DISEDIAKAN OLEH: NAMA: MUHAMAD TARMIZI BIN TALIB JAWATAN: PEN. PEG. PERUBATAN U29 TARIKH DISEDIAKAN: 11 NOVEMBER 2013 DISEMAK OLEH: NAMA: DR MOHD ZAKI FADZIL BIN SENEK JAWATAN: PAKAR PERUBATAN KECEMASAN UD54 TARIKH DISEMAK: 11 NOVEMBER 2013 DILULUSKAN OLEH: NAMA: DR TAN HEE TING JAWATAN: DR TAN HEE TING TARIKH DILULUSKAN: NOVEMBER 2013 TARIKH KEMASKINI: PERTAMA: 11.11.2013 KEDUA: 12.11.2013 KETIGA: 14.11.2013 KANDUNGAN PERKARA MUKA SURAT 1. Objektif, Visi & Misi Kementerian 2. Carta Organisasi Kementerian 3. Objektif, Visi & Misi Bahagian 4. Carta Organisasi Bahagian 5. Carta Organisasi Unit dan Kedudukan Pegawai 6. Senarai Tugas, Kuasa & Hubungan Pegawai Dengan Pegawai-Pegawai Lain 7. Peraturan-Peraturan Pentadbiran 8. Proses Kerja & Carta Aliran Kerja 9. Senarai Semak (Checklist) 10. Senarai Undang-undang dan Peraturan Yang Diperlukan 11. Senarai Jawatankuasa Yang Dianggotai 12. Senarai Borang-Borang Berkaitan Dengan Tugas Pegawai 13. Norma Kerja 14. Senarai Tugas Harian OBJEKTIF KEMENTERIAN (NOTA : Seperti di dalam MPK) VISI KEMENTERIAN (NOTA : Seperti di dalam MPK) MISI KEMENTERIAN (NOTA : Seperti di dalam MPK) OBJEKTIF KKM VISI KKM CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA (NOTA : Seperti di dalam MPK) OBJEKTIF BAHAGIAN/ UNIT VISI BAHAGIAN/ UNIT MISI BAHAGIAN/ UNIT CARTA ORGANISASI BAHAGIAN / UNIT CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT) CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI (Sediakan Carta Organisasi Bahagian yang menunjukkan jawatan-jawatan & lorekkan jawatan pegawai/ staf berkenaan) SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN JAWATAN: BAHAGIAN: UNIT: TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERI TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN SENARAI TUGAS, KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI LAIN (CONTOH) JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 BAHAGIAN: PENTADBIRAN & KEWANGAN UNIT: KEWANGAN TUGAS PEGAWAI ATASAN YANG ADA HUBUNGAN TUGAS DAN TANGGUNGJAWAB KUASA YANG DIBERI TUGAS PEGAWAI-PEGAWAI LAIN YANG ADA HUBUNGAN 1. Timbalan Setiausaha Bahagian (Kewangan) Menandatangani surat penggilan mesyuarat , laporan audit dan surat-surat lain yang berkaitan. 2. Ketua Penolong Setiausaha (K) 1 Semua perkara berhubung dengan tugas-tugas yang berkaitan. 3. Penolong Setiausaha (K) 1 Kelulusan Perakuan ke-2 (baucer bayaran). Perkara-perkara yang berhubung dengan tugas yang berkaitan. 1. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit 2. Mengurus mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) 3. Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan 4. .. 5. .. 6. .. 7. .. 8. .. 9. .. 10. Menjalankan tugas-tugas lain yang diarahkan oleh pegawai atasan dari masa ke semasa. Tiada 1. Penolong Pegawai Tadbir (K) 2 Mendapatkan maklumat berhubung dengan JPKA Kelulusan Perakuan -1 (baucer bayaran) 2. Ketua Pembantu Tadbir (KPT) 1 Urusan tempahan bilik mesyurat, makan minum dan senarai kehadiran mesyuarat. 3. Pembantu Am Pejabat Membantu membuat salinan surat dan mengedarkan surat. PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN AKTIVITI: ____________________________________________________ 1. 2. 3. 4. AKTIVITI: ____________________________________________________ 1. 2. 3. 4. AKTIVITI: ________________________________________________ 1. 2. 3. 4. (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab) PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) 1. Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) perlu diadakan empat kali setahun iaitu pada setiap suku tahun (Januari – Mac, April – Jun, Julai – September, Oktober – Disember). 2. Format laporan hendaklah mengikut Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 dan surat Kementerian Kewangan KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009. 3. Mesyuarat JPKA peringkat Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Pegawai Pengawal atau Pengerusi Ganti yang telah diberi kuasa secara bertulis. 4. Laporan JPKA peringkat Kementerian perlu dikemukakan ke Kementerian Kewangan pada atau sebelum 15 haribulan setiap suku tahun. 5. Pembentangan laporan kewangan hendaklah merangkumi Pengurusan Bajet, Pengurusan Perkaunan dan Pengurusan Perolehan. 6. Maklum balas dan laporan perlu dikemukakan sekurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. 7. Notis mesyuarat hendaklah dikemukakan kepada ahli-ahli mesyuarat selewatnya 7 hari sebelum mesyuarat bermula. 8. Minit meyuarat hendaklah disediakan selewatnya 3 hari selepas mesyuarat. 9. Minit mesyuarat hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat selewatnya 7 hari selepas mesyuarat PROSES KERJA AKTIVITI: __________________________________________________ BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUK SEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN PROSES KERJA (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA) BIL. PROSES KERJA PEGAWAI YANG MELULUSKAN /DIRUJUK SEKSYEN UNDANG-UNDANG /PERATURAN 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun. Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit. Dapatkan tandatangan TSUB. Edarkan surat kepada Jabatan /Agensi / Bahagian / Cawangan / Unit yang berkaitan. Sebelum Mesyuarat Tentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat. Tempah bilik mesyuarat dan makan/minum. Sedia dan edarkan surat jemputan mesyuarat kepada agensi berkaitan untuk mendapatkan maklum balas mesyuarat dan laporan JPKA mengikut suku tahun yang berkaitan. Kemukakan maklum balas dan laporan JPKA ke Cawangan Kewangan sekurang-kurangnya 14 hari sebelum mesyuarat diadakan. Terima dan semak maklum balas serta laporan. Sediakan maklum balas mengikut format yang ditetapkan :- · Laporan Perbelanjaan Pembangunan · Laporan Perbelajaan Mengurus · Laporan Pengurusan Perolehan · Laporan Pengurusan Aset Alih/ Asset Hidup · Laporan Pengurusan Stor Kemukakan maklum balas dan laporan untuk semakan KPSU (K) 1. Susun dan serah kepada Pembantu Am untuk dibuat salinan. Sediakan format kehadiran untuk ahli mesyuarat. Pastikan Pengerusi Mesyuarat atau Pengerusi Ganti dapat hadir. Tempah makan/minum. Semasa Mesyuarat Dapatkan tandatangan kehadiran ahli mesyuarat. Catatkan minit mesyuarat. Selepas Mesyuarat Sediakan draf minit mesyuarat. Kemukakan kepada KPSU untuk semakan. Dapatkan pengesahan Pengerusi Mesyuarat. Ketua Penolong Setiausaha / Penolong Setiausaha Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 Surat Kementerian Kewangan bertarikh 29 Disember 2009. Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam Bil. 2 Tahun 1991. (Seksyen / Para ……) CARTA ALIRAN KERJA AKTIVITI: __________________________________________________ (Lorekkan/ tandakan proses kerja yang melibatkan tugas sendiri) Mula Tamat CARTA ALIRAN KERJA (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA) Mula Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit Dapatkan tandatangan TSUB Edarkan surat kepada Jabata/Agensi/Bahagian/Cawangan/Unit yang berkaitan ......................... ................................ ................................ Tamat SENARAI SEMAK (CHECKLIST) AKTIVITI: ________________________________________________ BIL. TINDAKAN TANDA ( ( ) CATATAN 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. SENARAI SEMAK (CHECKLIST) (CONTOH) AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN & AKAUN (JPKA) BIL. TINDAKAN TANDA ( ( ) CATATAN 1. Sediakan perancangan tarikh-tarikh mesyuarat untuk setahun. 2. Sediakan surat untuk memaklumkan tarikh mesyuarat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit 3. Dapatkan tandatangan TSUB 4. Edarkan surat kepada Jabatan/ Agensi/ Bahagian/ Cawangan/ Unit yang berkaitan: a) Jabatan Pertanian b) Jabatan Perikanan c) Jabatan Veterinar d) Cawangan Pentadbiran 5. …………….. 6. …………….. SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN AKTIVITI 1: AKTIVITI 2: 3. 4. AKTIVITI 3: (Nota: Senaraikan semula Undang-undang dan Peraturan yang dinyatakan di ruangan Seksyen Undang-undang dan Peraturan dalam Proses Kerja) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN (CONTOH) AKTIVITI 1: MENGURUS JAWAPAN KEPADA PERTANYAAN AUDIT 1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 2. ……… 3. ……… 4. ……… AKTIVITI 2: MENGURUS MESYUARAT JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) 1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009. 3. …….. 4. …….. AKTIVITI 3: MENYEDIA DAN MENGEMUKAKAN LAPORAN JPKA KE PERBENDAHARAAN 1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 10 Tahun 2008 2. KK/BKP 10(S)/379/10 Jld. 5 (11) bertarikh 29 Disember 2009. 3. ………. 4. ………. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI JAWATAN: _______________________________ BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT 1. 2. 3. 4. 5. 6. SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI (CONTOH) JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 BIL NAMA JAWATANKUASA JAWATAN KEKERAPAN MESYUARAT 1. 2. 3. 4. 5. 6. Jawatankuasa Pembuka Tender Jawatankuasa Kecil Audit Amalan 5S Jawatankuasa Penyelaras & Pemeriksa Fail Meja/ MPK Jawatankuasa Pertandingan KIK …………………….. …………………….. Ahli Ahli Ahli Ahli 4 kali setahun 3 kali setahun 3 kali setahun 2 kali setahun SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN AKTIVITI 1: ________________________________________________________ Nama Borang Kod Borang AKTIVITI 2: ________________________________________________________ Nama Borang Kod Borang AKTIVITI 3: _________________________________________________________ Nama Borang 3. Kod Borang (Nota: Borang yang digunakan biasanya dinyatakan dalam Proses Kerja. Nyatakan ‘TIADA’ jika tidak berkenaan) SENARAI BORANG- BORANG YANG DIGUNAKAN (CONTOH) AKTIVITI 1: MELULUSKAN PERMOHONAN PENGELUARAN BARANGAN STOR Nama Borang 1. Borang pengeluaran barang stor 2. ………… 3. ………… 4. ………… Kod Borang KEW.PS-11 AKTIVITI 2: (Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab) Nama Borang 1. ……….. 2. ……….. 3. ……….. Kod Borang AKTIVITI 3: ( Berdasarkan tugas-tugas yang disenaraikan dalam ruangan Tugas & Tanggungjawab) Nama Borang 1. ……….. 2. ……….. 3. ……….. Kod Borang NORMA KERJA JAWATAN: ____________________________________________ BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA (MASA/KUANTITI) 1. 2. 3. 4. 5. NORMA KERJA (CONTOH) JAWATAN: PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 BIL. JENIS KERJA NORMA KERJA (MASA/KUANTITI) 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Mengurus jawapan kepada pertanyaan Audit Mengurus Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) Menyedia dan mengemukakan laporan JPKA ke Perbendaharaan Menyediakan surat rasmi Menyediakan minit mesyuarat ………….. ………….. ………….. 1 bulan / jawapan 1 - 2 minggu / mesyuarat 1 minggu / laporan 1 jam/ surat 4 jam/ minit ………….. ………….. ………….. SENARAI TUGAS HARIAN NAMA : JAWATAN : TARIKH : BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN 1. (kemaskini setiap hari) 2. 3. (Senarai ini perlu diletakkan di atas meja anda setiap hari) SENARAI TUGAS HARIAN (CONTOH) NAMA : SHAKIRAH BT SAAD JAWATAN : PENOLONG PEGAWAI TADBIR (K) 1 TARIKH : 2 JUN 2013 BIL. TUGAS SAYA HARI INI CATITAN 1. Menyediakan surat jemputan Mesyuarat JKPA Bil. 2/2013 2. Menyediakan format maklum balas Mesyuarat JKPA Bil. 1/2013 3. Menyediakan senarai jemputan mesyuarat � KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA FAIL MEJA PENOLONG PEGAWAI PERUBATAN GRED U29 JABATAN KECEMASAN DAN TRAUMA HOSPITAL LAHAD DATU ___________________________ OBJEKTIF, VISI DAN MISI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA CARTA ORGANISASI KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA OBJEKTIF, VISI DAN MISI (BAHAGIAN / UNIT) CARTA ORGANISASI (BAHAGIAN / UNIT) CARTA ORGANISASI UNIT DAN KEDUDUKAN PEGAWAI SENARAI TUGAS/KUASA DAN HUBUNGAN PEGAWAI DENGAN PEGAWAI-PEGAWAI LAIN PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN PROSES KERJA & CARTA ALIRAN KERJA SENARAI SEMAK (CHECKLIST) SENARAI UNDANG-UNDANG DAN PERATURAN SENARAI JAWATANKUASA YANG DIANGGOTAI SENARAI BORANG - BORANG YANG DIGUNAKAN NORMA KERJA SENARAI TUGAS HARIAN