1. SEMINAR SKI RAD Gugl Doks (Google Docs)Profesori: Student:Prof Branislav Jevtović Bosiljčić Igor,Prof Đorđe Petrović 4022/09 Valjevo, maj 2010.god 2. Sadržaj:Uvod ........................................................................................................................................... 1Sistemi za upravljanje dokumentima ........................................................................................... 2Uvodna razmatranja .................................................................................................................... 4 Istorija ................................................................................................................................ 4 Karakteristike .................................................................................................................... 5 Mobilni pristup .................................................................................................................. 6Aktivacija Gugl Doksa ............................................................................................................... 7Rad u Gugl Doksu .................................................................................................................... 11 Osnovne opcije ................................................................................................................ 11 Podešavanja ..................................................................................................................... 12 Pretraga dokumenata ....................................................................................................... 14 Pretraga šablona .............................................................................................................. 16 Otpremanje dokumenata.................................................................................................. 17 Opcije za prikaz dokumenata .......................................................................................... 19 Polja za sortiranje fajlova ....................................................................................... 21 Polje za prikaz fajlova ............................................................................................ 23 Paleta alatki za organizovanje fajlova ............................................................................. 25Kreiranje novih dokumenata .................................................................................................... 30Politika privatnosti za Gugl Doks ............................................................................................. 35Zaključak .................................................................................................................................. 36Indeksi ...................................................................................................................................... 37Literatura .................................................................................................................................. 38 3. Igor Bosiljčić Google DocsUvod Cilj ovog seminarskog rada je da detaljno opiše onlajn sistem za upravljanjedokumentima (ONLINE DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM) Gugl Doks (GOOLE DOCS). Seminarski rad počinje analizu objašnjenjem termina sistema za upravljanjedokumentima, nastavlja sa preciziranjem šta su to onlajn sistemi za upravljanje dokumenata,navodi neke od istih. Ostali deo rada se fokusira na pojedinosti jednog od najpopularnijih sistema zaupravljanje dokumentima, a to je Gugl Doks ili Gugl Dokumenti (GOOGLE DOCS). Ovajcentralni deo seminarskog rada počinje uvodom u osnovne podatke o Gugl Doks-u, kako jeisti nastao i prerastao u ono što je danas. Posle teoretskog uvoda, rad izlaže korake za početak(akitivaciju) ove onlajn usluge, a najveći deo rada se odnosi na detaljno objašnjenjepojedinosti i načina korišćenja ovog moćnog alata. Razlog obrade ove teme je sve veća pažnja (pogotovo medijska) koja se obraćaterminu Softver kao onlajn usluga, ili poznatije kompjuterske usluge iz Oblaka (CLOUDCOMPUTING). Korišćenje računarskih aplikacija je napravilo pun krug za proteklih 40 godina.Početni oblici rada na računaru su bili terminalskog tipa, gde se na jedan glavni računar(MAINFRAME) povezano više drugih računara. Aplikacija je bila locirana na mejnfrejmračunaru, a korisnici su preko svojih terminala pristupali glavnom resursu i koristili ga zaobradu podataka. Početkom 80-tih godina kompanija APPLE popularizuje personalni računar,a na scenu stupaju velike softverske kuće (MICROSOFT). Ova era korišćenja računarskihaplikacija traje i danas i karakteriše je kupovina aplikacije kao i svake druge robe, koju trebainstalirati na korisnikovom računaru i praćenjem instalacionih koraka pustiti u rad. Mišljenje mnogih, a i autora ovog rada je da gledamo poslednje dane dominacijekoncepta softverskih aplikacija kao robe i prelazak na koncept aplikacija kao onlajn usluge.Problemi sa piraterijom, cena aplikacija, stalno instaliranje novijih verzija, brza internetkonekcija su faktori koji su omogućili širenje „Oblaka“. Kompanije umesto da zarađujuprodavajući softver, zarađuju tako što prodaju korisnikovu pažnju (vreme koje provedemokoristeći njihovu onlajn uslugu) marketinškim kompanijama i kao glavni izvor prihoda imajuinternet marketing. Sve što korisnik treba da uradi je da ode na odgovarajući sajt i koristiaplikaciju. Gugl je lider u ovoj oblasti, a jedan od njegovih proizvoda je Gugl dokumenti. Zaključak ovog rada sadrži sumaciju izloženog, kao i lična mišljenja autora. strana 1 4. Google Docs Igor BosiljčićSistemi za upravljanje dokumentima Sistem za upravljanje dokumentima je kompjuterski sistem (ili set kompjuterskihprograma) koji se koriste za praćenje i čuvanje elektronskih dokumenata. Početkom 80-tih,dok je još uvek vladala „papirna kancelarija“ mnogi prodavci su izneli na tržište sisteme zaupravljanje papirnim dokumentima. Ti sistemi su kao objekat obrade imali papirnadokumenta (ali i slike i grafikone). Drugi talas ovih proizvoda je uključivao i upravljanje elektronskim dokumentima,koji su postajali sve prisutniji sa širenjem personalnog računara. Pojavljivanje ovih sistema jepredstavljalo odgovor na potrebu kompanija za upravljanjem sve većim i večim količinamainformacija. Sa sve većim prisustvom računara i tranziciom sa „papirne“ na „elektronsku“kancelariju ovi sistemi su prevashodno se bavili upravljanjem elektronskih dokumenata.Upravljanje je podrazumevalo unos dokumenata, memorisanje, indeksiranje istih i spremanjeza dalju obradu. Sistemi za upravljanje dokumentima su prešli dugi put od vremena kartonskih indekskartica i upravljanja kancelariskim materijalom. Danas oni moraju da vrše nekoliko funkcija:meta-podaci (sistem za upravljanje dokumentima mora pri kreiranju ili otpremanju novogdokumenta, za taj dokument da napravi skup meta-podataka, tj. podataka o podacima);ovakvi sistemi inkorporiraju mogućnost prepoznavanja teksta na skeniranoj stranici (OCR –OPTICAL CHARACTER RECOGNITION); da sigurno skladište pothranjeni materijal, da omogućujusaradnju, da uspešno upravljaju različitim verzijama istog dokumenta, mogućnostobjavljivanja, publikovanja dokumenta. Razvojem Interneta i njegovom sve većom penetraciom u svakodnevni život onlajnupravljanje dokumentima postaje sve važnije. Pothranjivanje dokumenata na Internet nalogpodrazumeva da će ti dokumenti biti dostupni na svakom računaru koji ima Internet pristup,da će se sarađivanje između korisnika odvijati mnogo jednostavnije, matična kompanija nemora da unajmljuje brojne administratore koji će nadledati da svaki računar ima kompatibilansoftver, da stano instalira poslednje verzije. Na kraju i briga o sigurnosti dokumenata jeznačajno smanjena. Jednostavno se može čitav sadržaj onlajn baze podataka prebaciti na drugimediji kao dodatni vid zaštite. Za obične koristnike, koji koriste osnovne mogućnostiprograma, koristi su daleko veće od eventualnih mana. Vodeće svetske kompanije su počele da se utrkuju za novo tržište i da istom nude nesamo jednu, već mešavinu mogućih usluga. Tako se granica između sistema za upravljanjestrana 2 5. Igor Bosiljčić Google Docsdokumentima i sistema za upravljanje sadržajem (CONTENT MANAGEMENT SYSTEMS – CMS)briše. Mnoge kompanije nude osnovnu uslugu onlajn menadžmenta besplatno, a dodatnemogućnosti se naplaćuju. Neki od takvih softverskih paketa su sledeći: ACCESS GRID – program za audio i video saradnju preko Interneta BUZZWORD – Adobeov onlajn word procesor. Atraktivan, jednostavan za korišćenjeali bez mnogo mogućnosti. Možete deliti dokumenta, davati komentare. Ima kompletnuistoriju izmena na dokumentima. EDITGRID – onlajn tabelarna obrada sa kontrolom pristupa, revizije i verzija,omogućava da više korisnika u isto vreme sarađuje EMC DOCUMENTUM EROOM – softver za kolaboraciju, dopisivanje, prenos malihdokumenata INTELLIGENCEBANK – OPEN SOURCE ONLINE bazirana platfoma za preduzeća iorganizacije koja uključuje menadžment dokumenata i mogućnost saradnje MICROSOFT DOCS.COM - nam omogućava da kreiramo dokument jednostavnimklikom na ADD A DOC dugme na vrhu ekrana. Pojavljuje se poznati interfejs. Postojećidokument možete aplodovati na MICROSOFT DOC.COM. Da bi pristupili MICROSOFT DOCS-utraži od vas ne MSN korisničko ime i šifru već FACEBOOK pristup. Međutim od vas zahteva daimate instaliran MS OFFICE ako hoćete da DOWNLOAD-ujete dokument na svoj računar.Primećeno dosta grešaka u programu. OPENGOO – ima sličan izgled kao GOOGLE DOCS i ZOHO i sa dobro integrisaniminterfejsom. Možete da pristupite kalendarima, zadacima, dokumentima, lepljivimnalepnicama, EMAIL, kontakti i alati za praćenje svih radnji u okviru OpenGo interfejsa. Što setiče editovanja dokumenata OPENGOO je sličan GOOGLE DOCS-u. Možete da kreiratedokumente ili prezentcije. Direktorijumi funkcionišu slično kao u GOOGLE DOCS-u. PEEPEL – je praktično kompletna OFFICE aplikacija koja je sačuvana u vašem internetpretraživaču. Možete da pokrećete mnogostruke prozore tako da upravljate sa više informacijaodjednom. SMARTSPEED CONNECT – WEB bazirani alati za onlajn sastanke i saradnju(brejnstorming, glasanje, diskusije, praćenje napretka). ZOHO – odličan online tekst procesor, sa velikim brojem mogućnosti, organizovan dapodseća na OFFICE 2007. Većina onoga što se radi u WORD-u se može raditi i u ZOHO-u, oddodavalja hedera ili futera do direktnog publikovanja. Daleko najkompletni tekst procesor(bolji od GOOGLE DOCS). strana 3 6. Google Docs Igor BosiljčićUvodna razmatranjaSoftver kerirao: WRITELY TEAM (orginalno), GOOGLE INCORPORATEDOperativni sistem: WEB-bazirana aplikacijaPlatforma: INTERNET EXPLORER 6+ MOZILLA FIREFOX 2+ GOOGLE CHROME 1+ Safari 3+Dostupan u 48 jezikaTip Onlajn program za tekst, tabelarne proračune, formulare, prezentacije i crtanjeWEBSITE http://docs.google.com/ Gugl Doks je besplatni, veb bazirani program za tabelarne proračune, obradu teksta,prezentacije, formulare, crtanje i pothranjivanje podataka. Omogućava korisnicima dakreiraju, menjaju dokumente onlajn dok sarađuju u realnom vremenu sa drugim korisnicima.Gugl Doks kombinuje mogućnosti dva servisa, WRITELY (obrada teksta) i SPREADSHEETS(tabelarna obrada podataka), koji su spojeni u jedan proizvod 10.oktobra 2006.godine. Trećiproizvod za prezentacije, koji koristi tehnologiju koju su dizajnirali TONIC SYSTEMS je pušten17.septembra 2007.godine. Pothranjivanje podataka bilo koje vrste do 1GB veličine jeomogućeno 13.januara 2010.godine.Istorija Gugl Doks potiče od dva proizvoda, WRITELY i GOOGLE SPREADSHEETS. WRITELY jeveb bazirani tekst procesor kreiran od strane softverske kompanije UPSTARTLE avgusta2005.godine. SPREADSHEETS, koji je pušten pod imenom GOOGLE LABS SPREADSHEETS6.juna 2006.godine, je orginalno nastao nakon akvizicije XL2WEB (od kompanije 2 WEBTECHNOLOGIES). WRITELY-eve orginalne mogućnosti su uključivale kolaborativnu obradustrana 4 7. Igor Bosiljčić Google Docsteksta. Meniji, komande na tastaturi, okviri za dijalog su slični drugim tekstualnimprocesorima kao što je Majkrosoftov WORD ili OPENOFFICE.ORG-ov WRITER. 9 marta 2006.godine, Gugl je najavio da je kupio kompaniju UPSTARTLE. U trenutkuakvizicije, Upstartl je imao 4 zaposlena. WRITELY je zatvorio registaciju za svoje servise dok„preseljenje“ na Guglove servere nije završeno. U avgustu 2006, WRITELY je poslao pozivniceda se otvore nalozi svima onima koji su tražili da budu stavljeni na listu čekanja, a usluga jejavno postala dostupna 23.avgusta.2006.godine. WRITELY je nastavio da održava sopstvenikorisnički sistem do 19.septembra 2006.godine, kada je u potpunosti integrisan u Guglnaloge. Writely je orginalno funkcionisao na MICROSOFT ASP.NET tehnologiji koja koristiMICROSOFT WINDOWS. Od jula 2006.godine, WRITELY serveri koriste LINUKS baziraneoperativne sisteme. U međuvremenu, Gugl je razvio GOOGLE SPREADSHEETS koristeći tehnologiju kojuje kupio od kompanije 2WEB TECHNOLOGIES u 2005.godini i pustio u rad GOOGLE LABSPREADSHEETS 6.juna 2006.godine kao prvi javno dostupni servis koji će konačno postatisastavni deo Gugl Doksa. Inicijalno ovaj servis je bio dostupan limitiranom broju korisnika,po principu „ko prvi dođe, prvi je uslužen“. Ograničena test verzija je kasnije zamenjena betaverzijom koja je bila dostupna svim vlasnicima Gugl naloga. U februaru 2007.godine Gugl Doks je postao dostupan GOOGLE APPS korisnicima.17.septembra 2007.godine Gugl je uvrstio program za prezentacije u Gugl Doks.Karakteristike Gugl Doks je Guglov „softver kao usluga“ verzija ofis programa. Dokumenti,tabelarni proračuni, formulari i prezentacije mogu biti kreirani u okviru same aplikacije iliimportovani sa strane. Takođe mogu biti sačuvani i na korisnikov računar u više formata(ODF, HTML, PDF, RTF, Text, Word). Po osnovnim podešavanjima usluge, podaci seautomatski snimaju na Gugl servere. Otvoreni dokumenti se memorišu kako bi se sprečiogubitak podataka, a istorija prepravki se momentalo generiše. Dokumenti mogu biti označeni iarhivirani radi lakše organizacije. Ova usluga je zvanično podržana na zadnjim verzijamaFIREFOX-a, Internet Eksplorera, Safari i CHROME pretraživača koji rade pod MICROSOFTWINDOWS, APPLE OS X i Linuks operativnim sistemima. Postoji ograničenje koliko korisnik može da memoriše na svoj nalog. Individualnidokumenti ne smeju biti veći od 1GB (od 13.januara 2010.godine), korišćene slike u strana 5 8. Google Docs Igor Bosiljčićdokumentima ne veće od 2MB, tabelarni proračuni su limitirani na 256 kolona, 200000 ćelijai 99 listova. Korisnik može imati ukupno 5000 dokumenata i prezentacija, 5000 slika, 1000tabelarnih obračuna i 100 PDF fajlova u isto vreme. U septembru 2009.godine, dodat jeprogram za unos formula koji omogućava rendering u LATEX formatu. Gugl Doks služi kao koraborativni alat za editovanje među korisnicima i ne-korisnicima u realnom vremenu. Dokumenti se mogu međusobno deliti, otvarati i bitipodložni izmenama od strane većeg broja korisnika u isto vreme. U slučaju tabelarnihobračuna, korisnici mogu biti obavešteni o izvršenim promenama putem E-MAIL-a. Aplikacijapodržava ISO standard OPENDOCUMENT FORMAT. Takođe, podržava formate u privatnomvlasništvu kao .doc i .xls, kao i podršku za .docx i .xlsx. Gugl Doks je jedan od mnogih CLOUD COMPUTING servisa za deljenje dokumenata.Većina servisa za razmenu dokumenata zahteva da korisnici uplate nadoknade, dok je GuglDoks besplatan. Njegova populatnost raste među komercijalnim korisnicima zbog naprednihmogućnosti deljenja dokumenata i pristupa podacima. Gulg Doks se može koristiti (za pregledanje i editovanje) i van Internet konekcijekoristeći GOOGLE GEARS.Mobilni pristup MOBILE GOOGLE DOCS omogućava korisnicima da pregledaju Gugl Doks dokumenteputem svog mobilnog brauzera. Korisnici mogu da pregledaju dokumente, kao i da gledaju iunose promene u tabelarne proračune, ali ne i prezentacije ili da gledaju PDF fajlove. Mada,postoje alternativni vebsajtovi koji se mogu koristiti u ovu svrhu. Verzije Gugl Doksa zaIPHONE i Android u sebi uključuju i mogućnost za unos promena u tabelarne proračune ipregledanje prezentacija, putem interfejsa koji je posebno dizajniran za ove uređaje. Sa drugestane ne mogu se otvarati niti pregledati baze podataka otvorenog formata.strana 6 9. Igor Bosiljčić Google DocsAktivacija Gugl Doksa U ovom odeljku seminarskog rada biće izloženi detaljni koraci kako možete dapočnete da koristite Gugl Doks. U situaciji da korisnik ima E-MAIL nalog kod Gugla već imapristup Gugl Doksu. Međutim u cilju podrobnosti, ovaj rad predpostavlja da korisnik nemakontakta i nije upoznat sa uslugama koje pruža GOOGLE i u narednim stranama daje detaljnoupustvo kako pristupiti ovoj onlajn usluzi. Prvi korak podrazumeva otvaranje E-MAIL nalog na Guglu. Preko vašeg Internetpretraživača idite na sajt www.google.com Ilustracija 1 - Otvaranje e-mail naloga na GugluU gornjem desnom uglu vašeg ekrana, pojavila se lista osnovnih opcija, među kojima je iGMAIL. Po odabiru GMAIL opcije, Gugl je otvorio poseban prozor za ulazak u postojeći E-MAILnalog ili za otvaranje novog e-mail naloga. Ilustracija 2 - Otvaranje e-mail naloga na Guglu strana 7 10. Google Docs Igor Bosiljčić Izabrati opciju Otvorite nalog i Gugl otvara novi prozor sa formularom koji morate popuniti da biste dobili Gugl e-mail nalog. Ilustracija 3 - Otvaranje e-mail naloga na Guglustrana 8 11. Igor Bosiljčić Google Docs Za potrebe ovog rada otvoren je mail nalog
[email protected] Po uspešnom otvaranju E-MAIL naloga, početna strana Googla pokazuje da ste se prijavili na e- Sada ponovo mail nalog. idite na GMAIL. Među ostalim opcijama u GMAIL-u imate i polje DOCUMENTS koje vodi u GOOGLE DOCS. Ilustracija 4 - Aktiviranje e-mail naloga na Guglu i prelazak na Gugl Doks strana 9 12. Google Docs Igor Bosiljčić Po odabiru opcije DOCUMENTS internet pretraživač će u novom prozoru otvoriti prozor sa GOOGLE DOCS. Ilustracija 5 - Gugl doks osnovni ekran GOOGLE DOCS možete pokrenuti i sa vaše WEB adrese, tako što jednostavno ispredadrese vašeg sajta unesete docs http://docs.VašDomen.com. Gugl Doksu možete pristupiti idirektno preko adrese http://docs.google.com. Kao i uvek morate da se prijavite da bi sistemznao da ste to zaista vi. Po pravilu Gugl Doksu možete pristupiti istom šifrom kojompristupate i vašem e-mail nalogu.strana 10 13. Igor Bosiljčić Google DocsRad u Gugl Doksu Ovaj segment seminarskog rada ima za cilj da detaljno opiše način korišćenja GuglDoksa. Kako se radi o programu za onlajn upravljanje dokumentima, gde se komande zadajukorišćenjem miša, najjednostavniji način za blisko upoznavanje sa mogućnostima ovog alataje putem ilustracija rada u samom programu. Stoga se na narednim stranama uglavnom nalaze prikazi raspoloživih komandi iopcija propraćeni odsnovnim tekstualnim objašnjenjima datim u uokvirenimpravougaonicima. Kako osnovni prozor Gugl Doksa obiluje opcijama i komandama, primenjen jepristup obašnjavanja komandi koje su pozicionirane od vrha ka dnu aplikacijskog ekrana.Često Gugl Doks daje dodatne mogućnosti koje se nalaze u padajućim menijima, u cilju većejasnosti ovaj rad prikazuje većinu padajućih menija.Osnovne opcije Osnovne opcije : GMAIL – elektronska pošta, Kalendar – koji nam omogućuje daorganizujemo svoje obaveze i da ih delimo sa drugima, Dokumenti – Gugl Doks, Fotografije– onlajn album fotografija, WEB – osnovni Gugl početni ekran za pretraživanje, Još – dodatneopcije. Ilustracija 6 - Osnovne opcije strana 11 14. Google Docs Igor Bosiljčić Ilustracija 7 - Nove funkcijeNOVE FUNKCIJE – posebna strana na kojoj su pojašnjene nove mogućnosti Gugl
[email protected] – email adresa preko koje koristimo Gugl Doks. PODEŠAVANJA zaGugl Doks, kao i za ceo Gugl nalog. POMOĆ – pomoć u korišćenju Gugla naloga. ODJAVITESE – da se odjavimo sa Gugl naloga.Podešavanja Ilustracija 8 – Podešavanja Gugl Dokumenatastrana 12 15. Igor Bosiljčić Google Docs Pored izmena u Gugl Doks-u možemo da vršimo izmene i u našem Gugl profilu, kaoi izmene u Gugl nalogu. Podešavanja nas obaveštavaju i koliko smo iskoristili od dostupnogprostora (sada je dostupno 1024MB). Omogućeno nam je i da nadogradimo prostor za našedokumente, uz odgovarajuću doplatu. Najkorisnije podešavanje, posebno za korisnikepočetnike je podešavanje jezika u koji je korišćen u menijima i komandama Gugl Doksa. Jezik – odabir jezika u kom želimo da koristimo Gugl Doks (48) Odaberite vremensku zonu – sa padajućeg menija možemo da odaberemo vremesku zonuAko nam 1024MB nije dovoljno koliko nam je dato nakorišćenje u okviru Gugl Doksa, odnosno preko 7GBkoliko imamo na raspolaganju na svom nalogu. Guglnam omogućava da zakupimo dodatni prostor. Nakonunetih promena, važno je da sačuvamo izmene, pre negošto se vratimo u Gugl dokumente. Ilustracija 9 – Detaljna podešavanja Gugl Doksa strana 13 16. Google Docs Igor BosiljčićKartica Unos izmena, nam omogućava da prikažemo kontrole zdesna nalevo (za dokumentena hebrejskom i arapskom). Gugl dokumenti blagovremeno osvežava svoju uslugu, pa nam sepruža opcija da pravimo nove tekstualne dokumente pomoću najnovije verzije uređivačadokumenata. Možemo pratiti RSS fidove naših dokumenata. Takođe, možemo izabrati opcijuda pratimo broj poseta objavljenih dokumenataPretraga dokumenata Gugl je postao poznat, pre svega, sposobnošću da u moru podataka na Internetu, nanaš zahtev za pretragu odgovori najrelevatnijim rezultatima. Korišćenjem Gugl dokumenata,tokom vremena ćemo generisati veliki broj fajlova. Nije uvek lako naći dokument koji smokreirali možda pre nekoliko meseci, a čije smo ime zaboravili. Tu na scenu stupapretraživanje dokumenata. Jednostavnim kucanjem imena traženog dokumenta, Gugl Doks ćega pronaći među stotinama potrhanjenih na našem nalogu. Međutim situacija je retko tako jednostavna. Često ne možemo da se setimo punogimena traženog dokumenta, ali znamo kako dokument počinje. Na primer, znamo da traženidokument počinje na slovo t. Dovoljno je da otkucamo u to slovo polje za pretragu i Gugl ćeveć pretražiti sva dokumenta kojoj jedno od reči u imenu počinje na slovo t. Ilustracija 10 - Pretraga dokumenatastrana 14 17. Igor Bosiljčić Google DocsNapredna pretraga nam omogućuje da pretražujemo naše dokumente po mnogostrukimkriterijumima: sadrži reči (kada samo sigurni da traženi dokument sadrži makar jednu rečkoju znamo), naziv (kada znamo pun naziv), tip traženog fajla, potraži (dokumenta kojasmo poslali na brisanje – otpad, važna dokumenta – obeleženo zvezdicom, dokumenta čijisam vlasnik ja, sve stavke), deljenje (u zavisnosti da li smo traženi fajl delili sa nekim ili ne). Ilustracija 11 - Opcije pretrageTakađe možemo da pretražujemo dokumenta po kriterijumu datuma, kada smo otvarali ilimenjali dokument u periodu od par dana ili nekoliko meseci. Traženi fajl možemo tražiti i utačno određenom direktorijumu, a čitavu pretragu možemo i sačuvati. Većina, posebno poslovnih korisnika, ima veliki broj sličnih dokumenata (recimo,fakture). Kako bi izbegli da svaki put kreiramo dokument od početka, možemo jednomkreirani dokument sačuvati kao šablon ili koristiti neki od šablona kreiranih od strane Guglaiz galerije šablona. Tražene šablone možemo pretraživati kao i bilo koje druge dokumente,tako što ćemo po unetom traženom pojmu (recimo INVOICE – faktura) kliknuti na Pretražišablone. strana 15 18. Google Docs Igor BosiljčićPretraga šablona Ilustracija 12 - Pretraga šablona Nakon što kliknemo na Pretaga galerija šablona, Gugl otvara novi prozor u kome susortirani šabloni koji su već kreirani i na raspolagunju za korišćenje. Galerija sadrži šablonekako za dokumente, crteže, tabele, tako i za prezentacije i upitnike. Organizovana je tako, štosa leve strane su izlistani kriterijumi po kojima možemo da pretražujemo šablone. Galerija jedovoljno bogata da za prosečne potrebe nećemo morati da kreiramo šablon o početka. Guglposebno vodi šablone koji smo mi koristili i koje smo mi kreirali, radi lakše pretrage. Međušablonima se mogu naći: šablon fakture, kalendara, ličnog i porodičnog budžeta, biografije,izveštaja o rezultatima istraživanja, šablon za praćenje faza projekta, kalkulator rate zaotplatu duga po kreditnoj kartici, Gantovi dijagrami, biznis plan, album sa fotografijama,Neke od navedenih kategorija su; albumi i knjižice, posao, kalkulatori, kalendari i planovi,nalepnice i vizitkarte, pisma i faksovi, dizajn prezentacije, statistika, biografije...strana 16 19. Igor Bosiljčić Google DocsOtpremanje dokumenata Pre nego što počnemo rad u Gugl dokumentima, potrebno je da prvo, dokumente sakojima svakodnevno radimo otpremimo na naš Gugl nalog. To ćemo jednostavno uraditiodabirom opcije UPLOAD, po čijem odabiru Gugl nas vodi na novi prozor Mogućnost da dokupimo dodatni prostor Odabir datoteka koje želimo da otpremimo na naš nalog Konvertovanje dokumenata - do 500 kB po datoteci: Microsoft Word (.doc, .docx); OpenDocument tekst (.odt); StarOffice tekst (.sxw); Obogaćeni tekst (.rtf); čisti tekst(.txt); HTML (.htm, .html) Konvertovanje prezentacija - do 10 MB po datoteci: Microsoft PowerPoint (.ppt, .pps) Konvertovanje tabela - do 1 MB po datoteci: Microsoft Excel (.xls, .xlsx) datoteke, OpenDocument tabele (.ods). Vrednosti razdvojene zarezima (.csv) Ilustracija 13 - Otpremanje dokumenata strana 17 20. Google Docs Igor BosiljčićNeke funkcije neće biti u potpunosti podržane kada se datoteke konvertuju (fusnote, sadržaji,praćene promena i komentari, ugrađeni grafikoni, izvedene tabele i animacije slajdova).Datoteke koje ne konvertujete (maksimalno 25 MB po datoteci) računaće se u ograničenjeskladišta. Kada kliknemo za opciju Izaberite datoteke za otpremanje, otvara se okvir za dijalog,koji od nas traži da izaberemo konkretne datoteke koje želimo da otpremimo na naš Guglnalog. Nakon što izaberemo odredišni direktorijum u koji želimo da otpremimo datoteke,ostaje samo da kliknemo na dugme Započni otpremanje. U tom trenutku Gugl Doks ćeotvoriti novi prozor kako bi mogli lakše da pratimo napredovanje otpremanja. Praćenje napretka otpremanja Fajlovi koji su van ograničenja koja su zadali Gugl Doks , kao i dokumenti čije je formatiranje van mogućnosti prepoznavanja za Gugl aplikacijuneće biti otpremljeni na vaš nalog. Ilustracija 14 - Praćenje otpremanja dokumenatastrana 18 21. Igor Bosiljčić Google DocsOpcije za prikaz dokumenata U klasičnom Windows okruženju pregledanje fajlova u nekom direktorijumu ilimediju je omogućeno na nekoliko načina. Možemo da izaberemo detaljni prikaz, koji namomogućava da izlistamo sve fajlove sa propratnim informacijama (veličina, datum kreiranja,itd); možemo da izaberemo pregled u obliku lista, koji će nam prikazati imena fajlovazbijenih jedni kraj drugih. Pored ostalog omogućeno je i nekoliko načina prikaza fajlova kaoikone (veće ili manje veličine) i na taj način nam omogućeno da zavirimo u sadržajpothranjenih fajlova. Gugl dokumenti imaju slične, ali i dodatne unapređene mogućnosti pregledanjasnimljenih dokumenata. Paleta alatki za organizovanje fajlova Polja za sortiranje fajlova Polja za Polje za prikaz fajlova organizovanje fajlova Ilustracija 15 - Opcije za prikaz dokumenata strana 19 22. Google Docs Igor Bosiljčić Odabirom jedne od navedenih opcija Gugl dokumenti će sortirati sve otpremljenedokumente po izabranom kriterijumu. Dodatna podešavanja za kriterijume prizazivanja senalaze iznad polja za prikaz fajlova, gde prikazane dokumente možemo sortirati po imenu,datumu kreiranja u rastućem ili opadajućem redosledu. Broj opcija prikaza je daleko većinego u klasičnom WINDOWS okruženju. Opcija Sve stavke prikazuje sva dokumenta, neovisno u kom direktorijumu senalaze, kada i od koga su revidirani; Vlasnik: ja je opcija da se prikažu dokumenti čiji jevlasnik samo vlasnik Gugl naloga; Deljeno sa mnom prikazuje dokumenta koji su podeljni sakorisnikom naloga; Obeležene zvezdicom prikazuje samo dokumenta koja smo obeležilizvezdicom (koja se koristi radi lakšeg pronalaženja dokumenata, stavlja na dokumenta kojatrenutno koristimo ili dokumenta koja su nam važna). Gugl dokumenti pružaju mogućnost daprikazujemo i skrivena dokumenta. To su dokumenta koja iz nekog razloga ne želimo dabudu vidljiva, a ne želimo da ih obrišemo. Opcija Otpad prikazuje sva dokumenta koja smoobrisali. Ova opcija je dosta slična WINDOWS opciji RECYCLE BIN koja predstavlja zadnjustanicu koji fajl prođe pre potpunog brisanja sa diska. Opcija stavke prema tipu je padajući meni koji nam pruža mogućnost da prikažemootpremljena dokumenta po njhovom tipu: datoteke, dokumenti, prezentacije, tabele, crteži.Odabirom jedne od opcija Gugl će u polju za prikaz dokumenata prikazati samo izabranuvrstu fajlova. Padajući meni Još pretraga nam daje dodatne opcije za prikaz fajlova na našemnalogu. Pored opcija Deljeno sa i Sačuvane pretrage izdvaja se opcija Stavke vandirektorijuma. U klasičnom WINDOWS okruženju fajlovi su ili raspoređeni podirektorijumima ili stoje nezavisno. Napredne mogućnosti etiketiranja dokumenata u GuglDoksu nam omogućavaju da dokumente razvrstamo po višestrukim kriterijumima, tako daradna površina neće biti zatrpana brojnim dokumentima koji nisu raspoređeni, što se čestodešava u Windows okruženju. Kada jednom premestimo neki fajl u određeni direktorijum ontu i ostaje, ako zbog nekog razloga zaboravimo ime direktorijuma, praktično smo izgubili fajl.Kada se takva perspektiva ukrsti sa slabim mogućnostima pretrage direktorijuma u WINDOWSokruženju u poređenu sa Gugl dokumentima (koji pretražuje ne samo imena već i sadržajdokumenata za tražene pojmove) vidimo da je korisniku mnogo lakše da sve fajlove sa kojimaradi blagovremeno rasporedi po odgovarajućim folderima. To često znači da ona dokumentakoja nisu raspoređena su ona koja su trenutno aktuelna, što čini ovu opciju veoma korisnom. Pri dnu se nalazi grupa opcija za prikaz dokumenata po izabranom dokumentu. Ovaopcija predstavlja osnovni način kako pretražujemo dokumente u WIDNOWS okruženju. Poredopcije za odabir među mojim folderima imamo i izbor direktorijuma koji su deljeni sa mnom.strana 20 23. Igor Bosiljčić Google Docs Po izabiru jedne od ponuđenih mogućnosti Gugl Doks će rezultat komande prikazatiu polju za prikaz dokumenata, ali će iznad tog polja biti naglašeno koja je opcija izabrana. Nailustraciji ispod, je dat primer kada je izabrana opcija Otpad, tj. želimo da vidimo koji sudokumenti poslati na brisanje (ali ne još potpunosti obrisani). Ako želimo u potpunosti da obrišemo dokumenta koja su poslata na brisanje ili da opozovemno njihovo brisanje Izabrana opcija Ilustracija 16 – Izabrana opcija za prikaz dokumenata Predhodna strana objašnjava naznačene opcije za prikaz dokumenata na Ilustracijibr.15. Pored mogućnosti koje su pomenute, tri oblasti, koje su naznačene na slici još nisudotaknuta: paleta alatki za organizovanje fajlova, polja za sortiranje fajlova i polje za prikazdokumenata.Polja za sortiranje fajlova Omogućuju nam dodatnu kontrolu, šta će i kako biti pokazano u polju za prikazdokumenata. Primer upotrebe ovog polja biće izložen na dokumentima koji se nalaze ufolderu Slike. U polju za prikaz dokumenata je Izbor, da li fajlove prikazivati prikazano 12 od mogućih 12 fajlova kao liste imena ili kao ikone Ilustracija 17 - Polje za sortiranje fajlova strana 21 24. Google Docs Igor Bosiljčić Ilustracija 18 - Prikaz fajlova kao ikoneKada je izabrana mogućnost da dokumenta budu prikazana kao ikone ili sličice. Gugl ćepromeniti njihov položaj od oblika liste u tabelarni raspored. Takođe, Gugl će pročitatdokument i dati nam umanjrni prikaz tog fajla. Ako je u pitanju slika kao u gornjem primeru,slika će biti prikazana umanjeno, ako se radi tekstualnim dokumentima, obično se na ikoni(slici) prikazuje prva strana. Pokazivačem miša pređemo preko jednog od fajlova i kratko sezadržimo pojaviće se pravouganik sa dodatnim informacijama. U konktetnom primeru u folderu Slike ima samo 12 fajlova, međutim često je slučajda u foledrima imamo desetine i desetine dokumenata, pa je prikaz istih potrebno Ilustracija 19 - Padajući meni za sortiranjeorganizovati. Klik miša nam otkriva padajući meni sa 4 mogućnosti. Da se prikažu samo onifajlovi označeni zvezdicom, da se fajlovi sortiraju po imenu, da se sortiraju po datumu kadasu poslednji put promenjeni ili po datumu kada ih je korisnik poslednji put pogledao. OpcijaPoslednji put promenjeno je izabrana automatski od strane aplikacije.strana 22 25. Igor Bosiljčić Google DocsPolje za prikaz fajlova Ilustracija 20 - Polje za prikaz dokumenataBilo koje opcije ili komande da zadamo u Gugl Doksu one će biti prikazane u polju za prikazfajlova. U gornjoj ilustraciji prikazan je osnovni izgled ovog polja sa izdvojenim detaljima. U prvom izdvojenom detalju jasno se vidi Ime i zvezdica. Ovi objekti predstavljajumogućnosti sortiranja prikazanih fajlova. Jednim klikom na ime, odnosno zvezdicu GuglDoks će poređati sve fajlove po abecednom redu (rastuće ili opadajuće – videti malu strelicukoja se pojavi pored polja ime), odnosno poređati sve fajlove koji su označeni sa zvezdicom.Na slične mogućnosti prosečni korisnik je već navikao u WINDOWS okruženju. U drugom izdvojenom detalju vidimo imena četiri fajla, sleva se nalaze male ikonekoje odslikavaju tip fajla, a opet sleva se nalaze prazni kvadratići (CHECK BOX). Ovikvadratići, kada su ispunjeni označavaju da je fajl pored koga se nalaze selektovan za daljuobradu. Upravo tu se nalazi mana Gugl Doksa, jedini način da se selektuju fajlovi je da seklikne u čekboksove, ili da se putem pretrage početni skup fajlova svede na željeni. Veliki jenedostatak mogućnosti selekciom mišem, na koju je većina korisnika veoma naviknuta. Treći izdvojeni detalj je sličan prvom, jer u sebi sadrži polje Datum, koja kadakliknemo sortira dokumente po kriterijumu datuma (opadajuće ili rastuće). U ovom trećemdetalju je vidljiv i datum, koji označava datum kada je poslednji put neki dokument menjan, strana 23 26. Google Docs Igor Bosiljčićodnosno otvara. Pored datuma se nalazi reč Ja, koja označava ko je vršio zadnje izmene nadokumentu u pitanju. Reč Ja, podrazumeva da je vlasnik Gugl Doks naloga vršio izmene, daje to radio neko od saradnika sa kime delimo fajl, ime tog saradnika bi bilo naznačeno. Poslednji izdvojeni detalj pokazuje kojim direktorijumima i sa kime su deljenidokuneti u pitanju. Jasno se vide tri različita direktorijuma: Bankarski Modeli Eksel (zelenaboja), Prezentacije (tamno žuto), Obrada Teksta Files (plava boja). Pored imena folderanaznačeno je i ko je sve korisnik tog fajla. Reč Ja, naravno označava vlasnika Gugl Doksnaloga. Oznaka Nije deljeno, znači da pristup ovom fajlu ima samo korisnik naloga.Odrednica 1 saradnik, znači da jedna osoba ima pristup ovom dokumentu i to sam pravom daunosi izmene u dokument. Odrednica sa svima, znači da je ovaj dokument publikovan i danjemu imaju pristup svi koji imaju odgovarajući pozivni kod (ne moraju da budu ulogovani,ili da budu korisnici Gugla) (konkretno kod u ovom pitanju je:https://docs.google.com/fileview?id=0B9k4Xk3Stw0DZmYzMTk2ZjUtNjc5My00NDM5LTgxZjMtNjI3OWU4NjY2ODgx&hl=sr). Svi imaju pristup, ali samo da gledaju, a ne i da unoseizmene u dokument. Ako ne želimo da baš svi imaju pristup, već hoćemo da znamo ko tačnoima pravo da gleda dokument, onda fajl neće biti deljen sa svima, već ćemo odabrati osobe sakojima ćemo da podelimo ovaj dokument. Odrednica 24 gledalaca znači da 24 osobe imajupravo da gledaju ovaj dokument. U predhodnim redovima, pominjani su direktorijumi označeni bojom, dokumenti kojise dele sa drugim ljudima, drugi fajlovi koji su javno publikovani. Ove i mnoge druge opcijesu objašnjene u sledećem poglavlju, Paleta alatki za organizovanje fajlova.strana 24 27. Igor Bosiljčić Google DocsPaleta alatki za organizovanje fajlova Paleta alatki za organizovanje fajlova je zajedno sa opciom za kreiranje novihdokumenata najvažnija grupa komandi u celom Gugl Doksu. Upravo ova grupa komandiispunjava funkciju Gugl Doksa kao programa za upravljanje dokumentima. Počnimo od jednostavnije mogućnosti, Izbriši i Preimenuj. Po selektovanju fajla, a usvrhe ilustracije palete alatki za organizovanje fajlova je to fajl Finansijska Analiza.xls jedanklik na dugme Izbriši će poslati dokument u folder Otpada (slično RECYCLE BIN u WINDOWSokruženju). Slično po odabiru opcije Preimenuj u liniji sa imenom dokumenta otvoriće semali okvir za dijalog u koji treba da upišemo novo ime fajla. Ilustracija 21 - Paleta alatki za organizovanje fajlova Dugme Direktorijumi, koje otvara padajući meni u kome se nalaze svi formirani folderi, od nas traži kom Ilustracija 22 - Odabir novog vlasnika fajla sledećem direktorijumu da dodelimoizabrani fajl. Fajl finansijska analiza je već u folderu Bankarski Modeli Excel što je jasnoprikazano na padajućem meniju. Kao što smo već rekli u Gugl Doksu jedan fajl može biti uviše foldera u isto vreme, popunjavanjem CHECK BOX-a pored bilo kog drugog direktorijumafajl se momentalno dodeljuje i tom folderu. Nešto veći broj opcija sadrži padajući meni Još radnji. Opcije kao što su: Označizvezdicom, Sakrij, Označi kao nepogldano, Pošalji u galeriju šablona i Prikaži detalje suvažne opcije čiji sam naziv objašnjava njihovu fukciju. Opcija promeni vlasnika istoimenukomandu izvršava tako što otvara okvir za dijalog prikazan na ilustraciji 22 koji od nas tražida ukucamo e-mail adresu novog vlasnika fajla ili istu izaberemo sa liste kontakata. Tomprilikom se šalje i poruka za novog vlasnika dokumenta. strana 25 28. Google Docs Igor Bosiljčić Sledeća od važnih opcija iz padajućeg menija Još je i komanda Izvezi. Ona otvaraokvir za dijalog čijim popunjavanjem možemo da prebacimo jedan ili sve fajlove sa Gugl Ilustracija 23 - Konvertovanje i preuzimanje dokumenataDoksa na svoj računar. Kod ponuđene kartice Izabrane stavke, ali i kod kartice Sve stavkeimamo mogućnost da Gugl Doks selektovane dokumente pretvori u fajlove nekog drugogformata. Te mogućnosti biramo na padajućim menijima. Ova mogućost je ukljiučena samoako je prilikom otpremanja dokumenata bila izabrana opcija da Gugl konvertuje otpremanadokumenta u formate koje prepoznaje. Mali padajući meni, koji se dobija klikom na dugme na krajnjoj levoj poziciji ovepalete za organizovanje fajlova, može da bude veoma koristan kada želimo da izaberemo sveprikazane dokumente, odnosno nismo zadovoljni učunjenim izborom. Ova opcija samo malo ublažuje nepostojanje mogućnosti selekcije dokumenata jednostavnim potezom miša ili kombinaciom tastera SHIFT i strelica na dole ili gore, koja je prisutna u klasničnom WINDOWS okruženju. Na kraju, možda najvažnije, ali svakako najkorisnije dugme u celom Gugl Ilustracija 24 - Deljenje dokumenata Doksu je Deli. Malo dugme otkrivapadajući meni sa četiri opcije, koje po odabiru svaka otvarju svoje okvire za dijalog. Možda jeto propust od strane kreatora, ali opcije Pozovi osobu i opcija Prikaži ko ima pristup otvarajuisti okvir za dijalog, ali sa izabranom drugom karticom.strana 26 29. Igor Bosiljčić Google Docs Izmenjen način za slanje elektronske poruke sa atačmentom predstavlja opcija Pošalji kao prilog e- poruke. Od korisnika se traži da odabere kome šalje ovu poruku, da ukuca sadržaj te poruke i da odabere da li će fajl u pitanju poslati u orginalnom formatu ili će isti promeniti. Redovno je u poundi pretvaranje u PDF format pre svega zbog opcije štampe.Ilustracija 25 - Slanje fajla kao e-mail atačment Ilustracija 26 - Deljenje dokumenta putem preuzete vezeVeoma zanimljiva opcija je Preuzmanje veze za deljenje. To predstavlja svojevrstan način daokačimo naš dokument svima za preuzimanje, slično kao što se to radi preko sajtova zadeljenje fajlova kao RAPIDSHARE ili MEGAUPLOAD. Odabirom da dozvoljavamo svima dapreuzmu fajl bez prethodnog prijavljivanja, sve što je potrebno nekoj osobi da skine tajdokument na svoj računar je kod koji je prikazan. Možemo odabrati i mogućnost da sedozvoli i vršenje izmena, ali u tom slučaju nikad se ne zna kad će neko promeniti fajl po svomnahođenju. Do naših kontakata ova veza za preuzimanje biće prosleđena elektronskompoštom ili preko instant poruke. strana 27 30. Google Docs Igor Bosiljčić Ilustracija 28 - Deljenje dokumenta sa drugima Komanda koja čini suštinu kolaborativnog rada preko Gugl Doksa se odvijajednostavnim ukucavanjem elektronske adrese željene osobe ili izborom iste sa listekontakata. Odabirom opcija za izmene ili za prikaz odlučujemo da li će ta osoba imatimogućnost da menja izabrani dokument. Omogućeno nam je da istoj pošaljemo i poruku, a dase ista poruka pošalje i korisniku naloga, zbog lakšeg praćenja kome je dozvoljen pristup. Ilustracija 27 - Pregled sa kime delimo izabrani dokumentstrana 28 31. Igor Bosiljčić Google Docs Ko sve ima pristup našim dokumentima i koji nivo pristupa je toj osobi dodeljenjednostavno kontrolišemo na drugoj kartici (Osobe sa pristupom). Jasno je prikazano ko jevlasnik dokumenta i (u slučaju dokumenta finansijska analiza) Bojana Bobanović ima pravoda gleda ali i da menja fajl. Taj status se naravno može izmeniti. Svim osobama kojima jedozvoljen neki vid pristupa možemo poslati e-mail, a što je još važnije možemo napravitidogađaj. Pravljenje događaja podrazumeva da sa saradnicima dovogovorimo vreme kadaćemo svi zajedno raditi na jednom dokumentu, kako bi povećali efikanost koraborativnograda. Pravljenje događaja je posebno povoljno za kompanije, čiji zaposleni mogu jednostavnoda sarađuju i da za kraće vreme završe preuzete obaveze. Što je Gugl i predivideo i ponudiolink sa dodatnim informacijama o podešavanjima i dodatnim mogućnostima te usluge. Ilustracija 29 - Napredne dozvole Korisnik ima na raspolaganju i dodatne mogućnosti podešavanja sa kime i na kakavnačin deli dokumenta. Ponuđene su dve opcije. Da dozvolimo saradnicima koji imaju pravoda menjaju dokumenta (urednicima) da mogu da pozovu i druge osobe da menjaju ili dapregledaju dokument. Postoji mogućnost i prosleđivanja pozivnica koje obaveštavaju odokumentima koji se dele ili o predstojećim događajima strana 29 32. Google Docs Igor BosiljčićKreiranje novih dokumenata Kreirati novi dokument u Gugl Doksu je veoma jednostavno. Jedan klik na Napravi novo dugme pokreće padajući meni koji od korisnika traži da odabere tip fajla koji kreirati. Kada odaberemo vrstu dokumenta koju hoćemo da kreiramo, Gugl Doks odmah otvara poseban prozor u kome možemo da nastavimo sa radom. „Guglov Ofis“ nije tako sveobuhvatan kao MICROSOFT-ov, ili OPENOFFICE.ORG, ali sve glavne funkcije su prisutne. Vreme prilagođavanja na novo okruženje zapravo ne postoji, jer je okruženje u kome se kreiraju novi dokumenti Ilustracija 30 - Kreiranje poznato i korisniku početniku. Sve opcije su standardizovane i novog dokumenta imaju očekivane posledice. Videti u narednim ilustracijama. Ilustracija 31 - Primer klasičnog izleda komandistrana 30 33. Igor Bosiljčić Google Docs Ilustracija 33 - Primer klasičnog izgleda komandiKao što se da videti iz ilustracija 31 i 33, komande su veoma slične, ako ne i iste saodgovarajućim komandama u klasičnom MICROSOFT OFFICE okruženju. Može se izdvojiti Ilustracija 32 - Komande za kreiranje novog formulara (upitnika) strana 31 34. Google Docs Igor Bosiljčićkorisnički interfejst za kreiranje novog formulara (upitnika), videti ilustraciju 32. On jestedrugačiji i na njega se korisnik mora navići, ali kako postoje samo osnovne komande i akouzmete u obzir da su one prilično intuitivne, vreme prilagođavanja će zaista biti svedeno naminimum. U prethodnim redovima i ilustracijama su navedene sličnosti Gugl Doksa sa radnimokruženjem MICROSOFT OFFICE paketa ili OPENOFFICE.ORG, ali koje su razlike. Jedna odosnovnih razlika je da dokument ne morate čuvati, čak ni davati mu ime. Čim počnete dakucate, da dajete komande, Gugl Doks pravi bekap kopiju i imenuje vaš novi dokument ilikao Nenaslovljen ili mu daje kao ime reč ili grupu reči koju ste prvu ukucali. U gornjemdesnom uglu korisnik može naći potvrdu izrečenih tvrdnji, jer čim počnete sa radom javiće seporuka da je dokument sačuvan. U istom gornjem desnom uglu, korisnik će ponovo naići nadugme Deli sa padajućim menijem. Naravno pošto je Gulg Doks onlajn program zaupravljanje dokumentima, veliki je akcenat dat na kolaboraciju među saradnicima, pa jemogućnost razmene dokumenata pristuna svuda. Tu postoji mogućnost pretraživanja definicije pojma. Gugl Doks koristi činjenicu damorate da budete priključeni na Internet da biste koristili njegovu uslugu i to vam omogućavada recimo pretražujete rečinike za definicije ili sinonime. Slična situacija je i sa,pretraživanjem šablona ili ubacivanjem klip art sličica, koje se preuzimaju sa onlajnbiblioteka. Naravno, opcija Otpremi, postoji u Gugl Doksu jer se radi na Internetu i morapostojati mogućnost da se dokument prebaci na korisnikov računar. Ono što je zgodno možetesvoj dokument odmah otpremiti u drugom formatu (ODT, PDF, RTF, Tekst, Word, HTML –zipovano). Navedeno su sitne razlike. Zaista krupna razlika predstavlja prikazivanje istorijerevizije. Gugl Doks čuva svaku verziju koja je ikad postojala dokumenta kog ste kreirali.Jednim klikom možete se vratiti unatrag u prošlost koliko vam je potrebno. Radi ilustracijeove funkcije kreiran je dokument sa naslovom Revizija. Ono što je specifično kod togdokumenta je da je svaki red ovog teksta ukucan u različitim vremenskim intervalima, na tajnačin je Gugl sačuvao svaku verziju ovog dokumenta, što se može videti na ilustraciji 34. Tri osnovne komande su važne. Dugme Nazad na izmene, signalizira Gugl Doksu daste izabrali željenu verziju i da želite da se vratite obradi dokumenta. Dugme Starija – Novija,predstavlja jednostavan način prolaženja kroz verzije dokumenta. U ovom primeru sa svakimklikom na stariju verziju grupa po grupa reči bi nestajala skraćivajući dokument odozdo kagore. Naravno kod komplikovanijih dokumenata, sa više strana nećete moći tako jednostvanoda pratite izmene. U situaciji gde postoji veliki broj izmena a korisnik želi da se vrati na dostastrana 32 35. Igor Bosiljčić Google Docs Dugme Ponuđena Starija – istorija Novija revizija. Vraćanje na prozor za obradu teksta. Ilustracija 34 - Istorija revizija dokumentaraniju verziju dokumenta, željenu reviziju je jednostavnije tražiti iz padajućeg menja, koji senalazi sa desne strane dugmeta Starija – Novija. Na taj način korisnik vidi i vremena kada jeizvršena revizija u konktetnom dokumentu i može jednostavno da se vrati na raniju verziju.Ista mogućnost je na raspolaganju i kada je dokument kreiran u kolaboraciji sa saradnikom. Utom slučaju pored vremena izvršenih revizija u padajućem meniju bi bilo naglašeno i ko je terevizije vršio. Istorija revizija posebno je korisna, jer prilikom zajedničkog kreiranja dokumenta, nemorate da brinete da li vaš saradnik ima poslednju verziju dokumenta na kome ste radili.Odnosno, ako želite da poništite izmene koje su napravljene od vas se traži samo da izaberetevreme u prošlosti na koje hoćete da se vratite. Kao što je već rečeno jedna od važnih mogućnosti koju Gugl Doks pruža je izajednički rad na dokumentu i to u isto vreme. To je karakteristična situacija, jer korisnik naekranu može videti dva kursora i u realnom vremenu videti promene koje drugi korisnikpravi. Pošto su oba korisnika u isto vreme onlajn, moguća je uživo komunikacija preko poljaza razgovor (CHAT BOX). strana 33 36. Google Docs Igor Bosiljčić Dva korisnika rade u isto vreme Ponovo kao ilustraciju mogućnosti koristimo EXCEL dokument finansijaka analiza. Jasno se vidi da u tabeli rade dva korisnika. Što je i označeno zelenim i plavim pravougaonikom za unos podataka. Sa desne strane nalazi se i CHAT BOX, koji omogućava momentalnu komunikaciju sa saradnikom, a sve u cilju bolje koordinacije u vršenju izmena na dokumentu. Gugl Doks dozvoljava da u isto vreme maksilano bude 50 saradnika koji vrše izmene, a njih može maksimalno da posmatra drugih 200 saradnika i sve to u isto vreme. Ilustracija 35 - Istovremeni rad saradnika na jednom dokumentustrana 34 37. Igor Bosiljčić Google DocsPolitika privatnosti za Gugl Doks Gugl politika privatnosti opisuje način na koji postupamo sa ličnim podacima kadakoristite Gugl usluge, uključujući informacije koje pružate Gugl dokumentima. Za pravljenjedatoteka u Gugl dokumentima vam je potreban Gugl nalog. Gugl zahteva neke lične podatkekada otvarate Gugl nalog, uključujući alternativne kontakt informacije i lozinku, koje sekoriste za zaštitu vašeg naloga od neovlašćenog pristupa. Gugl serveri automatski evidentirajuodređene informacije o korišćenju okumenata. Slično drugim veb uslugama, evidentirainformacije kao što su aktivnost naloga (npr. korišćenje skladišnog prostora, brojprijavljivanja, preduzete radnje), podatke koje ste prikazali ili na koje ste kliknuli (npr.elemente korisničkog interfejsa, veze) i druge evidencione informacije (npr. tip pregledača, IPadresu, datum i vreme pristupa, ID kolačića, posrednu URL adresu). Gugl dokumenti skladište, obrađuju i održavaju datoteke (kao i prethodne verzijedatoteka), liste za deljenje i druge podatke u vezi sa vašim nalogom da bi vam pružili uslugu. Upotreba, ove informacije koristimo interno da bismo vam pružili najbolju mogućuuslugu, na primer poboljšavanje korisničkog interfejsa Gugl dokumenata i održavanjedoslednog i pouzdanog korisničkog doživljaja. Datoteke koje napravite, otpremite ili kopirate u Gugl dokumente mogu, po vašemizboru, da čitaju, kopiraju, koriste i redistribuiraju osobe koje poznajete ili, opet po vašemizboru, osobe koje ne poznajete. Informacije koje otkrijete pomoću funkcije ćaskanja Gugldokumenata mogu da čitaju, kopiraju, koriste i redistribuiraju osobe koje učestvuju ućaskanju. Budite pažljivi kada u datoteke koje delite ili sesije ćaskanja uključujete osetljivelične podatke, npr. matične brojeve, informacije o finansijama, kućnu adresu ili brojevetelefona. Neke funkcije (npr. gadžeti) obezbeđuju treće strane, koje mogu da dobiju i obradevaše podatke. Kada koristite neku od tih funkcija, možda ćete deliti podatke sa trećomstranom, uključujući omogućavanje trećoj strani da obradi vaše podatke. Pristup tih trećihstrana vašim podacima nije regulisan ovom politikom privatnosti. Korišćenje Gugl dokumenata možete da okončate u bilo kom trenutku. Sve datotekekoje napravite u Gugl dokumentima možete trajno da izbrišete. Zbog načina na kojiodržavamo ovu uslugu, za brisanje preostalih kopija datoteka sa naših aktivnih servera možebiti potrebno do 30 dana i one mogu da ostanu u našim sistemima kao rezervne kopije vanmreže do dodatnih 60 dana. strana 35 38. Google Docs Igor BosiljčićZaključak Dominacija personalnog računara je pretvorila „papirnu“ kancelariju u„elektronsku“, a sa time i promenila osnovni fokus dotadašnjih sistema za upravljanjedokumentima sa hartije na ekran. Računar je omogućio pristup daleko većem brojuinformacija, ali i stvorio potrebu da se te informacije organizuju. Sledeći revolucioni korak je implementacija Interneta, od tajne vojne instalacije(ARPANET), do alata koji koriste samo visokoobrazovne institucije i kompanije do opštegjavnog dobra. Internet je omogućio gotovo trenutni pristup neslućenim količinamainformacija. To je prestavljao novi izazov za programe za upravljanje dokumentima. Danas sedokumenti ne samo dele putem mreže, već i kreiraju. U modernom preduzeću neophodna jestalna dostupnost najnovijim informacijama, što stvara veliki pritisak da se kreiranidokumenti međusobno dele, sigurno pothranjuju i organizuju. Veliki broj komapnija je počeo da se utrkuje za novo tržište. Rađanje Oblakračunarstva je uveliko u toku. Gugl kao nezaobilazna kompanija koja se bavi Internetomponudila je svoje besplatno rešenje za upravljanje dokumentima. Gugl Doks je pre sveganamenjen prosečnom korisniku, koji nema sofisticirane potrebe, ali ne želi ni da plati. Doksobezbeđuje za početak dovoljnih gigabajt slobodnog prostora i osnovne mogućnosti prikreiranju novih dokumenata (teksta, tabela, prezenzacija, crteža i obrazaca). Ta osnovnamogućnost u kreiranju je više nego prevaziđena odličinim i jednostavnim mogućnostimasaradanje. Gugl dokumenti obezbeđuju da prosečni korisnik više nikada neće morati sa sobomda nosi bilo kakav CD ili USB, njegovi dokumenti će mu uvek biti dostupni dok je godInterent konekcije. Neće morati da brine o sigurnosti svojih dokumenata, jer su onipothranjeni u profesionalno održavanim serverima, zaštićenim od napada virusa. Brige okojoj verziji dokumenta se radi su razrešene jer Gugl memoriše svaku promenu koju ste vi ilineko od vaših saradnika uradili na bilo kom dokumentu i pruža vam mogućnost da se vratitena trenutak pre nego što su te promene učinjene. Na kraju, nikada nije bilo jednostavnijepublikovanje dokumenta. Jednim klikom i vaš dokument može biti dostupan jednom, desetini,svim saradnicima sa liste kontakata ili celom svetu uz pristupni kod. Ograničenja Gugl Doksa se pre svega nalaze u brzini pristupa Internetu (konkretnoUpload brzini), u nemogućnosti da prepozna komplikovanije oblike dokumenata, kao ičinjenici da morate da imate Internet konekciju kako bi pristupili vašim fajlovima.strana 36 39. Igor Bosiljčić Google DocsIndeksi osobe sa pristupom, 29 otpremanje, 18 Cchat box, 33 Pcloud, 6 papirna kancelarija, 2 pozovi osobu, 27 D pravljenje događaja, 29deli, 27, 29, 32 prezentacije, 4, 6, 24 privatnost, 35 G Rgledalac, 24 revizija, 32, 33 I Sinternet marketing, 1izabrane stavke, 26 saradnik, 24, 33, 36 sortiranje, 21 K Tko ima pristup, 27 Tonic Systems, 4 L Ulatex, 6 upitnik, 32 upload, 17 M urednici, 29mainframe, 1mobilni pristup, 6 V verzija, 1, 2, 5 Nnovi dokument, 30, 32 W writely, 4 Ooblak, 1, 36 strana 37 40. Google Docs Igor BosiljčićLiteratura[1] Nancy Conner, GUGL APS – UPUTSTVO KOJE NEDOSTAJE (Google Apps – The Missing Mannual), O’Reilly Publishing, maj 2008.godine.[2] Ryan Teeter, Karl Barksdale, GUGL APS – UPUTSTVO ZA NEUPUĆENE (Google Apps for Dummies), Wiley Publishing, Inc., Hoboken, Njudžersi, SAD, 2008.godine.[3] Philipp Lenssen, GUGL APS HAKOVAN (Google Apps Hacks), O’Reilly Publishing, april 2008.godine.[4] „5 odličnih alernativa za Gugl Doks koje bi trebalo da razmotrite“ (5 Great Alternatives To Google Docs You Should Consider) (Onlajn), Dostupno na: http://www.makeuseof.com/tag/5-great-alternatives-to-google-docs-you-should- consider/ (Pristupljeno maj 2010.godine)[5] „Softver koji omogućava saradnju“ (Collaborative Software) (Onlajn), Dostupno na: http://en.wikipedia.org/wiki/Collaborative_software, (Pristupljeno maj 2010.godine)[6] Sistem za upravljanje dokumentima (Dociment management system) (Onlajn), Dostupno na: http://en.wikipedia.org/wiki/Document_management_system, (Pristupljeno maj 2010.godine)[7] Oslobodite se Guglovog zahvata: najboljih10 odličnih alternativa (Getting free of Google’s grip: the top 10 alternatives) (Onlajn), Dostupno na: http://www.lifehack.org/articles/technology/getting-free-of-googles-grip-the-10-top- alternatives.html, (Pristupljno maj 2010.godine)[8] Gugl Doks (Google Docs) (Onlajn), Dostupno na: http://en.wikipedia.org/wiki/ Google_docs, (Pristupljeno maj 2010.godine)[9] Alternativa Gugl Doksu (Onlajn), Dosupno na: http://alternativeto.net/SearchResult .aspx?profile=all&search=google+docs&category=d esktop, (Pristupljeno maj 2010.godine).strana 38