Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry,

Folie 1 Lieferantendokumentation (für den Maschinen- und Anlagenbau) Der tekom-Leitfaden „Lieferantendokumentation“ Magali Baumgartner, Coperion GmbH Armin Burry, ASSA ABLOY Sicherheitstechnik GmbH tekom Regionalgruppentreffen Berlin-Brandenburg 28. 4. 2014 Folie 2 Nur ein Beispiel …. Folie 3 … und im Maschinen- und Anlagenbau?  Dokumentation von Lieferanten  Eigene Dokumentation  Zusammenfügen zur Gesamtdokumentation  Gesamtdokumentation = Alle Dokumente die dem Kunden geliefert werden Folie 4 Das Spannungsfeld Vertrag Wirtschaft- lichkeit Gesetze und Normen Zeit Folie 5 Das Problem  Konflikte zwischen Lieferant und Kunde: Umfang, Inhalt, Sprache, Liefertermin, Anzahl, Formate …  Internationalisierung (es wird nicht einfacher) Folie 6 Die Mitglieder der Arbeitsgruppe Leitung Magali Baumgartner und Armin Burry  Patrick Arigbabu, Zürich, CH  Hannes Fokken, MEYER WERFT GmbH, Papenburg  Jörg Hennig, KBA-Bogenoffset, Radebeul  Rainer Kentrat, VAW-arvato, Neukirchen-Vluyn  Michael Leifeld, Polysius AG, Beckum  Olaf Ruhfus-Hartmann, Steuler Anlagenbau, Höhr-Grenzhausen  Hansruedi Steinhauer, Alstom Power Thermal Products - Gas Turbines, Baden, CH  Holger Weth, Siemens AG, Erlangen Folie 7 Die Aufgabenstellung  Erstellen eines Leitfadens für das Problem „Lieferantendokumentation“  Lösungen aus der Praxis für die Praxis  Best practice Folie 8 Die Zielgruppen des Leitfadens Firmen im Maschinen- und Anlagenbau und deren Lieferanten Folie 9 Die Ziele des Leitfadens  Analyse der Strukturen und Einflussfaktoren  Konkrete und allgemein gültige Hilfestellung bei der Lösung der bestehenden Probleme und Konflikte  Bereitstellen von Formblättern und Checklisten aus der Praxis  Beitrag zum QM-System Folie 10 Analyse - Kunden und Lieferanten Folie 11 Analyse – Spiel mit 2 Unbekannten Vertrieb Einkauf Technische Redaktion Folie 12 Analyse - Von der Stange oder maßgeschneidert Komponentenlieferanten: auftragsneutrale Dokumentation Systemlieferanten: umfangreiche auftragsbezogene Dokumentation Folie 13 Die 8 Schritte zum Ziel Dokumentation bestellen Auftrags- bestätigung kontrollieren Dokumentation kontrollieren Dokumentation integrieren Hausstandard definieren Hausstandard kommunizieren Vertrag analysieren Anforderungen spezifizieren Folie 14 Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?  Normalausführung festlegen  Spezifisch für  Unternehmen  Produkt  Kunden .............  Klar und deutlich beSCHREIBEN Hausstandard definieren Folie 15 Schritt 1 – Was ist ihr Produkt?  Dokumentationsarten  Formate, Sprachen, Dokumentname, Versandweg.... Hausstandard definieren DokumentationsartLieferterminZielgruppe Intern/ Extern Dokument Planungs- dokumentation Mit Auftrags- erteilung AbwicklungIMaschinen- aufstellungspläne Anlagenpläne Verbraucherlisten Schaltunterlagen Montage- dokumentation Vor Beginn der Montage i. d. R. Vertragstermin Baustellen- personal EMontagezeichnungen und –anleitungen Loseteillisten Handbücher Hausstandard kommunizieren Folie 16 Schritt 2 - Bitte weitersagen! Interne Fachabteilungen  Vertrieb, Projektierung  Einkauf  Inbetriebnahme, Montage  Konstruktion, Entwicklung Externe Partner  Kunde, Consultant  Lieferant, Fremdfertiger  Zielgruppengerecht  Know-how Schutz Hausstandard kommunizieren Folie 17 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!  Abweichungen vom Hausstandard  Erfüllbare und nicht erfüllbare Anforderungen  Termine  Nummerierungssysteme  Terminologie  Gliederung der Dokumente  Sprache  Softwareprogramme  Verstöße gegen geltendes Recht Folie 18 Schritt 3 - Schauen Sie genau hin!  Nebenvertragliche Absprachen mit Lieferanten  Prüfung / Freigabe durch Kunde .................  Abweichungsliste Vertrag  Hausstandard  Nachverhandlung Anforderungen spezifizieren Folie 19 Schritt 4 – Aufbereiten und anrichten  System = Viele Merkmale  Komponente = Wenig Merkmale  Lieferantenstandard  Für „Wiederholungstäter“  Klare Sachverhalte  Wirtschaftlich und effizient  Machbarkeit  Abweichungsliste Hausstandard  Lieferantenstandard Anforderungen spezifizieren Dokumentation bestellen Folie 20 Schritt 5 - Wunschzettel  Dokumentation ist eine Ware, bitte spezifizieren  Eindeutig zuordenbar  Bestellnummer  Bestell-Position  Artikelnummer  Lieferadresse, Lieferort  ALLES muss bestellt werden!  Verzugsstrafen, Pönalen Auftrags- bestätigung kontrollieren Dokumentation bestellen Folie 21 Schritt 6 – Alles klar?  Genau vergleichen  Schweigen heißt Zustimmung  Abweichungen reklamieren  Termine prüfen Dokumentation kontrollieren Auftrags- bestätigung kontrollieren Folie 22 Schritt 7 - Wareneingang  Termine verfolgen Dokumentation kontrollieren Folie 23 Schritt 7 - Wareneingang  Wareneingangskontrolle  Identifizieren der Ware  Formale Prüfung  Inhaltliche Prüfung  Kriterienkatalog  Qualifikation des Prüfers Dokumentation kontrollieren Folie 24 Schritt 7 - Wareneingang  Systematische Reklamationserfassung  Fehlerbeschreibung  Fehlerursache  Sofortmaßnahmen  Korrekturmaßnahmen  Freigabe der Lieferung  Zahlungsfreigabe der Rechnung Dokumentation integrieren Dokumentation kontrollieren z.B. 4D-Report Folie 25 Schritt 8 - Integrationsdebatte  Zugriff auf Informationen  Branche  Wirtschaftlichkeit  Haftung  Technik Dokumentation integrieren Folie 26 Schritt 8 - Integrationsdebatte  Additive Integration  Integration durch Referenzieren  Selektive Integration  Integration mit Änderungen Dokumentation integrieren Folie 27 Schritt 8 - Integrationsdebatte Dokumentation integrieren Die Kür Folie 28 Lieferantenbewertung oder „Qualität ist das Maß der Erfüllung der Anforderungen“ Einkauf Technische Redaktion Folie 29 Die Kür  Qualität kommt nicht von selbst  Lieferantenauswahl  Regelmäßige Bewertung  Lieferantenentwicklung Folie 30 Ziel und Zweck  Der Leitfaden als Hilfestellung für die Organisation eines optimierten Prozesses rund um die Lieferantendokumentation  Standortbestimmung  Der Leitfaden als Argumentationshilfe gegenüber Entscheidungsträgern Folie 31 Es gibt viel zu tun - fangen Sie an. Oder haben Sie noch Fragen? Folie 32 Bezugsquelle: tekom-Geschäftsstelle www.tekom.de [email protected] Preis: für tekom Mitglieder: 35 € zzgl. Porto und Versand für Nicht-Mitglieder: 51 € zzgl. Porto und Versand Ansprechpartner: Magali Baumgartner – [email protected]@coperion.com Armin Burry – [email protected]@assaabloy.de Folie 33 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit