LA GESTION ADMINISTRATIVA EN LAS INSTITUCIONES EDUCATIVASCapitulo I La Institución Educativa La Empresa ha venido a ser el cimiento de la economía, la cual busca alcanzar un nivel de vida cada día más alto. Se considera la empresa, como sistema, el resultado de la asociación de un potencial financiero, un potencial tecnológico y un potencial humano. De su integración y buena administración se logran resultados como la productividad y los beneficios, que permitirán, por una parte afianzar la imagen de la propia empresa y, por otra, lograr el desarrollo del factor humano en lo económico, cultural y social. Tipos De Instituciones Educativas Orientadas en tres direcciones: ● ● ● “Instituciones oficiales o del Estado” competen administración pública. “Instituciones privadas” “Instituciones de carácter humanitario” públicas o privadas con fines exclusivamente humanitarios. Evolución de Las Instituciones Educativas El ciclo de vida de estas instituciones van con la finalidad de: 1. Elementos básicos con los que deben nacer 2. Corregir y eliminar vacíos organizacionales 3. Mejorar el apoyo administrativo FASE DE CONSTITUCION Para crear una institución educativa es preciso que haya necesidades insatisfechas en le mercado, lo que da lugar a la detección de dichas necesidades y la búsqueda de una oferta de solución a través de un plan de actuación, en el cual se tomarán en cuenta las características cualitativas y cuantitativas del mercado educativo. Los principales aspectos a considerar en la vida de una institución educativa son: 1. CONSTITUCIÓN: ● La visión del proyecto educativo nacional, enmarcado en las políticas gubernamentales y proyecto de país, como la expedición o reconocimiento de los títulos académicos y profesionales. La determinación de los requisitos mínimos, titulación académica del profesorado, relación numérica alumnos/profesores, instalaciones docentes, instalaciones deportivas, estructura y normas administrativas, instrumentación pedagógica. ● Las instituciones educativas están obligadas a contar con un ideario educativo propio, a ejercer la contratación de su personal, a llevar a cabo su gestión económico-administrativa y a la responsabilidad de su funcionamiento. ● Autonomía. Sin discriminación alguna y dentro de los límites fijados por las leyes, para establecer materias optativas, para adoptar programas, métodos de enseñanza, organizar actividades culturales y extraescolares. ● Libertad de enseñanza. El ejercicio de tal libertad deberá orientarse a promover, dentro del cumplimiento de su específica función docente. ● 2. FINALIDAD: Los fines vienen dados por las metas que intentan alcanzarse y que siempre deben ser tomadas como punto de referencia. ● Fines estatutarios que son aquéllos consignados en la constitución y estatutos de la institución. ● Fines históricos que comprenden conceptos y costumbres de carácter permanente. ● Fines particulares que corresponden a la exigencia de los grupos sociales que tienen que ver con la propia problemática del país. ● 3. GESTION DE INSTITUCIONES EDUCATIVAS: Inversiones elevadas en, instalaciones y equipos complejos, productos de tecnología adelantada, organización, información y conquista de mercados, costo de personal de alto nivel, alto nivel en organización y tecnológico. ● Dimensiones variables desde una gran universidad hasta la pequeña escuela del pueblo, seguridad y rentabilidad garantizados. ● FASE DE INTRODUCCION Las actividades de las instituciones educativas deben contribuir a conocer la situación de la nueva institución en términos de medios, recursos, limitaciones y posibilidades. Proceder, cuando sea necesario, a las correcciones adecuadas. FASE DE EXPANSION Las características de esta fase son las de realizar inversiones de acuerdo con la expansión prevista y dotar a la institución de mecanismos prospectivos y de planificación. Ser capaz de estimar costos, tener una política financiera, reconvertir la organización. FASE DE ESTABILIZACIÓN Y MADUREZ En esta fase la institución educativa debe, sin ninguna dificultad, poder autofinanciarse, fijar su dimensión definitiva, eliminar actividades no rentables, seguir una política de rentabilidad, implantar el mejoramiento de la política de calidad, de simplificación administrativa y mejora de métodos y procedimientos. Capitulo II Política General de una Institución Educativa “Generalmente la política en una empresa es una guía para la toma de decisiones en situaciones repetitivas que una organización enfrenta para logar sus objetivos”. Dichos objetivos son reflejados e interpretados por la misma política y, por lo tanto, ésta sirve de base para la planeación general. La política así concebida responde a la política general de la institución, que a su vez se divide en otras tantas políticas de acuerdo con las áreas de actuación, proporcionando los límites entre los cuales los directivos de cada área pueden actuar a discreción en le marco conceptual de la política general. Conviene, contar en las instituciones educativas con una política general que proporcioné la orientación y los valores de las mismas; las políticas deben originarse en la filosofía del proyecto educativo nacional, en los propósitos de la propia institución, en las decisiones tomadas para casos específicos a los altos niveles de dirección y en las normas exteriores del entorno que afectan de manera casi impositiva en ciertas actuaciones de la institución. La institución educativa debe determinar su rol según el contexto de la sociedad a la que sirve, rol que deberá ser integral, y que su situación y desempeño sea representativos de todos los grupos de poder que actúan sobre él, y en el cual se desarrollen de un modo armónico la técnica, la ética, la calidad y el protagonismo profesional. Las demás políticas derivadas siempre de la política general se establecen para cada área o funciones importantes de la institución: Política Educativa: Los objetivos debidamente estructurados, ordenados por prioridades y articulados dentro de un conjunto o sistema de acción, determinará la Política Educativa de la institución. La política educativa actual de las instituciones educativas deberá considerar como visión de futuro y de acción, independientemente de los aspectos particulares. Calidad en la enseñanza, excelencia magistral, manejo y creación de tecnología. Política Administrativa: La política administrativa como elemento de referencia para la actuación de todos los componentes de la organización educativa, debe ser estructurada y presentada de manera formal por escrito, para evitar confusiones y malas interpretaciones, visualizando los aspectos que deben regir la tarea administrativa, y determinando las posibles formas de acción. Los principales objetivos que debe conocer la política administrativa de una institución educativa son: Determinar el grado de imagen y competitividad, definir las metas de la organización y sus componentes en le contexto de su calidad de vida, definir los objetivos financieros, determinar el nivel de apoyo al área educativa, de investigación y desarrollo, definir la estructura organizacional y funcional, definir sistemas de comunicación, contabilidad y control internos de la institución, entre otros. Política Social: La política social se orienta hacia los resultados sociales de la institución educativa; es decir, lo que aporta la institución para le desarrollo del individuo, de la comunidad, de las sociedad en general y del país. Capitulo III Planeación Administrativa Para las actividades administrativas en apoyo y servicio al proceso educativo debemos considerar, planes y normas administrativas, una organización administrativa, un sistema de información y comunicación administrativas. Para lograr un plan satisfactorio y eficiente tanto para la línea educativa como para la línea administrativa una forma de actuación será en términos de estrategia, listar una serie de metas y seleccionar de entre ellas las más factibles y las que permitan lograr los objetivos. Determinar plazos de actuación para lograr los resultados, coordinar los planes con los recursos para afinar o modificar los primeros, revisar plazos y costos para determinar la bondad y de mejoramiento del plan. La planeación para las actividades administrativas, se llevan a cabo en una institución educativa, pueden reunirse en jerarquías, estatus y funcionales. Y dentro de ellos se consideran actividades primarias y secundarias, dirigidas hacia el desarrollo de la misión encomendada. Capitulo IV Estructura Administrativa Todo centro educativo tiene como misión principal proporcionar conocimientos, y como consecuencia captar el alumnado correspondiente. Para ello, es necesario saber que la realización del ciclo empresarial docente y la línea administrativa. Ambas dan lugar, por lo general, a cuatro áreas de trabajo bien definidas y complementarias: docencia, administración general, económico-financiera, y comercial. Las cuales permiten la concepción de la estructura administrativa de la institución tomando en cuenta la dimensión de la misma. JERARQUÍA Las instituciones educativas, como todas las organizaciones, deben conceptualizar y manejar un sistema jerárquico, aun cuando su concepción sea diferente en mucho a las demás empresas de otros sectores. AUTORIDAD La noción de autoridad lleva intrínseca la de poder y la de subordinación. A la noción de poder la complementa la de responsabilidad; a la de subordinación, la aceptación después de negociar la responsabilidad. La responsabilidad existe, pero es una autoridad de responsabilidad que implica que esa responsabilidad tiene que estar bien definida. La autoridad es un concepto universal que constituye la esencia del orden entre otros elementos; es más, se le considera el elemento final y por encima de otros elementos componentes de los eventos, que como recurso único y final permite que los proyectos, las normas, los principios de la sociedad en general y las organizaciones en particular sean llevados con éxito a su consecución. LAS TAREAS Son el elemento motor de la institución, porque debido a que su cumplimiento representa las metas fijadas por las misiones de la misma institución. Tal definición permite establecer por medio del reparto de las tareas, la estructura y la jerarquía como base de un funcionamiento correcto. Esto es tan importante que una responsabilidad de la dirección será fijar y definir tareas. LA DIRECCION COMERCIAL Ésta tiene que ver más con un negocio que con la docencia; tiene su razón de ser en que si no hay alumnos no habrá docencia; y es el alumno el cliente que compra nuestro producto, provocando el origen del flujo financiero de la institución. En tanto, la tarea primordial será la capacitación de alumnos dentro de un mercado ya definido, utilizando los métodos clásicos de comercialización con un soporte que apoye la ventas y las promueva. LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Se constituye en la herramienta principal de la actividad educativa y, sobre todo, del proceso enseñanza-aprendizaje. Su colaboración con el docente, con el medio ambiente laboral, con los alumnos y con los propios trabajadores permitirá lograr la excelencia académica y la calidad de la institución. LA DIRECCIÓN ECONÓMICO-FINANCIERA El rigor contable ha permitido medir los resultados y la gestión de una institución dando una significación a las cifras; en efecto: la síntesis de cuentas proporciona los balances y cuentas de los resultados obtenidos, el análisis de cuentas informa sobre rentabilidad por productos, servicios y costos, y además permite el control de resultados y de gestión. Capitulo V La función comunicación LA COMUNICACIÓN Es el ingrediente clave para la marcha de cualquier institución. Categorías de la Comunicación: Comunicación persona-persona: es la forma de dialogar donde se trata de negociar. Comunicación persona-grupo: conferencia de una persona hacia el grupo. Comunicación grupo-grupo: generalmente responde a juntas. Los medios de comunicación en una institución educativa corresponden a los medios orales, los escritos, los televisivos, y la telecomunicación, computadora, consultas a distancia. La administración debería preocuparse porque el proceso de comunicación sea efectivo, ya que éste permite a las instituciones lograr coherencia y seguridad. LA INFORMACIÓN Es como la sangre a las venas y éstas no son otra cosa que la comunicación o sea los elementos portadores de la información. En toda institución educativa la información requerida es de carácter mercado lógico, tecnológico, científico, administrativo, y social Capitulo VI La función Control Controlar es influir en una operación para mejorar los objetivos propuestos, partiendo por la verificación de acciones, planeación de contenidos, fijación de objetivos, dirección de actividades para aterrizar en el control de resultados. De esta manera el objetivo general del control es asegurar que la ejecución se ajuste al plan establecido, coordinando los elementos necesarios para la consecución del objetivo del plan, reduciendo al mínimo la in efectividad de la acción. La Necesidad De Los Controles El término control es ambiguo: significa la capacidad de gobernar uno mimo y dirigir sus propias actividades. Puede también significar el dominio de una persona por otra. En la primera acepción de la palabra control su base son los objetivos, pero nunca deben serlo en la segunda. Efectivamente, una de las cosas que más contribuye a evitarlo, es intentar sustituir la dirección domínate por la dirección participativa. Una de las características de los controles es que no pueden ser subjetivos ni neutrales, se centran en los resultados. Especificaciones de los Controles: ● ● ● ● ● ● ● Ser económicos Ser significativos Ser apropiados Ser congruentes Ser oportunos Ser sencillos Debe tener carácter operativo Finalidad de los Controles en las Instituciones Educativas El desarrollo de los planes se verificará a través de dos controles: Controles económico-financieros: Son tangibles Controles de Valores: Son intangibles Como corolario de la actividad de control, éste nos lleva a: Control de profesores: -Control de desempeño -Control del proceso enseñanza-aprendizaje -Control de trabajo en equipo -Control de habilidades -Valorización de los cursos Control de la enseñanza: esta orientado básicamente a corregir y mejorar el proceso educativo. - Perfil del plan académico - Calidad del plan académico - Técnicas educativas - Control de resultados académicos Control de alumnos cuando son egresados: - Control del desempeño - Control del aprovechamiento - Control del ciclo escolar - Control de habilidades - Control curricular - Control motivacional - Control participativo Capitulo VII Actividades Funcionales Partiendo del conocimiento de la institución, de sus alumnos y de su producto, tendremos que conocer también los medios financieros necesarios para l organización, en otras palabras el aspecto económico-financiero. Planificación económico-financiera de las instituciones: ● ● ● ● Análisis de la demanda de los servicios educativos. Estimación del costo del puesto escolar. Volumen total del costo de nuestra enseñanza o gasto por devengar. Origen y aplicación de los fondos para continuar con el sistema. Pasos a seguir para consolidar el estudio económico financiero: 1. 2. 3. 4. Previsiones comerciales y presupuestos de entradas Presupuesto de gastos Gastos Financieros Cuenta de explotación previsional MERCADOTECNIA EDUCATVIA Para toda institución educativa le mercado de la ecuación pude ser: Un mercado teórico, un mercado potencial y un mercado real. La estructura de un mercado educativo está determinada, en términos generales, por los factores que intervienen en la demanda como, renta familiar, política educativa, comportamiento ambiental, como son los hábitos, y las motivaciones. LOS APROVISIONAMIENTOS La actividad del aprovisionamiento debe considerarse como una parte importante del sistema administrativo, de cuya eficiencia depende en gran medida el apoyo administrativo a la actividad académica. Para lograr un buen aprovisionamiento se deberá tener en cuenta el pronóstico de la demanda estudiantil y sus necesidades, con la finalidad de evitar la dislocación e los inventarios, esto es estar encima o por debajo de sus niveles de seguridad. En el caso de las instituciones educativas tratamos de productos normales y de productos especiales, por lo que el control de inventarios no se complica demasiado, ya que a mayor número y diferenciación de artículos, corresponde un mayor procesamiento, un mayor manejo y mayores costos de transporte. El aprovisionamiento en las instituciones educativas responde a una secuencia administrativa que parte de la estructuración del plan de aprovisionamiento y de la aprobación de presupuesto de adquisiciones. Luego de definir los planes de compra, el siguiente paso consiste en conocer el perfil y características de la oferta, es decir de los proveedores en cuestión. Para ello es necesario considerar los artículos normales o de empleo rutinario y los artículos especiales Capitulo VIII Administración de Personal Todo empresario o director de instituciones educativas no debe perder de vista que: La dimensión fisiológica, o el esfuerzo material que toda tarea requiere, la dimensión Psicológica, la dimensión social, la dimensión económica, la dimensión de poder que todo ser requiere según el poder jerárquico, o de un poder experto, y la dimensión humana. La administración de personal debe considerar esta dimensión integrada del acto de trabajo y saber de antemano que dicho personal, una vez en la institución, debe ser tratado rompiendo esquemas clásicos, cuantitativos y de nepotismo, y muy por el contrario pensar en que dicho personal necesita desarrollare al mismo tiempo que la institución sabiendo que el potencial humano con que cuenta es la base de éxito de la gestión empresarial. El personal docente no siempre suele prestar sus servicios de tiempo completo, lo que genera problemas, tales como: La mayor parte de su tiempo está absorbido por su actividad profesional base. Emplea mucho tiempo en sus desplazamientos, motivados por las exigencias de su trabajo. ● Necesita un buen número de horas para dedicarlas a la preparación de los temas. ● ● SELECCIÓN Y RECULUTAMIENTO DEL PERSONAL ADMINISTRATIVO El objeto de la selección y el reclutamiento es para encontrar dentro o fuera de la institución el elemento capaz de responder a las necesidades existentes, según las funciones por cumplir, con calidad y en el momento oportuno. La selección interna: Tiene en general prioridad sobre cualquier otra forma de selección, teniendo como justificante la motivación del personal porque de esta promoción deben salir candidatos a los más altos cargos de la institución. La selección externa: Exige un alto nivel de capacidad del reclutador, da cara al postulante; éste es un desconocido avalado únicamente por un curricúlum vital; por lo tanto, para logar desde el inicio un buen reclutamiento deben definirse al interesado los criterios sobre los valores humanos, la política de personal propia de la institución, una descripción de las actividades a desarrollar en el puesto ofertado, y el perfil individual resultante de los componentes precedentes que se requieren. RECLUTAMIENTO DE DIRECTOR DE PERSONAL Un gran porcentaje de entidades señala como requisito la experiencia en esta actividad. Los no profesionales le prestan a este aspecto un interés decisivo, tanto que para muchas personas es difícil cumplir con dichos requisitos. En cambio, en puestos de carácter político, existen sobradas razones para admitir a una persona sin experiencia concreta en esta área. Una gran madurez personal, capacidad coordinadora y facilidad de interrelación personal son a nuestro entender factores muy necesarios para le desempeño de la dirección que comentamos, y un candidato puede poseer estas características en alto grado y no tener experiencia concreta. Las instituciones educativas deberán efectuar un meditado estudio, no sólo del salario en el sentido tradicional, sino en el que se ha dado por denominar salario inmaterial, que intenta responder a todo el complejo mundo de las motivaciones, y que se debe tener en cuenta al momento de contratar a un director personal. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● ● Actitudes del personal Formación Planificación a medio y largo plazo del potencial humano Coordinación Comunicación Definición de tareas y funciones Miedo al cambio Rigidez de la estructura administrativa Motivación del personal Control Clima Social La retribución La realización del individuo Capitulo IX La Gestión Administrativa Y Los Sistemas De Dirección Los instrumentos de dirección son de dos tipos: ● ● Estilos de dirección (actitudes personales) Funciones de dirección LAS FUNCIONES DE DIRECCIÓN ● ● ● ● ● Apertura a la información Elaboración de alternativas Negociación de opciones – Planificación objetivos Organización de recursos disponibles Conducción y Dirección ● Acción y Control de resultados Capitulo X La Gestión Administrativa Y Los Estilos De Formación En lo referente al comportamiento educativo hay tres subsistemas fundamentales o estados de comportamiento: ● ● ● El estado padre El estado adulto El estado niño ESTADO PADRE Y ACTUCIÓN PARENTAL Se da en dos actitudes: Movimientos interiorizantes del padre: Esto es que el educador mantiene en su yo ejemplos de la vida, unitarios de lo que se y oye. Movimientos exteriorizantes del padre: El educador pretende moralizar, educar, servir de ejemplo, aportar al máximo lo que tiene de sí. Estado del yo parentales: Padre crítico, y padre nutritivo A veces nos movemos sólo en alguno de ellos; por ejemplo, es muy común utilizar el estilo salvador y dictador, habría que hacer un trasvase a los otros dos. EL ESTADO ADULTO Se caracteriza, entre otras cosas, por reaccionar ante un estímulo como es el caso del proceso enseñanza-aprendizaje, a programar tanto sus actividades como su tarea de cara a dicho proceso a organizar todo el proceso y organizarse en sí mismo y a coordinar sus esfuerzos con los de la institución y apoyo de los demás, encontrando estas respuestas en estado niño, es decir, demasiado accesible o rebeldes; respuesta en estado padre, demasiado renuentes y autoritarias y en respuesta en estado adulto o de reflexión y apoyo, todas las cuales las controla de manera objetiva tanto en sí como en sus consecuencias ESTADO DEL YO ADULTO Es el aspecto de la personalidad que está más en contacto con la realidad. Si éste no funciona, la tendencia es que los estilos de tipo negativo configuran la actuación. EL ESTADO NIÑO Se caracteriza por una capacidad emotiva, espontánea y sumisa en algunos casos. Este aspecto de la personalidad puede ser desarrollado, potenciado o reprimido. Según lo anterior tenemos el estado niño libre y el estado niño adaptado. Si el niño vive en un contexto permisivo, el aspecto niño libre de la personalidad se desarrolla, mientras que en ambientes sobre protectores y dictatoriales se adapta, y las conductas vienen dadas por el niño adaptado en su doble vertiente de sumisión y rebeldía. Para ser libre hace falta un aprendizaje en libertad. CARACTERISTICAS DE LA TAREA EDUCATIVA Comportamientos y conductas difíciles de cambiar. Existe un desfase entre las mejoras educativas en el nivel tecnológico y las que se dan en el nivel pedagógico y de calidad humana. ● Existe desmotivación en el docente por su falta de entusiasmo e involucramiento emocional en el proceso enseñanza-aprendizaje debido a las malas políticas educativas de la institución y a la falta de interés de los alumnos. ● La conflictividad alumno-maestro está latente por razones de comportamiento, de intereses personales, de mala metodología, de falta de conscientización de ambos. ● Cada profesor tiene sus propias pautas y un estilo que se sitúa en el estilo para, el cual crea conflictos con los alumnos. ● ● ASPECTOS A CONSIDERAR EN LOS ESTILOS EDUCATIVOS La propia estructura educativa tiene sus pautas a las que se debe adaptar el educador. ● La transmisión de la información implica comunicación, con lo que establecemos un área interpersonal maestro alumno. ● Los estilos educativos están en plena concordancia con los estilos de dirección, es decir, son a su vez autoritarios, democráticos o liberales. ● ESTILOS DE FORMACIÓN Y ESTILOS DIRECTIVOS Los estilos de formación van de la mano con los estilos directivos, y el proceso enseñanza-aprendizaje se ve inserto en el escenario directivo, en el cual las funciones del educador, las del director de la institución educativa, las técnicas y el clima laboral en relación con los estilos directivos propician determinada actitud que es más importante que la técnica en sí. No hay estilos buenos ni malos, sino que cada situación requiere una respuesta y hay que tener el nivel de flexibilidad suficiente para responder de manera adecuada. La participación de los alumnos en la vida académica responde al concepto de los estilos de dirección participativos. Esto nos lleva a pensar en la necesidad de una autoridad que vigile el cumplimiento de las normas, y porque en la participación se involucre la parte de estado adulto, esto es, la actuación negociada y razonada, y por otra la del estado niño, de actitud emocional y adaptable. ● ● ● El aspecto parental El aspecto adulto El aspecto niño Para finalizar, merece la pena destacar que es necesaria la utilización de la parte parental y que el clima de la institución viene dado por todos los estilos que componen el centro o institución educativa. La filosofía no es la escrita, sino la del funcionamiento de las personas de la cumbre jerárquica. He aquí la importancia de contar con excelentes autoridades académicas evitando las improvisaciones, los favoritismos o los aparentes buenos directores empíricos en las instituciones educativas. Capitulo XI Administración Operativa ALUMNO Y LA ADMINISTRACION Es responsabilidad de la institución educativa mantener informado al alumno acerca de los aspectos que le competen; a su vez, la institución también debe de conocer el historial del alumno. INORMACIÓN ADMINISTRATIVA AL ALUMNO Debe hacerse con bastante antelación a través de cualquier medio de comunicación social (prensa, radio, televisión) o con anuncios locales en la propia institución. Dicha información deberá contener requisitos y condiciones para logara la matriculación y que además el postulante o alumno cuente con la información total con el fin de evitar omisiones y las consiguientes pérdidas de tiempo. Independientemente de la información mediante los medios de comunicación es importante que las instituciones educativas cuenten con un elemento de información y de promoción ya sea por visitas a los nichos de mercado potencial, o bien a través de invitaciones dentro de las propias instituciones. Mediante sesiones informativas y explicativas dar a conocer la filosofía de la institución, el nivel de enseñanza, carreras, disciplinas, calidad del profesorado, en fin, todo aquello que le interese al alumno real y potencial. Los encargados de esta tarea deberán ser especialistas en cada disciplina del conocimiento y deberán estar acompañados por un responsable del equipo, que sea conocedor de la normativa legal de la institución, con capacidad para las relaciones públicas, con capacidad de convencimiento y de comprensión. Solicitudes de Inscripción: Sin entrar en detalles de procedimientos específicos de cada institución, general, la aceptación o no de las solicitudes debe estar en manos de una comisión de ingreso, compuesta por un director de carrera, un profesor elegido democráticamente, un representante administrativo y otro de servicios escolares. La Notificación: Notificar a los interesados y a sus familiares pueden ser de diferentes formas, tales como: información personalizada. La Inscripción: La inscripción deberá contener dos aspectos principales: aspectos permanentes administrativos, datos personales del alumno, historial administrativo, aspectos técnicos pedagógicos, antecedentes académicos, datos sicológicos, rendimiento académico. La facturación y domiciliación de pagos: para que una empresa educativa pueda percibir las cantidades correspondientes a sus servicios ofertados debe establecerse el correspondiente domicilio de pagos a través de una cuenta bancaria o de cualquier otro procedimiento que cada institución en particular utilice. En algunos servicios, enseñanza, comedor escolar, trasporte escolar, internado, actividades complementarias, asociación de padres de familia, cuotas de inscripción. ADMINISTRACIÓN DE LA INFORMACIÓN ADMINISTRATIVA Los archivos deberán ser manejados por el personal docente, técnico y directivo; es decir, los responsables del proceso administrativo de la institución. Para realizar esta labor se requiere capacitar al personal involucrado sobre el secreto de la información y el conocimiento de l normalización de su utilización y empleo. Administración de situaciones: ● ● ● ● ● ● Cobros e impagos Correspondencia Estadísticas Datos médicos Datos del personal de la institución Material ADMINISTRACIÓN DE LOS ASPECTOS TÉCNICO-PEDAGÓGICOS Orientar a los maestros, directivos, alumnos y familiares sobre la situación académica de cada alumno. ● Facilitar la evaluación integral del alumno por parte de maestros, autoridades y familiares. ● Facilitar las estadísticas de rendimiento, aprovechamiento, asistencias, faltas y situaciones conflictivas correspondientes a los alumnos. ● Pruebas de Conocimiento: Los exámenes o pruebas de conocimiento son de tipo oral aunque cada vez son menos utilizados en la actualidad; sin embargo, los escritos son los más comunes, por representar el conocimiento a través de la expresión escrita, será más económicos en su aplicación y en tiempo, por ser de aplicación colectiva y por permitir su conservación, revisión, archivo, convirtiéndose en prueba para cualquier reclamo. Evaluación: Deberá ser integral partiendo de la evaluación inicial al ingreso del alumno al plantel. Durante su permanencia en el ciclo educativo, se deberá llevar de manera permanente una evaluación continua con la finalidad de ir controlando su rendimiento, aplicando las correcciones oportunas y mejorando su orientación académica. Por último la evaluación final es la definitiva, la que lleva al alumno a superar o a repetir el curso. Historial: El perfil y el seguimiento del alumno se logran a través de un conjunto de documentos relativos a sus antecedentes, lo que constituye el historial del alumno. CONTROLES ADMINISTRATIVOS OPERATIVOS CONTROL DOCUMENTARIO Es de suma importancia debido al valor que tiene la información tanto recibida como emitida. La información vale en función de la rapidez con que se trasmite o se recibe, en función de que llegue siempre a su destino, de la precisión de fechas y destinatarios a quien va dirigida y con base en el control de la misma a través de los registro de entradas y salidas. ● ● Documentos recibidos Documentos enviados CONTROL DE VISITAS Por ejemplo: Personas en particular que llegan a las instituciones educativas, para comunicar u hecho o para realizar un trabajo, o para emitir un reclamo. Comisiones representativas de algún organismo oficial o particular que acude a las instancias en reunión de trabajo, para resolver problemas o sugerir propuestas de actuación. CONTROL DE LLAMADAS TELEFÓNICAS Para evitar el abuso en la utilización del teléfono y para aprovechar de su uso tomando en cuenta que es el medio más rápido y personal de comunicación, aparte de otros existentes, efectivo para resolver casos urgentes o establecer comunicaciones rápidas, se debe en los posibles eliminar al máximo las llamadas personales del docente y del administrativo. CONTROL DE LAS COMUNICACIONES INTERNAS Se debe a partir del concepto de que la comunicación tiene un aspecto humano, de relación con personas y, en este caso, un aspecto técnico de relación con los cargos o funciones. De ahí que en las instituciones educativas esta comunicación tenga un valor integral: de acción, de información y de conocimiento. Algunas veces falla el control debido a que en el canal de comunicación algún elemento intermedio no comprendió bien el mensaje, por lo que a veces el error es más de comunicación que de acción. CONTROL ADMINISTRATIVO DOCENTE Partiendo de que el control tiene un objetivo que es la asistencia y la mejora del educando con vistas a alcanzar las metas de la educación, el control no es incongruente con la democratización en las instituciones educativas y con los conceptos actuales de las relaciones humanas. CONTROL ECONÓMICO Las entradas y salidas de dinero deberán ser controladas por una junta económica presidida por el director del plantel e integrada por profesores, alumnos y padres de familia. Su función control de la adecuada gestión de ingresos y gastos a través de un libro de contabilidad y en el marco de la normativa que señala el sistema educativo y de las normas específicas, en su caso, de las instituciones privadas. COMPRAS (APROVISIONAMIENTO) Proceso a través del cual se adquieren los materiales y materia prima utilizados para un sistema de fabricación o de servicios y que comprende aspectos tales como la organización de la tarea de compra, la compra en sí y las actividades poscompra. ● ● ● ● ● Misión del aprovisionamiento Política de aprovisionamiento Planeación del abastecimiento Organización del aprovisionamiento Control del aprovisionamiento GESTION DE ALMACENES El stock de seguridad, como indicador que automáticamente compra una cantidad previamente fijada. El periodo de reaprovisionamiento es la sumatoria de un periodo interno originado por la necesidad y el nivel de pedidos internos, un periodo externo originado por factores exógenos como los son el tiempo de pedido, tiempo del proveedor, registro, ejecución, despacho, e imponderables, ajenos al proceso de compra. LA ACCIÓN DE COMPRAS Constituye la cristalización del aprovisionamiento, realizado pedidos, encargándose de los proveedores y consiguiendo precios y servicios de calidad. ORGANIZACIÓN DEL APROVISIONAMIENTO Estudiar a la institución y su organigrama Determinar en qué lugar y nivel del organigrama está o debe estar la unidad de aprovisionamiento. ● Definir importancia, responsabilidades, volúmenes de abastecimiento, medios en personal y equipo para determinar una organización racional y operativa de la actividad de aprovisionamiento. ● ● CONTROL DE APROVISIONAMIENTO Control de órdenes de pedido en términos de fechas de entrega. Seguimiento del proveedor para que realice la entrega en las condiciones de tiempo, calidad, y estipuladas. ● Control logístico que abarca la expedición por parte del proveedor, el trasporte y la recepción de acuerdo con lo estipulado en el pedido. ● ● ASPECTO CONTABLE La contabilidad en las instituciones educativas es de suma importancia para esclarecer la cara oculta del negocio de las mismas. ● ● ● ● ● ● Cuentas de balance o contabilidad patrimonial Contabilidad de gestión Compras y gastos Ventas Libros de contabilidad Contabilidad seccional PRODUCTIVIDAD ADMINISTRATIVA Una buena aplicación de los conceptos administrativos apoyada por una modernización y buen manejo de los equipos y materiales de apoyo para la educación, permiten incrementar la productividad de las instituciones educativas y, por ende, su rentabilidad. Un concepto muy general sobre productividad lo podemos enunciar como “el cociente entre la cantidad de trabajo producido y el tiempo de operación”. La productividad en este caso se mide por el desempeño del individuo; sin embargo, la tecnología con los nuevos inventos, como las computadoras y otras herramientas, tienden a incrementar la productividad del trabajo humano, si realmente son debidamente programados, planeados, utilizados, mantenidos y controlados. Entre los principales elementos más comunes para el mayor número de instituciones educativas como indispensables: ● ● ● La fotocopiadora La impresora Las microcomputadoras
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