1FACULTAD DE INGENIERÍA ESCUELA DE INGENIERÍA INDUSTRIAL CURSO : GESTION LOGISTICA TEMA : TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN UN ALMACEN DOCENTE : ING. SANTOS CONFESOR GABRIEL BLAS CICLO : VIII CICLO INTEGRANTES : NUÑUVERO PAULINO JAMES LARA ANGELES PAMELA AGIP SANCHEZ MARCO 2 INDICE INTRODUCCION ...................................................................................................................... 3 OBJETIVOS ............................................................................................................................. 5 OBJETIVO GENERAL ........................................................................................................... 5 1. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN.............................................................................. 6 1.1 OBJETIVO GENERAL DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN ........................... 6 1.2 FUNCIONES DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION .......................................... 6 1.3 Ventajas del uso de las Tecnologías de información ................................................. 7 1.4 Tipos de Tecnología de Información ........................................................................... 7 1.4.1 Sensoriales ............................................................................................................. 7 1.4.2 Despliegue .............................................................................................................. 7 1.4.3 Análisis .................................................................................................................... 8 1.4.4 Almacenamiento ..................................................................................................... 8 1.4.5 Comunicación ......................................................................................................... 8 1.5 CARACTERISTICAS DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION ....................... 8 1.5.1 Inmaterialidad ......................................................................................................... 8 1.5.2 Instantaneidad. ....................................................................................................... 9 1.5.3 Aplicaciones Multimedia. ....................................................................................... 9 2. Funcionalidad de un sistema de información ................................................................... 9 3. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN LOS ALMECENES ...................................... 11 3.1 Planeación de recursos de la empresa (ERP) y logística ......................................... 11 3.1.1 Definición de ERP ................................................................................................. 11 3.1.2 Características ...................................................................................................... 12 3.1.3 Implantación ......................................................................................................... 13 3.1.4 Enfoques ............................................................................................................... 14 3.1.5 Ventajas ................................................................................................................. 14 3.1.6 Desventajas ........................................................................................................... 14 3.1.7 Proveedores .......................................................................................................... 15 3.2 TIPO DE TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. ................................................................................................................. 15 3 3.2.1 COMPRAS ............................................................................................................. 15 5.2.2 DE ABASTECIMIENTO .......................................................................................... 25 5.2.3 DE VENTAS ........................................................................................................... 28 5.2.4 DE TRANSPORTE ................................................................................................. 30 5.2.5. DE ALMACENAJE ................................................................................................ 35 4. CONCLUSION .................................................................................................................... 42 BIBLIOGRAFÍA ...................................................................................................................... 43 Índice de figuras FIGURA 1 SISTEMAS ERP ...................................................................................................................... 12 FIGURA 2 AREA DE INFORMACION DE COMPRAS ........................................................................... 16 FIGURA 3 HERRAMIENTAS PARA OPTIMIZAR EL CONTROL LOGISTICO ...................................... 19 FIGURA 4 PROCESO DE COMPRA ....................................................................................................... 20 FIGURA 5 PEDIDO DE COMPRA ............................................................................................................ 22 FIGURA 6 Diagrama de la comunicación entre comprador y proveedor ................................................. 23 FIGURA 7 LA EMPRESA LA CADENA DE SUMINISTRO VISTA EN EL CONTEXTO DEL INTERNET 26 FIGURA 8 SERVICIO AL CLIENTE ......................................................................................................... 28 FIGURA 9 RFID PARA SU USO EN LOGISTICA .................................................................................... 31 FIGURA 10 TRANSPORTE: PLANIFICACION DE RUTAS+GPS ........................................................... 32 FIGURA 11 TRANSICIÓN A LAS REDES ADMINISTRADAS REGIONALMENTE ................................ 34 FIGURA 12 Sistema de gestión de Transporte ........................................................................................ 35 FIGURA 13 ETIQUETA LOGISTICA ........................................................................................................ 36 FIGURA 14 Rastreo del producto ............................................................................................................. 37 FIGURA 15 COMO SE USA LA IDENTIFICACION DEL PRODUCTO PARA CONTROLAR EL MOVIMIENTO ................................................................................................................................... 37 FIGURA 16 OPERACIONES ELEMENTALES DE IDENTIFICACION .................................................... 38 FIGURA 17 COMUNICACIÓN EN ALMACENES ................................................................................... 39 FIGURA 18 SAP–WMS “GESTIÓN DE ALMACÉN” ................................................................................ 39 FIGURA 19 SISTEMA DE RADIOFRECUENCIA..................................................................................... 40 FIGURA 20 GESTION DE UBICACIONES .............................................................................................. 40 FIGURA 21 SAP (Systeme, Anwendungen and Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y Productos) ......... 41 4 INTRODUCCION Las Tecnologías de la Información (TI), se han convertido en un medio para aumentar la eficacia y eficiencia en el manejo de almacenes, por lo cual se deben considerar como una herramienta indispensable para su gestión. El presente artículo de revisión bibliográfica busca exponer el estado del arte de las TI aplicadas en la gestión de almacenes, en el cual también conoceremos el concepto de la tecnología de información y su aplicación en los almacenes En primer lugar, vamos a presentar el concepto de la tecnología de información para los almacenes a partir del comentario detallado de varias definiciones complementarias que hemos recuperado a partir de autores relevantes en el área. Esta aproximación nos permite ver diferentes aspectos centrales del concepto, desde las funciones y los componentes más básicos de las tecnologías de información, hasta sus propósitos en el contexto de los almacenes. De aquí surge la necesidad de definir y relacionar elementos como la información y el conocimiento, así como los elementos de pensamiento de información. A continuación acotamos los sistemas de información dentro del contexto de los almacenes y lo relacionamos con el concepto de tecnología de la información y los diferentes tipos con el que contamos hoy en día y también veremos como los sistemas de información afectan a las organizaciones, teniendo en cuenta la opinión de diferentes autores. 5 OBJETIVOS Conocer el concepto de tecnologías de la información de un almacén. Distinguir los componentes fundamentales de las tecnologías de información dentro los almacenes. Entender los propósitos de las tecnologías de información dentro de los almacenes. OBJETIVO GENERAL Como existe un denominador común entre las almacenes y como las tecnologías de información afectan a su estructura; conocer los diferentes tipos de tecnologías de información que existen en los almacenes y las ventajas competitivas que este genera en el almacén, así como las estrategias que se realizan para la administración eficiente de las tecnologías de información; así como también conocer los diversos tópicos sobre la ética que conlleva el manejar tecnologías de información en almacenes. 6 1. TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN La tecnología de la información (TI) se entiende como "aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. La tecnología de la información se encuentra generalmente asociada con las computadoras y las tecnologías afines aplicadas a la toma de decisiones. (Bologna y Walsh, 1997) Tecnologías de la información son las que se aplican en la adquisición, procesamiento, almacenamiento y diseminación de información vocal, icónica, textual o numérica. (Sáez Vacas, 1983) Se consideran tecnologías de la información aquéllas cuyo propósito es el manejo y tratamiento de la información, entendida ésta como conjunto de datos, señales o conocimientos, registrados o transportados sobre soportes físicos de muy diversos tipos. Las tecnologías de la información abarcan técnicas, dispositivos y métodos que permiten obtener, transmitir, reproducir, transformar y combinar dichos datos, señales o conocimientos. (Valle Ros, 1986) 1.1 OBJETIVO GENERAL DE LAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN Establecer una infraestructura y plataforma tecnológica y de sistemas de información, y definir las políticas, estrategias y directrices para su implantación y consolidación en forma planificada y ordenada, para lograr la modernización y el mejoramiento de la calidad en los servicios sustantivos, de apoyo logístico y financiero que otorga la Institución. 1.2 FUNCIONES DE LAS TECNOLOGIAS DE INFORMACION Se encarga de: Estudiar Diseñar Desarrollar Implementar Administrar Estas tecnologías, a su vez, comprenden aplicaciones o software, y equipos o hardware. Llevar a cabo las tareas de la organización apoyándose en la Tecnología de información, generalmente redunda en un procesamiento más rápido y confiable de su datos. La 7 información resultante tiene mayor movilidad y accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que cuando se procesa en forma manual. Igualmente, las computadoras relevan a los empleados de numerosas actividades repetitivas y aburridas, permitiéndoles aprovechar mejor su tiempo en actividades que agregan más valor. (Aguilera, A. y Riascos, S., 2009) 1.3 Ventajas del uso de las Tecnologías de información Mejoramiento de la habilidad de los administradores para coordinar y controlar las actividades de la organización y ayudando a tomar decisiones mucho más efectivas. Algunas ventajas más son: Reducción del tamaño de la estructura jerárquica. Incremento del flujo de información horizontal. Ventaja competitiva. (Ballou, R., 2004) 1.4 Tipos de Tecnología de Información 1.4.1 Sensoriales Son aquellas que permiten introducir información al sistema computacional. La información debe ser digitalizada para poder utilizarla. La información puede ser tomada como temperatura, distancia, movimiento, sonido, luz e incluso calor. 1.4.2 Despliegue Son aquellas que permiten mostrar la información del sistema computacional. La información debe ser convertida a un formato apropiado para los humanos, animales o cualquier otro receptor. La información puede ser mostrada como texto, gráficas, video, animación, olor, sonido 8 1.4.3 Análisis Son aquellas que permiten transformar la información del sistema computacional. La información se puede clasificar, totalizar, sumarizar, calcular 1.4.4 Almacenamiento Son aquellos que permiten guardar la información del sistema computacional. La información debe ser convertida a un formato apropiado para el medio de almacenamiento. La información puede ser guardada en formato impreso, óptico, magnético. 1.4.5 Comunicación Son aquellas que permiten transmitir la información del sistema computacional. La información debe ser convertida a un formato apropiado para el medio de comunicación. La información puede ser comunicada a través de ondas de radiofrecuencia, luz infrarroja, señales eléctricas, sonido. (C. Ciborra, 1991) 1.5 CARACTERISTICAS DE LAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION 1.5.1 Inmaterialidad (Posibilidad de digitalización). Las TI convierten la información, tradicionalmente sujeta a un medio físico, en inmaterial. Mediante la digitalización es posible almacenar grandes cantidades de información, en dispositivos físicos de pequeño tamaño (discos, CD, memorias USB, etc.). A su vez los usuarios pueden acceder a información ubicada en dispositivos electrónicos lejanos, que se transmite utilizando las redes de comunicación, de una forma transparente e inmaterial. Esta característica, ha venido a definir lo que se ha denominado como "realidad virtual", esto es, realidad no real. Mediante el uso de las TI se están creando grupos de personas que interactúan según sus propios intereses, conformando comunidades o grupos virtuales. 9 1.5.2 Instantaneidad. Podemos transmitir la información instantáneamente a lugares muy alejados físicamente, mediante las denominadas "autopistas de la información". Se han acuñado términos como ciberespacio, para definir el espacio virtual, no real, en el que se sitúa la información, al no asumir las características físicas del objeto utilizado para su almacenamiento, adquiriendo ese grado de inmediatez e inmaterialidad. 1.5.3 Aplicaciones Multimedia. Las aplicaciones o programas multimedia han sido desarrollados como una interfaz amigable y sencilla de comunicación, para facilitar el acceso a las TI de todos los usuarios. Una de las características más importantes de estos entornos es "La interactividad". (Bologna y Walsh, 1997) 2. FUNCIONALIDAD DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN Desde su inicio, la logística se concentró en el almacenamiento y en el flujo de los productos por toda la cadena de suministro. El flujo y la exactitud de la información a menudo eran pasados por alto porque no se consideraban fundamentales para los clientes. Además las velocidades de transferencia de la información estaban limitadas a procesos manuales. Existen 4 razones por la que la información oportuna y precisa se ha vuelto fundamentales en el diseño de las operaciones de un sistema logístico. 1. Porque los clientes creen que la información es una medida de atención. Los clientes exigen información en tiempo real. 2. Los administradores comprenden que la información puede ser utilizada para reducir los requerimientos de inventario y de recursos humanos. 3. La información aumenta la flexibilidad acerca de cómo, cuándo y dónde pueden ser usados los recursos para obtener ventajas estratégicas. 4. El mejoramiento en la transferencia y el intercambio de la información a través de internet facilita la colaboración y redefine las relaciones de una cadena de suministro. 10 . La integración se desarrolla en 4 niveles de funcionalidad. 1. Los sistemas de transacciones: Se caracteriza por reglas, procedimientos, y comunicaciones estandarizadas y formales; un gran volumen de transacciones, y una atención operativa día a día. 2. El control administrativo: Se concentra en la medición del desempeño y la generación de informes. 3. El análisis de decisiones: Se concentra en los recursos del software que ayudan a los administradores a identificar, evaluar y comparar las alternativas estratégicas para mejorar la eficacia. 4. La planeación estratégica: Organiza y sintetiza los datos de transacciones en una base de datos relacional que ayuda a evaluar diversas estrategias. (KELL B. ZANDIN, 1999) Como segundo punto tenemos las tecnologías usadas en las transacciones en la administración de la cadena de suministro. Analizaremos 4 aspectos y sus tecnologías. 1. Compras 2. Abastecimiento 3. Ventas 4. Almacén 5. Transporte. Cada una de estas actividades que se desarrolla dentro de la empresa requieren un tipo de tecnología por la que se analizaran los datos y se distribuirá la información dentro del mismo departamento o área o a través de toda la cadena. (KELL B. ZANDIN, 1999) 11 3. TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION EN LOS ALMECENES Las TI se han convertido en un medio para agilizar, flexibilizar y mejorar el intercambio de información y operaciones utilizadas en la gestión de almacenes. Existe también un grupo de herramientas para la toma de decisiones estas pueden ser metodologías, grupos de trabajo o Tecnologías de Información. El propósito de este estudio es identificar el uso, aplicaciones, ventajas y características principales de todas aquellas herramientas y métodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir información. (Beer, S, 1997) 3.1 Planeación de recursos de la empresa (ERP) y logística Los sistemas ERP son la columna vertebral del sistema de información logístico de la mayoría de las empresas. Esta columna vertebral conserva transacciones y procesos de los datos históricos y actuales para iniciar y vigilar el desempeño. Los sistemas ERP facilitan las operaciones integradas y generan informes para iniciar, vigilar y dar seguimiento a las actividades fundamentales como el cumplimiento de los pedidos y reabasto. (Loera., Emiliano Espinosa, 2001) 3.1.1 Definición de ERP Los sistemas ERP son sistemas integrales de gestión para la empresa. Se caracterizan por estar compuestos por diferentes partes integradas en una única aplicación. Estas partes son de diferente uso, por ejemplo: producción, ventas, compras, logística, contabilidad (de varios tipos), gestión de proyectos, GIS (sistema de información geográfica), inventarios y control de almacenes, pedidos, nóminas, etc. Sólo podemos definir un ERP como la integración de todas estas partes. 12 FIGURA 1 SISTEMAS ERP Los objetivos principales de los sistemas ERP son: 1. Optimización de los procesos empresariales. 2. Acceso a toda la información de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos). 3. La posibilidad de compartir información entre todos los componentes de la organización. 4. Eliminación de datos y operaciones innecesarias de reingeniería. El propósito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rápidos de respuesta a sus problemas, así como un eficiente manejo de información que permita la toma oportuna de decisiones y disminución de los costos totales de operación. (DONALD J. BOWERSOX, DAVID J. CLOSS, M. BIXBY COOPER., 2007) 3.1.2 Características Las características que distinguen a un ERP de cualquier otro software empresarial, es que deben de ser sistemas integrales, con modularidad y adaptables: Integrales. Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compañía entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre sí. 13 Modulares. Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la información que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Adaptables. Los ERP están creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Esto se logra por medio de la configuración o para metrización de los procesos de acuerdo con las salidas que se necesiten de cada uno. (JORDI PAUICOS,RICARDO DE NAVASCUES Y GASCA, 1997) 3.1.3 Implantación Las metodologías de implantación de los ERP en la empresa no siempre son todo lo simples que se desearía, dado que entran en juego múltiples facetas. 1. Definición de resultados a obtener con la implantación de un ERP. 2. Definición del modelo de negocio. 3. Definición del modelo de gestión. 4. Definición de la estrategia de implantación. 5. Evaluación de oportunidades para software complementario al producto ERP. 6. Alineamiento de la estructura y plataformas tecnológicas. 7. Análisis del cambio organizativo. 8. Entrega de una visión completa de la solución a implantar. 9. Implantación del sistema. 10. Controles de calidad. 11. Auditoría del entorno técnico y del entorno de desarrollo. 12. Benchmarking de la implantación. 14 3.1.4 Enfoques Un sistema de planificación de recursos empresariales mejora claramente el “tono muscular” de una compañía, proporcionándole el potencial de reaccionar a mercados cambiantes, a la dinámica de los negocios, y a las necesidades de los clientes. Para comprender el potencial en la economía digital, la empresa necesita una infraestructura -un sistema nervioso- que una entre sí sus diferentes partes, una infraestructura que le permita actuar, reaccionar, y adaptarse más rápidamente que la competencia. (KELL B. ZANDIN, 1999) 3.1.5 Ventajas 1. Aumento de productividad de la planta o negocio, esto incluye el incremento en ventas por tiempo de respuesta a clientes, y conocimiento de la demanda. 2. Reducción de inventarios, comprar sólo lo necesario, buscando niveles óptimos de materiales para la operación de la empresa. 3. Las transacciones requieren de menor tiempo, estandariza, simplifica y acelera los procesos de la empresa, reduciendo costos. 4. Estandarizar la información, entre otras, de Recursos Humanos. 3.1.6 Desventajas 1. La duración de la implantación del sistema se prolongará más del tiempo inicialmente proyectado. 2. Puede darse el caso de aparición de vacíos (bugs) peligrosos dentro del sistema, lo que ocasionará deficiencias en su ejecución. 3. Actualizaciones del software por parte del proveedor, serán difíciles debido a que ya está personalizado al cliente y las actualizaciones requerirán trabajo extra y reestructura del código fuente con el fin de ajustarlo a la nueva versión. 4. Alta dependencia del proveedor del sistema. 5. No existe flexibilidad en cuanto a la elaboración y personalización de algunos reportes. (SAMER KUBAN, 2000) 15 3.1.7 Proveedores A nivel mundial encontramos los siguientes proveedores de software. a) SAP (Alemania) es Software propietario, es uno de los máximos exponentes del ERP mundial. El de mayor expansión. b) ORACLE (USA) es Software propietario, desde 1987 desarrolla y vende aplicaciones basadas exclusivamente en su motor de base de datos. Dispone de varias aplicaciones que podrían ser consideradas dentro de esta categoría. c) Navision financials de Microsoft es Software propietario, posiblemente uno de los más utilizados después de SAP. Obviamente no tan complejo y completo, pero con una gran campaña de marketing detrás. d) ERPBox (México) Software propietario. Especializado en empresas de comercialización, mayoristas y distribución. e) IECS (España) Software propietario f) META4 (España) Software propietario (DONALD J. BOWERSOX, DAVID J. CLOSS, M. BIXBY COOPER., 2007) 3.2 TIPO DE TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGÍA DE LA INFORMACIÓN. 3.2.1 COMPRAS Transacciones y tecnología El área de información de compras debe permitir un control exhaustivo en la gestión de aprovisionamiento, abarcando desde las peticiones de compra realizadas por los departamentos, hasta la confirmación de la factura del proveedor y su posterior contabilización. 16 FIGURA 2 AREA DE INFORMACION DE COMPRAS Circuito de aprovisionamiento Todo el circuito de Compras se debe realizar de forma integrada, evitando la reiteración de tareas en las entradas de datos. Todas las entradas (Pedidos, Partes y Facturas) parten de las fichas de los proveedores y de sus valores asignados por defecto, pudiéndose modificar 17 cada uno de ellos según las circunstancias, de esta manera se obtiene una gestión de compras ágil y segura, realizando todo el proceso en pocos pasos. Gestión de pedidos Entrada y confirmación de propuestas de pedidos. Seguimiento de las peticiones de compra realizadas por las secciones de la empresa, que, una vez verificadas por el departamento de compras, se convierten en un pedido en firme. Facilita la selección de la mejor. Gestión de pedidos. Existe un control y seguimiento de los pedidos en curso. Éstos podrían ser tanto abiertos como cerrados. Los abiertos serán aquellos pactos a largo plazo de los cuales se irán recibiendo materiales según las necesidades. Los cerrados serán los pedidos habituales con una determinada fecha de entrega y las condiciones pactadas. a) Seguimiento de los pedidos. Procesos de consulta para controlar los pedidos en curso: situación global de pedidos por empresa/almacén, consulta de stocks faltantes por pedido y proveedor, etc. b) Duplicación de pedidos. Para facilitar las labores de entrada de datos, existe la posibilidad de copiar los datos de un pedido ya gestionado a uno nuevo. c) Cancelación de pedidos. Los pedidos pendientes de recibir que ya no se desean o restos de pedidos ya recibidos que no interesan quedan eliminados de una forma sencilla y totalmente integrada en la gestión de stocks de almacén. Gestión de partes de entrada a) Partes de entrada. Recepciones y devoluciones a proveedor, que pueden venir originadas por un pedido o ser directa, sin pedido. b) Seguimiento de los partes de entrada. Control y seguimiento de las últimas compras por proveedor y control dentro del almacén del seguimiento de las diferentes partidas que se han ido incorporando c) Gestión de importaciones AIC. Control de todos los datos necesarios para poder generar el impreso de declaración (Intrastat, DUA). Estos datos incluyen desde el consignatario hasta el puerto o aduana del cual proviene el producto. 18 Gestión de facturas de compra a) Entrada facturas de compras. Entrada de las facturas de compras emitidas por el proveedor, introduciendo los datos de cabecera y de las líneas de la factura, verificando que lo facturado coincida con lo que realmente se ha recibido y calculando al mismo tiempo los totales de la factura. b) Entrada de facturas de compras contables. Son facturas ajenas al circuito de compras que se introducen en el sistema para temas contables, (ej.: facturas de alquileres de locales, gastos de luz, etc.). c) Contabilización de facturas. Una vez entradas las facturas de compras, se procede a la contabilización de las mismas, generando el asiento, los movimientos de cuentas corrientes a proveedores, el diario de IVA, los efectos de cartera y, si procede, la auto factura con implicación en IVA, la información relacionada con la gestión del IRPF, la prorrata, el proyecto contable, o el importe exento de IVA, etc. d) Estadísticas. Control estadístico de las compras en curso, facturadas o rechazadas con el fin de valorar y categorizar los diferentes proveedores y las diferentes calidades de los lotes recibidos. Las imputaciones estadísticas van asociadas al calendario y se muestran agrupadas y ordenadas por producto, por proveedor, etc. e) Rappels. Seguimiento y verificación de que los rappels que se han pactado con los proveedores son correctos y que el pago por las diferencias se cumple realmente. (José Alejandro RM, 2005) 19 FIGURA 3 HERRAMIENTAS PARA OPTIMIZAR EL CONTROL LOGISTICO Tecnología de la información y el proceso de compras Los avances en la tecnología de la información han mejorado en una forma muy notoria la eficiencia y efectividad en las adquisiciones. Se espera que los códigos de barras y el intercambio electrónico de datos reduzcan los costos de adquisición. 20 FIGURA 4 PROCESO DE COMPRA a) Código de barras: El código de barras se puede usar como un sencillo identificador de un registro o de un producto en una base de datos donde se almacena mucha información, o bien, el código de barras puede proveer información sobre un producto. Ventajas que se pueden destacar de este sistema son: Agilidad en etiquetar precios pues no es necesario hacerlo sobre el artículo sino simplemente en el lineal. Rápido control del stock de mercancías. Estadísticas comerciales. El código de barras permite conocer las referencias vendidas en cada momento pudiendo extraer conclusiones de merchandising. El consumidor obtiene una relación de artículos en el ticket de compra lo que permite su comprobación y eventual reclamación 21 b) E-fulfillment El e-fulfillment es un conjunto de herramientas tecnológicas cuando se trata de operaciones realizadas a través del comercio electrónico. Cuando una empresa comienza sus operaciones electrónicas debe planificar e invertir en herramientas que soporten: Un alto volumen de órdenes de compra con una amplia difusión geográfica. Un manejo personalizado de cada una de ellas. c) Intercambio de datos electrónicos EDI La transferencia de datos estructurados mediante normas acordadas desde una aplicación informática a otra y por medios electrónicos. d) Mensaje EDI Una descripción formal aprobada, publicada y actualizada de cómo se han de estructurar los datos requeridos para realizar una operación específica, de tal manera que se permita la transferencia y manejo de estos datos por medios electrónicos. Ejemplo de pedido de compra 1. El comprador entra en la información de pedidos en la base de datos de producción, que genera una orden de compra en el equipo. La información del pedido se canaliza a través de una serie de programas de interfaz. 2. Los programas de software de interfaz de realizar ediciones y los controles sobre el documento y directa los datos de orden en los archivos predefinidos EDI intermedios. 3. Los archivos contienen información de EDI intermedios en una forma que el software de traducción EDI puede leer. 4. El software de traducción es un conjunto de programas que se traduce el archivo de datos de interfaz en un documento de formato de acuerdo a los estándares de EDI que la computadora del proveedor puede reconocer. 5. El documento electrónico se compone actualmente de un archivo que contiene los datos del pedido en un orden predefinido, reconocible. 6. El software de comunicaciones adecuado protocolos de comunicación, añade el documento de EDI en la preparación para la transmisión a través de líneas telefónicas. 22 7. Uso de un módem y una línea telefónica, el comprador transmite la orden de compra de EDI a un VAN (valor añadido de la red). Piense en esto como un buzón de correo. 8. El software de comunicaciones en la computadora del proveedor recoge el documento de la camioneta, interpreta y / o convierte los protocolos de comunicaciones para abrir el documento electrónico. 9. La orden de compra se encuentra ahora en un formato estándar, reconocible en un archivo y está disponible para el equipo del proveedor. 10. El proveedor de software de traducción interpreta los documentos en el formato EDI y coloca la información de la orden en el archivo de EDI intermedio (s). 11. Los archivos de EDI intermedios contienen información traducida la orden de compra. 12. Los programas de interfaz de realizar ediciones y los controles antes de los datos está integrada con la base de datos de producción del proveedor. 13. El software de aplicación en la computadora del proveedor, ahora puede procesar el pedido del comprador. (KELL B. ZANDIN, 1999) Transmite al cliente EDI 850 (orden de compra) Proveedor transmite EDI 997 (acuse de recibo funcionales) Proveedor transmite EDI 856 (buque aviso previo) Transmite al cliente EDI 997 (acuse de recibo funcionales) Proveedor transmite EDI 810 (factura electrónica) Transmite al cliente EDI 997 (acuse de recibo funcionales) Atención al cliente transmite EFT (Transferencia Electrónica de Fondos) Pago (KELL B. ZANDIN, 1999) FIGURA 5 PEDIDO DE COMPRA 23 e) XML (Lenguaje de marcas extensible) XML es un lenguaje que nos permite almacenar datos en ficheros de texto. Tiene muy pocas reglas: la única importante es que toda etiqueta que se abra debe ser cerrada. Las etiquetas son sucesiones de letras y números que se ponen entre los signos < y >. Por ejemplo, una etiqueta puede ser <M80>. Una etiqueta señala el comienzo de un elemento. Su final se indica escribiendo la misma etiqueta, pero con un signo "/" delante; en nuestro ejemplo </M80> Estos elementos pueden ser encajados unos en otros a muchos niveles. Por ejemplo, podemos crear una etiqueta <TABLA> que indique el comienzo de una tabla dentro de una base de datos, dentro de esta, una etiqueta <REGISTRO> que indique el comienzo de un registro; el registro puede ser dividido en campos mediante la etiqueta <CAMPO>; pero las cosas no acaban aquí: podemos dividir el campo en otros elementos y así sucesivamente. XML / EDI Orden de Compra de Procesamiento Racionalizar y automatizar su procesamiento de la orden de compra Esta solución le permite automatizar completamente el proceso de pedido entre usted y sus proveedores que utilicen XML o EDI. También le permitirá recibir confirmaciones de órdenes de cambio, notificaciones de envío y facturas a través del mismo canal o XML EDI. FIGURA 6 Diagrama de la comunicación entre comprador y proveedor 24 Beneficios de la implementación de esta solución incluyen: 1. Una comunicación más eficiente con los proveedores 2. Enviar y recibir notificaciones de forma más rápida 3. Aumento de precisión de datos debido a la reducción en el cambio de claves 4. Reducción del tiempo de procesamiento de pedidos 5. Reducción de la carga de trabajo administrativo para el orden y procesamiento de facturas 6. Capacidad para operar la aceptación de pedidos 24 * 7 7. La prueba de uso futuro de XML 8. Reducción de los costos debido a los errores manuales 9. Permite que el personal se centran en más actividades de valor añadido 25 5.2.2 DE ABASTECIMIENTO Transacciones y tecnología La rápida interacción mencionada en la sección anterior se puede obtener mediante el uso del Internet, Intranet y Extranet. Se muestra gráficamente el proceso de la cadena de abastecimiento y las actividades de soporte desde la perspectiva del Internet. Obra que poner especial atención en el factor tiempo ya que es un elemento clave en la toma de decisiones, entregas y respuestas. La aplicación de tecnologías de información en conceptos como la transferencia electrónica de fondos (EFT), el sistema de intercambio electrónico de datos (EDI), tarjetas electrónicas para clientes, correo electrónico, e-bids, catálogos electrónicos, inventarios compartidos, comunicación electrónica con proveedores etc. han ayudado a lograr ventajas competitivas en diferentes organizaciones. Estos sistemas ayudan a la reducción de costos y a establecer barreras tecnológicas para competidores potenciales. (Correa, A., Álvarez, C. y Gómez, R, 2003) 26 FIGURA 7 LA EMPRESA LA CADENA DE SUMINISTRO VISTA EN EL CONTEXTO DEL INTERNET El Internet ha realizado un cambio fundamental en la naturaleza de la información de la cadena de abastecimiento dentro de las organizaciones. La tecnología del Internet también ha cambiado la visibilidad de los procesos en la cadena de abastecimiento entendiendo la visibilidad como la información sobre procesos y a la capacidad para obrar recíprocamente con estos procesos pudiéndose afirmar que todos los socios de la cadena de abastecimiento tienen que ser tomados en cuenta para cosechar las ventajas comerciales ofrecidas por la nueva tecnología. Requerimientos logísticos Entre los requerimientos logísticos están las fases de la planta, el equipo, la mano de obra y los recursos del inventario necesarios para lograr la misión logística. Por ejemplo, el componente de requerimientos logísticos programa los embarques del producto terminado desde la planta- de fabricación hasta los almacenes y, por último, a los minoristas. La cantidad de un embarque se calcula como la diferencia entre los requerimientos del cliente y el nivel del inventario. Los requerimientos logísticos se suelen implementar mediante la planeación de requerimientos de distribución (Distribution 27 Requeriments Planning, DRP) como un recurso de administración del inventario y una herramienta de control del proceso. Los requerimientos futuros se basan en las predicciones, lo pedidos de los clientes y las, promociones. Las predicciones se basan en la información de ventas y la mercadotecnia junto con los niveles de actividad históricos. Los pedidos de los clientes incluyen los pedidos actuales, los pedidos comprometidos en el futuro y los contratos. Los requerimientos logísticos deben sincronizarse dentro de las restricciones de capacidad y la capacidad de fabricación para lograr un desempeño óptimo del sistema; de lo contrario, se acumula el inventario de artículos terminados al final de la línea de producción. (JORDI PAUICOS,RICARDO DE NAVASCUES Y GASCA, 1997) Requerimientos de fabricación Los requerimientos de fabricación programan los recursos de producción e intentan resolver los atascos diarios en la capacidad dentro del sistema de administración de materiales. Los principales obstáculos son el resultado de escasez de materias primas o de limitaciones en la capacidad diaria. Los requerimientos de fabricación determinan el programa maestro de producción (Master Production Schedule, MPS) y el plan de requerimientos de materiales (Materials Requeriments Plan, MRP II). El MPS define la producción semanal o diaria y los programas de las máquinas. Mediante el MPS, el MRP II determina las fases de la requisición y llegada de materiales y componentes para apoyar el plan de fabricación deseado. (JORDI PAUICOS,RICARDO DE NAVASCUES Y GASCA, 1997) Requerimientos de adquisición Los módulos de requerimientos de adquisición programan las liberaciones de pedidos de compra de materiales, los embarques y las recepciones. Los requerimientos de adquisición acumulan las restricciones de capacidad, los requerimientos logísticos y los de fabricación, para determinar los requerimientos de materiales a largo plazo y los programas de liberación. Después, el requerimiento y el programa de liberación se utilizan para la negociación de las compras, la contratación, la coordinación del equipo de transporte y el programa de entregas. (JORDI PAUICOS,RICARDO DE NAVASCUES Y GASCA, 1997) 28 5.2.3 DE VENTAS Transacciones y tecnología La interacción que existe entre el vendedor y el comprador acentúa la posibilidad de desarrollar un procedimiento adecuado y eficaz para llevar a cabo el proceso de ventas, el cual varía de acuerdo a las características de los clientes, de los vendedores, etc. Sin embargo, se sigue un proceso general cuando se trata de vender productos; este proceso consta de los siguientes pasos. 1. Actividades de preventa. Se tiene en cuenta la certeza de que la persona de ventas esté preparada, es decir, que está relacionada con el producto, el mercado y las técnicas de venta. 2. Localización de clientes potenciales. El vendedor diseñara un perfil de cliente; par esto se ayudara a través de la consulta de los registros de los clientes pasados y actuales para obtener una lista de personas o empresas que son clientes potenciales. Otros medios para obtener una lista de prospectos son: Los gerentes de ventas en forma usual les preparan una lista. Los clientes actuales pueden sugerir algunas pistas Los usuarios actuales pueden desear modelos mas recientes o diferentes del producto El vendedor puede elabora una lista de usuarios de productos de la competencia. FIGURA 8 SERVICIO AL CLIENTE 29 Internet Actividades mediante el uso de internet 3. Estrategias de ventas: son algunas prácticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, método de distribución, créditos y cobros, servicio mecánico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. 4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crédito y ha contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribución de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. 5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el año. 6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hábitos de compra y su aceptación del producto o servicio es fundamental para una buena administración de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carácter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el análisis y la investigación de ventas, estudios estadísticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operación. 7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fábrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promoción y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboración con los comerciantes. 8. Planeación de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeación de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribución física; el personal de ventas, las fechas de los planes de producción, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. 30 9. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecánicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tácticas y normas de la compañía y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. (Berenguer, J. y Ramos, J., 2003) 5.2.4 DE TRANSPORTE Transacciones y tecnología a) RFID (identificación por radiofrecuencia) Es una segunda forma de tecnología de radiofrecuencia. Puede ser utilizada para identificar un contenedor o su contenido mientras avanza por la planta o se encuentra en el transporte, esto mediante la implantación de un chip con un código electrónico en el contenedor o caja. Los chips RFID pueden ser activos o pasivos. 1. Activos Emiten sin cesar ondas de radios para localizar el producto en un almacén o tienda y emplean receptores ubicados en todo el inmueble. La tecnología de chips activos es buena para localizar los productos en una planta, al igual que para identificar cuando entran y salen de esta. 2. Pasivos Solo responden cuando reciben un estímulo electrónico al pasar el producto por una puerta relativamente pequeña que tiene scanner incorporados. Actualmente, la aplicación más importante de RFID es la logística de transporte. El uso de esta tecnología permitiría tener localizado cualquier producto dentro de la cadena de suministro. (José Alejandro RM, 2005) Requisitos sobre RFID para su uso en logística 31 Desde enero de 2005, Wal-Mart ha puesto como requisito a sus 100 principales proveedores que apliquen etiquetas RFID en todos sus envíos. Para poder cumplir el requisito, los fabricantes usan codificadores/impresoras RFID para etiquetar las cajas y palés que requieren etiquetas EPC para Wal-Mart. Estas etiquetas inteligentes son producidas integrando el RFID dentro del material de la etiqueta, e imprimiendo el código de barras y otra información visible en la superficie de la etiqueta. (Correa, A., Álvarez, C. y Gómez, R., 2010) FIGURA 9 RFID PARA SU USO EN LOGISTICA b) GPS El Global Positioning System ( GPS ) o Sistema de Posicionamiento Global (más conocido con las siglas GPS ; su nombre más correcto es NAVSTAR GPS ) es un Sistema Global de Navegación por Satélite (GNSS) el cual permite determinar en todo el mundo la posición de un objeto, una persona, un vehículo o una nave, con una precisión hasta de centímetros usando GPS diferencial, aunque lo habitual son unos pocos metros. El sistema fue desarrollado e instalado, y actualmente es operado, por el Departamento de Defensa de los Estados Unidos. Actualmente se utilizan los sistemas GPS para localizar camiones con la carga. Es una de las tecnologías más usadas actualmente. (KELL B. ZANDIN, 1999) 32 FIGURA 10 TRANSPORTE: PLANIFICACION DE RUTAS+GPS c) TMS (Sistema de gestión de Transporte) La mayoría de los responsables en la toma de decisiones están muy ocupados pensando en sus clientes y productos para preocuparse aún más sobre cómo efectúan el transporte de un punto a otro. En los últimos tiempos esto ha cambiado, a pesar de todo, por razones que le son muy familiares a cualquier persona que tenga un automóvil. Los crecientes costes del combustible generan tasas de transporte cada vez más altas y ansiedad sobre los gastos derivados del mismo entre los directivos sénior. Lo que muchos ejecutivos están aprendiendo, no obstante, es que un poco más de rigor en la planificación y ejecución de los envíos pueden reportar satisfactorios beneficios. Fomentar una mejor relación con los transportistas Muchas compañías medianas llevan sus envíos a cualquier transportista que tenga capacidad ese mismo día. Pero si consolida los envíos con un número limitado de transportistas específicos, puede negociar tarifas reducidas. Las aplicaciones de optimización de ofertas (también conocidas como sistemas de obtención de transporte) pueden ayudarle en ese proceso al asistirle en la gestión de información detallada sobre sus patrones de envío y en la comparación de ofertas de proveedores en competencia. Compartir las previsiones de envío con los transportistas también puede reducir la factura de transporte al permitirles planificar por adelantado. "Básicamente, se está transformando en un cliente de bajo coste para ese transportista y, a cambio, le recompensará con tarifas más reducidas". (R, Urzelai, 2006) 33 Automatización de las operaciones de envío Un sistema de administración del transporte (TMS), como la Ejecución de la cadena de suministro para Microsoft Dynamics AX (en inglés), puede revisar el conjunto de envíos de todo un día y encontrar automáticamente la combinación menos cara de carga, ruta y transportista. "Esto podría aliviar los costes más importantes". (Ballou, R., 2004). Además, al reducir las tareas de trabajo intensivo como la confirmación de la disponibilidad y la colocación de los pedidos de envío, un TMS proporciona tiempo para actividades más estratégicas. Las compañías que usan un TMS para automatizar sus interacciones con los fletadores y para enviar las previsiones de envío de los transportistas con dos semanas de adelanto han mantenido unos costes de transporte equilibrados durante los últimos años. Las empresas que no emplean este tipo de medidas han visto cómo se elevan sus costes de transporte en una media del ocho por ciento. (Loera., Emiliano Espinosa, 2001) Beneficios de automatizar las operaciones de envió: Ayuda a que los transportistas mantengan sus promesas. Al ilustrar los datos en el TMS, puede crear un "cálculo de transportistas" que supervise si los fletadores cumplen con los compromisos establecidos de capacidad y precio. Costes de transporte equilibrados. (Escobar, J., 2006) . 34 FIGURA 11 TRANSICIÓN A LAS REDES ADMINISTRADAS REGIONALMENTE 35 FIGURA 12 Sistema de gestión de Transporte 5.2.5. DE ALMACENAJE Transacciones y tecnología a) Escaneo o código de barras Este es el método de identificación del producto que más se utiliza en la actualidad. Un código de barras es un grupo de líneas verticales solidas que se imprimen juntas sobre una etiqueta. El ancho entre el espacio de las líneas puede variar para crear así un código único; es decir, el ancho de los espacios y su disposición se usa para representar una letra, un símbolo o un número. Un escáner que hace pasar un haz de luz intensa a lo largo de la etiqueta lee el código de barras. Los espacios entre las barras reflejan la luz, los detectores la interpretan para obtener información útil y se transmitirá a un computador o un controlador para que este a su vez ejecute la acción de rastreo. (Jones, 2006) 36 FIGURA 13 ETIQUETA LOGISTICA Hay una gran variedad de scanners en el mercado. Entre los cuales están: 1. Laser de helio-neón 2. Diodo laser 3. Infrarrojo Rastreo del producto El rastreo del producto es el desarrollo lógico que surge de combinar la tecnología de identificación de productos con las extensas capacidades de almacenamiento de registros, análisis y procesamiento de datos que tienen las computadoras. (Harnsberger, J., 1997) 37 FIGURA 14 Rastreo del producto FIGURA 15 COMO SE USA LA IDENTIFICACION DEL PRODUCTO PARA CONTROLAR EL MOVIMIENTO 38 FIGURA 16 OPERACIONES ELEMENTALES DE IDENTIFICACION Sistema de radiofrecuencia Un sistema de gestión de almacenes con radiofrecuencia, diseñado de acuerdo a los actuales retos logísticos, y verdaderamente automático, transforma radicalmente la explotación del almacén instalando un modelo logístico nuevo y avanzado, basado en la planificación continua, el seguimiento de la actividad y el inventario en tiempo real, la organización basada en un organigrama plano, la optimización de la actividad y la práctica desaparición de las actividades administrativas. (Correa, A., Álvarez, C. y Gómez, R., 2010) Beneficios de un sistema de gestión de almacenes con radiofrecuencia son: Reducción de trabajos administrativos. La eliminación de documentos de trabajo (listados de preparación, reposición. Reduce los trabajos administrativos al desaparecer las tareas de emisión-distribución de los mismos. Disminución de errores por: a. Claridad en las órdenes. b. Control total de cada tarea (chequeo con lector láser de pallet y/o ubicación). c. Seguimiento pormenorizado de la actividad de cada operario. 39 Lo que producirá una reducción de: a. Las anomalías y trabajos generados por errores en la ubicación de referencias. b. El coste de supervisión de pedidos. c. Las reclamaciones de clientes (Frazelle, E. y Rojo, R., 2006) FIGURA 17 COMUNICACIÓN EN ALMACENES FIGURA 18 SAP–WMS “GESTIÓN DE ALMACÉN” 40 FIGURA 19 SISTEMA DE RADIOFRECUENCIA FIGURA 20 GESTION DE UBICACIONES 41 LEYENDA: 1. Facturación 2. Movimiento 4. Peso 6. un-sellado 7. Descarga 10. Descarga 11. Sellado Programación 13. De salida FIGURA 21 SAP (Systeme, Anwendungen and Produkte) (Sistemas, Aplicaciones y Productos) 42 4. CONCLUSION Utilizando eficientemente la tecnología de la información se pueden obtener ventajas competitivas, pero es preciso encontrar procedimientos acertados para mantener tales ventajas como una constante, así como disponer de cursos y recursos alternativos de acción para adaptarlas a las necesidades del momento, pues las ventajas no siempre son permanentes. El sistema de información tiene que modificarse y actualizarse con regularidad si se desea percibir ventajas competitivas continuas. El uso creativo de la tecnología de la información puede proporcionar a los administradores una nueva herramienta para diferenciar sus recursos humanos, productos y/o servicios respecto de sus competidores. Las tecnologías de la información representan una herramienta cada vez más importante en los negocios, sin embargo el implementar un sistema de información de una empresa no garantiza que ésta obtenga resultados de manera inmediata o a largo plazo. En la implementación de un sistema de información intervienen muchos factores siendo uno de los principales el factor humano. La correcta utilización de estas tecnologías permite a las empresas tener un mayor crecimiento y mejorar su logística interna con la correcta comunicación entre sus departamentos. La base de cualquier sistema de información de la cadena de suministro de una empresa son los sistemas ERP y de ejecución, que aportan la base de datos y las transacciones para iniciar las actividades de la cadena de suministro. Las empresas dedican mucho énfasis a la implementación de estas tecnologías por el enorme beneficio de expansión que se tienen. 43 BIBLIOGRAFÍA Aguilera, A. y Riascos, S. (2009). Direccionamiento estratégico apoyado en las TIC. Obtenido de http://www.icesi.edu.co/revistas/index.php/estudios_gerenciales/article/view/385/html Ballou, R. (2004). Logística: Admi- nistración de la cadena de sumi- nistro (5th ed.). 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