MANUAL DE CAPACITACIÓN EN MANEJO DE MIKE’SAP AGROLIBANO. MODULO CONTROLLING “CO”. Proceso: PLANIFICACION DE RENTABILIDAD CO-PA (PROFITABILITTY ANÁLISIS). 26/09/2009 Agropecuaria Montelibano pbetancourth Sistema de Procedimientos de Operación Página Número: Número de Revisión: 1 de ¿? 1 Número de Procedimiento: CO Fecha de Revisión (día/mes/año): 00/SEP/09 Fecha de Vigencia (día/mes/año): 00/SEP/09 TITULO: PLANIFICACIÓN DE RENTABILIDAD CO-PA. 1. Objetivo Hacer la planificación de ventas para obtener análisis de rentabilidad detallados a nivel de país, cliente, sucursal. Mediante los análisis de COPA podemos conocer más detalles que del que nos muestren los centros de beneficio ya que en este proceso la planificación es por cada producto terminado asociado con características bases en la planificación, está enfocado a lo externo. 2. Alcance Permite Elaborar el Planeación de Ventas Integrada con la Gestión de la Demanda que Requiere la Fábrica de Empaque Para Iniciar su Proceso. El modulo de CO-PA, una vez implantado va a permitir realizar la planificación por cada línea de producto, presentación, calibre, país y demás características de planificación que la gestión comercial decida planear, con el plus de poder transferir estas necesidades de ventas a la gestión de la demanda del proceso de empaque, es decir; que a partir de estas necesidades de ventas, la fábrica de empaque podrá lanzar su planificación de proceso, cabe resaltar, que la integración que CO-PA en SAP con los demás módulos como myAgri, PP, FI nos permite elaborar layout en los cuales visualizaremos los márgenes del producto basado en las características de planificación. CO-PA tiene una clasificación importante y es que su configuración es a nivel de mandante, es decir que cualquier cambio realizado en el ambiente de desarrollo se ve reflejado en el ambiente de pruebas y productivo, estos cambios siempre y cuando sean a nivel de sociedad. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 2 Dentro de la definición de CO-PA se manejan dos elementos importantes: Características Campos de valor Características Son las variables sujetas análisis que debemos crear en el sistema, no obstante SAP nos ofrece un estándar pre configurado. Artículo Canal distrib. Centro Clase factura Clase operación Cliente Organiz.ventas Semana/año Sociedad Sociedad CO UMB VolVentas Versión Material producto terminado Exportación/Venta nacional Almacén/Finca MTO/MTS Datos de factura Nombre de cliente Agrolibano Trading La semana a planificar 2100 Agrolibano Trading 2000 Grupo Agrolibano Unidad Básica de Medición Versión de planificación Campos de Valor Hace mención de Ingresos Costos Gastos Rentabilidad 3. Responsabilidades El grupo de SD y CO definirán proceso de planificación. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 3 4. Definiciones Sistema SAP. Sistemas, Aplicaciones y Productos. Plataforma informática de manejo de procesos e información. 5. Políticas y Procedimientos Relacionados 6. PROCEDIMIENTO: El proceso de planificación comprende: 6.1 6.2 6.3 6.4 6.5 Fijar sociedad PA “Transacción KEBC”. Definir formulario de planificación “Transacción KE34”. Definir informe de planificación “Transacción KE31”. Planificación COPA “Transacción KEPM” Definir layout de planificación “Transacción KE14” DEFINICIÓN GENERAL MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 4 6.1 Fijar sociedad PA “Transacción KEBC”. SIRVE PARA CONTROLAR INGRESOS Y COSTOS POR CARACTERÍSTICAS, ENFOCADAS EN EL MERCADO EXTERNO. Podemos iniciar colocando la transacción KEBC en la barra del menú SAP le damos ENTER o clic en el chulito Otra forma es utilizando el icono de búsqueda muestra la siguiente pantalla le damos clic y nos Escribimos el numero de la transacción clic en le damos ENTER o y nos mostrara la ruta en el árbol del Menú SAP. En la siguiente pantalla visualizaremos la ruta a seguir para ejecutar la transacción. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 5 Doble clic en para seguir. La sociedad PA siempre será 2000, le damos ENTER o clic en el chulito para finalizar proceso de fijar sociedad PA.. 6.2 Definir formulario de planificación “Transacción KE34”. La definición del formulario de planificación nos ayudada para visualizar nuestros reportes de acuerdo a nuestros requerimientos. Ejemplo: Podemos iniciar colocando la transacción KE34 en la barra del menú SAP le damos ENTER o clic en el chulito Otra forma es utilizando el icono de búsqueda muestra la siguiente pantalla le damos clic y nos MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 6 Escribimos el numero de la transacción en le damos ENTER o clic y nos mostrara la ruta en el árbol del Menú SAP. En la siguiente pantalla visualizaremos la ruta a seguir para ejecutar la transacción. Doble clic sobre lo seleccionado para seguir. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 7 En este campo formulario. En este campo Clic en el icono defino un nombre breve del defino el nombre del formulario. para crear el formulario. En seguida muestra la pantalla para la selección de la moneda base para la sociedad PA. Siempre debe estar cliqueada la primera opción Le damos clic en para continuar. . MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 8 En este reporte propuesto por SAP se define que datos necesitamos que muestre la matriz formato para el seguimiento de COPA. En la columna clave, defino los conceptos de ingresos o costos que quiero evaluar en el reporte que estoy definiendo. En las columnas 1, 2, 3 defino el tipo de valor que quiero visualizar en el reporte, ejemplo plan/real/desviación/% desviación. Dando clic sobre para seleccionar Este es el campo que debemos seleccionar Clic en el icono para continuar. Entraremos a la definición de elemento de la línea 1. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 9 En este campo el match code para seleccionar del listado el campo de valor. utilizamos Doble clic sobre lo seleccionado o clic en para continuar, la misma pantalla nos muestra el campo de valor ya con los opción seleccionada. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 10 Ya seleccionado el campo de valor, sigue clic en verificar Clic en confirmar -si antes de continuar necesitamos hacerle . SAP nos modificación al texto del campo de valor le damos clic en propondrá una definición para el campo de valor Esta definición es la que podemos cambiar en base a nuestro criterio (nombre de la línea). Como sigue en la siguiente pantalla, cada campo se puede definir en base a nuestro criterio. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 11 Le damos clic en y el texto de la línea uno se nos mostrara en base a lo que definimos en la pantalla anterior. Ya definido el nuevo texto damos clic en estamos definiendo el formulario se verá así. la pantalla en la que Así sucesivamente podemos ir definiendo cada línea de la columna clave siguiendo la secuencia de las definiciones acordadas para la presentación de datos del reporte. Entraremos a la definición de las columnas. Doble clic sobre la Se mostrara la siguiente pantalla para seleccionar el tipo de elemento MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 12 Clic en para continuar a la siguiente pantalla. De la columna de iconos de envió enviaremos o quitaremos utilizando los y el icono de regreso de las características a la columna de características seleccionadas Iniciaremos seleccionando el indicador plan/real damos clic en para enviar a la otra columna. le Como se muestra en la siguiente pantalla el elemento seleccionado paso de características existentes a características seleccionadas. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 13 En el campo utilizando el match code seleccionamos el dato a comparar, en la primer columna la denominaremos como real Doble clic sobre lo seleccionado o clic en para continuar, la pantalla siguiente nos muestra el dato a comparar en la columna uno, 0(cero) será igual a decir real. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 14 Damos clic en el icono Clic en el icono La pantalla base de definición de columna se verá así Seguimos con la columna dos para ingresar el dato plan, le damos doble clic en y nos muestra la pantalla siguiente. Clic en para continuar a la pantalla en donde definiremos que dato ira en la columna 2, en esta columna agregaremos el dato plan. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 15 Clic sobre el campo plan habilitamos el match code para seleccionar el dato Doble clic en los seleccionado o clic en anterior se verá así. para continuar, ya la pantalla MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 16 Clic en Clic en La pantalla base en donde se están definiendo las columnas se vara asi Entraremos a definir la columna 3 en esta los que necesitamos es determinar la variación de lo planificado menos el real ejecutado. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 17 Le damos doble clic sobre la columna 3 para seleccionar el tipo de elemento, en este campo debemos ejecutar una formula, por lo que seleccionaremos Clic en para continuar y definir la formual. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 18 Aquí lo único que haremos es definir la formula, la formula será; Datos plan menos datos real. Le damos clic en tabla de la definición. y de inmediato el nombre de la columna pasa a la Luego damos clic en el icono de formula. , en seguida lo pasa a la tabla de definición Le damos clic en datos real. y la formula estará planteada, datos plan menos Clic en y la formula de la columna 3 esta lista, seguidamente se nos presenta tabla para definir el nombre de la columna MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 19 Luego de nombrar cada uno de los campo en la pantalla anterior dar clic en para continuar. La pantalla base se verá así Entraremos a la columna 4 para sacar el % de desviación. Le damos doble clic en en seguida nos muestra la tabla para seleccionar el tipo de elemento a comparar, similar a la columna 3, el resultado que deseamos en la columna 4 será producto de una formula. Clic en para continuar. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 20 En esta columna definiremos lo que representa porcentualmente la desviación entre el plan. Clic en y la formula de la columna 4 esta lista, seguidamente se nos presenta tabla para definir el nombre de la columna Clic en para continuar a la pantalla principal del formulario. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 21 La pantalla anterior nos muestra el formulario definido. Doble clic en para agregar más elementos, nos mostrara la pantalla para agregar las características generales del formulario. Ir marcando cada una de las características a pasar a la selección del formulario, clic en o , enviar o regresar. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 22 En cada una de las características seleccionadas entramos a marcar la variales que deseamos en el formulario sean obligatorias Ya con las características seleccionadas para el formulario le damos clic en y luego clic en regresaremos a la pantalla principal. Le damos clic en guardar y el formulario está listo. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 23 eri En la parte inferior de la pantalla anterior nos indica que el formulario fue grabado si problemas. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 24 6.3 Definir informe de planificación “Transacción KE31”. Podemos iniciar colocando la transacción KE31 en la barra del menú SAP le damos ENTER o clic en el chulito Otra forma es utilizando el icono de búsqueda muestra la siguiente pantalla le damos clic y nos Escribimos el numero de la transacción en le damos ENTER o clic y nos mostrara la ruta en el árbol del Menú SAP. En la siguiente pantalla visualizaremos la ruta a seguir para ejecutar la transacción. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 25 Doble clic en De entrada nos propone el nombre del informe (igual al del formulario) MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 26 Definimos el nombre del informe Clic en para continuar De la columna de características disponibles seleccionamos las que deseamos evaluar en el informe. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 27 Ya con las características seleccionadas le damos clic en grabar . 6.4 Planificación COPA “Transacción KEPM” Podemos iniciar colocando la transacción KEPM en la barra del menú SAP le damos ENTER o clic en el chulito Otra forma es utilizando el icono de búsqueda muestra la siguiente pantalla le damos clic y nos MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 28 Escribimos el numero de la transacción clic en le damos ENTER o y nos mostrara la ruta en el árbol del Menú SAP. En la siguiente pantalla visualizaremos la ruta a seguir para ejecutar la transacción. Doble clic en para continuar Antes de todo este proceso debemos definir la sociedad PA, si estamos entrando de nuevo a SAP y no hemos fijado la sociedad PA, SAP nos obliga a fijar la sociedad para poder continuar con el proceso. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 29 Le escribimos 2000, le damos ENTER o clic en para continuar. 6.4.1 Crear nivel de planificación Defino las características a evaluar. Nos colocamos en la flechita botón derecho Y seleccionamos crear nivel de planificación. En la primera parte para continuar. , y en la denominación clic en MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 30 La pantalla anterior nos muestra el agregaremos al nivel de planificación. que Utilizar las flechitas para enviar o regresar características del poll para el nivel de planificación. Ya hecha la selección de las características Le damos grabar características. y nos aparece creado el nivel de planificación con sus MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 31 6.4.2 Crear paquete de planificación Separo las características que aparecerán en la cabecera y las que se llenaran manualmente. Nos colocamos sobre el nivel de planificación creado, clic derecho, seleccionamos . Clic para continuar MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 32 En la parte inferior izquierda están todos los métodos de planificación, SAP nos muestra una lista predeterminada. En este paquete de planificación dejamos algunos datos predefinidos que se mostraran en la cabecera del reporte. Con el match code seleccionamos el código del canal. con el match code seleccionamos el código de la clase de operación. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 33 con el match code seleccionamos el código de la compañía encargada de la venta En estos campos solo vamos escribiendo en los dos últimos números que pertenecen a la semana. Primero sociedad agrolibano trading, después Agropecuaria Montelibano. la versión de planificación, Ya creado bajo el nivel el paquete de planificación damos doble clic sobre el paquete de planificación creado. 6.4.3 Crear grupo de paramentaros a este mismo nivel se crea layout de planificacion. En la parte inferior se activan los métodos de planificación Sobre le damos clic derecho En esta definición consideraremos que solo planificaremos 4 semanas por formulario. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 34 Clic en para continuar. En este campo moneda de la sociedad. seleccionamos tipo de MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 35 Estos dos campos deben estar cliqueados . Para tener la pantalla de planificación integrada cliquemos el campo y nos enviara la pantalla de planificación a Excel, esta integración nos permite hacer la planificación de forma más rápida. Cuando se nos activa la pantalla de Excel entramos al menú revisardesproteger hoja. Copiamos los valores a otra hoja de Excel hacemos la actualización de la planificación y luego copiamos de nuevo a SAP. Guardamos y listo. Le damos clic en regresar y entraremos de nuevo por el paquete de planificación. En la parte inferior damos clic sobre registrar datos plan, clic derecho sobre el plan-modificar grupo de paramentaros y le quitamos la pleca de integración con Excel y le damos guardar. A este mismo nivel creamos el layout de planificación Le damos clic en MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 36 En este layout defino que datos necesito llenar manualmente y que me mostrara directo desde el formulario. En la pestaña de características definimos. en estos campos definimos denominación y descripción. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 37 En la tabla anterior hacemos un separación de los datos que aparecerán en la cabecera y los que aparecerán en la columna clave para la planificacion. En la pestaña de campos de valor valor que necesitaremos en la planificación. seleccionamos los campos de Clic en grabar MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 38 HACIENDO PLANIFICACIÓN EN COPA En la pantalla anterior debemos navegar así: En la parte superior izquierda: Clic sobre el nivel de planificación Clic sobre el paquete de planificación En la parte inferior izquierda Clic en pestaña para registrar datos plan Doble clic sobre el plan definido. Al momento de ingresar una nueva semana de planificación le damos clic derecho sobre el paquete de planificación y modificamos los campos de la MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 39 semana Ya hecho el cambio en el campo de la semana le damos guarda y volvemos a iniciar la ruta. En la pantalla anterior hacemos la planificación. En las primeras 5 columnas es recomendable movilizar con la techa tab, no con ENTER para no bloquear la línea. MIKE’SAP AGROLIBANO, MANUAL DE CONTROLLING “CO” Página 40