VÁrea Sistema Nacional de Contabilidad Área Sistema Nacional de Contabilidad ¿Cómo y cuándo registrarlas? Ficha Técnica Autor : Mg. C.P.C.C. Marlon Prieto Hormaza* Título : Notas de contabilidad ¿Cómo y cuándo registrarlas? - Parte final Fuente : Actualidad Gubernamental, Nº 48 - Octubre 2012 Sumario Introdución m) 140000 Cuentas de orden n) 150000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión ñ) 170000 Asientos de liquidación, extinción y/o fusión cierre o) 180000 Saneamiento contable Introdución En esta parte final, sobre la elaboración de notas de contabilidad, debemos recalcar la importancia de estas ya que al igual que los registros administrativos del SIAF, sirven para alimentar de información adecuada a los estados financieros y presupuestales. Un aspecto que se debe tomar en cuenta al momento de registrar las notas contables, es la identificación de los códigos establecidos en la base de datos del SIAF. El registro oportuno y consistente de dichas notas constituye un indicador de la calidad y consistencia de los estados financieros. Espero que las instrucciones brindadas en esta secuencia de tres capítulos publicados en meses distintos de la revista Actualidad Gubernamental sirvan como un manual práctico que oriente el buen registro de las notas contables. En cuya parte final se considera las notas de tipo 140000 - Cuentas de orden y 150000 - Asientos de extinción, liquidación y/o fusión. Y 180000 - saneamiento contable. m) 140000 Cuentas de orden - 023 Cartas órdenes - 024 Control de cartas órdenes - 025 Bienes en préstamo y/o cedidos en uso entregados - 026 Bienes en préstamo y/o cedidos en uso devueltos - 027 Bienes en custodia - 028 Bienes en custodia devueltos - 029 Bienes no depreciables - 030 Extorno de bienes no depreciables - 031 Bienes a ser monetizados - 032 Extorno de bienes a ser monetizados * Exconsultor del SIAF - MEF. Asesor y consultor de gobiernos locales. Docente universitario - Posgrado. Partel fina - 036 Reconocimiento de obligaciones previsionales obtenidas por cálculo actuarial - 037 Rebaja de la alícuota de obligaciones previsionales registradas en el ejercicio - 038 Garantías otorgadas - 039 Garantías a favor de terceros - 040 Registro de la deuda e intereses por devengar por arrendamiento financiero - 041 Para rebajar el saldo de la obligación por la transferencia efectuada al MEF - 042 Cuentas de contingencias - 043 Cuentas de contingencias por contra - 044 Por el registro de los intereses por devengar - 045 Por la rebaja de los intereses por devengar - 046 Entrega de certificados de inversión pública regional y local CIPRL Tesoro Público - 047 Documentos emitidos y/o recibidos - 048 Control de documentos emitidos y/o recibidos - 050 Convenios aprobados por ejecutar - 051 Ejecución de convenios aprobados Caso práctico Nº 26 La UE “000015” realiza la compra de una impresora valorizada en S/.290.00, dicho monto resulta menor a 1/8 de la UIT y que, según el Instructivo de Contabilidad Nº 2, deberán ser controlados a través de cuentas de orden. Por lo que la oficina de contabilidad, independientemente de la contabilización de la fase del compromiso, devengado y pago, deberá controlar dicha compra mediante notas de contabilidad, para ello utiliza el código 140000-029. ———————————— X ———————————— DEBE 9105 BIENES EN PRÉSTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES 290 910503 Bienes no depreciables 91050301 Equipos no depreciables 9106 CONTROL BIENES EN PRÉSTAMO, CUSTODIA Y NO DEPRECIABLES 910603 Bienes no depreciables 91060301 Equipos no depreciables Por el control de bienes menores a 1/8 de la UIT. Actualidad Gubernamental N° 48 - Octubre 2012 HABER 290 V 1 Informe Especial Notas de contabilidad V V 2 Actualidad Gubernamental N° 48 .000 910101 Contratos y proyectos aprobados 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 350.350.000 910304 Garantías recibidas 9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 910404 Control de garantías de terceros Por la recepción de la carta fianza. la oficina de contabilidad controla dicho monto a través de cuentas de orden.000 910201 Contratos y proyectos por ejecutar Por la suscripción de contrato. En tal sentido.35.000 A continuación. 35.E. ———————————— X ———————————— DEBE DEBE HABER 9104 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 35. En tal sentido. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: A continuación.00. pare ello elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-021.00.000.000. ———————————— X ———————————— DEBE 9103 VALORES Y GARANTÍAS 750. Nº 47300” financiada con recursos del Foncomún por la suma de S/.35. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: HABER 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 350. después de la culminación de la obra de la construcción del C.A. realiza la devolución de la carta fianza Nº 12-0-11111 a la empresa Bob El Constructor S. la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-020.A la carta fianza Nº 12-0-11111 por concepto de garantía de fiel cumplimiento por la suma de S/. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: A continuación.A. 750. sin embargo el derecho a cobro no se ha extinguido.000. Nº 47300.A. ———————————— X ———————————— DEBE HABER 9103 VALORES Y GARANTÍAS 35. ———————————— X ———————————— Caso práctico Nº 28 La Municipalidad 007 suscribe un contrato con la empresa Bob El Constructor S.00 910306 Valores y documentos en cobranza 9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 910406 Control de valores y documentos en cobranza Por el control de cuentas de cobranza dudosa castigadas cuyo derecho a cobro no se ha extinguido. para la realización de la obra denominada “Construcción del C. 35. la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-001. HABER 750. En tal sentido.00 La Municipalidad 007 recibe de la empresa Bob El Constructor S.00. la oficina de contabilidad elabora la nota de contabilidad utilizando el código 140000-019.A.000 A continuación.Octubre 2012 .E. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Caso práctico Nº 29 Caso práctico Nº 27 El pliego “003” ha realizado la provisión y castigo de cuentas de cobranza dudosa bajo el método directo por la suma de S/.A.V Informe Especial A continuación.000 910404 Control de garantías de terceros 9103 VALORES Y GARANTÍAS 910304 Garantías recibidas Por la devolución de la carta fianza. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Caso práctico Nº 30 La Municipalidad 007. la por la suma de S/.00. En tal sentido. En tal sentido. - 013 Liquidación. ———————————— X ———————————— DEBE HABER 9103 VALORES Y GARANTÍAS 18. ———————————— X ———————————— DEBE Caso práctico Nº 33 HABER 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500. extinción y/o fusión.000. la oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los intereses por devengar. traslado de traspasos y remesas recibidas a la Hacienda Nacional adicional. traslado a resultado del ejercicio.000 910102 Préstamos internos aprobados Por el contrato atendido por el BN. para ello utiliza los códigos 140000-003 y 140000-004. traslado a resultado de operación. que son reconocidas a través de los códigos siguientes: Caso práctico Nº 32 La Municipalidad Provincial 333 recibe el préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/. independientemente de la contabilización de los registros administrativos. capitalización de reservas a la Hacienda Nacional. independientemente de la contabilización de los registros administrativos. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP La Municipalidad Provincial 333 realiza el primer pago de la cuota del préstamo del Banco de la Nación por la suma de S/. traslado del saldo deudor de la Hacienda Nacional adicional a la Hacienda Nacional.00. extinción y/o fusión. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Caso práctico Nº 31 La Municipalidad Provincial 333 celebra un financiamiento con el Banco de la Nación por la suma de S/. - 007 Liquidación. para ello utiliza el código 140000-045. capitalización de superávit acumulado a la Hacienda Nacional.00 A continuación. extinción y/o fusión. - 004 Liquidación. se registran las notas de contabilidad. - 008 Liquidación. extinción y/o fusión. independientemente de la contabilización de los registros administrativos.500.000 910310 Intereses por devengar 9104 Valores y garantía por contra 910410 Intereses por devengar por el contrario Por los intereses por devengar.000 910202 Contratos de préstamos por utilizar Por el contrato del préstamos aprobado. - 006 Liquidación.000 910202 Contratos de préstamos por utilizar 9101 CONTRATOS Y COMPROMISOS APROBADOS 500. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: n) 150000 Asientos de liquidación.000 910102 Préstamos internos aprobados 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500. extinción y/o fusión. 18.00 910410 Intereses por devengar por contra 9103 Valores y garantía 910310 Intereses por devengar Por los intereses devengados. extinción y/o fusión. En tal sentido.00 para la compra de maquinaria pesada. A continuación. el mismo que genera un interés de S/.V Área Sistema Nacional de Contabilidad A continuación.000.500. traslado del saldo acreedor de la hacienda Nacional adicional a la Hacienda nacional.33. extinción y/o fusión En este grupo. para ello utiliza el código 140000-044. - 014 Liquidación. extinción y/o fusión.650.18.000 - 002 Liquidación.000. Actualidad Gubernamental N° 48 .00. extinción y/o fusión. el mismo que genera un interés de S/. traslado de traspasos remesas entregadas a la Hacienda Nacional adicional. respectivamente.000. extinción y/o fusión. la oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por el contrato aprobado y atendido. la oficina de contabilidad registra la nota de contabilidad por los intereses devengados.00.Octubre 2012 V 3 . En tal sentido. cobertura de déficit acumulado. - 003 Liquidación. ———————————— X ———————————— 9102 CONTRATOS Y COMPROMISOS POR CONTRA 500.00. 650. - 005 Liquidación. ———————————— X ———————————— DEBE HABER 9104 VALORES Y GARANTÍAS POR CONTRA 650. ———————————— X ———————————— DEBE HABER 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 150. después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable.00 A continuación. extinción y/o fusión . 200.00 340103 Efectos del saneamiento contable 34010301 Caja y bancos 1101 Caja y bancos 11010 Caja Por el saneamiento contable. DEBE 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 200.00.Octubre 2012 .000. la UE “010” elabora la nota de contabilidad. para ello utiliza el código 150000-002. En tal sentido. para ello utiliza los códigos 180000-001 y 180000-002. extinción y/o fusión .V Informe Especial ———————————— X ———————————— Caso práctico Nº 34 La UE 002 es fusionada a la UE 010. la Municipalidad. extinción y/o fusión . que son reconocidas a través de los códigos siguientes: - 001 Lliquidación. extinción y/o fusión . se registran las notas de contabilidad. la Municipalidad.asientos de cierre/ cuentas de orden - 003 Liquidación.200. se denota un saldo en exceso de S/. después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable. esta última absorbe los saldos de la Hacienda Nacional adicional de la entidad fusionada por la suma de S/.00.000. HABER 200.asientos de cierre/ cuentas presupuestarias - 004 Liquidación.asientos de cierre/ cuentas de balance - 002 Liquidación. ———————————— X ———————————— DEBE HABER 3201 HACIENDA NACIONAL ADICIONAL 950.000 150108 Otras estructuras 15010802 Infraestructura vial 1501080205 Otros Por el saneamiento contable. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: A continuación. que son reconocidas a través de los códigos siguientes: - 001 Saneamiento contable de cuentas patrimoniales - 002 Saneamiento contable del activo (cuentas de orden) - 003 Saneamiento contable del pasivo (cuentas de orden) Caso práctico Nº 35 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso del saneamiento contable en la cuenta 1101 Caja y bancos. elabora las notas de contabilidad. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: ñ) 170000 Asientos de liquidación. V 4 Actualidad Gubernamental Caso práctico Nº 36 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable ha encontrado diferencias entre el inventario físico y los libros contables en la cuenta 150108 Otras estructuras por un valor de S/.000 320101Traspasos y remesas 32010101 Traspasos de fondos 3201010101 Tesoro Público 3101 Hacienda nacional 950. se registran las notas de contabilidad. elabora la nota de contabilidad. En tal sentido.150.00. para ello utiliza los códigos 180000-001 y 180000-002.00 ———————————— X ———————————— 9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO 200. extinción y/o fusión cierre En este grupo.000 310101 capitalizaciones de la Hacienda Nacional Por la capitalización de la Hacienda Nacional adicional Fusión de las UE. N° 48 . extinción y/o fusión .00 911101 Caja y bancos 9112 Control del saneamiento del activo 911201 Caja y bancos Por el saneamiento contable.liquidación de cuentas de orden o) 180000 Saneamiento contable En este grupo. En tal sentido.000 340103 Efectos del saneamiento contable 34010321 Edificios y estructuras 1501 EDIFICIOS Y ESTRUCTURAS 150.asiento de liquidación de cuentas de balance - 005 Liquidación.950. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: Reportes notas de contabilidad El SIAF nos facilita la emisión de reportes relacionados a notas de contabilidad. por número y por código y secuencia.300 Artículo 29°.Octubre 2012 V 5 . para ello utiliza los códigos 180000-001 y 180000-003. así como se ejecutan las obligaciones de gasto que se hayan devengado hasta el último día Actualidad Gubernamental N° 48 . En tal sentido. V A continuación.300 911301 Impuestos.5.300 210301 Bienes y servicios por pagar 21030101 Bienes y servicios por pagar 2103010102 Servicios 3401 RESULTADOS ACUMULADOS 340103 Efectos del saneamiento contable 34010331 Cuentas por pagar Por el saneamiento contable. Caso práctico Nº 37 La Municipalidad Nueve de Julio al realizar el proceso de saneamiento contable tiene un saldo de S/.300 a) Incorporación saldos de balance Base legal: Ley Nº 28411. dicho mecanismo se detalla en el módulo contable en la ruta siguiente: Reportes/Notas de contabilidad. sin embargo este saldo está referido a deudas a proveedores y acreedores que no han sido ubicas y son por montos menores a una UIT. en el cual se realizan las operaciones generadoras de los ingresos y gastos comprendidos en el Presupuesto aprobado. HABER Veamos algunos ejemplos de reportes: 5. tal como se aprecia a continuación: 5. elabora las notas de contabilidad.. la Municipalidad.000 911119 Edificios y estructuras 9112 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL ACTIVO 150. ———————————— X ———————————— DEBE 2103 CUENTAS POR PAGAR 5. se puede filtrar por mes. después de haber realizado todos los procesos del saneamiento contable. contribuciones y otros Por el saneamiento contable.Ejercicio Presupuestario El ejercicio presupuestario comprende el año fiscal y el periodo de regularización: a) Año Fiscal. mostramos la nota contable registrada en el SIAF-SP: A continuación.00 en Cuentas por pagar. Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Público ———————————— X ———————————— 9113 SANEAMIENTO DEL PASIVO 5. se inicia el 1 de enero y culmina el 31 de diciembre.300.000 911219 Edificios y estructuras Por el saneamiento contable.Área Sistema Nacional de Contabilidad ———————————— X ———————————— DEBE HABER 9111 SANEAMIENTO DEL ACTIVO 150. contribuciones y otros 9114 CONTROL DEL SANEAMIENTO DEL PASIVO 911401 Impuestos. cualquiera sea el periodo del que se deriven. Solo durante dicho plazo se aplican los ingresos percibidos. Ingresando a dicha opción. exclusivamente.Guía de Internamiento • Orden de Servicios • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Inventario físico • Existencia valorada de Almacén • Control Visible de Almacén DOCUMENTOS CONTABLES • Orden de Compra .V Informe Especial del mes de diciembre. N° 48 . Equipo y otras Unidades para la Producción 10% ..01) • Las entidades podrán modificar los porcentajes de depreciación Incorporación de saldos de balance 100000-020 Actualidad Gubernamental c) Documentos que intervienen en la adquisición y control de los Bienes y Servicios que sustentan el registro contable DOCUMENTOS FUENTE 1. será determinado por la Dirección Nacional del Presupuesto Público mediante Directiva. Una vez que los activos se encuentren 100% depreciados seguirán figurando en libros con su valor residual. El Saldo de Balance de las Fuentes de Financiamiento recursos por operaciones oficiales de crédito y donaciones y transferencias que requiera de contrapartida. a tal efecto. • Porcentajes Los porcentajes anuales de depreciación serán los siguientes: . b) Periodo de Regularización. Equipo de Transporte 25% . continuarán hasta completar dicha depreciación. harán de conocimiento de este cambio de política a la Contaduría Pública de la Nación.1. constituyen Saldos de Balance. Nº 143-2001-EF/93. Edificios 3% .Octubre 2012 . siempre que corresponda a los créditos presupuestarios aprobados en los Presupuestos. sin exceder el 31 de marzo de cada año. Maquinaria. bajo la modalidad de incorporación de mayores fondos públicos que se generen por el incremento de los créditos presupuestarios. será asumida. Infraestructura Pública 3% . distintos a la Fuente de Financiamiento Recursos Ordinarios. Artículo 42°. con cargo al respectivo presupuesto institucional aprobado para el pliego.d) Los recursos financieros. conjuntamente con los órganos rectores de los otros sistemas de administración financiera.C. en los casos debidamente justificados.Incorporación de mayores fondos públicos 42. Equipo de cómputo 25% (R. Muebles y Enseres 10% . en el que se complementa el registro de la información de ingresos y gastos de las Entidades sin excepción.1 Área de Bienes • Orden de Compra . b) Depreciación Método y Porcentaje de Depreciación • Método Las entidades responsables a efectuar la depreciación de los bienes del activo fijo utilizarán el método de línea recta.Guía de Internamiento • Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA) • Nota de entrada al Almacén 1. que no se hayan utilizado al 31 de diciembre del año fiscal. Los porcentajes anuales de depreciación que se venían efectuando al 31 de diciembre de 1997.2 Área de Fondos • Recibo de Ingresos • Papeleta de depósitos • Nota de cargo • Nota de abono • Comprobantes de pago • Planillas de Haberes y Pensiones • Valorización de Obra • Otros PECOSAS 020000-015 Depreciaciones 090000-004 V 6 con Resolución de la Alta Dirección. los mismos que se pueden incorporar durante la ejecución en el presupuesto de la Entidad.