3. Il corrispondente listato deve essere inserito all’interno del codice del pulsante che lancia la procedura di archi- viazione. � � Inserire il codice dei pulsanti Fare clic sull’icona Progettazione se non è ancora attiva. Posizionare il cursore sul pulsante. Premere il tasto destro del mouse, e nel menu che viene contestualmente visualizzato, optare per la voce Visualizza codice. Si accede così alla sezione dell’editor del Visual Basic che ospita il corrispondente codice, articolato in soli due passi: Private Sub CommandButton1_Click() e End Sub. Inserire al loro interno i due passi per accedere ai fogli di lavoro. Disattivare l’icona di progettazione per testare il pulsante. � Modificare le macro Chi per una qualsiasi ragione volesse consultare o modificare i listati delle macro in cui si articola il modello deve operare nel seguente modo. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e optare ancora per Macro nel corrispondente sottomenu. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nome della macro che ci interessa, quindi premere il pulsante Modifica. Si accede così all’editor del Visual Basic, e in particolare al listato della macro. � Per avere aiuto Per documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nel presente capitolo si raccomanda di consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di PC Open, nonché alcune sezioni della guida in linea del Visual Basic. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui si accede utilizzando nella scheda di ricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti, Suggerimenti per la registrazione di una macro. � Creare i pulsanti Fare clic sulla terza icona della barra strumenti del Visual Basic (quella che reca impresse le miniature di un martello e di una chiave inglese). Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, quindi trascinare il mouse nell’area del foglio di lavoro e tracciare un contorno rettangolare di dimensioni pari a quelle che si vogliono dare al nostro pulsante di comando. Rilasciare il tasto del mouse. Se abbiamo lavorato correttamente vedremo comparire il pulsante 14/188 PC Open Aprile 2004130 open action guida Analisi statistiche delle risposte Utilizzando le funzioni statistiche database è possibile ricavare dall’archivio molte informazioni utili In questa fase utilizziamo fun-zioni statistiche database,grazie alle quali si possono estrarre numerose e preziose informazioni dal nostro archi- vio. La loro meccanica è simile a quella di alcune funzioni tra- dizionali (SOMMA, CONTA, MAX, MIN, e così via), ma sono anche in grado di operare su archivi tabellari in base a de- terminati criteri che si inseri- scono in particolari zone del foglio di lavoro. Tali criteri si impostano co- me quelli che abbiamo utiliz- zato in precedenti dispense per l’interrogazione di un ar- chivio tabellare. In pratica la zona criteri è articolata su due righe. Nella prima sono ospitati i nomi dei campi rela- tivamente ai quali si imposta il criterio, mentre nella secon- da, in corrispondenza dei sud- detti campi si inseriscono i valori di riferimento che pilo- tano l’analisi. La sintassi In generale, la sintassi delle funzioni database è la seguen- te: DB.Funzione(Database; Campo;Criteri), dove DB.Fun- zione è quella chiamata ad ope- rare, per esempio la funzione DB.MAX, Database è il nome della zona che contiene l’archi- vio tabellare da analizzare, Campo è il nome (fra virgolet- te) di quello coinvolto nell’ana- lisi, e Criteri è il nome della zo- na che ospita questi ultimi. Ovviamente, in luogo dei no- mi di zona si possono dichiara- re le corrispondenti coordina- te, ma consigliamo di specifi- care un nome per rendere più chiaro il significato. A questo punto possiamo impostare le 3 Impostare i criteri e le formule � Le zone dei criteri Immaginiamo di voler sapere quanti intervistati hanno valutato in un certo modo la qualità del prodotto. Accedere al foglio Analisi e impostare innanzitutto la zona dei criteri, che si articola in cinque condizioni. La zona J6:J7 consente di elaborare le risposte relative alla valutazione Scarsa, e viene denominata CriterioQualità1, la zona K6:K7 si riferisce alla risposta Mediocre, ed è stata denominata CriterioQualità2, e così via. � Denominare le zone dei criteri In alternativa alla procedura che prevede l’apertura del menu Inserisci, la selezione della voce Nome, e l’opzione per Definisci, è possibile procedere direttamente all’assegnazione del nome. Evidenziare la zona da denominare, quindi digitare il nome prescelto nella casellina immediatamente soprastante la lettera che identifica la colonna A. Aprendo l’elenco a discesa associato alla casella è possibile visualizzare l’elenco di tutti i nomi assegnati. � Impostare le formule Ecco come impostare la formula che conteggia le risposte che hanno assegnato alla voce Qualità la valutazione Scarsa. Basterà inserire nella cella C5 l’espressione =DB.CONTA.VALORI(Archivio_risposte;”Qualità”;Criter ioQualità1). La formula può essere replicata nelle celle sottostanti, avendo però l’accortezza di sostituire il nome della zona che ospita il criterio corrispondente al parametro da valutare. � Le funzioni statistiche DB Una volta archiviate, possiamo analizzare le risposte secondo le ottiche più disparate. In questa fase utilizziamo le cosiddette funzioni statistiche database, grazie alle quali si possono estrarre numerose e preziose informazioni dal nostro archivio. Il loro funzionamento è simile ad alcune funzioni tradizionali (SOMMA, CONTA, MAX, MIN, e così via), ma sono in grado di operare su archivi tabellari in base a determinati criteri che si inseriscono in particolari zone del foglio di lavoro. 15/188 PC Open Aprile 2004131 open action guida formule di analisi. Per sempli- cità utilizzeremo una sola fun- zione, ma non vi sono problemi a impiegare anche altre funzio- ni dal momento che la sintassi è assolutamente uguale. Conviene fare subito un esempio pratico. Immaginiamo di voler sapere quanti intervi- stati hanno valutato Ottima la qualità del prodotto. Accedere al foglio Analisi, e impostare in- nanzitutto la zona dei criteri che si articola in cinque sezio- ni. In particolare, la zona J6:J7 consente di elaborare le rispo- ste relative alla valutazione Scarsa, e viene denominata Cri- terioQualità1, la zona K6:K7 si riferisce alla risposta Medio- cre, ed è stata denominata Cri- terioQualità2, e così via. La quinta zona, invece, non pre- vede riferimenti. Serve ad ela- borare il contenuto dell’intera colonna Qualità dell’archivio al fine di conteggiare le rispo- ste date. A questo punto ecco come impostare la formula che con- ta le risposte uguali, per esem- pio, a Scarsa. Basterà inserire nella cella C5 l’espressione =DB.CONTA.VALORI(Archi- vio_risposte;”Qualità”;Criterio- Qualità1). La formula può essere repli- cata nelle celle sottostanti, avendo però l’accortezza di sostituire il nome della zona che ospita il criterio corri- spondente al parametro da va- lutare. Una volta impostate le formule si può calcolare il pe- so percentuale delle singole risposte sul totale di queste ul- time. Inserire nella cella E5 l’e- spressione =C5/$C$9*100, e replicarla verso il basso sino alla cella E8 compresa. Si noti che la lettera rappresentativa delle coordinate della cella che ospita il numero di rispo- ste totali presenti nel campo Qualità dell’archivio risposte è stata racchiusa fra due simbo- li di dollaro. Così facendo, si evita che le sue coordinate va- rino durante la replica. Con le stesse procedure si impostano le formule per calcolare le ri- sposte relative alle voci Utilità e Prezzo. Utilizzo di altre funzioni DB Per semplicità, il modello propone un numero ristretto di analisi, ma nulla vieta di condurne altre della più dispa- rata natura. Basterà avvalersi delle op- portune funzioni database pre- senti nella libreria di Excel, la cui sintassi è assolutamente analoga a quelle della funzione DB.CONTA.VALORI. Per esem- pio, utilizzando la funzione DB.MAX o DB.MIN si può cono- scere l’età massima o minima degli intervistati. Prima, però, bisogna convertire in valori numerici quelli contenuti nel campo Età (che per Excel non sono proprio tali). � � DB.MAX e DB.MIN La sintassi di queste funzioni è la seguente: DB.Funzione(Database;Campo;Criteri), dove Funzione è quella chiamata ad operare, Database è il nome della zona che contiene l’archivio tabellare da analizzare, Campo è il nome (fra virgolette) di quello coinvolto nell’analisi, e Criteri è il nome della zona che ospita questi ultimi. Ovviamente in luogo dei nomi di zona si possono dichiarare le corrispondenti coordinate, ma specificare un nome è molto meglio. � Analisi avanzate Impostando nuove zone criteri è possibile condurre analisi più sofisticate di quelle esemplificative che abbiamo impostato. Per esempio, si possono conteggiare le risposte in base alle fasce di età. Per conoscere quanti sono gli intervistati con età fra i 21 e 30 anni compresi si utilizza sempre la funzione DB.CONTA.VALORI, ma come zona criteri ci si riferisce a quella descritta nella figura, in cui vengono impiegati gli operatori relazionali Maggiore di e Minore di. � Per saperne di più Per semplicità, il modello propone un numero ristretto di analisi, ma nulla ci vieta di condurne altre della più disparata natura. Basterà avvalersi delle opportune funzioni database presenti nella libreria di Excel. Per saperne di più accedere alla guida in linea, e digitare nella casella di ricerca la seguente chiave di interrogazione: Funzioni database, e consultare le pagine corrispondenti alle funzioni individuate. In alternativa si può digitare nella casella di ricerca il nome di una funzione. � Analisi percentuali Una volta impostate le formule di analisi si può calcolare il peso percentuale delle singole risposte sul totale di queste ultime. Inserire nella cella E5 l’espressione =C5/$C$9*100, e replicarla vero il basso sino alla cella E8 compresa. La lettera rappresentativa delle coordinate della cella che ospita il numero di risposte totali presenti nel campo Qualità dell’archivio risposte è stata racchiusa fra due simboli di dollaro. Così facendo si evita che le coordinate varino durante la replica. 16/188 PC Open Aprile 2004133 open action guida Analisi grafiche in tempo reale I risultati delle elaborazioni condotte sui contenuti dell’archivio risposte possono essere interpretati in forma grafica Le analisi statistiche esegui-te possono essere trasfor-mate automaticamente in opportuni grafici, che nel no- stro caso si trovano su un fo- glio di lavoro dedicato. In pra- tica, si tratta di creare sempli- cemente tre contenitori, speci- ficando come origine dei dati le tabelle che ospitano i risul- tati delle analisi. Man mano che si procede con l’archivia- zione delle risposte, i corri- spondenti diagrammi verran- no aggiornati in tempo reale. Creare i grafici Ecco come realizzare il gra- fico che analizza le valutazioni del parametro Qualità. Gli altri due si creano con le medesime procedure. Innanzitutto, crea- re un nuovo foglio di lavoro, cui si darà il nome Grafici. Do- podiché, accedere al foglio Analisi, selezionare la zona B5:C8 (escludendo il numero di risposte totali), quindi fare clic sull’icona che attiva la pro- cedura di creazione dei grafici. Nella maschera che viene vi- sualizzata selezionare il tipo di diagramma da utilizzare. Pre- mendo il pulsante Avanti si ac- cede ad una maschera in cui è visualizzata una anteprima del grafico, e specificata la zona dati che è stata selezionata. Premere ancora il pulsante Avanti, per accedere alla ma- schera a schede in cui si pos- sono definire titolo, legende, ed etichette degli assi. Una nuova pressione del pulsante Avanti determina la visualizza- zione di un box in cui si apre l’elenco a discesa associato al- la voce Come oggetto in. Sele- zionare il foglio Grafici, quindi premere il pulsante Fine per realizzare il diagramma. � 4 � Titoli, legende, etichette Premendo il pulsante Avanti si accede ad una maschera in cui è visualizzata una anteprima del grafico, e specificata la zona dati da selezionare. Premere ancora il pulsante Avanti, per accedere alla maschera a schede in cui si possono definire titolo, legende, ed etichette degli assi. Poiché lo spazio a disposizione per i digrammi non è moltissimo, consigliamo di non definire alcuna legenda. Si consiglia di non specificare nessuna scala, e lasciare che il grafico si dimensioni automaticamente. � Realizzare il diagramma Una nuova pressione del pulsante Avanti determina la visualizzazione di un box in cui si apre l’elenco a discesa associato alla voce Come oggetto in. Selezionare il foglio Analisi grafiche, quindi premere il pulsante Fine per realizzare il diagramma, che verrà automaticamente posizionato nel foglio di lavoro che si è specificato, anche se la procedura è stata lanciata dall’interno di un altro foglio di lavoro. � Il risultato finale Creare gli altri diagrammi con le stesse procedure, quindi ridimensionarli e posizionarli opportunamente con il mouse. La figura mostra come si presta il foglio di lavoro dopo che vi sono stati inseriti i tre grafici. Gli sfondi dei diagrammi, e il colore del barre possono essere personalizzati. Fare clic destro sul bordo esterno dell’area del grafico, e nel menu contestuale selezionare Formato area del grafico per accedere alla maschera di personalizzazione. � Definire la zona dati Innanzitutto creare un nuovo foglio di lavoro, cui si darà il nome Analisi grafiche. Dopodiché, accedere al foglio Analisi, selezionare la zona B5:C8 (escludendo il numero di risposte totali), quindi fare clic sull’icona che attiva la procedura di creazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata, selezionare il tipo di diagramma da utilizzare, che nella fattispecie è un istogramma a barre verticali Scelta e impostazione del diagramma 17/188 PC Open Marzo 2004143 open action guida Èrisaputo che le potenzia-lità di un foglio elettronicosono sottoutilizzate. L’u- tente medio, infatti, ne sfrutta circa il dieci percento. Basti pensare al fatto che delle cen- tinaia di funzioni proposte da Excel, fra matematiche, stati- stiche, finanziarie, e così via, solo una decina, o poco più, vengono utilizzate per l’impo- stazione di formule ed espres- sioni. Per non parlare di chi si ferma all’utilizzo di quelle per eseguire semplici somme, o calcolare medie, massimi, e mi- nimi! E pensare che alcune funzioni, fra l’altro decisamen- te piuttosto semplici da impie- gare, sono di una potenza tale da consentire lo sviluppo di modelli anche molto sofistica- ti. Fra queste illustri ceneren- tole brillano le funzioni di scansione (CERCA.VERT, CER- CA.ORIZZ, e CERCA), indispen- sabili per realizzare applica- zioni di fatturazione automati- ca, impostare scale sconti, o prelevare le più disparate informazioni dall’interno dei fogli di lavoro. Questi sono sol- tanto alcuni esempi. Non ap- pena si familiarizza con la loro meccanica operativa, ci si ren- de conto che grazie a queste tre funzioni, e in particolare al- la prima, si possono risolvere la maggior parte dei problemi che si incontrano nel corso dello sviluppo di un qualsiasi modello. Praticamente, la loro peculiarità è quella di operare la scansione di una tradiziona- le tabella, di individuare un de- terminato dato ospitato nella prima colonna o nella prima ri- ga, e di restituire le corrispon- denti informazioni che si tro- vano in una certa colonna o in una certa riga della tabella stessa. È così possibile dispor- re delle informazioni desidera- te, in ogni momento, e in qual- siasi punto del foglio di lavoro. Ma c’è di più. I dati possono es- sere prelevati anche da tabelle residenti su fogli in memoria. I concetti teorici che verranno descritti sono supportati da applicazioni esemplificative che si trovano nel file Funzioni di scansione.xls (sul CD Guida 2, nella cartella Schede_prati- che). Alberto Nosotti Excel: utilizzare in ufficio le funzioni di ricerca Grazie all’utilizzo di opportune formule, risulta più efficace la ricerca di dati particolari nel foglio elettronico Per saperne di più Chi volesse documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglio- agosto 2000) di PC Open. Inoltre, leggere la dispensa Creare un archivio tabellare pubblicata nel numero di dicembre. CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ - Dinamica operativa p. 144 - Sintassi p. 144 Intestare un documento - La tabella dati p. 148 - Impostare le formule p. 148 Creare una scala sconti - Analisi di una tabella numerica p. 149 - Impostare il modello p. 149 La funzione “Cerca” - Come opera p. 150 - La sintassi p. 150 Trucchi e astuzie - Scansione di tabelle testuali p. 151 - Replica delle formule p. 151 5 4 3 2 1 18/188 PC Open Marzo 2004144 open action guida Le funzioni di ricerca Vi spieghiamo come impostare le formule per eseguire correttamente la scansione di una tabella La funzione CERCA.VERT èin grado di individuare nel-la prima colonna della ta- bella nella seconda figura il no- me di un venditore, e di resti- tuire in sua corrispondenza il dato che si trova nella colonna che ospita i fatturati realizzati per un determinato prodotto. Tanto per spiegarci meglio, se vogliamo conoscere il fattura- to realizzato da Rossi relativa- mente all’Articolo 2, la funzio- ne dovrà estrarre il dato che si trova nella cella D5. Per impo- stare correttamente l’espres- sione dobbiamo prima inter- pretare la sintassi di utilizzo di CERCA.VERT, che è la seguen- te: =CERCA.VERT (Che cosa;Do- ve;In quale colonna;Parame- tro). In cui Che cosa è il nome del venditore, che e deve esse- re inserito fra virgolette in quanto si tratta di un dato te- stuale, Dove è la zona di ricer- ca, di cui si citano le coordina- te, o meglio, il nome, Colonna è il numero della colonna in cui si trova il dato da estrarre, e Parametro è un valore che può essere 1 o 0 (corrispondenti ri- spettivamente a Vero o Falso). Le funzioni di Parametro sono molto importanti. Infatti, e in particolare nel nostro caso, se i dati che si trovano nella pri- ma colonna della tabella non sono ordinati in senso cre- scente (alfabetico, nella fatti- specie) bisognerà assegnare a Parametro il valore 0. Se non lo si facesse i risultati potrebbero essere imprevedibili. L’argo- mento Parametro può essere omesso se i dati sono ordinati correttamente. Se il nome del venditore non figurasse nell’e- lenco si possono verificare problemi, ma in tal caso è pos- sibile ricorre ad un piccolo ar- tificio per evitare errori. Ne 1 Impostare e gestire le formule � L’argomento Parametro Parametro è un valore che può essere 1 o 0. Come si diceva, le funzioni di Parametro sono molto importanti. In particolare, se i dati che si trovano nella prima colonna della tabella non sono ordinati in senso crescente (alfabetico, nella fattispecie) bisognerà assegnare a Parametro il valore 0. Se non si facesse così, i risultati della scansione potrebbero essere imprevedibili, o portare ad errori non sempre facilmente individuabili. � Specificare indirettamente il riferimento L’argomento Che cosa può essere dichiarato in modo indiretto specificando semplicemente le coordinate (o meglio, il nome) della cella che ospita il nome del venditore da localizzare, o una qualsiasi altra espressione che comunque lo restituisca. Analogamente dicasi per l’argomento Numero colonna. È così possibile impostare modelli interattivi che restituiscano i dati desiderati inserendo i riferimenti in celle esterne, e non necessariamente nelle formule. � Un piccolo modello interattivo Specificando indirettamente gli argomenti della funzione di scansione si può realizzare un modellino interattivo che consenta di ottenere i fatturati per prodotto e venditore semplicemente inserendo in due celle il nome del venditore, e il nome del prodotto relativamente al quale si vuole conoscere il fatturato. Così facendo le formule diventano più versatili ed in grado di reagire agli input più disparati, a tutto vantaggio della flessibilità del modello in cui operano. � La sintassi di CERCA.VERT È la seguente: =CERCA.VERT (Che cosa;Dove;In quale colonna;Parametro). In cui Che cosa è il termine di riferimento (fra virgolette, se fosse una stringa). Dove è la zona di ricerca, di cui si citano le coordinate, o meglio, il nome (senza virgolette), Colonna è il numero della colonna in cui si trova il dato da estrarre, e Parametro è un valore opzionale. Quest’ultimo dato si rivela molto utile quando si opera con liste di valori testuali non ordinate alfabeticamente. 19/188 PC Open Marzo 2004145 open action guida parleremo nel capitolo dedica- to. Si noti, e questo va a tutto vantaggio dell’interattività, che l’argomento Che cosa non deve necessariamente indivi- duare esplicitamente l’oggetto della ricerca, ma la dichiara- zione può avere luogo anche in modo indiretto. Diventa così possibile, per esempio, realiz- zare un modellino interattivo che consenta di ottenere i fat- turati per venditore e prodot- to, semplicemente dichiaran- do in due celle il nome del pri- mo, e il numero della colonna che ospita il nome del secon- do. In tal caso, come argomen- ti Che cosa e Numero colonna si specificheranno rispettiva- mente le coordinate delle due celle (o i loro nomi).Volendo strafare, anziché il numero di colonna si può inserire diretta- mente nella cella esterna il no- me del prodotto, e utilizzare come argomento Numero co- lonna un’altra espressione di scansione. La suddetta espressione re- stituirà il numero corrispon- dente alla posizione in cui tro- va il nome del prodotto nella zona che ospita l’intestazione della tabella. Impostare la formula A questo punto, chiarita la meccanica della funzione pos- siamo impostare una semplice formula (fig. 2, 3 e 4) che ci con- senta di visualizzare in una cella (poniamo E19), i fatturati per venditore e prodotto dichiaran- do i nomi di questi nelle celle E15 e E17. La tabella da esplora- re è quella corrispondente alla zona B5:F11 (non è stata consi- derata la riga di intestazione). Basta inserire nella cella E19 la seguente espressione: =CER- CA.VERT(E15;B5:F11;CERCA.VE RT(E17;H5:I8;2;0);0). Ecco come funziona. Innanzitutto, viene ri- cercato nella colonna 1 della zo- na B5:F11 il nome che è stato in- serito nella cella E15. A questo punto viene letto in corrispon- denza del suddetto nome il con- tenuto della cella che si trova nella colonna il cui numero è re- stituito dall’espressione CER- CA.VERT(E17;H5:I8;2;0. Per comodità di esposizione si è fatto riferimento alle zone dati declinandone semplice- mente le coordinate, ma non ci stancheremo mai di ripetere che è molto meglio, per le in- numerevoli ragioni che abbia- mo già avuto modo di esporre in precedenti dispense, asse- gnare sempre un nome alle cel- le e alle zone che vengono ci- tate nelle formule. CERCA.ORIZZ Questa funzione opera in modo analogo alla sua omolo- ga, con la sola differenza che l’esplorazione iniziale non av- viene lungo la prima colonna della zona dati, ma lungo la prima riga di quest’ultima. � Ordinamento dei dati Quando si opera con le funzioni di scansione su elenchi testuali è più che raccomandabile ordinare in senso crescente i contenuti della colonna da esplorare (ovviamente, intestazioni escluse). Ed altrettanto dicasi, a maggior ragione, se si opera con valori numerici. In quest’ultimo caso è addirittura obbligatorio. La procedura di ordinamento si lancia dal menu Dati selezionando la voce Ordina. È previsto anche l’ordinamento dei corrispondenti dati che si trovano nelle colonne a fianco. � CERCA.ORIZZ Questa funzione opera in modo analogo alla sua omologa, con la sola differenza che l’esplorazione iniziale non avviene lungo la prima colonna della zona dati, ma lungo la prima riga. Ovviamente, si dovrà specificare il numero della riga in cui leggere, in corrispondenza del dato individuato nella prima, il valore desiderato. Anche in questo caso gli argomenti previsti dalla funzione possono essere dichiarati in modo indiretto utilizzando opportune espressioni. � Per avere aiuto Per documentarsi su CERCA.VERT e CERCA.ORIZZ, e in particolare sulle funzioni dell’argomento Parametro, si consiglia di consultare la guida in linea di Excel. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare rispettivamente il nome delle due funzioni. Degli argomenti individuati consultare quelli corrispondenti alle due chiavi di ricerca. Si consiglia anche di eseguire praticamente sul computer quanto riportato negli esempi. � Denominare le zone Anche se per comodità di esposizione ci riferiamo sempre alle coordinate delle zone citate, è molto meglio assegnare loro dei nomi (possibilmente esplicativi dei contenuti), e nelle formule fare riferimento a questi ultimi. Per denominare una cella o una zona, evidenziarle, e lanciare la procedura di denominazione (Inserisci/Nome/Definisci). Nella maschera che viene visualizzata, il nome da assegnare alla posizione deve esse digitato nella casella dedicata. La procedura prevede anche la gestione dei nomi assegnati. 20/188 PC Open Marzo 2004148 open action guida Intestazione di un documento Come utilizzare la funzione CERCA.VERT per estrarre l’indirizzo di un cliente da una tabella Una semplice ma utile ap-plicazione della funzionedi ricerca verticale è quel- la che consente di intestare au- tomaticamente un documento (fatture, bolle, ricevute, e così via) dichiarando semplice- mente nella opportuna posi- zione il nome del destinatario. In pratica si utilizzerà CER- CA.VERT per esplorare una ta- bella articolata in tre colonne e tante righe quanti sono gli in- dirizzi archiviati. Nel nostro ca- so la tabella occupa la zona B4:D19, ma non è detto che la dichiarazione debba coinvol- gerla interamente. Nella fatti- specie, se quello che ci inte- ressa è conoscere i dati dei va- ri clienti, possiamo anche op- zionalmente non prendere in considerazione la prima riga. Quella dedicata alle intestazio- ni. Ma ecco come procedere. Se la cella G6 è quella in cui digiteremo il nome del desti- natario del documento, nella cella sottostante inseriremo l ’ e s p r e s s i o n e : =CERCA.VERT(G6;B5:D19;2;0). Come si può vedere, viene di- chiarato come primo argo- mento la coordinata della cella che ospiterà il nome del desti- natario, e come secondo argo- mento la zona dati della tabel- la (quella che ospita nomi e in- dirizzi). Il terzo argomento, in- vece, viene posto uguale a 2, perché tale è il numero della colonna che contiene l’indiriz- zo del destinatario. La formula da inserire nella cella sotto- stante è analoga, cambia solo il numero della colonna da cui prelevare il nome della città. A questo, punto, inserendo nella cella G6 il nome del cliente (l’ortografia maiuscola e minu- scola è insignificante), nelle due sottostanti posizioni com- pariranno l’indirizzo e la città di residenza del cliente. 2 � Prelievo dell’indirizzo Se la cella G6 è quella in cui digiteremo il nome del destinatario del documento, nella cella sottostante inseriremo l’espressione: =CERCA.VERT(G6;B5:D19;2;0). Come si può vedere, viene dichiarato come primo argomento la coordinata della cella che ospiterà il nome del destinatario, e come secondo argomento la zona dati della tabella (quella che ospita nomi e indirizzi). Il terzo argomento viene posto uguale a 2, perché tale è il numero della colonna che contiene l’indirizzo del destinatario. � Prelevare il nome della città La formula da inserire nella cella sottostante è analoga, cambia solo il numero della colonna da cui prelevare il nome della città. A questo, punto, inserendo nella cella G6 il nome del cliente (l’ortografia maiuscola e minuscola è insignificante), viene visualizzato in G10 il nome della città di residenza del cliente il cui nominativo è stato inserito nella cella G6. � Utilizzare il modello L’utilizzo del modello è semplicissimo. Basta inserire nella cella G6 il nome del destinatario. Contestualmente all’inserimento, nelle celle G8 e G10 verranno visualizzati l’indirizzo e il nome della città di residenza. Per evitare errori dovuti all’input di nomi non presenti nell’elenco, consultare l’ultimo capitolo di questa dispensa. Verranno descritte le procedure per visualizzare messaggi che denunciano l’inserimento di dati non pertinenti. � La tabella dati Utilizzeremo la funzione CERCA.VERT per esplorare una tabella articolata in tre colonne e tante righe quanti sono gli indirizzi archiviati. Nel nostro caso la tabella occupa la zona B4:D19, ma non è detto la dichiarazione debba coinvolgerla interamente. Nella fattispecie, se quello che ci interessa è conoscere i dati dei vari clienti, possiamo anche opzionalmente non prendere in considerazione la prima riga. Come impostare il modello 21/188 PC Open Marzo 2004149 open action guida Impostare una scala sconti Le funzioni di ricerca permettono di lavorare anche su dati numerici. Ecco la procedura Per determinare l’impostasul reddito si deve localiz-zare la fascia in cui cade il nostro imponibile, e in sua cor- rispondenza si determina l’im- posta di base, che verrà au- mentata di una percentuale calcolata sull’eccedenza ri- spetto al limite inferiore della fascia di base. Lo stesso acca- de per una scala sconti. Quan- do l’acquisto supera un certo importo, scatta un determina- to sconto. L’ammontare di que- st’ultimo, si può determinare grazie a CERCA.VERT, esplo- rando la tabella che riassume gli sconti previsti. In questo caso, però, l’esplorazione av- viene dinamicamente, nel sen- so che il valore di riferimento (l’importo dell’acquisto) viene ricercato nella colonna che ospita le fasce di sconto, ma se non viene trovato il valore esatto viene preso come riferi- mento il valore immediata- mente inferiore. Vediamo di spiegarci meglio. Immaginiamo che la nostra scala sconti preveda un abbat- timento del 5 percento per ac- quisti sino a 1000 euro, del 7 per cento per acquisti da 1001 a 1500 euro, e del 10 percento per importi comunque supe- riori a quest’ultimo valore. Se il valore da prendere come rife- rimento per la ricerca fosse 1600 euro, la lettura della ta- bella avverrebbe in corrispon- denza di 1501 euro, e ancora, se il riferimento fosse 700 euro, lo sconto verrebbe letto in cor- rispondenza del limite inferio- re della fascia, vale a dire 0 eu- ro. Detto questo, si comprende che la tabella deve essere strutturata in modo che gli sconti da applicare siano in corrispondenza dei limiti infe- riori delle fasce. 3 � La formula Se nella cella B17 si inserisce l’importo dell’acquisto, nella cella C17 digitare l’espressione: (=CERCA.VERT(B17;B8:C10;2). Per un acquisto di 1200 euro, la prima colonna della tabella verrà esplorata alla ricerca di tale valore, ma se questo non viene trovato verrà restituito lo sconto corrispondente al valore inferiore della fascia (1001). Per questo, le percentuali di sconto vengono inserite in corrispondenza dei limiti inferiori delle fasce di sconti. � Sconti fuori scala Si noti che il modellino restituisce valori corretti anche se si inseriscono nella cella B17 importi fuori scala. Infatti, quando l’importo supera il limite superiore dell’ultima fascia, viene restituito lo sconto in corrispondenza di quest’ultimo, proprio quello previsto. Tanto per fare un esempio, ad un importo di 5000 euro, di 2000 euro, o di 3000 euro, corrisponde sempre uno sconto del 10 percento. � Utilizzare il modello L’impiego del modello è semplicissimo. In pratica, basta inserire nella cella B17 l’importo dell’acquisto. Nella cella accanto (C17) verrà visualizzata la percentuale di sconto da applicare. Tale dato potrà essere utilizzato in altre espressioni per calcolare, per esempio, l’importo scontato. Nella formula si farà riferimento alla cella in cui viene visualizzata la percentuale di sconto, oppure alla stessa formula di scansione che lo calcola. � La tabella sconti La tabella sconti è articolata in due colonne. Nelle celle della prima si inseriscono i limiti delle fasce di sconto, nelle celle della seconda la percentuale di sconto. Gli sconti si inseriscono in corrispondenza dei limiti inferiori delle fasce. Ad un acquisto di 500 euro corrisponde uno sconto del 5 percento, da leggersi in corrispondenza di 0. Del 7 per cento per acquisti da 1001 a 1500 euro, e del 10 percento per importi comunque superiori a quest’ultimo valore. Come realizzare il modello 22/188 PC Open Marzo 2004150 open action guida Utilizzare la funzione CERCA Questa funzione opera in modo analogo a quelle che abbiamo descritto, ma può operare su zone non contigue La funzione CERCA, a diffe-renza di CERCA.VERT eCERCA.ORIZZ, consente di elaborare zone che non siano necessariamente strutturate come le tradizionali tabelle. È appena il caso di osservare che i dati ospitati nella prima zona devono essere ordinati in senso crescente. In caso con- trario, i risultati sono impreve- dibili. Ma ecco la sintassi della funzione: =CERCA(Che cosa; Dove1; Dove2). In cui Che cosa è il riferimento da ricercare, Dove1 è la zona in cui indivi- duare il suddetto riferimento, e Dove2 quella che ospita i da- ti da restituire. Riferimento è un valore numerico, una strin- ga, un riferimento a una zona del foglio di lavoro (nome o coordinate), o una espressione valida. L’architettura delle due zo- ne non deve necessariamente essere la medesima: vale a dire che possono essere costituite da una colonna l’una e da una riga l’altra, e viceversa. Se il termine di riferimento è una stringa, e non viene trovato nella prima zona, viene visua- lizzato un messaggio di errore. Se, invece, è un valore numeri- co, viene comunque restituito un risultato. In tal caso infatti, si prende come riferimento il valore immediatamente infe- riore a quello che si vuole ri- cercare. Come del resto acca- de anche per le funzioni CER- CA.VERT e CERCA.ORIZZ. La funzione CERCA si dimostra utilissima quando i dati da ela- borare sono dispersi all’inter- no di un foglio di lavoro (se non addirittura su fogli diver- si). In quest’ultimo caso con- viene assegnare alle zone un nome che le identifichi inequi- vocabilmente. 4 � Struttura delle zone L’architettura delle due zone non deve necessariamente essere la medesima: vale a dire che possono essere costituite da una colonna l’una e da una riga l’altra. Se il termine di riferimento è una stringa, e non viene trovato nella prima zona, viene visualizzato un messaggio di errore. Le liste numeriche devono essere ordinate in senso crescente. � Quando utilizzare CERCA La funzione CERCA si dimostra utilissima quando i dati da elaborare sono dispersi qua e là all’interno di un foglio di lavoro (se non addirittura su fogli diversi). In quest’ultimo caso conviene assegnare alle zone un nome che le identifichi inequivocabilmente, e a cui si farà riferimento nelle varie espressioni. Oppure si deve ricorrere ad una speciale sintassi che prevede la dichiarazione del nome del foglio in cui si trovano i dati da elaborare. � Per avere aiuto Per documentarsi più in profondità sulle caratteristiche della funzione CERCA conviene consultare la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella della scheda di ricerca libera digitare il nome della funzione. Vengono individuati vari argomenti. Consultare quello in corrispondenza del nome della funzione. Anche in questo caso si consiglia di ripetere sul computer gli esempi riportati. � La sintassi Ecco la sintassi della funzione: =CERCA(Che cosa; Dove1; Dove2). In cui Che cosa è il riferimento da ricercare, Dove1 è la zona in cui individuare il riferimento, e Dove2 quella che ospita i dati da restituire. Il riferimento può essere un valore numerico, una stringa, il richiamo a una zona del foglio di lavoro, o una espressione. L’architettura delle due zone non deve necessariamente essere la medesima. Sintassi e applicazioni 23/188 PC Open Marzo 2004151 open action guida Trucchi e astuzie Ecco alcuni tip&tricks da utilizzare per sfruttare in modo ottimale le caratteristiche delle funzioni di scansione Se si scandisce una lista dinomi in cui non è conte-nuto quello preso come ri- ferimento, viene visualizzato il messaggio di errore #N/D (Non disponibile). Se tale messaggio ci sembra antiestetico possia- mo sempre sostituirlo con una frase personalizzata. In pratica, si verifica (tramite le funzioni SE e VAL.NON.DISP) se l’e- spressione di scansione resti- tuisce il valore #N/D. Se la condizione è verificata viene visualizzato un messag- gio di errore personalizzato. Se, invece, il nome è presente nella lista, viene valorizzata l’espres- sione di scansione originale. Nel foglio Analisi fatturato del modello Funzioni di scansione allegato alla dispensa, nella cel- la E20 è stata inserita una chi- lometrica espressione di con- trollo, pressoché impossibile da riportare in questo testo, ma che vi invitiamo ad esami- nare direttamente nel modello. Ed ora vediamo cosa succe- de quando si esegue la scan- sione di una colonna (o di una riga) che ospita valori numeri- ci. Se il valore di riferimento è superiore a quello massimo ospitato nell’elenco, viene re- stituito sempre il valore in cor- rispondenza di quello più alto contenuto nell’elenco stesso (che, lo ricordiamo, deve esse- re ordinato in senso crescen- te). Nel caso di una scala scon- ti il problema potrebbe non es- sere significativo perché anche per valori fuori scala verrebbe sempre restituito lo sconto corretto. In altri casi la soluzio- ne del problema prevede che si ripeta in coda all’elenco l’ulti- mo valore, e a fianco si inseri- sca il messaggio di allerta. � 5 � La funzione VAL.NON.DISP Tale funzione restituisce VERO se l’espressione che le viene messa in argomento vale #N/D. La corrispondente formula, pertanto, può essere messa come primo argomento di una espressione condizionale. Se la condizione verificata viene visualizzato il messaggio di errore personalizzato. Per avere maggiori informazioni sulla dinamica operativa della funzione consultare la guida in linea utilizzando come chiave il nome della funzione stessa. � Valori numerici non trovati Nel caso di una scala sconti il problema potrebbe non essere significativo perché anche per valori fuori scala verrebbe sempre restituito lo sconto corretto. In altri casi la soluzione del problema prevede che si ripeta in coda all’elenco l’ultimo valore, e a fianco si inserisca il messaggio di allerta. In tal modo si viene avvisati che il valore ricercato non è presente nella lista, e ci si può rendere conto che il risultato della scansione non è corretto. � Esplorare colonne interne a un prospetto Se come riferimento si vuole prendere un dato che non si trovi nella prima colonna della tabella dati si prescinde dalla struttura originale di quest’ultima e si indica come zona dati quella che inizia con la colonna da esplorare. Tale colonna, indipendentemente dalla sua posizione nel prospetto, sarà considerata come colonna 1. � Stringhe non trovate In questo caso viene visualizzato il messaggio di errore #N/D (Non disponibile). Se tale messaggio ci sembra antiestetico possiamo sempre sostituirlo con una frase personalizzata. In pratica, si verifica (tramite le funzioni SE e VAL.NON.DISP) se l’espressione di scansione restituisce il valore #N/D. Se la condizione è verificata viene visualizzato un messaggio di errore personalizzato. Se, invece, il nome è presente nella lista, viene valorizzata l’espressione di scansione originale. Ricercare valori testuali e numerici 24/188 PC Open Gennaio 2004143 open action guida Excel: tenere sotto controllo l’inserimento dei dati Quando si inseriscono i dati in un foglio elettronico, anche un semplice errore può avere conseguenze molto gravi. Ecco come eseguire il controllo degli input di Alberto Nosotti Per saperne di più Chi volesse documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglio- agosto 2000) di Pc Open. Inoltre, leggere la dispensa Creare un archivio tabellare pubblicata nello scorso numero. Come impostare il controllo dei dati - La procedura p. 144 - I messaggi di errore p. 144 Scelte guidate - Gli elenchi a discesa p. 148 - Come impostarli p. 148 Utilizzare i formati condizionali - La formattazione condizionale p. 149 - Impostazione dei controlli p. 149 Controlli tramite macro - Un po’ di teoria p. 150 - Impostare la macro p. 150 Impostare le macro - I controlli condizionali p. 152 - Come gestirli p. 152 Il modello - Come utilizzarlo p. 153 - Eventuali modifiche p. 153 6 5 4 3 2 1 Se si lavora con unospreadsheet (foglio elet-tronico) la maggior parte dei dati inseriti è rappresen- tata da valori numerici, e in questi casi anche un piccolo errore può recare danni ben più gravi di una semplice svi- sta a livello ortografico. Basti pensare cosa può succedere se si dimentica uno zero digi- tando l’imponibile di una fat- tura o, peggio ancora, se si specifica un’aliquota non cor- retta in un modello per il cal- colo di un tributo. Fortunata- mente, Excel dà la possibilità di procedere ad un controllo automatico dei dati inseriti: e non solo di quelli numerici, anche se questi, ovviamente, sono i più importanti. Ma c’è di più. I controlli, oltre a rifiu- tare gli input non corretti, pre- vedono la visualizzazione di particolari messaggi di avver- timento. Solitamente, infatti, chi lavora con un modello non è necessariamente la per- sona che lo ha sviluppato: pertanto, risultano utili tutte le informazioni atte ad evitare possibili errori. Le procedure incorporate nel programma consentono di gestire alcune situazioni fra le più comuni, ma utilizzando altre funzionalità di Excel è possibile estendere ulterior- mente il campo e la natura dei controlli. Per esempio, avva- lendosi della formattazione condizionale, che consente di impartire alle celle determi- nati formati in funzione dei dati che vi sono contenuti, è possibile impostare una sorta di controlli visivi che denun- ciano in tempo reale un even- tuale input non pertinente. Per esempio, se il dato inseri- to non è fra quelli da accetta- re, si può richiedere che lo sfondo della cella ospite si co- lori di rosso, o di verde se l’in- put è corretto. L’inserimento dei dati, come vedremo, può essere controllato anche tra- mite opportune macro. Alla dispensa è allegato un model- lo esemplificativo Controllo in- put.xls (contenuto nel CD), sulla falsariga del quale ven- gono illustrate le procedure da seguire per impostare i controlli. � 25/188 PC Open Gennaio 2004144 open action guida Le procedure di convalida dei dati Vi spieghiamo come definire i controlli da eseguire e come impostare i messaggi di avvertimento Cominciamo con un esem-pio semplicissimo: dob-biamo impostare un con- trollo che visualizzi un messag- gio di errore tutte le volte che in una determinata cella viene in- serito un numero intero mag- giore di 1000. Ecco come pro- cedere in pratica. Selezionare la cella da tenere sotto controllo, aprire il menu Dati, e optare per la voce Convalida. Così facendo si accede alla maschera che ge- stisce l’impostazione dei con- trolli, articolata in tre schede ri- spettivamente denominate Im- postazioni, Messaggio di input, e Messaggio di errore. Nella prima scheda si definiscono i criteri secondo cui eseguire i control- li, mentre nella seconda si im- posta il messaggio da visualiz- zare tutte le volte che si fa clic sulla cella controllata. Nella ter- za scheda, invece, si definisce il testo del messaggio di errore da esibire opzionalmente con- testualmente all’inserimento di un dato non accettabile. Impostare il controllo Nella scheda Impostazioni aprire l’elenco a discesa asso- ciato alla casella Consenti, e se- lezionare la voce Numero inte- ro. Così facendo, vengono atti- vate tre nuove caselle: Dati, Va- lore minimo, e Valore massimo. Nell’elenco a discesa associato alla prima casella si seleziona l’operatore relazionale da uti- lizzare per il controllo. Nel no- stro caso, considerando che devono essere rifiutati i valori superiori o uguali a 1000, e di conseguenza accettati solo quelli inferiori, selezioneremo la voce Minore di. Nella sotto- stante casella, invece, si digita il valore limite di controllo, va- le a dire 1001. A questo punto, accedere alla scheda Messag- 1 Definire i controlli e i messaggi � Definire il controllo Nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti, selezionare la voce Numero intero. Vengono attivate tre nuove caselle: Dati, Valore minimo, e Valore massimo. Nell’elenco a discesa associato alla prima casella si seleziona l’operatore relazionale da utilizzare per il controllo. Nel nostro caso, considerando che devono essere rifiutati i valori superiori a 1000, e di conseguenza accettati solo quelli inferiori a 1001, selezioneremo la voce Minore di. Nella sottostante casella, invece, si digita il valore limite di controllo, vale a dire 1001. � I messaggi di errore Accedere alla scheda Messaggio di errore per impostare la struttura del box che verrà visualizzato contestualmente a un input non accettabile. Innanzitutto, spuntare il checkbox Mostra il messaggio quando i dati non sono validi, quindi, nell’elenco a discesa associato alla casella Stile specificare il tipo di icona che verrà visualizzata nel box, mentre nella casella Titolo di inserisce l’intestazione di quest’ultimo. Nell’area sottostante, invece, si digita il testo del messaggio. � I messaggi di aiuto È anche possibile impostare un messaggio informativo da visualizzare tutte le volte che si evidenzia la cella, presumendo che l’evidenziazione sia fatta allo scopo di inserire un dato. In questo caso, il testo del messaggio, da mostrare all’interno di un piccolo riquadro, si imposta nella scheda Messaggio di input. Attivarla, selezionare il checkbox Mostra messaggio quando viene evidenziata la cella, digitare il titolo del riquadro, e nell’area sottostante inserire il testo del messaggio. � Lanciare la procedura Ecco la procedura per impostare un controllo che visualizzi un messaggio di errore tutte le volte che in una determinata cella viene inserito un numero intero maggiore di 1000. Selezionare la cella da tenere sotto controllo, aprire il menu Dati, e optare per la voce Convalida. Così facendo si accede alla maschera che gestisce l’impostazione dei controlli, articolata in tre schede rispettivamente denominate Impostazioni, Messaggio di input, e Messaggio di errore. 26/188 PC Open Gennaio 2004145 open action guida gio di errore per impostare la struttura del box che verrà vi- sualizzato contestualmente ad un input non accettabile. In- nanzitutto, spuntare il check- box Mostra il messaggio quando i dati non sono validi, quindi, nell’elenco a discesa associato alla casella Stile, specificare il tipo di icona che verrà esibita nel box, mentre nella casella Ti- tolo si inserisce l’intestazione di quest’ultimo. Nell’area sot- tostante, invece, si digita il te- sto del messaggio. Per il mo- mento è tutto. Premendo il pul- sante OK si rende operativo il controllo. Così, se nella cella controllata si inserisce un nu- mero maggiore di 1000, l’input non sarà accettato, e al tempo stesso verrà visualizzato il box che segnala l’errore. È il caso di ricordare che, auspicabilmen- te, il testo del corrispondente messaggio dovrebbe fornire tutte le informazioni necessa- rie per evitare il ripetersi del- l’errore. Come si diceva, è an- che possibile impostare un messaggio informativo da vi- sualizzare tutte le volte che si evidenzia la cella. In questo ca- so, il testo del messaggio, che viene esibito all’interno di un piccolo riquadro, si imposta nella scheda Messaggio di in- put. Attivarla, selezionare il checkbox Mostra messaggio quando viene evidenziata la cel- la, digitare il titolo del riqua- dro, e nell’area sottostante in- serire il testo del messaggio. Controlli avanzati Si possono definire controlli più specifici. Per esempio, se nella casella Consenti si sele- ziona la voce Data, e nella ca- sella sottostante l’operatore Tra, vengono visualizzate due nuove caselle in cui si specifi- cano il limite inferiore e supe- riore dell’intervallo temporale. È anche previsto il controllo della lunghezza dei testi inseri- ti nella cella controllata. In que- sto caso, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti selezionare la voce Lunghezza. Successivamente, scegliere nell’elenco della casella sotto- stante l’operatore di confronto (per esempio, minore di), e spe- cificare la lunghezza massima in caratteri dell’input nella ca- sella Valore massimo. Conclu- diamo con i controlli persona- lizzati. In questo caso, selezio- nando nell’elenco associato al- la casella Consenti la voce Per- sonalizzato, viene visualizzata una casella in cui si può impo- stare un’espressione di con- trollo personalizzata. Facciamo un esempio. Se nella cella pos- sono essere inseriti solo valori minori di quelli contenuti, po- niamo, nella posizione A1, allo- ra digiteremo nella casella l’e- spressione PC Open Gennaio 2004148 open action guida Controlli e scelte guidate La procedura per creare un elenco specifico dal quale recuperare dati distinti e definiti In alcuni casi gli inserimentida effettuare sono ben preci-si, e circoscritti a determina- te informazioni. Questo accade ad esempio quando si deve procedere all’inserimento del nome di un cliente, di un pro- dotto, di un’aliquota fiscale, e così via. Per facilitare l’input, allora, è possibile presentare l’elenco di quelli previsti, dopodiché sarà sufficiente fare clic sulla voce desiderata per acquisirla. Il vantaggio è duplice. Infatti, non solo si evita di digitarla, ma si è anche certi di non commettere errori, a patto, ov- viamente, di aver compilato correttamente l’elenco da uti- lizzare. Innanzitutto, in una qualsiasi zona del foglio di la- voro inserire le voci che devo- no figurare nell’elenco. Evi- denziare la cella di input, apri- re il menu Dati, e optare per Convalida. Impostare il controllo Nella maschera che si apre accedere all’elenco associato alla casella Consenti, selezio- nare Elenco, e spuntare i checkbox Ignora celle vuote e Elenco nella cella. L’ultima spunta, in particolare, deter- mina la visualizzazione di un pulsantino a fianco della cella di input, premendo il quale vie- ne aperto l’elenco di scelta gui- data. Nella casella dedicata, invece digitare le coordinate della zona che ospita l’elenco dei valori consentiti. Nelle al- tre due schede si possono im- postare eventuali messaggi di errore o di aiuto. Premere OK per confermare impostazioni. A questo punto, se si inserisce un dato tramite l’elenco non accade nulla, ma se un input manuale è diverso da quelli previsti viene segna- lato l’errore. � 2 � Impostare il controllo Selezionare come al solito la cella nella quale deve avere luogo l’inserimento, aprire il menu Dati, e optare per Convalida. Nella maschera che si apre accedere all’elenco associato alla casella Consenti, selezionare Elenco, e spuntare i checkbox Ignora celle vuote e Elenco nella cella. L’ultima spunta, in particolare, determina la visualizzazione di un pulsantino a fianco della cella di input, premendo il quale viene aperto l’elenco di scelta guidata. � La posizione dell’elenco Nella casella Origine digitare le coordinate della zona che ospita l’elenco dei valori consentiti. Nelle altre due schede si possono impostare eventuali messaggi di errore o di aiuto. Premere OK per consolidare le impostazioni. A questo punto, se si inserisce un dato tramite l’elenco non accade nulla, ma se un input manuale è diverso da quelli previsti viene segnalato l’errore. In luogo delle coordinate della zona in cui si trova l’elenco, si può specificare il nome che le è stato eventualmente assegnato. � Per avere aiuto Chi vuole saperne di più sulle procedure per la gestione degli elenchi, e su quelle di impostazione dei controlli in genere, può consultare la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare la chiave Convalida dei dati. Fra gli argomenti che vengono individuati si consiglia, in particolare, di consultare i seguenti: Specificare le immissioni di cella valide, Determinare le immissioni di cella utilizzando una formula, e Risolvere i problemi relativi alla convalida. � Impostare l’elenco Quando si deve procedere all’inserimento del nome di un cliente, di un prodotto, di un’aliquota fiscale, e così via, è possibile presentare l’elenco degli input previsti, dopodiché sarà sufficiente fare clic sulla voce desiderata per acquisirla. Tale elenco dovrà essere creato in una qualsiasi zona del foglio di lavoro, le cui coordinate (o il nome che le viene eventualmente assegnato), verranno dichiarate nel corso della procedura. L’elenco degli input previsti 28/188 PC Open Gennaio 2004149 open action guida La formattazione condizionale Come impostare il formato di una cella in base ai dati in essa contenuti Grazie alla formattazionecondizionale si può im-partire automaticamente ad una cella un particolare for- mato, semplicemente basan- dosi sui dati che la cella stessa contiene. È così possibile im- postare una sorta di controllo visivo. Per esempio, possiamo richiedere che lo sfondo della cella si colori di una determi- nata tonalità se vi si inserisco- no dati che ottemperano a cer- te condizioni. Ecco come operare per otte- nere sfondi rispettivamente rossi, blu, e verdi, a seconda che i dati che si inseriscono nella cella siano compresi fra 1 e 100, 101 e 200, o 201 e 300, li- miti inclusi. Selezionare la cel- la da controllare, aprire il me- nu Formato, e optare per la vo- ce Formattazione condiziona- le. Si accede così ad un box ar- ticolato in quattro caselle. Nel- la prima casella è presente la condizione default (il valore della cella è). Lanciare la procedura Scegliere nell’elenco a di- scesa associato alla seconda casella l’operatore di confron- to per il primo controllo (Tra), e digitare nelle due caselle a fianco il limite inferiore e su- periore del primo intervallo di controllo (0 e 100). Successivamente, fare clic sul pulsante Formato, nella maschera che viene visualiz- zata accedere alla scheda Mo- tivo, e selezionare nella paletta cromatica lo sfondo da asse- gnare alla cella se il valore in essa inserito cade nell’inter- vallo stabilito. Premere il pul- sante Aggiungi per visualizzare un’appendice del box, dove con le stesse procedure si im- postano le condizioni del se- condo controllo. Premere an- cora Aggiungi per aprire una nuova appendice e definire il terzo controllo. � 3 � Definire il controllo Fare clic sul pulsante Formato, nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Motivo, e selezionare nella paletta cromatica lo sfondo da assegnare alla cella se il valore in essa inserito cade nell’intervallo stabilito. Ovviamente, oltre allo sfondo della cella, possono essere impostate contemporaneamente anche altre formattazioni. In tal caso avvalersi delle opzioni gestite dalle altre schede della maschera. � Controlli aggiuntivi Premere il pulsante Aggiungi per visualizzare un’appendice del box, dove con le stesse procedure si impostano le condizioni del secondo controllo. Premere ancora Aggiungi per aprire una nuova appendice e definire il terzo controllo. A questo punto, fare clic sul pulsante OK in calce alla maschera per rendere definitive le impostazioni. Da questo momento, a seconda di quanto viene inserito nella cella, lo sfondo di quest’ultima assumerà la colorazione impostata. � Per avere aiuto La funzione di formattazione condizionale è ricca di opzioni che vale la pena di conoscere per immaginarne nuove applicazioni. Suggeriamo pertanto di consultare in proposito la guida in linea. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare Formattazione condizionale. Fra gli elementi che vengono individuati consultare i seguenti: Applicare formati condizionali alle celle, e Modificare, aggiungere, o rimuovere i formati condizionali. � Lanciare la procedura Selezionare la cella da controllare, aprire il menu Formato, e optare per la voce Formattazione condizionale. Si accede così ad un box articolato in quattro caselle. Nella prima casella è presente la condizione default (Il valore della cella è). Scegliere nell’elenco a discesa associato alla seconda casella l’operatore di confronto per il primo controllo (Tra), e digitare nelle due caselle a fianco il limite inferiore e superiore del primo intervallo di controllo (1 e 100). Definire controlli e formati 29/188 PC Open Gennaio 2004150 open action guida Controllare utilizzando le macro Quando l’inserimento di un dato avviene tramite una macro bisogna sviluppare un opportuno codice Se si vogliono automatizza-re le operazioni di inseri-mento dati bisogna ricor- rere a macro personalizzate. In questo capitolo vedremo co- me gestire gli input tramite un piccolo programma che visua- lizza un box in cui si inserisce il dato da trasferire in una cer- ta posizione. Per semplicità ci occuperemo di un solo input ma la macro può gestirne un numero indefinito. Basta inse- rirvi dei passi aggiuntivi. La macro, una volta sviluppata, potrà essere associata ad un pulsante, oppure può essere richiamata direttamente da ta- stiera. Nel nostro esempio ci ri- feriremo ad un input gestito tramite il box che viene visua- lizzato dal macrocomando In- putBox. La prima parte della macro prevede che venga crea- ta una variabile in cui viene re- gistrato il dato che verrà inse- rito nel box, mentre la seconda si occupa della visualizzazione del box e del trasferimento del dato. In pratica, bisogna inse- rire fra le due sezioni i passi necessari per l’esecuzione dei controlli, e prevedere l’arresto della macro in caso di input non accettabili. Questa volta non potremo affidarci al regi- stratore delle macro (se non solo in parte), e dovremo svi- luppare il programma scriven- done direttamente i vari passi. Basta creare una macro vuota, dopodiché si inseriscono al suo interno le varie istruzioni. Ma ecco come procedere per creare una macro che visualiz- za un messaggio di richiesta dati, li registra in una variabile, e poi li trasferisce in una cella del foglio di lavoro. Aprire il menu Strumenti, se- lezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu op- 4 Definire le variabili e acquisire i dati � Denominare la macro Digitarne il nome nella casella dedicata (non sono ammessi spazi), quindi premere il pulsante OK. Se la macro non verrà lanciata da un pulsante inserire nella casella Scelta rapida da tastiera la lettera per formare automaticamente la sequenza di controllo che consente di lanciarla manualmente, per esempio, Maiusc+Control+Z. � Arresto immediato della registrazione Premere il pulsante OK per consolidare le definizioni operate. Contestualmente alla chiusura della maschera viene visualizzata la minibarra che pilota il registratore, nella quale si fa subito clic sull’icona con sopra il quadratino. Si determina così l’arresto immediato della registrazione con la conseguente creazione, però, di una macro vuota. Abbiamo così a disposizione il contenitore con cui operare. � Accedere alla macro Ecco come visualizzare la macro vuota che abbiamo appena creato. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e poi ancora Macro nel sottomenu. Si accede così ad una maschera in cui figura il nome della macro vuota. Selezionarlo, se già non lo fosse, e premere il pulsante Modifica per accedere all’Editor del Visual Basic nel quale ne viene mostrato il listato. La maschera consente anche di gestire particolari operazioni che coinvolgono le macro (Esecuzione, Eliminazione, e così via) � La macro vuota Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. In alternativa, nella barra degli strumenti del Visual Basic (Visualizza/Barre strumenti/Visual Basic) fare clic sull’icona che reca sopra impresso un circoletto. Così facendo si attiva la procedura di registrazione, e viene contestualmente visualizzata la maschera per la denominazione della macro che intendiamo sviluppare. 30/188 PC Open Gennaio 2004151 open action guida tare per Registra nuova macro. Così facendo si attiva la proce- dura di registrazione, e viene contestualmente visualizzata la maschera per la denomina- zione della macro. Digitarne il nome nella casella dedicata (per esempio, Inserimento), quindi premere il pulsante OK. In questa sede si può definire la sequenza di controllo che consente di lanciarla manual- mente dalla tastiera. Conte- stualmente alla chiusura della maschera, viene visualizzata la minibarra che pilota il regi- stratore, nella quale si fa subi- to clic sull’icona con sopra il quadratino. Si determina così l’arresto immediato della regi- strazione con la conseguente creazione, però, di una macro vuota. A questo punto, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e poi ancora Macro nel sottomenu. Si accede così ad una maschera in cui figura il nome della macro vuota che abbiamo appena creato. Sele- zionarlo, se già non lo fosse, e premere il pulsante Modifica per accedere all’Editor del Vi- sual Basic, nel quale viene mo- strato il codice della macro, in cui inseriremo le opportune istruzioni. Prima però, convie- ne eliminare tutto quanto si trova fra l’istruzione iniziale e quella finale. Creare la variabile La prima cosa da fare è crea- re la variabile in cui saranno registrati i dati inseriti. Utiliz- zeremo per questo l’istruzione Dim seguita dal nome che vo- gliamo assegnare alla variabile stessa. A tale nome (per esem- pio, Dati) si farà riferimento per eseguire i controlli. Digita- re sotto la prima istruzione del codice il passo Dim Dati, do- podiché inserire la seconda istruzione che, nella fattispe- cie, è la seguente: Dati = Input- Box(“Dichiarare il valore da in- serire”). Tale istruzione visua- lizza un box di dialogo con una casella di testo e due pulsanti (Annulla e OK), inoltre, esibi- sce il messaggio personalizza- to che è stato scritto fra virgo- lette. Inserendo il dato, questo viene registrato nella variabile. A questo punto non ci resta che prevedere l’istruzione per trasferirlo nella cella desidera- ta, che nel nostro caso è la se- guente: Range(“G7”) = Dati. In altre parole, si pone il conte- nuto della cella uguale alla va- riabile, e il gioco è fatto. Manca però il controllo del dato, che viene demandato ad alcune semplici istruzioni che svilup- peremo nel prossimo capitolo della presente dispensa. In pratica, si tratta di impostare un controllo condizionale, che in caso di input non accettabi- li arresti la macro e visualizzi un messaggio di errore. Se il dato è corretto, invece, viene inserito dove previsto. � � Il box di dialogo Ecco come si presenta il box che gestisce l’inserimento dei dati. In particolare, si noti la presenza della casella di input, e dei due pulsanti Annulla e OK. Il messaggio che vi compare è quello personalizzato che si pone fra virgolette come argomento della istruzione InputBox. Inserito il dato nella casella, facendo clic sul pulsante OK se ne determina il trasferimento nella cella di destinazione. In pratica, non essendo ancora stato sviluppato il controllo, viene accettato qualsiasi dato. � La macro di controllo Il nostro codice non prevede ancora il controllo del dato inserito, che viene demandato ad un insieme di istruzioni che svilupperemo nel prossimo capitolo della presente dispensa. Il controllo sarà affidato ad un ciclo If Then. Per saperne di più su questi macrocomandi si consiglia di consultare la guida in linea del Visual basic. Accedervi dall’ambiente Editor e ricercare la chiave Istruzione If. Consultare l’argomento Istruzione If…Then…Else. � Associare la macro a un pulsante Nella barra strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra il martello e la chiave inglese. Nel pannello che si apre fare clic sul simbolo del pulsante. Disegnarlo, farvi sopra clic destro, e selezionare Visualizza codice nel menu contestuale al clic. All’interno del codice del pulsante digitare il nome che abbiamo assegnato alla macro. Disattivare l’icona con sopra impresse squadra e matita per rendere operativo il pulsante. � Il codice della macro Eliminare i passi interni della macro vuota. Digitare sotto la prima istruzione del codice il passo Dim Dati, dopodiché inserire la seconda istruzione, che nella fattispecie è la seguente: Dati = InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”). Tale istruzione visualizza il box di dialogo che gestisce l’inserimento dei dati. A questo punto non ci resta che prevedere l’istruzione per trasferirli nella cella desiderata, che è : Range(“G7”) = Dati. Inserire anche l’istruzione Range(“A1”).Select per portare, successivamente all’inserimento del dato, il cursore in A1. 31/188 PC Open Gennaio 2004152 open action guida Sviluppare la macro di controllo I dati registrati nella variabile vengono controllati da una macro che gestisce di conseguenza le azioni da eseguire Icontrolli si impostano utiliz-zando l’istruzione If - Then(Se - allora) che verifica l’at- tendibilità di quanto registrato nella variabile e determina di conseguenza il lancio di alcune azioni. Se il dato è corretto vie- ne inserito nella cella. In caso contrario viene attivata l’istru- zione End che interrompe la macro, ed eventualmente esi- bito un messaggio di errore. L’insieme delle istruzioni può essere inglobato nella macro che abbiamo appena sviluppa- to. In pratica bisogna imposta- re un controllo condizionale che entra in gioco solo se il da- to non è accettabile, mentre viene ignorato se l’input è cor- retto. Vediamo come operare per accettare, per esempio, so- lo input rappresentati da valo- ri numerici diversi da 10. Impostare la macro Accedere al codice della ma- cro Inserimento, e subito dopo l’istruzione Dati = Input- Box(“Dichiarare il valore da in- serire”) digitare il passo: If Da- ti 10 Then, facendolo seguire dalle istruzioni MsgBox (“Valo- re non accettabile. Riprovare”), Range(“A1”). Select, End, che verranno eseguite solo se il controllo condizionale If è ve- rificato. Il nostro programmino si conclude con l’istruzione End If che chiude in ogni caso il ciclo di controllo. Registrata la variabile, viene attivato il ciclo di controllo, ed eseguito il primo passo che ve- rifica l’input. Se questo non è valido si passa alle istruzioni che visualizzano il messaggio di errore e concludono la ma- cro. Se, invece, il dato è accet- tabile si salta direttamente al- l’istruzione che lo trasferisce nella cella G7. � 5 � Inserimento del ciclo Accedere al codice della macro Inserimento, e subito dopo l’istruzione Dati = InputBox(“Dichiarare il valore da inserire”) digitare il passo: If Dati 10 Then, facendolo seguire dalle istruzioni MsgBox (“Valore non accettabile. Riprovare”), Range(“A1”).Select, e End. Questi tre passi verranno eseguiti solo se il controllo precedente è verificato. Il codice inserito termina con l’istruzione End If che chiude in ogni caso il ciclo di controllo. Se il dato è accettabile viene direttamente inserito nella cella G7. � Conferma dell’input Si può anche prevedere la visualizzazione di un messaggio che confermi l’accettabilità del dato. Anche in questo caso la sua apertura è affidata all’istruzione MsgBox, da inserire subito dopo il passo che inserisce i dati in G7. Il testo del messaggio deve essere posto in argomento al comando MsgBox, scrivendolo fra virgolette. Premendo OK il box scompare, e la macro si conclude con il posizionamento del cursore in A1. � Gestire i messaggi I messaggi che vengono visualizzati nel corso dell’esecuzione della macro sono gestiti dalle istruzioni InputBox e MsgBox, e possono essere opportunamente personalizzati impostando numerosi parametri di lavoro. Per saperne di più sul loro utilizzo pratico si suggerisce di documentarsi accedendo alla guida in linea del Visual Basic. Accedere all’Editor (Alt+F11), aprire la guida, e digitare nella casella di ricerca libera le chiavi: InputBox e MsgBox. � Le istruzioni If-Then I controlli si impostano utilizzando un ciclo If - Then (Se - allora) che verifica l’attendibilità di quanto registrato nella variabile e determina di conseguenza il lancio di alcune azioni. Se il dato è corretto viene inserito nella cella. In caso contrario viene attivata l’istruzione End che interrompe la macro, ed eventualmente esibito un messaggio di errore. L’insieme delle istruzioni deve essere inglobato nella macro che abbiamo appena sviluppato. Il ciclo di controllo 32/188 PC Open Gennaio 2004153 open action guida Un modello a vostra disposizione Vi spieghiamo come utilizzare il foglio elettronico allegato alla dispensa e come apportare eventuali modifiche Il foglio Convalida esemplifical’utilizzo della omonima pro-cedura che opera nell’ambi- to del menu Dati. Facendo clic sulla cella D5 viene visualizza- to un messaggio popup che fornisce informazioni sull’in- put. Se si inserisce un dato non accettabile viene visualiz- zato un messaggio di errore. Se nel corrispondente box si preme il pulsante Sì, l’input può essere comunque accetta- to. Per modificare il controllo, evidenziare la cella D5, e rilan- ciare la procedura Convalida. Se nel foglio Scelte guidate si fa clic sul pulsantino accanto alla cella di input, viene aperto un elenco in cui si può selezionare il dato desiderato fra quelli ac- cettabili. Input manuali non corretti verranno segnalati da un messaggio. Se si aggiungo- no nuovi nomi all’elenco biso- gna rilanciare la procedura Convalida, e specificare la nuo- va zona dati. E veniamo ai con- trolli condizionali. In questo caso, inserendo un dato nella cella E7, il suo sfon- do si colora a seconda del tipo di input operato. Per apportare modiche ai controlli da esegui- re, selezionare la cella, aprire il menu Formato, optare per For- mattazione condizionale, e ri- petere la procedura di asse- gnazione prevedendo le oppor- tune modifiche. Infine, se nel fo- glio Controlli macro si preme il pulsante dedicato viene aperto il box di input. Inserendo il da- to nella casella viene eseguito il controllo. In caso di accetta- zione o rifiuto viene comunque esibito un messaggio. Per modificare il testo dei messaggi cambiare quelli con- tenuti fra virgolette, che si tro- vano in argomento alle funzioni InputBox e MsgBox. � 6 � Scelte guidate Se nel foglio Scelte guidate si fa clic sul pulsantino della cella di input, viene aperto un elenco in cui si può selezionare il dato desiderato fra quelli accettabili. Input manuali non corretti verranno segnalati da un messaggio. Se si aggiungono nuovi nomi all’elenco bisogna rilanciare la procedura Convalida e specificare la nuova zona dati, che può essere dichiarata tramite un eventuale nome assegnato alla zona stessa. � Controlli condizionali In questo caso, inserendo un dato nella cella E7, il suo sfondo si colora a seconda del tipo di input operato. Per apportare modiche ai controlli da eseguire, selezionare la cella, aprire il menu Formato, optare per Formattazione condizionale, e ripetere la procedura di assegnazione prevedendo le opportune modifiche. È prevista l’impostazione di un massimo di tre controlli. Per quanto riguarda i formati, se ne possono assegnare più d’uno per ogni controllo. � Controlli macro Se si fa clic sul pulsante Premere per inserire i dati viene aperto il box di input. Premere OK per consolidare l’inserimento, o Annulla per uscire dalla procedura. A inserimento avvenuto viene eseguito il controllo del dato. In caso di accettazione o rifiuto viene comunque esibito un messaggio. Per modificare il testo dei messaggi bisogna intervenire su quelli fra virgolette, che si trovano in argomento alle funzioni InputBox e MsgBox. � Convalida Il foglio Convalida esemplifica l’utilizzo della omonima procedura che opera nell’ambito del menu Dati. Facendo clic sulla cella D5 viene visualizzato un messaggio popup che dà informazioni sull’input. Se si inserisce un dato non accettabile viene esibito un messaggio di errore. Se in questo box si preme il pulsante Sì, l’input può essere comunque accettato. Per modificare il controllo, evidenziare la cella D5, e rilanciare la procedura Convalida. Le diverse sezioni Sul CDGuida di PC Open 33/188 PC Open Dicembre 2003149 open action guida In ambiente Excel, l’interro-gazione di un database ta-bellare prevede l’imposta- zione di particolari filtri in ba- se ai quali vengono isolati i re- cord. La corrispondente pro- cedura richiede che si specifi- chi la zona occupata dall’ar- chivio in cui condurre le ri- cerche, quella in cui sono ospitati i vincoli di filtro, e la zona nella quale devono esse- re visualizzati i risultati della ricerca. Tutte queste operazioni si prestano molto bene ad esse- re automatizzate tramite una macro, consentendo così di eseguire rapidamente una ri- cerca senza dover necessaria- mente operare manualmente. In pratica, tutto si riduce a di- chiarare di volta in volta i vin- coli di interrogazione (tramite un opportuno box di dialogo). Al resto ci penserà la macro. Insomma, basta un clic su un pulsante per aprire la ma- schera di interrogazione, e una volta definito cosa cerca- re, con un altro clic si otten- gono i risultati. Il modello al- legato alla presente dispensa, che trovate sul CD Guida (Ar- chiviazione dati 2), rappresen- ta l’estensione di quello rila- sciato lo scorso mese per la creazione automatica di un ar- chivio tabellare, e prevede, per l’appunto, l’implementa- zione di un modulo dedicato all’esecuzione delle ricerche. Chi volesse utilizzare subito l’applicazione, passi diretta- mente al capitolo quarto. � Alberto Nosotti Excel: interrogare un archivio tabellare tramite un box di dialogoNella precedentedispensa abbiamo visto come utilizzare un box di dialogo per creare un archivio tabellare. Proseguiamo la lezione usando la stessa interfaccia per eseguire una ricerca Per saperne di più Chi volesse documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglio-agosto 2000) di PC Open. Inoltre, leggere la dispensa Creare un archivio tabellare pubblicata nello scorso numero. Interrogazione di un archivio - La procedura p. 150 - I criteri di ricerca p. 150 Impostazione dei criteri - Creazione del box di dialogo p. 152 - Definizione delle proprietà p. 152 Automatizzare la ricerca - Registrare la procedura p. 154 - Sviluppare la macro p. 154 Il modello - Come utilizzarlo p. 156 - I caratteri jolly p. 156 4 3 2 1 34/188 PC Open Dicembre 2003150 open action guida Interrogazione di un archivio Per eseguire una ricerca in un archivio tabellare, Excel prevede una speciale procedura guidata In questa sede analizzeremola procedura per l’interroga-zione di un archivio tabella- re, facendo riferimento al data base Fatture registrato nel mo- dello che accompagna la pre- sente dispensa. Tale analisi ci sarà utile al fine di mettere a punto le strategie per proce- dere all’automatizzazione di una ricerca. In pratica, la sud- detta procedura si basa sulla dichiarazione delle zone che contengono rispettivamente l’archivio (dati e nomi campo compresi), e i criteri di ricerca, nonché quella destinata ai ri- sultati. Più avanti, vedremo co- me si opera per estrarre dal- l’archivio di lavoro tutti i re- cord che soddisfano determi- nate condizioni, ma prima bi- sogna impostare le zone dei criteri e dei risultati che, come abbiamo appena detto, devo- no essere dichiarate nel corso dell’interrogazione unitamen- te a quella che ospita l’archivio (attualmente già esistente e denominata Archivio_tabella- re). La zona criteri Si articola in due righe: alla corrispondente area (AL10: AP11) viene assegnato il nome Zona_criteri (attenti all’under- score). La prima riga contiene i nomi dei campi dell’archivio, mentre nella seconda si inseri- scono le chiavi di ricerca. De- nominare le celle della seconda riga rispettivamente Nr1, Da- ta1, Cliente1, Imponibile1, e Pa- gato1. Denominare Riga_criteri l’intera riga. Se sotto il campo Cliente si digita Rossi, verranno estratti dal data base tutti i re- cord che si riferiscono a tale nominativo. Le ricerche posso- no essere ancora più mirate. Se si coinvolge anche la cella AP11 sottostante il campo Pagato, e vi si digita No, viene condotta 1 Impostare le zone, eseguire la ricerca � La zona dei criteri Si articola in due righe. La prima contiene i nomi dei campi dell’archivio, nella seconda si inseriscono le chiavi di ricerca. Se sotto il campo si digita Rossi Arturo, verranno estratti dal data base tutti i record che si riferiscono a tale cliente. Le ricerche possono essere ancora più mirate. Se nella cella AP11 sottostante il campo Pagato si digita No, viene condotta una ricerca in And, vale a dire che saranno individuate solo le registrazioni relative alle fatture emesse verso Rossi, ma che non sono state pagate. � La zona dei risultati Individua la posizione del foglio di lavoro in cui sono visualizzati di volta in volta i risultati delle ricerche condotte. Nel nostro caso si identifica con la sola riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai nomi dei campi dell’archivio. In loro corrispondenza, nelle celle sottostanti, vengono elencate le registrazioni individuate nel corso della ricerca. La suddetta riga viene denominata Zona_risultati. Si noti che quando viene condotta una nuova interrogazione, i risultati di quella precedente vengono cancellati automaticamente. � La procedura di interrogazione Per eseguire una ricerca nell’archivio bisogna prima impostare le zone criteri e risultati, e immettere nella prima gli opportuni vincoli di interrogazione. Per esempio, se si vogliono estrarre i riferimenti a tutte le fatture inevase, inserire nella cella AP11, sottostante il campo Pagato della zona criteri, il vincolo No. A questo punto aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Si determina così l’apertura del box per l’impostazione della ricerca. � L’archivio di lavoro Il data base tabellare sul quale verranno condotte le ricerche. La corrispondente zona (dati e nome campo) è individuata dalle coordinate E10:I100, ed è stata denominata Archivio_tabellare. Si noti che trattandosi di un nome composto è stato utilizzato l’underscore. A questo nome si farà riferimento nella maschera che gestisce l’impostazione dei parametri di ricerca. Nella maschera devono essere citate anche la zona dei criteri e quella destinata ad ospitare i risultati. 35/188 PC Open Dicembre 2003151 open action guida una ricerca in And, vale a dire che saranno individuate solo le registrazioni relative alle fattu- re emesse verso Rossi, ma che non sono state pagate. Insom- ma, impostando opportuna- mente la zona dei criteri si pos- sono condurre ricerche anche piuttosto sofisticate. Ovvia- mente, se si esegue una inter- rogazione secondo la procedu- ra tradizionale, i vari criteri de- vono essere inseriti manual- mente nelle opportune celle, ma nel nostro caso tale inseri- mento è mediato da un box di dialogo. Diventa così possibile eseguire l’interrogazione diret- tamene dall’ambiente archivio, richiamando semplicemente la maschera per la dichiarazione delle chiavi di ricerca. I dati in- seriti nelle caselle del box sa- ranno trasferiti automatica- mente nelle corrispondenti cel- le della zona criteri, e in base a queste impostazioni verrà con- dotta l’interrogazione. La zona risultati Individua la posizione del fo- glio di lavoro in cui sono vi- sualizzati di volta in volta i ri- sultati delle ricerche condotte. Nel nostro caso si identifica con la sola riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai nomi dei campi dell’archivio. In loro corrispondenza, nelle celle sottostanti, vengono elencate le registrazioni individuate. La denomineremo Zona_Risultati. La procedura A questo punto, possiamo finalmente lanciare una ricer- ca. Immaginiamo di voler estrarre dall’archivio tutti i re- cord che si riferiscono al clien- te Verdi Giovanni. Inserire tale chiave nella cella AN11 della zona criteri, aprire il menu Da- ti, e selezionare la voce Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro avanzato. Si accede così alla maschera che gestisce l’impostazione dei pa- rametri di interrogazione. In- nanzitutto, spuntare il bottone Copia i dati in un’altra posizio- ne. Nelle tre caselle della ma- schera inserire rispettivamen- te i nomi che sono stati asse- gnati alla zona dell’archivio (Ar- chivio_tabellare), dei criteri (Zona_criteri), e dei risultati (Zona_risultati). A questo pun- to premere il pulsante OK per lanciare la ricerca. Se abbiamo operato correttamente, nella zona dei risultati verranno vi- sualizzate tutte le fatture che si riferiscono al cliente Verdi. Si noti che per specificare un cri- terio di ricerca è possibile av- valersi anche delle wildcard (o caratteri jolly). In tal caso, un asterisco equivale ad una qual- siasi sequenza di caratteri, mentre un punto interrogativo ne rimpiazza uno solo. Pertan- to, il cliente Verdi Giovanni sarà individuato anche dai criteri V*, *rd*, V??di*, e così via. � � I risultati Se abbiamo operato correttamene, i risultati dell’interrogazione condotta vengono visualizzati nella zona che è stata loro dedicata. In particolare sotto la riga Z10:AD10 che ospita i riferimenti ai campi in cui si articola l’archivio. Si noti che i record individuati in ogni ricerca vanno a sostituire quelli relativi all’interrogazione precedente. In figura sono mostrati i risultati di una ricerca intesa ad individuare le fatture che si riferiscono a quelle di importo superiore a 2.500 euro. � Ricerche mirate Come si è detto, è possibile condurre interrogazioni isolando i record che corrispondono contemporaneamente a più criteri. In pratica, si tratta di condurre una interrogazione che viene definita dagli addetti ai lavori ricerca in And. Per esempio, possono essere individuate le registrazioni che corrispondono ad un certo cliente ma si riferiscono solo alle fatture non pagate. In tal caso bisogna inserire rispettivamente nelle celle AN11 e AP11 della zona criteri, il nome del cliente e la stringa No. � Per saperne di più Per documentarsi più ampiamente sulle procedure per l’impostazione dei filtri avanzati conviene consultare le corrispondenti pagine della guida in linea di Excel. Aprirla, quindi accedere alla scheda di ricerca libera. Nella casella dedicata inserire la chiave Filtro avanzato, poi premere il pulsante Cerca. Vengo individuati tre argomenti, e precisamente: Filtrare un elenco utilizzando criteri avanzati, Tipi di criteri di confronto, Esempi di criteri di filtrazione avanzati. � Impostare ed eseguire la ricerca La maschera che gestisce l’impostazione dei parametri della ricerca. Innanzitutto, spuntare il bottone Copia i dati in un’altra posizione. Infatti, i risultati devono essere visualizzati nella zona dedicata che abbiamo appena impostato. Nelle tre caselle della maschera inserire rispettivamente i nomi che sono stati assegnati alla zona dell’archivio (Archivio_tabellare), dei criteri (Zona_criteri), e dei risultati (Zona_risultati). A questo punto premere il pulsante OK per lanciare la ricerca. 36/188 PC Open Dicembre 2003152 open action guida Definizione automatica dei criteri In questo capitolo vi spieghiamo come creare il box di dialogo per impostare la zona criteri L’analisi della proceduradi interrogazione ci sug-gerisce le possibili stra- tegie per condurre automati- camente l’interrogazione del- l’archivio. In pratica, tramite un box di dialogo si inserisco- no le chiavi di ricerca nelle op- portune celle della zona crite- ri, quindi, con la mediazione di una macro registrata, si esegue l’interrogazione. La macro si concluderà con una istruzione che porta diret- tamente il cursore sulla zona dei risultati. Il box di dialogo viene aperto premendo un pul- sante (Esegui ricerca), mentre la macro viene lanciata conte- stualmente alla chiusura del box, facendo clic sul pulsante Trova in essa ospitato. Il no- stro box deve prevedere, ov- viamente, le stesse caselle di testo in cui si articola quello per l’inserimento dei dati. La differenza sta nel fatto che le celle di controllo ad esse asso- ciate (le famose ControlSour- ce) sono diverse. Infatti, in questo caso, identificano le corrispondenti posizioni della zona dei criteri. Insomma, il dato inserito nella casella Nu- mero fattura verrà trasferito automaticamente nella cella AL11, quello digitato nella ca- sella Cliente andrà a posizio- narsi nella cella AN11, e così via. E ancora, dal momento che ogni ricerca prevede chia- vi diverse è opportuno inserire nel codice di apertura del box le istruzioni che procedano di volta in volta alla cancellazio- ne di tutti i dati contenuti nella zona criteri. L’intero codice, comprensi- vo di tali istruzioni e di quelle per l’apertura del box, verrà associato alla pressione del pulsante Esegui ricerca, da creare a fianco dell’archivio dati. Il fatto che i box di input e 2 La procedura nel dettaglio � Clonazione del box Premere contemporaneamente i tasti Alt e F11 per accedere all’Editor del Visual Basic. In questo ambiente, nella finestra di sinistra, fare doppio clic sulla voce Form, e poi su Userform1, per aprire nella finestra di sinistra il box per l’inserimento dei dati. Farvi sopra clic destro, e nel menu visualizzato optare per la voce Seleziona tutto. Così facendo si determina l’evidenziazione di tutti gli elementi in cui si articola il box di dialogo. A questo punto, aprire il menu Modifica e attivare la voce Copia. � Copiare caselle e pulsanti Aprire il menu Inserisci, e selezionare UserForm per aprire il riquadro di base del nuovo dialog box (o userform, a seconda di come lo si vuole chiamare). Ridimensionarlo con il mouse per renderlo uguale a quello di cui abbiamo replicato gli elementi, farvi sopra clic destro, e scegliere Incolla nel menu che viene visualizzato. Le caselle e i pulsanti copiati vengono così trasferiti nel nuovo box. � Modifica delle “ControlSource” Le ControlSource delle caselle del box devono essere opportunamente modificate. Fare clic destro sulla casella Numero fattura, accedere alla corrispondente casella delle proprietà, e modificare la cella ControlSource da NR a NR1. Così facendo, il dato inserito in tale casella verrà trasferito nella opportuna cella della zona criteri, cui per l’appunto, è stato assegnato il nome NR1. Operare in modo analogo per modificare le ControlSource delle altre caselle. � Inserimento dei criteri L’analisi della procedura di interrogazione ci suggerisce le possibili strategie per condurre automaticamente l’interrogazione dell’archivio. In pratica, tramite un box di dialogo si inseriscono le chiavi di ricerca nelle opportune celle della zona criteri, quindi, con la mediazione di una macro registrata, si dà il via all’interrogazione. La macro si concluderà con una istruzione che porta direttamente il cursore sulla zona dei risultati. 37/188 PC Open Dicembre 2003153 open action guida di ricerca siano sostanzial- mente uguali dal punto di vista strutturale, facilita le cose. In- fatti, anziché realizzarne uno ex novo, possiamo copiare quello creato per l’inserimento dei dati, ed apportare gli op- portuni ritocchi. Copiare il box Premere contemporanea- mente i tasti Alt e F11 per ac- cedere all’Editor del Visual Ba- sic. In questo ambiente, nella finestra di sinistra, fare doppio clic sulla voce Form, e poi su Userform1. Si apre così, nella fi- nestra di sinistra, il box per l’inserimento dei dati. Fare clic destro, e nel menu visualizzato contestualmente al clic optare per la voce Seleziona tutto. In questo modo si determina l’e- videnziazione di tutti gli ele- menti in cui si articola il box di dialogo. A questo punto, aprire il menu Modifica e attivare la voce Copia. Successivamente, aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce UserForm per aprire il ri- quadro di base del nuovo dia- log box (o userform, a seconda di come lo si vuole chiamare). Ridimensionarlo con il mouse per renderlo uguale a quello di cui abbiamo replicato gli ele- menti, farvi sopra clic destro, e scegliere Incolla nel menu che viene visualizzato. Le ca- selle e i pulsanti appena co- piati vengo così trasferiti nel nuovo box. ControlSource e pulsanti Fare clic destro all’interno del box, e selezionare la voce Proprietà per accedere alla omonima maschera. Nella cel- la accanto alla voce Caption di- gitare il nuovo titolo del box: Criteri di ricerca. Fare clic de- stro sulla casella Numero fattu- ra, accedere alla corrispon- dente casella delle proprietà, e modificare la cella ControlSour- ce da NR a NR1. Così facendo, il dato inserito in tale casella verrà trasferito nella cella AL11 della zona criteri, che co- me ricorderete è stata denomi- nata NR1. Operare in modo analogo per modificare le ControlSour- ce delle altre caselle. Per quan- to riguarda i pulsanti, invece, fare clic destro su quello An- nulla, e selezionare la voce Vi- sualizza codice. Inserire all’in- terno del codice l’istruzione Unload Me, che determina la chiusura del box nel caso si vo- lesse interrompere la ricerca. Il pulsante Registra Relativamente al pulsante Registra, invece, accedere alla sua maschera delle proprietà, e nella cella Caption digitare la nuova etichetta Trova. Nel suo codice, invece, dob- biamo inserire i passi che provvedono a chiudere il dial- log box e a eseguire l’interro- gazione. � � Il pulsante “Registra” In questo caso l’etichetta del pulsante deve essere modificata da Registra a Trova. Fare clic destro sul pulsante, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic per accedere alla omonima maschera. Nella cella accanto alla voce Caption digitare la nuova etichetta: Trova. Per quanto riguarda il nuovo codice, invece, lo inseriremo dopo aver registrato la macro di interrogazione. Ce ne occuperemo nel prossimo capitolo. � Apertura del box L’apertura del box è associata alla pressione del pulsante Esegui ricerca. Nella barra icone del Visual Basic fare clic su quella con sopra martello e chiave inglese. Nel pannello che viene visualizzato fare clic sul simbolo del pulsante, portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzato il pulsante. Accedere alla casella delle proprietà e nella cella Caption digitarne l’etichetta: Esegui ricerca. � Il codice di apertura Al pulsante Esegui ricerca sono associate le istruzioni che cancellano i dati della zona criteri e, successivamente, aprono il box di dialogo per l’inserimento dei nuovi vincoli. Una volta disegnato il pulsante, quando è ancora evidenziato, accedere al suo codice ed inserire dopo il primo passo le seguenti istruzioni: Range(“Riga_criteri”).Select, Selection.ClearContents, Range(“A1”).Select, e UserForm2.Show. Per provare il pulsante disattivare l’icona con sopra impressi squadra e matita. � Il pulsante “Annulla” Il codice dei pulsanti non viene replicato in fase di copia. Pertanto, fare clic destro sul pulsante Annulla, e selezionare la voce Visualizza codice. Si accede così al corrispondente codice, che al momento è composto solo dall’istruzione iniziale e da quella finale. Inserire al loro interno l’istruzione Unload Me, che determina la chiusura del box nel caso si volesse interrompere la ricerca. I criteri eventualmente inseriti saranno cancellati quando si riapre il box. 38/188 PC Open Dicembre 2003154 open action guida Registrare la macro di ricerca Per automatizzare la ricerca bisogna registrare la macro di interrogazione ed associarla al pulsante “Trova” del box di dialogo Sinora ci siamo occupati diimpostare il box per la di-chiarazione dei criteri di ricerca, prevedendone l’aper- tura tramite il pulsante Esegui ricerca. Fra l’altro, nel codice di tale pulsante sono stati inseri- ti passi che provvedono a can- cellare il contenuto della zona criteri per prepararla a riceve- re quelli nuovi. La cancellazio- ne vera e propria avviene a cu- ra dei passi Range(“Riga_crite- ri”).Select, e Selection.Clear- Contents. Si noti che in argo- mento alla prima istruzione è stato messo il nome assegnato alla seconda riga della zona criteri, che viene così selezio- nata, e poi eliminata dalla se- conda istruzione. Inoltre, è sta- to impostato il codice del pul- sante Annulla per chiudere il box senza eseguire la ricerca. A questo punto non ci resta che sviluppare la macro per eseguire l’interrogazione ed as- sociarla al pulsante Trova. Registrare la procedura Portare il cursore in A1, aprire il menu Strumenti, sele- zionare Macro, e nel corrispon- dente sottomenu optare per Registra nuova macro. Asse- gnarle il nome Interrogazione, quindi premere il pulsante OK. Così facendo si attiva la fun- zionalità di registrazione. Contemporaneamente, vie- ne aperta una barretta con due icone. Faremo clic sulla secon- da quando sarà il momento di disattivare il registratore. A questo punto, si può eseguire la procedura di ricerca. Fare clic sulla cella A1, aprire il me- nu Dati, selezionare la voce Fil- tro, e nel sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che 3 La procedura di registrazione � Denominare la macro Attivando la procedura di registrazione si determina la contestuale apertura del box per la denominazione della macro che si intende registrare. Assegnarle il nome Interrogazione, quindi premere il pulsante OK. Così facendo si attiva la funzionalità di registrazione. La scorsa volta si è optato per la nomenclatura generica, perché le macro sono state poi assemblate in un unico codice. Questa volta, invece, la macro verrà utilizzata tale e quale, e anziché replicarne il codice all’interno del pulsante di lancio ne citeremo semplicemente il nome. � I comandi del registratore Contestualmente all’attivazione del registratore viene aperta una barretta con due icone. La prima consente di eseguire la registrazione nella cosiddetta modalità relativa. È quella di cui ci siamo avvalsi la scorsa volta per registrare la macro che posizionava il cursore nella corretta posizione di inserimento dei dati. La seconda icona (quella con sopra impresso un quadratino), consente di concludere la registrazione disattivando la funzionalità. � Eseguire la ricerca Attivato il registratore, eseguire la ricerca. Fare clic sulla cella A1, aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro, e nel sottomenu optare per Filtro avanzato. Nel box che viene visualizzato attivare il bottone Copia in altra posizione. Nelle tre caselle del box inserire rispettivamente i nomi assegnati all’archivio, alla zona dei criteri, e a quella dei risultati. Premere il pulsante OK. Portarsi ancora sulla cella A1, e fare clic, quindi portarsi sulla cella AC1 in modo da visualizzare la schermata relativa ai risultati. � Il codice automatico Per automatizzare la procedura di ricerca conviene eseguirla alla tastiera, mentre è attiva la funzionalità di registrazione. Si genera così automaticamente il codice della corrispondete macro, che potrà poi essere associato al pulsante Trova del dialogo box. Portare il cursore in A1, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. In alternativa, nella barra degli strumenti del Visual Basic, fare clic sull’icona con sopra impresso un circoletto. 39/188 PC Open Dicembre 2003155 open action guida viene visualizzato attivare il bottone Copia in altra posizio- ne. Nelle tre caselle del box in- serire rispettivamente i nomi assegnati all’archivio, alla zona dei criteri, e a quella dei risul- tati. Premere il pulsante OK. Portarsi ancora sulla cella A1, e fare clic, quindi portarsi sul- la cella AC1 in modo da visua- lizzare la schermata relativa ai risultati. Se la zona criteri è vuota vengono elencati tutti i record dell’archivio. Infatti, se non viene specificato nessun vincolo, qualsiasi record sod- disfa l’insieme delle condizio- ni, pertanto viene visualizzato insieme agli altri. A questo punto, fare clic sull’icona per la disattivazione del registra- tore. Il listato della macro Aprire il menu Strumenti, se- lezionare la voce Macro, e nel sottomenu che viene visualiz- zato optare ancora per Macro. Nella maschera che si apre se- lezionare la macro Interroga- zione, quindi premere il pul- sante Modifica per visualizzar- ne il listato. Le macro svilup- pate la scorsa volta figurano con il nome generico Macro se- guito da un suffisso numerico che ne denuncia l’ordine di re- gistrazione, mentre la macro di ricerca figura con il nome che le è stato assegnato. Se l’altra volta si è optato per la nomen- clatura generica, è dovuto al fatto che le macro sono state poi assemblate fra loro repli- candole in un unico codice. Questa volta, invece, la macro verrà utilizzata tale e quale, e anziché replicarne il codice al- l’interno del pulsante di lancio ne citeremo semplicemente il nome. Se ne avvantaggia la chiarezza dei listati, e sarebbe una buona abitudine da segui- re non appena possibile. Ma ecco il commento del codice. La prima istruzione fissa la po- sizione del cursore in A1. Il gruppo centrale di istruzioni (che in realtà è una istruzione singola), rappresenta il codice della procedura di ricerca. In- fatti, si possono individuare le dichiarazioni delle zone coin- volte nell’interrogazione. L’i- struzione singola è stata spez- zata in più parti al fine di facili- tarne la leggibilità. Per poterlo fare, però, alla fine di ogni riga elementare deve essere digita- to uno spazio seguito dall’un- derscore. L’ultimo passo della macro porta il cursore in AC1 per vi- sualizzare correttamene la vi- deata dei risultati. Associazione al pulsante La macro che abbiamo ap- pena registrato deve essere as- sociata al pulsante Trova, nel cui codice, come prima istru- zione è stata già inserita quella che determina la chiusura del box di dialogo (Unload Me). � � La maschera delle macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel sottomenu che viene visualizzato optare ancora per Macro. Nella maschera che si apre selezionare la macro Interrogazione, quindi premere il pulsante Modifica per visualizzarne il listato. Le macro sviluppate la scorsa volta figurano con il nome generico Macro seguito da un suffisso numerico che ne denuncia l’ordine di registrazione, mentre la macro di ricerca figura con il nome che le è stato assegnato (Interrogazioni). � Il listato della macro La prima istruzione fissa la posizione del cursore in A1. Il gruppo centrale di istruzioni (che in realtà è una istruzione singola), rappresenta il codice della procedura di ricerca. Infatti si possono individuare le dichiarazioni delle zone coinvolte nell’interrogazione. Inoltre, è presente il riferimento alla funzionalità Filtro avanzato (Advanced Filter). L’ultimo passo della macro porta il cursore in AC1 al fine di visualizzare correttamene la videata dei risultati. � Il pulsante “Trova” La macro per l’esecuzione delle interrogazioni viene associata al codice del pulsante Trova. Basta citarne semplicemente il nome. Ecco come si presenta il codice del pulsante. Delle due istruzioni in cui si articola, la prima chiude il box dialogo, mentre la citazione del nome della macro di ricerca ne determina il lancio. È anche possibile replicare interamente il listato di quest’ultima, ma tale modo di operare è consigliabile solo se vi si devono apportare eventuali modifiche. � I risultati Ecco come si presentano i risultati della ricerca registrata. Se la zona criteri è vuota vengono elencati tutti i record dell’archivio. Infatti, se non viene specificato nessun vincolo, qualsiasi record soddisfa l’insieme delle condizioni, pertanto viene visualizzato insieme agli altri. A questo punto, fare clic sull’icona per la disattivazione del registratore. La macro è stata registrata, e tutte le volte che la si lancerà verrà eseguita una ricerca sulla base dei criteri specificati di volta in volta. 40/188 PC Open Dicembre 2003156 open action guida Più chiavi per risultati migliori E ora conduciamo una ricerca utilizzando caratteri jolly e operatori relazionali L’esecuzione di una qual-siasi ricerca si basa sul-l’impostazione della zo- na criteri, che nel nostro caso è mediata dal box dialogo che abbiamo sviluppato. Dopo averlo aperto, inserire nelle va- rie caselle le chiavi di riferi- mento. Se si utilizzano più caselle viene condotta una ricerca in And, vale a dire che verranno estratte dall’archivio le sole re- gistrazioni che contengono le chiavi dichiarate, restringendo così notevolmente il numero dei record individuati. Le in- terrogazioni sono rese più ver- satili dalla possibilità, cui già abbiamo accennato, di utilizza- re i caratteri jolly, e in partico- lare l’asterisco. È così possibile utilizzare come chiavi anche sequenze di caratteri che si tro- vano all’interno del termine da ricercare. Per esempio, se nel campo data digitiamo *04, verranno individuate tutte le fatture del mese di aprile, mentre *2003 individua le sole fatture di tale anno. Inoltre, ci si può avvalere an- che degli operatori maggiore di, minore di, maggiore o ugua- le a, e minore o uguale a. Utiliz- zando nel campo Numero fat- tura la chiave >4 verranno estratte tutte le fatture dalla quinta in avanti. È doveroso dire che il nostro modulo, per evitare di rendere tropo complesso il suo svilup- po, possiede alcune limitazio- ni. In particolare, non possono essere condotte interrogazioni in Or, vale dire individuare re- cord che contengono due o più chiavi nello stesso campo ( per esempio, le fatture intestate a due o più clienti). Inoltre, non è possibile eseguire ricerche uti- lizzando come chiavi intervalli temporali. � 4 � Le ricerche in “And” Se si utilizzano più caselle viene condotta una ricerca in And, vale a dire che verranno estratte dall’archivio le sole registrazioni che contengono le chiavi dichiarate, restringendo così notevolmente il numero dei record individuati. Per esempio, se nella casella Cliente si digita Verdi Giovanni, e nella casella Pagato si inserisce Si, verranno estratte dall’archivio tutte le fatture evase di quel cliente. � I caratteri jolly Nell’impostazione della chiave di ricerca è previsto l’utilizzo dei caratteri jolly (le wildcard, nel gergo degli addetti ai lavori). L’asterisco sostituisce una sequenza di caratteri, mentre il punto interrogativo equivale ad un carattere. Tanto per fare qualche esempio, la chiave V* individuerà tutte le fatture del cliente Verdi, mentre digitando *11* nella casella Numero fattura verranno estratte tutte le fatture emesse nel mese di novembre di un qualsiasi anno. � Gli operatori relazionali È anche previsto l’utilizzo degli operatori maggiore di, minore di, maggiore o uguale a, e minore o uguale a. Per esempio, inserendo nel campo Numero fattura la chiave >4 verranno estratte tutte le fatture dalla quinta in avanti. Viceversa, la chiave PC Open Novembre 2003141 open action guida Excel: gestire in automatico l’inserimento dei dati in un archivio Quando si lavora con un archivio tabellare l’inserimento dei dati è previsto in modo manuale, ma è possibile rendere automatica questa operazione di Alberto Nosotti Le funzionalità dedicate agestire database tabellaricon un foglio elettronico prevedono speciali procedu- re per eseguire interrogazio- ni e ricerche anche molto so- fisticate, ma per quanto ri- guarda la creazione della ta- bella archivio ci si deve affi- dare ancora agli input ma- nuali. In pratica, dopo aver- ne impostata l’intestazione inserendo in un insieme di celle contigue i nomi dei campi in cui si articolano i record, si inseriscono via via i corrispondenti dati digitan- doli nelle righe sottostanti. Se i record da gestire sono molto numerosi, tale modo di operare è decisamente lento ed inefficace. Innanzi- tutto bisogna raggiungere ogni volta la posizione di in- serimento dati, e dal mo- mento che questa si trova ovviamente in corrisponden- za della prima riga vuota del- l’archivio, si è costretti a scorrere completamente quest’ultimo. Inoltre, se non si bloccano opportunamente le righe di testa, i nomi dei campi non sono visibili pre- giudicando il corretto inseri- mento dei dati, e la possibi- lità di commettere un errore è direttamente proporziona- le al loro numero. In questa dispensa vi spie- ghiamo come risolvere ele- gantemente il problema. Gra- zie ad una macro (che i non esperti possono semplice- mente registrare), non solo è possibile automatizzare l’o- perazione di inserimento da- ti, ma la si può anche rende- re più rapida ed efficace pre- vedendo una speciale inter- faccia che si presenta con la struttura di una tradizionale scheda. I dati possono poi essere inseriti nell’archivio senza che vi si debba acce- dere direttamente, consen- tendo così di gestire tutto anche da un foglio di lavoro separato che assume le fun- zioni di pannello di control- lo. A questa dispensa è alle- gato un modello (Archivia- zione dati.xls nel CD Guida) che permette di creare auto- maticamente un archivio in- terfacciandosi in modo tra- sparente con la corrispon- dente tabella. Ad esso ci rife- riremo per descrivere le pro- cedure di archiviazione. Nei prossimi numeri, invece, ve- dremo come gestire in auto- matico altre importanti ope- razioni connesse all’utilizzo di un database. � Tecniche di archiviazione - L’inserimento dei dati p. 141 La scheda di input - Come impostarla p. 144 - Come gestirla p. 145 Una macro per archiviare - Il registratore delle macro p. 148 - La macro di archiviazione p. 150 Il modello - Come utilizzarlo p. 142 - Eventuali personalizzazioni p. 142 4 3 2 1 Per saperne di più Chi volesse documentarsi sugli argomenti trattati nella presente dispensa può consultare il dossier Le macro di Excel, pubblicato sul numero 53 (luglio-agosto 2000) di PC Open. 42/188 PC Open Novembre 2003142 open action guida Tecniche di archiviazione Come ottimalizzare le procedure di inserimento dei dati registrando un’apposita macro Il modo più ovvio per inserireun record in un archivio ta-bellare prevede che ci si porti sulla prima riga vuota del data- base e vi si digitino manual- mente i dati. Per chi non lo ri- cordasse, un archivio tabellare altro non è che una semplice ta- bella particolarmente struttu- rata. La prima riga ospita i nomi dei campi in cui si articolano i singoli record (le registrazioni, tanto per intenderci), mentre quelle successive sono dedica- te a contenere questi ultimi. Tanto per fare un esempio sem- plicissimo, una rubrica telefo- nica può essere assimilata ad un archivio tabellare. La riga di intestazione è composta da due celle che contengono rispetti- vamente i riferimenti ai campi Nominativo e Numero di telefo- no, mentre nelle righe sotto- stanti si inseriscono i nomi e i numeri telefonici delle persone schedate nella rubrica. Se vo- gliamo automatizzare la proce- dura di inserimento dati dob- biamo immaginare una strate- gia di archiviazione che si rive- li adatta ad essere registrata in una macro. Sopra i nomi campi della rubrica riservare due cel- le all’inserimento dei dati (è co- me se avessimo impostato una scheda semplicissima), digitar- vi il nome e il numero telefonico della persona da registrare, co- piarli, quindi incollarli nella pri- ma riga vuota della tabella. La ricerca della posizione di inse- rimento deve essere individua- ta automaticamente, pertanto bisogna escogitare un artificio. Basta inserire un qualsiasi ca- rattere nella cella B10, imme- diatamente sopra il campo No- minativo. Così facendo, se por- tiamo su tale cella il cursore, e poi premiamo i tasti Fine e Frec- cia in basso, il cursore si por- terà sull’ultima cella non vuota 1 Un semplice archivio tabellare � La scheda di input Sopra i nomi dei due campi della rubrica riservare due celle all’inserimento dei dati (è come se avessimo impostato una maschera di input semplicissima). Dopo che vi verranno inseriti il nome e il numero telefonico della persona da registrare, tali dati potranno essere copiati automaticamente (vedremo come), quindi incollati nella prima riga vuota della tabella. � Pilotare l’inserimento dei dati Perché la posizione di inserimento possa essere individuata automaticamente bisogna inserire un qualsiasi carattere nella cella B10, immediatamente sopra il campo Nominativo. Così facendo, se portiamo su tale cella il cursore, e poi premiamo i tasti Fine e Freccia in basso, il cursore si porterà sull’ultima cella non vuota della rubrica. A questo punto, basta premere ancora il tasto freccia in basso per portarsi sulla cella con cui inizia la prima riga non vuota del nostro archivio tabellare. � Inserimento dei dati Ecco come si presenta l’archivio man mano che si inseriscono le registrazioni tramite la macro (più avanti vedremo come svilupparla) che esegue automaticamente la procedura che è stata impostata. In pratica, la macro copia i dati contenuti nella scheda di input (zona B7:C7), quindi, come previsto dalla procedura stessa, porta il cursore sulla cella non vuota B10, e simula la pressione dei tasti Fine e Freccia in basso per individuare la posizione in cui avverrà la replica dei dati da inserire (cella B16). � La rubrica telefonica Un archivio tabellare è una tabella particolarmente strutturata. La prima riga ospita i nomi dei campi in cui si articolano i record, mentre quelle successive sono dedicate a contenere questi ultimi. Una rubrica telefonica può essere assimilata ad un archivio tabellare. La riga di intestazione è composta da due celle che contengono rispettivamente i riferimenti ai campi Nominativo e Numero di telefono, mentre nelle righe sottostanti si inseriscono i nomi e i numeri telefonici delle persone schedate nella rubrica. 43/188 PC Open Novembre 2003143 open action guida della rubrica, e a questo punto sarà sufficiente premere anco- ra il tasto Freccia in basso per portarsi sulla cella con cui ini- zia la prima riga non vuota del nostro archivio tabellare. Indi- viduare visivamente la posizio- ne di inserimento è sicuramen- te più semplice, ma solo la pro- cedura che abbiamo descritto può essere automatizzata, pro- prio perché prescinde da ogni intervento dell’utente. L’atten- to lettore avrà già intuito dove vogliamo arrivare. In pratica, una volta impostata una sche- da in cui sono previsti tutti i campi di cui si compongono i record dell’archivio, basta tra- sferire i dati in essa inseriti in una zona di celle contigue che simuli la struttura dei record da aggiungere al data base. A que- sto punto, si copia l’intera zo- na, si individua automatica- mente la prima cella della pri- ma riga vuota dell’archivio, e vi si incolla il contenuto della sud- detta zona. Registrando in una macro l’intera procedura ese- guita alla tastiera, potremo ri- chiamarla tutte le volte che si dovrà procedere ad una regi- strazione. Fra l’altro, dal mo- mento che la posizione di inse- rimento viene individuata auto- maticamente, non si deve acce- dere materialmente all’archi- vio, e l’operazione di schedatu- ra può avere luogo partendo da un qualsiasi foglio di lavoro. A questo punto, possiamo occu- parci di come impostare cor- rettamente l’archivio tabellare, sulla falsariga delle operazioni eseguite per realizzare il mo- dello allegato alla dispensa. L’archivio tabellare Accedere ad un foglio di la- voro vuoto e denominarlo Ar- chivio. Nella zona E10:I10 inse- rire i nomi dei campi previsti. Nel nostro caso, trattandosi di un data base fatture utilizzere- mo i campi Nr, Data, Cliente, Im- ponibile, Pagato. A questo pun- to, evidenziare l’intera zona da dedicare all’archivio, intesta- zione compresa, e denominarla Archivio_tabellare. Si noti che dal momento che si tratta di un nome composto si è utilizzato l’underscore. Il nome può esse- re digitato direttamente nella casella subito sopra l’etichetta della colonna A. Nella cella E9 inserire un qualsiasi carattere, per esempio una O, in modo che tale cella non risulti vuota, e possa così pilotare l’inseri- mento dei dati. Nella zona R10:V10 del foglio di lavoro ri- portare l’intestazione dell’ar- chivio, quindi denominare Par- cheggio la sottostante zona R11:V11. Vi verranno trasferiti automaticamente i dati digitati nella scheda che interfaccia la procedura di registrazione dei dati. Per il momento è tutto, nel prossimo capitolo ci occupere- mo di impostare la scheda per l’inserimento dei dati. � Impostare l’archivio fatture � Denominare l’archivio Evidenziare l’intera zona da dedicare all’archivio (E10:I100) e denominarla Archivio_tabellare. Si noti che dal momento che si tratta di un nome composto si è utilizzato l’underscore. Il nome può essere digitato direttamente nella casella subito sopra l’etichetta della colonna A. In alternativa, aprire il menu Inserisci, optare per Nome, e nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Definisci. Digitare il nome nella prima casella della maschera cui si accede, quindi premere OK. � La cella pilota Per poter automatizzare la procedura di inserimento dati è assolutamente necessario che la cella E9 non sia vuota. Basta inserivi un qualsiasi carattere, per esempio una O. Per evitare cancellazioni accidentali del suo contenuto, che si ripercuoterebbero inevitabilmente sulla registrazione dei dati, conviene proteggerla disegnandovi sopra un riquadro. Aprire la barra degli strumenti Disegno, fare clic sull’icona con sopra impresso un rettangolo, disegnare il riquadro, quindi posizionarlo sopra la cella. � Parcheggiare i dati Nella zona R10:V10 del foglio di lavoro riportare l’intestazione dell’archivio, quindi denominare Parcheggio la sottostante zona R11:V11. Vi verranno trasferiti automaticamente i dati digitati nella scheda che interfaccia la procedura di archiviazione, della quale ci occuperemo nelle prossime pagine. Assegnare rispettivamente alle celle R11, S11, T11, U11, e V11 i nomi Nr, Data, Cliente, Imponibile, Pagato. � Specificare i nomi dei campi Accedere ad un foglio di lavoro vuoto e denominarlo Archvio. Nella zona E10:I10 inserire i nomi dei campi previsti. Nel nostro caso, trattandosi di un data base fatture utilizzeremo i campi Nr, Data, Cliente, Imponibile, Pagato. A questo punto evidenziare la sottostante zona E11:I100, aprire il menu Formato, e nella maschera a schede che viene visualizzata accedere alla scheda Bordi. Impostare il bordo esterno ed interno in modo che la zona dati si presenti come una griglia. 44/188 PC Open Novembre 2003144 open action guida La scheda di inserimento dati Come realizzare una maschera con semplici istruzioni per facilitare l’input delle informazioni Per dare un tocco di profes-sionalità al modello chestiamo sviluppando, l’inse- rimento dei dati avviene trami- te una scheda che si richiama facendo clic su un pulsante. Quando la scheda viene chiu- sa, i dati che vi sono stati inse- riti vengono trasferiti automa- ticamente nella zona di par- cheggio. A questo punto inter- verrà la macro che provvederà a registrali nell’archivio. Creare la scheda Aprire il menu Visualizza, optare per Barre strumenti, e nel sottomenu selezionare Vi- sual Basic. Viene così aperta la corrispondente barra icone. Fare clic su quella che attiva l’Editor del Visual Basic (oppu- re premere Alt+F11). In questo ambiente aprire il menu Inseri- sci e scegliere la voce Userform. Così facendo, nell’area di lavo- ro viene visualizzato un riqua- dro che rappresenta la struttu- ra di base della nostra scheda, nonché un pannello che ospita le icone degli strumenti che vi si possono inserire nella sche- da. Fare clic destro sulla sche- da, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Si ac- cede così alla maschera delle proprietà della scheda. Nella cella Caption digitare il titolo che vogliamo assegnarle: per esempio Inserimento dati, che andrà a sostituire quello de- fault (Userform1). Nel pannello strumenti fare clic sull’icona con sopra le let- tere ab, portare il cursore nel- l’area della scheda, e disegnare un rettangolo. È la prima delle caselle di testo in cui si inseri- ranno i dati da registrare nel- l’archivio. Farvi sopra clic de- stro e accedere alla corrispon- dente casella delle proprietà. 2 Strutturare la scheda � Etichettare la scheda Fare clic destro sulla scheda, e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Si accede così alla maschera delle proprietà della scheda. Nella cella Caption digitare il titolo che vogliamo assegnarle: per esempio Inserimento dati, che andrà a sostituire quello default (Userform1). Al nome default, però, si farà sempre riferimento nelle macro che gestiscono la scheda. � Inserire le caselle di testo Nel pannello strumenti fare clic sull’icona con sopra le lettere ab, portare il cursore nell’area della scheda, e disegnare un rettangolo. È la prima delle caselle di testo in cui si inseriranno i dati da registrare nell’archivio. Farvi sopra clic destro e accedere alla corrispondente casella delle proprietà. Nella cella ControlSource digitare il nome (Nr) che è stato assegnato alla posizione R11 della zona di parcheggio dati. Così facendo, il dato inserito nella casella di testo verrà trasferito automaticamente in tale cella. � Etichettare la casella Le caselle che si inseriscono nella scheda devono essere opportunamente etichette ai fini di un loro immediato riconoscimento. Ecco come procedere. Nel pannello strumenti fare clic sulla icona con sopra la lettera A, e disegnare un rettangolino sopra la casella appena impostata. Digitare al suo interno l’etichetta Numero fattura. Nella corrispondete casella delle proprietà si possono impostare gli attributi del testo. � L’ambiente Visual Basic Aprire il menu Visualizza, optare per Barre strumenti, e nel sottomenu selezionare Visual Basic. Viene così aperta la corrispondente barra icone. Fare clic su quella che attiva l’Editor del Visual Basic. In questo ambiente di lavoro aprire il menu Inserisci e scegliere la voce Userform. Così facendo, nell’area di lavoro viene visualizzato un riquadro che rappresenta la struttura di base della nostra scheda, nonché un pannello che ospita le icone degli strumenti che vi si possono inserire. 45/188 PC Open Novembre 2003145 open action guida Nella cella ControlSource digi- tare il nome che è stato asse- gnato alla posizione R11 della zona di parcheggio dati. Così facendo, il dato inserito nella casella di testo verrà trasferito automaticamente in tale cella. Nel pannello strumenti fare clic sulla icona con sopra la lettera A, e disegnare un rettangolino sopra la casella appena impo- stata. Digitare al suo interno l’etichetta Numero fattura. Pro- cedere nello stesso modo per creare le altre caselle di testo, dichiarando come corrispon- dente ControlSource il nome della cella in cui dovrà essere trasferito il dato inserito. A questo punto, nel pannello strumenti fare clic sull’icona del pulsante, quindi disegnare due pulsanti in calce alla sche- da. Tramite la casella delle pro- prietà dei pulsanti assegnare ri- spettivamente loro le etichette Annulla e Registra, digitandole nelle corrispondenti celle Cap- tion. Per vedere se tutto è a po- sto possiamo provare ad aprire la scheda che abbiamo appena impostato. Fare clic su di essa, aprire il menu Esegui e selezio- nare la voce Esegui Sub/ Userform. In alternativa si può premere il tasto F5. Se abbiamo operato correttamente verrà visualizzata la scheda. Se inse- riremo dei dati nelle caselle in cui si articola, quando la chiu- deremo (premendo il pulsanti- no a destra in alto), i suddetti dati verranno trasferiti auto- maticamente nelle corrispon- denti celle di parcheggio. Gestire la scheda L’apertura della scheda può essere comandata da un pul- sante che si trova nel foglio Ar- chivio. Accedere a tale foglio, e nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra Martello e chiave in- glese. Viene così visualizzato un pannello strumenti. Fare clic sull’icona Pulsante, e dise- gnare il pulsante. A questo pun- to, farvi sopra clic destro e ac- cedere alla sua casella delle proprietà. Nella cella Caption digitarne l’etichetta: per esem- pio, Inserimento dati. Fare an- cora clic destro sul pulsante, ma questa volta selezionare Vi- sualizza codice nel menu con- testuale al clic. Si accede così al codice del pulsante, che si presenta articolato in due ri- ghe. Digitare fra le due righe l’i- struzione Userfrom1.Show. Ri- tornare al foglio di lavoro Ar- chivio, disattivare l’icona Squa- dra e matita che si era attivata automaticamente disegnando il pulsante, e fare clic su que- st’ultimo. Si determina così l’apertura della scheda. Accedere con la procedura che abbiamo de- scritto più sopra ai codici dei pulsanti Registra e Annulla e in- serirvi rispettivamente le istru- zioni Unload Me. � � Apertura della scheda L’apertura della scheda può essere comandata da un pulsante che si trova nel foglio Archivio. Accedere a tale foglio, e nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra Martello e chiave inglese. Viene così visualizzato un pannello strumenti. Fare clic sull’icona Pulsante, e disegnare il pulsante. A questo punto, farvi sopra clic destro e accedere alla sua casella delle proprietà. Nella cella Caption digitarne l’etichetta: per esempio, Inserimento dati. � Il codice di apertura Fare ancora clic destro sul pulsante, ma questa volta selezionare Visualizza codice nel menu contestuale. Si accede così al codice del pulsante, articolato in due righe. Digitare fra le due righe l’istruzione Userfrom1.Show. Ritornare al foglio di lavoro Archivio, disattivare l’icona con sopra Squadra e matita che si era attivata automaticamente disegnando il pulsante, e fare clic su quest’ultimo. Si determina così l’apertura della scheda. Per eventuali successive modifiche al pulsante premere sempre la suddetta icona. � Il codice di chiusura Chiudere la scheda manualmente, ritornare all’editor del Visual Basic, e nella finestra di sinistra fare doppio clic sulla voce Userform1 per visualizzare la struttura della scheda. Accedere con la procedura che abbiamo descritto più sopra ai codici dei pulsanti Registra e Annulla, e inserirvi rispettivamente le istruzioni Unload Me. Riaprendo la scheda, un clic su uno dei due pulsanti ne determinerà la chiusura. Il prossimo passo è quello di sviluppare il codice di archiviazione e inserirlo in quello del pulsante Registra. � Inserire i pulsanti Inserire le altre caselle. A questo punto, nel pannello strumenti fare clic sull’icona del pulsante, quindi disegnare due pulsanti in calce alla scheda. Tramite la casella delle proprietà dei pulsanti (cella Caption) assegnare loro rispettivamente le etichette Annulla e Registra. Per vedere se tutto è a posto possiamo provare ad aprire la scheda che abbiamo appena impostato. Fare clic su di essa, aprire il menu Esegui e selezionare la voce Esegui Sub/Userform. In alternativa si può premere il tasto F5. 46/188 PC Open Novembre 2003148 open action guida Una macro per archiviare Utilizzando il registratore delle macro si creano i codici per gestire in automatico le procedure di archiviazione Innanzitutto, chiariamo perchi non avesse familiarità conla programmazione il concet- to di macro. Una macro è un in- sieme di istruzioni che eseguo- no automaticamente determi- nate operazioni: dalle più sem- plici alle più complesse. Per esempio, si può creare una ma- cro per stampare una tabella, creare un grafico, eseguire ri- cerche in un archivio, e così via. In pratica, è possibile auto- matizzare qualsiasi operazio- ne. Sviluppare una macro è un lavoro da esperti, ma fortuna- tamente, per chi esperto non è, c’è il registratore delle macro. In pratica, è possibile eseguire una procedura alla tastiera e registrarla, trasformandola nel- la corrispondente macro. È quello che intendiamo fare per impostare i codici che andre- mo a inserire in quelli dei pul- santi che gestiscono il nostro modello. Ovviamente, dalle macro registrate non si può pretendere troppo, ma per au- tomatizzare semplici procedu- re sono più che sufficienti. Tan- to per cominciare, registrere- mo la macro che esegue la co- pia dei dati ospitati nella zona di parcheggio, e poi quella che li registrerà nella prima riga vuota dell’archivio. Utilizzare il registratore Accedere al foglio Archivio, e spostare il riquadrino che co- pre la cella E9 (lo si riposizio- nerà definitivamente dopo aver registrato la macro). Apri- re il menu Strumenti, e selezio- nare la voce Macro. Nel corri- spondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nel box che viene visualizzato pre- mere semplicemente il pulsan- te Ok. Il box scompare, viene aperta una barretta con due 3 Registrare, copiare, incollare � Registrare le macro Assegnato il nome alla macro (Macro1), il box scompare, viene visualizzata una barretta con due icone, e contemporaneamente attivato il registratore. Da questo momento, tutto quanto si esegue alla tastiera verrà trasformato nel corrispondente programma. Ecco come registrare la macro che copia i dati parcheggiati. Fare clic sulla cella A1, portarsi nella zona di parcheggio, e copiare la zona R11:V11 (anche se vuota). Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione. � Il listato delle macro Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Nel box che viene visualizzato evidenziare il nome della prima macro registrata (Macro1), e premere il pulsante Modifica. Si accede così al suo codice. È possibile eliminare i passi che iniziano con un apice. Quelli veramente significativi sono stati evidenziati in rosso e in grassetto. Copiare le istruzioni significative che si trovano fra la prima (SubMacro1() ) e l’ultima del listato (End Sub). � La macro di archiviazione Ecco come si presenta il listato della macro che procede all’archiviazione dei dati. La macro è stata realizzata registrando in modalità relativa le seguenti operazioni. Portarsi sulla cella A1, poi su E9, premere il tasto Fine, il tasto Freccia in basso, e ancora il medesimo tasto. Così facendo il cursore si porta sulla prima riga vuota dell’archivio. Aprire il menu Modifica, e selezionare Copia per archiviare il corrispondente record. Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione. � Attivare il registratore Accedere al foglio Archivio e spostare il riquadrino che copre la cella E9 (lo si riposizionerà definitivamente dopo aver registrato la macro). Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nel box che viene visualizzato premere semplicemente il pulsante OK. Così facendo, alla macro viene assegnato per default il nome Macro1. È possibile, però, assegnare un nome personalizzato. 47/188 PC Open Novembre 2003149 open action guida icone, e contemporaneamente attivato il registratore delle ma- cro. Da questo momento, tutto quanto si esegue alla tastiera verrà trasformato nel corri- spondente programma. Fare clic sulla cella A1, portarsi nel- la zona di parcheggio, copiare la zona R11:V11 (anche se vuo- ta). Premere la prima icona del- la barretta per arrestare la re- gistrazione. Ed ora registriamo la macro che archivia i dati co- piati. Ripetere la procedura di attivazione del registratore, ma questa volta premere subito la seconda icona della barretta perché la registrazione deve essere eseguita nella cosiddet- ta modalità relativa, dal mo- mento che stiamo registrando spostamenti del cursore pilo- tati da un riferimento. Portarsi sulla cella A1, poi su E9, pre- mere il tasto Fine, il tasto Frec- cia in basso, e ancora il mede- simo tasto. Così facendo, il cur- sore si porta sulla prima riga vuota dell’archivio. Aprire il menu Modifica, e selezionare Copia per archiviare il corri- spondente record. Premere la prima icona della barretta per arrestare la registrazione. Il listato delle macro Aprire il menu Strumenti, se- lezionare Macro, e ancora Ma- cro nel corrispondente sotto- menu. Nel box che viene visua- lizzato evidenziare il nome del- la prima macro registrata (Ma- cro1), e premere il pulsante Mo- difica. Si accede così al suo co- dice. Operare nello stesso mo- do per visualizzare il codice della seconda macro. A questo punto, copiare la porzione di codice significativo della prima macro che si trova fra la prima riga e l’ultima (End Sub), en- trambe escluse. Accedere al codice del pulsante Registra (quello che si trova nella sche- da), e copiare quanto in me- moria subito dopo l’istruzione Unload Me. Copiare il codice si- gnificativo della seconda ma- cro (prima e ultima riga esclu- se), e incollarlo subito dopo l’ultima riga del codice che ab- biamo appena incollato in quel- lo del pulsante. A questo pun- to, accedere al foglio Archivio e premere il pulsante Inserimento dati. Verrà così aperta la sche- da di input. Nelle caselle di te- sto sono presenti i dati even- tualmente inseriti l’ultima volta che questa è stata aperta. Se si vuole una scheda vuota biso- gna registrare una macro che cancelli il contenuto della zona di parcheggio, e ricopiare il corrispondente codice all’ini- zio di quello del pulsante che apre la scheda. In pratica, posi- zionare il cursore sulla cella A1 del foglio Archivio, attivare il registratore delle macro, evi- denziare la zona di parcheggio dati (R11:V11), premere il tasto Canc, quindi arrestare la regi- strazione. � � Incollare il codice Visualizzato il codice del pulsante Registra, incollare al suo interno, dopo l’istruzione Unload Me, la porzione di listato che è stata prelevata dalla macro che copia i dati contenuti nella zona di parcheggio. Copiare il codice significativo della macro di archiviazione dopo l’ultimo passo del codice che è stato appena incollato. Le repliche si possono limitare ai soli passi significativi escludendo quelli che iniziano con l’apice. Consigliamo di sostituire le coordinate R11:V11 con il nome della corrispondente zona (Parcheggio). � Un piccolo ritocco Dal momento che la scheda di inserimento dati è collegata tramite le celle Controlsource alla zona di parcheggio dati, quelli in essa contenuti vengono visualizzati ogni volta che si apre la scheda. Se si vuole una scheda vuota bisogna registrare una macro che cancelli il contenuto della zona di parcheggio, e ricopiare il corrispondente codice all’inizio di quello del pulsante che apre la scheda. Nella figura è presentato il codice, così modificato, del pulsante Inserimento dati dedicato all’apertura della scheda. Sostituire R11:V11 con il nome Parcheggio. � Per saperne di più Per documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nel presente capitolo si raccomanda di consultare il dossier Le macro di Excel sul numero 53 di PC Open, nonché alcune sezioni della guida in linea. Ci riferiamo, in particolare, a quelle cui si accede utilizzando nella scheda di ricerca libera le seguenti chiavi di interrogazione: Registratore macro, Macro, Editor Visual Basic, Casella degli strumenti, Suggerimenti per la registrazione di una macro. � Il pulsante “Registra” I passi significativi delle macro registrate devono essere replicati all’interno del codice del pulsante Registra che si trova in calce alla scheda di inserimento dati. Per accedere al suddetto codice premere contemporaneamente i tasti Alt+F11. Si raggiunge così l’ambiente Editor Visual Basic. Nella parte sinistra dell’area di lavoro fare doppio clic sulla voce Userform1. Viene visualizzata la scheda. Fare clic destro sul pulsante Registra, e selezionare Visualizza codice. 48/188 PC Open Novembre 2003150 open action guida Come utilizzare il modello Ecco come impiegare il file Excel allegato alla dispensa, disponibile nel CD Guida di “PC Open” Premere il pulsante Inseri-mento dati che si trova nel-l’unico foglio di lavoro in cui si articola l’applicazione. Così facendo viene aperta la scheda che gestisce l’input dei dati. Si ricordi che bisogna as- solutamente inserire un dato nella casella Numero fattura. Per annullare un inserimento premere Annulla. Per registra- re i dati premere Registra. Se si vuole utilizzare l’archivio per altri scopi è necessario modifi- care i nomi dei campi dell’ar- chivio. Inoltre, in ambiente Edi- tor, si devono modificare i con- tenuti delle celle Caption delle maschere delle proprietà delle etichette delle schede. Per ag- giungere oggetti nel modello, o per intervenire sul pulsante, è necessario togliere la protezio- ne al foglio di lavoro. Aprire il menu Strumenti, se- lezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per la voce Rimuovi protezione. Per ripristinarla, riaccedere al suddetto sotto- menu, e selezionare Proteggi foglio. A questo punto viene vi- sualizzato un box. Togliere la spunta alle caselle Contenuto e Scenari, e premere il pulsante OK. Chi volesse aggiungere nuovi campi ai record da regi- strare deve prevedere le nuove intestazioni, tanto nell’archi- vio che nella zona di parcheg- gio dati. Inoltre, le celle in cui verranno parcheggiati i nuovi dati, e la nuova zona archivio devono essere opportunamen- te denominate. A questi nuovi nomi si farà riferimento nelle macro, nonché nelle Control- source delle caselle che devo- no essere aggiunte alla scheda di inserimento dati. � 4 Inserire i dati e archiviarli � Archiviare i dati Una volta inseriti i dati, premere il pulsante Registra per registrarli. La scheda si chiude, e il record viene inserito nella prima riga vuota della zona dati dell’archivio. Per eseguire una nuova registrazione premere il pulsante Inserimento dati per riaprire la scheda di input. Per annullare un inserimento premere il pulsante Annulla. Si determina così la chiusura della scheda, ma i dati eventualmente inseriti non vengono archiviati. � Utilizzare diversamente l’archivio L’archivio può essere utilizzato diversamente. Però, bisogna apportare al modello alcune modifiche. Innanzitutto, è necessario cambiare i nomi dei campi. Inoltre, in ambiente Editor, si devono modificare i contenuti delle celle Caption delle maschere delle proprietà delle etichette delle caselle di input. Se si vogliono aumentare i campi, bisogna prevedere nuove celle nella zona di parcheggio dati, e inserire nuove caselle nella scheda di input, quindi denominarle e modificare le macro. � Sproteggere e proteggere il modello Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare per la voce Rimuovi protezione. Per ripristinarla, riaccedere al suddetto sottomenu, e selezionare Proteggi foglio. A questo punto viene visualizzato un box. Togliere la spunta alle caselle Contenuto e Scenari, e premere il pulsante OK. È prevista la protezione anche tramite password: basta digitarla nella casella dedicata, e poi riconfermarla in uno speciale box. � La scheda di input Premere il pulsante Inserimento dati che si trova nell’unico foglio di lavoro in cui si articola l’applicazione. Così facendo viene aperta la scheda che gestisce l’input dei dati. Si ricordi che bisogna assolutamente inserire un dato nella casella Numero Fattura per non pregiudicare gli automatismi previsti dalla procedura di archiviazione. Per inserire i dati fare clic sulle caselle e digitarli. Si può passare da una casella all’altra premendo il tasto Tab. 49/188 PC Open Ottobre 20031 4 1 open action g u i d a In una qualsiasi tabella sono n a s c o s t e informazioni che possono essere evidenziate se si utilizzano p a r t i c o l a r i strumenti di analisi Non passa giorno che sul-le scrivanie di dirigenti eimpiegati non giungano prospetti e tabelle della più disparata natura, per monito- rare l’andamento delle vendi- te, della produzione, le perf o r- mance dei venditori, o quelle delle agenzie in cui si articola la rete di vendita. Nelle pre c e- denti dispense abbiamo avu- to modo di chiarire che una tabella può essere considera- ta alla stregua di un tradizio- nale archivio: le intestazioni ne rappresentano i campi, m e n t re le righe si identificano con i re c o rd gestiti. È così possibile, utilizzando le fun- zionalità dedicate di Excel, eseguire interrogazioni mira- te per mettere in particolare evidenza determinate infor- mazioni. Per esempio, il nu- mero di fatture emesse verso un certo cliente, le provvigio- ni da riconoscere ad un agen- te, e così via. Anche se si tratta di infor- mazioni preziose, abbiamo pur sempre a che fare con una interpretazione riduttiva di quello che è in realtà il po- tenziale informativo di una ta- bella. In altre parole, se non andiamo al di là del concetto di archivio tabulare, si perde la possibilità di accedere a quei dati (e sono sempre i più i n t e ressanti), che non tra- spaiono da una analisi imme- diata del prospetto. Se, inve- ce, utilizzando una speciale funzionalità di Excel ne inter - p retiamo i contenuti sotto for- ma di rapporti che possiamo definire dinamici (i cosiddetti r a p p o rti tabella pivot), i risul- tati sono decisamente più in- t e ressanti. La presente di- spensa è accompagnata da un modello esemplificativo (Ta - belle pivot.xls nel CD Guida) che consentirà al lettore di s e g u i re dal vivo i concetti teo- rici che vengono illustrati. Il modello, fra l’altro, potrà es- sere utilizzato anche per l’e- secuzione pratica di alcune operazioni essenziali relative alla gestione delle tabelle pi- vot. Ci riferiamo, per esem- pio, alla stampa, alla assegna- zione di particolari formati, e così via. ■ Alberto Nosotti Analisi incrociate dei dati di vendita con le tabelle pivot Le tabelle pivot - Cosa sono p . 1 4 2 - Come si cre a n o p . 1 4 2 U t i l i z z a re le tabelle pivot - R e a l i z z a re una analisi p . 1 4 4 - Analisi dinamiche dei dati p . 1 4 5 I grafici pivot - La stru t t u r a p . 1 4 8 - Come re a l i z z a r l i p . 1 4 9 F o rm a t t a re le tabelle pivot - La galleria dei form a t i p . 1 5 0 - Form a t t a re celle e valori p . 1 5 0 4 3 2 1 50/188 PC Open Ottobre 20031 4 2 open action g u i d a Che cosa sono le tabelle pivot I principi teorici e le conoscenze di base necessari per comprendere la dinamica operativa delle tabelle pivot Quando si analizza il conte-nuto di una tabella o diun prospetto, solitamen- te ci si sofferma a valutare le informazioni più immediate, e in part i c o l a re quelle dire t t a- mente evidenziate dalle inte- stazioni del documento stesso. In pratica, siamo abituati a non andare più in là della semplice associazione fra i dati e la voce a cui questi si riferiscono. Con- viene fare subito un esempio pratico. Dalla tabella di figura 1 si evince subito quale prodot- to e quante unità di quest’ulti- mo sono state vendute da un agente in un determinato gior- no, ma diventa più difficile sin- t e t i z z a re le singole inform a z i o- ni per ottenere una vista di as- sieme della situazione. Come per esempio, calcolare il nu- mero di stampanti vendute da un agente, i fatturati per pro- dotto e venditore, e così via. E si potrebbe continuare, imma- ginando le più disparate ela- borazioni dei dati contenuti nel prospetto. Tutte queste informazioni si p o t re b b e ro ottenere anche im- postando di volta in volta spe- ciali formule che coinvolgono le funzioni database di Excel, ma è possibile estrapolarle ugualmente, e in modo più semplice, trasformando la ta- bella in uno strumento dinami- co che risponde in tempo re a l e a tutte le richieste che vengo- no formulate seguendo una tecnica particolare. In pratica, il prospetto origi- nale viene convertito in quella che gli addetti ai lavori defini- scono una tabella pivot: una definizione, questa, che de- scrive molto bene la possibi- lità di ruotare e incrociare le i n f o rmazioni disponibili per ot- tenerne di nuove e più com- 1 La procedura nel dettaglio I dati da elaborare Il box in cui figurano le coordinate della zona selezionata. Per accettarle fare ancora clic sul pulsante Avanti. Se, invece, si desidera modificarle, premere il pulsantino a fianco della casella che le ospita e selezionare la nuova zona. I dati possono anche essere prelevati da un foglio di lavoro diverso da quello in cui si sta operando. In tal caso premere il pulsante Sfoglia per caricare il corrispondente file, quindi evidenziare la tabella da elaborare. La posizione della tabella Nella maschera di figura 2 premere il pulsante Avanti. Si accede così al box in cui si può specificare la posizione in cui deve essere creata la tabella. È possibile visualizzarla nel foglio di lavoro che ospita i dati di origine, ma è consigliabile optare per un foglio di lavoro dedicato, che verrà creato automaticamente. Premere il pulsante Opzioni se si vogliono modificare le impostazioni default della tabella. Le opzioni La maschera che consente di modificare le impostazioni di default della struttura della tabella. Le possibili opzioni sono piuttosto numerose. Per rendersi conto del loro significato fare clic sul pulsantino con sopra impresso il punto interrogativo, portare il cursore sulla voce relativamente alla quale si vogliono delucidazioni, quindi fare clic per visualizzare un minibox esplicativo. Almeno per il momento si consiglia di accettare le impostazioni di default. Lanciare la procedura Usando il foglio Excel contenuto nel CD Guida, evidenziare la zona occupata dalla tabella, intestazioni comprese, quindi aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Viene così lanciata la procedura guidata e aperta la prima maschera in cui questa si articola. Nella sezione superiore della maschera indicare dove si trovano i dati da analizzare spuntando il bottone Elenco o data base Microsoft Excel, mentre in quella sottostante si attiva l’opzione Tabella pivot. A questo punto, premere il pulsante Avanti. 1 2 3 4 51/188 PC Open Ottobre 20031 4 3 open action g u i d a plesse. Ma ecco come operare praticamente per creare una tabella pivot. Innanzitutto, evi- denziare la zona occupata dal- la tabella stessa, intestazioni comprese, quindi aprire il me- nu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Viene così lanciata la procedura gui- data, e aperta la prima ma- schera in cui questa si art i c o l a . Nella sezione superiore della maschera indicare dove si tro- vano i dati da analizzare spun- tando l’opportuno bottone, mentre in quella sottostante si fa clic sulla casella Tabella pi - vot. A questo punto, premere il pulsante Av a n t i. Si accede così ad un box in cui figurano le coordinate della zona selezio- nata. Per accettarle fare anco- ra clic sul pulsante Avanti, e nella nuova maschera che vie- ne aperta premere ancora tale pulsante. Si determina così l’a- pertura di un box in cui è ospi- tato uno schema vuoto in cui si imposterà la struttura della tabella pivot. C re a re la tabella Lo schema si articola in una sezione centrale destinata a c o n t e n e re valori numerici, con sopra e a fianco due aree che ospiteranno le etichette delle colonne e delle righe della ta- bella pivot. Se vogliamo analiz- z a re le ripartizioni dei fatturati per agenti e prodotti, trascina- re nella zona centrale il pul- sante etichettato F a t t u r a t o, che si trova a destra dello schema, mentre nelle zone Righe e Co - lonne portare rispettivamente i pulsanti Agente e Prodotto. Si noti che dopo avere tra- scinato nella zona centrale il pulsante F a t t u r a t o, viene visua- lizzata la dicitura Somma fattu - rato. Questo perché l’elabora- zione di default prevede tale operazione, ma come vedre- mo è possibile pro c e d e re al calcolo di medie, massimi, mi- nimi, e così via. A questo pun- to, premere il pulsante OK per confermare le impostazioni. Si riaccede così alla maschera da cui si era partiti, e si preme il pulsante F i n e accettando la p roposta di cre a re la tabella pi- vot in un nuovo foglio di lavo- ro, cosa che viene puntual- mente eseguita. Quella che è stata appena creata si presenta a prima vi- sta come una tradizionale ta- bella a due entrate, vale a dire che tanto le colonne che le ri- ghe figurano etichettate (ri- spettivamente A g e n t e e P ro d o t - t o), descrivendo il fatturato realizzato dagli agenti relativa- mente ai tre prodotti della li- nea. Questo, però, è solo un punto di partenza. Infatti, uti- lizzando opportunamente i tre pulsanti che la corredano po- tremo eseguire in tempo reale le più disparate varianti della analisi di base. ■ I m p o s t a re la tabella pivot La tabella pivot Ecco come si presenta la tabella pivot. In pratica, abbiamo a che fare con un tradizionale prospetto a due entrate che descrive la ripartizione del fatturato globale per prodotto e agente, rispecchiando fedelmente l’impostazione che è stata data in sede di strutturazione della tabella. Si noti che sono ancora presenti i tre pulsanti appena trasferiti. Utilizzandoli opportunamente è possibile procedere in tempo reale all’esecuzione delle analisi più disparate. I pulsanti Come si diceva, i tre pulsanti consentono di modificare i parametri dell’analisi di base variando l’elaborazione default dei dati originali. Per esempio, se si fa doppio clic sul pulsante Somma fatturato è possibile definire il tipo di elaborazione di cui è oggetto il fatturato. In particolare, in luogo degli importi globali per prodotto, se ne può visualizzare la media, i massimi o i minimi. Tramite gli altri due pulsanti, invece, è possibile specificare quali prodotti e agenti devono essere coinvolti nelle elaborazioni. Per avere aiuto Per avere maggiori delucidazioni sulle procedure per la creazione e l’impostazione della struttura delle tabelle pivot si consiglia di consultare in proposito la guida in linea di Excel. Accedervi, e nella casella di ricerca libera digitare Tabelle pivot. Degli argomenti individuati consultare nell’ordine: Creare un rapporto di tabella pivot, Informazioni sui rapporti di tabella pivot, Utilizzare dati di origine diversi, Eliminare un rapporto di tabella pivot. Lo schema Se nella maschera di figura 3 del box della pagina a fianco si fa clic sul pulsante Layout si accede allo schema vuoto della tabella pivot. Volendo analizzare la ripartizione del fatturato per prodotto e agenti, trascinare rispettivamente nelle sezioni Dati, Righe, e Colonne, i pulsanti Fatturato, Agente, e Prodotto, che si trovano sulla destra dello schema. A questo punto, se si fa clic sul pulsante OK si riaccede alla maschera iniziale. Premere Fine per creare la tabella. 52/188 PC Open Ottobre 20031 4 4 open action g u i d a Come si utilizza una tabella pivot Una volta creata la tabella, ecco come procedere per eseguire in tempo reale le analisi più disparate Il risultato cui si perviene tra-mite la procedura guidataper la creazione di una tabel- la pivot è solo un punto di par- tenza. Infatti, agendo opportu- namente sui pulsanti che fan- no parte della nuova stru t t u r a , e utilizzando le opzioni del me- nu visualizzato insieme alla ta- bella si può modificare a pia- cere l’analisi di base. È il caso di ricord a re che l’a- nalisi di base rispecchia le im- postazioni operate in fase di c reazione della tabella stessa, p e rtanto, a seconda dei risulta- ti che si vogliono ottenere si imposteranno in quella sede s t ru t t u re diverse. In questo ca- pitolo vedremo come modifi- c a re il tipo di elaborazioni nu- meriche da condurre sul fattu- rato, e quali prodotti o agenti c o i n v o l g e re. Inoltre, procederemo anche all’esecuzione di analisi acces- sorie. Elaborazioni numeriche Nel nostro caso l’analisi di base è quella del fatturato glo- bale per agente e prodotti. Ec- co come eseguirne altre. Fare doppio clic sul pulsante Som - ma fatturato che si trova nel- l’angolo superiore sinistro del- la tabella pivot, determinando l’apertura di uno speciale box che consente di gestire undici tipologie di elaborazioni. Si va da quelle più comuni quali conteggi, calcolo di minimi, massimi e medie, ad altre più sofisticate di natura statistica. Ci riferiamo, per esempio, alla varianza, e alla deviazione standard. Diciamo subito, però, che ai fini delle analisi che intendia- mo condurre, sono le prime quelle che ci interessano più da vicino. Vediamo come pro- 2 Varianti dell’analisi di base Conteggi, minimi, e massimi Vediamo come procedere per calcolare quanti ordini corrispondono ai fatturati contenuti nella tabella. È semplicissimo, basta selezionare nell’elenco della finestra Riepiloga per la voce Conta, quindi premere il pulsante OK. Il prospetto, a questo punto, visualizza non più l’importo globale degli ordini, ma il numero di questi. Per calcolare, invece, quali sono stati gli importi degli ordini minimi o massimi si devono selezionare rispettivamente le voci Min e Max. Agenti e prodotti Ecco come specificare quali voci devono essere coinvolte nell’analisi. Nella corrispondente sezione fare clic sul pulsante associato ad una voce, e nell’elenco a discesa che viene visualizzato togliere la spunta alle caselle a fianco degli agenti o dei prodotti che non devono essere presi in considerazione. La figura visualizza i risultati di un’analisi condotta coinvolgendo tutti gli agenti ma un solo prodotto. Sintesi dei dati I dati ospitati nella tabella pivot possono essere opportunamente sintetizzati. Fare clic destro sulla cella B6. Nel menu contestuale al clic si opta per la voce Raggruppa struttura, e nel corrispondente sottomenu per Mostra dettaglio. Viene creato un nuovo foglio di lavoro nel quale è contenuta una tabella che sintetizza tutti i dati relativi all’agente e al prodotto corrispondenti alla cella evidenziata. Nel nostro caso la cella si riferisce all’agente Bianchi e al prodotto Modem. La sintesi visualizza tutte le informazioni della tabella originale connesse a tali voci. Tipi di elaborazioni Fare doppio clic sul pulsante Somma fatturato che si trova nell’angolo superiore sinistro della tabella pivot, determinando l’apertura di uno speciale box che consente di gestire undici tipologie di elaborazioni. Si va da quelle più comuni, quali conteggi, calcolo di minimi, massimi e medie, ad altre più sofisticate di natura statistica. Ci riferiamo, per esempio, alla varianza, e alla deviazione standard. 53/188 c e d e re per calcolare quanti or- dini corrispondono ai fatturati contenuti nella tabella. È sem- plicissimo, basta selezionare nell’elenco della finestra R i e p i - loga per la voce Conta, quindi p re m e re il pulsante O K. Per c a l c o l a re, invece, quali sono stati gli importi degli ordini mi- nimi o massimi si devono sele- z i o n a re rispettivamente le voci Min e Max. Agenti e pro d o t t i La tabella, così come è stata impostata, visualizza i fattura- ti conseguiti da tutti gli agenti per tutti i prodotti. È possibile, però, circoscrivere l’analisi a un numero limitato di elemen- ti. Per esempio, calcolare il fat- turato globale realizzato da un agente relativamente a due p rodotti, quello di tutti gli agenti riferito a un solo pro- dotto, e così via. Ecco come operare per specificare quali voci devono essere coinvolte nell’analisi. F a re clic sul pul- sante associato ad una voce, e nell’elenco a discesa che vie- ne visualizzato togliere la spunta alle caselle a fianco de- gli agenti o dei prodotti che non devono essere presi in considerazione. A questo pun- to, chiarita a grandi linee la di- namica di utilizzo di una ta- bella pivot, possiamo adden- t r a rci in analisi più complesse. In tal caso, però, è necessario m o d i f i c a re l’analisi di base in funzione dei risultati che vo- gliamo ottenere . M o d i f i c a re l’analisi di base Nel menu della barra stru- menti visualizzata insieme alla tabella (se così non fosse apri- re il menu Visualizza, selezio- nare Barre strumenti, e optare per Tabelle pivot nel corr i- spondente sottomenu), fare clic sulla terza icona. Si riacce- de così ad una delle maschere della procedura guidata, in cui si preme il pulsante Layout per visualizzare lo schema dell’a- nalisi, che ora può essere mo- dificato in base alle nuove esi- genze utilizzando la pro c e d u r a che abbiamo descritto a suo tempo. Si noti che nelle tre se- zioni possono essere trascina- ti anche più di un pulsante, dando così modo di impostare analisi molto complesse. Per esempio, se riferendoci all’a- nalisi di base che abbiamo im- postato a suo tempo inseriamo nella sezione Colonne anche il pulsante Pagato, il prospetto evidenzierà la ripartizione del fatturato globale estendendo l’analisi al computo degli im- porti evasi ed inevasi. Conclu- diamo ricordando che una ta- bella pivot è sempre legata ai dati che la hanno originata. P e rtanto, se questi vengono modificati, per aggiornarne il contenuto basta farvi sopra clic destro, e nel menu conte- stuale visualizzato optare per Aggiorna dati. ■ PC Open Ottobre 20031 4 5 open action g u i d a E s e g u i re analisi avanzate Impostare la nuova analisi Dal momento che nelle sezioni dello schema possono essere inseriti anche più pulsanti (ammesso che la loro associazione sia consentita), trascinare nella sezione Colonne anche il pulsante Pagato. Così facendo il risultato sarà una nuova tabella in cui ai fatturati dei singoli prodotti verranno riservate due colonne. Una per gli importi evasi, e l’altra per quelli inevasi. Premere il pulsante OK, e Fine per visualizzare i risultati. Ovviamente, l’analisi può essere oggetto di ulteriori modifiche. I risultati Ecco come si presentano i risultati dell’analisi che è stata impostata come descritto nella didascalia della figura precedente. Come si vede chiaramente, aggiungendo nella sezione Colonne il pulsante Pagato al pulsante Prodotto, si determina la suddivisione dei fatturati relativi ai prodotti in base allo stato dei pagamenti. Se il pulsante venisse trascinato nella sezione Righe, la ripartizione verrebbe eseguita a livello di agenti. Aggiornamento di una tabella Una tabella pivot è sempre legata ai dati che la hanno originata. Pertanto, se questi vengono modificati, per aggiornarne il contenuto basta farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale visualizzato optare per Aggiorna dati. Questa operazione può essere eseguita automaticamente, ma solo in occasione della prossima apertura del foglio di lavoro. In tal caso bisogna attivare la corrispondente opzione nella sezione Opzioni dati della maschera delle opzioni. Modificare l’analisi di base Ecco come procedere per analizzare il fatturato globale tenendo conto dei pagamenti evasi ed inevasi. Nel menu della barra strumenti visualizzata insieme alla tabella fare clic sulla terza icona. Si riaccede così ad una delle maschere della procedura guidata, in cui si preme il pulsante Layout per visualizzare lo schema dell’analisi, che ora può essere modificato in base alle nuove esigenze utilizzando la procedura che abbiamo descritto a suo tempo. 54/188 PC Open Ottobre 20031 4 8 open action g u i d a L a v o r a re con i grafici pivot Un’analisi può essere interpretata da un diagramma che possiede le stesse caratteristiche di interattività della tabella pivot Irisultati di una analisi con-dotta tramite una tabella pi-vot possono essere trasfor- mati automaticamente nei cor- rispondenti diagrammi per c o n s e n t i rne una più immediata i n t e r p retazione visiva. Il bello è che i suddetti grafici pre s e n t a- no le stesse caratteristiche di interattività delle tabelle da cui p rendono origine, dando così la possibilità di eseguire rapi- damente le analisi più diverse e di visualizzarne in tempo re a l e la corrispondente rappre s e n- tazione grafica. Una volta con- dotta l’analisi, per cre a re il cor- rispondente diagramma basta semplicemente fare clic destro sulla tabella, e selezionare nel menu contestuale la voce G r a - fico pivot. In alternativa si può f a re clic, nella casella degli s t rumenti, sull’icona con sopra i m p resso un istogramma. La r a p p resentazione di default p revede che i dati vengano vi- sualizzati sotto forma di un gra- fico a barre, ma nell’area di la- v o ro, oltre alla barra degli stru- menti tabella pivot sono pre- senti gli stessi pulsanti che era- no stati inseriti nello schema di impostazione dell’analisi, non- ché una barra per la gestione delle proprietà del grafico. Per m o d i f i c a re l’analisi di base im- postando nuovi tipi di elabora- zione o modificando le voci da c o i n v o l g e re si opera sui pul- santi come se si stesse lavo- rando con una tabella pivot. I pulsanti possono essere na- scosti, per non visualizzarli in sede di stampa: nella barra de- gli strumenti del grafico fare clic sul pulsante Grafico pivot, e nel menu che si apre optare per Nascondi pulsanti campo, viceversa per rivisualizzarli. ■ 3 La pro c e d u r a Varianti dell’analisi Per modificare i parametri dell’analisi di base si opera sui pulsanti come se si stesse lavorando con una tabella pivot. Per esempio, se anziché calcolare i fatturati globali per agente e prodotti si volessero conteggiare gli ordini corrispondenti, fare doppio clic sul pulsante Somma fatturato, e nello speciale box che viene aperto contestualmente selezionare il tipo di elaborazione desiderata. Per operare modifiche a livello delle voci Agente e Prodotto, aprire gli elenchi a discesa associati agli omonimi pulsanti. I risultati Ecco come si presenta il grafico rappresentativo dei risultati di una variante dell’analisi di base che prevede il conteggio degli ordini emessi dagli agenti relativamente ai prodotti trattati. Per una migliore lettura del grafico, quest’ultimo può essere complementato da una tabella dati che ospita quelli originali. Per visualizzare la tabella bisogna fare clic sulla terza icona della barra degli strumenti del grafico. Nascondere i pulsanti Quando si stampa il grafico, è prevista la visualizzazione dei testi delle etichette dei pulsanti presenti nell’area di lavoro. Se si desidera che non compaiono, nella barra degli strumenti della tabella pivot bisogna fare clic destro sul pulsante Grafico pivot, e nel menu che viene aperto selezionare la voce Nascondi pulsanti campo del grafico pivot. Per visualizzarli nuovamente ripetere la procedura e togliere la spunta alla voce che era stata precedentemente selezionata. Creare il grafico Per realizzare il grafico pivot corrispondente alla omonima tabella che compendia i risultati di una analisi basta fare clic destro sulla tabella, e selezionare nel menu contestuale la voce Grafico pivot. In alternativa si può fare clic, nella casella degli strumenti pivot, sull’icona con sopra impresso un istogramma. Nell’area di lavoro, oltre alla barra degli strumenti tabella pivot sono presenti gli stessi pulsanti che erano stati inseriti nello schema di impostazione dell’analisi, e una barra per la gestione delle proprietà del grafico. 55/188 PC Open Ottobre 20031 4 9 open action g u i d a I m p o s t a re una nuova analisi Cancellare i pulsanti Fare clic destro sui pulsanti da cancellare (possono essere anche tutti quelli presenti), e nel menu contestuale optare per Rimuovi campo. Mano a mano che si cancella un pulsante si determina lo svuotamento dell’area da essi occupata. Titoli Conviene intitolare il grafico pivot per descrivere il tipo di analisi condotta. Fare clic destro nell’area intorno al digramma, selezionare la voce Opzioni e attivare la scheda Titoli della maschera visualizzata. Legende Nella maschera della figura pre c e d e n t e a c c e d e re alla voce L e g e n d e. Spuntare la casella M o s t r al e g e n d a, e definirne la posizione attivando uno dei sottostanti bottoni. Le legende favoriscono la lettura del grafico. Le griglie Questi elementi facilitano l’interpretazione dei valori numerici. Se si desidera utilizzarli accedere alla scheda Griglia della maschera Opzioni, e spuntare i bottoni corrispondenti alle impostazioni desiderate P e r s o n a l i z z a re il grafico Impostare l’analisi Nelle aeree che restano vuote trascinare i nuovi pulsanti prelevando i loro nomi dalla parte inferiore della barra strumenti della tabella pivot. L’analisi in figura si riferisce alla ripartizione giornaliera degli ordini. M o d i f i c a re il tipo di grafico La procedura tradizionale Per modificare il tipo di grafico fare clic destro nell’area vuota che circonda il diagramma, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Tipo di grafico. Si apre così la galleria di quelli disponibili. Utilizzare la barra strumenti In alternativa ci si può avvalere della barra strumenti del grafico. Fare clic sulla icona che reca sopra impresso un grafico ad area, e selezionare quello desiderato nel pannello icone che si apre. 56/188 PC Open Ottobre 20031 5 0 open action g u i d a F o rm a t t a re le tabelle pivot Consigli e tecniche per migliorare la leggibilità e la grafica dei risultati d e l l ’ e l a b o r a z i o n e sui dati Dopo aver realizzato unatabella pivot ci si rendesubito conto che quanto ad estetica lascia piuttosto a desiderare, senza contare che la sua leggibilità potrebbe es- s e re decisamente migliorata. Fortunatamente, però, si può disporre di numerose opzioni che consentono di pre s e n t a re i risultati in maniera ineccepibi- le, nonché di mettere even- tualmente in evidenza deter- minate informazioni. F o rm a t t a re la tabella Fare clic destro su una qual- siasi cella, e nel menu che vie- ne visualizzato optare per la voce Formato rapporto. Si de- t e rmina così l’apertura della galleria che ospita i facsimili delle strutture disponibili. In tutto sono venti. Fare clic su quella desiderata, quindi pre- mere il pulsante OK per asse- gnarla alla tabella pivot. Indi- pendentemente dalla stru t t u r a che è stata assegnata, è possi- bile procedere ad ulteriori for- mattazioni che coinvolgono al- tri elementi della tabella. Ci ri- feriamo, in particolare, ai valo- ri numerici e all’aspetto delle celle. Per assegnare un forma- to numerico ai valori che vi so- no ospitati conviene farlo con una sola operazione. Prima però bisogna evidenziare l’in- tera tabella, una operazione che si può fare rapidamente avvalendosi di un’opzione de- dicata. Fare clic destro su una qualsiasi cella, nel menu con- testuale al clic optare per Sele - z i o n a, e nel corr i s p o n d e n t e sottomenu selezionare I n t e r a t a b e l l a. A questo punto fare ancora clic destro sulla tabella e scegliere la voce F o rmato cel - le per accedere alle maschere di formattazione. ■ 4 Le pro c e d u re di assegnazione dei form a t i Il risultato finale Ecco come si presenta la tabella pivot dopo che le è stato assegnato uno dei venti formati ospitati nella galleria dedicata. Il risultato è decisamente apprezzabile. Si noti che nella nuova struttura sono sempre presenti i pulsanti che consentono di eseguire varianti dell’analisi di base. Eventualmente, ne può venire cambiata la posizione. Assegnata la struttura si può procedere alla formattazione dei contenuti. Formattare i valori numerici Si può migliore la leggibilità dei dati della tabella assegnando ai valori numerici opportuni formati. In particolare, conviene agire a livello del numero di cifre decimali e di separatori di migliaia, nonché attribuire eventualmente appropriati formati ai numeri negativi al fine di consentirne l’immediata identificazione. Evidenziare le celle da formattare, farvi sopra clic destro, nel menu visualizzato selezionare la voce Formato celle, ed attivare la scheda Numero nella maschera che viene visualizzata. Altre formattazioni Per meglio evidenziare determinate posizioni della tabella, si possono formattare in modo opportuno singole celle o intere zone. La procedura è analoga a quella appena descritta, ma quando si accede alla maschera che gestisce le formattazioni si devono attivare le schede Carattere, Allineamento, Bordo, Motivo. Tramite le prime due si controllano i contenuti testuali, mentre le altre consentono di impostarne la grafica. Assegnazione di una struttura Formattare una tabella è una operazione semplicissima, ed i risultati sono decisamente di buon livello. Fare clic destro su una qualsiasi cella, e nel menu che viene visualizzato optare per la voce Formato rapporto. Si determina così l’apertura della galleria che ospita i facsimili delle strutture disponibili. In tutto sono venti. Selezionare quella desiderata, quindi premere il pulsante OK per assegnarla alla tabella pivot 57/188 PC Open Settembre 20031 3 9 open action g u i d a U s a re al meglio E x c e l n e l l ’ u fficio acquisti Come suddividere nel modo migliore una fornitura di materiale. La procedura per realizzare un modello che analizzi la situazione anche a livello grafico di Alberto Nosotti Uno dei problemi chel’ufficio acquisti di unaqualsiasi azienda è chiamato a risolvere quasi quotidianamente è quello di come ripartire l’acquisto di una partita di materiale al fi- ne di minimizzare i costi dell’intera operazione. In- fatti, a seconda di come si opera, si possono penaliz- z a re alcuni settori di atti- vità aziendali ed avvantag- giarne altri. Conviene fare un esempio pratico. Se l’uf- ficio acquisti emettesse un solo ordine, diminuirebbe i p ropri costi di esercizio, ma un tale comportamento si rifletterebbe inevitabilmen- te su un aggravio dei costi di magazzino, dove buona parte del materiale acquisi- to re s t e rebbe inutilmente in giacenza, per non parlare dei corrispondenti immobi- lizzi di capitale. Pertanto, ri- p a rtendo opport u n a m e n t e l’intera fornitura in più lotti (i cosiddetti lotti economici) si può trovare un compro- messo che si rivela ottimale sotto tutti gli aspetti, mini- mizzando così i costi del- l’intera operazione. Il mo- dello che accompagna la p resente dispensa consente di calcolare la ripartizione ottimale di una forn i t u r a , elaborando alcuni dati di base. Ci riferiamo alla quan- tità totale da ord i n a re, ai co- sti per l’emissione di un sin- golo ordine, e a quelli con- nessi allo stoccaggio del materiale nei magazzini. ■ Il lotto economico di acquisto - Un po’ di teoria p . 1 4 0 - Analisi grafica del pro c e s s o p . 1 4 1 R e a l i z z a re il modello - I calcoli p . 1 4 2 - Analisi interattive p . 1 4 3 I n t e r p re t a z i o n e g r a f i c a - Raccolta dei dati p . 1 4 4 - Realizzazione del grafico p . 1 4 5 I n t e r p re t a z i o n e d e l l ’ a n a l i s i - Influenza degli sconti p . 1 4 8 - Strategie altern a t i v e p . 1 4 8 4321 58/188 PC Open Settembre 20031 4 0 open action g u i d a Il lotto economico di acquisto In questo capitolo vengono affrontati i principi su cui si basa il calcolo del lotto economico di acquisto Il problema, almeno per quan-to ne riguarda l’enunciato, èmolto semplice. Conoscendo il fabbisogno annuo di una cer- ta materia prima, di un com- ponente, o di un qualsiasi ele- mento coinvolto nella produ- zione, si tratta di stabilire co- me pianificare l’emissione de- gli ordini al fine di minimizzare i costi dell’operazione, tenen- do conto dei suoi impatti sui bilanci dei vari settori azien- dali interessati. Ci riferiamo, tanto per fare alcuni esempi fra i più signifi- cativi, all’ufficio acquisti (che deve emettere ordini in nume- ro direttamente proporzionale alla frequenza degli approvvi- gionamenti), ai magazzini (nei quali gli stock devono essere i più bassi possibile), e al con- trollo di gestione, il cui compi- to è quello di minimizzare gli immobilizzi di capitale. Fatte queste considerazioni, il pro- blema si dimostra un po’ più complesso di quanto non tra- spaia dal suo enunciato, dal momento che si tratta di me- diare opportunamente fra va- rie esigenze aziendali talvolta anche in contrapposizione fra l o ro. Infatti, ipotizzando che l’ufficio acquisti emetta un so- lo ordine per l’intero fabbiso- gno, verranno decisamente ri - dotti i costi di questo settore, ma aumenteranno notevol- mente gli oneri di magazzino e gli interessi passivi. Se analizziamo graficamente l’andamento dei costi di emis- sione ordine e quelli di magaz- zinaggio si vede chiaramente che i primi diminuiscono con l’aumentare dei pezzi ordinati, mentre i secondi aumentano. L’andamento in teoria è linea- re, ma in pratica le corrispon- denti curve potrebbero muo- versi diversamente perc h é possono intervenire i più di- 1 Un po’ di teoria I costi di magazzinaggio Sono proporzionali alla quantità di materiale ordinato, e incidono negativamente a livello finanziario con l’aumentare di questa a causa dei corrispondenti immobilizzi di capitale. Il loro andamento dovrebbe in teoria essere direttamente proporzionale alla consistenza dei singoli ordini, ma dal momento che si deve tenere conto di svariati fattori, l’andamento della curva che li interpreta potrebbe essere non lineare pur rappresentando un trend che aumenta con l’ammontare degli ordini. La formula di calcolo Il lotto economico di acquisto può essere calcolato tramite la formula =RADQ(2*E*Q/St) dove E è il costo di emissione di un ordine, Q la quantità totale di materiale da ordinare, e St i costi unitari di stoccaggio nei magazzini. Vale la pena di osservare che nell’espressione non compare il costo dei materiali da ordinare, ma il fatto è solo apparentemente strano dal momento che il suddetto costo è contenuto indirettamente in quelli di magazzinaggio che, ovviamente, non possono non tenerne conto. Calcolo del lotto economico Creare un prospetto di tre celle, in cui sono contenuti i dati necessari per il calcolo del lotto economico. Nella fattispecie, la cella F14 contiene il fabbisogno totale da ordinare, la cella F18 i costi di emissione di un ordine, e la cella F22 i costi unitari di stoccaggio. Nella cella F26 digitare la formula =RADQ(2*F14*F18/F22). Si ottiene così l’ammontare del lotto economico di acquisto relativo allo scenario descritto dai dati ospitati nella tabella. I costi di acquisto Sono quelli direttamente o indirettamente coinvolti nell’acquisto dei materiali, e sono rappresentati, oltre che da quelli relativi all’emissione degli ordini, anche dagli oneri ad essi connessi. In pratica sono inversamente proporzionali all’ammontare dei singoli ordini. Condensando in pochi o in un unico ordine l’intero acquisto i costi vengono minimizzati. Si determinano, però, gravi penalizzazioni della gestione di altri settori aziendali, a cominciare dai magazzini. 59/188 PC Open Settembre 20031 4 1 open action g u i d a sparati fattori esterni a modu- larne il corso. A questo punto, rifacendoci alle due curve, e ammettendo che le due variabili considera- te condensino anche altri ef- fetti, possiamo cre a re una nuo- va curva che rappresenta la somma dei punti delle altre due. Vengono così interpretati i costi dell’intera operazione, e se ne analizziamo l’andamento possiamo osservare che que- sti presentano un massimo per ordini bassi e molto alti, men- tre si rileva un minimo in cor- rispondenza dell’incrocio delle curve dei costi di magazzinag- gio ed emissione ordini. In ba- se a questo riferimento si legge sull’asse delle X il numero di pezzi che rappresenta il lotto economico, vale a dire l’am- montare dei singoli ordini in cui conviene suddividere il fab- bisogno totale. La formula di calcolo Allo stesso risultato si arr i v a anche tramite la formula illu- strata nella pagina a fianco, do- ve E è il costo di emissione di un ordine, Q la quantità totale di materiale da ordinare, e St i costi unitari di stoccaggio nei magazzini. Tali dati vengono resi dispo- nibili dal servizio di contabilità industriale dell’azienda.Vale la pena di far notare che nell’e- spressione non compare il co- sto dei materiali da ordinare, ma il fatto è solo apparente- mente strano dal momento che il suddetto costo è conte- nuto indirettamente in quelli di magazzinaggio che, ovviamen- te, non possono non tenerne conto. Così, tanto per fare subito un esempio pratico, se si de- vono ordinare 1500 pezzi di un certo componente i cui costi unitari di stoccaggio sono pari a 2 euro, mentre il costo di emissione di un ordine è pari a 25 euro, il corrispondente lotto economico di acquisto è pari a 193 pezzi. Quanto esposto vale ovvia- mente solo in linea teorica, pertanto i risultati che si ot- tengono tramite l’applicazione della formula devono essere interpretati alla luce della pro- pria esperienza. Il calcolo, in- fatti, non tiene conto di alcuni fattori che possono impattare significativamente sul risultato finale. Ci riferiamo, per esem- pio, all’influenza di eventuali sconti per quantità che il for- n i t o re potrebbe applicare , nonché a situazioni aziendali specifiche non generalizzabili in una semplice espre s s i o n e m a t e m a t i c a . Come calcolare il lotto economico Creare un prospetto di tre celle, in cui sono contenuti i dati necessari per il calcolo del lotto economico. Nella fat- tispecie, la cella F 1 4 contiene il fabbisogno totale da ordinare, la cella F18 i costi di emissione di un ordine, e la cella F22 i co- sti unitari di stoccaggio. Nella cella F 2 6 d i g i t a re la form u l a =RADQ(2*F14*F18/F22). Si ottiene così l’ammontare del lotto economico di acqui- sto relativo allo scenario de- scritto dai dati ospitati nella ta- bella. Variando i dati di base si possono simulare vari scenari operativi. Analisi grafiche Il grafico qui a sinistra inter- p reta l’analisi numerica de- scritta nella figura 4 della pagi- na a fianco. Come si vede chiaramente, il lotto economico si può leg- gere in corrispondenza dell’in- crocio della curva dei costi di emissione ordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curv a dei costi totali. ■ Analisi grafiche Le curve dei costi Questo grafico interpreta l’analisi numerica descritta nell’ultima figura in basso della pagina a fianco. Come si vede chiaramente, il lotto economico si può leggere in corrispondenza dell’incrocio della curva dei costi di emissione ordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curva dei costi totali. Influenza dei costi di magazzino Una analisi di sensibilità condotta basandosi sui valori che hanno dato origine al diagramma della figura precedente. In pratica, si vogliono testare gli effetti sul lotto economico di interventi mirati a ridurre i costi di magazzinaggio. Diminuendoli del 10% il lotto economico di acquisto aumenta del 5% circa. 60/188 PC Open Settembre 20031 4 2 open action g u i d a Come impostare il modello Ecco come procedere per realizzare un modello per il calcolo del lotto automatico di acquisto Il fatto che per calcolare il lot-to economico di acquisto ba-sti una semplice formula non significa che ci si debba ferm a- re al risultato della sua valoriz- zazione. Se, invece, conside- riamo l’espressione solo un punto di partenza, possiamo e s t r a p o l a re da essa molte informazioni che si riveleran- no preziose per gestire al me- glio il processo di acquisto. I parametri di calcolo In pratica, il calcolo del lotto economico di acquisto si ridu- ce all’estrazione di una radice quadrata, il cui radicando è da- to dall’espressione: 2 * Costo emissioni ordini * Quantità da ordinare / Costi unitari di ma - gazzino. A questo punto, ba- sterebbe inserire tali valori in tre celle del foglio di lavoro e fare riferimento ad esse in una o p p o rtuna espressione che re- stituisce il risultato desidera- to. Così facendo, però, si inter- preta riduttivamente la proce- dura, e si perde l’opportunità di eseguire una analisi che ten- ga conto di fattori esterni che impattano sui tre parametri di base, dando così modo di pro- cedere ad interventi che pos- sano migliorare la situazione. Non dimentichiamo, infatti, che lo scopo finale è quello di ridurre al minimo i costi del- l’operazione di acquisto del fabbisogno dei materiali. Per- tanto, è possibile aggiungere più flessibilità alla procedura di calcolo se, anziché citare di- rettamene nella formula il va- lore dei tre parametri, li si so- stituiscono con la somma delle voci in cui eventualmente que- sti si possono art i c o l a re. Ta n t o per fare subito un esempio, i costi di magazzinaggio sono la risultante dell’apporto di più 2 U s a re il foglio elettronico nel CD Guida Il messaggio di errore Si noti che in ogni caso, indipendentemente dalla espressione che si utilizza, sino a che nelle celle della tabella non sono stati inseriti tutti i dati, in quella che ospita la valorizzazione del lotto economico è presente un messaggio di errore. Per evitarne la visualizzazione si può gestire l’espressione di calcolo tramite un opportuno controllo condizionale che, sino a quando la cella F22 non contiene dati, determina la visualizzazione di un blank. Il controllo condizionale Se nella cella F26 l’espressione di calcolo del lotto economico viene inserita nell’ambito di un controllo condizionale, si può evitare la visualizzazione del messaggio di errore dovuto all’esecuzione di una divisione per zero (fino a che la cella F22 è vuota). La formula da inserire è la seguente =SE(F22””;RADQ(2*F14*F18/F22);””). Ecco la sua dinamica operativa. Se la cella F22 è vuota viene visualizzato un blank, in caso contrario viene dato il benestare alla valorizzazione della formula stessa. La funzione “SE” La funzione SE si rivela preziosa (come per esempio nel nostro caso) per risolvere molti problemi che si presentano nel corso dell’impostazione di un modello o di una applicazione. Vale quindi la pena di documentarsi ampiamente in merito al suo utilizzo pratico. Ecco come procedere. Aprire la guida in linea di Excel ed accedere alla scheda di ricerca libera. Nella casella dedicata digitare il termine chiave Controllo condizionale. Si consiglia di consultare tutti gli argomenti individuati. La struttura del modello Il modello nella sua versione più semplice, vale a dire quella in cui non si tiene conto delle voci che possono concorrere alla formazione dei tre parametri di base. Nella zona inferiore sinistra del foglio di lavoro creare un prospetto articolato in quattro celle, e nella cella F26 inserire la formula per il calcolo del lotto economico. A questo punto, inserendo semplicemente gli appropriati valori, nella cella viene visualizzato il lotto economico di acquisto. Il foglio Excel è disponibile nel CD Guida. 61/188 voci, una delle quali potrebbe essere la movimentazione dei prodotti stoccati. In tal caso, diminuendo questo elemento di costo con appropriati inter- venti, si può valutare (confro n- tando i costi prima e dopo i suddetti interventi) la conve- nienza o meno di pro c e d e re ad eseguirli. E si potrebbe con- tinuare. A questo punto, ecco come operare per impostare un modello di base che calcoli il lotto economico in corr i- spondenza di un certo scena- rio, e che preveda, inoltre, la realizzazione del corr i s p o n- dente grafico. L’analisi di que- st’ultimo (e dei dati utilizzati per crearlo) potrà fornire nuo- vi spunti per ottimizzare la si- tuazione. I m p o s t a re il modello Cominciamo con lo struttu- rare il modello nella sua ver- sione più semplice, vale a dire quella in cui non si tiene conto delle voci che possono con- correre alla formazione dei tre parametri di base (costo ordi- ni, quantità da ord i n a re, e costi unitari di stoccaggio). Ecco come procedere. C re a re un prospetto art i c o- lato in quattro celle, e nella cella F 2 6 i n s e r i re la form u l a =RADQ(2*F14*F18/F22). A questo punto, inserendo sem- plicemente gli appropriati va- lori nel prospetto, nella sud- detta cella viene visualizzato il lotto economico di acquisto. In alternativa alla funzione e s p ressamente dedicata all’e- strazione delle radici quadra- te si può utilizzare l’operatore di elevazione a potenza. Infat- ti, rammentiamo a chi non lo r i c o rdasse, che dal punto di vista matematico, l’estrazione di una radice di qualsiasi gra- do equivale ad elevare il radi- cando ad un esponente fra- zionario. Nella fattispecie, l’esponen- te è l’inverso del grado della radice. Nel nostro caso, per- tanto, si potrà utilizzare con successo la seguente espres- sione =( 2 * F 1 4 * F 1 8 / F 2 2 ) ^ 1 / 2. Si noti, però, che in ogni caso, sino a che nella cella F22 non è stato inserito il corrisponden- te dato, in F26 è presente un messaggio di errore. Per evi- tarne la visualizzazione si può g e s t i re l’espressione di calcolo tramite un opportuno control- lo condizionale. In pratica, ba- sta inserire in F26 la formula = S E ( F 2 2 < > ” ” ; R A D Q ( 2 * F 1 4 * F 1 8 /F22);””) Anziché digitare dire t t a- mente i dati nella celle della ta- bella dei parametri, è possibile inserirli tramite una cosiddetta casella di scorrimento. Si tratta di uno dei controlli disponibili nel pannello degli stru m e n t i del Visual Basic. Disegnata la casella aprire la corrispondente maschera del- le proprietà ed impostare le caratteristiche del contro l l o specificando la cella in cui de- vono essere inseriti i dati, e gli i n c rementi dei valori che si de- terminano ad ogni clic sui pul- santi. Nella figura dedicata si può vedere come si presenta la casella di scorrimento, una volta impostata. Per gestire va- lori decimali, o al di fuori del- l’intervallo – 32.767, + 32.767, bisogna utilizzare opport u n i a rtifici. Solitamente ci si avvale di celle intermedie per par- cheggiare i dati, che poi ver- ranno opportunamente elabo- rati. ■ PC Open Settembre 20031 4 3 open action g u i d a A n a l i z z a re le voci di costo Una somma di voci Si può essere più flessibili nella procedura di calcolo se, anziché citare direttamene nella formula il valore dei tre parametri, li sostituiamo con la somma delle voci in cui eventualmente si possono articolare. In questo caso, i costi di magazzinaggio sono la risultante dell’apporto di più voci. Utilizzare le caselle di scorrimento Anziché digitare direttamente i dati nelle celle della tabella dei parametri, è possibile inserirli tramite una cosiddetta casella di scorrimento. Si tratta di uno dei controlli disponibili nel pannello degli strumenti del Visual Basic. Disegnata la casella aprire la corrispondente maschera delle proprietà ed impostare le caratteristiche del controllo specificando la cella in cui devono essere inseriti i dati, e gli incrementi dei valori che si determinano ad ogni clic sui pulsanti. Inserire le caselle nel modello Ecco come si presenta la casella di scorrimento, una volta impostata. Si possono così eseguire rapidamente analisi di sensibilità. Per saperne di più sulle caselle di scorrimento, su come impostarle, e come utilizzarle, si consiglia di consultare l’articolo a pagina 153 del numero 83 di Pc Open. Per gestire valori decimali, o al di fuori dell’intervallo –32.767, +32.767, bisogna utilizzare opportuni artifici. Solitamente ci si avvale di celle intermedie per parcheggiare i dati, che poi verranno opportunamente elaborati. A u t o m a t i z z a re gli input 62/188 PC Open Settembre 20031 4 4 open action g u i d a L’analisi grafica A n a l i z z a r e graficamente la situazione consente di avere a disposizione un maggior numero di informazioni La formula per il calcolo dellotto economico ne resti-tuisce il corrispondente va- lore, ma tale informazione de- ve essere accettata così come è, e non consente di avere una panoramica della situazione, grazie alla quale, invece, si po- t re b b e ro immaginare soluzioni alternative per migliorare (se possibile) l’economia dell’inte- ro processo. Se, invece, si rea- lizza un’analisi grafica che in- terpreta l’andamento dei costi connessi con ordinativi di am- montare inferiore e superiore al lotto economico, si possono e s t r a p o l a re numerose infor- mazioni che si riveleranno pre- ziose per formulare eventuali strategie alternative. Ma ecco come realizzare il grafico. In pratica, si tratta di trasform a re in un diagramma il contenuto di una tabella in cui sono ospi- tati i costi di emissione ordini, di magazzinaggio (e la loro somma), relativi ad un certo n u m e ro di ordini il cui ammon- tare copre un intervallo al cen- tro del quale si trova il lotto economico di acquisto. Vedia- mo come impostare pratica- mente la tabella, dopodiché ci si occuperà di realizzare il cor- rispondente grafico. R e a l i z z a re la tabella Innanzitutto eseguire il cal- colo del lotto economico rela - tivo alla situazione da analiz- z a re, quindi denominare ri- spettivamente Fabbisogno, Co - sto_ordine, Costo_stoccaggio, e Lotto_economico le celle F14, F18, F22, e F26. Nella prima co- lonna del prospetto inserire i numeri pro g ressivi degli ord i n i che si intendono prendere in considerazione. Nella cella D7 d i g i t a re l’espressione = L o t - t o _ E c o n o m i c o / 1 1 * C 7 e re p l i- 3 I m p o s t a re la tabella dati Impostare la tabella dati Inserire nelle celle del prospetto le formule per la valorizzazione dei costi delle varie operazioni. Si noti che alla riga numero 11 è analizzata la situazione relativa al lotto economico di acquisto. In sua corrispondenza i costi di emissione ordini e di magazzinaggio si equivalgono. Tale equivalenza, espressa graficamente, interpreta l’incrocio delle due curve, che per l’appunto si identifica con la minimizzazione dei costi totali. Il lotto economico La riga dati della tabella che si riferisce al lotto economico. Come si può vedere, nella cella C17 figura il valore che è stato calcolato dalla formula. Inoltre, nelle celle F17 e G17 sono contenuti valori uguali dal momento che si è realizzata l’uguaglianza fra i costi di emissione ordine e quelli di stoccaggio a magazzino. Tale situazione, per l’appunto, si verifica solo in corrispondenza del lotto economico di acquisto. Individuare il lotto economico A sinistra della tabella, in corrispondenza della riga che si riferisce al lotto economico di acquisto compare una etichetta che la identifica. Per ottenere tale risultato, inserire nella cella I7 la formula condizionale =SE(H7=MIN(Costi_totali);” Lotto Economico”;””) e replicarla verso il basso sino alla cella I28 compresa. La formula visualizza la scritta Lotto economico di acquisto in corrispondenza della cella che ospita il valore minimo fra quelli contenuti nella colonna Costi Totali. Calcolare il lotto economico Innanzitutto, eseguire il calcolo del lotto economico relativo alla situazione da analizzare, quindi denominare rispettivamente Fabbisogno, Costo_ordine, Costo_stoccaggio, e Lotto_economico le celle F14, F18, F22, e F26. Queste denominazioni sono essenziali agli effetti della impostazione della tabella dati perché ad esse si farà riferimento nelle espressioni che vi saranno inserite. 63/188 PC Open Settembre 20031 4 5 open action g u i d a carla verso il basso sino alla cella D28 compresa. Così fa- cendo si calcolano i 22 valori dell’intervallo da prendere in considerazione. Si noti che il lotto economico si viene a tro- v a re al centro dell’interv a l l o stesso. Nella colonna Ordini si calcola il numero di quelli che bisogna emettere per coprire il fabbisogno totale se il loro am- montare è pari a quello dichia- rato nelle celle della colonna Lotto. Inserire pertanto in E7 la formula =Fabbisogno/D7, e re- plicarla verso il basso. Nella cella F7 della colonna Costo or - d i n i si calcola il costo di questa operazione, che è re s t i t u i t o d a l l ’ e s p ressione = C o s t o _ o rd i - ne*E7, da replicarsi sino alla cella F28. Analogamente, il co- sto di magazzinaggio è dato dalla espressione =Costo_stoc - caggio*D7/2. Si noti che il co- sto viene dimezzato per tenere conto della giacenza media del materiale. L’ultima colonna della tabel- la ospita i costi totali dell’ope- razione, che sono dati ovvia- mente dalla somma dei costi di emissione ordini e magazzi- naggio. Pertanto, inserire nella cella H7 l ’ e s p ressione = F 7 + G 7 e replicarla verso il basso. A questo punto la tabella è com- pleta. Si noti che alla riga nu- mero 11 è analizzata la situa- zione relativa al lotto econo- mico di acquisto. In particola- re in sua corrispondenza i co- sti di emissione ordini e di ma- gazzinaggio si equivalgono. Ta- le equivalenza, espressa grafi- camente, interpreta l’incrocio delle due curve, che per l’ap- punto si identifica con la mini- mizzazione dei costi totali. R e a l i z z a re il grafico Ecco come interpretare gra- ficamente l’analisi. Evidenziare contemporaneamente i dati delle colonne Lotto, Costo ordi - n i, C o s t os t o c c a g g i o, C o s t it o t a l i, del prospetto, quindi fare clic sull’icona che gestisce la rea- lizzazione dei grafici. Nella gal- leria che viene visualizzata op- tare per i grafici a dispersione (X Y), e in part i c o l a re per la t e rza variante. Passare alle fasi successive della pro c e d u r a . Nella sezione Posiziona in del- la maschera che conclude la procedura spuntare il bottone Come oggetto in, e specificare il foglio di lavoro C a l c o l o nel cor- rispondente elenco a discesa. Premendo il pulsante Fine vie- ne visualizzato il grafico. ■ R e a l i z z a re il grafico Evidenziare la zona dati Ecco come procedere per interpretare graficamente l’analisi. Evidenziare contemporaneamente i dati delle colonne Lotto, Costo ordini, Costo stoccaggio, Costi totali del prospetto, quindi fare clic sull’icona che gestisce la realizzazione dei grafici. Per evidenziare con una sola operazione la zona dati bisogna tenere premuto il tasto Control mentre con il mouse si selezionano le corrispondenti zone. Scegliere il grafico Facendo clic, nella barra degli strumenti, sull’icona con sopra impresso il simbolo di un istogramma, viene visualizzata la prima delle maschere in cui si articola la procedura per la creazione di un grafico. Nella finestra Tipo di grafico selezionare la voce Grafico a dispersione (XY), quindi optare per la terza delle varianti proposte nella finestra ospitata nella parte destra della maschera. Premere il pulsante Avanti per passare alle fasi successive della procedura. La posizione del grafico La maschera con cui si conclude la procedura consente di specificare la posizione del grafico, vale a dire se deve essere visualizzato in uno dei fogli i lavoro in cui si articola il modello, oppure se deve essere visualizzato in un foglio speciale. Nel nostro caso, nella sezione Posiziona in della suddetta maschera spuntare il bottone Come oggetto in e specificare il foglio di lavoro Calcolo nel corrispondente elenco a discesa. Premendo il pulsante Fine viene visualizzato il grafico. Il grafico Ecco come si presenta il grafico che interpreta i dati della tabella. Come si vede chiaramente, il lotto economico si può leggere in corrispondenza dell’incrocio della curva dei costi di emissione ordini e dei costi di magazzino, che coincide con il minimo presentato dalla curva dei costi totali. Infatti, al punto di incrocio si realizza l’uguaglianza dei due costi, e di conseguenza sarà minima anche la loro somma. 64/188 PC Open Settembre 20031 4 8 open action g u i d a I n t e r p re t a re i risultati dell’analisi Un’analisi critica dei risultati mette in evidenza s i t u a z i o n i particolari e suggerisce s t r a t e g i e a l t e r n a t i v e Come si diceva, il semplicecalcolo dell’ammontaredel lotto economico pre- clude l’accesso a interessanti i n f o rmazioni. È solo attraverso l’analisi della situazione globa- le, così come espressa nel gra- fico, ma soprattutto nella ta- bella dalla quale quest’ultimo viene generato, che si possono trarre indicazioni di massima per eventuali azioni modula- trici, sempre da interpre t a re alla luce della propria espe- rienza e delle realtà aziendali. Immaginiamo, riferendoci al- l’esempio illustrato nelle figu- re, che il forn i t o re (per sue proprie ragioni organizzative) abbia problemi a fornire il nu- mero di pezzi che corrisponde al lotto economico. Preferireb- be, poniamo, fornirne 1300 ad ogni invio, anziché 894. Per fa- re accettare la nuova situazio- ne si dice disposto a praticare uno sconto pari a 2 0 0 e u ro . Per valutare la convenienza d e l l ’ o ff e rta si ricorre alla ta- bella numerica. Si calcolano i nuovi oneri che derivano dal fatto che si verifica una varia- zione del lotto economico. In questo caso, la differenza dei costi totali corrispondente ad una fornitura di 1300 pezzi (ri- ga 16 della tabella) e alla forni- tura pari al lotto economico ammonta a 318 euro. Pertanto l ’ o ff e rta è assolutamente da s c a rt a re. E ancora, se temendo una eventualmente scarsezza di materiale sul mercato, ci si volesse garantire da eventuali a rresti della produzione, è pos- sibile calcolare l’onere deri- vante da un aumento del lotto economico, che corr i s p o n d e in un certo senso ai costi delle garanzie che ci si vogliono as- sicurare. ■ 4 Le analisi di sensitività La convenienza di uno sconto Immaginiamo che il fornitore abbia problemi a fornire il numero di pezzi che corrisponde al lotto economico. Preferirebbe, poniamo, fornirne 1300 ad ogni invio, anziché 894, e sarebbe disposto a praticare uno sconto pari a 200 euro. In questo caso, la differenza dei costi totali corrispondente ad una fornitura di 1300 pezzi (riga 16 della tabella) e alla fornitura pari al lotto economico ammonta a 318 euro. Pertanto l’offerta è assolutamente da scartare. Garanzia degli approvvigionamenti Se per una qualsiasi ragione, ci si volesse garantire da eventuali perdite di produzione, è possibile calcolare l’onere derivante da un aumento del lotto economico, che corrisponde in un certo senso ai costi delle garanzie che ci si vogliono assicurare. Per esempio, aumentando del 10 percento circa il lotto economico si verifica un corrispondente onere dell’ordine di 17 euro. In pratica i costi passano da 4472 a 4489. Diminuzione del lotto economico In certi casi potrebbe essere conveniente diminuire il lotto economico di acquisto per controbilanciare sopravvenute esigenze produttive o per valutare politiche alternative di stoccaggio. Per esempio, potrebbe essere necessario disporre temporaneamente di maggiore spazio nei magazzini. In tal caso diminuendo del 20 percento l’ammontare degli ordini (si passa da 894 pezzi a 732 pezzi) ci si deve accollare un onere di 90 euro. Analizzare i costi Partendo da un’analisi panoramica della situazione si possono immaginare strategie per procedere ad eventuali miglioramenti dell’intero bilancio economico. Si tratta di valutare le differenze di costo che si verificano in corrispondenza di nuove situazioni rispetto a quella che caratterizza il lotto economico, e verificare se i benefici derivanti da mutamenti di strategie sono maggiori dei corrispondenti aumenti di costo dell’operazione di acquisto. 65/188 PC Open Giugno 2003143 open action guida Grazie a speciali comandi del foglio elettronico è possibile fare previsioni analizzando serie storiche di dati In azienda si presenta spessola necessità di interpretaretramite opportune analisi statistiche le informazioni che provengono dal settore delle vendite, della produzio- ne, del marketing, o del con- trollo qualità. Utilizzando le funzioni spe- cialistiche disponibili a libre- ria è possibile condurre ana- lisi i cui risultati si riveleran- no preziosi per formulare strategie, definire piani di vendita, controllare la produ- zione, e così via. In questa di- spensa vedremo come si ese- gue una previsione analizzan- do serie storiche di dati di vendita, nonché come utiliz- zare al meglio alcune funzioni statistiche di uso comune. Ci riferiamo, in particolare, a quelle per calcolare medie, massimi, minimi, o conteggia- re i valori presenti in una zo- na. Per quanto riguarda le funzioni previsionali, ci occu- peremo di come condurre analisi numeriche e grafiche partendo da congrue serie di dati al fine di estrapolarne la tendenza (quello che nel ger- go degli addetti ai lavori vie- ne definito trend), e formulare così una ragionevole previ- sione dell’evoluzione del fe- nomeno descritto dai dati stessi. Ricordiamo che i risultati ottenuti rappresentano solo delle stime e delle previsioni e pertanto devono essere in- terpretati e criticati alla luce della propria esperienza. Solo così potranno essere utilizza- ti come valido punto di par- tenza per prendere decisioni o immaginare nuove strate- gie. � Alberto Nosotti Utilizzare in azienda le funzioni statistiche di Excel Le tecniche di regressione - Teoria della regressione p. 144 - Esecuzione pratica di un’analisi p. 144 Analisi grafiche - La procedura p. 148 - Le analisi p. 148 - Le opzioni p. 148 Previsioni automatizzate - Impostazione del modello p. 150 - Come utilizzarlo p. 150 Utilizzo pratico di alcune funzioni - Medie, massimi, minimi e conteggi p. 152 4 3 2 1 66/188 PC Open Giugno 2003144 open action guida Le analisi di regressione I principi di base teorici per capire meglio le funzioni previsionali di Excel: dai dati storici ai trend futuri Quando in azienda si deveformulare una qualsiasiprevisione, affidarsi solo alla propria esperienza può non bastare. Meglio suppor- tarla con l’utilizzo di uno dei numerosi strumenti statistici di cui la libreria di Excel è piut- tosto fornita. Ci riferiamo alla possibilità di eseguire quelle che gli addetti ai lavori defini- scono analisi previsionali, gra- zie alle quali si possono calco- lare con ragionevole attendibi- lità gli sviluppi di una qualsiasi situazione. Si va dalla proie- zione di dati di vendita alla sti- ma dell’evoluzione del giro di affari, o alla possibilità di met- tere in relazione fra loro feno- meni di diversa natura, sempre allo scopo di formulare previ- sioni. In questo capitolo ci oc- cuperemo, in particolare, di analizzare dei dati di vendita per stimarne l’andamento nel prossimo futuro. Ovviamente, per eseguire una tale analisi è necessario disporre di una se- re di dati storici che possano essere considerati rappresen- tativi della situazione che si vuole analizzare, inoltre, il loro numero si deve riferire ad un arco temporale piuttosto con- sistente, ed in ogni caso omo- geneo con l’ampiezza della previsione da eseguire. Con- viene fare subito un esempio pratico. Per prevedere l’anda- mento delle vendite dei prossi- mi tre mesi, possono bastare i dati relativi ai dodici appena trascorsi, ma se si vuole anda- re più in la, per esempio di più trimestri, la serie storica si de- ve riferire ad almeno due o tre anni passati. Per quanto ri- guarda, invece, l’attendibilità dei risultati, si da per scontato che la previsione non deve es- sere influenzata da eventi di- 1 Usare il foglio di lavoro nel CD Guida � Le previsioni A questo punto bisogna specificare a quanti mesi si deve riferire la previsione. Ricordiamo che tanto più ampio è l’intervallo previsionale tanto meno attendibili potrebbero essere i risultati. Nella zona B17:C19 inserire il numero d’ordine e i nomi dei mesi da proiettare. Per inciso, ricordiamo che i numeri dei mesi (colonna B) e i fatturati (colonna D), rappresentano rispettivamente le cosiddette variabili indipendenti e dipendenti della nostra analisi di regressione. � La funzione TENDENZA Per calcolare la retta di regressione che interpreta il trend dei dati storici da analizzare ci avvarremo della funzione TENDENZA. Evidenziare la zona E5:E19, e inserire la formula =TENDENZA(D5:D16;B5:B16;B5:B19). Per acquisire l’espressione premere contemporaneamente la sequenza di tasti Control+Maiuscolo+Invio. Così facendo la formula viene inserita come matrice, e nella zona evidenziata compare una serie di valori che, interpretata graficamente, restituisce una retta rappresentativa della tendenza dei dati � Per avere aiuto Per documentarsi opportunamente sulla dinamica operativa della funzione TENDENZA e sul suo utilizzo pratico si consiglia di consultare le corrispondenti pagine della guida in linea di Excel. Aprire la guida, e nella casella di ricerca libera digitare come chiave di interrogazione il termine Tendenza. Si apre così la pagina che descrive la funzione. È anche raccomandabile consultare gli argomenti correlati che si raggiungono facendo clic sul link Vedere anche posizionato nella parte superiore della pagina. � La tabella dei dati storici Qualsiasi analisi di regressione si basa sulla disponibilità di una congrua serie di dati storici. La prima cosa da fare è impostare la corrispondente tabella, che quando sarà completata con i risultati servirà anche da riferimento per la realizzazione del grafico nella tabella Previsioni vendita che trovate nel CD Guida. Inserire nella zona D5:D16 i dati storici di cui si dispone, per esempio quelli relativi alle vendite degli ultimi dodici mesi. Si noti che i valori disponibili sono stati numerati da 1 a 12. 67/188 PC Open Giugno 2003145 open action guida versi da quelli che si sono ve- rificati nel periodo in cui è ma- turata la serie storica.Vale a dire che se questa si riferisce ad un periodo in cui si è regi- strata una crescita del merca- to, le previsioni non possono tenere conto, per esempio, di una eventuale recessione in agguato. Le regressioni La tecnica utilizzata per estra- polare una previsione da una serie di dati di vendita prevede che questi vengano elaborati in modo tale da ottenere un nuovo insieme di valori descri- ve una curva (cosiddetta di re- gressione), che approssima nel modo migliore l’andamen- to dei dati storici. A seconda del tipo di curva utilizzato si parla di regressione lineare, esponenziale, logaritmica, o di potenza. Per esempio, esegui- re una analisi di regressione li- neare significa tracciare una retta che approssima nel mi- gliore dei modi, come si dice- va, la curva dei dati storici. Si individua così la tendenza del fenomeno, e se la retta viene prolungata di un certo numero di periodi oltre l’ultimo dato storico, si entra nel campo del- le previsioni. È ovvio, che l’at- tendibilità di una stima così eseguita dipende molto anche dal tipo di curva che viene di volta in volta utilizzata, ma, co- me vedremo nei prossimi capi- toli, è possibile valutare quello che viene definito l’indice con- fidenza dell’analisi, e stabilire così quale tipo di regressione sia il più affidabile. Di seguito vi spieghiamo come eseguire praticamene una previsione utilizzando la funzione TEN- DENZA. Per una migliore com- prensione delle procedure si consiglia di seguirne l’esposi- zione consultando le figure della pagina a fianco, nonché direttamente sul video cari- cando il modello esemplificati- vo che trovate nel CD Guida al- legato alla rivista. L’analisi Inserire nella zona B5:D16 i dati storici di cui si dispone, per esempio quelli relativi alle vendite degli ultimi dodici me- si. Si noti che i valori disponibi- li sono stati numerati da 1 a 12. Nella zona B17:B19 inserire il numero dei mesi ai quali si de- ve riferire l’analisi. Se, per esempio, vogliamo formulare le previsioni dei tre mesi succes- sivi all’ultimo dato storico inse- riremo i valori da 13 a 15. A que- sto punto, evidenziare la zona E17:E19, e inserire la formula =TENDENZA(D5:D16;B5:B16;B 5:B19). Per acquisire l’espres- sione premere contempora- neamente la sequenza di tasti Control+Maiuscolo+Invio. Così facendo la formula viene inse- rita come matrice, e nella zona evidenziata compare una se- rie di valori che, interpretata graficamente, restituisce una retta rappresentativa della ten- denza dei nostri dati. A questo punto, in corrispondenza dei mesi numero 13, 14, e 15 si leg- gono le previsioni relative ai mesi di gennaio, febbraio, e marzo. Realizzare il grafico Una volta eseguita l’analisi, i risultati ottenuti possono es- sere interpretati in forma grafi- ca, consentendo così di avere una panoramica più completa della situazione. Evidenziare la zona C5:E19, e realizzare il cor- rispondente grafico lineare. � Regressione lineare e logaritmica � REGR.LIN e REGR.LOG Queste due funzioni previsionali operano in modo abbastanza simile alla funzione TENDENZA, ma consentono di eseguire una regressione lineare e logaritmica calcolando i coefficienti delle equazioni delle corrispondenti curve di regressione. Per saperne di più sul loro utilizzo conviene consultare le relative pagine della guida in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella casella di ricerca digitare il termine Regressioni, e selezionare le due funzioni fra gli argomenti che vengono individuati. � La procedura Se la funzione Tendenza e altre funzioni previsionali non fossero disponibili bisogna procedere alla loro installazione. Ecco come operare. Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Si determina così la visualizzazione di un box. Nella finestra centrale spuntare la casellina accanto alla voce Strumenti di analisi, quindi premere il pulsante OK per determinarne il caricamento. Se tali funzioni, però, non sono state installate unitamente ad Office, bisognerà reinstallarle. Gli strumenti di analisi 68/188 PC Open Giugno 2003148 open action guida Grafici in tempo reale Ecco come realizzare una analisi grafica di regressione partendo dalla curva dei dati storici Nel capitolo precedente ab-biamo visto come realiz-zare un’analisi previsio- nale numerica, che poi è stata visualizzata in forma grafica. Ma si può fare di più, realiz- zando direttamente il grafico che compendia la curva di re- gressione, le previsioni, e i da- ti storici, partendo da questi ultimi. In questo caso, fra l’al- tro, la tabella su cui ci si basa si limita a sole due colonne: quella dei nomi dei periodi temporali da prendere in con- siderazione (anni, mesi, setti- mane, o giorni), e i corrispon- denti valori storici. La procedura Impostata la tabella traccia- re il corrispondente grafico, quindi fare clic destro su un qualsiasi punto della curva dei dati storici. Così facendo, si determina l’evidenziazione della curva stessa e la com- parsa di un menu in cui si sele- ziona la voce Aggiungi linea di tendenza. Viene così visualiz- zata una maschera a due sche- de. Nella prima si seleziona il tipo di analisi da eseguire, fa- cendo clic sulla corrisponden- te icona. Le analisi previste so- na sei, e precisamente: regres- sione lineare, logaritmica, poli- nomiale, esponenziale, di po- tenza, e media mobile. Se si esegue una media mobile biso- gna specificarne il periodo, mentre nel caso della regres- sione polinomiale è prevista la dichiarazione del grado della curva da utilizzare. Per chi non lo ricordasse, il grado di una curva è pari all’esponente più alto che figura nella corrispon- dente equazione. Vale anche la pena di osservare che le re- gressioni di potenza ed espo- nenziali non sono disponibili 2 Quattro analisi previsionali � Regressione logaritmica È una tipica curva di crescita caratterizzata da incrementi piuttosto ampi. In questo caso, la curva di tendenza è l’interpretazione grafica di una equazione logaritmica del tipo Y = c Ln X + b, dove c e b sono due costanti, e Ln sta per logaritmo naturale (quelli in base neperiana, tanto per intenderci). Questa analisi, come quella di regressione lineare, può essere condotta anche su serie storiche che contengono valori nulli o negativi. � Regressione polinomiale Inserisce una linea di tendenza polinomiale o curvilinea. L’equazione della curva di regressione è del tipo: Y = b + c1 X + c2 X2 + c3 X3 + … c6 X6. Il grado della curva, che coincide con il valore dell’esponente più alto che vi figura, si imposta nella casellina a fianco dell’icona rappresentativa. Si possono condurre regressioni polinomiali di grado non superiore al sesto. Ovviamente, il grado più basso è il secondo. � Regressione esponenziale Anche in questo caso la linea di tendenza è una tipica curva di crescita che fa registrare incrementi di ordine esponenziale. La equazione rappresentativa è del tipo Y = c ebX, dove c e b sono i coefficienti di regressione esponenziale, mentre e rappresenta la base dei logaritmi naturali neperiani. La regressione esponenziale non può essere eseguita su serie storiche che contengano valori nulli o negativi. In questo caso la corrispondente icona è disattivata. � Regressione lineare È la più nota, e considerando la sua tipologia si presta bene di solito per eseguire analisi previsionali su serie di dati storici caratterizzati da un trend lineare. Come si può notare l’equazione della curva di tendenza è quella canonica della retta: Y=aX+b. Nel nostro caso l’indice di confidenza dell’analisi è pari a 0,9 circa, quindi piuttosto alto. I periodi di previsione sono tre, e i dati stimati si leggono in loro corrispondenza sull’asse delle Y. 69/188 PC Open Giugno 2003149 open action guida se i dati storici contengono va- lori nulli o negativi. A questo punto, se si preme il pulsante OK viene condotta l’analisi e visualizzata la linea di tenden- za, ma non sono presenti dati previsionali. Per eseguire delle previsioni bisogna attivare la scheda Opzioni, e specificare nella casella Futura della sezio- ne Previsione il numero di pe- riodi da prendere in conside- razione. Denominare la curva Nella legenda del diagram- ma che viene visualizzato, alla curva di tendenza è assegnato un nome generico che ne iden- tifica la natura (per esempio, li- neare, polinomiale, e così via). È però possibile assegnarle un nome personalizzato. Ecco co- me si fa. Accedere alla scheda Opzioni, e togliere la spunta al- la voce Automatico, quindi di- gitare il nome personalizzato nella casella omonima. L’indice di confidenza Nel capitolo precedente ab- biamo affrontato il problema della affidabilità della analisi in relazione al tipo di regressione che si utilizza. Tale valutazione è possibile confrontando i va- lori di uno speciale coefficien- te associato ad ogni curva. An- che in questo caso, però, la raccomandazione è sempre quella di valutare attentamen- te i risultati ottenuti alla luce della propria esperienza. In pratica, basta eseguire diversi tipi di analisi di regressione sui medesimi dati storici, quin- di confrontare i valori dei sud- detti coefficienti. Tale valore può venire visualizzato all’in- terno del grafico se si spunta la casella Visualizza R al quadra- to nella sezione inferiore della scheda Opzioni. R al quadrato è un valore che oscilla nell’in- tervallo –1 e 1, e l’analisi è tan- to più affidabile quanto più ta- le valore si avvicina agli estre- mi dell’intervallo. Così, se sugli stessi dati storici sono state condotte un’analisi lineare e polinomiale i cui R al quadrato sono rispettivamente 0,81 e 0,91, l’analisi polinomiale è quella che dà la maggiore affi- dabilità. Nel piano del grafico è possibile anche visualizzare l’equazione della curva di re- gressione che si utilizza. In tal caso, nella sezione inferiore della scheda Opzioni bisogna spuntare la voce Visualizza l’e- quazione sul grafico. � Tracciare le linee di tendenza � La procedura Fare clic destro sulla curva dei dati storici, e nel menu che si apre selezionare la voce Aggiungi linea di tendenza. Viene così visualizzata una maschera a due schede. Nella prima si seleziona il tipo di analisi da eseguire, facendo clic sulla corrispondente icona. Le analisi previste sona sei, e precisamente: regressione lineare, logaritmica, polinomiale, esponenziale, di potenza, e media mobile. Vale anche la pena di osservare che le regressioni di potenza e esponenziali non sono disponibili se i dati storici contengono valori nulli o negativi. � La scheda delle opzioni Vi si accede dalla maschera che viene visualizzata quando si lancia la procedura che gestisce l’esecuzioni di una analisi. In particolare, consente di specificare il numero di periodi previsionali, di assegnare alla curva di tendenza una denominazione personalizzata, di visualizzare l’equazione corrispondente a quest’ultima, e di calcolare l’indice di affidabilità dell’analisi. Per richiedere la visualizzazione di queste due ultime informazioni si spuntano le corrispondenti caselle in calce alla scheda. � Equazioni e indici di affidabilità L’equazione che descrive la curva di tendenza utilizzata per eseguire l’analisi può essere visualizzata nel piano del grafico risultante. L’equazione si presenta sotto forma di una tradizionale etichetta. Per richiedere la visualizzazione della suddetta equazione bisogna spuntare la casella Visualizza equazione in calce alla scheda delle opzioni. Per richiedere il calcolo dell’indice di affidabilità, invece, bisogna spuntare il checkbox Visualizza R al quadrato sul grafico. � Per avere aiuto Al fine di documentarsi opportunamente sull’utilizzo delle opzioni previste per le analisi grafiche di regressione si consiglia di consultare le corrispondenti pagine della guida in linea di Excel. Aprire la guida, e nella casella di ricerca libera digitare come chiave di interrogazione Linee di tendenza. Nella pagina corrispondente al primo argomento individuato fare clic sulla icona che vi si trova. Si apre così una nuova pagina in cui sono elencati i link alle pagine descrittive delle varie analisi. 70/188 PC Open Giugno 2003150 open action guida Le proiezioni di vendita Come realizzare un modello per eseguire previsioni di vendita inserendo semplicemente i dati di cui si dispone In questo capitolo vedremocome impostare una sempli-ce applicazione che consente di elaborare una serie storica di dati vendita con le tecniche della regressione lineare, per realizzare una proiezione a tre mesi. Nella fattispecie ci av- varremo delle funzioni TEN- DENZA e REGR.LIN, la cui dina- mica operativa è stata descrit- ta nelle pagine precedenti di questa dispensa. La struttura del modello Il nostro modello si articola in due fogli di lavoro. Nel pri- mo opera la funzione TENDEN- ZA. In pratica, si inseriscono 12 dati storici ed i nomi dei corri- spondenti mesi (o dei periodi temporali che si vogliono ela- borare), nella zona a sfondo verde di una tabella, ed auto- maticamente vengono calcola- ti i valori della relativa curva di tendenza, e le previsioni a tre mesi. I risultati sono visualiz- zati nella zona E9:E23. I dati ospitati nella zona C9:E23 della tabella vengono presi come riferimento per rea- lizzare il grafico che interpreta l’analisi condotta, che si ag- giornerà ogni volta che si inse- riscono nuovi dati. Si possono così eseguire tut- te le analisi che si desiderano, e leggere sulla curva di ten- denza, in corrispondenza dei tre periodi proiettati, le stime desiderate. Ancora una volta, ripetiamo che i risultati devono essere interpretati criticamente, dal momento che rappresentano delle semplici indicazioni di tendenza, e non dei valori as- 3 Utilizzare la funzione TENDENZA � La funzione TENDENZA Evidenziare la zona E9:E23, e inserire la formula =TENDENZA(D9:D20;B9:B20;B9:B23. A questo punto, premere i tasti Control+Maiuscole+Invio per acquisire la formula in modalità matriciale. Così facendo, nella zona evidenziata vengono valorizzati i punti della curva di tendenza comprensiva delle proiezioni di tre periodi temporali oltre l’ultimo dato storico di cui si dispone. I suddetti valori rifletteranno in tempo reale tutte le modifiche apportate ai dati storici. � Creare il grafico I dati storici e i risultati dell’analisi di regressione possono essere presi come riferimento per interpretare graficamente l’analisi. Evidenziare la zona C9:E23, fare clic sull’icona della barra strumenti che gestisce la realizzazione dei grafici, e nella galleria di questi ultimi optare per la rappresentazione lineare, selezionando la prima delle varianti proposte. Quando si conduce una nuova analisi modificando i dati storici della tabella il grafico la interpreterà in tempo reale. � Le etichette valori Per valorizzare i punti della curva di tendenza al fine di quantificare opportunamente i valori in corrispondenza dei mesi per i quali si vogliono avere le previsioni, se ne può richiedere l’etichettatura. Fare clic destro sul grafico, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Opzioni grafico. Nella maschera cui si accede attivare la scheda Etichette, e spuntare il bottone accanto alla voce Mostra valori. Facendo clic su una etichetta, tutte le altre vengono evidenziate, e si può assegnare loro il formato opportuno. � La tabella dei dati storici La tabella dei dati storici si articola in tre colonne. Nella prima si inseriscono i numeri ordinali dei mesi (compresi quelli da proiettare). Il numero 1 non corrisponde necessariamente al mese di gennaio, ma semplicemente al primo mese della serie storica. I dati da elaborare possono essere inseriti solo nella zona colorata in verde. In pratica, non è possibile modificare la prima colonna della tabella, ne inserire dati nella zona rossa. 71/188 soluti. In ogni caso, costitui- scono pur sempre un valido punto di riferimento. Nel secondo foglio di lavoro, invece, viene realizzata una analisi di regressione lineare, costruendo la curva rappre- sentativa punto per punto. In altre parole, tramite la funzio- ne REGR.LIN si calcolano i coefficienti della equazione rappresentativa, quindi si im- posta quest’ultima a fianco dei valori storici. La sua valorizzazione espri- me i valori dei punti in cui si ar- ticola la curva di regressione li- neare. Anche in questo caso il gra- fico che complementa oppor- tunamente l’analisi esprime in tempo reale i risultati della me- desima. La regressione lineare Impostare la tabella con i dati storici, evidenziare la zona E9:E23, ed inserivi la formula =TENDENZA(D9:D20;B9:B20;B 9:B23). A questo punto, premere contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio per in- serirla in modalità matriciale. Vengono così visualizzati i va- lori rappresentativi della curva di tendenza e le stime previ- sionali. A questo punto, evidenziare la zona C9:E23 e realizzare il corrispondente grafico. Per vi- sualizzare le etichette valori della curva di tendenza, fare clic destro su di essa, e nel menu contestuale al clic opta- re per la voce Formato dato. Nella maschera cui si accede attivare la scheda Etichette da- ti, e spuntare il bottone accan- to alla voce Mostra valori. Utilizzare la funzione di Excel REGR.LIN Gli stessi risultati, per altra via, si possono ottenere con REGR.LIN. Impostata la tabella dati selezionare le due celle contigue D29 e E29, quindi in- serire la formula =REGR.LIN (D9:D20;B9:B20;1) in modalità matriciale premendo contem- poraneamente i tasti Con- trol+Maiuscole+Invio. Nelle due celle vengono vi- sualizzati i coefficienti dell’e- quazione lineare di regressio- ne. Nella cella E9 inserire l’e- spressione =$D$29*B9+$E$29 e replicarla sino alla posizione E23 compresa. Vengono così visualizzati i valori della curva di regressione, e le stime per i tre periodi previsti. A questo punto, realizzare il grafico interattivo prendendo come riferimento la zona dati C9:E29. Per favorire la lettura delle proiezioni fare clic de- stro sulla curva di regressione, selezionare la voce Formato se- rie dati, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Op- zioni e spuntare la voce Linee di proiezione. � PC Open Giugno 2003151 open action guida Usare la funzione REGR.LIN � I coefficienti di regressione Impostata la tabella dati selezionare le due celle contigue D29 e E29, quindi inserire la formula in modalità matriciale premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio. Nelle due celle vengono visualizzati i coefficienti dell’equazione di regressione. Tali valori serviranno per impostare l’equazione di regressione, che verrà replicata a fianco dei dati storici per calcolare i valori della corrispondente curva. � Impostare l’equazione Nella cella E9 inserire l’espressione =$D$29*B9+$E$29 e replicarla sino alla posizione E23 compresa. Vengono così visualizzati i valori della curva di regressione, e le stime per i tre periodi previsti. A questo punto, realizzare il grafico interattivo prendendo come riferimento la zona dati C9:E23. Per propiziare la lettura delle proiezioni fare clic destro sulla curva di regressione, selezionare la voce Formato serie dati, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Opzioni e spuntare la voce Linee di proiezione. � Creare il grafico Evidenziare la zona C9:E23, fare clic sull’icona della barra strumenti che gestisce la realizzazione dei grafici, e nella galleria di questi ultimi optare per la rappresentazione lineare, selezionando la prima delle varianti proposte. Se si vogliono visualizzare le etichette che valorizzano i punti della curva di regressione bisogna operare come nel caso descritto in precedenza � Le linee di proiezione Per propiziare la lettura delle proiezioni fare clic destro sulla curva di regressione, selezionare la voce Formato serie dati, e nella maschera che si apre accedere alla scheda Opzioni e spuntare la voce Linee di proiezione. Così facendo vengono tracciate automaticamente delle linee verticali che congiungono i punti significativi della curva di regressione con i corrispondenti periodi temporali staccati sull’asse delle X 72/188 PC Open Giugno 2003152 open action guida Medie, massimi, minimi e conteggi Consigli e regole per utilizzare al meglio alcune semplici funzioni statistiche il cui impiego è molto frequente F ra le analisi statistiche siannoverano anche sempli-ci elaborazioni come, per esempio, calcolare una media, un massimo, un minimo, o più semplicemente eseguire il con- teggio degli elementi in cui si articola una lista. Anche in que- sto caso Excel propone funzio- ni dedicate che consentono di operare correttamente nelle più disparate situazioni. In cer- ti casi, infatti, se non si utilizza la funzione appropriata, i risul- tati poterebbero essere impre- vedibili. Conviene fare subito un esempio pratico. Immagi- niamo di dover eseguire la me- dia dei dati ospitati in una zona articolata in cinque celle (B5:B9), delle quali, però, due contengono il valore logico FALSO (che Excel interpreta numericamente come 0). Bene! A seconda di quello che si vuo- le ottenere bisogna utilizzare la funzione MEDIA, oppure la fun- zione MEDIA.VALORI. La prima se vogliamo ignorare i valori lo- gici, la seconda, invece, se vo- gliamo tenerne conto. Infatti le espressioni =MEDIA(B5:B9) e =MEDIA.VALORI(B5:B9), resti- tuiscono rispettivamente 20 e 12. E ancora, nel momento in cui si intende fare il conteggio degli elementi di una lista biso- gna poter discriminare fra va- lori testuali, numerici, o celle vuote. Lo si può fare dal mo- mento che si hanno a disposi- zione tre versioni della funzio- ne di conteggio. La funzione CONTA.NUMERI conteggia le sole celle di una lista che ospi- tano valori numerici, la funzio- ne CONTA.VALORI tiene conto delle sole celle non vuote o che contengono valori numerici, mentre la funzione CONTA. VUOTE elabora le sole celle vuote dell’intervallo. � 4 Qualche esempio pratico � Le funzioni di conteggio Il conteggio degli elementi di una lista può essere fatto utilizzando tre funzioni diverse. La funzione CONTA.NUMERI conteggia le sole celle di una lista che ospitano valori numerici, la funzione CONTA.VALORI tiene conto delle sole celle non vuote o che contengono valori numerici, mentre la funzione CONTA.VUOTE conteggia le sole celle vuote dell’intervallo. Per esempio, l’espressione =CONTA.VUOTE(B11:B19) restituisce 2 perché tante sono le celle vuote che si trovano nella lista. � Massimi e minimi Le funzioni per il calcolo di massimi e minimi si presentano in due versioni, in modo da poter tenere conto, se necessario, della presenza di eventuali valori logici o testuali. La dinamica operativa è analoga a quella delle funzioni per il calcolo delle medie. Per esempio, l’espressione =MIN(B22:B26) vale 10 perché non tiene conto del fatto che nell’intervallo elaborato è presente il valore logico VERO, che viene considerato uguale a 1, mentre la formula =MIN.VALORI(B22:B26) restituisce 0, perché si tiene conto del valore testuale Non Classificato (pari a 0). � Per saperne di più Per saperne di più sulle funzioni trattate nel presente capitolo, e sulla dinamica operativa di quelle disponibili nella libreria di Excel, vale la pena di consultare la guida in linea. Aprire la guida, e nella casella di ricerca libera digitare di volta in volta le chiavi CONTA, MEDIA, MAX, MIN. Accedere alle pagine di aiuto relative agli argomenti ad esse pertinenti che vengono individuati, e riferirsi in particolare agli esempi pratici di utilizzo. � Le medie sotto controllo Quando si deve eseguire la media sui valori ospitati in un elenco si hanno a disposizione due versioni della funzione PMEDIA. Riferendoci alla figura, se si vuole tenere conto anche dei valori logici FALSO che sono presenti nell’intervallo analizzato, bisogna utilizzare l’espressione MEDIA.VALORI(B5:B9), mentre se tali elementi devono essere ignorati si ricorrerà semplicemente alla funzione MEDIA. Si utilizzerà ancora MEDIA.VALORI per tenere conto di eventuali valori testuali (considerati pari a 0). 73/188 PC Open Maggio 2003139 open action guida Come calcolare e analizzare il break even point del lancio di un prodotto. Seguite con noi passo-passo la procedura grazie al foglio elettronico che trovate nel CD Guide Quando si pianifica il lan-cio di un prodotto, o sipresenta un progetto, non si può prescindere dalla determinazione del corri- spondente punto di pareg- gio, al fine di individuare gli obiettivi che si devono co- munque raggiungere affin- ché il bilancio della iniziativa si presenti in equilibrio. In altre parole, si tratta di stabilire una soglia che rap- presenta il punto oltre il qua- le si comincia a fare profitto, e che nel gergo degli addetti ai lavori viene definito break even point, o più familiar- mente bep. Facciamo subito un esempio. Immaginiamo che una azienda operante nel settore cosmetico decida di lanciare un nuovo profumo. In questo caso, calcolare il punto di pareggio significa determina- re quante confezioni se ne devono vendere per assorbi- re i costi fissi e di produzione legati al suddetto lancio. È chiaro che una volta rag- giunta tale soglia, il margine di guadagno legato alla ven- dita di ogni pezzo porterà fi- nalmente profitto. I principi di questa analisi sono tal- mente generali che la si può applicare agli scenari più di- sparati. Dal classico esempio del lancio di un nuovo pro- dotto alla valutazione della convenienza di ammoderna- re un impianto, o di sostituire la stampante laser dell’uffi- cio. A questa dispensa è as- sociato un modello (Punto di pareggio.xls nel CD Guida, se- zione Guide Pratiche) per se- guire più da vicino le proce- dure descritte. � Alberto Nosotti Le analisi tabellari - Quantificare i costi e i ricavi p. 144 - Formattazione condizionale dei risultati p. 145 Realizzazione del grafico - Scegliere il tipo di diagramma p. 148 - Personalizzazione del grafico p. 148 43L’analisi del punto di pareggio - Un po’ di teoria p. 140 - Le formule di calcolo p. 141 - Excel e il punto di pareggio p. 141 Impostare il modello di calcolo - La struttura del modello p. 142 - Utilizzo del modello p. 142 - Analisi grafica p. 143 21 Excel 2002: calcolo interattivo e analisi grafica del punto di pareggio I temi delle dispense: Aprile 2003 (nel CD): - Excel: analisi del fatturato e controllo dei pagamenti - Word: personalizzare una lettera commerciale standard Maggio 2003: - Excel: analisi grafica del punto di pareggio - Word: impaginare e stampare l’indirizzo di una busta commerciale Prossimamente: - Excel: utilizzare le funzioni statistiche - Outlook: gestire gli impegni 74/188 PC Open Maggio 2003140 open action guida L’analisi del punto di pareggio In questo capitolo analizziamo in dettaglio le tecniche per il calcolo del break even point Le tecniche di analisi delpunto di pareggio si basanosu due concetti fondamen- tali della contabilità industria- le, chiariti i quali la dinamica delle elaborazioni diventa in- tuitiva. Ci riferiamo ai costi fissi, e ai costi variabili. Ne analizze- remo l’impatto sui risultati di una analisi che si riferisce ad un esempio pratico: il lancio di un nuovo profumo. Il risultato, nella fattispecie, è il numero di pezzi che devo- no essere venduti per raggiun- gere il famoso punto di pareg- gio, che tradotto nel corri- spondente giro di affari, si ma- terializza nel fatturato da con- seguire per assorbire i costi fis- si e variabili del progetto. Ogni pezzo in più che viene venduto al di là della suddetta soglia contribuisce, invece, a rendere profittevole l’iniziativa. Costi fissi e variabili Ma ritorniamo al nostro pro- blema, e in particolare all’ana- lisi delle componenti finanzia- rie in cui si articola. Abbiamo a che fare, come si diceva, con dei costi fissi, indipendenti dai volumi di produzione, che si ri- feriscono al costo degli im- pianti, della ricerca, della pub- blicità, e così via, e con dei co- sti variabili che dipendono, in- vece, dalle quantità prodotte (materie prime, imballi, e quant’altro). Il punto di pareggio A questo punto, se indichia- mo con P il punto di pareggio espresso in pezzi, dal momen- to che quando lo si raggiunge i ricavi uguagliano i costi, vale la relazione: (P * Costi variabili unitari) + Costi fissi = P * Prezzo di ven- dita unitario 1 Costi fissi, variabili e prezzi vendita � Tabella dei costi fissi I costi fissi sono quelli che devono essere comunque sostenuti, e sono indipendenti da come si evolve il progetto. In altre parole, nel caso del lancio di un nuovo prodotto sono indipendenti dal numero di pezzi che verranno fabbricati. Nel caso del lancio di un nuovo profumo sono, per esempio, la pubblicità, i costi di ricerca e sviluppo, i costi degli impianti, degli immobilizzi in genere e così via. Vengono elencati in una tabella e se ne calcola il totale. � Tabella dei costi variabili unitari Nel nostro caso, sono quelli che variano con il numero delle confezioni di profumo prodotte. Si identificano, quindi, con il costo delle materie prime, del packaging, dell’energia, della mano d’opera, e così via. Anche in questo caso si calcola il totale delle singole voci. Variandone il peso, oppure procedendo ad aggiunte o eliminazioni si valutano gli impatti sul punto di pareggio di eventuali modifiche alle caratteristiche del prodotto. � Definizione del prezzo di vendita Il prezzo di vendita si può calcolare aumentando i costi variabili di un valore pari al margine di contribuzione che si vuole realizzare. Si aggiunge così all’analisi un nuovo elemento di sensitività. Infatti, aumentando o diminuendo il ricarico, il break even point diminuisce o aumenta rispettivamente. Le informazioni che si ottengono si rivelano preziose per pianificare gli impegni e le risorse da dedicare alle campagne di vendita, nonché per verificare l’impatto di offerte promozionali. � Rendere più sensibile l’analisi Grazie ad Excel è possibile rendere più sensibile un’analisi del punto di pareggio. Infatti, anziché inserire direttamente i singoli parametri di costo nella formula di calcolo, conviene prelevarli come totale delle voci in cui si articolano. Tali voci possono essere variate per simulare i più disparati scenari operativi. Ogni variazione o modifica apportate vengono immediatamente interpretate sia a livello numerico che a livello grafico. Si possono così condurre numerose analisi in pochissimo tempo. 75/188 PC Open Maggio 2003141 open action guida che può anche essere così im- postata: Costi fissi = P * (Prezzo di ven- dita unitario – Costi variabili unitari). Se ora risolviamo la nuova espressione in funzione del punto di pareggio P otteniamo la formula che ci consente di calcolarlo: P = Costi fissi / (Prezzo di ven- dita unitario – Costi variabili unitari) Dove la differenza in paren- tesi rappresenta il cosiddetto margine di contribuzione unita- rio del prodotto, vale a dire l’u- tile (al lordo dei costi fissi) che si realizza dalla vendita di un singolo pezzo. A questo punto, possiamo applicare la formula ad una si- tuazione caratterizzata dai se- guenti parametri: costi fissi pa- ri a 100.000 euro, costi variabi- li che ammontano a 4 euro, e prezzo di vendita unitario del prodotto fissato a 6 euro. Il ri- sultato è il seguente: Punto di pareggio = 100.000 / 2 = 50.000 pezzi Vale a dire che devono esse- re vendute 50.000 confezioni di profumo prima che la nuova li- nea di prodotto possa produr- re profitto. Excel e il break even point Trasponendo su un foglio elettronico l’analisi del punto di pareggio è possibile esten- derne notevolmente le poten- zialità, e in particolare ren- derla interattiva simulando diversi scenari operativi, per facilitare il processo decisio- nale. Facciamo un esempio prati- co. Il semplice calcolo del punto di pareggio si riduce ad una semplice divisione, per la quale non sarebbe il caso di scomodare la potenza di Ex- cel, ma la musica cambia se consideriamo che ci si può av- valere della interattività pro- pria di uno spreadsheet per definire il mix ottimale di costi fissi, costi variabili, e prezzo di vendita. Analisi di sensitività Invece di inserire semplice- mente tali valori nella formula di calcolo, li preleveremo da al- trettante tabelle in cui vengo- no esplosi i componenti dei suddetti valori. A questo punto, se analiz- ziamo gli elementi in cui si ar- ticolano le variabili, si potran- no ipotizzare gli scenari ope- rativi più disparati semplice- mente variandone il peso. Co- sì, per esempio, sarà possibi- le valutare in tempo reale l’impatto sul punto di pareg- gio di un ritocco alla compo- sizione del prodotto, di un miglioramento della confe- zione, di una variazione del prezzo di vendita, e così via. Insomma, decidere diventa più facile. � Calcolare il break even point � Denominare celle e zone Ricapitoliamo sinteticamente le semplici procedure da seguire. Evidenziare la cella o la zona da denominare, aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella maschera che viene visualizzata digitare il nome da assegnare nella casella dedicata. Premere OK per acquisirlo. Un’alternativa consiste nell’evidenziare la cella o la zona da denominare, dopodiché se ne digita il nome nella finestrella sopra la lettera A della prima colonna del foglio. � Impostare la formula Il calcolo del punto di pareggio viene eseguito impostando una formula in cui non si indicano direttamene i valori delle variabili coinvolte, ma i nomi delle celle che ospitano i totali delle singole voci in cui si articolano le suddette variabili. La denominazione non è obbligatoria ma semplifica l’impostazione della formula. La denominazione delle celle si impone, però, nel momento in cui si volesse procedere allo sviluppo di macro per automatizzare il modello. Analisi grafica del punto di pareggio � Interpretando graficamente l’analisi del punto di pareggio, con un semplice esame visivo si possono trarre conclusioni di massima, o immaginare strategie alternative da verificare con una nuova analisi. Le procedure per la realizzazione del diagramma sono descritte nelle pagine successive. 76/188 PC Open Maggio 2003142 open action guida Come impostare il modello Ecco come realizzare un template per il calcolo del punto di pareggio ed eseguire la relativa analisi grafica Come abbiamo anticipatonelle pagine precedenti,valorizzare semplicemen- te la formula del bep è limitati- vo, dal momento che quello che può interessare al respon- sabile del progetto è soprat- tutto la dinamica di quest’ulti- mo alla luce di possibili scena- ri operativi. Proprio per questo è stato ideato l’artificio di rendere in- terattivo il calcolo delle varia- bili di costo da utilizzare nel- l’espressione, analizzando gli elementi in cui si possono scomporre. Il nostro modello, pertanto, si articola nelle tre tabelle che si incaricano della suddetta analisi, e in una se- zione in cui viene valorizzata la formula del punto di pareggio. Il risultato, ovviamente, si ag- giornerà in funzione di qual- siasi modifica che viene ap- portata agli scenari descritti nelle tabelle. Ma c’è di più, in- terpretando graficamente l’a- nalisi, è possibile, con un sem- plice esame visivo, valutare in- terventi di aggiustamento o immaginare nuove strategie. Per questo, la semplice ana- lisi del bep è opportunamente completata da un diagramma che la descrive in tempo reale. Il supporto grafico interattivo è un prezioso strumento che consente, per approssimazio- ni successive, di immaginare rapidamente soluzioni alter- native. La realizzazione del grafico, per problemi che ap- pariranno chiari nel momento in cui vi porremo mano, è rela- tivamente complicata e richie- de una trattazione particola- reggiata. In questo capitolo, in- vece, ci occuperemo delle ta- belle delle voci di costo, che imposteremo sulla falsariga La struttura � L’interfaccia Il modello si articola in due fogli di lavoro. Il primo ne rappresenta l’interfaccia, e ospita le tabelle che analizzano nei dettagli le voci in cui si articolano le variabili che influenzano l’analisi. Inseriti i dati viene calcolato il punto di pareggio (in pezzi) e interpretata visivamente la corrispondente analisi. Dal momento che nella formula di calcolo del punto di pareggio figurano i totali delle varie voci di costo, si possono condurre simulazioni variando il peso di queste. � Il foglio dati Il secondo foglio in cui si articola il modello è dedicato ai dati da cui prende origine il grafico. La tabella non è statica, ma dinamica, nel senso che varia automaticamente per interpretare nel migliore dei modi l’analisi che viene condotta. La sua impostazione è descritta nel prossimo capitolo. In pratica, è strutturata in modo tale che il punto di pareggio cada sempre al centro dell’intervallo in cui viene rappresentata l’analisi grafica. Utilizzare il foglio elettronico del CD Guida � Inserire i dati L’utilizzo del foglio elettronico che trovate nel CD Guida è semplicissimo. Basta inserire i valori che quantificano le varie voci in cui si articolano le tre variabili di costo, per calcolare il corrispondente punto di pareggio. Contemporaneamente, viene creato il relativo grafico. Per condurre l’analisi bisogna inserire almeno un dato nelle tre tabelle. Se non sono presenti valori nelle tabelle dei costi variabili e del prezzo di vendita viene visualizzato il messaggio relativo alla divisione con divisore nullo. � Simulare nuovi scenari Una volta condotta la prima analisi si possono simulare i più disparati scenari operativi modificando opportunamente i pesi delle varie voci in cui si articolano le variabili di costo. Ad ogni modifica corrisponde un nuovo punto di pareggio e, ovviamente, una nuova corrispondente interpretazione grafica. È così possibile procedere rapidamente all’esecuzione di numerose analisi, nonché testare le più disparate strategie per la gestione del progetto. 2 77/188 dell’esempio relativo al lancio di un nuovo profumo. La tabella dei costi fissi Questi costi sono quelli che, come si diceva, sono indipen- denti dal numero di pezzi pro- dotti, vale a dire che rappre- sentano il totale di tutti gli one- ri che devono essere comun- que sostenuti, e il cui ammon- tare resta tale indipendente- mente dal fatto che si produ- cano dieci o diecimila confe- zioni del nostro profumo. Ovviamente, la loro analisi dipende da situazione a situa- zione, pertanto la tabella che li elenca prevede voci generaliz- zate, nonché spazi vuoti per aggiungerne altri anche in cor- so d’opera. Nel nostro caso si sono presi in esame i seguenti costi fissi: costo dell’impianto, pubblicità, ricerca e sviluppo, nonché una voce Varie in cui si raggruppano altri elementi. Inoltre, si è considerata la possibilità di aggiungere altre nove voci. In ogni caso, questo è solo un esempio, e la tabella può essere complessa quanto si vuole dal momento che quel- lo che interessa è il totale del- le voci. Alla cella che contiene il totale delle varie voci è stato assegnato il nome Costi_fissi. Poiché il nome è composto, lo spazio è stato sostituito con un underscore. La tabella dei costi variabili I costi variabili cambiano in funzione dei pezzi prodotti, e sono per lo più legati alla pro- duzione e alla distribuzione del prodotto. Abbiamo preso in considerazione i seguenti: ma- terie prime, packaging, mano d’opera, energia, manutenzio- ne impianti, magazzinaggio, e distribuzione, prevedendo an- che in questo caso una voce Varie e la possibilità di inserire nuove voci. La cella che ospita il totale dei costi variabili è sta- ta denominata Costi_variabili. Prezzo di vendita e bep Il prezzo di vendita viene de- finito aggiungendo un ricarico ai costi variabili. Pertanto nel- le celle K27 e K28 si inserisco- no rispettivamente l’espres- sione =Costi_variabili, e il rica- rico previsto. Il bep, invece, si calcola nella cella N28 sosti- tuendo alle variabili previste nella formula i nomi assegnati alle celle che le contengono. La cella N28 è stata denominata Bep. � PC Open Maggio 2003143 open action guida Analisi grafica del “bep” � La struttura del grafico Ecco come interpretare il grafico che descrive l’analisi. La linea blu parallela all’asse delle X (Pezzi) si riferisce ai costi fissi, e quella rossa alla somma dei costi fissi e dei costi variabili, mentre la linea gialla rappresenta il fatturato. La linea dei costi fissi è parallela all’asse X, perché, ovviamente, non varia con il numero di pezzi. L’incrocio della linea rossa con la gialla indica l’uguaglianza fra costi e ricavi, e in sua corrispondenza si legge sull’asse X il punto di pareggio espresso in pezzi. � Stime dei profitti Oltre il punto di pareggio la curva dei ricavi supera quella dei costi, quindi si realizza un profitto. Il profitto si incrementa con l’aumentare delle vendite. È possibile stimarne l’ammontare in funzione della vendita di un certo numero di pezzi, valutando l’ampiezza del corrispondente segmento staccato nell’area individuata dalla linea dei ricavi e da quella dei costi. Viceversa, in funzione del profitto che si vuole realizzare, si legge sull’asse X il numero di pezzi da vendere. � Interventi sui costi variabili Il grafico interpreta in tempo reale le modifiche apportate alle tabelle delle variabili di costo. In particolare, se si agisce sui costi variabili diminuendo il peso di una o più voci, il coefficiente angolare della corrispondente linea diminuisce e la linea stessa tende a salire meno rapidamente, con un conseguente arretramento del punto di pareggio. Con questa analisi si possono individuare, per esempio, le variazioni del punto di pareggio in funzione della qualità del prodotto. � Interventi sul prezzo di vendita Aumentando il prezzo di vendita, invece, aumenta il coefficiente angolare della linea dei ricavi, e la linea sale più rapidamente. In tal caso l’incrocio con la linea dei costi si verifica in corrispondenza della vendita di un minor numero di pezzi, quindi il punto di pareggio diminuisce anche in questo caso. Avviene il contrario, quando il prezzo di vendita diminuisce. Si possono così valutare gli impatti di offerte speciali, oppure definire le strategie di vendita conseguenti ad eventuali aumenti di prezzo. 78/188 PC Open Maggio 2003144 open action guida Analisi numerica del punto di pareggio Come calcolare correttamente i ricavi, i costi variabili, i costi fissi e valutare i corrispondenti profitti Se vogliamo interpretaregraficamente l’analisi delbep, dobbiamo tracciare nel piano cartesiano le curve che rappresentano l’andamen- to dei costi fissi, dei costi tota- li, e dei ricavi, in funzione del numero di pezzi venduti. Se nel punto in cui la curva dei ri- cavi incrocia quella dei costi totali (variabili + fissi) disegna- mo una perpendicolare, si leg- gerà sull’asse delle X il numero di pezzi che devono essere venduti per realizzare il pareg- gio fra costi e ricavi. Il proble- ma sarebbe banale se non ci fossimo posti l’ambizioso tra- guardo di realizzare un grafico che rispecchia correttamente in tempo reale qualunque sce- nario ipotizzato. Infatti, poiché il punto di pareggio può varia- re notevolmente a seconda della grandezza delle variabili in gioco, per studiare il loro an- damento bisogna di volta in volta prendere in considera- zione un intervallo di pezzi al- l’interno del quale cada l’at- tuale bep. L’obiettivo è quindi trovare un artificio che consenta la de- finizione automatica del sud- detto intervallo, in modo tale che il punto di pareggio cada sempre all’incirca nella sua parte mediana. Sarà così pos- sibile rappresentare corretta- mente qualsiasi situazione. De- finito l’intervallo basterà cal- colare i valori delle tre variabi- li in corrispondenza dei punti che si trovano al suo interno, realizzando così la tabella da utilizzare come sorgente del diagramma. Definizione dell’intervallo Innanzitutto, bisogna stabi- lire in quanti punti si deve arti- colare l’intervallo di studio. 3 Definire l’intervallo e creare la tabella � Calcolare i costi fissi Accanto alla prima cella dell’intervallo, in D10, digitare =Costi_fissi quindi replicare l’espressione verso il basso sino alla posizione D29 compresa. Poiché Costi_fissi è il nome che è stato assegnato alla cella che contiene i totali di questi ultimi, il corrispondente valore verrà replicato in corrispondenza di tutti i punti dell’intervallo di studio. Dal momento che si replica una espressione che contiene esclusivamente un nome di cella non è necessario bloccare il riferimento in fase di copia. � Calcolare i costi totali Questi costi sono la somma dei costi fissi e dei costi variabili che bisogna sostenere per la produzione di un certo numero di pezzi. Digitare nella cella E10 l’espressione =Costi_fissi+C10*Costi_variabili, quindi replicarla verso il basso sino alla cella E29. In alternativa si può utilizzare l’espressione D10+C10*Costi_variabili. Infatti tale formula fa riferimento ai costi fissi citando semplicemente la coordinata della cella che ospita il corrispondente valore. � Calcolare i ricavi Il ricavo lordo relativo alla vendita di una certa quantità di pezzi si ottiene, ovviamente, moltiplicando il numero di questi ultimi per il corrispondente prezzo di vendita ospitato nella cella denominata Prezzo dell’interfaccia del modello (la cella K30, tanto per intenderci). In pratica, quindi, bisogna inserire in F10 la formula =C10*Prezzo, replicarla in basso sino alla cella F29 compresa. A questo punto di dispone di tutti i dati necessari per realizzare il grafico. � L’intervallo di studio Nella cella C10 inserire 0. Nella cella C11, invece, si digita l’espressione =BEP/10, mentre nella cella C12 si inserisce la formula =C11+BEP/10. In pratica, le tre celle contengono valori che si incrementano successivamente di un decimo del punto di pareggio. A questo punto, se replichiamo il contenuto di C12 verso il basso, sino alla cella C29 compresa, si ottiene l’intervallo desiderato. In corrispondenza dei suoi singoli valori si procederà alla quantificazione delle variabili di costo. 79/188 PC Open Maggio 2003145 open action guida Nel nostro caso abbiamo opta- to per 20, facendo cadere il punto di pareggio nella sua mezzeria. In pratica, quindi, il primo punto dell’intervallo sarà 0, mentre l’ultimo si iden- tifica all’incirca con il doppio del bep. Per creare la corrisponden- te sequenza numerica, accede- re al foglio Analisi numerica del modello, e nella cella C10 inserire 0. Nella cella C11, in- vece si digita l’espressione =BEP/10, mentre nella cella C12 si inserisce la formula =C11+BEP/10. In pratica, le tre celle mostreranno valori che si incrementano successivamen- te di un decimo del punto di pareggio. A questo punto, se replichiamo il contenuto di C12 verso il basso, la ventesi- ma cella conterrà un valore che sarà pari circa al doppio del bep, quindi quest’ultimo cadrà a metà dell’intervallo. Proprio quello che si voleva ot- tenere. Adesso non ci resta che quantificare le variabili di costo in corrispondenza dei vari punti dell’intervallo (non si dimentichi che stiamo par- lando di pezzi), quindi inter- pretare graficamente la corri- spondente tabella. Costi fissi Accanto alla prima cella del- l’intervallo, in D10, digitare =Costi_fissi quindi replicare l’e- spressione verso il basso sino alla posizione D29 compresa. Costi totali, ricavi, profitti I costi totali sono rappresen- tati dalla somma dei costi va- riabili e dei costi fissi. Digitare nella cella E10 l’espressione =Costi_fissi+C10*Costi_variabi- li, quindi replicarla verso il bas- so sino alla cella E29. Per quan- to riguarda i ricavi invece, in- serire in F10 la formula =C10*Prezzo, e replicarla in basso sino alla cella F29. Per completare la tabella possia- mo calcolare i profitti che si realizzano in corrispondenza di un certo numero di pezzi venduti. Inserire nella cella G10 la formula F10-E10, e replicarla sino a G29. Si noti che all’inizio si ri- scontra una perdita, che va però diminuendo man mano che aumenta il numero di pezzi venduti. In occasione del punto di pareggio la perdita si azzera, dopodiché si comincia a realiz- zare un profitto che aumenta con il numero dei pezzi. � Profitti e formattazione condizionale � Calcolo dei profitti Inserire nella cella G10 la formula F10-E10, e replicarla sino a G29. Si noti che all’inizio si riscontra una perdita, che va però diminuendo man mano che aumenta il numero di pezzi venduti. In occasione del punto di pareggio la perdita si azzera, dopodiché si comincia a realizzare un profitto che aumenta con il numero dei pezzi. Per meglio evidenziare le zone di perdita e di profitto, assegnando loro diverse colorazioni, si può ricorrere alla funzionalità di formattazione condizionale � Presentare le perdite in rosso Evidenziare la colonna Profitti, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Formattazione condizionale. Si accede così alla maschera che gestisce la procedura di formattazione condizionale. Nella prima casella della sezione Condizione 1 della maschera selezionare Il valore della cella è, in quella a fianco selezionare Minore di, e nell’ultima inserire il valore 0. Premere il pulsante Formato e nella scheda Motivo della maschera dedicata assegnare lo sfondo rosso. � Visualizzare i profitti in giallo Premere il pulsante Aggiungi. Viene così aggiunta una appendice alla maschera principale. La procedura è sempre la stessa, pertanto basta ripetere le operazioni che sono state descritte al punto precedente. Nella fattispecie, però, nella scheda Motivo della maschera di formattazione optare per lo sfondo giallo chiaro. A questo punto premere il pulsante OK per confermare le modifiche. Contestualmente alla pressione del pulsante si determina la colorazione degli sfondi delle celle. � Il risultato finale Ecco come si presenta la colonna dei profitti dopo che è stata formattata condizionalmente al fine di presentare le perdite su sfondo rosso, e i profitti su sfondo giallo chiaro. Si noti che il valore 0 corrispondente al punto di pareggio rimane su fondo bianco. Volendo, sarebbe possibile visualizzarlo su un altro sfondo. In pratica, bisogna premere il pulsante Aggiungi ospitato nell’appendice per inserire una nuova condizione, e seguire la procedura di assegnazione dello sfondo specificando la condizione di uguaglianza a zero. 80/188 PC Open Maggio 2003148 open action guida Analisi grafica del punto di pareggio La procedura per interpretare graficamente le valutazioni sul break even point Una volta creata la tabelladelle variabili possiamo fi-nalmente procedere all’a- nalisi grafica del punto di pa- reggio, con i vantaggi che deri- vano dall’immediatezza dell’e- same visivo. Ecco come operare. Acce- dere al foglio che ospita la ta- bella, evidenziare la zona C10:F29, quindi, nella barra de- gli strumenti, fare clic sull’ico- na che lancia la procedura per la realizzazione dei grafici. Nel- la maschera che viene visua- lizzata selezionare il tipo di grafico XY, e la quinta delle va- rianti proposte nella finestra di sinistra. Premere il pulsante Avanti per passare alla fase successiva, che prevede la scelta della modalità secondo la quale interpretare i dati del- la tabella: fare clic sul bottone Colonne. Procedere oltre. Nell’ultima maschera richiedere che il gra- fico venga creato nel foglio di lavoro Analisi grafica. Personalizzazione del grafico La prima cosa da fare è pro- cedere alla personalizzazione delle tre curve rappresentate nel piano cartesiano. Fare clic sulla linea relativa ai costi fissi, e nel menu conte- stuale al clic optare per For- mato serie dati. Nella maschera che si apre accedere alla sche- da Motivo, e nella sezione Li- nea impostare lo spessore e il colore della linea. Procedere nello stesso mo- do per personalizzare le altre linee. Ed ora vediamo come al- lineare verticalmente i valori che etichettano l’asse delle X. Fare doppio clic su uno di que- sti e nella maschera che si apre accedere alla scheda Allinea- mento. Spostare l’indice gra- duato su 90 gradi quindi pre- mere OK. � 4 Realizzare e personalizzare il grafico � Righe o colonne Il grafico si presenta diversamente a seconda che i dati ospitati nella tabella sorgente vengano interpretati per righe o per colonne. Nella maschera dedicata alla scelta della modalità spuntare il bottone Colonne determinando l’anteprima della rappresentazione nella finestra soprastante. Se si vogliono denominare le serie dati in modo da poter personalizzare una eventuale legenda, accedere alla scheda Serie della maschera per procedere alla loro denominazione. � Personalizzazione La fase successiva prevede la personalizzazione dei vari elementi in cui si articola il grafico che è stato appena realizzato. La maschera che gestisce la procedura si compone di varie schede. Nella scheda Titoli si definiscono questi ultimi, digitando i corrispondenti testi nelle caselle dedicate. L’inserimento dei titoli viene monitorato in diretta nella finestra di destra della scheda. Le altre schede si riferiscono alle griglie, alle legende, e ad altre opzioni di personalizzazione. � Definire la posizione del diagramma Quando si realizza un grafico, questo viene creato per default nel foglio di lavoro da cui si lancia la procedura. Nel nostro caso, quindi, poiché siamo partiti dal foglio che ospita la tabella di analisi, qui verrebbe visualizzato. Poiché il diagramma deve essere posizionato nel foglio Analisi grafica, nell’ultima maschera che conclude la procedura si spunta il bottone Come oggetto in, e si specifica il foglio di lavoro nell’elenco a discesa che si trova accanto al bottone che è stato spuntato. � Evidenziare i dati Accedere al foglio che ospita la tabella, evidenziare la zona C10:F29, quindi, nella barra degli strumenti, fare clic sull’icona che lancia la procedura per la realizzazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il tipo di grafico XY, e la quinta delle varianti proposte nella finestra di sinistra. Premere il pulsante Avanti per passare alla fase successiva che prevede la scelta della modalità secondo la quale interpretare i dati della tabella. 81/188 PC Open Aprile 2003128PC Open Aprile 2003128 open action guida Excel: analisi del fatturato e controllo dei pagamenti Un database (o più sem-plicemente un archivio)può essere interpretato in ambiente Excel per mezzo di una tradizionale tabella. Si deve solo avere l’accortezza di assegnare a quest’ultima una struttura particolare, pe- raltro semplicissima. A que- sto punto, avvalendosi di fun- zioni dedicate, se ne possono esplorare i contenuti per estrapolare informazioni che si riveleranno preziose per gestire al meglio il portafoglio fatture di una piccola azien- da, di uno studio professio- nale, o di un artigiano. Con queste pagine diamo inizio ad una serie di corsi pratici che si prefiggono di propizia- re l’apprendimento delle fun- zionalità che operano nelle applicazioni in cui si articola Microsoft Office, non solo analizzandole da un punto di vista strettamente teorico, ma anche descrivendo come utilizzarle per risolvere prati- camente molte delle proble- matiche che si presentano nella quotidianità dello svol- gimento del nostro lavoro. In particolare, in questa prima dispensa vi spieghiamo co- me realizzare un modello che consente di estrarre informa- zioni della più disparata na- tura da un archivio in cui so- no registrati gli estremi delle fatture emesse, e di presen- tarle in modo efficace e sinte- tico, complementandole an- che con opportune analisi grafiche. Con modifiche ap- propriate il modello può ge- stire le fatture che si riferi- scono a più anni fiscali. � Utilizzando le funzioni database per analizzare un archivio che registra gli estremi delle fatture emesse si possono ottenere in tempo reale preziose informazioni. Dal fatturato per singolo cliente alla situazione dei pagamenti inevasi di Alberto Nosotti Gli archivi tabellari - Tabelle e archivi p. 129 - Denominare celle e zone p. 130 - Assegnazione di formati particolari p. 130 Conoscere le funzioni database - Le funzioni database p. 131 - La zona criteri p. 132 Come sviluppare il modello - La struttura del modello p. 133 - Formule p. 134 - Nomi e zone p. 134 Il grafico dei fatturati - Estrazione dei dati dall’archivio p. 135 - Impostazione del grafico p. 135 4321 I temi delle dispense: Questo mese: - Analisi del fatturato e controllo dei pagamenti Prossimamente: - Calcolo interattivo e interpretazione grafica del punto di pareggio - Utilizzare in azienda le funzioni statistiche di Excel 82/188 PC Open Aprile 2003129 open action guida Una tabella, se opportunamente strutturata, può essere considerata alla stregua di un vero e proprio archivio Se analizziamo da vicino lastruttura di un archiviotradizionale è facile ren- dersi conto delle strette analo- gie che lo legano ad una tabel- la di Excel. Che cosa è un ar- chivio? È una raccolta organiz- zata di dati omogenei, che ven- gono suddivisi in insiemi ele- mentari che gli addetti ai lavo- ri definiscono record. Questi ultimi si articolano a loro volta in un certo numero di campi che hanno il compito di opera- re una classificazione puntuale dei dati archiviati. Così, un da- tabase Fatture conterrà tutti gli estremi significativi di queste ultime, riservando ad ognuno di essi un particolare campo. Per esempio, nel campo Data di ogni record verrà inserita quella di emissione del docu- mento, nel campo Numero il suo numero d’ordine, nel cam- po Cliente il destinatario della fattura, e così via. A questo, punto il nostro archivio può essere assimilato ad una sem- plice tabella la cui prima riga ospita i nomi dei campi, men- tre le righe sottostanti conten- gono i singoli record. Ecco per- ché si può parlare di archivi ta- bellari. La cosa importante, è osservare alcune semplici re- golette. La nostra tabella, per essere considerata un archivio a tutti gli effetti non deve con- tenere righe o colonne intera- mente vuote, perché in tal ca- so verrebbe a mancare la ne- cessaria continuità dell’insie- me dei dati. Ne consegue, per esempio, che la zona che ospi- ta i record deve essere imme- diatamente sottostante alla ri- ga che contiene i nomi dei campi. Insomma, non è am- messo, neppure per ragioni estetiche, inserire una riga di stacco. Inoltre, deve essere mantenuto rigorosamente il Gli archivi tabellari di Excel1 Tabelle e archivi � Righe e colonne vuote La struttura di una tabella, affinché questa possa essere considerata ed elaborata come un archivio, non deve presentare righe o colonne mancanti. Sono ammesse, però, celle o zone vuote. Delle due strutture in figura la seconda non può essere considerata un archivio (semmai solo le zone continue), mentre la prima, pur contenendo celle o zone vuote, sì. Anche inserire a fini estetici una linea di separazione fra la riga dei campi e la zona dei record non è permesso. � Campi calcolati È possibile inserire nell’archivio tabellare campi calcolati, i cui contenuti sono il risultato della elaborazione di informazioni ospitate in altri campi del record. Per esempio, se nei record è presente un campo Sconto, si può creare un campo calcolato in cui viene automaticamente inserito l’ammontare di eventuali sconti operati. Oppure si può prevedere un campo che calcoli direttamente il nuovo imponibile in seguito all’avvenuta applicazione dello sconto. � Formattare l’archivio tabellare Un archivio tabellare, può essere convenientemente formattato, cosa che non guasta dal momento che anche l’estetica strutturale è importante. Il layout da applicare può essere scelto nella libreria dedicata. Evidenziare la tabella, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Formattazione automatica. Nella maschera che viene aperta selezionare la struttura desiderata. Fare clic sul pulsante Opzioni per accedere alla zona in cui impostare altri parametri strutturali. � La tabella archivio Una tabella Excel può essere considerata un archivio, a patto che ottemperi a semplici regole strutturali. La prima riga deve essere dedicata ai nomi dei campi, mentre le sottostanti ai singoli record in cui si articola l’archivio. Inoltre, deve essere mantenuto rigorosamente il principio di omogeneità dei dati contenuti nei campi. Per esempio, in un campo dedicato alle date non si possono inserire testi o valori numerici. Viceversa, un campo che contiene testi non può ospitare numeri, date, o quant’altro. 83/188 PC Open Aprile 2003130 open action guida principio di omogeneità dei da- ti contenuti nei singoli campi. In altre parole, nel campo Data, in cui si prevede di inserire quella di emissione della fattu- ra, non possono essere inseriti valori numerici, o testi, men- tre, tanto per continuare con gli esempi, il campo Imponibile è destinato a contenere esclu- sivamente valori numerici, e così via. Facendo riferimento alla figura 1, l’archivio tabellare che vi è illustrato si articola in sei campi (riga C8:H8), mentre le righe sottostanti sono occu- pate dai vari record. Si noti che la tabella non presenta so- luzioni di continuità, nel senso che non vi sono righe o colon- ne interamente vuote. Campi calcolati Dal momento che il nostro archivio tabellare si trova in ambiente Excel, è possibile prevedere l’inserimento di campi calcolati, vale a dire i cui contenuti sono il risultato della elaborazione di informa- zioni ospitate in altri campi del record. Per esempio, se nei record è presente un campo Sconto, si può creare un cam- po calcolato in cui viene auto- maticamente inserito l’am- montare di eventuali sconti operati. E ancora, se per facili- tare le ricerche nell’archivio si prevede un campo Mese in cui è denunciato quello corri- spondente all’emissione della fattura, il dato potrebbe esse- re ricavato elaborando oppor- tunamente la suddetta data di emissione tramite una deter- minata formula. Denominare celle e zone Se, quando si sviluppa un modello, facendo riferimento a celle o zone si utilizzano le loro coordinate, si corre il rischio di pregiudicarne il buon fun- zionamento, senza contare che tale metodo non fornisce nes- suna informazione sui conte- nuti delle celle o delle zone cui ci si riferisce. La zona corri- spondente a un archivio tabel- lare si rivela più eloquente se la denominiamo, per esempio, Archivio. È importante ricor- dare che assegnando un nome si devono rispettare alcune re- gole imprescindibili. In parti- colare, non si possono utilizza- re indirizzi di celle, ne nomi composti. In quest’ultimo caso lo spazio deve essere sostitui- to con un underscore. � Denominare celle e zone � Per saperne di più Considerando l’importanza che riveste la denominazione di una cella o di una zona, consigliamo vivamente di documentarsi in merito. Aprire la guida in linea di Excel, accedere alla scheda di ricerca libera e digitare Nomi. Vengono individuati numerosi argomenti. In particolare consultare la pagina associata alla prima voce, in cui vengono date utilissime informazioni sulla composizione dei nomi, sul loro utilizzo, e sulle regole che devono essere rispettate. � La procedura Evidenziare la cella o la zona da denominare. Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Nella maschera cui si accede digitare il nome da assegnare nella casella omonima. In alternativa, digitare il nome nella casella sopra la lettera A che contraddistingue la prima colonna del foglio di lavoro. Se si apre l’elenco a discesa associato a tale casella vengono visualizzate tutte le assegnazioni operate. Evidenziandone una si accede alla corrispondente posizione. Assegnazione di formati particolari � Formati “data” In un database fatture non possono mancare i campi data. Per formattare adeguatamente tali dati accedere alla maschera dei formati, e nella finestra Categoria della scheda Numero evidenziare la voce Data. Il formato desiderato si seleziona nell’elenco che viene contestualmente visualizzato nella parte destra della scheda. Formattando l’intera colonna si ottiene il vantaggio di visualizzare la data inserita sempre nel medesimo formato, indipendentemente da come la si digita. � Formati “numerici” Alle colonne di un archivio tabellare che ospitano valori numerici conviene assegnare formati che ne facilitino l’interpretazione e la lettura. Selezionare la colonna da formattare, aprire il menu Formato, e nel corrispondente sottomenu optare per Celle. Nella maschera cui si accede, aprire la scheda Numero, e selezionare la stessa voce nell’elenco Categoria. Impostare i decimali nella casella dedicata, e spuntare il checkbox sottostante per richiedere la separazione delle migliaia. 84/188 PC Open Aprile 2003131 open action guida Excel dispone di speciali funzioni che estraggono le più disparate informazioni da un archivio tabellare Se si vuole tenere sottocontrollo una determina-ta situazione estrapolan- do le necessarie informazioni da un archivio tabellare, si può disporre di speciali funzioni che consentono di condurre con facilità le più disparate analisi. Ci riferiamo alle cosiddette funzioni database, immediata- mente riconoscibili dal prefis- so DB, che permettono di ese- guire somme, conteggi, o di calcolare medie, massimi e mi- nimi in base a determinati cri- teri da stabilire secondo parti- colari modalità. Per esempio, rifacendoci al modello che in- tendiamo impostare, è possi- bile conteggiare il numero di fatture emesse verso un deter- minato cliente, o calcolarne l’ammontare totale. E ancora, si può valutare l’importo degli inevasi, il loro numero, e così via. Le funzioni DB In pratica, le suddette fun- zioni non fanno altro che ese- guire semplici operazioni arit- metiche, ma le eseguono, in modo mirato. Ecco quelle di cui si può disporre. Le caratte- ristiche operative si evincono immediatamente dai loro no- mi: DB.SOMMA, DB.MEDIA, DB.MAX, DB.MIN, DB.CON- TA.NUMERI, e DB.CONTA.VA- LORI. La loro sintassi è la se- guente: NomeFunzione(Tabella,”Ca mpo”, Criterio) Dove NomeFunzione è quel- lo della funzione, Tabella il no- me dell’archivio da interroga- re, Campo quello coinvolto nel- l’elaborazione, e Criterio una zona del foglio di lavoro in cui si specifica come deve operare Conoscere le funzioni database2 Le più usate � DB.MEDIA Calcola la media dei valori contenuti in un campo numerico prendendo in considerazione i soli record individuati dai criteri impostati. La zona criteri presente nella figura consente di calcolare la media dell’importo delle fatture non pagate da parte del cliente citato sotto il nome campo omonimo. Se, sotto il nome campo Pg, si sostituisce la n con una s, la media si riferirà alle fatture pagate. Si noti che se la cella sotto il campo Cliente fosse vuota viene calcolato l’importo medio di tutte le fatture emesse � DB.CONTA.VALORI Esegue il conteggio delle celle non vuote che si trovano in un campo numerico dell’archivio, ma prendendo in considerazione i soli record individuati dalla zona dei criteri. Nell’esempio in figura, la zona Critero3 consente di individuare i record che si riferiscono al cliente Blue Lamp srl, e alle fatture non pagate, restituendo così il numero di queste ultime. Facendo riferimento alla zona Critero2, invece, vengono conteggiate le fatture pagate. � Per saperne di più L’utilizzo creativo delle funzioni database consente di eseguire analisi anche molto complesse, sfruttando intensivamente la possibilità di impostare criteri piuttosto articolati. Insomma, vale la pena di documentarsi ampiamente sulla loro dinamica operativa. Ecco come fare. Accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca digitare di volta in volta il nome della funzione relativamente alla quale si vogliono lumi. Si consiglia di consultare attentamente gli esempi proposti. � DB.SOMMA Esegue la somma dei dati ospiti in un campo numerico limitandosi, però, ai soli record che soddisfano i criteri definiti nella omonima zona. Se le celle della zona B7:B8 (che è stata denominata Criterio1) contengono, nell’ordine, il nome del campo Cliente e il riferimento Blue Lamp srl, La formula =DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”;Criterio1) restituisce la somma dei fatturati di tale cliente. Sostituendo il nome del cliente viene condotta una nuova analisi. 85/188 PC Open Aprile 2003132 open action guida la funzione. Facciamo subito un esem- pio pratico riferendoci all’e- sempio riportato nella figura 1. Se la tabella da interrogare è stata denominata Archivio, e le celle B15, C15, B16, C16 del- la zona B15:C16 (alla quale è stato assegnato il nome Crite- rio3) contengono rispettiva- mente le voci Cliente, Pg, Ma- gneti speciali snc, e n, allora, l’espressione: DB.SOMMA(Ar- chivio;”Imponibile”; Criterio3) esegue la somma di tutte le fatture inevase che sono state emesse verso il cliente Magne- ti speciali snc. In pratica, la funzione esplo- ra il campo Imponibile, e som- ma solo gli importi in corri- spondenza del nome di quel cliente quando nel campo Pg (che sta per Pagato) è conte- nuta la lettera n (che sta per inevaso). È chiaro che impo- stando in modo più articolato la zona criteri si possono con- durre analisi ancora più sofi- sticate, ma ne parleremo in un prossimo numero. Piuttosto, conviene fare qualche impor- tante considerazione sulla zo- na criteri. La zona criteri Tale zona si deve articolare in almeno due celle, l’una so- pra l’altra. La cella superiore contiene il nome del campo di riferimento, mentre quella sot- tostante ospita il criterio da ri- spettare. Utilizzando più coppie di celle si possono impostare cri- teri più complessi. L’insieme delle celle che costituiscono la zona dei criteri deve essere denominata, e il nome figurerà come terzo argomento della funzione database che si in- tende utilizzare. È appena il ca- so di ricordare che i nomi dei campi devono essere esatta- mente quelli dell’archivio che si sta analizzando, rispettan- done anche l’ortografia maiu- scola e minuscola. Il nostro consiglio è quello di copiare le intestazioni della zona criteri direttamene dal- l’archivio tabellare, rispettan- do anche, già che ci siamo, la larghezza della colonne. Per chi non lo ricordasse, per tra- sferire quest’ultimo parametro ci si può avvalere della funzio- ne Incolla speciale. Ecco come procedere. Copiare le intestazioni da trasferire secondo la procedu- ra tradizionale. Portarsi nella posizione in cui replicarle, fare clic destro, e nel menu conte- stuale al clic optare per Incolla speciale. Nel box che viene vi- sualizzato spuntare la voce Larghezza colonne, quindi pre- mere il pulsante Ok. A questo punto, riaprire il box, spuntare questa volta il bottone Tutto, e premere ancora Ok per trasfe- rire il contenuto dell’intesta- zione. � La zona criteri � Interrogazioni in “AND” Utilizzando più di due celle per definire la zona criteri si possono impostare analisi anche molto sofisticate. Per esempio, se si utilizzano più coppie di celle si può eseguire una cosiddetta interrogazione in AND, vale a dire che i dati estratti devono rispettare contemporaneamente tutte le condizioni esposte. La zona in figura consente alla funzione database che viene utilizzata di prendere in considerazione i soli record che soddisfano entrambi i criteri. � Interrogazioni in “OR” La zona criteri presentata in figura da la possibilità di rendere più estensiva l’interrogazione. In pratica, se sotto il nome di campo si inseriscono più termini di riferimento, la funzione database che si sta utilizzando prenderà in considerazione tutti i record che si riferiscono a questi ultimi o anche a uno solo di loro. � Per saperne di più Considerando che l’impostazione della zona criteri è di fondamentale importanza agli effetti della corretta interrogazione di un archivio tabellare, anche in questo caso si raccomanda caldamente di documentarsi in merito. Accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca digitare Criteri. Degli argomenti che vengono individuati consultare, in particolare, il primo e il terzo. I testi contengono qualche inesattezza formale, ma i concetti dovrebbero comunque essere chiari. � Impostazione della zona Tale zona si deve articolare in almeno due celle, l’una sopra l’altra. La cella superiore contiene il nome del campo di riferimento, mentre quella sottostante ospita il criterio da rispettare. Utilizzando più coppie di celle si possono impostare criteri più complessi. L’insieme delle celle che costituiscono la zona dei criteri deve essere denominata, e il nome figurerà come terzo argomento della funzione database che si intende utilizzare. Come criteri si possono utilizzare anche formule ed espressioni. 86/188 PC Open Aprile 2003133 open action guida Nel CD Guida trovate il template per monitorare in tempo reale l’archivio delle fatture Fatta la conoscenza con ladinamica operativa dellefunzioni database di Excel possiamo metterle all’opera per sviluppare una applicazio- ne che ci consenta di avere sempre sotto gli occhi la situa- zione fatture dell’anno in cor- so, evidenziando in uno spe- ciale pannello il giro di affari conseguito da ogni cliente, i corrispondenti importi evasi ed inevasi, il corrispondete nu- mero di fatture, e così via. Il modello si articola in tre fogli di lavoro. Il primo (Centro di controllo) ospita il suddetto pannello che rappresenta l’in- terfaccia dell’applicazione. L’u- tente dovrà semplicemente specificare il nome del cliente coinvolto nell’analisi per otte- nere in tempo reale i risultati previsti. Il secondo (Archivio fatture), è dedicato a queste ul- time: vi si inseriscono via via gli estremi dei documenti emessi. Il terzo foglio, invece, fornisce l’opportuno suppor- to informativo, e così è stato denominato. Tale foglio si sud- divide in tre sezioni: le zone criteri che pilotano le analisi, l’elenco dei clienti, e la tabella dati per la generazione in au- tomatico del grafico che de- scrive nel tempo l’evoluzione del giro d’affari del cliente al quale si riferisce l’analisi in corso. Per poter seguire me- glio le fasi di impostazione del modello alla presente dispensa è stato allegato un file esem- plificativo (Fatture.xls, nel no- stro CD Guida nella sezione Guide Pratiche) che potrà es- sere utilizzato come falsariga per personalizzare poi l’appli- cazione. L’archivio Innanzittutto si deve creare l’archivio. Prevede sei campi ma il loro numero è a discre- zione di chi sviluppa il model- Come sviluppare il modello3 La struttura � Il foglio di supporto Ospita tutte le informazioni necessarie al buon funzionamento del modello. Ci riferiamo, in particolare, alle zone criteri su cui si basano le analisi condotte dalle funzioni database. In particolare, le zone per il calcolo dei fatturati trimestrali consentono di impostare il grafico dei giri di affari. Nel foglio è riportato anche l’elenco dei clienti. Serve da memorandum per ricordarne i nomi, inoltre, se si opta per automatizzare il loro inserimento tramite un opportuno elenco a discesa, costituirà il necessario supporto di quest’ultimo. � Il Centro di controllo Si articola essenzialmente in due sezioni. In quella di destra viene visualizzato il riepilogo della situazione del cliente il cui nome viene inserito, direttamente, o tramite un elenco a discesa, nella cella J8 (denominata Cliente). Nella sezione di sinistra, invece, trovano posto il suddetto elenco e il grafico dei fatturati trimestrali, che è stato estrapolato, sempre avvalendosi delle funzioni database, dall’archivio fatture. Per avere ragguagli sulle funzioni che sono state utilizzate fare clic sulle celle corrispondenti e analizzare le espressioni visualizzate nella barra Formule. � L’elenco a discesa Per rendere più efficace il modello, il nome del cliente di cui si vuole analizzare la situazione fatture, anziché digitato direttamente nella casella J8, può essere prelevato da un elenco a discesa. Una volta selezionato, il nome verrà automaticamente trasferito nella suddetta cella, dalla quale piloterà le varie analisi. Nelle prossime dispense descriveremo la procedura che bisogna seguire per impostarlo. Il nome del nostro cliente può anche essere inserito direttamente nella cella J8. � L’archivio fatture È il primo foglio da impostare dal momento che quando si definiscono i criteri e le formule di analisi bisogna fare riferimento agli elementi in cui si articola. È stato previsto un campo (Trim.) in cui si inserisce quello corrispondente alla data di emissione della fattura, e un campo Pg in cui si digitano rispettivamente le lettere s o n, a seconda che la corrispondente fattura sia stata o meno onorata. Alla zona C8:H100 è stato assegnato il nome Archivio, prevedendo così un congruo spazio da dedicare alle registrazioni. Il nostro archivio gestisce le fatture di un singolo anno. 87/188 PC Open Aprile 2003134 open action guida Le formule � Visualizzare le posizioni Le posizioni precedenti e dipendenti, se si trovano nello stesso foglio in cui è ospitata la cella che contiene la formula sotto analisi vengono individuate da una freccia che punta su di loro partendo dalla suddetta cella. Se, invece, si trovano in altri fogli di lavoro, la punta della freccia indica l’icona di un minifoglio di lavoro. A questo punto, fare doppio clic sul corpo della freccia. Viene così visualizzato un box che elenca precedenti e dipendenti. Selezionare quelli da raggiungere e premere il pulsante Ok. Nomi e zone � Listare i nomi Per accedere all’elenco dei nomi assegnati a celle e zone si può seguire un metodo alternativo a quello che è stato descritto più sopra. Ecco come procedere. Fare clic sul pulsantino che si trova a fianco della casella di testo posizionata immediatamente sopra la lettera A che contraddistingue la prima colonna del foglio di lavoro. Così facendo si apre un elenco che ospita tutte le denominazioni operate all’interno del modello. Selezionando un nome viene automaticamente selezionata la corrispondente posizione. � La maschera dei nomi Se mentre si lavora al modello si volessero controllare i nomi che sono stati assegnati a celle e zone, si può visualizzare l’insieme delle denominazioni operate. Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e nel corrispondente sottomenu optare per Definisci. Si accede così ad una maschera che in una finestra dedicata elenca tutti i nomi che sono stati assegnati. Selezionandone uno, nella casella sottostante l’elenco vengono denunciate le coordinate della posizione a cui si riferisce. lo. Tanti più sono i campi, tan- to più numerose sono le infor- mazioni che si possono otte- nere. Una volta impostata l’in- testazione della tabella sele- zionare verso il basso una zo- na pari alle dimensioni che le si vogliono assegnare. Il no- stro consiglio è quello di non lesinare sullo spazio, da sti- mare in eccesso rispetto al nu- mero di fatture che si pensa di gestire. Nel nostro caso la zona de- dicata all’archivio tabellare (C8:H100) è stata denominata Archivio. Il foglio di supporto Come si diceva, ospita l’area dei criteri, l’elenco clienti, e la tabella per la generazione del grafico. Cominciamo dalla prima zo- na, che si articola in tanti crite- ri quanti sono i tipi di analisi previsti. Tutte le informazioni che ci servono si possono ot- tenere tramite semplici formu- le. Nella figura è illustrata la struttura delle varie zone crite- ri, che sono state denominate Criterio1, Criterio2, Criterio3, e così via. Il nome del cliente vie- ne prelevato facendo riferi- mento alla cella del pannello di controllo che lo contiene. Ed ora occupiamoci dell’elenco clienti. Gli è stata dedicata la zona I4:I23. Ad essa si assegna il nome Elenco_clienti (attenti all’underscore!). Il pannello di controllo Vi è ospitato un elenco a di- scesa che consente di selezio- nare il nome del cliente da mo- nitorare. Il nome scelto viene trasferi- to automaticamente nella cella J8, quindi nelle corrispondenti celle delle zone criteri. Nelle altre celle del pannel- lo sono state inserite le for- mule che eseguono le analisi. Strutturalmente sono sempre le stesse, varia solo la zona criteri. È anche previsto il gra- fico dei fatturati trimestrali per cliente. � � Analizzare le formule del modello Per comprendere meglio la dinamica operativa delle formule che sono state impostate nel modello è possibile mettere in evidenza le posizioni da cui prende informazioni una espressione, nonché quelle che da questa dipendono. Nel primo caso selezionare la cella che ospita la formula, aprire il menu Strumenti e selezionare Controllo. Nel corrispondente sottomenu optare per Individua precedenti. Nel secondo caso, invece, si selezionerà la voce Individua dipendenti. 88/188 PC Open Aprile 2003135 open action guida Il modello può essere arricchito con un grafico che interpreta i fatturati trimestrali dei clienti Nel foglio di lavoro denomi-nato Centro di controllo èpresente il grafico dei fat- turati trimestrali relativi al clien- te il cui nominativo è stato inse- rito, direttamente o tramite l’e- lenco a discesa, nella cella J8. In- nanzitutto, bisogna procedere al calcolo dei suddetti fatturati la cui estrazione è pilotata dalle quattro zone criteri che si tro- vano nel foglio di supporto. Le due celle superiori della zona fanno riferimento al campo Cliente e al campo Trim (che sta per Trimestre). Sotto il campo Cliente si inserisce l’espressione =Cliente che preleva dalla corri- spondente cella del pannello di controllo il nome di quello a cui si riferisce l’analisi. Sotto il cam- po Trim, invece, si inserisce il numero del trimestre. A questo punto, nelle celle dedicate del Centro di controllo si inserisco- no le espressioni di analisi, ot- tenendo i fatturati desiderati. Queste informazioni, però, per essere tradotte graficamente devono essere riportate in una opportuna tabella. Ci riferiamo a quella che occupa la zona E20:F23 del foglio di supporto. In particolare, nella seconda co- lonna della suddetta tabella si inseriscono i riferimenti ai nomi delle celle del Centro di con- trollo in cui si trovano le formu- le per il calcolo dei fatturati. Per esempio, la cella I18 del fo- glio di controllo, che ospita il fatturato del primo trimestre, è stata denominata TRIM1, per- tanto nella cella F20 del foglio di supporto si inserirà l’espressio- ne =TRIM1. Adesso non ci resta che ritornare al Centro di con- trollo e creare il grafico citando come origine dei dati la zona E20:F23 (cui si è assegnato il no- me Dati_grafico). � Il grafico dei fatturati4 La procedura � Calcolo dei fatturati Nelle celle dedicate del centro di controllo si inseriscono le formule per il calcolo dei fatturati trimestrali. Per esempio, la formula per calcolare il fatturato del primo trimestre (cella I18) è la seguente. =DB.SOMMA(Archivio;”Imponibile”;Fatturato1). Le celle che contegono le formule per il calcolo dei suddetti fatturati devono essere rispettivamente denominate TRIM1, TRIM2, e così via. A tali nomi si farà riferimento per creare la tabella dati per la creazione del grafico. � La tabella dati Si trova nella zona E20:F23 del foglio di supporto, che è stata denominata Dati_grafico (lo spazio è stato sostituito con l’underscore). Le celle della zona F20:F23 prelevano i dati dalla celle del Centro di controllo in cui sono state inserite le formule per il calcolo dei fatturati trimestri. Per esempio, il prelievo del fatturato del primo trimestre avviene inserendo nella cella F20 l’espressione =TRIM1. Ci si comporta analogamente per prelevare i fatturati degli altri trimestri. � Creare il grafico Nel foglio di supporto evidenziare la zona dati. Portarsi sul foglio del Centro di controllo, fare clic sull’icona per la creazione di un grafico, e nella maschera che viene visualizzata selezionare il tipo di grafico desiderato. Nel nostro caso è stato selezionato il grafico Colonne con profondità della categoria Tipi personalizzati. Denunciare il nome Dati_grafico come zona dati. Quando viene visualizzato il corrispondente diagramma, trascinarlo nell’angolo inferiore sinistro del Centro di controllo e dimensionarlo opportunamente. � La zona criteri Per procedere al calcolo dei fatturati trimestrali bisogna impostare quattro zone criteri (Fatturato1, Fatturato2, e così via). Le due celle superiori di ogni zona fanno riferimento al campo Cliente e al campo Trim (che sta per Trimestre). Sotto il campo Cliente si inserisce l’espressione =Cliente, che preleva dalla corrispondente cella del pannello di controllo J8 (così denominata) il nome di quello a cui si riferisce l’analisi. Sotto il campo Trim, invece, si inserisce il numero del trimestre. 89/188 Ci sono molte situa-zioni in cui si rivelapreziosa la possibi- lità di variare il valore numerico contenuto in una cella senza dover necessariamente digita- re quelli nuovi nella cel- la stessa. Per esempio, impostando una formu- la per calcolare uno sconto, avvalendosi di questa possibilità possi- bilità se ne può calcola- re l’ammontare in fun- zione di varie percen- tuali. Se le ipotesi di la- voro sono numerose, si risparmia decisamente tempo prezioso. A que- sto punto, vediamo co- me si presenta il nostro contatore. In pratica, è composto da due pul- santini sovrapposti. Quello superiore reca impresso un triangolo con il vertice verso l’al- to, mentre in quello infe- riore il triangolo ha il vertice rivolto verso il basso. Se si fa clic sul primo pulsante si deter- mina un certo incremen- to (da specificare) del valore contenuto in una certa cella, e viceversa se si preme il secondo pulsante. La cella che ospita il valore variabile viene definita, nel gergo degli addetti ai lavori, Linked cell (letteralmen- te, cella collegata). Creare il contatore Aprire il menu Visua- lizza, selezionare la vo- ce Barre strumenti, e nel corrispondente sot- tomenu optare per Ca- sella degli strumenti, de- terminando la visualiz- zazione di quest’ultima. Fare clic sulla seconda icona della terza riga, portare il cursore nel- l’area di lavoro, e dise- gnare un rettangolo che abbia approssimativa- mente le dimensioni che si vogliono dare al contatore. Rilasciando il tasto del mouse il con- tatore viene visualizza- to. A questo punto, lo si può posizionare e di- mensionare opportuna- mente. Adesso, farvi so- pra clic destro, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Pro- prietà. Viene così visua- lizzata una tabella che ne ospita le caratteristi- che. Quelle che ci inte- ressano, in particolare, sono cinque: LinkedCell, Orientation, Min, Max, e Small change. Nella cel- la accanto alla voce LinkedCell digitare le coordinate della posi- zione che ospita i valori da variare. In alternati- va (come raccomanda- bile), assegnare un no- me alla suddetta cella, ed inserire quest’ulti- mo. Fare clic nella ca- sella accanto alla voce Orientation, e premere il pulsantino che viene visualizzato contestual- mente al clic. Nell’elen- co a discesa associato optare per l’orienta- mento verticale del con- tatore, che sarà asse- gnato in tempo reale. Nelle celle Min e Max, invece, specificare il va- lore minimo e massimo della scala di variabilità. I valori default sono ri- spettivamente 1 e 100. Infine, nella casella Small change, indicare PC Open Marzo 2003152 open action strumenti � Il problema Inserire in una cella valori numerici progressivi facendo semplicemente clic con il mouse � La soluzione Inserire il controllo Contatore nel foglio di lavoro, utilizzando la casella degli strumenti 3 4 1 2 Alcuni esempi � La casella degli strumenti Aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre strumenti, e nel corrispondente sottomenu optare per Casella degli strumenti, determinando la visualizzazione di quest’ultima. Nella casella sono raccolte le icone dei controlli previsti a libreria. L’icona che si riferisce al contatore è la seconda della terza riga. � Disegnare il contatore Fare clic sulla seconda icona della terza riga, portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo che abbia approssimativamente le dimensioni che si vogliono dare al contatore. Rilasciando il tasto del mouse il contatore viene visualizzato. A questo punto, lo si può posizionare e dimensionare opportunamente. � La tabella delle proprietà Fare clic destro sul contatore, e nel menu contestuale al clic optare per la voce Proprietà. Viene così visualizzata una tabella che ospita le caratteristiche del controllo. Quelle che ci interessano, in particolare, sono cinque: LinkedCell, Orientation, Min, Max, e Small change. � Personalizzare il contatore Il contatore può essere personalizzato colorando i pulsanti e i simboli che vi sono sopra impressi. Apri- re la paletta cromatica as- sociata alle caselle Backcolor e Forecolor e se- lezionare il colore da appli- care rispettivamente ai pulsanti e ai triangoli. L’as- segnazione ha luogo in tempo reale. Excel Creare e utilizzare i contatori 90/188 PC Open Febbraio 2003152 open action strumenti Se ci sono prodotti oservizi le cui vendi-te presentano un andamento ben preciso e abbastanza facilmente individuabile, in altri casi la situazione cambia e non è possibile estrapo- lare da una semplice analisi visiva il loro com- portamento sul mercato. Ci riferiamo a quei beni che sono soggetti al fe- nomeno della stagiona- lità, nel senso che le loro vendite presentano pun- te molto marcate in cor- rispondenza di certi pe- riodi dell’anno, per poi abbassarsi più o meno drasticamente in quelli immediatamente succes- sivi. Gli esempi si spre- cano. Si va dai dolci na- talizi all’abbigliamento per gli sport invernali, e dai viaggi per vacanze al consumo di bevande gassate. Se mettiamo in un grafico i corrispon- denti dati di vendita ci accorgiamo subito che la loro curva rappresenta- tiva, proprio per la pre- senza dei suddetti pic- chi, non ci consente di individuare con certezza il trend delle vendite, va- le a dire se nel corso dei periodi presi in conside- razione queste sono sta- bili, in aumento, o in di- minuzione. E allora? Il problema non è di solu- zione immediata, ma bi- sogna affidarsi ad una analisi specialistica che nel gergo degli addetti ai lavori viene definita ana- lisi della media mobile. Il suo compito, per l’ap- punto, è di smorzare l’ef- fetto di disturbo dovuto alla presenza dei picchi stagionali, consentendo in un certo qual modo di allineare i dati e presen- tarli graficamente in mo- do da evidenziare il loro reale andamento. Vi so- no vari tipi di media mo- bile, che vengono defini- te a seconda del numero di periodi temporali che si prendono come riferi- mento per elaborare i dati disponibili. Così, si parla di media mobile a due mesi, tre mesi, e co- sì via, ma solitamente le analisi si riferiscono a periodi di tre, sei, o do- dici mesi. Sta all’espe- rienza di chi le esegue determinare il periodo più appropriato da utiliz- zare, che può dipendere anche dal numero di pic- chi stagionali che si veri- ficano nel corso dell’an- no. Ovviamente, è appe- na il caso di ricordarlo, bisogna partire da un congruo numero di dati storici, almeno, ma pro- prio almeno, da quelli re- lativi ad un intero anno. L’elaborazione dei dati Le tecniche di elabo- razione sono diverse, ma alla fine tutto si riduce a creare una nuova curva che si sviluppa parallela- mente a quella dei dati storici, e i cui punti sono stati calcolati mediando con particolari criteri questi ultimi. Nel nostro caso, se ipotizziamo una media di periodo 2, l’al- goritmo utilizzato da Ex- Excel L’analisi della media mobile � Il problema Determinare il trend delle vendite di un prodotto soggetto alla stagionalità, il grafico delle quali presenta picchi in corrispondenza di determinati periodi dell’anno � La soluzione Utilizzare la procedura dedicata espressamente sviluppata per individuare il suddetto trend 3 4 1 2 La media mobile passo per passo � Creare il grafico dei dati storici Evidenziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra impresso un grafico a barre. Verrà visualizzata la galleria dei grafici realizzabili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la prima delle varianti grafiche proposte. � Aggiungere la linea di tendenza Una volta impostato il grafico ed assegnati eventualmente anche gli attributi opzionali (titoli, legende, etichette, e così via), fare clic destro su un punto della curva. L’intera linea viene evidenziata, e al tempo stesso si apre un menu in cui si seleziona la voce Aggiungi linea di tendenza. � Definire la linea di tendenza Accedere alla scheda Tipo, e fare clic sulla icona della media mobile. È la sesta di quelle visualizzate. Nella finestrella immediatamente a fianco della icona specificare la periodicità della media mobile (da 2 a 15). Si consiglia di utilizzare alte periodicità solo se si dispone di un congruo numero di dati storici. � Le opzioni Accedere alla omonima scheda e spuntare il bottone Personalizza se si vuole assegnare una denominazione specifica all’analisi che stiamo impostando. In caso contrario, la legenda relativa alla corrispondente curva presenterà una dicitura generalizzata che ne denuncia la periodicità. 91/188 cel prevede che il primo punto della curva rap- presentativa della media mobile sia la media del primo e del secondo dei valori storici, il secondo punto sarà la media del terzo e del secondo valo- re storico, e così via. Se si esegue una media a tre mesi, invece, il primo punto sarà la media dei primi tre valori storici, il secondo la media del quarto, terzo, e secondo valore, e così via. Pertan- to, a seconda del perio- do che si utilizza, la cur- va risultante inizierà in corrispondenza del pun- to della curva storica il cui numero d’ordine e pari al periodo della me- dia stessa. A questo punto, dovremmo saper- ne abbastanza per dare corso alla nostra prima analisi. Eseguire l’analisi Condurre con Excel una analisi della media mobile significa traccia- re il grafico dei dati sto- rici, quindi aggiungervi, tramite la procedura de- dicata, la specifica linea di tendenza della media mobile indicando il pe- riodo di questa. Ecco co- me procedere. Eviden- ziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra im- presso un grafico a bar- re. Verrà visualizzata contestualmente la gal- leria dei grafici realizza- bili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la pri- ma delle varianti grafi- che proposte. Conclusa l’imposta- zione del grafico fare clic destro su un qualsiasi punto della curva, e nel menu contestuale sce- gliere la voce Aggiungi li- nea di tendenza. Si acce- de così alla maschera a due schede che gestisce la procedura. Nella sche- da Generale fare clic sul- l’icona della media mobi- le, quindi specificare nel- la finestrella a fianco la periodicità desiderata. A questo punto, accedere alla scheda Opzioni, e nella parte superiore di essa spuntare il bottone Personalizzato se si vuo- le assegnare un nome specifico alla linea di ten- denza. In caso contrario le verrà assegnata una denominazione generica che comprende anche l’indicazione della perio- dicità dell’analisi. Premendo il pulsante Ok viene visualizzata la nostra curva rappresen- tativa della media mobi- le. Se vogliamo aggiun- gerne una seconda, con una periodicità diversa, basta ripetere la proce- dura. Per cancellare una curva, invece, fare clic destro su un suo punto, e nel menu contestuale al clic selezionare Can- cella. Si noti che non è prevista la periodicità 1. Infatti, se si scegliesse ta- le parametro, in base alle considerazioni appena fatte si otterrebbe una li- nea di tendenza che an- drebbe a sovrapporsi esattamene a quella dei dati storici. Infatti i punti della linea rappresente- rebbero la media con se stessi dei corrispondenti punti della curva dei da- ti storici! Attributi della linea di tendenza Il tracciato della curva può essere opportuna- mente personalizzato, al fine di distinguerla da quella dei dati storici. Ec- co come operare. Fare clic destro su un punto della linea di tendenza, e nel menu che viene vi- sualizzato optare per la voce Formato linea di tendenza. Si accede ad una maschera a tre sche- de, due delle quali sono le stesse che già cono- sciamo. Accedere alla scheda Motivo, nella quale si spunta il bottone Perso- nalizzata. Vengono così attivati automaticamen- te gli elenchi a discesa associati alle caselle Sti- le, Colore, e Spessore. Aprirli, e procedere alle impostazioni desiderate di cui viene visualizzata l’anteprima nella fine- strella sottostante. Pre- mere il pulsante Ok per riaccedere al grafico. Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle linee di tendenza, e in partico- lare su quella relativa al- la media mobile, consul- tare la guida in linea. Ac- cedere alla scheda di ri- cerca libera, e digitare nella casella dedicata Media mobile. Vengono individuati sei argomenti rilevanti. � PC Open Febbraio 2003153 open action strumenti � Il grafico finale Ecco come si presenta il grafico che compendia i risultati dell’analisi condotta. Nel piano cartesiano è stata inserita anche la curva che rappresenta l’andamento delle vendite calcolato con la tecnica della media mobile. Il punto iniziale della curva dipende dal tipo di periodicità impostata. � Calcolare altre medie mobili Al grafico si possono aggiungere più linee di tendenza contemporaneamente, ovviamente con periodicità diversa. Basta seguire la procedura descritta. Si consiglia di aggiungere linee con periodicità piuttosto discrete per evitare sovrapposizioni che, seppure, parziali, disturbano la lettura del diagramma. � Formattare la linea di tendenza Fare clic destro su un qualsiasi punto della linea di tendenza, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato linea di tendenza. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Motivo per personalizzare lo stile, il colore, e lo spessore della linea. � Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle linee di tendenza, e in particolare su quella relativa alla media mobile, consultare la guida in linea. Accedere alla scheda di ricerca libera, e digitare nella casella dedicata Media mobile. Vengono individuati sei argomenti rilevanti. 7 8 5 6 92/188 Se si vuole che certidati contenuti inuno o più fogli di la- voro di un modello ri- sultino inaccessibili si possono utilizzare vari accorgimenti. La scelta dipende da molti fattori, fra i quali la mole dei da- ti sensibili da protegge- re (un intero foglio di la- voro, o solo qualche cel- la), e il grado di compe- tenza dei vari curiosi che vogliono accedere ai dati. In ogni caso, tan- to per sgombrare il campo da possibili equivoci, diciamo subi- to che non esistono pro- tezioni che non possa- no essere infrante. È so- lo questione di tempo, senza contare che su In- ternet è possibile trova- re anche gratis dei pro- grammini per superare password e protezioni. Alla fine, paradossal- mente, le protezioni mi- gliori potrebbero non essere quelle che utiliz- zano sofisticate soluzio- ni tecnologiche, bensì quelle che si basano su artifici così semplici da non essere presi in con- siderazione dal cusrio- so di turno. In questa sede passiamo in rasse- gna alcune possibili protezioni che, anche se non a prova di bom- ba, rappresentano pur sempre una migliore al- ternativa a quella di la- sciare i nostri dati alla mercé del primo che passa. Le protezioni di Excel Molte delle opzioni ospitate nei menu del foglio di lavoro consen- tono di impostare sem- plici protezioni dei dati. Altre opzioni, invece, quando utilizzate pos- sono addirittura costi- tuire una canale prefe- renziale per accedere ai dati stessi, pertanto, una qualsiasi procedura di protezione non può prescindere dalla loro disattivazione o dal loro isolamento. Cominciamo subito da queste ultime. Innan- zitutto, non assegnare mai nomi a celle o zone che ospitino dati riser- vati. Infatti, il curioso, non appena accede a un foglio di lavoro, può rag- giungerli in tempo reale aprendo l’elenco a di- scesa associato alla ca- sella posta immediata- mente sopra l’etichetta della colonna A. Aperto l’elenco, basta fare clic su un nome per raggiun- gere la corrispondente posizione. Una finestra da cui sbirciare all’in- terno di un foglio è rap- presentata anche dalla barra delle formule, che visualizza il contenuto delle celle su cui si tro- va il cursore. Così, per esempio, se per rendere invisibile un dato si è pensato di assegnare al corrispondente testo il colore bianco al fine di confonderlo con lo sfon- do della cella stessa, l’artificio si rivela ineffi- cace se c’è sempre la possibilità di utilizzare la suddetta finestra. Me- glio, quindi, inibirne la visualizzazione. Ecco come procedere. Aprire PC Open Febbraio 2003154 open action strumenti � Il problema Rendere invisibili celle o zone di un foglio di calcolo per proteggere i dati che vi si trovano � La soluzione Utilizzare password, formati speciali, nascondere righe, colonne, o la barra delle formule 3 1 2 Raccomandazioni e consigli � Niente nomi Non assegnare mai nomi a celle o zone che ospitano dati riservati. Infatti, il curioso può raggiungerli in tempo reale aprendo l’elenco a discesa associato alla casella posta immediatamente sopra l’etichetta della colonna A. Aperto l’elenco, basta fare clic su un nome per accedere alla corrispondente posizione. � Nascondere la barra formule Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Visualizza. Nella sezione Mostra di tale scheda togliere la spunta alla casella accanto alla voce Barra della formula. Non appena si preme il pulsante Ok in calce alla scheda, la barra della formula scompare. � Nascondere righe e colonne Per nascondere le righe o le colonne che ospitano dati riservati fare clic sulla etichetta della riga o della colonna da nascondere, aprire il menu Formato, e selezionare rispettivamente Righe o Colonne. Nel corrispondente sottomenu optare per Nascondi, determinando la scomparsa dell’elemento su cui si lavora. � Nascondere le etichette Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Visualizza. Nella sezione Opzioni della finestra, togliere la spunta accanto alla voce Intestazioni di riga e colonna. Non appena si chiude la maschera premendo il pulsante Ok in calce alla scheda, le etichette spariscono. Excel Proteggere le informazioni importanti 4 93/188 il menu Strumenti, sele- zionare Opzioni, e nella maschera che viene vi- sualizzata accedere alla scheda Visualizza. Nella sezione Mostra di tale scheda togliere la spun- ta alla casella accanto alla voce Barra della for- mula. Non appena si chiude la maschera pre- mendo il pulsante Ok in calce alla scheda, la bar- ra della formula scom- pare. Ed ecco le opzioni il cui compito, invece, è proprio quello di attiva- re una protezione diret- ta. Per esempio, si pos- sono nascondere le ri- ghe o le colonne che ospitano dati riservati. Fare clic sulla etichetta della riga o della colon- na da nascondere, apri- re il menu Formato, e se- lezionare rispettiva- mente Righe o Colonne. Nel corrispondente sot- tomenu optare per Na- scondi, determinando la scomparsa dell’elemen- to su cui si lavora. Si no- ti, però, che esaminan- do le etichette di righe e colonne, ci si accorge subito che manca qual- cosa. Se si sceglie que- sto tipo di protezione, pertanto, conviene na- scondere le suddette etichette. Accedere alla scheda Opzioni, e nella sezione Opzioni della fi- nestra, togliere la spun- ta accanto alla voce In- testazioni di riga e co- lonna. La modifica viene resa operativa non ap- pena si preme il pulsan- te Ok in calce alla sche- da. Si può anche proteg- gere un singolo foglio di lavoro, o il loro insieme, con una password. Apri- re il menu Strumenti, se- lezionare Protezione, e nel corrispondente sot- tomenu optare rispetti- vamente per Proteggi fo- glio, o Proteggi cartella di lavoro. Nel box cui si accede spuntare gli ele- menti da proteggere, quindi dichiarare la pas- sword. A questo punto, si possono rendere invi- sibili le formule conte- nute in una determinata cella. Selezionarle, ac- cedere alla scheda Pro- tezione della maschera dei formati, e spuntare la casella Nascosta. Un’altra possibilità di nascondere un dato, o quantomeno di render- lo illeggibile a prima vi- sta, deriva direttamente dall’utilizzo di partico- lari formattazioni, in al- ternativa a quella stan- dard. Ecco un esempio pratico: come fare per nascondere un valore numerico contenuto in una cella (con i testi non funziona). Eviden- ziarla, aprire il menu Formato, e selezionare la voce Celle. Nella ma- schera che si apre acce- dere alla scheda Nume- ro, e nella finestra che elenca le categorie dei formati disponibili sele- zionare Personalizzato. A questo punto, sosti- tuire il tipo di formato visualizzato nella casel- la Tipo, con uno spazio. Premere il pulsante Ok in calce alla scheda. Detto fatto il numero sparisce, ed il bello è che non lo si vede nep- pure nella barra delle formule, anche se que- sta è visibile. Il valore, può essere anche sosti- tuito con un simbolo o una parola (da specifi- care sempre nella casel- la Tipo), ma in questo caso il dato originale è pur sempre visibile nel- la barra delle formule. Una alternativa al meto- do appena descritto, è quella di utilizzare un ti- po di font diverso da quello default per la vi- sualizzazione dei dati. Per esempio, il Win- dings, l’Holiday Bt, il Marlett, e così via. An- che in questo caso, però, il contenuto della cella è sempre visibile nella barra delle formu- le. Ecco perché convie- ne non visualizzarla. Piccole astuzie Ve ne suggeriamo due, per quello che pos- sono valere, ma non sempre il curioso ci pensa. Un foglio di lavo- ro Excel può essere arti- colato in 256 fogli: pochi immagineranno che i vostri dati si possano trovare, per esempio, nella zona HS59600: HZ59670 del foglio di la- voro numero 234! Se poi attiviamo una delle pro- tezioni che abbiamo de- scritto, tanto meglio. Un altro accorgimento po- trebbe essere quello di nascondere le zone sen- sibili sotto un grafico o un oggetto. Spostando- lo semplicemente i dati diventano disponibili. In certi casi può funzio- nare. � PC Open Febbraio 2003155 open action strumenti � Cambiare i formati Per nascondere un valore numerico contenuto in una cella (con i testi non funziona), evidenziarla, aprire il menu Formato, e selezionare Celle. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Numero, e nell’elenco dei formati selezionare Personalizzato. Sostituire il formato visualizzato nella casella Tipo, con uno spazio. � Utilizzare caratteri speciali Un’alternativa al metodo appena descritto, è quella di utilizzare per la visualizzazione dei dati un tipo di font diverso da quello default. Per esempio, il Windings, l’Holiday Bt, il Marlett, e così via. In questo caso, però, il contenuto della cella è sempre visibile nella barra delle formule, che conviene nascondere. � Proteggere fogli o cartelle Si può proteggere un singolo foglio di lavoro con una password. Aprire il menu Strumenti, selezionare Protezione, e nel corrispondente sottomenu optare rispettivamente per Proteggi foglio, o Proteggi cartella di lavoro. Nel box spuntare gli elementi da proteggere, quindi dichiarare la password. � Protezioni grafiche Una protezione alla quale un curioso occasionale può non pensare potrebbe essere quello di nascondere le zone sensibili sotto un grafico o un oggetto. Spostando poi semplicemente il riquadro che incornicia il diagramma i dati diventano disponibili. 7 8 5 6 94/188 PC Open Febbraio 2003156 open action strumenti Quante volte, difronte ad una for-mula anche piutto- sto semplice ci siamo chiesti che cosa rappre- sentasse, e abbiamo do- vuto percorrere a ritro- so il cammino che ci ha portato alla sua impo- stazione per dare una ri- sposta all’interrogativo? Sicuramente spesso, se non si ha la buona abi- tudine di denominare opportunamente celle e zone sensibili di un fo- glio di lavoro. Così facendo, quando si fa riferimento ad esse nell’ambito di una espressione, basta un’occhiata per sapere esattamente di che si tratta: se abbiamo a che fare con le provvigioni del venditore Rossi, con l’Iva sul fatturato di una zona di vendita, o con il margine di contribuzio- ne di una linea di pro- dotti. Facciamo subito un esempio. Se nella cella B5 è contenuto il valore del- l’imponibile di una fattu- ra, e nella cella D5 lo sconto percentuale da applicare, la formula che calcola l’ammontare del corrispondente im- porto è =B5*D5/100, de- cisamente meno chiara se la confrontiamo con la seguente: Imponibi- le*Sconto/100, dove Im- ponibile e Sconto sono i nomi che abbiamo asse- gnato rispettivamente alle celle B5 e D5. Infatti, la nostra espressione indica chia- ramente il tipo di calco- lo che si sta eseguendo. I nomi assegnati alle celle non devono asso- lutamente contenere spazi al loro interno. Pertanto, se si assegna un nome composto bi- sogna prevedere l’un- derscore o il punto al po- sto degli spazi. A questo punto, vediamo come si procede alla loro asse- gnazione. Denominare celle e zone Evidenziare la cella o la zona da denominare, quindi aprire il menu In- serisci e selezionare la voce Nome. Nel corrispondente sottomenu optare per Definisci determinando l’apertura di una ma- schera articolata in tre sezioni. La prima è occu- pata da una casella in cui si digita il nome da assegnare. Nella finestra sotto- stante sono elencati i no- mi eventualmente già at- tribuiti, mentre in calce alla maschera si trova un’altra casella in cui fi- gurano le coordinate della cella o della zona che si sta denominando. In tale casella vengono anche visualizzate le coordinate corrispon- denti al nome che viene evidenziato nella fine- stra. Assegnato il nome premere il pulsante Ag- giungi per trasferirne il riferimento nella fine- stra, quindi Ok per con- Excel Rendere le formule più comprensibili � Il problema Evitare che le formule contenute in un foglio di lavoro risultino incomprensibili o quantomeno di difficile interpretazione � La soluzione Assegnare alle celle e alle zone che figurano nelle espressioni nomi che siano esplicativi dei dati in esse contenute 3 4 1 2 Assegnazione dei nomi � Utilizzare i nomi nelle formule In una espressione è possibile utilizzare, in luogo delle coordinate di celle o zone, nomi autoesplicativi a queste assegnati. Impostando la formula per il calcolo, poniamo, di uno sconto, è più facile fare riferimento ai nomi Sconto e Imponibile, piuttosto che alle celle contenenti i corrispondenti valori. � La procedura Nel caso di celle e zone, evidenziarle, quindi aprire il menu Inserisci, e selezionare la voce Nome, determinando l’apertura di un sottomenu in cui si opta per Definisci. Si accede così al box che gestisce l’assegnazione dei nomi. Per denominare costanti o formule, la procedure è analoga, ma non sono previste selezioni preliminari. � Il box di assegnazione Nella casella in alto digitare il nome da assegnare. Se la denominazione coinvolge una cella o una zona, meglio evidenziarle in precedenza. A cose fatte premere il pulsante Aggiungi per trasferire il nome nella finestra centrale del box, quindi il pulsante Ok per consolidare l’assegnazione. � Utilizzare le etichette Per denominare i dati di una tabella ci si può avvalere delle etichette di righe e colonne. Il totale della colonna Zona Sud può essere espresso dalla formula =SOMMA(Zona Sud), mentre la cella che corrisponde alle vendite del Prodotto A nella Zona Est si può indicare come Prodotto A Zona Est. 95/188 fermare l’assegnazione. Si noti che se si eviden- zia un nome dell’elenco, e poi si preme il pulsan- te Elimina, se ne deter- mina la cancellazione. Le regole per la struttura dei nomi Come si diceva, i no- mi devono sottostare ad alcune regole. Ecco le più importanti. La loro lunghezza non può su- perare i 255 caratteri. Il primo carattere di un nome deve essere asso- lutamente una lettera, per i successivi è possi- bile utilizzare lettere, nu- meri, punti e l’underscore ( _ ). Un nome non può contenere spazi: sosti- tuirli con l’underscore o con il punto. I nomi non possono essere dei rife- rimenti di cella, altri- menti si verificherebbe- ro situazioni imprevedi- bili. I nomi assegnati possono contenere ca- ratteri maiuscoli e minu- scoli. La differenza fra maiu- scole e minuscole non viene rilevata. In altre parole, Fatture e FATTU- RE sono nomi esatta- mente uguali. Non è pos- sibile assegnare lo stes- so nome a due celle di- verse. In tal caso viene considerata valida l’ulti- ma assegnazione, e la prima sarà automatica- mente eliminata. Invece, è possibile assegnare più nomi ad una stessa cella o zona. Altre tecniche di denominazione L’assegnazione dei nomi può avere luogo con altri metodi. Per esempio, per de- nominare i dati ospitati in una tabella ci si può avvalere delle etichette di righe e colonne, ri- sparmiando così tempo prezioso. Così, facendo riferi- mento alla tabella di fi- gura 4, il totale della co- lonna Zona Sud può es- sere espresso dalla for- mula =SOMMA(Zona Sud), mentre la cella che corrisponde alle vendite del Prodotto 1 nella Zona Est si può indicare come Prodotto 1 Zona Est. È importante notare che si è fatto riferimen- to alle etichette originali di righe e colonne, spazi compresi, senza sosti- tuire questi ultimi con il punto o l’underscore. Per poter utilizzare questa metodologia di denomi- nazione, bisogna prima attivarla. Ecco come operare. Aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni, e nella maschera che vie- ne visualizzata accedere alla scheda Calcolo, do- ve nella sezione Opzioni della cartella di lavoro si spunta la voce Accetta etichette nelle formule. L’assegnazione a costanti numeriche Inoltre, le etichette di righe e colonne devono essere adiacenti ai valori rappresentati, quindi non possono esserci zo- ne vuote che le stanno a separare. Un altro interessante utilizzo dei nomi è quel- lo di assegnarli a costan- ti numeriche che figuri- no spesso nelle formule che impostiamo. Per esempio, al valore 5 si potrebbe assegnare il nome di Sconto, così po- tremo utilizzarlo tutte le volte che calcoliamo la riduzione di prezzo per un cliente. Ecco come procedere. Accedere alla ma- schera di denominazio- ne, inserire il nome Scon- to nella casella dedicata, quindi digitare = 5 nella casella in calce al box. Premere il pulsante Ag- giungi, quindi Ok. A questo punto, l’as- segnazione è operativa. Ovviamente, se il valore dello sconto dovesse va- riare bisogna procedere ad una nuova assegna- zione. Se si presentasse il problema relativo a sconti calcolati in prece- denza, la soluzione va trovata caso per caso, ma in linea di massima potrebbe bastare creare un nome diverso (per esempio, Sconto2), al fi- ne di evitare il ricalcolo di formule in cui riduzio- ni applicate in preceden- za. Per accedere rapida- mente all’elenco dei no- mi assegnati, aprire l’e- lenco a discesa associa- to alla casella immedia- tamente sopra l’intesta- zione della colonna A del foglio di lavoro. Ne verrà visualizzata la lista, e se si evidenzia un nome verrà eviden- ziata la cella o la zona cui si riferisce. � PC Open Febbraio 2003157 open action strumenti � Attivare l’opzione di utilizzo delle etichette Per utilizzare come nomi dei dati di una tabella le etichette di righe e colonne, aprire il menu Strumenti, selezionare Opzioni. Accedere alla scheda Calcolo. Nella sezione Opzioni della cartella di lavoro spuntare Accetta etichette nelle formule. Le etichette devono essere adiacenti ai valori cui si riferiscono. � Denominare una costante Un interessante utilizzo dei nomi è quello di assegnarli a costanti o formule. Per esempio, al valore 20 si potrebbe assegnare il nome Iva, per utilizzarlo tutte le volte che calcoliamo tale imposta. Accedere alla maschera di denominazione, inserire il nome Iva nella casella dedicata, e digitare = 20 nella casella in calce al box. � Altri metodi di assegnazione Possiamo denominare le celle dell’intervallo C6:C8 utilizzando i corrispondenti nomi della zona B6:B8. Evidenziare la zona B6:C8, aprire il menu Inserisci, selezionare Nome, e optare per Crea nel sottomenu. Nel box che si apre figura già spuntata l’opzione A sinistra. Premere Ok per procedere all’assegnazione. � Per avere aiuto Se si vogliono avere maggiori ragguagli sulle tecniche di denominazione di celle, zone, costanti, o formule, accedere alla guida in linea, nella scheda di ricerca libera digitare Nomi. In particolare, si consiglia di consultare le pagine corrispondenti al primo, quarto, quinto e settimo degli argomenti individuati. 7 8 5 6 96/188 PC Open Gennaio 2003160 open action strumenti Se ci sono prodotti oservizi le cui vendi-te presentano un andamento ben preciso e abbastanza facilmente individuabile, in altri casi la situazione cambia e non è possibile estrapo- lare da una semplice analisi visiva il loro com- portamento sul mercato. Ci riferiamo a quei beni che sono soggetti al fe- nomeno della stagiona- lità, nel senso che le loro vendite presentano pic- chi molto elevati in cor- rispondenza di certi pe- riodi dell’anno, per poi abbassarsi più o meno drasticamente in quelli immediatamente succes- sivi. Gli esempi si spre- cano. Si va dai dolci na- talizi all’abbigliamento per gli sport invernali, e dai viaggi per vacanze al consumo di bevande gassate. Se mettiamo in un grafico i corrispon- denti dati di vendita ci accorgiamo subito che la loro curva rappresenta- tiva, proprio per la pre- senza dei suddetti pic- chi, non ci consente di individuare con certezza il trend delle vendite, va- le a dire se nel corso dei periodi presi in conside- razione queste sono sta- bili, in aumento, o in di- minuzione. E allora? Il problema non è di solu- zione immediata, ma bi- sogna affidarsi ad una analisi specialistica che nel gergo degli addetti ai lavori viene definita ana- lisi della media mobile. Il suo compito, per l’ap- punto, è di smorzare l’ef- fetto di disturbo dovuto alla presenza dei picchi stagionali, consentendo in un certo qual modo di allineare i dati e presen- tarli graficamente in una maniera che mette in evi- denza il loro reale anda- mento. Vi sono vari tipi di media mobile, che vengono definite a se- conda del numero di pe- riodi temporali che si prendono come riferi- mento per elaborare i dati disponibili. Così, si parla di media mobile a due mesi, tre mesi, e co- sì via, ma solitamente le analisi si riferiscono a periodi di tre, sei, o do- dici mesi. Sta all’espe- rienza di chi le esegue determinare il periodo più appropriato da utiliz- zare, che può dipendere anche dal numero di pic- chi stagionali che si veri- ficano nel corso dell’an- no. Ovviamente, è il caso di ricordarlo, bisogna partire da un congruo numero di dati storici, almeno, come minimo da quelli relativi ad un in- tero anno. L’elaborazione dei dati Le tecniche di elabo- razione sono diverse, ma alla fine tutto si riduce a creare una nuova curva che si sviluppa parallela- mente a quella dei dati storici, e i cui punti sono stati calcolati mediando con particolari criteri questi ultimi. Nel nostro caso, se ipotizziamo una media di periodo 2, l’al- Excel Visualizzare il trend di vendita � Il problema Analizzare l’andamento delle vendite di un prodotto soggetto a stagionalità, il grafico delle quali presenta picchi in corrispondenza di determinati periodi dell’anno � La soluzione Utilizzare la procedura dedicata espressamente sviluppata per individuare il suddetto trend 3 4 1 2 La media mobile passo per passo � Creare il grafico dei dati storici Evidenziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra impresso un grafico a barre. Verrà visualizzata la galleria dei grafici realizzabili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la prima delle varianti grafiche proposte. � Aggiungere la linea di tendenza Una volta impostato il grafico ed assegnatigli eventualmente anche gli attributi opzionali (titoli, legende, etichette, e così via), fare clic destro su un punto della curva. L’intera linea viene evidenziata, e al tempo stesso si apre un menu in cui si seleziona la voce Aggiungi linea di tendenza. � Definire la linea di tendenza Accedere alla scheda Tipo, e fare clic sull’icona della media mobile. È la sesta di quelle visualizzate. Nella finestrella immediatamente a fianco della icona specificare la periodicità della media mobile (da 2 a 15). Si consiglia di utilizzare alte periodicità solo se si dispone di un congruo numero di dati storici. � Le Opzioni Accedere alla omonima scheda e spuntare il bottone Personalizza se si vuole assegnare una denominazione specifica all’analisi che stiamo impostando. In caso contrario, la legenda relativa alla corrispondente curva presenterà una dicitura generalizzata che ne indica la periodicità. 97/188 goritmo utilizzato da Ex- cel prevede che il primo punto della curva rap- presentativa della media mobile sia la media del primo e del secondo dei valori storici, il secondo punto sarà la media del terzo e del secondo valo- re storico, e così via. Se si esegue una media a tre mesi, invece, il primo punto sarà la media dei primi tre valori storici, il secondo la media del quarto, terzo, e secondo valore, e così via. Pertan- to, a seconda del perio- do che si utilizza, la cur- va risultante inizierà in corrispondenza del pun- to della curva storica il cui numero d’ordine e pari al periodo della me- dia stessa. A questo punto, dovremmo saper- ne abbastanza per dare corso alla nostra prima analisi. Eseguire l’analisi Condurre con Excel una analisi della media mobile significa traccia- re il grafico dei dati sto- rici, quindi aggiungervi, tramite la procedura de- dicata, la specifica linea di tendenza della media mobile indicando il pe- riodo di questa. Ecco co- me procedere. Eviden- ziare la zona che ospita i dati storici, e nella barra degli strumenti fare clic sull’icona con sopra im- presso un grafico a bar- re. Verrà visualizzata contestualmente la gal- leria dei grafici realizza- bili. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Linee, quindi, nella finestra a fianco, selezionare la pri- ma delle varianti grafi- che proposte. Conclusa l’impostazione del grafi- co fare clic destro su un qualsiasi punto della curva, e nel menu conte- stuale scegliere la voce Aggiungi linea di tenden- za. Si accede così alla maschera a due schede che gestisce la procedu- ra. Nella scheda Genera- le fare clic sull’icona del- la media mobile, quindi specificare nella fine- strella a fianco la perio- dicità desiderata. A que- sto punto, accedere alla scheda Opzioni, e nella parte superiore di essa spuntare il bottone Per- sonalizzato se si vuole assegnare un nome spe- cifico alla linea di ten- denza. In caso contrario le verrà assegnata una denominazione generica che comprende anche l’indicazione della perio- dicità dell’analisi. Pre- mendo il pulsante Ok viene visualizzata la no- stra curva rappresentati- va della media mobile. Se vogliamo aggiunger- ne una seconda, con una periodicità diversa, ba- sta ripetere la procedu- ra. Per cancellare una curva, invece, fare clic destro su un suo punto, e nel menu contestuale al clic selezionare Can- cella. Si noti che non è prevista la periodicità 1. Infatti, se si scegliesse ta- le parametro, in base alle considerazioni appena fatte si otterrebbe una li- nea di tendenza che an- drebbe a sovrapporsi esattamene a quella dei dati storici. Infatti i punti della linea rappresente- rebbero la media con se stessi dei corrispondenti punti della curva dei da- ti storici! Attributi della linea di tendenza Il tracciato della curva può essere opportuna- mente personalizzato, al fine di distinguerla da quella dei dati storici. Ec- co come operare. Fare clic destro su un punto della linea di tendenza, e nel menu che viene vi- sualizzato optare per la voce Formato linea di tendenza. Si accede ad una maschera a tre sche- de, due delle quali sono le stesse che già cono- sciamo. Accedere alla scheda Motivo, nella qua- le si spunta il bottone Personalizzata. Vengono così attivati automatica- mente gli elenchi a di- scesa associati alle ca- selle Stile, Colore, e Spes- sore. Aprirli, e procedere alle impostazioni deside- rate di cui viene visualiz- zata l’anteprima nella fi- nestrella sottostante. Premere il pulsante Ok per riaccedere al grafico. Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle linee di tendenza, e in partico- lare su quella relativa al- la media mobile, consul- tare la guida in linea. Ac- cedere alla scheda di ri- cerca libera, e digitare nella casella dedicata Media mobile. Vengono individuati sei argomenti rilevanti. � PC Open Gennaio 2003161 open action strumenti � Il grafico finale Ecco come si presenta il grafico che compendia i risultati dell’analisi condotta. Nel piano cartesiano è stata inserita anche la curva che rappresenta l’andamento delle vendite calcolato con la tecnica della media mobile. Il punto iniziale della curva dipende dal tipo di periodicità impostata. � Calcolare altre medie mobili Al grafico si possono aggiungere più linee di tendenza contempora- neamente, ovviamente con periodicità diversa. Basta seguire la procedura descritta. Si consiglia di aggiungere linee con discreta periodicità per evitare sovrapposizioni che, seppure, parziali, disturbano la lettura del diagramma. � Formattare la linea di tendenza Fare clic destro su un qualsiasi punto della linea di tendenza, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato linea di tendenza. Nella maschera a schede che si apre accedere alla scheda Motivo per personalizzare lo stile, il colore, e lo spessore della linea. � Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle linee di tendenza, e in particolare su quella relativa alla media mobile, consultare la guida in linea. Accedere alla scheda di ricerca libera, e digitare nella casella dedicata Media mobile. Vengono individuati sei argomenti rilevanti. 7 8 5 6 98/188 PC Open Gennaio 2003162 open action strumenti 3 4 1 2 Nello scorso numerodi settembre ab-biamo dedicato una scheda alla funzio- ne di formattazione con- dizionale, grazie alla quale si può impartire ad un cella o ad una zo- na una particolare for- mattazione (a livello di colore, caratteri, forma- ti numerici, e così via) a seconda dei dati che vi sono contenuti. Per esempio, se stiamo im- postando un modello di contabilità, si può fare si che tutte le celle in cui sono ospitati valori negativi presentino uno sfondo rosso. Ma è solo un esempio, perché le applicazioni di questa versatile funzionalità sono solo da immagina- re. Nella presente sche- da vedremo come è possibile impostare in un batter d’occhio un tabulato a lettura age- volata. Ci riferiamo ad una tabella in cui le ri- ghe sono alternativa- mente bianche e grigie (o di un altro colore te- nue) per consentire una migliore leggibilità dei dati che si trovano in ri- ghe adiacenti. In questo caso ci dobbiamo avva- lere della possibilità di utilizzare una formula per esprimere la condi- zione di formattazione. In pratica, le righe di- spari avranno uno sfon- do grigio, mentre le pari quello tradizionale del foglio di lavoro. Ma co- me possiamo impostare in pratica tale vincolo? Avvalendoci di due fun- zioni Excel: RESTO e RI- GA che rispettivamente calcolano il resto di una divisione e restituisco- no il numero delle riga in cui c’è la funzione. La formattazione condizionale Evidenziare la zona corrispondente al tabu- lato (per esempio A1:K30), aprire il menu Formato, e selezionare Formattazione condizio- nale. Nella maschera che viene visualizzata aprire l’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1 e selezio- nare La formula è. Nella casella a fianco inserire l’espressione =RESTO (RIF.RIGA(A1);2)>0, che equivale a dividere il nu- mero della riga per 2 e a calcolarne il resto. Se il numero della ri- ga è pari il resto sarà ze- ro e la condizione non è verificata, ma se è di- spari il resto è maggiore di 0, e la condizione è verificata. In tal caso viene asse- gnato il formato che sta- biliremo. Come? Facen- do clic sul pulsante For- mato, e selezionando il colore grigio nella palet- ta della scheda Motivo della maschera che vie- ne visualizzata. Premere il pulsante Ok per consolidare la scelta e ritornare alla maschera di formatta- zione, dove nella fine- stra dedicata si valuta l’anteprima dell’asse- gnazione. Premendo ancora il pulsante Ok le righe di- spari della tabella si pre- senteranno con lo sfon- do grigio. � Excel Un tabulato a lettura agevolata � Il problema Creare un tabulato che permetta una migliore leggibilità, alternando righe chiare e scure � La soluzione Formattare condizionalmente le righe pari o dispari del tabulato La formattazione condizionale � Lanciare la procedura Evidenziare la zona corrispondente al tabulato, aprire il menu Formato e optare per Formattazione condizionale. Nella maschera cui si accede aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella e selezionare La formula è. � Inserire la formula condizionale Nella casella dedicata inserire l’espressione =RESTO(RIF.RIGA(A1);2)>0 . Tale condizione viene verificata per le righe del tabulato che hanno un numero dispari, e in tal caso le loro celle si presenteranno con fondo grigio. � Impostare il formato condizionale Fare clic sul pulsante Formato. Così facendo viene aperta una maschera a tre schede. Aprire la scheda Motivo, e nella paletta cromatica selezionare il colore da assegnare allo sfondo delle celle delle righe dispari (grigio). � Il risultato finale Ecco come si presenta il nostro tabulato a lettura agevolata. Le celle delle righe dispari hanno uno sfondo grigio, mentre quello delle righe pari non è stato modificato. È possibile impostare ulteriori condizioni per impartire una colorazione anche alle celle delle righe pari. 99/188 PC Open Gennaio 2003163 open action strumenti Gli istogrammi, ingenerale, visualiz-zano in maniera anonima i dati che sono chiamati a interpretare. Pertanto, in certi casi, per dare loro un mag- gior impatto comunica- tivo si rivela preziosa la possibilità di sostituir- ne le barre con un dise- gno che richiami più da vicino la situazione rap- presentata. L’effetto è ancora più efficace se la sostituzione avviene prevedendo che il dise- gno si autodimensioni proporzionalmente al- l’entità dei valori che corrispondono alle sin- gole barre. Ma ecco come proce- dere, per esempio, per creare un istogramma in cui le barre siano sosti- tuite, poniamo, dal dise- gno di un cuore. Innan- zitutto, se già non lo fos- se, visualizzare in calce al foglio la barra degli strumenti di disegno (Visualizza/Barre stru- menti/Disegno). A questo punto, nella suddetta barra, aprire il menu Forme, selezionare ancora Forme, e nella pa- letta grafica che si apre fare clic sul simbolo del cuore. Portare il cursore nell’area di lavoro e dise- gnare un cuoricino. Evi- denziarlo, e colorarlo in rosso facendo clic sull’i- cona di riempimento co- lore, e selezionando poi tale tonalità nella paletta cromatica che viene aperta. A cose fatte co- piare il disegno. Porre il cursore nel- l’area del grafico, fare clic su una qualsiasi bar- ra, e poi ancora clic. Con il primo clic si de- termina la selezione di tutte le barre presenti nel grafico (al loro inter- no viene esibito un qua- dratino), mentre con il secondo viene selezio- nata la singola barra, lungo i bordi della quale compaiono delle mani- glie. Adesso aprire il me- nu Modifica, e seleziona- re la voce Incolla. Così facendo la barra scom- pare, e al suo posto si presenta il disegno del nostro cuoricino le cui dimensioni si assestano automaticamente al pre- cedente contorno della barra. Operare nello stesso modo sulle altre barre per completare il dia- gramma. Per i patiti del- la nomenclatura ricor- diamo che nel gergo de- gli addetti ai lavori la nuova composizione ha un nome ben preciso: pittogramma. Impilare i disegni Se, anziché un solo cuore, vogliamo visualiz- zarne più d’uno, possia- mo impilarli. Fare clic destro sul cuore, e nel menu conte- stuale al clic optare per Formato serie dati. Nella maschera cui si accede premere il pulsante Riempimento, e nel box che si apre attivare la scheda Immagine. In cal- ce ad essa spuntare il bottone In pila. Nella casella dedicata specificare il numero di cuori da visualizzare. � Excel Personalizzare gli istogrammi � Il problema Personalizzare un istogramma sostituendo le barre del grafico con un disegno � La soluzione Creare il disegno sostitutivo, quindi incollarlo nelle barre dopo averle evidenziate Creare il disegno e replicarlo 3 4 1 2 � Creare il disegno Aprire il menu Forme, selezionare ancora Forme, e nella paletta grafica che si apre selezionare il simbolo del cuore. Portare il cursore nell’area di lavoro, e disegnarlo spostando semplicemente il mouse. Copiare il disegno. � Evidenziare la barra Fare clic su una qualsiasi barra del grafico, e poi ancora clic. Con il primo clic si ottiene la selezione di tutte le barre, con il secondo viene evidenziata la singola barra. Aprire il menu Modifica e selezionare Incolla. � Il risultato finale Ad incollaggio avvenuto la barra originale scompare, e al suo posto si presenta il’immagine che vi abbiamo selezionato. Le sue dimensioni si assestano automaticamente ai preesistenti contorni della barra. � Impilare le immagini Fare clic destro sulla barra cuore, e nel menu contestuale optare per Formato serie dati. Nella maschera visualizzata premere il pulsante Riempimento, e nel box cui si accede attivare la scheda Immagine. Spuntare il bottone In pila. 100/188 PC Open Dicembre 2002178 open action strumenti Potrebbe succedere,quando si realizzaun grafico lineare, che la serie numerica da utilizzare come base presenti alcuni valori vuoti. In tal caso, le lacune saranno evidenziate inesorabilmente nel pia- no cartesiano, e risulte- ranno tanto più appari- scenti se sono consecu- tive, oppure precedono e seguono un singolo dato. Insomma, il dia- gramma risultante non solo non è assolutamen- te bello da vedere, ma perde il suo impatto co- municativo. E allora? Si può rimediare in vari modi. La soluzione più immediata (ma non la migliore) è quella di stimare ad occhio i va- lori mancanti e di inse- rirli manualmente per colmare gli ineffabili vuoti. Tale procedura, pur essendo veloce e fa- cile da attuare è ben po- co scientifica. Meglio quindi ricor- rere ad una opzione de- dicata che è stata svi- luppata espressamente per porre rimedio a tali situazioni. In pratica, viene ese- guita una interpolazio- ne automatica della se- rie numerica con il ri- sultato che i dati man- canti vengono calcolati automaticamente con un metodo matematico assolutamente rigoro- so. Ovviamente, questo non significa che i nuovi dati rispecchino la si- tuazione reale, ma alme- no l’iter procedurale vie- ne garantito, e restitui- sce alla serie la conti- nuità che le mancava. Ecco come procedere. Interpolare i dati Una volta realizzato il grafico, e resici conto che la sua presentazio- ne lascia a desiderare, farvi sopra clic, aprire il menu Strumenti, e sele- zionare la voce Opzioni. Nella maschera a sche- de che viene visualizza- ta accedere a quella de- nominata Grafico. A questo punto, ci vengono offerte due possibilità. Se si spunta il botto- ne Interpola viene atti- vata tale opzione, per- tanto la curva non pre- senterà più disconti- nuità, ma è rappresen- tata da un tratto costan- te, che media, per l’ap- punto, grazie all’inter- polazione, le palesi di- scontinuità. L’alternativa è quella di spuntare il bottone Zero. Così facendo, i dati mancanti vengono presi in considerazione come fossero degli zeri, per- tanto, sia pure artificio- samente, viene ripristi- nata la continuità della curva, che in loro corri- spondenza andrà a toc- care l’asse delle X. Nelle figure 3 e 4 sono rappresentati i grafici ri- spettivamente risultanti dall’attivazione dell’op- zione di interpolazione e dell’azzeramento dei valori mancanti. � Excel Interpolare i dati di un grafico � Il problema Migliorare la presentazione di un grafico lineare quando mancano alcuni dati � La soluzione Tracciare il grafico, quindi attivare l’opzione di interpolazione automatica dei valori mancanti Interpolare o azzerare i dati 3 4 1 2 � I vuoti del grafico Quando si realizza un grafico lineare, se la corrispondente serie di valori non è completa vengono visualizzati dei punti di discontinuità che si materializzano in antiestetici vuoti. � Attivare le opzioni Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella denominata Grafico. A questo punto mettere la spunta alla casella Interpola. � Il grafico interpolato Ecco come si presenta il grafico di figura 1 dopo che è stata attivata l’opzione di interpolazione. La curva non presenta più discontinuità, ed è adesso rappresentata da un tratto costante decisamente più bello da vedersi. � Azzeramento dei dati Se nella maschera di figura 2 si spunta il bottone Zero, i dati mancanti vengono considerati come nulli. Con questa mossa viene artificiosamente ripristinata la continuità della curva. 101/188 PC Open Dicembre 2002179 open action strumenti Capita spesso, impo-stando una tabella,che il testo dell’eti- chetta di una o più co- lonne sia più lungo della larghezza della colonna che lo deve ospitare. La soluzione imme- diata, ma non la miglio- re, è quella di allargare la colonna stessa, ma così facendo si allarga la tabella, che può anche fuoriuscire dall’area di lavoro, mentre la colon- na si presenta sovradi- mensionata per i conte- nuti. Fortunatamente Ex- cel propone numerose opzioni di formattazio- ne che, applicate ai testi dell’etichetta, consento- no di risolvere brillante- mente il problema. Per esempio, le eti- chette, anziché essere orizzontali possono es- sere posizionate in ver- ticale (variandone l’an- golazione), oppure si possono disporre su due righe attivando gli a capo all’interno delle celle. Insomma, una so- luzione si può sempre trovare. Vediamo come. Le etichette in verticale Creata la tabella, se si configurano i suddetti problemi di impagina- zione, evidenziare la ri- ga che ospita le etichet- te, quindi aprire il menu Formato, e selezionare la voce Celle. Si accede così alla maschera per la format- tazione dei testi, che si presenta articolata in più schede. Attivare la scheda Allineamento. Nella sezione Orienta- mento è possibile stabi- lire l’inclinazione dei te- sti in un intervallo com- preso fra 0 e 90 gradi, cui corrispondono ri- spettivamente la posi- zione orizzontale e quel- la verticale. Facendo clic sui pul- santi che corredano la fi- nestrella sottostante la scala graduata si può va- riare il parametro incli- nazione per incrementi unitari successivi, oppu- re si digita direttamene il dato nella finestrella stessa. Il valore attribuito viene monitorato in tempo reale dall’indica- tore. Altre definizioni La scheda consente di operare anche altre importanti definizioni. Innanzitutto, i tre check- box in calce ad essa per- mettono rispettivamen- te di disporre il testo su più righe consentendo lo a capo automatico, di rimpicciolire i caratteri per adattare i testi alla larghezza della colonna, e di unire più celle adia- centi se il testo deborda in queste ultime. Nelle caselle Orizzon- tale e Verticale, invece, è possibile definire le va- rianti di questi tipi di al- lineamento. In partico- lare la variante Riempi dell’allineamento oriz- zontale ripete l’etichetta sino a occupare tutta la cella. � Excel Impostare le etichette delle tabelle � Il problema Definire opportunamente gli attributi delle etichette di una tabella quando la larghezza delle celle che le ospitano è insufficiente � La soluzione Avvalersi delle opzioni di formattazione dedicate per variarne l’orientamento o l’impaginazione Le opzioni di allineamento 3 4 1 2 � La scheda allineamento Selezionare le celle su cui intervenire, quindi aprire il menu Formato, e selezionare la voce Celle. Nella maschera che si apre accedere alla scheda Allineamento dove si può procedere a vari tipi di definizioni. � Verticalizzare le etichette Nella sezione Orientamento è possibile stabilire l’inclinazione dei testi in un intervallo compreso fra 0 e 90 gradi. Impostare il valore facendo clic sui pulsantini che corredano la finestrella sotto la scala graduata. � Adattare i testi alle celle, e viceversa Le caselle in calce alla scheda consentono di attivare lo a capo automatico nelle celle, di rimpicciolire i caratteri per adattare i testi alla cella, e di unire più celle adiacenti se il testo deborda in queste ultime. � Allineamento verticale e orizzontale Tramite gli elenchi associati alle caselle Orizzontale e Verticale, è possibile definire le varianti di questi tipi di allineamento. La variante Riempi dell’allineamento orizzontale ripete l’etichetta sino a occupare tutta la cella. 102/188 PC Open Novembre 2002149 open action guida Fogli elettronici: utilizziamo le funzioni avanzate di Excel Le array Array, significa letteralmente schiera, ma anche lista, o elenco. Nel nostro caso, il termine viene uti- lizzato per definire particolari elabora- zioni che si eseguono utilizzando le tra- dizionali funzioni di Excel, ma avvalen- dosi di una speciale tecnica di inseri- mento dei dati che le rendono più versa- tili, consentendo così di risolvere con eleganza problemi anche molto com- plessi. Per esempio, si possono sommare gli “n” valori più grandi di una lista, elabo- rare valori compresi in un determinato intervallo, e così via. p. 150 Interrogare archivi esterni Le funzioni di database di cui dispone Excel sono molto potenti, ma se ne può estendere notevolmente il campo di ap- plicazione prevedendo l’interrogazione di archivi esterni, direttamente dall’interno di un foglio di lavoro. In pratica, basta specificare il percorso di residenza della cartella che contiene l’archivio da interrogare, quindi specifi- care quale deve essere la struttura del prospetto destinato ad ospitare i dati de- la ricerca. È anche possibile interrogare archivi esterni realizzati con Access, dBase, o Fox Pro. p. 152 Le tabelle pivot L’utilizzo più diffuso che viene fatto di un foglio elettronico è quello di creare ta- belle. Grazie alle tabelle pivot, un’innova- tiva funzionalità di Excel, è possibile ana- lizzarne i contenuti (anche graficamente) sotto le ottiche più diverse. p. 154 1 2 3 Avete un argomento da sottoporci? Scriveteci!
[email protected] Fax: 02.21.56.24.40 Gli argomenti di interesse generale verranno trattati dai nostri esperti in questa sezione Dalle tabelle pivot alle array, passando per le interrogazioni di database esterni, vi spieghiamo come usare meglio lo spreadsheet di Microsoft Anche se hanno fatto la lo-ro comparsa da più diun ventennio, diventan- do subito protagonisti fra gli strumenti di produttività in- dividuale, i fogli elettronici ri- mangono tuttavia sottoutiliz- zati. Stime ottimistiche indi- cano che li si sfrutta media- mente per il 15 per cento del- le loro possibilità, ed è risa- puto che la maggior parte di chi se ne serve li impiega so- prattutto per creare grafici e semplici tabelle (di cui si li- mita per lo più a sommare i contenuti di righe e colonne). Eppure sono disponibili mol- tissime funzionalità, potenti e non difficili da utilizzare, che consentirebbero di esten- derne notevolmente gli oriz- zonti applicativi ben al di là del semplice utilizzo che si è soliti farne. Nella presente guida analizzeremo alcune funzioni di Excel pressoché sconosciute alla maggior par- te degli utenti, ma comunque alla portata di tutti e dense di interessanti applicazioni pra- tiche. Le esploreremo prendendo come falsariga quelle che operano all’interno di Excel 2002, ma anche chi è in pos- sesso delle precedenti versio- ni del programma potrà ugualmente avvantaggiarse- ne dal momento che la loro dinamica operativa resta in linea di massima pur sempre la stessa. � Alberto Nosotti 103/188 PC Open Novembre 2002150 open action guida Trucchi e consigli per estendere il campo di applicazione delle funzioni di Excel Array, significa letteralmen-te schiera, ma anche lista,o elenco. Nel nostro caso, in partico- lare, sta per indicare specifiche elaborazioni, che avranno luo- go utilizzando le tradizionali funzioni di Excel, ma con una speciale tecnica che ne esten- de notevolmente il campo di applicazione. In altre parole, queste ultime diventano più versatili consentendo così di ri- solvere con eleganza e sempli- cità problemi anche molto complessi. Conviene fare subito un esempio pratico, riferendoci al- la tabella a fianco. Quello che vogliamo fare è completare la colonna vuota dedicata ad ospitare la valorizzazione del- l’imponibile per compilare la relativa fattura. Utilizzando le tecniche tradi- zionali si inserisce nella cella E4 l’espressione C4*D4, quindi la si replica verso il basso. Ma c’è un altro modo di operare, che ci illumina sulla tecnica di manipolazione delle array. Selezionare la zona E4:E7, in- serire nella cella l’espressione =C4:C7*D4:D7, e invece di co- piarla verso il basso, premere contemporaneamente i tasti Control+Maiuscolo+Invio. Vengono così visualizzati i dati desiderati, ma i contenuti delle celle della zona E4:E7 so- no un po’ diversi da quelli che ci aspetteremmo. Infatti, se po- sizioniamo il cursore su una qualsiasi cella vi troviamo la formula {=C4:C7*D4:D7}. In pratica, l’espressione che abbiamo digitato prima appare racchiusa fra due parentesi graffe. Sono state inserite auto- maticamente da Excel proprio perché i dati specificati devo- no essere elaborati in un certo modo. Lavorare con le array1 Un semplice esempio � Completare una tabella La tecnica delle array può essere utilizzata per calcolare con una sola operazione i prodotti dei valori delle celle adiacenti di una zona. Nel nostro caso, determineremo l’imponibile da fatturare per un certo numero di prodotti in base al numero di pezzi venduti e al loro prezzo di listino. Evidenziare la zona E4:E7, inserire nella cella E4 la formula =C4:C7*D4:D7, quindi premere contemporaneamente i tasti Control, Maiuscolo, e Invio. Così facendo nella zona evidenziata compariranno i risultati desiderati. � Le formule Se ci portiamo su una qualsiasi delle celle della zona che si era evidenziata, ci rendiamo conto che Excel ha inserito in tutte queste ultime la formula che abbiamo digitato, ma l’ha modificata racchiudendola fra parentesi graffe. Nel gergo degli addetti ai lavori si dice che l’inserimento è stato eseguito in modo matriciale. Si noti che non si ottiene lo stesso risultato inserendo l’espressione nelle singole celle e digitando direttamente le parentesi graffe. � Editare una array La modifica di una formula che è stata inserita in modalità matriciale non può essere eseguita con le tecniche tradizionali. Ecco come operare. Evidenziare la zona occupata dalle espressioni, e premere il tasto F2 per attivare l’editing. Operare le modifiche desiderate, quindi consolidarle con la pressione contemporanea dei tasti Control, Maiuscole, e Invio. Premendo semplicemente Invio si determina la visualizzazione del messaggio di errore: Impossibile modificare parte di una matrice. PER SAPERNE DI PIÙ Consultare la guida In certi casi, l’impostazione di una formula da elaborare con la tecnica matriciale richiede che venga adottata una particolare sintassi. Per documentarsi ampiamente sulle array e sul loro utilizzo vale la pena di consultare i corrispondenti argomenti della guida in linea. Ecco come procedere. Nella casella di ricerca libera, digitare Utilizzo delle matrici e premere Invio. Consultare i primi tre fra gli argomenti visualizzati nell’elenco dei risultati. 104/188 PC Open Novembre 2002151 open action guida Analizziamo la situazione senza indulgere nella banale considerazione che, almeno nell’esempio fatto, le array rap- presentano piuttosto una com- plicazione dal momento che per ottenere il risultato baste- rebbe, come abbiamo visto, impostare una semplice for- mula e ricopiarla. Quello che ci deve fare me- ditare è che questa volta ab- biamo indicato una volta per tutte le zone da moltiplicare, e il fatto di avere consolidato l’e- spressione con la speciale se- quenza di controllo ci ha evita- to di procedere alle operazioni di replica. A proposito della sequenza di controllo, vale la pena di sottolineare che non si otter- rebbe lo stesso risultato ag- giungendo semplicemente al- l’espressione di base le due pa- rentesi graffe. Se voglio essere precisi pos- siamo dire che la sequenza di controllo fa si che l’input av- venga in forma cosiddetta ma- triciale. A questo punto, dal momen- to che quasi tutte le funzioni di Excel possono essere utilizzate in questo modo, è possibile im- maginarne le più disparate ap- plicazioni estensive. Tutto sta ad impostare la formula di ba- se, da interpretare poi con la tecnica delle array. Questa tecnica, fra l’altro, presenta anche un altro grande vantaggio, che è quello di po- ter concentrare direttamente in una singola cella il valore ri- sultante da una serie di elabo- razioni intermedie che richie- derebbero l’impostazione di singole espressioni. Per esempio, se vogliamo calcolare la somma dei fattura- ti relativi ai singoli prodotti del- la tabella non è necessario cal- colarne le valorizzazioni inter- medie. Infatti, basterà inserire in una qualsiasi posizione la for- mula =SOMMA(C4:C7*D4:D7), quindi consolidarla premendo Control+Maiuscole+Invio. In- somma, le applicazioni prati- che delle array sono solo da immaginare. L’unico problema, se tale lo possiamo chiamare, sta nel- l’impostare le espressioni da utilizzare come punto di par- tenza. Non si possono dettare a priori soluzioni per un certo problema: sarà la nostra cono- scenza delle funzioni di Excel a suggerirci come utilizzarle. � Applicazioni pratiche delle array � Somme di dati particolari Se nella tabella in figura si vogliono sommare i dati maggiori di 100, per ottenere il risultato desiderato basta utilizzare la formula =SOMMA.SE(B3:C7;”>100”;B3:C7). Ma se vogliamo sommare quelli, poniamo, fra 100 e 200, la formula non si può più applicare: bisogna ricorrere alle array. L’espressione da utilizzare, dalla sintassi decisamente inedita, è: {=SOMMA((B3:C7>100)*(B3:C7 PC Open Novembre 2002152 open action guida Interrogare un archivio esterno Excel può controllare e ricercare dati su database esterni come Access e dBase Excel dispone di una spe-ciale funzione, il Filtro au-tomatico, che consente di interrogare direttamente con semplici procedure un archi- vio tabellare ospitato nel foglio di lavoro. Ma c’è di più. Infatti, dall’in- terno di quello in cui ci si trova si può addirittura interrogare un archivio esterno, registrato su disco, creato con Excel, con Access, o con dBase. In questi casi ci si deve collegare ai cor- rispondenti file con particolari procedure. Vale la pena di co- noscerle, perché una volta che si è familiarizzato con le relati- ve tecniche si dispone di un nuovo e potente strumento di analisi. Prima di cominciare, però, conviene rinfrescare a chi non lo ricordasse bene, il concetto di database. Che cos’è un database Può essere assimilato ad un insieme di dati omogenei op- portunamente raggruppati in unità definite record. Questi ul- timi, a loro volta, si articolano in elementi chiamati campi, che svolgono la funzione di classificare i dati archiviati. Facciamo un esempio. Un database Fatture, classifi- ca tutte le informazioni relati- ve a queste ultime, ed i suoi re- cord saranno articolati nei campi Data, Numero fattura, Nome cliente, Imponibile, e co- sì via, ognuno dei quali desti- nato ad ospitare i corrispon- denti dati. Chiariti questi con- cetti, ecco che si può conside- rare il nostro archivio alla stre- gua di una tradizionale tabella Excel. Nelle celle della prima ri- ga sono contenuti i nomi dei campi, mentre ognuna delle ri- ghe sottostanti corrisponde a un record. Individuare l’archivio e interrogarlo � Lanciare la procedura Dall’interno di un foglio di lavoro Excel si può interrogare un archivio esterno registrato sulle memorie di massa del sistema. L’interrogazione può avere luogo solo se la corrispondente tabella è stata opportunamente denominata prima di salvare la cartella che la contiene. Aprire il menu Dati, selezionare la voce Importa dati esterni, e nel corrispondente sottomenu optare per Nuova query su database. Si accede così alla maschera per la specifica del tipo di archivio da interrogare. � Selezionare il tipo di archivio Nella maschera che viene visualizzata spuntare, se già non lo fosse, la casella Usa creazione guidata query, quindi selezionare la voce File di Microsoft Excel. Si noti che è possibile, operando le opportune selezioni, procedere anche all’interrogazione di archivi esterni che siano stati creati con Microsoft Acces, Fox Pro, o dBase. Non si confonda il file che ospita la tabella da interrogare con quest’ultima, che rappresenta l’archivio vero e proprio. � Impostare il percorso di destinazione Nella successiva fase della procedura si imposta il percorso di destinazione della cartella in cui è contenuto il database tabellare da interrogare. È assolutamente imperativo che la zona dove risiede la suddetta tabella sia stata denominata. Se il nome assegnato è un nome composto, bisogna collegare con un underscore le varie parole in cui si articola. Nella finestra di sinistra del box selezionare il nome del file che ospita la tabella, quindi premere il pulsante Ok. � Specificare la tabella da interrogare Nella sezione di sinistra della maschera sono elencate le tabelle dati (solo quelle opportunamente denominate) contenute nel foglio di lavoro di cui è stato precedentemente specificato il percorso. Ecco spiegata la raccomandazione fatta più volte di procedere alla denominazione della tabella archivio. Se non lo si fosse fatto non sarebbe ora possibile rintracciarla e indicarla ad Excel come oggetto dell’interrogazione che stiamo impostando. 2 106/188 PC Open Novembre 2002153 open action guida Per utilizzarla come archivio esterno, però, bisogna assolu- tamente assegnare un nome al- la zona che la ospita. Nel no- stro caso abbiamo optato per Archivio_Fatture (attenti all’un- derscore), e abbiamo registrato sul disco fisso C:\ il corrispon- dente file con il nome Fatture. Questi dati sono essenziali per poter procedere all’interroga- zione. Ma vediamo come estrarre dall’archivio le fatture con imponibile superiore a 1.000 euro. Interrogare l’archivio esterno Aprire il menu Dati, selezio- nare Importa dati esterni, e nel corrispondente sottomenu op- tare per Nuova query su data- base. Nella maschera che viene visualizzata spuntare, se già non lo fosse, la casella Usa creazione guidata query, quindi selezionare la voce File di Mi- crosoft Excel. Premendo il pul- sante Ok si accede ad una nuo- va maschera in cui si imposta il percorso di residenza della cartella che ospita il nostro ar- chivio. Quando il nome del file (Fatture) compare nella fine- stra di sinistra, selezionarlo, e premere il pulsante Ok. Si de- termina così l’apertura di un box articolato in due finestre. Nella prima sono elencati i no- mi degli archivi tabellari pre- senti nella cartella. Fare dop- pio clic su quello che ci inte- ressa (Archivio_Fatture) per vi- sualizzare i nomi dei campi di cui si compone. Selezionare quelli che devono figurare nei risultati dell’interrogazione e trasferirli a destra facendo clic su Aggiungi. Premendo il pulsante Avanti si accede al pannello per im- postare i criteri di interroga- zione. Selezionare nella fine- stra di sinistra il nome del campo Imponibile, quindi nella prima riga di caselle specifica- re l’operatore da utilizzare (maggiore di), e il valore di ri- ferimento 1000. Nella masche- ra successiva è possibile defi- nire opzionalmente i criteri per l’ordinamento finale, mentre in quella che conclude la proce- dura si definisce la posizione della tabella che compendia i risultati della ricerca. Premere il pulsante OK per visualizzarla. Si possono defi- nire criteri di ricerca più com- plessi utilizzando le righe di caselle sottostanti, collegan- dole fra loro con gli operatori And o Or. � � Definire i campi da presentare Se si fa doppio clic sul nome della tabella da interrogare vengono elencati i campi in cui si articola. Selezionare uno ad uno i campi che devono figurare nel prospetto dei risultati dell’interrogazione e premere il pulsante con il segno di maggiore per trasferirli nella finestra di sinistra. Se si evidenzia il nome di un campo e si apre il pulsante Anteprima, se ne possono esplorare i contenuti nella finestrina in calce a sinistra della maschera. � Impostare i criteri di interrogazione La maschera che gestisce la definizione dei criteri di ricerca si articola in due sezioni. In quella di sinistra si seleziona il campo da coinvolgere nella interrogazione, mentre nelle caselle di destra si impostano i relativi criteri. Se ne possono definire tre, tanti quante sono le coppie di caselle presenti. Aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella e selezionare l’operatore da utilizzare. Nella casella a fianco, invece, specificare il termine di riferimento. I criteri si collegano fra loro con gli operatori And o Or. � Definire gli ordinamenti Premendo il pulsante Avanti nella maschera di figura 6, si accede al box per la definizione opzionale dei criteri di ordinamento. Si possono definire ordinamenti sino a tre livelli, pari al numero di caselle presenti. In pratica, si apre l’elenco a discesa associato alla prima casella e si definisce il campo da prendere come riferimento per l’ordinamento, dopodiché si spunta il bottone corrispondente a come devono essere presentati i dati (in ordine crescente o decrescente). � Il risultato finale Nelle maschere successive a quelle di figura 7 si specifica che i risultati devono essere inseriti nel foglio di lavoro corrente, e se ne definisce la posizione. In pratica, verrà visualizzata una tabella articolata in tante colonne quanti sono i campi di cui si è richiesta la presenza, mentre nelle righe sottostanti l’intestazione sono raccolti i record individuati. Si noti la presenza di una minibarra strumenti che permette di gestire eventuali modifiche al profilo di interrogazione. 107/188 PC Open Novembre 2002154 open action guida Le tabelle pivot: gli analisti di Excel Le funzioni pivot, grazie alla loro interattività, si rivelano un potente strumento per l’analisi dei dati Se, come è vero, l’utilizzopiù diffuso che viene fattodi un foglio elettronico è quello di creare tabelle, si rive- lano benvenute tutte quelle funzionalità che consentono di analizzarne i contenuti sotto le ottiche più diverse. Infatti, an- che se una tabella si presenta come un semplice insieme di dati articolati in righe e colon- ne, utilizzando gli strumenti opportuni la si può trasforma- re in una miniera di informa- zioni. È quello che si ottiene avvalendosi di una speciale funzionalità di Excel, che tra- muta quella originale in nuova tabella, dotata però di speciali caratteristiche che favorisco- no le più disparate analisi del- le informazioni in essa conte- nute. La nuova tabella viene definita pivot, proprio in virtù di queste sue peculiarità. Visto che l’argomento è arti- colarmente vasto, raccoman- diamo caldamente di comple- mentare le nostre note consul- tando l’aiuto in linea: accedere alla scheda di ricerca libera della guida, e digitare Creare una tabella pivot nella casella di interrogazione. Il materiale reperito consentirà di diventa- re degli esperti. Ma ecco come procedere per impostare una tabella pi- vot. Fare clic su una qualsiasi cella di quella originale per in- dicare ad Excel che dovrà ela- borare la zona occupata da quest’ultima. Aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rap- porto tabella pivot. Così facen- do si accede ad un box in cui si specifica il tipo di dati da ana- lizzare, che nella fattispecie è Elenco o database Excel. Inol- tre, se già non lo fosse, si spun- ta il bottone Tabella pivot nella sezione Indicare il tipo di rap- porto da creare. 3 La procedura nel dettaglio � Attivare la procedura Evidenziare una qualsiasi cella della tabella originale per indicare ad Excel che dovrà elaborare la zona occupata da quest’ultima. Aprire il menu Dati, e selezionare la voce Rapporto tabella pivot. Così facendo si accede ad un box in cui si specifica il tipo di dati da analizzare, che nella fattispecie è Elenco o database Excel. Inoltre, se già non lo fosse, si spunta il bottone Tabella pivot nella sezione Indicare il tipo di rapporto da creare. Spuntare Grafico pivot se è questo che si vuole realizzare. � Specificare la posizione dei dati Il secondo passo della procedura prevede che si selezioni l’area occupata dalla tabella. Questa operazione non è necessaria se in precedenza si è evidenziata la tabella, oppure se si è fatto clic su una sua qualsiasi cella. Se la zona da processare non è stata indicata in precedenza lo si può fare in questa sede facendo clic sul pulsantino a fianco della casella Intervallo. Si può operare anche su una tabella esterna, oppure su un insieme di dati non necessariamente raggruppati. � Indicare la posizione dei risultati In questa fase si specifica dove deve essere posizionata la tabella pivot che si sta creando. La posizione può essere scelta spuntando il bottone corrispondente alle voci proposte nella maschera. Si può optare per visualizzare la tabella nello stesso foglio di lavoro che ospita i dati. Se si opta per un nuovo foglio questo verrà creato automaticamente. Facendo clic sul pulsante Layout si può impostare preliminarmente l’analisi da eseguire. � La tabella pivot Ecco come si presenta la tabella pivot, o meglio, la struttura che serve da falsariga per realizzare le analisi desiderate. La tecnica è quella di trascinare nell’area centrale (per ultimi) i riferimenti ai valori da elaborare, e nelle aree al di sopra e a fianco di essa le altre voci. I risultati e il tipo di analisi variano, ovviamente, a seconda degli elementi che vengono utilizzati. Se si inserisce subito una voce nell’area centrale la struttura della tabella si presenta contratta. 108/188 PC Open Novembre 2002155 open action guida Premendo il pulsante Avanti viene visualizzato un box in cui sono già inserite le coordi- nate della zona occupata dalla tabella (infatti ne avevamo evi- denziato una cella). Procedendo oltre, si accede alla maschera che conclude la procedura, nella quale si spe- cifica che, almeno nel nostro caso, la tabella pivot dovrà es- sere creata in un nuovo foglio di lavoro. Premere Fine per dare il via all’impostazione della tabella, che si presenta come una struttura vuota, articolata in una area centrale e in due fa- sce rispettivamente al di sopra e a sinistra della suddetta area. Contemporaneamente, nel- l’area di lavoro si apre un box in cui sono riportati i riferi- menti ai campi previsti nella tabella originale. A questo punto, siamo in possesso dello strumento per analizzare i dati originali sotto le ottiche più disparate. Ecco come operare. Eseguire un’analisi La tecnica per eseguire una analisi è molto semplice. In pratica, si prelevano dal box le voci da analizzare, e le si tra- sferiscono nelle tre aree della tabella pivot, determinando l’automatica visualizzazione dei risultati. Il tipo di analisi eseguita dipende dalle voci che vengono prelevate nel box e dall’area in cui sono rilascia- te. La zona centrale è riservata per lo più a valori numerici, mentre l’area delle righe e co- lonne a dati di altra natura. Conviene fare un esempio. Se vogliamo analizzare il fatturato per mese e per agente, porte- remo nell’area centrale la voce Fatturato, nella fascia superio- re la voce Agenti, e in quella la- terale la voce Mese. Eseguita l’analisi, se si fa doppio clic sulle voci ospitate nelle fasce, se ne determina l’esplosione ed è possibile eliminare delle sottovoci di quella principale per rendere più mirato il pro- spetto di analisi. � Eseguire un’analisi incrociata � Modificare il tipo di elaborazione Per default, i dati numerici vengono elaborati eseguendone il consolidamento per somma. Per eseguire altri tipi di elaborazione fare doppio clic sul pulsante in alto a sinistra della tabella pivot. Selezionare il tipo desiderato nel box che viene aperto. � Vendite per Mese e Agente Per incrociare il dato Mese con il dato Agente al fine di ottenere il fatturato realizzato dai singoli venditori, porteremo nell’area centrale la voce Fatturato, nella fascia superiore la voce Agenti, e in quella laterale la voce Mese. I grafici � I campi pagina Se nella fascia omonima del diagramma si trascina la voce Agente, o Mese, o Prodotto, aprendo poi l’elenco a discesa ad esse associato e selezionando una sottovoce (per esempio un agente), il grafico si riferirà a quella sottovoce. � Creare un grafico pivot La procedura è quella che già abbiamo descritto, ma nella prima maschera bisogna spuntare la voce Grafico pivot. Il diagramma che esprime i risultati dell’analisi ha le stesse caratteristiche di interattività della tabelle pivot. 109/188 PC Open Ottobre 2002160 open action strumenti Solitamente, quandosi realizza un grafi-co, ci accontentia- mo del primo risultato raggiunto proposto dal programma. In altra pa- role, ci si affida alla pro- cedura guidata di realiz- zazione del diagramma, dimenticando che sono disponibili opzioni di personalizzazione in gra- do di trasformare il più banale dei grafici in una piacevole composizione, dove il sapiente utilizzo del colore può conferire un aspetto decisamente professionale. In pratica, una volta creato il grafi- co di base, basta inter- venire sulle tonalità de- gli elementi in cui questo si articola, e su quello degli sfondi, per trasfor- mare già radicalmente la situazione aggiungendo quel tocco in più che fa la differenza. Il nostro primo esempio si riferi- sce alla personalizzazio- ne di un tradizionale gra- fico a barre a due dimen- sioni. Personalizzare un istogramma Creato il grafico pos- siamo in teoria interve- nire su tutte le aree in cui si articola, vale a di- re, sul colore delle sin- gole barre, sullo sfondo, sull’area esterna agli as- si, e su quella che ospita la legenda. Non è detto però che si debbano prendere in considera- zione tutte queste possi- bilità. Anzi, è decisamen- te consigliabile limitare gli interventi per evitare, abusando dell’utilizzo del colore, di ottenere un risultato addirittura opposto a quello che ci proponiamo. Per esem- pio, potrebbe bastare agire a livello delle barre e del loro sfondo. Ecco come procedere. Fare clic destro su una barra determinando la con- temporanea evidenzia- zione di tutte quelle che rappresentano la mede- sima serie numerica, nonché l’apertura di un menu in cui si opta per la voce Formato serie dati. Si apre così una masche- ra a schede in cui si ac- cede a quella denomina- ta Motivo. Nella paletta ospitata nella parte sini- stra della scheda si può scegliere il colore di ba- se della barra, che verrà ovviamente applicato a tutte le altre della stessa serie. Se si preme il pul- sante in calce alla palet- ta (Riempimento) si han- no altre e più ampie pos- sibilità. Infatti, si accede ad una nuova maschera a schede che consente interventi a livello di sfu- mature, trame, motivi, e inserimento di immagi- ni. Sfumare il colore Nella scheda Sfumatu- ra si può intervenire as- segnando vari tipi di nuance al colore di base prescelto, oppure impo- starne una a due colori che può essere realizza- ta estemporaneamente o scelta in un elenco di combinazioni prestrut- turate. Se si opta per la Excel Un tocco di colore per i tuoi grafici � Il problema Rendere più bello e accattivante un grafico realizzato con Excel � La soluzione Agire sui colori dei suoi elementi e dello sfondo, utilizzando più tonalità cromatiche variamente sfumate 3 4 1 2 Sfumature e tonalità � Personalizzare le barre Fare clic destro su una barra determinando la contemporanea evidenziazione di tutte quelle che rappresentano la medesima serie numerica, nonché l’apertura di un menu in cui si opta per la voce Formato serie dati. Si apre così una maschera a schede in cui si accede a quella denominata Motivo. � Personalizzare i colori Se si preme il pulsante in calce alla paletta (Riempimento) si hanno altre e più ampie possibilità. Infatti, si accede ad una nuova maschera a schede che consente interventi a livello di sfumature, trame, motivi, e inserimento di immagini. Ad ogni intervento è preposta una scheda speciale. � Sfumare il colore Nella scheda Sfumatura si assegnano vari tipi di nuance al colore di base. Se si opta per una sfumatura monocromatica, spuntare il bottone Un colore nella sezione omonima. I vari tipi di sfumatura, e le corrispondenti varianti, si selezionano in calce alla maschera. � Sfumature bicolori In questo caso, nella sezione superiore della maschera si spunta il bottone Due colori, determinando la comparsa di un’altra paletta cromatica per la selezione della seconda tonalità. Per quanto riguarda i tipi di sfumatura si opera come abbiamo appena descritto. 110/188 sfumatura monocroma- tica, spuntare il bottone Un colore nella sezione omonima. Così facendo, accanto al bottone si apre una casella cui è as- sociata una paletta nella quale è già selezionato il colore precedentemente scelto per la barra. Si può accettarlo oppure selezionarne un altro. Nella sezione sottostan- te, invece, è possibile de- finire il tipo di sfumatura da adottare fra i sei pro- posti nell’elenco dedica- to. Si noti che ad ogni ca- tegoria corrispondono quattro varianti che si possono apprezzare nel- la finestra accanto al suddetto elenco. Spun- tare il bottone corri- spondente al tipo di sfu- matura desiderata e fare clic sulla variante da ap- plicare. Non è il caso di addentrarci nella descri- zione dei possibili effetti. Considerando che un di- segno vale più di mille parole la cosa migliore da farsi è spuntare via via i vari bottoni asso- ciati alle voci dell’elenco e valutare le anteprime degli effetti risultanti. Si noti che agendo sull’in- dice della scala graduata sottostante la casella Co- lore 1 si varia l’intensità della tonalità su cui si sta lavorando inserendo così una nuova variabile. E veniamo alle sfumatu- re bicolori. In questo ca- so, nella sezione supe- riore della maschera si spunta il bottone Due co- lori, determinando la comparsa di un’altra pa- letta cromatica per la se- lezione della seconda to- nalità. Per quanto ri- guarda i tipi di sfumatu- ra si opera come abbia- mo appena descritto. Come si diceva, si può anche optare per combi- nazioni di colori pre- strutturate spuntando il bottone Preimpostato. Viene cosi aperta una ca- sella cui è associato un elenco che propone le varie combinazioni pronte all’uso. Quella selezionata di- venta la base per la sot- tostante galleria di tipi e varianti di sfumature. Nella sezione di sinistra della scheda Motivo si possono personalizzare i bordi delle barre a li- vello di stile, colore, spessore e ombreggiatu- ra, aprendo gli elenchi a discesa associati alle corrispondenti caselle. Le procedure di perso- nalizzazione che abbia- mo appena descritto si applicano indifferente- mente, in certi casi con leggere varianti, a qua- lunque altro elemento del grafico. Il nostro con- siglio, comunque, lo ri- petiamo, è quello di non strafare. Altre personalizzazioni Le schede Trama, Mo- tivo, e Immagine che af- fiancano la scheda Sfu- matura, consentono di procedere ad altre inte- ressanti operazioni di personalizzazione. Nella prima è prevista la scelta del tipo di trama (per esempio sughero, legno, granito) da utilizzare in alternativa al colore. Nel- la galleria ne sono ospi- tati 24, ma premendo il pulsante Altra trama si può accedere a nuove li- brerie, ammesso ovvia- mente che siano dispo- nibili. Nella scheda Moti- vo, invece, si possono impostare tre parametri. Il colore di base, quello di fondo, e il motivo gra- fico di riempimento. Quest’ultimo si selezio- na nella finestra centrale della scheda, mentre le due tonalità cromatiche nelle caselle sottostanti. E veniamo alla scheda Immagine, grazie alla quale si opera una per- sonalizzazione decisa- mente inedita degli ele- menti di un grafico o de- gli sfondi, che vengono riempiti con l’immagine stessa. Una volta avuto accesso alla scheda, pre- mere il pulsante Selezio- na immagine. Così facendo si apre la maschera per l’imposta- zione del percorso del corrispondente File. A importazione avvenuta, l’immagine viene visua- lizzata nella finestra cen- trale della scheda, men- tre nella sezione sotto- stante se ne impostano i parametri di utilizzo. Se si opera a livello di barre, si può decidere se per personalizzarle si deve utilizzare una sola immagine, oppure ripro- durla più volte all’inter- no di queste ultime. Ov- viamente, tale opzione, coinvolgendo un nume- ro superiore di immagini elementari può richiede- re notevoli quantità di memoria. � PC Open Ottobre 2002161 open action strumenti � Sfumature prestrutturate Si può optare per combinazioni di colori prestrutturate spuntando il bottone Preimpostato. Viene cosi aperta una casella cui è associato un elenco che propone le varie combinazioni pronte all’uso. Quella selezionata diventa la base per la sottostante galleria di tipi e varianti di sfumature. � I Motivi Nella sezione di sinistra della scheda Motivo si possono personalizzare i bordi delle barre a livello di stile, colore, spessore e ombreggiatura, aprendo gli elenchi a discesa associati alle corrispondenti caselle. Le scelte operate possono essere monitorate direttamente. � Le trame Nella scheda Trama è prevista la scelta del tipo di disegno da utilizzare in alternativa al colore. Nella galleria ne sono ospitati 24, ma premendo il pulsante Altra trama si può accedere a nuove librerie, ammesso ovviamente che siano disponibili. � Personalizzare con le immagini La figura illustra la scheda Immagine, grazie alla quale si può operare una personalizzazione decisamente inedita degli elementi di un grafico o degli sfondi, che vengono riempiti con l’immagine stessa. Il riempimento può avvenire con una sola immagine o più copie di questa. 7 8 5 6 111/188 PC Open Settembre 2002168 open action strumenti Quando si lavora,per esempio, conmodelli che con- tengono elenchi di no- minativi, prodotti, indi- rizzi, listini prezzi, e così via, è estremamente im- portante non commet- tere errori di digitazione in fase di inserimento dei dati, altrimenti le conseguenze potrebbe- ro essere imprevedibili. Ecco cosa potrebbe ac- cadere. Se non abbiamo digitato correttamente il nome di un cliente al momento di registrare una sua fattura, in sede di riepilogo quel docu- mento sarebbe escluso dai conteggi, e se inse- rendo un prezzo di listi- no ci scappa uno zero in più o in meno le conse- guenze sono solo da im- maginare. Si potrebbe continua- re, ma è meglio darci da fare per risolvere il pro- blema. Fortunatamente Excel ci mette a disposi- zione gli strumenti op- portuni, utilizzando i quali possiamo evitare di incorrere nei suddetti errori. Un semplice controllo Cominciamo con un facile esercizio. Control- lare che i valori immessi in una certa zona (A1:A10) siano interi e minori di 1000. Ecco come procede- re. Selezionare la zona, aprire il menu Dati, e op- tare per la voce Convali- da. Si accede così alla maschera a schede che gestisce l’impostazione dei controlli. Accedere alla scheda Impostazio- ni, aprire l’elenco a di- scesa associato alla ca- sella Consenti e sceglie- re il tipo di elemento da controllare che, nel no- stro caso, è Numero inte- ro. Nella casella Dati, in- vece, definire tramite l’elenco a discesa che vi è associato l’operatore di controllo (minore di). Il termine di riferimento (1000), si inserisce nella casella sottostante. A questo punto, fac- ciamo una piccola pro- va. Inserendo in una qualsiasi cella della zona il numero 345 non succe- de nulla, ma se si digita, poniamo, il valore 1250, oppure un testo, viene visualizzato un messag- gio di errore. Facendo clic sul pulsante Riprova il messaggio scompare e la cella rimane selezio- nata in attesa di un nuo- vo input, mentre se si preme il pulsante Annul- la, il messaggio scompa- re e la cella ritorna allo stato originale (vuota o con all’interno il valore che eventualmente con- teneva). Facciamo un passo avanti Utilizzando le molte opzioni disponibili si possono impostare, con procedure analoghe, controlli più severi. In- fatti, nell’elenco asso- ciato alla casella Con- senti è possibile selezio- nare varie tipologie di Excel Controllare i dati inseriti in una cella � Il problema Come impostare un sistema di controllo che consenta di inserire in una cella solo valori che rispettino determinati criteri � La soluzione Avvalersi delle opzioni di convalida dei dati da inserire, che permettono di impostare gli opportuni filtri 3 4 1 2 Impostare le regole � Attivare la procedura Selezionare la cella da controllare, aprire il menu Dati, e optare per Convalida. Viene visualizzata una maschera a tre schede. Nella casella Consenti della scheda Impostazioni definire il tipo di controllo. Nelle caselle sottostanti specificare rispettivamente l’operatore, e i termini di riferimento. � Un semplice esempio Per controllare che l’input in una cella sia un numero intero minore di 1000 selezionare nella casella Consenti della scheda Impostazioni la voce Numero intero. Nella casella Dati inserire l’operatore Minore di, mentre nella casella Valore massimo inserire il numero 1000. � Verifica di nominativi Ecco come controllare l’inserimento di un nome. Nella casella Consenti scegliere Elenco, mentre nella casella Origine dichiarare la zona in cui è ospitata la lista dei nomi di riferimento. La dichiarazione della zona può essere fatta, anziché digitandola, prelevandola dal foglio di lavoro. � Input facilitato Per facilitare l’input di un nome in una cella controllata, spuntare nella maschera di impostazione la casella Elenco nella cella. Facendo clic sulla cella di input, le compare a fianco un pulsantino. Premendolo, viene aperto l’elenco dei nomi della lista di confronto. 112/188 controllo, a livello non solo di numeri, ma an- che di elenchi, date, ore, e anche personalizzati. Si noti che a seconda del tipo di controllo che si intende eseguire, e degli operatori coinvolti nelle espressioni di verifica, la struttura della scheda cambia assestandosi al- la nuova situazione. Co- sì, per esempio, se vo- gliamo impostare un controllo per verificare che i valori immessi in una cella o in una zona siano compresi in un certo intervallo, vengo- no visualizzate due ca- selle per accoglierne ri- spettivamente il limite inferiore e superiore. A questo punto vedia- mo come impostare al- cuni utili tipi di control- lo. Per esempio, verifi- care, se stiamo inseren- do dei nomi in una cella, che questi siano esatta- mente uguali a quelli ospitati in una lista di ri- ferimento: un elenco clienti, poniamo. Ecco come procede- re. Selezionare la cella di input. Nella casella Con- senti scegliere Elenco, mentre nella casella Ori- gine dichiarare la zona in cui è ospitata la lista dei nominativi di riferi- mento. La dichiarazione della zona può essere fatta, anziché digitando- la, prelevandola dal fo- glio di lavoro. Fare clic sul pulsanti- no a destra della casella stessa, portare il curso- re nell’area di lavoro, se- lezionare la zona, quindi fare clic sul pulsante in alto a destra della ma- schera, che nel frattem- po si era contratta. Così facendo la maschera riappare e nella casella dedicata figurano le coordinate della zona che abbiamo seleziona- to. Spuntare la casella Elenco nella cella. Pre- mere il pulsante Ok in calce alla scheda per consolidare le definizio- ni operate. A questo, punto, se facciamo clic sulla cella di input, com- pare a fianco un pulsan- tino. Premendolo, viene contestualmente visua- lizzato un elenco in cui figurano tutti i nomi del- la lista di confronto, dal- la quale è previsto il pre- lievo di quello da inseri- re con un semplice clic. Si noti che se la cella di input già conteneva dati prima che venisse impo- stato il controllo, questi vengono mantenuti, in- dipendentemente dal fatto che siano in sinto- nia o meno con le regole stabilite. Se si evidenzia la cel- la, però, compare l’elen- co di cui abbiamo appe- na parlato. Se l’elenco non fosse desiderato, bi- sogna togliere la spunta, nella scheda di imposta- zione dei controlli, al checkbox Elenco nella cella. Utilizzo di formule L’impostazione di un controllo può avvenire anche tramite una for- mula. Si possono così definire criteri di verifi- ca anche molto com- plessi. Vediamo come. Innanzitutto, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti bisogna spuntare la voce Perso- nalizzato. Dopodiché si inseri- sce l’espressione di con- trollo nella casella For- mula. Facciamo un esempio. Se vogliamo che i dati inseriti nella zona A1:A5 siano mag- giori dei corrispondenti dati di riferimento inse- riti nella zona F1:F5 bi- sogna utilizzare l’e- spressione =A1>F1. Così se F1 contiene il valore 5, in A1 potrà essere in- serito 6, mentre se in F2 è ospitato il valore 2, in A2 sarà consentito l’in- serimento di 50 ma non di 1. E così via. Personalizzare i messaggi Nella scheda Messag- gi di input, spuntando la casella Mostra messag- gio si può visualizzare un box che fornisce informazioni personaliz- zate relativamente all’in- put in corso, tutte le vol- te che si fa clic su una cella coinvolta nei con- trolli. Nella casella Titolo inserire quello del box da visualizzare, mentre nella sottostante fine- stra digitare un testo esplicativo delle opera- zioni da eseguire. Nella scheda Messag- gi di errore, invece, si possono personalizzare, con le stesse procedure, i testi dei messaggi che compaiono quando si inserisce un dato non corretto in una cella controllata. � PC Open Settembre 2002169 open action strumenti � Utilizzare le formule L’impostazione di un controllo può avvenire tramite una formula. Innanzitutto, nell’elenco a discesa associato alla casella Consenti bisogna spuntare la voce Personalizzato. Dopodiché si inserisce l’espressione di controllo nella casella Formula. � I messaggi esplicativi degli input Nella scheda Messaggi di input, spuntando la casella Mostra messaggio si può visualizzare un box che fornisce informazioni personalizzate relativamente all’input in corso. Digitare rispettivamente nella casella dedicata e nella sottostante finestra il titolo e il testo del messaggio. � Personalizzare il messaggio di errore Nella scheda Messaggi di errore, invece, si possono personalizzare con le stesse procedure i testi dei messaggi che compaiono quando viene inserito un dato non corretto in una cella controllata. Il marchio grafico presente nel box può essere scelto fra i tre disponibili. � Per avere aiuto Se si desiderano maggiori informazioni sulle procedure descritte nella presente scheda accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca libera digitare come chiave il termine Convalida dati. Fra gli argomenti individuati consultare quello intitolato Specificare le immissioni di cella valide 7 8 5 6 113/188 PC Open Settembre 2002170 open action strumenti Capita spesso dicreare documentidi vario genere in cui gli inserimenti sono di natura ricorrente. Ci riferiamo, tanto per fare solo qualche esempio, alla compilazione di una scheda, di un modulo d’ordine, di una fattura, e via dicendo. In certi casi, gli inseri- menti potrebbero esse- re a rischio: partite IVA, codici fiscali, numeri di conto corrente, infatti, si prestano ad errori di digitazione con conse- guenze che possono an- che essere molto gravi. A questo punto, indivi- duato il problema, dia- moci da fare per trovare una soluzione. Qualunque versione di Excel ce la propone tramite la funzione di scansione tabellare CER- CA.VERT che esplora una tabella dati alla ri- cerca di quello che gli indichiamo, e lo trasferi- sce, poi, puntualmente e senza errori, in ben de- terminate posizioni del foglio elettronico, an- ch’esse da noi specifica- te. Conviene fare subito un esempio pratico. Immaginiamo di ave- re una tabella con i dati dei nostri clienti (Nome, indirizzo, dati fiscali, e così via), e di assegnare a ciascun cliente un co- dice. Che inseriremo nella prima colonna del- la tabella. A questo punto, la no- stra funzione, in base al codice dichiarato, esplo- rerà la tabella, e indivi- duatolo ci restituirà tutti i dati di quel cliente, si- stemandoli nelle celle che avremo specificato. Se queste sono sotto- stanti l’una all’altra, ec- co che in un batter d’oc- chio viene compilato l’indirizzo del destinata- rio di una fattura (even- tualmente complemen- tato da codice fiscale o partita IVA), o quello di un qualsiasi altro docu- mento. Ma c’è di più, se si tratta di un preventivo, di una conferma d’ordi- ne, o quanto altro, i cor- rispondenti imponibili possono tenere conto di eventuali sconti che ven- gono applicati a quel de- terminato cliente, e che naturalmente avremo avuto cura di inserire nella famosa tabella. Insomma, le applica- zioni pratiche di questa funzione sono solo da immaginare, e consento- no di sviluppare modelli molto interessanti dal momento che permetto- no ad Excel di acquisire le informazioni più di- sparate. Prima di descriverne qualcuna, però, vale la pena di esplorarne la di- namica operativa. La funzione CERCA.VERT Il nome stesso, che è la contrazione di Cerca Verticale, dà un’idea del suo modo di operare. In pratica, se facciamo ri- ferimento alla tabella di figura 1, la funzione CER- CA.VERT ne esplora la Excel Compilare un modulo in automatico � Il problema Inserire i dati in un modulo, in una scheda, o in una fattura, senza doverli necessariamente digitare per esteso � La soluzione Creare una tabella in cui gli inserimenti da operare sono stati codificati, e al momento dell’input digitare semplicemente il loro codice 3 4 1 2 Esplorare una tabella dati � La tabella Clienti Si tratta di una tabella normalissima che ospita nella prima colonna il codice assegnato ai vari clienti, e in quelle adiacenti tutti i dati che vogliamo gestire, senza limitazioni. Dal nome all’indirizzo, dalla partita IVA al codice fiscale, e dall’età alla professione. � Impostazione della formula Se nella cella B13 vogliamo far comparire il nome del cliente Rossi, il cui codice è RS4, digitarvi l’espressione =CERCA.VERT(“RS4”;A5:D 9;2). Si noti che il codice del cliente è stato posto fra virgolette perché è si tratta di un valore testuale. L’ortografia maiuscola/minuscola è insignificante. � L’indirizzo completo Per ottenere l’indirizzo completo del destinatario del documento, la formula può essere replicata nelle celle sottostanti. Però, bisogna bloccare con i simboli del dollaro ($) le coordinate della tabella per evitare che cambino per effetto della copia, nonché modificare il numero della colonna da cui prelevare i dati. � Automatizzare l’inserimento Anziché dichiarare direttamente il codice cliente nelle espressioni, si indicano le coordinate o il nome di un cella in cui lo inseriremo di volta in volta. Così facendo, basterà inserire il codice in quella cella, e l’intestazione verrà visualizzata automaticamente di conseguenza. 114/188 Quando si sviluppaun modello o unaqualsiasi applica- zione, molte volte si pre- senta la necessità di evi- denziare in modo parti- colare le celle che ospi- tano determinati valori. Per esempio, in una ta- bella che raccoglie i fat- turati realizzati dai ven- ditori di una azienda si potrebbero colorare in rosso le celle che ospita- no valori superiori ai tar- get assegnati, oppure, in giallo quelle in cui i va- lori sono inferiori all’o- biettivo che si doveva raggiungere. E ancora, in un elenco di numeri si potrebbero far compari- re su fondo giallo quelli che sono uguali ad un certo valore di riferi- mento, oppure i soli nu- meri pari. Un semplice esempio Formattare con lo sfondo rosso una cella quando il valore in essa contenuto è maggiore di 100. Tale riferimento può essere una costante (100), oppure il risultato della valorizzazione di una formula. Ecco come operare, anticipando che la procedura opera anche nell’ambito della versione 2002 di Excel. Evidenziare la cella da formattare, aprire il me- nu Formato, e seleziona- re la voce Formattazione condizionale. Così fa- cendo si determina l’a- pertura della maschera per l’impostazione dei criteri di formattazione. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1 e selezio- nare la voce Il valore del- la cella è. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella a fianco, e fra quelli disponibili sele- zionare l’operatore di comparazione è maggio- re di, mentre nella casel- la successiva si inseri- sce il termine di riferi- mento, vale a dire il nu- mero 100. A questo pun- to, fare clic sul pulsante Formato, e nella ma- schera che viene visua- lizzata accedere alla scheda Motivo, e sele- zionare nella paletta cromatica il colore ros- so. Contestualmente, nella casella centrale della maschera, viene mostrata l’anteprima della formattazione. È tutto. Premere il pulsan- te Ok per rendere ope- rative le impostazioni. Da questo momento se nella cella in questione si inserisce un valore su- periore a 100, o se il ri- sultato di una eventuale formula in essa conte- nuta supera il suddetto valore, lo sfondo della cella stessa comparirà in rosso. Un passo avanti L’esempio fatto è semplicissimo, ma per cominciare basta e avanza. Adesso, impo- steremo criteri più com- plessi, per rappresenta- re situazioni anche mol- to articolate. Per esem- pio, impartire lo sfondo rosso alla cella se con- tiene un numero (o il ri- sultato della valorizza- zione di una formula) PC Open Luglio/Agosto 2002164 open action strumenti � Il problema Assegnare a una cella o a una zona una formattazione che dipenda dal loro contenuto � La soluzione Avvalersi della formattazione condizionale, che si attiva tramite la voce omonima del menu Formato 3 4 1 2 Formattare celle e zone � Un semplice esempio Formattare con lo sfondo rosso una cella quando il valore contenuto è maggiore di 100. Il criterio in questo caso è semplicissimo: il valore della cella è maggiore di 100. Distribuire il testo nelle tre caselle della maschera di formattazione. Selezionare lo sfondo rosso per la cella. � Utilizzare gli operatori L’inserimento degli operatori relazionali nel corpo del criterio ha luogo aprendo l’elenco a discesa associato alla casella dedicata e selezionando quello desiderato. Se si utilizza l’operatore tra, a fianco della casella ne vengono aggiunte due per ospitare i limiti dell’intervallo. � Definire il formato Motivo Facendo clic sul pulsante Formato si apre una maschera a schede. Accedere alla scheda Motivo, e selezionare il colore da assegnare allo sfondo della cella o della zona nella sezione Colore. Per scegliere l’eventuale trama aprire l’elenco a discesa associato alla casella Motivo. � Definire il formato Bordo Se la formattazione condizionale prevede l’assegnazione di un bordo accedere alla omonima scheda e selezionare il bordo desiderato facendo clic sulla corrispondente icona. L’eventuale colore del bordo si seleziona nell’elenco associato alla casella Colore. Excel 2000 La formattazione condizionale 115/188 che sia inferiore o ugua- le a 100, verde se com- preso fra 101 e 200, blu se maggiore di 200. In pratica si tratta di impo- stare tre condizioni uti- lizzando speciali appen- dici della maschera di formattazione. Ecco co- me si fa. Definire la pri- ma condizione (minore di 100) come abbiamo già descritto, quindi fare clic sul pulsante Aggiun- gi per visualizzare una nuova maschera sotto- stante la prima. Nella seconda casella di que- st’ultima impostare l’o- peratore tra. Così facen- do, a fianco si aprono due caselle in cui si in- seriscono il limite infe- riore (101) e superiore (200) dell’intervallo cor- rispondente alla secon- da condizione. Premere ancora Aggiungi, e impo- stare nella nuova ma- schera la condizione maggiore di 200. Impar- tire le corrispondenti formattazioni, e preme- re Ok. Utilizzare le formule Ed ora vediamo come impostare un criterio che coinvolga le celle di un’intera zona. Ecco l’e- sempio. Data una tabel- la numerica (B4:D9), evi- denziare con un bordo e uno sfondo azzurro le celle che contengono valori superiori a 50. In- nanzitutto, evidenziare la tabella, quindi aprire il menu Formato e sele- zionare la voce Format- tazione automatica. Nel- la maschera di formatta- zione aprire l’elenco a discesa associato alla casella Condizione 1, e optare per la voce La for- mula è. Nella casella a fianco, invece, si impo- sta l’operatore relazio- nale maggiore di, e nel- l’altra casella si digita la formula =B4>50. Dopo- diché si fa clic sul pul- sante Formato, e nella maschera che si apre contestualmente al clic si accede alla scheda Bordo. Selezionare quel- lo che dovrà essere as- segnato alle celle che soddisfano le condizioni poste, e aprire l’elenco associato alla casella Co- lore per definirne la tin- ta. Quindi attivare la scheda Motivo. Nella pa- letta cromatica associa- ta alla casella Colore scegliere la tonalità da assegnare allo sfondo della cella, mentre nel- l’elenco Motivo si può prelevare una eventuale trama. Premere Ok, co- me al solito, per consoli- dare le impostazioni. Se abbiamo operato cor- rettamente tutte le celle che ospitano valori su- periori a 50 verranno formattate secondo le definizioni operate. Ed ora qualche considera- zione sulla formula che esprime il criterio da ri- spettare. Si noti che l’e- spressione si riferisce ad una sola cella della tabella (la prima a sini- stra), ma poiché la pro- cedura prevede l’evi- denziazione iniziale del- la tabella stessa, il crite- rio sarà automaticamen- te esteso a tutte le celle della zona. Questo mo- do di impostare i criteri di formattazione apre la strada ad altre interes- santi applicazioni. Tutto sta ad impostare le cor- rette espressioni. Per esempio, si possono for- mattare condizional- mente tutte le celle di una tabella che ospitano valori pari. Poiché non è disponi- bile una funzione che sia in grado di verificare se un numero è pari o di- spari, bisogna ricorrere ad un artificio. Una pos- sibile soluzione consiste nel dividere il numero per due, e se il resto del- la divisione è nullo si- gnifica che il numero è pari. Ovviamente, se il re- sto è diverso da zero il numero è dispari. Se questa è la strategia; la tattica prevede l’utilizzo della funzione RESTO, che per l’appunto resti- tuisce il resto di una di- visione fra un dividendo e un divisore che sono rispettivamente messi come primo e secondo argomento della funzio- ne stessa. In questo ca- so, pertanto, la formula da utilizzare è la seguen- te: =RESTO(B3;2)=0, che restituisce il resto della divisione fra il valore contenuto nella prima cella in alto a sinistra della tabella per 2. Per- tanto se B3 è pari (ma B3 sta anche per gli altri valori ospitati nella ta- bella) la divisione per 2 darà resto 0, e avrà luo- go la formattazione con- dizionale che è stata im- postata. � PC Open Luglio/Agosto 2002165 open action strumenti � Definire il formato Carattere Celle e zone possono essere formattate condizionalmente anche a livello di carattere. In questo caso accedere alla scheda omonima ed impostare gli attributi selezionandoli nelle varie sezioni. Le impostazioni si valutano in anteprima nella finestra sottostante le caselle dei criteri. � Le appendici Se si devono impostare criteri di formattazione condizionale piuttosto complessi le caselle disponibili non bastano. In questi casi, però, si può contare su maschere aggiuntive che si presentano come appendici della maschera principale. Le si utilizzano in modo analogo. � Utilizzare le formule Per l’impostazione di un criterio si possono utilizzare anche formule. Questa possibilità è preziosa se le celle da formattare sono più di una, e occupano una determinata zona. La figura illustra le impostazioni per evidenziare le celle che ospitano numeri pari. � Per saperne di più Per avere aiuto sull’utilizzo della funzione di formattazione condizionale, aprire la guida in linea, accedere alla scheda di ricerca libera, e nella casella dedicata digitare Formattazione condizionale. Consultare il secondo, terzo, quarto, e quinto argomento individuati. 7 8 5 6 116/188 PC Open Luglio/Agosto 2002178 open action strumenti La “dolce” definizio-ne che identifica al-ternativamente i gra- fici a settore si deve pro- prio alla struttura di questi ultimi, vale a dire alla loro forma circolare e al fatto di essere arti- colati in spicchi che ri- chiamano inequivoca- bilmente le fette delle tradizionali torte. La funzione istituzionale di un grafico a torta è quel- la di interpretare grafi- camente la ripartizione di un totale in valori par- ziali che, per l’appunto, sono rappresentati dai settori in cui si articola il grafico stesso. La loro peculiarità è quella di non necessitare della presenza di assi carte- siani, un fatto che se da un lato semplifica le co- se, dall’altro preclude una immediata perce- zione delle quantità rap- presentate, che si affida solo su valutazioni com- parative. Per questo bi- sogna ricorre a speciali opzioni che consentono di completare il dia- gramma con tutte quelle informazioni (titoli, eti- chette, e così via) che ne facilitino la compren- sione. Concludiamo il breve preambolo ricor- dando che le torte si suddividono essenzial- mente in due classi: a due, e tre dimensioni. Sostanzialmente non ci sono differenze, a parte la spettacolarità delle seconde. All’interno di entrambe le classi, poi, si può operare una sud- divisione in torte singo- le, composte, ed esplose. In quelle composte i dati che compongono un settore vengono a loro volta rappresentati su un istogramma o su un’altra torta per analiz- zarli, mentre in quelle esplose tutti o alcuni set- tori vengono estratti dall’insieme per eviden- ziarli. A questo punto possiamo realizzare la nostra prima torta, sot- tolineando soprattutto l’utilizzo delle opzioni speciali. Creare una torta Diciamo subito che una torta singola, pro- prio per la sua struttura, può utilizzare al massi- mo due serie di dati, del- le quali una sola viene interpretata a livello nu- merico, mentre l’altra a livello di etichetta. Per- tanto, anche partendo da una tabella articolata in più righe o colonne, evidenziando tutta la ta- bella e realizzando un grafico a torta solo le prime due righe o co- lonne verranno utilizza- te. In particolare, la pri- ma riga o colonna sa- ranno riconosciute co- me etichette anche se ospitano valori numeri- ci. Il fatto, poi, che ven- gano utilizzate le righe o le colonne, dipende da quello che si specifica nel corso della procedu- ra. Il nostro consiglio, pertanto, al fine di evita- re problemi, è quello di evidenziare i soli dati Excel Come realizzare una “bella” torta � Il problema Realizzare dei grafici a settore (le cosiddette torte) che interpretino nel migliore dei modi i dati da rappresentare � La soluzione Creare il grafico di base, quindi personalizzarlo avvalendosi delle numerose opzioni disponibili nella libreria 3 4 1 2 La procedura nel dettaglio � Lanciare la procedura Evidenziare la zona dati, e fare clic sulla icona per la creazione dei grafici. Nella maschera che viene visualizzata selezionare nella finestra di sinistra l’icona della torta, in modo da mostrare l’elenco dei modelli disponibili nella finestra di destra. Fare clic su quello desiderato. Premere il pulsante Avanti. � Righe o Colonne? Spuntando il corrispondente bottone, si specifica se i dati devono essere interpretati per righe o per colonne. In ogni caso, a seconda del bottone che si spunta si può valutare nella finestra dedicata l’anteprima dei risultati. È così possibile decidere in quale modo interpretare i dati. � Titoli, etichette e legende La maschera a schede in cui si definiscono le etichette, i titoli e le legende. Per le etichette il settaggio di default è Assente, ma sono previste numerose viste. I titoli si inseriscono nelle caselle dedicate della omonima scheda, mentre se si opta per le legende è possibile definirne la posizione. � Le torte composte Impostata opportunamente la zona dati creare una torta composta standard. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale optare per Formato dati. Accedere alla scheda Opzioni della maschera che viene visualizzata, e stabilire quanti dati utilizzare per la torta o la barra aggiuntiva. 117/188 prima colonna dall’alto verso il basso (in senso verticale, quindi), e in corrispondenza del co- dice che gli si indica re- stituisce i dati che si tro- vano in sua corrispon- denza nella colonna di cui viene specificata la posizione. Le suddette indica- zioni rappresentano gli argomenti da assegnare alla funzione, che in par- ticolare sono tre, e pre- cisamente: il codice da individuare nella prima colonna della tabella, le coordinate (o meglio, il nome) della tabella da esplorare e il numero della colonna da cui pre- levare il dato corrispon- dente al codice dichia- rato. Così, se vogliamo vi- sualizzare il nome del cliente Rossi, il cui codi- ce è, poniamo, RS4, in- serendo in una cella l’e- spressione = CERCA. VERT(“RS4”;A5:D9;2) ot- terremo il risultato desi- derato. Se il codice non è un valore numerico bi- sogna digitarlo fra vir- golette. Si noti, fra l’altro, che il numero della colonna da cui prelevare il dato viene specificato consi- derando 1 quello della prima colonna della ta- bella. Ora che sappiamo tutto quello che c’è da sapere sulla dinamica operativa della funzione vediamo come utilizzar- la praticamente per compilare in automati- co l’indirizzo di una fat- tura. Quello che ci pro- poniamo di fare, ovvia- mente, è di ottenere il massimo risultato con il minimo sforzo, pertan- to, ci limeremo a dichia- rare il codice del cliente. A compilare l’indirizzo ci dovrà pensare Excel. Un esempio pratico Se trascriviamo in tre celle l’una sopra l’altra la formula che abbiamo appena impostato, aven- do cura di citare come terzo argomento i valori 2, 3, e 4 per ottenere ri- spettivamente il nome del cliente, il suo indiriz- zo, e la città di residen- za, otteniamo, sì, il risul- tato desiderato, ma ci serve a ben poco. Infatti, per visualizza- re un diverso indirizzo dovremmo sostituire il codice cliente che figura nelle tre espressioni, e i nostri propositi di la- sciar fare tutto ad Excel risultano vani. Bisogna utilizzare un piccolo artificio. In pra- tica, anziché dichiarare direttamente il suddetto codice nelle espressio- ni, specificheremo in sua vece le coordinate o il nome di un cella in cui lo inseriremo di volta in volta. Così facendo, per im- postare l’indirizzo di un qualsiasi cliente basterà inserirne il codice in quella cella, e l’indirizzo si assesterà automatica- mente di conseguenza. A questo punto, se la cella in cui si inserisce di volta in volta il codice cliente è la cella C1, la formula per la visualiz- zazione del nome del de- stinatario è la seguente: =CERCA.VERT(C1;A5:D9 ;1). Le altre si imposta- no analogamente. Ma c’è di più Finora abbiamo visto la funzione all’opera su elementi testuali (nomi, codici, e così via), ma si possono utilizzare come termini di riferimento anche valori numerici. Grazie a questa sua pe- culiarità se ne estendo- no notevolmente i cam- pi applicativi. Un caso classico è quello del calcolo di una scala sconti, dove l’am- montare di questi ultimi sono in funzione del va- lore, poniamo, dei fattu- rati. Così, come si dedu- ce dalla tabella di figura 5, per importi sino a 999 euro lo sconto è del 2 per cento, da 1.000 euro a 4.999 del 5 per cento, e dai 5.000 euro in su del 7. In tal caso l’esplora- zione della prima colon- na della tabella avviene in un modo un po’ di- verso. In pratica, se si ricer- ca un valore che vi figu- ra esattamente non ci sono problemi e viene restituito lo sconto ospi- tato nella cella della co- lonna a fianco. Se, invece, il valore di riferimento fosse 1.400 euro, non essendo com- preso nell’elenco viene restituito il valore corri- spondente al fatturato immediatamente infe- riore, nel nostro caso 1.000 euro. � PC Open Settembre 2002171 open action strumenti � Operare con riferimenti numerici La funzione, oltre che elementi testuali (nomi, codici, e così via), può utilizzare come termini di riferimento anche valori numerici. Grazie a questa peculiarità se ne estendono notevolmente i campi applicativi. Un caso classico è quello del calcolo di una scala sconti in base agli importi fatturati. � Calcolo di uno sconto Se si utilizza un riferimento numerico, l’esplorazione della prima colonna della tabella che ospita gli intervalli di fatturato avviene in un modo un po’ diverso. In pratica, se si ricerca un valore che non figura esattamente nella colonna viene preso come base quello immediatamente inferiore. � Chiedere aiuto agli assistenti La funzione di scansione tabelle si presta a molteplici applicazioni pratiche che vale la pena di approfondire se la si vuole sfruttare a fondo. Per avere informazioni in merito si può aprire la maschera per la gestione delle funzioni (fare clic sull’icona fx ) e chiedere aiuto all’assistente che si presenta prontamente. � Utilizzare la guida in linea Chi, come molti, non vede di buon occhio le volonterose creaturine di cui abbiamo appena parlato, può ricorrere al tradizionale aiuto in linea. Accedere alla scheda di ricerca libera, e nella casella di interrogazione digitare il termine Cerca.vert. Si consiglia di consultare tutti gli argomenti individuati. 7 8 5 6 118/188 che si intende utilizzare. A questo punto, vedia- mo come si realizza pra- ticamente una torta. Evi- denziare la zona dati, che nel nostro caso si sviluppa su due colon- ne, quindi fare clic sulla icona che gestisce la realizzazione dei grafici. Selezionare nella fine- stra di sinistra della ma- schera che viene visua- lizzata l’icona della tor- ta, determinando l’esibi- zione dei modelli dispo- nibili nella finestra di de- stra. Selezionare il tipo desiderato, quindi fare clic sul pulsante Avanti. Nella maschera cui si ac- cede specificare, spun- tando il corrispondente bottone, se i dati devo- no essere interpretati per righe o per colonne. Nel nostro caso si impo- ne la rappresentazione per colonne, che del re- sto è stata riconosciuta intelligentemente dalla procedura. Comunque, a seconda del bottone che si spunta si può va- lutare nella finestra de- dicata l’anteprima dei ri- sultati. Nella successiva maschera a schede si definiscono le etichette, i titoli e le legende. Per le etichette il settaggio di default è Assente, ma spuntando i sottostanti bottoni è possibile vi- sualizzarle in varie mo- dalità accanto ai singoli settori della torta: i va- lori assoluti, i valori per- centuali, le etichette esplicative, e i valori percentuali. I titoli si in- seriscono nelle caselle dedicate della omonima scheda, mentre per le le- gende è possibile stabi- lire se devono o meno essere visualizzate e de- finirne la posizione. Ed ora vediamo come si crea una torta compo- sta. In questo caso biso- gna preparare opportu- namente la zona dati. In particolare, si scrivono uno sotto l’altro i valori relativi ai settori che non devono essere ana- lizzati, dopodiché quelli che compongono lo spicchio (o se preferite, la fetta) da analizzare. A questo punto, si crea la torta composta selezio- nando il tipo desiderato nella galleria (torta-torta, o torta-barra). Per de- fault Excel prende in considerazione ai fini dell’analisi solo gli ultimi due dati dell’elenco, per- tanto la barra o la torta che li analizza si articola in altrettanti elementi. Se il settore, invece, si arti- cola in più di due dati, bisogna passare ad Ex- cel tale informazione. Fare clic destro sulla torta, e selezionare For- mato dati nel menu con- testuale al clic. Nella ma- schera a schede che si apre accedere alla sche- da Opzioni in cui è pre- sente una finestra che ospita una miniatura del nostro grafico. Nella ca- sella Il secondo tracciato contiene gli ultimi, impo- stare il numero di valori da prendere in conside- razione determinando la contestuale anteprima del nuovo diagramma. Nella finestrina Dimen- sioni secondo tracciato si impostano le dimen- sioni della seconda tor- ta o barra. Quelle massi- me corrispondono al va- lore 100. Valori superiori o inferiori corrispondo- no sempre a dimensioni inferiori. Nella finestri- na Distanza fra le barre si definisce la distanza fra la torta principale e l’elemento che ne ana- lizza i settori. In questo caso, la distanza è pro- porzionale al valore spe- cificato (da 0 a 200). Personalizzazione della torta È possibile modifica- re i colori dei settori di una torta semplice, esploderli, e ruotare la torta stessa. Fare clic una prima volta sul set- tore da modificare, quin- di una seconda volta (ma non un doppio clic). Si evidenzia così il sin- golo settore. Farvi sopra clic destro, e nel menu visualizzato selezionare Formato dato. Nella scheda Motivo della maschera cui si ac- cede si possono sceglie- re colori e trame di fon- do, mentre nella scheda Opzioni è prevista la de- finizione dell’angolo di rotazione. Nella scheda Etichette, invece, è pos- sibile assegnare seletti- vamente le etichette de- siderate al singolo set- tore, senza che venga te- nuto conto delle impo- stazioni operate a livello di intera torta. Per esplodere un settore, evidenziarlo e trascinar- lo con il mouse verso l’esterno. � PC Open Luglio/Agosto 2002179 open action strumenti � La scheda Opzioni Ecco come si presenta la scheda che consente di definire il numero di dati da utilizzare per creare l’elemento che analizza la composizione di un settore della torta principale. È prevista anche l’impostazione della distanza fra torta e elemento aggiuntivo, nonché il dimensionamento dei due elementi. � I colori dei settori I colori dei settori in cui si articola una torta possono essere modificati. Fare clic una prima volta sul settore, poi una seconda volta. Così facendo il settore viene evidenziato. A questo punto, farvi sopra clic destro e selezionare Formato dato. Accedere alla scheda Motivo della maschera che si apre. � Esplodere i settori Per esplodere un singolo settore, evidenziarlo e trascinarlo con il mouse verso l’esterno. Per esplodere tutti i settori della torta, fare clic su quest’ultima per evidenziarla interamente, quindi fare clic su un settore e trascinarlo verso l’esterno. Lo spostamento coinvolgerà tutti i settori. � Ruotare una torta singola Fare clic destro sulla torta, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Formato serie dati. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere alla scheda Opzioni, e impostare la rotazione del grafico (in gradi) nella casella dedicata. La rotazione è monitorata in tempo reale nella finestra sottostante. 7 8 5 6 119/188 In certi casi, sviluppan-do una applicazionecon Excel (per esem- pio, un modello di simu- lazione) vi è la necessità di disporre di una serie più o meno congrua di numeri casuali, cioè di valori che si presentano così come se fossero sta- ti estratti da un’urna se- condo le leggi proprie della casualità. In altre parole, quelli che nel gergo degli addetti ai la- vori vengono definiti nu- meri random. Ci posso- no servire, per esempio, per simulare le estrazio- ni del lotto, gli arrivi di clienti agli sportelli di una banca, il transito di auto ai caselli di un’au- tostrada, e così via. In queste situazioni si rive- la prezioso il generatore di numeri casuali incor- porato nel programma. Diciamo subito, anche se almeno per quanto ci riguarda la differenza non è sostanziale, che non si tratta di veri e propri numeri casuali, ma di numeri pseudoca- suali. La generazione dei primi, infatti, è regolata assolutamente dalla ca- sualità (come l’uscita di un numero della roulette o del lotto), mentre i se- condi sono generati da algoritmi matematici la cui limitazione è quella di creare serie che dopo un certo numero di valo- ri (dell’ordine di parec- chie migliaia, però) si ri- petono esattamente. Non accade così, ovvia- mente, per i numeri ca- suali veri. Ma veniamo al nostro generatore. Se in una qualsiasi cella del foglio di lavoro digitia- mo l’espressione =CA- SUALE(), vi vedremo comparire un numero decimale da 0 a 1 esclu- so. A questo punto, se premiamo F9 il numero cambia, rinfrescandosi ad ogni pressione di tale tasto: ecco come si ge- nera un numero casuale. Se vogliamo disporre di una serie di tali numeri basterà replicare la for- mula verso il basso per un certo numero di cel- le. In tal caso, alla pres- sione del tasto F9 tutti i valori vengono aggior- nati. Così come sono, i nostri numeri casuali (pardon, pseudocasua- li…) non servono a mol- to, ma con opportune manipolazioni possiamo trasformarli a piacere, pur rispettando sempre la pseudocasualità. Da decimali ad interi Innanzitutto, vediamo come trasformare il de- cimale fra 0 e 1 che vie- ne generato, in un valore sempre decimale che sia compreso, poniamo, fra 0 e 100, che meglio si presta ad essere inter- pretato. È abbastanza semplice. Infatti, tutto si riduce a moltiplicare il numero generato dalla funzione CASUALE() per il limite superiore del- l’intervallo, che nel no- stro caso specifico è 100. La formula da utiliz- zare, pertanto è la se- guente: =CASUALE()*100 Analizziamone la di- namica operativa. La PC Open Giugno 2002160 open action strumenti Excel Il generatore di numeri casuali � Il problema Generare una serie di numeri casuali che rispondano a determinate caratteristiche in funzione delle necessità che si presentano nello sviluppare un’applicazione � La soluzione Utilizzare le funzioni dedicate proposte dal generatore di numeri casuali che opera nell’ambito di Excel 2000 e 2002 3 4 1 2 Come impostare le formule � Attenti agli errori Se impostando le formule di generazione dei numeri pseudocasuali si dovesse verificare la visualizzazione di un messaggio di errore, vuol dire che le suddette funzioni non sono disponibili a libreria perché non installate. Pertanto, bisogna aggiungerle alla libreria di Excel. � Installare le funzioni Per installare le funzioni mancanti aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Così facendo viene visualizzato un box. Nella finestra dedicata sono elencate le funzionalità che è possibile installare. Spuntare il checkbox accanto alla voce Strumenti di analisi e premere il pulsante Ok. � Generare un numero pseudocasuale Se in una qualsiasi cella del foglio di lavoro si inserisce la formula =CASUALE(), viene visualizzato un numero decimale fra zero compreso e 1 escluso. Si tratta di un numero pseudocasuale. Se si premere il tasto F9 il numero viene rinfrescato, � Numeri pseudocasuali fra 0 e 100 Se si volesse generare una serie di numeri pseudocasuali decimali, per esempio fra 0 compreso e 100 escluso, si potrebbe moltiplicare il numero generato dalla funzione CASUALE() per 100. La formula va replicata in tante celle quanti sono i numeri pseudocasuali da generare. 120/188 funzione genera un nu- mero fra 0 incluso e 1 escluso, che moltiplica- to per 100 restituisce un valore decimale nell’in- tervallo desiderato, limi- te superiore escluso. Il numero 100, infatti, non verrà mai generato per- ché la funzione di base, per definizione, non ge- nererà mai il numero 1. Ma vediamo ora come generare numeri interi entro un certo interval- lo, che si prestano me- glio per sviluppare ap- plicazioni pratiche. È semplice. Diamo la solu- zione per meglio familia- rizzare con la funzione ma, come vedremo, c’è una soluzione già pronta a portata di mano. Nel nostro caso ba- sterà richiedere che il decimale generato ven- ga trasformato in intero utilizzando la funzione INT, poi moltiplicare il risultato per 101 anziché per 100.. Infatti, moltipli- cando per 101, il numero decimale massimo gene- rato è superiore a 100 ma sempre inferiore a 101, pertanto la tronca- tura a intero lo porta al desiderato 100. Chi non vuole perdere tempo ha, invece, come si diceva, la soluzione a portata di mano. Ci riferiamo alla funzione CASUALE.TRA che, per l’appunto, è sta- ta espressamente svi- luppata per generare un numero pseudocasuale intero entro un determi- nato intervallo di cui si specificano i limiti infe- riore e superiore come argomenti della funzio- ne. Per generare un nu- mero pseudocasuale in- tero fra 1 e 100, pertan- to, basterà impostare l’espressione: =CASUA- LE.TRA(1;100). Provare, per credere. Giochiamo alla roulette doppia A questo punto, pos- siamo mettere in pratica le conoscenze acquisite per sviluppare una rou- lette casalinga. Volendo strafare ne simuleremo una che è unica al mon- do: quella doppia di Montecarlo. In prati- ca, c’è un solo tappeto verde, ma due roulette che girano contempora- neamente. Si vince se su entrambe esce il rosso, il nero, lo stesso nume- ro, e così via. Ma ecco come impostarla. Nelle celle B7 e H7 in- serire le formule =CA- SUALE.TRA(0;36). Così facendo abbiamo simu- lato le due roulette. Nella cella F15 inserire il nu- mero che si vuole punta- re. Ad ogni pressione di F9 verrà generato nelle due celle un numero pseudocasuale fra 0 e 36. Nella cella B10, inve- ce, inseriamo la formula =SE(E(B7=H7;B7=F15);"C ongratulazioni! Hai preso un pieno!";"Peccato!Que- sta volta hai perso, prova ancora."). L’espressione esegue un controllo sui numeri generati nelle celle B7, H7 e F15. Se sono uguali ce lo segnala, e si congratula con noi. In caso contra- rio, e questo succede il più delle volte conside- rando che le probabilità di azzeccare un pieno sono piuttosto basse, si rammarica per la man- cata vincita. Ma vedia- mo come opera la no- stra formula. In pratica, il primo argomento con- trolla se in B7, H7 e F15, sono presenti tre nume- ri uguali. Se l’uguaglian- za è verificata viene vi- sualizzato il secondo ar- gomento dell’espressio- ne, che nella fattispecie è la frase di congratula- zioni (da scriversi fra virgolette). Se, invece, l’uguaglianza non è veri- ficata, e quindi non ab- biamo preso il pieno, viene visualizzato il ter- zo argomento dell’e- spressione che si identi- fica con il messaggio di rammarico, anch’esso fra virgolette. Chi voles- se addentrarsi di più nella simulazione del gioco, può prendere in considerazione altre possibili situazioni. Per esempio, controllare se i numeri usciti sono pari o dispari, minori o supe- riori a 18 escludendo lo zero (Manque e Passe), e così via. Lasciamo al lettore il compito di come strut- turare modello, mentre dal canto nostro gli pas- siamo le informazioni per impostare le formu- le di controllo. Per esempio, per verificare se su entrambe le rou- lette è uscito un numero pari o dispari, si può scandire una tabella che accanto ai numeri pre- vede la scritta Pari o Di- spari. � PC Open Giugno 2002161 open action strumenti � Generare numeri pseudocasuali interi A scopo esclusivamente didattico (dal momento che c’è una soluzione a portata di mano) vediamo come si generano numeri pseudocasuali interi compresi in un certo intervallo. Basta mettere la formula precedente come argomento della funzione INT, e utilizzare il moltiplicatore 101 anziché 100. � La funzione CASUALE.TRA Excel propone una funzione dedicata espressamente alla generazione di numeri pseudocasuali interi compresi in un certo intervallo, i cui limiti inferiore e superiore vanno posti in argomento alla funzione stessa. Per esempio, la formula =CASUALE.TRA(500;600), genera un intero compreso fra 500 e 600. � Simulare la roulette doppia A Montecarlo si può giocare alla roulette doppia, dove per vincere si deve verificare lo stesso evento su due roulette contemporaneamente. Se generiamo in due celle del foglio di lavoro due numeri pseudocasuali fra 0 e 36, ecco simulato il gioco rovinafamiglie nella versione doppia. � Per saperne di più Chi vuole documentarsi più ampiamente sulla generazione dei numeri pseudocasuali può consultare l’aiuto in linea di Excel. Accedere alla guida, e nella scheda di ricerca libera digitare Numeri casuali nella casella dedicata. Si consiglia di consultare i primi tre argomenti fra quelli individuati. 7 8 5 6 121/188 PC Open Giugno 2002162 open action strumenti Solitamente, siamoabituati a utilizzarei grafici creati con un foglio elettronico co- me uno strumento che rappresenta ben deter- minate informazioni. In altre parole, il diagram- ma si limita ad interpre- tare i dati ospitati in una certa zona, ma nulla più. In certi casi, invece, sa- rebbe interessante che il grafico interpretasse dati di natura diversa a seconda delle istruzioni che gli possono essere in qualche modo impar- tite. Conviene fare un esempio pratico. Imma- giniamo di avere due ta- belle dati, ciascuna delle quali esprime i dati di vendita delle due zone in cui si esercita l’atti- vità di una azienda. Be- ne, a questo punto, po- trebbe essere interes- sante interpretare in uno stesso grafico i dati di una zona prima, e del- l’altra poi, a seconda di ciò che vuole l’osserva- tore. Il tutto operando semplicemente delle scelte in un elenco a di- scesa che verrà incor- porato nel suddetto dia- gramma. Questo è solo un esempio: chiunque potrà utilizzare le tecni- che che illustreremo, per realizzare proprie applicazioni personaliz- zate. In pratica, quindi, dobbiamo incorporare nel diagramma l’elenco a discesa (un controllo, come lo si definisce nel gergo di Excel), quindi immaginare un artificio per far si che alle scelte fatte corrispondano le opportune visualizza- zioni. Nel nostro caso, partendo dalle due ta- belle che ospitano ri- spettivamente i dati di vendita delle due zone, ne creeremo un’altra in- terattiva (e da cui trae origine il grafico), in cui di volta in volta verran- no visualizzati i dati del- la prima o della seconda tabella, in base alle scel- te operate tramite l’e- lenco a discesa. Creare la tabella interattiva La strategia è quella di operare tramite un opportuno controllo condizionale. In pratica, definita una cella del fo- glio di lavoro in cui, tra- mite l’elenco a discesa, viene dichiarata la zona vendita da interpretare graficamente, si imposta un’area strutturalmente analoga a quelle delle due tabelle dati origina- li, nelle cui celle si inse- riranno le formule per prelevare i corrispon- denti dati da una tabella piuttosto che da un’al- tra, a seconda di quanto contenuto nella cella pi- lota di riferimento. Ve- diamo di spiegarci con un esempio pratico fa- cendo riferimento alla fi- gura 1. Le tabelle 1 e 2 Excel Creare un grafico interattivo � Il problema Visualizzare in tempi diversi nello stesso grafico i contenuti di due tabelle distinte, specificando in un elenco a discesa collegato al diagramma i dati da visualizzare � La soluzione Creare una tabella in cui, a seconda della voce scelta nell’elenco a discesa, speciali formule di controllo determinano la visualizzazione dei dati desiderati. A questo punto, i dati vengono interpretati nel grafico 3 4 1 2 Tabelle, grafici, elenchi a discesa � Il grafico interattivo Il modello consente di visualizzare di volta in volta in un medesimo grafico i contenuti di due tabelle dati distinte. Nella fattispecie, a seconda della scelta operata nell’elenco a discesa associato al diagramma vengono rispettivamente interpretati i dati ospitati nella tabella 1 o nella tabella 2. � Impostare la tabella dati Il grafico fa riferimento alla tabella 3 che ha la stessa struttura delle due tabelle contenenti i dati da interpretare. Nella prima cella della tabella 3 si inserisce una espressione condizionale che controlla quanto contenuto nella cella J28, e in base a questo preleva i dati opportuni dalla tabella 1 o dalla tabella 2. � Creare il grafico Il grafico si crea secondo le tradizionali procedure facendo riferimento alla tabella 3 di cui interpreterà i dati, che ovviamente variano a seconda delle scelte operate nell’elenco a discesa. Il grafico è stato personalizzato avvalendosi delle opzioni proposte dal menu che si apre facendo clic destro sui suoi elementi. � Gli strumenti del Visual Basic Sono ospitati nella omonima barra. Per visualizzarla aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre strumenti, e nel sottomenu corrispondente optare per Visual Basic. Fare clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese per accedere al pannello che consente di impostare l’elenco a discesa. 122/188 sono quelle che ospita- no i dati di vendita, men- tre la tabella 3 è stata creata ex novo replican- do esattamente la loro struttura. Tanto per ave- re un riferimento al fine di impostare le formule, digitiamo Zona A nella cella di riferimento J28. A questo punto, inserire nella cella B26 la formu- la: =SE($J$28=”Zona A”;B6;B16) che nel linguaggio di Ex- cel significa controllare il contenuto della cella J28, e se questo è uguale a Zona A visualizzare nella cella B16 quanto presente nella cella B6, nella fattispecie Milano. Se, invece, nella cella di riferimento fosse stato inserito, poniamo, Zona B, allora il controllo da esito negativo, e viene visualizzato il contenuto della cella B16, guarda caso proprio il corri- spondente dato della ta- bella 2. Si noti che la let- tera di riferimento della cella J28 è stata racchiu- sa fra i segni di dollaro. Questo perché tale coordinata non deve va- riare quando si proce- derà a copiare la formu- la nelle due celle di de- stra, e il tutto, poi, verso il basso. Gli altri riferi- menti di cella, invece, sono stati lasciati tali e quali perché devono va- riare con la copia al fine di rappresentare le nuo- ve corrette posizioni da cui prelevare i dati. Se abbiamo operato cor- rettamente, scrivendo nella cella pilota Zona A o Zona B, compariranno rispettivamente nella ta- bella 3 i dati della tabel- la 1 o 2. Creare il grafico A questo punto biso- gna creare il grafico se- guendo la tradizionale procedura. Ovviamente, la zona dati da dichiara- re e quella corrispon- dente alla tabella 3. A cose fatte, ridimensio- nare l’area del grafico per coprire la zona oc- cupata nella figura. Tut- te le volte che inserire- mo nella cella J28 la stringa Zona A o Zona B, il grafico rappresenterà automaticamente i cor- rispondenti dati. Il mo- dello così com’è funzio- na, ma chi vuole di più può inserire nel grafico un elenco a discesa per meglio gestire l’inseri- mento dei dati nella cel- la pilota di riferimento. Creare l’elenco Innanzitutto, richie- dere la visualizzazione della barra degli stru- menti di Visual Basic (Visualizza/Barre stru- menti/Visual basic). Fare clic sull’icona con sopra impresso un martello e una chiave in- glese, e nel boxino vi- sualizzato fare clic sull’i- cona della casella com- binata (la si individua tramite l’etichettina gial- la che compare quando vi si porta sopra il cur- sore). Portarsi nell’area del grafico e disegnare un rettangolo delle di- mensioni dell’elenco. Farvi sopra clic destro e selezionare Proprietà nel menu contestuale al clic. Nella maschera che viene visualizzata, ac- canto alla voce Linked- Cell digitare J28, la cella di riferimento in cui verrà automaticamente inserito alla voce che sceglieremo nell’elenco. Accanto al cella ListFill- Range, invece indicare la zona J30:J31. Sono le due celle da cui si prele- vano le stringhe Zona A e Zona B, le voci che ali- mentano l’elenco. Per vedere se funziona, di- sattivare nella barra del Visual Basic l’icona con sopra squadra e matita, che si era attivata auto- maticamente. Fare clic sul pulsantino a fianco della finestrella per apri- re l’elenco a discesa, e selezionare la zona che ci interessa. Questa sarà trasferita nella cella J28, da dove piloterà la vi- sualizzazione dell’op- portuno grafico. Ampliare il modello L’esempio prevede la gestione di due tabelle, ma se fosse necessario si può aumentarne il nu- mero. Non è difficile, ma bisogna prevedere for- mule più complesse che eseguano dei controlli nidificati. Se il primo controllo non fosse verificato, non si determina il pre- lievo dei dati dalla se- conda tabella, ma viene eseguito un nuovo con- trollo che, se non verifi- cato, preleva il dato dal- la terza tabella, e così via. � PC Open Giugno 2002163 open action strumenti � Creare l’elenco a discesa Nel pannello degli strumenti fare clic sull’icona della casella combinata (la si individua tramite l’etichettina gialla che compare quando vi si porta sopra il cursore). Portarsi nell’area del grafico e disegnare un rettangolo delle dimensioni dell’elenco. La casella corrispondente viene visualizzata quando si rilascia il tasto del mouse. � Accedere alla casella delle proprietà dell’elenco Non appena è stato creato l’elenco, posizionarlo e dimensionarlo correttamente. L’elenco è sempre evidenziato. Farvi sopra clic destro, e nel menu contestuale al clic selezionare la voce Proprietà per accedere alla omonima casella dove si potranno definire i parametri operativi dell’elenco. � I parametri operativi dell’elenco In pratica, bisogna definire la zona dalla quale l’elenco preleva le voci in cui si articola, e la cella in cui viene inserita la voce selezionata (Zona A o Zona B). Accanto alla cella ListFillRange indicare la zona J30:J31, che ospita le due voci che alimentano l’elenco. Accanto alla voce LinkedCell digitare J28. � Per saperne di più Per avere maggiori ragguagli sulla dinamica operativa della funzione SE, accedere alla guida in linea, e nella scheda di ricerca libera inserire nella casella dedicata la stringa Controlli condizionali. Fra gli argomenti individuati consultare le pagine corrispondenti al primo di essi (SE). 7 8 5 6 123/188 PC Open Maggio 2002171 open action strumenti 3 4 1 2Finché si tratta di or-dinare una lista di no-mi, numeri, o date, ce la possiamo cavare in un batter d’occhio, ma se si ha a che fare con una tabella potrebbe es- sere necessario procede- re ad ordinare anche i dati che si trovano a fian- co della colonna che ab- biamo ordinato inizial- mente. Ordinare una lista È la situazione più semplice che si può pre- sentare. L’unica variante da prendere in conside- razione è quella che si ri- ferisce alla eventuale in- clusione del dato che è ospitato nella prima cella dell’elenco. Se questo rappresenta l’intestazio- ne della lista, ovviamen- te non deve essere preso in considerazione nel corso dell’ordinamento. La procedura prevede l’i- niziale evidenziazione della zona dati, dopodi- ché si apre il menu Dati e si opta per la voce Ordi- na. Così facendo si acce- de alla maschera che ge- stisce l’ordinamento. Dal momento che stiamo operando su una lista, ci avvarremo solo di alcu- ne opzioni fra quelle pro- poste. Nella prima casel- la (Ordina per) compare già la lettera della colon- na in cui è ospitato l’e- lenco. Non ci resta che spuntare il bottone cor- rispondente al tipo di or- dinamento desiderato: crescente o decrescente, e dichiarare, sempre spun- tando l’opportuno botto- ne in calce alla masche- ra, se vogliamo o meno includere nell’ordina- mento l’intestazione del- l’elenco. A questo punto, premere il pulsante Ok. Vale la pena di ricordare che l’ordinamento ese- guito non è irreversibile, pertanto, in caso di ri- pensamenti basta aprire il menu Modifica e fare clic sulla voce Annulla or- dinamento. Ordinare una tabella In questo caso l’ordi- namento avviene con la medesima procedura, ma si può specificare ov- viamente la colonna che deve essere coinvolta. Basta selezionarla nell’e- lenco a discesa che si apre facendo clic sul pul- santino a fianco della ca- sella stessa. Volendo si possono anche ordinare i dati delle colonne a fian- co. Per esempio, se la co- lonna ordinata ospitava più cognomi uguali (Ros- si, per esempio), è possi- bile ordinare i corrispon- denti nomi (Alberto, Va- lerio, Dario, e così via) nella colonna che li ospi- ta. In tal caso, seleziona- re nell’elenco a discesa associato alla casella Quindi per il tipo di ordi- namento desiderato. � Excel 2000 Ordinare elenchi e tabelle � Il problema Data una semplice lista o una tabella di dati, ordinarli in senso crescente o decrescente tenendo conto, se si tratta di una tabella, anche delle informazioni contenute nelle colonne a fianco di quella coinvolta nell’ordinamento � La soluzione Usare le procedure dedicate che si attivano aprendo il menu Dati e selezionando la voce Ordina. È anche possibile specificare se le intestazioni della tabella o della lista devono essere o meno coinvolte nell’ordinamento La procedura nel dettaglio � Lanciare la procedura Selezionare l’elenco o la tabella da ordinare, aprire il menu Dati e optare per la voce Ordina. Così facendo si visualizza la maschera che gestisce la procedura. L’ordinamento può avvenire anche in senso orizzontale. � Definire i parametri di ordinamento In figura è visualizzata la maschera che gestisce la procedura. Nella prima casella si specifica la colonna coinvolta nell’ordinamento, e si spunta il bottone corrispondente al tipo desiderato. Specificare anche se coinvolgere le intestazioni. � Ordinamenti orizzontali Per ordinare i dati ospitati in una riga bisogna premere il pulsante Opzioni. Viene visualizzato un box in cui si spunta il bottone Ordina da sinistra a destra. Spuntare la casella Maiuscole/minuscole per tenere conto della corrispondente ortografia. � Per saperne di più Per avere maggiori informazioni sulle procedure di ordinamento accedere alla guida in linea, e nella casella di ricerca selezionare la voce Ordinamento. Consultare gli argomenti corrispondenti alle prime due voci individuate, rimandi compresi. 124/188 PC Open Maggio 2002172 open action strumenti Quando operiamosu un foglio di la-voro tutto quanto si digita viene formatta- to in un certo modo. Per esempio, le dimensioni dei caratteri sono di 10 punti, l’allineamento dei testi è a sinistra, quello dei numeri a destra, e così via. Insomma, viene utilizzato un certo insie- me di formati predefiniti caricato unitamente al foglio e proposto come default. In ogni caso, se tali formattazioni, o an- che solo alcune di esse, non ci soddisfano, pos- siamo sempre interveni- re per modificarle. Le procedure sono quelle tradizionali che si utiliz- zano per assegnare estemporaneamente i formati, ma sono gestite a livello più ampio dal momento che le modifi- che apportate devono entrare a far parte degli standard. Ecco allora come procedere per ap- portare variazioni al pacchetto dei parametri operativi default. Modificare i default Aprire il menu Forma- to e optare per la voce Stile. Così facendo si apre una maschera arti- colata in due sezioni. Quella superiore, Nome dello stile, è occupata da una casella di testo alla quale è associato un elenco in cui sono ospi- tati i riferimenti agli stili gestiti. La sezione sotto- stante, invece, intitolata Lo stile include, contiene gli elementi in cui si può articolare lo stile nel suo insieme. Per esempio, lo stile Normale coinvolge il formato dei numeri, dei caratteri, dei bordi, e così via, e prevede che si utilizzino per i carat- teri il font Arial e le di- mensioni 10. Se voglia- mo modificarlo, preme- re il pulsante Modifica. Nella maschera che si apre impostare rispetti- vamente nelle sezioni Dimensioni e Tipo di ca- rattere i nuovi parame- tri. La maschera gestisce anche altri parametri, pertanto, se necessario, possiamo procedere a definirli. Chiudendo la maschera le impostazio- ni operate vengono ac- quisite come default. Ce lo conferma il fatto che accanto alle varie voci compaiono ora i nuovi parametri. Gli stili possono an- che essere importati da altre cartelle di lavoro, che devono però essere aperte: premendo il pul- sante Unisci si accede ad un box in cui sono elencati gli stili di quella cartella. Selezionare quello desiderato e pre- mere il pulsante Ok per rendere operativa l’im- portazione. Si riaccede così alla maschera ini- ziale, dove lo stile im- portato può anche esse- re modificato. � Excel 2000 Modificare gli stili dei fogli � Il problema Impostare gli stili del foglio di lavoro a livello di font, formati, allineamenti, e così via. Tali parametri verranno utilizzati ogni volta che si apre un foglio di lavoro � La soluzione Avvalersi dell’opzione dedicata del menu Formato, che consente di specificare i suddetti parametri una volta per tutte e di salvarli per un eventuale successivo utilizzo La procedura passo per passo � Lanciare la procedura La procedura è analoga ad una comune assegnazione di formato, ma viene gestita a livello più ampio. Aprire il menu Formato e selezionare la voce Stile per accedere alla maschera dedicata. � La maschera di modifica Selezionare nell’elenco associato alla casella lo stile da modificare, quindi fare clic sul pulsante Modifica per accedere alla maschera di assegnazione dei formati in cui operare gli interventi desiderati. � Modificare i parametri default La maschera che consente di modificare i parametri default di uno stile. Le procedure sono analoghe a quelle di una comune assegnazione di formato, ed una volta operate entrano a far parte dell’insieme dello stile. � Importazione di stili Uno stile può essere importato anche da un altro foglio di lavoro purché la corrispondente cartella risulti aperta. Nella maschera di gestione degli stili premere Unisci, e selezionare lo stile da importare nel box che viene visualizzato. 3 4 1 2 125/188 PC Open Aprile 2002160 open action strumenti Innanzitutto, vale la pe-na di chiarire il concet-to di archivio tabellare. È una tradizionale tabel- la, in cui le intestazioni delle colonne rappresen- tano i campi dell’archi- vio, mentre le righe ne costituiscono i record. Le funzioni database, inve- ce, analizzano l’archivio tabellare secondo indi- cazioni precise e restitui- scono i corrispondenti risultati. Conviene fare un esempio prendendo come riferimento la ta- bella di figura 1 in cui so- no archiviati gli ordinati- vi di vendita passati da un gruppo di agenti. In pratica, si può far si che inserendo in una cella il nome di un venditore, a fianco compaia l’am- montare dei suoi ordini. Ecco come utilizzare queste potenti funzioni che consentono di ese- guire somme (DB.SOM- MA), conteggi (DB.CON- TA), medie (DB.MEDIA), nonché calcolare massi- mi e minimi (DB.MAX e DB.MIN) in modo mirato. Calcolo del fatturato per agente La dinamica dell’anali- si prevede che vengano sommate le celle della colonna Fatturato in sola corrispondenza di quelle che, nella colonna Agen- te, ospitano il nome del venditore cui ci si vuole riferire. A questo punto, la formula che ci interes- sa è: =DB.SOMMA(B5:E25; ”Fatturato”;H8:H9) e se la digitiamo esat- tamente così come è nel- la cella J9 si ottiene il da- to desiderato. Analizzia- mone i tre argomenti. Il primo rappresenta le coordinate della tabel- la da analizzare. Si noti che per semplicità ne ab- biamo riportato le coor- dinate, ma sarebbe buo- na regola assegnarle un nome utilizzando la pro- cedura da menu (Inseri- sci/Nome/Definisci). Il se- condo argomento rap- presenta il campo su cui operare, e deve essere scritto esattamente così come compare nella ta- bella e racchiuso fra vir- golette. E veniamo al ter- zo argomento che indica alla funzione come si de- ve comportare. Si tratta della cosiddetta zona cri- teri che, almeno nel no- stro caso è articolata in due celle (H8:H9). La pri- ma cella indica il campo di riferimento per effet- tuare le somme (Agente), mentre la sottostante specifica in corrispon- denza di quale nome de- ve essere eseguita la somma dei fatturati. Nel nostro caso, quindi, ba- sta digitare ogni volta nella cella H9 il nome di un agente per vedere ap- parire in J9 il corrispon- dente fatturato realizza- Excel Come utilizzare le funzioni di database � Il problema Consolidare i dati contenuti in un archivio tabellare sintetizzandoli in vari modi al fine di ottenere informazioni che la tabella non fornisce direttamente. Per esempio, il numero di ordini relativo ad un certo prodotto, il fatturato globale realizzato da un agente, e così via � La soluzione Avvalersi delle funzioni di database, grazie alle quali si può analizzare l’intero insieme dei dati ospitati in un archivio tabellare e ottenere le informazioni desiderate 3 2 Analizzare un database tabellare � La zona dei risultati Accanto alla tabella è stata sviluppata una zona che ospita i risultati delle analisi condotte con le funzioni di database. Le celle di sinistra rappresentano le zone dei criteri che vengono utilizzate per eseguire le singole analisi, i cui risultati sono visualizzati sulla destra � Calcolo del fatturato per agente Inserendo nella opportune celle i dati richiesti dall’analisi, il corrispondente risultato viene visualizzato nella cella in cui è stata inserita la formula per l’elaborazione dei dati. In J9 è ospitata la formula =DB.SOMMA(B5:E25; ”fatturato”;H8:H9) � Fatturato per prodotto e agente Questa analisi, un po’ più complessa di quella descritta al punto precedente, si basa su una estensione della zona criteri, al fine di poter fornire alla funzione database gli opportuni parametri relativamente alle informazioni che deve elaborare. In questo caso, i dati da passare sono quattro e non più due 4 1� Il database tabellare Un database tabellare è una tradizionale tabella in cui le intestazioni delle colonne rappresentano i campi del database, e le righe i record. Nella fattispecie, la tabella che utilizzeremo per sviluppare i nostri esempi ospita gli ordinativi raccolti dagli agenti relativamente ad un certo numero di prodotti 126/188 to. Anche in questo caso, anziché citare le coordi- nate della zona criteri, sarebbe meglio asse- gnarle un nome. Conteggio degli ordini Per calcolare quanti ordinativi sono stati passati in totale per un determinato prodotto si opera in modo analogo, ma questa volta si utiliz- za la funzione DB.CON- TA. Ovviamente il con- teggio va effettuato nella colonna Prodotto, men- tre la zona criteri è strut- turata in modo analogo alla precedente. Vale a dire che anche in questo caso è artico- lata in due celle. La so- prastante ospita il nome della colonna che con- tiene il termine di riferi- mento, mentre la sotto- stante cella contiene il riferimento stesso, che potremo inserire di vol- ta in volta. La formula da inserire in J16, è pertanto la se- guente: =DB.CONTA.VALORI(B5: E25;”Agente”;H15:H16) È il caso di segnalare che la zona criteri può presentarsi più articola- ta e che i parametri di ri- ferimento possono esse- re inseriti secondo mo- dalità più complesse consentendo così di im- postare analisi anche molto sofisticate. Consi- gliamo a chi volesse do- cumentarsi più in profondità sull’imposta- zione della zona criteri, di accedere alle corri- spondenti pagine del- l’aiuto in linea. Calcolare il fatturato per prodotto e agente Estendendo la zona dei criteri si può, come si diceva, impostare una analisi un po’ più mirata delle precedenti. In que- sto caso, infatti, vedre- mo come ottenere dalla funzione DB.SOMMA, specificando diversa- mente i criteri, la som- ma dei fatturati conse- guiti da un certo agente relativamente a un de- terminato prodotto. In pratica, la nostra nuova zona criteri deve passa- re alla funzione quattro parametri. Le colonne in cui si trovano gli elementi da prendere come riferi- mento (Agente e Prodot- to), e il nome dell’agente e del prodotto relativa- mente ai quali deve es- sere condotta la somma dei fatturati. Per ottem- perare a queste condi- zioni basterà raddop- piare la zona criteri, uti- lizzando le celle della prima riga per i nomi delle colonne e le corri- spondenti celle sotto- stanti per i nomi dell’a- gente e del prodotto. La nostra zona dei cri- teri è la H22:I23, mentre la formula che inserire- mo in J23 è la seguente: =DB.SOMMA(B5:E25; ”Fatturato”;H22:I23) A questo punto, inse- rendo rispettivamente in I22 e I23 il nome del- l’agente e del prodotto, comparirà in J23 il dato che desideriamo. Ma c’è di più… Se vogliamo conferire al nostro modello un tocco di professionalità, possiamo corredare ogni zona criteri con un elenco a discesa che ci consenta di inserire au- tomaticamente i termini di riferimento desidera- ti. Vediamo come opera- re per la prima zona. Innanzitutto, inserire nella zona L10:L13 i nomi degli agenti. Aprire il me- nu Visualizza, optare per Barre degli strumen- ti, e per Visual basic nel sottomenu. Nella barretta icone che viene visualizzata fare clic su quella con sopra impressi martello e chiave inglese. Nel box visualizzato fare clic sul- lo strumento Casella combinata, e disegnare la casella sotto la zona criteri. Farvi sopra clic destro, e nel menu con- testuale optare per Pro- prietà. Nella tabella che viene visualizzata inseri- re accanto alle voci List fill range e Linked cell le coordinate L10:L13 e H9. Fare clic sull’icona con sopra impressi squadra e matita per disattivarla. A questo punto, fa- cendo clic sul pulsanti- no accanto alla casella si apre un elenco che contiene la lista degli agenti (di cui per l’ap- punto abbiamo fornito le coordinate come List fill range). Selezionando un nome questo verrà trasferito automatica- mente nella appropriata cella della zona criteri che abbiamo dichiarato come Linked cell (cella collegata). � PC Open Aprile 2002161 open action strumenti 7 8 5 6 � Denominare la tabella Per indicare alla funzione database dove deve operare, è consigliabile utilizzare un nome in luogo delle coordinate della tabella. Evidenziarla, aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Nome, e Definisci nel sottomenu. Nel box che viene visualizzato digitare il nome da assegnare (in particolare, non sono previsti spazi) � Creare un elenco a discesa Per facilitare, rendendolo automatico, l’inserimento dei dati nelle zone criteri, si possono creare opportuni elenchi a discesa. Visualizzare la barra icone del Visual Basic. Premere l’icona Strumenti, e prelevare dal box che viene visualizzato lo strumento Casella combinata. Disegnare la casella sotto la zona criteri � I parametri dell’elenco Fare clic destro sulla casella disegnata. Nel menu contestuale optare per Proprietà. Nella tabella che viene visualizzata, specificare rispettivamente accanto alla voce List fill range e Linked cell, le coordinate dell’elenco degli agenti e della cella in cui deve essere trasferito il dato selezionato nell’elenco � Per saperne di più Chi vuole documentarsi più ampiamente sugli argomenti trattati nella presente scheda può consultare la guida in linea di Excel. Accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata Funzioni del database. Nella pagina che viene individuata utilizzare anche il collegamento Vedere anche 127/188 Anche se abbiamotrattato il tema del-l’euro nella guida Open Action, riteniamo utile ritornare sull’argo- mento moneta unica per l’importanza che riveste Excel. Fortunatamente Mi- crosoft ha previsto una procedura dedicata che consente in maniera de- cisamente semplice di procedere a tutte le con- versioni desiderate fra le valute europee. Per esempio, oltre alla con- versione che ci interes- sa più da vicino (quella della lira in euro e vice- versa) è possibile con- vertire la lira in franchi francesi, i franchi fran- cesi in lire, i fiorini olan- desi in scudi portoghesi, e così via. Insomma, se lavoria- mo con Excel non c’è bi- sogno di utilizzare le speciali calcolatrici, ne tanto meno di imbarcar- ci in operazioni manuali di moltiplicazione o di- visione che, data la scar- sa dimestichezza che si ha tutt’oggi ad eseguir- le, potrebbero portare a risultati imprevedibili. Ma vediamo come si uti- lizza in pratica il prezio- so convertitore. Operare la conversione Digitare in una qual- siasi cella del foglio di la- voro l’importo in euro da convertire, aprire il menu Strumenti, e sele- zionare la voce Conver- sione in euro. Così facendo, si de- termina l’apertura di una maschera articolata in più caselle. Le prime due sono destinate ad ospitare rispettivamen- te le coordinate della cella che contiene l’im- porto da convertire e quelle della cella in cui devono essere visualiz- zati i risultati. Dal momento che si è provveduto a seleziona- re la cella di partenza le corrispondenti coordi- nate già figurano nella casella dedicata. Per quanto riguarda la di- chiarazione della cella di arrivo fare clic sul pulsantino a destra del- la casella stessa. Con questa operazio- ne il puntatore del mou- se si trasforma in un pic- colo quadrato, lo si por- ta sulla zona dove devo- no essere visualizzati i risultati e si fa clic, de- terminando il conte- stuale trasferimento del- le coordinate della posi- zione selezionata nella casella della maschera di conversione. Nelle due caselle sottostanti, invece, si inseriscono i riferimenti alla valuta di partenza e a quella di arrivo. L’inserimento è age- volato nel senso che ba- sta aprire l’elenco a di- scesa associato alle ca- selle e scegliere le valu- te che ci interessano. Per esempio, euro e lire italiane. Nell’ultima del- le cinque caselle, inve- ce, si dichiara in quale formato deve essere presentato il risultato della conversione. Ci sono tre alternati- ve, e precisamente il for- mato Valuta (1000 €), il formato Iso (1000 Eur), e Pc Open Gennaio 2002174 open action toolbox Excel 2002 Convertire le valute in euro � Il problema: Come operare la conversione delle valute in euro � La soluzione: Avvalersi della funzionalità dedicata che opera nel- l’ambito del menu Strumenti 3 4 1 2 Arriva la moneta unica � Lanciare la procedura Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Conversione Euro. Si accede alla maschera di conversione. Se l’icona non fosse presente fare clic sul pulsantino che da l’accesso a quelle non ospitate nella barra e selezionarla per determinarne l’aggiunta. � La maschera di conversione Partendo dal menu o premendo l’icona dedicata viene aperta la maschera di conversione, in cui si specificano la zona contente i dati da convertire, quella dei risultati, e quali valute sono coinvolte nella conversione. La procedura prevede anche opzioni speciali che si impostano premendo il pulsante Avanzate. � Inserimento dei dati L’inserimento dei dati necessari per portare a termine il processo di conversione può avvenire in modo automatico. Le coordinate delle posizioni coinvolte vengono automaticamente trasferite nelle corrispondenti caselle dopo averle evidenziate facendo clic sui pulsantini al fianco di queste ultime. Le valute si selezionano in speciali elenchi. � La maschera delle opzioni In certi casi la procedura di conversione si può avvalere di speciali opzioni. Ci riferiamo, in particolare, a quando ci si trova nella condizione in cui i valori da convertire sono espressi da formule o da espressioni, o quando si intende prendere in considerazione un determinato numero di decimali. 128/188 nessun formato nel sen- so che viene semplice- mente espresso il risul- tato numerico della con- versione. Operate tutte le impostazioni del caso basta premere il pulsan- te Ok per vedere il risul- tato nella zona che si era specificata. Le opzioni di conversione La procedura prevede che in casi particolari vengano attivate specia- li opzioni. Si accede alla maschera che le gestisce facendo clic sul pulsante Avanzate. Per esempio, se si opera con valori espressi da formule, vo- lendo convertirle biso- gna spuntare il bottone Chiedi se convertire for- mule nella maschera del- le opzioni. Inoltre, se si vuole procedere ad arrotonda- menti, si spunta l’omoni- mo checkbox, mentre per impostare il numero di decimali da utilizzare nei calcoli si deve spun- tare la casella Imposta precisione triangolazione su, quindi specificare il numero di decimali nella casellina sottostante. Se la funzionalità non fosse disponibile Può accadere che aprendo il menu Stru- menti non vi si trovi la voce Conversione euro. che attiva la procedura di conversione. Poco male, basta pro- cedere ad installarla, e la procedura è davvero semplice. Ecco come operare praticamente. Nel menu Strumenti, se- lezionare la voce Com- ponenti aggiuntivi. Viene così visualizzata una maschera articolata in una finestra e alcuni pul- santi. Nella finestra so- no elencati i componen- ti aggiuntivi disponibili, vale a dire quelle funzio- nalità che sono presenti nell’applicazione ma non sono state ancora rese attive. Fare clic sulla caselli- na accanto alla voce Strumenti di conversione euro, quindi premere il pulsante Ok per rendere operativa l’aggiunta. A questo punto, se apria- mo il menu Strumenti dovrebbe essere pre- sente la voce che ci in- teressa. Per rendere operativa l’installazione della funzionalità po- trebbe essere necessa- rio inserire nel lettore del personal computer il cd di Office Xp. Chi non volesse af- frontare (si fa per di- re…), la procedura che consente di aggiungere ad Excel la preziosa fun- zionalità, può anche ac- contentarsi di quello che passa…il convento, vale a dire di quello che si può ottenere utiliz- zando semplicemente la tastiera. Le moderne pe- riferiche, infatti, dispon- gono di un tasto espres- samente dedicato alla visualizzazione del sim- bolo dell’euro. Si tratta, per la preci- sione, di quello con im- pressa la lettera E, da utilizzare combinando- ne la pressione con quella del tasto Alt Gr, proprio per ottenere il risultato voluto. Ante- ponendo al numero il simbolo dell’euro non ne varia il formato. Il contenuto della cella re- sta sempre un valore nu- merico. Per saperne di più La guida in linea di Excel fornisce utili infor- mazioni sulla procedu- ra di conversione, ma anche illuminazioni su molti problemi connessi all’euro. Per accedervi digitare Conversione eu- ro nella finestrella posi- zionata nella parte alta destra del video, quindi premere Invio. Si perviene ad un elenco di argomenti fra i quali si seleziona Infor- mazioni sulla valuta eu- ro. Si determina così l’accesso alla corrispon- dente pagina dell’aiuto in linea in cui è visualiz- zato l’elenco degli argo- menti disponibili. Fa- cendo clic sulla voce Tassi di conversione e nuove valute dei Paesi aderenti all’euro vengo- no visualizzati i conte- nuti della voce stessa. A questo punto, fare clic sul collegamento iperte- stuale Sito Web di Micro- soft Office dove si pos- sono ottenere informa- zioni in merito. Se, poi, si fa clic sul pulsante Ricerca sul web in calce alla maschera di aiuto, si accede ad una sezione in cui è possibi- le digitare una domanda in chiaro, la cui risposta sarà ricercata in Inter- net. � Pc Open Gennaio 2002175 open action toolbox � I componenti aggiuntivi Se la funzionalità di conversione euro non è contemplata fra le opzioni del menu Strumenti, bisogna procedere ad aggiungerla. Aprire il suddetto menu e selezionare la voce Componenti aggiuntivi. Così facendo viene visualizzata una maschera che elenca i componenti disponibili. Selezionare Strumenti di conversione e premere Ok. � Per saperne di più Per saperne di più sulle procedure di conversione e sull’euro in particolare, si può consultare l’aiuto in linea. Digitare Conversione euro nella finestra in alto a destra del video e premere Invio. Nell’elenco che viene visualizzato selezionare la voce Informazioni sulla valuta euro e premere Invio. � Ricerche sul Web Dall’aiuto in linea si può lanciare automaticamente una ricerca sul Web. Fare clic sul pulsante calce alla maschera etichettato Ricerca sul Web. Si accede così ad una sezione dell’aiuto in cui, in una speciale finestra, si può digitare una domanda in chiaro. Per ottenere risposta premere il pulsante Invia e passa al Web. � L’euro e Internet Chi vuole saperne di più sull’euro per essere preparato al grande momento può trovare su Internet la risposta alle domande più disparate. Basta utilizzare un qualsiasi motore di ricerca e impostare le interrogazioni utilizzando termini quali euro, conversione euro, valute europee, e così via. In figura alcune risposte. 7 8 5 6 129/188 Pc Open Dicembre 2001182 pratica •calcolare excel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Nell’ambito di Excel2002 (ma anche inaltre applicazioni in cui si articola Office Xp) è disponibile una galleria di sei diagrammi che consentono di interpre- tare graficamente spe- ciali situazioni. Diciamo subito, per sgomberare il terreno da possibili equivoci, che un dia- gramma e un grafico non sono la stessa cosa, an- che se molte volte si ten- de a confondere i due concetti. Infatti, i primi prescindono dall’utilizzo di valori numerici e per questo si prestano bene ad interpretare situazio- ni astratte come l’evol- versi di un processo, di un iter decisionale, una struttura aziendale, un ciclo di produzione, e così via. Tutte situazioni, come si vede, in cui i nu- meri non c’entrano, o quantomeno non sono determinanti. Fra l’altro, proprio per questo, i dia- grammi non necessitano dei tradizionali assi car- tesiani. Ma vediamo co- sa offre la galleria di Ex- Il problema: interpretare determinate situazioni (struttura aziendale, processo decisionale) con una rappresentazione grafica La soluzione: utilizzare i diagrammi ospitati nella libreria dedicata di Excel 2002 Come e quando Accedere alla galleria Aprire il menu Inserisci e fare clic sul riferimento alla voce Diagramma. Così facendo viene aperta la galleria che ospita i sei tipi di diagrammi disponibili. Per inserire un diagramma nel foglio di lavoro basta farvi sopra doppio clic. Il diagramma, una volta inserito, può essere opportunamente personalizzato. Personalizzare il diagramma La personalizzazione del diagramma ha luogo tramite la speciale barra strumenti che viene visualizzata nell’area di lavoro contestualmente all’inserimento di un diagramma nel foglio Excel. Le voci in cui si articola il suo menu gestiscono le varie fasi della personalizzazione. Varianti di struttura Nella barra strumenti è sempre presente un pulsante con sopra impressa una piccola saetta, che da l’accesso ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie alternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si può valutare l’anteprima della variante selezionata. Diagrammi Circolari I diagrammi Circolari, vengono utilizzati solitamente per illustrare le fasi di un processo a ciclo continuo, l’evolversi di una situazione, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare, da cui il loro nome. Costruire diagrammi Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule Dicembre I diagrammi di Excel 2002 Prossimamente: Tabelle e grafici pivot 3 4 1 2 cel e come utilizzare quanto ci viene propo- sto. Aprire il menu Inse- risci, e selezionare la vo- ce Diagramma. Così fa- cendo viene visualizzata la galleria che ospita sei tipi di diagrammi, e pre- cisamente: Organigrammi Diagrammi circolari Diagrammi radiali Diagrammi a piramide Diagrammi di Venn Diagrammi Obiettivo A questo punto, sele- zionare quello desidera- to e fare clic sul pulsante Ok per determinarne l’inserimento nel foglio di lavoro. Personalizzazione dei diagrammi Queste operazioni so- no sostanzialmente ana- loghe per tutti i tipi di diagrammi, ma in certi casi (soprattutto per quanto riguarda gli orga- nigrammi) possono pre- sentare qualche differen- za. Innanzitutto, diciamo che il diagramma inseri- to, può essere posiziona- to e dimensionato a pia- cere nell’ambito del fo- glio tramite il mouse, mentre le personalizza- zioni strutturali si con- ducono con la mediazio- ne della barra strumenti che viene aperta conte- stualmente all’inseri- mento del diagramma. Nel caso degli organi- grammi, per esempio, il menu collegato al pul- sante Inserisci forma del- la barra strumenti con- sente di aggiungere nuo- ve caselle alla struttura di base. L’inserimento è 130/188 pratica •calcolare excel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open mirato in quanto può te- nere conto della posizio- ne gerarchica caratteri- stica della nuova casella. Tramite il pulsante Layout, invece, si posso- no definire alcuni para- metri strutturali dell’or- ganigramma, come per esempio il rientro delle caselle, o l’adattamento della struttura allo spa- zio disponibile. Le voci della barra strumenti possono avere significati diversi a se- conda del tipo di dia- gramma cui si riferisco- no. Così, nel caso di un diagramma ad aree so- vrapposte (meglio cono- sciuto come diagramma di Venn), il pulsante Inse- risci forme provvede semplicemente all’inse- rimento di un nuovo ele- mento, ma nella barra sono previsti due pul- santi che consentono di spostare in senso orario o antiorario le aree cir- colari in cui si articola il diagramma stesso. Nella barra strumenti, indipendentemente dal diagramma cui essa si ri- ferisce, è sempre presen- te un pulsante dalle fun- zioni molto interessanti. Ci riferiamo a quello con sopra impressa una pic- cola saetta. Se vi faccia- mo sopra clic si accede ad una maschera suddi- visa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie al- ternative strutturali pre- viste per il diagramma, mentre in quella di de- stra si può valutare l’an- teprima della variante selezionata. Ricordiamo che la maggior parte dei diagrammi prevedono l’etichettatura persona- lizzata degli elementi in cui si articolano, ma per potersi avvalere di que- sta possibilità bisogna, in certi casi, ampliare l’a- rea del diagramma stes- so in modo da rendere visibili i riferimenti in cui utilizzare i diagrammi con Excel 2002 Pc Open Dicembre 2001183 7 8 5 6 Diagrammi di Venn Consentono di descrivere con immediatezza grafica eventuali sovrapposizioni di responsabilità o interferenze di vario genere. Le corrispondenti aree vengono individuate dalla sovrapposizione degli elementi circolari in cui si articolano i suddetti diagrammi. Diagrammi Obiettivo La loro struttura, che ricorda molto da vicino quella di un tradizionale bersaglio, mette bene in evidenza l’obiettivo da raggiungere identificandolo con il centro del bersaglio stesso. Le fasce concentriche invece individuano le varie tappe del percorso per conseguire il risultato. Diagrammi a Piramide Servono per illustrare graficamente la dinamica gerarchica caratteristica di grandi organizzazioni che presuppongono il coinvolgimento di vari livelli operativi. Si va dai vertici direzionali al sommo della piramide, alle fasce sottostanti di minore responsabilità ma più importanti dal punto di visto numerico. Diagrammi Radiali Questi particolari diagrammi si rivelano preziosi per descrivere le cosiddette relazioni one to many, nel senso che si prestano bene per sottolineare i legami che intercorrono fra un elemento centrale (one), e altri elementi che figurano disposti radialmente intorno al primo (many). digitare le suddette eti- chette. Quando utilizzare i diagrammi A questo punto vale la pena di spendere qual- che parola per illustrare le situazioni specifiche in cui conviene utilizzare un determinato diagram- ma. Gli Organigrammi so- no da utilizzare per l’in- terpretazione di struttu- re aziendali o di organiz- zazioni. I diagrammi Circolari, invece, si prestano a de- scrivere un processo a ciclo continuo, l’evolver- si di una situazione, di un iter decisionale, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare. Fra i vari elementi è pos- sibile inserire una eti- chetta il cui testo descri- ve le varie fasi del ciclo. I diagrammi Radiali, inve- ce, vengono utilizzati per illustrare una rela- zione fra un elemento centrale e gli altri a cui il primo è collegato radial- mente, e si rivelano mol- to adatti per interpreta- re, fra l’altro, la struttura di una rete di vendita, mentre quelli a piramide descrivono sintetica- mente la dinamica ge- rarchica di una grande organizzazione. Concludiamo con i diagrammi di Venn e quelli Obiettivo. I primi si articolano in una serie di cerchi parzialmente so- vrapposti fra di loro in modo da individuare aree comuni, che po- trebbero rappresentare, per esempio, zone di vendita in cui operano più agenzie. I secondi, consentono di eviden- ziare con sintetica effica- cia le principali tappe da percorrere per raggiun- gere un risultato. ● 131/188 Pc Open Novembre 2001178 pratica •calcolare excel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Alzi la mano chi im-postando un model-lo non si sia mai tro- vato a che fare con gli ineffabili messaggi di er- rore che denunciano qualche inesattezza nelle formule che sono state create. In certi casi si tratta di semplici errori di digitazione, oppure si è fatto riferimento a celle o zone improprie, ma tal- volta il problema sembra insolubile e senza via di uscita. Eppure, Excel non transige: se l’errore viene denunciato vuol dire che esiste, e bisogna trovar- lo. E anche se è difficile ammetterlo, a sbagliare siamo quasi sempre noi… Fortunatamente, per risolvere l’empasse abbiamo a disposizione una opzione dedicata (che opera anche in Ex- cel 2000), ma che nella versione 2002 è efficace- mente sottolineata dalla versatilità degli smart tag, la preziosa funzione che opera in tutte le ap- plicazioni Office Xp per Il problema: come individuare più rapidamente gli errori commessi impostando una formula La soluzione: avvalersi dell’aiuto del corrispondente smart tag e utilizzare le opzioni dedicate Analizzare le Il menu dello smart tag Se ci si porta sulla cella che ospita l’espressione errata e si fa clic, al suo fianco compare il corrispondete smart tag. Ad esso è associato un menu a discesa articolato in diverse voci che consentono di accedere agli strumenti necessari per individuare le cause dell’errore e rimuoverle. Descrizione dell’errore Se nel menu della figura precedente si fa clic sulla voce Informazioni sull’errore viene lanciata la guida in linea, e si accede automaticamente alla corrispondente pagina di aiuto. Si consiglia di consultare anche tutti i rimandi che fossero eventualmente presenti nella pagina stessa. Valutazione dell’espressione errata Se nel menu associato allo smart tag si attiva la voce Mostra passaggi di calcolo viene lanciata una procedura guidata che consente di procedere passo passo (elemento per elemento) alla valutazione della formula che genera l’errore. Si traggono così utili indicazioni su come intervenire. Opzioni di controllo degli errori La corrispondente voce del menu determina l’apertura di una maschera che consente di definire i parametri operativi della funzione di controllo degli errori. In particolare, spuntando le opportune caselle si può attivare il controllo in background, definire il colore del marcatore della cella errore, e così via. Diamo la caccia agli Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule Prossimamente: I diagrammi di Excel 2002 3 4 1 2 dare aiuto a chi incappa nelle più disparate situa- zioni di stallo (per docu- mentarsi più ampiamen- te sugli smart tag consul- tare la scheda dedicata pubblicata sul numero dello scorso mese). Ma veniamo ai nostri errori e a come individuarli. Con- viene fare un esempio pratico, che pur nella sua estrema semplicità con- sente di apprezzare a fondo le armi che Excel ci mette a disposizione quando si tratta di anda- re a caccia…di errori. Im- maginiamo che nelle cel- le B4 e B5 si trovino ri- spettivamente i valori 120 e 130, e che nella cel- la B7 si voglia visualizza- re la loro somma utiliz- zando la funzione dedi- cata. Se mentre la digitia- mo incappiamo in un er- rore ortografico, per esempio scrivendo SOMMMA anziché SOM- MA, nella cella, invece del risultato, si ottiene il messaggio di errore #NO- ME?. Se abbiamo una mi- nima conoscenza di Ex- cel sappiamo che tale messaggio si può riferire ad un errore come quello commesso, o al fatto che abbiamo utilizzato un ri- ferimento di cella impro- prio. Quello che ci inte- ressa ora, però, è vedere all’opera le funzioni di in- dividuazione degli errori, indipendentemente da quello che abbiamo com- messo che, come ricor- derete, è volutamente semplice. Pertanto, fin- giamoci inesperti e pro- seguiamo. Se osserviamo attentamente la cella che contiene la formula erra- ta ci rendiamo conto che 132/188 pratica •calcolare excel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open nel suo angolo superiore sinistro è comparso un triangolino colorato, inol- tre, se la evidenziamo ve- dremo comparire al suo fianco un quadratino con all’interno un punto esclamativo (ecco lo smart tag che segnala l’errore e si dichiara pronto per mettersi al nostro servizio). Ma c’è di più. Se portiamo il cur- sore sullo smart tag, al suo fianco compare un pulsantino che, se pre- muto, determina l’aper- tura di un menu che pro- pone strumenti e solu- zioni. Esaminiamolo più da vicino. Il menu dello smart tag Il nostro menu si arti- cola in varie voci, e già da un primo esame si rivela decisamente prezioso. Innanzitutto, le prime due voci sono risolutive agli effetti dell’individua- zione della tipologia del- l’errore commesso e di eventuali azioni corretti- ve. Infatti, la prima voce suona Errore di nome non valido, mentre la se- conda, Informazioni sul- l’errore, da accesso alla corrispondente pagina dell’aiuto in linea che for- nisce utili indicazioni per rimediare. Ma passiamo alle voci successive che si dimostrano determi- nanti per fare luce in ge- nerale sulla dinamica di un errore. La voce Mostra passaggi del calcolo apre una maschera che con- sente di valutare uno ad uno gli elementi dell’e- spressione. Nel nostro caso viene sottolineato l’errore di ortografia commesso nel digitare il nome della funzione. Se poi si preme il pulsante Valuta si procede alla va- lorizzazione passo passo della formula. La voce Opzioni controllo errori, invece, visualizza una maschera che consente formule errate errori nelle formule Pc Open Novembre 2001179 7 8 5 6 Individuazione delle celle dipendenti Facendo clic sulla quarta icona della barra strumenti, questa volta vengono segnalate con le solite frecce tutte le celle che dipendono dalla cella che ospita l’espressione errata. Tale possibilità è decisamente benvenuta perché non sempre ci si può ricordare tutte le posizioni in cui si è fatto riferimento alla cella errore. Individuazione errori da menu Molte delle opzioni gestite dalla icone in cui si articola la barra degli strumenti di verifica delle formula possono essere attivate dal menu operativo di Excel. Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Verifica formule. Nel sottomenu che si apre contestualmente sono elencate le opzioni disponibili. Individuazione delle celle precedenti Facendo clic sulla seconda icona della barra strumenti, dalla cella errore partono una o più frecce che indicano tutte le posizioni del foglio di lavoro che sono state coinvolte nella strutturazione dell’espressione errata. Per rimuovere tali frecce fare clic sulla icona successiva. La barra degli strumenti di verifica Selezionando la voce Mostra barra strumenti di verifica viene visualizzata una serie di icone tramite le quali si possono compiere alcune azioni gestite anche dal menu dello smart tag, ma anche visualizzare graficamente le relazioni che intercorrono fra la cella errore e quelle che hanno generato il problema. di impostare i parametri operativi delle funzioni di controllo. Se, infine, si opta per la voce Mostra strumenti di verifica for- mula, viene aperta una barra che ci da la possi- bilità di aprire una vista grafica sulla genesi degli errori. Le medesime op- zioni sono disponibili nel sottomenu corrisponde- te all’opzione Verifica for- mule del menu Strumenti. In particolare, la seconda icona della barra fa si che la cella contenente l’erro- re venga collegata con frecce a quelle che lo hanno determinato, per- mettendo così una rapi- da individuazione dei punti in cui eventual- mente intervenire. L’ico- na successiva, invece, ri- muove le suddette frec- ce. La quarta icona opera come la prima, ma que- sta volta vengono segna- late le celle in cui figura- no espressioni che di- pendono da quella ospi- tata nella cella in cui si è verificato l’errore. Anche in questo caso la succes- siva icona rimuove gli in- dicatori. E veniamo alla settima icona, che indivi- dua le sole celle respon- sabili dell’errore (la se- conda icona, invece, identificava tutte le celle coinvolte nell’espressio- ne). Le rimanenti icone, ci riferiamo alla prima, al- la sesta e all’ottava, ge- stiscono rispettivamente una procedura alternati- va alla valutazione della formula, la rimozione di tutte le frecce, e l’aggiun- ta di eventuali commenti alla cella che ospita l’e- stensione errata. La nona e la decima, invece, cer- chiano i dati non validi e rimuovono tali cerchi, mentre le ultime due dan- no rispettivamente l’ac- cesso ad una finestra per il controllo della cella er- rore, e alla procedura guidata di valutazione dell’espressione errata. 133/188 Pc Open Ottobre 2001182 pratica •calcolare excel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Le applicazioni cheoperano nell’ambitodi Office Xp, si av- vantaggiano delle cosid- dette etichette intelligen- ti (gli Smart tag), che in- tervengono in determina- te situazioni per propizia- re il prosieguo della pro- cedura in corso. Nel caso di Excel, se nell’impostare un model- lo o una semplice tabella capitasse di digitare il no- me di qualcuno cui si è recentemente spedita una e-mail utilizzando Outlook 2002, accanto al- la corrispondente cella compare una minuscola etichetta (lo Smart tag), cui è associato un menu in cui vengono proposte alcune possibili azioni. Per usufruire di questa interessante funzione bi- sogna attivarla. Poi, tutte le volte che si esegue una procedura per la quale è previsto il supporto degli Smart tag, le utili etichette compariranno automati- camente. Il problema: come utilizzare le cosiddette etichette intelligenti che operano all’interno del foglio elettronico Excel 2002 La soluzione: attivare la funzione, quindi, a seconda dei casi, utilizzare le opportune opzioni dei menu a discesa associati agli Smart tag Attiviamo e utilizziamo Attivazione degli Smart tag Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella etichettata Smart tag. Spuntare la casella Contrassegna dati tramite Smart tag, e anche quelle ospitate nella sottostante finestra Riconoscitori. Specificare anche la modalità di visualizzazione. Modalità di visualizzazione Nell’elenco a discesa associato alla casella Visualizza smart tag come si può definire la modalità di visualizzazione di questi ultimi. Sono presenti tre opzioni. La seconda e la terza si riferiscono rispettivamente alla sola visualizzazione della etichetta Smart tag o ne prevedono l’associazione ad un pulsante. Collegamento a Outlook 2002 Se in una cella del foglio di lavoro si digita un nominativo a cui è stato indirizzato recentemente un messaggio di posta elettronica, ecco comparire puntualmente il corrispondente Smart tag. Il menu operativo ad esso associato consente di richiamare la scheda di quel nominativo, di inviargli una e-mail, o di invitarlo a una riunione. Invio di una e-mail Se nel menu associato allo Smart tag che compare contestualmente alla digitazione di un nominativo gestito da Outlook 2002 si seleziona la voce Invia posta, si determina l’apertura del modulo per l’invio di una e-mail. Si noti che nella casella dedicata all’indirizzo quest’ultimo vi compare automaticamente. Tutto sulle etichette Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre Gli Smart Tag di Excel 2002 Prossimamente: Verificare le formule 3 4 1 2 Attiviamo gli Smart tag Aprire il menu Stru- menti e selezionare la vo- ce Opzioni correzione au- tomatica. Così facendo viene aperta una ma- schera a schede in cui si apre quella etichettata Smart tag. Spuntare la ca- sella Contrassegna dati tramite Smart tag, e an- che le due ospitate nella sottostante finestra Rico- noscitori. A questo pun- to, aprire l’elenco a di- scesa associato alla ca- sella Mostra smart tag co- me, e selezionare la mo- dalità di visualizzazione desiderata. In particolare, si può optare per la visualizza- zione di un pulsante, di un pulsante associato ad un indicatore (opzione raccomandata), o richie- dere che non venga vi- sualizzato un bel nulla. Detto fra noi, tale voce dell’elenco poteva anche essere omessa. Da questo momento, tutte le volte che si atti- vano determinate proce- dure, accanto alla cella in cui si sono inseriti i dati comparirà il nostro Smart tag, mentre nel- l’angolo inferiore destro della cella appare un triangolino colorato. Lo Smart tag viene visualiz- zato anche tutte le volte che si porta semplice- mente il cursore sopra la suddetta cella. Infine, se si spunta in calce alla scheda la ca- sella Incorpora in questa cartella di lavoro, gli Smart tag verranno sal- vati con il documento e ripresentati quando que- 134/188 pratica •calcolare excel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open sto verrà aperto in segui- to. E ora vediamo come operano alcuni Smart tag tipici di Excel. Ci riferia- mo a quelli che gestisco- no rispettivamente i col- legamenti con Outlook 2002, la procedura di Co- pia e Incolla, e quella di riempimento automatico di una zona. Il collegamento con Outlook 2002 Se digitiamo in una qualsiasi cella del foglio di lavoro un nominativo a cui è stato recentemen- te inviato un messaggio di posta elettronica tra- mite Outlook 2002, ac- canto alla cella compare uno Smart tag. Facendo clic sul pulsantino ad es- so associato si apre un menu con varie opzioni. Se si opta per la voce Invia posta viene lanciato automaticamente Ou- tlook 2002 e, in particola- re, aperta la finestra per la compilazione di un messaggio che già reca nella casella dedicata l’indirizzo e-mail di quel nominativo. Invece, op- tando per Pianifica riu- nione si determina l’ac- cesso contestuale al mo- dulo per pianificare un incontro, mentre se si sceglie la voce Apri con- tatto si accede alla sche- da personale di quel no- minativo per apportarvi eventuali modifiche. Le voci Aggiungi ai contatti e Inserisci indiriz- zo determinano l’apertu- ra delle maschere per dare corso alle vostre operazioni. Le due ulti- me voci del menu, inve- ce, permettono di elimi- nare lo Smart tag, o di ac- cedere alla scheda per impostare i parametri operativi di questi ultimi. Copia e Incolla Se dopo aver copiato il contenuto di una cella o di una intera zona ci si porta nella posizione del gli Smart tag intelligenti di Excel Pc Open Ottobre 2001183 7 8 5 6 Riempimento di una zona Il menu gestito dallo Smart tag che viene visualizzato quando si attiva la procedura di riempimento di una zona consente di ricopiare nelle celle selezionate il contenuto di quelle di partenza, oppure di creare una progressione. Si può agire anche a livello di formattazione dei dati. Per saperne di più Per documentarsi sugli Smart tag di Excel digitare tale termine nella casella posizionata nell’angolo superiore destro del video. Premendo Invio viene visualizzato un elenco di argomenti. Selezionare quello che interessa per accedere alla corrispondente sezione della guida in linea. Copia e Incolla Alla procedura di Copia e Incolla è associato uno Smart tag il cui menu operativo propone tutte le opzioni che figurano nella maschera che si apre selezionando nel menu Modifica l’opzione Incolla speciale (o premendo la corrispondente icona nella barra strumenti) Pianificazione di una riunione Se nel menu associato allo Smart tag descritto più sopra si seleziona la voce Pianifica riunione si accede al corrispondente modulo di Outlook 2002. Anche in questo caso la casella dedicata ad ospitare l’indirizzo e-mail del destinatario della comunicazione è già compilata. foglio di lavoro in cui si prevede eseguire la repli- ca, e si attiva la procedu- ra di incollaggio (tramite il menu Modifica, o il me- nu contestuale al clic de- stro) ecco comparire puntualmente il corri- spondente Smart tag che, in questo caso, ci propo- ne tutte le opzioni pro- prie della procedura di Copia e Incolla. Non solo quelle tradi- zionali, ma anche quelle speciali gestite dalla vo- ce Incolla speciale. Infat- ti, aprendo l’elenco a di- scesa vi troviamo tutte le voci che sono ospitate nella maschera cui si ac- cede se dal menu Modifi- ca si attiva, per l’appun- to, la voce Incolla Specia- le, o si preme la corri- spondente icona della barra strumenti. Riempimento di una zona Anche la procedura di riempimento automatico di una zona è supportata da uno Smart tag dedica- to. In particolare, il corri- spondente menu consen- te di ricopiare semplice- mente nella zona eviden- ziata il contenuto delle celle di partenza, oppure di creare una progressio- ne. Le due ultimi voci del menu permettono di pro- cedere alla copia tenen- do conto o meno della formattazione delle celle di partenza. Per saperne di più Chi volesse documen- tarsi ulteriormente sugli Smart tag di Excel può consultare l’aiuto in li- nea. Digitare Smart tag nella casellina in alto a destra del video, quindi premere Invio. Si deter- mina così l’apertura di una lista di voci che cor- risponde agli argomenti disponibili in linea. Fare clic su quelle di cui si vo- gliono consultare le pagi- ne di aiuto. ● 135/188 Pc Open Settembre 2001168 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Nel gergo degli addet-ti ai lavori vengonodefiniti controlli que- gli elementi interattivi che, come gli elenchi a di- scesa, i bottoni di opzione, i checkbox, e così via, po- polano le maschere di dialogo delle applicazioni che operano in ambiente Windows. Vedremo co- me utilizzare checkbox e bottoni di opzione. La dif- ferenza fra i due controlli sta nel fatto che mentre di un gruppo di checkbox se ne possono attivare contemporaneamente più d’uno, i bottoni sono esclusivi, nel senso che di quelli facenti parte del medesimo raggruppa- mento se ne può attivare uno solo. Quando se ne attiva un secondo, viene disattivato il precedente- mente attivo, e così via. Anatomia di un controllo In senso morfologico i checkbox si presentano Il problema: inserire in un modello checkbox e bottoni di opzione La soluzione: utilizzare i corrispondenti elementi della cassetta degli strumenti del Vba (Visual Basic for applications) Creare bottoni Visualizzare la barra strumenti del Vba Se la barra non fosse presente, aprire il menu Visualizza e selezionare Barre strumenti. Così facendo si accede ad un nuovo menu in cui si opta per Visual Basic. Nell’area di lavoro viene visualizzato un gruppo di icone. Fare clic su quella con sopra impresso un martello e una chiave inglese. Il pannello dei controlli Facendo clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese si apre il pannello che ospita le icone dei controlli. Il pannello può essere lasciato nell’area di lavoro, oppure lo si può spostare nella barra strumenti sottostante al menu operativo di Excel. Disegnare il checkbox Nel pannello dei controlli fare clic sull’icona del checkbox. Il cursore si trasforma in una piccola croce. Portarlo nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la struttura del checkbox che, per default, è etichettato Checkbox 1. La casella delle proprietà Fare clic destro sul rettangolo che ospita il checkbox, e selezionare Proprietà nel menu contestuale. Si apre così la omonima casella. Nella cella accanto alla voce Linked cell digitare il riferimento alla posizione in cui dovrà essere inserito automaticamente il valore logico VERO o FALSO. Utilizzare i controlli nei Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre Come inserire un controllo Prossimamente: Gli Smart Tag di Excel 2002 3 4 1 2 come piccole caselle quadrate nelle quali, fa- cendovi sopra clic con il mouse, compare il tradi- zionale simbolo di spun- ta. I bottoni, invece, sono dei cerchietti che, quan- do attivati, presentano un puntino in corrispon- denza del centro. L’uso di entrambi si basa sul fatto che alla lo- ro attivazione si può far corrispondere l’automa- tico inserimento di un valore logico (VERO o FALSO) in una determi- nata cella (linked cell). In questo modo, facendo ri- ferimento tramite oppor- tune espressioni al con- tenuto delle linked cell si possono ottenere i risul- tati desiderati. Conviene fare subito qualche esempio pratico. Se abbiamo impostato un modello per il calcolo del rimborso di un pre- stito, possiamo associa- re a due bottoni altret- tanti tassi di interesse. Nella cella che serve da riferimento per il tasso di interesse, invece, si in- serisce una espressione condizionale SE, che a seconda del contenuto di una delle due linked cell restituirà l’opportu- no valore del tasso. In questo caso, l’utilizzo dei bottoni si impone dal momento che per i cal- coli si può utilizzare un solo valore del tasso. Usando un gruppo di quattro checkbox, inve- ce, si può dare all’utente la possibilità di attivare tutte o parte delle opzio- ni previste. Per esempio, colorare diversamente le celle che ospitano valori da 0 100, da 101 a 200, da 136/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open 201 a 300, e da 301 in avanti. Il modo in cui il valore che viene inserito nelle linked cell determi- na il risultato voluto di- pende dalle espressioni utilizzate che, ovviamen- te, vanno impostate caso per caso. Il bello è che i suddetti controlli posso- no operare non solo nel modo che abbiamo ap- pena descritto, ma an- che supportare oppor- tunamente il funziona- mento di una macro, estendendone notevol- mente le potenzialità. Ma di questo ci occupe- remo un’altra volta. Diciamo subito, tanto per sgomberare il terre- no da possibili equivoci, che i controlli servono solo per interfacciarsi in modo trasparente con chi utilizza il modello (e scusate se è poco…), ma devono essere sempre supportati dalle oppor- tune espressioni prepo- ste alla esecuzione delle elaborazioni previste. A questo punto, vediamo come creare praticamen- te checkbox e bottoni, dando per scontato che nella barra degli stru- menti sia presente la barra icone del Vba. Se così non fosse, aprire il menu Strumenti, optare per Barre strumenti, e nel corrispondente sottome- nu selezionare la voce Visual Basic. I checkbox Nella barra degli stru- menti del Vba fare clic sull’icona con sopra im- pressi martello e chiave inglese. Così facendo si apre un minipannello che ospita le icone dei controlli. Fare clic sull’i- cona del checkbox, por- tare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo basso e largo che contenga la casellina e la corrispondente voce descrittiva. Contempora- neamente si attiva auto- e checkbox fogli di lavoro Pc Open Settembre 2001169 7 8 5 6 L’occhio vuole la sua parte Checkbox e bottoni, dal momento che la loro funzione essenziale è quella di interfacciarsi in maniera trasparente con l’utente, possono essere raggruppati in pannelli creati estemporaneamente nell’ambito del modello di cui fanno parte integrante. Per saperne di più Per approfondire gli argomenti che sono stati trattati nella presente scheda accedere alla guida in linea, e nella scheda di ricerca libera digitare la voce Controlli. Nell’elenco degli argomenti che vengono individuati aprire la pagina corrispondente alla voce Tipi di pulsante e altri controlli. Creare un bottone La procedura è del tutto analoga a quella seguita per creare un checkbox. In questo caso, ovviamente, si fa clic sull’icona del bottone. Se il bottone deve fare parte di un gruppo assegnare a quest’ultimo un nome nella casella accanto alla voce Groupname della corrispondente casella delle Proprietà. Procedere così per creare gli altri bottoni. Verifica del funzionamento Come si può vedere dalla figura, dal momento che le celle A1, A2 e A3 sono state collegate ai checkbox 1, 2 e 3, i loro contenuti (rispettivamente VERO, FALSO, VERO) riflettono gli stati di attivazione o disattivazione degli stessi checkbox. maticamente la icona con sopra una matita e una squadra per signifi- care che siamo nella co- siddetta modalità di pro- gettazione. Fare clic de- stro sul checkbox per aprire la relativa casella delle proprietà. Nella ca- sella accanto alla cella che contiene la voce Linked cell inserire le coordinate della posizio- ne in cui attivando o di- sattivando il checkbox devono essere rispetti- vamente inseriti automa- ticamente il valore logico VERO o FALSO. Accanto alla voce Caption, invece, digitare l’etichetta per- sonalizzata del checkbox. Disattivare l’icona di pro- gettazione e attivare e di- sattivare alternativamen- te il checkbox per verifi- carne il funzionamento. Procedere così per crea- re altri checkbox. I bottoni di opzione La procedura è analo- ga a quella che abbiamo appena illustrato, ma se- condo quanto è stato an- ticipato, una volta creati due o più bottoni uno so- lo può essere quello atti- vo. Potrebbe accadere, però, che si voglia creare un secondo gruppo di bottoni e in questo caso, ovviamente, tale gruppo deve essere indipenden- te dal primo. Infatti, se così non fos- se, attivando un qualsia- si bottone si determine- rebbe la disattivazione di quello attivo nel primo gruppo. La soluzione sta nel dare un nome ai due gruppi. Selezionare uno per uno i bottoni del pri- mo gruppo e, nella casel- la delle proprietà, asse- gnargli il nome Gruppo 1 (o un qualsiasi altro no- me) digitandolo nella cel- la accanto alla casella Groupname. Denominare Gruppo 2, poniamo, i bot- toni appartenenti al se- condo gruppo. ● 137/188 1 2 Pc Open Giugno 2001172 pratica • fogli elettronici excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Il problema: come “impaginare” testi e numeri all’interno delle celle La soluzione: impostare le formattazioni desiderate tramite la maschera a schede dedicata imposta un listino prezzi e si vuole creare una li- nea di puntini orizzonta- li per facilitare la corre- lazione delle varie voci con i corrispondenti prezzi. È un po’ quello che succede con gli indi- ci dei libri. L’opzione Centra nelle colonne, invece, centra un testo su più celle con- tigue. Digitare il testo in una cella, evidenziare l’estensione di celle su cui centrarlo, e selezio- nare l’opzione nell’elen- co a discesa. L’operazio- ne può essere eseguita anche tramite una icona dedicata, nell’ambito della barra degli stru- menti di formattazione. Per quanto riguarda l’allineamento verticale, oltre alle ovvie proposte di allineamento verso l’alto, al centro, e verso il basso, se ne trova una quarta piuttosto inedita. Ci riferiamo alla giustifi- cazione verticale, con- traltare della più nota e diffusa giustificazione orizzontale. Ce ne possiamo avva- lere, in particolare, se vogliamo che un testo per cui è stato richiesta la possibilità di andare a capo all’interno della cella occupi tutta l’altez- za di quest’ultima, gra- zie a spaziature più am- pie del normale fra una riga e l’altra. Chi non riesce mai a etichettare bene una ta- bella perché la larghezza delle colonne è di molto inferiore alla lunghezza delle suddette etichette, le può verticalizzare. Il bello è che si può specificare in gradi la lo- ro angolazione agendo con il mouse sull’indica- tore graduato che opera Ecco come impagina-re i dati digitati inExcel. Selezionare la cella o la zona su cui si desidera intervenire, aprire il menu Formato e optare per la voce Celle. Così facendo viene aper- ta una maschera in cui si accede alla scheda Alli- neamento. Basta un’oc- chiata per rendersi con- to delle molte possibilità che ci vengono messe a disposizione. Nella prima delle tre sezioni della scheda si può gestire l’allineamen- to di quanto ospitato nella cella evidenziata o in tutte le celle della zo- na su cui si opera. Tra- mite gli elenchi a disce- sa associati alle caselle Orizzontale e Verticale si può agire rispettivamen- te a livello di questi due tipi di allineamento. L’allineamento oriz- zontale (che per default è a sinistra ) prevede la possibilità di assegnare un rientro a quest’ulti- mo. In tal caso, nell’elen- co a discesa bisogna se- lezionare la voce Sinistro (rientro), e specificare l’entità del rientro (in caratteri) agendo sulle freccine del contatore numerico affiancato alla casella. Si noti che può essere specificato anche un rientro più ampio del- la larghezza della cella stessa. In tal caso il testo finale occuperà più celle contigue. Molto interessanti so- no anche le opzioni Riempi e Centra nelle co- lonne. La prima ripete più volte il testo digitato sino a fargli occupare tutta la larghezza della cella stessa. Possiamo avvalercene con profitto quando, per esempio, si nella sezione Orienta- mento. Si può anche di- chiarare direttamente nella casella dedicata l’angolazione in gradi da assegnare alla scritta. Un testo che deborda dai confini naturali di una cella può essere ri- dotto ai minimi termini forzandolo a occupare tali più anguste dimen- sioni. In questo caso ba- sta spuntare nella sezio- ne Controllo testo la ca- sella associata alla voce Riduci e adatta. Spun- tando, invece, la casella Testo a capo, la cella si estende in altezza per ri- cevere tutto il testo che viene digitato, mante- nendone le dimensioni originali. ● Formattare le celle La scheda Allineamento Evidenziare la cella o la zona di celle da formattare, aprire il menu Formato e selezionare la voce Celle. Così facendo si accede alla maschera a schede che gestisce le procedure di formattazione. Attivare la scheda Allineamento. Allineamento Verticale Fare clic sul pulsantino affiancato alla casella Verticale per aprire l’elenco a discesa che ospita gli allineamenti da conferire alla cella o alla zona evidenziata. La scelta si consolida con la pressione del pulsante Ok. L’opzione Riempi Ripete il carattere o la sequenza di caratteri digitata in una cella sino a completarla interamente. Si rivela preziosa per impostare listini prezzi o indici che mettono in correlazione fra loro voci che si trovano agli estremi sinistro e destro di una riga. Etichette verticali Per etichettare le colonne di una tabella, la cui larghezza sia di molto inferiore a quella delle etichette da digitare, si possono orientare queste ultime in senso verticale o assegnare loro una certa angolazione. 1 2 3 4 3 4 138/188 Pc Open Maggio 2001164 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Se vogliamo dare adun grafico standardun tocco di decisa professionalità, Excel ce ne da la possibilità. I ri- sultati dipendono solo dalla perizia con cui sia- mo capaci di utilizzare gli strumenti disponibili. In questa scheda vedremo come realizzare semplici ma decisamente spetta- colari personalizzazioni di grafici standard. In pra- tica, ci occuperemo di vi- sualizzare un diagramma con una immagine in sot- tofondo, e di come gesti- re la profondità visiva dei grafici 3D. In quest’ultimo caso ne viene notevol- mente sottolineata la tri- dimensionalità. Grafici e immagini Nulla di meglio, per ac- crescere l’impatto di un grafico, che dargli come sfondo un’immagine che evochi la natura dei dati rappresentati. La proce- dura è semplice e i risul- tati di tutto rispetto. Aprire il menu Inserisci e Il problema: come personalizzare i grafici realizzati con Excel La soluzione: aggiungere al diagramma oggetti che svolgano particolari funzioni Grafici, immagini Importare l’immagine Aprire il menu Inserisci, selezionare la voce Immagine, e nel sottomenu optare per Da file. Nella maschera che viene visualizzata impostare il percorso di residenza del file relativo all’immagine da importare e valutarne l’anteprima nella finestra dedicata. Premere il pulsante Inserisci per dare il via all’importazione. Utilizzo delle clipart Lo sfondo del grafico può essere creato utilizzando una clipart prelevata dalla libreria incorporata in Office. In questo caso, dopo aver aperto il menu Inserisci e selezionato la voce Immagine, optare nel corrispondente sottomenu per la voce Clipart. Si accede così alla galleria in cui si preleva quella desiderata. Creare il grafico Evidenziare i dati da utilizzare. Fare clic sull’icona dedicata della barra strumenti, e nella maschera che viene visualizzata impostare il diagramma. Posizionare il grafico e ridimensionarlo in modo da ricoprire l’immagine. Con il diagramma evidenziato, aprire il menu Formato e selezionare Area del grafico. I parametri di visualizzazione Nelle sezioni Bordo e Area della maschera che viene visualizzata spuntare il bottone Assente. Fare clic sul bordo dell’area che ospita il grafico, aprire il menu Formato e selezionare Pareti selezionate o Area del tracciato. Nella maschera che viene visualizzata ripetere l’operazione che abbiamo appena descritto. Come personalizzare Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio Personalizzare i grafici Prossimamente: Come inserire un controllo 3 4 1 2 selezionare Immagine. Nel sottomenu optare per la voce Da file. Così facendo viene visualizza- ta la maschera che gesti- sce l’importazione del- l’immagine. Impostare il percorso del corrispon- dente file nella finestra dedicata e selezionarne il nome per vederne l’ante- prima: se è quella deside- rata fare clic su Inserisci per renderne operativa l’importazione. A questo punto l’im- magine viene visualizzata nell’ambito del foglio di lavoro e si presenta sele- zionata. A fianco è pre- sente la barra degli stru- menti che consentono di eseguire eventuali mani- polazioni. I pulsanti che ci interessano sono sei, e occupano rispettivamen- te le posizioni dalla se- conda alla sesta. Facendo clic sul primo (che in realtà è il secondo della barra) si apre un menu in cui è possibile optare per il controllo au- tomatico delle tonalità cromatiche, per la tra- sformazione dell’immagi- ne in bianco e nero, in scala di grigi, o per con- ferirle l’effetto filigrana. Il secondo e il terzo pulsante, invece, presie- dono alla gestione del contrasto. Il primo dei due lo aumenta, il secondo lo diminuisce. Gli altri due pulsanti agiscono sulla luminosità dell’immagine. Il primo l’aumenta, il se- condo la diminuisce. E veniamo all’ultimo bottone, le cui funzioni sono quelle di ritagliare un particolare dell’imma- gine stessa. Vale la pena di descrivere le corri- spondenti operazioni 139/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open perché sono decisamen- te anticonvenzionali. In- fatti, dopo aver fatto clic su di esso viene istintivo di portare il cursore sul- l’immagine e tracciare un riquadro che incornici l’area da ritagliare. Invece no! Il ritaglio si costruisce cancellando via via parti dell’immagine stessa. Ecco come. Portare il cursore su una delle ma- niglie che la contornano, fare clic, e trascinarla ver- so il centro. Mano a ma- no che ci sposta in que- sta direzione il corri- spondente lato dell’im- magine scompare: ope- rare così sulle altre mani- glie sino a isolare l’area che interessa. Da incaute manovre si può sempre recuperare aprendo il menu Modifica ed annul- lando le operazioni erra- te. Una volta preparata l’immagine vediamo co- me associarla al grafico. Realizzare il diagram- ma, trascinarlo sull’im- magine e dimensionarlo per ricoprire esattamen- te quest’ultima, facendo- la così scomparire dalla nostra vista. Solo per po- co, però. A questo punto, fare clic destro sull’area esterna del grafico per evidenziare l’intera com- posizione. Aprire il menu Formato e selezionare la voce Area del grafico. Nel- la maschera che viene vi- sualizzata spuntare il bot- tone Assente, tanto nella sezione Bordo che nella sezione Area. Ritornare al grafico ed evidenziare questa volta l’area più in- terna in cui è ospitato il diagramma vero e pro- prio. Riaprire il menu For- mato, scegliere Pareti se- lezionate o Area del trac- ciato, e nella maschera che viene nuovamente vi- sualizzata ripetere l’ope- razione descritta. A cose fatte, facendo clic nell’area del foglio di lavoro si rende attiva la trasparenza delle due e profondità i grafici di Excel Pc Open Maggio 2001165 7 8 5 6 I parametri di profondità Fare clic su un elemento del diagramma determinando la contemporanea evidenziazione degli altri. Aprire il menu Formato e optare per la voce Serie dati. Nella maschera visualizzata accedere alla scheda Opzioni ed assegnare rispettivamente i valori 10, 10, e 1000 ai tre parametri previsti. Il risultato finale Ecco come si presenta il grafico tridimensionale di cui si è evidenziata la profondità. Si noti che l’impatto delle modifiche apportate ai valori dei tre parametri Distanza tra le serie, Distanza tra le barre, e Profondità del grafico, possono essere valutate in tempo reale nella finestra di anteprima della maschera di figura 7. Profondità dei grafici Fare clic destro sul diagramma tridimensionale e selezionare la voce Visualizzazione 3D. Nella maschera che viene aperta assegnare il valore 5 ad entrambi i parametri Elevazione e Rotazione. Spuntare la casella Angolo retto. Così facendo il grafico viene visto in proiezione assonometrica. Il risultato finale Concluse le assegnazioni dei parametri, apparentemente non succede nulla. Però, se portiamo il cursore nell’area di lavoro e facciamo clic con il mouse, gli sfondi standard del diagramma scompaiono e sotto di esso si intravede l’immagine che avevamo inizialmente coperto con il diagramma. aree ed il nostro grafico ha finalmente lo sfondo che gli conviene. Dare profondità ai grafici 3D I grafici tridimensiona- li realizzabili con Excel sono decisamente spet- tacolari, ma se lo si desi- dera se ne può dramma- tizzare la profondità creando effetti molto pia- cevoli da vedersi. Ecco come operare. Creare un grafico a coni utilizzando la corrispon- dente variante della gal- leria, quindi fare clic de- stro sull’area esterna del diagramma e selezionare Visualizzazione 3D nel menu contestuale. Nella maschera che viene aper- ta assegnare il valore 5 ai due parametri Elevazio- ne e Rotazione. Spuntare la casella Angolo retto. Ritornare al diagram- ma, e questa volta fare clic su un cono determi- nando la contemporanea evidenziazione di tutti gli altri. Aprire il menu For- mato e optare per la voce Serie dei dati. Nella ma- schera che viene visua- lizzata accedere alla scheda Opzioni ed asse- gnare rispettivamente i valori 10, 10, e 1.000 ai pa- rametri Distanza tra le se- rie, Distanza tra le barre, e Profondità del grafico. Premere il pulsante Ok. Se abbiamo operato correttamente il grafico si presenta disegnato con notevole profondità con- tribuendo ad aumentare l’effetto tridimensionale. Concludiamo con un consiglio. Le manipola- zioni che abbiamo sugge- rito nella presente sche- da non sono raccoman- dabili se lo scopo del gra- fico è quello di dare una idea precisa dei valori rappresentati. In tal caso la complessità della com- posizione renderebbe più difficile l’interpretazione dei dati. ● 140/188 Pc Open Aprile 2001168 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open In sede di installazio-ne del programmal’ambiente di lavoro di Excel viene impostato secondo parametri stan- dardizzati. Vale pertanto la pena di modificare i parametri operativi fon- damentali del foglio di la- voro tenendo conto del- le nostre esigenze e del tipo di lavoro che siamo soliti effettuare. Il suddetto lavoro di impostazione si svolge essenzialmente nella co- siddetta maschera delle opzioni, cui si accede aprendo il menu Stru- menti di Excel e selezio- nando, per l’appunto, la voce Opzioni. La suddetta maschera si articola in otto sche- de, ciascuna dedicata al- la definizione di una par- ticolare categoria di op- zioni. Di seguito descri- viamo una serie di inter- venti che vale la pena di prendere in considera- zione. Il problema: impostare i parametri operativi di Excel per adattare meglio alle nostre esigenze l’utilizzo del programma La soluzione: accedere alla maschera delle opzioni o alle schede di personalizzazione e procedere alle opportune impostazioni Ecco come farlo Lancio della procedura L’impostazione dei parametri operativi di Excel viene gestita dalla cosiddetta maschera delle opzioni. Vi si accede dal menu Strumenti selezionando la voce Opzioni. La maschera si articola in otto schede e il lavoro di impostazione si riduce per lo più a spuntare caselle di testo o ad operare scelte in elenchi a discesa. Le Opzioni Generali Questa tipologia di opzioni impatta su alcuni elementi, per l’appunto, generalizzati. In particolare, è prevista la definizione del numero di fogli in cui si devono articolare per default le cartelle, di quello dei file recentemente utilizzati da visualizzare nell’ambito dell’omonimo menu, e l’indicazione dei percorsi standard di salvataggio. Le Opzioni Web Se nella scheda Generale si preme il pulsante etichettato Opzioni Web, si accede ad una maschera articolata in cinque schede in cui sono gestite numerose opzioni che propiziano interessanti sinergie con il mondo di Internet. È bene che nella scheda File siano spuntate tutte le opzioni disponibili. Le Opzioni Visualizzazione Queste opzioni consentono di tenere sotto stretto controllo l’ambiente di lavoro ed è consigliabile che siano tutte attivate se si lavora intensivamente con Excel. Per esempio, si possono specificare le barre da visualizzare, oppure nascondere le intestazioni di righe e colonne. Impostiamo i parametri Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile Impostare i parametri operativi di Excel Prossimamente: Personalizzare i grafici 3 4 1 2 Impostazioni generali Sono quelle, manco a dirlo, che si effettuano nella scheda Generale della maschera. Se si uti- lizza l’Intellimouse, vale la pena di spuntare la ca- sella associata alla voce Ingrandisci con Intellimou- se al fine di potersi avva- lere dello zoom pilotato dalla periferica in que- stione. Se poi si lavora spesso con gli stessi do- cumenti conviene au- mentare il numero di quelli ospitati nell’elenco in calce al menu File, che si riferisce per l’appunto a quelli utilizzati più re- centemente. In tal caso digitare il numero desiderato nella casella accanto alla voce Elenco ultimi file usati. Nella parte inferiore della scheda Generale è possi- bile dare corso a tre im- portanti impostazioni. Ci riferiamo rispettivamente alla definizione del nume- ro di fogli di lavoro in cui si articola una cartella Excel (lo standard è 3), alla possibilità di indicare un percorso default per il salvataggio dei file, e alla specifica del carattere da utilizzare come standard e alle sue dimensioni. Nella maschera è pre- sente un pulsante eti- chettato Opzioni Web, al- la cui pressione viene aperto un box a cinque schede. Chi è solito colle- garsi alla rete mentre la- vora con Excel, potrà tro- varvi utili opzioni che ne propiziano le sinergie con il mondo di Internet. In particolare, control- lare che nella scheda File siano spuntate le opzioni 141/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open corrispondenti alle mo- dalità di salvataggio dei documenti e all’attivazio- ne di eventuali collega- menti. Le opzioni di calcolo e di visualizzazione La corretta imposta- zione delle prime consen- te di personalizzare visi- vamente l’ambiente di la- voro. In linea di massima, se si vuole tenere tutto sotto controllo e si pensa di fare un utilizzo intensi- vo del programma con- viene attivare tutte quelle disponibili. Le opzioni di calcolo, invece, vanno im- postate solo in casi parti- colari. Per esempio, se si lavora con fogli di grandi dimensioni che ospitano formule complesse in grande quantità, o se si fa uso del calcolo iterativo per risolvere problemi con la tecnica delle ap- prossimazioni successive. Nel primo caso può es- sere conveniente blocca- re il ricalcolo automatico che ha luogo tutte le vol- te che si inserisce un da- to, e calcolare l’intero fo- glio di lavoro solo a con- clusione del data entry. Si riducono così notevol- mente i tempi di elabora- zione. Se si ricorre al cal- colo iterativo, invece, po- trebbe essere necessario specificare il numero massimo di iterazioni da eseguire. Può anche esse- re utile attivare il sistema di gestione date che pre- vede come inizio l’1 gen- naio 1904, e l’opzione per utilizzare nelle formule le etichette delle zone dati. Quando si parla di eti- chette non ci si riferisce ai nomi, bensì alle inte- stazioni di righe e colon- ne della tabella in cui sia- no contenuti i dati da ela- borare. Impostare elenchi prestrutturati Chi lavora molto con le tabelle può risparmiare in pratica operativi di Excel Pc Open Aprile 2001169 7 8 5 6 Le Opzioni Passaggio Consentono di poter utilizzare le stesse sequenze di tasti previste nell’ambito di Lotus 123. Viene così facilitato l’uso di Excel da parte degli utenti che provengono dal mondo Lotus. In particolare, le impostazioni si riferiscono alle sequenze di tasti per la navigazione, alla valutazione alternativa delle formule, e ai formati di salvataggio. Le opzioni Modifica Questa classe di opzioni si riferisce a impostazioni di varia natura di cui si consiglia la totale attivazione. In particolare, si possono proteggere le celle da sovrascrizione, definire i movimenti del cursore dopo l’inserimento di un dato (Su o Giù), o specificare il numero standard di decimali. Le Opzioni Elenchi Gestiscono le impostazioni che consentono di disporre nell’ambito del foglio di lavoro di elenchi prestrutturati, dando la possibilità di procedere all’intestazione automatica delle righe o delle colonne di una tabella. In pratica, digitando i primi elementi dell’elenco se ne può determinare l’automatico completamento. Le Opzioni Calcolo Le opzioni di calcolo si rivelano particolarmente utili quando si opera con megafogli contenenti numerose formule, o se si fa spesso uso del calcolo iterativo. In particolare, nel primo caso, la possibilità di disattivare momentaneamente il ricalcolo automatico consente di rendere più spedite le operazioni di data entry. tempo e fatica quando è il momento di intestarne righe o colonne con eti- chette progressive (mesi dell’anno, giorni della settimana, sigle, e così via). In questo caso, nella scheda Elenchi si preme il pulsante Aggiungi, quindi nella finestra de- dicata si inseriscono i termini della progressio- ne (per esempio, Primo trimestre, Secondo trime- stre, e così via). Quando è il momento di avvalersene, basta di- gitare in una cella il pri- mo termine di quest’ulti- ma e fare clic sull’angolo inferiore destro della cel- la stessa. Così facendo il cursore si trasforma in una piccola croce. Tenen- do premuto il tasto sini- stro del mouse, eviden- ziare la zona sottostante o a fianco della cella stes- sa. Rilasciando il tasto, la zona verrà riempita auto- maticamente con gli ele- menti della progressione. La scheda Passaggio Questa scheda dal no- me poco esplicativo tro- va ragione di essere per il fatto che da sempre tutti gli editori strizzano più o meno palesemente l’oc- chio agli utenti dei pro- dotti concorrenti, fornen- do loro le chiavi per ren- dere meno traumatico il passaggio, per l’appunto, ai loro programmi. In questo caso il punto di riferimento è Lotus 123. L’impostazione più importante si riferisce al- l’attivazione della opzio- ne Tasti alternativi per il trasferimento. Per esem- pio, spuntando la corri- spondente casella, quan- do si preme il tasto Home il cursore va direttamen- te sulla cella A1, mentre la pressione del tasto Tab determina lo scrolling la- terale di una intera videa- ta. Né più né meno di quello che accade con Lotus 123. 142/188 Pc Open Marzo 2001166 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Per interpretare grafi-camente la maggiorparte delle situazio- ni che si presentano soli- tamente nella quotidia- nità del lavoro è più che sufficiente l’utilizzo di diagrammi in due dimen- sioni, ma in certi casi è assolutamente necessa- rio ricorrere alla tridi- mensionalità reale. Per- tanto bisogna assoluta- mente disporre di un ter- zo asse z , che si svilup- pa perpendicolarmente al piano individuato da- gli assi delle x e delle y. La funzione trigonome- trica: z = sen(x) * cos(y) necessita di un terzo as- se che ne interpreti i va- lori assunti in corrispon- denza delle coppie di da- ti assegnate alle variabili indipendenti x e y. Il gra- fico risultante si sviluppa Il problema: rappresentare graficamente una funzione a due variabili che richiede l’utilizzo di un terzo asse cartesiano La soluzione: impostare una tabella dati opportunamente strutturata, quindi interpretarla graficamente avvalendosi di un diagramma a superficie Dai dati al grafico La tabella dati La realizzazione di un grafico a superficie presuppone l’impostazione di una tabella a due entrate. In pratica, le intestazioni delle righe e delle colonne sono rispettivamente rappresentate dai valori assunti dalle due variabili indipendenti. Nelle celle della tabella viene replicata l’espressione rappresentativa della funzione da graficizzare. Creare il grafico Evidenziare l’intera zona occupata dalla tabella dati (A1:K24), quindi fare clic sull’icona della barra strumenti dedicata alla creazione dei grafici. Viene così visualizzata la maschera che gestisce la corrispondente procedura. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie. Interpretazione dei dati L’aspetto del grafico è diverso a seconda che la tabella dati venga interpretata secondo le righe o le colonne. Dopo avere selezionato il tipo di diagramma da realizzare premere il pulsante Avanti per accedere alla maschera che consente di specificare come deve avvenire l’interpretazione dei dati. Interpretazione per righe Ecco come si presenta il grafico di superficie se si è optato per l’interpretazione per Righe. Come si può vedere, l’aspetto della rappresentazione ricalca molto da vicino la conformazione di una superficie montuosa, da cui il nome che viene assegnato a questi particolari diagrammi. Ecco come realizzare i Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo Realizzare grafici a superficie Prossimamente: Impostare i parametri operativi di Excel 3 4 1 2 in uno spazio a tre di- mensioni e assomiglia molto da vicino alla rap- presentazione su plasti- co di una regione mon- tuosa, da cui la significa- tiva denominazione di grafici a superficie che viene data a questi parti- colari diagrammi. Fortunatamente, alla complessità dei grafici risultanti (fra l’altro, de- cisamente spettacolari) Excel contrappone pro- cedure realizzative assai amichevoli, che rendono la creazione di un grafico a superficie addirittura divertente. Semmai, le uniche difficoltà, am- messo che siano tali, possiamo incontrarle in fase di preparazione del- la tabella dei dati da uti- lizzare. Ma vediamo co- me procedere. La tabella dati Considerando che ab- biamo a che fare con due variabili bisogna creare una tabella a due entra- te. Le “intestazioni” delle righe e delle colonne rappresentano rispetti- vamente i valori assunti dalle variabili x e y, men- tre le celle della tabella ospitano quelli che la va- riabile dipendente z as- sume in loro corrispon- denza. La nostra tabella occupa la zona A1:K24, dove la zona A2:A24 è ri- servata alla variabile in- dipendente y che oscilla nell’intervallo da 2,5 a -3, mentre la zona A1:K1 ospita i valori della x (da –2,5 a –0,25). Per creare le due serie di valori pos- siamo sfruttare un ben- venuto automatismo 143/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open previsto da Excel. Inseri- re rispettivamente in A2 e in A3 i valori 2,5 e 2,25, quindi evidenziare le due celle, fare clic sulla cro- cetta posta sull’angolo inferiore destro della zo- na e trascinare la sele- zione verso il basso sino ad A24. Ecco così com- pletato il nostro primo intervallo di variabilità. Procedere analogamen- te per la zona delle x, uti- lizzando i semi –2,5 e –2,25. A questo punto, ecco come impostare la zona dati. Inserire in B2 la formu- la =Sen(B$1)*Cos($A2) e trascinarla verso il basso sino ad B24. Evidenziare la zona B2:B24 e repli- carla totalmente sino al- la colonna K. Nella for- mula sono stati inseriti i simboli del dollaro per pi- lotare il variare delle coordinate di cella nel corso della replica dell’e- spressione. In questo modo, come si può con- trollare portando il cur- sore su una qualsiasi cel- la, le formule contenute risultano sempre corret- tamente impostate. Adesso possiamo lancia- re la procedura per la creazione del grafico. Creare il grafico Evidenziare la zona A1:K24, e nella barra strumenti fare clic sull’i- cona dedicata alla crea- zione dei grafici. Così fa- cendo viene visualizzata la maschera che gestisce l’impostazione del dia- gramma. Nella finestra Tipo di grafico seleziona- re Superficie, e scegliere nella finestra a fianco la variante desiderata. Nel nostro caso opteremo per quella default (la pri- ma in alto a sinistra). Gli impazienti che muoiono dalla voglia di vedere su- bito qualcosa possono premere il pulsante po- sto immediatamente sot- to la finestra di antepri- di superficie grafici a superficie Pc Open Marzo 2001167 7 8 5 6 Variazione dell’angolo visivo Il grafico di superficie può essere ”visto” sotto le angolazioni più disparate, nonché ruotato opportunamente per metterne in luce particolari aspetti. Per accedere alla maschera che gestisce i parametri di visualizzazione fare clic destro sul diagramma e optare per Visualizzazione 3D nel menu contestuale. Rotazione del grafico Ecco come si presenta il grafico di superficie dopo che ne sono stati impostati i parametri di visualizzazione. Si noti che l’intera composizione può essere orientata variamente nello spazio anche agendo semplicemente con il mouse sugli spigoli della base del grafico. Interpretazione monocromatica I grafici a superficie possono essere realizzati in quattro varianti. La rappresentazione proposta come default prevede l’utilizzo del colore, ma è possibile anche optare per una rappresentazione monocromatica. In questo caso è stata scelta la seconda delle varianti proposte. Interpretazione per colonne Ecco come si presenta il nostro grafico a superficie se nel corso dell’impostazione della sua struttura si è selezionata l’opzione Colonne. Come si può notare la conformazione del diagramma è completamente diversa in quanto rispecchia una differente interpretazione dei dati. ma, mentre per definire gli altri parametri del dia- gramma si deve passare alle maschere successi- ve premendo il pulsante Avanti. In particolare, nella seconda maschera si può specificare se la tabella dati deve essere interpretata per righe o per colonne. Al termine della procedura, o pre- mendo comunque in ogni momento il pulsan- te Fine, il grafico a su- perficie viene visualizza- to nell’area di lavoro. Manipolazioni del diagramma Dal momento che ab- biamo a che fare con un grafico tridimensionale può essere conveniente visualizzarlo sotto punti di vista diversi da quelli standard. Excel consente di orientare nello spazio l’intera composizione, dando così la possibilità di valutare in tempo rea- le la migliore angolazio- ne visiva. Ci sono due modi per farlo. Il primo consiste nel fare clic su- gli spigoli della base del grafico. Il cursore si tra- sforma in una crocetta ed è ora possibile, tenen- do sempre premuto il ta- sto del mouse, ruotare nello spazio l’intera com- posizione. La procedura alterna- tiva, invece, prevede di fare clic destro nell’area del grafico e di selezio- nare la voce Visualizza- zione 3D nel menu con- testuale. Così facendo viene aperta una specia- le maschera che consen- te di settare i più dispa- rati parametri di visua- lizzazione. Si va dall’an- golo di elevazione a quel- lo di rotazione, e dal tipo di vista prospettica alla scalatura automatica. Impostati i vari parame- tri è possibile vederne direttamente i risultati in anteprima premendo il pulsante Applica. 144/188 Pc Open Febbraio 2001166 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Igrafici sono quasisempre belli da vede-re, ma se la loro strut- tura viene coinvolta in ef- fetti speciali, tanto me- glio. Quello che vi propo- niamo è un effetto… mol- to speciale: si tratta di animare un grafico linea- re che rappresenta l’an- damento di una funzione matematica facendo si che la linea che lo raffigu- ra sembri dotata di un movimento continuo de- cisamente piacevole da vedersi. Nella fattispecie, il grafico che utilizzere- mo è il risultato dello stu- dio di una funzione ma- tematica già di per se stessa spettacolare: il co- siddetto sinusoide smor- zato rappresentato dalla espressione y=senx/x. Ma cominciamo a co- struire il nostro grafico. Realizzazione del grafico Per interpretare grafi- camente la funzione dob- biamo valorizzare que- Il problema: come realizzare un grafico animato di una funzione La soluzione: creare una macro che vari ciclicamente i dati, dando così, per l’effetto di persistenza retinica dell’immagine, la sensazione del movimento Creiamo il grafico Creare il grafico Impostare la tabella, evidenziarla, e fare clic sull’icona per la creazione di un grafico. Così facendo viene visualizzata la galleria dei grafici disponibili. Fare subito clic sul pulsante Fine per realizzare il grafico. Dimensionarlo con il mouse per fargli occupare la zona E4:O29. Il grafico finito Ecco come si presenta il grafico dopo che è stato ridimensionato per fargli occupare all’incirca la zona E4:O29. È importante che il diagramma non abbia dimensioni più ampie perché ciò renderebbe meno spettacolare l’animazione producendo uno sdoppiamento degli assi cartesiani. Personalizzare il grafico Chi lo desidera può personalizzare il diagramma aggiungendo titoli, o cambiando il formato degli assi e il colore dei font, nonché quello dello sfondo dell’area del grafico. Fare clic destro sul diagramma e selezionare Opzioni grafico per accedere alla maschera di personalizzazione. Registrare una macro vuota Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nella maschera che viene aperta premere il pulsante Ok. Nella barretta con due icone che viene visualizzata fare clic sulla prima di esse. Così facendo si crea una macro vuota. Facciamo un bel grafico Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio Come realizzare grafici animati Prossimamente: I grafici a superficie 3 4 1 2 st’ultima nell’intervallo di valori in cui intendiamo rappresentarla, vale dire calcolare il valore assun- to da Y in corrisponden- za di valori discreti com- presi in un certo interval- lo di variabilità della X. Dal momento che ab- biamo a che fare con la trigonometria, si utilizze- ranno come unità di mi- sura i radianti, ma la co- sa sostanzialmente non cambia. Inoltre, al fine di evitare problemi di di- scontinuità della funzio- ne in corrispondenza del valore 0 (infatti, in questa situazione si verifica una divisione per tale valore, con la conseguente esibi- zione di un messaggio di errore) studieremo la funzione a partire dal va- lore 1, mettendoci così al coperto da possibili in- convenienti. Detto questo occupia- moci di creare la tabella dati per realizzare il grafi- co. Inserire in B5 il valore 1 e in B6 il valore 2. Evidenziare le due cel- le, quindi puntare il mou- se sull’angolo inferiore destro della zona e tra- scinare la selezione ver- so il basso sino alla cella B29 compresa. Così fa- cendo la riempiamo au- tomaticamente con la progressione numerica da 1 a 25 che rappresen- ta il nostro intervallo di studio. A questo punto, inserire nella cella C5 la formula =Sen(B5)/B5 e replicarla verso il basso accanto ai valori della progressione. Adesso, evidenziare la zona B5:C29, fare clic sul- l’icona per la realizzazio- ne di un grafico, e nella 145/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare maschera che viene vi- sualizzata optare per il tipo XY a dispersione (se- lezionare la seconda va- riante). Premendo il pul- sante Fine il diagramma viene visualizzato. Aggiu- stare la cornice in modo da farle occupare all’in- circa la zona E4:O29. Tale aggiustamento è indi- spensabile perché se le dimensioni fossero trop- po ampie, l’animazione potrebbe dare qualche inconveniente. Animare il grafico Creato il diagramma vediamo come animarlo. Sono richiesti alcuni pic- coli interventi sulla ta- bella dati e l’impostazio- ne di una semplice ma- cro. Cominciamo dalla tabella. Inserire nella cel- la B4 il valore 1, e nella cella B6 l’espressione =B5+$B4$ (il segno del dollaro serve a non far variare la coordinata du- rante la replica), e rico- piarla verso il basso sino alla posizione B29 com- presa. Apparentemente non cambia nulla, ma è proprio grazie a questa piccola modifica che possiamo procedere al- l’animazione. Dobbiamo, però, co- me si diceva, scrivere una semplice macro che si occupi di dare per un certo numero di volte un incremento progres- sivo (abbiamo optato per il valore 0,0004) al numero ospitato origina- riamente in B4. Tale in- cremento si rifletterà puntualmente su tutti i valori della serie, gene- rando al tempo stesso un nuovo grafico. Considerando che l’immagine percepita dalla nostra retina per- mane per un frazione di secondo sulla superficie di quest’ultima, il nostro occhio percepisce così l’illusione del movimen- to. Ma fisiologia a parte, e sviluppiamo la macro che si anima Pc Open Febbraio 2001167 7 8 5 6 L’animazione Ecco come si presenta la prima parte dell’animazione dopo che è stata subito congelata arrestando la macro premendo Esc, (premere poi Fine nel box che viene visualizzato). L’onda è ancora ampia perché siamo in corrispondenza di valori della X bassi, quindi il processo di incremento del valore base è ancora all’inizio. Modifica dell’animazione La struttura dell’animazione può essere variata aumentando il valore dell’incremento assegnato (la modifica deve essere operata nell’Editor del visual Basic), oppure aumentando il valore del primo termine della serie (quello ospitato nella cella B5). La figura si riferisce all’assegnazione del valore 3. Lanciare la macro Per eseguire la macro che abbiamo appena creato, accedere ad Excel, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu ancora Macro. Così facendo si accede alla maschera per la gestione di queste ultime. Selezionare il nome del programma (Macro1) e premere il pulsante Esegui. Sviluppare la macro Accedere all’Editor del Visual Basic dal menu Macro. Nella macro vuota che è stata registrata inserire i passi che sono stati riportati nel testo del presente articolo. Se la macro non è visualizzata, nella finestra di sinistra dell’Editor fare doppio clic su Moduli, quindi ancora doppio clic su Modulo1. ritorniamo alla nostra macro. Aprire il menu Strumenti, optare per Ma- cro, e nel sottomenu cor- rispondente selezionare Registra nuova macro. Nella maschera che vie- ne visualizzata premere Ok, quindi, nella barretta con due icone che viene visualizzata, fare subito clic su quella con sopra un quadratino. Abbiamo così creato una macro vuota. Riapri- re il menu Macro e opta- re questa volta per Vi- sual Basic Editor. Si acce- de così al codice della suddetta macro vuota. Al suo interno, digitare quanto segue (numera- zione esclusa): � Range(“B4”) = 0 � For a = 1 To 2000 � Range(“B4”) = _ Range(“B4”) + 0.0004 � Next a � Range(“B4”) = 1 Questo programmino aumenta di 0,0004, per 2.000 volte consecutive, il valore iniziale di B4 (che è zero), producen- do così l’effetto deside- rato. Per provare la ma- cro, riaprire il menu Ma- cro, e optare nuovamen- te per Macro. Si accede così alla maschera che gestisce queste ultime. Evidenziamo il nome del nostro programmino (dovrebbe essere Ma- cro1) e premiamo il pul- sante Esegui per goderci lo spettacolo. Se, invece, volete as- sociare la macro ad un pulsante, consultate il Dossier del mese di gen- naio di Pc Open sul Vi- sual Basic di Office, o quello di Luglio/Agosto sulle macro di Excel. Chi non ha voglia di lavora- re, invece, può caricare nel programma Excel il file Grafico_animato.xls, presente sul cd rom alle- gato a questo numero della rivista. 146/188 Pc Open Gennaio 2001180 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Una delle caratteristi-che fra le più inte-ressanti del foglio elettronico di casa Mi- crosoft è quella di poter utilizzare le cosiddette formule matrice, speciali espressioni che sono in grado di elaborare con- temporaneamente intere zone dati restituendo i ri- sultati in una o più celle. Se prendiamo in esa- me la semplice tabellina illustrata nella figura 1, volendo sommare le tre colonne dobbiamo inse- rire in C7 la formula =C3:+E4, quindi replicarla sino alla cella E7 compre- sa. Usando le formule matrice, però, le cose so- no più semplici: basta evidenziare la zona C7:E7, digitare la formula =C3:E3+C4:E4, quindi, an- ziché consolidarla con il solito Invio premere con- temporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, e il gioco è fatto. A questo punto, se controlliamo i contenuti Il problema: elaborare contemporaneamente intere zone dati scrivendo una unica formula La soluzione: utilizzare le formule matrice del programma Excel Applichiamo in pratica Sommare le colonne Ecco un semplice esempio per introdurre i concetti di base dell’utilizzo delle formule matrice. Evidenziando la zona C7:E7, inserendo in C7 la formula = C3 : E3 + C4 : E4, premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, l’espressione digitata viene acquisita in modalità matrice. Somma di prodotti Le formule matrice consentono di moltiplicare fra loro i contenuti di zone di uguali dimensioni, indipendentemente dalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMA in combinazione con l’operatore matematico di moltiplicazione. Somme condizionali Excel dispone di una funzione incorporata per sommare condizionalmente i valori di una zona, ma la sua sintassi non è immediata. Utilizzando le formule matrice, invece, risulta più facile esprimere i vincoli da rispettare, nonché impostare la formula. Le formule matrice supportano anche i vincoli multipli. Somme a condizioni multiple Contrariamente alla funzione di libreria SOMMA.SE che esegue somme condizionali, le formule matrice sono in grado di gestire vincoli anche piuttosto complessi. In questi casi, però, è ancora più conveniente combinare fra loro più formule matrice. L’esempio mostra come sommare i soli dati maggiori di 5 e inferiori a 4 di una zona. Impariamo a lavorare Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio Impariamo a lavorare con le matrici Prossimamente: Realizzare grafici animati 3 4 1 2 delle singole celle della zona C7:E7 vi vediamo ri- portata sempre la stessa formula ({=C3:E3+C4:E4}), per indicare che è stata inserita in modalità ma- trice. Fra l’altro, per ap- portarvi modifiche biso- gna prima evidenziare nuovamente tutta la zo- na, proprio perché la no- stra formula è entrata a far parte integrante di quest’ultima. In altri casi, invece, la formula matri- ce coinvolge una sola cel- la, e non bisogna proce- dere a preliminari evi- denziazioni di zone. È il caso per esempio, di quando si vogliono sommare i prodotti di un certo numero di celle contigue. Se ci riferiamo alla figura 2, e vogliamo sommare i prodotti dei valori ospitati nella zona C3:C6 per quelli contenu- ti nella zona F3:F6, basta inserire in una cella qual- siasi del foglio di lavoro l’espressione =SOMMA (C3:C6*F3:F6), e consoli- darla premendo contem- poraneamente la magica sequenza Control+Maiu- scole+Invio. Insomma, da queste poche note si può già intuire come si abbia a che fare con una fun- zionalità decisamente po- tente e versatile, le cui applicazioni sono solo da immaginare. Il bello è che tutte le funzioni di Excel possono essere utilizzate per impostare una for- mula matrice, pertanto si estendono notevolmente gli orizzonti operativi di ognuna di esse. Matrici e tabelle Le formule matrice si prestano molto bene per elaborare con una sola 147/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare operazione i contenuti di intere tabelle. Facendo ri- ferimento a quella di figu- ra 3, immaginate di voler sommare solo i dati che sono superiori a 5. In questo caso Excel dispo- ne di una funzione dedi- cata (SOMMA.SE), ma la sua sintassi è piuttosto complessa o, quantome- no, non certo immediata, mentre con le formule matrice ce la caviamo in quattro e quattro otto. Basta digitare in una cel- la l’espressione =SOM- MA(SE C4:D6>5;C4:D6)) e inserirla tramite la famo- sa sequenza. In pratica non abbia- mo fatto altro che inter- pretare il problema met- tendo in relazione fra lo- ro le funzioni SOMMA e SE secondo una sintassi più intuitiva. Se poi, anzi- ché esprimere una con- dizione singola ponendo come vincolo che i nu- meri da sommare devo- no semplicemente essere maggiori di 5, fosse ne- cessario impostare con- dizioni più complesse (i cosiddetti vincoli multi- pli) la funzione SOM- MA.SE non ci sarebbe di aiuto, ma le formule ma- trice si. Così, se la nostra somma deve riferirsi, po- niamo, ai soli valori mi- nori di 4 e maggiori di 5 contenuti nella tabella, basta combinare due for- mule, ognuna delle quali esegue rispettivamente le opportune somme condizionali (figura 4). In pratica l’espressio- ne che fa al caso nostro è la seguente: =SOMMA(SE(C4:D6>5; C4:D6))+SOMMA (SE(C4:D6 Pc Open Dicembre 2001182 pratica •calcolare excel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Nell’ambito di Excel2002 (ma anche inaltre applicazioni in cui si articola Office Xp) è disponibile una galleria di sei diagrammi che consentono di interpre- tare graficamente spe- ciali situazioni. Diciamo subito, per sgomberare il terreno da possibili equivoci, che un dia- gramma e un grafico non sono la stessa cosa, an- che se molte volte si ten- de a confondere i due concetti. Infatti, i primi prescindono dall’utilizzo di valori numerici e per questo si prestano bene ad interpretare situazio- ni astratte come l’evol- versi di un processo, di un iter decisionale, una struttura aziendale, un ciclo di produzione, e così via. Tutte situazioni, come si vede, in cui i nu- meri non c’entrano, o quantomeno non sono determinanti. Fra l’altro, proprio per questo, i dia- grammi non necessitano dei tradizionali assi car- tesiani. Ma vediamo co- sa offre la galleria di Ex- Il problema: interpretare determinate situazioni (struttura aziendale, processo decisionale) con una rappresentazione grafica La soluzione: utilizzare i diagrammi ospitati nella libreria dedicata di Excel 2002 Come e quando Accedere alla galleria Aprire il menu Inserisci e fare clic sul riferimento alla voce Diagramma. Così facendo viene aperta la galleria che ospita i sei tipi di diagrammi disponibili. Per inserire un diagramma nel foglio di lavoro basta farvi sopra doppio clic. Il diagramma, una volta inserito, può essere opportunamente personalizzato. Personalizzare il diagramma La personalizzazione del diagramma ha luogo tramite la speciale barra strumenti che viene visualizzata nell’area di lavoro contestualmente all’inserimento di un diagramma nel foglio Excel. Le voci in cui si articola il suo menu gestiscono le varie fasi della personalizzazione. Varianti di struttura Nella barra strumenti è sempre presente un pulsante con sopra impressa una piccola saetta, che da l’accesso ad una maschera suddivisa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie alternative strutturali previste per il diagramma, mentre in quella di destra si può valutare l’anteprima della variante selezionata. Diagrammi Circolari I diagrammi Circolari, vengono utilizzati solitamente per illustrare le fasi di un processo a ciclo continuo, l’evolversi di una situazione, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare, da cui il loro nome. Costruire diagrammi Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule Dicembre I diagrammi di Excel 2002 Prossimamente: Tabelle e grafici pivot 3 4 1 2 cel e come utilizzare quanto ci viene propo- sto. Aprire il menu Inse- risci, e selezionare la vo- ce Diagramma. Così fa- cendo viene visualizzata la galleria che ospita sei tipi di diagrammi, e pre- cisamente: Organigrammi Diagrammi circolari Diagrammi radiali Diagrammi a piramide Diagrammi di Venn Diagrammi Obiettivo A questo punto, sele- zionare quello desidera- to e fare clic sul pulsante Ok per determinarne l’inserimento nel foglio di lavoro. Personalizzazione dei diagrammi Queste operazioni so- no sostanzialmente ana- loghe per tutti i tipi di diagrammi, ma in certi casi (soprattutto per quanto riguarda gli orga- nigrammi) possono pre- sentare qualche differen- za. Innanzitutto, diciamo che il diagramma inseri- to, può essere posiziona- to e dimensionato a pia- cere nell’ambito del fo- glio tramite il mouse, mentre le personalizza- zioni strutturali si con- ducono con la mediazio- ne della barra strumenti che viene aperta conte- stualmente all’inseri- mento del diagramma. Nel caso degli organi- grammi, per esempio, il menu collegato al pul- sante Inserisci forma del- la barra strumenti con- sente di aggiungere nuo- ve caselle alla struttura di base. L’inserimento è 149/188 pratica •calcolare excel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open mirato in quanto può te- nere conto della posizio- ne gerarchica caratteri- stica della nuova casella. Tramite il pulsante Layout, invece, si posso- no definire alcuni para- metri strutturali dell’or- ganigramma, come per esempio il rientro delle caselle, o l’adattamento della struttura allo spa- zio disponibile. Le voci della barra strumenti possono avere significati diversi a se- conda del tipo di dia- gramma cui si riferisco- no. Così, nel caso di un diagramma ad aree so- vrapposte (meglio cono- sciuto come diagramma di Venn), il pulsante Inse- risci forme provvede semplicemente all’inse- rimento di un nuovo ele- mento, ma nella barra sono previsti due pul- santi che consentono di spostare in senso orario o antiorario le aree cir- colari in cui si articola il diagramma stesso. Nella barra strumenti, indipendentemente dal diagramma cui essa si ri- ferisce, è sempre presen- te un pulsante dalle fun- zioni molto interessanti. Ci riferiamo a quello con sopra impressa una pic- cola saetta. Se vi faccia- mo sopra clic si accede ad una maschera suddi- visa in due sezioni. In quella di sinistra sono elencate le varie al- ternative strutturali pre- viste per il diagramma, mentre in quella di de- stra si può valutare l’an- teprima della variante selezionata. Ricordiamo che la maggior parte dei diagrammi prevedono l’etichettatura persona- lizzata degli elementi in cui si articolano, ma per potersi avvalere di que- sta possibilità bisogna, in certi casi, ampliare l’a- rea del diagramma stes- so in modo da rendere visibili i riferimenti in cui utilizzare i diagrammi con Excel 2002 Pc Open Dicembre 2001183 7 8 5 6 Diagrammi di Venn Consentono di descrivere con immediatezza grafica eventuali sovrapposizioni di responsabilità o interferenze di vario genere. Le corrispondenti aree vengono individuate dalla sovrapposizione degli elementi circolari in cui si articolano i suddetti diagrammi. Diagrammi Obiettivo La loro struttura, che ricorda molto da vicino quella di un tradizionale bersaglio, mette bene in evidenza l’obiettivo da raggiungere identificandolo con il centro del bersaglio stesso. Le fasce concentriche invece individuano le varie tappe del percorso per conseguire il risultato. Diagrammi a Piramide Servono per illustrare graficamente la dinamica gerarchica caratteristica di grandi organizzazioni che presuppongono il coinvolgimento di vari livelli operativi. Si va dai vertici direzionali al sommo della piramide, alle fasce sottostanti di minore responsabilità ma più importanti dal punto di visto numerico. Diagrammi Radiali Questi particolari diagrammi si rivelano preziosi per descrivere le cosiddette relazioni one to many, nel senso che si prestano bene per sottolineare i legami che intercorrono fra un elemento centrale (one), e altri elementi che figurano disposti radialmente intorno al primo (many). digitare le suddette eti- chette. Quando utilizzare i diagrammi A questo punto vale la pena di spendere qual- che parola per illustrare le situazioni specifiche in cui conviene utilizzare un determinato diagram- ma. Gli Organigrammi so- no da utilizzare per l’in- terpretazione di struttu- re aziendali o di organiz- zazioni. I diagrammi Circolari, invece, si prestano a de- scrivere un processo a ciclo continuo, l’evolver- si di una situazione, di un iter decisionale, o di un progetto. In pratica si articolano in un certo numero di segmenti ad arco che si susseguono gli uni agli altri secondo un percorso circolare. Fra i vari elementi è pos- sibile inserire una eti- chetta il cui testo descri- ve le varie fasi del ciclo. I diagrammi Radiali, inve- ce, vengono utilizzati per illustrare una rela- zione fra un elemento centrale e gli altri a cui il primo è collegato radial- mente, e si rivelano mol- to adatti per interpreta- re, fra l’altro, la struttura di una rete di vendita, mentre quelli a piramide descrivono sintetica- mente la dinamica ge- rarchica di una grande organizzazione. Concludiamo con i diagrammi di Venn e quelli Obiettivo. I primi si articolano in una serie di cerchi parzialmente so- vrapposti fra di loro in modo da individuare aree comuni, che po- trebbero rappresentare, per esempio, zone di vendita in cui operano più agenzie. I secondi, consentono di eviden- ziare con sintetica effica- cia le principali tappe da percorrere per raggiun- gere un risultato. ● 150/188 Pc Open Novembre 2001178 pratica •calcolare excel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Alzi la mano chi im-postando un model-lo non si sia mai tro- vato a che fare con gli ineffabili messaggi di er- rore che denunciano qualche inesattezza nelle formule che sono state create. In certi casi si tratta di semplici errori di digitazione, oppure si è fatto riferimento a celle o zone improprie, ma tal- volta il problema sembra insolubile e senza via di uscita. Eppure, Excel non transige: se l’errore viene denunciato vuol dire che esiste, e bisogna trovar- lo. E anche se è difficile ammetterlo, a sbagliare siamo quasi sempre noi… Fortunatamente, per risolvere l’empasse abbiamo a disposizione una opzione dedicata (che opera anche in Ex- cel 2000), ma che nella versione 2002 è efficace- mente sottolineata dalla versatilità degli smart tag, la preziosa funzione che opera in tutte le ap- plicazioni Office Xp per Il problema: come individuare più rapidamente gli errori commessi impostando una formula La soluzione: avvalersi dell’aiuto del corrispondente smart tag e utilizzare le opzioni dedicate Analizzare le Il menu dello smart tag Se ci si porta sulla cella che ospita l’espressione errata e si fa clic, al suo fianco compare il corrispondete smart tag. Ad esso è associato un menu a discesa articolato in diverse voci che consentono di accedere agli strumenti necessari per individuare le cause dell’errore e rimuoverle. Descrizione dell’errore Se nel menu della figura precedente si fa clic sulla voce Informazioni sull’errore viene lanciata la guida in linea, e si accede automaticamente alla corrispondente pagina di aiuto. Si consiglia di consultare anche tutti i rimandi che fossero eventualmente presenti nella pagina stessa. Valutazione dell’espressione errata Se nel menu associato allo smart tag si attiva la voce Mostra passaggi di calcolo viene lanciata una procedura guidata che consente di procedere passo passo (elemento per elemento) alla valutazione della formula che genera l’errore. Si traggono così utili indicazioni su come intervenire. Opzioni di controllo degli errori La corrispondente voce del menu determina l’apertura di una maschera che consente di definire i parametri operativi della funzione di controllo degli errori. In particolare, spuntando le opportune caselle si può attivare il controllo in background, definire il colore del marcatore della cella errore, e così via. Diamo la caccia agli Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre: Gli Smart Tag di Excel 2002 Novembre: Verificare le formule Prossimamente: I diagrammi di Excel 2002 3 4 1 2 dare aiuto a chi incappa nelle più disparate situa- zioni di stallo (per docu- mentarsi più ampiamen- te sugli smart tag consul- tare la scheda dedicata pubblicata sul numero dello scorso mese). Ma veniamo ai nostri errori e a come individuarli. Con- viene fare un esempio pratico, che pur nella sua estrema semplicità con- sente di apprezzare a fondo le armi che Excel ci mette a disposizione quando si tratta di anda- re a caccia…di errori. Im- maginiamo che nelle cel- le B4 e B5 si trovino ri- spettivamente i valori 120 e 130, e che nella cel- la B7 si voglia visualizza- re la loro somma utiliz- zando la funzione dedi- cata. Se mentre la digitia- mo incappiamo in un er- rore ortografico, per esempio scrivendo SOMMMA anziché SOM- MA, nella cella, invece del risultato, si ottiene il messaggio di errore #NO- ME?. Se abbiamo una mi- nima conoscenza di Ex- cel sappiamo che tale messaggio si può riferire ad un errore come quello commesso, o al fatto che abbiamo utilizzato un ri- ferimento di cella impro- prio. Quello che ci inte- ressa ora, però, è vedere all’opera le funzioni di in- dividuazione degli errori, indipendentemente da quello che abbiamo com- messo che, come ricor- derete, è volutamente semplice. Pertanto, fin- giamoci inesperti e pro- seguiamo. Se osserviamo attentamente la cella che contiene la formula erra- ta ci rendiamo conto che 151/188 pratica •calcolare excel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open nel suo angolo superiore sinistro è comparso un triangolino colorato, inol- tre, se la evidenziamo ve- dremo comparire al suo fianco un quadratino con all’interno un punto esclamativo (ecco lo smart tag che segnala l’errore e si dichiara pronto per mettersi al nostro servizio). Ma c’è di più. Se portiamo il cur- sore sullo smart tag, al suo fianco compare un pulsantino che, se pre- muto, determina l’aper- tura di un menu che pro- pone strumenti e solu- zioni. Esaminiamolo più da vicino. Il menu dello smart tag Il nostro menu si arti- cola in varie voci, e già da un primo esame si rivela decisamente prezioso. Innanzitutto, le prime due voci sono risolutive agli effetti dell’individua- zione della tipologia del- l’errore commesso e di eventuali azioni corretti- ve. Infatti, la prima voce suona Errore di nome non valido, mentre la se- conda, Informazioni sul- l’errore, da accesso alla corrispondente pagina dell’aiuto in linea che for- nisce utili indicazioni per rimediare. Ma passiamo alle voci successive che si dimostrano determi- nanti per fare luce in ge- nerale sulla dinamica di un errore. La voce Mostra passaggi del calcolo apre una maschera che con- sente di valutare uno ad uno gli elementi dell’e- spressione. Nel nostro caso viene sottolineato l’errore di ortografia commesso nel digitare il nome della funzione. Se poi si preme il pulsante Valuta si procede alla va- lorizzazione passo passo della formula. La voce Opzioni controllo errori, invece, visualizza una maschera che consente formule errate errori nelle formule Pc Open Novembre 2001179 7 8 5 6 Individuazione delle celle dipendenti Facendo clic sulla quarta icona della barra strumenti, questa volta vengono segnalate con le solite frecce tutte le celle che dipendono dalla cella che ospita l’espressione errata. Tale possibilità è decisamente benvenuta perché non sempre ci si può ricordare tutte le posizioni in cui si è fatto riferimento alla cella errore. Individuazione errori da menu Molte delle opzioni gestite dalla icone in cui si articola la barra degli strumenti di verifica delle formula possono essere attivate dal menu operativo di Excel. Aprire il menu Strumenti, e selezionare la voce Verifica formule. Nel sottomenu che si apre contestualmente sono elencate le opzioni disponibili. Individuazione delle celle precedenti Facendo clic sulla seconda icona della barra strumenti, dalla cella errore partono una o più frecce che indicano tutte le posizioni del foglio di lavoro che sono state coinvolte nella strutturazione dell’espressione errata. Per rimuovere tali frecce fare clic sulla icona successiva. La barra degli strumenti di verifica Selezionando la voce Mostra barra strumenti di verifica viene visualizzata una serie di icone tramite le quali si possono compiere alcune azioni gestite anche dal menu dello smart tag, ma anche visualizzare graficamente le relazioni che intercorrono fra la cella errore e quelle che hanno generato il problema. di impostare i parametri operativi delle funzioni di controllo. Se, infine, si opta per la voce Mostra strumenti di verifica for- mula, viene aperta una barra che ci da la possi- bilità di aprire una vista grafica sulla genesi degli errori. Le medesime op- zioni sono disponibili nel sottomenu corrisponde- te all’opzione Verifica for- mule del menu Strumenti. In particolare, la seconda icona della barra fa si che la cella contenente l’erro- re venga collegata con frecce a quelle che lo hanno determinato, per- mettendo così una rapi- da individuazione dei punti in cui eventual- mente intervenire. L’ico- na successiva, invece, ri- muove le suddette frec- ce. La quarta icona opera come la prima, ma que- sta volta vengono segna- late le celle in cui figura- no espressioni che di- pendono da quella ospi- tata nella cella in cui si è verificato l’errore. Anche in questo caso la succes- siva icona rimuove gli in- dicatori. E veniamo alla settima icona, che indivi- dua le sole celle respon- sabili dell’errore (la se- conda icona, invece, identificava tutte le celle coinvolte nell’espressio- ne). Le rimanenti icone, ci riferiamo alla prima, al- la sesta e all’ottava, ge- stiscono rispettivamente una procedura alternati- va alla valutazione della formula, la rimozione di tutte le frecce, e l’aggiun- ta di eventuali commenti alla cella che ospita l’e- stensione errata. La nona e la decima, invece, cer- chiano i dati non validi e rimuovono tali cerchi, mentre le ultime due dan- no rispettivamente l’ac- cesso ad una finestra per il controllo della cella er- rore, e alla procedura guidata di valutazione dell’espressione errata. 152/188 Pc Open Ottobre 2001182 pratica •calcolare excel 2002Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Le applicazioni cheoperano nell’ambitodi Office Xp, si av- vantaggiano delle cosid- dette etichette intelligen- ti (gli Smart tag), che in- tervengono in determina- te situazioni per propizia- re il prosieguo della pro- cedura in corso. Nel caso di Excel, se nell’impostare un model- lo o una semplice tabella capitasse di digitare il no- me di qualcuno cui si è recentemente spedita una e-mail utilizzando Outlook 2002, accanto al- la corrispondente cella compare una minuscola etichetta (lo Smart tag), cui è associato un menu in cui vengono proposte alcune possibili azioni. Per usufruire di questa interessante funzione bi- sogna attivarla. Poi, tutte le volte che si esegue una procedura per la quale è previsto il supporto degli Smart tag, le utili etichette compariranno automati- camente. Il problema: come utilizzare le cosiddette etichette intelligenti che operano all’interno del foglio elettronico Excel 2002 La soluzione: attivare la funzione, quindi, a seconda dei casi, utilizzare le opportune opzioni dei menu a discesa associati agli Smart tag Attiviamo e utilizziamo Attivazione degli Smart tag Aprire il menu Strumenti e selezionare la voce Opzioni correzione automatica. Nella maschera a schede che viene visualizzata accedere a quella etichettata Smart tag. Spuntare la casella Contrassegna dati tramite Smart tag, e anche quelle ospitate nella sottostante finestra Riconoscitori. Specificare anche la modalità di visualizzazione. Modalità di visualizzazione Nell’elenco a discesa associato alla casella Visualizza smart tag come si può definire la modalità di visualizzazione di questi ultimi. Sono presenti tre opzioni. La seconda e la terza si riferiscono rispettivamente alla sola visualizzazione della etichetta Smart tag o ne prevedono l’associazione ad un pulsante. Collegamento a Outlook 2002 Se in una cella del foglio di lavoro si digita un nominativo a cui è stato indirizzato recentemente un messaggio di posta elettronica, ecco comparire puntualmente il corrispondente Smart tag. Il menu operativo ad esso associato consente di richiamare la scheda di quel nominativo, di inviargli una e-mail, o di invitarlo a una riunione. Invio di una e-mail Se nel menu associato allo Smart tag che compare contestualmente alla digitazione di un nominativo gestito da Outlook 2002 si seleziona la voce Invia posta, si determina l’apertura del modulo per l’invio di una e-mail. Si noti che nella casella dedicata all’indirizzo quest’ultimo vi compare automaticamente. Tutto sulle etichette Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre: Come inserire un controllo Ottobre Gli Smart Tag di Excel 2002 Prossimamente: Verificare le formule 3 4 1 2 Attiviamo gli Smart tag Aprire il menu Stru- menti e selezionare la vo- ce Opzioni correzione au- tomatica. Così facendo viene aperta una ma- schera a schede in cui si apre quella etichettata Smart tag. Spuntare la ca- sella Contrassegna dati tramite Smart tag, e an- che le due ospitate nella sottostante finestra Rico- noscitori. A questo pun- to, aprire l’elenco a di- scesa associato alla ca- sella Mostra smart tag co- me, e selezionare la mo- dalità di visualizzazione desiderata. In particolare, si può optare per la visualizza- zione di un pulsante, di un pulsante associato ad un indicatore (opzione raccomandata), o richie- dere che non venga vi- sualizzato un bel nulla. Detto fra noi, tale voce dell’elenco poteva anche essere omessa. Da questo momento, tutte le volte che si atti- vano determinate proce- dure, accanto alla cella in cui si sono inseriti i dati comparirà il nostro Smart tag, mentre nel- l’angolo inferiore destro della cella appare un triangolino colorato. Lo Smart tag viene visualiz- zato anche tutte le volte che si porta semplice- mente il cursore sopra la suddetta cella. Infine, se si spunta in calce alla scheda la ca- sella Incorpora in questa cartella di lavoro, gli Smart tag verranno sal- vati con il documento e ripresentati quando que- 153/188 pratica •calcolare excel 2002 Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open sto verrà aperto in segui- to. E ora vediamo come operano alcuni Smart tag tipici di Excel. Ci riferia- mo a quelli che gestisco- no rispettivamente i col- legamenti con Outlook 2002, la procedura di Co- pia e Incolla, e quella di riempimento automatico di una zona. Il collegamento con Outlook 2002 Se digitiamo in una qualsiasi cella del foglio di lavoro un nominativo a cui è stato recentemen- te inviato un messaggio di posta elettronica tra- mite Outlook 2002, ac- canto alla cella compare uno Smart tag. Facendo clic sul pulsantino ad es- so associato si apre un menu con varie opzioni. Se si opta per la voce Invia posta viene lanciato automaticamente Ou- tlook 2002 e, in particola- re, aperta la finestra per la compilazione di un messaggio che già reca nella casella dedicata l’indirizzo e-mail di quel nominativo. Invece, op- tando per Pianifica riu- nione si determina l’ac- cesso contestuale al mo- dulo per pianificare un incontro, mentre se si sceglie la voce Apri con- tatto si accede alla sche- da personale di quel no- minativo per apportarvi eventuali modifiche. Le voci Aggiungi ai contatti e Inserisci indiriz- zo determinano l’apertu- ra delle maschere per dare corso alle vostre operazioni. Le due ulti- me voci del menu, inve- ce, permettono di elimi- nare lo Smart tag, o di ac- cedere alla scheda per impostare i parametri operativi di questi ultimi. Copia e Incolla Se dopo aver copiato il contenuto di una cella o di una intera zona ci si porta nella posizione del gli Smart tag intelligenti di Excel Pc Open Ottobre 2001183 7 8 5 6 Riempimento di una zona Il menu gestito dallo Smart tag che viene visualizzato quando si attiva la procedura di riempimento di una zona consente di ricopiare nelle celle selezionate il contenuto di quelle di partenza, oppure di creare una progressione. Si può agire anche a livello di formattazione dei dati. Per saperne di più Per documentarsi sugli Smart tag di Excel digitare tale termine nella casella posizionata nell’angolo superiore destro del video. Premendo Invio viene visualizzato un elenco di argomenti. Selezionare quello che interessa per accedere alla corrispondente sezione della guida in linea. Copia e Incolla Alla procedura di Copia e Incolla è associato uno Smart tag il cui menu operativo propone tutte le opzioni che figurano nella maschera che si apre selezionando nel menu Modifica l’opzione Incolla speciale (o premendo la corrispondente icona nella barra strumenti) Pianificazione di una riunione Se nel menu associato allo Smart tag descritto più sopra si seleziona la voce Pianifica riunione si accede al corrispondente modulo di Outlook 2002. Anche in questo caso la casella dedicata ad ospitare l’indirizzo e-mail del destinatario della comunicazione è già compilata. foglio di lavoro in cui si prevede eseguire la repli- ca, e si attiva la procedu- ra di incollaggio (tramite il menu Modifica, o il me- nu contestuale al clic de- stro) ecco comparire puntualmente il corri- spondente Smart tag che, in questo caso, ci propo- ne tutte le opzioni pro- prie della procedura di Copia e Incolla. Non solo quelle tradi- zionali, ma anche quelle speciali gestite dalla vo- ce Incolla speciale. Infat- ti, aprendo l’elenco a di- scesa vi troviamo tutte le voci che sono ospitate nella maschera cui si ac- cede se dal menu Modifi- ca si attiva, per l’appun- to, la voce Incolla Specia- le, o si preme la corri- spondente icona della barra strumenti. Riempimento di una zona Anche la procedura di riempimento automatico di una zona è supportata da uno Smart tag dedica- to. In particolare, il corri- spondente menu consen- te di ricopiare semplice- mente nella zona eviden- ziata il contenuto delle celle di partenza, oppure di creare una progressio- ne. Le due ultimi voci del menu permettono di pro- cedere alla copia tenen- do conto o meno della formattazione delle celle di partenza. Per saperne di più Chi volesse documen- tarsi ulteriormente sugli Smart tag di Excel può consultare l’aiuto in li- nea. Digitare Smart tag nella casellina in alto a destra del video, quindi premere Invio. Si deter- mina così l’apertura di una lista di voci che cor- risponde agli argomenti disponibili in linea. Fare clic su quelle di cui si vo- gliono consultare le pagi- ne di aiuto. ● 154/188 Pc Open Settembre 2001168 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Nel gergo degli addet-ti ai lavori vengonodefiniti controlli que- gli elementi interattivi che, come gli elenchi a di- scesa, i bottoni di opzione, i checkbox, e così via, po- polano le maschere di dialogo delle applicazioni che operano in ambiente Windows. Vedremo co- me utilizzare checkbox e bottoni di opzione. La dif- ferenza fra i due controlli sta nel fatto che mentre di un gruppo di checkbox se ne possono attivare contemporaneamente più d’uno, i bottoni sono esclusivi, nel senso che di quelli facenti parte del medesimo raggruppa- mento se ne può attivare uno solo. Quando se ne attiva un secondo, viene disattivato il precedente- mente attivo, e così via. Anatomia di un controllo In senso morfologico i checkbox si presentano Il problema: inserire in un modello checkbox e bottoni di opzione La soluzione: utilizzare i corrispondenti elementi della cassetta degli strumenti del Vba (Visual Basic for applications) Creare bottoni Visualizzare la barra strumenti del Vba Se la barra non fosse presente, aprire il menu Visualizza e selezionare Barre strumenti. Così facendo si accede ad un nuovo menu in cui si opta per Visual Basic. Nell’area di lavoro viene visualizzato un gruppo di icone. Fare clic su quella con sopra impresso un martello e una chiave inglese. Il pannello dei controlli Facendo clic sull’icona con sopra impressi il martello e la chiave inglese si apre il pannello che ospita le icone dei controlli. Il pannello può essere lasciato nell’area di lavoro, oppure lo si può spostare nella barra strumenti sottostante al menu operativo di Excel. Disegnare il checkbox Nel pannello dei controlli fare clic sull’icona del checkbox. Il cursore si trasforma in una piccola croce. Portarlo nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la struttura del checkbox che, per default, è etichettato Checkbox 1. La casella delle proprietà Fare clic destro sul rettangolo che ospita il checkbox, e selezionare Proprietà nel menu contestuale. Si apre così la omonima casella. Nella cella accanto alla voce Linked cell digitare il riferimento alla posizione in cui dovrà essere inserito automaticamente il valore logico VERO o FALSO. Utilizzare i controlli nei Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile: Impostare i parametri operativi di Excel Maggio: Personalizzare i grafici Settembre Come inserire un controllo Prossimamente: Gli Smart Tag di Excel 2002 3 4 1 2 come piccole caselle quadrate nelle quali, fa- cendovi sopra clic con il mouse, compare il tradi- zionale simbolo di spun- ta. I bottoni, invece, sono dei cerchietti che, quan- do attivati, presentano un puntino in corrispon- denza del centro. L’uso di entrambi si basa sul fatto che alla lo- ro attivazione si può far corrispondere l’automa- tico inserimento di un valore logico (VERO o FALSO) in una determi- nata cella (linked cell). In questo modo, facendo ri- ferimento tramite oppor- tune espressioni al con- tenuto delle linked cell si possono ottenere i risul- tati desiderati. Conviene fare subito qualche esempio pratico. Se abbiamo impostato un modello per il calcolo del rimborso di un pre- stito, possiamo associa- re a due bottoni altret- tanti tassi di interesse. Nella cella che serve da riferimento per il tasso di interesse, invece, si in- serisce una espressione condizionale SE, che a seconda del contenuto di una delle due linked cell restituirà l’opportu- no valore del tasso. In questo caso, l’utilizzo dei bottoni si impone dal momento che per i cal- coli si può utilizzare un solo valore del tasso. Usando un gruppo di quattro checkbox, inve- ce, si può dare all’utente la possibilità di attivare tutte o parte delle opzio- ni previste. Per esempio, colorare diversamente le celle che ospitano valori da 0 100, da 101 a 200, da 155/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open 201 a 300, e da 301 in avanti. Il modo in cui il valore che viene inserito nelle linked cell determi- na il risultato voluto di- pende dalle espressioni utilizzate che, ovviamen- te, vanno impostate caso per caso. Il bello è che i suddetti controlli posso- no operare non solo nel modo che abbiamo ap- pena descritto, ma an- che supportare oppor- tunamente il funziona- mento di una macro, estendendone notevol- mente le potenzialità. Ma di questo ci occupe- remo un’altra volta. Diciamo subito, tanto per sgomberare il terre- no da possibili equivoci, che i controlli servono solo per interfacciarsi in modo trasparente con chi utilizza il modello (e scusate se è poco…), ma devono essere sempre supportati dalle oppor- tune espressioni prepo- ste alla esecuzione delle elaborazioni previste. A questo punto, vediamo come creare praticamen- te checkbox e bottoni, dando per scontato che nella barra degli stru- menti sia presente la barra icone del Vba. Se così non fosse, aprire il menu Strumenti, optare per Barre strumenti, e nel corrispondente sottome- nu selezionare la voce Visual Basic. I checkbox Nella barra degli stru- menti del Vba fare clic sull’icona con sopra im- pressi martello e chiave inglese. Così facendo si apre un minipannello che ospita le icone dei controlli. Fare clic sull’i- cona del checkbox, por- tare il cursore nell’area di lavoro, e disegnare un rettangolo basso e largo che contenga la casellina e la corrispondente voce descrittiva. Contempora- neamente si attiva auto- e checkbox fogli di lavoro Pc Open Settembre 2001169 7 8 5 6 L’occhio vuole la sua parte Checkbox e bottoni, dal momento che la loro funzione essenziale è quella di interfacciarsi in maniera trasparente con l’utente, possono essere raggruppati in pannelli creati estemporaneamente nell’ambito del modello di cui fanno parte integrante. Per saperne di più Per approfondire gli argomenti che sono stati trattati nella presente scheda accedere alla guida in linea, e nella scheda di ricerca libera digitare la voce Controlli. Nell’elenco degli argomenti che vengono individuati aprire la pagina corrispondente alla voce Tipi di pulsante e altri controlli. Creare un bottone La procedura è del tutto analoga a quella seguita per creare un checkbox. In questo caso, ovviamente, si fa clic sull’icona del bottone. Se il bottone deve fare parte di un gruppo assegnare a quest’ultimo un nome nella casella accanto alla voce Groupname della corrispondente casella delle Proprietà. Procedere così per creare gli altri bottoni. Verifica del funzionamento Come si può vedere dalla figura, dal momento che le celle A1, A2 e A3 sono state collegate ai checkbox 1, 2 e 3, i loro contenuti (rispettivamente VERO, FALSO, VERO) riflettono gli stati di attivazione o disattivazione degli stessi checkbox. maticamente la icona con sopra una matita e una squadra per signifi- care che siamo nella co- siddetta modalità di pro- gettazione. Fare clic de- stro sul checkbox per aprire la relativa casella delle proprietà. Nella ca- sella accanto alla cella che contiene la voce Linked cell inserire le coordinate della posizio- ne in cui attivando o di- sattivando il checkbox devono essere rispetti- vamente inseriti automa- ticamente il valore logico VERO o FALSO. Accanto alla voce Caption, invece, digitare l’etichetta per- sonalizzata del checkbox. Disattivare l’icona di pro- gettazione e attivare e di- sattivare alternativamen- te il checkbox per verifi- carne il funzionamento. Procedere così per crea- re altri checkbox. I bottoni di opzione La procedura è analo- ga a quella che abbiamo appena illustrato, ma se- condo quanto è stato an- ticipato, una volta creati due o più bottoni uno so- lo può essere quello atti- vo. Potrebbe accadere, però, che si voglia creare un secondo gruppo di bottoni e in questo caso, ovviamente, tale gruppo deve essere indipenden- te dal primo. Infatti, se così non fos- se, attivando un qualsia- si bottone si determine- rebbe la disattivazione di quello attivo nel primo gruppo. La soluzione sta nel dare un nome ai due gruppi. Selezionare uno per uno i bottoni del pri- mo gruppo e, nella casel- la delle proprietà, asse- gnargli il nome Gruppo 1 (o un qualsiasi altro no- me) digitandolo nella cel- la accanto alla casella Groupname. Denominare Gruppo 2, poniamo, i bot- toni appartenenti al se- condo gruppo. ● 156/188 Pc Open Aprile 2001168 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open In sede di installazio-ne del programmal’ambiente di lavoro di Excel viene impostato secondo parametri stan- dardizzati. Vale pertanto la pena di modificare i parametri operativi fon- damentali del foglio di la- voro tenendo conto del- le nostre esigenze e del tipo di lavoro che siamo soliti effettuare. Il suddetto lavoro di impostazione si svolge essenzialmente nella co- siddetta maschera delle opzioni, cui si accede aprendo il menu Stru- menti di Excel e selezio- nando, per l’appunto, la voce Opzioni. La suddetta maschera si articola in otto sche- de, ciascuna dedicata al- la definizione di una par- ticolare categoria di op- zioni. Di seguito descri- viamo una serie di inter- venti che vale la pena di prendere in considera- zione. Il problema: impostare i parametri operativi di Excel per adattare meglio alle nostre esigenze l’utilizzo del programma La soluzione: accedere alla maschera delle opzioni o alle schede di personalizzazione e procedere alle opportune impostazioni Ecco come farlo Lancio della procedura L’impostazione dei parametri operativi di Excel viene gestita dalla cosiddetta maschera delle opzioni. Vi si accede dal menu Strumenti selezionando la voce Opzioni. La maschera si articola in otto schede e il lavoro di impostazione si riduce per lo più a spuntare caselle di testo o ad operare scelte in elenchi a discesa. Le Opzioni Generali Questa tipologia di opzioni impatta su alcuni elementi, per l’appunto, generalizzati. In particolare, è prevista la definizione del numero di fogli in cui si devono articolare per default le cartelle, di quello dei file recentemente utilizzati da visualizzare nell’ambito dell’omonimo menu, e l’indicazione dei percorsi standard di salvataggio. Le Opzioni Web Se nella scheda Generale si preme il pulsante etichettato Opzioni Web, si accede ad una maschera articolata in cinque schede in cui sono gestite numerose opzioni che propiziano interessanti sinergie con il mondo di Internet. È bene che nella scheda File siano spuntate tutte le opzioni disponibili. Le Opzioni Visualizzazione Queste opzioni consentono di tenere sotto stretto controllo l’ambiente di lavoro ed è consigliabile che siano tutte attivate se si lavora intensivamente con Excel. Per esempio, si possono specificare le barre da visualizzare, oppure nascondere le intestazioni di righe e colonne. Impostiamo i parametri Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo: Realizzare grafici a superficie Aprile Impostare i parametri operativi di Excel Prossimamente: Personalizzare i grafici 3 4 1 2 Impostazioni generali Sono quelle, manco a dirlo, che si effettuano nella scheda Generale della maschera. Se si uti- lizza l’Intellimouse, vale la pena di spuntare la ca- sella associata alla voce Ingrandisci con Intellimou- se al fine di potersi avva- lere dello zoom pilotato dalla periferica in que- stione. Se poi si lavora spesso con gli stessi do- cumenti conviene au- mentare il numero di quelli ospitati nell’elenco in calce al menu File, che si riferisce per l’appunto a quelli utilizzati più re- centemente. In tal caso digitare il numero desiderato nella casella accanto alla voce Elenco ultimi file usati. Nella parte inferiore della scheda Generale è possi- bile dare corso a tre im- portanti impostazioni. Ci riferiamo rispettivamente alla definizione del nume- ro di fogli di lavoro in cui si articola una cartella Excel (lo standard è 3), alla possibilità di indicare un percorso default per il salvataggio dei file, e alla specifica del carattere da utilizzare come standard e alle sue dimensioni. Nella maschera è pre- sente un pulsante eti- chettato Opzioni Web, al- la cui pressione viene aperto un box a cinque schede. Chi è solito colle- garsi alla rete mentre la- vora con Excel, potrà tro- varvi utili opzioni che ne propiziano le sinergie con il mondo di Internet. In particolare, control- lare che nella scheda File siano spuntate le opzioni 157/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open corrispondenti alle mo- dalità di salvataggio dei documenti e all’attivazio- ne di eventuali collega- menti. Le opzioni di calcolo e di visualizzazione La corretta imposta- zione delle prime consen- te di personalizzare visi- vamente l’ambiente di la- voro. In linea di massima, se si vuole tenere tutto sotto controllo e si pensa di fare un utilizzo intensi- vo del programma con- viene attivare tutte quelle disponibili. Le opzioni di calcolo, invece, vanno im- postate solo in casi parti- colari. Per esempio, se si lavora con fogli di grandi dimensioni che ospitano formule complesse in grande quantità, o se si fa uso del calcolo iterativo per risolvere problemi con la tecnica delle ap- prossimazioni successive. Nel primo caso può es- sere conveniente blocca- re il ricalcolo automatico che ha luogo tutte le vol- te che si inserisce un da- to, e calcolare l’intero fo- glio di lavoro solo a con- clusione del data entry. Si riducono così notevol- mente i tempi di elabora- zione. Se si ricorre al cal- colo iterativo, invece, po- trebbe essere necessario specificare il numero massimo di iterazioni da eseguire. Può anche esse- re utile attivare il sistema di gestione date che pre- vede come inizio l’1 gen- naio 1904, e l’opzione per utilizzare nelle formule le etichette delle zone dati. Quando si parla di eti- chette non ci si riferisce ai nomi, bensì alle inte- stazioni di righe e colon- ne della tabella in cui sia- no contenuti i dati da ela- borare. Impostare elenchi prestrutturati Chi lavora molto con le tabelle può risparmiare in pratica operativi di Excel Pc Open Aprile 2001169 7 8 5 6 Le Opzioni Passaggio Consentono di poter utilizzare le stesse sequenze di tasti previste nell’ambito di Lotus 123. Viene così facilitato l’uso di Excel da parte degli utenti che provengono dal mondo Lotus. In particolare, le impostazioni si riferiscono alle sequenze di tasti per la navigazione, alla valutazione alternativa delle formule, e ai formati di salvataggio. Le opzioni Modifica Questa classe di opzioni si riferisce a impostazioni di varia natura di cui si consiglia la totale attivazione. In particolare, si possono proteggere le celle da sovrascrizione, definire i movimenti del cursore dopo l’inserimento di un dato (Su o Giù), o specificare il numero standard di decimali. Le Opzioni Elenchi Gestiscono le impostazioni che consentono di disporre nell’ambito del foglio di lavoro di elenchi prestrutturati, dando la possibilità di procedere all’intestazione automatica delle righe o delle colonne di una tabella. In pratica, digitando i primi elementi dell’elenco se ne può determinare l’automatico completamento. Le Opzioni Calcolo Le opzioni di calcolo si rivelano particolarmente utili quando si opera con megafogli contenenti numerose formule, o se si fa spesso uso del calcolo iterativo. In particolare, nel primo caso, la possibilità di disattivare momentaneamente il ricalcolo automatico consente di rendere più spedite le operazioni di data entry. tempo e fatica quando è il momento di intestarne righe o colonne con eti- chette progressive (mesi dell’anno, giorni della settimana, sigle, e così via). In questo caso, nella scheda Elenchi si preme il pulsante Aggiungi, quindi nella finestra de- dicata si inseriscono i termini della progressio- ne (per esempio, Primo trimestre, Secondo trime- stre, e così via). Quando è il momento di avvalersene, basta di- gitare in una cella il pri- mo termine di quest’ulti- ma e fare clic sull’angolo inferiore destro della cel- la stessa. Così facendo il cursore si trasforma in una piccola croce. Tenen- do premuto il tasto sini- stro del mouse, eviden- ziare la zona sottostante o a fianco della cella stes- sa. Rilasciando il tasto, la zona verrà riempita auto- maticamente con gli ele- menti della progressione. La scheda Passaggio Questa scheda dal no- me poco esplicativo tro- va ragione di essere per il fatto che da sempre tutti gli editori strizzano più o meno palesemente l’oc- chio agli utenti dei pro- dotti concorrenti, fornen- do loro le chiavi per ren- dere meno traumatico il passaggio, per l’appunto, ai loro programmi. In questo caso il punto di riferimento è Lotus 123. L’impostazione più importante si riferisce al- l’attivazione della opzio- ne Tasti alternativi per il trasferimento. Per esem- pio, spuntando la corri- spondente casella, quan- do si preme il tasto Home il cursore va direttamen- te sulla cella A1, mentre la pressione del tasto Tab determina lo scrolling la- terale di una intera videa- ta. Né più né meno di quello che accade con Lotus 123. 158/188 Pc Open Marzo 2001166 pratica •calcolare excelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Per interpretare grafi-camente la maggiorparte delle situazio- ni che si presentano soli- tamente nella quotidia- nità del lavoro è più che sufficiente l’utilizzo di diagrammi in due dimen- sioni, ma in certi casi è assolutamente necessa- rio ricorrere alla tridi- mensionalità reale. Per- tanto bisogna assoluta- mente disporre di un ter- zo asse z , che si svilup- pa perpendicolarmente al piano individuato da- gli assi delle x e delle y. La funzione trigonome- trica: z = sen(x) * cos(y) necessita di un terzo as- se che ne interpreti i va- lori assunti in corrispon- denza delle coppie di da- ti assegnate alle variabili indipendenti x e y. Il gra- fico risultante si sviluppa Il problema: rappresentare graficamente una funzione a due variabili che richiede l’utilizzo di un terzo asse cartesiano La soluzione: impostare una tabella dati opportunamente strutturata, quindi interpretarla graficamente avvalendosi di un diagramma a superficie Dai dati al grafico La tabella dati La realizzazione di un grafico a superficie presuppone l’impostazione di una tabella a due entrate. In pratica, le intestazioni delle righe e delle colonne sono rispettivamente rappresentate dai valori assunti dalle due variabili indipendenti. Nelle celle della tabella viene replicata l’espressione rappresentativa della funzione da graficizzare. Creare il grafico Evidenziare l’intera zona occupata dalla tabella dati (A1:K24), quindi fare clic sull’icona della barra strumenti dedicata alla creazione dei grafici. Viene così visualizzata la maschera che gestisce la corrispondente procedura. Nella finestra Tipo di grafico selezionare Superficie. Interpretazione dei dati L’aspetto del grafico è diverso a seconda che la tabella dati venga interpretata secondo le righe o le colonne. Dopo avere selezionato il tipo di diagramma da realizzare premere il pulsante Avanti per accedere alla maschera che consente di specificare come deve avvenire l’interpretazione dei dati. Interpretazione per righe Ecco come si presenta il grafico di superficie se si è optato per l’interpretazione per Righe. Come si può vedere, l’aspetto della rappresentazione ricalca molto da vicino la conformazione di una superficie montuosa, da cui il nome che viene assegnato a questi particolari diagrammi. Ecco come realizzare i Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio: Come realizzare grafici animati Marzo Realizzare grafici a superficie Prossimamente: Impostare i parametri operativi di Excel 3 4 1 2 in uno spazio a tre di- mensioni e assomiglia molto da vicino alla rap- presentazione su plasti- co di una regione mon- tuosa, da cui la significa- tiva denominazione di grafici a superficie che viene data a questi parti- colari diagrammi. Fortunatamente, alla complessità dei grafici risultanti (fra l’altro, de- cisamente spettacolari) Excel contrappone pro- cedure realizzative assai amichevoli, che rendono la creazione di un grafico a superficie addirittura divertente. Semmai, le uniche difficoltà, am- messo che siano tali, possiamo incontrarle in fase di preparazione del- la tabella dei dati da uti- lizzare. Ma vediamo co- me procedere. La tabella dati Considerando che ab- biamo a che fare con due variabili bisogna creare una tabella a due entra- te. Le “intestazioni” delle righe e delle colonne rappresentano rispetti- vamente i valori assunti dalle variabili x e y, men- tre le celle della tabella ospitano quelli che la va- riabile dipendente z as- sume in loro corrispon- denza. La nostra tabella occupa la zona A1:K24, dove la zona A2:A24 è ri- servata alla variabile in- dipendente y che oscilla nell’intervallo da 2,5 a -3, mentre la zona A1:K1 ospita i valori della x (da –2,5 a –0,25). Per creare le due serie di valori pos- siamo sfruttare un ben- venuto automatismo 159/188 pratica •calcolare excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open previsto da Excel. Inseri- re rispettivamente in A2 e in A3 i valori 2,5 e 2,25, quindi evidenziare le due celle, fare clic sulla cro- cetta posta sull’angolo inferiore destro della zo- na e trascinare la sele- zione verso il basso sino ad A24. Ecco così com- pletato il nostro primo intervallo di variabilità. Procedere analogamen- te per la zona delle x, uti- lizzando i semi –2,5 e –2,25. A questo punto, ecco come impostare la zona dati. Inserire in B2 la formu- la =Sen(B$1)*Cos($A2) e trascinarla verso il basso sino ad B24. Evidenziare la zona B2:B24 e repli- carla totalmente sino al- la colonna K. Nella for- mula sono stati inseriti i simboli del dollaro per pi- lotare il variare delle coordinate di cella nel corso della replica dell’e- spressione. In questo modo, come si può con- trollare portando il cur- sore su una qualsiasi cel- la, le formule contenute risultano sempre corret- tamente impostate. Adesso possiamo lancia- re la procedura per la creazione del grafico. Creare il grafico Evidenziare la zona A1:K24, e nella barra strumenti fare clic sull’i- cona dedicata alla crea- zione dei grafici. Così fa- cendo viene visualizzata la maschera che gestisce l’impostazione del dia- gramma. Nella finestra Tipo di grafico seleziona- re Superficie, e scegliere nella finestra a fianco la variante desiderata. Nel nostro caso opteremo per quella default (la pri- ma in alto a sinistra). Gli impazienti che muoiono dalla voglia di vedere su- bito qualcosa possono premere il pulsante po- sto immediatamente sot- to la finestra di antepri- di superficie grafici a superficie Pc Open Marzo 2001167 7 8 5 6 Variazione dell’angolo visivo Il grafico di superficie può essere ”visto” sotto le angolazioni più disparate, nonché ruotato opportunamente per metterne in luce particolari aspetti. Per accedere alla maschera che gestisce i parametri di visualizzazione fare clic destro sul diagramma e optare per Visualizzazione 3D nel menu contestuale. Rotazione del grafico Ecco come si presenta il grafico di superficie dopo che ne sono stati impostati i parametri di visualizzazione. Si noti che l’intera composizione può essere orientata variamente nello spazio anche agendo semplicemente con il mouse sugli spigoli della base del grafico. Interpretazione monocromatica I grafici a superficie possono essere realizzati in quattro varianti. La rappresentazione proposta come default prevede l’utilizzo del colore, ma è possibile anche optare per una rappresentazione monocromatica. In questo caso è stata scelta la seconda delle varianti proposte. Interpretazione per colonne Ecco come si presenta il nostro grafico a superficie se nel corso dell’impostazione della sua struttura si è selezionata l’opzione Colonne. Come si può notare la conformazione del diagramma è completamente diversa in quanto rispecchia una differente interpretazione dei dati. ma, mentre per definire gli altri parametri del dia- gramma si deve passare alle maschere successi- ve premendo il pulsante Avanti. In particolare, nella seconda maschera si può specificare se la tabella dati deve essere interpretata per righe o per colonne. Al termine della procedura, o pre- mendo comunque in ogni momento il pulsan- te Fine, il grafico a su- perficie viene visualizza- to nell’area di lavoro. Manipolazioni del diagramma Dal momento che ab- biamo a che fare con un grafico tridimensionale può essere conveniente visualizzarlo sotto punti di vista diversi da quelli standard. Excel consente di orientare nello spazio l’intera composizione, dando così la possibilità di valutare in tempo rea- le la migliore angolazio- ne visiva. Ci sono due modi per farlo. Il primo consiste nel fare clic su- gli spigoli della base del grafico. Il cursore si tra- sforma in una crocetta ed è ora possibile, tenen- do sempre premuto il ta- sto del mouse, ruotare nello spazio l’intera com- posizione. La procedura alterna- tiva, invece, prevede di fare clic destro nell’area del grafico e di selezio- nare la voce Visualizza- zione 3D nel menu con- testuale. Così facendo viene aperta una specia- le maschera che consen- te di settare i più dispa- rati parametri di visua- lizzazione. Si va dall’an- golo di elevazione a quel- lo di rotazione, e dal tipo di vista prospettica alla scalatura automatica. Impostati i vari parame- tri è possibile vederne direttamente i risultati in anteprima premendo il pulsante Applica. 160/188 Pc Open Febbraio 2001166 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Igrafici sono quasisempre belli da vede-re, ma se la loro strut- tura viene coinvolta in ef- fetti speciali, tanto me- glio. Quello che vi propo- niamo è un effetto… mol- to speciale: si tratta di animare un grafico linea- re che rappresenta l’an- damento di una funzione matematica facendo si che la linea che lo raffigu- ra sembri dotata di un movimento continuo de- cisamente piacevole da vedersi. Nella fattispecie, il grafico che utilizzere- mo è il risultato dello stu- dio di una funzione ma- tematica già di per se stessa spettacolare: il co- siddetto sinusoide smor- zato rappresentato dalla espressione y=senx/x. Ma cominciamo a co- struire il nostro grafico. Realizzazione del grafico Per interpretare grafi- camente la funzione dob- biamo valorizzare que- Il problema: come realizzare un grafico animato di una funzione La soluzione: creare una macro che vari ciclicamente i dati, dando così, per l’effetto di persistenza retinica dell’immagine, la sensazione del movimento Creiamo il grafico Creare il grafico Impostare la tabella, evidenziarla, e fare clic sull’icona per la creazione di un grafico. Così facendo viene visualizzata la galleria dei grafici disponibili. Fare subito clic sul pulsante Fine per realizzare il grafico. Dimensionarlo con il mouse per fargli occupare la zona E4:O29. Il grafico finito Ecco come si presenta il grafico dopo che è stato ridimensionato per fargli occupare all’incirca la zona E4:O29. È importante che il diagramma non abbia dimensioni più ampie perché ciò renderebbe meno spettacolare l’animazione producendo uno sdoppiamento degli assi cartesiani. Personalizzare il grafico Chi lo desidera può personalizzare il diagramma aggiungendo titoli, o cambiando il formato degli assi e il colore dei font, nonché quello dello sfondo dell’area del grafico. Fare clic destro sul diagramma e selezionare Opzioni grafico per accedere alla maschera di personalizzazione. Registrare una macro vuota Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel corrispondente sottomenu optare per Registra nuova macro. Nella maschera che viene aperta premere il pulsante Ok. Nella barretta con due icone che viene visualizzata fare clic sulla prima di esse. Così facendo si crea una macro vuota. Facciamo un bel grafico Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio: Impariamo a lavorare con le matrici Febbraio Come realizzare grafici animati Prossimamente: I grafici a superficie 3 4 1 2 st’ultima nell’intervallo di valori in cui intendiamo rappresentarla, vale dire calcolare il valore assun- to da Y in corrisponden- za di valori discreti com- presi in un certo interval- lo di variabilità della X. Dal momento che ab- biamo a che fare con la trigonometria, si utilizze- ranno come unità di mi- sura i radianti, ma la co- sa sostanzialmente non cambia. Inoltre, al fine di evitare problemi di di- scontinuità della funzio- ne in corrispondenza del valore 0 (infatti, in questa situazione si verifica una divisione per tale valore, con la conseguente esibi- zione di un messaggio di errore) studieremo la funzione a partire dal va- lore 1, mettendoci così al coperto da possibili in- convenienti. Detto questo occupia- moci di creare la tabella dati per realizzare il grafi- co. Inserire in B5 il valore 1 e in B6 il valore 2. Evidenziare le due cel- le, quindi puntare il mou- se sull’angolo inferiore destro della zona e tra- scinare la selezione ver- so il basso sino alla cella B29 compresa. Così fa- cendo la riempiamo au- tomaticamente con la progressione numerica da 1 a 25 che rappresen- ta il nostro intervallo di studio. A questo punto, inserire nella cella C5 la formula =Sen(B5)/B5 e replicarla verso il basso accanto ai valori della progressione. Adesso, evidenziare la zona B5:C29, fare clic sul- l’icona per la realizzazio- ne di un grafico, e nella 161/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare maschera che viene vi- sualizzata optare per il tipo XY a dispersione (se- lezionare la seconda va- riante). Premendo il pul- sante Fine il diagramma viene visualizzato. Aggiu- stare la cornice in modo da farle occupare all’in- circa la zona E4:O29. Tale aggiustamento è indi- spensabile perché se le dimensioni fossero trop- po ampie, l’animazione potrebbe dare qualche inconveniente. Animare il grafico Creato il diagramma vediamo come animarlo. Sono richiesti alcuni pic- coli interventi sulla ta- bella dati e l’impostazio- ne di una semplice ma- cro. Cominciamo dalla tabella. Inserire nella cel- la B4 il valore 1, e nella cella B6 l’espressione =B5+$B4$ (il segno del dollaro serve a non far variare la coordinata du- rante la replica), e rico- piarla verso il basso sino alla posizione B29 com- presa. Apparentemente non cambia nulla, ma è proprio grazie a questa piccola modifica che possiamo procedere al- l’animazione. Dobbiamo, però, co- me si diceva, scrivere una semplice macro che si occupi di dare per un certo numero di volte un incremento progres- sivo (abbiamo optato per il valore 0,0004) al numero ospitato origina- riamente in B4. Tale in- cremento si rifletterà puntualmente su tutti i valori della serie, gene- rando al tempo stesso un nuovo grafico. Considerando che l’immagine percepita dalla nostra retina per- mane per un frazione di secondo sulla superficie di quest’ultima, il nostro occhio percepisce così l’illusione del movimen- to. Ma fisiologia a parte, e sviluppiamo la macro che si anima Pc Open Febbraio 2001167 7 8 5 6 L’animazione Ecco come si presenta la prima parte dell’animazione dopo che è stata subito congelata arrestando la macro premendo Esc, (premere poi Fine nel box che viene visualizzato). L’onda è ancora ampia perché siamo in corrispondenza di valori della X bassi, quindi il processo di incremento del valore base è ancora all’inizio. Modifica dell’animazione La struttura dell’animazione può essere variata aumentando il valore dell’incremento assegnato (la modifica deve essere operata nell’Editor del visual Basic), oppure aumentando il valore del primo termine della serie (quello ospitato nella cella B5). La figura si riferisce all’assegnazione del valore 3. Lanciare la macro Per eseguire la macro che abbiamo appena creato, accedere ad Excel, aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel corrispondente sottomenu ancora Macro. Così facendo si accede alla maschera per la gestione di queste ultime. Selezionare il nome del programma (Macro1) e premere il pulsante Esegui. Sviluppare la macro Accedere all’Editor del Visual Basic dal menu Macro. Nella macro vuota che è stata registrata inserire i passi che sono stati riportati nel testo del presente articolo. Se la macro non è visualizzata, nella finestra di sinistra dell’Editor fare doppio clic su Moduli, quindi ancora doppio clic su Modulo1. ritorniamo alla nostra macro. Aprire il menu Strumenti, optare per Ma- cro, e nel sottomenu cor- rispondente selezionare Registra nuova macro. Nella maschera che vie- ne visualizzata premere Ok, quindi, nella barretta con due icone che viene visualizzata, fare subito clic su quella con sopra un quadratino. Abbiamo così creato una macro vuota. Riapri- re il menu Macro e opta- re questa volta per Vi- sual Basic Editor. Si acce- de così al codice della suddetta macro vuota. Al suo interno, digitare quanto segue (numera- zione esclusa): � Range(“B4”) = 0 � For a = 1 To 2000 � Range(“B4”) = _ Range(“B4”) + 0.0004 � Next a � Range(“B4”) = 1 Questo programmino aumenta di 0,0004, per 2.000 volte consecutive, il valore iniziale di B4 (che è zero), producen- do così l’effetto deside- rato. Per provare la ma- cro, riaprire il menu Ma- cro, e optare nuovamen- te per Macro. Si accede così alla maschera che gestisce queste ultime. Evidenziamo il nome del nostro programmino (dovrebbe essere Ma- cro1) e premiamo il pul- sante Esegui per goderci lo spettacolo. Se, invece, volete as- sociare la macro ad un pulsante, consultate il Dossier del mese di gen- naio di Pc Open sul Vi- sual Basic di Office, o quello di Luglio/Agosto sulle macro di Excel. Chi non ha voglia di lavora- re, invece, può caricare nel programma Excel il file Grafico_animato.xls, presente sul cd rom alle- gato a questo numero della rivista. 162/188 Pc Open Gennaio 2001180 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Una delle caratteristi-che fra le più inte-ressanti del foglio elettronico di casa Mi- crosoft è quella di poter utilizzare le cosiddette formule matrice, speciali espressioni che sono in grado di elaborare con- temporaneamente intere zone dati restituendo i ri- sultati in una o più celle. Se prendiamo in esa- me la semplice tabellina illustrata nella figura 1, volendo sommare le tre colonne dobbiamo inse- rire in C7 la formula =C3:+E4, quindi replicarla sino alla cella E7 compre- sa. Usando le formule matrice, però, le cose so- no più semplici: basta evidenziare la zona C7:E7, digitare la formula =C3:E3+C4:E4, quindi, an- ziché consolidarla con il solito Invio premere con- temporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, e il gioco è fatto. A questo punto, se controlliamo i contenuti Il problema: elaborare contemporaneamente intere zone dati scrivendo una unica formula La soluzione: utilizzare le formule matrice del programma Excel Applichiamo in pratica Sommare le colonne Ecco un semplice esempio per introdurre i concetti di base dell’utilizzo delle formule matrice. Evidenziando la zona C7:E7, inserendo in C7 la formula = C3 : E3 + C4 : E4, premendo contemporaneamente i tasti Control+Maiuscole+Invio, l’espressione digitata viene acquisita in modalità matrice. Somma di prodotti Le formule matrice consentono di moltiplicare fra loro i contenuti di zone di uguali dimensioni, indipendentemente dalla loro posizione, quindi di sommare i risultati. In pratica si utilizza la funzione SOMMA in combinazione con l’operatore matematico di moltiplicazione. Somme condizionali Excel dispone di una funzione incorporata per sommare condizionalmente i valori di una zona, ma la sua sintassi non è immediata. Utilizzando le formule matrice, invece, risulta più facile esprimere i vincoli da rispettare, nonché impostare la formula. Le formule matrice supportano anche i vincoli multipli. Somme a condizioni multiple Contrariamente alla funzione di libreria SOMMA.SE che esegue somme condizionali, le formule matrice sono in grado di gestire vincoli anche piuttosto complessi. In questi casi, però, è ancora più conveniente combinare fra loro più formule matrice. L’esempio mostra come sommare i soli dati maggiori di 5 e inferiori a 4 di una zona. Impariamo a lavorare Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre: Come creare una funzione utente Gennaio Impariamo a lavorare con le matrici Prossimamente: Realizzare grafici animati 3 4 1 2 delle singole celle della zona C7:E7 vi vediamo ri- portata sempre la stessa formula ({=C3:E3+C4:E4}), per indicare che è stata inserita in modalità ma- trice. Fra l’altro, per ap- portarvi modifiche biso- gna prima evidenziare nuovamente tutta la zo- na, proprio perché la no- stra formula è entrata a far parte integrante di quest’ultima. In altri casi, invece, la formula matri- ce coinvolge una sola cel- la, e non bisogna proce- dere a preliminari evi- denziazioni di zone. È il caso per esempio, di quando si vogliono sommare i prodotti di un certo numero di celle contigue. Se ci riferiamo alla figura 2, e vogliamo sommare i prodotti dei valori ospitati nella zona C3:C6 per quelli contenu- ti nella zona F3:F6, basta inserire in una cella qual- siasi del foglio di lavoro l’espressione =SOMMA (C3:C6*F3:F6), e consoli- darla premendo contem- poraneamente la magica sequenza Control+Maiu- scole+Invio. Insomma, da queste poche note si può già intuire come si abbia a che fare con una fun- zionalità decisamente po- tente e versatile, le cui applicazioni sono solo da immaginare. Il bello è che tutte le funzioni di Excel possono essere utilizzate per impostare una for- mula matrice, pertanto si estendono notevolmente gli orizzonti operativi di ognuna di esse. Matrici e tabelle Le formule matrice si prestano molto bene per elaborare con una sola 163/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare operazione i contenuti di intere tabelle. Facendo ri- ferimento a quella di figu- ra 3, immaginate di voler sommare solo i dati che sono superiori a 5. In questo caso Excel dispo- ne di una funzione dedi- cata (SOMMA.SE), ma la sua sintassi è piuttosto complessa o, quantome- no, non certo immediata, mentre con le formule matrice ce la caviamo in quattro e quattro otto. Basta digitare in una cel- la l’espressione =SOM- MA(SE C4:D6>5;C4:D6)) e inserirla tramite la famo- sa sequenza. In pratica non abbia- mo fatto altro che inter- pretare il problema met- tendo in relazione fra lo- ro le funzioni SOMMA e SE secondo una sintassi più intuitiva. Se poi, anzi- ché esprimere una con- dizione singola ponendo come vincolo che i nu- meri da sommare devo- no semplicemente essere maggiori di 5, fosse ne- cessario impostare con- dizioni più complesse (i cosiddetti vincoli multi- pli) la funzione SOM- MA.SE non ci sarebbe di aiuto, ma le formule ma- trice si. Così, se la nostra somma deve riferirsi, po- niamo, ai soli valori mi- nori di 4 e maggiori di 5 contenuti nella tabella, basta combinare due for- mule, ognuna delle quali esegue rispettivamente le opportune somme condizionali (figura 4). In pratica l’espressio- ne che fa al caso nostro è la seguente: =SOMMA(SE(C4:D6>5; C4:D6))+SOMMA (SE(C4:D6 Pc Open Dicembre 2000194 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Excel dispone a libre-ria di qualche centi-naio di funzioni (ol- tre quattrocento, ci sem- bra di ricordare…) ma può accadere che fra tut- te non si riesca a trovare quella che fa al caso no- stro per risolvere un cer- to problema. Facciamo subito qual- che esempio pratico. Se dobbiamo calcolare lo sconto da applicare ad un ordine il cui importo supera, poniamo, un mi- lione di lire, dobbiamo creare estemporanea- mente la corrispondente formuletta (utilizzando la funzione condizionale Se), mentre sarebbe più comodo disporre di una funzione ad hoc che, ela- borando gli argomenti Im- ponibile e sconto percen- tuale, restituisca il risul- tato desiderato. E ancora, per fare un esempio più semplice, possiamo impostare una funzione utente che cal- coli l’area di un cerchio di cui sia noto il raggio. Tale funzione non esiste nella libreria di Excel, pertanto saremmo costretti a im- postare ogni volta la rela- tiva espressione. A que- sto punto, visto che do- vremmo essere convinti della utilità di progettare una funzione utente, ve- diamo come si fa. Creare la funzione utente Diciamo subito che la creazione di una funzio- ne utente, seppure relati- vamente semplice, ri- chiede l’impostazione di una macro. Pertanto, consigliamo il lettore che non avesse dimestichez- za con questo argomento di consultare il Dossier sulle macro di Excel, pubblicato sul numero di luglio-agosto di Pc Open., e che si ritrova in forma- to Pdf sul cd rom numero 41 del mese successivo. Ma ecco la procedura da seguire. Aprire il me- nu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel cor- rispondente sottomenu optare per Visual Basic Editor. Si accede così al- l’ambiente di sviluppo delle macro. Aprire il me- nu Inserisci, e selezionare Modulo per creare una fi- nestra in cui digiteremo i comandi che costituisco- no la nostra macro. Contemporaneamen- te, nella finestra superio- re a sinistra dell’area di lavoro, compare la voce Modulo1, sotto la cartella Moduli. Per assegnare un nome al modulo appena creato fare clic sulla sud- detta voce. Nella finestra sottostante viene visua- lizzata la scritta (Name) Modulo1. Sovrascrivere Modulo1 con il nome da Il problema: impostare una nuova funzione che esegua elaborazioni personalizzate La soluzione: creare una funzione utente associata ad un programmino in Visual Basic Calcolare l’area Accedere all’Editor del Visual Basic Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, e nel menu che viene contestualmente aperto optare per Editor del Visual Basic. Una alternativa consiste nel visualizzare la barra degli strumenti del Visual basic (Visualizza, Barre Strumenti, Visual Basic) e premere l’icona dedicata della barra. L’Editor del Visual Basic L’Editor del Visual Basic è un ambiente di sviluppo in cui si possono creare e modificare le macro. Queste ultime si impostano digitandole nell’ambito di speciali finestre di lavoro che si comportano alla stregua di un tradizionale wordprocessor in cui operano le principali funzioni di editing. Creare un modulo In ambiente Editor aprire il menu Inserisci, quindi selezionare la voce Modulo. Nell’area di lavoro dell’Editor viene visualizzata una finestra corrispondente al modulo che è stato creato: vi digiteremo la nostra macro. Al modulo viene assegnato come default il nome di Modulo1. Denominare il modulo Nella sezione superiore della finestra a sinistra dell’area di lavoro aprire la cartella Moduli e selezionare Modulo1. Nella finestra sottostante, sovrascrivere il nome standard (Modulo1) con quello che si vuole assegnare. Nel nostro caso opteremo per AreaCerchio. Gli spazi non sono ammessi. Ecco come creare una Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Luglio: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre: Come interrogare un data base esterno Dicembre Come creare una funzione utente Prossimamente: Utilizziamo le matrici Subtotali automatici 3 4 1 2 165/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare assegnare al modulo: per esempio, AreaCerchio. Si noti che i nomi dei mo- duli (e delle macro in ge- nere) non possono con- tenere spazi. Se fosse ne- cessario prevederli, bi- sogna utilizzare in alter- nativa l’underscore (_). Pertanto, potremmo optare anche per il nome Area_Cerchio. Prima di cominciare a impostare la macro, però, bisogna avere ben chiara in men- te la meccanica operati- va della funzione che vo- gliamo creare. Nel nostro caso è piuttosto sempli- ce. Infatti, la nostra fun- zione utente (che chia- meremo AREA) richiede un solo argomento che indicheremo con Raggio. L’elaborazione prevista, consiste nell’elevare al quadrato il valore di que- st’ultimo e moltiplicare poi il risultato per 3.14. Attenzione, il valore del glorioso pigreco deve prevedere per la separa- zione dei decimali il sim- bolo del punto e non l’i- taliana virgola. Infatti, come vedremo, le macro vengono scritte in inglese e pertanto bi- sogna adattarsi alla nuo- va sintassi. Chiarite le idee possiamo scrivere nel modulo le prime due istruzioni del nostro pro- grammino, che hanno ri- spettivamente il compito di dichiarare il nome del- la funzione e specificare le elaborazioni da esegui- re. Digitare esattamente Function AREA(Raggio), premere Invio per passa- re alla riga successiva, e inserivi il passo: AREA = Raggio^2 * 3.14. Abbiamo finito, per- ché contestualmente al passaggio alla seconda riga è stata inserita auto- maticamente anche l’i- struzione che conclude la macro: End Function. A questo punto, è bene controllare se tutto quan- to funziona. Controllo della funzione Accedere al foglio di la- voro facendo clic sul pul- sante di riferimento in calce al video. Portarsi su una qualsiasi cella del fo- glio e digitare l’espressio- ne =AREA(6). Premendo Invio viene restituito il ri- sultato desiderato, nella fattispecie 113,04 vale a dire l’area di un cerchio di raggio 6. Ovviamente, se il valore del raggio fos- se ospitato in un’altra cel- la del foglio, come argo- mento della funzione si devono dichiarare le coordinate della cella (AREA(B1), ad esempio). E ancora, il riferimento al raggio può anche esse- re il risultato di una espressione più o meno complessa posta in argo- mento alla nostra funzio- ne utente. Se tutto è an- dato bene, possiamo con- gratularci con noi stessi, ma se abbiamo commes- so un errore scrivendo la macro, il Visual Basic ce lo segnala prontamente. Infatti, si riaccede su- bito all’editor dove è evi- denziato il passo conte- nente l’errore. Contem- poraneamente, la prima istruzione della macro è evidenziata in giallo. Cor- reggere l’errore (se lo tro- viamo…) quindi premere il tasto F8 sino a che la ri- ga non ha evidenziato l’ultima istruzione, e poi ancora una volta. A que- sto punto si può ritorna- re in Excel e tutto do- vrebbe funzionare. Se l’errore non si tro- va, diventa difficile uscire dall’empasse. Pertanto, se siamo alle prime armi, meglio cancellare tutta la macro, premere il pulsan- te Ok quando un messag- gio ci chiede se vogliamo riavviare il progetto, e ri- cominciare da capo. La pazienza è un ingre- diente fondamentale per sviluppare una funzione utente. di un cerchio funzione utente Pc Open Dicembre 2000195 7 8 5 6 Messaggi di errore Se si è sbagliato qualcosa nell’impostare la macro, quando si utilizza la corrispondente funzione utente si ritorna all’Editor, e viene visualizzato un messaggio di errore. Automaticamente si entra in modalità debug (correzione). Correggere l’errore, quindi premere più volte F8 per eseguire passo passo la macro. Per avere aiuto Per saperne di più sulle funzioni utente, in ambiente Editor aprire la guida in linea e attivare la finestra di ricerca libera. Digitare Funzioni utente e premere il pulsante Cerca. Consultare la videata corrispondente a Istruzione Function. In ogni caso, consigliamo di consultare il dossier sulle macro nel numero di luglio-agosto. Utilizzo della funzione In una cella del foglio di lavoro inserire l’espressione =AREA(5) per calcolare l’area di un cerchio di raggio 5. Premendo Invio viene restituito il corrispondente risultato. Il raggio del cerchio può anche essere inserito in una qualsiasi cella (A1, per esempio), e in questo caso si digiterà =AREA(A1). Creare la macro Digitare la prima istruzione della macro nell’area del modulo (Function Area (Raggio)), quindi premere Invio. Così facendo viene creata automaticamente l’ultima istruzione della macro (End Function). Digitare fra le due la seconda istruzione della macro e ritornare al foglio di lavoro. 166/188 Pc Open Novembre 2000186 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Nelle schede di giu-gno e settembre cisiamo occupati del- le procedure per l’inter- rogazione di un data ba- se tabellare ospitato nel- l’ambito di un foglio di lavoro. Questa volta vo- gliamo strafare e, addi- rittura, eseguire delle ri- cerche in un archivio esterno residente sul di- sco fisso, senza nemme- no prenderci la briga di caricarlo in memoria! Fra l’altro, ci renderemo subito conto che le ope- razioni sono altrettanto semplici, ma i risultati che si possono ottenere ancora più gratificanti. Insomma, dall’interno del foglio di lavoro in cui ci si trova si possono prelevare i dati contenu- ti nel suddetto archivio esterno impostando in quattro e quattr'otto cri- teri di filtrazione anche molto sofisticati. Il bello è che il tutto è gestito da una procedura intera- mente guidata che rende l’esecuzione di una ri- cerca oltre che utile an- che quasi divertente ma, soprattutto, veramente alla portata di tutti. Per quanto ci riguarda ci ri- faremo ad un archivio clienti esemplificativo, semplicissimo e articola- to in soli quattro campi: Nome, Indirizzo, Città e Professione. Ovviamente, però, ognuno può impo- stare la tabella come me- glio crede, tenendo pre- senti alcune essenziali regolette. La prima riga della tabella deve ospita- re i nomi dei campi, men- tre le successive sono destinate a contenere le registrazioni (i record, se vogliamo utilizzare il ger- go degli addetti ai lavo- ri…). Inoltre, non ci de- vono essere soluzioni di continuità nella zona da- ti nel senso che non so- no tollerate righe o co- lonne interamente vuo- te. La nostra tabella oc- cupa la zona A1..D16 di un foglio di lavoro che è stato registrato in C:\ con il nome di Archivio. Alla zona dati (A1:D16, per l’appunto) è stato assegnato il nome Clien- ti. La denominazione del- la zona dati è essenziale perché consente ad Ex- cel di individuare l’ar- chivio tabellare su cui si intende operare. Dicia- mo subito che nel nostro caso ci siamo limitati a denominare la sola zona contenente informazio- ni, ma se vogliamo utiliz- zare il nostro archivio anche dopo averlo ag- giornato è meglio indica- re un’area più ampia, proprio per tenere conto delle eventuali registra- zioni che venissero ag- giunte in seguito. Il problema: eseguire una ricerca in un archivio esterno al foglio di lavoro La soluzione: utilizzare la procedura guidata che opera nell’ambito del menu Dati. Connettersi al data L’archivio L’archivio tabellare esemplificativo che ci servirà come falsariga per illustrare le procedure di interrogazione di un data base esterno. La tabella deve essere opportunamente denominata (nel nostro caso l’abbiamo chiamata Clienti). Salvare la cartella che la ospita sul disco fisso e chiuderla. Attivare la connessione Creare una nuova cartella. Aprire il menu Dati e selezionare Carica dati esterni. Nel sottomenu optare per Nuova query su data base. Viene così visualizzata la maschera che elenca tutti i possibili tipi di collegamento con dati esterni. Nel nostro caso optare per File di Microsoft Excel e premere il pulsante Ok. Selezionare l’archivio Impostare il percorso di residenza della cartella che ospita l’archivio con cui ci si vuole collegare. Quando il suo nome compare nella finestra di sinistra, selezionarlo per trasferirne il riferimento nella casella Nome del data base. Per default viene esplorato subito il contenuto del disco C:\. Selezionare i campi La maschera che consente di selezionare i campi con cui lavorare. Fare clic sul pulsantino con sopra impresso il segno più (affiancato al nome della tabella da interrogare) per visualizzarli. Selezionare quelli desiderati e fare clic sul pulsante dedicato al loro trasferimento nella finestra accanto. 1 2 3 4 Interrogare, con Excel, Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre: Modificare gli sfondi dei grafici Novembre Come interrogare un data base esterno Prossimamente: Come creare una funzione utente Utilizziamo le matrici 167/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Interrogare l’archivio Dopo aver registrato sul disco fisso la cartella Excel che ospita il nostro archivio, crearne una nuova, aprire il menu Da- ti, selezionare la voce Ca- rica dati esterni, e nel corrispondente sottome- nu optare per Nuova query su data base. Così facendo viene aperta una finestra multipla: ac- cedere a quella denomi- nata Data base facendo clic sull’omonima lin- guetta, e nell’elenco in essa ospitato seleziona- re la voce File di Micro- soft Excel. Infine, in calce alla finestra, spuntare la casella Usa creazione guidata Query. Premendo il pulsante Ok veniamo informati da un messaggio che siamo in modalità connessione dati, mentre una ma- schera elenca in una spe- ciale finestra i file resi- denti sul disco fisso C:\ (percorso standard). Se il nostro archivio si trova in una posizione diversa impostarne il percorso di residenza corretto ed evidenziarne il nome quando verrà visualizza- to nella suddetta fine- stra. Così facendo ne de- terminiamo il trasferi- mento nella casella No- me data base. A questo punto viene visualizzata una nuova maschera nella quale so- no elencati i nomi dei da- ta base tabellari presenti nella cartella seleziona- ta. Nel nostro caso è pre- sente il solo archivio rappresentato dalla ta- bella che avevamo deno- minato Clienti. Facendo clic sul pulsantino affian- cato al suo nome vengo- no visualizzati tutti cam- pi dell’archivio. Selezionare uno ad uno quelli che devono comparire nella tabella dei risultati della ricerca, e premere il pulsante con sopra impressa una freccia rivolta verso de- stra per trasferirli nella finestra a fianco. Preme- re il bottone Avanti per accedere alla maschera che gestisce l’imposta- zione dei criteri di inter- rogazione. I criteri di ricerca Grazie alla procedura guidata impostare i cri- teri di ricerca per ese- guire interrogazioni an- che molto complesse è un gioco da ragazzi. Ec- co come si fa, immagi- nando di dover estrarre dall’archivio Clienti le re- gistrazioni di tutti quelli che risiedono a Roma. Nella finestra Colonne da filtrare selezionare il no- me del campo Città, che va così ad intestare la prima casella della se- zione Includi solo le ri- ghe. Aprire l’elenco a di- scesa associato alla ca- sella e selezionare l’ope- ratore di ricerca. Nel no- stro caso ci serviremo di Equivale a. Aprire l’elen- co a discesa associato al- la casella a fianco e sele- zionare il nome della città che ci interessa: Ro- ma. Per il momento è tutto. Premere il pulsan- te Avanti per accedere alla maschera che con- sente di specificare co- me ordinare i risultati, quindi premere ancora Avanti, e nella maschera visualizzata accettare la proposta default. A questo punto, facen- do clic sul pulsante Fine si accede al box che per- mette di specificare do- ve devono essere ripor- tati i risultati. Per quanto ci riguarda accettiamo la proposta di posizionarli nel foglio di lavoro attivo e specifichiamo l’indiriz- zo di cella che coinci- derà con l’angolo supe- riore sinistro della tabel- la dei risultati. Premen- do Ok, quest’ultima vie- ne prontamente visualiz- zata. base e interrogarlo 5 6 7 8 un data base esterno Specificare la posizione dei risultati Definito l’ordinamento viene visualizzata una maschera in cui si accetta la proposta Restituisci dati a Microsoft Excel, quindi si accede ad un nuovo box. Spuntare il bottone associato alla voce Nel foglio di lavoro esistente, quindi specificare nella casella dedicata la posizione dei risultati. L’esito della ricerca La tabella che compendia i risultati della ricerca. Come si vede sono stati estratti i record di tutti i clienti di Roma. Nell’area di lavoro è presente una piccola barra icone. Se si fa clic sulla prima è possibile eseguire una nuova ricerca senza dover necessariamente rilanciare la procedura. Impostare i criteri Selezionare il campo coinvolto nell’impostazione del criterio (Città). Nella prima casella della sezione Includi solo le righe inserire tramite l’elenco a discesa l’operatore Equivale a. Nella casella a fianco inserire (sempre tramite il corrispondente elenco a discesa) il termine di riferimento per la ricerca (Roma). Pc Open Novembre 2000187 Ordinamento dei risultati La maschera per l’ordinamento dei risultati. Sono previsti 3 livelli di ordinamento. Per definire i criteri di ordinamento, specificare il nome dei campi da ordinare nelle caselle dedicate e fare clic sul bottone associato al tipo di ordinamento desiderato per ogni campo. Può essere Crescente o Decrescente. 168/188 Pc Open Ottobre 2000194 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Quando si crea ungrafico, indipenden-temente dal tipo che si sceglie, questo viene tracciato contro uno sfondo bianco che viene definito per l’ap- punto area del tracciato. Quest’ultima, a sua volta è ospitata in un riquadro più ampio che rappre- senta l’area del grafico. Se il nostro diagram- ma non serve solo per avere una idea dell’anda- mento della situazione rappresentata, ma vo- gliamo che la interpreti nel migliore dei modi, vale la pena di interveni- re su queste due aree modificandone aspetto e colore. Se non si vuole strafare e non si calca troppo la mano i risultati possono essere molto piacevoli e dare un deci- so tocco di professiona- lità alla intera composi- zione. Diciamo subito che gli interventi sulle due aree prevedono identiche procedure, pertanto quelle che illu- streremo sono indipen- denti dall’area che coin- volgono. Ma vediamo quali in- terventi si possono ope- rare per dare corso ad ef- ficaci personalizzazioni. In pratica, si può agire a livello cromatico colo- rando l’area dello sfon- do, a livello di sfumature della tonalità applicata, e a livello di trama e di mo- tivo degli sfondi. Inoltre allo sfondo si può sosti- tuire una immagine im- portando nell’area il cor- rispondente file. Si può anche agire sui bordi del- le due aree, definendo di questi il colore e lo stile o lo spessore delle linee, nonché arrotondandoli od assegnando loro eventuali effetti di om- breggiatura. Diciamo una volta per tutte che per accedere alla maschera che gesti- sce i suddetti interventi bisogna fare clic destro sull’area del grafico o sul- l’area del tracciato, e nel menu contestuale optare rispettivamente per For- mato area grafico, o For- mato area del tracciato. Bordi, colore e sfumature Nella scheda Motivo è possibile agire a livello di bordi e di colore dello sfondo. Dei primi si può definire il colore, lo stile e lo spessore delle linee di contorno operando le opportune scelte negli elenchi a discesa asso- ciati alle omonime casel- le. Inoltre, è prevista la possibilità di optare per l’effetto di ombreggiatu- ra e per gli angoli arro- tondati. Il colore di fon- Il problema: come modificare o inserire nuovi elementi negli sfondi dei grafici di Excel La soluzione: utilizzare le tavolozze cromatiche disponibili a libreria, oppure importare immagini o motivi grafici dall’esterno Le procedure Avviare la procedura Fare clic destro sull’area che si desidera personalizzare. Così facendo si determina l’apertura di un menu contestuale in cui, a seconda dell’area su cui si vuole intervenire si seleziona rispettivamente Formato area del grafico o Formato area del tracciato. Con questa operazione si accede alla maschera di personalizzazione. Bordi e colori di fondo La maschera che consente di selezionare gli attributi dei contorni delle aree del grafico e del tracciato. Delle linee che li costituiscono si possono definire stile, colore e spessore. Inoltre, alla bordatura si può assegnare l’effetto ombra, oppure arrotondarne gli angoli. Il colore dello sfondo può essere scelto nella tavolozza dedicata. Sfumature degli sfondi Nella maschera illustrata nella figura precedente fare clic sul pulsante Riempimento. Nella maschera a schede che viene contestualmente visualizzata accedere alla scheda Sfumature. Specificare, attivando i corrispondenti bottoni, se si vuole utilizzare una sfumatura prestrutturata, o a uno o due colori. Fondo sfumato Ecco come si presenta l’area del grafico dopo che le è stata applicata una sfumatura a due colori. I due colori si scelgono in altrettante tavolozze cromatiche, dopodiché, nell’area Sfumatura della maschera si specifica l’orientamento della sfumatura stessa. La scelta è prevista fra sei opzioni. 1 2 3 4 Come personalizzare Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre: Utilizzare i filtri avanzati Ottobre Modificare gli sfondi dei grafici Prossimamente: Come interrogare un data base esterno Come creare una funzione utente 169/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare do, invece, si può sele- zionare nella tavolozza cromatica della sezione Area. Le scelte operate sono monitorate in ante- prima nella finestrella Esempio. Un colore di fondo può essere perso- nalizzato a livello di sfu- mature. In questo caso bisogna fare clic sul pul- sante Riempimento per accedere alla maschera che gestisce le corri- spondenti procedure. Nella sezione Colori del- l’area Sfumature si può specificare se operare a livello di uno o due colo- ri, oppure se si vogliono utilizzare sfumature preimpostate. In quest’ultimo caso, spuntando il corrispon- dente bottone viene mo- strata una casella asso- ciata a un elenco a disce- sa che propone quelle a libreria. Se, invece, si op- ta per la sfumatura perso- nalizzata a uno o due co- lori, vengono visualizza- te due caselle in cui sele- zionare quello o quelli desiderati. Nella sezione sottostante si può speci- ficare l’orientamento del- la sfumatura. Vengono proposte alcune varianti, e quella selezionata figu- ra visualizzata nella fine- stra di anteprima. Trame e motivi Questi due elementi, gestiti dalle omonime schede, si escludono a vicenda, ed altrettanto dicasi per il colore di fon- do. In altre parole, trame e motivi vengono appli- cati in maniera esclusiva e non vi è la possibilità di operare altri interventi. Le trame si materializza- no in una raccolta di sfondi prestrutturati che riproducono con molta verosimiglianza quello che viene definito l’effet- to materiale. Sono dispo- nibili 24 trame che ripro- ducono con molta vero- simiglianza superfici di carta, legno, marmo, tela e così via. Se si dispone dei file corrispondenti ad altre trame si può uti- lizzarli richiamandoli tra- mite la maschera cui si accede premendo il pul- sante Altra trama. E veniamo ai motivi. Si tratta di retinature dalla grafica variegata che possono essere interpre- tate in due colori: uno per il motivo in primo piano, uno per quello in secondo piano. Le due to- nalità si scelgono nelle corrispondenti tavoloz- ze posizionate sotto la fi- nestra che ospita la gal- leria dei motivi. Utilizzo di immagini Per fare da sfondo al grafico si può utilizzare una immagine. In questo caso si deve accedere al- l’omonima scheda che fa parte della maschera che gestisce gli effetti di riempimento, e fare clic sul pulsante Seleziona immagine. Viene visua- lizzata una maschera di dialogo molto simile a quelle solitamente utiliz- zate per l’apertura di un file di una applicazione Windows. Agendo sui pulsanti del menu a bar- re, visualizzare nella fi- nestra dedicata il per- corso di residenza del fi- le da utilizzare. Una volta individuato il percorso del nostro file, selezio- narne il nome. Così facendo viene vi- sualizzata contestual- mente l’anteprima della corrispondente immagi- ne. A questo punto, clic- cando sul pulsante Inse- risci se ne determina il trasferimento nel grafi- co. Se l’anteprima non venisse mostrata, aprire il menu a discesa asso- ciato all’ultima icona del- la barra strumenti della maschera (basta fare clic sulla freccia ad essa af- fiancata), e attivare la voce Anteprima. di personalizzazione 5 6 7 8 gli sfondi dei grafici Utilizzo di immagini Per personalizzare uno sfondo ci si può avvalere di una immagine. Sono supportati tutti o quasi i più diffusi formati grafici. L’inserimento è gestito dalla scheda Immagine della maschera Effetti di riempimento. Fare clic sul pulsante Inserisci per accedere alla maschera di dialogo per la specifica del percorso del file da utilizzare. Sfondi con immagine Ecco come si presenta un grafico in cui l’omonima area è stata personalizzata con una immagine. Considerando che quando si crea un grafico lo si fa per comunicare dei dati, bisogna porre molta cura nella scelta dell’immagine da utilizzare. In altre parole, non deve diventare l’elemento dominante della composizione ma inserirvisi armoniosamente. Le trame In alternativa alla colorazione, allo sfondo può essere attribuita una trama. Per accedere alla galleria di queste ultime bisogna fare clic sul pulsante Riempimento della maschera iniziale, e nella maschera che viene visualizzata accedere alla scheda Trama. Nuove trame possono essere importate dall’esterno. Pc Open Ottobre 2000195 I motivi Un’altra alternativa al colore è rappresentata dai motivi. Si tratta di retinature a due piani (primo e secondo) ciascuno dei quali può essere interpretato in colori diversi da scegliersi in tavolozze separate. La loro scelta ha luogo nella scheda Motivo della maschera che gestisce gli effetti di riempimento. 170/188 Pc Open Settembre 2000178 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare La scheda pratica diExcel del mese digiugno si riferiva alle procedure per l’esecu- zione di semplici ricer- che estemporanee nel- l’ambito di un data base tabellare utilizzando i fil- tri automatici. Se, invece, si prevedono ricerche di una certa complessità, conviene utilizzare tecni- che più sofisticate. In pratica, si ricorre all’uti- lizzo dei cosiddetti filtri avanzati. Ma vediamo di che si tratta. Mentre uti- lizzando i filtri automatici i vincoli di ricerca si spe- cificavano in elenchi a di- scesa che si aprivano in corrispondenza dei nomi dei campi dell’archivio tabellare (e i risultati ve- nivano immediatamente visualizzati), in questo caso bisogna creare nel- l’ambito del foglio di la- voro una zona dedicata alla definizione dei vin- coli di interrogazione (la cosiddetta zona criteri), nonché dichiarare opzio- nalmente dove devono essere visualizzati i risul- tati. A questo punto biso- gna chiarire che cosa si intende per zona dei cri- teri. Vediamolo subito, ri- ferendoci all’archivio ta- bellare di figura 1. La zona criteri Si tratta di una zona di celle articolata in tante colonne quante sono quelle della tabella. Le celle della prima riga ospitano i nomi dei cam- pi dell’archivio, che de- vono servire da punto di riferimento per le ricer- che, mentre nelle celle sottostanti si inseriscono le parole chiave in corri- spondenza delle quali verranno individuati i re- cord da estrarre. Diciamo subito che la prima riga della zona cri- teri deve riportare i nomi dei campi dell’archivio esattamente così come sono scritti in quest’ulti- mo, pena la non riuscita delle interrogazioni. Per- tanto, quando si imposta la zona criteri, il nostro consiglio è quello di co- piare l’intestazione del- l’archivio e incollarla do- ve la vogliamo porre. Co- sì facendo si risparmia tempo e fatica, e non si corre il rischio di pregiu- dicare i risultati finali. Il concetto da seguire per impostare l’interro- gazione è il seguente. Se sotto la cella Cliente digi- tiamo Verdi, verranno estratti i record relativi a quel cliente. Se, contem- poraneamente, inseria- mo nella cella Prodotto il nome di un prodotto, verranno estratti ancora Il problema: come eseguire ricerche complesse in un data base tabellare di Excel La soluzione: impostare vincoli di ricerca secondo le tecniche avanzate previste dal programma Impostare le zone L’archivio tabellare Un data base Excel può essere assimilato ad una tradizionale tabella. La prima riga di intestazione ospita i nomi dei campi, mentre le altre rappresentano i singoli record. I dati inseriti devono essere omogenei nel senso che in un campo destinato ad ospitare valori non possono essere inseriti testi, e viceversa. La zona criteri La zona criteri deve essere intestata esattamente come l’archivio tabellare e va dichiarata coinvolgendo la zona che comprende tutti gli inserimenti. La zona criteri illustrata in figura occupa la zona G15..I16, e tali coordinate devono essere dichiarate nel corso della procedura di interrogazione. Lancio della procedura Aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro e nel sottomenu contestuale optare per Filtro avanzato. Con questa operazione viene visualizzata la maschera che gestisce la definizione dei parametri operativi delle interrogazioni. Anche se non indispensabile, sarebbe consigliabile denominare le zone da dichiarare. La maschera di interrogazione Spuntare la casella Filtra l’elenco sul posto se si desidera che i risultati dell’interrogazione vengano visualizzati nella zona occupata dalla tabella. Se invece, si opta per la loro visualizzazione in una altra zona bisogna dichiarare le corrispondenti coordinate nella casella Copia in. Dichiarare la zona criteri nella casella Intervallo criteri. 1 2 3 4 Come utilizzare i filtri Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile. Gestire l’inserimento dei dati Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio-Agosto: Come utilizzare le tabelle pivot Settembre Utilizzare i filtri avanzati Prossimamente: Modificare gli sfondi dei grafici Come interrogare un data base esterno 171/188 pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare i record del cliente Verdi ma solo quelli relativi a quel prodotto. In pratica, è come se avessimo im- postato una ricerca re- strittiva (cosiddetta in And). Se, invece, nelle due celle sottostanti alla cella Cliente digitiamo Bianchi e Rossi, allora verranno estratti i record relativi a entrambi i due nominativi. Ecco una ri- cerca estensiva o in Or. E ancora, digitando sotto la cella Fatturato l’espres- sione >1.000.000 si po- tranno individuare tutte le registrazioni relative a fatturati maggiori di tale importo. Insomma, combinan- do variamente gli inseri- menti si possono esegui- re le ricerche più dispa- rate. Ovviamente, tutte le volte che si imposta una ricerca bisognerà dichia- rare le esatte dimensioni della zona dei criteri, che variano a seconda di quali celle sono state riempite. Tutto sarà più chiaro se facciamo un esempio pratico. Immaginiamo di voler estrarre dall’archi- vio tutte le fatture del cliente Verdi relative al- l’acquisto del prodotto A1. A questo punto, dopo aver replicato le intesta- zioni dell’archivio per creare la struttura della zona criteri, bisogna digi- tare rispettivamente sot- to i campi Cliente e Pro- dotto, Verdi e A1. La zona criteri, pertanto, si artico- la in due righe. L’interrogazione Adesso siamo pronti per eseguire l’interroga- zione. Aprire il menu Da- ti, selezionare la voce Fil- tro, e nel corrispondente sottomenu optare per Fil- tro avanzato. Così facen- do viene visualizzata la maschera per la dichia- razione della zona criteri. Nella suddetta maschera è già attivata l’opzione Filtra sul posto. Ciò signi- fica che accentandola i ri- sultati verranno visualiz- zati nell’ambito della stessa tabella per contra- zione dei suoi contenuti. Non ci resta che specifi- care la zona dei criteri. Fare clic sul pulsantino a fianco della casella Inter- vallo criterio ed eviden- ziarla. Le corrispondenti coordinate vengono vi- sualizzate in una speciale mascherina, e facendo clic sul pulsante con so- pra impressa una X, tra- sferite nella maschera originale. Quello che ci resta da fare è premere il pulsante Ok. Con questa mossa, la tabella origina- le si contrae e mostra le sole righe relative alle re- gistrazioni del cliente Verdi relative ad acquisti superiori al milione. Per visualizzare nuo- vamente l’intera tabella, aprire il menu Dati, sele- zionare Filtro, e nel sotto- menu optare per Mostra tutto. Se, invece, si vuole visualizzare i risultati in una posizione specifica bisogna incollarvi le inte- stazioni dei campi del- l’archivio e dichiararne le corrispondenti coordina- te nella maschera di in- terrogazione. Trucchi e astuzie Le ricerche si possono impostare anche utiliz- zando le wildcard (* e ?). Per chi non lo ricordasse, si tratta di speciali carat- teri jolly che si sostitui- scono a una o più lettere delle chiavi di ricerca. Per esempio, il punto in- terrogativo sostituisce un carattere, pertanto, se si ricerca relativamente al campo Cliente la chiave Ver?i, oltre a Verdi ver- ranno individuati Versi, Verti, Vermi, Verbi e così via. Invece, se inserisce come chiave Ver*, ver- ranno individuati anche Verris, Verrini, Vermicelli, Verdetti e così via. dei criteri 5 6 7 8 avanzati di Excel Una ricerca estensiva La figura illustra i risultati di una ricerca estensiva in cui si visualizzano i risultati relativi alla ricerca dei record relativi al cliente Verdi o Bianchi. Si noti che i nomi dei due clienti sono stati scritti l’uno sotto l’altro nelle celle sottostante il nome campo Clienti della zona criteri. Per saperne di più Per meglio documentarsi sui filtri avanzati e su come impostare le zone dei criteri a seconda dei tipi di ricerca che si intende condurre ricercare nella guida in linea il termine Filtro avanzato. Vengono individuati alcuni argomenti di cui si consiglia consultare le corrispondenti videate di aiuto. Dichiarazione delle zone Per facilitare la dichiarazione delle zone, facendo clic sul pulsantino a fianco della casella di dichiarazione, si riaccede al foglio di lavoro e si possono evidenziare con il mouse le zone da specificare, le cui coordinate vengono visualizzate in una speciale casella. Chiudendo la casella vengono trasferite nella maschera. Pc Open Settembre 2000179 Una ricerca restrittiva La figura illustra i risultati di una ricerca restrittiva (cosiddetta in And), nella quale si individuano i record relativi all’acquisto del prodotto A1 da parte del cliente Verdi. Si noti che le chiavi di ricerca sono state digitate sotto i corrispondenti nomi campi e allineate sulla stessa riga. 172/188 Le macro, più a torto che a ragione, sono considerate alla sola portata degli esperti. Se le avvicinate mettendo da parte ogni timore reverenziale vi accorgete che, se non si vuole strafare, si possono usare con una certa soddisfazione. Ecco come di Alberto Nosotti Fra le funzionalità più versatili e poten-ti di cui si fregia il foglio elettronico dicasa Microsoft, un posto di riguardo spetta decisamente alle macro, anche se il loro utilizzo si rivela purtroppo disatteso dalla maggior parte degli utenti perché considerato difficile e solo alla portata de- gli addetti ai lavori. Errore! Avvalersi a livello professionale del lin- guaggio di programmazione che opera nel- l’ambito di Excel (il Vba, acronimo di Visual Basic for application) non è sicura- mente un’impresa alla portata di tutti, ma se ci si accontenta di sviluppare semplici applicazioni o di automatizzare alcune del- le operazioni che ricorrono frequentemen- te nella quotidianità dello studio o del la- voro di ufficio, la musica cambia. E come! Addirittura, è lo stesso Excel che forni- sce gli strumenti (semplici e facili da uti- lizzare) che ci consentono di avventurarsi in questo affascinante universo. Ma che cosa è una macro? In linea di massima pos- siamo considerarla come un insieme di istruzioni scritte in un linguaggio partico- lare (il Vba, per l’appunto), che Excel in- terpreta puntualmente per riprodurre au- tomaticamente una certa operazione. Per esempio, la creazione di un grafico, la stampa di una tabella, l’interrogazione di un data base e via dicendo. Il bello è che i nostri programmini possono essere lan- ciati da tastiera, da menu, premendo un pulsante o richiamati dall’interno di un al- IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Luglio/Agosto 2000164 MACRO IN EXCEL � ANATOMIA DI UNA MACRO � L’analisi del listato di una macro ha luogo nell’Editor (una specie di word processor), ed è il modo migliore per penetrare senza traumi nei segreti del Vba. Analizzando ad uno ad uno i passi del codice ci si può rendere conto della dinamica operativa delle varie istruzioni e intuire dove apportare semplici modifiche che consentano di utilizzare più estensivamente le macro che registriamo. Altri trucchi, astuzie e consigli a pagina 168 Le macro di Excel per tutti tro, pertanto è possibile gestirli nel loro in- sieme con una certa facilità arrivando a mettere in piedi applicazioni anche abba- stanza importanti, almeno per noi che stia- mo cominciando. Per esempio, possiamo sviluppare una macro che estrae da un ar- chivio di fatture gli estremi delle parcelle inevase e li inserisce in una lettera indiriz- zandola al cliente moroso. Tutto questo premendo semplicemente dei pulsanti. I due modi per realizzare una macro Chi pensasse che questa applicazione è troppo difficile da realizzare dovrà ricre- dersi dopo aver letto questo Dossier. Non solo sarà in grado di crearla, ma anche di arricchirla con nuove funzionalità. Ci sono due modi per sviluppare una macro. Il pri- mo, alla portata dei soli esperti, ne preve- de la scrittura diretta nell’ambito del co- siddetto Editor, il modulo in cui il pro- gramma Excel memorizza le macro, men- tre il secondo, fatto apposta per noi comu- ni mortali, consiste nel registrare la proce- dura da automatizzare mentre la si esegue al personal computer. Successivamente, con semplici modifi- che al corrispondente listato potremo uti- lizzarla in maniera più estensiva. Il regi- stratore delle macro è la chiave che ci di- schiude le porte del mondo della program- mazione. Infatti, se dopo aver registrato una certa operazione si analizza il corrispondente programmino che Excel ha creato automa- ticamente, si riesce poco per volta a pene- trare nella sintassi del Vba sdrammatiz- zando l’interpretazione dei suoi principi � IL REGISTRATORE DELLE MACRO � Registrare una macro è il primo passo per familiarizzare con il Vba. Così facendo, tutto quanto viene eseguito al computer si trasforma automaticamente in una macro che può essere successivamente lanciata tutte le volte che vogliamo ripetere quella procedura. Il corrispondente listato viene memorizzato nell’Editor di Excel, da cui viene richiamato tutte le volte che si esegue la macro. Altri trucchi, astuzie e consigli a pagina 166 173/188 a chi interessa Pc Open Luglio/Agosto 2000165 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE MACRO IN EXCEL www.pcopen.agepe.it Oltre a questo Dossier volete altri consigli per avere il massimo dai vostri programmi? Visitate il nostro sito alla sezione “Usare al meglio il personal” e cliccate su “Applicazioni”. Potrete consultare tutte le schede pratiche pubblicate da Pc Open per ben 12 campi applicativi � INTERFACCE A PULSANTI � Quale opportuno complemento delle macro, Excel mette a disposizione una speciale barra strumenti che, in particolare, consente di disegnare pulsanti del tutto simili a quelli che operano nelle applicazioni Windows. Alla pressione di un pulsante si può associare il lancio di una macro. Si possono così impostare semplici ma efficaci interfacce utente per gestire le nostre applicazioni. Altri trucchi, astuzie e consigli a pagina 172 CREIAMO DELLE MACRO � Sviluppare un’applicazione significa creare macro elementari che eseguono ben specifiche operazioni, quindi controllarne l’esecuzione tramite una opportuna interfaccia. In questa sede vedremo come strutturare due applicazioni che, premendo semplicemente alcuni pulsanti, consentono rispettivamente di estrarre le parcelle inevase da un archivio fatture o di operare la conversione di un importo in Euro. Altri trucchi, astuzie e consigli a pagina 174 LE MACRO INTERATTIVE � Le macro registrate hanno una grossa limitazione. Non sono interattive, nel senso che eseguono sempre la stessa operazione e non possono ricevere input dall’esterno che ne possano modificare il corso. Ma, se le mettiamo in grado di acquisire dati e di controllarli opportunamente si può conferire ad esse la capacità di prendere decisioni sulla base delle informazioni che gli vengono passate da noi. Altri trucchi, astuzie e consigli a pagina 170 • A CHI VUOLE SAPERE CHE COSA SONO LE MACRO • A CHI VUOLE SFRUTTARE MEGLIO LE POTENZIALITÀ DI EXCEL • A CHI VUOLE SVILUPPARE SEMPLICI APPLICAZIONI AUTOMATIZZATE suggerimenti, trucchi e astuzie per realizzarle e usarle essenziali. Insomma, il nostro approccio all’austera materia è decisamente anticon- venzionale ed ha l’ambizione di rendere subito operativo e gratificare con piccoli risultati iniziali chi intende cimentarsi con la programmazione di Excel. Il desiderio di sdrammatizzare una ma- teria che può essere anche molto com- plessa ci porterà inevitabilmente a impre- cisioni formali, ma lo scopo non è quello di fare la concorrenza ai programmatori pro- fessionisti bensì di utilizzare al meglio il nostro foglio elettronico, magari diverten- doci anche. Le nostre macro non avranno la poten- za, snellezza ed eleganza di quelle svilup- pate da un esperto, ma saranno comunque in grado di svolgere in modo soddisfacen- te, sia pure con qualche limitazione, i com- piti che abbiamo loro assegnato. A patto di non voler cercare la luna nel pozzo. Se vogliamo trarre profitto dal con- tenuto di questo Dossier non dimentichia- mo mai che alla mancanza di conoscenze tecniche specifiche dobbiamo sopperire con creatività, fantasia e…molta pazienza. A proposito di quest’ultima, ci sentiamo di fare una calda raccomandazione. Se eseguendo le prime macro insorges- se qualche intoppo, il nostro consiglio è quello di ricominciare da capo, magari an- che uscendo da Excel e rilanciando il pro- gramma. Infatti, sino a che non avremo fa- miliarizzato con il cosiddetto debugging (la caccia agli errori, in altre parole) ci si po- trebbe trovare in situazioni imprevedibili, uscire dalle quali non è ancora alla portata di un principiante. Buon viaggio! 174/188 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Luglio/Agosto 2000166 MACRO IN EXCEL Abbiamo anticipato nell’introduzione,che la chiave di accesso al Vba è il re-gistratore delle macro, quella speciale funzionalità di Excel che consente di tra- durre in codice qualsiasi operazione ese- guita al computer. Dopo averla registrata, non dobbiamo fare altro che rilanciarla tutte le volte che si vuole rieseguire quella procedura. Non illudiamoci che il registratore ci trasformi in esperti programmatori, ma è l’ideale per incominciare. Mettiamoci all’opera. Quello che ci proponiamo di fare è registrare una semplice macro, anzi semplicissima, che estragga da una tabella gli estremi delle parcelle invase di un certo cliente. Dopo averla modificata, utilizzeremo tale macro per sviluppare una piccola applicazione. Ma ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro, quin- di optare per Registra nuova macro nel cor- rispondente sottomenu. Si accede così ad un box in cui è possibile assegnare un no- me al programmino che stiamo registran- do (Fatture_Inevase, per esempio), e anche descriverne i compiti svolti. Nella casella Memorizza macro in optare per Questa car- tella di lavoro. Attenzione, nei nomi delle macro spazi o punti devono essere sostituiti con l’under- score. Premendo il pulsante Ok si passa al- la modalità di registrazione e, al tempo stesso, viene visualizzata una minibarra composta da due icone. Quella con sopra impresso un quadratino consente di disat- tivare il registratore una volta conclusa la registrazione. A questo punto evidenziare la tabella dati premendo contemporanea- mente i tasti Control e Asterisco (quindi senza utilizzare il mouse). I vantaggi di un siffatto modo di operare sono importanti. Infatti, così facendo, l’evidenziazione pre- Creare un’applicazione da zero non è proprio alla portata di tutti. Occorre saper dialogare con il linguaggio di programmazione di Excel. Per fortuna, però, c’è il registratore delle macro con il quale la musica cambia… E come! � ATTIVAZIONE DEL REGISTRATORE � Il registratore delle macro: � DENOMINAZIONE DELLA MACRO � REGISTRARE LA PROCEDURA Per accendere il registratore aprire il menu Strumenti e selezionare Macro, Registra Macro. Si accede così alla maschera per denominare la macro e specificare alcuni parametri operativi. Oppure, aprire il menu Visualizza, selezionare Barre degli strumenti, e nel sottomenu optare per Visual Basic. Viene esibita una barretta con alcune icone. Fare clic su quella con sopra impresso un circoletto nero. Alla macro può essere anche associata una sequenza di lancio costituita dal tasto Control e da un carattere. Digitare il nome da assegnare alla macro nella casella Nome macro. I nomi non devono contenere spazi o punti. Se fossero necessari, sostituirli con l’underscore (Stampa_modulo, per esempio). Ad una macro può essere assegnata una sequenza di controllo per poterla lanciare dalla tastiera. Specificare il carattere da associare alla pressione del tasto Control nella casella Scelta rapida da tastiera. Per evitare sequenze in conflitto con quelle già utilizzate da Excel conviene comporle utilizzando caratteri maiuscoli. Denominata la macro il registratore è attivo (si noti la presenza della barretta con due icone). Quella con il quadratino consente di concludere la registrazione. Posizionare il cursore all’interno della tabella dati, e premere contemporaneamente i tasti Control e Asterisco per evidenziarla interamente. Aprire il menu Dati, selezionare Filtro, e nel sottomenu Filtro automatico. Aprire l’elenco a discesa associato al campo Cliente e selezionare Verdi Giuseppe. Ripetere l’operazione selezionando No nel campo Pagato. 175/188 Pc Open Luglio/Agosto 2000167 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE MACRO IN EXCEL primi passi nel mondo del Vba scinde dal numero di righe e di colonne della tabella e diventa possibile procedere ad aggiunte o cancellazioni senza proble- mi. Aprire il menu Dati, selezionare la voce Filtro e la sottovoce Filtro automatico de- terminando la comparsa di un pulsantino a fianco delle celle che costituiscono le inte- stazioni della tabella. Fare clic su quello associato alla voce Cliente, e nell’elenco a discesa che viene aperto selezionare il nome che ci interessa (Verdi Giuseppe, poniamo). Con questa operazione si determina la contrazione della tabella che visualizzerà ora solo le re- gistrazioni relative a quel cliente. A questo punto, ripetiamo l’operazione sulla nuova tabella, ma questa volta apriamo l’elenco a discesa associato alla voce Pagato, e sele- zioniamo No. Il risultato delle due ricerche è l’elenco delle parcelle inevase di Verdi Giuseppe. Già che si siamo, dal momento che tali da- ti sono evidenziati, copiamoli. Quindi, pre- mere il tasto Pagina Giù, selezionare la cel- la B38 e replicare i dati in memoria. Il si- gnificato di questa replica ci sarà chiaro in seguito. Premere Pagina Sù, selezionare la cella A1 e premere il tasto Esc per desele- zionare il risultato della ricerca. Aprire il menu Dati, selezionare Filtro e ancora Filtro automatico per disattivare la funzio- ne. È tutto. Nella barretta che è stata vi- sualizzata contestualmente all’attivazione del registratore, facciamo clic sul pulsante con sopra impresso il quadratino per con- cludere la registrazione. Da questo mo- mento la nostra macro è custodita nella memoria di Excel (nell’ambito dell’Editor come vedremo), e potrà essere richiamata in qualsiasi momento. Vediamo come. Prima, però, eliminiamo i dati che abbiamo testé replicati nella cel- la B38, altrimenti non potremo renderci conto del buon funzionamento del nostro programmino. Riportiamoci nella parte su- periore del foglio di lavoro, riapriamo il menu Strumenti, selezionano Macro, e nel sottomenu nuovamente la voce Macro. Così facendo si accede a una maschera in cui sono elencate tutte le macro memoriz- zate. Nel nostro caso, ovviamente, solo quella che abbiamo appena registrato. Selezioniamola e premiamo il pulsate Esegui. Detto fatto, vengono estratte le parcelle inevase di Verdi Giuseppe e il ri- sultato replicato in B38! Provare per cre- dere. È ovvio che un programmino di que- sto genere non serve un gran che dal mo- mento che ricerca sempre e solamente le fatture insolute dello stesso cliente. Ma per noi è solo un punto di partenza perché fra poco lo modificheremo oppor- tunamente in modo da poterlo utilizzare più estensivamente. � REPLICA DEI RISULTATI � ESECUZIONE DELLA MACRO � PER SAPERNE DI PIÙ La doppia interrogazione della tabella dati isola le fatture inevase. Con il registratore sempre attivo, copiare tali dati (che sono già evidenziati), e incollarli nella cella B38 della sottostante videata. Premere Pagina Sù, riaprire il menu Dati, disattivare il filtro automatico, premere Esc e selezionare la cella A1. A questo punto spengere il registratore facendo clic sull’icona con il quadratino, ritornare alla videata sottostante, cancellare i risultati, quindi riaccedere alla videata principale. Dal foglio di lavoro principale aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e optare ancora per Macro nel corrispondente sottomenu. In alternativa, se si è richiesta la visualizzazione delle icone Visual Basic, fare clic su quella che reca impresso un triangolino orizzontale. Nella maschera cui si accede selezionare il nome di quella da lanciare (Fatture_inevase), quindi fare clic sul pulsante Esegui. Se abbiamo operato correttamente verrà eseguita la ricerca delle parcelle inevase del cliente Verdi Giuseppe. Se volete saperne di più sul registratore delle macro e come utilizzarlo più estensivamente accedere alla guida in linea di Excel, aprire la scheda Ricerca libera e digitare nella casella di interrogazione Registrare una macro. Vengono elencati numerosi argomenti di cui si consiglia di consultare le corrispondenti videate di aiuto. Nell’elenco sono presenti voci che si riferiscono ad altri temi trattati in questo dossier. Si consiglia di stampare le videate significative per una più agevole consultazione. 176/188 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Luglio/Agosto 2000168 MACRO IN EXCEL La macro che abbiamo registrato(Fatture_inevase), almeno per il mo-mento non serve un gran che, ma per comprendere la dinamica operativa del Vba si rivela utilissima. Infatti, se ne esplo- riamo il listato (vale a dire l’insieme di istruzioni in cui si articola) potremo ap- prendere molte cose. Prima però, bisogna accedere la dove è custodita: nell’Editor di Excel. Basta sezionarla nella maschera che abbiamo utilizzato per eseguirla e fare clic sul pulsante Modifica. Si passa così ad un nuovo ambiente dalla struttura piuttosto complessa. La sezione che ci interessa è quella di destra, nella quale dovrebbe comparire in bella mostra il listato della registrazione, che proponiamo in figura dopo averne nu- merato i vari passi al fine di facilitarne il commento. Si nota subito che il nostro li- stato contiene molti termini inglesi, per- ché anche nelle versioni nazionalizzate di Excel comandi e istruzioni macro sono re- stati quelli originali. La riga 1 inizia con la parola chiave Sub e dal nome assegnato a suo tempo (alla macro), che è seguito dalle parentesi chiu- se e aperte: tutte le macro cominciano co- sì. Le righe da 2 a 7, invece, sono vuote o di commento, e come tali sono precedute da un apostrofo che le esclude dalla ese- cutività del programma (e sono di colore verde). In particolare, la riga 3 ribadisce il nome della macro, mentre la 4 denuncia la data della registrazione e il nome del titolare della licenza di Excel. La riga 5 è una riga di stacco, mentre la 6 è del tutto vuota (se la riga è vuota, l’apostrofo è opzionale) e viene usata dal programma per dichiarare, qualora fosse stata specificata, la sequen- za di tasti con cui è possibile lanciare la macro da tastiera. Noi non lo abbiamo fat- to e per questo la riga è vuota. Ma veniamo Analizzando il listato di una macro registrata si può imparare molto. Inoltre, con semplici modifiche o assemblando fra loro parti di più listati è possibile sviluppare macro più complesse che servono come punto di partenza per realizzare una nostra applicazione � Analisi e modifica dei listati � PER ACCEDERE AL LISTATO � GESTIRE LE MACRO Il metodo migliore per apprendere poco a poco il Vba è quello di registrare semplici macro e analizzarne i listati. Così facendo ci si rende subito conto di come viene interpretata una certa operazione e si può penetrare nella dinamica delle varie istruzioni. Fra l’altro, una volta che ci si è resi conto delle funzioni svolte da uno o più passi, li si possono replicare tali e quali (o con semplici modifiche) nell’ambito di un’altra macro o di una macro vuota per svilupparne di nuove. � IL LISTATO DELLE MACRO FATTURE_INEVASE 01 Sub Fatture_inevase() 02 ‘ 03 ‘ Fatture_inevase Macro 04 ‘ Macro registrata il … da …. 05 ‘ 06 07 ‘ 08 Range(“B10”).Select 09 Selection.CurrentRegion.Select 10 Selection.AutoFilter 11 Selection.AutoFilter Field:=1, Criteria1:=”Verdi Giuseppe” 12 Selection.AutoFilter Field:=4, Criteria1:=”no” 13 Selection.Copy 14 ActiveWindow.LargeScroll Down:=1 15 Range(“B38”).Select 16 ActiveSheet.Paste 17 ActiveWindow.LargeScroll Down:=-1 18 Range(“A1”).Select 19 application.CutCopyMode = False 20 Selection.AutoFilter 21 End Sub La maschera cui si accede con la procedura descritta nella figura precedente consente di gestire molte operazioni sulle macro. In pratica, dopo aver selezionato nell’elenco il nome di una macro, premendo i corrispondenti pulsanti la si può eseguire, modificare o cancellare. Facendo clic sul pulsante Opzioni si accede ad un box in cui è possibile modificare l’eventuale sequenza di controllo associata alla macro. Si accede alla maschera della macro anche attraverso la barra degli strumenti del Visual Basic Per accedere al listato di una macro registrata aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e nel corrispondente sottomenu optare ancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nome della macro di cui si vuole esaminare il listato e fare clic su Modifica. Si accede così alla sezione dell’Editor del Vba che custodisce il codice del nostro programmino. In alternativa si può passare attraverso la barra degli strumenti del Visual Basic. Fare clic sul pulsantino con il triangolo. 177/188 Pc Open Luglio/Agosto 2000169 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE MACRO IN EXCEL ai passi di programma veri e propri. La ri- ga 8 determina la selezione della cella B10 della tabella, mentre la 9 interpreta la pres- sione dei tasti Control e Asterisco per evi- denziarla interamente. I passi da 10 a 12, invece, determinano rispettivamente l’atti- vazione dell’Autofiltro e le due selezioni ne- gli elenchi a discesa associati ai campi Cliente e Pagato. I passi da 13 a 16 si riferiscono alla copia dei risultati e al loro incollaggio in B38. In particolare, il passo 14 si riferisce alla pres- sione del tasto Pagina Giù. È ridondante, e può essere cancellato senza che la macro ne risenta. I passi da 17 a 19 interpretano la pressione del tasto Pagina Sù (anche que- sto passo può essere eliminato), la selezio- ne della cella A1 e la pressione del tasto Esc. Il passo 20 disattiva la funzione Autofiltro per ripristinare la tabella origina- le. Infine, il passo 21 conclude il program- mino (così infatti termina qualsiasi macro). Da questa analisi si intuisce che una macro registrata presenta, come già avevamo an- ticipato, una grossa limitazione. La nostra, per esempio, tutte le volte che verrà lanciata eseguirà sempre la stes- sa operazione, e non è possibile indirizzar- la ad operare una ricerca diversa nell’ar- chivio fatture. Possiamo però modificarne il listato al fine di indurla a comportarsi diversamente. Tale modifica si può esegui- re facilmente dal momento che l’Editor del Vba si presenta come un qualsiasi elabora- tore di testi, pertanto possiamo sostituire Verdi Giuseppe con il nome di un altro cliente di cui vogliamo conoscere la situa- zione contabile. A questo punto, anche se non è il massi- mo, potremmo creare un certo numero di macro vuote (basta attivare il registratore, denominare ogni macro con il nome di un cliente e interrompere subito la registra- zione senza eseguire nessuna operazione), e copiare al loro interno con un semplice Taglia e Incolla i passi da 8 a 20 compresi del listato di figura 1. Infine, in ogni listato, sostituire Verdi Giuseppe con il nome del cliente di cui si vuole isolare le parcelle inevase (attenti al- le virgolette!). Per dare corso ad una ricer- ca si accede alla maschera delle macro e si esegue quella relativa al cliente che ci in- teressa, oppure si digita la sequenza di controllo eventualmente assegnata alla corrispondente macro vuota. Fra poco, però, vedremo come tutto questo si può fare con una sola macro. A questo punto, dovreste saperne abbastanza per comin- ciare a creare qualche macro personalizza- ta, magari assemblando con il Taglia e Incolla passi di macro diverse. � L’EDITOR DEL VBA � LE MACRO VUOTE consiglia Installazione di Excel Si consiglia di procedere all’installazione completa del programma e, in particolare, della guida in linea del Visual Basic for application. Questo al fine di disporre di tutte le informazioni necessarie per poter sviluppare in futuro applicazioni più impegnative e, soprattutto, per utilizzare correttamente l’Editor. Eliminazione di una macro Se, esercitandosi a sviluppare proprie macro, l’elenco di quelle visualizzate nella maschera che le gestisce si dovesse allungare troppo, ingenerando confusione, è raccomandabile fare un po’ di pulizia. Basta selezionare il nome della macro da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. Attenzione: le macro devono essere cancellate una per volta. Esecuzione delle macro Se si dovessero verificare errori, non insistere. Per non addentrarsi in vicoli ciechi, ritornare in ambiente Excel, eliminare la macro e crearne una nuova. Purtroppo, non siamo abbastanza esperti per comportarci in modo migliore. Chi se la sente può provare a consultare l’aiuto dell’Editor. Il registratore Se attivando la registrazione non comparisse la barretta con i due pulsanti, aprire il menu Visualizza, selezionare Barre strumenti e gestire la registrazione tramite la voce dedicata che vi dovrebbe essere contenuta. Per documentarsi meglio sulla registrazione delle macro accedere all’indice della guida in linea di Excel e ricercare il termine Registratore. Viene individuato l’argomento Registrare una macro. Consultare la corrispondente videata e i rimandi in essa contenuti. Si consiglia anche di ricercare Creazione Macro e di esplorare le sottovoci: modificare, eseguire, copiare, eliminare una macro, aggiungere pulsanti e caselle di controllo. L’editor del Visual Basic è uno speciale modulo di Excel in cui vengono memorizzate le macro registrate o create direttamente. Si accede all’Editor dalla maschera di gestione delle macro. Selezionare il nome di una macro e fare clic su Modifica. L’Editor si comporta come un tradizionale elaboratore di testi, pertanto i listati delle macro possono essere cancellati, copiati e modificati con semplici operazioni di Taglia e Incolla. Questo fatto si rivela prezioso per sviluppare nuove macro assemblando passi provenienti da programmi diversi. Se si attiva il registratore (previa denominazione della macro) e si interrompe immediatamente la registrazione senza eseguire operazioni, si crea automaticamente il listato di una macro vuota. Se la lanciamo, ovviamente, non succede alcunché. Però la possiamo utilizzare come punto di partenza per sviluppare una nuova macro (con lo stesso nome). In pratica, basta replicare al suo interno, subito dopo le istruzioni di apertura, il listato di un’altra macro o solo i passi che ci interessa vengano eseguiti. delle registrazioni 178/188 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Luglio/Agosto 2000170 MACRO IN EXCEL Le macro registrate hanno un grande li-mite, poiché non sono in grado di ac-quisire dati dall’esterno, e pertanto non possono modificare il loro corso in funzione dei nostri input. Facciamo un esempio. Se sviluppiamo una macro per simulare un con- vertitore di valute, il nostro programmino convertirà la sola valuta prevista e l’unico importo che è stato dichiarato. In altre paro- le servirebbe a ben poco, un eufemismo per non dire nulla! Se, invece, possiamo passare alla macro gli importi da convertire di volta in volta e in qualunque valuta, le cose cam- biano moltissimo. Il toccasana è rappresen- tato da due preziosi strumenti del Vba: le va- riabili e i controlli condizionali. Prima di ap- plicarli in pratica cerchiamo di conoscerli un po’ più da vicino. Come gestire le variabili Il Vba prevede una speciale istruzione che consente di visualizzare un messaggio di richiesta dati e registra la nostra risposta in una particolare locazione di memoria (cui si può assegnare un nome specifico ed espli- cativo) che viene definita Variabile. Il nome di tale variabile deve essere dichiarato nei passi di apertura della macro, in ogni caso sempre prima del passo che si riferisce alla visualizzazione del messaggio. La sintassi della dichiarazione è semplice: si usa la pa- rola chiave Dim seguita dal nome che le si vuole assegnare. Altrettanto semplice è la struttura del passo che visualizza il messag- gio di richiesta. Basta scrivere il nome asse- gnato alla variabile, digitare il segno di Uguale, e farlo seguire dall’istruzione Input Box (“Testo del messaggio di richiesta dati”). A questo punto, passiamo a sviluppare un mini euroconvertitore per calcolare il cambio della lira con la nuova moneta euro- pea: creare una macro vuota denominata Euroconvertitore (come fare lo abbiamo spiegato nella pagine precedenti), accedere Le macro registrate non possono acquisire dati dall’esterno e questo rappresenta una limitazione. Però, se si utilizzano le variabili e i cosiddetti controlli condizionali, ne diventano capaci, e i loro possibili impiego si estendono notevolmente Variabili e controlli: come � CONOSCERE LE VARIABILI � CONTROLLI CONDIZIONALI � INSERIMENTO DEI DATI � L’EUROCONVERTITORE Le loro applicazioni sono le più disparate, pertanto si rivelano preziosi strumenti per dare valore aggiunto alle nostre macro. Vale la pena di approfondire questo argomento consultando la guida in linea del Vba. Ricercare l’argomento Istruzione If…Then e accedere alle videate di aiuto corrispondenti alle voci individuate. Consultare anche gli esempi di applicazioni pratiche. La meccanica operativa dell’istruzione If è analoga a quella della funzione Se che opera nell’ambito dei fogli di lavoro di Excel. Per mancanza di spazio abbiamo scalfito l’argomento variabili presentandolo in forma semplicissima. Per saperne di più sui tipi di variabili disponibili e su come utilizzarli più efficacemente consultare la guida in linea dell’Editor del Visual Basic. Accedere all’Editor, attivare la guida, aprire la scheda di ricerca libera e digitare nella casella di interrogazione Dichiarazione di variabili. Consultare la videata di aiuto corrispondente all’omonimo argomento che viene elencato nella finestra dedicata. Grazie alla istruzione Input Box è possibile fare si che la macro ci richieda di inserire i dati che le servono. La risposta viene registrata in una variabile che possiamo denominare a piacere (meglio se con un nome autoesplicativo delle funzioni svolte). Quanto registrato nella variabile può essere elaborato in qualunque passo della macro facendo semplicemente riferimento al nome della variabile stessa per impostare formule ed espressioni. Nelle variabili possono essere registrati valori numerici o testuali. Ecco come opera il programmino per la conversione in diverse valute di un importo in euro. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e nel sottomenu optare ancora per Macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionarne il nome e premere il pulsante Esegui. Viene esibito un box che richiede l’importo in euro da convertire, inserire il dato e premere Ok. Nel nuovo box digitare la valuta di conversione (Lire o Franchi), premendo Ok il risultato viene visualizzato nella cella A1 del foglio di lavoro. 179/188 Pc Open Luglio/Agosto 2000171 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE MACRO IN EXCEL sviluppare macro interattive al suo listato e inserivi i passi per la dichia- razione di due variabili (Dim Importo e Dim Cambio). Nella prima verrà registrato l’im- porto in euro da convertire in lire, mentre nella seconda il risultato del calcolo della conversione. A questo punto, il passo che si occupa del suddetto calcolo farà riferimento alla variabile Importo e si presenterà così: Cambio = Importo * 1936.27. Si noti che la virgola deve essere espressa utilizzando il punto decimale. È una necessità che dobbia- mo accettare. Ora non ci resta che richiede- re alla macro di inserire il risultato del cal- colo (o meglio, il valore registrato nella va- riabile Cambio) in una cella del foglio di la- voro. A1, per esempio. Per conoscere la corrispondente istruzio- ne, che non ci è nota, possiamo chiedere aiuto al registratore di Excel. Infatti, basta re- gistrare una semplicissima macro (denomi- niamola Inserimento) che prevede la selezio- ne della cella A1, e la digitazione in quest’ul- tima di un qualsiasi valore, per esempio 1.000. I passi significativi del listato di tale macro si presentano così: 01 Sub Inserimento() 02 Range(“A1”).Select 03 ActiveCell.FormulaR1C1 = “1000” 04 Range(“A2”).Select 05 End Sub e ci illuminano su come dobbiamo com- portarci per completare la macro Euroconvertitore, per il momento ancora vuota. In pratica, basterà replicare in que- st’ultima i passi 2 e 3 e sostituire “1000” con il nome della variabile Cambio (non fra virgolette). A questo punto la nostra macro si dovrebbe presentare come il primo dei due listati. Se la lanciamo viene esibito un box che ci invita ad inserire l’importo in eu- ro da convertire in lire. Premendo il pul- sante Ok, in A1 viene visualizzato il risulta- to della conversione. I controlli condizionali. Con questo tipo di controlli la macro pre- cedente diventa più versatile ed è in grado di convertire un importo in euro non solo in lire ma anche in altre divise. In pratica, bi- sogna gestire una nuova variabile (Divisa) e controllare la risposta che viene data quan- do richiesti di specificare il tipo di conver- sione da effettuare. Ovviamente, bisogna di- chiarare la nuova variabile e prevedere l’op- portuno messaggio di richiesta. I controlli vengono effettuati nell’ambito di uno o più cosiddetti cicli If, tanti quante sono le con- versioni previste. Immaginiamo di voler estendere le capacità di conversione della nostra macro ai franchi francesi. Per farlo dovremo impostare due controlli per verifi- � IL LISTATO DELLA MACRO INIZIALE � LA MACRO DEFINITIVA care il valore della variabile Divisa (se Lire o Franchi). La sintassi di un controllo If è la se- guente: If Divisa = Lire Then Cambio = Importo * 1936.27 End If Mentre il secondo si ottiene sostituendo Lire con Franchi e inserendo il nuovo fattore di conversione. Insomma, operati gli oppor- tuni inserimenti e modifiche la nostra macro si deve presentare così come nella seconda figura. Ecco la dinamica del nostro pro- grammino. Inserita la risposta alla richiesta di quale conversione operare (Lire o Franchi) viene eseguito il primo controllo. Se si è risposto Lire viene eseguito il primo ciclo If, altrimenti il secondo dal momento che il primo viene ignorato. A questo punto possiamo sbizzarrirci a prevedere nuove conversioni e, anche, volendolo, a program- mare cambi non necessariamente partendo dall’euro. Si ricordi che la risposta deve es- sere ortograficamente corretta, altrimenti la macro si arresta o visualizza un messaggio di errore. Inoltre bisogna rispondere utiliz- zando le maiuscole e le minuscole previste nei cicli di controllo. Nel nostro caso, per esempio, se si dovesse rispondere LIRE, lire, o LIre la conversione non avrebbe luogo. Sub Euroconvertitore() ‘ ‘ Euroconvertitore1 Macro ‘ Macro registrata il … da … ‘ Dim Importo Dim Cambio Importo = InputBox(“Inserire l’importo in euro da convertire in lire.”) Cambio = Importo * 1936.27 Range(“A1”).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Cambio End Sub Sub Euroconvertitore() ‘ ‘ Euroconvertitore Macro ‘ Macro registrata il … da … ‘ Dim Importo Dim Cambio Dim Divisa Importo = InputBox(“Inserire l’importo in euro da convertire.”) Divisa = InputBox(“Inserire la divisa di conversione (Lire o Franchi)”) If Divisa = “Lire” Then vCambio = Importo * 1936.27 End If If Divisa = “Franchi” Then Cambio = Importo * 6.55957 End If Range(“A1”).Select ActiveCell.FormulaR1C1 = Cambio End Sub Ecco come si presenta il listato della macro definitiva dopo le opportune aggiunte e modifiche. Si noti la presenza dei due cicli di controllo If, e che le variabili sono state utilizzate per impostare le espressioni di calcolo. Tutte le istruzioni che si trovano all’interno di un ciclo If vengono eseguite solo se la condizione espressa nel passo iniziale del ciclo risulta verificata. In caso contrario la macro riparte dal passo immediatamente successivo all’istruzione End If che conclude il ciclo. Il listato ottenuto dalla macro vuota Euroconvertitore. Per accedere al codice vuoto bisogna aprire la maschera di gestione delle macro, selezionarne il nome e premere il pulsante Modifica. Nell’Editor digitare le istruzioni per la dichiarazione delle variabili, per la visualizzazione del messaggio di richiesta dell’importo in euro, e replicare i passi 2 e 3 della macro Inserimento. Si ritorna in ambiente foglio di lavoro facendo clic sul pulsante in alto a sinistra con impresso il simbolo Excel. 180/188 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Luglio/Agosto 2000172 MACRO IN EXCEL Se è vero che una macro si può lanciarein tanti modi, è altrettanto vero che aseconda dei casi e delle situazioni in cui ci si trova il modo migliore è uno solo. Per esempio, per stampare una tabella me- glio avvalersi di una sequenza di controllo che ci consente di lanciare la macro da qualsiasi punto del foglio di lavoro. Se, però, vogliamo sviluppare una applicazio- ne appena complessa e articolata in più di una macro, può essere più conveniente im- postare una interfaccia a pulsanti che ci consenta di eseguirle selettivamente a se- conda delle necessità. Il fatto di poter eti- chettare convenientemente i vari pulsanti, poi, da la possibilità di conoscere a priori le funzioni svolte dalle macro associate a questi ultimi. Ma vediamo come si crea un pulsante e come si può associare alla sua pressione il lancio di una macro. Creare un pulsante Aprire il menu Visualizza, selezionare Barre degli strumenti, e nel sottomenu op- tare per Visual Basic. Viene esibita una bar- retta con alcune icone: fare clic su quella con sopra impresso il martello e la chiave inglese per dare vita ad una nuova barra che ospita le icone per la creazione di vari oggetti. Quella che ci interessa reca sopra impresso un pulsante in miniatura. Facendovi sopra clic il cursore del mouse si trasforma in una piccola croce. Tenendo premuto il tasto sinistro del no- stro mouse cominciamo col disegnare un rettangolo delle dimensioni che si vogliono assegnare al pulsante che vogliamo creare: verrà visualizzato non appena si rilascia il tasto del mouse. Si noti che il nostro botto- ne è contornato da sei quadratini (le cosid- dette maniglie) agendo sui quali è possibi- le ridimensionarlo a piacere. Facendo clic al suo interno, invece, lo si può riposizio- nare nell’area di lavoro. Si noti anche che Sinora, per eseguire i programmini che abbiamo sviluppato ci siamo avvalsi della maschera per la gestione delle macro o delle sequenze di controllo. Ma c’è un metodo più efficace ed elegante: associare il lancio di una macro alla pressione di un pulsante � I pulsanti: come crearli � ASSOCIARGLI UNA MACRO � ASSOCIARGLI UN OGGETTO � DISEGNARE IL PULSANTE � PERSONALIZZARLO l lancio di una macro può essere associato ad un clic fatto su un oggetto inserito in un foglio di lavoro. Ecco come procedere. Fare clic destro sull’oggetto per evidenziarlo, quindi nel corrispondente menu contestuale optare per la voce Assegna macro. Nella maschera che viene visualizzata selezionare la macro da associare all’oggetto, quindi premere il pulsante Ok. Contrariamente a quanto avviene per i pulsanti, la procedura di assegnazione non prevede l’attivazione della modalità di progettazione. Attivare la modalità di progettazione, fare clic destro sul pulsante e selezionare nel menu che viene contestualmente visualizzato la voce Visualizza codice. Con questa operazione si accede al codice che il Visual Basic assegna automaticamente ad un pulsante nel momento stesso in cui viene creato. Il codice è memorizzato come le macro nell’ambito dell’Editor ma in una sezione diversa. La pressione del pulsante determina l’esecuzione delle istruzioni che verranno immesse successivamente all’interno del codice. Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con sopra impresso Martello e Chiave inglese. Viene così visualizzata una nuova barra in cui si attiva l’icona corrispondente al pulsante. Si noti che contemporaneamente viene automaticamente attivata nella prima barra l’icona cosiddetta di Progettazione (quella con i simboli della squadra e della matita). Portare il cursore del mouse nell’area di lavoro, fare clic e disegnare un rettangolo con le dimensioni da assegnare al pulsante. Facendo clic destro sul pulsante (ricordarsi di attivare la modalità di progettazione se già non lo fosse) viene visualizzato un menu. Selezionare la voce Proprietà per accedere alla omonima casella che consente di definire numerosi parametri del pulsante. In particolare, la voce Caption gestisce l’etichettatura del pulsante, la voce Back Color la sua colorazione, e le voci Font e Fore Color tipo, dimensioni, stile e colore dei caratteri delle scritte. L’etichetta viene digitata direttamente nella cella Caption. 181/188 Pc Open Luglio/Agosto 2000173 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE MACRO IN EXCEL e associarli alle macro Macro ed oggetti � IL CODICE DEL PULSANTE nella prima delle due barre risulta premuta l’icona con impresse Squadra e matita. Significa che ci troviamo in modalità pro- gettazione del pulsante. A questo punto ve- diamo come etichettarlo convenientemen- te. Farvi sopra clic con il tasto destro e se- lezionare nel corrispondente menu la voce Proprietà. Si accede così alla casella delle proprietà del nostro pulsante. Nella cella accanto alla voce Caption digitare il testo dell’etichetta. Per associare il lancio di una macro alla pressione del pulsante, invece, bisogna fa- re ancora clic destro su di esso e selezio- nare Visualizza codice nel menu contestua- le. Così facendo si accede al codice del pul- sante, articolato in due soli passi. Il primo si riferisce all’identificazione del pulsante, mentre il secondo conclude il co- dice stesso. A questo punto si replica subi- to dopo il passo “uno” il listato della macro che deve essere lanciata alla pressione del pulsante ad eccezione, però, del passo ini- ziale e di quello finale. Per esempio, se vo- gliamo associare al pulsante il lancio del- l’euroconvertitore, il codice del nostro pul- sante si presenterà come nella figura in al- to a destra in questa stessa pagina. Si rammenti che affinché il pulsante pos- sa essere utilizzato si deve uscire dalla mo- dalità di progettazione disattivando con un Il lancio di una macro può essere determinato anche da un semplice clic su un qualsiasi oggetto che sia stato inserito nell’ambito del foglio di lavoro. Ci riferiamo, per esempio, a una clipart, a una immagine, a un grafico e così via. La procedura è analoga a quella che coinvolge i pulsanti, ma ancora più semplice. Ecco come operare. Fare clic destro sull’oggetto, e nel corrispondente menu contestuale selezionare Assegna macro. Così facendo viene visualizzata una maschera che elenca tutte le macro che sono state create nell’ambito del foglio di lavoro. Selezionare il nome di quella da associare all’oggetto, quindi premere il pulsante Ok. Da questo momento, tutte le volte che si porta il cursore sull’oggetto se ne determina la trasformazione in una manina. Al clic viene lanciata la macro che abbiamo appena associata all’oggetto. Se si dovesse procedere ad assegnare all’oggetto una nuova macro (sempre facendo clic destro sull’oggetto), la prima assegnazione viene disabilitata automaticamente. Insomma, vale l’assegnazione che è stata operata per ultima. � INSERIMENTO DELLA MACRO clic la famosa icona con sopra impressi squadra e matita. Personalizziamo i pulsanti I nostri pulsanti, una volta creati, posso- no essere personalizzati. Per esempio, si può variarne il colore, cambiare il tipo dei caratteri o colorarli a piacere. In ogni caso si parte sempre dalla casella delle Proprietà cui si accede, dopo essere entra- ti in modalità progettazione, dal menu con- testuale visualizzato al clic tasto destro. Per cambiare il colore del bottone si fa clic sulla cella accanto alla voce Back Color. Così facendo viene visualizzato un pul- santino che, quando premuto, determina l’apertura di una paletta cromatica in cui si fa clic sul campione della tonalità deside- rata. L’assegnazione ha luogo in tempo reale. Per variare il tipo di carattere, inve- ce, si deve ripetere la stessa operazione nella cella a fianco della voce Font, mentre operando nella cella a fianco della voce Fore Color si può modificare la colorazione dei font. Chi volesse conoscere il significa- to delle varie voci ospitate nella casella delle proprietà del pulsante, le deve evi- denziare quindi premere il tasto F1. Così facendo si accede direttamente alla corrispondente videata esplicativa della guida in linea del Visual Basic. Il codice del pulsante si articola in due sole righe. Se si inseriscono dopo il primo passo una o più istruzioni in Visual Basic, queste verranno eseguite tutte le volte che si fa clic sul pulsante. Per determinare l’esecuzione di una delle macro che abbiamo sviluppato basta replicarne tutti i passi (ad eccezione del primo e dell’ultimo) all’interno del codice del pulsante. Se non si eliminano tali passi se ne creano dei duplicati che determinano un errore. Ecco come si presenta il codice del pulsante dopo che è stato inserito al suo interno il listato della macro Euroconvertitore privata del primo e dell’ultimo passo. Per provare il funzionamento del pulsante bisogna riaccedere al foglio di lavoro, uscire dalla modalità di progettazione e fare clic sul pulsante. Se non si esce dalla modalità di progettazione facendo clic sul pulsante lo si evidenzia solamente, e la macro non viene lanciata. Il codice del pulsante può essere modificato in ogni momento. 182/188 Viene impostata attorno alla zona dedicata a ricevere i risultati della ricerca. Si noti che la lettera viene indirizzata prelevando il nome del cliente dalla cella B38. Da una tabella che contiene l’indirizzo dei clienti, tramite una opportuna formula di scansione da inserire nelle celle sottostanti a B32 si può anche visualizzarne l’indirizzo, il Cap e la città di residenza. La macro potrebbe anche prevedere l’apposizione della formula di saluto e della firma dopo che è avvenuto l’inserimento dei dati. � COMUNICARE SOLLECITI L’interfaccia del modello ospita l’archivio dati e due pulsanti. Il primo per lanciare la ricerca delle parcelle insolute, il secondo per accedere alla lettera di sollecito. Premendo il primo pulsante viene esibito un box che richiede il nome del cliente di cui si vuole verificare la situazione contabile. Acquisito l’input (la cui ortografia deve corrispondere esattamente a quella del nominativo ospitato nella tabelle), viene eseguita la ricerca e i risultati inseriti nella comunicazione di sollecito. � SOLLECITO FATTURE IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Luglio/Agosto 2000174 MACRO IN EXCEL Mettendo in pratica quanto abbiamo ap-preso sinora, e utilizzando le macroesemplificative che abbiamo registra- to (Parcelle_inevase e Euroconvertitore), possiamo sviluppare alcune semplici appli- cazioni gestite da adeguate interfacce. In pratica, bisogna fare due cose. Impostare un ambiente in cui inserire pulsanti o oggetti cui associare le macro in cui si articola l’ap- plicazione, quindi creare le suddette macro registrandole estemporaneamente e proce- dendo se necessario a modificarle, oppure utilizzandone di preesistenti (magari anche solo alcuni passi). Sollecito delle fatture inevase L’interfaccia dell’applicazione è costituita dalla videata che ospita la tabella dati e dai pulsanti di lancio delle macro che sono tre. Il primo pulsante esegue la ricerca delle par- celle e ne replica gli estremi nella parte sot- tostante della videata, dove avremo avuto cura di predisporre opportunamente il testo della lettera di sollecito. Poiché il nome del cliente cui è indirizzato il sollecito è presen- te nella cella B39, a tale cella si fa riferimen- to alla posizione E32 per indirizzare auto- maticamente la comunicazione. E veniamo al secondo pulsante che consente di acce- dere al testo della comunicazione, mentre il terzo, posizionato nella videata sottostante, ci riporta da quest’ultima nella parte supe- riore del video. Per quanto riguarda le ma- cro, invece, bisogna creare tre macro vuote. All’interno della prima si inserisce il listato di quella che abbiamo registrato a suo tem- po per interrogare l’archivio. Bisogna però prevedere una variabile Cliente e il corri- spondente messaggio di richiesta. In questo modo, sostituendo al nome del Cliente il ri- ferimento alla variabile la macro acquista versatilità. Inoltre, bisogna inserire un passo che elimini dalla zona B38:E45 eventuali da- ti presenti. Per quanto riguarda le altre due macro vuote vi si inserirà semplicemente l’istruzio- ne per selezionare rispettivamente le cella A39 e A1. Possiamo prelevare il corrispon- dente passo dalla prima macro e modificare opportunamente le coordinate di cella. Le semplici macro che abbiamo sviluppate possono essere organizzate nell’ambito di opportune interfacce. Consentendo così di realizzare delle piccole applicazioni Sviluppo di una semplice � LE MACRO VUOTE � L’EUROCONVERTITORE L’interfaccia del convertitore di valuta può essere variamente strutturata a seconda dei casi. Quella più semplice prevede che l’unica macro venga gestita da un pulsante. In questo caso il programma richiederà di inserire l’importo in euro da convertire e, successivamente, in quale valuta. In alternativa, si possono sviluppare più macro, ognuna dedicata ad una conversione, da associare poi ad altrettanti pulsanti etichettati con il nome della valuta in cui deve avvenire la conversione dell’importo in euro. Grazie alla possibilità di registrare macro vuote se ne possono creare di nuove inserendo semplicemente in queste ultime dei passi prelevati da altri programmi. Se si inserisce il listato di una nuova macro si tenga presente che bisogna prima depennare il passo iniziale e quello finale per evitare la presenza di doppie istruzioni che genererebbero un messaggio di errore. La nuova macro, ovviamente, ha il nome di quella vuota e ad esso si deve fare riferimento per lanciarla o per associarla a pulsanti o a oggetti. 183/188 Pc Open Luglio/Agosto 2000175 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE MACRO IN EXCEL Ovviamente, considerando il carattere esemplificativo delle nostre applicazioni ci siamo semplicemente proposti di fornire delle tracce su cui operare, lasciando al let- tore il compito di apportare alla struttura del modello le modifiche che ritiene più op- portune. È chiaro che a seconda degli inter- venti operati le macro potrebbero richiede- re conseguenti modiche, per esempio a li- vello di coordinate di celle o nomi di zone. L’euroconvertitore La macro l’abbiamo già sviluppata limita- tamente alla conversione dell’importo in eu- ro verso le lire e i franchi francesi. Quello che possiamo fare ora è utilizzare la variabi- le in cui si registra la valuta di conversione per completare adeguatamente il risultato ottenuto con tale specifica. Pertanto dob- biamo prevedere un nuovo passo per inseri- re nella cella accanto a quella che ospita il ri- sultato del calcolo, la suddetta specifica. Per quanto riguarda l’interfaccia basterà preve- dere una videata in cui viene evidenziata la posizione di visualizzazione dei calcoli fa- cendola precedere da una frase esplicativa. Inoltre, si deve creare un pulsante cui asso- ciare il lancio della macro. Chi vuole dare un tocco di professionalità al modellino può prevedere un certo nume- ro di macro, ciascuna delle quali si occupa della conversione di un tipo di valuta, ed as- Nelle macro interattive che abbiamo sviluppate gli inserimenti devono essere corretti, altrimenti si può determinare l'arresto del programma e l'esibizione di un messaggio di errore. Se viene esibito quello della foto premere Fine per riaccedere al modello. Premendo Debug si accede all'Editor. Per metterci al riparo dai danni provocati da input non corretti bisogna inserire opportuni controlli condizionali. Per il momento cerchiamo di fare attenzione quando si inseriscono i dati! Meglio prevenire. � I MESSAGGI DI ERRORE Per dare un tocco di eleganza all’euroconvertitore sostituire i pulsanti previsti nella interfaccia precedente con le immagini delle bandiere che ricordano le corrispondenti valute da convertire. Chi vuole costruirle cominci disegnando i rettangoli elementari. Dopo averli colorati opportunamente, i rettangoli vengono accostati, allineati orizzontalmente, ed evidenziati contemporaneamente (Control+Maiuscole). Poi si fa clic destro su un rettangolo, e nel menu che viene esibito selezionare Raggruppa. � INTERFACCIA BANDIERE sociarle ad immagini che riproducono le bandiere degli stati cui le valute si riferisco- no. Ovviamente le macro si limitano a ri- chiedere l’importo in euro e ad eseguire semplicemente il calcolo di conversione per ogni singola valuta. Allineare immagini o pulsanti Quando si imposta una interfaccia non di- mentichiamo che l’occhio…vuole la sua parte. In particolare, bisogna darsi da fare per allineare correttamente fra di loro i vari oggetti che vi sono stati inseriti: per esem- pio, immagini o pulsanti. Per ottenere que- sto risultato basta eseguire questi passi: se- lezionare contemporaneamente i pulsanti o le immagini da allineare facendovi sopra clic tenendo premuto il tasto Maiuscole; preme- re poi il pulsante Disegno della omonima barra strumenti, e nel corrispondente menu optare per Allinea o distribuisci. Selezionare, infine, l’opzione di allineamento desiderata nel sottomenu che viene visualizzato. consiglia Documentarsi Utilizzare estensivamente la guida in linea di Excel e dell’Editor del Vba, soffermandosi in modo particolare sulla consultazione degli esempi pratici. Chi vuole saperne di più sugli argomenti trattati in queste schede può accedere al sito di Microsoft (www.microsoft.com/italy), quindi in fondo alla pagina che viene visualizzata si selezioni, nella sezione I consigli degli esperti, Office in pratica. Nelle corrispondenti pagine si può trovare un corso rapido sulle macro espressamente creato per i meno esperti. Inoltre si possono scaricare alcuni modelli applicativi. Si consiglia la consultazione dei listati delle corrispondenti macro. Non perdere la pazienza Quando si sviluppano le prime macro è quasi naturale che la loro esecuzione possa talvolta bloccarsi. Le procedure per il recupero da tali situazioni non sono ancora alla portata di un principiante, pertanto se non si riesce a uscire dall’empasse, chiudere tutto e rilanciare Excel ricominciando da capo. Assemblaggio delle macro Per copiare alcuni passi da una macro registrata e incollarli nell’altra si passi sempre tramite la maschera di gestione delle macro facendo la spola fra Excel e l’Editor del Vba. I pulsanti Non si dimentichi mai che per associare una macro ad un pulsante o per modificarne le caratteristiche bisogna attivare sempre la modalità di progettazione. Viceversa, per poter utilizzare il pulsante tale modalità deve essere disattivata. Prova delle macro Se si vogliono replicare alcuni passi di una macro registrata all’interno di un’altra macro è possibile testarli isolandoli dal contesto del listato. Basta far precedere da un apostrofo tutti i passi che non si intende usare. Così facendo, i passi apostrofati non vengono presi in considerazione in fase di esecuzione della macro. applicazione automatizzata •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare sul cd n. 40 di Pc Open Luglio/Agosto Nello spazio “Articoli” del cd rom allegato trovate 2 file con gli esempi trattati nel dossier: uno è per Excel per Windows 95 e l’altro per 98 o 2000. Per lanciare gli esempi attivare le macro come richiesto dalla maschera che viene visualizzata. 184/188 Pc Open Luglio/Agosto 2000178 pratica • fogli elettronici ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Una delle più potentie versatili funziona-lità di analisi dati fra le tante gestite dal fo- glio elettronico di casa Microsoft è sicuramente quella che gli addetti ai lavori definiscono Tabel- le pivot. Ma vediamo che cosa sono queste tabel- le, anche per rinfrescare la memoria a chi non avesse molta dimesti- chezza con il loro utiliz- zo. Come lo stesso nome dice, si tratta di normali tabelle a due entrate, che rappresentano il ri- sultato di analisi incro- ciate condotte nell’am- bito di un insieme di da- ti, ne più ne meno di co- me avviene in un tradi- zionale data base. Conviene fare subito un esempio pratico rife- rendoci alla tabella di fi- gura 1 che, pur nella sua spartanità, può essere pomposamente definita come un data base ta- bellare di Excel. Quello che ci propo- niamo di fare è condurre una semplice analisi in- crociata che renda più eloquenti i dati in essa contenuti. Per esempio, anziché accontentarci dei totali delle vendite di stampanti e computer che potremmo conosce- re sommando semplice- mente i dati contenuti nella colonne omonime, vogliamo analizzare le vendite a livello di quan- to realizzato dai singoli venditori. In pratica, utilizzando i dati della tabella vo- gliamo crearne una nuo- va (a due entrate, per l’appunto) in cui le co- lonne si riferiscono ai prodotti venduti e le ri- ghe agli agenti. I dati, in questo caso rappresentano il conso- lidamento di quelli della tabella originale rispetto ai singoli agenti. In altre parole la tabella ci dirà quanti computer e quan- te stampanti hanno ri- spettivamente venduto i nostri agenti. Con le ta- belle pivot è un gioco da ragazzi. Ecco come operare in pratica avvalendosi del- la procedura guidata prevista da Excel. La procedura Si parte con l’eviden- ziare la tabella dati origi- nale, che può essere as- similata ad un tradizio- nale archivio. Le intesta- zioni delle colonne ne rappresentano i campi, mentre le righe si identi- ficano con i record. A questo punto, se si seleziona la voce Rap- porto tabella pivot nel menu Dati si da l’avvio Il problema: impostare una tabella pivot per analizzare dei dati La soluzione: avvalersi delle procedure guidate previste da Excel Impostazione di Dichiarazione del tipo di dati La procedura prevede che si dichiari la tipologia dei dati che si vogliono analizzare. La situazione più frequente è rappresentata da una tabella Excel la cui struttura, pensandoci bene, è analoga a quella di un data base. Le intestazioni delle colonne si identificano con i nomi dei campi, le righe con i record. Definizione della zona dati Se prima di avviare la procedura si è provveduto a evidenziare la zona occupata dalla tabella le corrispondenti coordinate figurano già nella casella destinata ad ospitarle. In caso contrario digitarle direttamente o, meglio, fare clic sul pulsantino a destra della casella ed evidenziarle nel foglio di lavoro. Posizione dei risultati La procedura prevede che venga dichiarata la posizione in cui devono essere visualizzati i risultati dell’analisi. Si può optare per un foglio di lavoro separato oppure per lo stesso in cui sono contenuti i dati sorgenti. In questo caso evidenziare la zona con la procedura descritta più sopra. Impostazione della tabella La struttura della tabella pivot può essere impostata per visualizzare variamente i risultati dell’analisi. In particolare, i nomi campi che vengono trasferiti nell’area Righe rappresenteranno le intestazioni delle righe della tabella pivot, mentre quelli trascinati nell’area Dati si riferiscono ai dati da elaborare. 1 2 3 4 Ecco come utilizzare Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi ai fogli elettronici: Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile. Gestire l’inserimento dei dati Giugno: Utilizzare il data base di Excel Luglio/Agosto Come utilizzare le tabelle pivot Prossimamente: Utilizzare i filtri avanzati Modificare gli sfondi dei grafici 185/188 pratica • fogli elettronici Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare alla procedura guidata, articolata in più ma- schere. Nella prima ci viene chiesto di indicare dove si trovano i dati da elaborare: nel nostro ca- so si trovano in un data base Excel, pertanto questo è il bottone che deve essere spuntato. La seconda maschera, invece, si riferisce alla dichiarazione della zona occupata dalla tabella (che alla fine, è pur sem- pre il data base Excel). Nel nostro caso, avendo- la evidenziata in parten- za, la corrispondente zo- na già figura specificata nella casella Intervallo, ma se non si fosse anco- ra provveduto, questo è il momento di farlo. Pertanto, si digitino le coordinate dal nostro ar- chivio (riga campi com- presa) nella finestra de- dicata. In alternativa, possiamo fare clic sul pulsantino affiancato al- la finestra. Così facendo si acce- de all’ambiente foglio di lavoro ed è possibile procedere alla selezione diretta della zona, men- tre la maschera si è ri- dotta alla sola finestrella in cui ora compaiono le coordinate della zona selezionata. Fare clic an- cora sul solito pulsanti- no per acquisirle defini- tivamente e riaccedere alla maschera. La fase successiva si riferisce alla dichiarazio- ne della posizione in cui deve essere visualizzata la tabella pivot, e si può optare per un foglio se- parato o per quello atti- vo in cui si trovano i da- ti sorgenti. Impostazione della tabella La prossima mossa consiste nell’impostare la struttura della tabella che visualizzerà i dati dell’analisi. Fare clic sul pulsante Layout per ac- cedere all’ambiente di impostazione. Nell’area righe si trascina il pul- santino corrispondente al campo Agenti, che si trova insieme a quelli Computer e Stampanti, nella parte destra dell’a- rea di lavoro. Successi- vamente, si portano i pulsanti Computer e Stampanti nell’area Dati. Contestualmente al tra- sferimento i pulsanti cambiano denominazio- ne e figurano rispettiva- mente etichettati Som- ma Computer e Somma stampanti. In pratica, Ex- cel, seleziona autonoma- mente l’elaborazione che verrà fatta sui dati ospitati nei suddetti campi. Guarda caso, la som- ma è proprio quella che fa al caso nostro ma vo- lendo si può optare per altri tipi di elaborazioni. Basta fare clic sul pul- sante relativo al campo coinvolto nella modifica per accedere alla ma- schera che gestisce quelle possibili. In particolare, sono ben undici. Oltre alla somma, infatti, si può optare per la media, per l’individuazione dei va- lori massimi o dei mini- mi, per la varianza, per la deviazione standard e così via. Se poi si fa clic sul pulsante Opzioni la maschera originale si espande e nell’appendi- ce si possono specifica- re ulteriori operazioni. Per esempio è possi- bile filtrare i dati in mo- do da visualizzare quelli che corrispondono a de- terminate caratteristi- che eseguendo confronti fra i contenuti dei singo- li campi. Operate tutte le impo- stazioni si riaccede alla maschera di partenza dove premendo il pul- sante Fine si da il via al- la creazione della tabella pivot. una tabella pivot 5 6 7 8 le tabelle pivot I risultati La tabella pivot che interpreta i risultati della nostra semplice analisi si materializza in una tabella a due entrate che consolida il numero di computer e di stampanti venduti dai singoli agenti. La tabella è dinamica e consente, agendo sui pulsanti presenti, di procedere a nuove analisi senza ripetere la procedura di base. Per saperne di più Le possibilità delle tabelle pivot sono notevoli e nella presente schede ne abbiamo solo scalfito la superficie. Per documentarsi ulteriormente aprire la guida in linea, accedere alla scheda di ricerca libera e digitare nella casella di ricerca il testo Tabelle pivot. Consultare il riferimento alla voce Informazioni sui rapporti di tabella pivot. Specifica delle elaborazioni Quando si trascinano dei campi nell’area Dati sui corrispondenti valori viene condotta l’elaborazione Somma. Se, invece si vogliono condurre elaborazioni differenti bisogna fare doppio clic sul nome del campo per accedere ad una maschera in cui si può definire il tipo di elaborazione da eseguire. Pc Open Luglio/Agosto 2000179 Le opzioni Se nella maschera di figura 5 si preme il pulsante Opzioni la maschera stessa si estende presentando una appendice in cui si possono impostare alcuni vincoli che devono essere rispettati dai risultati da visualizzare. In particolare si può richiedere che fra i dati dei vari campi intercorrano determinati rapporti. 186/188 Pc Open Giugno 2000180 pratica • fogli elettronici ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Idata base non sonosempre degli oggettimisteriosi come mol- ti ritengono. Anzi, se uti- lizziamo un foglio elet- tronico assumono l’a- spetto rassicurante di una tradizionale tabella. La prima riga ospita i campi del nostro archi- vio e le righe successive contengono le registra- zioni (i record, nel gergo degli addetti ai lavori). Per chi non lo ricordas- se riepiloghiamo breve- mente il concetto di da- ta base. Un data base è un insieme di dati che si riferiscono ad una deter- minata categoria di informazioni (clienti, fat- ture, prodotti e così via), articolate in record. Ogni record si compone di un certo numero di campi che consentono di eti- chettare opportunamen- te i dati gestiti. Conviene fare un esempio. Un data base Clienti contiene i re- cord relativi ai clienti di una azienda, mentre i campi dei record sono, per esempio, il nome, il cognome, l’indirizzo, la partita Iva dei clienti ed ospitano ciascuno i cor- rispondenti dati. Se ci pensiamo bene una ta- bella Excel ricalca pro- prio questa struttura. Ogni riga della tabella, infatti, rappresenta un record, e le celle della ri- ga sono i campi di quel record. I nomi dei campi, poi, sono le intestazioni della colonne della ta- bella. Diciamo subito, per evitare spiacevoli sor- prese, che un data base Excel deve identificarsi con una tabella assolu- tamente tradizionale, quindi fra la riga dei campi e quelle che ospi- tano i record non vi de- vono essere righe vuote, ne tanto meno linee o motivi grafici di separa- zione. Inoltre, la tabella non deve avere colonne vuote, ne prive di inte- stazione. Interrogazione del data base A questo punto, visto che sappiamo tutto o quasi sulla struttura di un data base, vediamo come lo si può interro- gare. Vale a dire come è possibile estrarre dal nostro archivio le regi- strazioni che rispondo- no a determinati criteri. Come esempio, estrarre- mo da un archivio tutti i record dei clienti che ri- siedono a Milano. Con Excel è un gioco da ragazzi. Ecco come operare. La procedura Il problema: come condurre rapidamente una ricerca in un archivio tabellare La soluzione: utilizzare la funzione di filtrazione rapida degli archivi Sfruttare al meglio La tabella archivio In ambiente Excel una tradizionale tabella può essere assimilata ad un data base. Le righe si identificano con i record, le colonne con i campi. Non devono esserci colonne vuote o senza intestazioni. Filtrazione automatica Per lanciare la procedura che gestisce l’interrogazione di un archivio fare clic su una qualsiasi cella della nostra tabella archivio (oppure evidenziarla), aprire il menu Dati e selezionare Filtro. Nel corrispondente sottomenu optare per Filtro automatico. I pulsanti di campo Con questa operazione, accanto ai nomi dei campi ospitati nella prima riga della tabella compare un pulsantino. Se lo si preme si apre un elenco a discesa in cui figurano tutti i dati contenuti nella colonna corrispondente a quel campo. Impostazione dei vincoli Se vogliamo isolare i record dei clienti che abitano a Milano, si faccia clic sul pulsantino accanto al nome campo Città. Così facendo si apre un elenco nel quale si seleziona, per l’appunto, la voce Milano. La procedura si conclude con la visualizzazione dei risultati. Per rivedere l’intero archivio selezionare Tutto. 1 2 3 4 Fare ricerche negli Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a fogli elettronici: Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile: Gestire l’inserimento dei dati Giugno Fare ricerche negli archivi tabellari Prossimamente: Come avvalersi delle tabelle pivot Utilizzare i filtri avanzati 187/188 pratica • fogli elettronici Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare prevede che si attivi la voce Filtro automatico nel sottomenu corri- spondente alla selezione di Dati nel menu Stru- menti. Con questa mossa la tabella diventa interatti- va e ad ogni nome cam- po viene associato un elenco a discesa in cui si possono selezionare i vincoli di interrogazione per quel campo, ripresi da quanto contenuto nelle celle sottostanti. Ovviamente, l’elenco non riporta doppioni nel senso che se sono pre- senti più record che nel campo Città, poniamo, contengono la medesi- ma voce, quest’ultima comparirà una sola vol- ta nell’elenco. Così, se si vuole filtra- re l’archivio ricercando i clienti residenti a Geno- va, si apre l’elenco asso- ciato al campo Città e si seleziona Genova. È tut- to. Contestualmente a questa operazione il no- stro archivio si contrae come per incanto e vi- sualizza le sole registra- zioni dei clienti che ri- siedono a Genova. Ricerche mirate in And e in Or Il bello è che il risulta- to di una ricerca può es- sere ulteriormente filtra- to per condurre ricerche molto selettive. Per esempio, se vogliamo in- dividuare i clienti che esercitano la professio- ne di medico e risiedono a Genova, si conduce una prima ricerca relati- va ad uno dei due para- metri (la professione, po- niamo), poi sulle regi- strazioni risultanti da questa prima interroga- zione si procede, sem- pre con la stessa tecni- ca, ad una ricerca mirata ad isolare i residenti in Genova. Una siffatta ri- cerca è quella che nel gergo dei tecnici viene definita come ricerca in And o restrittiva. Infatti, si ricercano i clienti che esercitano una certa professione e (And) ri- siedono in una determi- nata città. Con questa tecnica, però, non si possono eseguire le co- siddette ricerche in Or (o estensive). È una ri- cerca in Or, per esem- pio, quella mirata ad in- dividuare i clienti che ri- siedono a Genova o (Or) a Milano. In questo caso bisogna utilizzare una procedura diversa. Ecco come operare. Aprire l’e- lenco a discesa in corri- spondenza del campo coinvolto nella ricerca estensiva (Città nel no- stro caso), e selezionare la voce Personalizza. Così facendo viene esibita la maschera che gestisce l’impostazione dei vincoli. Negli elenchi associati alle caselle si selezionano gli operato- ri di ricerca e i valori di riferimento. Nel nostro caso, i vincoli specificati devono essere associati all’operatore Or, spun- tando la corrispondente casella. Premere Ok per rendere esecutiva la ri- cerca e visualizzare i ri- sultati. Ricerche per intervalli La maschera consen- te anche di effettuare ri- cerche su intervalli di date. Per esempio, se nell’archivio esistesse un campo Data si po- trebbero isolare i record relativi, poniamo, al me- se di gennaio. In questo caso si spunta il bottone And, nella prima casella si inserisce il parametro Maggiore di e nella ca- sella sottostante quello Minore di. Nelle caselle di riferimento, invece, si inseriscono i riferimenti agli estremi dell’inter- vallo di data in cui ese- guire la ricerca. il data base di Excel 5 6 7 8 archivi tabellari I risultati della ricerca in Or Ecco i risultati della ricerca in Or condotta con la procedura illustrata più sopra. Come si può vedere, la tabella risultante dalla filtrazione del data base riporta i soli record relativi ai clienti che hanno la loro residenza nelle città di Milano o di Genova. Proprio quello che si voleva ottenere. Per avere aiuto Per saperne di più sulle procedure per la filtrazione automatica di un data base Excel, aprire la guida in linea e nella scheda Ricerca libera digitare Trovare dati in un elenco. Premere il pulsante Cerca per individuare le voci dell’aiuto che si riferiscono a tale argomento. I risultati della ricerca Contestualmente all’operazione descritta più sopra il nostro archivio si contrae e visualizza le registrazioni dei clienti che risiedono a Milano. Sulla tabella che rappresenta il risultato della ricerca si possono condurre altre interrogazioni utilizzando le stesse tecniche. Pc Open Giugno 2000181 Ricerche in Or Selezionare la voce Personalizza nell’elenco a discesa del campo Città. Nella maschera visualizzata, aprire l’elenco associato alla prima casella di testo e selezionare Uguale a. Nella casella a fianco inserire la voce Milano. Spuntare il bottone Or e ripetere la procedura per le due caselle sottostanti per il vincolo Genova. 188/188 Pc Open Aprile 2000182 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Quando si inserisco-no dati in un fogliodi lavoro molte vol- te non ci rendiamo conto che l’operazione è molto delicata. Infatti, può ba- stare un valore sbagliato per mandare a gambe al- l’aria le elaborazioni pre- viste nel nostro modello, o quantomeno, a falsarne i risultati. Per esempio, se sbagliamo a digitare il nome di un cliente in un modello di fatturazione, Excel potrebbe non esse- re più in grado di reperir- ne i dati anagrafici e fi- scali. Fortunatamente, però, abbiamo a disposi- zione alcuni strumenti che ci consentono di evi- tare dispiaceri. Ci riferia- mo, in particolare, alle cosiddette caselle combi- nate che consentono, quando è il momento di inserire un dato in una determinata cella, di pre- levarlo direttamente da un elenco a discesa pre- strutturato (l’elenco dei nostri clienti, per esem- pio) evitandoci così di doverlo digitare manual- mente ma, soprattutto, di commettere errori, con buona pace delle ela- borazioni che il nostro modello deve eseguire. Le caselle combinate Si tratta di speciali og- getti che possono essere disegnati direttamente nel foglio di calcolo e si presentano come una tradizionale casella di te- sto con a fianco un pul- sante. Premendolo si de- termina l’apertura dell’e- lenco a discesa associato in cui si può selezionare il dato da inserire in una determinata cella. L’elen- co, ovviamente, fa riferi- mento ad una lista pree- sistente nel foglio di la- voro, mentre la cella in cui andrà a finire il dato selezionato (unitamente alla zona che ospita l’e- lenco) deve essere speci- ficata in una speciale fi- nestra che raccoglie le cosiddette proprietà del- la nostra casella combi- nata. Ma ecco come ope- rare in pratica, suppo- nendo di voler inserire nella cella J15 un dato contenuto in una lista Il problema: come organizzare e rendere più rapido e sicuro l’inserimento dei dati La soluzione: utilizzare la funzionalità per la creazione di elenchi a discesa Come creare e gestire La casella strumenti Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti e, nel sottomenu, optare per Casella degli strumenti. Così facendo viene visualizzato un pannello che ospita gli strumenti (gli addetti ai lavori li definiscono controlli) che è possibile inserire nel foglio di lavoro. Disegnare il controllo Fare clic sul pulsantino corrispondente alla Casella combinata, portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo lungo e stretto. La casella verrà visualizzata non appena si rilascia il tasto del mouse. Il pulsante con squadra e matita indica che siamo in Modalità progettazione. La casella delle proprietà Fare clic destro sulla casella appena disegnata (che dovrebbe essere evidenziata), e nel sottomenu selezionare Proprietà per accedere alla casella che ospita le definizioni di tutti i suoi parametri operativi. Le due voci che ci interessano più da vicino sono Linkedcell e Listfillrange. La casella combinata Fare clic sul pulsantino con sopra impressi squadra e matita per uscire dalla Modalità progettazione e rendere fruibile la Casella combinata. Aprire l’elenco a discesa che replica puntualmente il contenuto di quello originale. Selezionando una voce, questa viene visualizzata nella casella e, contemporaneamente, nella cella di destinazione. 1 2 3 4 Gestire l’inserimento Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo: Utilizzare la funzione Incolla speciale Aprile Gestire l’inserimento dei dati Prossimamente: Utilizzare il data base di Excel Come avvalersi delle tabelle pivot pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare ospitata nella zona J7..J10. La prima cosa da farsi è disegnare la casel- la combinata. Aprire il menu Visualizza e sele- zionare la voce Barre de- gli strumenti e, nel sotto- menu, optare per casella degli strumenti. Così fa- cendo viene visualizzato un pannello che ospita gli strumenti (gli addetti ai lavori li definiscono controlli) che è possibile inserire nel foglio di lavo- ro. Fare clic sul pulsanti- no corrispondente alla casella combinata (il ter- zo della seconda colon- na), portare il cursore nell’area di lavoro e dise- gnare un rettangolo lun- go e stretto delle dimen- sioni che si vogliono dare alla casella, che verrà vi- sualizzata non appena si rilascia il tasto del mou- se. Contemporaneamen- te compare nell’area del foglio un pulsantino (atti- vato) con sopra impressi una squadra e una matita. Sta a significare che ci troviamo in modalità pro- gettazione, nel senso che stiamo impostando, per l’appunto, le caratteristi- che e le proprietà della casella. La casella delle Proprietà A questo punto dob- biamo specificare in qualche modo le infor- mazioni essenziali che permettono ad Excel di gestire la nostra casella: la zona che ospita l’elen- co dei dati da utilizzare e la cella in cui deve essere trascritto il dato selezio- nato. Ecco come proce- dere. Fare clic destro sul- la casella (che dovrebbe essere evidenziata). Così facendo si apre un menu in cui si seleziona la voce Proprietà per accedere al- la tabella che ospita le definizioni di tutti i suoi parametri operativi. Non spaventiamoci per la cor- posità della lista ma indi- viduiamo le due voci che ci interessano più da vi- cino. Ci riferiamo a Linkedcell e a Listfillran- ge. Nella casella accanto alla prima voce inseria- mo le coordinate della cella in cui deve essere trasferito il dato selezio- nato, mentre nella casel- la a fianco della seconda voce si specifica la zona che ospita l’elenco pre- strutturato dei dati. Per il momento è tutto. Fare clic sul pulsantino con sopra impressi squadra e matita per uscire dalla modalità progettazione e rendere fruibile la casella combinata. Facendo clic sul pulsantino con la punta di freccia in basso viene aperto l’elenco a discesa che replica pun- tualmente il contenuto di quello originale. Selezio- nando una voce questa viene visualizzata nella casella e, allo stesso tem- po, anche nella cella di destinazione. Ma c’è di più La nostra casella è molto versatile e non si li- mita a gestire gli input previsti nella lista origi- nale. La si può anche uti- lizzare per inserire nella cella di destinazione un altro dato non contenuto nell’elenco prestruttura- to. Basta digitarlo nella fi- nestrella e poi fare clic al suo esterno. La lista, ov- viamente, può ospitare indifferentemente strin- ghe e valori e, se nell’e- lenco vi sono spazi vuoti, questi vengono puntual- mente riportati. Pertan- to, se si prevede di ag- giungere successivamen- te nuovi dati all’elenco sorgente, vale la pena di denunciare una zona più ampia di quella originale. Vuol dire che esplorando l’elenco, dopo l’ultimo dato troveremo una zona vuota corrispondente al- le celle momentanea- mente vuote. un elenco a discesa 5 6 7 8 dei dati Associazione di una macro Alla selezione di un dato si può associare un’azione gestita da una macro. Fare clic destro sulla casella in modalità progettazione e selezionare la voce Visualizza codice. Si accede all’Editor del Visual Basic in cui si può inserire nel codice della casella la macro da associare alla selezione di un dato. Per avere aiuto Per ottenere informazioni circa le proprietà della casella combinata aprire la corrispondente maschera delle proprietà, selezionare la voce su cui si vogliono avere ragguagli e premere il tasto F1. Così facendo si accede alla corrispondente videata di aiuto. Personalizzare la casella combinata La casella combinata può essere variamente personalizzata (in modo progettazione) impartendole particolari attribuiti. Per assegnarle un colore di fondo accedere alla casella delle proprietà e fare clic nella cella accanto alla voce Backcolor. Premere il pulsantino che viene visualizzato e selezionare il colore nella tavolozza. Pc Open Aprile 2000183 Formato della casella combinata Alcuni attribuiti dimensionali ed operativi della casella combinata possono essere specificati nella speciale maschera cui si accede facendo clic destro sulla casella in modalità Progettazione e selezionando la voce Formato controllo. La maschera si articola in tre schede. La prima gestisce le definizioni dimensionali. Pc Open Marzo 2000184 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare T utti sanno come fun-ziona l’opzione di co-pia e incolla. In certi casi, però, soprattutto se si lavora con Excel, la semplice replica di una zona dati non basta per ottenere il risultato che si aveva in mente. È il mo- mento, allora, di esplora- re le molte possibilità of- ferte da una variante più sofisticata della funzione tradizionale. Ci riferiamo ad Incolla speciale, un’op- zione del menu Modifica che consente, come ve- dremo, di interpretare la semplice replica dei dati in vari modi. Le procedu- re operative sono assolu- tamente semplici. Infatti, dopo aver selezionato la zona da replicare la si co- pia in memoria, quindi ci si porta nella posizione di inserimento, si riapre il menu Modifica e si opta per la voce Incolla spe- ciale. Così facendo viene visualizzata una masche- ra di dialogo in cui si atti- va l’opzione desiderata facendo clic sul bottone corrispondente. A que- sto punto, vale la pena di vedere più da vicino la di- namica operativa di que- sta preziosa funzionalità, che sembra fatta apposta per fare risparmiare tem- po ed evitare errori. Replica selettiva dei dati Questa operazione è gestita da un gruppo di opzioni che sono raccol- te nella parte superiore della finestra Incolla spe- ciale. L’opzione Tutto, ov- viamente, replica la zona sorgente senza applicare filtri. Ne più ne meno di come quando si opera con il tradizionale Copia e Incolla. Formule, invece, replica i dati e le formule da cui questi traggono origine. Ovviamente, le formule replicate tengo- no conto della diversa posizione in cui vengono a trovarsi. L’opzione Va- lori, copia solo i dati del- la zona sorgente trala- sciando di portarsi dietro le eventuali formule che li valorizzano. Questa peculiarità si rivela preziosa quando si vuole congelare un insie- me di dati evitando che subiscano variazioni in- dotte da modifiche alle Il problema: copiare dati nell’ambito di Excel prevedendo azioni particolari associate alla loro replica La soluzione: utilizzare le opzioni previste dalla funzione Incolla speciale Tutte le opzioni La maschera delle opzioni Dopo aver selezionato la zona da replicare la si copia in memoria, quindi ci si porta nella posizione di inserimento, si apre il menu Modifica e si opta per la voce Incolla speciale. Così facendo viene visualizzata una maschera di dialogo in cui si attiva l’opzione desiderata facendo clic sul bottone corrispondente. Replica delle note La copia può coinvolgere le sole note eventualmente associate ad una cella. In pratica, si tratta di quei commenti esplicativi dei contenuti di quest’ultima che vengono inseriti facendo clic destro su di essa e selezionando nel sottomenu la voce Inserisci commenti. Replica con elaborazione dei dati La replica dei dati può essere accompagnata da particolari elaborazioni da scegliersi fra quelle previste nella sezione Operazioni della maschera. Per esempio, se la copia avviene su una zona che già contiene valori si può chiedere che i dati copiati si combinino con quelli preesistenti sommandosi ad essi. Esclusione celle vuote Quando la replica prevede l’esecuzione di operazioni aritmetiche, se le zone coinvolte contengono celle vuote il risultato potrebbe falsare la realtà della situazione. Per questo, è prevista la possibilità di evitare che le suddette celle vuote vengano prese in considerazione. 1 2 3 4 Usare bene la funzione Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio: Studio di funzioni matematiche Marzo Utilizzare la funzione Incolla speciale Prossimamente: Gestire l’inserimento dei dati Utilizzare il data base di Excel pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare celle i cui riferimenti figu- rano nelle suddette espressioni. L’opzione Formato trasferisce sem- plicemente la formatta- zione delle celle. Il risultato della repli- ca, quindi, è una zona as- solutamente vuota, ma se vi inseriscono dei dati questi vi compariranno con gli attributi propri delle corrispondenti celle della zona originale. E veniamo all’opzione Note. In questo caso la co- pia coinvolge sole le eventuali note associate ad una cella. In pratica, si tratta di quei commenti esplicativi dei contenuti di quest’ultima, che ven- gono inseriti facendo clic destro su di essa e sele- zionando nel sottomenu la voce Inserisci commen- ti. Per leggerli basta por- tare semplicemente il cursore del mouse sopra la cella che, fra l’altro è identificata da un angoli- no rosso disposto sul suo bordo superiore destro. Grazie all’opzione Con- valida, poi, è possibile trasferire in una cella le regole di convalida che le sono state associate con la procedura che prevede l’apertura del menu Dati e la selezione della voce Convalida. Viene così aperta una maschera in cui si inseriscono i vin- coli che devono essere rispettati dal dato inseri- to, nonché il testo del messaggio di errore da visualizzare in caso di in- put non corretti. Le due ultime opzioni (Tutto eccetto bordi e Lar- ghezza colonne) si riferi- scono rispettivamente alla replica di zone con bordi (che possono es- sere ignorati) e alla pos- sibilità di trasferire nel corso della replica anche il parametro corrispon- dente alla larghezza delle colonne della zona sor- gente. Una raccomanda- zione: dopo aver scelto l’opzione desiderata e aver premuto il pulsante Ok della maschera per dare il via all’incollaggio, non premete Invio, altri- menti la copia avverrà nel modo tradizionale. Per annullare il bordo tratteggiato che circon- da la zona dati sorgente premete il tasto Esc. Opzioni avanzate In questo caso la repli- ca dei dati è accompa- gnata da particolari ela- borazioni da scegliersi fra quelle previste nella sezioni Operazioni della maschera. Per esempio, se la copia avviene su una zona che già contie- ne valori si può chiedere che i dati copiati si com- binino con quelli preesi- stenti sommandosi, sot- traendosi, moltiplicando- si o dividendosi. Facciamo un esempio. Se la zona A1:A2 contie- ne i valori 3 e 4, e viene replicata sulla zona C1:C2 in cui si trovano i valori 5 e 6, il risultato, se si attiva l’opzione Som- ma di Incolla speciale, prevede che in C1 e C2 compaiano rispettiva- mente i valori 8 e 10. Analogamente dicasi, fat- ti i debiti rapporti, se si attivano le altre opzioni. Quando la replica preve- de l’esecuzione di opera- zioni aritmetiche, se la zona di incollaggio con- tiene celle vuote il risul- tato potrebbe falsare la realtà. Per questo, è pre- vista la possibilità di evi- tare che le suddette celle vuote vengano coinvolte nelle elaborazioni. Basta attivare contem- poraneamente anche la casella corrispondente all’opzione Salta celle vuote. E veniamo all’op- zione Trasponi. In questo caso, la zona copiata, quando replicata, si pre- senta trasposta preve- dendo l’inversione fra ri- ghe e colonne. di Incolla Speciale 5 6 7 8 Incolla Speciale Replica di un testo come oggetto Se si sceglie questa opzione quando si procede all’incollaggio di un testo Word, il testo viene inserito in un riquadro che può essere gestito alla stregua di un oggetto. Per esempio, può essere colorato, bordato, o spostato e ridimensionato con il mouse. Per avere aiuto Per avere maggiori ragguagli sugli argomenti trattati accedere alla guida in linea di Excel e ricercare il termine Incolla speciale. Si consiglia anche di esplorare le voci ospitate nella maschera di incollaggio avvalendosi del pulsantino di aiuto contestuale. Replica di testi da Word Se la replica coinvolge un testo copiato in ambiente Word, la maschera che gestisce l’operazione è di tipo diverso. In questo caso sono previste varie opzioni da utilizzare a seconda di ciò che si deve incollare e del risultato che si vuole ottenere. Trasposizione La zona copiata, quando replicata, si presenta trasposta prevedendo l’inversione fra righe e colonne. In pratica, trasponendo una tabella le cui intestazioni sono costituite dai mesi dell’anno mentre la prima colonna ospita nomi di città, le colonne della tabella finale risulteranno intestate con i nomi delle città. Pc Open Marzo 2000185 Pc Open Febbraio 2000180 pratica •calcolare ExcelQuesta scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open Excel Il modulo grafico diExcel si presta moltobene per eseguire lo studio di funzioni mate- matiche o, quantomeno, per visualizzarne il loro andamento che in certi casi si materializza in curve dall’aspetto spet- tacolare. Comunque, al di la del fatto che la cur- va rappresentata appa- ghi o meno il nostro oc- chio, la possibilità di in- terpretare visivamente l’andamento di una fun- zione in un determinato intervallo di variabilità consente di ottenere im- portanti informazioni sulle sue proprietà. Diciamo subito che anche se si tratta di gra- fici lineari il tipo di grafi- co Excel da utilizzare non deve essere tale ma ci si deve rivolgere ai co- siddetti diagrammi XY, espressamente sviluppa- ti per interpretare grafi- camente l’andamento di fenomeni scientifici. La loro peculiarità, infatti, è quella di utilizzare in mo- do mirato i valori nume- rici che vengono utilizza- ti per creare il diagram- ma. In altre, parole, se questi ultimi sono dispo- sti in una tradizionale ta- bella a due o più colon- ne, la prima di queste viene sempre utilizzata per etichettare l’asse del- le X e non trasformata in una curva. Per il resto la procedura è la solita. Ma ecco come operare per interpretare graficamen- te la funzione trigonome- trica f(x)=sen(x)/x il cui andamento decisamente spettacolare la impone come primo esempio della nostra scheda. I dati La prima cosa da fare è impostare una tabella a due colonne che verrà utilizzata per la creazio- ne del grafico. Conside- rando che studieremo la nostra funzione nell’am- bito dell’intervallo da –6,28 (due volte pigreco) a +6,28, cominciamo ad inserire il primo valore in A1, mentre in A2 digite- remo il valore –5,78. Adesso evidenziamo le due celle, puntiamo con il mouse la crocetta sul- l’angolo inferiore destro della zona e trasciniamo la selezione verso il bas- so sino a A26. Così facen- Il problema: come rappresentare l’andamento di una funzione matematica utilizzando il modulo grafico di Excel La soluzione: utilizzare i diagrammi di tipo XY Dai dati al grafico Inserimento dei dati Digitare –6,28 in A1, mentre in A2 si digita–5,78. Evidenziare le due celle, puntare con il mouse la crocetta sull’angolo inferiore destro della zona e trascinare la selezione verso il basso sino a A26. Così facendo si crea in un batter d’occhio il nostro campo di variabilità, definendo un intervallo di scala sull’asse X pari a 0,5. Scelta del grafico Evidenziare la zona A1..B26 e fare clic, nella barra strumenti, sull’icona preposta alla creazione dei grafici. Nella galleria dei diagrammi disponibili selezionare il tipo XY. Nella finestra a fianco di quella che elenca i tipi di diagramma, invece, si opta per la rappresentazione che non prevede l’utilizzo di marcatori (la prima in alto a destra). Grafico in un foglio separato Premendo il pulsante Avanti si accede ad altre due finestre le cui proposte vanno accettate così come vengono presentate premendo sempre il suddetto pulsante. Nella quarta finestra, invece, si opta per la visualizzazione del grafico in un foglio a parte, quindi si preme il pulsante Fine. Il risultato finale Premendo il pulsante Fine si conclude la procedura e si determina la creazione del grafico in un foglio separato dove possiamo dare inizio alle operazioni di personalizzazione. In particolare, ci interessa rendere più marcato il tratto che disegna la curva e i segmenti che individuano gli assi cartesiani. 1 2 3 4 Interpretazione grafica di Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti trattati relativi a Excel: Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio: Come utilizzare la Formattazione condizionale Febbraio Studio di funzioni matematiche Prossimamente: Utilizzare la funzione Incolla speciale Utilizzare il data base di Excel •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare pratica •calcolare Excel Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare do si crea in un batter d’occhio il nostro campo di variabilità, definendo un intervallo di scala sul- l’asse X pari a 0,5. Potre- mo così valutare con buona precisione l’anda- mento della nostra cur- va. A questo punto, in corrispondenza di ogni punto dell’intervallo cal- coleremo i valori assunti dalla funzione stessa. È semplicissimo. Basta di- gitare in B1 l’espressione = Sen(A1)/A1 e replicarla verso il basso sino alla cella B26 compresa. Ed ora occupiamoci di crea- re il grafico. Il grafico Evidenziare la zona A1..B26 e fare clic, nella barra strumenti, sull’ico- na preposta alla creazio- ne dei grafici. Così facen- do viene aperta la galle- ria dei diagrammi dispo- nibili nella quale si sele- ziona il tipo XY. Nella finestra a fianco di quella che elenca i tipi di diagramma, invece, si opta per la rappresenta- zione che non prevede l’utilizzo di marcatori (la prima in alto a destra). Premendo il pulsante Avanti si accede ad altre due finestre le cui pro- poste vanno accettate così come vengono pre- sentate. Nella quarta fi- nestra, invece, si opta per la visualizzazione del grafico in un foglio a parte, quindi si preme il pulsante Fine. Con que- sta operazione si con- clude la procedura e si determina la creazione del grafico in un foglio separato dove possiamo dare inizio alle operazio- ni di personalizzazione. In particolare, ci interes- sa rendere più marcato il tratto che disegna la curva e i segmenti che individuano gli assi car- tesiani. Ecco come pro- cedere. Fare clic destro su un punto della curva, e nel menu contestuale prontamente visualizza- to selezionare la voce Formato serie dati. Così facendo viene visualiz- zata una finestra nella cui sezione di sinistra si può procedere alla defi- nizione del colore e del- lo spessore della linea che interpreta la curva. Per quanto riguarda gli assi cartesiani, invece, si opera nella stesso mo- do, e nel menu conte- stuale al clic destro si seleziona la voce Forma- to asse. Parabola rovesciata Per realizzare questa curva si opera in modo analogo al caso prece- dente, varia ovviamente, solo il tipo di funzione da valorizzare che nella fattispecie è la seguente: f(x)= -30+ 1,2 X2 . Ecco come operare in pratica. Se vogliamo stu- diare la funzione nell’in- tervallo da –10 a +10 in- seriamo rispettivamente in A1 e A2 i valori –10 e –9 e replichiamo la cop- pia verso il basso sino al- la cella A21 compresa. A questo punto trascrivia- mo in B1 l’espressione =30-(1,2*A1^2) e ricopia- mola sino alla cella B21. Adesso non ci resta che creare il grafico secondo la procedura già descrit- ta e personalizzarlo ade- guatamente come già do- vremmo sapere fare. Sinusoide È questa un’altra fun- zione trigonometrica che si materializza nella sem- plicissima espressione f(x) = sen x, e va studiata in un intervallo che sia un multiplo dell’ineffabi- le pigreco. Per il nostro esempio abbiamo optato per un campo di variabi- lità fra 0 e 6,28 (da 0 a 2 pigreco, tanto per inten- derci). La personalizza- zione ha avuto luogo con le solite procedure. della funzione 5 6 7 8 funzioni matematiche Sinusoide Questa funzione trigonometrica che si materializza nella semplicissima espressione f(x) = sen x, viene studiata in un intervallo multiplo dell’ineffabile pigreco. Per il nostro esempio abbiamo optato per un campo di variabilità fra 0 e 6,28. La personalizzazione della curva ottenuta ha luogo con le solite procedure. Per avere aiuto Accedere alla guida in linea di Excel e digitare nella casella di ricerca Grafico XY. In particolare, fra i vari argomenti che vengono individuati accedere alla videata corrispondente a Esempi di tipi di grafici e di qui aprire quella corrispondente alla voce Grafici a Dispersione. Parabola rovesciata Se vogliamo studiare la funzione nell’intervallo da –10 a +10 inseriamo rispettivamente in A1 e A2 i valori –10 e –9 e replichiamo la coppia verso il basso sino alla cella A21 compresa. A questo punto trascriviamo in B1 l’espressione =30-(1,2*A1^2) e ricopiamola sino alla cella B21. Personalizzazione del grafico Fare clic destro sulla curva, e nel menu contestuale selezionare la voce Formato serie dati. Così facendo viene visualizzata la finestra di personalizzazione. Per quanto riguarda gli assi cartesiani, invece, nel sottomenu contestuale al clic destro si seleziona la voce Formato asse. Pc Open Febbraio 2000181 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE RISPARMIARE TEMPO Excel: eseguire rapidamente alcune operazioni utili Risparmiate tempo utilizzando le funzioni di inserimento automatico dei dati e proteggetevi dai virus filtrando le macro INSERIMENTI VELOCI �Se volete Inserire in una lista di nomi, altri nominativi già presenti nell’elenco stesso, sfruttate l’opzione di completamento rapido evitando così di digitarli. �Fate così Posizionate il cursore in fondo all’elenco, dove ovviamente deve essere inserito il nominativo, e fate clic destro con il mouse. Nel menu contestuale che viene prontamente visualizzato optate per la voce Seleziona da elenco. Così facendo viene aperto un elenco a discesa che ospita tutti i nomi della lista (senza tenere conto dei doppioni). Basta fare clic su quello che si vuole inserire per determinarne immediatamente il trasferimento nella cella attiva. Se la lista contiene delle posizioni vuote l’elenco visualizzato si limita ai soli nomi consecutivi ospitati sopra la cella di inserimento. In questo caso, per visualizzare tutti i nomi inserire uno spazio nella celle vuote. Così facendo, quando viene ripresentato l’elenco vi figureranno tutti i nomi e non solo quelli ospitati al di sotto dell’ultimo spazio. � ALLINEARE PIÙ GRAFICI �Se volete Allineare esattamente più grafici sulla stessa pagina di un foglio di lavoro senza perdere tempo andando per tentativi. �Fate così Se i grafici sono quattro, disponeteli approssimativamente allineati, evidenziate la coppia superiore (tenendo premuto il tasto Maiuscole), quindi visualizzate la barra disegno (Visualizza, Barre degli strumenti, Disegno) e premete il pulsante Disegno. Nel menu contestuale selezionate la voce Allinea o distribuisci e nel corrispondente sottomenu optate per Allinea al centro orizzontalmente. Evidenziate il primo grafico e quello sottostante, ripetete la procedura ma selezionate la voce Allinea al centro verticalmente. Ora allineate al centro orizzontalmente il terzo e il quarto grafico, quindi verticalmente il secondo e il quarto. � LA SOMMA AUTOMATICA �Se volete Sommare automaticamente righe o colonne con un semplice doppio clic del mouse. �Fate così Portate il cursore sotto la colonna di numeri o a destra della riga da sommare e fate clic due volte sull’icona di somma automatica (quella con sopra impresso il simbolo ∑, tanto per intenderci). Bisogna però tenere presente alcune cose. La somma viene eseguita solo sui contenuti di celle consecutive. Inoltre, se si devono sommare colonne affiancate o righe in sequenza bisogna eseguire le somme partendo rispettivamente da destra verso sinistra e dal basso verso l’alto. Non rispettando questa semplice regoletta i risultati sono imprevedibili. FILTRATE LE MACRO �Se volete Impedire che una macro contenuta in un file che avete ricevuto vi possa trasmettere un virus, ed evitare così la conseguente perdita di tempo. �Fate così Le macro che operano nell’ambito di un modello possono diffondere virus all’interno del computer. Meglio quindi proteggersi adeguatamente per evitare sorprese e perdite di tempo. Ecco come procedere. Aprite il menu Visualizza selezionate la voce Barre degli strumenti e, nel corrispondente sottomenu, attivare la voce Visual Basic. Viene così visualizzata la suddetta barra che ospita un pulsante denominato Protezione: premerlo per aprire la maschera che gestisce i livelli di protezione e scegliere quello desiderato. � Pc Open Gennaio 2000168 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE RISPARMIARE TEMPO LISTA AUTOMATICHE �Se volete Risparmiare tempo inserendo automaticamente in un intervallo di celle contigue una sequenza ordinata di parole (giorni, mesi, sigle e così via) o numeri. �Fate così Aprite il menu Strumenti e selezionate la voce Opzioni. Viene aperta una finestra a schede in cui si attiva quella denominata Elenchi. Nella finestra Elenchi personalizzati selezionate Nuovo elenco, quindi inserire le voci nella finestra a fianco (per esempio, Primo trimestre, Secondo trimestre e così via). Premere il pulsante Aggiungi. Da questo momento, se in una qualsiasi cella del foglio di lavoro si digita la prima voce dell’elenco (Primo trimestre), e si trascina la cella verso il basso puntando con il mouse sul suo angolo inferiore destro, vengono trascritti nelle celle sottostanti gli altri elementi della lista. Per inserire, invece, una progressione numerica che si sviluppa secondo determinati criteri digitate in una cella il primo termine della serie, evidenziate le celle a fianco o sottostanti che devono ospitare gli altri elementi della serie, quindi aprite il menu Modifica e selezionate la voce Riempimento. Nella maschera cui si accede specificate se la serie è in righe o colonne e l’incremento della progressione. Per esempio, se si vuole visualizzare la serie 1, 3, 5 e così via, specificare 1 come inizio e 2 come incremento. MOLTIPLICAZIONI �Se volete Moltiplicare tutti i dati di una tabella per un numero fisso con una sola operazione. �Fate così Create una tabella di struttura uguale a quella di cui si devono moltiplicare i dati e replicate in tutte le sue celle il numero moltiplicatore. Evidenziate la suddetta tabella e copiatela. A questo punto, evidenziate la prima tabella (quella con i dati da moltiplicare), aprite il menu Modifica e selezionate la voce Incolla speciale. Così facendo viene visualizzata la maschera che gestisce questa operazione particolare. Nella sezione Operazione è possibile specificare il tipo di operazione che deve essere eseguita. Nel nostro caso si attiverà la casella in corrispondenza della voce Moltiplica, ma i dati possono anche essere divisi, sommati o sottratti. � REGISTRATE LE MACRO �Se si esegue spesso una determinata operazione è consigliabile associarla a una macro, registrando la procedura eseguita alla tastiera. Richiamando successivamente la suddetta macro verranno rieseguiti automaticamente tutti i passaggi registrati. �Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optare per Registra nuova macro. Viene aperto una finestra che consente di assegnare un nome alla macro. Il lancio della macro può essere associato alla pressione del tasto Control e di una lettera da specificare nella casella dedicata. Eseguite la procedura alla tastiera. Interrompete la registrazione (Strumenti, Macro, Interrompi registrazione). �Per eseguire la macro premere la sequenza di controllo assegnata oppure aprire il menu Strumenti, selezionare Macro, e ancora Macro. Si accede così a una finestra in cui si evidenzia il nome della macro da lanciare e si preme il pulsante Esegui. �Per esaminare il listato della macro bisogna accedere all’ambiente editor. Ecco come procedere. Aprire il menu Strumenti, selezionare Macro e, nel sottomenu, optare per Visual Basic editor. In tale ambiente aprire la cartella Moduli ed accedere ai moduli in essa ospitati che contengono il listato delle macro registrate. In ambiente Editor, il listato di una macro può anche essere modificato. � INSERIMENTI CORRETTI �Se volete Impostare un controllo dei dati inseriti per evitare di perdere tempo se si digitano dati sbagliati. �Fate così Evidenziare la cella che deve essere sottoposta al controllo. Aprire il menu Dati e selezionate la voce Convalida. Così facendo viene aperta una finestra a schede in cui si sceglie Impostazioni. Aprire l’elenco a discesa associato alla casella Consenti e specificare il tipo di inserimento previsto per la cella (ad esempio numero intero, numero decimale, ora, data e così via). A seconda della scelta operata nella scheda si aprono altre caselle. Se, poniamo, si è optato per un numero intero, si può specificare se deve essere uguale, maggiore o minore di un certo valore, oppure se deve essere compreso in un certo intervallo. Nella scheda Messaggio di input si può definire il testo del messaggio da visualizzare in caso di inserimento non conforme. Pc Open Gennaio 2000169 Pc Open Gennaio 2000180 pratica • fogli elettronici Excel Excel dispone di unapotente funzionalitàche consente di as- segnare a una cella una particolare formattazio- ne in base al suo conten- to o, ancora, in funzione del contenuto di altre cel- le del foglio di lavoro at- tivo. È appena il caso di sottolineare che tale op- zione si presta alle più di- sparate applicazioni. Ad esempio, se la cella di un modello finanziario con- tiene un dato importante che quando supera un certo valore determina una situazione di allar- me, tale cella potrà esse- re visualizzata in rosso se si supera il suddetto li- mite. E ancora, il nome di un cliente compreso in una lista potrà essere evi- denziato in grassetto se il suo fatturato oltrepassa un certo ammontare, o se non ha ancora pagato una fattura. Insomma, le applicazioni della format- tazione condizionale so- no decisamente interes- santi e tutte da immagi- nare. Prima di comincia- re con gli esempi convie- ne analizzare più da vici- no la dinamica della fun- zione, che può operare controllando una cella o una intera zona, oppure valorizzando formule ed espressioni. Si tenga pre- sente che la formattazio- ne condizionale può prendere in considera- zione anche posizioni di- verse da quelle da for- mattare, purché risieda- no nel foglio di lavoro at- tivo. In altre parole, non si può fare riferimento in una espressione di con- trollo a celle o formule residenti in altre cartelle, anche se caricate in me- moria. A questo punto, ne dovremmo sapere ab- bastanza per procedere a qualche esemplificazio- ne pratica. Formattare una cella contenente un valore Immaginiamo che la cella D5 contenga un nu- mero. Bene, supponiamo che quando tale valore è superiore a 10 le debba essere assegnato lo sfon- do blu e la bordatura ne- ra, e che il numero debba essere visualizzato in bianco e in grassetto. Ec- co come operare, dopo aver evidenziato la sud- detta cella. Nel menu For- mato selezionare Forma- to condizionale per acce- dere alla finestra di for- mattazione. A questo punto, aprire l’elenco a discesa associato alla Il problema: come formattare automaticamente una cella in base al suo contenuto o a quello di altre celle o zone del foglio di lavoro La soluzione: utilizzare la funzionalità di Formattazione condizionale Come impostare Formattare celle con valori Selezionare la cella che contiene il valore cui applicare la condizione (per esempio, deve essere maggiore di 10). Nel menu Formato selezionare Formato condizionale. Nel box che viene visualizzato aprire l’elenco a discesa associato alla prima casella della sezione Condizione1 e selezionare Il valore della cella è. Definizione dell’operatore Aprire l’elenco a discesa associato alla seconda casella della finestra e selezionare il criterio da verificare (maggiore di). Nel nostro caso, lo ricordiamo, il contenuto della cella deve essere maggiore di 10, pertanto trascrivere tale numero nella terza casella della finestra. Definire lo sfondo della cella Premere il pulsante Formato. Contestualmente viene aperta una finestra articolata in tre schede. Accedere alla scheda Carattere, selezionare l’attributo Grassetto nella finestra Stile e selezionare il colore bianco nella tavolozza associata all’elenco a discesa Colore. Definire i bordi della cella Nella finestra a schede precedente aprire la scheda Bordo. Le tre icone posizionate nella parte superiore si riferiscono a impostazioni predefinite. Per personalizzare la struttura del bordo, invece, utilizzare le icone sottostanti, selezionando la composizione più opportuna. 1 2 3 4 Usare la formattazione Gli argomenti delle schede Ecco l’elenco degli argomenti che riguardano Excel: Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Impostare un efficace sistema per inserire dei dati Luglio-agosto: I grafici speciali di Excel Gennaio Come utilizzare la formattazione condizionale Prossimamente: Studio di funzioni matematiche La funzione Incolla speciale Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Pc Open Gennaio 2000181 pratica • fogli elettronici Excel casella Condizione e se- lezionare Il valore della cella è. Aprire l’elenco a discesa associato alla ca- sella accanto e selezio- nare il criterio di verifica. Nel nostro caso, lo ricor- diamo, il contenuto della cella deve essere mag- giore di 10 per far scatta- re la formattazione con- dizionale, pertanto sele- zionare il riferimento maggiore di, quindi inse- rire 10 nella successiva casella. Adesso occupia- moci dell’assegnazione del formato. Premere il pulsante Formato. Conte- stualmente viene aperta una finestra articolata in tre schede, rispettiva- mente dedicate alla as- segnazione degli sfondi, degli attributi dei carat- teri e dei bordi. Accedere alla scheda Carattere, se- lezionare l’attributo Grassetto nella finestra Stile e selezionare il colo- re bianco nell’elenco a di- scesa Colore. Accedere alla scheda Bordi e sele- zionare la bordatura com- pleta, quindi passare alla scheda Motivo e selezio- nare il colore blu nella ta- volozza. Premere il pul- sante Ok per consolidare le definizioni operate e ritornare alla maschera di formattazione iniziale dove, se abbiamo fatto le cose per bene, si può va- lutare nella finestra di anteprima l’aspetto della formattazione. A questo punto premere il pulsan- te OK. Se il valore conte- nuto nella cella D5 è maggiore di 10, verrà as- segnata a quella posizio- ne la formattazione desi- derata. Formattare una cella con una formula La cella da formattare condizionalmente, anzi- ché un valore può conte- nere una formula che fa riferimento ad altre posi- zioni del foglio di lavoro. Conviene fare un esem- pio. La cella D5 deve es- sere visualizzata con uno sfondo rosso se la som- ma delle celle H4 e H6, poniamo, è uguale a 100. In questo caso si opera nel seguente modo. Accedere alla finestra di formattazione e nell’e- lenco a discesa della pri- ma casella selezionare La formula è. Nella seconda casella trascrivere l’espressione =SOM- MA(H4:H6)=100. Si noti che il numero di caselle della maschera di for- mattazione varia con il ti- po di relazione iniziale impostata o con l’opera- tore scelto. A questo punto premere il pulsan- te Formato e selezionare il colore rosso nella tavo- lozza della scheda Moti- vo. Consolidare le impo- stazioni con la pressione dei OK. Per chi vuole im- postare controlli molto complessi ricordiamo che si possono concate- nare sino a tre condizio- ni. Impostata la prima condizione basta preme- re il pulsante Aggiungi per impostare la seconda e così via. Trovare le celle formattate Applicata la formatta- zione condizionale ad una cella, se non si verifi- cano le condizioni poste, non vi è nulla che ce lo possa indicare, ma Excel dispone di una procedu- ra per individuarle. Ecco come operare. Aprire il menu Modifi- ca e selezionare la voce Vai a. Nella finestra che viene aperta premere il pulsante Speciale e nel dialogo che viene così vi- sualizzato spuntare la ca- sella accanto alla voce Formati condizionali. Pre- mendo il pulsante OK si determina la visualizza- zione delle celle del fo- glio di lavoro che sono state formattate condi- zionalmente. i criteri di controllo 5 6 7 8 condizionale Trovare le celle formattate Aprire il menu Modifica e selezionare la voce Vai a. Nella finestra che viene aperta premere il pulsante Speciale e nel dialogo visualizzato spuntare la casella accanto alla voce Formati condizionali. Premendo il pulsante OK si determina la visualizzazione delle celle del foglio di lavoro che sono state formattate condizionalmente. Per avere aiuto Aprire la guida in linea di Excel, accedere alla scheda Trova e digitare nella casella di ricerca il termine Formattazione condizionale. Se si lavora con Excel 2000 disattivare l’assistente, aprire la guida, attivare la scheda Ricerca libera e digitare nella casella Formattazione condizionale. Condizioni concatenate Per chi vuole impostare controlli molto complessi ricordiamo che si possono concatenare sino a tre condizioni. Impostata la prima condizione basta premere il pulsante Aggiungi per impostare la seconda, e così via. Man mano che si aggiunge una condizione la maschera si estende di conseguenza. Attributi dei caratteri Nella finestra a schede aprire quella denominata Carattere. Selezionare lo stile nell’omonima finestra, quindi aprire l’elenco a discesa Colore per definire quest’ultimo. Si noti che la procedura non da la possibilità di scegliere il tipo di carattere e le sue dimensioni. Questa scheda pratica verrà ripubblicata in formato Pdf sul prossimo cd rom di Pc Open •• •• •• •• •• •• •• •• • • • • • • • • • • • • • • • • • CONFIGURAZIONE RICHIESTA: Processore 80486 o superiore, almeno 8 Mbyte di memoria RAM, scheda grafica SVGA, Windows 95 o Windows 3.1. Alcuni programmi possono richiedere caratteristiche superiori. INSTALLAZIONE: Seguire attentamente le istruzioni contenute all'interno del fascicolo. Pc Open non può essere ritenuto responsabile del cattivo funzionamento dei programmi di terzi contenuti su questo cd rom. Programmi per comunicare, conoscere, divertirsi, lavorare Pc Open Luglio/Agosto ’99134 pratica • fogli elettronici Excel Se un disegno valepiù di mille parole,parafrasando l’ada- gio sicuramente orienta- le possiamo affermare che un grafico vale al- trettanti numeri. Per interpretarli de- gnamente, però, deve es- sere scelto con cura. Nella maggior parte dei casi bastano e avan- zano i tipi più comuni rappresentati da grafici lineari, istogrammi e tor- te, ma in certe situazioni bisogna ricorrere a dia- grammi specialistici la cui struttura è stata espressamente sviluppa- ta per interpretare una ben determinata tipolo- gia di dati. La nostra pa- noramica non ha la pre- tesa di essere esaustiva, comunque, consideran- do che ci soffermeremo ad illustrare le caratteri- stiche di otto diversi dia- grammi speciali, offre comunque ottimi spunti a chi ha la necessità di realizzare rappresenta- zioni grafiche molto par- ticolari. Barre fluttuanti Sono una variante dei tradizionali istogrammi. Vengono utilizzate per interpretare non valori assoluti ma intervalli nu- merici. Per esempio, possono essere impiegate per rappresentare grafica- mente le quotazioni massime e minime toc- cate nel corso di un an- no dalle valute di alcuni Paesi. Ad ogni punto del- l’asse X corrisponde quindi una coppia di da- ti che si riferisce, per l’appunto alle due sud- dette quotazioni. Grafici a due assi Y Vengono utilizzati per visualizzare contempo- raneamente l’andamen- to di due o più situazioni che, se rappresentate con la medesima scala, sarebbero difficilmente interpretabili visivamen- te. Infatti, se i dati delle serie si muovono entro intervalli numerici molto differenti alcune curve risulterebbero irrimedia- bilmente appiattite. In- vece, utilizzando due as- si Y con differenti scale è quasi sempre possibile risolvere il problema. Diagrammi logaritmici Questi grafici utilizza- no una scala logaritmica grazie alla quale è possi- Il problema: come rappresentare con gli opportuni grafici determinate situazioni La soluzione: avvalersi delle rappresentazioni grafiche speciali ospitate nella libreria di Excel Scegliamo la forma giusta Barre fluttuanti Sono una variante dei tradizionali istogrammi e si prestano bene per visualizzare graficamente intervalli di valori. Possono essere utilizzati per presentare lo stato di avanzamento di un progetto, o le variazioni di cui sono stati oggetto azioni, fatturati, dati di vendita e così via. Grafici a due assi Y Consentono di rappresentare nel migliore dei modi serie di dati che variano entro intervalli numerici quantitativamente molto diversi fra loro. Infatti, la possibilità di usare due diverse scale evita che alcuni dati diventino difficilmente leggibili. Grafici a scala logaritmica La particolare scala utilizzata permette di rappresentare nei limiti del piano cartesiano anche valori molto elevati. In questo caso infatti, un numero è rappresentato non in valore assoluto ma come la potenza a cui elevare 10 per ottenerlo (il suo logaritmo in tale base, per l’appunto). Grafici borsistici Sono definiti anche grafici Hlco (acronimo di High low close open) perché consentono di rappresentare la storia di una azione nel corso di una seduta di borsa. Gli estremi del segmento verticale definiscono i massimi e i minimi toccati, mentre le tacche laterali individuano l’apertura e la chiusura dell’azione. 1 2 3 4 Scopriamo i grafici Gli argomenti delle schede Ecco il programma degli argomenti che riguardano il tema dei fogli elettronici Febbraio: Analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno: Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Luglio/Agosto Scopriamo i grafici speciali di Excel Prossimamente Formattazione condizionale. Gestire le date. Usare le funzioni di scansione tabellare Pc Open Luglio/Agosto ’99135 pratica• fogli elettronici Excel bile visualizzare anche situazioni caratterizzate da forti escursioni dei valori rappresentati. Per esempio, se si vo- lessero visualizzare in un grafico le probabilità di vincita per ogni punteg- gio previsto dal Supere- nalotto, bisogna tenere conto del fatto che men- tre quelle di realizzare un 3 sono relativamente basse, le probabilità di ottenere un 6 sono circa di uno su seicento milio- ni! Utilizzare una scala normale sarebbe impen- sabile rappresentarla, ma quella logaritmica ri- solve brillantemente il problema. Grafici borsistici In questi grafici, le quotazioni massime e minime toccate da una azione nel corso di una seduta di borsa sono rappresentate dagli estremi di un segmento verticale. Inoltre, due tacche ad- dizionali riportate sul corpo del segmento stesso consentono di in- terpretare anche i valori di apertura e di chiusura dell’azione. Grafici a bolle Sono diagrammi a due dimensioni che consen- tono, però, di rappresen- tare non una coppia di dati ma tre. Il terzo dato, infatti, è definito dal dia- metro della bolla. In altre parole, sono tradizionali grafici cartesiani in cui i punti sono sostituiti, per l’appunto, da circonfe- renze. Grafici a superficie Vengono utilizzati per interpretare l’andamen- to di situazioni comples- se dove è richiesta una rappresentazione tridi- mensionale che, nella fattispecie, è garantita dalla presenza di un ter- zo asse verticale Z. In pratica, ad ogni coppia di valori del piano carte- siano corrisponde un punto nello spazio, il cui valore viene letto per l’appunto sull’asse Z del sistema. Grafici a dispersione Vengono anche chia- mati grafici a punti (o XY) e sono impiegati fre- quentemente per moni- torare l’andamento di fe- nomeni scientifici o rap- presentare graficamente funzioni matematiche. Grafici ad anello Sono una variante so- fisticata delle tradiziona- li torte. Rispetto a que- ste presentano il vantag- gio che possono essere utilizzati per interpreta- re più di una serie di va- lori propiziando even- tuali confronti. Come creare i grafici speciali Si realizzano secondo le tradizionali procedu- re. In particolare, i dia- grammi di cui si è parla- to sono ospitati nella li- breria grafica di Excel al- la quale si accede pre- mendo l’icona con sopra impresso un istogramma stilizzato. Quelli a due assi Y, le barre fluttuanti e quelli a scala logaritmi- ca sono gestiti dalla scheda Tipi personaliz- zati, gli altri dalla scheda Tipi standard. per ogni informazione 5 6 7 8 speciali di Excel Prima di realizzare un grafico speciale è sempre bene chiedersi se proprio non si può utilizzare un diagramma tradizionale per interpretare i dati di cui si dispone. Infatti, questi ultimi, essendo più semplici, si rivelano più facili da leggere anche da parte di chi non è un esperto. consiglia Grafici a dispersione Sono di stretta derivazione scientifica e si prestano particolarmente bene per interpretare l’andamento di un fenomeno (rilevazioni di temperatura, pressione e così via), o una correlazione fra due variabili. In figura ne è esemplificato l’utilizzo per studiare graficamente una funzione matematica. Grafici ad anello Rappresentano una variante dei tradizionali grafici a settori (le cosiddette torte). Hanno la peculiarità, contrariamente a queste ultime, di poter rappresentare contemporaneamente più di una serie di dati. Per ragioni di leggibilità è opportuno limitare il numero degli anelli. Grafici a superficie Vengono utilizzati per rappresentare fenomeni della più disparata natura caratterizzati dal fatto di essere descritti da tre variabili, e che pertanto richiedono l’impiego di un sistema a tre assi cartesiani. Fra le tante applicazioni, la più immediata è la rappresentazione in 3D della topografia di una zona. Diagrammi a bolle Danno la possibilità di analizzare nello spazio cartesiano a due dimensioni fenomeni che richiederebbero altrimenti una rappresentazione tridimensionale. In pratica, sono una variante dei grafici a punti in cui questi ultimi si presentano come circonferenze con il diametro proporzionale al terzo dato da interpretare. Pc Open Giugno ’99138 pratica • fogli elettronici Excel Un foglio elettronicoè fatto per elabora-re variamente i dati che vi vengono inseriti. Pertanto, se si sviluppa una applicazione anche semplice, è importante gestire in modo organico ed efficace l’inserimento dei dati. In molti casi, fra l’altro, gli inserimenti da operare sono per lo più noti in partenza (come accade, per esempio, in un programma di fattu- razione) per cui potere scegliere gli input nel- l’ambito di un elenco prestrutturato rende più veloce la procedura e mette al riparo da sem- pre possibili errori di battitura. In questa scheda svi- lupperemo un semplice sistema, costituito da una casella di testo asso- ciata ad un elenco a di- scesa, che consente, se- lezionando nell’ambito dell’elenco la voce che ci interessa, di determinar- ne l’inserimento automa- tico in una specifica po- sizione del foglio di lavo- ro. Vediamo come fare. Anche se questa volta non bisogna sviluppare una macro, ci avvarremo comunque di alcuni stru- menti del Visual Basic ospitati nella omonima casella. Pertanto, la pri- ma cosa da fare è accer- tarsi che tale casella sia visibile nell’area di lavo- ro. Se non lo fosse, apri- re il menu Visualizza, op- tare per la voce Barre strumenti e selezionare Visual Basic nel relativo sottomenu. Così facendo viene vi- sualizzata la corrispon- dente barra. A questo punto, pigiare l’icona con sopra il martello e la chiave inglese per visua- lizzare la casella degli strumenti, che gestisce l’inserimento di pulsanti, caselle di testo, elenchi a discesa, e così via, nel- l’ambito del nostro fo- glio di lavoro. Fare clic sull’icona della casella di testo com- binata (la quinta da sini- stra): il cursore si tra- sforma in una crocetta, e contemporaneamente viene resa operante la cosiddetta modalità di progettazione, come si può desumere dalla au- tomatica attivazione del- l’icona che reca impres- se squadra e matita. Portare il cursore nel- l’area di lavoro e traccia- re un rettangolo di di- Il problema: come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati La soluzione: usare una casella alla quale è associato un elenco a discesa che contiene i riferimenti ai dati che dobbiamo inserire nel foglio di lavoro Creiamo, passo passo, Gli strumenti del Vba Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti, quindi nel corrispondente menu optare per Visual Basic. Viene visualizzata una barra di icone: pigiando quella con i simboli del martello e della chiave inglese ne compaiono altre che consentono di creare pulsanti, caselle di testo, elenchi a discesa e così via. Definiamo le proprietà Nella seconda barra icone, fare clic sullo strumento per la creazione della casella combinata. Portare il cursore nell’area di lavoro e disegnare la casella. Per impostarne le caratteristiche fare clic con il tasto destro del mouse su di essa e selezionare la voce Proprietà nel menu contestuale. Si apre così la maschera di definizione dei parametri operativi. L’elenco a discesa Quando si fa clic sul pulsante a destra della casella si apre l’elenco a discesa ad essa associato. Facendo doppio clic su una voce, questa viene inserita nella casella di testo soprastante e, allo stesso tempo, anche nella cella di destinazione. Elenchi a più colonne Definendo gli opportuni parametri nella casella delle proprietà dell’elenco a discesa si possono esibire nell’ambito di quest’ultimo più colonne di voci. In ogni caso, l’inserimento nella cella di destinazione del foglio di lavoro si riferisce alle voci di una sola delle due colonne. 1 2 3 4 Come inserire i dati Gli argomenti delle schede Ecco il programma degli argomenti che riguardano il tema dei fogli elettronici Febbraio: analizzare le risposte di un questionario Marzo: Come usare il registratore di Excel Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico Maggio: Associare un pulsante a una macro Giugno Come impostare un efficace sistema per l’inserimento dei dati Prossimamente Realizzare grafici speciali. Formattazione condizionale. Gestire le date. Conoscere le funzioni di scansione tabellare Pc Open Giugno ’99139 pratica• fogli elettronici Excel mensioni pari alla casel- la da creare. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzata la casella di testo, cui è associato un pulsante che consente di aprire il corrispon- dente elenco a discesa. Si noti che la casella è evidenziata. Infatti, lun- go i suoi bordi sono visi- bili le maniglie che ne consentono il dimensio- namento. Facciamo clic destro sulla casella e, nel menu che viene aperto, sce- gliamo la voce Proprietà per accedere all’omoni- ma casella che ospita i parametri operativi del- l’oggetto che stiamo creando. Nella cella che è associata all’etichetta Linked Cell digitare l’in- dirizzo della cella in cui devono essere inseriti i dati selezionati nell’elen- co a discesa, mentre nel- la cella List Fill Range in- dicare le coordinate del- la zona in cui sono state inserite le voci che do- vranno figurare nell’e- lenco a discesa. Nella ca- sella List Rows, invece, specifichiamo il numero di voci che dovranno es- sere visualizzate. Con- viene assegnare all’elen- co una zona piuttosto ampia in modo da la- sciare aperta la possibi- lità a nuove aggiunte. Analogamente dicasi per il numero di voci da visualizzare nella lista, che conviene porre pari al numero di celle, com- prese le vuote, contenu- te nella zona riservata al- l’elenco. A questo punto, se di- sattiviamo la modalità di progettazione il nostro elenco a discesa è pron- to per essere utilizzato. Basta fare clic sul pul- santino a destra della ca- sella di testo per deter- minarne l’apertura, e se facciamo doppio clic su una qualsiasi voce que- sta verrà trasferita nella casella di testo e anche nella cella che abbiamo indicato. Talvolta, anziché un termine ben preciso, co- me può essere il nome di un cliente, bisogna gesti- re l’inserimento del codi- ce di quest’ultimo. In questi casi, allora, si ri- vela benvenuta la possi- bilità di visualizzare ac- canto ai suddetti codici, i nominativi che vi corri- spondono. È piuttosto semplice, bisogna solo prevedere un nuovo elenco su due colonne e specificare nella casella List Fill Range la nuova zona dati. Inoltre, nella cella Column Count della casella delle proprietà si dichiara il numero di co- lonne in cui si articola l’elenco (due, nella fatti- specie). Se abbiamo ope- rato con correttezza, aprendo l’elenco vi figu- reranno affiancati i dati dell’intera zona sorgente, ma selezionando una ri- ga verrà trasferito nella casella di testo e nella cella di destinazione solo il codice. una casella a discesa 5 6 7 8 in modo efficace L’editor Visual Basic Ecco la macro che è stata associata automaticamente all’elenco al momento della sua creazione. Inserire dopo la prima istruzione il nome del programma da lanciare, oppure scrivere direttamente i passi del codice da eseguire dopo che è stata operata una scelta nell’ambito dell’elenco a discesa. Per avere un aiuto Per saperne di più sugli elenchi a discesa e come gestirli, accedere alla guida in linea, aprire la scheda Indice e ricercare caselle combinate. Vengono individuati tre argomenti: caselle combinate, aggiunta, e proprietà. A questo punto si possono visualizzare le corrispondenti videate di aiuto. Associare una macro alla scelta operata Accedere alla modalità di progettazione e fare clic destro sulla casella combinata. Così facendo viene visualizzato un menu contestuale in cui si seleziona la voce Visualizza codice. Si accede all’editor del Visual Basic dove è ospitata una macro vuota che è stata automaticamente associata all’elenco a discesa. Colore della casella Lo sfondo della casella può essere variamente colorato. Aprire la casella delle proprietà, portarsi sulla cella a fianco di Back Color e fare clic. Viene visualizzato un pulsantino che, se premuto, determina l’apertura di una tavolozza di colori in cui si seleziona quello da assegnare allo sfondo della casella. Se alla scelta operata nell’elenco a discesa si vuole associare una macro non è necessario scrivere un programmino separato, denominarlo e poi inserirne il nome fra le righe in cui si articola il codice associato all’elenco. La macro può essere anche digitata direttamente nell’ambito del codice stesso. I risultati che si ottengono sono gli stessi e la procedura, a meno che la macro da lanciare non sia già stata scritta, è decisamente più veloce. TIP Pc Open Maggio ’99144 pratica • le macro Excel Sinora, per lanciareuna macro, abbia-mo utilizzato la pro- cedura da menu. Un me- todo decisamente più elegante, però, è quello di eseguirla premendo semplicemente un pul- sante. Inoltre, ci si av- vantaggia anche del fatto che il nostro bottone può essere conveniente- mente etichettato per di- chiarare le funzioni svol- te dalla macro che le è stata associata. Vediamo come procedere. Innan- zitutto, aprire il menu Vi- sualizza e richiedere che venga esibita la barra degli strumenti del Vi- sual Basic, articolata in due gruppi di icone. Nel primo sono ospitate quelle per registrare una macro e per lanciarla. Nel secondo, invece, so- no raccolte quella per accedere al corrispon- dente codice e le due che controllano la crea- zione e la gestione di pul- santi, elenchi a discesa, caselle di testo e così via. Fare clic sull’icona con sopra impressi un martello e una chiave in- glese incrociati. Si deter- mina così l’apertura di una barra in cui si fa clic sull’icona con il simbolo del pulsante, ottenendo la contemporanea atti- vazione dell’icona con i simboli di squadra e ma- tita (la cosiddetta icona di progettazione). Porta- re il cursore nell’area di lavoro e disegnare un rettangolo di pari dimen- sioni a quelle che voglia- mo assegnare al nostro bottone, che verrà visua- lizzato non appena si ri- lascia il tasto del mouse. Adesso, diamogli un tito- lo. Fare clic destro sul pulsante. Viene visualiz- zato un menu contestua- le in cui si seleziona la voce Proprietà. Si accede così alla omonima casel- la. Si tratta di uno spe- ciale box in cui si posso- no definire i parametri operativi del pulsante stesso. In corrisponden- za della voce Caption di- gitarne il titolo, badando che sia esplicativo delle funzioni svolte. Crea gra- fico, per esempio, se vo- gliamo associare al bot- tone una macro per rea- lizzare automaticamente un diagramma. Vi è an- che la possibilità di spe- cificare tipo, attributi, e dimensioni dei caratteri. Fare clic sulla casella ac- canto alla voce Font e pi- giare il pulsantino che viene visualizzato. Con questa operazione si ac- cede alla maschera per la definizione dei carat- Il problema: come lanciare una macro in modo elegante. La soluzione: associare la macro ad un pulsante. Come creare Gli strumenti del Vba Aprire il menu Visualizza e selezionare la voce Barre degli strumenti, quindi nel corrispondente menu optare per Visual Basic. Viene visualizzata una barra di icone: pigiando quella con i simboli del martello e della chiave inglese ne compaiono altri che consentono di creare pulsanti, caselle di testo, elenchi a discesa e così via… Il pulsante Nella seconda barra icone, fare clic sullo strumento per la creazione del pulsante. Portare il cursore nell’area di lavoro e disegnarlo. Per impostare le caratteristiche del bottone fare clic destro su di esso e selezionare la voce Proprietà nel menu contestuale. Si accede così alla casella per la definizione degli attributi del pulsante. Etichettatura del pulsante Il pulsante ha l’etichetta generica Commandbutton1. Il suffisso 1 sta ad indicare che questo è il primo bottone creato. Per modificare l’etichetta, fare clic sulla cella accanto alla voce Caption nella casella delle proprietà, evidenziarne il contenuto e digitare la nuova etichetta. I testi digitati vengono inseriti in tempo reale nel corpo del pulsante. Definizione dei caratteri Per modificare tipo, dimensione e attributi dei caratteri fare clic sulla casella accanto alla voce Font, quindi pigiare il pulsantino che viene visualizzato. Si accede così alla maschera per la definizione dei suddetti parametri. 1 2 3 4 Associare una macro Gli argomenti delle schede Ecco il programma degli argomenti che riguardano i fogli elettronici Febbraio: analizzare le risposte di un questionario. Marzo: Come usare il registratore di Excel. Aprile: Sviluppare una macro per creare un grafico. Maggio Associare un pulsante a una macro. Prossimamente L’inserimento dei dati. Realizzare grafici speciali. Formattazione condizionale. Gestire le date. Pc Open Maggio ’99145 pratica• le macro Excel teri. Se poi, il colore gri- gio del pulsante non ci soddisfa possiamo attri- buirgliene uno diverso. Fare clic accanto alla ca- sella Forecolor, quindi sul pulsantino che com- pare. Viene aperta una maschera in cui si attiva la scheda Tavolozza. Nella corrispondente pa- letta cromatica fare clic sul colore che si deside- ra impartire. E’ appena il caso di ricordare che tut- te le definizioni dei para- metri operate nella ca- sella delle proprietà del pulsante vengono trasfe- rite a quest’ultimo in tempo reale. Resta da operare ancora una im- postazione. Portarsi sul- la casella Take focus on click e attivare la cella al suo fianco. Compare il solito pulsantino che, una volta pigiato, da l’ac- cesso ad un elenco a di- scesa in cui si opta per la voce False. Chi morisse dalla voglia di sapere il perché di questa opera- zione deve tenersi la cu- riosità. Infatti, è una del- le procedure fra le più scarsamente documen- tate, per cui conviene accettare le cose così come stanno. Ed ecco come procedere all’as- sociazione della macro. Fare clic destro sul pul- sante, e nel menu conte- stuale optare per la voce Visualizza codice. Così facendo si accede all’e- ditor del Vba e, più pre- cisamente, ad una macro vuota che è stata auto- maticamente creata con- testualmente al pulsan- te. Come si può vedere, infatti, si articola sempli- cemente in due istruzio- ni: quella di apertura e quella finale. Sta a noi specificare il codice da eseguire quando si pigia il bottone, vale a dire quello corrispondente alla macro che intendia- mo associargli. Pertanto, basterà scrivere fra le due istruzioni il nome del programma da ri- chiamare. Semplice ve- ro? Adesso vediamo se tutto funziona. Ritornare in ambiente Excel, fare clic sull’icona di proget- tazione per disattivare tale modalità, quindi pre- mere il pulsante. Se ab- biamo operato corretta- mente la macro associa- ta al bottone verrà pron- tamente lanciata. Una limitazione dei pulsanti è che il pro- grammino deve essere lanciato dalla videata in cui si trova il pulsante. Se fosse necessario ese- guirla da un qualsiasi al- tro punto di Excel biso- gna, invece, assegnarli una scorciatoia da ta- stiera come descritto nelle foto. pulsanti e scorciatoie 5 6 7 8 a un pulsante Modifica di una scorciatoia Nella barra degli strumenti del Visual Basic fare clic sull’icona con il simbolo del triangolo. Si accede alla maschera per il lancio delle macro. Pigiando il pulsante Opzioni si apre un box in cui è possibile cambiare il carattere che fa parte della sequenza di lancio della macro. Per avere aiuto Pigiare il tasto F1 per accedere alla guida in linea di Excel. Viene attivato l’assistente, che ci invita a digitare il quesito in una speciale casella. Inserire: Come creare un pulsante, quindi pigiare il pulsante Cerca. Viene così visualizzata una serie di argomenti correlati. Si consiglia di consultarli tutti. Assegnazione di una scorciatoia Quando si crea una macro le si può associare una scorciatoia da tastiera. Nella maschera di denominazione inserire nella casella Scelta rapida da tastiera il carattere che accoppiato al tasto Control determinerà il lancio della macro. Se mentre si digita il carattere si preme il tasto Maiusc anche quest’ultimo tasto entra a far parte della sequenza di lancio. Associare la macro Fare clic destro sul pulsante. Così facendo viene visualizzato un menu contestuale in cui si seleziona la voce Visualizza codice. Si accede all’editor del Visual Basic dove è visualizzata una macro vuota che è stata automaticamente associata al pulsante. Inserire dopo la prima istruzione il nome della macro da lanciare. Poiché un pulsante , una volta inserito nel foglio di lavoro, si sposta insieme alla zona che lo ospita, se si vuole lanciare una macro ad esso associata da un punto diverso di Excel bisogna ricorrere all’assegnazione di una scorciatoia. Oppure, si può posizionare il pulsante nella parte superiore sinistra del foglio e poi congelarne le prime righe e le prime colonne. Ci si può così portare su una qualsiasi zona mantenendo però sempre visibile il bottone cui è associata la macro, e quindi lanciarla senza problemi. TIP Pc Open Aprile ’99148 pratica • le macro Excel Nel numero prece-dente abbiamo im-parato a registrare una macro e a lanciarla. Se ci siamo allenati un po’, adesso dovremmo essere in grado di svi- luppare un programmi- no che ci dia un minimo di soddisfazione come, per esempio, creare au- tomaticamente un grafi- co partendo da una ta- bella dati di dimensioni variabili (ecco il primo passo avanti...). Inoltre, potremo co- minciare a prendere una certa confidenza con la manipolazione dei lista- ti. Prima di cominciare vale la pena di spendere due parole su un coman- do di Excel che si rive- lerà prezioso per creare la nostra macro. Ci riferiamo alla sele- zione automatica di una intera zona. Conviene fa- re un esempio. Se ci portiamo con il cursore su una qualsiasi cella della tabella posi- zionata in A1..D4 (meglio se in A1) e pigiamo con- temporaneamente i tasti Control e * (asterisco) si determina la selezione della tabella stessa. Si noti che questa ha luogo anche se non tutte le celle della tabella con- tengono dati, basta solo che non vi siano interru- zioni a livello di intere ri- ghe o intere colonne. In questi casi, l’evi- denziazione si arresta dove manca la riga o la colonna. Questo truc- chetto si rivela prezioso se, come è nostra inten- zione, vogliamo svilup- pare una macro che crei un grafico partendo da una tabella le cui dimen- sioni possono variare a seguito di continui ag- giornamenti. Infatti, se in fase di re- gistrazione, anziché ope- rare come descritto, ci li- mitiamo a selezionare manualmente la zona oc- cupata dai dati, il pro- grammino opererà sem- pre su tale zona dimenti- cando inesorabilmente eventuali aggiunte di al- tri valori. Questo perché nel li- stato della macro si fa espressamente riferi- mento alle coordinate di quella specifica zona per i dati. Operando come abbiamo consigliato, in- vece, il comando respon- sabile della selezione vie- ne registrato in modo ge- neralizzato e può opera- re correttamente indi- pendentemente dall’am- piezza della zona dati. A questo punto pos- siamo cominciare a scri- vere la macro. Attiviamo il registratore delle ma- cro, assegniamo il nome al programma che inten- diamo registrare, posi- zioniamo il cursore sul- l’angolo superiore sini- stro della tabella, e pi- giamo contemporanea- mente i tasti Control e * determinando così la se- lezione dell’intera zona dati. Adesso, facciamo clic sull’icona di autocompo- sizione dei grafici per ac- cedere alla maschera che gestisce la procedu- ra. Selezioniamo nella galleria il tipo di dia- gramma desiderato (un istogramma a barre ver- ticali) e premiamo il pul- sante Avanti. Accettiamo le proposte del program- ma e premiamo ancora il pulsante Avanti per pas- sare alla maschera suc- cessiva in cui è possibile procedere alla persona- lizzazione del grafico che stiamo realizzando. Considerando che si sta facendo una prova li- mitiamoci ad assegnarli un titolo qualunque (tra- lasciando quelli degli as- si), premiamo ancora il pulsate Avanti e, giunti alla maschera conclusi- va, pigiamo il bottone Fi- ne. Così facendo il dia- gramma verrà visualiz- zato nelle stesso foglio di lavoro in cui stiamo operando. Riportiamo il cursore in A1 e spegna- mo il registratore. Chi, giustamente im- paziente, si precipita ad esaminare il listato della macro si trova davanti un codice apparente- mente complesso che ta- le non si rivela, però, do- po un attento esame. Analizziamolo insieme. Passi da 1 a 7 Sono i soliti che tradi- zionalmente aprono una macro. Passo 8 Seleziona la zona dati corrente, indipendente- mente dalle sue dimen- sioni. Passo 9 Impartisce il comando per la creazione del gra- fico. Passo 10 Specifica il tipo di gra- fico da disegnare (xlCo- lumnClustered). Passi 11 e 12 Ribadiscono rispetti- vamente la posizione dei dati (Foglio1, zona A1..D4)) e del grafico (Foglio1). Infatti si è op- tato per crearlo nel fo- glio di lavoro in cui si trova la tabella. Passi da 13 a 18 Rappresentano quello che viene definito un ci- clo With che si apre con tale parola chiave e ter- mina con End With. Co- me si può vedere si rife- risce ai settaggi che era- no stati fatti nella ma- schera Titoli. Il passo 14 indica che al grafico è stato assegnato un titolo, segnalando come True (Vero) tale situazione, mentre il passo 15 speci- fica fra virgolette il titolo assegnato (“Prova”). Poi- ché agli assi, invece, non sono stati assegnati tito- li, i passi 16 e 17 segnala- no la situazione con l’at- tributo False (che sta per Falso). Questi due passi sarebbero pleonastici ma rispecchiano, anche se inutili, la situazione dei parametri dell’intera maschera. È un vezzo di Il problema: come creare una macro per realizzare automaticamente un grafico La soluzione: registrare la procedura alla tastiera e modificare successivamente il listato Sviluppare una macro Gli argomenti delle schede Ecco gli argomenti trattati di recente e quelli di cui parleremo nei prossimi numeri Marzo: Macro: come usare il registratore di Excel Aprile Sviluppare una macro per creare un grafico Prossimamente Associare un pulsante a una macro. L’inserimento dei dati. Realizzare grafici speciali. Formattazione condizionale. 1. Sub Macro1() 2. ‘ 3. ‘ Macro1 Macro 4. ‘ Macro registrata il 03/01/99 da (nome utente Excel) 5. ‘ 6. 7. ‘ 8. Selection.CurrentRegion.Select 9. Charts.Add 10. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered 11. ActiveChart.SetSourceData Source:=Sheets(“Foglio1”). _ Range(“A1:D4”), PlotBy :=xlRows 12. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:=”Foglio1” 13. With ActiveChart 14. .HasTitle = True 15. .ChartTitle.Characters.Text = “Prova” 16. .Axes(xlCategory, xlPrimary).HasTitle = False 17. .Axes(xlValue, xlPrimary).HasTitle = False 18. End With 19. ActiveWindow.Visible = False 20. Windows(“Cartel1”).Activate 21. Range(“A1”).Select 22. End Sub La macro priva delle righe inutili 1. Sub Macro1() 2. Selection.CurrentRegion.Select 3. Charts.Add 4. ActiveChart.ChartType = xlColumnClustered 5. ActiveChart.Location Where:=xlLocationAsObject, Name:=”Foglio1” 6. With ActiveChart 7. .HasTitle = True 8. .ChartTitle.Characters.Text = “Prova” 9. End With 10. Range(“A1”).Select 11. End Sub LA MACRO ORIGINALE Pc Open Aprile ’99149 pratica• le macro Excel Excel che dobbiamo ac- cettare. Passi 19 e 20 Registrano il passag- gio dal grafico al foglio di lavoro, anche se inutil- mente, visto che ci tro- viamo sempre nello stes- so ambiente. Passo 21 Determina la selezio- ne della cella A1. Passo 22 Conclude, come sem- pre, la macro. A questo punto pos- siamo fare alcune impor- tanti osservazioni. In- nanzitutto, si noti che il passo 11 è articolato in due righe, pertanto il punto di suddivisione è segnalato da uno spazio seguito da un undersco- re, che il registratore ap- pone automaticamente quando la riga risulta troppo lunga. Inoltre, i passi inutili possono es- sere eliminati. Per non correre rischi, apponia- mo davanti ad essi una virgoletta (non ci si stu- pisca se i caratteri del te- sto diventano verdi), ri- torniamo in ambiente Excel e rilanciamo la ma- cro. Se abbiamo operato correttamente non ci do- vrebbero essere proble- mi. Riflettendo bene, an- che l’istruzione 11 è inu- tile, perché a selezionare la zona dati ci pensa il passo 8. Pertanto, ante- poniamo anche a questa riga la solita virgoletta e, se tutto procede bene, possiamo cancellare de- finitivamente i passi che non servono. Non dimentichiamo, infatti, che l’Editor altro non è che uno speciale elaboratore di testi. Nel box, sotto la macro ori- ginale è riportata quella depennata dei passi inu- tili. Adesso possiamo provare ad aumentare o diminuire le dimensioni della tabella e la nostra macro restituirà pun- tualmente ogni volta un nuovo grafico. Si abbia solo l’accor- tezza, prima di lanciarla, di posizionare sempre il cursore sull’angolo supe- riore sinistro della zona dati (in A1, nel nostro ca- so). Se, prima o poi, si avesse la necessità di realizzare un tipo di gra- fico diverso dall’isto- gramma che abbiamo scelto originariamente, ecco come fare. La strategia è quella di sostituire la parola chia- ve xlColumnClustered, che per l’appunto defini- sce quel particolare dia- gramma, con un’altra corrispondente al nuovo grafico. Il problema è co- noscerla. È semplice. Basta registrare una macro per realizzare il nuovo diagramma e poi dare una sbirciatina al li- stato per vedere come se l’è cavata Excel. Ma c’è anche un altro siste- ma. Si acceda al listato della macro originale e si cancelli, nel passo 10, la parola chiave xlColumn- Clustered (compreso il segno di Uguale). A questo punto, se si digita nuovamente il se- gno di uguale compare un menu che elenca le definizioni di tutti i tipi di grafici realizzabili. Ovviamente, le defini- zioni sono in inglese e pertanto bisogna proce- dere per tentativi. Se di- gitando il segno di ugua- le non compare il provvi- denziale menu significa che le proprietà dell’Edi- tor non sono settate per fornire automaticamen- te aiuto. Si consiglia per- tanto di accedere alla guida in linea del Vba per documentarsi in me- rito e, già che ci siamo, anche sulle caratteristi- che principali di questa funzionalità. Realizzazione del grafico Scelta del grafico Dopo aver selezionato la zona dati fare clic sull’icona di autocomposizione del grafico. Nella maschera che viene visualizzata scegliere il diagramma desiderato (istogramma a barre verticali). Premere il pulsante Avanti per passare alla maschera successiva Interpretazione dei dati In questa maschera è possibile stabilire se i dati della tabella devono essere interpretati per righe o per colonne. Accettare la proposta standard (per colonne). Premere il pulsante Avanti per aprire la maschera successiva. Titolo del grafico Inserire il titolo del grafico nella casella Titolo del grafico. Non dichiarare i titoli degli assi. Premere il pulsante Avanti per aprire la maschera successiva. Posizione del grafico Accettando le proposte standard il grafico viene realizzato nello stesso foglio di lavoro in cui si trova la tabella dati. Premere il pulsante Fine per concludere la procedura e realizzare il grafico. 1 2 3 4 per creare un grafico Pc Open Marzo ’99118 pratica • fogli elettronici Excel Le macro. Ecco l’o-scuro oggetto deldesiderio di molti utenti che, abbastanza esperti dell’utilizzo dei fogli elettronici, vorreb- bero cimentarsi nello sviluppo di applicazioni automatizzate. Infatti, grazie alle macro è pos- sibile associare alla pres- sione di un pulsante, alla voce di un menu, o a una sequenza da tastiera, il lancio di procedure ri- correnti quali, per esem- pio, la realizzazione di un grafico, la formatta- zione di una tabella o una ricerca nell’ambito di un archivio. Ma che cosa è una macro? Molto semplicemente, può es- sere definita come un in- sieme di istruzioni scrit- te in Vba (acronimo di Visual Basic for Applica- tion, il linguaggio di pro- grammazione di Excel) che, quando opportuna- mente richiamate, ese- guono la procedura de- scritta dal loro codice. Facciamo subito un esempio pratico con Ex- cel. Immaginiamo di ave- re una tabella che viene aggiornata quotidiana- mente aggiungendovi nuovi dati, e che alla fine della settimana viene in- terpretata in forma grafi- ca. Bene! Sviluppando una opportuna una ma- cro basterà semplice- mente pigiare un pulsan- te o impartire un coman- do per automatizzare in- teramente la creazione del nostro grafico. Inte- ressante vero? Purtrop- po mettere in piedi una macro non è proprio alla portata di tutti e solo chi sa dialogare disinvolta- mente con il famoso Vba può permettersi il lusso di automatizzare le pro- prie applicazioni. Que- sto però non significa che a noi, comuni morta- li, sia precluso l’affasci- nante mondo della pro- grammazione. La chiave per accedervi è il regi- stratore delle macro, una speciale funzionalità di Excel che consente di trasformare nel corri- spondente programmino una qualsiasi procedura eseguita alla tastiera. Do- po averla registrata, non dobbiamo fare altro che rilanciarla tutte le volte che si vuole rieseguire quella determinata ope- razione. Sembra facile, ma...è proprio così. Non illudiamoci Ovviamente, non dob- biamo illuderci che il re- gistratore ci trasformi da un momento all’altro in esperti programmatori ma, come vedremo, è l’i- deale per incominciare. Mettiamoci subito all’o- pera. Quello che ci pro- poniamo di fare è regi- strare una semplice ma- cro, anzi semplicissima, per assegnare il grasset- to ai dati contenuti in una tabella. Aprire il me- nu Strumenti, selezionare la voce Macro, quindi op- tare per Registra nuova macro nel corrisponden- te sottomenu. Si accede così ad un box in cui è possibile assegnare un nome al programmino che stiamo registrando, e anche descriverne i compiti svolti. Per il mo- mento possiamo lasciare le cose così come stan- no, accettando per la macro il nome proposto da Excel: Macro1, se que- sta è la prima macro che registriamo. Pigiando il pulsante Ok si accende il registratore e, al tempo stesso, viene visualizza- ta una minibarra compo- sta da due icone. A questo punto pos- siamo incominciare. Se- lezioniamo la nostra ta- bella (che occupa la zo- na A1..D4) facciamo clic sulla icona per l’ asse- gnazione del grassetto, quindi portiamoci sulla cella A1 per eliminare l’evidenziazione. A cose fatte possiamo spegnere il registratore agendo sulla prima icona della minibarra (quella con sovraimpresso un qua- dratino, tanto per inten- derci). È tutto. Da questo momento la nostra ma- cro è custodita nella me- moria di Excel e potrà essere richiamata in ogni momento. Vediamo co- me. Prima, però, togliamo il grassetto ai dati della tabella, altrimenti non potremo renderci conto del buon funzionamento del nostro programmi- no. Adesso riapriamo il sottomenu delle macro e selezioniamo nuovamen- te la voce Macro. Così fa- cendo si accede a una maschera in cui sono elencate tutte le macro memorizzate. Nel nostro caso, ovviamente, solo quella che abbiamo ap- pena registrato. Selezio- niamola e pigiamo il pul- sate Esegui. Detto fatto, il grassetto viene assegna- to ai dati della tabella. È ovvio che un program- mino di questo genere non serve un gran che, ma per comprendere la dinamica operativa del Vba si rivela utilissimo. Infatti, se ne esploriamo il listato (vale a dire l’in- sieme di istruzioni in cui si articola) potremo ap- prendere molte cose. Quello che dobbiamo fa- re è accedere al cosid- detto Editor, il “sancta sanctorum” in cui Excel custodisce le macro. È piuttosto semplice: ba- sta un clic sul pulsante Modifica della maschera per la gestione delle ma- cro. Si passa così ad una nuova schermata dalla struttura piuttosto com- plessa. La sezione che ci interessa è quella di de- stra, nella quale dovreb- be comparire in bella mostra il listato del no- stro programma. Se così non fosse, nella finestra di sinistra fare clic due volte su Vba Project, quindi sulla cartella Mo- duli (se non è aperta) e aprire il Modulo1, sede del listato che proponia- Il problema: Come automatizzare procedure ricorrenti o sviluppare semplici applicazioni. La soluzione: Eseguire manualmente la procedura e utilizzare il registratore delle macro per creare automaticamente il listato del corrispondente programma. Macro: come usare il Registriamo, eseguiamo e analizziamo Attivare il registratore Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e,nel sottomenu, optare per Registra nuova macro. Assegnare un nome alla macro o accettare quello proposto. Nella casella di testo Memorizza macro in optare per Questa cartella di lavoro. Pigiare il tasto Ok per attivare la modalità di registrazione. Esecuzione di una macro Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optare ancora per Macro. Nel box che viene visualizzato selezionare il nome della macro da lanciare e fare clic sul pulsante Esegui. Viene eseguita puntualmente la procedura che abbiamo registrato. 1 Le nostre schede su Excel Ecco gli argomenti trattati di recente e quelli di cui parleremo nei prossimi numeri Febbraio Analizzare le risposte di un questionario Marzo Macro: come usare il registratore di Excel Prossimamente Creazione automatica di un grafico Associare un pulsante a una macro L’inserimento dei dati Realizzare grafici speciali Pc Open Marzo ’99119 pratica• fogli elettronici Excel mo di seguito. 1. Sub Macro1() 2. ' 3. ' Macro1 Macro 4. ' Macro registrata il 5. ' 6. 7. ' 8. Range("A1:D4").Select 9. Selection.Font.Bold 3D True 10. Range("A1").Select 11. End Sub Esaminiamolo più da vicino. Analisi del listato Si nota subito che il nostro listato è angloita- liano. Questo perché an- che nelle versioni nazio- nalizzate di Excel il codi- ce è restato quello origi- nale. La riga 1 inizia con la parola chiave Sub se- guita dal nome della ma- cro, a sua volta seguito dalle parentesi chiuse e aperte (tutte le macro cominciano così ). Le ri- ghe da 2 a 7, invece, so- no vuote o di commento, e come tali sono prece- dute da una virgoletta che le esclude dalla ese- cutività del programma (e sono di colore verde). In particolare, la riga 3 ri- badisce il nome della macro, mentre la 4 de- nuncia la data della regi- strazione e il nome del ti- tolare della licenza di Ex- cel. La riga 6 è anch’essa vuota (se la riga è vuota, la virgoletta è opzionale) e viene usata dal pro- gramma per dichiarare, se fosse stata specificata al momento della regi- strazione, la sequenza di tasti con cui è possibile lanciare la macro da ta- stiera. Noi non lo abbia- mo fatto e per questo la riga è vuota. Ma veniamo ai passi di programma veri e propri. La riga 8 determina la selezione della tabella, mentre la 9 assegna il grassetto alla selezione. La riga 10 ci ri- corda che a cose fatte avevamo riposizionato il cursore in A1, e la 11 conclude la macro. Da questa analisi si in- tuisce che una macro re- gistrata presenta due li- mitazioni. In pratica, tut- te le volte che verrà ese- guita, indipendentemen- te da dove si trova il cur- sore nell’ambito del fo- glio di lavoro, eviden- zierà sempre la zona A1..D4, inoltre, non è in grado (almeno per il mo- mento) di utilizzare informazioni che le pro- vengano dall’esterno, nel senso che non è pos- sibile forzarla ad asse- gnare un altro attributo all’infuori del grassetto. Nulla però, ci vieta di modificare opportuna- mente il programmino al fine di utilizzarlo per operare diversamente. Così, dal momento che l’Editor del Vba si comporta come un qual- siasi elaboratore di testi, possiamo sostituire le coordinate della tabella con un altro indirizzo di zona, mentre sostituen- do la parola chiave Bold (responsabile dell’asse- gnazione del grassetto) con Italic, per esempio, si determina l’assegnazio- ne del corsivo. A questo punto, dovreste saperne abbastanza per comin- ciare a creare qualche programmino personaliz- zato. Il segreto sta tutto nel registrare più macro, esaminarne il listato per imparare nuovi comandi e parole chiave, quindi operare le opportune so- stituzioni nel listato di ba- se. Addirittura, con sem- plici operazioni di taglia e incolla, si possono trasfe- rire da una macro all’altra interi passi di program- ma. In ogni caso si proce- da per gradi, traendo in- segnamento dagli inevita- bili errori. Sarete così pre- parati ad affrontare gli ar- gomenti che tratteremo nei prossimi numeri. registratore di Excel Installiamo Excel Si consiglia di installare tutto il programma e, in particolare, la guida in linea del Visual Basic for Application. Ciò anche per poter disporre di tutte le informazioni necessarie per sviluppare in futuro applicazioni più impegnative e utilizzare correttamente l’Editor. Eliminiamo una macro Se, esercitandosi a sviluppare proprie macro, l’elenco di quelle visualizzate nella maschera che le gestisce si dovesse allungare troppo, è bene fare un po’ di pulizia. Selezionare il nome della macro da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. Le macro devono essere cancellate una per volta. Eseguiamo le macro Se si dovessero verificare errori non insistere. Premere Fine nell’eventuale box di avvertimento, riaccedere ad Excel, eliminare la macro e crearne una nuova. Chi vuole può approfondire il tema consultando l’aiuto dell’Editor. Aiuto in linea Per documentarsi sulla registrazione delle macro accedere alla guida in linea di Excel e ricercare il termine Registratore. Viene individuato l’argomento Registrare una macro. Consultare la corrispondente videata e i rimandi in essa contenuti. Si consiglia anche di ricercare Creazione Macro e di consultare le sottovoci: cenni preliminari, denominazione, copia, esecuzione, memorizzazione, modifica, riferimenti di cella. consiglia la nostra macro Il listato della macro. Aprire il menu Strumenti, selezionare la voce Macro e, nel sottomenu, optare ancora per Macro. Nel box selezionare il nome della macro di cui si vuole esaminare il listato e premere il pulsante Modifica. Si accede così all’Editor del Vba. Aprire la cartella Vba Project e il Modulo1 che ospita il listato. 2 3 L’elaborazione deidati di un sondag-gio richiede tem- po e pazienza, e la possi- bilità di commettere qualche errore è sempre in agguato. Solitamente, si vuole sapere quanti intervista- ti hanno risposto in un certo modo ad una de- terminata domanda (e che percentuale rappre- sentano del campione). Oppure, tanto per fare un esempio, quanti pur giudicando positivamen- te il prodotto loro sotto- posto non lo comprereb- bero, o viceversa. Tutto queste risposte si possono avere in mo- do semplice e veloce uti- lizzando le tabelle Pivot di Excel. In pratica, dopo avere inserito in un pro- spetto le risposte degli intervistati, questa po- tente funzionalità con- sente di ottenere, se- guendo una procedura completamente guidata, un eloquente specchiet- to che ospita i risultati di analisi incrociate con- dotte sui dati disponibili. Il nome delle nostre tabelle deriva proprio da questa benvenuta possi- bilità. Ma vediamo come operare. Si comincia con evi- denziare la zona dei dati da elaborare, quindi si at- tiva la voce Report Tabel- la Pivot del menu Dati di Excel. Si determina così l’apertura di una ma- schera in cui è possibile specificare la natura e la provenienza dei dati. Nel nostro caso, si ac- cetta quanto proposto e si pigia il pulsante Avanti. Nella nuova maschera c’è la conferma che si opererà sulla zona sele- zionata, pertanto, se non ci sono ripensamenti si preme ancora il pulsante Avanti. Adesso viene il bello. Infatti, ci viene sotto- posto lo schema di un prospetto che dobbiamo impostare opportuna- mente a seconda del tipo di analisi che desideria- mo condurre. Vediamo cosa bisogna fare in pratica per otte- nere il conteggio delle singole valutazioni date a proposito, poniamo, della qualità di un pro- dotto. Fare clic sull’icona del campo Qualità e tra- scinarla sulla sinistra del prospetto, nella sezione Riga. Portare, invece, l’i- cona del campo Nr. ( che si riferisce alla numera- zione progressiva dei questionari elaborati) nella sezione Dati. A questo punto l’ela- borazione che Excel pro- pone come standard è la somma. Ma a noi interessa il conteggio degli intervi- stati che hanno risposto nello stesso modo alle domande poste. Nessun problema. Fare doppio clic sul tipo di elabora- Pc Open Febbraio ’99122 pratica •statistica excel Il problema: come analizzare velocemente e senza commettere errori i questionari che contengono le risposte degli intervistati nell’ambito di un sondaggio o di una ricerca di mercato. La soluzione: inserire i dati in una tabella Excel e analizzarli con le tabelle Pivot. Costruitevi senza fatica Dall’insieme grezzo dei dati Specificare la natura dei dati La maschera che apre la procedura prevede la dichiarazione del tipo di dati da analizzare e la loro posizione. E’ possibile partire da un archivio Excel (come la nostra tabella), da un data base esterno, da più tabelle residenti anche su fogli diversi o da un’altra tabella Pivot. Specificare la posizione dei dati Indicare le coordinate dalla tabella da analizzare. Se alla zona che ospita i dati è stato assegnato un nome basta dichiararlo semplicemente nella casella di testo dedicata. In particolare, meglio assegnare un nome se si opera con più tabelle posizionate su fogli di lavoro diversi. Impostazione dell’analisi Posizionando variamente nel prospetto le icone dei campi dati si possono eseguire i più disparati tipi di analisi. Nella zona Dati si posiziona il riferimento ai valori da elaborare, nelle zone Riga e Colonna i riferimenti alle categorie cui si riferisce l’elaborazione richiesta. Specificare l’analisi Per richiedere il conteggio delle risposte relative alla Qualità fare doppio clic sul tipo di analisi standard (Somma). In particolare i dati possono essere mediati, se ne può trovare il massimo o il minimo e procedere anche ad elaborazioni statistiche molto sofisticate, come la deviazione standard e la varianza. 1 2 3 4 Analizzare le risposte zione proposta per acce- dere ad una nuova ma- schera nella quale si op- ta per l’analisi desidera- ta (Conta, nella fattispe- cie). Operata la scelta si riaccede automatica- mente al prospetto ini- ziale e si prosegue. La procedura richiede dove deve essere posi- zionato il prospetto dei risultati e, ottenuta la ri- sposta, esibisce final- mente il risultato dell’a- nalisi: quanti intervistati hanno giudicato il pro- dotto rispettivamente Pessimo, Scarso, Suffi- ciente e Ottimo. Se poi vogliamo sape- re come si ripartiscono percentualmente tali ri- sposte sul totale degli in- tervistati si ripete la pro- cedura ma, dopo aver specificato il tipo di ela- borazione (ancora Con- ta), si pigia nella stessa maschera il pulsante Op- zioni determinando una estensione di quest’ulti- ma. Nella casella di testo Mostra dati optare per la voce % di colonna, pigia- re Ok e continuare nor- malmente. Con altrettanta sem- plicità è possibile sapere quanti hanno dato una certa valutazione e si so- no dimostrati favorevoli oppure contrari all’ac- quisto del prodotto. In questo caso, basta trascinare rispettiva- mente le icone Qualità e Acquisto nella sezione Ri- ga e Colonna, quella Nr. nella zona Dati, e richie- dere, il conteggio delle risposte. Nel nostro esempio, 5 intervistati hanno giudicato buono il prodotto e lo acquiste- rebbero (6 lo giudicano scarso e non lo compre- rebbero). Pc Open Febbraio ’99123 pratica•statistica excel una tabella Pivot alla comprensione dei risultati 5 6 7 8 di un questionario Di fare Gli esempi sviluppati scalfiscono appena le molte potenzialità delle tabelle Pivot. Per saperne di più conviene documentarsi nella guida in linea. Accedere all’indice di quest’ultima e digitare Tabelle pivot nella casella di ricerca. Vengono individuati ben 46 argomenti che vale pena di esplorare con cura accedendo alle corrispondenti videate esplicative. Di non fare Raccomandiamo, all’inizio, di non strafare e di limitarsi a elaborazioni piuttosto semplici. Per esempio, evitate di posizionare più icone nella zona righe o in quella colonne perché i risultati potrebbero essere difficili da interpretare. In particolare, strutturando la tabella dati non distaccare mai le intestazioni dei campi da questi ultimi. consiglia Analisi incrociate Per incrociare i dati fra due campi della tabella è sufficiente portare le corrispondenti icone rispettivamente nella zona Riga e nella zona Colonna. In quella Dati, posizionare, come sempre, l’icona relativa ai valori da conteggiare. Nell’esempio sono stati incrociati il giudizio sulla qualità con la propensione all’acquisto. Analisi percentuale Per trasformare il conteggio delle preferenze in valori percentuali riaccedere alla maschera per la specifica dell’analisi da eseguire e fare clic sul pulsante Opzioni. Selezionare nella casella a discesa la voce % di colonna. Per documentarsi sugli altri tipi di analisi è meglio accedere alla guida contestuale. I risultati Il risultato delle analisi condotte si materializza in un prospetto che prevede anche la totalizzazione dei conteggi. Farvi sopra clic destro per accedere al menu che ne consente la gestione. In particolare, è possibile riaccedere al prospetto di impostazione per specificare i parametri di una nuova analisi. Posizionare il prospetto dei risultati Per posizionare nel foglio di lavoro lo specchietto dei risultati inserire nella casella di testo della maschera dedicata le coordinate della cella che ne rappresenta l’angolo superiore sinistro. In alternativa si può selezionare direttamente la posizione con il mouse. Pc Open Gennaio ’99105 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE STATISTICA FACILE Delle circa 250 funzioni di cui dispone ilfoglio elettronico di casa Microsoft po-co più di 90 (includendo la decina che operano nell’ambito di un data base) sono dedicate alle elaborazioni statistiche, men- tre le matematiche sfiorano la trentina. Di- ciamo subito che l’approccio non è sempli- ce. Infatti, chi si avventura ad esplorarne l’elenco si deve subito confrontare con no- mi a dir poco misteriosi o apparentemente ineloquenti, e questo, probabilmente, ba- sta per farlo desistere dall’impresa. Se, in- vece, con coraggio e pazienza (soprattutto questa...) si tenta di andare più in la, ci si rende conto che la sullodata ermeticità non è proprio tale, e già dopo una prima seppure sommaria analisi si trova qualcosa che può fare al caso nostro. Insomma, ce n’è per tutti i gusti. Cominciamo con le fun- zioni statistiche. Si va da quelle estrema- mente potenti, alle più abbordabili dedica- te al calcolo delle medie, dei massimi, o dei minimi, e dalla possibilità di realizzare con una certa semplicità analisi previsionali an- che molto sofisticate e complementate dal relativo grafico, a quella di consolidare i dati ospitati in un archivio tradizionale. Le funzioni di quest’ultimo gruppo sono mol- to potenti, piuttosto semplici da impiegare e si rivelano estremamente utili per risol- vere problemi della più disparata natura. Per esempio, si dimostrano preziose per l’elaborazione delle risposte degli intervi- stati nell’ambito di una ricerca di mercato, per valutare i risultati di una sperimenta- zione o, ancora per tenere sotto controllo in modo personalizzato le entrate e le usci- te del nostro sempre precario bilancio fa- miliare. Quest’ultima applicazione ci è sem- brata la più adatta per dimostrarne l’appli- cazione pratica. Abbiamo perciò pensato bene di illustrare passo passo lo sviluppo di un modello che risolve tale problema. Poiché la maggior parte delle funzioni sta- tistiche di data base operano pressoché in maniera analoga possiamo approfittare per sviluppare applicazioni più complete. E veniamo alle funzioni matematiche per le quali valgono, considerazioni analo- ghe a quelle statistiche. Analizzandone l’e- lenco se ne possono trovare alcune di uti- lizzo immediato ed intuitivo, con la media- zione delle quali è possibile risolvere qual- che problemino o sviluppare una piccola applicazione. E non mancano le curiosità. Ci riferiamo, tanto per fare un esempio, alla funzione che consente di trasformare un numero arabo in romano o di generare un numero casuale per simulare, poniamo, le estrazioni del lotto o impostare modelli ap- plicativi basati sul calcolo delle probabilità. Medie, minimi e massimi pag. 106 Radici quadrate, arrotondamenti pag. 107 Tenere entrate ed uscite sotto controllo Con le funzioni statistiche data base pag. 108 Utilizziamo al meglio Le funzioni data base pag. 110 Con l’analisi previsionale Diamo un’occhiata al futuro pag. 111 nel dossier a c hi int ere ssa • a chi vuole saperne di più sullefunzioni matematiche e statistiche di Excel 97 • a chi, in genere, vuole analizzare i dati in maniera più efficace • a chi utilizza Excel 97 per hobby, studio o lavoro Excel: eccovi le funzioni statistiche più utili ed efficaci Più di un terzo dell’elenco delle funzioni nella libreria di Excel 97 è rappresentato da quelle statistiche e matematiche Qui ci proponiamo di spiegarvi come usare le funzioni che risolvono problematiche comuni di casa, studio e ufficio. Un esempio sono i conti di casa oppure le statistiche di vendita www.pcopen.agepe.it Prima di leggere questo dossier volete conoscere meglio Excel? Andate a rileggere il dossier pubblicato in ottobre ‘98 cliccando sulla sezione Usare al meglio il computer di Alberto Nosotti Impostazione guidata di una funzione � Inserire i valori Inserire nelle caselle di testo i riferimenti alle zone dati da elaborare e gli eventuali parametri operativi previsti dalla sintassi della funzione. Nella parte inferiore della maschera si può vedere l’anteprima del risultato dell’elaborazione. Pigiando il pulsante Ok si determina l’inserimento dell’espressione nella cella su cui è posizionato il cursore. Per saperne di più Al fine di documentarsi sulla funzione che si sta utilizzando, fare clic sull’icona che si trova nella parte inferiore sinistra della maschera. Si attiva così l’assistente Office che gestisce la procedura per accedere alla corrispondente maschera di aiuto. Si consiglia di consultare anche il contenuto di eventuali videate collegate a quella principale. � Scegliere la funzione Facendo clic, nella barra strumenti, sull’icona con sopra impresso il simbolo fx, si apre una maschera di dialogo che ospita rispettivamente in due finestre l’elenco delle categorie di funzioni disponibili e quelle appartenenti alla categoria evidenziata. Un doppio clic sulla funzione scelta determina l’apertura della maschera per l’inserimento della funzione. IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Gennaio ’99106 STATISTICA FACILE Capita spesso di dover calcolare la me-dia di un insieme di dati o, fra questi,di individuare il valore massimo o quello minimo. Per risolvere il problema, ammesso che tale si possa chiamare, Ex- cel mette rispettivamente a disposizione le funzioni MEDIA, MAX e MIN. Facciamo subito un esempio pratico di calcolo di una media, che si rivelerà utile, fra l’altro, anche per comprendere la di- namica operativa delle altre due funzioni. Se nella zona G15..L24 del foglio di lavoro sono riportati i punteggi conseguiti in una serie di prove da 10 concorrenti ad una gara, alla riga G15..L15 corrisponde- ranno i punteggi del concorrente numero 1, alla riga G16..L16 quelli del partecipan- te numero 2 e così via. A questo punto, in- serendo nella cella M15 la formula =ME- DIA(G15..L15) e replicandola sino alla cel- la M24 si ottiene la media aritmetica dei punteggi. Il bello è che le celle vuote non vengono prese in considerazione, quindi, se per una qualsiasi ragione dovesse man- care un voto, la funzione non ne tiene giu- stamente conto. E se i valori da mediare fossero sparsi qua e la nell’ambito del foglio? Nessun problema. Basta fare riferimento diretta- mente ad essi, oppure ai nomi o agli indi- rizzi di cella che li ospitano. Così, la for- mula =MEDIA(3;B1;H3..H7;Pluto) calcola la media aritmetica di 3, del valore ospita- to nella cella B1, di quelli contenuti ri- spettivamente nella zona H3..H7 e nella cella denominata Pluto. Nella libreria di Excel è presente anche una funzione che consente di calcolare la media geometrica di un insieme di valori, che per chi non lo ricordasse è pari alla radice ennesima del prodotto degli n elementi da mediare. Per- tanto, la media geometrica di 3, 2, 3, 4 e 6 è 3,36, vale a dire la radice quinta del loro prodotto 432. La corrispondente formula è, come si poteva immaginare, =MEDIA.GEOMETRICA(3;2;3;4;6). Quale può essere una possibile applica- zione di questa funzione? Per esempio, quella di calcolare il tasso medio di cre- scita di un capitale iniziale che viene la- sciato fruttare, ma qui si comincia ad en- trare nel terreno degli addetti ai lavori. Ed ora vediamo come calcolare un massimo o un minimo. Pertanto, la formula =MAX(A1..A5) restituisce 8 se nell’inter- vallo A1..A5 sono presenti, poniamo, i nu- meri 4,7,-3,-5 e 8. La formula =MIN(A1..A5), invece, restituirà il valore –5. Come abbia- mo visto relativamente a MEDIA, anche le altre funzioni citate sono in grado di rico- noscere i contenuti delle celle elaborate, pertanto, se una di queste contenesse un testo o fosse vuota non viene considerata agli effetti dell’elaborazione. A proposito di queste celle, però, biso- gna chiarire bene cosa si intende per cella vuota. Infatti, una posizione del foglio di la- voro potrebbe sembrare tale anche se con- tiene uno zero che non viene visualizzato semplicemente perché si è impostato Excel in modo da non renderli visibili. Queste cel- le, quindi, anche se apparentemente vuote contengono in realtà un valore, e quindi contribuiranno a formare il risultato delle elaborazioni. Vale la pena ricordare che Ex- cel prevede opzionalmente una procedura completamente guidata per impostarle. La descriviamo nel sottostante riquadro. Medie, Massimi e Minimi... Due interessanti varianti delle funzioni MAX e MIN sono rispettivamente GRANDE e PICCOLO. Vediamo come operano. In pratica, dato il solito insieme di numeri, restituiscono rispettivamente l’ennesimo valore più grande (o più piccolo) di tale insieme. Un esempio vale più di mille parole. Se il contenuto della zona A1..A5 è rappresentato da 7, 8, 3, 12 e 21 , la formula GRANDE(A1..A5;3) restituisce 8, vale adire il terzo valore in ordine di grandezza. Pertanto, si potrebbe utilizzare GRANDE per individuare il punteggio relativo alla prima, alla seconda o alla terza posizione in una classifica. Ovviamente, per determinare il primo punteggio in assoluto si può utilizzare semplicemente MAX. La funzione PICCOLO lavora allo stesso modo ma, riferendoci sempre alla nostra classifica, si occupa di scovare gli ultimi, i penultimi, iterzultimi e così via... Se analizzando un elenco di punteggi contenuto, poniamo, nella zona A1..A10 vogliamo individuare i tre più bassi, potremo utilizzare le formule (=PICCOLO(A1..A10;1), =PICCOLO(A1..A10;2) e =PICCOLO(A1..A10;3). Controllare... per credere. GRANDE e PICCOLO: due varianti di MAX e MIN Pc Open Gennaio ’99107 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE STATISTICA FACILE L’ineffabile formula per la risoluzionedi un’equazione di secondo grado: può essere trasformata in un’espressione Excel grazie alla funzione RADQ. Ecco co- me creare un modellino per estrarre le ra- dici di un’equazione del tipo a x2 + b x + c= 0, dove a , b e c sono valori numerici qual- siasi, reali direbbe un professore di mate- matica. Inserire nella cella D10 la formula =(-D5+RADQ((D5^2)-(4*B5*F5)))/(2*B5) e in D13 la stessa espressione, facendo però precedere RADQ da un segno meno (at- tenti alle parentesi!!!).A questo punto, se si digitano rispettivamente in B5, D5 e F5 i valori di a, b e c vedremo comparire le so- luzioni nelle celle D10 e D13. Può anche darsi che l’equazione non presenti solu- zioni. In tali frangenti Excel segnala il fatto con un bel messaggio di errore. Calcolo dell’Iva Questa imposta, che almeno per il mo- mento è pari al 20 percento dell’importo di una fattura, dovrebbe essere sempre ar- rotondata alla lira superiore. Per esempio, se l’Iva su una fattura di 123.456 lire e di 24.691,20 lire, deve essere esposta nel do- cumento fiscale come 24.692 e non arro- tondata semplicemente a 24.691. Fortuna- tamente, ad arrotondare l’imposta... come Visco comanda ci pensa la funzione AR- ROTONDA.ECCESSO. Cosi’ se nella cella P19 si inserisce l’im- porto della fattura e in P21 si calcola l’im- posta con la formula (=P19*20/100), digi- tando nella cella P23 =ARROTONDA.EC- CESSO(P21;1), vi verrà visualizzato il valo- re fiscalmente corretto. Ovviamente se il calcolo dell’imposta restituisce un nume- ro intero il problema non si pone. Da arabi a romani Per trasformare un numero arabo nella corrispondente cifra in numeri romani di- gitare =ROMANO(F19;1) nella cella F21. A questo punto si inserisce il numero arabo nella cella F19 e il gioco è fatto. I numeri decimali vengono trasformati in interi per troncatura. Sostituendo il pa- rametro 1 con 2, 3 o 4 si ottengono inter- pretazioni più sintetiche del numero ro- mano. Il trucchetto funziona solo con nu- meri fino a 3999, e non viceversa. Simulare le estrazioni del lotto Gli appassionati del Superenalotto pos- sono incaricare il computer di formulare un pronostico, auspicabilmente vincente. Ecco come si fa. Se inseriamo nella cella N5 la formula =CASUALE, viene generato un numero pseudocasuale (quasi, cioè, come se lo si fosse estratto da un’urna) compreso fra 0 e 0,999999. A noi, però, interessano i numeri interi da 1 a 90. E allora? Basta trasformare la formuletta originale in =INT((CASUA- LE()*90))+1e replicarla nell’intera zona sottostante. Come per incanto Excel procederà alla desiderata estrazione. Pigiando il tasto F9 se ne simula un’altra, e così via. Ovvia- mente, se su una o più ruote compare lo stesso numero l’estrazione deve essere ri- petuta. Excel, sarebbe in grado di rimedia- re, ma le cose si complicano un po’... Radici, arrotondamenti, numeri casuali e... numeri romani Con l’estrazione di radici quadrate si può risolvere un’equazione di secondo grado, mentre l’arrotondare un numero all’unità superiore si rivela prezioso per il calcolo dell’Iva. Altrettanto utile la generazione di numeri casuali e la trasformazione di numeri arabi in romani Radici ennesime Excel, per quanto riguarda l’estrazione di radici, da la possibilità di operare solo con quelle quadrate. E se si dovesse, per esempio, estrarre una radice cubica per calcolare, poniamo, il lato di un cubo del volume di 4 metri cubi? Niente paura, perché possiamo procedere alternativamente alla desiderata estrazione utilizzando l’operatore matematico di elevazione a potenza (^). Se la memoria non ci tradisce, infatti, la radice ennesima di un numero equivale ad elevare quel numero alla potenza frazionaria 1/n. Pertanto, la nostra radice cubica si ottiene, molto semplicemente, con la formuletta 4^(1/3), che restituisce per l’appunto il valore cercato: 1,587. Le parentesi che racchiudono l’esponente sono d’obbligo, altrimenti il giochetto non riesce. Ovviamente, se si tenta di estrarre la radice pari (seconda, quarta, sesta e così via...) di un numero negativo, Excel si rifiuta di farlo esibendo un messaggio di errore. TIP -b ± √ b2 – 4ac_____________ 2a IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Gennaio ’99108 STATISTICA FACILE In questo numero di Pc Open a pag 88abbiamo ampiamente parlato di pro-grammi per la gestione del bilancio fa- miliare. Chi vuole risparmiare, però, o non vuole fare necessariamente le cose in grande, può sempre ricorrere al fai da te. Il modellino che vi proponiamo fa largo uso di una potente funzione statistica (SOMMA.DB, tanto per intenderci) che consente di sintetizzare molto efficace- mente i movimenti di cassa. In pratica, ta- le funzione agisce nell’ambito di un archi- vio tradizionale ed è in grado di sommare discriminatamente i contenuti di determi- nati campi numerici. Per esempio, se nel nostro archivio riportiamo le entrate e le uscite suddivise per categoria (pensione, interessi, luce, gas, vitto, telefono e così via...) possiamo sapere in tempo reale quanto abbiamo incassato o speso per le suddette voci nel mese di gennaio, in quel- lo di giugno o, ancora, in totale. Oppure, tanto per continuare, quante volte siamo andati dal parrucchiere, quante si è gioca- to al lotto, oppure quanto si è speso me- diamente per l’acquisto di giornali e rivi- ste. Il bello è che tutte le funzioni in gra- do di restituirci tali preziose informazioni operano esattamente allo stesso modo, per cui basterà familiarizzare con l’utiliz- zo di solo una di esse (DB.SOMMA, nella fattispecie) per dotare il modello di nuove funzionalità. L’applicazione si articola in quattro fogli di lavoro. Il primo (che chia- meremo foglio di Riepilogo) visualizza il ri- sultato delle analisi condotte nel data ba- se che è ospitato nel foglio Data Base (il secondo), mentre il foglio Definizioni (il terzo) raccoglie le definizioni dei criteri con cui tali analisi vengono condotte. Il quarto foglio, infine, ospita una tabellina che ci informa, con il lodevole intento di indurci a risparmiare, quanto frutta un ca- pitale nell’arco di un certo numero anni per interesse composto. Utilizzare il no- stro modellino è semplicissimo. Se si inse- risce nella cella K2 del foglio di Riepilogo il mese oggetto dell’analisi vengono im- mediatamente visualizzati i totali relativi a un gruppo predeterminato di spese e di entrate di quel mese (ma se ne possono aggiungere altre), nonché i grafici dei loro andamenti. Come creare il modello La prima cosa da farsi è sviluppare la struttura dell’archivio in cui inserire i mo- vimenti di cassa. Si tratta di una semplice tabella la cui prima riga è costituita dalle intestazioni delle voci archiviate (i campi, nel gergo degli addetti ai lavori), mentre le sottostanti ospitano i corrispondenti con- tenuti. Si badi bene a non indulgere nella tentazione di separare la riga delle inte- stazioni con fronzoli od altri orpelli: vor- Tenere entrate e uscite funzioni statistiche data base Analizzando con le appropriate funzioni un semplice archivio tabellare si può impostare, senza spendere una lira, un efficace sistema di monitoraggio personalizzato del nostro bilancio familiare Come impostare l’Archivio e il foglio di Riepilogo � L’archivio Il nostro data base è ridotto all’osso, ma ognuno può dimensionarlo come meglio crede. Nelle celle F4 e G4 sono inserite le formule =SOMMA(F7:F31) e =SOMMA(G7:G31) che restituiscono il totale delle entrate e delle uscite aggiornate all’ultimo movimento inserito. In I7 e in I8, invece, sono trascritte rispettivamente le formule condizionali =SE(E7=””;””;F7-G7) e =SE(E8=””;””;I7+F8-G8) che restituiscono il saldo istantaneo di cassa. In particolare, quest’ultima espressione deve essere replicata sino in fondo. L’utilizzo della funzione SE evita che, in mancanza di movimenti, vengano esibiti degli antiestetici messaggi di errore. � Assegnare un nome all’archivio Evidenziare la intera zona dedicata al data base, quindi aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Si determina l’apertura di una maschera che elenca i nomi già eventualmente assegnati. Digitare il nome da assegnare alla zona nella casella di testo soprastante l’elenco. La maschera si rivela utile anche per eliminare una precedente assegnazione: selezionare il nome da cancellare e fare clic sul pulsante Elimina. La denominazione di una zona può avere luogo anche utilizzando la finestrella che si trova all’estremo sinistro della barra formula di Excel, immediatamente sotto la casella di testo per la definizione dei font. Il foglio di riepilogo Digitare nelle celle da D9 a D14 e da I9 a I14 i nomi delle categorie di entrate uscite da tenere sotto controllo. Utilizzare le voci riportate nella foto. Assegnare il nome Mese alla cella K2. Inserire nella cella F9 la formula =DB.SOMMA(Archivio;”Entrate”;Criterio1) e replicarla sino a F14, quindi sostituire in ogni formula, a partire da F10, il termine Criterio1 con Criterio2, Criterio3 e così via. Inserire in K9 l’espressione =DB.SOMMA(Archivio;”Uscite”;Criterio7) e replicarla sino a K14. Operare sul termine Criterio come appena descritto relativamente alle Entrate, in modo che la formula in K14 contenga il termine Criterio12. Pc Open Gennaio ’99109 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE STATISTICA FACILE La formattazione automatica in una tabella di Excel � Il foglio criteri Inserire nelle due celle della prima riga di ogni zona criteri le intestazioni Mese e Categoria, esattamente così come sono scritte nell’archivio (meglio copiarle). Quindi, digitare nella cella inferiore sinistra di ogni zona la formula =Mese per prelevare dalla cella K6 del foglio di riepilogo (che è stata così denominata), il nome del mese da analizzare. Nella cella inferiore destra di ogni zona inserire il nome della categoria da consuntivare. Assegnare alle 12 zone criteri i nomi da Criterio1 a Criterio12 come specificato nella foto. Sino a quando non sono stati impostati e denominati i criteri, le corrispondenti formule del foglio di Riepilogo restituiscono un messaggio di errore. � I grafici Per impostare il grafico delle Entrate evidenziare la zona D9..F14 del foglio di Riepilogo, quindi fare clic sull’icona per l’autocomposizione dei grafici determinando l’apertura di una speciale maschera. Pigiando il pulsante Fine il grafico viene visualizzato al centro dello schermo. Dimensionarlo adeguatamente con il mouse e posizionarlo sotto il titolo preesistente nel foglio di Riepilogo. Per impostare il grafico delle Uscite seguire la medesima procedura, evidenziando, però, la zona I9..K14. Se si vogliono modificare i colori delle barre fare clic destro su di esse e, nel menu che compare, selezionare Formato serie dati e scegliere il nuovo colore. Gli interessi composti La tabellina in figura calcola gli interessi composti maturati da un capitale (il cui importo viene inserito nella cella F6) che frutta un interesse annuo da digitare nella cella I6 dopo averle assegnato il formato %. Nella cella F11, invece, si digita la formula =F6, mentre in G11 e F12 si inseriscono rispettivamente le espressioni =F11*(1+$I$6) e =G11. A questo punto, si replicano le due formulette sino in fondo alla tabella e il gioco è fatto. Si noti che nella formula trascritta in G11 la coordinata letterale I è stata racchiusa fra due segni di dollaro. Questo perché non possa variare durante le operazioni di copia. sotto controllo con le Assegnare nomi a celle o intere zone presenta molti vantaggi. Innanzitutto quando in una formula o in una espressione è necessario dichiarare quali sono i dati da elaborare, basterà fare riferimento ad essi e non indicare necessariamente ineloquenti coordinate di celle. Inoltre, se da un foglio di lavoro si fa riferimento ad una zona di un altro foglio non è necessario farli precedere dalle indicazioni relative a quest’ultimo. Per l’assegnazione di un nome bisogna ottemperare ad alcune regolette. Per esempio, un nome deve iniziare assolutamente con una lettera, può contenere numeri, punti e caratteri di sottolineatura ma sono vietati gli spazi. Bisogna anche evitare assolutamente di assegnare nomi che richiamino riferimenti di cella, come A100, BB3 o R1C1. Un nome può essere lungo sino a 250 caratteri, ma per ovvie ragioni ci si limiti al minimo indispensabile, garantendone però l’esplicatività. Considerando che la differenza tra caratteri maiuscoli e minuscoli non viene rilevata si possono utilizzare senza problemi tali caratteri. Se si assegna ad una un nome già utilizzato la precedente assegnazione viene eliminata. Assegnare i nomirebbe dire mandare tutto all’aria. A cose fatte si assegni un nome (Archivio, nel no- stro caso) alla intera zona che ospita dati e intestazioni dei campi. Ed eccoci alla zo- na di riepilogo dove la parte del leone la fa DB.SOMMA. La sua sintassi operativa pre- vede che le vengano dati in argomento tre elementi, e precisamente: 1. La zona occupata dal data base da ana- lizzare 2. Il nome del campo di cui deve somma- re i contenuti in base a determinati criteri (per esempio, sommare tutte le uscite re- lative alla categoria di spesa Luce). 3. La zona che ospita i criteri di analisi. Per indicarla si può fare riferimento alle sue coordinate di celle, o meglio, come ve- dremo, al nome che le viene assegnato. A questo punto bisogna chiarire che cosa si intende per zona dei criteri. Vedia- molo subito. Si tratta di un insieme di cel- le, nel nostro caso saranno quattro, così articolato. Le due celle della prima riga ospitano i nomi dei campi dell’archivio che devono servire da punto di riferimen- to per l’analisi, mentre nelle celle sotto- stanti si inseriscono le parole chiave in corrispondenza delle quali verranno indi- viduate le entrate o le uscite da sommare. Tutto sarà più chiaro se facciamo un esempio pratico riferendoci al primo cri- terio del foglio omonimo della nostra ap- plicazione che occupa la zona C11..D12, e alla quale è stato assegnato il nome Crite- rio1. Le intestazioni del criterio sono Me- se e Categoria e, per questi campi sono stati rispettivamente specificati il mese di Febbraio e la categoria Pensione. Così fa- cendo, si forza la funzione DB. SOMMA a individuare tutte le entrate relative al mese di Febbraio e alla categoria Pensione, e a sommarle restituendo il corrispondente totale. Alla luce di quanto esposto, pertan- to, la formula da inserire nella cella F9 (non dimenticate le virgolette e i punti e virgola) è la seguente: =DB.SOMMA(Archivio;”En- trate”;Criterio1) Per analogia, la formula che totalizza le Uscite di febbraio relativamente alla cate- goria Affitto, sarà la seguente. =DB.SOM- MA(Archivio;”Uscite”;Criterio7) Infatti il criterio specificato in quest’ulti- ma formula fa riferimento al mese di Feb- braio e, per l’appunto, alla categoria di spesa Affitto. Ovviamente, le formule fun- zionano solo se è stato impostato e oppor- tunamente denominato il corrispondente criterio. Non spaventiamoci, quindi, se in fa- se di impostazione del foglio di Riepilogo vengono esibiti messaggi di errore. Spariran- no non appena si procederà ad impostare i relativi criteri. Per meglio documentarsi sugli argomenti trattati vale la pena di consultare l’aiuto in linea. Si potranno al tempo stesso trovare spunti per nuove applicazioni delle funzioni statistiche date base. IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Gennaio ’99110 STATISTICA FACILE Sviluppando l’applicazione per il con-trollo del bilancio familiare ci siamolimitati all’utilizzo della sola funzione DB.SOMMA, anticipando semplicemente la disponibilità di altre funzioni che ope- rano analogamente. E’ giunto il momento di farne la conoscenza. Ci riferiamo a DB.MAX, DB.MIN, DB.MEDIA e DB.PRO- DOTTO. Le prime due, come si può facil- mente intuire, ricercano i valori massimi o minimi fra quelli individuati dai criteri che pilotano la funzione, mentre la terza pro- cede a mediarli con le modalità caratteri- stiche della funzione MEDIA di nostra co- noscenza. La quarta ed ultima, DB.PRO- DOTTO, restituisce, invece, il prodotto dei valori individuati dalla funzione. Mentre quest’ultima funzione si rivela per lo più utile agli addetti ai lavori per so- fisticate elaborazione statistiche, le altre si presentano dense di implicazioni perti- che per i comuni mortali. Riferendoci an- cora al modellino per il controllo del bi- lancio familiare si può individuare, per esempio, quale è stato il valore minimo fatto registrare dalle spese per la bolletta telefonica, oppure il valore massimo delle uscite per quella del gas. E ancora, è pos- sibile mediare tutte le spese relative ad una determinata voce. Ma le applicazioni delle nostre funzioni si allargano notevolmente se impostiamo criteri appena un poco più complessi di quelli che abbiamo utilizzato nel modello. Facciamo subito un esempio. Se, invece, di determinare le sole entrate relative alla pensione nel mese di gennaio vogliamo te- nere conto anche dello stipendio, la corri- spondente zona criteri va leggermente modificata digitando sotto la voce Pensio- ne la voce Stipendio. Verranno così som- mate le due entrate. Ovviamente, la zona criteri si incrementa di una riga e la zona da denominare si amplia di conseguenza. Analogamente, se si volessero determina- re le uscite per l’affitto relativamente al primo trimestre dell’anno, l’impostazione del criterio prevede che nelle due celle sottostanti quella che ospita il riferimento al mese di gennaio si digitino rispettiva- mente Febbraio e Marzo. In questo caso, la zona da denominare si estende su quattro righe. E’ anche utile ri- cordare che se, per esempio, desideriamo sapere quanto si è speso in totale nel mese di gennaio, basterà non scrivere nulla sotto la cella che reca l’intestazione Categoria. Se, invece, non si scrive nulla sotto l’inte- stazione Mese verranno sommate tutte le voci contenute nell’archivio relative alla spesa specificata sotto la cella Categoria. Per saperne di più, comunque, vale pena di consultare ancora la guida in linea. Come, Come consultare la guida Excel � Sommario e indice Se l’argomento su cui intendiamo documentarci può essere ricondotto ad una tematica piuttosto generalizzata (come quella della formattazione, per esempio) vale la pena di cominciare dalla consultazione del Sommario della guida. Un doppio clic sulla voce che ci interessa la esplode in argomenti più specifici, dai quali si accede, a seconda dei casi, a nuove sottovoci o direttamente alla corrispondente videata di aiuto. Per esempio, se vogliamo saperne di più sulle opzioni di stampa, conviene ricercare Stampa nel Sommario e poi, visto che c’è, esplorarne la sottovoce Impostazione delle opzioni di stampa. A questo punto, pigiando il pulsante Visualizza, si accede finalmente alla vera e propria pagina di aiuto Quasi sicuramente troveremo quello che stiamo cercando. Se, invece, l’argomento è più specifico, possiamo provare a cercarlo direttamente nell’Indice, inserendo nella casella di testo dedicata un termine appropriato. Per documentarsi su molte delle funzioni che abbiamo utilizzato aprire la scheda Indice della maschera e ricercare le seguenti voci: Funzione (per visualizzare i riferimenti a queste ultime) , Criteri (sottovoce Filtro avanzato), Denominazione (sottovoci Celle, Intervalli), Grafici a barre (sottovoce Creazione), quindi accedere alla corrispondente documentazione in linea. � Tentare con Trova... Molte volte può essere conveniente, anziché partire da lontano, utilizzare un termine specifico correlato all’argomento che ci interessa e accedere direttamente alla videata o alle videate di aiuto che lo contengono. In pratica, digitato il termine nella casella di testo dedicata vengono visualizzate tutte le parole che hanno la stessa radice e, se ne evidenziamo una, viene esibito l’elenco delle pagine di aiuto che contengono tale parola. Questo, però, non significa che tutte si rivelino sempre pertinenti con la nostra ricerca. A questo punto si seleziona la videata che potrebbe risultare interessante e vi si accede pigiando il solito pulsante Visualizza. Quando ci troviamo finalmente in una pagina di aiuto, indipendentemente da come ci siamo arrivati, è bene tenere presente le seguenti raccomandazioni. Innanzitutto, leggerla attentamente ed esplorare anche gli eventuali collegamenti ipertestuali che complementano la videata. Inoltre, se ci stiamo documentando su una funzione, si rivela preziosa la consultazione degli esempi pratici quasi sempre presenti. Oltre a sapere come va utilizzata la funzione stessa si possono intravedere sue nuove applicazioni. Dalla pagina di Aiuto si può sempre ritornare alla maschera principale della guida per iniziare una nuova ricerca. Basta pigiare il pulsante Precedente. Utilizzando nuove funzioni data base si può esplorare più dettagliatamente un archivio, mentre impostando in modo estensivo i criteri è possibile condurre analisi molto mirate Utilizziamo al meglio le funzioni statistiche data base Pc Open Gennaio ’99111 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE STATISTICA FACILE Le operazioni di database di Microsoft Excel � Inserire la linea di tendenza Dopo aver creato il grafico dei dati da analizzare fare clic destro su una barra e, nel pop up che compare, selezionare Aggiungi linea di tendenza. Si accede così alla maschera per la selezione del tipo di analisi da condurre. Fare clic sull’icona Regressione lineare. � Definire i periodi da proiettare Inserita la linea di tendenza fare clic destro su di essa per riaccedere alla maschera iniziale ed aprire la scheda opzioni. Definire il numero di periodi da proiettare (3) e richiedere, attivando i corrispondenti check box, che vengano visualizzati l’indice di confidenza e l’equazione della curva. Valutazione dei risultati L’indice di confidenza della linea di tendenza è abbastanza buono ma la proiezione non rispecchia la decisiva crescita delle vendite che si registra da qualche mese. Infatti le proiezioni per il prossimo trimestre si attestano sui valori raggiunti nell’ultimo mese. Vale la pena di condurre una nuova analisi. � Regressione logaritmica La linea di tendenza si rivela, anche ad un semplice esame visivo, poco adatta per interpretare la situazione. Lo conferma anche l’indice di confidenza piuttosto basso. La regressione logaritmica, del resto, si presta piuttosto ad interpretare fenomeni caratterizzati da rapida crescita iniziale e successivo rallentamento. Regressione polinomiale di grado 2 La linea di tendenza si assesta molto bene ai dati di base e anche l’indice di confidenza è molto buono. Anche le proiezioni sono in sintonia con la crescita fatta registrare. E’ un’analisi che ha tutte le carte in regola per formulare previsioni affidabili. Regressione polinomiale di grado 3 E’ la linea di tendenza con il più alto indice di confidenza e le proiezioni assecondano il trend di crescita attuale, anche troppo bene.... Come si può vedere, presenta un indice molto elevato ma non per questo deve essere preferita alla precedente. Da sempre l’uomo ha cercato di squar-ciare i veli del futuro, con qualsiasimezzo a sua disposizione e con il vel- leitario intento di modificare il corso degli eventi, tanto che ancora oggi, con impro- babile successo, si interpretano i sogni, si leggono i fondi della tazzina del caffè o ci si rivolge a maghi e fattucchiere. Chi vuo- Con le analisi grafiche previsionali diamo una occhiata al futuroExcel dispone di potentifunzioni per la realizzazione di stime previsionali. Ecco come utilizzarle efficacemente IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Gennaio ’99112 STATISTICA FACILE le affrontare seriamente il problema, però, può utilizzare alcune funzioni statistiche di Excel che, se utilizzate con buon senso, si rivelano preziose per definire almeno a grandi linee politiche aziendali o strategie operative. Ci riferiamo alle cosiddette analisi di regressione che, partendo da una serie di dati storici (fatturati, vendite, giri di affari e così via) permettono di sti- marne con buona approssimazione l’evo- luzione prossima futura. In pratica, le informazioni disponibili vengono elabora- te opportunamente per individuare l’e- quazione della curva che meglio le rap- presenta, e il prolungamento ideale di quest’ultima nel tempo materializza le de- siderate previsioni. A seconda del tipo di curva che si utilizza si parla pertanto di regressione lineare, esponenziale, logarit- mica e via dicendo. Fortunatamente, uti- lizzando Excel, condurre analisi di questo tipo è più facile a farsi che a dirsi. Vedia- mo come. Il caso Il responsabile di una piccola impresa dispone del volume di vendite mensili rea- lizzato da un certo prodotto negli ultimi dodici mesi e, analizzandone la tendenza, vuole sapere cosa si può aspettare ragio- nevolmente per il prossimo trimestre. Detto fatto, inserisce nel foglio di lavoro i dati disponibili e crea un grafico tradizio- nale a barre. A questo punto basta un clic del mouse per accedere alla maschera che consente di aggiungere al nostro dia- gramma la linea di tendenza desiderata, risultante del tipo di analisi di regressione condotta. La galleria di opzioni è decisa- mente ricca e ne prevede ben 6. Il proble- ma, se tale si può chiamare, è quello di in- dividuare la linea di tendenza che meglio si adatta al tipo di dati che stiamo analiz- zando. Un approccio semplicistico al pro- blema sarebbe quello di richiedere l’inse- rimento della linea di tendenza nel grafi- co, quindi valutare ad occhio se la curva si adatta più o meno bene a quella dei da- ti analizzati. Excel, però, si è veramente dato da fare per facilitarci il compito, per- mettendoci addirittura di spaccare il ca- pello, o quasi. Infatti, non solo si preoccu- pa di inserire nel grafico la linea di ten- denza ma la complementa adeguatamente con il cosiddetto indice di confidenza (R2, nel gergo degli addetti ai lavori), un nu- mero che ci consente di valutare la bontà della scelta. Il sullodato indice, infatti, è un valore compreso fra –1 e 1 e, tanto più si avvicina ai due estremi, tanto più la li- nea di tendenza rappresenta fedelmente l’andamento dei dati. Così, fra due linee di tendenza che presentano un R2, poniamo, di 0,93 e 0,67, la prima è decisamente quella che dobbiamo adottare. A questo punto il gioco è fatto. Basta chiedere ad Excel di prolungare la nostra curva, e nel grafico, in corrispondenza di tale prolun- gamento, potremo leggere le tanto ago- gnate previsioni. Insomma, eseguire un analisi previsionale, non solo è facile, ma addirittura divertente. Bisogna solo fare attenzione a non lasciarsi prendere la ma- no. Dopotutto la statistica non è una scienza esatta, anche se di tali scienze si avvale per l’elaborazione dei dati. Per saperne di più Spendiamo qualche parola sulle carat- teristiche matematiche delle linee di ten- denza disponibili. Nonostante la termino- logia da addetti ai lavori, come abbiamo visto, possiamo ugualmente avvantaggiar- ci del loro utilizzo, anche se come il no- stro responsabile d’azienda non siamo de- gli esperti. Lineare Inserisce una linea di tendenza lineare che interpreta una equazione, per l’ap- punto lineare, di tipo y = mx + b. Per un esperto, il coefficiente m rappresenta la pendenza di tale retta mentre b è la co- siddetta costante di regressione. Questa linea si presta particolarmente bene per analizzare fenomeni che hanno tassi di in- cremento costanti. Polinomiale Inserisce una linea di tendenza curvili- nea interpretata da un’equazione polino- miale. Si utilizza questa analisi per stu- diare fenomeni con andamento piuttosto complesso. Sono disponibili polinomiali di grado da 2 a 6. Media mobile Questo tipo di analisi si presta partico- larmente bene per elaborare dati che so- no oggetto di variazioni stagionali, come gli articoli di abbigliamento invernale, per esempio. Logaritmica Inserisce una linea di tendenza logarit- mica che interpreta graficamente una equazione del tipo omonimo nella forma y = c ln x + b. Questo tipo di analisi, e le due che seguono, si applicano in preva- lenza a fenomeni che sono oggetto di ra- pida evoluzione. Esponenziale Inserisce una linea di tendenza espo- nenziale. che utilizza un’ equazione espo- nenziale del tipo y = c e bx. Modelli statistici su Internet Chi ha necessità specifiche, o non ha tempo e voglia per sviluppare un modello statistico personalizzato, può sempre dare una occhiata a quanto disponibile in rete. Il nostro consiglio è quello di attivare un motore di ricerca internazionale e cominciare con una interrogazione molto semplice (utilizzando, per esempio, le parole chiave Excel e Statistic) restringendo poi risultati, che sono moltissimi, specificando chiavi che possano individuare corrispondenze più attinenti alle proprie necessità. In ogni caso, quello che si può trovare si riferisce quasi sempre a modelli professionali e non gratuiti. Sul sito www.xlstat.com, per esempio, è disponibile una serie di modelli per elaborazioni decisamente sofisticate che vanno dall’analisi Anova a quelle di covarianza. Tutta roba da esperti, insomma... Per chi vuole di più Inviateci direttamente i vostri quesiti via fax al numero 02/21.56.24.40 Gli argomenti di interesse comune ai nostri lettori verranno pubblicati nel dossier di Pc Open Pc Open Ottobre ’98127 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE USARE MEGLIO EXCEL La stragrande maggioranza degli utiliz-zatori che si rivolge ad Excel, lo fa conl’intento di impostare fogli di calcolo per risolvere problematiche di carattere finanziario. Questi fogli vengono così riempiti di formule per il calcolo delle vendite, di sco- stamenti tra profitti e perdite, di percen- tuali di crescita e altre valutazioni del ge- nere. Ma oltre a questa propensione per il mondo delle cifre che ne fa un formidabile pallottoliere del duemila, Excel permette di gestire un’enorme varietà di dati, siano essi testuali o di altro genere. Chiunque abbia osato avventurarsi nel comando for- mato celle di Excel si sarà presto reso conto di quante numerose categorie di informazioni sia possibile disporre, e di quanto altrettanto numerose siano le sva- riate forme di rappresentazione di dati. Ma Excel non è solo un reticolo di celle, o meglio le celle di Excel possono anche da- re origine a oggetti dall’aspetto diverso da quello di un foglio elettronico, basti pen- sare a grafici o moduli. Universalmente apprezzate, le poten- zialità grafiche di Excel costituiscono uno dei punti di forza di questo diffuso pro- gramma diffuso. È infatti molto importan- te rappresentare per mezzo di grafici e al- tri strumenti visivi i dati numerici presen- ti all’interno del foglio di calcolo, per loro natura assai poco attraenti e di non im- mediata interpretazione. Grazie all’alto livello di condivisibilità con le altre applicazioni della famiglia Offi- ce, si possono facilmente utilizzare i risul- tati grafici ottenuti con Excel per vivaciz- zare le relazioni scritte elaborate con Word oppure per dare vigore ai fogli utilizzati nelle presentazioni, creati con Power Point. Ma l’oggetto del presente dossier è in grado di svolgere un altro importante compito, la gestione di database. Produrre e aggiornare elenchi ed elaborare tabelle sono compiti egregiamente svolti da Excel, che possedendo anche una notevole fles- sibilità verso altri standard, consente di realizzare facilmente importazioni o espor- tazioni di dati in formati diversi. Ma uno strumento così ricco e poliedri- co come Excel, molto spesso viene sot- toutilizzato. Ciò non è dovuto solo all’ap- parente osticità di alcune sue caratteristi- che, ma anche perché è inevitabile che qualche opzione o strumento di cui si ne- cessita risulti di difficile reperibilità tra le numerose dotazioni a disposizione. Basti pensare che il solo Pannello di configura- zione delle opzioni di Excel è costituito da ben otto schede di possibili selezioni, cor- rispondenti ad altrettante categorie di personalizzazione. Partendo da esempi pratici e problemi tipici, in cui tutti prima o poi incappano, saranno proposte soluzioni e scorciatoie, astuzie e trucchi pescati direttamente dal magico cilindro di Excel. Le prossime pagine potranno anche es- sere di aiuto per scoprire novità o per ap- prendere suggerimenti su come sfruttare alcune tra le tante sfaccettature. Libertà dunque a tutte le potenzialità rinchiuse… nelle celle di Excel. Excel come lo voglio io! pag. 128 Aprire più fogli di lavoro Senza confusione pag. 129 Se il foglio è troppo grande O lo schermo troppo piccolo pag. 130 Un po’ di vanità Abbellire i fogli di lavoro pag. 131 Verso il database Come costruire un archivio pag. 133 Presentare i dati La raffigurazione geografica pag. 134 nel dossier a ch i i nt er es sa • a chi vuole utilizzare Excel in modo più efficace • a chi vuole personalizzare l’ambiente di lavoro di Excel • a chi desidera apprendere scorciatoie • a chi è alla ricerca di nuovi utilizzi di Excel • a chi usa fogli elettronici di grandi dimensioni Excel: come avere il massimo di Marco Cazzaniga Basta dare una rapida occhiata allo schermo di Excel 97 per scoprire una ricchezza di pulsanti, finestre, menu che vanno ben oltre il semplice reticolo delle celle. Vi proponiamo per questo un’escursione attraverso gli aspetti meno conosciuti, ma non meno efficaci, e le varie possibilità di configurazione offerte da Excel, il programma, che definire “foglio elettronico” è forse un po’ restrittivo www.pcopen.agepe.it Invece che a Excel siete interessati ad usare meglio Word 97? Andate a rileggere il dossier pubblicato in febbraio ‘98 cliccando sulla sezione Usare al meglio il computer IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Ottobre ’98128 USARE MEGLIO EXCEL Utilizzare spesso le stesse impostazio-ni per la maggior parte delle cartelledi lavoro, può già essere un valido motivo per addentrarsi nella finestra di dialogo Opzioni e cercare di adeguare Ex- cel alle proprie esigenze. Naturalmente prima di apportare im- pegnative modifiche è il caso di valutare opportunamente gli effetti che si andran- no a produrre sia sulle nuove cartelle di lavoro che su quelle già create in prece- denza. Inoltre, non sempre il comando Opzioni contiene le impostazioni che si desidera modificare: molte impostazioni utilizzate da Excel non sono propriamente farina del suo sacco, poiché quelle relative ai co- lori delle finestre, ai criteri per evidenzia- re le selezioni, alle impostazioni specifi- che del paese e ai formati predefiniti di data e ora sono impostazioni di sistema che non è possibile modificare diretta- mente da Excel. Per modificare tali opzioni, è necessa- rio utilizzare il comando Impostazioni del menu Avvio di Windows, quindi scegliere Pannello di controllo e individuare le im- postazioni desiderate. Questa operazio- ne però va condotta con notevole atten- zione perché le modifiche apportate sul pannello di controllo possono avere ri- percussioni su altri programmi che attin- gono le informazioni dalla configurazio- ne del sistema. Nel riquadro sottostante vi indichiamo come impostare le opzioni di visualizza- zione più utili ed interessanti senza cor- rere rischi. Excel come lo voglio io! Le impostazioni di Excel � La scheda Generale La scheda Generale contiene una serie di opzioni di impostazioni che permettono di adattare il programma al lavoro reale dell’utente. Tra le altre, si noti l’opzione Fogli nella nuova cartella: chi non lavora con più fogli può tranquillamente porla a 1. Posizione file predefinito permette di indicare una cartella diversa da Documenti. La scheda Colore È possibile impostare una tavolozza di un massimo di 56 colori che vengono utilizzati da Excel. I colori predefiniti sono utilizzati dalle celle (bordi e sfondi), dai caratteri e dagli oggetti grafici. Se nessuno dei 56 colori riscuote consenso, non è il caso di disperarsi: è infatti possibile modificare le caratteristiche di quelli esistenti. � La scheda Visualizza Per impostare le opzioni di visualizzazione, fate clic sul menu Strumenti e scegliete Opzioni, quindi portatevi sulla scheda Visualizza. Particolarmente utile si rivela l’opzione Interruzione pagina, che permette di visualizzare le interruzioni di pagina collocate da Excel in fase di anteprima o di stampa. Prima di mettere mano alla configurazione delle opzioni, può essere utile conoscere alcune importanti caratteristiche di Excel. La seguente tabella evidenzia, con il metodo della lista della spesa le dimensioni e le capacità di questo programma: Dimensione massima del foglio di lavoro 65.536 righe per 256 colonne Larghezza della colonna Da 0 (zero) a 255 caratteri Altezza della riga Da 0 (zero) a 409 punti Lunghezza massima del contenuto di una cella (testo) 32.000 caratteri Lunghezza massima del contenuto di una formula 1.024 caratteri Fogli in una cartella di lavoro In funzione di quanta memoria ram è disponibile (il numero massimo di fogli in una cartella di lavoro predefinita è 255) Precisione numerica 15 cifre Massimo numero positivo consentito 9,99999999999999E307 Minimo numero negativo consentito -9,99999999999999E307 Minimo numero positivo consentito 1E-307 Massimo numero negativo consentito -1E-307 Dimensione massima delle matrici di un foglio di lavoro 6.553 elementi Colori in una cartella di lavoro 56 Stili di cella in una cartella di lavoro 4.000 Intervalli selezionati 2.048 Argomenti in una funzione 30 Livelli di funzioni nidificati 7 Numero di funzioni di foglio di lavoro disponibili 329 Riquadri in una finestra 4 Intervallo di ingrandimento Dal 10% al 400% Riferimenti di ordinamento 3 in un singolo ordinamento, illimitati se si utilizzano ordinamenti sequenziali Livelli di annullamento dell’operazione precedente 16 (predefinito) Campi in un modulo dati 32 Prima data consentita nei calcoli 1 gennaio 1900 (1 gennaio 1904 se si utilizza il sistema data 1904) Ultima data consentita nei calcoli 31 dicembre 9999 I numeri di Excel Pc Open Ottobre ’98129 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE USARE MEGLIO EXCEL Se ci si trova a dover elaborare infor-mazioni diverse, ma riconducibili auna stessa tipologia o facenti capo al- lo stesso raggruppamento, è utile sfrutta- re la possibilità di avere fogli separati ma aperti contemporaneamente e collegati tra loro, in modo da mantenere ordinati e separati di dati originali e potere rapida- mente fare un’analisi su un foglio di lavoro generale. È tuttavia facile lasciarsi prende- re dall’entusiasmo e ritrovarsi sommersi di fogli (virtuali): ecco alcuni piccoli con- sigli sulle operazioni che vi permettono di tenere tutto in ordine. Inserire un nuovo foglio di lavoro 1. Selezionare la linguetta della scheda del foglio in cui si desidera inserire il nuovo foglio di lavoro. 2. Selezionare Inserisci/Foglio di lavoro sulla barra dei menu (o Inserisci dal menu di scelta rapida). Se si utilizza il comando Inserisci dal menu di scelta rapida, è ne- cessario specificare che si intende inseri- re un foglio di lavoro all’interno dell’appo- sita maschera. Il foglio così generato assume la deno- minazione standard di Foglio n, dove n rappresenta il primo numero disponibile. Rinominare i fogli 1. Fare doppio clic sulla linguetta del fo- glio desiderato oppure scegliere il coman- do Rinomina del menu di scelta rapida. 2. Sostituire al nome corrente quello desi- derato, direttamente sulla linguetta del fo- glio e premere . L’operazione così effettuata effettua au- tomaticamente la sostituzione del riferi- mento del foglio rinominato in tutte le for- mule in cui era utilizzato. Mettere ordine tra i fogli A volte può accadere che si debba mo- dificare l’ordine in cui i fogli appaiono nel- la cartella di lavoro. Excel lo rende possibile semplicemente trascinando la linguetta nella posizione in cui deve essere inserita. Mentre si compie tale operazione, il puntatore del mouse si trasforma in un foglio, accompagnato da una freccina che indica la posizione in cui ci si trova. Se si tiene premuto il tasto men- tre si trascina la linguetta, Excel inserisce una copia del foglio, con lo stesso nome dell’originario, seguito da 2, 3, eccetera. Il puntatore, in questo caso, si trasforma in un foglio contraddistinto dal segno +. Visualizzare più fogli contemporaneamente Basta sfruttare la possibilità offerta da Excel di visualizzare più finestre. 1. Selezionare Finestra/Nuova finestra sul- la barra del menu e creare una seconda fi- nestra. Fare quindi clic sulla linguetta del foglio di lavoro che si vuole visualizzare. Ripetere questa operazione se si desidera visualizzare altre finestre. 2. Selezionare il comando Finestra/Dispo- ni e successivamente una delle possibilità offerte: affiancate, verticale, orizzontale. Spostarsi tra i fogli senza mouse A volte si agita il mouse come forsenna- ti per correre tra una barra di scorrimen- to e un pulsante. Chi volesse lasciarlo ri- posare (e con esso anche il polso) può uti- lizzare la tastiera per muoversi tra i vari fogli può ricorrere alle combinazioni + e +. Aprire più fogli di lavoro senza confusione Chi usa i fogli elettronici per la prima volta, avverte già abbastanza difficoltà nel gestire un singolo foglio e non si sognerebbe nemmeno di utilizzarne più di uno alla volta. Tuttavia l’esigenza di sfogliare pagine affiorerà inevitabilmente. Ecco qualche consiglio per non finire sommersi dai fogli Piccolo è meglio Excel consente di utilizzare nomi lunghi fino a 31 caratteri per identificare i fogli, ma sarebbe opportuno non abusare di questa opportunità e utilizzare nomi brevi e senza spaziature intermedie. Perché fare del risparmio in questo senso? I motivi sono diversi, ma almeno due buone ragioni potrebbero bastare a convertire anche i più prolissi alla buona norma della sinteticità. Innanzi tutto più il nome del foglio è lungo e più sarà lunga la relativa linguetta, con il risultato che solo poche schede potranno essere visualizzate e quindi sarà necessario fare scorrere le schede per selezionare i fogli prescelti. Ma, ancora più importante, creando formule che utilizzano celle provenienti da fogli diversi, Excel utilizzerà il nome del foglio come parte del riferimento di cella nella formula. Se i nomi dei fogli sono lunghi ne deriveranno formule incredibilmente complicate anche quando si tratta di calcoli relativamente semplici, magari riferiti a poche celle. E allora, perché esagerare, considerando poi che un nome lungo presuppone di utilizzare più tasti per essere digitato? TIP ATTENZIONE AL GLOSSARIO È importante non confondere il termine cartella di lavoro con foglio di lavoro. La cartella di lavoro costituisce il file che viene aperto e salvato durante la sessione di lavoro. Ogni cartella di lavoro contiene diversi fogli di lavoro, solitamente tre: questi fogli di lavoro sono da immaginare come pagine di un raccoglitore ad anelli e possono essere eliminati o aggiunti a piacere, secondo le esigenze dell’utilizzatore. Per non perdere di vista i fogli di lavoro, Excel ne visualizza le linguette, che sono simili ai divisori dei raccoglitori ad anelli. Le cartelle di Excel non sono quindi le cartelle che familiarmente si ritrovano navigando in Gestione risorse di Windows, ma sono file. L’unica affinità con le cartelle di Windows sta nel fatto che qualcuno le ha chiamate nello stesso modo (ma sarebbe stato meglio mantenere nomi diversi, come nella versione originale in lingua inglese!) IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Ottobre ’98130 USARE MEGLIO EXCEL Ogni foglio di Excel offre uno spaziotremendamente grande in cui collo-care le informazioni. Poiché il moni- tor del computer, per quanto grande, non consente sempre di vedere l’intero foglio di lavoro, si pone il problema di come ge- stire convenientemente tutte le righe e le colonne necessarie. Uno degli strumenti a disposizione è lo zoom, con il quale è possibile ridurre o in- grandire l’area di visualizzazione dal 10% al 400%. Per fare ciò è possibile seleziona- re una delle percentuali proposte nella ca- sella a discesa dello strumento zoom o di- gitare direttamente il valore della percen- tuale che si intende utilizzare. Certamente un bell’aiuto, non c’è che dire. Ma se le co- lonne da visualizzare sono assai numero- se o si possiede un monitor da 14 pollici o, peggio, ci si trova in entrambe le condi- zioni, il risultato potrebbe essere più simi- le a una miniatura cinese che non a un fo- glio di lavoro di Excel. Promemoria adesivi elettronici Quando un foglio di lavoro presenta di- mensioni che rendono problematica la sua visualizzazione, è possibile sfruttare anche l’uso dei commenti per contrasse- gnare rapidamente la posizione corrente. In questo modo sarà possibile ritrovarla, come posizione di partenza, la volta suc- cessiva in cui il foglio sarà aperto. Oltre a questo utilizzo un po’ improprio, i com- menti di Excel sono un valido strumento che merita qualche parola di commento. I commenti funzionano come una ver- sione elettronica dei popolari promemo- ria adesivi. Possono essere visualizzati a comparsa, quando si passa con il mouse sopra le celle alle quali sono associati (è l’impostazione predefinita) oppure posso- no essere visualizzati con l’apposito co- mando dal menu Visualizza. Aggiungere un commento a una cella è facile: 1. Selezionare la cella alla quale si deside- ra aggiungere il commento. 2. Attivare il comando Commento dal me- nu Inserisci. A questo punto verrà visualiz- zata una casella di testo recante il nome dell’utente. 3. Digitare il testo del commento nella ca- sella di testo e terminare facendo clic su di una zona esterna alla casella di testo. Excel visualizza le celle che possiedono un commento con un triangolino rosso nell’angolo superiore destro. Per visualiz- zare il commento di una cella è sufficiente posizionare il puntatore in un punto qual- siasi della cella. Visualizzando invece i commenti con il comando commenti del menu visualizza, si ottiene la visualizzazione contempora- nea di tutti quelli che sono presenti nel fo- glio di lavoro. Contemporaneamente viene attivata la barra di menu revisioni, tramite la quale è possibile navigare tra i commenti e appor- tare modifiche agevolmente. Se il foglio è troppo grande o lo schermo troppo piccolo Già un foglio di Excel con 12 colonne per i mesi dell’anno può dare problemi di spazio. Qualche suggerimento per non impazzire su fogli elettronici di grandi dimensioni Per visualizzare meglio i dati � Usare le barre di divisione Sebbene l’ingrandimento e la riduzione del foglio di lavoro consentano di capire in quale punto del foglio ci si trovi, non sono in grado di accostare colonne o righe che non sono contigue. Per ottenere questo risultato, senza nascondere righe o colonne, è possibile ricorrere al comando Dividi del menu Finestra e ottenere così i riquadri necessari. Per suddividere un foglio di lavoro in riquadri orizzontali o verticali sono utilizzabili anche direttamente le barre di divisione collocate vicino alla freccia di scorrimento delle barre verticali e orizzontali, come raffigurato nei particolari. � Divisi per 2 o fatti in 4 ? È possibile operare divisioni orizzontali o verticali o creare una combinazione delle due come rappresentato in figura. Per procedere alla creazione di due riquadri orizzontali è sufficiente fare clic sulla barra di divisione verticale e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare verso il basso la barra, fino ad arrivare in corrispondenza della riga sulla quale creare la divisione. Rilasciando il pulsante del mouse, Excel divide la finestra in due riquadri orizzontali, aggiungendo una barra di scorrimento al nuovo riquadro. Per i riquadri verticali si proceda in modo analogo. Bloccare i riquadri I riquadri di finestra possono essere utilizzati per bloccare le intestazioni di righe o colonne, in modo che vengano sempre visualizzate indipendentemente dallo scorrimento del restante foglio di lavoro. Le intestazioni bloccate sono provvidenziali se in cui si lavora con tabelle contenenti informazioni che si estendono oltre le capacità di visualizzazione di una sola schermata. Per bloccare i riquadri è sufficiente selezionare il comando Blocca riquadri dal menu Finestra. Sbloccarli servendosi dello stesso comando, che per l’occasione è diventato Sblocca riquadri. Pc Open Ottobre ’98131 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE USARE MEGLIO EXCEL Il lavoro d’ufficio non sarebbe poi cosìmale se anziché introdurre ed elabora-re i dati ci si potesse limitare a render- li più presentabili! La tentazione di giochicchiare con ca- ratteri e font diversi, attributi e colori biz- zarri è però meglio tenerla sotto control- lo. Il consiglio è quello di introdurre dap- prima tutti i dati e poi, avendo una visio- ne completa delle dimensioni e delle ca- ratteristiche del foglio, preoccuparsi del suo maquillage. Per fare di un anonimo elenco di nume- ri e dati un chiaro e, perché no?, gradevo- le schema di facile lettura non sempre è necessario conoscere i meccanismi che regolano la formattazione delle celle. Nel- l’esempio sotto riportato viene infatti ap- plicata la funzione di formattazione auto- matica, una tecnica che non richiede al- cuna selezione di celle preventiva. La formattazione automatica è così sin- ceramente tale che, per essere utilizzata, non serve altro che collocare il puntatore in una zona qualsiasi della tabella che si intende sottoporre alla cura di bellezza. Nel momento in cui si avvia la formatta- zione automatica, Excel seleziona auto- maticamente tutte le celle che, essendo adiacenti, sono considerate come facenti parti della stessa tabella. In caso contrario, se si seleziona il co- mando quando il puntatore di cella non si trova entro i confini della tabella, Excel produce un messaggio di avvertimento che segnala l’impossibilità di avviare l’au- tomazione. Nel box sottostante è descrit- to come applicare la formattazione auto- matica a una tabella di Excel. La formattazione automatica in una tabella di Excel � Realizzare la tabella Dapprima si realizzi la tabella senza troppe pretese. D’altra parte, Excel effettua già una prima interpretazione del tipo di dati introdotti in ogni cella e ne applica la visualizzazione a suo giudizio ottimale. Il risultato della tabella sopra raffigurata è già discreto: da notare che i campi numerici sono stati allineati alla destra delle celle mentre quelli testuali a sinistra. A questo punto è sufficiente accertarsi che il puntatore di cella sia collocato all’interno dell’area della tabella e si può avviare la funzione di formattazione automatica dal menu Formato. � Scegliere tra le proposte Ecco la ricca dotazione proposta dalla formattazione automatica (sono ben 16 i formati predefiniti di Excel). Facendo clic su di un formato tra quelli annoverati nel riquadro di riepilogo Formato tabella, è possibile ottenere un’anteprima per valutare immediatamente l’impatto visivo che produrrà la formattazione selezionata. Una volta individuata la formattazione che più convince, è possibile utilizzare il pulsante Opzioni per raffinare ulteriormente il prodotto. Le opzioni utilizzate produrranno effetti direttamente valutabili nel riquadro esempio. Ecco il capolavoro Dopo dato l’OK, il lavoro è terminato. Ma come fortunatamente spesso accade, nulla è irreversibile! Se ci si accorge infatti di avere preso un granchio e avere prodotto qualcosa di orrendo (o semplicemente di poco leggibile o elegante) è possibile fare marcia indietro con la provvidenziale funzione Annulla. Si può rimuovere la formattazione corrente ricorrendo ancora alla formattazione automatica e selezionando nel riquadro di riepilogo Formato tabella il formato denominato Nessuno, rimuovendo così anche precedenti formattazioni. Abbellire non significa inserire orpelli inutili: al contrario, significa rendere i dati più chiari, leggibili e comprensibili Un po’ di vanità: abbellire i fogli di lavoro Indipendentemente dalle formattazioni esplicitamente assegnate alle celle, Excel effettua delle scelte in funzione del modo in cui i dati numerici vengono immessi. Ecco alcuni esempi: 1. Quando si immette un valore finanziario completo, accompagnato dal simbolo della lira (attenzione: L. e non £), Excel assegna un formato numerico di tipo Valuta alla cella. 2. Quando si immette un valore che rappresenta una percentuale usando il simbolo %, Excel assegna alla cella il formato numerico di tipo Percentuale. 3. Quando si immette una data interpretabile da Excel come tale (per esempio 03/08/98 oppure 3-Ago-98), il programma assegna alla cella il forma- to Data (che è pur sempre la rappresentazione particolare di un valore numerico). Naturalmente formattare i valori sfruttando queste caratteristiche non è l’unico metodo disponibile in Excel (anche se per le date va rispettata la struttura): può essere preferibile prima introdurre tutti i valori e formattarli solo in un secondo momento. I formati numerici Pc Open Ottobre ’98133 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE USARE MEGLIO EXCEL Le operazioni di database di Microsoft Excel � Creare il database Inserire un’intestazione nella prima riga di ogni colonna, quindi inserire le informazioni relative al primo record nella riga sottostante. Selezionando ora la riga contenente le intestazioni dei campi si faccia clic sulla voce Moduli del menu Dati. � Aggiungere record L’immagine evidenzia come cambi l’aspetto, appositamente concepito per facilitare l’inserimento di record all’interno del database. Facendo clic sul pulsante Nuovo, Excel si predispone per l’introduzione dei dati, che vengono posti nella cella relativa. Trova, modifica, elimina Lo spostamento avviene mediante la barra di scorrimento verticale. Il Modulo di Excel prevede anche il pulsante Criteri, per definire il valore dei campi con cui ricercare nell’intero database. Oltre a modificare i dati dei record, Cancella elimina interi record. � Ordinare a piacere Per riorganizzare i record si scelga Ordina dal menu Dati. Excel è in grado di effettuare ordinamenti su tre livelli, come nell’esempio raffigurato dove si chiede un ordinamento per Località, Cognome e Nome. Ognuno dei criteri di ordinamento può agire sia in senso crescente sia decrescente, su base numerica e alfabetica. Passare al setaccio Per ricercare record rispondenti a precisi criteri all’interno di una grande quantità di informazioni è possibile impostare un filtro che evidenzi solo i record che soddisfano i criteri desiderati e rende gli altri invisibili. Per impostare il filtro è sufficiente fare clic su Filtro automatico, dal menu Dati. È possibile indicare le colonne che si desidera filtrare. Tirare le somme Il comando Subtotali si trova nel menu Dati. Nella casella Ad ogni cambiamento in indicare il nome del campo sul quale effettuare il raggruppamento, per ottenere il totale relativo a uno o più campi e riportarlo nella casella indicata in Aggiungi subtotali a. Subtotali propone anche il conteggio di record (Conta) o la media di valori (Media). Con Excel è possibile creare database.Lo scopo di un database non è quellodi calcolare nuovi valori, bensì di me- morizzare informazioni organizzate e coe- renti, per rappresentare una realtà organi- ca: un archivio di clienti, un listino di pro- dotti, una rubrica di nomi, un elenco di ti- toli e via dicendo. La creazione di un database è analoga a quella di un foglio di lavoro. Per imposta- re un database in Excel è preferibile ini- ziare con l’immissione di una riga di inte- stazioni di colonne (meglio chiamarli no- mi di campi, come fa chi manipola i data- base). Dopo avere immesso la riga conte- nente i nomi dei campi è possibile proce- dere all’inserimento delle informazioni per il database nelle colonne e righe op- portune, immediatamente sotto i nomi dei campi. Il caricamento delle informa- zioni nel database è agevolato dal modulo dati, un’apposita funzione di Excel. Ma lavorare con i database non signifi- ca solo immettere dati organizzati o mo- dificare le informazioni già memorizzate. Deve essere possibile ordinare i dati in funzione del criterio desiderato, circoscri- vere la visualizzazione ai soli record che corrispondono a determinati criteri, otte- nere totali riepilogativi relativi a gruppi di record appartenenti a intervalli precisati. E l’utilizzo di Excel come gestore di data- base può anche essere visto come impor- tante crocevia per l’importazione o l’e- sportazione di dati provenienti o destina- ti a standard di memorizzazione differen- ti: DbIII, DbIV, Foxpro, Access eccetera: per un approfondimento si consulti il dossier Facciamo parlare i computer tra loro, pub- blicato lo scorso mese di novembre ‘97. Verso il database Microsoft Excel offre anche funzioni di database. Ecco come sfruttarle IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE Pc Open Ottobre ’98134 USARE MEGLIO EXCEL Quando si visualizza un numero eleva-to di informazioni sotto forma di ri-ghe o colonne, può risultare difficile comprenderne immediatamente il signifi- cato. Ricorrere allora ad una loro rappre- sentazione grafica, diventa molto impor- tante. Oltre alle classiche rappresentazioni per mezzo di grafici a istogrammi o torte, cavallo di battaglia per tante generazioni di Excel, è possibile utilizzare oggi anche la rappresentazione geografica utilizzan- do lo strumento Cartina. Il risultato grafi- co della rappresentazione di informazioni disposte in una cartina geografica, cui so- no stati applicati i codici di colore, rende possibile visualizzare agevolmente ten- denze e relazioni. È per esempio possibile utilizzare una cartina in associazione a dati di natura de- mografica per analizzare le potenzialità di un mercato, per pianificare vendite o im- postare strategie di marketing. Il software cartografico fornisce un in- teressante metodo per la visualizzazione e l’analisi delle informazioni in base a ele- menti geografici. L’identificazione geogra- fica delle informazioni riveste un ruolo fondamentale per gran parte dei dati com- merciali: essa può essere condotta ser- vendosi di codici d’avviamento postale, di prefissi telefonici, di coordinate di longi- tudine o latitudine o altro. L’associazione di questi indicatori alla rappresentazione cartografica dei dati permette di combi- nare e visualizzare tipi di dati diversi in un’unica cartina. In Excel il software Microsoft Map (il programma che viene avviato quando si richiede l’inserimento o la visualizzazione di una cartina e che deve essere installato insieme ad Excel) è in grado, grazie al suo database interno, di identificare geografi- camente i dati, quando questi sono asso- ciati a nomi di città, province e regioni o a nomi di paesi europei o del resto del mon- do. Ciò rende l’utilizzo di questo strumen- to estremamente semplice: è sufficiente selezionare l’origine dei dati da rappre- sentare graficamente ed Excel, in modo automatico ne effettua un’interpretazione geografica. Che si tratti di piccole zone circoscritte o grandi aree planetarie il metodo da uti- lizzare, è lo stesso: lasciare fare a Excel. Come preparare una rappresentazione geografica dei dati � I dati in forma geografica In primo luogo è necessario che i dati siano in qualche modo connotati geograficamente. Si possono usare nomi di paesi, capitali, città, codici di avviamento postale. A questo punto occorre selezionare i dati per la cartina, comprese le intestazioni di riga che identificano i luoghi e tutte le colonne di valori che devono essere incluse nella rappresentazione. Fare quindi clic sul pulsante Cartina della barra degli strumenti, oppure scegliere Cartina tra i comandi del menu Inserisci. Quando si fa clic sul pulsante Cartina, il puntatore del mouse i trasforma in una croce: trascinandolo opportunamente è possibile tracciare un contorno che definisca le dimensioni e la posizione della cartina dei dati. � Configurare i parametri Selezionare ora la cartina che si intende utilizzare nel riquadro di riepilogo della finestra Cartine disponibili. In alcuni casi Microsoft Map può non essere in grado di riconoscere una determinata intestazione come rappresentativa dei dati geografici della cartina che è stata selezionata: in questo caso verrà visualizzata una finestra nella quale sarà possibile sostituire il nome dell’intestazione con uno dei dati proposti, riconoscibili da Excel. Nella finestra Configurazione cartina si potrà determinare quali dati debbano essere rappresentati e come farlo. Anche dopo la chiusura di questa finestra, la barra degli strumenti Cartina rimane visualizzata, disponibile per apportare ulteriori modifiche. Verificare la cartina Una volta terminato di modificare la cartina con i pulsanti della barra degli strumenti Cartina o con i comandi della barra dei menu, è necessario deselezionare la cartina (facendo clic all’esterno della stessa, su una delle celle di lavoro). Excel rimuove il grosso bordo attorno alla cartina e nasconde la relativa barra degli strumenti, ripristinando il normale schermo e mostrando la cartina come un grafico qualunque, adagiato sopra le celle del foglio di lavoro. Sarà ancora possibile, facendo doppio clic sull’area della cartina, aprire l’oggetto e modificarlo attraverso gli strumenti messi a disposizione da Microsoft Map. In questa situazione, facendo clic sul pulsante ? si può attivare la specifica guida. Utilizzare cartine o schemi topografici per rappresentare i dati non è molto differente dall’inserire grafici in un foglio di lavoro. Basta seguire i nostri consigli Presentare i dati: la raffigurazione geografica Pc Open Ottobre ’98135 IL DOSSIERDA STACCARE E CONSERVARE USARE MEGLIO EXCEL Operare con Microsoft Map non è diffici- le, ma occorre comunque fare un po’ di pra- tica per impadronirsi dei comandi e degli strumenti del programma. Vediamo dun- que cosa si nasconde dietro i dodici pul- santi della barra degli strumenti Cartina. Seleziona oggetti. Utilizzate questo pulsante per selezionare gli elementi della cartina, come titoli o spilli. Sposta immagine. Con questo comando è possibile spo- stare la cartina rispetto ai confini dell’og- getto nel foglio di lavoro. Centro cartina. Specifica il centro della cartina rispetto ai confini dell’oggetto nel foglio di lavoro. Etichette cartina. Rende possibile etichettare le varie parti della cartina, sia con nomi geografi- ci presenti nel database di Microsoft Map (paesi, regioni, città, addirittura stazioni della metropolitana, eccetera), sia con al- tri indicatori digitati liberamente. Testo. Crea delle caselle di testo che è possi- bile immettere in corrispondenza di ogni punto della cartina. Personalizza cartina. Questo pulsante permette di segnare la cartina con gli spilli. Per utilizzare un sim- bolo diverso dallo spillo, si fa clic con il pulsante destro in corrispondenza dello spillo e selezionare il comando Formato all’interno del menu di scelta rapida. Visualizza intera cartina. Utilizzate questo pulsante per ridise- gnare la cartina con tutte le sue etichette, in modo che si adatti ai confini del con- torno della cartina. Lo stesso risultato è ottenibile selezionando dal menu Visualiz- za il comando Intera cartina oppure utiliz- zando la combinazione di tasti +bar- ra spaziatrice. Ridisegna cartina. Questo pulsante consente di ridisegna- re la cartina e ridurre le imprecisioni cau- sate dallo spostamento della cartina con lo strumento Sposta immagine. Lo stesso risultato si ottiene selezionando dal menu Visualizza il comando Ridisegna cartina. Aggiorna cartina. A differenza dei grafici di Excel, le carti- ne di dati non possono essere automati- camente ridisegnate quando nel foglio di lavoro vengono modificati uno o più valo- ri di riferimento. Se si apportano modifi- che ai dati del foglio di lavoro utilizzati nella cartina, il pulsante Aggiorna cartina, normalmente non disponibile, diventa at- tivo, indicando la possibilità di un aggior- namento. Mostra/nascondi configurazione cartina. Con questo pulsante si può visualizzare o nascondere la finestra di dialogo Configurazione cartina, nella quale è possibile modificare radicalmente la struttura della cartina. Percentuale ingrandimento cartina. Effettua uno zoom della cartina. È possibile scorrere l’elenco a discesa o inserire direttamente il valore desiderato. Guida. Permette di consultare la guida specifica di Microsoft Map. Per chi vuole di più Naturalmente è possibile ampliare la dotazione di cartine fornita con Excel, per rappresentare realtà particolari o dettagliare ulteriormente le zone geografiche sulle quali si intende condurre l’indagine. Oltre alla vasta gamma di cartine di esempio comprese in Microsoft Excel, ne sono disponibili molte altre. È possibile dotarsi di altre cartine acquistandole o creandone delle proprie personalizzate. Utilizzando MapInfo per Windows (il software che consente di utilizzare le cartine in Microsoft Map e di riflesso in Excel), sarà possibile utilizzare il programma di installazione dei dati per arricchire la dotazione di cartine da utilizzare con Microsoft Map. Interessanti informazioni sul materiale disponibile sono reperibili direttamente dalla società che ha curato per la Microsoft lo sviluppo del software MapInfo: MapInfo Corporation - http://athena.mapinfo.com/,
[email protected]. Microsoft Map e Mapinfo Se il pulsante Cartina non è visualizzato sulla barra degli strumenti standard di Excel, è necessario eseguire di nuovo il programma di installazione di Office e installare Microsoft Data Map. Questo programma non viene installato automaticamente nel caso che si sia optato per la scelta installazione tipica o se nell’installazione personalizzata non sia stata esplicitamente attivata la casellina che lo contraddistingue. Se Excel è stato installato utilizzando il programma di installazione di Office, per aggiungere un elemento è necessario selezionare Microsoft Office nella scheda Installa/Rimuovi del Pannello di controllo, quindi fare clic sul pulsante Aggiungi/Rimuovi. Se si è installato solo Excel, per aggiungere un elemento è necessario selezionare Microsoft Excel nella scheda Installa/Rimuovi del Pannello di controllo, quindi scegliere il pulsante Aggiungi/Rimuovi. In entrambi i casi è poi sufficiente seguire le istruzioni visualizzate sullo schermo. TIP Inviateci direttamente i vostri quesiti via fax al numero 02/21.56.24.40 Gli argomenti di interesse comune ai nostri lettori verranno pubblicati nel dossier di Pc Open Un lettore (del cuifax, dobbiamo am-metterlo, abbiamo perso la copertina e non abbiamo quindi più mo- do di riportare il nome, visto che la firma non è decifrabile) ci sottopone un problema davvero in- teressante. Ciò che è so- prattutto interessante, in realtà, non è tanto l’ar- gomento proposto, quanto il fatto che dà la possibilità di parlare di un tema più ampio, che coinvolge l’analisi dei da- ti da elaborare e il meto- do migliore per farlo. Il quesito posto dal lettore è illustrato nel box “I termini del pro- blema” e si riferisce alla compilazione e all’ag- giornamento della classi- fica di un torneo di scac- chi. Dobbiamo precisare che, per nostra como- dità, abbiamo assegnato alla vittoria due punti e al pareggio un punto, a differenza di quanto av- viene nei veri tornei (il lettore ci perdonerà se abbiamo leggermente manipolato le tabelle che ci ha inviato), dove vengono assegnati ri- spettivamente un punto e solo mezzo punto. La sconfitta vale sempre ze- ro punti. La situazione è la se- guente: la classifica del torneo viene redatta as- segnando a ogni giocato- re (elencato con il co- gnome) un numero iden- tificativo, corrisponden- te al posto occupato in classifica. Questi numero identi- ficativi (da 1 a 4 nell’e- sempio) sono riportati anche nell’intestazione orizzontale, in modo da formare una griglia in cui indicare i punti conse- guiti da ogni giocatore negli incontri con ognu- no degli avversari. Ovviamente, le caselle che indicherebbero la partita contro sé stesso sono occupate da una x, mentre le caselle relative ad incontri non disputati sono semplicemente vuote. Quando si compila la prima classifica, non sor- ge alcun problema, co- me illustrato nella figura 1 del box “I termini del problema”. Quando però la classifica viene aggior- nata e le posizioni dei giocatori cambiano (si tratta di un semplice riordino dei dati secon- do la casella Tot.), succe- de un disastro: poiché il numero che indica la po- sizione in classifica è l’i- dentificativo del giocato- re, occorrerebbe che ve- nissero modificati conte- stualmente anche i nu- meri posti nell’intesta- zione orizzontale, in mo- do da mantenere corret- ta la griglia degli incon- tri. è esattamente questa la richiesta del lettore. A prima vista, ci si po- trebbe accingere a un supremo lavoro di pro- grammazione, tra macro e condizioni, che co- munque, quand’anche ri- solvesse il problema, oc- cuperebbe metri di codi- ce. In realtà basta ben poco per risolvere la questione in maniera an- che elegante. Il caso proposto dal lettore presenta un gra- ve vizio compiuto in se- de di analisi, vizio che viene commesso da mol- ti utenti alle prime armi e che per questo ritenia- mo assai interessante: si cerca di far coincidere il numero identificativo di ogni giocatore con il re- lativo posto occupato in classifica. In realtà, si tratta di due dati completamente diversi, che devono ri- manere separati per es- sere elaborati con cor- rettezza. In tutte le discipline analitiche (dalla mate- matica alla sociologia) l’analisi delle variabili in gioco e degli indici per misurarle è un fattore cruciale per la compila- zione di formule o di questionari ed anche in programmazione è im- portante scomporre il problema in elementi semplici e ben identifica- ti. In seguito sarà possi- bile aggregare, rielabora- re, evidenziare o nascon- dere questi valori, se- condo le esigenze, ma l’importante è non mi- schiare le mele con le pe- re; tanto per dare un po’ di colore alla scheda pratica, sappiate che il fi- glio (neanche 4 anni) di uno dei redattori si pesa sulla bilancia e tutto con- tento esclama che pesa un chilometro. Se cose del genere sono conces- se ai bambini, non sono certo ammissibili da una tabella di Excel, che ha un senso dell’umorismo tutto particolare. Per risolvere il proble- ma, è quindi sufficiente creare una nuova colon- na, chiamata Posizione (Pos.), che contiene i nu- meri da 1 a 4 e che indica la posizione in classifica. Questa colonna non deve essere interessata alle operazioni di riordi- no dei dati contenuti nel- la tabella di Excel: du- rante le operazioni di or- dinamento non viene in- fatti selezionata, come è possibile constatare nel- la terza figura del box centrale. Pc Open Maggio ’98132 pratica •calcolare excel Classifiche Aggiornarle Il problema: in una classifica di torneo, sono riportati anche i punteggi guadagnati in ognuno degli incontri. Come si può aggiornare la classifica in modo che i giocatori siano elencati in ordine di punteggio e le caselle degli incontri rimangano coerenti? La soluzione: anziché ricorrere a macro e a formule complicatissime, è sufficiente aggiungere una colonna con l’indicazione del posto in classifica. La soluzione con Excel: alla normale tabella Inserire un nuova colonna All’inizio della tabella, inserite la colonna Posizione (Pos.), che indica il posto in classifica. I valori in questa colonna rimangono fissi. Aggiornare la classifica Inserite nella griglia i punti guadagnati nelle nuove partite; la colonna Tot. è un campo calcolato, ma può anche essere manuale. Ordinare i dati Selezionate tutte le celle tranne la colonna Pos., che non deve essere modificata. si fa in 5 minuti Pc Open Maggio ’98133 pratica•calcolare excel In sostanza si tratta di aggiornare una classifica che tenga conto delle relazioni tra giocatori: ecco il problema nella forma originale del nostro lettore. I TERMINI DEL PROBLEMA esattamente aggiungere una colonna per la posizione in classifica Ecco il risultato La classifica è corretta: le posizioni sono ben evidenziate e la griglia degli incontri riporta esattamente le partite. Impostare i criteri Dal menu Dati, scegliete il comando Ordina. Nella finestra che viene così richiamata, impostate l’ordinamento per la colonna Tot. in senso decrescente. Poiché la prima riga è una riga di intestazione e non di dati, la casella Con riga di intestazione deve essere selezionata. 1. Classifica di partenza. I giocatori sono numerati secondo la classifica ed a ognuno è attribuito un numero identificativo: nelle caselle che indicherebbero le sfide contro sé stesso è inserita una x; nelle altre, i punti guadagnati 2. Classifica aggiornata. Dopo alcuni incontri la classifica, con i nuovi risultati, non è più in ordine di punteggio. Le x sono ancora nelle posizioni corrette, perché i numeri orizzontali dei giocatori corrispondono a quelli verticali 3. Classifica in ordine di punteggio. La classifica è stata ordinata secondo la colonna Tot.: l’ordine è corretto e anche i riferimenti numerici dei giocatori, ma i numeri nella prima colonna non sono più in ordine progressivo. 4. Classifica in ordine di piazzamento. Se la classifica del punto 2 la si ordina secondo la colonna Tot. escludendo la colonna N, l’ordine di piazzamento è corretto, ma i numeri dei giocatori non sono più coerenti tra verticali e orizzontali 5. Classifica corretta. Questa è la classifica che il lettore vorrebbe ottenere, con la ridistribuzione delle caselle degli incontri secondo i nuovi numeri di classifica dei giocatoriEliminando la colonna N e sostituendo i numeri del’intestazione orizzontale con i cognomi dei giocatori si ottiene una tabella ugualmente funzionale ma molto più leggibile. Nella figura si può vedere la tabella prima e dopo l’ordinamento dei dati. Una volta introdotta questa nuova colonna, risulta evidente un’altra miglioria che può essere applicata alla tabella: i numeri identificativi dei giocatori divengono so- stanzialmente inutili, vi- sto che si tratta di dop- pioni dei cognomi. Allora è sufficiente sostituire con i cognomi anche i numeri dell’intestazione orizzontale ed eliminare la colonna N per avere una tabella molto più chiara ed efficace: è nella figura qui sotto. Pc Open Marzo ’98129 pratica•calcolare excel 97 Quando lavorate condelle tabelle, come,per esempio, du- rante un’analisi scientifi- ca, la preparazione di un budget o la rilevazione delle ore di presenza del personale, è necessario organizzare le informa- zioni in modo che siano immediatamente visibili quelle fondamentali. A questo scopo, i ri- sultati più importanti delle celle di calcolo de- vono essere valorizzati, in modo che i calcoli in- termedi ed i dettagli pos- sano non confondere chi è interessato solo agli aspetti essenziali e, nello stesso tempo, possano essere facilmente rin- tracciati da chi vuole in- vece approfondire tutti i particolari. La soluzione a questo problema è creare una struttura. I moderni fogli di calcolo recenti, come Excel 95 e 97, sono dota- ti di questa funzione, che permette di organizzare in modo efficace la con- sultazione dei tabelle estese. Questo sistema consente infatti di defini- re una sorta struttura a livelli nella quale inserire i dati, permettendo quin- di di assegnare a dati di importanza differente li- velli diversi. Analizzare i livelli e la disposizione dei dati Le linee di sintesi (to- tali, subtotali e altre) de- vono essere situate al di sotto dei dati elementari (numeri, valori di vendi- ta eccetera). Allo stesso modo, si inseriscono le colonne di ricapitolazio- ne a destra degli elenchi di valori. Disponete quindi i da- ti nel foglio elettronico senza preoccuparvi di metterli in ordine e inte- grate le funzioni nei bloc- chi adeguati. Con Excel 97, aprite il menu Dati e scegliete la voce Subtotali. Per crea- re una struttura, selezio- nate tutta l’area delle cel- le in modo completo, ti- toli di righe e colonne comprese. Successivamente, dal menu Dati scegliete il co- mando Raggruppa e strut- tura e fare clic su Struttu- ra automatica. Nella struttura così creata sono presenti al- cuni tratteggi, verticali per le righe e orizzontali per le colonne, che deli- mitano le differenti zone della struttura e che aiu- tano il lettore a orientar- si all’interno della strut- tura stessa, evidenzian- do o nascondendo i dati. Grandi tabelle Con i livelli la lettura è più facile Come definire i livelli Inserite le righe e le colonne da analizzare Dopo aver inserito i dati, definite le righe e le colonne indispensabili per inserire la sintesi dei risultati. Per far questo, portate il puntatore sulle righe che interessano e dal menu Inserisci scegliete Righe. Create la struttura Per valorizzare le informazioni più importanti, selezionate tutto il foglio di calcolo, nomi delle righe e delle colonne compresi. Dal menu Dati, usate il comando Raggruppa e struttura e create una struttura. Poi date il comando Struttura automatica. Aggiungete o nascondete un livello Per aggiungere un livello, fate clic sul pulsante [+] associato al livello stesso. Procedete allo stesso modo per nascondere un livello, ma in questo caso fare clic sul pulsante [-]. si fa in 50 minuti Il problema: in una tabella costituita da molti dati, si desidera poter passare da una vista dettagliata ad una sintetica dei valori e viceversa. La soluzione: creare una struttura che permetta di adattare alle proprie esigenze l’utilizzo dei dati della tabella. Questa procedura si riferisce alla versione 97 di Excel, ma funziona ugualmente anche con la versione precedente, quella contenuta nel pacchetto Office 95 di Microsoft. Quale Excel? Di fare • Utilizzate la funzione Subtotali: equivale alla funzione somma. • Per nascondere i simboli di una struttura, in Excel 97, dal menu Strumenti selezionare il comando Opzioni, quindi scegliere la scheda Visualizza e nelle opzioni della finestra disattivare la casella Simboli di struttura. Di non fare • In Excel non inserite troppe tabelle in uno stesso foglio di calcolo poiché non è possibile ottenere più di una struttura automatica. consiglia Per disporre rapida-mente di una tabel-la Ansi, in modo da sapere esattamente quale codice digitare per immettere un ca- rattere non presente nella tastiera o in modo da avere un esempio dell’aspetto dei font in- stallati, basta costruire una semplice tabella usando Excel. La tabel- la è composta essen- zialmente da una co- lonna di celle che con- tengono i valori da 1 a 256 (tanti quanti sono i codici Ansi) e da altre 256 celle, poste accan- to alle precedenti, che contengono una formu- la per visualizzare il co- dice Ansi corrispon- dente al valore della cella accanto. In questo modo, la cella vicina a quella con il valore 65 riporta la lettera A, la cella accanto a quella con il valore 33 riporta il carattere ! e così via. Una volta completa- ta la tabella, conviene formattarla per farla stare tutta in un foglio, spezzando le due co- lonne in più colonne di lunghezza minore: si possono così usare cor- pi maggiori. Pc Open Dicembre ’97141 pratica•calcolare excel 97 Il problema: Nel numero 22 è stato illustrato come ottenere un elenco con gli esempi dei font usando Printer’s Apprentice. Ma è necessario usare un programma specifico solo per avere la tabella Ansi? La soluzione: In realtà basta Excel, anche se non dispone di funzioni apposite per gestire i font. Se i font sono calcolati Prepariamo la tabella Poiché i codici Ansi sono 256, occorre numerare altrettante celle di una colonna. Il modo più rapido è numerare le prime due, selezionarle entrambe e poi trascinare la maniglia (quella in basso a destra vicino al puntatore) sino alla cella 256. Inseriamo la formula La formula per visualizzare in una cella il codice Ansi corrispondente a un valore numerico dato è codice.caratt(num), dove num è un valore compreso tra 1 e 256. Con la formula in figura, il valore fa riferimento a quello della cella. La sintassi e le procedure sono quelle per Excel 97, ma tutti i fogli elettronici sono dotati di funzioni simili. In Excel per Macintosh sono però riportati i caratteri Mac. quale excel? La tabella dei codici Ansi sempre pronta con Excel Di fare Una volta completato il foglio di lavoro, salvatelo come modello (con estensione .xlt): potrete visualizzare tutti i font senza rischiare di sovrascrivere l’originale. Di non fare Non tralasciate di stampare il foglio con la tabella dei font: in questo modo potrete costruirvi in poco tempo il libro di riferimento dei font installati. Anche se siete pigri, fate un piccolo sforzo e aggiungete, in fondo alla tabella, una o più frasi sufficientemente lunghe (in corpi diversi) che offrano esempi concreti del font. si fa in 10 minuti Formattiamo la tabella La formula va riportata in tutte le 256 celle adiacenti a quelle precedenti. È sufficiente selezionare la cella B2 e trascinare in basso la maniglia. Ora si può formattare la tabella, magari spezzandola in cinque colonne di 51 righe e aggiungendo un’intestazione. Scegliamo il font Per vedere l’aspetto dei caratteri contenuti in tipi diversi di font, basta selezionare tutte le celle (facendo clic sul pulsante indicato dal puntatore, tra la colonna A e la riga 1) e scegliere nella barra degli strumenti un altro font. 1 2 3 4 Con Excel è possibile realizzare rapidamente un libro mastro contenente gli esempi dei font installati nel sistema. consiglia Igrafici consentonodi rappresentare vi-sivamente delle se- rie di dati. Tuttavia, niente risulta più dan- noso di un grafico non corretto o di difficile in- terpretazione. Le indi- cazioni per migliorare la leggibilità dei grafici sono valide sia per Ex- cel, sia per gli oggetti Graph inseriti nei docu- menti Word. Modifica degli indicatori di dati Gli indicatori di dati sono gli elementi grafi- ci che rappresentano valori numerici (linee, barre eccetera). I pro- grammi utilizzati per creare grafici consento- no di personalizzare questi elementi, cam- biandone il colore e il motivo di riempimento. Sia utilizzando Excel sia utilizzando un og- getto Graph, è possibi- le apportare queste modifiche semplice- mente facendo doppio clic sull’indicatore di dati desiderato. In que- sto modo appare una fi- nestra che consente di assegnare il colore de- siderato (scelto nella sezione Area della scheda Motivo). Atten- zione: facendo clic su un indicatore di dati, si selezionano tutti quelli della stessa categoria. Se si vuole modifica- re il colore di un solo indicatore di dato è ne- cessario fare nuova- mente clic su quello de- siderato, in modo che le maniglie siano visibi- li solo su di esso. Una scelta azzeccata e coerente dei colori e dei motivi, oltre a ren- dere più interessante un grafico, può aumen- tarne notevolmente la leggibilità. Le etichette negli indicatori di dati Le etichette possono essere impiegate sia per valori numerici sia per il testo. Spesso si devono in- terpretare grafici (so- prattutto nel caso di quelli a barre) riferen- dosi unicamente all’u- nità di misura presente sugli assi. Grafici di questo tipo obbligano il lettore a dover calco- lare il valore espresso. Tuttavia, è possibile ag- giungere etichette agli indicatori di dati, in modo da precisare l’informazione. Per aggiungere un’e- tichetta ad un indicato- re di dati con Excel (o con Microsoft Graph) basta fare doppio clic sull’indicatore di dato a cui si vogliono aggiun- gere le etichette e, ap- parsa la finestra Forma- to serie dati, scegliere la scheda Etichette. È quindi necessario attivare il pulsante di opzione Mostra valori. Si può aggiungere l’eti- chetta che esprime il valore numerico ad un solo indicatore di dati: basta farci un clic so- pra e, apparse le mani- glie (ma solo quelle del- l’indicatore di dato se- lezionato), farvi ancora doppio clic. Come di consueto, la finestra Formato serie dati consentirà di ap- portare le personalizza- zioni necessarie. I titoli nei grafici Un altro accorgimen- to da impiegare per rendere più chiaro un grafico consiste nell’ag- giunta di titoli, sia nel grafico sia sui suoi assi. Con Excel e con Graph, si possono ag- giungere dei titoli (quello del grafico e, Pc Open Ottobre ’97140 pratica • grafici e tabelle excel Grafici Presentare più Il problema: Quasi tutte le applicazioni per computer permettono di presentare graficamente i dati. Spesso, però, si creano grafici poco comprensibili, a causa delle scelte effettuate durante la fase di creazione. La soluzione: La complessità e la completezza delle applicazioni permette oggi di regolare tutte le impostazioni di creazione di un grafico, in modo da poterne modificare le caratteristiche predefinite. Modificare i grafici Modifichiamo il colore Basta fare doppio clic su un indicatore di dati per visualizzare la finestra Formato serie dati: oltre al colore da assegnare all’indicatore di dati è possibile stabilire lo stile del bordo. Se si vuole modificare la forma predefinita, è sufficiente fare clic sulla scheda Forma. Aggiungiamo le etichette Per aggiungere le etichette che indicano il valore rappresentato dagli indicatori di dati, basta fare doppio clic sulle barre del grafico e attivare, nella scheda Etichette, l’opzione Mostra valori. L’orientamento del testo delle etichette si varia con un doppio clic su un’etichetta e scegliendo la scheda Allineamento. Formattazione dei titoli Per aggiungere i titoli (sia quelli del grafico, sia quelli degli assi) basta fare clic nell’area del grafico con il pulsante destro del mouse e scegliere la voce Opzioni grafico. Inseriti i titoli, basta farvi doppio clic sopra per visualizzare la finestra che consente di formattare il testo. • 486 • windows 95 • 16 Mb di ram • schermo Svga • software adatto alla creazione di grafici dotazione minima 1 2 3 volendo, quello degli assi) selezionando l’a- rea del grafico e, pre- muto il pulsante destro del mouse, scegliendo la voce Opzioni grafico. Nella scheda Titoli si possono inserire i titoli per il grafico e per i suoi assi (tre se i grafici sono tridimensionali). La griglia Anche la griglia può contribuire notevol- mente alla chiarezza del grafico. Una volta creato un grafico, è possibile per- sonalizzare la griglia (scegliendo il metodo di visualizzazione, la scala da adottare ecce- tera) selezionando l’a- rea del grafico. Premu- to il pulsante destro del mouse, si sceglie la vo- ce Opzioni grafico e si fa clic sulla scheda Gri- glia. Qui sono presenti tre sezioni (due se gli assi sono bidimensio- nali). In ogni sezione si può specificare se atti- vare la visualizzazione della griglia principale e di quella secondaria. Utilizzo di oggetti grafici Qualora fosse neces- sario, è possibile viva- cizzare la visualizzazio- ne dei grafici utilizzan- do immagini o altri mo- tivi per gli indicatori di dati. Per modificare il mo- tivo di riempimento de- gli indicatori di dati è sufficiente selezionare quello desiderato (con un clic per selezionare tutta la categoria a cui appartiene e un secon- do clic nel caso si vo- glia personalizzare solo quello selezionato) e premere il pulsante de- stro del mouse. Dal menu di scelta rapida che appare biso- gna scegliere la voce Formato dato. Scelta la scheda Mo- tivo nella finestra che appare sarà possibile scegliere il formato del bordo e il colore del- l’indicatore di dati. Pre- mendo il pulsante Riempimento si apre una finestra che con- sente di applicare di- versi stili. La scheda Gradiente permette di applicare un colore sfu- mato impostando, se necessario, un colore di partenza e un colore di arrivo. La scheda Trama permette di applicare un motivo all’indicato- re di dati: è possibile effettuare la scelta tra diversi tipi di legno, di marmo eccetera. La scheda Motivo consente di applicare uno dei motivi offerti: si possono scegliere, anche in questo caso, il colore di primo piano e il colore di sfondo. L’ultima scheda, Im- magine, permette di ap- plicare un’immagine al- l’indicatore di dati. Ba- sta premere il pulsante Seleziona immagine e fornire il percorso e il nome del file. Nella sezione Applica si possono decidere le caratteristiche con cui l’immagine viene appli- cata al grafico. Pc Open Ottobre ’97141 pratica • grafici e tabelle excel Di fare • Si presti sempre particolare attenzione all’utilizzo della griglia e della legenda: questi sono gli elementi più importanti per la chiarezza e la leggibilità di un grafico. Non utilizzando questi elementi si crea un grafico poco chiaro. • Si consideri attentamente l’intervallo da assegnare tra un valore e l’altro sulla griglia: se i valori sono troppo vicini si rischia di rendere poco leggibile l’intero grafico. Di non fare • Le impostazioni della griglia consentono di attivare solamente quella principale o anche quella secondaria: se si è creato un grafico di dimensioni ridotte, ad esempio, è necessario disattivarle entrambe, aggiungendo delle etichette agli indicatori di dati. In questo modo non si compromette la leggibilità del grafico. chiaramente i dati Modifica della griglia Anche la griglia, naturalmente, può essere modificata a piacere. È sufficiente fare doppio clic su una delle linee della griglia per aprire la finestra Formato griglia. Questa finestra consente interventi sul valore minimo da utilizzare, sul valore massimo e sull’unità di misura. Grafica nei grafici! Per rendere più accattivanti i grafici si possono usare motivi a trama o immagini. Bisogna fare doppio clic sull’indicatore di dati che si intende personalizzare e, scelta la scheda Motivo, premere il pulsante Riempimento. Si potranno così assegnare motivi a trama, sfumati o immagini. Grafici malandrini... L’immagine a fianco mostra un errore abbastanza comune. Il grafico mostrerebbe che le mele, nel nord, hanno venduto esattamente il doppio delle banane. Invece l’intersezione degli assi non è lo zero e quindi la proporzione non può essere fatta solo tra la dimensione delle due barre. 4 5 6 si fa in 10 minuti in dieci minuti consiglia US AR E Pc Open Settembre ’97105 l modulo presentato questo mese consente di impo- stare un foglio di calcolo che tenga traccia dei propri appuntamenti: in realtà non si tratta di un vera e pro- pria agenda, visto che offre funzioni abbastanza limita- te, ma consente di analizzare diversi aspetti di Excel e del suo linguaggio di programmazione. Dato che il modulo è abbastanza specializzato (nel senso che si aspetta di trovare, in ogni cella analizzata, un certo tipo di contenuto), per ottenere un’agenda fun- zionante bisogna prestare molta attenzione alla format- tazione del foglio di lavoro. Naturalmente, una volta capito il meccanismo di fun- zionamento, è possibile apportare tutte le modifiche ne- cessarie, magari aggiungendo funzioni che lo rendano una vera agenda elettronica. ☞ Prima di tutto le indicazioni per la formatta- zione del foglio: dato che per effettuare un controllo sull’ora di ogni appuntamento c’è bisogno di fare un confronto, è assolutamente necessario specificare le proprietà delle celle che contengono l’orario dell’ap- puntamento. Dalla cella A2 alla cella A19 bisogna applicare la pro- prietà Testo. Praticamente, una volta selezionate le cel- le indicate, è sufficiente fare clic con il pulsante destro del mouse e scegliere dal menu la voce Formato celle (vedi immagine sottostante). Prima di creare il pulsante Controlla gli appuntamenti, servendosi della barra degli strumenti Disegno, è possi- bile inserire il codice Vba del modulo. Per inserire un modulo è necessario sce- gliere la voce Macro dal menu Inserisci e, una volta visualizzato il sottomenu, scegliere il comando Mo- dulo. Il codice non fa altro che controllare il conte- nuto di ogni cella compre- sa nell’intervallo A1-B19. Qualora l’orario inserito nella colonna A fosse uguale all’ora indicata dall’orologio di sistema, viene visualizzata una fi- nestra che ricorda l’ap- puntamento, riportando l’orario e il testo che è stato inserito nella cella corrispondente. La procedura inizia con due cicli Per...FinoA...Suc- cessivo nidificati. Questi cicli sono necessari, fon- damentalmente, per due ragioni: costruire l’indiriz- zo della cella da controlla- re e controllare tutte le celle comprese nell’inter- vallo specificato (che, nel caso dell’esempio, inizia dalla cella A1 e termina al- la cella B19). Volendo modificare l’in- tervallo delle celle da con- trollare bisogna modifica- re i valori massimi che possono raggiungere le variabili x e y. ☞ La variabile cel- la_attiva introduce il primo trucco utilizzato per specificare l’indiriz- zo di una cella. Dato che l’indirizzo di una cella viene individuato dal nome della colonna (A, B, C ec- cetera) e dal numero della riga, non è possibile utiliz- zare solamente le due variabili x e y, ma si deve con- vertire il contenuto della variabile x in una lettera. La funzione Car() serve proprio a questo: restituisce il carattere corrispondente al codice ASCII specificato tra parentesi. Così, se si aggiunge 1 al codice ASCII spe- cificato (64) si ottiene 65, cioè il codice ASCII corri- spondente alla lettera A. Calcolare Un’agenda elettronica con Excel Continua il viaggio alla scoperta delle funzio- ni (e del Vba) di Microsoft Excel. Con questa scheda viene proposto un metodo che consen- te di analizzare il contenuto di un intervallo di celle, nonché la manipolazione dei dati stringa. Di fare � Per migliorare l’a- genda è possibile ap- portare diverse modifi- che al foglio di lavoro. Ad esempio, il modulo avverte di un appunta- mento nel momento esatto in cui lo si è fis- sato. Con poche istru- zioni è possibile farsi avvertire con un certo anticipo degli appunta- menti imminenti. Un’al- tra modifica potrebbe consistere nell’aggiun- ta di un controllo calen- dario, in modo da poter inserire tutti gli appun- tamenti di un anno. Di non fare � Se si decide di modi- ficare la struttura del fo- glio di lavoro, non biso- gna dimenticarsi di mo- dificare il codice del modulo. In particolare, la sezione del modulo che costruisce l’indiriz- zo della cella da analiz- zare deve utilizzare va- riabili (che, nel caso dell’esempio presenta- to sono x e y) opportu- namente dimensionate per considerare il nuovo intervallo di celle da analizzare. consiglia La finestra Formato Celle: selezionata la scheda Numero, si deve scegliere la voce Testo nella casella di riepilogo Categoria e confer- mare la scelta con la pressione del pulsante OK. Un’agenda elettronica con Excel Pc Open Settembre ’97106 Calcolare US AR E Quando la variabile numerica x viene incrementata si ottiene il codice ASCII 66, corrispondente alla lettera B e così via. Utilizzando l’operatore & (detto anche ope- ratore di concatenazione) si ottiene così il numero del- la riga. Alla variabile tempo viene assegnata l’ora cor- rente. Per farlo è stata utilizzata la funzione ADESSO(), che restituisce l’indicazione della data e dell’ora dei mi- nuti e dei secondi. L’indicazione dell’orario su cui bisogna lavorare è composta solamente da ore e minuti, quindi la funzione utilizzata restituisce informazioni non solamente inutili ma anche errate per il tipo di controllo che deve svol- gere il modulo. Per ottenere l’orario nel formato desiderato sono sta- te utilizzate le funzioni strInizio e strFine. La funzione strInizio consente di estrarre dalla stringa fornita (in questo caso ciò che viene restituito dalla funzione ADESSO) il numero di caratteri specificato dopo il pun- to e virgola (8), a partire dall’inizio. Se, ad esempio, la funzione ADESSO() restituisce il valore “25/12/97 12.38.55”, alla variabile tempo viene assegnata la stringa “12.38.55”. La funzione strFine svolge il compito oppo- sto alla funzione strInizio: a partire da destra vengono estratti i caratteri specificati dal numero dopo il punto e virgola. Se, ad esempio, la variabile tempo contiene “12.38.55”, dopo aver utilizzato la funzione strFine(tem- po;5) si ottiene “12.38”. Proprio ciò che serve! Alla variabile contenuto viene assegnato il contenuto della cella che sta accanto all’indicazione dell’orario dell’appuntamento. La variabile invio contiene i codici corrispondenti alla pressione del tasto (è stata utilizzata solamente per comodità, in modo da poter in- serire un ritorno a capo senza dover immettere ogni volta i codici ASCII corrispondenti). Con le istruzioni Se...Allora...Fine Se viene controllato il contenuto del- l’intervallo di celle specificato: se c’è corrispondenza tra l’orario inserito in una cella e il contenuto della va- riabile tempo, viene visualizzata una finestra che indica l’ora e l’appuntamento (vedi esempio sottostante). La scelta dei nomi delle varia- bili, sia per la creazione di un modulo, sia per la scrittura di un programma in qualsiasi linguaggio, non deve esse- re lasciata al caso. Utilizzando dei nomi significativi, sarà più semplice controllare lo svolgimento del pro- gramma. Non è invece importante il nome della varia- bile nei cicli Per…FinoA…Successivo. TIP Attenzione: per motivi di spazio alcune righe di codice sono spezzate; è stato utilizzato il simbolo “~~” per indicare che la riga seguente, in realtà, è il proseguimento della stessa riga. Procedura oracorr() Per x = 1 FinoA 2 Per y = 1 FinoA 19 cella_attiva = Car(64 + x) & y tempo = StrFine(Adesso(); 8) tempo = StrInizio(tempo; 5) contenuto = Fogli(“foglio1”).Intervallo((Car(64 + x + 1) & y)) invio = Car(13) + Car(10) Se Fogli(“foglio1”).Intervallo(cella_attiva) = tempo Allora FinestraMessaggio ~~ (“Ore: “ + tempo + invio + ~~ “Appuntamento!!” + invio + contenuto) Fine Se Successivo y Successivo x Fine Procedura Il modulo per Excel 95 Sub oracorr() For x = 1 To 2 For y = 1 To 19 cella_attiva = Chr$(64 + x) & y tempo = Right(Now(), 8) tempo = Left(tempo, 5) contenuto = Worksheets~~ (“foglio1”).Range((Chr$(64 + x + 1) &y)) invio = Chr$(13) + Chr$(10) If ActiveSheet.Range(cella_attiva) = tempo Then MsgBox (“Ore:“ + tempo + invio + ~~ “Appuntamento!!!”+invio+contenuto) End If Next y Next x End Sub Il modulo per Excel 97 Il foglio di lavoro segnala gli appuntamenti con una finestra. Calcolare US AR E Pc Open Settembre ’97107 Terminato l’inserimento del codice della macro, non resta che spostarsi nel foglio di lavoro e creare il pul- sante che permette di avviarla. Visualizzata la barra de- gli strumenti Disegno e selezionato lo strumento Pul- sante, è sufficiente fare un clic e trascinare il mouse fino a definire le dimensioni desiderate del pulsante. PER CHI USA L’ULTIMA VERSIONE, EXCEL 97 Con Excel 97 Microsoft introduce molte novità, com- presa un linguaggio di programmazione comune a tutte le applicazioni della nuova suite. Il linguaggio Vba non utilizza più le istruzioni in italiano, ma finalmente deci- de per un più consono inglese, coerente con le informa- zioni presenti nella guida in linea del linguaggio. Chi ha utilizzato abbastanza il Vba di Excel 95 cono- sce perfettamente il problema: ogni volta che si richie- devano informazioni su un’istruzione (in italiano) veni- va mostrata la guida in linea, anch’essa in lingua italia- na, ma l’istruzione era l’equivalente della versione in- glese del Vba. Stesso discorso per quanto riguarda l’elenco delle istruzioni utilizzabili: l’elenco riporta solamente le istruzioni in inglese, rendendo la guida praticamente inutile. Le scelte, nel caso del Vba di Office 95 sono due: o si procede per tentativi, provando a tradurre l’i- struzione (operazione inutile in molti casi) o si utilizza il foglio di lavoro VBARIF.XLS, provvidenzialmente for- nito da Microsoft. Questo foglio riporta l’intero insieme di istruzioni Vba completo dell’istruzione italiana corri- spondente. ☞ Volendo creare un foglio di lavoro che contie- ne un modulo (proprio come quello presentato), biso- gna servirsi dell’editor di Visual Basic. Dopo aver formattato il foglio di lavoro come spiega- to precedentemente, è necessario inserire il codice Vba. Bisogna scegliere il comando Macro dal menu Stru- menti e, dal sottomenu che appare, la voce Editor di Vi- sual Basic. È anche possibile visualizzare la barra degli strumen- ti Visual Basic (facendo clic con il pulsante destro del mouse sulla barra degli strumenti nella finestra princi- pale di Excel e scegliendo la voce Visual Basic) e pre- mere l’apposito pulsante. Visualizzata la finestra dell’editor, bisogna inserire il codice del modulo. Per creare un nuovo modulo biso- gna scegliere il comando Modulo nel menu Inserisci, ma è anche possibile utilizzare l’apposito pulsante nella barra degli strumenti. Viene così aperta una finestra vuota. Le istruzioni Sub e End Sub individuano l’inizio e la fi- ne del modulo (esattamente come le istruzioni Procedu- ra e Fine Procedura del Vba per Excel 95). Se, ad esempio, si vuole creare il modulo oracorr, bi- sognerà inserire: Sub oracorr() Premuto il tasto , viene automaticamente ag- giunta l’istruzione End Sub. A questo punto non rimane che inserire il codice ve- ro e proprio del modulo, che presentiamo in queste pa- gine. Come si può notare, le istruzioni che lo compon- gono non sono altro che la traduzione di quelle utilizza- te nel modulo per Excel 95. Per chiarezza, i nomi delle variabili sono identici. • Un’agenda elettronica con Excel I lettori più attenti, dopo aver eseguito qualche volta il mo- dulo proposto, si saranno accorti di un difetto abbastanza fastidioso: anche se accanto ad un’ora non è stato inserito alcun appuntamento e se l’orario è uguale alla variabile tempo, viene comunque visualizzata la finestra che avverte di un non meglio precisato impegno (il testo della finestra recita infatti: “ORE xx. Appuntamento!!!”). La causa di questo difetto è presto spiegata. Dato che il controllo viene eseguito esclusivamente sulle celle della colonna A, qualora l’orario fosse uguale a uno di quelli inseriti nelle celle del foglio di lavoro, la struttura di controllo Se...Allora...Fine Se visualizza la finestra di avvertimento. Naturalmente, è possibile ovviare all’inconveniente con poco sforzo: basta perfezionare i termini di paragone nell’istruzione Se. Infatti, se viene verificata l’uguaglianza del contenuto di una cella con il valore della variabile tempo, viene analizzato anche il contenuto della cella accanto. Se la cella è vuota (ossia non c’è nessun impegno per quell’ora), la finestra di avvertimento non viene visualizzata. Se Fogli(“foglio1”).Intervallo (cella_attiva) = tempo And~~ Fogli(“foglio1”).Intervallo ((car (64+x+1)) & y) Nullo Allora Come per i listati, il simbolo ~~ indica che ciò che segue fa parte della stessa riga di codice. L’operatore logico And consente di effettuare un controllo regolato da due condizioni: in pratica, ciò che segue l’istruzione Se viene eseguito solo nel caso che entrambe le condizioni siano vere. Attenzione: l’operatore And può essere utilizzato per concatenare più di due condizioni. Inoltre, utilizzando più operatori logici si possono ottenere strutture di controllo molto complesse, che equivalgono a serie di istruzioni Se nidificate. Pur complicando leggermente la lettura di un programma, consentono di ot- tenere codice più compatto e veloce. Lasciamo l’operazione di adattamento della riga di codice per il Vba di Excel 97 ai lettori, segnalando che la costante Nullo si traduce con Null. Per i lettori più attenti Premendo il pulsante indica- to nell’immagine viene vi- sualizzata la finestra per l’in- serimento del codice. Facen- do clic sulla freccia viene aperto un sottomenu che permette di inserire nel pro- getto una finestra persona- lizzata e altri elementi... Pc Open Settembre ’97108 Calcolare US AR E Un’agenda elettronica con Excel Gli strumenti che aiutano lo sviluppatore di applicazioni CONFRONTO TRA GLI STRUMENTI DI CONTROLLO DEI MODULI (DEBUG) Visto che nella maggior parte dei casi il modulo creato non funziona al primo colpo, il Vba, come tutti gli ambien- ti per lo sviluppo delle applicazioni, offre uno strumento per controllare l’esecuzione dei comandi e il valore assun- to di volta in volta dalle variabili. La finestra Debug ha infatti consentito di rilevare accurata- mente gli errori del codice e di apportare tempestivamente le modifiche necessarie per il corretto funzionamento del modulo per l’agenda elettronica. Per sfruttare al massimo i benefici ottenibili con la finestra di debug di Excel 95 è necessario eseguire il codi- ce in modalità passo-passo. Nella barra degli strumenti Visual Basic bisogna premere l’apposito pulsante. Visualizzata la finestra Debug (con la combinazione di tasti +), bisogna indicare quali sono le variabi- li da controllare. La finestra Debug è divisa in due schede. La prima, Controllo, serve a visualizzare il nome della variabile, il suo contenuto e il suo contesto (cioè il campo di visibilità, che può essere l’intera cartella di lavoro o solamente un foglio della cartella). La seconda scheda, Immediata, per- mette di visualizzare, grazie all’istruzione Vba Debug.Scri- vi il contenuto della variabile specificata dopo l’istruzione. Per aggiungere un controllo nella scheda Controllo è suffi- ciente fare un clic con il pulsante destro del mouse e scegliere il comando Aggiungi controllo. Nella finestra che viene visualizzata basta inserire il nome della variabile di cui si vuole visualizzare il contenuto. Se si intende modifi- care un controllo, è sufficiente, sempre dopo aver fatto clic con il pulsante destro del mouse, scegliere il comando Modifica controllo. Per visualizzare il contenuto di una variabile nella scheda Immediata bisogna usare, all’interno del codice del modu- lo, l’istruzione Debug.Scrivi (Debug.Print con Excel 97). Con Excel 97 è stata modificata anche la finestra di Debug. Risulta infatti più coerente, riunendo in un’unica finestra le funzioni delle due schede (Controllo e Immedia- ta) della precedente versione. La finestra rimane divisa in due zone, una per controllare quale istruzione si sta eseguendo, l’altra per controllare il contenuto delle variabili. Nella seconda zona, verranno in- seriti i valori che seguono l’istruzione Debug.Print (in pratica sostituisce la finestra Immediata della precedente versione di Excel). Che fine ha fatto la scheda Controllo? In realtà, è integrata nella prima zona, quella che indica l’istruzione che sta per essere eseguita. Infatti, posizio- nando il puntatore sul nome di una variabile ne viene mostrato il contenuto. Oltre ai pulsanti per avviare l’esecuzione del modu- lo e introdurre una pausa (molto simili nell’aspetto agli analoghi pulsanti di un lettore di cd), sono pre- senti i pulsanti per l’esecuzione passo-passo (evi- denziati dal riquadro rosso). Quello più a destra consente di non ripetere le istruzioni in un ciclo. La scheda Controllo riporta l’elenco delle variabili utilizza- te catalogate in ordine alfabetico, il valore che assumono durante l’esecuzione del modulo e anche il Contesto. La nuova finestra di debug di Excel 97 riunisce delle schede Con- trollo e Immediata della versione precedente. La funzione Con- trollo ora è disponibile direttamente nella zona dove viene visua- lizzato il codice in esecuzione. Basta posizionare il puntatore sul nome di una variabile e attendere un secondo: appare immedia- tamente un suggerimento che indica il valore attuale della varia- bile evidenziata. Per visualizzare il valore di una variabile nella finestra Immedia- ta è necessario utilizzare, all’interno del codice, l’istruzione De- bug.Scrivi. Se si vogliono visualizzare più valori sulla stessa ri- ga, come nel caso dell’immagine, bisogna utilizzare il separato- re di elenco, cioè il punto e virgola, tra un valore e l’altro. È ne- cessario introdurre anche uno spazio, con l’istruzione Car (32). Grafici e tabelle US AR E Pc Open Settembre ‘97119 L’Ole (Object linking and embedding) e il Dde (Dyna- mic data exchange) permettono di importare, mediante le consuete operazioni di copia e incolla, elementi e da- ti da un’applicazione all’altra, mantenendo un collega- mento dinamico tra l’origine e la destinazione. In altre parole, è possibile inserire in un documento scritto con Word un grafico creato in Excel e aggiornarlo automati- camente ogni volta che si verifica una variazione nei da- ti del foglio di calcolo. L’utilità pratica di queste funzio- ni è facilmente intuibile, soprattutto per chi lavora in azienda. Nel caso, ad esempio, di un Direttore Vendite che deb- ba preparare per il Presidente della sua società relazio- ni periodiche sul fatturato realizzato dal suo reparto, il modo più semplice di procedere consiste nell’effettuare le seguenti operazioni nella sequenza indicata: - in Excel (o in un’altra applicazione che supporti le funzioni OLE), creare una tabella che raccoglie i dati de- siderati; - nello stesso foglio di calcolo, realizzare un grafico ba- sato sulla tabella (ad esempio sfruttando la potente fun- zione di Excel Autocomposizione grafico); - in Word (o in un altro elaboratore di testi OLE), prepa- rare il testo della relazione e importare il grafico creato in Excel mediante una procedura speciale. Quando i dati originali muteranno, sarà sufficiente modificare la tabel- la di Excel e, con pochi colpi di mouse, verrà automati- camente aggiornato il grafico inserito nella relazione. COME FARE Innanzitutto occorre aprire Excel e impostare una semplice tabella. Nell’esempio, si supponga che il set- tore Vendite sia suddiviso in sei aree commerciali. La tabella avrà perciò sette colonne (una per ogni area, più la prima per l’in- testazione dei mesi del- l’anno) e tredici righe (una per ogni mese, più la prima per l’intestazione delle aree). Siccome l’an- no è ancora in corso, la tabella è incompleta. Il Direttore Vendite de- ve presentare una relazio- ne sul fatturato consegui- to nel primo semestre. Per ottenere un maggiore impatto sul Presidente e presentare più efficace- mente i suoi dati, il Diret- tore elabora un grafico. In Excel, è sufficiente selezionare le celle che fanno parte della tabella (e solo quelle, senza spazi intorno) quindi fare clic sul pulsante Autocomposi- zione grafico: in questo mo- do si avvia una procedura automatica che conduce l’utente passo per passo nella creazione del grafico. Innanzitutto il puntatore del mouse diventa una cro- cetta: bisogna fare clic sul foglio di lavoro e, tenendo premuto il pulsante del mouse, trascinare il puntatore nella posizione finale (in cui si collocherà il vertice in- feriore destro del grafico), infine si deve rilasciare il pul- sante. Non c’è da preoccuparsi se le dimensioni risul- tanti non sono del tutto soddisfacenti: il grafico potrà essere spostato o ridimensionato successivamente. Da qui in poi, l’unico compito dell’utente sarà di indi- care al programma le proprie preferenze, senza dover compiere alcun intervento tecnico: all’interno di ogni fi- nestra basta attivare le opzioni desiderate e premere il pulsante Avanti; giunti al termine della procedura, basta fare clic sul pulsante Fine. Il grafico comparirà bell’e pronto nel foglio di calcolo: il più è fatto. Piccoli grafici crescono... Preparare una relazione con il proprio ela- boratore di testi. Inserire nella relazione un grafico creato con il proprio foglio di calcolo. Aggiornare automaticamente la relazione quando mutano i dati del foglio di calcolo. Com- plicato? Niente affatto! Questa scheda vi spie- ga passo per passo come effettuare l’opera- zione utilizzando Word ed Excel. Di fare � Se non avete mai sperimentato le funzio- ni Ole di Windows, que- sta è l’occasione per provare: scoprirete che non è difficile come si può immaginare. Di non fare � Non esagerare con i collegamenti: poiché impegnano risorse del sistema, è opportuno collegare solo i dati che devono essere real- mente aggiornati. consiglia Pc Open Settembre ‘97120 Grafici e tabelle US AR E Si tenga comunque in esecuzione Excel, magari ridu- cendolo a icona. Adesso si può imbastire in Word il testo della relazio- ne, posizionando il cursore nel punto in cui si vuole in- serire il grafico. ☞ Attenzione: si potrebbe pensare a questo pun- to di copiare semplicemente negli Appunti il grafico creato con Excel e incollarlo in Word, ma in questo ca- so non è la soluzione giusta. Per sfruttare le funzioni OLE di Windows, e dunque far sì che in futuro il gra- fico venga aggiornato automaticamente, occorre av- valersi di un’opzione specifica del programma. Occorre perciò aprire il menu Modifica di Word e fare clic sul comando Incolla speciale. Poi bisogna fare clic sulla casella Incolla collegamento e selezionare la prima voce dell’elenco, Oggetto grafico Microsoft Excel. Facendo clic su OK, il grafico verrà inserito nel docu- mento, mantenendo un collegamento virtuale con il fo- glio di calcolo di origine, che ne permetterà l’aggiorna- mento automatico. Quando sarà necessario aggiornare i dati e la relazio- ne, ad esempio una volta giunti a fine anno, basterà in- fatti compiere questi passi: - modificare la tabella di Excel, aggiungendo i dati man- canti (o anche modificando quelli esistenti); il grafico in Excel rifletterà immediatamente le modifiche che sono state apportate; - modificare il testo della relazione in Word; - selezionare il grafico precedentemente inserito nel documento, aprire il menu Modifica di Word e scegliere il comando Collegamenti. In questo modo, nel documento apparirà il grafico ag- giornato. Per eseguire questa operazione, è preferibile (per un principiante) lavorare separatamente prima in Excel e successivamente in Word, ma è disponibile una scor- ciatoia: aprendo soltanto Word e scegliendo dal menu Modifica il comando Oggetto collegato Foglio di lavoro, si può accedere direttamente ai comandi di Excel per mo- dificare la tabella e aggiornare il grafico. La scelta di adottare l’una o l’altra modalità dipende dal proprio grado di esperienza e dalle proprie prefe- renze. Infine, una raccomandazione: è opportuno organizza- re il disco rigido in modo da raccogliere insieme i docu- menti che contengono oggetti collegati ad altri docu- menti: così facendo, si evita di cancellare per sbaglio i file sorgente di dati utilizzati da altri file. • Piccoli grafici crescono... La distribuzione del file di un documento che contiene un og- getto collegato può essere fon- te di problemi: quando infatti il documento viene di- stribuito, la possibilità di aggiornamento automatico viene persa, poiché non sono più validi i riferimenti al- la posizione su disco dei file collegati. TIP Le formule vengono utilizzate per effettuare opera- zioni matematiche (ma non solo matematiche) sul con- tenuto delle celle. Le celle sono individuate dell’intersezione di righe e colonne. Se si intende prendere in considerazione il contenuto della prima cella in alto a sinistra del foglio di lavoro, se ne deve specificare l’indirizzo fisico, che nel caso specifico è A1. A è il nome della colonna, 1 è il nome della riga. È facile constatare come, in presenza di formule com- plesse, che cioè si riferiscono al contenuto di numerose celle, l’interpretazione diventi un’operazione assai lun- ga, poiché non è sempre agevole ricordarsi qual è la funzione di ogni singola cella che viene utilizzata nella formula. Il problema dell’interpretazione dei contenuti di una formula può essere facilmente aggirato assegnando alle celle un nome significativo, poiché il nome assegnato automaticamente alle celle dal programma utilizzato, non è altro che un metodo imparziale per fornire a tutti gli utenti un punto di partenza comune. Il nome delle celle può essere personalizzato, e può quindi essere usato per riferirsi ad esse ricordandosene il nome, senza doversi ricordare la riga e la colonna di appartenenza. Microsoft Excel (negli esempi è stato utilizzato Excel per Windows 95, ma i concetti possono essere facil- mente adattati a qualsiasi foglio di calcolo presente sul mercato) consente di assegnare il nome alle celle molto semplicemente: una volta selezionata la cella a cui si in- tende assegnare un nuovo nome, è sufficiente scegliere il comando Nome nel menu Inserisci. Appare così un sot- tomenu, all’interno del quale è necessario scegliere il comando Definisci. La finestra di dialogo che viene visualizzata, De- finisci nome, consente di assegnare il nuovo nome inserendolo nella casella di testo disposta nella parte alta della finestra (Nomi nella cartella di la- voro). La parte sottostan- te viene utilizzata come riepilogo: al suo interno vengono infatti mostrati eventuali nomi già asse- gnati ad altre celle del fo- glio di lavoro. Completa la finestra la presenza della casella Riferito a, in cui viene visualizzato l’indi- rizzo fisico della cella a cui il nome fa riferimento (figura 1). Premendo il pulsante OK il nome specificato viene assegnato alla cella selezionata e in seguito sarà possibile utilizzarlo al posto dell’indirizzo fisico. ☞ È possibile asse- gnare più nomi a più cel- le contemporaneamente, ma la procedura varia leggermente. È infatti ne- cessario, una volta asse- gnato il primo nome, spe- cificare “manualmente” un nuovo indirizzo nella casella Riferito a e, spe- cificato un nuovo nome nella casella di testo No- mi nella cartella di la- voro, premere il pulsan- te Aggiungi. Utilizzando questo pra- tico sistema, si possono sostituire le formule enig- matiche che fanno riferimento all’indirizzo fisico delle celle del foglio elettronico, come, ad esempio: = A7 - A10 con formule più leggibili, quali: = SubTotale - Spese Calcolare US AR E Pc Open Giugno ’9791 Formule più leggibili nel foglio di calcolo Se le formule sono complesse risulta assai difficile comprenderle immediatamente. Tutta- via è possibile usare nomi descrittivi per evi- tare aridi riferimenti a righe e colonne. Di fare � La scelta del nome da utilizzare (sia per le celle, sia per gli inter- valli) è un’operazione molto delicata: da que- sto elemento dipende la facilità del suo utilizzo. Molto spesso si asse- gnano nomi troppo diffi- cili da ricordare, venen- do a perderne la carat- teristica fondamentale: la semplicità. Di non fare � Anche se le prime volte che si utilizzano i nomi si è inevitabil- mente portati ad abu- sarne, non dimenticare di valutarne attenta- mente l’effettiva neces- sità: fogli di lavoro in cui compaiono troppi nomi ottengono, molte volte, il risultato oppo- sto, cioè una situazione di disordine. Qualora ci si intenda spostare al- l’interno del foglio di la- voro utilizzando i nomi assegnati alle celle, si rischierebbe di perdere troppo tempo a ricerca- re il nome necessario. Alla prova dei fatti, il doversi spostare su e giù lungo le voci della casella diventa noioso e irritante. consiglia Figura 1 - La finestra di dialogo Definisci nome, oltre a permette- re di assegnare un nome alle celle, consente di visualizzare i no- mi che sono già stati utilizzati. Pc Open Giugno ’9792 Calcolare US AR E A titolo d’esempio, è stato creato un semplice foglio di lavoro (vedi a pagina 94), che fa le veci di una prima nota: tutti i nomi e le formule utilizzate al suo interno sono stati messi in evidenza, in modo da rendere subi- to chiari i vantaggi ottenibili. Ovviamente il foglio è so- lo un esempio e non va inteso come istruzioni precise per la creazione di una prima nota. I vantaggi che derivano dall’utilizzo di nomi significa- tivi assegnati alle celle non sono esclusivamente di na- tura logica, esiste anche un’utilità pratica: normalmen- te, facendo uso di cartelle di lavoro composte da più fo- gli, si ha spesso la necessità di manipolare, in uno dei fogli che compongono la cartella, le informazioni conte- nute in un altro foglio ed è in questi casi che i nomi de- scrittivi più sono di aiuto. Ad esempio, si ponga il caso che in unico documen- to di Excel siano utilizzati tre fogli: i primi due conten- gono delle formule che calcolano il valore totale degli articoli venduti, nel terzo foglio, grazie alla funzione SOMMA, si calcola la somma dei valori ottenuti nei pri- mi due. Posto che il primo valore viene posizionato nella cel- la B10 del primo foglio e il secondo valore viene posi- zionato nella cella B10 del secondo foglio, il risultato, nel terzo foglio, verrebbe ottenuto impostando la for- mula = SOMMA (Foglio1!B10:Foglio2!B10) Utilizzando i nomi si semplifica notevolmente tutta la procedura. Sempre utilizzando l’esempio precedente, assegnia- mo alla cella B10 del primo foglio il nome Totale1 e al- la cella B10 del secondo foglio il nome Totale2. La fun- zione, nel terzo foglio, diventa = SOMMA (Totale1:Totale2) Molto più semplice e comprensibile. I lettori più attenti si saranno sicuramente accorti di un particolare interessante: nella zona immediatamen- te sopra al nome delle colonne e che precede la barra delle formule, vengono normalmente visualizzati gli in- dirizzi delle celle selezionate. Se si prova a selezionare una cella a cui è stato as- segnato un nome, esso viene mostrato in questo ri- quadro. Nella parte destra di questa casella è anche presente un pulsante che rappresenta una freccia verso il basso. Facendovi clic, tutti i nomi assegnati alle celle della cartella di lavoro vengono visualizzati (figura 2). Questa non è altro che una casella di riepilogo e può essere utilizzata per spostare la selezione sulla cella a cui il nome fa riferimento. ☞ I nomi assegnati alle celle possono essere usa- ti all’interno dei moduli di Excel, che dispone di un vero e proprio linguaggio di programmazione (il Vi- sual Basic for Application, spesso abbreviato con la sigla VBA). È infatti possibile riferirsi alle celle uti- lizzandone gli eventuali nomi precedentemente as- segnati. Se si usa il Visual Basic per Applicazioni, è possibile riferirsi al contenuto di una cella utilizzando la se- guente sintassi: Fogli(“Nome_del_foglio”).Intervallo(“indirizzo_del- la_cella”) Se ad esempio si volesse azzerare il contenuto della cella A1 del foglio di lavoro Foglio1, il comando da uti- lizzare sarebbe: Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“A1”) = 0 Se si assegna un nome significativo alla cella A1, co- me, ad esempio, Cella_iniziale il comando diventereb- be: Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“Cella_iniziale”) = 0 Naturalmente, in questo caso, l’utilizzo di un nome potrebbe sembrare inutile e dispendioso. Si pensi però a un programma complesso, che fa un uso intensivo delle informazioni presenti in determi- nate celle del foglio di lavoro. Prima di utilizzare le istruzioni che permettono di va- riare queste informazioni, bisognerebbe verificare l’e- sattezza di ogni indirizzo che si intende utilizzare. Se, in- vece, sono stati assegnati nomi significativi alle celle i cui valori vengono utilizzati nelle formule, sarà estre- Formule più leggibili nel foglio di calcolo Quando si utilizzano cartelle di lavoro composte da più fogli, è consigliabile fare seguire al nome vero e proprio assegnato alla cella il numero del foglio in cui risiede. In questo modo, oltre a capire dal nome l’esatta collocazione della cella all’interno del- la cartella di lavoro, sarebbe possibile utilizzare nomi uguali, che consentono di ottenere una maggiore chia- rezza e un utilizzo più semplice e immediato. TIP Figura 2 - La casella di controllo posta nella zona sopra alle inte- stazioni delle colonne e che precede la barra delle formule, consen- te di controllare i nomi assegnati alle celle. Inoltre, selezionando uno dei nomi dall’e- lenco è possibile spo- starsi velocemente nella relativa cella, in- dipendentemente dal- la sua posizione nella cartella di lavoro. Calcolare US AR E Pc Open Giugno ’9693 mamente semplice e veloce ottenere i risultati deside- rati. Inoltre, lo stile del programmatore si vede proprio dalla chiarezza del codice scritto: in questo modo, an- che chi legge per la prima volta un listato riuscirebbe a capirne lo scopo, senza neanche doverlo eseguire e analizzare. Un altro vantaggio dell’utilizzo dei nomi delle celle deriva dalla possibilità di adattare a nuovi scopi le ma- cro create. Grazie a una facile interpretazione, saranno sempre di più le parti di codice che potranno essere riutilizzate. I nomi delle celle, in questo caso, potrebbero servi- re semplicemente da segnaposti e venire sostituiti, in seguito, con altri nomi o indirizzi. È consigliabile esercitarsi nell’uso dei nomi modifi- cando le piccole applicazioni presentate nei numeri scorsi: sia la slot machine che l’applicazione per il cal- colo del costo di una schedina si prestano particolar- mente a questo scopo, poiché contengono parti di co- dice in Visual Basic per Applicazioni che fanno largo uso di funzioni che hanno come argomento il contenu- to di alcune celle del foglio di lavoro. La loro comprensione potrebbe addirittura trarre un notevole vantaggio con l’utilizzo dei nomi: anche chi non è proprio un programmatore esperto potrebbe im- mediatamente capire lo scopo delle istruzioni e delle formule utilizzate e apportarvi quindi modifiche, per- sonalizzazioni e migliorie. • Formule più leggibili nel foglio di calcolo Trucchi e astuzie per i fogli elettronici NOMI SENZA SPAZI All’interno dei nomi che si intendono assegnare alle cel- le non è possibile utilizzare gli spazi (provandoci, si vie- ne inevitabilmente raggiunti da un messaggio di errore). Tuttavia, non è escluso che si possano assegnare dei nomi significativi, dato che, a parte questo divieto, non esistono limitazioni per quanto riguarda la lunghezza delle stringhe che si possono utilizzare. Se, ad esempio, si intende assegnare a una cella il nome Totale netto, è possibile utilizzare un semplice accorgimento: tra le due parole è sufficiente inserire un carattere qualsiasi. È prassi comune, in questi casi, utilizzare il simbolo Sottolineatura, che si ottiene premendo il tasto e . GLI INTERVALLI È possibile assegnare nomi significativi anche agli inter- valli, utilizzando lo stesso metodo illustrato per le celle. Ricordiamo che gli intervalli non sono altro che insiemi contigui di celle. Una volta selezionato l’intervallo desiderato (non ci sono limiti per quanto riguarda il numero di celle da cui può essere composto), è sufficiente ripetere la procedura già utilizzata per assegnare un nome a una cella. L’assegnamento dei nomi agli intervalli di celle viene utilizzato soprattutto per spostarsi velocemente tra gruppi di celle che contengono valori omogenei, ossia che sono tutti dello stesso tipo (per tipo si intende la natura dei dati, non tanto il loro valore). La definizione e l’assegnamento dei nomi agli intervalli ha senso soprattutto nel campo della programmazione: al verificarsi di una determinata condizione (all’interno di una cella o di un altro intervallo), il valore delle celle che lo compongono può essere modificato in blocco. Ad esempio, è possibile programmare il foglio di lavoro in modo che i valori di tutte le celle di un determinato intervallo siano azzerati in blocco quando la loro somma supera un limite prefissato. Anche l’assegnamento di nomi significativi agli intervalli può essere quindi un metodo efficace sia per una facile comprensione dei compiti svolti dalle formule presenti nel foglio, sia per una maggior chiarezza. INDIRIZZI DELLE CELLE CON NOME Una volta applicato il nome a una cella, per sapere il suo indirizzo nel formato colonna/riga, sarebbe necessario evincerlo “manualmente”, ossia controllare dapprima la colonna di appartenenza, quindi la riga. Esiste tuttavia un metodo più veloce, ma soprattutto meno scomodo. Infatti, è sufficiente tenere premuto il pulsante sinistro del mouse nella cella desiderata: in un primo momento appare il nome della cella, quindi, se si mantiene premuto il pulsante del mouse, appare l’indirizzo fisico della cella (detto anche indirizzo assoluto). Una volta assegnato il nome (Intervallo) alle celle A1-C16, ci si può spostare velocemente al loro interno. Pc Open Giugno ’9694 Calcolare US AR E Il foglio di calcolo in dettaglio La cella B20 contiene la formula che calcola il totale dei valori presenti nelle celle dalla B2 alla B16. La formula in questione é: = SOMMA (B2:B16) Il valore della cella B20 rappresenta quindi il totale delle entrate nel periodo specificato dalle celle nella colonna A (dall’1 al 15 febbraio) e gli è stato assegnato il nome tot_entrate. La cella C20 contiene la formula che calcola il totale dei valori presenti nelle celle dalla C2 alla C16. La formula in questione é: = SOMMA (C2:C16) Il valore della cella C20 rappresenta quindi il totale delle entrate nel periodo specificato dalle celle nella colonna A (dall’1 al 15 febbraio) e gli è stato assegnato il nome tot_uscite. La cella B25 contiene l’aliquota IVA su cui vie- ne calcolato l’importo dovuto allo Stato. Grazie a questo semplice accorgimento, non sarà ne- cessario variare la formula (nella cella C25) qualora dovesse variare l’aliquota IVA. Il nome della cella è aliquota_iva. Per impostare il formato data in modo che venga automaticamente visualiz- zato nella forma illustrata, è necessario selezionare tutte le celle e premere il pulsante destro del mou- se. All’interno del menu che appare, si deve sce- gliere il comando Formato celle. Nella parte sinistra della finestra di dialogo basta selezionare la voce Data e scegliere il formato desiderato. In questa cella viene calcolato l’importo dell’ IVA. La formula utilizzata è: = (tot_lordo*aliquota_iva)/100 Alla cella è stato assegnato il nome tot_iva. La cella C23 contiene la situazione di cassa prima che venga scorporata l’I- VA. Il valore viene ricavato dalla sot- trazione degli importi presenti nelle celle B20 (tot_entrate) e C20 (tot_usci- te). La formula utilizzata è: = tot_entrate-tot_uscite. Nella cella C27 viene calcolata l’ipote- tica cifra netta derivante dalla differen- za tra le entrate, le uscite e sottraendo l’IVA. Il nome della cella è tot_finale e la formula utilizzata è = tot_lordo-tot_iva Per ottenere la visualizza- zione dei valori numerici nel modo corretto, ossia con il punto di separazione delle migliaia, è possibile selezionare le celle desi- derate e premere il pul- sante destro del mouse. Dal menu che viene visua- lizzato bisogna scegliere il comando Formato celle. Nella finestra di dialogo che viene visualizzata bi- sogna quindi selezionare la voce Valuta. È anche possibile utilizzare il pul- sante con il simbolo delle banconote nella barra de- gli strumenti. Formule più leggibili nel foglio di calcolo Questo mese presentiamo un foglio di lavoro che per- mette di calcolare velocemente il costo di una schedina. È possibile ricostruire sul proprio computer la struttu- ra mostrata nella figura 1, tenendo però presente che, qualora si intendesse modificarla, è possibile farlo libe- ramente, avendo l’accortezza di variare di conseguenza il codice che costituisce il modulo principale. Nel foglio di lavoro sono stati inseriti gli spazi per le informazioni sulla data e sul numero del concorso, lo spazio necessario all’inserimento dei nomi delle squa- dre impegnate nei tredici incontri e, naturalmente, lo spazio dedicato all’inserimento del sistema che si in- tende giocare. Per l’inserimento del sistema si è pensa- to di utilizzare un metodo molto simile a quello della schedina vera e propria: bisogna infatti inserire una x in corrispondenza dei segni 1, X e 2, riportati nella parte superiore del foglio. Il foglio di lavoro, una volta inserite le informazioni, è in grado di calcolare automaticamente il numero delle colonne che costituiscono il sistema inserito e il suo co- sto, mediante la pressione del pulsante Calcola dettagli sistema. Una volta riprodotta la struttura del foglio, è possibile creare il modulo che si occupa di calcolare tutte le informazioni sul sistema. Ricordiamo che per inserire un modulo nel foglio di lavoro è necessario scegliere il comando Macro nel me- nu Inserisci e, nel sottomenu che viene visualizzato, sce- gliere la voce Modulo. In questo modo viene creato un nuovo foglio denominato, appunto, Modulo. Attenzione: nel codice si fa spesso riferimento al foglio Pronostico, che non è altro che il primo foglio della cartella di lavoro (cioè Foglio1). Se non si intendono apportare mo- difiche al codice, sarà ne- cessario, quindi, modifica- re il nome del primo foglio in Pronostico, facendo un clic con il pulsante destro del mouse in prossimità della sua linguetta (nella parte inferiore della fine- stra di Excel) e sceglien- do, dal menu che appare, il comando Rinomina. Una volta terminato l’inserimento del codice, é necessario creare il pul- sante che permette di ese- guirlo. A questo scopo bi- sogna servirsi della barra degli strumenti Disegno. Se questa non è già visua- lizzata, è necessario sce- gliere il comando Barre degli strumenti dal menu Visualizza e fare un clic in corrispondenza della voce Disegno all’interno della finestra che viene aperta. Quin- di, selezionato lo strumento Pulsante, si posizioni il pun- tatore nel punto del foglio in cui lo si vuole creare (la posizione può essere decisa arbitrariamente, dal mo- mento che non influenzerà lo svolgimento della macro) e si trascini fino a raggiunge- re le dimensioni desiderate. Il pulsante viene quindi visualizzato e viene aperta una finestra di dialogo che permette di associargli un modulo, sce- gliendolo dalla lista. Una volta selezionato il nome del modulo (che, se è stato utiliz- zato quello dell’esempio, è Calcoladetta- gli) e premuto il pulsante OK, il foglio di lavoro sarà pronto all’utilizzo. IL NOSTRO PROGRAMMA VISTO DA VICINO Premettiamo che nel codice sono stati in- seriti i commenti, che ne migliorano sen- sibilmente la leggibilità ma, soprattutto, rendono estremamente semplice la sua eventuale personalizzazione. Prima di tutto è necessario creare un vet- Calcolare US AR E Pc Open Maggio ’97115 Excel, il totocalcio e un po’ di formule Microsoft Excel dispone di un potente lin- guaggio di programmazione, il Visual Basic for applications (Vba), che consente di realizzare schemi di calcolo personalizzati, come un foglio di lavoro per calcolare il rendimento di un in- vestimento. Questo mese facciamo vedere co- me si usa con un esempio utile e divertente: sapere quanto costa schedina. Di fare � Durante la creazione della struttura del foglio di calcolo, impostare la proprietà della celle. Se si prevede che una cel- la dovrà contenere una data, per esempio, as- segnare tale caratteri- stica alla cella deside- rata, in modo che le informazioni che con- viene vengano presen- tate nel modo migliore. Di non fare � Lo sviluppo orizzon- tale di un foglio di cal- colo può renderne labo- riosa la lettura. Si con- siglia di progettare i fo- gli di lavoro in modo che si sviluppino verti- calmente nella finestra del foglio di calcolo, da- to che la loro lettura ri- sulta così più naturale. consiglia Figura 1 - Ecco come si presenta il nostro foglio di lavoro, che permette di conoscere i dettagli e il costo del sistema inserito. Pc Open Maggio ’97116 Calcolare US AR E tore. Un vettore può essere inteso come un insieme or- dinato di variabili dello stesso tipo. In questo vettore vengono inserite le informazioni relative ad ognuno dei tredici pronostici presenti nel foglio di lavoro. Per crea- re un vettore è necessario servirsi dell’istruzione Dim. Quindi, l’istruzione Dim ris(12) crea una variabile che offre lo spazio per l’inserimento di tredici valori (è estremamente importante, al fine di non creare confu- sione, ricordarsi che anche la posizione 0 viene utiliz- zata). Per mezzo di due cicli (individuati dalle istruzioni Per...FinoA) vengono quindi analizzate, una per una, tut- te le informazioni presenti nello spazio relativo ai pro- nostici degli incontri: dato che il simbolo x può indivi- duare una fissa, una doppia o una tripla, il ciclo più in- terno (Per colonn=0 FinoA 2) si occupa di controllare le colonne relative ai segni 1, X e 2, mentre il ciclo esterno (Per righ=0 FinoA 12) si occupa di spostarsi dal primo incontro fino all’ultimo. Le informazioni che vengono via via rilevate vengono associate ad un valore numerico e inserite nel vettore ris(n). Infatti, la formula ris(righ)=ris(righ)+2^colonn ha il seguente effetto: - se è presente una x nello spazio del segno 1, viene ag- giunto il valore 2^0 (cioè 1) a ris(righ); - se è presente una x nello spazio del segno X, viene ag- giunto il valore 2^1 (cioè 2) a ris(righ); - se è presente una x nello spazio del segno 2, viene ag- giunto il valore 2^2 (cioè 4) a ris(righ). Ne deriva che i valori 1, 2 e quattro individuano, ri- spettivamente, le fisse 1, X e 2. Inoltre, grazie a questo metodo, è possibile non solo individuare eventuali dop- pie o triple, ma anche che doppie e che triple sono pre- senti. Se, ad esempio, è stata assegnata la tripla ad un incontro, il vettore ris(righ) relativo a quell’incontro conterrà il valore 7 (2^0+2^1+2^2= 1+2+4=7). L’utilità di questo metodo è però più chiara nel caso delle doppie. Se, ad esempio, è stata assegnata la doppia 1-2 ad un in- contro, il valore di ris(righ) relativo a quell’incontro sarà 5 (2^0+2^2=1+4=5). Se invece fosse stata assegnata la doppia 1-X, il valore sarebbe 3 (2^0+2^1=1+2=3). Effettuati tutti i controlli necessari e inseriti i valori ri- sultanti, non rimane che effettuare il calcolo delle fisse, delle doppie e delle triple. Per effettuare tale tipo di istruzione ci siamo serviti della struttura di controllo Seleziona Caso, che risulta decisamente più efficiente e compatto di una serie di istruzioni Se...Allora. Grazie a questa struttura è possibile incrementare, a seconda del valore di ris(righ), le variabili fisse, doppie e triple. La struttura termina con l’istruzione Fine Seleziona. Vengono quindi inserite nel foglio di lavoro, nelle ap- posite caselle, il numero di fisse, di doppie e di triple ri- levate (allo scopo di permettere un controllo sulla vali- dità delle informazioni raccolte dalla procedura Calco- ladettagli). Infine viene calcolato il numero di colonne che costituiscono il sistema inserito (questo viene ef- fettuato grazie ad una semplice formula matematica) e viene moltiplicato per 800 (cioè il costo attuale di una colonna), in modo da conoscere il costo del sistema. Il foglio di lavoro presentato vuole essere solamente un esempio dei risultati ottenibili con un foglio di cal- colo (gli esperti del totocalcio non avranno sicuramen- te bisogno di questa piccola applicazione), ma se l’ar- gomento susciterà interesse nei lettori, saranno aggiun- te funzionalità al foglio come, ad esempio, la riduzione condizionata dei pronostici inseriti. • Excel, il totocalcio e un po’ di formule Nel caso si crei un foglio di la- voro che contiene diverse ma- cro (moduli) è consigliabile utilizzare nomi significativi. In questo modo sarà più semplice mantenere il foglio creato, individuando ve- locemente gli elementi necessari. TIP Procedura Calcoladettagli() ‘ ris è il vettore che contiene le righe della schedina ‘ righ è il numero di riga della schedina ‘ Le fisse sono: 1, 2 e 4 ‘ Le doppie sono: 3, 5 e 6 ‘ La tripla è: 7 Dim ris(12) Per righ = 0 FinoA 12 Per colonn = 0 FinoA 2 Se Fogli(“Pronostico”).Celle(5 + righ; 3 + colonn) = “x” Allora ris(righ) = ris(righ) + 2 ^ colonn Fine Se Successivo ‘ Analisi delle fisse, delle doppie e delle triple Seleziona Caso ris(righ) Caso 1 fisse = fisse + 1 Caso 2 fisse = fisse + 1 Caso 3 doppie = doppie + 1 Caso 4 fisse = fisse + 1 Caso 5 doppie = doppie + 1 Caso 6 doppie = doppie + 1 Caso 7 triple = triple + 1 Caso Altrimenti Fine Seleziona Successivo Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“H12”) = fisse Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“H14”) = doppie Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“H16”) = triple numcol = (1 ^ fisse) * (2 ^ doppie) * (3 ^ triple) Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“c21”) = numcol costosis = numcol * 800 Fogli(“Pronostico”).Intervallo(“A21”) = costosis Fine Procedura Il programma, passo passo Excel dispone di funzioni specifiche per creare e gestire dei numeri casuali. Il programma è in grado di generare ca- sualmente un valore compreso tra zero e uno. Più precisa- mente, questo valore può essere uguale o maggiore di ze- ro, ma in nessun caso può essere uguale o maggiore di uno. La funzione che permette di generare un numero ca- suale è NumCasuale. Il valore ottenuto può essere poi mo- dificato a piacere con altre funzioni. Se, ad esempio, si in- tende assegnare alla variabile numerica x un numero inte- ro casuale compreso tra uno e cento, è necessario utiliz- zare, all’interno di un modulo nella cartella di lavoro aper- ta, la sintassi: x = Int (100*NumCasuale+1) Come si può notare della formula presentata, dato che la funzione NumCasuale fornisce un valore non intero, è ne- cessario utilizzare l’operatore Int (che, lo ricordiamo, tron- ca la parte frazionaria del numero). Impareremo a genera- re e gestire i numeri casuali realizzando un piccolo gioco: una slot machine, macchina che fa un uso intenso di com- binazioni di numeri (o simboli) scelti casualmente tra quelli disponibili. La nostra slot machine dispone delle cifre da uno a set- te. Quindi, all’interno della formula che consente di gene- rare un numero casuale, viene fornito, come valore massi- mo da considerare, il numero sette. Ma passiamo ora alla creazione vera e propria dell’ap- plicazione. La prima operazione da effettuare è decidere la disposizione degli elementi nel foglio di lavoro, dato che tutto il codice del modulo trae informazioni e modifica il contenuto delle celle. Nella celle A1 e A2 vengono inserite le voci Gettoni ini- ziali e Gettoni rimasti. Nella cella B1 deve essere inserito il numero di gettoni che si intende utilizzare, mentre nella cella B2 vengono visualizzati i gettoni rimasti. Le celle C5, E5, D5 sono invece destinate a contenere i numeri dei rulli della slot machine. Per far e in modo che il modulo presentato funzioni correttamente, è necessario mantenere, almeno per questi elementi, gli indirizzi del fo- glio di lavoro indicati. Naturalmente, è anche possibile mo- dificare la disposizione de- gli elementi nel foglio di la- voro, facendo però atten- zione ad apportare le modi- fiche necessarie al codice del modulo. Prima di crea- re il pulsante che permet- terà di far girare i rulli della slot machine, è necessario inserire nel foglio di lavoro il modulo contenete il codi- ce. Infatti, quando viene creato un pulsante, Excel richiede di inserire il nome del modulo a cui viene as- sociata la pressione del pulsante stesso. Per creare il modulo bisogna scegliere il comando Modulo nel sot- tomenu che viene aperto scegliendo il comando Ma- cro nel menu Inserisci. In questo modo viene visua- lizzato un foglio completa- mente bianco, in cui si pos- sono scrivere le linee del codice. Passiamo ora all’analisi in dettaglio del codice. Si può pensare che il modulo sia diviso in tre parti prin- cipali: la prima si occupa del controllo sul numero di gettoni rimasti, la seconda si occupa della generazio- ne dei tre numeri casuali necessari e la terza contie- ne la definizione delle rego- le del gioco. La prima istruzione del codice serve ad indicare a Excel l’inizio del modulo, mentre l’ultima ne segnala la fine. Ri- cordiamo che tutti i moduli devono cominciare e termina- re con queste istruzioni. La seconda istruzione prende il valore presente nella cella B1 (cioè il valore inserito dal- l’utente che indica il numero di gettoni con cui si vuole ini- ziare a giocare) e lo assegna alla variabile maxgettoni. Que- sto assegnamento è necessario, poiché è proprio grazie a questa variabile numerica intera che verranno decremen- tati, di volta in volta, i gettoni a disposizione. Viene quindi effettuato un controllo (mediante il ciclo condizionale Se...Allora) che permette di stabilire se i gettoni a disposi- zione sono terminati: a questo scopo viene prelevato il va- lore presente nella cella B2 e viene controllato se questo valore è minore di uno. In caso affermativo, viene genera- to un avviso (mediante l’istruzione FinestraMessaggio). Il numero di gettoni disponibili viene quindi ripristinato, Calcolare US AR E Pc Open Aprile ’9799 Creiamo una slot machine con Excel La ricchezza di funzioni offerta da Excel per- mette di creare diverse applicazioni, che, a volte, possono anche somigliare a veri e pro- pri giochi (ma senza troppe pretese, soprat- tutto per ciò che riguarda l’aspetto grafico). L’utilizzo dei numeri casuali, ad esempio, può essere fonte inesauribile di idee per creare simpatici e divertenti passatempi. Di fare � Le istruzioni di un modulo vengono rico- nosciute da Excel e co- lorate per indicare il gruppo di appartenenza (istruzioni di controllo, commenti eccetera). Quando si scrive un pro- gramma, inserire le istruzioni in minuscolo. Se queste sono corret- te, vengono effettuate dal programma le tra- sformazioni necessarie. Se ciò non avviene, l’i- struzione non è ricono- sciuta ed è quindi ne- cessario ricontrollarla. Di non fare � Inserire commenti in un programma (facendo precedere il testo del commento da un apice) può risultare molto uti- le. Non utilizzando i commenti, sarebbe estremamente laborio- so apportare modifiche. Si eviti, quindi, di scri- vere un programma pri- vo di commenti. consiglia La barra de- gli strumen- ti di Visual Basic. Pc Open Aprile ’97100 Calcolare US AR E prendendolo dalla cella B1. Se, invece, ci sono ancora get- toni (e quindi il confronto dà esito negativo) il flusso del programma salta all’istruzione successiva a quella che in- dica la fine del ciclo condizionale (Fine Se). Viene ora descritto il funzionamento della parte di codi- ce che genera i tre numeri casuali. Le parti essenziali di questa porzione di codice sono solamente quelle in cui viene effettuato l’assegnamento alle variabili a, b e c. Pro- prio in questo punto del codice viene utilizzata la formula =Int (7 * NumCasuale + 1), già descritta in precedenza, che genera un valore intero casuale compreso tra il numero uno e il numero sette. Tutta la restante parte di questa sezione di codice è in- vece necessaria ad ottenere il classico effetto di rotazione dei rulli della slot machine. Alla variabile ciclo viene asse- gnato il valore zero. Quindi, con le istruzioni Esegui Fin- che...Ripeti, vengono di volta in volta variati i valori casua- li nelle celle C5, D5 e E5. Quando la variabile ciclo assume il valore numerico 70, il flusso del programma salta all’i- struzione successiva a Ripeti. In questa parte del modulo, l’ultima, vengono definite le regole del gioco. Quelle attualmente presenti sono quat- tro: il Jackpot, tre numeri uguali, la combinazione numeri- ca 1-2-3 e la combinazione numerica 3-2-1. Per rendere queste regole operative, sono stati utilizzate nuovamente le istruzioni condizionali Se...Allora. É possibile modificare facilmente le regole, aggiungendone di nuove o definendo, ad esempio, diverse combinazioni. Se viene verificata la validità di una delle combinazioni possibili, il numero di gettoni vinti viene aggiunto al valore presente nella cella B2 (che contiene il numero di gettoni rimasti). Una volta terminata l’immissione del codice, è necessario tornare al foglio di lavoro (facendo clic sulla relativa etichetta pre- sente nella parte inferiore della finestra di Excel) per inse- rire il pulsante che permette di far girare i rulli della slot machine. Una volta visualizzata la barra degli strumenti Di- segno, è necessario, dopo aver selezionato lo strumento che permette di inserire un pulsante nel foglio di lavoro, premere nel punto del foglio in cui si intende posizionare il pulsante e trascinare fino a definire la dimensione del pulsante stesso. Quindi, rilasciato il tasto del mouse, una finestra di dialogo chiede a che macro si vuole associare la pressione del pulsante appena creato. Si selezioni, in que- sta finestra, il nome assegnato alla macro (quello che se- gue la prima istruzione del modulo che, nel caso dell’e- sempio, è Spin). Come è possibile notare, le possibilità offerte dal lin- guaggio di programmazione di Excel (Vba, Visual Basic for Applications) sono moltissime e permettono di ottenere applicazioni complesse nei campi più disparati. • Creiamo una slot machine con Excel Per controllare l’esecuzione del programma passo passo, si utilizzi l’apposito strumento presente nella barra degli strumenti. In caso di mal- funzionamenti, sarà possibile individuare più veloce- mente l’errore. TIP Il foglio di lavoro che contiene la slot machine. Procedura spin() maxgettoni = Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b1”) Se Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”) < 1 Allora FinestraMessaggio (“Devi inserire altri gettoni”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b1”) Fine Se ‘ogni volta che si preme il pulsante Spin ‘viene decrementato il numero di gettoni a disposizione Fogli(“foglio1”).Intervallo(“b2”) = Fogli(“foglio1”).Intervallo((“b2”))-1 ‘mette nelle celle i tre valori casuali ‘NumCasuale ciclo = 0 Esegui Finche ciclo = 70 Se ciclo < 20 Allora a = Int(7 * NumCasuale + 1) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“c5”) = a Fine Se Se ciclo < 40 Allora b = Int(7 * NumCasuale + 1) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“d5”) = b Fine Se c = Int(7 * NumCasuale + 1) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“e5”) = c ciclo = ciclo + 1 Ripeti ‘ecco le regole... Se a = b And b = c And c = 7 Allora FinestraMessaggio (“Che fortuna, hai fatto Jackpot”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+100 Fine Se Se a = b And b = c And c 7 Allora FinestraMessaggio (“Tre numeri uguali!!!”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+25 Fine Se Se a = 1 And b = 2 And c = 3 Allora FinestraMessaggio (“Combinazione 1,2,3”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+10 Fine Se Se a = 3 And b = 2 And c = 1 Allora FinestraMessaggio (“Combinazione 3,2,1”) Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)=Fogli(“Foglio1”).Intervallo(“b2”)+5 Fine Se Fine Procedura In Excel la data e l’ora sono interpretate come numeri. È possibile scegliere lo stile da utilizzare per la loro vi- sualizzazione, applicandone uno tra quelli offerti dal pro- gramma, alla cella desiderata. Per la rappresentazione e la gestione di tali elementi, Excel utilizza un formato particolare: infatti, internamen- te, la data e l’ora vengono gestite come numeri seriali. La data espressa come numero seriale 1 corrisponde alla data 1 Gennaio 1900. Si provi, ad esempio, a inserire in una cella del foglio di lavoro il numero 54541. Si appli- chi quindi il formato data desiderato alla cella. Come è possibile notare il contenuto della cella visualizza ora la data 28/04/2049. ☞ Quando si lavora con le date è quindi necessario tenere ben presente queste informazioni, dato che mol- to spesso si dovranno utilizzare funzioni di conversione dal formato seriale al formato data desiderato. Anche in questo caso, comunque, le possibilità offerte da Excel sono numerose. Per realizzare un calendario perpetuo possono essere utilizzati diversi metodi. Abbiamo scelto quello illustrato, anche se può essere ulteriormente ottimizzato, perché non presuppone l’utilizzo di macro e moduli e una volta comprese le funzioni inserite nel foglio di lavoro, risulta assai pratico e semplice nell’utilizzo. Grazie alle funzioni CONCATENA e TESTO è possibile ottenere i nomi dei gior- ni di ogni mese dell’anno precedentemente inserito in una determinata cella del foglio di lavoro. La prima ope- razione da effettuare è il progetto della disposizione delle informazioni nel foglio di lavoro. Come è possibile notare dalle immagini relative all’esempio presentato, la cella che contiene l’anno di cui si devono visualiz- zare i nomi dei giorni è stata posizionata nell’angolo superiore sinistro del foglio (A2). I giorni sono sta- ti posizionati orizzon- talmente ed i mesi verticalmente. Infine, nella parte sottostan- te al calendario vero e proprio, bisogna ri- servare una zona de- stinata a contenere la data estesa (giorno, mese e anno) dell’an- no di cui si vogliono visualizzare i nomi dei giorni. Tutto il calcolo successivo viene effettuato proprio su questa area del foglio di cal- colo che, quindi, risulta essere a tutti gli effetti il motore vero e proprio del calendario. Come già accennato precedentemente, le uniche due funzioni utilizzate nel foglio di lavoro sono CONCATENA e TESTO. La funzione CONCATENA accetta in ingresso i va- lori contenuti nelle celle di un foglio, di qualsiasi tipo es- si siano. La sintassi per utilizzare questa funzione è: CONCATENA (cella1;cella2;...;cellaN) dove cella1, cella2 e cellaN sono gli indirizzi fisici delle celle che contengono i valori da fondere in un’unica espressione. Se, ad esempio, la cella A1 contiene la lette- ra A e la cella A2 contiene la lettera B, inserendo nella cel- la B1 la funzione CONCATENA(A1;A2) viene visualizzata la stringa AB. La funzione TESTO serve a convertire il valore fornito in ingresso in testo, assegnandogli la formattazione desi- derata. La sintassi da utilizzare è: TESTO(valore;formato) dove valore è un numero, una formula che calcola un va- lore numerico o un riferimento a una cella che contiene un valore numerico e formato è un valore numerico espresso sotto forma di te- sto. Il parametro formato non può contenere l’asteri- sco e non può essere di ti- po Standard. Se, ad esempio, si inseri- sce nella cella A1 una data e nella cella A2 la funzione =TESTO(A1;“gggg”) viene visualizzato, nella cella A2, il nome del giorno indivi- duato dalla data inserita nella prima cella (A1). Una volta definita la struttura destinata a con- tenere i nomi dei giorni, si può cominciare ad inserire le formule. È necessario posizionarsi al di sotto della struttura del calen- dario per costruire il mo- tore dell’applicazione. La prima formula da in- serire è la seguente: =CONCATENA(giorno; “/”;mese;“/”;anno) Il parametro giorno è l’indirizzo della cella che contiene la prima intesta- zione delle colonne dei giorni; il simbolo “/” serve ad ottenere il carattere di separazione (compatibile Calcolare US AR E Pc Open Marzo ’9791 Creare un calendario con Microsoft Excel Excel dispone di numerose funzioni specifi- che per la gestione del formato data/ora. Gra- zie al loro utilizzo è possibile effettuare opera- zioni e manipolazioni relative alle date. Da fare � Se si utilizza una struttura diversa rispet- to a quella presentata, è necessario calcolare nuovamente le formule inserite nelle celle. Pri- ma di inserirle nelle celle con la comoda funzione di riempimen- to automatico controlla- re che la formula generi il risultato desiderato. Da non fare � Dopo avere utilizzato la funzione TESTO su un valore numerico, il ri- sultato viene considera- to come testo e non più come valore numerico. Per questo è necessario evitare di utilizzare que- sta funzione se si inten- dono effettuare calcoli matematici sul valore di una determinata cella. consiglia La cella che contiene l’anno di cui si vo- gliono visualizzare i nomi dei giorni è stata posizionata nell’angolo superiore sinistro del foglio. Pc Open Marzo ’9792 Calcolare US AR E con il formato data); il parametro mese è l’indirizzo della cella che contiene il numero associato ad ogni mese; il pa- rametro anno è l’indirizzo della cella che contiene l’anno per cui si intende effettuare il calcolo. Se, ad esempio, l’in- dirizzo della cella che contiene il numero del giorno è B3, l’indirizzo della cella che contiene il numero del mese è A4 e l’indirizzo della cella che contiene l’anno è A2, la for- mula da inserire, sotto alla struttura del calendario è: =CONCATENA(B3;“/”;$A$4;“/”;$A$2) L’utilizzo del simbolo $ per specificare l’indirizzo di una cella è indispensabile. Questo, infatti, permetterà di inse- rire soltanto dodici formule (invece di 365, una per ogni giorno dell’anno) e di utilizzare, per le altre celle, la fun- zione Riempi. Se non si utilizzasse questo sistema (detto indirizza- mento assoluto), usando la funzione Riempi verrebbero in- serite formule errate. Più semplicemente, bisogna utiliz- zare questo sistema per individuare un indirizzo quando è necessario che la funzione di riempimento automatico non incrementi (o decrementi) il riferimento alle celle. Se non sono stati commessi errori, premendo il tasto viene visualizzata, all’interno della cella e al posto della funzione inserita, la data 1/1/xxxx (dove xxxx è l’an- no inserito nell’apposita cella, che, nel caso dell’esempio, è nell’angolo superiore sinistro dello schermo). Si inseriscano, nelle celle sottostanti, le formule man- canti (cioè quelle relative agli altri undici mesi dell’anno). Le formule sono molto simili a quella già inserita, a diffe- renza dell’indirizzo della cella che contiene il numero del mese (il cui indice incrementa via via per specificare i me- si successivi). Per inserire le informazioni mancanti è ne- cessario sfruttare la funzione Riempi. Si posizioni il pun- tatore sulla prima cella della struttura (che contiene la data 1/1/xxxx) e vi si faccia un clic. Nella parte inferiore destra della cella appare un piccolo quadrato nero. Si pre- ma quindi il tasto sinistro del mouse su questo simbolo e si trascini verso destra fino a selezionare le celle neces- sarie (che sono, in tutto, trentuno). Se l’operazione è riuscita, accanto alla data 1/1/xxxx appare la data 2/1/xxxx e così via, fino ad arrivare alla da- ta 31/1/xxxx. Una volta ripetuta l’operazione per tutte le altre undici righe, la prima parte della creazione del calendario è ter- minata. Ora è necessario inserire le informazioni all’inter- no della struttura vera e propria del calendario. Si posizioni il puntatore nella cella individuata dall’in- tersezione del giorno 1 e del mese 1 (se è stata utilizzata la struttura dell’esempio il suo indirizzo dovrebbe essere B4) e si inserisca la formula =TESTO(prima data;“gggg”) dove il parametro prima data individua l’indirizzo della cella della struttura sottostante in cui è visualizzata la da- ta 1/1/xxxx. Premuto il tasto viene visualizzato il nome del giorno corrispondente alla data specificata. Ora, sempre utilizzando la funzione Riempi, si trascini fino a selezionare tutte le celle della prima riga della strut- tura del calendario. Vengono quindi visualizzati tutti i no- mi dei giorni del primo mese. È necessario ripetere questa operazione per le altre undici righe, avendo l’accortezza di fornire il parametro prima data corretto (per la seconda riga della struttura utilizzare l’indirizzo della cella che contiene la data 1/2/xxxx, per la terza l’indirizzo della cella che contiene la data 1/3/xxxx eccetera). Dopo aver effettua- to tutte le operazioni di riempimento ne- cessarie, la struttura è pronta per essere utilizzata. Si provi a cambiare l’anno (nel- la cella nell’angolo superiore sinistro del foglio o dovunque sia stata posizionata) per controllare il no- me dei giorni. Come accennato all’inizio, l’applicazio- ne può essere ulte- riormente ottimizza- ta e modificata per ottenere, ad esempio, veri e propri calenda- ri, dividendo i mesi ed inserendo delle immagini decorative nel foglio di lavoro.• Creare un calendario con Microsoft Excel Per ottenere informazioni mag- giormente dettagliate sulle fun- zioni utilizzate per la creazione del calendario, è possibile utilizzare la guida in linea di Microsoft Excel. Oltre alle funzioni illustrate sarà pos- sibile ottenere informazioni specifiche su molte altre funzioni legate alla gestione del formato data/ora. TIP Il foglio di lavoro ultimato. È possibile notare il calendario e la struttura sottostante, che, a tutti gli effetti, può essere considerata il motore vero e proprio dell’applicazione. A questo scopo è possibile creare ed utilizzare due scenari: uno contenente i dati relativi all’ipotesi ottimi- stica, uno contenente i dati relativi all’ipotesi pessimi- stica. ☞ Uno scenario è un’insieme di celle definito dal- l’utente, anche non contigue (cioè non adiacenti), che non contengono formule e funzioni, ma solamente delle informazioni (che, come nel caso dell’esempio presentato, possono essere numeri in formato conta- bilità). Una volta definito uno scenario, si potranno utilizzare in blocco le informazioni che contiene. Una volta creato il foglio di lavoro, inserendo i titoli per le intestazioni di righe e di colonne ed immettendo i valori desiderati, è possibile creare uno scenario sce- gliendo il comando Scenari nel menu Strumenti. Viene così visualizzata la finestra Manager scenari. Se è la pri- ma volta che si utilizza questa funzione di Excel, questa finestra risulta vuota. Oltre ad Aggiungi e Chiudi (che permettono, rispettivamente, di creare un nuovo scena- rio e di ritornare alla finestra di Excel), sono presenti al- tri pulsanti: Mostra (che permette di visualizzare il con- tenuto dello scenario attualmente selezionato), Elimina (che permette di eliminare gli scenari), Modifica (che consente la modifica di uno scenario), Unisci (che per- mette di unire gli scenari contenuti nei fogli di qualsiasi cartella di lavoro aperta) e Riepilogo (che consente di creare un riepilogo contenente le informazioni sui dati che fanno parte dello scenario, compreso il nome del- l’autore). Per creare uno scenario è necessario premere il pul- sante Aggiungi. La finestra che viene visualizzata, Ag- giungi scenario, permette di assegnare un nome allo sce- nario, inserendolo nella relativa casella di testo (Nome scenario), di specificare l’intervallo di celle che contie- ne i valori da inserire nello scenario (casella di testo Celle variabili) e di inserire un commento allo scenario (casella di testo Commento). L’intervallo di celle che contiene i valori compresi in uno scenario può essere inserito manualmente, specifi- candone l’indirizzo, o, più velocemente, utilizzando il mouse (ed escludendo così la possibilità di commette- re errori dovuti all’inserimento errato delle coordinate che individuano le celle). Se le celle non sono contigue, è possibile sce- gliere la prima facendovi un clic sopra e, tenendo premuto il tasto , selezionare tutte le altre (il tasto CTRL, infatti, ser- ve proprio ad effettuare selezioni multiple). L’inserimento di com- menti può risultare estre- mamente utile, soprattut- to in presenza di molti scenari, per scegliere ve- locemente quello più adatto alle circostanze. Confermate le informa- zioni inserite e premuto il pulsante OK, viene visua- lizzata la finestra di dialo- go Valori scenario. Questa finestra consente di im- mettere i valori da utiliz- zare nello scenario in via di definizione e da inseri- re nell’intervallo di celle specificato precedente- mente. Ciò vuol dire che per creare uno scenario non è necessario che il foglio di lavoro contenga già dei dati. Si possono creare degli scenari ed immette- Calcolare US AR E Pc Open Febbraio ’9783 Utilizzare gli scenari con Excel Il foglio elettronico può essere utilizzato per analizzare una serie di ipotesi su un gruppo di dati. Si pensi al caso in cui si abbia a disposi- zione una base di informazioni su cui si deside- ra formare delle ipotesi, come, ad esempio, una previsione ottimistica ed una pessimistica sui guadagni netti che si potranno ottenere. Da fare � Nella creazione di uno scenario è consi- gliabile utilizzare un commento che ne de- scriva la funzione. Infat- ti, nel caso siano già presenti altri scenari, sarà più semplice adot- tare quello più indicato per le circostanze, sen- za doverne analizzarne il contenuto. Da non fare � È consigliabile evita- re di inserire manual- mente l’intervallo di celle che contiene i va- lori da utilizzare nello scenario (inserendo cioè l’indirizzo iniziale e quello finale). Utiliz- zando il mouse, oltre ad ottenere una selezione veloce, si potranno evi- tare errori di selezione. consiglia La finestra Aggiungi scenario permette di creare un nuovo scenario. Al suo interno, è possibile definire un nome per lo scenario, indica- re l’indirizzo delle celle variabili e inserire un commento. Pc Open Febbraio ’9784 Calcolare US AR E re i valori da utilizzare direttamente nell’intervallo di celle selezionato. Confermato l’inserimento delle informazioni con la pressione del pulsante OK, lo scenario creato (ipotesi peggiore) viene mostrato nella finestra Manager scena- ri. Nel caso dell’esempio utilizzato, si è pensato di crea- re i due scenari (ipotesi peggiore ed ipotesi migliore) variando solamente i valori del totale lordo. La nostra previsione (in entrambi i casi) non prende in conside- razione una variazione delle spese, del costo della ma- teria prima e della manodopera, rappresentando una previsione estremamente semplice. Le operazioni effettuate fino a questo punto devono essere ripetute per la creazione del secondo scenario, quello che contiene i valori relativi all’ipotesi migliore. Una volta inserito il nome del nuovo scenario (ipotesi migliore), selezionato l’intervallo di celle che deve con- tenere i nuovi valori ed inseriti tali valori (all’interno de- gli appositi spazi nella finestra Valori scenario), anche il secondo scenario viene visualizzato nella finestra di dialogo Manager scenari. Per visualizzare le informazioni contenute nei diversi scenari è necessario che la barra degli strumenti Grup- po di lavoro sia visualizzata. Nel menu Visualizza biso- gna scegliere il comando Barre degli strumenti e, una volta visualizzata la relativa finestra di dialogo, selezio- nare la voce Gruppo di lavoro. Accanto al nome della barra degli strumenti scelta viene visualizzato il classico simbolo Spunta. Premuto il pulsante OK, la barra degli strumenti viene così visua- lizzata. Questa finestra, oltre alla casella di riepilogo a disce- sa che permette di selezionare lo scenario da utilizzare, comprende cinque pulsanti. Il primo consente di avvia- re la procedura di ricerca dei file, il secondo permette di definire una lista di distribuzione per il foglio di cal- colo, il terzo consente di spedire ad un altro utente il fo- glio di lavoro (utilizzando tutti gli strumenti di comuni- cazione messi a disposizione dal sistema operativo, co- me i servizi di messaggistica e di fax), il quarto permet- te di aggiornare il file (qualora fossero state fatte delle modifiche e si voglia tor- nare all’ultima versione salvata) ed il quinto con- sente di cambiare le pro- prietà del file (da lettura e scrittura a sola lettura). Per visualizzare le di- verse ipotesi, all’interno della struttura definita per il foglio di calcolo corren- te, è sufficiente agire sulla casella di riepilogo a discesa: i nomi degli scenari precedentemente definiti vengono mostrati e selezionando quello desiderato è possibile visualizzarne i valori all’interno della struttura del fo- glio di lavoro. Per dimostrare come gli oggetti riferiti ai valori del foglio di calcolo vengano automaticamente aggiornati al passaggio da uno scenario all’altro, è stato inserito un grafico a barre. È possibile notare come pas- sando dalla visualizzazione di uno scenario all’altro, l’a- spetto delle barre che costituiscono il grafico venga modificato per rispecchiare i valori presenti nelle celle del foglio di lavoro. Questa funzione del foglio elettronico permette di vi- sualizzare situazioni differenti partendo da una base preesistente: non si dovranno creare due fogli per con- frontare le informazioni contenute, ma basterà semplicemente visualizza- re lo scenario desiderato perché le informazioni ad esso relative vengano disposte all’interno della struttura de- finita. Inoltre, è possibile disporre di una funzione molto comoda: il Riepi- logo. Questa funzione permette di ri- cavare molto velocemente tutte le informazioni circa gli elementi conte- nuti in ognuno degli scenari che fanno parte del foglio di lavoro, compreso il nome dell’autore ed i valori inseriti nelle celle variabili (cioè nelle celle che costituiscono l’intervallo di valori per cui lo scenario è stato creato). Per generare un riepilogo è suf- ficiente scegliere il relativo pulsan- te all’interno della finestra di dialo- go Manager rapporti. Viene così ag- giunto un foglio di lavoro alla cartella corrente, distinguibile dal nome Rie- pilogo. • Utilizzare gli scenari con Excel La barra degli strumenti Gruppo di lavoro consente di passare da uno scenario all’altro. Per definire uno scenario non è affatto necessario che il foglio di calcolo di partenza contenga già dei valori. Infatti, la finestra Valori scenario con- sente di immettere i valori da inserire nell’intervallo di celle selezionato. Inoltre, esso può diventare una ma- schera di immissione dati personalizzata. TIP Il foglio di lavoro in cui sono stati inseriti i valori per calcolare il guadagno netto. Per accedere alla sezione che consente la personaliz- zazione degli strumenti del foglio di calcolo è sufficien- te scegliere la voce Opzioni nel menu Strumenti. Quindi, facendo clic in prossimità dei titoli delle schede, è pos- sibile visualizzarne il contenuto e procedere all’even- tuale personalizzazione. La scheda Generale presenta, nella parte superiore si- nistra, la sezione Stile di riferimento. Al suo interno è possibile stabilire il metodo utilizzato per individuare una cella nel foglio di lavoro: è possibile scegliere tra due formati predefiniti. Il primo formato rende possibile il riferimento alle celle utilizzando una lettera per indi- care le colonne ed un numero per indicare le righe (ad esempio, la cella D5 si riferisce allo spazio individuato dall’intersezione della quarta colonna e della quinta ri- ga). Il secondo formato permette di riferirsi alle celle uti- lizzando un numero sia per le colonne che per le righe (l’indirizzo R4C5 si riferisce allo spazio individuato dal- l’intersezione della quinta colonna e dalla quarta riga). La seconda sezione di questa scheda, Menu, contiene due caselle di controllo. Attivando la prima, Elenco ulti- mi file usati, viene visualizzata, nel menu File, una lista dei documenti creati o utilizzati di recente (anche il loro numero può essere personalizzato); attivando la secon- da, Menu Microsoft Excel 4.0, all’avvio viene visualizzata la barra degli strumenti e la barra dei menu utilizzati dal- la versione 4 del programma. Le tre caselle di controllo sottostanti, Ignora altre applicazioni, Reimposta suggerimenti e Richiedi rie- pilogo informazioni, con- sentono, rispettivamente, di ignorare le eventuali ri- chieste provenienti da al- tri programmi che vengo- no eseguiti parallelamen- te, di rendere nuovamente disponibili i suggerimenti già letti e di visualizzare la finestra che permette l’in- serimento delle informa- zioni di riepilogo (nome del documento, oggetto, parole chiave eccetera) ogni volta che un nuovo documento viene salvato. È inoltre possibile inseri- re informazioni relative al numero di fogli che si desi- dera avere a disposizione nella cartella di lavoro, il carattere che si intende utilizzare (e la sua dimen- sione), la posizione in cui salvare i documenti (che nella situazione predefinita è C:\Documenti) ed il nome dell’utente. La seconda scheda, Pas- saggio, serve essenzialmen- te per consentire agli utenti del programma Lotus 1-2-3 un passaggio indolore verso il foglio elettronico di Microsoft. Nella terza scheda, Modifica, è presente un’unica sezione, Impostazioni. Qui possono essere inserite le preferenze circa le normali operazioni che devono essere effettuate in un foglio di lavoro. Grazie a questa sezione è infatti pos- sibile, attivando le relative caselle di controllo, abilitare diverse funzioni: Modifica direttamente nella cella consen- te di cambiare il contenuto di una cella facendovi sempli- cemente doppio clic; Trascina cella permette di copiare e spostare il contenuto delle celle utilizzando il mouse (ed eventualmente, attivando la casella di controllo sotto- stante, viene generato dal programma un messaggio di av- viso); Sposta la selezione dopo Invio e Direzione permet- tono di spostare il punto di inserimento, una volta pre- muto il tasto Invio, nella direzione specificata; Decimali fissi consente di specificare, se attivata, il numero di deci- mali da utilizzare per la visualizzazione di un dato nume- rico; Taglia, copia ed ordina oggetti con le celle permette di mantenere insieme oggetti e celle che li contengono una volta effettuata una di queste operazioni; Richiesta di aggiornamento dei collegamenti automatica visualizza, se attivata, un messaggio che avverte dell’operazione di ag- Calcolare US AR E Pc Open Gennaio ’9779 Personalizzare il foglio elettronico La personalizzazione degli strumenti messi a disposizione dai fogli elettronici consente di ot- tenere ambienti di lavoro estremamente fun- zionali, poiché ad ogni singolo strumento può essere assegnato un comportamento predefi- nito. Microsoft Excel (nella nuova versione per Windows 95), permette di apportare modifiche al normale comportamento dei propri stru- menti molto semplicemente. La finestra di dialogo Opzioni, divisa in schede, permette di perso- nalizzare tutti gli aspetti del foglio di calcolo Da fare � Se si decide di utiliz- zare una cartella diver- sa rispetto a quella pro- posta per il salvatag- gio dei file, è possibile specificarne il percorso all’interno dell’apposi- ta sezione presente nel- la scheda Generale. In questo modo sarà pos- sibile evitare di speci- ficare ogni volta un percorso differente da quello proposto. Da non fare � Evitare di utilizzare il formato che individua le celle per mezzo di numero di riga e colon- na: questo formato, ol- tre ad essere difficile da ricordare, può generare molti errori durante la creazione di una formu- la o di una funzione. consiglia Pc Open Gennaio ’9780 Calcolare giornamento che sta per essere svol- ta; Inserimento ed eliminazione dina- mici visualizza di- rettamente il foglio di lavoro risultante dopo operazioni di spostamento o eli- minazione di infor- mazioni al suo in- terno; Abilita com- pletamento automa- tico consente di in- serire le lettere ini- ziali di un’informa- zione e, se questa è già stata immessa nella colonna di cui la cella fa parte, l’informazione vie- ne completata auto- maticamente. La quarta scheda, Calcolo, permette, naturalmente, la personalizzazione delle funzioni di calcolo fornite dal programma. È pos- sibile scegliere se utilizzare il calcolo Automatico, il cal- colo Automatico escluso tabelle, o il Calcolo manuale se- lezionando la relativa casella di controllo nella sezione Calcolo. I pulsanti Calcola e Calc. Documento, posti di fianco alla sezione consentono, rispettivamente, di cal- colare le formule presenti in tutta la cartella di lavoro ed aggiornare, eventualmente, i grafici presenti e di cal- colare le formule ed i grafici presenti nel foglio di lavo- ro attivo. È possibile limitare le iterazioni nella ricerca dell’obbiettivo o nella risoluzione di riferimenti circola- ri specificandone il numero massimo o specificando il minimo scarto di valore consentito tra un’iterazione e l’altra. Nella parte finale della scheda è anche presente la sezione Opzioni della cartella di lavoro. Questa con- sente di scegliere se aggiornare i riferimenti remoti (ri- ferimenti ai dati di altri programmi), se utilizzare i valo- ri approssimati per la soluzione di formule (funzione che consente di eseguire calcoli più velocemente) e se salvare i valori dei collegamenti esterni (questa opzione consente di salvare una copia dei valori contenuti in un documento esterno collegato ad un foglio di lavoro Ex- cel). La quinta scheda, Formato modulo, permette di de- finire i caratteri ed i colori ad utilizzare all’interno del- l’editor di macro di Excel. La sesta scheda, Modulo generale, è divisa in due se- zioni: la prima permette di stabilire le preferenze circa l’editor di macro, la seconda, Internazionale, consente di scegliere, tramite la casella di riepilogo a discesa Lin- gua/paese, il separatore di elenco, il formato dei nume- ri, formato valuta ed il formato data/ora da utilizzare. La settima scheda, Colori, consente di selezionare il colore da utilizzare per indicare le Linee del grafico e l’Area del tracciato. È anche possibile aggiungerne di personalizzati semplicemente facendo doppio clic sul colore da rimpiazzare. Viene così aperta la finestra Selezione colori, che consente di definirne di nuovi. L’ottava scheda consente l’eventuale aggiunta di un formato di grafici esterni: basta sceglierlo all’interno della casella di riepilogo a discesa Formato grafico pre- definito. È possibile che non ne siano disponibili (a par- te quello predefinito di Excel) poiché la procedura di in- stallazione non ne ha trovati altri. La nona scheda, Elenchi, permette di definire elenchi personalizzati o importarli direttamente, dopo averli in- seriti, da un intervallo di celle nel foglio di calcolo. Sce- gliendo la voce Nuovo elenco all’interno della casella Elenchi personalizzati, il punto di inserimento viene spostato nella casella Voci elenco, in cui possono esse- re inserite le voci che costituiranno il nuovo elenco. Una volta terminata l’operazione di immissione, si può premere il pulsante OK. Infine, la decima ed ultima scheda, Visualizza, per- mette di scegliere, utilizzando le caselle di controllo po- ste nella prima sezione, Mostra, gli elementi da visualiz- zare nella finestra di Excel. Le quattro caselle di con- trollo presenti, Barra della formula, Barra di stato, Indi- catore di nota e Finestra informazioni permettono, se at- tivate, di visualizzare la barra delle formule (general- mente posta nella parte superiore della finestra di Ex- cel), di visualizzare la barra di stato (area della parte in- feriore della finestra che visualizza informazioni sull’o- perazione che si sta svolgendo), di visualizzare un indi- catore di nota (cioè un piccolo quadrato rosso posto sulle celle che contengono delle note) e di visualizzare la finestra delle informazioni (che contiene informazio- ni specifiche sul contenuto della cella attiva). La sezio- ne Oggetti permette di stabilire gli elementi che si desi- dera vengano visualizzati all’interno del foglio di calco- lo: si può decidere di mostrare tutti gli elementi inseriti (pulsante di opzione Mostra tutto), di visualizzare le im- magini ed i grafici come rettangoli grigi (la funzione, at- tivabile tramite la selezione del pulsante di opzione Mo- stra segnaposti, consente di velocizzare notevolmente lo scorrimento del foglio di calcolo), oppure di non visua- lizzare alcun elemento grafico (pulsante di opzione Na- scondi tutto). Completa la scheda la sezione Opzioni del- la finestra, che permette di decidere quali elementi vi- sualizzare nel foglio elettronico. Selezionando le relati- ve caselle di controllo, è possibile abilitare la visualiz- zazione di: Interruzioni di pagina automatiche, Formule (al posto dei corrispondenti risultati), Griglia (ed even- tualmente selezionarne il colore), Intestazioni di riga e di colonna, Simboli di struttura, Zeri, Barra di scorrimen- to orizzontale, Barra di scorrimento verticale e Schede.• Personalizzare il foglio elettronico La finestra Selezione colori consente di definire ed utilizzare colori personalizzati. Se non si dispone di un perso- nal computer molto veloce, è possibile rendere più rapida la visualizzazione del foglio di calcolo escludendo le im- magini o, comunque, tutti gli elementi che contribui- scono a caricare di lavoro il microprocessore. All’in- terno della scheda Visualizza è presente la sezione Og- getti, che consente di decidere il tipo degli oggetto da visualizzare nel foglio di lavoro. TIP US AR E Le tabelle pivot sono utili quando si devono consulta- re fogli di calcolo contenenti informazioni che si deside- ra analizzare in tempi molto brevi, cercando solamente alcuni dei particolari contenuti nel foglio. Una volta selezionata una cella del foglio di lavoro in cui i dati risiedono, è possibile avviare la procedura di autocomposizione selezionando la relativa voce (Tabel- la pivot) posizionata nel menu Dati di Microsoft Excel. La prima finestra di dialogo permette di scegliere la fonte dei dati con cui si intende creare la tabella. Sele- zionando l’apposita casella di controllo è possibile sce- gliere di utilizzare dati provenienti da un foglio di calco- lo Excel (Elenco o database Microsoft Excel, come nel ca- so dell’esempio), dati provenienti da fonti esterne (Fon- te dati esterna, come, ad esempio, dati contenuti in un elaboratore di testi) e, infine, dati provenienti da più intervalli all’interno del foglio di calcolo (Inter- valli di consolidamento multipli). Effettuata la scelta desi- derata e premuto il pul- sante Avanti, è necessario selezionare l’area del fo- glio di lavoro che contie- ne i dati necessari alla creazione della tabella pi- vot: è possibile compiere questa operazione sia uti- lizzando il mouse (facen- do un clic nel punto di origine dell’elenco o della tabella e trascinando fino al punto desiderato), op- pure specificando diretta- mente, tramite l’indirizzo fisico, la cella iniziale e la cella finale. È necessario, durante questa operazio- ne, includere nella sele- zione, se presenti, le inte- stazioni di righe e/o co- lonne. Risulterà così più semplice decidere la di- sposizione dei dati all’in- terno della tabella pivot, senza doverla riorganizzare completamente. Confermata la selezione con la pressio- ne del pulsante Avanti, la procedura di autocomposi- zione richiede di specificare la disposizione dei dati. Nella finestra di dialogo relativa a questa parte della procedura vengono introdotti quattro elementi: - Riga. Specifica che i dati trascinati in questa regione verranno visualizzati, all’interno della tabella pivot, co- me intestazione di righe. - Colonna. Permette di specificare che i dati trascinati in questa regione verranno visualizzati sotto forma di intestazione di colonna. - Dati. Questa regione deve contenere i dati da inserire nel corpo vero e proprio della tabella. - Pagina. Se si intendono visualizzare alcuni dati uno alla volta all’interno della tabella, è necessario trasci- narli in questa sezione. Nella parte destra della finestra di dialogo è possibile notare dei piccoli rettangoli (di colore grigio), conte- nenti le intestazioni della tabella di origine. Trascinan- do questi rettangoli all’interno delle aree che costitui- Calcolare Pc Open Dicembre ’9687 Quando e come utilizzare le tabelle pivot Il foglio di calcolo, oltre a gestire elenchi di vario genere, automatizzare calcoli e così via, può essere utilizzato per effettuare ricerche ed analisi sui dati contenuti nel foglio di lavoro. L’utilizzo di tabelle pivot consente di eseguire ricerche ed ordinamenti di dati molto sempli- cemente, contribuendo notevolmente a velociz- zare questo tipo di operazioni. Le tabelle pivot possono essere costruite partendo da un elenco con- tenuto nel foglio di calcolo. Da fare � Salvare sempre i da- ti di origine e la tabella pivot nello stesso file (utilizzando l'apposita casella di opzione pre- sente nell'ultima parte della procedura di auto- composizione). Si potrà così evitare, dovendola modificare in un secon- do tempo, di aggiornare i dati nella tabella. Da non fare � Non applicare stili e colori alla tabella se non si è ancora sicuri della sua struttura defi- nitiva. Infatti, se si mo- difica la struttura di una tabella pivot, ogni ca- ratteristica che è stata assegnata verrà persa, costringendo l'utente a dover ripetere la fase di personalizzazione. consiglia La penultima fase della procedura di autocomposizione consente di stabilire la struttura della tabella. US AR E Pc Open Dicembre ’9688 Calcolare scono il corpo della tabella è possibile deciderne la di- sposizione. È anche possibile procedere alla loro per- sonalizzazione, facendovi doppio clic sopra. Viene così aperta la finestra Campo tabella pivot, contenente più sezioni. La prima, Nome, consente di assegnare un no- me diverso al campo; la seconda, Orientamento, per- mette di modificare l’organizzazione dei dati nella ta- bella (scegliendo una delle tre caselle di opzione Riga, Colonna o Pagina); la terza, Subtotali, permette di speci- ficare se il campo contiene dati numerici di tipo Prede- finito (cioè nel formato della tabella di origine), Perso- nalizzato (in questo caso si può utilizzare l’apposita ca- sella di riepilogo, posta nella parte destra della sezione, per specificare la funzione che si vuole assegnare al va- lore contenuto nel campo);la quarta, Nascondi, che pre- senta l’insieme dei campi che costituiscono la tabella originale e consente di nasconderne alcuni, se ciò si rendesse necessario. A questo proposito è fondamenta- le ricordare che almeno uno dei campi della tabella de- ve essere visibile. ☞ Questa fase della procedura di autocomposi- zione è la più importante. Infatti, da questa fase di- pende l’organizzazione finale della tabella pivot. Prima di trovare il formato più adatto per presentare i dati della tabella in modo efficace possono essere ne- cessari più tentativi, dato che l’efficacia della loro di- sposizione dipende molto dal tipo di risultato che si de- sidera ottenere. Effettuate le scelte necessarie, è possi- bile premere il pulsante Avanti per passare alla quarta ed ultima fase della procedura di autocomposizione. È necessario, prima di tutto, specificare la cella di ori- gine della tabella pivot, cioè la cella da cui inizierà la sua visualizzazione. Anche in questo caso, può essere uti- lizzato il mouse, facendo clic nella cella desiderata, op- pure può essere fornito manualmente l’indirizzo fisico della cella. Nella sezione Opzioni è necessario indicare, attivando o disattivando le apposite caselle di control- lo, le caratteristiche della tabella. La prima opzione, To- tali complessivi per colonne, introduce, all’interno della tabella pivot, delle celle contenenti le somme dei dati presenti nelle colonne; Totali complessivi per righe, so- stanzialmente identica all’opzione precedente, ma rife- rita alle righe e non alle colonne; Salva i dati con il layout della tabella, che permette di salvare una copia dei dati di origine su cui la tabella pivot si basa ( se non si atti- va questa casella di controllo, in un secondo tempo, do- vendo modificare i dati, sarà necessario selezionare il comando Aggiorna dal menu Dati); Tabella formattata automaticamente, che consente di applicare la formatta- zione standard prevista da Excel (se però si intende uti- lizzare una formattazione personalizzata è possibile, una volta creata la tabella pivot, utilizzare il comando Formattazione automatica dal menu Formato). Come accennato precedentemente, il formato deciso durante la procedura di autocomposizione, una volta terminata e creata la tabella, può non essere idoneo al- la ricerca dei dati necessari. Per modificare la struttura della tabella pivot si può procedere in diversi modi, ma quello più veloce e che consente di visualizzare imme- diatamente la tabella modificata consiste nel seleziona- re un campo della tabella e trascinarlo nella posizione desiderata. La struttura della tabella viene così modifi- cata e visualizzata. Inoltre, è necessario ricordare che i criteri di personalizzazione della tabella, colori delle celle e definizione degli attributi dei caratteri utilizzati (colore, formato eccetera), vengono persi in caso di mo- difica della struttura. Quindi è necessario, per non sprecare tempo e lavoro inutilmente, decidere dappri- ma la struttura della tabella e solamente quando questa risulta soddisfacente, decidere colori e attributi dei ca- ratteri da assegnarle. • Quando e come utilizzare le tabelle pivot Per selezionare la parte del foglio di lavoro che contiene i dati da utilizzare è possibile servirsi del mouse o inserire l'indirizzo della cella iniziale e di quella finale manualmente. La tabella pivot creata partendo dai dati nel foglio di calcolo. È pos- sibile notare come i dati risultino più facilmente identificabili. Per modificare la struttura del- la tabella pivot, non è necessa- rio eseguire nuovamente la procedura di autocomposizione, ma è sufficiente trasci- nare un campo (identificabile dal tipico colore grigio) in una diversa posizione. La tabella pivot verrà immedia- tamente modificata e visualizzata, utilizzando subito le nuove caratteristiche che gli sono state assegnate. TIPUS AR E Per procedere nella creazione di una cartina, è neces- sario che il modulo Data Map sia installato insieme a Microsoft Excel. Se Data Map non è presente, è necessa- rio avviare nuovamente il programma di installazione per installarlo. Microsoft Excel permette, infatti, di installare in un se- condo tempo i moduli che non si era ritenuto necessario installare durante la prima installazione. Per creare questo tipo di grafici è possibile utilizzare dati provenienti da qualsiasi foglio di calcolo e si pos- sono scegliere diversi tipi di cartina e diversi metodi di visualizzazione. Si può utilizzare Data Map partendo da un foglio di cal- colo, oppure, semplicemente, premendo il pulsante Da- ta Map (figura 1) e importando successivamente i dati. Per creare una cartina che contenga i dati del foglio di calcolo è necessario premere il pulsante Data Map: il puntatore assume la forma di croce e si può procedere nella selezione della porzione di foglio che contiene i dati. È fondamentale che la selezione comprenda una colonna con i riferimenti geografici, in modo che Data Map individui le aree geografiche cui associare i dati da riportare nella cartina. La normale finestra di Excel vie- ne sostituita dalla finestra Data Map, diversa dalla pre- cedente per la presenza di nuovi menu e nuovi stru- menti nelle relative barre (figura 2): con questi è possi- bile modificare la visualizzazione della cartina, modifi- care la visualizzazione e il formato dei dati e fornire in- dicazioni aggiuntive sull’interpretazione della cartina. I primi quattro pulsanti visibili sulla barra degli stru- menti (Seleziona oggetto, Zoom avanti, Zoom Indietro e Posiziona) permettono di selezionare un oggetto del grafico per modificarlo e di ingrandire o ridurre le di- mensioni della cartina per metterne in evidenza alcuni particolari. I tre pulsanti successivi (Etichette, Testo e Personalizza) consentono di aggiungere informazioni utili per l’interpretazione della cartina. L’ottavo ed il nono pulsante (Visualizza intera cartina e Ridisegna cartina) possono essere usati per aggiorna- re la visualizzazione. Infine, l’ultimo pulsante sulla de- stra (Mostra/Nascondi configurazione cartina), viene uti- lizzato per aprire o chiudere la finestra Configurazione cartina, il cui scopo è permettere la modifica della vi- sualizzazione e del formato dei dati. Risulta ora necessario disporre i dati: selezionan- do la voce Dati dal menu Inserisci appare una fine- stra di dialogo che richie- de di inserire l’intervallo dei dati da utilizzare per la composizione della car- tina. Questa operazione può essere effettuata digi- tando direttamente l’inter- vallo delle celle che con- tiene i dati o, più comoda- mente, selezionando l’in- tervallo direttamente con il mouse. Normalmente la finestra Configurazione cartina (fi- gura 3 nella pagina suc- cessiva), viene aperta au- tomaticamente (attenzio- ne: se si è creata una car- tina senza dati, questa fi- nestra si apre solo dopo la loro importazione). Se so- no state create più carti- ne, diverse tra loro, la fi- nestra Configurazione car- tina viene divisa in più schede. Calcolare US AR E Pc Open Ottobre ’9689 Visualizzare dati geografici con Data Map Se si devono presentare dati relativi a di- verse aree geografiche, è molto più efficace riportarli direttamente su una cartina con i paesi di riferimento piuttosto che su un anoni- mo elenco di numeri e di sigle. Data Map, inse- rito nella versione 7 di Excel, permette di far- lo semplicemente e senza particolari problemi. Figura 1 - La barra degli strumenti di Microsoft Excel 7. All’interno del cerchio rosso è visibile il pulsante Data Map, con la cui pressione si da’ inizio alla creazione della cartina. Figura 2 - La barra degli strumenti di Microsoft Data Map. Da sini- stra abbiamo i pulsanti: Seleziona oggetti, Zoom In/Out, Posiziona, Etichette, Testo, Personalizza, Visualizza intera cartina, Ridisegna cartina, Mostra/nascondi configurazione cartina. Da fare � Assicurarsi che il mo- dulo Data Map sia già stato installato. Se così non fosse riavviare il programma di installa- zione di Excel avendo cura di selezionare il re- lativo modulo. Da non fare � Assegnare al testo stili e colori che possa- no creare confusione a causa degli stili e dei colori usati nella carti- na. Risulta infatti fonda- mentale per la com- prensione dei dati rap- presentati sulla cartina, mantenere una visualiz- zazione più pulita possi- bile. consiglia Per passare dalla configurazione di una cartina ad un’altra è sufficiente selezionare, con un clic, la scheda relativa alla cartina da modificare. ☞ Nella scheda relativa alla cartina selezionata, appaiono le colonne di dati del foglio di lavoro Excel: nella parte inferiore sinistra della scheda sono inoltre presenti alcuni pulsanti, che permettono di seleziona- re i vari formati di visualizzazione dei dati. Le formattazioni disponibili sono sei: - Ombreggiatura scalare. Rappresenta i dati numerici usando retini di intensità diversa (figura 4). - Valore individuale. Questa formattazione assegna agli Stati (cui i dati fanno riferimento) un colore diver- so. Questo colore viene quindi associato al valore nu- merico e riportato nella legenda (figura 5). - Punto di densità. Inserisce un numero di punti diret- tamente proporzionale al valore del dato da rappresen- tare (figura 6). - Simbolo graduato. Posiziona (all’interno dello Stato al quale il dato fa riferimento) un cerchio colorato (o il simbolo definito dall’utente) dotato di raggio diretta- mente proporzionale al valore numerico del dato da rappresentare (a valore maggiore corrisponde un cer- chio con raggio maggiore, figura 7). Il valore numerico del dato viene quindi riportato nella legenda. - Grafico a torta. Questa formattazione, a differenza delle precedenti, viene usata per mettere a confronto valori numerici di più colonne di dati. È molto utile in quanto permette una veloce analisi comparativa dei da- ti (figura 8). - Grafico a barre. È del tutto simile alla precedente, ma invece di usare il grafico a torta usa quello a barre (figura 9). Naturalmente, viene offerta la possibilità di scegliere tra più metodi di rappresentazione dei dati presenti al- l’interno del foglio di lavoro. Basta fare doppio clic sul rettangolo che rappresenta la colonna di dati da modificare per cambiarne, ad esempio, il colore o il simbolo. Se è necessario elimina- re una colonna di dati dalla cartina, bisogna trascinare il rettangolo corrispondente all’esterno della finestra Configurazione cartina. Pc Open Ottobre ’9690 Calcolare US AR E Visualizzare i dati geografici con Data Map La selezione di intervalli di cel- le, dove questa operazione si rende necessaria, può essere effettuata utilizzando il mouse. Oltre a rendere questa operazione più veloce, non sarà necessario annotare i riferimenti della cella iniziale e di quella finale. TIP Figura 3 - La finestra Configurazione cartina permette di selezionare i dati da visualizzare all’interno della cartina. È possibile scegliere tra più metodi di visualizzazione dei dati, rappresentati dai simboli nella parte sinistra della finestra. Figura 4 - La formattazione Ombreggiatura scalare consente di rap- presentare i dati per mezzo di retini di diversa intensità. Figura 5 - Il tipo di formattazione Valore individuale assegna ad ogni Stato un colore diverso. Questo colore viene quindi messo nella le- genda in corrispondenza del dato numerico che rappresenta. Figura 6 - Utilizzando come formattazione della cartina Punto di den- sità è possibile inserire all’interno di ogni stato un numero di punti direttamente proporzionale al dato da rappresentare. Calcolare US AR E Pc Open Ottobre ’9691 ☞ Una caratteristica interessante è la possibilità di personalizzare le informazioni contenute nel grafi- co, rendendo più semplice la lettura delle informa- zioni: si possono inserire etichette geografiche, testo e simboli personalizzati. È anche possibile aggiungere elementi quali autostra- de, città, aeroporti, laghi o una loro combinazione: si faccia doppio clic sulla cartina per fare apparire la fine- stra in cui viene richiesto quali elementi aggiungere (ve- di la figura10). Per aggiungere alla cartina le etichette geografiche è sufficiente fare clic sul bottone Etichette nella barra de- gli strumenti; spostandosi col puntatore sulla cartina l’etichetta cambia, mostrando il nome dello Stato in cui è situato il puntatore. Per piazzare l’etichetta, una volta individuato il punto migliore, basta fare clic. Per aggiungere un testo è necessario premere il tasto Testo nella barra degli strumenti e posizionarsi all’inter- no della cartina, nel punto dove lo si vuole inserire: di- gitato il testo e premuto il tasto Invio, questo diventa parte della cartina. Terminate le operazioni di persona- lizzazione la cartina è pronta. La cartina può essere in- serita, oltre che in un foglio di lavoro di Excel, in qual- siasi applicazione che supporti la tecnologia Ole. Per inserire la cartina si può procedere in due modi. Il primo modo consiste nel tagliare la cartina dal foglio di lavoro, selezionandola e scegliendo il comando Ta- glia dal menù Modifica; quindi, spostandosi nell’appli- cazione in cui la si vuole inserire, è sufficiente scegliere il comando Incolla nel menù Modifica. Il secondo meto- Visualizzare i dati geografici con Data Map Figura. 7 - La formattazione Simbolo graduato presenta i dati utiliz- zando un simbolo (che come scelta predefinita è un cerchio) le cui misure sono direttamente proporzionali alla dimensione del dato da rappresentare. Figura 8 - A differenza di altri tipi di formattazione, che permettono la rappresentazione grafica di un solo dato per volta, il tipo Grafico a torta permette di rappresentare graficamente i dati di più colonne, rendendo possibile una veloce analisi comparativa dei dati. Figura 11 - Ultimata la creazione della cartina, è possibile impor- tarla in qualsiasi applicazione compatibile con la tecnologia Ole. Nei programmi Microsoft basta selezionare la voce Oggetto nel me- nu Inserisci. Viene aperta la finestra Inserisci oggetto, dal cui in- terno si seleziona la voce Microsoft Data Map. Figura 9 - La formattazione Grafico a barre è del tutto simile alla for- mattazione Grafico a torta. Lo scopo è infatti di rendere possibile una veloce analisi comparativa dei dati. Figura 10 - Facendo doppio clic sulla cartine viene aperta la finestra Caratteristiche cartina, con cui è possibile scegliere i particolari da visualizzare. Pc Open Aprile ’9692 Calcolare US AR E do (usando applicazioni Microsoft, ad esempio Word) consiste nello scegliere il comando Oggetto dal menù In- serisci. Viene aperta una finestra che chiede di selezio- nare i tipi di dati che si vogliono inserire nel documen- to (figura 11). Selezionando la voce Microsoft Data Map viene richie- sto il nome del file da cui attingere i dati. Inserite que- ste informazioni, viene aperto il foglio di lavoro: da que- sto punto la procedura risulta identica alla creazione di una cartina, già esposta precedentemente. La differenza fondamentale tra i due metodi è che usando il primo la cartina deve già essere completa in tutti i suoi particolari; usando il secondo, invece, si può ripercorrere l’intero procedimento di creazione e per- sonalizzazione della cartina, potendo così ottenere di- versi tipi di risultato partendo dallo stesso foglio di la- voro. È poi possibile scegliere fra i metodi di rappre- sentazione ottenuti quello più idoneo, a seconda delle esigenze. L’utilizzo di Microsoft Data Map risulta prezioso do- vendo rappresentare graficamente dei dati numerici, consentendo di effettuare un’analisi preliminare dei dati molto veloce e presentazioni delle informazioni di sicuro effetto. • Visualizzare i dati geografici con Data Map Personalizzare il proprio lavoro Per ottenere cartine facilmente leggibili, il modulo Data Map consente di utilizzare testo personalizzato da inserire all’interno della cartina stessa. È inoltre possibile assegnare stili e colori diversi da quelli predefiniti ai caratteri che compongono le etichette geografiche, che possono essere inserite, lo ricordiamo, con la pressione del pulsante apposito posto sulla barra degli strumenti di Microsoft Data Map. È possibile inserire del testo all’interno della cartina utilizzando l’apposita funzione nella barra degli strumenti, rappresentata da un pulsante con la lettera A. Premuto il pulsante dello strumento Testo, bisogna posizionarsi sulla cartina, nel punto in cui si vuole inserire il testo. Quindi, premendo il pulsante sinistro del mouse, appare il cursore lampeggiante che indica che l’immissione può essere effettuata. Per modificare gli attributi del testo (stile e colore) bisogna scegliere lo strumento Seleziona (rappresentato da un pulsante con la freccia, presente nella barra degli strumenti) e, una volta posizionato il puntatore sul testo da formattare, premere il pulsante sinistro del mouse. Intorno al testo appare una cornice (che indica l’avvenuta selezione dell’oggetto) sulla quale appaiono le maniglie, che, come sempre, La leggibilità delle cartine assume un’importanza fondamentale nell’interpretazione dei dati permettono di cambiare le dimensioni dell’oggetto stesso e la sua posizione all’interno della cartina. Una volta posizionato il puntatore all’interno del riquadro e premuto il pulsante destro del mouse, appare il menu di scelta rapida (figura a sinistra). Bisogna quindi selezionare la voce Formato carattere: nella finestra che appare risulta possibile selezionare la fonte tipografica da usare (casella di testo Tipo) e lo stile e la dimensione da assegnare ai caratteri. Si può assegnare al carattere un colore, scelto tra una gamma che si estende dal nero al bianco passando per i colori intermedi. L’effetto delle scelte effettuate viene mostrato nella casella Esempio. È possibile applicare lo stesso metodo alle etichette geografiche, come è possibile notare nella figura in alto. L’importanza di una scelta oculata dello stile e del colore dei caratteri assume, molto spesso, una elevata importanza. Bisogna analizzare attentamente la resa finale della cartina creata, al fine di rendere semplice, mediante l’utilizzo di effetti grafici gradevoli, la lettura e l’interpretazione della cartina. Modificare l’altezza delle righe, la larghezza delle co- lonne, l’allineamento nelle celle di numeri e testo, ap- plicare bordi, motivi e colori, è una pratica semplice da attuare, in qualsiasi tipo di foglio elettronico, e offre ri- sultati sorprendenti. Alcuni programmi permettono di personalizzare l’in- tero foglio di lavoro oppure soltanto alcune celle, sce- gliendo una formattazione automatica tra quelle pre- senti, ma è possibile anche formattare a proprio piaci- mento l’intervallo di celle selezionato. In Microsoft Excel 7.0, per applicare una formattazio- ne già pronta, selezionate le celle e dal menu Formato attivate il comando Formattazione automatica. Si apre la finestra di dialogo che permette di scegliere, nella ca- sella a sinistra, un tipo di formattazione tra quelli elen- cati e visibili nella casella di anteprima. Facendo clic sul pulsante Opzioni, la finestra si allunga e mostra una se- rie di caselle inerenti il formato dei numeri, del bordo, dei motivi eccete- ra. Disattivate una o più opzioni se volete modifi- care la formattazione che avete scelto. Anche nel fo- glio di calcolo di Micro- soft Works 4.0, il coman- do Formattazione automa- tica è presente nel menu Formato; nella finestra che si apre attivando tale comando, potete sceglie- re un tipo di formattazio- ne tra quelli elencati nella casella di sinistra e visua- lizzarlo nell’anteprima, ma non potete modificare i parametri della format- tazione. ☞ In Microsoft Excel 7.0 potete applicare la for- mattazione già usata per un intervallo di celle, semplicemente selezio- nandolo e facendo clic sul pulsante Copia for- mato, quello contraddi- stinto da un pennello, presente sulla barra degli stru- menti. Il puntatore del mouse si trasforma in un pen- nello: selezionate un nuovo intervallo per formattarlo come il precedente. Se intendete applicare una formattazione che non è presente nell’elenco proposto, dovete modificare i pa- rametri della formattazione: altezza delle righe, larghez- za delle colonne, tipo di bordo delle celle, allineamento del testo e dei numeri, corpo e stile dei caratteri, colo- re delle celle e del loro contenuto. Il menu Formato, sia di Excel sia di Works, contiene i comandi per modificare i parametri della formattazione. Per evidenziare il titolo di un foglio di lavoro e ren- Calcolare US AR E Pc Open Settembre ’9685 Personalizzare il foglio di calcolo L’aspetto di un foglio di calcolo è spesso mo- notono e poco invitante: righe e colonne piene di numeri che si presentano allo stesso modo possono anche risultare di difficile lettura. I moderni fogli elettronici offrono però la possi- bilità di personalizzare il proprio lavoro e di renderlo quindi meno faticoso e allo stesso tempo più facilmente comprensibile. Da fare � Utilizzate la barra de- gli strumenti per for- mattare rapidamente un intervallo di celle, pre- mendo i pulsanti relati- vi all’allineamento o al- lo stile e scegliendo il tipo di carattere o la di- mensione dai menu a discesa. Sulla barra de- gli strumenti di Excel sono presenti anche i pulsanti relativi alla bordatura, al colore del testo e dello sfondo del- la cella. Da non fare � Non assegnate più colori per lo stesso tipo di dati: potreste genera- re confusione in chi leg- ge il foglio di calcolo. consiglia Finestra di dialogo Formattazione automatica di Microsoft Excel 7.0. Dopo aver scelto il formato da applicare all’intervallo di celle sele- zionato, potete modificarne l’aspetto a piacimento. Ecco un prospetto molto più leggibile di un comune foglio elettroni- co realizzato con le procedure di personalizzazione. derne così più semplice la lettura, è conveniente asse- gnare alla riga che contiene i titoli un’altezza maggiore e un corpo più grande. I più recenti fogli elettronici au- mentano automaticamente l’altezza delle celle se si sce- glie un corpo più grande dell’altezza predefinita, ma è comunque possibile scegliere l’altezza desiderata. In Works, selezionate dal menu Formato il comando Altez- za riga: si apre una finestra di dialogo che permette di impostare il valore desiderato. In alternativa, se avete già inserito del testo con un corpo troppo grande per- ché sia visualizzato, potete premere il pulsante Adatta. Il pulsante Standard riporta l’altezza della riga alle im- postazioni iniziali. Per modificare l’altezza della riga in Excel, selezionate Riga dal menu Formato e scegliete Adatta se avete già inserito dei caratteri, oppure Altezza per impostare l’altezza che desiderate. Modificare la larghezza di una colonna è un’operazio- ne ancora più frequente della modifica dell’altezza del- le celle: occorre adattare la larghezza delle celle al nu- mero di cifre visualizzate e al testo inserito. In Works, dal menu Formato selezionate Larghezza colonna: com- pare la finestra che vi permette di impostare un valore oppure di adattare la colonna al contenuto della cella. Dal menu Formato di Excel, selezionate Colonna e, dal menu a comparsa, Adatta oppure Larghezza. ☞ In entrambi i programmi, potete modificare al- tezza delle righe e larghezza delle colonne in modo molto semplice. È sufficiente portare il puntatore sul- la barra di intestazione delle righe (o delle colonne) e porlo esattamente tra un’intestazione e l’altra: l’aspet- to del puntatore cambia e segnala così che è possibile trascinare l’intestazione per modificare la dimensione della riga (o della colonna) corrispondente. Nel menu Formato di Works, i comandi Numero, Alli- neamento, Carattere e stile, Bordo e Ombreggiatura, se at- tivati, aprono la medesima finestra di dialogo. Questa è composta da schede, una per ogni voce presente nel menu Formato. Eccone una descrizione sintetica: - Numero è la scheda che permette di assegnare un formato ai numeri della cella (valuta, data, scientifico eccetera); - Allineamento offre la possibilità di allineare il conte- nuto della cella a sinistra, al centro, a destra eccetera, per quanto riguarda la disposizione orizzontale; per quella verticale offre le opzioni In alto, Al centro, In bas- so. Fate clic, dopo aver selezionato due o più celle della stessa riga, su Centra nella selezione, se volete centrare un testo, ad esempio il titolo di una tabella, al centro della prima riga; - Tipo di carattere permette di assegnare un carattere diverso, di cambiarne la dimensione, di applicare uno stile (grassetto, corsivo eccetera), di modificare il colo- re nero di partenza; - Bordo consente di applicare la bordatura alla cella, sul bordo superiore, su quello inferiore, sull’intero con- torno eccetera. Offre anche alcuni stili (a linea normale, tratteggiata, spessa) e la possibilità di variarne il colore; - Ombreggiatura è la scheda dove scegliere il colore per lo sfondo della cella, il motivo di riempimento, il co- lore di questo. Nella casella Esempio è visualizzata l’an- teprima di ogni combinazione. In Excel, una finestra di dialogo analoga si apre sele- zionando Celle dal menu Formato, oppure premendo CTRL+1. Sono presenti tutte le opzioni descritte, ma po- tete orientare il testo a piacimento (disponendolo, ad esempio, verticalmente) grazie alle opzioni del riquadro Allineamento, mentre nella scheda Carattere potete sce- gliere la posizione del testo (Apice o in Pedice) e alcuni tipi di sottolineatura. Inoltre, Excel 7.0 offre una mag- giore varietà di colori da assegnare al testo, ai bordi, al- lo sfondo e ai motivi di riempimento. • Pc Open Settembre ’9686 Calcolare US AR E Personalizzare il foglio di calcolo Microsoft Excel 7.0 offre la pos- sibilità di applicare uno sfondo al foglio di calcolo. Dal menu Formato selezionate il coman- do Foglio e, dal menu a comparsa, Sfondo: si apre una finestra di dialogo che permette la ricerca di file in for- mato grafico visualizzabili nella casella di anteprima. Dopo aver trovato l’immagine desiderata, basta confer- mare la scelta premendo il pulsante OK e l’immagine viene applicata, come sfondo, al foglio di calcolo. TIP Realizzare un foglio personalizzato richiede tempo e pazienza, ma il risultato può migliorare l’immagine e l’efficienza di un’azienda. Il formato Classico 5, della formattazione automatica di Works 4.0, formatta la tabella applicando il colore verde a righe alterne. Supponiamo di dover calcolare la somma dei valori contenuti in una serie di celle in colonna. Possiamo scegliere due strade: indicare di sommare tutte le cel- le, oppure usare una funzione, chiamata in molti fogli elettronici Somma (vedi figura 1). Le due soluzioni si equivalgono se le celle da sommare sono poche, men- tre la seconda via è certamente più comoda per elabo- rare una lunga lista. Questo è solo un esempio sempli- ce di come le formule di un foglio elettronico permet- tono di indicare in forma sintetica calcoli complessi. Le formule immesse nelle celle del foglio elettronico possono essere delle semplici operazioni aritmetiche, ad esempio A1+B1 oppure A1*5, ma anche espressioni più elaborate, in cui si fa uso delle parentesi per defi- nire l’ordine delle operazioni. Per illustrare alcune formule e funzioni, in questa scheda prendiamo ad esempio il programma Microsoft Excel, ma le stesse indicazioni valgono per la maggior parte dei fogli di calcolo. Excel permette di utilizzare un gran numero di funzioni predefinite. Si tratta di for- mule pronte all’uso che evitano l’immissione di operatori matematici, procedura, questa, mol- to spesso causa di errori. Vediamo come si fa. ☞ Il contenuto della cella è considerato da Excel una formula se il primo carattere immesso è il segno di uguale (=) oppure il segno di addi- zione (+). Una funzione consiste in una formula predefinita, composta dal nome e da- gli argomenti. Il nome del- la funzione è preceduto dal segno di uguale (=) ed è seguito da uno o più ar- gomenti, che sono rac- chiusi tra parentesi. Se, ad esempio dovete som- mare il contenuto delle celle B1, B2, B3 e B4, nella cella B5 immettete la funzione di nome Somma, che, in que- sto caso, ha per argomento l’intervallo B1:B4 (figura 1). Il risultato che appare nella cella B5 è la somma dei va- lori contenuti nelle celle comprese da B1 a B4. Per otte- nere rapidamente il risultato dell’esempio, potete fare clic, dopo esservi posizionati nella cella B5, sul pulsan- te Somma automatica, presente sulla Barra degli stru- menti e facilmente riconoscibile dal segno Σ. Per immettere una funzione in una cella potete sele- zionare il comando Funzione del menu Inserisci; in al- ternativa potete fare clic sul pulsante Autocomposizione funzione (figura 2) che si trova accanto al pulsante Som- ma automatica. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Autocomposizione funzione, nella quale potete scegliere il tipo di funzione di cui avete bisogno. Sele- zionate dapprima la categoria a cui la formula appartie- ne: nel box omonimo potete scegliere tra Finanziarie, Matematiche, Statistiche e così via. Successivamente, nel box Nome funzione, selezionate tra quelle della stessa categoria, la funzione di cui ave- te bisogno. Per vedere l’e- lenco completo delle fun- zioni, selezionate nel box Categoria la voce Tutte; tra le categorie di funzio- ni potete anche selezio- nare quelle usate più re- centemente, attivando la voce Usate più di recente. Confermate la scelta pre- Calcolare Pc Open Luglio/Agosto ’9653 Formule e funzioni del foglio elettronico Una caratteristica molto potente dei fogli elettronici è la possibilità di usare formule per effettuare calcoli anche molto complessi, come quelli trigonometrici o finanziari. Con questa scheda introduciamo l’argomento, con un esempio di calcolo pratico. Da fare� Quando si usano mol- te formule, per rendere il foglio di lavoro più comprensibile è bene inserire brevi descrizio- ni a commento. Da non fare � Non inserite spazi al- l’interno delle formule e non dimenticate il punto e virgola (;) dopo ogni argomento. Excel consi- dera come errore nella formula l’omissione del punto e virgola e l’inse- rimento dello spazio. consiglia Figura 1 - Facendo clic sul pulsante Somma automatica, si può calcolare la somma dei valori contenuti in più celle. Figura 2 - Il pulsante Autocomposizione funzione permette di aprire la finestra di dialogo omo- nima che offre la possibilità di scegliere la funzione di cui si ha bisogno. US AR E mendo il pulsante Successivo e accedete così al secon- do passaggio di autocomposizione della formula: com- pare una finestra, diversa per ogni funzione scelta, che richiede l’immissione di dati, alcuni obbligatori, altri fa- coltativi. ☞ La funzione compare nella Barra delle formule che è posta al di sotto della Barra degli strumenti. Per modificare una formula, portate il puntatore nella barra delle formule, selezionate la parte da modifica- re ed apportate i cambiamenti di cui avete bisogno. Vediamo il meccanismo alla prova con un caso prati- co. Supponete di voler risparmiare per acquistare un nuovo computer e di voler raggiungere la somma ne- cessaria entro un anno. Aprite perciò un deposito ban- cario, sul quale versate inoltre un milione di lire che avete risparmiato in precedenza. Il deposito frutta men- silmente un interesse, calcolato sull’interesse compo- sto annuale del 4%, pari allo 0,33%. Decidete di deposi- tare ad ogni inizio del mese, e per i dodici mesi succes- sivi, 200.000 lire. A questo punto volete sapere quanto avrete a disposizione alla scadenza dei dodici mesi. Per calcolare l’ammontare del deposito, alla fine dell’anno, utilizzate la funzione Val.fut (figura 3) che calcola il va- lore futuro di un investimento sulla base di pagamenti periodici e costanti e di un tasso di interesse costante. Portate il cursore in una cella vuota e aprite la finestra di dialogo Autocomposizione formula facendo clic sul- l’omonimo pulsante. Selezionate Finanziarie nel riqua- dro Categoria e Val.fut nel riquadro Nome funzione. Dopo aver confermato la scelta facendo clic sul pul- sante Successivo, appare la finestra di dialogo in cui do- vete inserire i dati relativi al calcolo (figura 4): - nella prima casella, tasso_int, inserite il tasso di in- teresse mensile, digitando 4%/12; - nella successiva, periodi, inserite il numero dei ver- samenti, cioè 12; - nella casella pagam, inserite la somma da versare mensilmente: nel nostro esempio digitate -200000; - la casella val_attuale è opzionale ed il dato richiesto può essere omesso, intendendosi uguale a zero. Tutta- via, nell’esempio si effettua un versamento iniziale di un milioni di lire, che corrisponde appunto al valore attua- le richiesto. Digitate, quindi, -1000000. Si mette il segno negativo perché è un flusso di cassa in uscita; - la casella tipo, anch’essa opzionale, richiede un va- lore per indicare le scadenze dei pagamenti (0 per i pa- gamenti effettuati alla fine del periodo e 1 per quelli al- l’inizio). Nel nostro esempio si effettua il versamento al- l’inizio del mese, perciò inserite 1. In caso di omissione il tipo viene considerato uguale a 0. Un clic sul pulsante Termina immette la formula nella cella che visualizza il risultato: dopo dodici mesi il ca- pitale disponibile è pari a 3.493.382 lire (figura 5). • Pc Open Luglio/Agosto ’9654 Calcolare Formule e funzioni del foglio elettronico Nella finestra di dialogo Auto- composizione formula è possi- bile distinguere le caselle che richiedono obbligatoriamente l’inserimento dei dati da quelle opzionali. Le prime hanno il testo in grassetto, le seconde sono in formato normale. TIP Figura 3- Selezionate la funzione finanziaria Val.fut per cal- colare l’ammontare del deposito bancario dopo un anno di versamenti costanti. Figura 4 - Dopo aver inserito i dati richiesti potete vedere il risultato nella casella in alto a destra, denominata Valore. Figura 5 - Nella Barra delle formule è visualizzata la funzione immessa nella cella C8, che, invece, mostra il risultato del nostro esempio. US AR E Nel 1977 Dan Bricklin, lettore alla Harvard School of Business, stanco di ripetere per l’ennesima volta i cal- coli matematici dei suoi esercizi, ideò un programma computerizzato che gli semplificava il compito, auto- matizzandolo. Da quell’idea nacque il primo foglio di calcolo elettronico, battezzato Visicalc, contrazione di Visible Calculator. Cinque anni dopo compariva sul mercato Lotus 1-2-3, ben più potente del programma di Bricklin. Da allora i fogli elettronici sono molto cambia- ti e oggi dispongono di maggior potenza, versatilità e complessità. Tuttavia, non sono ancora in grado di ri- conoscere e correggere automaticamente errori, come quelli di battitura o logici che capita di commettere spesso quando si batte una formula. Utilizzando per i propri calcoli un programma di ge- stione di fogli elettronici, come ad esempio Microsoft Excel 5.0, uno degli errori più comuni che si commette nel digitare le funzioni è la mancanza del punto e virgo- la (;). Un altro è l’inserimento di spazi, che devono es- sere evitati in qualsiasi punto della funzione. Commettendo questi errori di ortografia nella cella in cui si inserisce la formula, al posto del risultato deside- rato compare l’indicazione #NULLO!. È uno dei messag- gi che Excel fornisce all’utente per facilitare la ricerca dell’errore. ☞ Sebbene una formula sia scritta correttamente, può darsi che faccia riferimento ad una cella conte- nente, al momento dell’esecuzione, un valore che non permette di svolgere l’operazione. A complicare le cose, vi è il fatto che si può comun- que incappare in un erro- re anche scrivendo cor- rettamente la formula, ad esempio facendo riferi- mento ad una cella che non permette di svolgere l’operazione che si desi- derava eseguire. Se, per esempio, si cerca di fare il calcolo A1/B2 ma la cel- la B2 è vuota o contiene uno zero, il programma scrive #DIV/0!, cioè “la formula sta tentando di dividere per zero”, ope- razione che non è per- messa dal programma di calcolo. Un altro motivo frequente di errore è la cancel- lazione di una riga o di una colonna contenente una cel- la cui si fa riferimento in una formula del foglio. In que- sto caso viene visualizzato il messaggio di errore sia nella cella che doveva contenere il risultato, sia in quel- la parte di formula in cui si trovava la cella scomparsa. Il messaggio per questo tipo di errore è #RIF!, che com- pare in presenza di ogni riferimento non valido a una cella. Il messaggio #RIF! può apparire anche se si tenta di usare un riferimento ad un’applicazione che non è in esecuzione o ad un argomento che non è disponibi- le nel foglio elettronico. ☞ Se si inserisce una formula che fa riferimento ad una cella che in quel momento contiene un mes- saggio di errore, il messaggio d’errore appare anche nella cella in questione: occorre correggere l’errore nella cella interessata. Calcolare US AR E Pc Open Giugno ’9685 Ogni volta che la formula inserita in una cel- la di un foglio elettronico non può essere cal- colata in modo appropriato viene visualizzato un messaggio che avvisa dell’errore commes- so. In questa scheda vediamo il significato dei messaggi di errore più frequenti. Da fare� Utilizzate lo strumen- to Autocomposizione funzione (fx sulla barra degli strumenti) per evi- tare errori nella compi- lazione delle formule. Da non fare � Evitate di fare riferi- mento a celle vuote. Eventualmente, se oc- corre, usate #N/D. consiglia Omettendo un punto e virgola nella compilazione della formula SOMMA, nell’esempio tra C1 e D1, il risultato è #NULLO! Il foglio elettronico segnala che non riesce a dividere per zero, il va- lore assegnato automaticamente ad una cella che risulta vuota. Evitare errori e riferimenti circolari nelle formule specifica un intervallo per un operatore o una funzione che richiede un singolo valore. Un errore particolare è #N/D, il quale indica che nes- sun valore è disponibile. Il messaggio #N/D segnala an- che che è stato utilizzato inavvertitamente qualche ri- ferimento a celle vuote. Infatti, questo valore viene im- messo direttamente dall’utente nelle celle del foglio di lavoro che conterranno dati non ancora disponibili. Le formule contenenti riferimenti a queste celle restitui- ranno #N/D invece di calcolare un valore considerando la cella vuota come zero. È anche possibile commette- re un errore che restituisce #N/D, per esempio specifi- cando un argomento con valore improprio nelle funzio- ni CERCA o CONFRONTA. Facilmente si incorre poi in un tipo di errore che può anche non essere tale, il cosiddetto riferimento circola- re. Il riferimento circolare si verifica quando una for- mula usa, direttamente o indirettamente, la stessa cel- la in cui è contenuta. Se, per esempio, nel proprio foglio di lavoro si inserisce nella cella C14 la formula =SOM- MA(C3:C14), compare una finestra di avvertimento che contiene il messaggio “Impossibile risolvere i riferi- menti circolari”. Questa finestra può essere chiusa tra- mite la pressione del pulsante OK; così facendo, il pro- gramma esegue ugualmente il calcolo: il risultato che si ottiene è zero, ed indica sulla barra di stato la cella in- clusa nel riferimento circolare. Le formule a riferimenti circolari non possono essere semplicemente risolte utilizzando i calcoli normali. Quando il riferimento circolare è dovuto ad un errore di digitazione, è necessario riscrivere la formula o rive- dere i passaggi logici in modo da interrompere il riferi- mento circolare. In alcuni casi non si tratta però di un errore, perché si desidera usare tale possibilità per ef- fettuare dei calcoli particolari. Se si vuol creare un rife- rimento di questo tipo, si deve usare il comando Op- zioni del menu Strumenti ed attivare quindi la casella di controllo Iterazioni nella scheda Calcolo. • Pc Open Giugno ’9686 Calcolare US AR E Evitare errori e riferimenti circolari nelle formule Durante il calcolo del foglio di lavoro, i riferimenti circolari vengono calcolati per il nume- ro di volte indicato nella casella Numero massimo del- la scheda di controllo delle iterazioni, oppure fino a quando tutte le celle non subiscono una variazione in- feriore al valore impostato nella casella Scarto con- sentito, a seconda della condizione che viene soddi- sfatta per prima. TIP La cancellazione di una riga o di una colonna contenente una cella cui si fa riferimento in una formula del foglio provoca l’errore #RIF, presente anche nella formula al posto della cella mancante. Con questo messaggio Excel avvisa che il nome della funzione non è stato battuto correttamente. Questa finestra di messaggio avverte l’utente del presentarsi di un problema di riferimento circolare in una formula. Un messaggio di errore particolare è #NOME? che si verifica quando in una funzione si utilizza un nome non riconosciuto da Excel. Una delle possibili cause di que- sto tipo di errore è l’aver scritto il nome di una funzio- ne in modo non corretto. Più frequentemente si dimen- tica l’inserimento dei due punti (:) nel riferimento di un intervallo. Se, ad esempio, si immette la formula =SOM- MA(A1D10), invece di =SOMMA(A1:D10), A1D10 viene interpretato come nome dell’intervallo, che non è stato definito in precedenza e quindi non viene riconosciuto. Il messaggio di errore #NUM!, invece, indica che si è verificato un problema con un numero, come nel caso di immissione di una formula che genera un numero troppo grande o troppo piccolo per essere rappresen- tato da Excel, oppure nell’utilizzo di una funzione itera- tiva, quale TASSO, che non è in grado di trovare un ri- sultato valido. Il messaggio #VALORE! compare quando si utilizza un tipo di argomento o di operando errato; cioè quando si immette del testo in un punto in cui è necessario un nu- mero od un valore logico e il testo non può essere tra- dotto nel tipo di dati corretto; oppure nel caso in cui si Nella maggior parte dei fogli calcolo elettronico l’in- troduzione di una formula in una determinata cella av- viene digitando il simbolo di uguale (“=”) come primo carattere dell’etichetta della cella. Questo informa il computer che tutte le informazioni che sono riportate di seguito specificano la locazione e il tipo di operazio- ni che devono essere fatte sui valori di altre celle o sui risultati di alcune operazioni. Ovviamente la sintassi necessaria per definire una particolare formula è anche funzione della lingua del- l’applicativo. Per esempio, nel caso della definizione di una somma nella versione inglese di Excel è necessario utilizzare l’istruzione sum(). Nella versione italiana, in- vece, il comando diventa somma(). È evidente, quindi, come sia più semplice da parte anche di un utente non particolarmente esperto trovare facilmente il tipo di istruzione da utilizzare per realizzare una particolare operazione aritmetica. Nel caso, ad esempio, dell’ope- razione di somma è sufficiente specificare la posizione di tutti gli addendi. Il risultato, infatti, verrà visualizzato nella cella attiva al momento della definizione della for- mula. Le celle all’interno di un foglio di calcolo vengo- no identificate in modo univoco specificando la colon- na e la riga (come se si trattasse di uno schema di bat- taglia navale). Questa notazione è necessaria per co- municare al computer la posizione esatta in cui anda- re a prelevare i valori da utilizzare per i calcoli. Sebbe- ne sia abbastanza facile costruire formule che realizzi- no calcoli elementari, i fo- gli elettronici moderni di- spongono di una serie di formule precostituite pronte per essere utilizza- te singolarmente oppure in combinazione con altre. La prima operazione che deve essere compiuta nel momento in cui viene rea- lizzato un nuovo foglio di calcolo è la definizione delle etichette delle varie righe e colonne che ripor- tano valori numerici. Gra- zie a queste informazioni l’utente che consulta il fo- glio riesce a capire in mo- do diretto e immediato i riferimenti di ogni valore numerico. Inoltre quando si crea la struttura di un nuovo foglio di calcolo è utile immettere valori mol- to semplici così da con- trollare la correttezza delle formule definite. Se a una cella è stato assegnato un formato numerico particola- re (per esempio il numero di cifre decimali, oppure il formato data) questo verrà applicato direttamente ai numeri che vengono inseriti da tastiera e ai risultati di eventuali calcoli. Inoltre se durante la digitazione di un numero che esprime una valuta viene inserito il simbo- lo di valuta (che corrisponde a L. nel caso la lingua del foglio elettronico sia l’italiano) al numero che viene in- Calcolare US AR E Pc Open Maggio ’9671 Usare le formule nei fogli elettronici Le formule rappresentano l’anima dei fogli elettronici. Il loro uso permette infatti di rea- lizzare tabelle nelle quali i risultati di partico- lari operazioni vengono aggiornati automatica- mente modificando i valori di alcuni parametri. In Excel, per inserire una formula è necessario utilizzare il simbo- lo di uguale. I riferimenti ad altre celle presenti nel foglio di cal- colo possono essere creati selezionando le caselle da inserire nel- la formula tramite il mouse. Da fare � Evidenziare attraver- so l’uso di colori e bor- di adeguati i valori otte- nuti da formule. Se pos- sibile, inserire le co- stanti in determinate celle usando poi i riferi- menti a quella cella. Da non fare � Non definite un nu- mero eccessivo di for- mule una all’interno dell’altra. In questo mo- do diventa più difficile individuare errori di calcolo compiuti dalle formule inserite. consiglia Se durante l’inserimento che deve fornire come risultato un valore numerico viene specificato anche il simbolo di valuta, viene asso- ciato direttamente anche il formato numerico predefinito per le va- lute, inclusi la punteggiatura per separare le migliaia. serito di seguito viene attribuito in modo automatico il formato di numero valuta, per cui per la cifra viene uti- lizzato il punto come separatore delle migliaia senza che dobbiate effettuare alcuna modifica esplicita nelle impostazioni generali del foglio. Torniamo all’inseri- mento delle formule per vedere come debba essere de- finita un’operazione di somma tra due celle. È suffi- ciente spostarsi sulla cella che dovrà contenere il ri- sultato, quindi inserire il simbolo di uguale (=) seguito dalle coordinate delle celle da sommare come si può vedere nelle immagini pubblicate. Se il numero di addendi è superiore a due, è più age- vole definire un intervallo di celle piuttosto che specifi- care tutte le celle da sommare. Ovviamente in questo caso il gruppo di celle deve essere contiguo. La definizione di questo intervallo può avvenire uti- lizzando il mouse oppure con la tastiera. Nel primo caso si deve posizionare il puntatore del mouse nel- l’angolo superiore della serie di valori da selezionare. Premere quindi il tasto sinistro del mouse e trascina- re il puntatore fino all’estremità sinistra del gruppo di celle. Tutte le celle interessate da questa operazione appariranno in nero. Durante questa operazione pote- te osservare che nella barra delle formule viene ripro- posto l’intervallo di celle selezionato riportando le coordinate della prima cella più in alto a sinistra e del- l’ultima a destra più in basso. Se, per esempio, dovete sommare i valori contenuti nel gruppo di celle com- preso tra A2 e B10 è necessario definire la seguente formula: inserite il simbolo = nella cella destinata a contenere il risultato, quindi inserite la seguente for- mula somma(A2:B10). Nella sintassi utilizzata in infor- matica l’operazione di moltiplicazione viene descritta dall’asterisco (“*”) e non dalla x. Se copiate l’intero contenuto di una cella che con- tiene una formula, quest’ultima verrà aggiornata nella nuova posizione modificando i riferimenti in funzione della distanza dalla cella d’origine. Per questo motivo se dovete fare riferimento alla medesima cella che ve- niva considerata nella locazione originale, dovrete modificare manualmente la formula creata dal foglio elettronico nella nuova cella. La creazione automatica di nuovi riferimenti è però utile per copiare formule che devono eseguire la medesima operazione su un determinato gruppo di celle. Durante la definizione di una formula ricordatevi che in una cella possono essere inseriti al massimo 255 caratteri. Se il contenuto di una cella è molto lun- go questo viene visualizzato occupando le celle di de- stra se queste sono libere altrimenti viene troncato. Per trasformare un numero oppure una data in testo per poter applicare un formato predefinito o persona- lizzato si può ricorrere alla funzione testo(). • Pc Open Maggio ’9672 Calcolare US AR E Usare le formule nei fogli elettronici Per inserire in una formula ri- ferimenti di celle lontane me- diante puntamento, conviene spostarsi direttamente sul fo- glio di lavoro con il comando Formula Vai (attivabile anche attraverso il tasto funzione F5). Se l’intervallo o la cella è stato denominato è possibile scegliere diret- tamente il riferimento tra quelli precedentemente defi- niti e visualizzati nella relativa finestra di dialogo. TIP Nel caso di uso frequente di valori predefiniti, conviene definire dei nomi che facciano riferimento a particolari celle. Questi stessi nomi potranno poi essere usati all’interno delle formule. I grafici, come abbiamo visto nello scorso numero di Pc Open, facilitano la comprensione immediata di una serie di valori numerici. I fogli elettronici permettono di realizzare vari tipi di diagrammi e tutti i programmi con- sentono di aggiungere elementi di contorno al grafico stesso, per migliorarne la leggibilità e rendere più com- prensibili le informazioni presentate. Per esempio, una legenda permette di sottolineare le corrispondenze tra i vari elementi del grafico e le infor- mazioni in esso contenute. La posizione della legenda all’interno del grafico spesso è definita automaticamen- te dal programma, ma è comunque possibile modificar- la spostando con il mouse la finestra che la contiene. La dimensione comunque è funzione dell’intera area riser- vata al grafico, per cui restringendo il grafico anche le dimensioni della legenda verranno modificate di conse- guenza. La realizzazione di un grafico può avvenire in due modi: come parte integrante del foglio di calcolo da cui sono stati prelevati i dati, oppure come documento separato. In quest’ultimo caso la presenza di un titolo consente al lettore di capire immediatamente la tipolo- gia dei dati rappresentati. Un altro elemento che può migliorare notevolmente la leggibilità di un grafico è la presenza dei cosiddetti se- gni di graduazione. Si tratta di linee orizzontali e verti- cali che intersecano un asse e servono per distinguere una categoria, una scala oppure una serie di dati. Per esempio negli istogrammi con molte categorie di dati, la presenza dei segni di graduazione consente di indivi- duare rapidamente il valore di ciascun istogramma pre- sente. Come per l’intero grafico, anche gli elementi che lo costituiscono possono essere spostati e ridimen- sionati. Si agisce sempre sui piccoli punti neri che si trovano sullo schermo ai bordi delle finestre quan- do gli oggetti sono selezio- nati tramite mouse. Prendiamo in considera- zione i testi che si possono aggiungere come descri- zione delle caratteristiche. Un testo aggiunto all’inter- no di un grafico può esse- re di due tipi: dipendente oppure indipendente. Il primo non può essere spo- stato dalla posizione in cui si trova attraverso il mou- se. Esempi di questo tipo sono i titoli per gli assi, le etichette per gli indicatori dei dati. Il testo indipenden- te invece può essere spostato e collocato in qualsiasi posizione. Fanno parte di questa seconda categoria i sottotitoli oppure i commenti che vengono aggiunti per integrare o spiegare un grafico. In Excel per distinguere di fronte a quale tipo di testo ci si trova è sufficiente osservare il colore dei punti di manipolazione. Se si tratta di testo dipendente sono co- lorati di bianco, in caso contrario sono neri. Il testo può essere digitato direttamente sul grafico oppure preleva- to da qualche cella del foglio di calcolo. Per aggiungere testo dipendente si usa il comando Grafico Aggiungi Testo. Compare una finestra di dialogo attraverso la quale è possibile specificare in quale par- te del grafico si vuole inserire il testo. Tra le varie voci, troviamo Titolo del grafico, Asse dei valori (x), Asse dei valori (y), e così via. Il testo può essere personalizzato cambiando il tipo di carattere, le dimensioni oppure i colori. Volendo si può selezionare in anticipo l’elemen- to al quale si vuole aggiungere il testo. Per aggiungere un titolo si deve selezionare l’intero grafico, per un sin- golo punto di dati (per esempio un istogramma) si agi- sce con il mouse tenendo premuto il tasto Ctrl. Per aggiungere testo indipendente si deve innanzitut- to controllare che non sia selezionato alcun testo, a questo punto di può scriverne di nuovo tramite tastiera all’interno del grafico. ☞ Per introdurre degli “a capo” forzati all’interno di un blocco di testo, molto spesso utili per migliora- re l’aspetto estetico e la leggibilità del testo stesso, è sufficiente premere la combinazione di tasti Alt+In- vio. Questa funzione è disponibile con la stessa mo- dalità anche per le celle del foglio elettronico dal qua- le il testo può essere ricavato. Calcolare US AR E Pc Open Aprile ’9669 Personalizzare i grafici creati con i fogli elettronici Vista l’importanza che hanno per presentare in modo immediato le informazioni, i grafici vanno curati con particolare attenzione. Sco- priamo come usare al meglio le possibilità di personalizzazione offerte dai fogli elettronici. In Excel è possibile ridefinire l’angolo del grafico per aumentare le visibilità di alcune categorie semplicemente con il mouse. Da fare � Per nascondere una parte del grafico si può creare un blocco di te- sto indipendente vuoto, inserendo cioè una se- rie di spazi. Da non fare � Non create grafici con un numero eccessi- vo di categorie poiché ciascun elemento risul- terebbe troppo piccolo per permettere una let- tura agevole dei dati. consiglia Al testo digitato può essere anche applicato il con- trollo ortografico in modo da eliminare eventuali errori di scrittura, allo stesso modo di quanto si può fare con programmi di videoscrittura. Per valorizzare una porzione del grafico potete ag- giungere delle frecce. Per disegnare una freccia si deve usare lo strumento Freccia presente sulle barre di pul- santi Grafico e Disegno, oppure con il comando Aggiun- gi Freccia nel menu Grafico. Anche per la freccia, una volta creata, possono essere usate tutte le procedure di manipolazione tipiche degli altri elementi dei grafici. Le frecce si possono spostare, ridimensionare e ovviamen- te eliminare (semplicemente premendo il tasto Canc sulla tastiera). Si possono inoltre aggiungere elementi di formattazione, come per esempio il colore, il motivo e così via. Tutte queste personalizzazioni avvengono at- traverso la finestra di dialogo Motivi. Con le opzioni Li- nea si definiscono i parametri dell’asta della freccia; con Punta invece si modificano lo stile, la lunghezza e la larghezza della punta della freccia. È possibile trasfor- mare una freccia in linea semplicemente selezionando l’asta senza punta nel gruppo di opzioni Punta. Se avete realizzato un grafico tridimensionale può ca- pitare che una o più categorie non siano perfettamente visibili perché coperte da altri elementi. Per rimediare basta cambiare l’angolo di visione. Per ruotare un grafi- co tridimensionale con Excel 7 è sufficiente selezionare l’intero grafico, quindi spostare il puntatore del mouse in uno dei punti di manipolazione. Quando il puntatore del mouse cambia forma diventando una croce allora è possibile cambiare la prospettiva del grafico. Tramite le Opzioni di gruppo si può modificare la spaziatura tra le serie, la profondità del grafico e la distanza tra le barre (nel caso di un diagramma a istogrammi). A queste op- zioni si accede premendo il tasto destro del mouse. Con la stessa modalità si attiva anche il comando Formato Serie Dati. che consente di modificare i colori degli ele- menti, oppure cambiare l’intervallo della serie di dati. Molti fogli elettronici permettono di realizzare i co- siddetti grafici esplosi, per esempio diagrammi a torta nei quali l’elemento che si vuole mettere in evidenza è separato dagli altri. Con Quattro Pro ed Excel si può an- che decidere la distanza che intercorre tra elemento esploso e resto del grafico. • Pc Open Aprile ’9670 Calcolare US AR E Personalizzare i grafici creati con i fogli elettronici In Quattro Pro al testo contenu- to all’interno del grafico può essere associato anche l’attri- buto tridimensionale. Si può scegliere il colore del- l’ombra, l’orientamento e la profondità della stessa. A questa opzione si accede attraverso il menu attivato premendo il tasto destro del mouse. TIPA seconda del tipo di grafico utilizzato esistono opzioni differenti.Combinando in modo opportuno le possibilità offerte dai programmisi riesce a realizzare un grafico particolarmente chiaro. Nelle schede pubblicate nei numeri precedenti abbia- mo visto quali sono le modalità di inserimento e di for- mattazione dei dati all’interno del foglio. Sappiamo inol- tre che sfruttando le possibilità grafiche offerte dal si- stema operativo Windows è possibile rappresentare in modo grafico i dati contenuti di un foglio di lavoro. Pre- scindendo dal particolare applicativo in uso, tutti i fogli elettronici dispongono di strumenti dedicati a gestione e creazione dei grafici. Questi possono essere inseriti direttamente all’interno del foglio di lavoro, oppure co- me documenti separati. Rappresentare graficamente un gruppo di dati con- sente di avere una sensazione immediata sulla consi- stenza dei valori selezionati. Esaminando il grafico sul- l’andamento finanziario di un’azienda relativo a un de- terminato periodo di tempo, è sufficiente un colpo d’oc- chio per rilevare le differenze di un indice rispetto ai va- lori adiacenti, magari quelli dell’anno precedente. Tutti i fogli elettronici mettono a disposizione dell’u- tente diversi modelli di grafici tra i quali è possibile sce- gliere quello più adatto a esprimere il significato dei nu- meri. In Excel 4 la rappresentazione grafica di uno spe- cifico gruppo di dati avviene attraverso il comando Crea grafico. Nella versione per Windows 95 di Excel (la 7.0) lo stesso comando si trova nel menu Inserisci (figu- ra 1). Viene subito richiesto di scegliere tra l’opzione di inserire il grafico all’interno del foglio di lavoro oppure quella di creare un nuovo documento. Qualunque sia l’applicativo in uso la prima operazio- ne da compiere consiste nella selezione del gruppo di Calcolare US AR E Pc Open Marzo ’9669 Creare un grafico da una serie di dati Aggiungere a una serie di dati la corrispon- dente rappresentazione grafica facilita la com- prensione delle informazioni. Scopriamo come è possibile creare vari tipi diagrammi bi e tri- dimensionali con i fogli elettronici. Figura 1 Figura 2 dati da rappresentare gra- ficamente. Possibilmente la prima riga e la prima co- lonna dovrebbero conte- nere una breve descrizio- ne sul significato dei dati. Queste informazioni sono, di norma, utilizzate come etichette per il grafico. I valori di ogni riga sele- zionata vengono elaborati come serie di dati, mentre le colonne vengono consi- derate categorie. Prima di procedere nella creazione del grafico, Excel effettua una verifica della struttu- ra selezionata. Presuppo- ne infatti che il numero delle serie sia inferiore a quello delle categorie. Sulla base di questa rego- la, se il numero delle ri- ghe dovesse essere supe- riore a quello delle colon- ne, le righe vengono considerate serie mentre le co- lonne categorie. Qualora i dati non riflettano questa re- gola è possibile specificare manualmente l’assegnazio- ne tra righe e colonne. Durante la selezione dei dati su cui costruire il grafi- co si possono eseguire anche definizioni di più aree non adiacenti (figura 2). Si possono escludere dalla selezio- ne intere righe o colonne ma non parti di esse. ☞ Il modo più semplice per definire più aree di dati consiste nel tenere premuto il tasto Ctrl. Dopo la Da fare � Quando possibile col- locate la legenda a fian- co del grafico. Si ottiene un diagramma compren- sibile anche da chi non ha effettuato l’analisi dei dati. Da non fare � Non create grafici tri- dimensionali con un nu- mero eccessivo di serie di dati perché non con- sentono di effettuare un confronto diretto fra tut- te le categorie. Preferi- re in questi casi gli isto- grammi bidimensionali. consiglia prima selezione premere questo tasto e attraverso il mouse proseguire nella definizione della altre aree dati. In alternativa si deve provvedere a nascondere le colonne e le righe le cui informazioni non devono far parte del grafico. Chi utilizza la versione 4 di Ex- cel deve ricordarsi di attivare l’opzione Solo celle vi- sibili nel comando Selezione formato speciale. Concluse le operazioni di specifica dei dati e attivato il comando per la creazione del grafico, Excel richiede di definire lo spazio entro cui collocarlo. Per la definizione dei parametri necessari alla costru- zione del grafico esiste una procedura che assiste l’u- tente passo dopo passo fino al completamento dell’o- perazione. Tramite una finestra vengono richiesti man mano tutti i parametri. Il primo (e forse anche il più im- portante per il risultato finale) riguarda il tipo di dia- gramma da utilizzare (istogrammi, barre orizzontali, ra- dar, torte, ecc.). Se avete dei dubbi e non sapete bene che cosa rispondere alle varie domande premete il pul- sante Fine (figura 3). Il programma sceglierà per voi tut- ti i valori da attribuire ai parametri. Ovviamente non è detto che il risultato sia rispondente alle vostre esigen- ze, poiché viene adottata una procedura standard. Excel 7 per Windows 95 prima della scelta del tipo di grafico, vi consente di controllare che l’area dei dati sia definita in modo esatto (figura 4). A tal fine vengono ri- portate le coordinate delle righe e colonne che delimi- tano l’area selezionata. In caso di selezioni disgiunte vengono riportate le coordinate delle varie aree in se- quenza, separate da un punto e virgola. Scegliere il tipo di grafico da adottare è un’operazio- ne che deve essere fatta con molta attenzione poiché è necessario valutare con cura quali sono le parti del gra- fico alle quali si intende dare maggiore risalto. ☞ Nella rappresentazione delle percentuali di mercato di qualsiasi tipo di prodotto, è preferibile uti- lizzare un diagramma a torta, mentre per un confron- to tra serie diverse di dati (per esempio le vendite di un particolare prodotto negli ultimi anni) conviene optare per un grafico a barre (istogramma). In Quattro Pro la selezione dei dati avviene in modo analogo a quanto visto per Excel. La principale diffe- renza riguarda la locazione in cui è posto il comando dedicato alla realizzazione del grafico (si trova nel me- nu Graphics). A differenza di Excel, Quattro Pro crea il diagramma utilizzando per definizione un grafico a istogrammi. Se volete utilizzare un tipo differente è ne- cessario scegliere dal menu Graphics l’opzione Type (fi- gura 5). Viene visualizzata una finestra nella quale sono elencati tutti i tipi di grafici disponibili, classificati at- traverso quattro categorie. Quattro Pro sceglie auto- maticamente il tipo di grafico che si adatta meglio al ti- po di dati selezionati. • Pc Open Marzo ’9670 Calcolare US AR E Creare un grafico da una serie di dati Durante la specifica dell’area entro cui inserire il grafico è possibile definire uno spazio perfettamente quadrato tenendo premuto il tasto Shift. Se invece si vuole allineare questo spazio alla griglia delle celle presenti nel foglio di lavoro è necessario te- nere premuto il tasto Alt. TIP Figura 3 Figura 4 Figura 5 Una volta creato un foglio di lavoro, è molto probabi- le che si debbano apportare delle modifiche ai conte- nuti delle varie celle. I fogli di calcolo hanno funzioni che consentono di accelerare le operazioni di copia e di spostamento di valori singoli oppure gruppi di celle. Nei moderni fogli elettronici il contenuto di una cella può essere spostato utilizzando anche solo il mouse. In Excel, è sufficiente, infatti posizionare il puntatore sul bordo della cella, premere il tasto sinistro del mou- se e trascinare verso la nuova posizione. La stessa ope- razione può essere eseguita con modalità analoghe an- che da altri programmi come Lotus 1-2-3 e Quattro Pro (in quest’ultimo, per abilitare lo spostamento del valo- re contenuto in una cella basta premere il tasto sinistro del mouse e attendere che il cursore assuma la forma di una mano, a questo punto è possibile trascinare la sele- zione in qualsiasi altra locazione del foglio elettronico). Ma anche fogli elettronici meno sofisticati, come quelli contenuti nei pacchetti integrati, permettono di usare il mouse per spostare le celle. In Works di Micro- soft, che ha alcuni punti in comune con Excel, quando si sposta il cursore del mouse in prossimità del bordo di una cella, compare a fianco della freccia del mouse un testo che indica appunto la possibilità di spostare il contenuto della cella selezionata. Il comando viene eseguito immediatamente se la cel- la di destinazione è vuota. Se invece quest’ultima con- tiene un altro valore, sia esso un dato numerico o una formula, il program- ma richiede una confer- ma dell’operazione e il vecchio valore viene so- stituito da quello nuovo solo a questo punto. In caso di errore per ripri- stinare le condizioni ori- ginarie è sufficiente sele- zionare il comando An- nulla presente nel menu Modifica. Nel caso si vo- glia spostare un gruppo di celle la differenza ri- guarda solo il tipo di sele- zione che coinvolge ap- punto più di una cella, mentre il resto della pro- cedura rimane invariato. Questi risultati si possono ottenere anche senza l’au- silio del mouse. La procedura risulta un leggermente più macchi- nosa e lunga. Il gruppo di celle da spostare deve es- sere comunque seleziona- to utilizzando per esempio i tasti freccia, tenendo contemporaneamente pre- muto il tasto Shift. Selezio- nate quindi l’opzione Ta- glia nel menu Modifica (fi- gura 1). Intorno all’area precedentemente selezio- nata compare una linea tratteggiata a sottolineare che i dati inscritti sono stati memorizzati. Facen- do uso dei tasti freccia spostatevi fino alla cella in cui spostare i valori. Que- sta posizione rappresenta l’estremità superiore sinistra dell’area che verrà occupata dal gruppo di valori me- morizzati. Adottare questa procedura comporta qualche ri- schio: se durante l’aggiornamento la nuova selezione sovrappone inavvertitamente altri dati, il programma non visualizza alcuna comunicazione (come invece av- viene con il metodo visto precedentemente). Anche in questo caso, i vecchi valori possono comunque essere ripristinati con il comando Annulla del menu Modifica. ☞ Nella maggior parte delle applicazioni Win- dows, il comando annulla può essere richiamato an- che da tastiera ricorrendo alla combinazione di tasti Ctrl+Z (nei Macintosh il comando analogo è Mela-Z). La visualizzazione del messaggio di allerta, nel caso di sovrapposizione di valori può essere disabilitata at- traverso la finestra di dialogo Opzioni del menu Stru- Calcolare US AR E Pc Open Febbraio ’9661 Spostare e duplicare il contenuto delle celle Rispetto ai primi fogli elettronici, i program- mi disponibili per i personal di oggi permetto- no di spostare e copiare il contenuto delle cel- le con grande facilità. Soprattutto grazie all’u- so del mouse che ormai può rimpiazzare quasi del tutto la tastiera. Ma i due dispositivi pos- sono operare anche in simbiosi. Da fare � Per sveltire le opera- zioni di copia e incolla delle celle, invece che ricorrere alle voci del menu Modifica usate le combinazioni di tasti Ctrl+C e Ctrl+V, rispetti- vamente. Da non fare � Non disabilitate la vi- sualizzazione dei mes- saggi di sovrapposizio- ne dei dati se non avete completa padronanza del foglio elettronico. consiglia In Quattro Pro è possibi- le specificare il tempo che è necessario tenere premuto il tasto del mou- se prima che venga abi- litata la funzione di tra- scinamento della cella. Si può anche decidere di disabilitare la possibilità di annullare un coman- do. Per accedere a que- ste opzioni basta premere il tasto destro del mouse quando il curso- re si trova in un’area esterna al foglio di calcolo attivo.Figura 1 Pc Open Febbraio ’9662 Calcolare US AR E Spostare e duplicare il contenuto delle celle menti (figura 2) nella sezione Modifica. Per rimanere in tema di cancellature accidentali, prestate particolare at- tenzione a non premere contemporaneamente i tasti Ctrl+Canc poiché tutti i valori e le formule presenti nel- l’intervallo di celle selezionate verranno completamente cancellate senza che vi venga chiesta alcuna conferma (si può comunque annullare l’operazione). Si può notare come in Excel, nella finestra ove si di- sabilita l’opzione di allerta appena citata, esista anche una casella che consente di inibire la possibilità di tra- scinare le celle. Un’opzione questa che permette di si- mulare le versioni precedenti dell’applicazione che non disponevano appunto di questa funzione. Per modificare il valore inserito all’interno di una cel- la si può intervenire direttamente con un doppio clic del tasto sinistro del mouse sulla cella da modificare. Oppure spostate il puntatore del mouse nella barra del- la formula. Lo stesso risultato si può ottenere più velo- cemente premendo il tasto F2. In questo caso il valore della cella selezionata viene visualizzato automatica- mente nella barra formula mentre il cursore viene posto alla fine del contenuto della cella, pronto per eventuali modifiche. Il metodo più rapido per cancellare tutto il contenuto di una cella è premere il tasto Canc (con il ta- sto backspace, serve anche premere il tasto Invio). Le operazioni di spostamento di dati possono inte- ressare intere righe o colonne. Per selezionare un’in- tera riga o colonna con il mouse, basta premere sul- l’intestazione a esse relativa (il numero nel caso delle righe, la lettera o una combinazione di lettere, nel ca- so delle colonne). ☞ Si può selezionare una riga anche tramite ta- stiera: basta usare la combinazione di tasti Shift+ Barra spaziatrice; per una colonna intera la combi- nazione diventa Ctrl+Barra spaziatrice. La selezione di un blocco di dati avviene con i tasti Ctrl+Shift+* mentre per l’intero foglio di lavoro si deve ricorrere ai tasti Ctrl+Shift+Barra spaziatrice. Per copiare il contenuto di alcune celle in altrettante caselle di destinazione ci sono vari modi. Il più cono- sciuto è sicuramente quello di utilizzare la funzione Co- Se volete modificare lo stile di tutte le celle, selezionate l’inte- ro foglio di calcolo premendo il pulsante, in alto a sinistra della tabella, che rappresen- ta il punto di congiunzione tra righe e colonne. TIP pia del menu Modifica dopo aver selezionato il gruppo di valori da copiare. Tramite tastiera si può copiare una cella con i tasti Crtl+C e incollarla con Ctrl+V. In molti programmi si può anche premere il tasto destro del mouse quando il cursore si trova sopra una cella e ac- cedere alle voci di questo menu rapido. Oppure si pos- sono usare in modo combinato mouse e tastiera. Portate il mouse su uno dei bordi della cella o del gruppo di celle da copiare. Premete il tasto Ctrl; notate che di fianco alla freccia del mouse compare un piccolo simbolo di somma. Premete il tasto sinistro del mouse e spostare la freccia nella posizione in cui volete che il valore venga copiato; rilasciate quindi il pulsante del mouse e il tasto Ctrl. Durante l’operazione di copia vengono memorizzati tutti i parametri delle celle (formule, attributi grafici e così via). Con il comando Incolla Speciale si può invece specificare il tipo di informazioni da incollare nella cel- la destinazione ed eseguire anche alcune operazioni matematiche. Con Excel 7 è possibile riempire una cella con un valore a scelta tra un gruppo di dati, che può an- che essere definito dall’utente (per esempio i giorni del- la settimana), attraverso la sezione Lista disponibile nella finestra Opzioni del menu Strumenti. ☞ Le operazioni di copia possono coinvolgere an- che gruppi di celle non contigue (figura 3). Dopo aver selezionato il primo gruppo di celle, tenendo premu- to il tasto Ctrl, selezionate il secondo, il terzo e quant’altri gruppi di celle volete con il puntatore del mouse. Quindi selezionate il comando Copia. Dopo l’operazione di Incolla gli spazi che precedentemente esistevano tra i vari gruppi di celle, non vengono più tenuti in considerazione. • Figura 2 Figura 3 Grazie alla flessibilità dei moderni fogli di calcolo si possono realizzare dei veri e propri schemi dinamici ca- paci di fornire immediatamente il risultato (per esem- pio un preventivo può usare una medesima impostazio- ne di calcolo richiedendo di volta in volta l’aggiorna- mento dei singoli valori). In questi casi la formattazione delle celle (il tipo di carattere utilizzato, l’eventuale sot- tolineatura, lo spessore del bordo, il colore dello sfon- do e del carattere) assume una importanza fondamen- tale. Tutti i comandi necessari alla definizione della for- mattazione dell’area di lavoro (l’insieme delle celle che contengono dati o formule) possono essere attivati at- traverso i vari menu. Data la moltitudine delle voci può capitare, soprattutto ai meno esperti, di incontrare dif- ficoltà nel reperimento della funzione desiderata. A tal fine tutti i programmi sviluppati per funzionare con Windows, dispongono di una barra pulsanti o barra strumenti. Si tratta di una barra composta da un nume- ro predefinito di pulsanti ai quali sono legate altrettan- te funzioni. Il loro scopo è quello di mettere a disposi- zione dell’utente i comandi di più frequente utilizzo in modo che siano sempre pronti all’uso. Per la loro atti- vazione è sufficiente fare clic con il puntatore del mou- se sullo strumento desiderato. All’apertura del programma si presenta una barra de- gli strumenti costituita da pulsanti legati a funzioni di carattere generale. Pro- prio per la genericità del- le sue funzioni viene defi- nita barra standard. Procediamo in una breve descrizione di queste fun- zioni disponibili, a partire dall’estremità sinistra del- la barra. Si inizia con gli strumenti per la gestione dei file, capaci di creare un nuovo foglio di lavoro, aprirne uno precedente- mente creato oppure sal- vare le ultime modifiche apportate. Segue la casel- la di stile. Uno stile rap- presenta l’insieme delle specifiche assegnate a una determinata cella oppure a un gruppo di esse. In al- tre parole è possibile fare in modo che determinate cel- le oppure intere righe o colonne possano assumere del- le caratteristiche “stilistiche” scelte tra quelle disponi- bili oppure create ad hoc dall’utente. In questo modo si evita di ripetere più volte le stesse operazioni. Lo strumento di somma automatica, identificata con un pulsante recante il simbolo dell’alfabeto greco “Sig- ma” a cui è stata assegnata la funzione matematica di somma. Come potrete constatare personalmente far fa- re una somma a un foglio di calcolo richiede la specifi- ca di una serie di parametri indispensabili al computer per poter “capire” quali sono le celle nelle quali leggere i valori da sommare e quale deve essere la cella in cui riversare il totale calcolato. Per la formattazione dei caratteri sono disponibili ben quattro pulsanti capaci di cambiare l’aspetto dei caratteri nelle celle selezionate. In modo particolare consentono di aggiungere il formato grassetto, corsivo oppure di aumentare o diminuire la dimensione del ca- rattere. Di seguito troviamo i pulsanti dedicati all’allineamen- to dei dati. Sono tre pulsanti in grado rispettivamente di produrre l’allineamento a sinistra, centrato e a destra della cella. Questa impostazione vale sia per le etichet- te (stringhe alfanumeriche necessarie per identificare più semplicemente i valori numerici contenuti nelle cel- le adiacenti) sia per i numeri (anche se frutto di espres- sioni matematiche). Lo strumento Centra nelle colonne è destinato a cen- trare il testo contenuto in un intervallo selezionato ri- spetto alle colonne comprese nella selezione. Per esem- pio per centrare il testo contenuto nella cella A5 nel gruppo di colonne comprese tra A ed F è sufficiente se- lezionare il gruppo di celle comprese tra A5 ed F5 se- guita dall’attivazione dell’omonimo pulsante Centra nel- le colonne. Calcolare US AR E Pc Open Gennaio ’9661 Da fare � Togliete dalla barra tutti i comandi che non utilizzate di frequente. Da non fare � Non usate più di due barre strumenti contem- poraneamente. Ridurre- ste lo spazio utile per il foglio e rischiereste di commettere errori. consiglia Usare la barra strumenti di un foglio elettronico Quasi tutti i programmi in ambiente Windows permettono di personalizzare la barra degli strumenti. Vediamo come procedere per sfrut- tare al meglio la possibilità di avere le funzioni più usate sempre a portata di mano. Ogni foglio di calcolo contiene un elenco di barre degli strumenti predefiniti che mettono a disposizione le funzioni che più comune- mente vengono utilizzate. Le barre sono raccolte per argomento per cui un gruppo di pulsanti si può attivare semplicemente selezionan- do l’argomento che più interessa. Concludono la breve rassegna i pulsanti dedicati alla creazione dei bordi (con i quali è possibile specificare lo spessore, il colore e lo sfondo di ogni cella), quello dedicato alla creazione di un grafico a partire dai valori contenuti in una parte o sull’intero foglio di calcolo at- tivo e, infine, lo strumento dedicato all’attivazione della guida in linea. All’utente viene lasciata in ogni momento la facoltà di aggiungere ulteriori pulsanti oppure cambiare la funzio- ne assegnata a un pulsante già esistente. Sebbene sia concesso aggiungere anche tutte le barre degli stru- menti predefinite (ognuna dedicata alla gestione di un particolare gruppo di funzioni), è bene non eccedere nel numero di queste barre visualizzate simultanea- mente sullo schermo poiché si riduce in modo inoppor- tuno lo spazio a disposizione all’area di lavoro del foglio di calcolo ostacolando la visibilità e per questo la chia- rezza dei dati. Chi lavora con Excel 7, la versione dedicata a Win- dows 95, può utilizzare il tasto destro del mouse per at- tivare un menu a scelta rapida dedicato interamente al- la gestione delle barre pulsanti. Esistono in tutto ben nove barre pulsanti predefinite per l’attivazione delle quali è sufficiente agire con il pulsante sinistro del mou- se. Sempre nello stesso menu è disponibile una voce de- stinata ad attivare una finestra attraverso cui persona- lizzare le barre esistenti oppure crearne altre completa- mente nuove. Con le versioni precedenti del foglio elettronico di Mi- crosoft è necessario seguire un percorso ben preciso per disporre delle funzioni necessarie alla personalizza- zione delle barre pulsanti. CON EXCEL 4.0. Per poter aggiungere uno strumento a una barra degli strumenti è necessario che questa sia visualizzata sullo schermo; quindi selezionate il coman- do Barre degli strumenti disponibile nel menu Opzioni e scegliete la voce Personalizza. A questo punto è necessario selezionare la categoria degli strumenti dalla quale si vuole prelevare la funzio- ne da inserire nella barra strumenti. Quando la funzione desiderata è visualizzata, per fare sì che entri a fare par- te della ristretta schiera di pulsanti della barra stru- menti è sufficiente "cliccarci" sopra con il mouse e, con il pulsante sinistro del mouse premuto, trascinarli uno per volta sopra la barra degli strumenti da personaliz- zare. È un’operazione più complicata da spiegare che da realizzare. In ogni momento è possibile cambiare la posizione di ciascuna delle barre strumenti visualizzate. Basta posi- zionare il puntatore del mouse (la freccia) sulla barra strumenti in modo da non coinvolgere alcuno dei pul- santi esistenti, premere il pulsante sinistro del mouse e trascinare la barra verso la nuova destinazione. Quando una barra strumenti viene selezionata appare un’area definita aggancio della barra degli strumenti. Per le bar- re strumenti predefinite quest’area rispetta un ordine ben preciso che è possibile constatare attivando una dopo l’altra tutte le barre degli strumenti. È sempre pos- sibile modificare tale disposizione selezionando una barra strumenti e, quando appare l’area di aggancio, in- serirla nella nuova posizione. Qualora si tenti di so- vrapporla a una già esistente, quest’ultima verrà spo- stata verso il basso. La creazione di una nuova barra strumenti richiede innanzitutto la definizione del suo nome. A tal fine si uti- lizza la finestra di dialogo Barre degli strumenti. Per l’ag- giunta di tutti i pulsanti si procede secondo quando det- to per la personalizzazione delle barre strumenti. Tutte le modifiche apportate a una delle barre degli strumenti predefiniti possono essere annullate sempli- cemente agendo sul pulsante Reimposta. • Pc Open Gennaio ’9662 Calcolare US AR E Usare la barra strumenti di un foglio elettronico Per alcune funzioni è utile avere a disposizione anche il coman- do opposto. Per esempio di un carattere si può decidere di aumentare la dimensione ma anche di rimpicciolirlo. In questi casi non è neces- sario introdurre due pulsanti distinti. Infatti l’azione op- posto si realizza semplicemente tenendo schiacciato il tasto Shift prima di cliccare con il mouse sopra il pul- sante del quale si vuole l’azione contraria. TIP Per personalizzare una barra di pulsanti è sufficiente selezionare il pulsante relativo alla funzione da aggiungere e trascinarla diretta- mente su una delle barre degli strumenti al momento attive. Da no- tare che nella parte inferiore della finestra esiste uno spazio dedica- to alla descrizione della funzione associata al pulsante selezionato. Ogni pulsante reca un simbolo differente, che ne semplifica il rico- noscimento. Inoltre alcuni di essi (il simbolo di dischetto per il sal- vataggio dei dati, la cartella aperta per il caricamento di un file, e così via.) sono diventati standard anche tra applicativi omogenei ma di produttori differenti. Eliminare temporaneamente i dati che non vanno stampati Le tabelle gestite tramite fogli elettronici hanno di solito dimensioni molto grandi. Stam- parle diventa dunque un'impresa complessa, a meno di non prendere le giuste precauzioni. Si può così limitare il numero di dati da inviare al- la stampante, senza ridurre la qualità finale del documento. Quando si ha una serie di dati molto numerosa, ge- stita attraverso un foglio elettronico, con il comando stampa si ottiene il risultato di bloccare per lungo tempo computer e stampante (soprattutto se questa non è particolarmente veloce) e di consumare carta e inchiostro. In molti casi non serve stampare per inte- ro il proprio documento ma basta trasportare su carta i dati salienti. Diventa a questo punto importante sce- gliere i dati che verranno stampati e la loro forma (ar- gomento, quest'ultimo, di una delle prossime schede calcolare di Pc Operi). Per effettuare la scrematura dei dati da stampare potete seguire due strade differenti. La prima è quella di selezionare una zona del foglio elettronico e definir- la come area di stampa. In Excel il comando da usare in questo caso è proprio Area di stampa e si trova nel menu File. Con Lotus 1-2-3 l'impostazione della zona da stam- pare è invece definita all'interno della finestra di dia- logo alla quale si accede dal comando stampa (si può fare anche in Excel ma la funzione Area di stampa è più comoda). Comportamento analogo a quello di Lotus 1- 2-3 si ha in Quattro Pro ove, dopo aver selezionato il comando di stampa (File, Stampa) dovete scegliere tra la pagina attiva, la selezione corrente oppure l'intera serie di fogli elettronici contenuti in un solo file (chia- mata notebook da Borland). Da fare ŹPer distinguere l'una dall'altra righe e colon- ne di un documento è possibile modificare al- ternativamente il colore di fondo delle celle. Da non fare ŹNon stampate l'intero foglio di calcolo, so- prattutto se non ne co- noscete a fondo la strut- tura. Ci possono essere celle fuori dalla portata visiva, usate come luo- ghi di interscambio per dati temporanei. Alcuni programmi ridimensionano in modo intelligente l'area di stampa quando si inseri- scono nuove linee o co- lonne, altri invece richie- dono la ridefinizione dell'area di stampa. In ogni caso prima di invia- re i dati alla periferica è sempre meglio controlla- re le dimensioni della zo- na selezionata. Un metodo alternativo a quello della selezione dell'area di stampa è quello di eliminare, an- che se solo temporanea- mente, gli oggetti dal fo- glio elettronico. Contrariamente a quanto si potrebbe pensare dì primo acchito non si trat- ta di tagliare le celle che non si vogliono stampare, in- collarle in un altro foglio elettronico e quindi reinte- grarle nel primo al termine dell'operazione. Anzi questo metodo, funzionale in alcuni casi, non deve essere praticato poiché potrebbe causare la per- dita di alcuni collegamenti e quindi la variazione dei contenuto, con molta probabilità di errore, delle celle che si intendono stampare. La tecnica giusta è invece quella di spostare, duran- te la creazione del foglio elettronico, le celle di servi- zio, quelle cioè ove vengono depositate le informazio- ni come formule o dati temporanei, alla destra dell'a- rea di lavoro. Figura 1. La definizione di una nuova area di stampa in Excel 7. Non preoccupatevi se le dimensioni del foglio si espandono in larghezza. Tutti i moderni spread- sheet non salvano su disco il contenuto della colonne completamente vuote, evitando di occupare spazio prezioso sulla memoria di messa. Se il foglio elettronico vi viene fornito preconfezio- nato e con l'obbligo di non modificare le colonne pree- sistenti, i dati che non debbono essere stampati pos- sono essere nascosti. Si tratta di una funzione che non è presente in tutte le applicazioni della categoria ma che risulta particolarmente utile per variazioni volanti di un foglio. Il comando nascondi in Excel si trova all'interno del- la finestra di dialogo che serve per impostare le di- mensioni di una riga o di una colonna. Nelle ultime ver- sioni del programma Microsoft è possibile accedere in modo diretto a questa opzione, senza dover percorre- Pc Open Dicembre '95 Eliminare temporaneamente i dati che non vanno stampati mi la funzione che consente di variare la percentuale di riduzione o ingrandimento del foglio. Piuttosto che stampare una tabella con caratte- ri molto visibili ma spezzata in più pagine che debbo- no essere affiancate per ricomporre la tabella origi- naria, conviene ridurre la percentuale di stampa e cercare di far stare un lato della tabella in una sola pagina. Ovviamente questa regola deve essere seguita con moderazione, poiché nessun documento stampato do- vrebbe avere corpo inferiore alla soglia della leggibi- lità che si può equiparare a una font di corpo 8. In al- cuni fogli elettronici esiste la possibilità di decidere il numero di pagine massimo che la tabella occuperà. In questo modo è il programma a impostare un algoritmo di variazione automatica delle dimensioni del docu- mento da stampare. Come impostazione standard la maggior parte dei fogli elettronici stampa non soltanto gli elementi pre- senti nelle varie celle ma anche le linee che delimitano una cella dall'altra. Se sono stati aggiunti abbellimenti grafici come cornici o grafici la presenza delle linee di divisione tra celle rendere il documento meno leggibi- le. Meglio quindi disabilitare questa funzione. Sia in Ex- cel sia in Lotus questa opzione è presente nella fine- stra attraverso la quale si imposta la pagina di stampa. Analoga decisione va presa per le intestazioni di righe e colonne che non vengono stampate quasi mai auto- maticamente dall'applicazione. • In Excel la funzione Adatta che si trova nel finestra di imposta- zione della pagina di stampa può essere usata per decidere il numero di pagine sul- le quali stampare la tabella. I valori da indicare al fo- glio elettronico sono ì numeri di pagine in orizzontale e quello in verticale. Se non si indica uno dei due valori sarà il programma a definire automaticamente il se- condo in funzione del dato lunghezza, o larghezza, ri- cavato dal primo parametro. Pc Open Dicembre '95 re l'intera struttura di menu, sia tramite il tasto destro del mouse, una volta selezionato l'oggetto sia con un apposito comando presente nei primi livelli dei menu . Non è possibile nascondere una sola cella ma è necessario togliere dal foglio elettronico solamente ri- ghe o colonne intere. Una volta nascosta, una riga o una colonna non può più essere modificata in modo interattivo, resta cioè la possibilità di variare gli attributi in essa presenti quan- do si modificano gli elementi di un gruppo; questo si- no a quando non si rende nuovamente visibile l'ogget- to. Quest'ultima è un'operazione che può sembrare difficile a prima vista, dato la colonna nascosta non è selezionabile. Si risolve l'imbarazzo selezionando un blocco di colonne che comprendano anche l'oggetto nascosto e quindi ricorrere al comando scopri o ricor- rere al comando di variazione delle dimensioni. A questo punto è giunto il momento di stampare ve- ramente il documento. Restano da scegliere alcuni pa- rametri, più o meno legati alla stampante in uso, che decidono forma e aspetto della pagina. Ai classici comandi che consentono di stabilire i margini del documento con le consuete righe di inte- stazione e pie' di pagina, i fogli elettronici aggiungono alcune funzioni particolari. È vitale in questi program- Calcolare US AR E Pc Open Novembre ’9569 Scegliere il formato giusto per i dati numerici Lavorando con un foglio elettronico se imposta- te il formato dei dati da inserire nelle celle evite- rete errori e confusioni durante le normali ope- razioni con il foglio di lavoro. In più, il programma visualizzerà con chiarezza il tipo di informazioni senza che voi dobbiate ogni volta specificarlo. Uno degli errori più comuni che commettono gli utenti di programmi per la gestione di fogli elettronici è quello di sottovalutare l’importanza della scelta del tipo di dati da inserire. Tutti i fogli elettronici, infatti, accettano sen- za problemi i dati digitati nelle celle, siano essi numeri, caratteri alfanumerici, date, valute e così via. Non viene quindi eseguito nessun controllo automatico se l’utente non imposta prima il tipo di dato che vuole poi inse- rire. I software più diffusi, Microsoft Excel, Lotus 1-2- 3 e Novell Quattro Pro hanno tutti un formato “generico”, che viene as- segnato in modo automa- tico dal computer non ap- pena l’utente crea il foglio di lavoro. In alcuni casi, questo formato viene mo- dificato altrettanto auto- maticamente dal sistema al primo inserimento di un dato che non sia generico. Per una migliore orga- nizzazione delle informa- zioni e per evitare di inse- rire dati non coerenti in particolari zone del foglio, è opportuno quindi defini- re con la maggiore precisione possibile qual’è il tipo di dati che saranno inseriti in una determinata cella (in un gruppo o addirittura in tutto il foglio). Di norma, ogni software per fogli elettronici mette a di- sposizione una nutrita serie di formati predefiniti. Si va dall’alfanumerico, al numerico intero, alla notazione scentifica per arrivare alle valute e alla data. Specificare che una cella deve conte- nere un numero precen- tuale, ad esempio, signifi- ca ottenere che all’inseri- mento di un numero il pro- gramma aggiunga automa- ticamente il simbolo di percentuale in coda all’ul- tima cifra. ☞ Specificare che una cella deve contenere un formato percentuale o una data non impedisce comunque l’inserimento di altri tipi di informazio- ni. Se inserite una parola al posto di un numero il software non farà una pie- ga; sarà invece inflessibile nel convertire l’informa- zione in percentuale o da- ta se e quando il dato in- serito può essere interpre- tato come uno di questi due tipi. Nella prima immagine in alto sono presentati i valori numerici come appaiono subito dopo l’inserimen- to, Qui a destra ecco come appaio- no gli stessi valori dopo aver modi- ficato il formato dei numeri. Excel mette a disposizione di chi lo usa un gran numero di forma- ti predefiniti per la formattazione delle celle. Ai numeri, ovvia- mente, è dedicato uno spazio molto ampio. Da fare � Preparate il vostro foglio di lavoro prima di iniziare l’inserimento dei dati. Perderete qualche minuto in più ma lavorerete con mag- giore tranquillità. � Quando usate valori numerici, inserite l’in- dicazione dell’unità di misura solo nell’inte- stazione della riga o della colonna, eviterete così di dover mischiare numeri e testo nelle singole celle. consiglia Pc Open Novembre ’9570 Calcolare US AR E Impostare il formato dei dati non è solo utile; permet- te anche di creare fogli più ordinati e facili da leggere. Supponete, per esempio, di avere una colonna in cui ri- portate i pesi, espressi in chilogrammi, di una serie di oggetti (nel nostro esempio si tratta di personal compu- ter portatili). Vi capiterebbe sicuramente di dover inseri- re nel foglio modelli che non pesano un numero intero di chili (ad esempio 2,8) insieme a notebook dal peso “ton- do” (ad esempio 3 chilogrammi). A prima vista una tabella costruita in questo modo sa- rebbe poco leggibile, poiché non è proprio immediato confrontare a colpo d’occhio i pesi (i numeri non verreb- bero allineati). Selezionando invece tutta la colonna prima di iniziare l’inserimento dei dati, avreste potuto definire il tipo Nu- mero con due decimali: con Excel 5.0, ad esempio, basta selezionare il menu Formato (per chi ha la versione in- glese Format) e la voce Celle (Cells). A questo punto, scorrendo il selettore Categoria vi fer- mate alla voce Numero e potete scegliere, nel box che compare a sinistra della finestra di dialogo, il formato de- siderato (in particolare quello con due decimali a segui- re). ☞ Per gli utenti di Excel 7.0 (la versione per Win- dows 95) il procedimento è identico, con l’unica diffe- renza che selezionando il formato numerico è possibi- le specificare in una casella a parte il numero di cifre dopo la virgola. ☞ Se impostate una cella per ricevere valori in per- centuale, i numeri che inserirete verranno interpretati sempre come percentuali Attenzione però, perché Ex- cel considera il valore normalizzato, vale a dire che se inserite la cifra 9, il programma la visualizzerà auto- maticamente come 900%. Per inserire il valore 9%, quindi, dovrete digitare il numero 0,09. Sempre con la stessa funzione (Formato Celle) è possi- bile impostare parecchi altri tipi di dati, fino a persona- lizzare il formato. Quest’ultima possibilità è molto utile, anzi indispensabile quando fra i formati predefiniti non esiste quello che vi serve. Scegliere il formato giusto per i dati numerici ☞ Il formato personalizzato viene memorizzato da Excel e rimane disponibile all’interno del foglio di la- voro dove viene creato. Se create un nuovo formato mo- dificando uno di quelli predefiniti, quest’ultimo non verrà perso. In fogli appartenenti ad altre cartelle di la- voro, invece, il nuovo formato non sarà presente (sa- ranno selezionabili solo quelli predefiniti). Per creare un formato personalizzato selezionate il me- nu Formato e la voce Celle e selezionate ancora una volta l’opzione Numero. A questo punto dovete scegliere il for- mato predefinito che si avvicina di più a quello che vole- te creare. Nella casella Codice comparirà una codifica del formato, che può essere modificata con alcuni accorgi- menti; di seguito trovate i più utilizzati (che sono poi an- che i più semplici): - si può aggiungere o togliere un segnaposto, cioè un simbolo che rappresenta una cifra (il numero 0 e il carat- tere #; la differenza sta nel fatto che con il numero zero vengono visualizzate nella cella anche gli zeri non signifi- cativi, mentre con il “cancelletto” questi vengono elimi- nati), un esempio è il seguente: #.##0,00 che indica la presenza di due posizioni obbligatorie do- po la virgola, così come il punto delle migliaia; - si può scegliere il colore con il quale visualizzare il nu- mero, scrivendo il colore dei simboli che volete colorare fra parentesi quadre come ad esempio: [Rosso]#.##,00 che evidenzia in rosso il numero contenuto nella cella specificata (può essere utile, ad esempio, in un bilancio per indicare gli importi negativi). Una volta creato il formato personalizzato, potete sal- varlo facendo clic sulla casella Ok. D’ora in poi, nella fi- nestra dei formati di questo foglio di lavoro comparirà an- che il vostro formato, che potrete scegliere come gli altri predefiniti. • Excel, come buona parte dei fo- gli elettronici per Windows, uti- lizza il separatore di migliaia anche come elemento di divisio- ne tra ore, minuti e secondi, nei valori di tipo “data”. Di- venta impossibile inserire in una cella del foglio elettro- nico un valore che abbia al suo interno il punto di sepa- razione delle migliaia (provate, per esempio, a inserire il valore 3.1 in una cella). Si può però ingannare il foglio elettronico inserendo un apostrofo prima del valore che si vuole visualizzare. Con questo simbolo il foglio elet- tronico tratta il dato inserito come un testo e lo visualiz- za così come è stato inserito dall’utente. Attenzione però che a questo punto diventa impossibile utilizzare su que- sto valore le formattazioni di tipo numerico. TIP La finestra di dialogo che permette di impostare il formato dei dati da inserire nelle celle è contenuta nel gruppo di finestre Formato Celle, grazie al quale è possibile anche modificare, fra le altre cose, il carat- tere e il bordo delle celle. Ricerca Creare grafici parte prima.pdf Excel I grafici Creare un grafico di base Specificare le informazioni del grafico Scegliere un tipo di grafico Calcolare le ore e le date tramite le formule Calcolare il numero di ore lavorative Numeri da un’unità di misura a un’altra Calcolare le date tramite formule Quante ore di lavoro sono stateeffettuate questa settimana?Qual è il totale se si sottraggonole pause pranzo? Ecco come utilizzarele formule per compilare una schedaattività in Excel Eseguire previsioni con gli strumenti di analisi La regressione lineare La regressione multipla Come realizzare il modello Come utilizzare il modello Modificare il modello Realizzare grafici dinamici o interattivi Come usare i modelli Grafici con valori limite I grafici dinamici Realizzare un grafico interattivo Istogrammi a barre contrapposte Inventario dei beni strumentali Facciamo l’inventario dei beni strumentali con Excel 2003 Impostare l’archivio centrale Formule ed espressioni L’inserimento dei dati Le schede mobili Le ricerche per voci Sviluppare le macro Come utilizzare il modello pagamenti inevasi Excel 2003: gestire automaticamente il sollecito dei pagamenti inevasi Utilizzo del modello Gestire le date L’archivio dei documenti Denominare l’archivio Il pannello di controllo Le funzioni database L’elenco Clienti La lettera di sollecito Tenere sotto controllo i costi variabili di esercizio La struttura del modello Le funzioni statistiche database Monitoraggio dei tagliandi Inserimento automatico dei dati Utilizzare e modificare il modello Compilare e archiviare automaticamente un documento di trasporto Excel 2003: compilare e archiviare automaticamente un documento di trasporto La struttura del modello Formule ed espressioni Data e ora in tempo reale Archiviazione del documento Utilizzo del modello Controllare in tempo reale un portafoglio azionario I servizi informativi su Internet Importare i dati e le quotazioni Impostare il foglio Excel Sviluppare le macro Utilizzo e modifiche al modello Excel 2003: esaminare le statistiche di vendita La funzione Frequenza Realizzare l’interfaccia del modello Le funzioni SE e CONCATENA Impostare il box di dialogo Realizzare un catalogo prodotti interattivo Impostare l’interfaccia del modello Come si realizza il box di dialogo Le macro che pilotano il box dialogo Utilizzare e modificare il modello Excel Tenere sotto controllo le spese quotidiane Realizzare un’interfaccia grafica per interrogare l’archivio dei dati di vendita La struttura dell’interfaccia grafica Le macro per impostare i criteri Associare le macro alle immagini I sistemi di controllo La macro di interrogazione Utilizzare e personalizzare il modello Excel: come elaborare i risultati di un questionario Creare gli elenchi a discesa Creare l’archivio delle risposte Analisi statistiche delle risposte Analisi grafiche in tempo reale Excel: utilizzare in ufficio le funzioni di ricerca Le funzioni di ricerca Intestazione di un documento Impostare una scala sconti Utilizzare la funzione CERCA Trucchi e astuzie Tenere sotto controllo l'inserimento dei dati Le procedure di convalida dei dati Controlli e scelte guidate La formattazione condizionale Controllare utilizzando le macro Sviluppare la macro di controllo Un modello a vostra disposizione Interrogare un archivio tabellare tramite un box di dialogo Interrogazione di un archivio Definizione automatica dei criteri Registrare la macro di ricerca Più chiavi per risultati migliori Gestire in automatico l'inserimento dei dati in un archivio Tecniche di archiviazione La scheda di inserimento dati Una macro per archiviare Come utilizzare il modello Analisi incrociate dei dati di vendita con tabelle pivot Che cosa sono le tabelle pivot Come si utilizza una tabella pivot Lavorare con i grafici pivot Usare al meglio Excel nell'ufficio acquisiti Il lotto economico di acquisto Come impostare il modello L’analisi grafica Interpretare i risultati dell’analisi Utilizzare in azienda le funzioni statistiche Le analisi di regressione Grafici in tempo reale Le proiezioni di vendita Medie, massimi, minimi e conteggi Calcolo interattivo e analisi grafica del punto di pareggio L’analisi del punto di pareggio Come impostare il modello Analisi numerica del punto di pareggio Analisi grafica del punto di pareggio Analisi del fatturato e controllo dei pagamenti Gli archivi tabellari di Excel Conoscere le funzioni database 2 Come sviluppare il modello 3 Il grafico dei fatturati 4 Creare e utilizzare i contatori L'analisi della media mobile Proteggere le informazioni importanti Rendere le formule più comprensibili Visualizzare il trend di vendita Un tabulato a lettura agevolata Personalizzare gli istrogrammi Interpolare i dati di un grafico Impostare le etichette delle tabelle Fogli elettronici: utilizziamo le funzioni avanzate di Excel Lavorare con le array Interrogare un archivio esterno Le tabelle pivot: gli analisti di Excel Un tocco di colore per i tuoi grafici Controllare i dati inseriti in una cella Compilare un modulo in automatico La formattazione condizionale Come realizzare una "bella" torta Il generatore di numeri casuali Creare un grafico interattivo Ordinare elenchi e tabelle Modificare gli stili dei fogli Come utilizzare le funzioni di database Convertire le valute in euro Costruire diagrammi Diamo la caccia agli errori nelle formule Tutto sulle etichette intelligenti Utilizzare i controlli nei fogli di lavoro Formattare le celle Come personalizzare i grafici Impostiamo i parametri operativi Ecco come realizzare i grafici a superficie Facciamo un bel grafico che si anima Impariamo a lavorare con le matrici Costruire diagrammi con Excel 2002 Diamo la caccia agli errori nelle formule Tutto sulle etichette intelligenti Utilizzare i controlli nei fogli di calcolo Impostiamo i parametri di Excel Come realizzare i grafici a superficie Facciamo un grafico che si anima Impariamo a lavorare con le matrici Come creare una funzione utente Interrogare, con Excel, un database esterno Come personalizzare gli sfondi dei grafici Come utilizzare i filtri avanzati Le macro di Excel per tutti Il registratore delle macro Analisi e modifica dei listati delle registrazioni Variabili e controlli: come sviluppare macro interattive I pulsanti: come crearli e associarli alle macro Sviluppo di una semplice applicazione automatizzata Come utilizzare le tabelle pivot Fare ricerche negli archivi tabellari Gestire l’inserimento dei dati Usare bene la funzione Incolla Speciale Interpretazione grafica di funzioni matematiche Excel: eseguire rapidamente alcune operazioni utili Usare la formattazione condizionale Scopriamo i grafici speciali di Excel Come inserire i dati in modo efficace Associare una macro a un pulsante Sviluppare una macro per creare un grafico Macro: come usare il registratore di Excel Analizzare le risposte di un questionario Excel: eccovi le funzioni statistiche più utili ed efficaci Tenere entrate e uscite sotto controllo con le funzioni statistiche data base Con le analisi grafiche previsionali diamo una occhiata al futuro Excel: come avere il massimo Classifiche Aggiornarle esattamente Grandi tabelle Con i livelli la lettura è più facile La tabella dei codici Ansi sempre pronta con Excel Grafici Presentare più chiaramente i dati Un’agenda elettronica con Excel Grafici dinamici Formule più leggibili nel foglio di calcolo Creiamo una slot machine con Excel Creare un calendario con Microsoft Excel Utilizzare gli scenari con Excel Personalizzare il foglio elettronico Quando e come utilizzare le tabelle pivot Visualizzare dati geografici con Data Map Personalizzare il foglio di calcolo Formule e funzioni del foglio elettronico Evitare errori e riferimenti circolari nelle formule Usare le formule nei fogli elettronici Personalizzare i grafici creati con i fogli elettronici Creare un grafico da una serie di dati Spostare e duplicare il contenuto delle celle Usare la barra strumenti di un foglio elettronico Eliminare temporaneamente i dati che non vanno stampati Scegliere il formato giusto per i dati numerici