Projektmanagement 2. Planung Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt Prof. Dr. Ursula Fissgus September 2010.

Folie 1 Projektmanagement 2. Planung Herbstschule Softwarelokalisierung an der Hochschule Anhalt Prof. Dr. Ursula Fissgus September 2010 Folie 2 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 2 Ziele des Lernmoduls Prozesse und Prozessmodelle spezifizieren können Einen Netzplan aufstellen, eine Vorwärts- und Rückwärtsrechnung durchführen sowie kritische Pfade ermitteln können Termin- und kapazitätstreue Bedarfsoptimierungen von Ressourcen vornehmen können Methodisch ein Projektplan aufstellen können Das verwendete Projektplanungssystem einsetzen können Für kleinere Projekte eine vollständige Projektplanung vornehmen können Folie 3 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 3 2.1 Planung Planung ist die Vorbereitung zukünftigen Handelns Wie soll das Ziel erreicht werden? –Welche Wege? –Mit welchen Schritten? –In welcher zeitlichen und sachlogischen Abfolge? –Unter welchen Rahmenbedingungen? –Mit welchen Kosten und Terminen? »Planung ist Entscheiden im voraus, was zu tun ist, wie es zu tun ist, wann es zu tun ist und wer es zu tun hat« (in Anlehnung an Koontz, ODonnell) Folie 4 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 4 Abstraktionsebenen 3 Abstraktionsebenen Überlegen –wie der Ablauf von Softwareentwicklungen spezifiziert werden soll –welche Standardprozesselemente es gibt –wie ihr Zusammenwirken beschrieben werden soll => Prozessarchitektur Für eine Firma: einmal das generelle Vorgehen beim Lokalisieren eines Softwareprodukts festgelegen => Prozessmodell (Vorgehensmodell) => Projektplan – für jede konkrete Softwarelokalisierung erstellen Folie 5 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 5 2.2 Prozessarchitekturen und Prozessmodelle Prozess: Aktivitäten, Methoden und Verfahren zur Entwicklung und Lokalisierung von Software Prozessarchitektur –Allgemeiner Rahmen für die Spezifikation von Entwicklungsprozessen –Standardmenge von fundamentalen Prozessschritten –Prozesseinheitselement ist Grundelement Prozessmodell –Spezifische Ausprägung einer Prozessarchitektur Folie 6 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 6 Prozessarchitekturen und Prozessmodelle (2) Prozesseinheitselement: –Notation: ETMX-Spezifikation (Entry, Task, Exit, Measurement) Folie 7 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 7 Beispiel Spezifikation des Definitionsprozesses Folie 8 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 8 Beispiel Verfeinerung des Definitionsprozesses Folie 9 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 9 Beispiel Verfeinerung des Definitionsprozesses Folie 10 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 10 Ergänzung jeder Prozessaktivität um eine Inspektionsaktivität Ziel: Sicherstellung der Qualität des Entwicklungsprozesses Folie 11 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 11 2.3 Aufbau von Projektplänen Projektplan –verfeinert, konkretisiert und ergänzt ein ausgewähltes Prozessmodell Vorgang –In sich abgeschlossene, identifizierbare Aktivität, die innerhalb einer angemessenen Zeitdauer durchgeführt werden kann Name des Vorgangs (wenn neu) Erforderliche Zeitdauer zur Erledigung des Vorgangs Zuordnung von Personal und Betriebsmitteln, die die Arbeit durchführen Kosten und Einnahmen, die mit dem Vorgang zusammenhängen. Phase –Zusammengefasste Vorgänge Folie 12 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 12 Aufbau von Projektplänen (2) Meilensteine –kennzeichnen den Beginn und das Ende eines Projekts –den Abschluss jeder Phase –den Abschluss einer Gruppe von Vorgängen innerhalb einer Phase –Anforderungen an Meilensteine: Überprüfbarkeit Kurzfristigkeit Gleichverteilung Folie 13 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 13 Netzplan Netzplan: Grafische Darstellung fachlicher, terminlicher und personeller Abhängigkeiten Folie 14 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 14 Gantt-Diagramm –Auswertungen von Netzplänen in Form von Balkendiagrammen Vorgangsbezogenes bzw. aufgabenbezogenes Gantt-Diagramm –Vorgänge auf der Vertikalen –Personen bzw. Stellen auf dem Balken Personalbezogenes Gantt-Diagramm –Mitarbeiter auf der Vertikalen Folie 15 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 15 2.4 Zeitplanung mit MPM-Netzplänen MPM (meta potential method) –Bekanntester Vertreter des Vorgangsknoten-Netzplans –Vorgänge als Rechtecke –Verbindungspfeile symbolisieren Abhängigkeiten zwischen Vorgängen –Meilensteine als Vorgänge mit der Dauer 0 (grauer Rahmen) Folie 16 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 16 Zeiten für einen Vorgang Vorgangsdauer –Arbeitszeit, die ein Vorgang erfordert Arbeitsdauer –Zeit, die eine Ressource für einen Vorgang aufwendet Vorgangsdauer und Arbeitsdauer sind identisch, wenn nicht mehrere Personen oder ein Teilzeit-Mitarbeiter an dem Vorgang arbeiten Die längste Dauer bestimmt den Zeitplan Gesamtzeitraum –Kalenderzeit, die für den Vorgang benötigt wird. Folie 17 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 17 Termintypen für einen Vorgang/Meilenstein Geplante Termine: –legen fest, wann ein Vorgang beginnen und enden muss Tatsächliche Termine –Errechneter oder tatsächlicher Start- oder Endtermin Späte Termine –Spätester Zeitpunkt, an dem ein Vorgang beginnen darf, ohne das Projektende zu verzögern. Folie 18 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 18 Vorgangsbeziehungen Vorgangsbeziehungen legen die Reihenfolge von Vorgängen fest –Normalfolge: Ende-Anfang (EA) –Anfangsfolge: Anfang-Anfang (AA) –Endfolge: Ende-Ende (EE) –Sprungfolge: Anfang-Ende (AE). Folie 19 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 19 Überlappung und Verzögerung Zusammengehörende Vorgänge können überlappt oder verzögert werden Es kann ein positiver oder negativer Zeitabstand (Wartezeit) angegeben werden Bei einer Ende-Anfang-Beziehung kann ein Vorgang anfangen sobald sein Vorgänger endet Soll ein Vorgang anfangen, bevor sein Vorgänger beendet ist, dann wird ein negativer Zeitabstand angegeben Durch einen positiven Zeitabstand kann der Anfang des Nachfolgers verzögert werden Folie 20 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 20 Beispiel für EA-Beziehungen (Netzplan) Bei einer EA-Beziehung kann ein Vorgang anfangen sobald sein Vorgänger endet Legende Folie 21 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 21 Beispiel für EA-Beziehungen (Gantt-Diagramm) Folie 22 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 22 Beispiel für AA-Beziehungen (Netzplan) Folie 23 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 23 Beispiel für AA-Beziehungen (Gantt-Diagramm) Folie 24 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 24 Beispiel für EE-Beziehungen (Netzplan) Folie 25 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 25 Beispiel für EE-Beziehungen (Gantt-Diagramm) Folie 26 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 26 Beispiel für AE-Beziehungen (Netzplan) Mon 30.9.96 Fre 27.9.96 Folie 27 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 27 Beispiel für AE-Beziehungen (Gantt-Diagramm) Mon 30.9.96 Fre 27.9.96 Folie 28 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 28 Beziehungsarten im Vergleich (Beispiel) Folie 29 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 29 Zeitplanung mit MPM-Netzplänen Pufferzeit –Differenz zwischen dem frühesten und spätesten Anfangstermin eines Vorgangs –Entsteht durch Einschränkungen bei Anfang oder Ende eines Vorgangs Freie Pufferzeit –Zeitspanne, um die sich ein Vorgang verzögern kann, ohne einen anderen Vorgang zu verzögern Gesamte Pufferzeit –Zeitspanne, um die ein Vorgang verzögert werden kann, ohne den Endtermin des Projekts zu beeinflussen. Kritischer Vorgang –Vorgang ohne Pufferzeit Kritischer Pfad –Folge mehrerer kritischer Vorgänge –Mögliche Verschiebung des Endtermins des gesamten Projekts Folie 30 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 30 Beispiel für einen kritischen Pfad (Netzplan) Legende Folie 31 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 31 Beispiel für einen kritischen Pfad (Gantt-Diagramm) Legende Folie 32 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 32 Termindurchrechnung –Zeitliche Anordnung der Vorgänge unter Berücksichtigung der gegenseitigen Abhängigkeiten Vorwärtsrechnung –Bestimmen der frühesten Termine –Anfangszeitpunkt + Dauer = frühestes Ende Rückwärtsrechnung –Bestimmen der spätesten Termine –Endzeitpunkt - Dauer = spätester Anfang Ein Netzplan ist zeitkonsistent, wenn keine negativen Puffer auftreten. Folie 33 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 33 Netzplanstrukturierung für umfangreiche Projekte: Netzplanstrukturierung Netzplanunterteilung –Gliederung in mehrere Teilnetzpläne Meilenstein-Netzplan –Enthält nur die Meilenstein-Vorgänge Netzplanverdichtung –Aufbau einer hierarchischen Netzplanstruktur. Folie 34 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 34 Beispiel Netzplanverdichtung Legende Folie 35 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 35 2.5 Einsatzmittelplanung Einsatzmittelplanung –Bedarf an Einsatzmitteln vorhersagen –Einsatzoptimierung durch Aufzeigen von Engpässen und Leerläufen. Einsatzmittel –Dienen zur Durchführung der Vorgänge Personal Betriebsmittel Geldmittel Ressourcen Folie 36 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 36 Einsatzplanung des Personals Personalplanung –Qualifikation des Personals –verfügbare Personalkapazität –zeitliche Verfügbarkeit –örtliche Verfügbarkeit –organisatorische Zuordnung Termintreue Einsatzplanung –Welche Personalkapazität bei festen Terminen nötig? Kapazitätstreue Einsatzplanung –Welcher frühester Endtermin bei feststehendem Personal? Schrittweise Vorgehen: 1.Ermitteln des Personalvorrats 2.Errechnen des Personalbedarfs 3.Vergleich von Bedarf und Vorrat 4.Optimierung der Auslastung. Folie 37 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 37 Schritt 1: Ermitteln des Personalvorrats Ermitteln des Personalvorrats = Personalzuordnung nach Qualifikationen Folie 38 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 38 Schritt 1: Ermitteln des Personalvorrats (2) Brutto-Zeitvorrat durch Berücksichtigung von –Neueinstellungen –Kündigungen –Verrentungen –Versetzungen –Teilzeitarbeit –Arbeitszeitverkürzungen Zusammenhang zwischen der Brutto- und Netto-Rechnung ergibt sich durch den Produktivanteil Netto - Stundenzahl Produktivanteil = X 100 [%] Brutto - Stundenzahl Netto-Zeitvorrat = Brutto-Zeitvorrat minus –Fehl- und Ausfallzeiten –Krankheit –Urlaub Folie 39 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 39 Schritt 2: Bedarfsberechnung Bedarfsberechnung –Verhältnis von Personalkapazität zur Dauer eines Vorgangs Folie 40 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 40 Schritt 2: Bedarfsberechnung (2) Aufwand Bedarf = Dauer Aufwand in Brutto-MM1 Bedarf in MA = X (nach Brutto-Rechnung) Dauer in MM Produktivanteil Aufwand in Netto-MM Bedarf in MA = (nach Netto-Rechnung) Dauer in MM Bedarf in Anzahl Mitarbeiter (MA) Aufwand in Mitarbeitertagen (MT) oder Mitarbeitermonaten (MM) Dauer in Tagen (T) oder Monaten (M) Folie 41 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 41 Schritt 3: Vergleich von Bedarf und Vorrat Vergleich von Bedarf und Vorrat –Der ermittelte Bedarf kann dem Vorrat nach projektorientierten, qualifikationsorientierten und organisationsorientierten Gesichtspunkten gegenübergestellt werden Folie 42 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 42 Schritt 3: Vergleich von Bedarf und Vorrat (2) Folie 43 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 43 Schritt 4: Optimierung der Auslastung Optimierung der Auslastung –Ziel: Optimierung der ermittelten Personalauslastung Nichtkritische Vorgänge aus Überlastbereichen in Bereiche mit geringer Auslastung verlegen Kalender –Legen die verfügbare Arbeitszeit (Stunden, Wochentage, Termine und Jahre) für einen Vorgang oder eine Ressource fest Termintreue Bedarfsoptimierung Kapazitätstreue Bedarfsoptimierung. Folie 44 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 44 Schritt 4: Optimierung der Auslastung (2) Folie 45 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 45 Schritt 4: Optimierung der Auslastung (3) Folie 46 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 46 Beispiel Einsatzmittelplanung Ressourcenliste Folie 47 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 47 Beispiel Einsatzmittelplanung Zuordnungstabelle Folie 48 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 48 Beispiel Einsatzmittelplanung Ressourcenhistogramm Folie 49 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 49 Beispiel Einsatzmittelplanung Netzplan nach der Auslastungsoptimierung Folie 50 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 50 Beispiel Einsatzmittelplanung Gantt-Diagramm nach der Auslastungsoptimierung Folie 51 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 51 Einsatzmittelplanung Weitere Planungspunkte Weitere Punkte, die berücksichtigt werden müssen: –Einsatzplanung der Betriebsmittel –Einsatzplanung bei Multiprojekten –Kostenplanung Pro Vorgang Kosten und Erlöse Folie 52 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 52 Einsatzplanung der Betriebsmittel »nicht verzehrbare« Betriebsmittel –Softwareentwicklungsarbeitsplätze –Transportmittel –Räumlichkeiten –Lagerflächen »verzehrbare« Betriebsmittel –Datenträger –Büromaterial Einsatzplanung nur für relevante Betriebsmittel vornehmen! Folie 53 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 53 Vorgehen bei der Einsatzplanung –Vorratseingeschränkte Einsatzplanung Vorrat muss in einer zeitlichen Folge auf mehrere Nutzer aufgeteilt werden –Bedarfsbezogene Einsatzplanung Ausgangspunkt: unbegrenzter Vorrat Dann termintreue oder kapazitätstreue Durchrechnung der Bedarfsmengen –Freie Einsatzplanung Jeder Nutzer trägt die gewünschte Belegung in einem Belegungsplan ein. Folie 54 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 54 Beispiel Personenbezogener Ressourcenplan Folie 55 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 55 Bedarfsaufsummierung –Die einzelnen Bedarfsmengen der Vorgänge können zeitgerecht addiert werden –Bezogen auf die Vorgangsdauer fällt die Menge der Einsatzmittel entweder an zu Beginn des Vorgangs am Ende des Vorgangs verteilt über die Vorgangsdauer –Weitere Unterscheidungen Frühester und spätester Beginn des Bedarfsanfalls Frühestes und spätestes Ende des Bedarfsanfalls Folie 56 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 56 Einsatzplanung bei Multiprojekten –Teilen sich mehrere Projekte ein bestimmtes Einsatzmittel einen beschränkten Vorrat eines bestimmten Einsatzmittels –Die Einsatzplanungen der Projekte sind nicht mehr unabhängig voneinander möglich –Beim Einplanen können unterschiedliche Aspekte wichtig sein: Mitarbeiter sollen zeitparallel in mehreren Projekten mitarbeiten Eine feste Mitarbeiteranzahl steht für mehrere Projekte zur Verfügung und soll fachgerecht aufgeteilt werden Ein vorgegebenes Budget soll auf die einzelnen Projekte aufgeteilt werden Eine beschränkte Menge eines Betriebsmittels soll auf mehrere Projekte aufgeteilt werden Folie 57 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 57 2.6 Kostenplanung Kostenplanung –stützt sich auf Daten der technischen Planung kaufmännischen Planung –Gemeinkosten (indirekte Kosten) Mietkosten Kosten der Verwaltung –Ressourcenkosten Hängen mit Ressource zusammen Summieren sich über den Zeitraum, den die Ressource für die Arbeit an einem Vorgang aufbringt Folie 58 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 58 Vorgangskosten und -erlöse –Summe aller festen Kosten und festen Erlöse plus die Ressourcenkosten für jeden Vorgang im Projekt Beispiel: Ressourcentabelle mit Ressourcenkosten Folie 59 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 59 Beispiel Ressourcentabelle mit Ressourcenkosten Folie 60 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 60 Budget und Projektkosten Budgetierung –Zweckgebundene Zuweisung von Etats oder Ressourcen –Budgets (Kostenrahmen) entstehen im Rahmen der Wirtschaftsplanung eines Unternehmens Budget –besteht i.a. aus vorgegebenen Finanzmitteln oder Ressourcenetatzahlen für das laufende oder das nächste Geschäftsjahr –top-down von der Geschäftsleitung festgelegt Projektkosten –bottom-up ermittelt Abgleich zwischen beantragten Projektkosten und bereitgestellten Budgets ist Aufgabe des Managements Folie 61 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 61 2.7 Methodik der Projektplanung Prozessmodell auswählen Projektplan ableiten Meilensteine festlegen Aufwandsschätzung durchführen Bedarfsüberlegungen anstellen Vorgangsdauer = Aufwand / Bedarf Netzplan durchrechnen Terminbeschleunigung prüfen Risiko minimieren. Vorgangsbezogenes Gantt- Diagramm ausgeben Ressourcen schätzen und zuordnen Separate Kalender anlegen Ressourcenauslastung überprüfen Bedarfsoptimierung vornehmen Kosten zuordnen. Folie 62 Prof. Dr. Ursula Fissgus HS Anhalt ProjektmanagementPlanung 62 Lernmodul Überblick Ein Projekt ist die Kollision zwischen Wünschen, festgelegtem Termin und vorhandenem Geld. (Autor unbekannt)