201112201229440.Anexo1 Procedimiento Importacion Masiva Recursos

Procedimiento de importación masiva de datos en Abies Software de Automatización de las Bibliotecas Escolares ÍNDICE Introducción ………………………………………………………………………………… 1 1. Elaborar el archivo Excel y fotos ………………………………………………. 3 2. Preparar la integración ……………………………………………………………. 5 3. Realizar la integración ……………………………………………………………… 9 4. Generación de Inversos …………………………………………………………… 16 1 INTRODUCCIÓN El siguiente es el procedimiento para registrar de una vez una gran cantidad de recursos en el Catálogo de Abies, este proceso es conocido como “integración de datos”. Para realizar esta tarea, es necesario que conozca las restricciones y recomendaciones: • La integración al Catálogo de Abies se realiza sólo desde datos que se encuentran en un archivo Excel y con formato “.xls”. • Los datos que contiene el archivo Excel poseen un formato especial (nombre de las columnas, uso de mayúsculas, uso de minúsculas, etc.) que describiremos más adelante. El archivo Excel que NO cumpla con el formato NO será integrado al Catálogo de Abies. Descargue plantilla modelo que encontrará en este auto- instruccional. • La integración al Catálogo Abies es de todos los datos que se encuentran en el archivo Excel, no datos aislados. • Cada fila del archivo Excel es un recurso que se integra a su Catálogo Abies. • Están definidos, cuatro tipos de recursos posibles de ser registrados en el Catálogo Abies: Audiovisual: en esta categoría se clasifican los recursos como software educativo, películas, documentos, música, guardados en diferentes dispositivos (DVD, CD, casetes). Concreto: en esta categoría se clasifican los materiales como ábacos, cuerpos geométricos, dados, globo terráqueo, juegos, lupa, fichas, tarjetas, disfraces, etc. Impreso: en esta categoría se clasifican los recursos impresos como libros, obras de consulta, enciclopedias, diccionarios, publicaciones periódicas, atlas, etc. Lámina: en esta categoría se clasifican los mapas o distintas láminas temáticas. 2 • Se debe generar un archivo Excel por cada tipo de recurso que se desea ingresar o integrar al Catálogo Abies. El software está diseñado para integrar un tipo de recurso (un archivo Excel) a la vez. Así, los archivos Excel posibles de integrar son: Impreso.xls Audiovisual.xls Concreto.xls Lamina.xls • Todos los recursos que se deseen ingresar al Catálogo Abies deben ser clasificados en alguno de los tipos mencionados anteriormente. • Se pueden crear otras categorías que usted estime conveniente para su biblioteca. • Cada vez que se integran datos se “agregan” al listado del Catálogo Abies. Por lo tanto, le recomendamos que revise el Catálogo que viene incluido en Abies y se asegure de no repetir los recursos. • Se recomienda la inclusión de una imagen representativa del recurso, generalmente de la portada. Los archivos de las imágenes deben estar guardadas en una carpeta, en formato jpg y a un tamaño de 188 x 269 pixeles. A continuación se presentan los pasos que deben realizar para cargar recursos en forma masiva a su Catálogo en Abies. 3 1. ELABORAR EL ARCHIVO EXCEL Y FOTOS Para ingresar un tipo de recurso (impreso, audiovisual, concreto, lámina) debe elaborar un archivo Excel, o descargar la plantilla modelo dispuesta en este módulo. Si se desea integrar recursos con sus respectivas imagen o foto de portada, necesitará de dos elementos; a) un archivo Excel (.xls) y b) una carpeta con imágenes • Si no va a subir imágenes, descarte el punto b) ya que solo basta que tenga el archivo Excel señalado en el punto a) • Por el contrario, si va a subir imágenes, cree la carpeta: caratulas que contendrá las imágenes en formato jpg. • La carpeta con imágenes es la que contiene las fotografías de cada uno de los recursos que se encuentran en el archivo Excel. Estas fotografías deben tener el mismo nombre que las listadas en la columna “Foto” del archivo Excel. Figura 1 4 • Al elaborar la plantilla Excel, ésta debe cumplir las siguientes características: •• Los títulos de columna deben aparecer sin signos de puntuación, sin tildes y con las mayúsculas y minúsculas exactamente cómo se indica a continuación (de lo contrario, no funcionará correctamente la integración). Autor OtrosAutores Titulo RestoTitulo LugarDePublicacion Editorial AñoDeEdicion Coleccion NumeroDePaginas Dimensiones OtraInformacion Descriptores AplicacionPedagogica ISBN CDD Notas Sig1 Sig2 Sig3 Sig4 Foto 1 • Todas las celdas del archivo Excel deben cumplir con los siguientes requisitos: Categoría: TEXTO Alineación Horizontal: IZQUIERDA Alineación Vertical: CENTRAR Sin ajustar texto Relleno: SIN COLOR DE FONDO 1 La columna “Foto” del archivo Excel debe contener el nombre del archivo de la imagen incluyendo el formato. Por ejemplo: libro1.jpg 5 • En las columnas que pueden almacenar varios valores, debe separar los valores por “;” (punto y coma). Las columnas que permiten varios valores son: OtrosAutores, Descriptores, AplicacionPedagogica, CDD. Por ejemplo: En la columna Descriptores: Psicología infantil; Orientación (Psicología) En la columna AplicaciónPedagogica: Lenguaje y Comunicación; 15 años En la columna OtrosAutores: Oliden, Agustina-coaut; Parra, Luisa-coaut2 2. PREPARAR LA INTEGRACIÓN Una vez que se encuentra elaborado el archivo Excel y recopiladas las imágenes de todos los recursos que desea integrar al Catálogo Abies, le recomendamos ubicar ambos elementos juntos, en una carpeta que sea fácil de localizar por usted, puede ser en el escritorio de su computador. Por ejemplo, como se ve en la imagen adjunta: Figura 2 El archivo Excel debe contener los datos necesarios de los recursos para su importación, estos datos deben estar ordenados en columnas, las cuales deben tener en su primera fila el nombre que identifica el dato de la columna. Este formato específico debe respetar el orden, con sus respectivas mayúsculas y minúsculas y no debe contener acentos, cada columna debe llamarse de la siguiente manera y en el mismo orden que entregamos a continuación en la planilla Excel A continuación describiremos los campos que contiene la planilla Excel y ejemplificamos el ingreso de datos: 2 En la columna OtrosAutores para adjuntar las "funciones de autor" junto a cada uno de los autores, es necesario diferenciar el nombre del autor de su función utilizando un guión "-". 6 Nombre de Campo Contiene Ejemplo Autor Autor del libro Beuchat, Cecilia OtrosAutores Aquí van las menciones de responsables que no son autores principales, como el editor/a, el ilustrador/a, empezando por apellidos, nombres y una abreviatura que indica la naturaleza de su aportación (Junto a cada uno de los autores, hay que diferenciar el nombre del autor de su función utilizando un guión "-") Ejemplo: Martinko, John M.-coa; Parker, Jack.-coa Titulo Título del recurso Poesía, mucha poesía en la educación básica RestoTitulo El Subtitulo, que algunas veces figura en la portada con letras más pequeñas, otra entre paréntesis, otra después de dos puntos Por ejemplo: Enciclopedia científica del estudiante: (sería el Título) Cuerpo Humano (sería el resto del título) LugarDePublicacion Ciudad de procedencia Santiago de Chile Editorial Nombre de la editorial Andrés Bello AñoDeEdicion Número del año de edición 1997 Colección Nombre de la colección Colección libros para soñar NumeroDePaginas Número de páginas (si es libro) 157 p. Dimensiones Tamaño del recurso (opcional) OtraInformacion Si tiene ilustración y/o colección, si tiene minutos (opcional) Ejemplos: : Il. col. : min. Descriptores En este campo se introduce el tema del documento. Los Ejemplos: Educación; poesías 7 términos elegidos serán objeto de búsqueda cuando se requiera localizar un recurso en Abies, siendo éste un procedimiento importante que habrá que llevar a cabo correctamente Fotografías – Chile Folclore AplicacionPedagogica Sector de aprendizaje y edad Ejemplos: Educación; Docentes Artes Visuales; 15 años Estudio y Comprensión de la Naturaleza; 10 años Etc. ISBN ISBN 9789561314870 CDD Clasificación Decimal Dewey 372 BEUp Notas Reseña del recurso El libro para niños subtitulado Arte para niños de los grandes ilustradores del mundo editado por Ekaré contiene acertadamente una serie de poemas ilustrados por algunos de los mejores artistas mundiales que han dedicado su arte a las niñas y niños. La sensación que te da el libro entre las manos, además de su belleza de papel y formato, es la de tener muchos tesoros en uno. Cada 8 página cambia abruptamente de tono, de cultura, de intención, de sensación. Sig1 Código de Materia CDD (Clasificación Decimal Dewey) que se encuentra detallado en Abies, en menú Auxiliares > CDD 372 Sig2 Tres primeras letras del apellido del autor en mayúsculas + una letra del título en minúscula (no considerar los artículos) BEUp Sig3 Dejar en blanco Sig4 Se ingresa número de copias del recurso c1 (si es 1 copia) c2 (si son 2 copias) Etc. Foto Nombre exacto del archivo de la foto en formato jpg que tendrá en la carpeta caratulas (opcional) caratula_1.jpg caratula_2.jpg Etc. 9 3. REALIZAR LA INTEGRACIÓN Una vez completado el archivo Excel siguiendo las instrucciones señaladas en el punto 1, se comienza con el proceso de importación en Abies. Siga los pasos siguientes: i. Abrir Abies, para realizar la integración se necesita estar autentificado como Administrador ii. Luego de ingresar como administrador, seleccionar en el menú Archivo Integrar Figura 3 iii. En la ventana desplegada, clic en botón Siguiente Figura 4 10 iv. En el paso siguiente, seleccionar la opción “Integrar datos de fondos” y hacer clic en botón Siguiente Figura 5 v. Posteriormente seleccionar la única opción disponible “Fondos Chile” y hacer clic en el botón Siguiente Figura 6 11 vi. Luego seleccionar el archivo Excel. Para esto, haga clic en el icono de carpeta junto al campo “Ruta de la hoja Excel” y seleccionar el archivo Excel con los datos de los recursos (Fig.8). Figura 7 Figura 8 12 vii. Luego seleccionar la opción “La hoja Excel contiene imágenes” y hacer clic en el icono de carpeta junto al campo “La hoja Excel contiene imágenes” y posteriormente ir a la carpeta que contiene las imágenes (Fig. 9) Figura 9 13 viii. Clic en botón Siguiente Figura 10 ix. En el paso siguiente se debe asignar un nombre a esta importación masiva, este nombre permite identificar la importación para procesos posteriores de borrado. Ingrese un nombre representativo en el campo “Introduzca un nombre para esta integración que le permita reconocerla posteriormente”. En este caso se ingresó “Importación de Fondos Test” (Fig.11). 14 x. Luego, seleccionar el tipo de recurso que se desea integrar. En este caso se seleccionó Audiovisual. Asignar el tipo de ejemplar, en este caso Normal, Asignar País y Lengua, en este caso Chile y Español. Clic en Siguiente Figura 11 15 xi. En esta ventana se muestra el proceso de integración. Figura 12 xii. La siguiente ventana mostrará que nuestro proceso ha finalizado, para terminar clic en Finalizar. Figura 13 Una vez finalizado el proceso de integración, se deben generar inversos. 16 4. GENERACIÓN DE INVERSOS El asistente de generación de inversos le ayuda a realizar la generación de los inversos de su catálogo. Los inversos son los términos significativos por los que podremos realizar consultas sobre el catálogo permitiendo encontrar los recursos recién integrados Una vez finalizado el proceso de integración, realice el proceso de generación de inversos, con el fin de actualizar el Catálogo Abies, hacer clic en el botón Siguiente Figura 14 Se demorará unos minutos, dependiendo de la cantidad de recursos que tenga en su catálogo Figura 15 17 Una vez finalizado el proceso de integración, se desplegará la siguiente pantalla: Figura 16 18 ¡Manos a la obra! [email protected] Bibliotecas Escolares CRA Ministerio de Educación de Chile