PPIC / Production Planning & Inventori Control Sering kita kenal dengan istilah PPIC. Yaitu suatu departemen dalam manajemen produksi yang berfungsi untuk mengendalikan dan memastikan rangkaian produksi agar berjalan sesuai keinginan. Secara garis besar dapat dijelaskan bahwa tujuan akhir dari PPIC adalah menghadirkan produk yang diminati pasar/pelanggan sehingga perusahaan akan banyak mendapatkan pesanan yang sudah dapat dipastikan bisa diproduksi dengan memenuhi syarat kualitas dan kuantitas sesuai dengan kapasitas dan laju produksi yang diketahui secara pasti, serta jadwal pengiriman yang tepat, sehingga perusahaan akan menang bersaing dan mendapatkan profit yang banyak. Dalam prakteknya, PPIC juga sebagai pelaksana dalam pengendalian Sistem Manajemen Mutu pada suatu perusahaan yang menerapkannya. Dengan kata lain, jika suatu perusahaan menerapkan Sistem Manajemen Mutu ISO-9001, maka akan lebih baik jika perusahaan tersebut telah mempunyai departemen PPIC. PPIC (Planning) -. Tugas umum dari PPIC adalah menerima order dari marketing dan memantau jalannya produksi hingga pengiriman barang -. Tugas khusus dari PPIC adalah : 1.Menerima order dari marketing 2.Order material baik import maupun lokal 3.Follow up material supaya datang tepat waktu 4.Membuat rangkuman detail order yang akan dijalankan produksi 5.Memanage semua masalah yang berhubungan dengan material dan detail baju seperti material rusak, kekurangan material, material hilang, adanya perbedaan data dari satu design baju 6.Follow up approval dari sample sample baju yang di kirimkan ke buyer 7.Membuat surat untuk setiap pengiriman sample sample ke buyer 8.Follow up acc sertifikat dan dokumen-dokumen lain ke QC buyer yang bertugas, untuk kelancaran pembayaran PPIC, Penanganan Material Posted on Maret 22, 2010 by safinnah PPIC merupakan suatu metode perencanaan produksi dan penanganan material. Setiap perusahaan mempunyai sistem produksi masing-masing. Perusahaan manufaktur mempunyai perencanaan produksi tentang produknya apakah spare part atau produk komplit. PPIC merupakan suatu sistem perencanaan, pengendalian dan alat untuk mengambil keputusan. Apa saja yang termasuk dalam sistem PPIC, beberapa hal yang merupakan komponen sistem PPIC dapat dilihat dalam gambar di bawah ini : PPC Model Dari beberapa komponen di atas ada satu komponen yang merupakan komponen yang sangat penting yaitu material planning atau inventory management. Mengapa inventory management sangat begitu penting? Inventory management merupakan sistem penanganan material/bahan baku dalam proses produksi. Sadar atau gak, material merupakan komponen cost yang paling besar porsinya dalam penentuan harga suatu produk, apapun produk yang dijual, material merupakan komponen harga pokok produksi yang paling besar. Apakah perusahaan manufaktur, jasa perawatan pesawat atau industri jasa. Penanganan Material Kunci sukses dalam penanganan material adalah meet demand and supply on time. Ya kunci sukses dalam penanganan material atau inventory management adalah bagaimana memenuhi kebutuhan material dengan efektif dan efisien. Efektif, material harus ada sesuai dengan waktu dan kebutuhan. Efisien, Pemenuhan material harus memperhatikan biaya yang dikeluarkan. Bagaimana dapat memenuhi material dengan efektif dan efisien? Mudah, anda harus paham karakteristik kebutuhan anda, pola demand di sistem produksi harus dapat ditangkap dengan tepat. Beberapa pertimbangan dalam penanganan material adalah : 1. Pola Kebutuhan Material (Kuantitas kebutuhan material, lead time baik lead time produksi dan pemenuhan material, ) 2. Material pricing (Discount no discount), 3. Pemilihan supplier, 4. Budget, 5. Gudang, 6. dll Untuk memahami pola pemenuhan material saya dapat referensi dari dosen saya, Pak Stefanus Eko Wiratno sebagai berikut : Pola Penanganan Material Dikelompokan menjadi 3 yaitu : 1. DETERMINISTIK Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah : -Demand diketahui secara pasti -Demand tidak memiliki variasi (S=0) -Dibagi menjadi: 1.Deterministik statik dan 2.Deterministik dinamik 2. PROBABILISTIK Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah : -Fenomena demand tidak diketahui secara pasti -Ekspektasi, variansi, dan pola distribusi kemungkinannya dapat diprediksi (S¹0) -Persoalan utama menentukan berapa Safety Stock -Metode pengendalian inventori: 1.Fixed Order Quantity dan 2.Fixed Order Interval 3. UNCERTAINTY Adapun karakteristik penanganan material dengan sistem ini adalah : -Ketiga parameter populasinya tidak diketahui secara lengkap -Dibagi menjadi 1.Inventori Tak Tentu Beresiko Terkendali (probabilitas demand diketahui) 2.Inventori Tak Tentu Beresiko Tak Terkendali (probabilitas permintaan tidak diketahui sama sekali) Kenali tipe sistem produksi anda, kenali tipe pemenuhannya itulah kunci sukses awal dalam pemenuhan material. mari kita bahas satu persatu. untuk lebih jelas tentang perhitungan model model tersebut tunggu postingan selanjutnya. Production Planning Inventory Control Posted on Maret 21, 2010 by safinnah PPIC, Production Planning & Inventory Control merupakan mat5a kuliah yang saya pelajari 5 tahun yang lalu, saya mengambil mata kuliah tersebut pada semester 3, namun harus saya ulang semester 5 karena nilai saya belum memuaskan. PPIC yang saya pelajari jaman dahulu kuliah lebih mengarah ke industri manufaktur. PPIC menurut jaman dahulu itu adalah Teknik yang mempelajari pengaturan material yang masuk dalam sistem produksi (bahan baku, bahan pembantu), mengalir dalam sistem produksi (komponen, subassembly), dan keluar dari sistem produksi (produk jadi, spare parts) sehingga sistem produksi dapat memenuhi demand dengan efektif (tepat jumlah, tepat waktu , tepat lokasi) dan efisien (Stefanus Eko Wiratno) Definisi tersebut saya dapatkan dari dosen saya. Secara sistem PPIC tersebut digambarkan sebagai berikut : Oke, dari kuliah jaman dahulu sudah diketahui bahwa rencana produksi diturunkan dari rencana pemasaran yang merupakan hasil kombinasi dari rencana bisnis perusahaan, history data produksi dan blanket order. Dapat dipahami bahwa yang namanya PPIC merupakan jantung dalam sistem perusahaan. Mengapa saya bilang jantung, karena PPIC yang mengatur segala aktivitas yang ada dalam sistem produksi dan sistem yang berkaitan dengan sistem produksi. PPIC yang mengatur kegiatan setiap hari sistem produksi untuk mendapatkan output atau nilai perusahaan. Setiap perusahaan pasti mempunyai sistem PPIC tidak terlepas yang namanya perusahan yang berlabel MRO. Mari kita lihat gambar di bawah ini yang saya dapatkan waktu kuliah jaman dahulu. Apapun jenis perusahaan anda PPIC merupakan hal wajib ada di sistem perusahaan tersebut. Bagaimana dengan perusahaan anda? PPIC haruslah berjalan sedemikian efektif dan efisien. Bertolak dengan hal ini bisa saya katakan bahwa PPIC merupakan sistem untuk mengatur demand dan supply di perusahaan anda. Dari hal tersebut sudah jelas bahwa PPIC merupakan key function dalam suatu sistem perusahaan. Pengertian Dasar PPIC PPIC merupakan bagian dari organisasi perusahaan yang menjembatani 2 department yaitu: marketing & produksi. PPIC menterjemahkan kebutuhan pengadaan produk jadi untuk marketing kedalam bentuk rencana produksi & ketersediaan bahan baku serta bahan pengemas. PPIC demikian penting peranannya dalam operasional perusahaan karena berkaitan erat dengan “cash flow/ aliran dana” & kinerja bagian produksi secara umum. Apa sih fungsi PPIC? 1. Men-sinergi-kan kepentingan marketing dan manufacturing 2. Mengintegrasikan/ memadukan pihak-pihak dalam organisasi (marketing, produksi, personalia, dan keuangan) agar dapat bekerja dengan baik. Syarat apa saja agar kerja PPIC bisa optimal? 1. 2. 3. 4. 5. Ada rencana Sales dari marketing Department Ada formula standard dari semua produk Ada standard kapasitas produksi dan tenaga kerja Ada standard yield dari semua produk Ada pedoman waktu (delivery time) untuk pengadaan bahan/material, baik lokal maupun impor. 6. Ada batasan minimum dan maksimum stock 7. Ada koordinasi dan komunikasi yang baik dengan elemen terkait antara bagian marketing, inventory, produksi, personalia, quality control dan F&A (Finance & Accounting) Tugas – tugas PPIC adalah sebagai berikut : 1. Membuat rencana produksi dengan berpedoman rencana Sales Marketing 2. Membuat rencana pengadaan bahan berdasarkan rencana dan kondisi stock dengan menghitung kebutuhan material produksi menurut standard stock yang ideal (ada batasan minimal dan maksimal yang harus tersedia) 3. Memantau semua inventory baik untuk proses produksi, stock yang ada di gudang maupun yang didatangkan sehingga pelaksanaan proses dan pemasukan pasar tetap berjalan lancar dan seimbang 4. Membuat evaluasi hasil produksi, hasil penjualan maupun kondisi inventory 5. Mengolah data dan menganalisa mengenai rencana dan realisasi produksi dan sales serta data inventory 6. Menghitung standard kerja karyawan tiap tahun berdasarkan masukan dari bagian produksi atas pengamatan langsung 7. Menghitung standard yield berdasarkan realisasi produksi tiap tahun 8. Aktif berkomunikasi dengan semua pihak yang terkait sehinggga diperoleh data yang akurat dan up to date 9. Sebagai juru bicara perusahaan dalam bekerja sama dengan perusahaan lain, seperti : toll manufacturing Perencanaan produksi dilakukan bersama oleh Departemen Production Planning and Inventory Control (PPIC) dengan Departemen Produksi berdasarkan forecast yang diterima dari divisi marketing. Dengan forecast tersebut, disusunlah rencana pembelian dan PPIC mengeluarkan Order Requisition (OR) yang diserahkan ke Departemen Purchasing (pembelian), purschasing kemudian membuat Purshase Order (PO)/Purschase Request (PR), memilih suppliers yang cocok dan diketahui oleh manajer untuk diserahkan ke Supplier. Supplier kemudian mengirimkan barang yang sesuai dengan permintaan dan diserahkan ke gudang. Setelah barang diterima oleh bagian gudang, bagian gudang kemudian membuat Bukti Penerimaan Barang (BPB). Salah satu salinan Bukti Penerimaan Barang diserahkan ke Departemen Quality Control (QC) atau QA Kurang lebih seperti itu gambaran dari PPIC. Semoga bermanfaat,,, source : http://duniakecilbunga.blogspot.com/2009/01/sekilas-tentang-ppic.html Tambahan Tugas PPC (Prod. Planning & Control) sbb: -Menyaring Pesanan Penjualan dari bagian Sales. -Memasukkan Pesanan tsb ke dalam Monthly Prod. Planning, setelah bisa diterima. -Menyusun jadwal proses produksi pada waktu, route, & qty yang tepat sehingga barang bisa dikirim tepat waktu dan sesuai dengan permintaan pelanggan. -Mengusahakan penyeimbangan lini kerja di produksi. -Menginformasikan ke bagian Sales jika ada masalah di proses produksi yang menyebabkan delay delivery. Tugas Bagian QC : -Memeriksa kesesuaian mutu barang yang diterima dari pemasok, dengan standar mutu yang ada di perusahaan. -Memeriksa kelengkapan & kesesuaian dokumen2 yang menjadi acuan proses produksi (SPK, Standar Proses, & Skedjul Proses Produksi). -Memeriksa kesesuaian output dengan standar mutu yg ada pada saat proses dimulai (Validasi). -Memeriksa pada saat proses, semua parameter berjalan baik. -Memeriksa secara sampling, keluaran (output) proses untuk tiap Batchnya (lot). -Memberikan status OK atau NG, apakah barang hasil proses bisa dijual atau dipakai (untuk Half-Finish) . Kurang lebih seperti itu. Kadang-kadang, beda tipe pemanufakturan, beda konsep. Best Regards, Jay Dari milist HRD