Nombre del Estudiante: JOSE LUIS RAMÍREZ PISCO Asignatura: PRACTICAS PRE PROFESIONALES II Ciclo: IX Centro Uladech Católica: Ayacucho Carrera Profesional: Administración de Empresas Fecha : 02 – 03 – 2013 AYACUCHO DEDICATORIA Dedico el presente informe a mis padres que me vieron nacer, su enseñanza y sus buenas costumbres han creado en mi sabiduría haciendo que hoy tenga el conocimiento de lo que soy. AGRADECIMIENTO Mi agradecimiento a DIOS quien me ilumina, me guía y orienta por el camino del bien. A los profesores Centro Uladech Católica, quienes con mucha paciencia y dedicación nos forman para poder enfrentarnos en el ámbito profesional laboral competitivo. CAPITULO I ASPECTOS GENERALES 1. CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO CEDAP 1.1. NATURALEZA El Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP es un organismo no gubernamental, que contribuye a la reducción de la pobreza de las comunidades campesinas del departamento de Ayacucho (Huamanga y La Mar). Propicia que mujeres y hombres del agro andino, organizados gremial y productivamente, defiendan y ejerzan, con mayores y mejores capacidades de gestión del desarrollo, sus derechos a una seguridad alimentaría con soberanía. Asimismo, a organizarse social y políticamente. El Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP está representada por la Directora Ejecutiva Ing. Tulia Demetria García León, responsable de dirigir y orientar la marcha de la institución. 1.2. RESEÑA HISTORICA El CENTRO DE DESARROLLO AGROPECUARIO – CEDAP nace en Ayacucho el 28 de marzo de 1978, en la ciudad de Lima, inscrita en los Registros Públicos de Lima en el Asiento A-1, ficha 3972 y en Agencia Peruana de Cooperación Internacional ( APCI). Partiéndose de una serie de acciones para atender situaciones de emergencia social, en un período de intensa movilización política del la campesinado, asumiendo un protagonismo principal frente al sistema de poder tradicional establecido en el campo. En forma dispersa apoyó la ejecución de proyectos puntuales en comunidades campesinas de las provincias de Cangallo, La Mar, Víctor Fajardo y Huamanga, así como en Andahuaylas del departamento de Apurímac. La experiencia de Socos (Huamanga) sobre el desarrollo de capacidades para la participación ciudadana, organización, manejo agro ecológico de sus recursos y la forma de vincularse incipientemente al mercado, trajo consigo a establecerse como una zona de ínter aprendizaje, mediante la recepción a pasantes. Es de resaltar que para ello, se desarrolló una metodología del aprender – haciendo, mediante concursos interfamiliares e ínter comunales, y así ellos se apropien y fortalezcan sus acciones. Desde entonces viene trabajado con el desarrollo agropecuario en el departamento de Ayacucho (Huamanga y La Mar), Cabe indicar que el CEDAP, durante los años de funcionamiento ha ido modificando sus formas de intervención y adecuando sus Planes Estratégicos, de acuerdo al análisis y reflexión institucional de la realidad rural y procesos políticos, sociales y económicos. 1.3. FINANCIAMIENTO: El CEDAP como una organización civil realiza sus actividades de desarrollo social en las comunidades campesinas con financiamientos del extranjero para la ejecución de los proyectos actualmente son: Diaconía (Suecia) Christian AID (Inglaterra) OXFAM G.B./DFIF ( Inglaterra) Coordinadora de ONGD Castilla-La Mancha.(España) 1.4. MISIÓN: “Contribuir a que los hombres y mujeres participen de manera libre, activa e informada, en la vida política, económica, social y cultural procurando un desarrollo humano, sostenible y equitativo, en armonía con el medioambiente”. 1.5. VISIÓN: “Un facilitador del desarrollo, un referente obligado en la formulación de iniciativas y propuestas, un asesor y acompañante reconocido por los hombres y mujeres que bregan por una sociedad regional sostenible y equitativa”. 1.6. VALORES Y PRINCIPIOS: Siendo las principales reglas la responsabilidad, la puntualidad, estos valores facilitarán el trabajo en la organización y a la vez el logro de metas y objetivos. Y si hablamos de valores y principios, en la organización CEDAP tenemos: Solidaridad y Reciprocidad: Reconocemos que el bienestar social de nuestras familias con bajos recursos y supervivencia, descansa en el bienestar de nuestro pueblo, en el reconocimiento de que somos complementarios y nos debemos unos a otros en el ciclo de la vida y las acciones. Respeto mutuo: Nos reconocemos parte de una identidad colectiva diversa, creemos en el diálogo y la interrelación equilibrada para la construcción de una sociedad más justa y equitativa e inclusiva. Transparencia: Como individuos y como institución promovemos el acceso a la información veraz y a la participación activa y directa de nuestro pueblo en los procesos de toma de decisiones. Compromiso: Nos identificamos plenamente con los objetivos institucionales y de los pueblos indígenas de las zonas donde intervenimos, ponemos a su disposición nuestra capacidad y nos exigimos en calidad. 1.7. OBJETIVOS ESTRATÉGICOS. Los objetivos estratégicos del CEDAP para los próximos cinco años son: 1. Creciente institucionalización de la participación, vigilancia y fiscalización ciudadana en diversos espacios de la gestión pública nacional, regional y local. 2. Ejercicio de la planificación estratégica y la formulación de presupuestos participativos locales que aseguren una gestión eficiente, eficaz y transparente. 3. Espacios de concertación, debate, difusión e incidencia en la promoción del desarrollo humano en la región. 4. Políticas de desarrollo humano que partiendo de las potencialidades de la cultura y organización social local, aprovechen de manera racional y responsable, la diversidad ecológica y la biodiversidad. 5. Innovaciones tecnológicas de base agro ecológica que impulsen el desarrollo agroindustrial, generando empleo, mejorando la productividad, el ingreso y la eficiencia en el uso de los recursos y factores de producción. 6. Educación y salud de calidad, pertinentes y cálidas, que contribuyan a la equidad de género, social y étnica, y a la reducción de los factores de reproducción intergeneracional de la pobreza. 7. Sistematización, investigación y difusión de prácticas de calidad en la promoción del desarrollo humano. 8. Desarrollo institucional del CEDAP, consolidando su posicionamiento en el entorno regional, ampliando la cooperación y el partenariado, y diversificando y ampliando la cooperación financiera. 1.8. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA. La organización comprende una organización jerárquica funcional es decir: Confiere al poseedor de derecho de impartir órdenes directas a los subordinados y delegar directamente parte de su autoridad y Permite que un cargo actúen sobre elementos no ligados directamente a ellos, sólo en asuntos específicos de su función en la organización. El órgano encargado del personal (área de personal) puede actuar sobre cualquier miembro de la institución en el área específica de sus atribuciones Las modificaciones propuestas por el órgano que tiene autoridad funcional deben ser aprobadas antes por el órgano de la línea superior jerárquico del órgano que debe modificarse. 1.8.1. ESTRUCTURA ORGANICA Dirección institucional. Asamblea de Asociados Consejo Directivo Dirección General. Órganos de Apoyo. Administración y Finanzas Secretaría Órganos de Ejecución Territorial. Equipo zonal de Ancó - Chungui. Equipo zonal de San Miguel- Chilcas Equipo zonal de Cangallo (Chuschi, Paras, Totos, María Parado de Bellido). Órganos de Línea. Responsable de Género Responsable de Comunicación y Cultura ASAMBLEA GENERAL CONSEJO DIRECTIVO ADMINISTRACION ASESORIA DIRECCION EJECUTIVA COORDINADOR ZONAL CANGALLO COORDINADOR ZONAL HUANCASANCOS COORDINADOR ZONAL LA MAR COORDINADOR ZONAL HUAYTARA AREA DE COMUNICACIÓN Y CULTURA RESPONSABLE TEMATICOS, TECNICOS, PROMOTORES(AS) FAMILIAS CAMPESINAS, COMUNIDADES CAMPESINAS, AUTORIDADES COMUNALES, AUTORIDADES LOCALES, INSTITUCIONES EDUCATIVAS, PUESTO DE SALUD. PROPUESTA DE UNA NUEVA ESTRUCTURA ORGANICA: ESTRUCTURA ORGANICA ORGANOS DE DIRECCION: Asamblea general Consejo directivo Dirección ejecutiva ORGANO DE APOYO: Comunicación y cultura. Administración. Contabilidad. Secretaria. Servicios generales. ORGANOS DE ASESORIA Asesoría legal ORGANOS DE LINEA: Coordinador zonal Cangallo. Coordinador zonal Huaytara. Coordinador zonal Ancó Coordinador zonal Huanca sancos. ASAMBLEA GENERAL CONSEJO DIRECTIVO DIRECCION EJECUTIVA ASESORIA LEGAL COMUNICACIÓN Y CULTURA ADMINISTRACION SECRETARIA CONTABILIDAD SERVICIOS GENERALES COORDINADOR ZONAL CANGALLO COORDINADOR ZONAL HUAYTARA COORDINADOR ZONAL ANCO COORDINADOR ZONAL HUANCA SANCOS CAPITULO II 2. ACTIVIDADES REALIZADAS. 2.1 GENERALIDADES: El área de administración del Centro de Desarrollo Agropecuario, da soporte a las demás áreas técnicas, lo cual la convierte en un órgano fundamental para el cumplimiento de los objetivos organizacionales. Provista de un administrador, cuya función principal está enmarcada en la planificación, coordinación, dirección y ejecución de las labores encomendadas. De la correcta gestión del área, depende óptima confección de documentos de gestión como son los informes, los presupuestos, documentos relacionados con la administración de recursos humanos y demás documentos administrativos. Éstas, entre otras muchas actividades, requieren del personal que las ejecuta, una adecuada capacitación para realizarlos con creatividad y conciencia de la relevancia del trabajo. 2.2 OBJETIVOS DE LAS PRÁCTICAS OBJETIVOS GENERAL: Conocer el manejo administrativo del personal con que cuenta CEDAP. el OBJETIVOS ESPECIFICOS: Formular, implementar, organizar y mantener el legajo Personal de los colaboradores del Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP. Proporcionar al Centro de Desarrollo Agropecuario – CEDAP los criterios técnicos que permitan implementar el legajo personal de sus colaboradores. 2.3. ACTIVIDADES REALIZADAS: Las actividades que se Desarrollaron en el Centro de Desarrollo Agropecuario, específicamente en el área de administración, fueron las siguientes: a. Implementación del legajo personal. b. verificación y archivamiento de rendición de anticipo de fondos c. Clasificar y ordenar comprobantes de pago de acuerdo al orden cronológico. d. Apoyo en transacciones bancarias a. IMPLEMENTACION DEL LEGAJO PERSONAL. El Legajo Personal es el conjunto de documentos que permiten identificar al trabajador y dejar sentada su formación técnico profesional, experiencia adquirida y carrera administrativa. Es un documento oficial de carácter estrictamente confidencial donde se ordenan documentos oficiales y personales del trabajador a partir de su ingreso a la institución incrementándose con los que se generen durante su vida laboral. Generalmente, el legajo personal es usado por las instituciones públicas, sin embargo por recomendación de la auditoría, que se realiza al Centro de Desarrollo Agropecuario, se implementó el legajo personal del CEDAP tomando como referencia el sistema de la administración pública. Para la implementación del legajo personal se tuvo que realizar el siguiente proceso: Investigación de los requisitos del legajo personal (administración pública). Adaptación de los requisitos Elaboración de formatos / Ficha del resumen del legajo personal (Para levantamiento de informe.). ver anexo Aprobación del formato por la dirección ejecutiva. Obtención de datos del personal. Implementación del legajo personal. Elaboración de separadores. Orden de documentos del personal. Legajo físico. b. VERIFICACIÓN Y ARCHIVAMIENTO DE RENDICIÓN DE ANTICIPO DE FONDOS. La realización de esta actividad se desarrollo conforme muestra en el siguiente diagrama de flujo de procesos: DIAGRAMA DE FLUJO COORDINADOR ZONAL ADMINISTRACION Inicio Solicitud de gasto Solicitud de gasto Recepción de Documentos Recepción de Fondos Habilitación de fondos Gasto o destino de fondo Comprobantes de pago Documentos de rendición Rendición de fondos Solicitud de Gasto Rendición de anticipo de fondos Verificación de Rendiciones Archivamiento c. C L ASIFICAR Y ORDENAR COMPROBANTES DE PAGO Clasificar y mantener en orden los comprobantes de pago es una tarea importante, en el área de Administración, ya que en ellos queda precisada la realización de alguna acción comercial y por ende esta tarea es fundamental porque el propósito es saber en qué son utilizados los fondos de la institución. La tarea que se me asignó, consistía en clasificar y ordenar principalmente facturas de compras por meses y orden cronológico que facilitaba al contador elaborar los estados financieros. Paralelamente, el orden de las facturas de compra, facilitaba la generación de un nuevo archivador que contenía facturas y copias de éstas mismas, que eran llevadas por el practicante a la SUNAT para su respectiva foliación, que servirían al contador para el recupero de IGV. d. APOYO EN TRANSACCIONES BANCARIAS. La cobranza de los cheques era una actividad excepcional que se me encomendaba para realizar depósitos en las cuentas corrientes bancarias, de los fondos recaudados. Del mismo modo se me encomendó endosar y cobrar cheques, para gastos ordinarios, dispuestos por la Dirección Ejecutiva; cabe indicar que eran montos bajos, para evitar contingencias. Consecutivamente al depósito y cobro de cheques, procedía a la entrega los Boucher de depósito y el dinero cobrado al asistente administrativo, para las acciones del caso. CAPITULO III 3. ANÀLISIS DE LAS ACTIVIDADES REALIZADAS: a. Implementación del legajo personal. a.1. Identificación de la necesidad. La implementación del legajo, se confecciono por sugerencia de la Dirección Ejecutiva, a raíz de no contar personal de la institución. Se desarrolló conjuntamente con la coordinación y apoyo del Administrador y asistente del área, facilitando la implementación del legajo. a.2. Investigación del legajo personal. El cumplimiento de este trabajo se desarrolló en el transcurso de las prácticas, ya que se tuvo que investigar y obtener información de este documento, que es poco común en la administración privada, es por ello que se tomó como modelo algunas entidades públicas del ámbito, adaptando al entorno del CEDAP. con un legajo del a.3. Propuesta realizada. A partir de la investigación, se desarrollo una propuesta legajo personal con los siguientes requisitos: Identificación del personal. Contiene los documentos de identificación del trabajador. a. Ficha del Legajo Personal. b. Curriculum Vitae. c. Copia DNI. d. Otros. del Estudios, profesional. capacitaciones y experiencia Contiene certificados oficiales, diplomas, títulos, grados o resoluciones que acreditan los estudios básicos y superiores del trabajador, así como la capacitación, actualización, experiencia profesional y/o perfeccionamiento u otros estudios realizados por el colaborador. a. Certificado de Estudios. b. Certificado de colegiatura. c. Certificados, constancias y diplomas. d. Certificado y constancia de trabajo. e. Documentos relacionados con los servicios prestados (memorándum, oficio, cartas y otros.) Permisos, licencias, vacaciones y descanso medico. Contienen documentos de permisos, licencias, vacaciones y descanso medico del trabajador. a. Documentos de Permiso. b. Licencias. c. Vacaciones. d. Certificado médico por incapacidad temporal, enfermedad o accidente. Meritos, Deméritos, Renuncia y Liquidación. Contienen documentos administrativos como son, oficio, memorándum, diplomas, solicitudes de renuncia y documentos de liquidación. a. Oficio, memorándum de felicitaciones. b. Resoluciones por condecoraciones. c. Otorgamiento de diplomas. d. Solicitud de renuncia. e. Liquidación de beneficios sociales. (Ver anexo) a.4. Implementación Como en cualquier ejecución de actividades se presentan inconvenientes, el trabajo se dificulto por la falta de tiempo de los colaboradores, lo cual entorpeció la entrega de datos y llenado de la ficha de legajo del personal, que se requería para armar el documento. Finalmente con aprobación, apoyo, disposición de la Dirección Ejecutiva, Administrador y colaboradores se logro la implementación del legajo personal de todos los colaboradores del Centro de Desarrollo Agropecuario. b. Verificación y archivamiento de rendición de anticipo de fondos. Es una actividad que requiere de tiempo y mucha concentración, donde realiza un cruce de información entre solicitudes de gasto, comprobante de pago y rendiciones de anticipo de fondos, y del mismo modo verificar las firmas y sellos correspondientes. Las rendiciones de anticipo de fondos son entregados en tiempos muy cortos, por lo que tienden a acumularse con rapidez, por ello se tenían que verificar y archivar inmediatamente para evitar la acumulación excesiva de estos documentos. Esta actividad se encomendó al practicante ya que el Centro de Desarrollo Agropecuario, no cuenta con el personal suficiente en el área, quien pueda apoyar en las actividades del asistente administrativo, ya que este asume excesiva carga laboral. Se elaboro el siguiente cuadro para una eficiente revisión y cruce estos documentos: RENDICION DE Nº CHEQUE SOLICITUD DE GASTO COMPROBANTE DE PAGOS ANTICIPO DE FONDOS c. Clasificar y ordenar comprobantes de pago. La clasificación y ordenamiento de comprobantes de pago, es una actividad fácil y sencilla. Radicaba en archivar cronológicamente las facturas de compras, ya que éstas se iban acumulando cada que se entregaban las rendiciones de anticipo de fondos. El archivamiento se desarrollo de forma ordenada clasificándolos por meses, una vez clasificados por meses, la tarea se facilitaba aun mas; están eran ordenadas por fechas cronológicas en forma ascendente que permitía encontrar facturas que se requerían con mayor facilidad y reducción de tiempo cuando se las necesitaba. Del mismo modo que la actividad anterior, se requería de concentración para que estas sean ordenadas y archivadas apropiadamente. Para su posterior uso en la elaboración de estados financieros, como el recupero de IGV y otros requerimientos que la institución necesita para sus proyectos. d. Apoyo en transacciones bancarias. La cobranza y depósito de cheques es una actividad frecuente en el Centro de Desarrollo Agropecuario, donde estos fondos son destinados a los proyectos que ejecuta el CEDAP. El cobro de cheques tiene sus riesgos, es por ello que se hizo de conocimiento al jebe inmediato, por ello el practicante depositaba y cobraba cheques de montos mínimos para evitar contingencias que se pueda presentar. Esta actividad representa un problema donde los directivos deberían tomar acciones del caso inmediatamente, ya que en una hipótesis de sufrir alguna situación emergente, la responsabilidad recae en la persona quien ejecuta esta actividad. Por lo antes expuesto se debe tomar medidas de seguridad que respalde los fondos de la institución y a la persona quien ejecuta esta actividad. CAPITULO IV 4. CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES CONCLUSIONES: La práctica pre-profesional es una pieza clave en la formación del estudiante de administración, ya que constituye la herramienta formativa básica que le permite al estudiante trascender el abordaje de conocimientos teóricos abstractos, tomar contacto con la realidad. Es en estos ámbitos donde el practicante se pone en contacto con la realidad organizacional, percibe la confrontación de elementos teóricos y prácticos a partir de su interacción con la realidad situacional y la apropiación de técnicas e instrumentos de la profesión. Tener un legajo de cada empleado significa que existe en la empresa una política de recursos humanos ordenada, y sirve para ratificar que se están haciendo las cosas cómo se debe, evitando de esta forma tener problemas en el futuro ya sea por reclamos de los trabajadores o de autoridades de control. Voluntad de contribuir en la gestión administrativa del Centro de Desarrollo Agropecuario al implementar el Legajo Personal de los colaboradores de dicha entidad, siendo un instrumento de gestión de personal, que le permite a la organización conocer las características y perfil de sus empleados a los efectos de establecer políticas de personal, tomar decisiones, definir criterios para el ascenso y movilidad, evaluación y calificaciones, capacitación y desvinculación laboral. RECOMENDACIONES: Contar con un legajo del personal, le permitirá al Centro de Desarrollo Agropecuario tomar decisiones concerniente a su capital humano ya que ellos son los que ponen de esfuerzos para poner encaminar a la institución. Para el Centro de Desarrollo Agropecuario - CEDAP contar con el legajo personal el cual debe ser actualizado periódicamente, complementará a que sus actividades se desarrollen de manera eficiente y se preste a que los colaboradores ofrezcan su mejor esfuerzo. Se recomienda tomar en cuenta medidas de seguridad referente al cobro y deposito de cheques por las mismas contingencias que pudieran ocurrir. BIBLIOGRAFIA http://www.buenastareas.com/ensayos/Legajos/2895888.html http://www.ins.gob.pe/insvirtual/images/normatividad/procadm/PR. A-OEP-001%20Ed01legajos.pdf http://www.ongd-clm.org