© Wytrzens Einführung 1 Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg © Wytrzens begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens Einführung.

Folie 1 © Wytrzens Einführung 1 Projektmanagement Der erfolgreiche Einstieg © Wytrzens begleitende Folien zum Lehrbuch von Hans Karl Wytrzens Einführung Folie 2 © Wytrzens Einführung Übersicht – Einführungseinheit  Definitionen (Projekt, Management, Projektmanagement)  Entstehungsgeschichte des Projektmanagements  Projekttypen und Implikationen für das Projektmanagement  Projektmerkmale 2 Folie 3 © Wytrzens Einführung Lehr- und Lernziele 3 Verständnis für Werdegang, Verbreitung und Einsatzgebiete des Projektmanagements Bestimmung unterschiedlicher Arten und Eigenschaften von Projekten Einsicht in Aufgaben und Teilgebiete des Projektmanagements Folie 4 © Wytrzens Einführung  unterschiedliche Projekte nach 6 Kriterien typisieren und typenspezifische Konsequenzen für das Projektmanagement einschätzen können  10 zentrale Aufgaben des Projektmanagements charak- terisieren und wenigstens 10 Anwendungsbeispiele für das Projektmanagement benennen können  die Projektwürdigkeit von Vorhaben sachgerecht beurteilen können Learning Outcomes 4 Folie 5 © Wytrzens Einführung Projekt – Definition Ein Projekt ist ein einmaliges Vorhaben mit  eindeutiger Aufgabenstellung,  bestimmtem Zeitrahmen (Anfang und Ende fix),  begrenztem Einsatz von Ressourcen (Arbeitskraft und -mittel) und  festgelegtem Kostenrahmen. 5 EINMALIGKEITEINMALIGKEIT Folie 6 © Wytrzens Einführung Projekt – Definition Die Einmaligkeit eines Vorhabens  bedeutet in der temporären Dimension, dass es befristet ist. D.h., logisch zwingend müsste es sowohl einen klaren Anfangs- als auch einen eindeutigen Endzeitpunkt geben.  bedingt auf der inhaltlichen Dimension, dass ihm stets Elemente der Neuartigkeit innewohnen. Je mehr innovative Komponenten einem Vorhaben eigen sind, desto höher wird der Stellenwert einer sorgfältigen Planung anzusetzen sein – erhöhtes Risiko.  bewirkt hinsichtlich der ressourcenmäßigen Dimension, dass spezifische Bedürfnisse auftreten. Die qualitativen und quantitativen Anforderungen an die Inputs fordern spezifische Ausprägungen. 6 Folie 7 © Wytrzens Einführung Projekt – Definition 7 KomplexitätEinmaligkeit Zeitliche Begrenzung Zielvorgaben Temporäre Organisation Soziales System Komplexe Aufgabe Wesenszüge von Projekten Folie 8 © Wytrzens Einführung Management – Definition Gesamtheit der Aktivitäten zur zielorientierten Gestaltung und Steuerung von Organisationen (oder Teilen davon) und Prozessen. Umfasst u.a.  Planen, 8  Koordinieren,  Kontrollieren. Datum: Projekt: Szene: Folie 9 © Wytrzens Einführung Projektmanagement – Definition  In allgemeinster Form: Projektmanagement = „Organisation von komplexen Vorhaben auf Zeit“.  DIN 69901: Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Abwicklung eines Projekts.  Projektmanagement ist eine Organisationsform, bei der eine Person (Projektleiter) oder/und eine Gruppe (Projektteam) für die Planung, Koordination (Projekt- steuerung) und Kontrolle aller Aktivitäten im Rahmen eines einmaligen, zeitlich fixierten Vorhabens zuständig ist.  Projektmanagement stellt eine universelle Konzeption für die Durchführung von zeitlich begrenzten Aufgaben (z.B. Produktneuentwicklung, Bauvorhaben, Veranstaltungsmanagement etc.) dar, wobei solche terminlich fixierten Vorhaben geplant, gesteuert und kontrolliert werden müssen. Gesamtheit dieser Funktionen → Projektmanagement 9 Folie 10 © Wytrzens Einführung Projektmanagement als Führungsaufgabe 10 Folie 11 © Wytrzens Einführung Prävention, Gefahrenabwehr, Risikoanalyse, Risikocontrolling Rekrutierung, Teambildung, Führungsstil, Motivation, Mitarbeiterrückführung Projektmanagement – Tätigkeitsfelder 11 Projektziele, Projektabgrenzung, Projektstrukturplan, Termin- planung, Einsatzmittel- planung, Kostenplanung Leistung, Qualität, Termine, Einsatzmittel, Kosten Umfeldanalyse, Kommunikation Aufbau/Abwehr von Forderungen Dokumentation aller Änderungen Sicherung der Qualität des Projektes Vertrags- gestaltung Personal- management Projekt- planung Umfeld- management Änderungs- management Qualitäts-. management Vertrags- management Risiko- management Claim- management Projekt- controlling Personal- management Projekt- planung Umfeld- management Änderungs- management Qualitäts-. management Vertrags- management Risiko- management Claim- management Projekt- controlling Folie 12 © Wytrzens Einführung Projektmanagement – zentrale Elemente  Projektplanung Benennung eines Projektleiters, die Errichtung von Projektgruppen, Festlegung von Projektzielen, Ableitung von Teilaufgaben, Planung der Abläufe, Bedarfs- und Aufwandsschätzung, Terminplanung und Budgetierung.  Projektsteuerung Anleitung und Motivierung von Mitarbeitern, Überwachung des Projektverlaufes, Sicherung des Projektfortschritts, Ergreifen von Maßnahmen bei Planabweichungen, Koordinierung (Auftraggeber ↔ Projektgruppe), Projektkoordination (über die Gesamtdauer des Projekts).  Projektkontrolle Projektbegleitend, erstreckt sich auf alle Aspekte der Projektplanung und -durchführung, Überprüfung der Wirksamkeit von Maßnahmen. 12 Folie 13 © Wytrzens Einführung Der Projektmanagement-Regelkreis 13 Folie 14 © Wytrzens Einführung Praktische Anwendungsfelder  Personalentwicklung (Weiterbildungskurse und Seminare)  Planung und Fertigstellung eines großen Gebäudes, eines Einfamilienhauses oder eines Schiffes  Design und Tests von Prototypen (z.B. bei einem Auto oder einer Waschmaschine)  die Markteinführung eines neuen Produktes (Werbe- und Marketingprojekt)  Einführung eines neuen Computersystems (IT-Projekt oder Update)  Entwurf und Einführung einer neuen Organisationsstruktur (Humanressourcen-Projekt)  Planung und Durchführung eines Audits (Qualitätsmanagement-Projekt)  Steigerung der Produktivität innerhalb eines bestimmten Zeitraumes  Olympische Spiele, Papstbesuch oder andere Großereignisse (Event-Projekt)  Welttournee, einmalige Konzert- oder Theateraufführung, Drehen eines Films (Kulturprojekt)  ein Umzug oder eine Urlaubsreise (privates Projekt) 14 Folie 15 © Wytrzens Einführung Das Magische Dreieck des Projektmanagements verdeutlicht die Wechsel- beziehungen zwischen  inhaltlichen Anforderungen an das Projekt  der für die Fertigstellung benötigten Dauer und  dem entstehenden Aufwand. 15 Folie 16 © Wytrzens Einführung Projekt versus klassischer (Routine)Arbeit Vergleichskriterium Projektarbeit Klassische (Routine)Arbeit Zielekonkrethäufig diffus Zeithorizontbegrenztunbegrenzt Zeitaufwandschwer kalkulierbargut absehbar Delegationsmusterflach, hierarchiearmhierarchisch Ergebnis/Outcomeeinzigartig und einmaligstandardisiert und reprodu­ziert Arbeitsweiseeinmalig, veränderlichwiederholt, kontinuierlich, fortlaufend Ausrichtungergebnisorientiertaufgabenorientiert ErfolgskriteriumEndergebnis, Resultatfunktionale Effizienz primäre Organisationsverantwortunginhaltsbezogenpersonalbezogen dominierende Art der Aktivitätenflexibel – anpassungs­fähigreproduzierbar – standardisiert Kostennur schätzbarbekannt, gut kalkulierbar Zuordnung der Entscheidungskompetenz autonom beim Team der Bearbeiterbei Vorgesetzten Cash-flownegativpositiv Finanzierungbefristet und spezifischkontinuierlich und pauschal Organisationsstrukturenvorübergehend und wandlungsfähigdauerhaft und stabil Umkehrbarkeitirreversibelreversibel Risikotendenziell höher wegen Einmaligkeit und Unbe­kannt­heit der Tätig­keiten tendenziell niedriger wegen Routinisierung Managementstilproaktivreaktiv Reaktionsfreudigkeit auf Umweltver- änderungen und Kundenbedürfnisse größer und raschergeringer und langsamer Typische EinsatzgebieteInnovation und ExperimentierenVerwaltung Standardisierunggeringhoch 16 Folie 17 © Wytrzens Einführung Entwicklung des Projektmanagements 17 Folie 18 © Wytrzens Einführung Entwicklung des Projektmanagements 18 Folie 19 © Wytrzens Einführung Entwicklung des Projektmanagements  1950er/1960er → Projektmanagement als wissenschaftliche Disziplin  komplexe Vorhaben und völlig neue Herausforderungen → anfänglich starke Prägung durch Weltraumfahrt (NASA) und große Rüstungsvorhaben in den USA.  Zu Beginn „Technokratische“ Ansätze (Netzplantechnik!) → wurde lange Zeit als zentrales Element des Projektmanagements begriffen; PM häufig auf diese Technik reduziert.  Übernahme der militärischen Konzepte für zivile Vorhaben in diversen Branchen (z.B. Bauwesen, Softwareentwicklung) sowie Weiterentwicklung zu viel umfassenderen Ansätzen (z.B. Einbau von Ideen der Organisationspsychologie und -soziologie).  In den 1970er und 1980er Jahren → neue spezifische Theorien und Methoden. Vermehrter Einsatz von PM in Wirtschaftsunternehmen und im Non-Profit-Bereich weltweit.  PM etabliert sich als Standardmethode f. internationale Entwicklungszusammenarbeit (GTZ) 19 Folie 20 © Wytrzens Einführung Entwicklung des Projektmanagements  Seit einiger Zeit setzt schließlich die Regional- und Strukturpolitik auch in Industrieländern die Techniken des Projektmanagements vermehrt ein. Nachdem man die Grenzen lokaler und regionaler Entwicklungspläne und -programme vermehrt erkennen musste, trachten die Träger der Regionalpolitik, nunmehr vermehrt dadurch Impulse zu induzieren, dass sie konkrete Projekte lokaler Initiativen stützen. Mit anderen Worten: die professionelle (d.h. mit Methoden des Projektmanagements operierende) Abwicklung diverser lokaler Gemeinschaftsvorhaben soll die regionale Entwicklung stimulieren.  Seit Ende der 1990er Jahre ist das Projektmanagement als eigenes Berufsfeld vor allem bei großen Organisationen anerkannt. Überdies hat sich auch ein eigenes Zertifizierungswesen für Projektmanager etabliert. 20 Folie 21 © Wytrzens Einführung Driving forces der Verbreitung des Projektmanagements  Wachsende Komplexität der Aufgaben  Dynamisierung unserer Gesellschaft  Grunddilemma zwischen gestiegenem Arbeitspensum und geschmälerter Zeitverfügbarkeit  Erhöhte Flexibilitätsanforderungen seitens der Kunden  Kultur- und Wertewandel  In jüngster Zeit ist zu beobachten, dass sich PM zusehends weiterentwickelt von einer „reinen Abwicklungsmethodik“ für einzelne Vorhaben hin zu einer umfassenden Führungskonzeption.  Zum eher operativen „Management von Projekten“ tritt das gleichermaßen strategische wie auch operative Multiprojektmanagement 21 Folie 22 © Wytrzens Einführung Projektmanagementstandards und -zertifizierungen 22 Folie 23 © Wytrzens Einführung Der „Lebenszyklus“ eines Projekts 23  Vorlauf- und Vorbereitungsphase (Ziele definieren, Machbarkeit überprüfen, etc.)  Projektplanung (Projektdesign, Struktur-, Ablauf-, Termin-, Budgetplan)  Ausführung/Kontrolle (Aktivitäten der Durchführung, Verfolgen der Abläufe und Messung/Beurteilung des erzielten Fortschritts)  Abschlussphase (Projektabschluss und Festhalten von Erfahrungen) Ausführung Anbahnung Planung Kontrolle Beendigung Folie 24 © Wytrzens Einführung Welche Phasen durchläuft ein Projekt? 24 Folie 25 © Wytrzens Einführung 25 Folie 26 © Wytrzens Einführung Problemlösungs- und Projektmanagementprozesse 26 Dementsprechend lässt sich Projektmanagement auch als Management von umweltgeduldeten Versuchs- bzw. Irrtumsprozessen begreifen. Folie 27 © Wytrzens Einführung Projekttypen … können unterschieden werden …  nach Auftraggeber → intern/extern  nach Aufgabe → strategisch/operativ  nach Bedarf → markt-/krisen-/veränderungsbedingt  nach Unternehmensfunktion → Organisations-/Forschungsprojekt etc.  nach geografischer Streuung der Beteiligten → nationale/internationale  nach inhaltlicher Ausrichtung → Kultur-/Bau-/Hilfsprojekt etc. 27 Folie 28 © Wytrzens Einführung Charakteristische Phasen für unterschiedliche Projekttypen 28 Folie 29 © Wytrzens Einführung Projektmerkmale und -profile 29 Folie 30 © Wytrzens Einführung Projektmerkmale und deren Rückwirkungen auf das Projektdesign 30 Folie 31 © Wytrzens Einführung Projektmerkmale und deren Rückwirkungen auf das Projektdesign 31 Folie 32 © Wytrzens Einführung Projektmerkmale und deren Rückwirkungen auf das Projektdesign 32 Folie 33 © Wytrzens Einführung Übung – Projektwürdigkeitstest Bei welchem Vorhaben sollte man auf Projekt- management setzen? 33