Cartilha - Trabalhista (REP)

Cartilha Trabalhista 1a Edição Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) Este trabalho foi elaborado com base na interpretação da legislação pela Equipe Técnica IOB. Cartilha Trabalhista Fiscalização Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Sumário 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Introdução ......................................................................................................................................................... 1 Critério de verificação dos requisitos do SREP ............................................................................................... 1 Obtenção de informações dos empregados sobre o uso diário do sistema de controle da jornada - Dever 1 Verificação da regularidade dos bancos de horas........................................................................................... 1 Registrador Eletrônico de Ponto (REP) - Obrigatoriedade de conter dados dos empregados do mesmo empregador - Exceções..................................................................................................................................... 2 Empregador usuário do SREP - Notificação pelo AFT - Documentos a serem apresentados .................... 2 Empregador usuário do SREP - Fornecimento de arquivos em meio eletrônico - Notificação pelo AFT ..... 3 Registro do modelo de REP utilizado pela empresa - Conferência pelo AFT .............................................. 3 Modelo do Programa de Tratamento de Registro de Ponto e os números de série dos REP Correspondência com as informações declaradas pelo empregador no Cadastro de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (Carep) - Verificação pelo AFT........................................................................ 3 REP utilizados pelo empregador - Funcionalidades à disposição dos empregados e da inspeção do trabalho - Verificação pelo AFT ........................................................................................................................ 4 Arquivo-Fonte de Dados (AFD) gerado a partir dos dados armazenados na MRP - Captura pelo AFT Objetivo da ação fiscal ...................................................................................................................................... 4 Aplicativo disponibilizado pela Secretaria de Inspeção do Trabalho para uso exclusivo do AFT Instrumento utilizado para fiscalização .......................................................................................................... 4 Descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante da Portaria MTE no 1.510/2009 - Descaracterização do controle eletrônico de jornada ........................................................ 5 Atributos “jornada” e “descanso” - Inclusão nas Ordens de Serviço ............................................................ 5 Obrigatoriedade da utilização do REP nas ações fiscais iniciadas até 25.11.2010 (*) - Observância do critério da dupla visita pelo AFT ...................................................................................................................... 5 Dispositivos da Portaria MTE no 1.510/2009 referentes ao REP - Aplicabilidade - Prazo .......................... 6 CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto I Cartilha Trabalhista Fiscalização Sistema de Registro Eletrônico de Ponto Trabalhista - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP) Critérios a serem adotados pela fiscalização 1. Introdução 3. Nos termos da Instrução Normativa MTE no 85/2010, em vigor desde 27.07.2010, foi disciplinada a fiscalização do Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (SREP), regulamentado pela Portaria MTE no 1.510/2009, e foi fixado prazo para o critério da dupla visita em relação à obrigatoriedade da utilização do equipamento nela previsto. Assim, neste texto abordamos os procedimentos a serem observados pelos Auditores-Fiscais do Trabalho (AFT), na fiscalização dos estabelecimentos que adotam o SREP. Informamos, ainda, que não obstante as disposições tratadas neste texto, o Ministério do Trabalho e Emprego (MTE) disponibiliza uma seção específica sobre o sistema de registro eletrônico de ponto em seu site www.mte.gov.br, mais especificamente no endereço http://www.mte.gov.br/pontoeletronico. Obtenção de informações dos empregados sobre o uso diário do sistema de controle da jornada - Dever Durante a verificação física, o AFT deverá colher dos empregados informações sobre o uso diário do sistema de controle da jornada utilizado pelo empregador, bem como orientá-los e dirimir dúvidas eventualmente manifestadas, nos termos do inciso II do art. 18 do Regulamento da Inspeção do Trabalho (RIT), aprovado pelo Decreto no 4.552/2002. Nota O inciso II do art. 18 do Decreto no 4.552/2002 dispõe: “Art. 18. Compete aos Auditores-Fiscais do Trabalho, em todo o território nacional: [...] II - ministrar orientações e dar informações e conselhos técnicos aos trabalhadores e às pessoas sujeitas à inspeção do trabalho, atendidos os critérios administrativos de oportunidade e conveniência; [...]” 2. Critério de verificação dos requisitos do SREP 4. Verificação da regularidade dos bancos de horas Nas fiscalizações efetuadas nos estabelecimentos que utilizam o controle eletrônico de ponto, é obrigatória a verificação dos requisitos do SREP, quando do exame da regularidade dos atributos “jornada” e/ou “descanso” e seus impactos nos atributos “salário” e Fundo de Garantia do Tempo de Serviço - “FGTS”. Deverá ser dada especial atenção à verificação da regularidade dos bancos de horas, mediante exame do seu sistema de controle, da previsão e autorização em instrumento coletivo, bem como dos critérios de compensação, prazo de validade e quitação ou compensação das horas extraordinárias neles consignadas. 1 CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto 5. Registrador Eletrônico de Ponto (REP) - Obrigatoriedade de conter dados dos empregados do mesmo empregador - Exceções 6. Empregador usuário do SREP Notificação pelo AFT - Documentos a serem apresentados O AFT deverá atentar para o fato de que cada REP somente poderá conter empregados do mesmo empregador, excetuados os seguintes casos: a) registro de jornada do trabalhador temporário regido pela Lei no 6.019/1974 no REP do tomador de serviços, posto que a subordinação direta por este exercida obriga-o a atender ao disposto no § 2o do art. 74 da CLT em relação ao referido trabalhador, sem prática discriminatória em comparação aos demais empregados; e b) empresas de um mesmo grupo econômico, nos termos do § 2o do art. 2o da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT), que podem determinar a consignação das marcações de ponto no mesmo REP dos seus empregados que compartilhem o mesmo local de trabalho ou que estejam trabalhando em outra empresa do mesmo grupo econômico. Notas (1) A Lei no 6.019/1974 dispõe sobre o trabalho temporário nas empresas urbanas, e dá outras providências. (2) O § 2o do art. 74 da CLT dispõe: “Art. 74 [...} § 2o - Para os estabelecimentos de mais de dez trabalhadores será obrigatória a anotação da hora de entrada e de saída, em registro manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério do Trabalho, devendo haver pré-assinalação do período de repouso. [...]” O empregador usuário do SREP deverá ser notificado pelo AFT para a apresentação dos seguintes documentos: a) Termo de Responsabilidade e Atestado Técnico emitido pelo fabricante do Programa de Tratamento de Registro de Ponto utilizado pelo empregador, nos termos do art. 18, e seus parágrafos, da Portaria MTE no 1.510/2009; b) Termo de Responsabilidade e Atestado Técnico emitido pelo fabricante do REP, nos termos do art. 17, e seus parágrafos, da Portaria MTE no 1.510/2009; e c) Espelho de Ponto Eletrônico emitido pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto, nos termos do art. 12 e anexo II da Portaria MTE no 1.510/2009, relativo ao período a ser fiscalizado. Nota Os arts. 12, 17 e 18 da Portaria MTE no 1.510/2009 estabelecem: “Art. 12. O “Programa de Tratamento de Registro de Ponto” é o conjunto de rotinas informatizadas que tem por função tratar os dados relativos à marcação dos horários de entrada e saída, originários exclusivamente do AFD, gerando o relatório “Espelho de Ponto Eletrônico”, de acordo com o anexo II, o Arquivo Fonte de Dados Tratados - AFDT e Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais - ACJEF, de acordo com o Anexo I. Parágrafo único. A função de tratamento dos dados se limitará a acrescentar informações para complementar eventuais omissões no registro de ponto ou indicar marcações indevidas.” “Art. 17. O fabricante do equipamento REP deverá fornecer ao empregador usuário um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que o equipamento e os programas nele embutidos atendem às determinações desta portaria, especialmente que: I - não possuem mecanismos que permitam alterações dos dados de marcações de ponto armazenados no equipamento; II - não possuem mecanismos que restrinjam a marcação do ponto em qualquer horário; 5.1. Identificação do empregado e consideração das respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora Ocorrendo alguma das situações mencionadas nas letras “a” e “b” do item 5 deste texto, o Programa de Tratamento de Registro de Ponto deverá identificar o empregado e considerar as respectivas marcações para o controle de ponto da empresa empregadora. 2 CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto III - não possuem mecanismos que permitam o bloqueio à marcação de ponto; e IV - possuem dispositivos de segurança para impedir o acesso ao equipamento por terceiros. § 1o No “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” deverá constar que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica. § 2o O empregador deverá apresentar o documento de que trata este artigo à Inspeção do Trabalho, quando solicitado.” “Art. 18. O fabricante do programa de tratamento de registro de ponto eletrônico deverá fornecer ao consumidor do seu programa um documento denominado “Atestado Técnico e Termo de Responsabilidade” assinado pelo responsável técnico pelo programa e pelo responsável legal pela empresa, afirmando expressamente que seu programa atende às determinações desta portaria, especialmente que não permita: I - alterações no AFD; e II - divergências entre o AFD e os demais arquivos e relatórios gerados pelo programa. § 1o A declaração deverá constar ao seu término que os declarantes estão cientes das conseqüências legais, cíveis e criminais, quanto à falsa declaração, falso atestado e falsidade ideológica. § 2o Este documento deverá ficar disponível para pronta apresentação à Inspeção do Trabalho.” conformidade com a Portaria MTE no 1.510/2009 O AFT deverá verificar se os termos de responsabilidade e atestados técnicos referentes aos REP e ao Programa de Tratamento de Registro de Ponto utilizados estão em conformidade com as determinações dos arts. 17 e 18, respectivamente, da Portaria MTE no 1.510/2009. Nota Veja a transcrição dos arts. 17 e 18 da Portaria MTE no 1.510/2009 na “Nota” do item 6 deste texto. 7. Empregador usuário do SREP Fornecimento de arquivos em meio eletrônico - Notificação pelo AFT O empregador usuário do SREP deverá ser notificado pelo AFT para fornecimento dos seguintes arquivos, em meio eletrônico: a) Arquivo Fonte de Dados Tratados (AFDT), gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto, nos termos do art. 12 da Portaria MTE no 1.510/2009, com o leiaute determinado no Anexo I, item 2, relativo ao período a ser fiscalizado; e b) Arquivo de Controle de Jornada para Efeitos Fiscais (ACJEF), gerado pelo Programa de Tratamento de Registro de Ponto, nos termos do art. 12 da Portaria MTE no 1.510/2009, com o leiaute determinado no Anexo I, item 3, relativo ao período a ser fiscalizado. Nota Veja a transcrição do art. 12 da Portaria MTE no 1.510/2009 na “Nota” do item 6 deste texto. 6.1. Correspondência entre o equipamento REP e o Programa de Tratamento de Registro de Ponto - Verificação pelo AFT Deverá ser conferida pelo AFT a correspondência entre o equipamento REP e o Programa de Tratamento de Registro de Ponto utilizados pelo empregador com os modelos declarados nos termos de responsabilidade e atestados técnicos apresentados, com observância do nome do fabricante do REP, modelo e número da atualização, se houver. 8. Registro do modelo de REP utilizado pela empresa - Conferência pelo AFT O registro do modelo de REP utilizado pela empresa deverá ser conferido pelo AFT na página eletrônica do MTE na Internet. 6.2. Termos de responsabilidade e atestados técnicos referentes aos REP e ao Programa de Tratamento de Registro de Ponto - AFT - Verificação de 9. Modelo do Programa de Tratamento de Registro de Ponto e os números de série dos REP - Correspondência 3 CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto com as informações declaradas pelo empregador no Cadastro de Sistema de Registro Eletrônico de Ponto (Carep) - Verificação pelo AFT O AFT deverá verificar se o modelo do Programa de Tratamento de Registro de Ponto e os números de série dos REP utilizados correspondem às informações declaradas pelo empregador no Carep na página eletrônica do MTE na Internet. 11.1. Relação Instantânea das Marcações Emissão - AFT - Possibilidade Havendo necessidade, o AFT poderá emitir a Relação Instantânea das Marcações, que o auxiliará na verificação física, podendo fazer a checagem entre as informações constantes no comprovante do empregado com as da relação instantânea, além do efetivo horário em que o empregado foi encontrado trabalhando. 12. 10. REP utilizados pelo empregador Funcionalidades à disposição dos empregados e da inspeção do trabalho - Verificação pelo AFT Aplicativo disponibilizado pela Secretaria de Inspeção do Trabalho para uso exclusivo do AFT - Instrumento utilizado para fiscalização Deverá ser verificado pelo AFT se os REP utilizados pelo empregador possuem as seguintes funcionalidades à disposição dos empregados e da inspeção do trabalho: a) emissão e disponibilização do comprovante para o empregado, por meio de seu livre acesso ao REP; b) impressão da Relação Instantânea das Marcações pelo AFT, com todas as marcações efetuadas nas 24 horas precedentes; e c) livre acesso, pelo AFT, à porta fiscal para apropriação dos dados da Memória de Registro de Ponto (MRP). O aplicativo disponibilizado pela Secretaria de Inspeção do Trabalho para uso exclusivo dos AFT é o instrumento hábil para a validação e o cruzamento de dados entre os arquivos AFD, AFDT e ACJEF. 12.1. Análise das marcações de ponto para identificação de eventuais irregularidades - AFT - Dever O AFT deverá analisar as marcações de ponto para identificação de eventuais irregularidades, tais como ausência e/ou redução de intervalos intrajornada e interjornada, realização de horas extras além do limite legal, horas extras sem acordo, horas extras sem a remuneração devida ou sem compensação, não concessão do descanso semanal remunerado, entre outros aspectos relativos aos limites da jornada e respectivos períodos de descanso. 11. Arquivo-Fonte de Dados (AFD) gerado a partir dos dados armazenados na MRP - Captura pelo AFT - Objetivo da ação fiscal Será capturado pelo AFT o Arquivo-Fonte de Dados (AFD) gerado a partir dos dados armazenados na MRP, de todos os REP necessários ao objetivo da ação fiscal, com ciência do fato de que os empregados podem registrar ponto em qualquer REP existente na empresa, desde que devidamente cadastrados. 4 12.2. Outras fontes de dados e sistemas oficiais além do aplicativo disponibilizado pela SIT - AFT Utilização Para a análise prevista no subitem 12.1, o AFT deverá utilizar, além do aplicativo disponibilizado pela SIT, outras fontes de dados e sistemas oficiais. CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto 13. Descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante da Portaria MTE no 1.510/2009 - Descaracterização do controle eletrônico de jornada cumentação apreendida para a chefia técnica imediata, que enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho e a outros órgãos que julgar pertinentes. Nota A Instrução Normativa SIT no 28/2002 estabelece procedimentos para apreensão e guarda de documentos, livros, materiais, equipamentos e assemelhados por AFT e aprova modelos de Auto de Apreensão, Termo de Guarda e Termo de Devolução de objetos. O descumprimento de qualquer determinação ou especificação constante da Portaria MTE no 1.510/2009 descaracteriza o controle eletrônico de jornada, pois este não se prestará às finalidades que a CLT lhe destina. 13.1. Infração a qualquer determinação ou especificação constante da Portaria MTE no 1.510/2009 - Lavratura de auto de infração pelo AFT A infração a qualquer determinação ou especificação constante da Portaria MTE no 1.510/2009 ensejará a lavratura de auto de infração pelo AFT, com base no art. 74, § 2o, da CLT. Nota Veja a transcrição do § 2o do art. 74 da CLT na 2a “Nota” do item 5 deste texto. 14. Atributos “jornada” e “descanso” Inclusão nas Ordens de Serviço Deverão ser incluídos nas Ordens de Serviço os atributos “jornada” e “descanso”, especialmente para verificação dos impactos de eventuais irregularidades na saúde e segurança do trabalhador. 14.1. Exceção - Hipótese A regra do item 14 deste texto poderá ser excetuada onde o planejamento da fiscalização for com ela incompatível. 13.2. Adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação - AFT - Adoção de providências Comprovada a adulteração de horários marcados pelo trabalhador ou a existência de dispositivos, programas ou sub-rotinas que permitam a adulteração dos reais dados do controle de jornada ou parametrizações e bloqueios na marcação, o AFT deverá tomar as seguintes providências: a) apreender documentos e equipamentos que julgar necessários para comprovação do ilícito, conforme Instrução Normativa SIT no 28/2002; b) copiar os arquivos eletrônicos que julgar necessários para comprovação do ilícito; e c) elaborar relatório circunstanciado, contendo cópia dos autos de infração lavrados e da do- 15. Obrigatoriedade da utilização do REP nas ações fiscais iniciadas até 25.11.2010 (*) - Observância do critério da dupla visita pelo AFT (*) Importante Não obstante a previsão adiante sobre o critério da fiscalização por meio de dupla visita do AFT e os respectivos prazos das ações fiscais, conforme dispõem este item e os subitens 15.1 a 15.4 deste texto, lembramos que o MTE publicou em 19.08.2010, a Portaria MTE no 1.987/2010, segundo a qual foi alterado para 1o.03.2011 o prazo para o início da utilização obrigatória do REP, previsto no art. 31 da Portaria MTE no 1.510/2009. Anteriormente, o prazo estava previsto para a obrigação se iniciar em 26.08.2010. Dessa forma, tendo em vista a referida alteração da data do início de vigência da utilização do REP pelas empresas, os prazos deste texto relativos à ação fiscal por ocasião do critério da dupla visita do AFT poderão ser modificados 5 CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto a fim de se adequarem ao novo prazo estipulado pela Portaria MTE no 1.987/2010. Enquanto não for publicado um ato oficial a esse respeito e, caso a empresa queira se certificar dos critérios que a fiscalização trabalhista irá adotar, deverá consultar previamente o órgão local do MTE. Havendo qualquer manifestação oficial por parte dos órgãos competentes sobre o assunto, voltaremos a informar. Deverá ser observado o critério da dupla visita em relação à obrigatoriedade da utilização do REP nas ações fiscais iniciadas até 25.11.2010, nos termos do art. 23 do RIT. Nota O art. 23 do RIT estabelece: “Art. 23. Os Auditores-Fiscais do Trabalho têm o dever de orientar e advertir as pessoas sujeitas à inspeção do trabalho e os trabalhadores quanto ao cumprimento da legislação trabalhista, e observarão o critério da dupla visita nos seguintes casos: I - quando ocorrer promulgação ou expedição de novas leis, regulamentos ou instruções ministeriais, sendo que, com relação exclusivamente a esses atos, será feita apenas a instrução dos responsáveis; II - quando se tratar de primeira inspeção nos estabelecimentos ou locais de trabalho recentemente inaugurados ou empreendidos; III - quando se tratar de estabelecimento ou local de trabalho com até dez trabalhadores, salvo quando for constatada infração por falta de registro de empregado ou de anotação da CTPS, bem como na ocorrência de reincidência, fraude, resistência ou embaraço à fiscalização; e IV - quando se tratar de microempresa e empresa de pequeno porte, na forma da lei específica. § 1o A autuação pelas infrações não dependerá da dupla visita após o decurso do prazo de noventa dias da vigência das disposições a que se refere o inciso I ou do efetivo funcionamento do novo estabelecimento ou local de trabalho a que se refere o inciso II. § 2o Após obedecido o disposto no inciso III, não será mais observado o critério de dupla visita em relação ao dispositivo infringido. § 3o A dupla visita será formalizada em notificação, que fixará prazo para a visita seguinte, na forma das instruções expedidas pela autoridade nacional competente em matéria de inspeção do trabalho.” 6 15.1. Dupla visita - Formalização em notificação - Fixação de prazo A dupla visita no período mencionado no item 15 deste texto será formalizada em notificação que fixará prazo de 30 a 90 dias, a critério do AFT. 15.2. Prazo concedido - Consignação nas informações complementares do respectivo Relatório de Inspeção (RI) O prazo concedido deverá ser consignado juntamente com breve relato da situação encontrada nas informações complementares do respectivo RI no Sistema Federal de Inspeção do Trabalho (SFIT). 15.3. Regularização não efetuada quanto à utilização do REP após o decurso do prazo fixado - Consequências - AFT Adoção de medidas cabíveis Não havendo a regularização quanto à utilização do REP após o decurso do prazo fixado, o AFT deverá autuar o empregador e elaborar relatório circunstanciado, com cópia dos autos de infração, a ser entregue para a chefia técnica imediata, que enviará o relatório ao Ministério Público do Trabalho. 15.4. Encerramento da ação fiscal pelo AFT Condição para sua ocorrência O AFT não poderá encerrar a ação fiscal sem concluir a fiscalização da obrigatoriedade da utilização do REP, seja com a regularização ou com a autuação devida. 16. Dispositivos da Portaria MTE no 1.510/2009 referentes ao REP Aplicabilidade - Prazo Os dispositivos da Portaria MTE no 1.510/2009, referentes ao REP só serão aplicáveis a CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto partir de 1o.03.2011 (*), data de início de sua obrigatoriedade. (*) Importante O referido prazo está de acordo com a Portaria MTE no 1.987/2010. Recorda-se que o prazo anterior para início de vigência da obrigação estava como 26.08.2010, de acordo com a Instrução Normativa MTE no 85/2010. (Portaria MTE no 1.510/2009, alterada pela Portaria MTE no 2.233/2009 e pela Portaria MTE no 1.001/2010; Portaria MTE no 1.987/2010; Instrução Normativa MTE no 85, de 26.07.2010 - DOU 1 de 27.07.2010) CARTILHA TRABALHISTA - Fiscalização - Sistema de Registro Eletrônico de Ponto 7