KELOMPOK D Aili Chusniatus S Bonita Estu Pratiwi Dwi Kusuma Wardana Khairizka Citra P Kinanthi Dwi Utami Nakhrisa Radina Fio Sandra Anies Rachmawati Vivian Damayanti Dewi Chrisna Etriana Wijayanti 0810730010 0810730025 0810730031 0810730043 0810730044 0810730049 0810730059 0810733003 0810733015 0810733006 0810733021 New Paviliun Building Rumah sakit swasta Sehat Sejahtera berencana untuk membangun Paviliun 3 lantai. Lantai 1 terdiri dari 12 kamar dengan masingmasing kamar untuk 2 bed. Lantai 2 terdiri untuk 12 dengan masing-masing kamar 1 bed, dan lantai 3 untuk ruang VVIP dengan jumlah 8 kamar dengan masing-masing kamar 1 bed. Rumah sakit telah mempunyai dapur sentral yang melayani palien kelas 1, 2, 3. Rancanganlah suatu perencanaan sistem distribusi dan pelayanan di piviliun tersebut dan supporting unit apabila diperlukan. No. 1. Unclear term Paviliun Definisi Suatu ruangan rawat inap yang terdapat di rumah sakit yang dilengkapi dengan sarana yang memadai dan pasien dipungut biaya yang tinggi di banding dengan kelas-kelas rumah sakit lainnya. Paviliun memiliki ruang konsultasi dan ruang tindakan di setiap lantai. Paviliun memberikan pelayanan kedokteran spesialistik secara paripurna, profesional dan bermutu serta berorientasi pada kepuasan pasien. Pelayanan kesehatan kepada pasien yang diberikan dengan fasilitas khusus sesuai permintaan dan kesepakatan Very Very Important Person. Pasien VVIP selama perawatannya di monitor oleh team yang professional, memliki konsultan yang terus memperhatikan perkembangan pasien, memiliki tim perawat dengan keahlian khusus mendukung setiap kebutuhan klinis pasien dan siap membantu setiap waktu, mendapat fasilitas kamar yang lengkap seperti AC, kamar mandi, TV, telepon, kulkas, bel pemanggil perawat, dilayani sesuai kebutuhan dan selera pribadi pasien sehingga pasien relax dan nyaman walaupun dirawat untuk satu hari ataupun lebih Serangkaian kegiatan penyaluran makanan sesuai dengan jumlah porsi dan jenis makanan konsumen yang dilayani (makanan biasa ataupun makanan khusus) dengan cara sentralisasi, desentralisasi atau gabungan yang bertujuan agar konsumen mendapat makanan sesuai dengan kebutuhan dan ketentuan yang berlaku, tersedia bahan makanan yang siap disajikan dengan kualitas dan kuantitas yang tepat sesuai dengan pesanan 2. VVIP 3. Sistem distribusi No. 4. Unclear term Definisi Supporting unit Unit pendukung yg mampu meningkatakan efektivitas dan efisiensi. Unit disini dalam artian bisa sesuatu, sekelopmok atau seseorang. Jadi supporting unit adalah sesuatu/seseorang/sekelmpok orang yang membantu. Dapur sentral Suatu fasilitas produksi makanan dimana makanan diproduksi dan biasanya untuk produksi besar, pusat pengolahan makanan. Dimana dilakukan kegiatan mulai dari dari penerimaan sampai dengan pemorsian 5. Ahli gizi dapat merencanakan merancang dan mengawasi perencanaan dan implementasi sistem distribusi, sistem pelayanan, serta supporting unit, dengan mempertimbangkan jumlah kamar dan bed yang dilayani sesuai dengan masing-masing kelas paviliun. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Hal-hal yang diperhatikan dalam merancang sistem distribusi dan pelayanan Langkah-langkah perencanaan sistem distribusi Macam-macam sistem distribusi dan pelayanan Alur sistem distribusi di RS dan SDM yang diperlukan Manfaat supporting unit Instrumen yang mendukung, hal-hal yang dipertimbangkan, fasilitas dan infrastruktur yang dibutuhkan sistem distribusi dan pelayanan di RS 7. Step-step prosedur pelayanan gizi dan makanan di pavilion 8. Proses pengendalian dan jaminan mutu makanan selama sistem distribusi berlangsung 9. Cara monitoring dan evaluasi perencanaan dan implementasi sistem distribusi, sistem pelayanan dan pemilihan supporting unit 10. Kelebihan dan kekurangan pelayanan di paviliun 11. Syarat-syarat untuk menerapkan dapur sentral, apakah cocok dilaksanakan di paviliun 12. Apakah dapur sentral dapat digunakan untuk melakukan pelayanan di paviliun, jika tidak bagaimana solusinya Kapan waktu terbaik untuk menyajikan makanan yang tidak akan mencampuri atau menunda penyediaan layanan yang lain? Berapa kali makanan akan disajikan? Apa tipe pelayanan yang terbaik untuk ditawarkan ke pasien? Tipe makanan apa yang akan disajikan untuk memenuhi kebutuhan gizi pengunjung dengan memperhatikan agama, budaya, dll? Dimana makanan akan disajikan? Siapa yang akan menyajikan makanan? Tenaga kerja berbadan sehat dan tidak mengidap penyakit yang menular Sistem distribusi sesuai tujuan yaitu konsumen mendapat makanan sesuai diet dan ketentuan yang berlaku Waktu tunggu konsumen jangan terlalu lama Suhu makan yang disajikan harus sesuai dengan sifat makanan yang diinginkan saaat dikonsumsi Peralatan makan diperhatikan Jumlah tenaga kerja Anggaran yang tersedia Luas lahan Peralatan dan perlengkapan makanan Jumlah pasien Memperhitungkan keuntungan dan kelemahan system sentralisasi/desentralisasi berdasarkan: Efisiensi waktu: sentralisasi cepat, desentralisasi lama Jarak: jarak dekat sentralisasi Kelancaran arus kerja, serta Luas dapur sentral: luas sentralisasi, sempit desentralisasi Jumlah pasien: sedikit sentralisasi Kepuasan klien: sentralisasi kepuasan klien perorangan agak terabaikan, desentralisasi focus kepuasan perorangan Jumlah tenaga kerja: sentralisasi sedikit, desentralisasi banyak Ketrampilan tenaga kerja: sentralisasi memerlukan pegawai yang terampil dan terlatih untuk bekerja dengan teliti, cepat, benar dan rapi. Identifikasi dan menetapkan masalah Identifikasi alternatif Evaluasi alternatif Memilih alternatif terbaik Implementasi alternatif Evaluasi Identifikasi dan menetapkan masalah Perencanaan kebutuhan saranana fisik Perencanaan kebutuhan peralatan Perencanaan tenaga pelaksana Perencanaan cara pemesanan Perencanaan penyajian Identifikasi alternatif System distribusi sentralisasi dengan menggunakan dapur sentral yang lama Sistem distribusi sentralisasi dengan membangun dapur sentral baru di pavilion System distribusi desentralisasi dengan membangun pantry pada pavilion Identifikasi dan menetapkan masalah Identifikasi alternatif Evaluasi alternatif Memilih alternatif terbaik Implementasi alternatif Evaluasi Evaluasi alternative Faktor-faktor yang perlu dievaluasi: Kepuasan pasien akan kualitas makanan Keamanan pangan Suhu makanan saat disajikan Waktu simpan makanan yang siap disajikan Labor cost Kepuasan karyawan akan kualitas makanan Dukungan dari pemimpin RS Jumlah tempat yang tersedia untuk produksi makanan Fleksibilitas produksi Jumlah makanan yang disajikan per jam kerja Memilih alternative terbaik Pemilihan alternative terbaik harus berhubungan dengan tujuan operasi penyelenggaraan makanan. Tujuannya adalah menyediakan makanan dan pelayanan kualitas tinggi untuk memenuhi harapan konsumen Identifikasi dan menetapkan masalah Identifikasi alternatif Evaluasi alternatif Memilih alternatif terbaik Implementasi alternatif Evaluasi Implementasi alternative Fase implementasi akan memakan waktu dan membutuhkan banyak perencanaan dan persiapan. Biasanya dibutuhkan kebijakan yang baru dan pengembangan prosedur untuk system yang baru. Juga menu baru atau modifikasi menu, standardisasi resep. System yang baru memerlukan prosedur HACCP yang baru dan harus direncanakan sebelum implementasi Evaluasi Saat mengimplementasikan alternative maka diperlukan evaluasi proses. Faktor seperti kualitas makanan (baik daya terima konsumen maaupun keamanan) dan financial (seperti food dan labor cost) harus dievaluasi. Berdasarkan evaluasi yang terus menerus prosedur dapat dimodifikasi untuk mencapai tujuan penyelenggaraan makanan Sistem pelayanan makanan Pelayanan makanan pasien Pelayanan makanan penduduk Pelayanan makanan nonpasien Cafetaria Tray Sentralisasi Desentralisasi English style American style Take out Russian style Delivery Family style Cafetaria Dining room Table service French style Over the counter Catering Vending machine Se tralisasi Semua kegiata pembagia maka a dipusatka di suatu tempat da pe yajia maka a dilaksa aka la gsu g pada alat maka perora ga . Sebelum memilih cara se tralisasi i i, maka pe a ggu g jawab pe yediaa maka a sudah harus memeperhitu gka ko sekue siya g harus diadaka seperti luas tempat, peralata , te aga, da kesiapa ma ajeme ya g me yeluruh. ese tralisasi Pembagia (pemorsia ) maka a besar dilakuka di pusat produksi da pemorsia maka a u tuk masi g-masi g ko sume dilakuka di pa try (dapur kecil ya g berada di dekat ko sume ) kegiata utama masih di u it pembagia utama, sela jut ya maka a dalam jumlah besar dibawa ke rua g maka /u it pelaya a ya g berada di lokasi berbeda, maka a dipa aska da disajika dalam alat maka perora ga yg telah disediaka di dapur rua ga . Sentralisasi Alat Membutuhkan tiga tipe, yaitu: Pengendali suhu (melindungi keindahan dan kualitas mikrobiologi dari menu) Alat-alat penyajian seperti nampan, piring, service ware, glassware, dll Conveyor: seperti mesin berjalan yang berfungsi mengantarkan makanan ke tiap-tiap unit kerja Untuk sentralisasi jumlah pekerja yang mungkin dibutuhkan sekitar 14 orang Desentralisasi Alat yang mungkin ada di pantry seperti hot plate, microwave/convection oven, mesin pembuat kopi, toaster, cabinet/untuk memanaskan makanan, dan refrigerator Tenaga kerja sekitar 4 orang, yang meliputi Starter : orang yang menyiapkan nampan, sendok, menu, lap, cup dan saucer Hot Food Server bertugas untuk memasak masakan panas Cold Food Server bertugas memasak masakan dingin seperti susu, the, salad, dan dessert Checker , orang yang mengecek dan memastikan apakah makanan yang disiapkan sudah sesuai dengan menu yang dianjurkan Sentralisasi Kelebihan Mudah untuk diawasi dan dikontrol dan kualitas, porsi, jaminan menu yang tepat, dan suhu Membutuhkan sedikit peralatan dan waktu pekerja Tenaga lebih hemat, sehingga lebih menghemat biaya dan pengawasan Pengawasan dapat dilakukan dengan mudah dan diteliti Makanan dapat disampaikan langsung ke pasien dengan sedikit kemungkinan kesalahan pemberian Ruangan pasien terhindar dari keributan pada waktu pembagian makanan serta bau masakan Pekerjaan dapat dilakukan lebih cepat Mengurangi waste produk dan overproduksi Memerlukan tempat, peralatan dan perlengkapan makanan yang lebih banyak Adanya tambahan biaya untuk peralatan, perlengkapan serta pemeliharaan. Makanan sampai ke pasien sudah agak dingin Makanan mungkin sudah tercampur serta kurang menarik, akibat perjalanan dari dapur utama ke dapur ruangan Desentralisasi Control suhu dapat dilakukan Membutuhkan space yang sedikit dalam food service department Kekurangan Membutuhkan banyak alat dan biaya Produksi makanan Pemorsian untuk masing-masing pasien Makanan diletakkan di trolley makanan dilengkapi dengan pemanas atau pendingin Semua kegiatan produksi hingga pemorsian dipusatkan disatu tempat, kemudian didistribusikan langsung ke pasien menggunakan troli Distribusi ke masingmasing pasien Produksi makanan Kegiatan produksi dan pemorsian dilakukan di dua tempat berbeda yaitu makanan di produksi secara besar di dapur kemudian dibawa ke dapur masing-masing kelas (pantry) untuk dipanaskan dan diporsikan Pemorsian dalam jumlah besar Didistribusikan ke masing-masing pasien Makanan diletakkan di trolley makanan Diletakkan di trolley makanan Didistribusikan ke pantry Dipanaskan kembali dan diporsikan untuk masing-masing pasien Tidak sedang mengindap sakit atau luka-luka yang memungkinkan menimbulkan kontaminasi pada makanan Menggunakan seragam kerja yang dicuci bersih, sedang pakaian pribadi dari rumah disimpan Menjaga kebersihan diri Selalu mencuci tangan dengan sabun sebelum memulai bekerja Menggunakan tutup kepala Tidak boleh menjamah makan dengan tangan tanpa alat atau sarung tangan aseptic Selagi bekerja dilarang sambil makan sesuatu/permen/merokok Karyawan wanita tidak menggunakan kosmetik, ramuan atau zat kimia yg dapat menimbulkan kontaminan Pramusaji harus ramah dan tanggap Profesional dan produktif untuk mendapatkan hasil kerja yang efektif dan efisien Sumber daya disiplin Supporting unit merupakan unit yang mendukung kerja dari unit utama dimana supporting unit tidak bisa berdiri sendiri. Supporting unit terdiri dari alat, orang, suatu system. Supporting unit berfungsi untuk melengkapi Supporting unit adalah alat yang mendukung untuk proses distribusi dan pelayanan makanan supaya tujuan dalam pelayanan makanan tersebut dapat berjalan optimal. Pengelolaan bahan dan material Housekeeping (pemeliharaan) Ruang Kepala Instalasi/Unit Pelayanan Gizi & Staf. Ruang Administrasi Penyelenggaraan makanan. Ruang Rapat. Ruang Perpustakaan. Ruang Penyuluhan Gizi. Locker, Kamar Mandi, Toilet. Ruang Ganti/Istirahat Pegawai; Ruang Pengawas. Bangsal perawatan Supporting unit pada sistem distribusi Alat distribusi Penyimpanan alat Perawatan alat Konveyer yang dilengkapi dengan alat pengatur suhu makanan Mobile equipment (kereta yang dapat dibawa kemana-mana) Portable equipment (lebih mudah dibawa daripada mobile) Insulated tray dan insulated covers Alat yang sudah permanen Alat penyajian Pengatur suhu makanan, Reheating frozen or chilled foods Meal Assembling Temperature maintenance and holding Alat transportasi dan alat penyajian Serving Jenis produksi Cook serve Cook chill Cook freeze Assemble-serve Keterangan Assembly dan distribusi Insulated tray (insulated component) Pemanasan kembali dan service Tidak diperlukan Kitchen reheat Unitized pellet Kitchen Reheat Hot-cold cart Kitchen Reheat Split-tray cart Tray-heater cart Cook chill Cook freeze Assemble freeze Cold plating Cold Plating Cold Plating Enclosed car or galley refrigeration Refrigerated cart Insulated cart Open/ enclosed monorail cart Specialized dish-automated reheat module Insulated tray or refrigerated reheat cart Galley reheat: convection oven, microwave oven, infrared oven, conduction oven Pasien atau penduduk Anjuran diet yang ditulis oleh ahli gizi Proses pemesanan makanan diteruskan ke pusat layanan makanan dan gizi Pilihan menu diberikan kepada pasien Pasien memilih makanan menggunakan metode selective menu, spoken menu atau room service. 6) Pemesanan dapat melalui picked up, call in atau menggunakan sistem komputerisasi ke kantor pusat penyelenggaraan makanan. 7) Staf diet mereview ulang permintaan makanan dan menulis makanan yang dipesan, alergi yg dipunya, dan write ins pasien. 8) Menentukan makanan disajikan secara panas atau dingin. 9) Menu pilihan untuk makanan masing-masing ditambahkan saat makanan berada di pantry. Menu disesuaikan untuk dihentikan, dikirim atau baru dan disetujui untuk dilakukan modifikasi diet. 10) Makanan di letakkan di nampan di dapur sentral kemudian dikirimkan. 1) 2) 3) 4) 5) 11) Item atau tambahan-tambahan yang diminta sesuai dengan pesanan pasien ditambahkan secara personal di pantry. 12) Makanan dicek apakah ada makanan yang seharusnya tidak boleh diberikan pada pasien. Pengecekan dilakukan oleh manager. 13) Nampan diletakkan di troli-troli pengiriman. 14) Troli makanan dikirimkan ke uni pasien. 15) Makanan di nampan disajikan ke pasien oleh tenaga pelayanan makanan, perawat, dll. 16) Setelah makanan diterima, pasien memesan melalui telefon atau dikirim secara elektronik ke kantor pelayanan makanan untuk distribusi selanjutnya. 17) Ketika pasien selesai makan, nampan dikembalikan dan dikirim ke area pencucian. 18) Alat-alat kotor dicuci, ditumpuk dan dipanaskan untuk makanan selanjutnya. 19) Troli makanan dibersihkan dan disimpan. 20) Sampah dibuang, area pencucian dibersihkan dan didesinfektan 1. Memperpendek jangka waktu antara makanan setelah dimasak dengan saat makanan disajikan 2. Mengurangi kontaminasi mikroba : pemasakan harus benar-benar matang , memperkecil ukuran sehingga makanan matang merata 3. Pintu masuk atau keluar pekerja terpisah dengan makanan yang sudah siap disajikan 4. Penggunaan peralatan dapat memanaskan atau mendinginkn makanan bisa digunakan untuk mempertahankan kondisi makanan yang disajikan 5. Melatih karyawan menggunakan prosedur dalam SOP ini 6. Mengikuti persyaratan departemen kesehatan setempat 7. Jika persyaratan departemen kesehatan setempat mengikuti 2001 FDA Food Code, maka: Menjaga makanan beku tetap dalam keadaan beku selama transportasi Menjaga suhu makanan suhu refrigerator dan yang berpotensi berbahaya pada suhu 41 OF atau ke bawah dan makanan matang yang ditransportasikan panas pada suhu 135 OF atau ke atas 8. Gunakan alat pembawa makanan untuk transportasi yang diakui oleh National Sanitation Foundation International atau departemen kesehatan setempat 9. Siapkan alat pembawa makanan sebelum digunakan Pastikan seluruh permukaan bersih Cuci, bilas dan sanitasikan interior alat Pastikan alat pembawa makanan didesain untuk memelihara suhu makanan dingin 41 OF ke bawah dan makanan panas 135 OF ke atas Tempatkan thermometer yang sudah dikaliberasi pada bagian terhangat jika digunakan untuk transport makanan dingin dan sebaliknya untuk makanan panas Panaskan atau dinginkan dahulu alat sbelum digunakan 10. Simpan makanan pada kontainaer untuk transportasi. Container harus: Keras dan terpisah sehingga makanan tidak tercampur Tidak porus untuk menghindari kebocoran Mudah dibersihkan dan disposable Dpat diterima untuk menyimpan makanan 11. Tempatkan container makanan pada alat pembawa makanan dan transportasikan secepat mungkin 12. Ikuti SOP penerimaan saat makanan sampai 1. Pengawasan standar porsi a. untuk bahan makanan padat dilakukan dengan penimbangan b. untuk bahan makanan cair digunakan gelas ukuran c. untuk mendapatkan porsi yang tetap digunakan standart porsi dan resep 2. Pencatatan data permintaan diet 3. Monitoring pelayanan makanan dengan menggunakan nampan a. Tray per minute: seberapa banyak nampan yang diproduksi tiap menit selama proses pelayanan berlangsung b. Tray delivery time: mengukur berapa lama jarak waktu antara tray disiapkan sampai tray ada di tangan konsumen. c. Tray accurancy: seberapa teliti atau akurat tenaga tray line memberikan pelayanan makanan kepada pasien 4. Dummy total: total dari nampan yang diberikan dalam proses pelayanan makanan. 5. Perhitungan kesalahan pelayanana makanan dapat menggunakan a. Menghitung jumlah total item pilihan untuk masing-masing nampan yang kosong dan jumlah semuanya, contoh: 60 item untuk 6 nampan b. Hitung kesalahan yang ditemukan, contohnya: 4 kesalahan c. Bagi kesalahan dengan jumlah nampan yang diberikan = 4 : 60 = 0,07 atau 7% rata-rata kesalahan yang dilakukan 6. Untuk mengukur akuransi = 60 4 = 56 Akuransi = 56 : 60 = 93% Cara mengawasi sistem distribusi Menetapkan standar performa mengukur performa membandingkan performa dengan standar bila performa lebih dari standar maka standar performa awal tetap dipakai, namun jika performa kurang dari standar maka mengadakan tindakan perbaikan dan menetapkan standar performa yang baru. Evaluasi sistem distribusi yang baik bisa dilihat dari 3 hal Makanan didistribusikan dan disajikan kepada konsumen tepat pada waktunya, tidak terlalu awal atau terlambat Makanan yang disajikan sesuai dengan porsi yang ditentukan Kondisi makanan yang dasajikan baik, dalam mutu dan kebersihannya Suhu makanan saat penyajian ke pasien Tray per minute Jumlah respon negatif yang diterima saat survey (kuesioner) Higiene pekerja Indikator Ketepatan waktu pemberian makanan kepada pasien Sisa makanan yang tidak termakan oleh pasien Tidak adanya kejadian kesalahan pemberian diet Standar 90 % 20 % 100 % KELEBI HAN Pelayanan dengan fasilitas khusus sesuai permintaan dan kesepakatan Fasilitas lengkap seperti: penerangan, almari pakaian, AC, televisi, kulkas, telepon, kamar mandi dalam, dll. Pelayanan membuat pasien merasa nyaman sehingga kepuasan pasien meningkat Ruang tunggu luas, saranan dan prasarana modern serta SDM profesional Pelayanan dokter spesialis lengkap. Dokter spesialis secara paripurna, profesional, dan bermutu serta berorientasi pada kepuasan pasien Pelayanan laboratorium, radiologi dan farmasi Kemudahan administrasi dengan menggunakan kartu kredit Tempat perawatan dan lingkungan yang tenang dan menyejukkan, tanpa mengurangi privasi dan kenyamanan pasien dan keluarga pasien KEKUR ANGAN Tarif lebih mahal Menggunakan dapur sentral apabila: Konsumen yang dilayani dalam jumlah besar Tenaga kerja sedikit Keterbatasan alat dan fasilitas Dapur paviliun bergabung dengan dapur sental yang melayani pasien kelas 1,2 dan 3. Kemudian pada bangunan di pavilion terdapat pantry. Menggunakan sentralisasi (dapur sentral gabung dengan produksi makanan untuk kelas I, II, dan III) o Menggunakan sentralisasi apabila dana yang dimiliki terbatas, lahan terbatas, tenaga terbatas. o Jika menggunakan cara ini maka dalam mendistribusikan makanan harus menggunakan trolley yang dilengkapi penjaga suhu Menggunakan sentralisasi (dapur sentral khusus untuk paviliun) o Menggunakan sentralisasi dengan membuat dapur sentral tersendiri di paviliun apabila memiliki dana lebih, lahan lebih, dan ingin memprioritaskan kepuasan konsumen karena makanan paviliun benar-benar dibuat tersendiri sehingga dapat menerapkan menu pilihan yang tidak memberatkan tenaga produksi maupun pengawas. Jika dapur sentral digabung dengan produksi makanan untuk kelas I, II, dan III akan memperberat kerja tenaga produksi dan pengawas. o Dengan cara ini tidak diperlukan pantry lagi sehingga pelayanan makanan untuk pasien lebih cepat. o Dalam pendistribusian makanan tetap menggunakan trolley yang dapat menjaga suhu makanan.