FCPT6S_Utiliza_Hojas_Calculo_Contextos_Laborales.pdf
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COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORADirector General Mtro. Julio Alfonso Martínez Romero Director Académico Ing. Arturo Sandoval Mariscal Director de Administración y Finanzas C.P. Jesús Urbano Limón Tapia Director de Planeación Ing. Raúl Leonel Durazo Amaya UTILIZA HOJA DE CÁLCULO EN CONTEXTOS LABORALES Módulo de Aprendizaje. Copyright ©, 2011 por Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora todos los derechos reservados. Primera edición 2011. Impreso en México. DIRECCIÓN ACADÉMICA Departamento de Desarrollo Curricular Blvd. Agustín de Vildósola, Sector Sur Hermosillo, Sonora. México. C.P. 83280 COMISIÓN ELABORADORA: Elaborador: María Enedina Duarte Camacho Revisión Disciplinaria: Ricardo Revilla Reyes Corrección de Estilo: Flora Inés Cabrera Fregoso Apoyo Metodológico: María Enedina Duarte Camacho Supervisión Académica: Mtra. Luz María Grijalva Díaz Diseño: María Jesús Jiménez Duarte Edición: Francisco Peralta Varela Coordinación Técnica: Claudia Yolanda Lugo Peñúñuri Diana Irene Valenzuela López Coordinación General: Ing. Arturo Sandoval Mariscal Esta publicación se terminó de imprimir durante el mes de diciembre de 2011. Diseñada en Dirección Académica del Colegio de Bachilleres del Estado de Sonora Blvd. Agustín de Vildósola; Sector Sur. Hermosillo, Sonora, México La edición consta de 1,342 ejemplares. 2 PRELIMINARES DATOS DEL ALUMNO Nombre: _______________________________________________________________ Plantel: __________________________________________________________________ Grupo: _________________ Turno: _____________ Teléfono:___________________ E-mail: _________________________________________________________________ Domicilio: ______________________________________________________________ _______________________________________________________________________ Ubicación Curricular COMPONENTE: HORAS SEMANALES: FORMACIÓN PARA EL TRABAJO 04 CAPACITACIÓN PARA EL TRABAJO: INFORMÁTICA CRÉDITOS: 08 PRELIMINARES 3 4 PRELIMINARES Índice Presentación ......................................................................................................................................................... 7 Mapa de asignatura .............................................................................................................................................. 8 BLOQUE 1: MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL ............................................................9 Secuencia Didáctica 1: Introducción a la Hoja Electrónica ...............................................................................10 • ¿Qué es una Hoja Electrónica? ..................................................................................................................11 • Aplicaciones de la hoja de cálculo .............................................................................................................16 • Estructura de la Hoja de cálculo ................................................................................................................17 • Formas de acceder a Microsoft Excel ........................................................................................................18 • Operaciones básicas ..................................................................................................................................22 • Introducción y modificación de datos ........................................................................................................25 Secuencia Didáctica 2: Diseño de una Hoja de cálculo ....................................................................................30 • Planeación de la hoja de cálculo ................................................................................................................31 • Trabajo con celdas, columnas y filas .........................................................................................................35 • Bloques de celdas ......................................................................................................................................38 • Manipulando celdas....................................................................................................................................40 • Ordenar datos .............................................................................................................................................48 • Libros y hojas de cálculo ............................................................................................................................49 • Formato de celdas ......................................................................................................................................54 • Revisa tu Hoja de Cálculo antes de imprimir .............................................................................................61 BLOQUE 2: APLICA FÓRMULAS Y FUNCIONES EN EXCEL .............................................................. 73 Secuencia Didáctica 1: Aplicación de fórmulas y funciones .............................................................................74 • Fórmulas y funciones .................................................................................................................................75 • Elementos de una Fórmula .........................................................................................................................76 • Aplicación de fórmulas ...............................................................................................................................83 • Manejo de funciones...................................................................................................................................93 Secuencia Didáctica 2: Gráficos en Excel .......................................................................................................110 • Introducción a Gráficos ..............................................................................................................................115 • Planeación de un gráfico ..........................................................................................................................116 • Galería de gráficos ....................................................................................................................................118 • Aplicación de gráficos................................................................................................................................119 • Elementos de un gráfico ............................................................................................................................122 • Pasos para crear un gráfico.......................................................................................................................122 • Personalización de gráficos .......................................................................................................................124 BLOQUE 3: UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL ................................................................ 149 Secuencia Didáctica 1: Aplicaciones avanzadas de Excel ................................................................ .......................................................................... .......................................... 150 • Errores en el manejo de fórmulas ..............................................................................................................151 • Validación de datos....................................................................................................................................155 • Buscar objetivos en Excel ..........................................................................................................................163 • Auditorias ...................................................................................................................................................165 • Tablas de Excel .........................................................................................................................................169 • Crear un resumen de datos .......................................................................................................................181 • Crear una tabla dinámica ...........................................................................................................................182 Secuencia Didáctica 2: Macros ........................................................................................................................193 • Introducción a Macros ...............................................................................................................................194 • Crear una macro automáticamente ...........................................................................................................194 • Ejecutar una macro ....................................................................................................................................195 • Guardar archivos con Macros ...................................................................................................................202 • Abrir un archivo Macro ...............................................................................................................................203 PRELIMINARES 5 Índice (continuación) Secuencia Didáctica 3: Importar y exportar datos en Excel ........................................................................... 207 • Importar y exportar datos en Excel .......................................................................................................... 208 • Utilizar el asistente para importar texto ..................................................................................................... 209 • Sección Conexiones.................................................................................................................................. 212 • Importar textos de Word a Excel ............................................................................................................... 214 • Importar datos de Excel a Word ............................................................................................................... 215 • Importar datos de Excel para Access ....................................................................................................... 216 • Importar de una página Web a Excel ....................................................................................................... 218 • Importar desde otras fuentes .................................................................................................................... 219 • Importar desde otros programas ............................................................................................................. 219 • Exportar libro ............................................................................................................................................. 220 • Hipervínculos ............................................................................................................................................ 221 • Pegado Especial ....................................................................................................................................... 222 Bibliografía ........................................................................................................................................................ 226 6 PRELIMINARES Presentación “Una competencia es la integración de habilidades, conocimientos y actitudes en un contexto específico”. El enfoque en competencias considera que los conocimientos por sí mismos no son lo más importante, sino el uso que se hace de ellos en situaciones específicas de la vida personal, social y profesional. De este modo, las competencias requieren una base sólida de conocimientos y ciertas habilidades, los cuales se integran para un mismo propósito en un determinado contexto. El presente Módulo de Aprendizaje de la asignatura Utiliza Hoja de Cálculo en Contextos Laborales, aborales es una herramienta de suma importancia, que propiciará tu desarrollo como persona visionaria, competente e innovadora, características que se establecen en los objetivos de la Reforma Integral de Educación Media Superior que actualmente se está implementando a nivel nacional. El Módulo de aprendizaje es uno de los apoyos didácticos que el Colegio de Bachilleres te ofrece con la intención de estar acorde a los nuevos tiempos, a las nuevas políticas educativas, además de lo que demandan los escenarios local, nacional e internacional; el módulo se encuentra organizado a través de bloques de aprendizaje y secuencias didácticas. Una secuencia didáctica es un conjunto de actividades, organizadas en tres momentos: Inicio, desarrollo y cierre. En el inicio desarrollarás actividades que te permitirán identificar y recuperar las experiencias, los saberes, las preconcepciones y los conocimientos que ya has adquirido a través de tu formación, mismos que te ayudarán a abordar con facilidad el tema que se presenta en el desarrollo, donde realizarás actividades que introducen nuevos conocimientos dándote la oportunidad de contextualizarlos en situaciones de la vida cotidiana, con la finalidad de que tu aprendizaje sea significativo. Posteriormente se encuentra el momento de cierre de la secuencia didáctica, donde integrarás todos los saberes que realizaste en las actividades de inicio y desarrollo. En todas las actividades de los tres momentos se consideran los saberes conceptuales, procedimentales y actitudinales. De acuerdo a las características y del propósito de las actividades, éstas se desarrollan de forma individual, binas o equipos. Para el desarrollo del trabajo deberás utilizar diversos recursos, desde material bibliográfico, videos, investigación de campo, etc. La retroalimentación de tus conocimientos es de suma importancia, de ahí que se te invita a participar de forma activa, de esta forma aclararás dudas o bien fortalecerás lo aprendido; además en este momento, el docente podrá tener una visión general del logro de los aprendizajes del grupo. Recuerda que la evaluación en el enfoque en competencias es un proceso continuo, que permite recabar evidencias a través de tu trabajo, donde se tomarán en cuenta los tres saberes: el conceptual, procedimental y actitudinal con el propósito de que apoyado por tu maestro mejores el aprendizaje. Es necesario que realices la autoevaluación, este ejercicio permite que valores tu actuación y reconozcas tus posibilidades, limitaciones y cambios necesarios para mejorar tu aprendizaje. Así también, es recomendable la coevaluación, proceso donde de manera conjunta valoran su actuación, con la finalidad de fomentar la participación, reflexión y crítica ante situaciones de sus aprendizajes, promoviendo las actitudes de responsabilidad e integración del grupo. Nuestra sociedad necesita individuos a nivel medio superior con conocimientos, habilidades, actitudes y valores, que les permitan integrarse y desarrollarse de manera satisfactoria en el mundo social, profesional y laboral. Para que contribuyas en ello, es indispensable que asumas una nueva visión y actitud en cuanto a tu rol, es decir, de ser receptor de contenidos, ahora construirás tu propio conocimiento a través de la problematización y contextualización de los mismos, situación que te permitirá: Aprender a conocer, aprender a hacer, aprender a ser y aprender a vivir juntos. PRELIMINARES 7 BLOQUE 1 Maneja la hoja de electrónica de Excel UTILIZA HOJA DE CÁLCULO EN CONTEXTOS LABORALES BLOQUE 3 Utiliza técnicas avanzadas en Excel BLOQUE 2 Aplica fórmulas y funciones en Excel 8 PRELIMINARES Maneja la hoja de electrónica de Excel. Competencias profesionales: 1. 2. Desarrolla documentos electrónicos, de acuerdo con los requerimientos establecidos (software). Localiza, obtiene información y se comunica utilizando las tecnologías de la información y de la comunicación (software). Unidad de competencia: Emplea programas que permitan hacer diseños de Hojas electrónicas, de acuerdo con los requerimientos establecidos (software), desarrollando conocimientos, destrezas y una actitud responsable en el uso de las herramientas básicas del programa de Excel, como recurso de apoyo para resolver problemas de diseño que favorezcan las expectativas laborales, académicas y cotidianas. Atributos a desarrollar en el bloque: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. 15. 16. Enfrenta las dificultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y debilidades. Administra los recursos disponibles teniendo en cuenta las restricciones para el logro de sus metas. Elige alternativas y cursos de acción con base en criterios sustentados y en el marco de un proyecto de vida. Aplica distintas estrategias comunicativas según quienes sean sus interlocutores, el contexto en el que se encuentra y los objetivos que persigue. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo cómo cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Utiliza las tecnologías de la información y comunicación para procesar e interpretar información. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimiento. Articula saberes de diversos campos y establece relaciones entre ellos y su vida cotidiana. Identifica las actividades que le resultan de menor y mayor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción con pasos específicos. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas de manera reflexiva. Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta Dentro de distintos equipos de trabajo. Tiempo asignado: 20 horas Secuencia didáctica1. Introducción a la hoja Electrónica. Inicio Actividad: 1 Desarrolla lo que se pide y, posteriormente, participa en un debate grupal. 1. ¿Qué es una hoja de cálculo? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ 2. ¿Qué utilidad tiene elaborar hojas de cálculo mediante aplicaciones de cómputo? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Dónde tiene su aplicación el uso de hojas de cálculo? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ 4. ¿Qué actividades puede desarrollar un estudiante en la hoja de Excel? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ Actividad: 1 Conceptual Reconoce la utilidad de una Hoja de Cálculo. Autoevaluación Evaluación Producto: Cuestionario. Saberes Procedimental Identifica la utilidad de la Hoja de Cálculo. C MC NC Puntaje: Actitudinal Atiende las indicaciones del docente, para la resolución del cuestionario. Calificación otorgada por el docente 10 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Desarrollo ¿Qué es una Hoja Electrónica? Las hojas electrónicas, conocidas como hojas de cálculo tienen su origen a partir de enormes hojas tabulares en las cuales se llevaba el registro manual de las operaciones diarias que realizaban los mercaderes en la antigüedad; en estas hojas se detallaba el uso y origen que se daba al dinero así como los conceptos que identificaban la entrada y salida del mismo. Tomando como base este principio, y a partir del auge de la computación, se desarrollaron programas integrados que permitieron adecuar las características de las hojas tabulares, dando como resultado un proceso automatizado de la información, lo cual dio origen a las hojas de cálculo. Los avances tecnológicos han dado como resultado diversas versiones hasta llegar al software actual. Observa cada uno de los aspectos de dicha evolución a partir de lo que se muestra en el siguiente esquema. En un principio, la utilización de las hojas de cálculo se centraba en el área de la economía, pero con el paso del tiempo, su aplicación se amplió a otras actividades como: ventas, finanzas, contabilidad, estadística, industria, educación, ingeniería, medicina y cualquier campo en que se maneje datos. Se aplica en diversas situaciones que requieren de un proceso detallado y automatizado de la información, tales como una oficina, la escuela o bien un negocio, de tal forma que lo mismo te permite llevar un control de ventas, la relación de los gastos que se han generado en tu casa o encontrar el área de un triángulo, etc. BLOQUE 1 11 Una hoja de cálculo te ayuda a solucionar, de una manera rápida y eficiente, situaciones que involucran no sólo el tratamiento de información sino también el comportamiento que tienen dichos datos. Además, existen otros elementos con los que cuenta este software como, por ejemplo, las gráficas que permiten mostrar los resultados de una manera clara y atractiva. Dominar una hoja de cálculo es de vital importancia en el control de la información, y su manejo te abrirá las puertas en tu futuro productivo porque tendrás la aptitud y competencia que el sector laboral exige en estos tiempos. 12 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 2 Mediante investigación bibliográfica, en binas desarrolla lo que se pide a continuación y posteriormente, participa en un debate grupal. a) ¿Cómo se define una “hoja de cálculo”? _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ b) Pregunta a cinco personas sobre el conocimiento que tienen de la hoja de cálculo y completa la información que se pide en la siguiente tabla. Pregunta: A un profesor de Biología ¿Cómo lo define? ¿De qué forma lo aplica? A un Contador público A una persona que labora en control escolar A un compañero del tercer semestre Alguno de tus familiares BLOQUE 1 13 Actividad: 2 (continuación) c) Realiza una investigación sobre las características de tres hojas de cálculo, de acuerdo a los nombres que se te indican en la siguiente tabla: Nombre de la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 Características Quattro Pro Excel d) Investiga en tu comunidad, sobre el uso que dan a la hoja de cálculo las diferentes Posteriormente, completa la siguiente tabla con la información que se solicita. Institución Dependencia de gobierno Áreas en las que se utiliza instituciones. ¿Para qué se utiliza? Empresa educativa Empresa Privada Sector salud 14 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 2 (continuación) e) Redacta un ensayo en el que comentes la importancia que tiene para las instituciones investigadas, el uso y aplicación de la hoja de cálculo. _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ Actividad: 2 Conceptual Reconoce las aplicaciones de la hoja electrónica. Coevaluación Evaluación Producto: Trabajo de investigación. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Identifica, en diferentes contextos, Muestra interés e iniciativa al las aplicaciones de la hoja realizar el trabajo. electrónica. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 15 Aplicaciones de la hoja de cálculo. En la actualidad concebir una empresa, institución educativa o dependencia de gobierno, entre otras, sin una computadora, no es factible, ya que la mayoría de las actividades que se llevan a cabo en estas entidades se realizan de manera automatizada y eso implica el uso de equipos de cómputo. Sin embargo, se debe recordar que una computadora, por sí sola, no puede hacer nada, puesto que necesita de programas y usuarios para poder realizar las tareas requeridas. Uno de estos programas es la Hoja de Cálculo. Con ella tu profesor podría llevar un control de los aspectos que deben evaluarse durante el semestre; crear sus propios apuntes y ayudas de clase, y resolver ecuaciones, problemas y trabajos de investigación fácilmente; el estudiante puede preparar mejor sus deberes o tareas escolares con esta aplicación de hojas de cálculo; el profesionista entregará sus reportes, cotizaciones y proyectos con una calidad excepcional, incluyendo gráficos y diversos escenarios dependientes de variables como cantidades, costos etc.; el comerciante realizará listas de precios y controles de inventarios; o bien, una empresa encontraría un eficiente auxiliar para el control de sus inventarios y de esta manera determinar qué productos se están vendiendo y cuáles no; Para un despacho contable sería una manera de llevar un control de los aspectos fiscales de cada uno de sus clientes, ya que antes tenían que almacenar una gran cantidad de libros contables, actualmente pueden generar sus balances y estados de pérdidas y ganancias en archivos que no ocupen mucho espacio y que son fáciles de consultar, analizar y actualizar entre otras tantas actividades.; el médico puede llevar el control de sus ingresos y egresos, y cuenta con una programa ideal para calcular los ingredientes de sus fórmulas medicinales, el abogado tendrá a la mano una extraordinaria herramienta para llevar en orden el control de sus cuentas bancarias; la secretaria realizará controles de pagos, controles de tiempo y asistencia de los empleados, y escritos técnicos de gran calidad. Pero para ti será la llave que te permita ser un enlace entre cada uno de este tipos de usuarios ya que contarás con los conocimientos necesarios para sugerir o dar soluciones a situaciones que involucren su uso. Lo primero que debes conocer en torno a la hoja electrónica es que se utiliza en diferentes campos de la ciencia, en el ámbito empresarial y hasta el personal, pues sus aplicaciones son tan prácticas y sencillas, que te permitirá manejar con comodidad el programa, posteriormente la forma de diseñar una hoja de cálculo a partir de la captura de la información que en ésta se manejará, el formato que se aplicará a los datos contenidos, la aplicación de fórmulas y funciones para realizar cálculos, y, finalmente mostrar mediante gráficos una representación visual de los datos editados en ellas. 16 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Estructura de la Hoja de cálculo. Una hoja de cálculo es una superficie compuesta de filas y columnas, cuya intersección recibe el nombre de celda: el lugar donde se puede capturar datos numéricos, alfanuméricos, fórmulas matemáticas y mostrar el resultado numérico de las fórmulas. Las columnas se reconocen mediante una letra y las filas por un número. La utilización de las hojas electrónicas de cálculo ofrece diversas ventajas, como realizar cálculos matemáticos, financieros, estadísticos, manipular datos, realizar operaciones aritméticas, crear fórmulas, presentar informes, representar gráficamente los datos ingresados con mayor rapidez y exactitud. Con estas aplicaciones es posible vincular celdas para recalcular los datos de manera automática y con facilidad; además tiene la capacidad de simplificar o evitar fórmulas complejas y de aplicar formatos personalizados a la información. Gracias a la rigurosa organización de los datos se facilita el análisis y la representación de los resultados en forma gráfica. Mediante el proceso de impresión se obtienen reportes de toda o parte de la información. Además, la eficiencia de las hojas electrónicas de cálculo aumenta al tener un interfaz de fácil manejo, que se relaciona amigablemente, es un programa que facilita la comunicación con el usuario. El propósito general de la hoja electrónica de cálculo, es procesar fórmulas y funciones. Además es una herramienta increíblemente útil para tareas tan sencillas como hacer el balance de un libro de cuentas o mucho más complejas. Esta hoja de cálculo no sólo sustituye el papel de cuentas de un libro contable con sus limpias columnas y filas, sino que también puede realizar cambios en sus números y cálculos sin tener que reescribir cuidadosamente toda la hoja de cálculo. Las áreas de mayor aplicación de la hoja de cálculo son: Planificación y análisis financiero. Análisis contable. Control de balances. Estudios de presupuestos. Previsiones de ventas. Análisis estadísticos. También puedes crear gráficos con números, más fácilmente que como lo harías a mano, y de la misma manera puedes intercambiar información con otros programas como Microsoft Word, PowerPoint y Access para que pueda ser presentada a otros, en cualquier formato. Además de Excel existen otros programas orientados al mismo uso, entre los cuáles podemos mencionar: Quatro Pro, Lotus 1-2-3 para Windows y MS Works. BLOQUE 1 17 Formas de acceder a Microsoft Excel. Existen diferentes formas de iniciar con Microsoft Excel. Dos formas básicas son: 1. Seleccionar el botón Inicio → Programas → Microsoft Office →Microsoft Excel 2010 2. Seleccionar el icono de Excel en el escritorio de trabajo de Windows Al ingresar a Excel, se muestra la ventana principal del programa conocida como ambiente o entorno de trabajo, donde se genera automáticamente un libro con tres hojas de cálculo (archivo denominado en Excel libro de trabajo), en las cuales se puede trabajar incorporando datos diversos para ejecutar cálculos, y se puede modificar en todo momento si así se requiere. En estas hojas de cálculo se pueden observar columnas y filas, que se asemejan a las que contienen las páginas de un libro de contabilidad. Es muy útil poder tener varias hojas de cálculo en un solo libro de trabajo, pues de esa manera se organiza mejor la información con la que se trabaja y se localizan datos más rápidamente. Por ejemplo, se puede tener un solo libro con varias hojas para organizar las tareas, una para las tareas de la asignatura de Informática, otra con las tareas de Química y así para cada asignatura. La ubicación de los botones en los libros de trabajo facilita el manejo de las hojas de cálculo con precisión y la obtención de resultados inmejorables en los cálculos. 18 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 3 De manera individual realiza el siguiente ejercicio. 1. Escribe el nombre y función de los componentes de la ventana principal de Excel, que se indican en la figura y que lleva como título “Componentes de la ventana”: 1 2 7 3 6 4 Num 1 2 3 4 5 6 7 Nombre 5 5 Función BLOQUE 1 19 Actividad: 3 (continuación) 2. Desarrolla lo que se solicita a continuación. a) ¿Qué es una referencia de celda? ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ b) ¿Qué es una dirección de celda? ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ c) ¿Qué un rango? ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ 3. Lee el tema “Aplicaciones de la hoja de cálculo”. Posteriormente explica cual es la utilidad, que le dan a la hoja de cálculo los siguientes usuarios. ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ Ingeniero ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ Licenciado en derecho ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________________ Químico Biólogo. 20 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 3 (continuación) Médico. ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ Comerciante. ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ Contador público. ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ Maestro ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________________________ Estudiante Actividad: 3 Conceptual Identifica los componentes de trabajo de la ventana de Excel. Autoevaluación Evaluación Producto: Trabajo de investigación. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Diferencia los componentes de la Es responsable y atento al ventana de trabajo de Excel. desarrollar la actividad solicitada. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 21 Operaciones básicas. Como en todos los programas, es importante que se dominen las operaciones básicas, las cuales son sencillas y fundamentales para obtener buenos resultados. Estas operaciones se encuentran en el botón office, pero el usuario puede integrarlas en la barra de herramientas de acceso rápido desplegando la flecha para personalizar y elegir las operaciones requeridas. Cómo crear un Hoja de cálculo Si se va a crear un archivo nuevo, existen dos formas diferentes de hacerlo: a. Por medio del botón de office en el menú Archivo. b. Activando el ícono La primera alternativa, luego de elegir la opción Nuevo, te presentará una ventana que contiene las plantillas disponibles y plantillas de Office.com como soluciones de hojas de cálculo. Excel es una herramienta muy potente en la que además de crear hojas de cálculo te ofrece una variedad de plantillas predeterminadas tales como: facturas, formatos de pedidos e informes de gastos, las cuales se pueden adaptar de acuerdo a las necesidades. Aunque las plantillas ya están predefinidas, Excel da la posibilidad de personalizarlas de acuerdo a las necesidades de cada quien. 22 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Al crear un nuevo libro, se debe seleccionar en plantillas disponibles, el ícono identificado como Libro en blanco. En cuanto a formatos predeterminados, están las plantillas de Office.com cuyo diseño reconoce espacios y formatos que satisfacen ciertos requerimientos. Entre ellas se encuentran a elegir: FACTURA, INFORME DE GASTOS Y INVENTARIOS, entre otras. Una vez seleccionada la plantilla deseada, dar clic en crear. BLOQUE 1 23 Abrir una Hoja de Cálculo Una de las ventajas de trabajar con hojas de cálculo consiste en la posibilidad de acceder a ellas, todas las veces que se requiera, con el fin de consultar o modificar la información. Para abrir la Hoja de Cálculo: 1. Hacer clic en la pestaña Archivo continuación, hacer clic en Abrir. y, a 2. En el panel izquierdo del cuadro de diálogo Abrir una Hoja de cálculo, hacer clic en la unidad o carpeta que contiene el archivo que se desea. 3. En el panel derecho del cuadro de diálogo Abrir una Hoja de cálculo, abrir la carpeta que contiene la publicación que se desea. 4. Hacer clic en el archivo que se desee y, a continuación, hacer clic en Abrir. Guardar una Hoja de Cálculo Cuando realizas un trabajo escolar, apoyándote de una computadora, la sugerencia es que guardes esta información en los medios de almacenamiento con los que cuentes (disco duro, memoria USB, CD ROM, etc.), para que posteriormente puedas consultarla, modificarla y desde luego utilizarla. Existen dos formas de guardar una hoja de cálculo: Guardar y Guardar como... La opción de Guardar te permite, además de grabar tu hoja de cálculo una vez que la hayas creado, actualizarla cada vez que realices modificaciones en la misma. 1. Hacer clic en la pestaña Archivo y, a continuación, hacer clic en Guardar. 2. Después de activar la opción Guardar, se desplegará el cuadro de diálogo Guardar como... en él se especifica qué nombre llevará el libro y en dónde se desea guardar. Salir de Microsoft Excel 1. 2. Ir a Menú ARCHIVO → SALIR Hacer clic sobre la “X” de los BOTONES DE CONTROL 24 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Introducción y modificación de datos. Cuando se trabaja con una hoja de Excel, una celda se resalta para mostrar la posición del cursor. La dirección de la celda (descrita por la letra de columna y el número de filas) se despliega en el cuadro de nombre. Cuando esté resaltada la celda en donde se van a introducir los datos, simplemente se comienza a escribir, se oprime la tecla Enter (intro/entrar), con esto se colocarán los datos en la celda. Si ya no se desea esa información bastará con presionar la tecla ESC o hacer clic en el botón cancelar (representado por una “X” y ubicado en la barra de fórmulas). Excel reconoce muchos tipos de datos: texto, números, fechas, horas, fórmulas, y funciones. Los números, por omisión, se alinean a la derecha, una cifra numérica puede comenzar: con un número, con el carácter más (+), con el carácter menos (-), o, con un punto; el programa supone que es un valor numérico. Los textos en Excel son pequeños rótulos de texto de tipo alfabético que se pueden combinar con letra u otro carácter que no sea igual (=), más (+), y menos (-). Un texto puede iniciar con una letra, una coma (,) o un asterisco (*). Los rótulos de texto se alinean a la izquierda, pero éstos pueden cambiarse. Las fórmulas o funciones siempre comienzan con el signo (=). En las celdas a veces aparecen otros datos, como resultado de una fórmula, estos datos son avisos del programa y siempre van en mayúsculas rodeados de símbolos de admiración y precedidos a veces, de un signo de gato. Por ejemplo #¡VALOR!, ######### que significa que el valor es muy grande que no cabe en la celda, y ésta se tiene que agrandar. Cuando te marca ¡ERROR!. Significa que algo anda mal y debes corregir la celda que lo causa. BLOQUE 1 25 Actividad: 4 Escribe dentro del paréntesis, la letra que corresponda a la respuesta correcta. 1. Herramienta que permite: manipular datos, representarlos gráficamente, presentar informes, hacer operaciones aritméticas y crear fórmulas. ( ) a) Procesador de textos b) Gestor gráfico c) Hoja de cálculo d) Manejador de base de datos 2. Indica los pasos correctos para iniciar el programa Excel. ( a) Inicio, Microsoft Excel, Programas b) Programas, Inicio, Microsoft Excel c) Inicio, Microsoft Excel d) Inicio, programas, Microsoft Excel 3. Es la intersección entre una columna y una fila. ( a) Celda b) Renglón c) Línea d) Rango 4. Ejemplo de plantilla que proporciona Excel. ( a) Nota de remisión b) Curriculum c) Factura d) Fax 5. Colección de celdas que se pueden nombrar. ( a) Rango b) Filas c) Columnas d) Tablas 6. Nombre con el que se le conoce a los archivos de Excel. ( a) Bloques b) Hojas de cálculo c) Carpetas d) Libro ) ) ) ) ) 26 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 4 (continuación) Escribe en el paréntesis el número que corresponda a la función de los iconos de la columna de la izquierda. Actividad: 4 Conceptual Distingue la utilidad de los conceptos básicos de la Hoja de cálculo. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio opción múltiple. Saberes Procedimental Ubica en la práctica los conceptos básicos de la Hoja de cálculo. C MC NC Puntaje: Actitudinal Muestra entusiasmo y decisión en el realizar el ejercicio. Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 27 Cierre 4 Actividad: 5 En el centro de cómputo, desarrolla lo que se solicita a continuación. PARTE 1. 1. Entra al Programa Excel 2. Selecciona la columna G. 3. Selecciona la fila 20. 4. Selecciona el rango de celdas desde A11 hasta F20. 5. Selecciona las columnas A, C y E, las filas 5, 8, 12 y el rango de celdas B6 hasta D12. 6. Posiciónate en la celda A5 y escribe la palabra Operaciones, cancela el ingreso de información. 7. Ingresa en la misma celda la palabra Fórmulas y acepta el ingreso de la información. 8. Cierra el programa sin guardar. PARTE 2. a) Entra el Programa Excel. b) Inicia el programa, utilizando las dos opciones que se te mostraron. c) Elabora una hoja de cálculo utilizando los siguientes puntos: d) Desde el Explorador de Windows crea la siguiente ruta: e) C:\INFORMÁTICA\PRÁCTICAS\HOJAS DE CÁLCULO. f) En la hoja de cálculo captura las materias que llevas actualmente y las calificaciones que te gustaría obtener al final del semestre. g) Guarda el Libro con el nombre RETOS en la carpeta HOJAS DE CÁLCULO de la ruta que creaste anteriormente. 28 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 5 (continuación) PARTE 4. 1) Entra al Programa Excel. 2) Consigue una factura de algún artículo que hayan adquirido en tu casa. 3) Observa los datos con los que fue llenada. 4) Ingresa a Excel y localiza la plantilla factura. 5) Personaliza el formato que observas en pantalla adaptándolo al que tú tienes. 6) Pide ayuda a tu profesor para llenar la plantilla, basándote en los datos de tu factura. 7) Guarda el Libro con el nombre FACTURA-1 en la carpeta HOJAS DE CÁLCULO de la ruta que creaste anteriormente. 8) Cierra la aplicación. Actividad: 5 Conceptual Distingue la utilidad de los conceptos básicos de la Hoja de cálculo. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Ubica en la práctica los conceptos básicos de la Hoja de cálculo. C MC NC Puntaje: Actitudinal Muestra entusiasmo y decisión en el realizar el ejercicio. Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 29 Secuencia didáctica 2. Diseño de una Hoja de Cálculo. Inicio Actividad: 1 Desarrolla, de manera individual, lo que se solicita a continuación. a) En la Hoja de Cálculo ¿qué ventajas tiene la planeación? ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ b) En la Hoja de Cálculo ¿qué ventajas tiene aplicar formato? ____________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________________ c) Completa la siguiente tabla, explicando brevemente los conceptos que contiene. d) Une con una línea la OPCIÓN de la izquierda con el PROCESO que le corresponde a la derecha. Actividad: 1 Conceptual Reconoce las ventajas de planear y aplicar formato a una hoja de cálculo. Autoevaluación Evaluación Producto: Cuestionario. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Distingue las ventajas de planer y Argumenta sus respuestas al aplicar formato a una hoja de resolver el ejercicio. cálculo C MC NC Calificación otorgada por el docente 30 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Planeación de la hoja de cálculo. Es importante que al crear un libro de trabajo en Excel, se planee el propósito de las hojas electrónicas que se emplearán para tener una idea del producto final, de esta manera no se pierde tiempo al efectuar pruebas y errores durante la búsqueda del material que se necesita o modificarla. Para que una hoja electrónica sea eficiente, es necesario hacer una planeación previa, y consiste en: a) Tener claro el nombre del libro que se iniciará con las hojas de cálculo, ya que en ellas se procesará la información. b) Definir el objetivo de la hoja de cálculo. c) Dar un nombre significativo que llevará cada hoja (debe relacionarse con la información que contiene). d) Definir el número de hojas que se emplearán. e) Determinación de los resultados que se requieren. f) Recopilación de la información para producir los resultados. g) Determinación de los cálculos y las fórmulas necesarias. h) Realización (en hoja de papel) de un bosquejo del aspecto deseado para la hoja de trabajo, identificación del lugar donde se colocarán los rótulos, los valores, las fórmulas y las funciones. Si es necesario se pueden insertar hojas o quizás eliminarlas; también puede definirse el orden en que deberán aparecer las hojas de cálculo en la barra de etiquetas etc. Al realizar el diseño que se aplicará a la hoja de trabajo al momento de configurar la página, se deben considerarlas etapas y estrategias establecidas en la planeación de su elaboración. Ejemplo: Si se desea hacer un inventario de productos de una farmacia, la información que debe proporcionar la hoja se refiere a las entradas iniciales, las salidas y la cantidad real de productos o medicamentos con lo que se cuenta hasta la fecha de realización del inventario. Entonces el problema a resolver es la elaboración de un inventario de productos o medicamentos de farmacia y el propósito es obtener la cantidad final de productos. También es importante que se asigne un nombre significativo al archivo (libro de trabajo) y a la hoja de cálculo para identificar la información que se proporciona ejemplo: Libro “INVENTARIO DE MEDICAMENTOS 2011 - FARMACIA CURA TODO”, la hoja de cálculo “INVENTARIO DE ENERO 2011” o el mes que se esté elaborando etc. BLOQUE 1 31 Los valores que se ingresan en la hoja de cálculo son de tres tipos. Valores de entrada. Son los datos necesarios para obtener los resultados de búsqueda. Siguiendo con el ejemplo, los valores de entrada son las cantidades de productos y la cantidad de productos extraídos o vendidos. Fórmulas o funciones. Se utilizan para calcular los resultados. En este caso la cantidad de medicamentos iniciales menos cantidad de productos extraídos. Valores de salida. Son el resultado que se desea obtener. Por ejemplo la cantidad final de medicamentos. Es importante que las columnas o filas donde se ingresen estos valores estén debidamente identificadas con un rótulo al inicio, para evitar confusiones y para que la información pueda ser correctamente interpretada por cualquier persona que la consulte. Aunque lo sustancial de una hoja de cálculo son los valores, no se debe olvidar que la presentación es también fundamental; es recomendable hacer una distribución adecuada de valores y organizar el formato de la hoja y sus datos. Se recomienda realizar un ejercicio o bosquejo en una hoja cuadriculada de papel, donde se defina el lugar, en el cual se desea ubicar los rótulos, los valores de entrada y salida, así como las fórmulas y funciones. 32 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 2 En equipo de cinco integrantes, lee y analiza el tema “Planeación de una Hoja de Cálculo”. Posteriormente y utilizando la metodología anterior, diseña la estructura de la hoja de cálculo que permite calcular la nómina de empleados de cualquier empresa; deberás elaborar el bosquejo o diseño en el cuaderno. Pide a tu profesor que lo revise y guarda el trabajo para prácticas posteriores. BLOQUE 1 33 Actividad: 2 (continuación) Actividad: 2 Conceptual Reconoce las pasos para la planeación de una hoja de cálculo. Coevaluación Evaluación Producto: Diseño de la Hoja de cálculo. Saberes Procedimental Diseña la estructura de una hoja de cálculo. C MC NC Puntaje: Actitudinal Es creativo y responsable en el equipo al realizar la actividad. Calificación otorgada por el docente 34 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Trabajo con celdas, columnas y filas. Edición de datos. El proceso de edición es uno de los puntos más importantes en una hoja electrónica de cálculo, ya que es posible corregir todos los errores posibles en un documento, después de realizar la revisión del mismo, pues es indispensable la actualización constante de los datos, cuyo resultado será una información confiable. Para realizar esta tarea se emplean diferentes procesos que son controlados por las funciones de Edición cuya definición se refiere a los cambios que podrás hacer al contenido de la celda u hoja de cálculo, a través de diversas herramientas propias de este menú. Entre estas herramientas, podemos mencionar: cortar, borrar, mover, deshacer, rehacer, eliminar, combinar, insertar, rellenar, reemplazar, y otras. Antes de realizar cualquier proceso se debe seleccionar la celda o el rango donde se aplicará, y utilizar para ello el ratón o bien el teclado. La siguiente tabla muestra cómo se realiza. Copiar, Pegar y Cortar son tres de las herramientas básicas contenidas en el menú Edición. Observa en la siguiente figura la definición de cada una. BLOQUE 1 35 Nombre operación Función Copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Almacena en memoria una imagen exactamente igual a la de la selección realizada. Copiar (CRLT + X) Pegar (CRLT + V) Copia la información del portapapeles a donde nos encontramos situados. Muestra dentro de la celda o rango el almacenamiento de la selección contenida en memoria. Cortar (CRLT + C) Corta la selección y pega en el portapapeles. Cambia de lugar la información seleccionada Otra alternativa es el uso de la pulsación de una secuencia de teclas, conocida como ruta o atajo. Pasos para realizar los procesos de Copiar y Pegar usando el menú contextual. 36 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Otra de las alternativas de Pegar es el Pegado especial. En este caso se aplica cuando se tienen datos numéricos almacenados en la celda y se quiere realizar una fórmula con la referencia correspondiente. Lo anterior no implicaría ningún problema de no ser porque en ocasiones se requiere utilizar la misma información en otro rango o en otra hoja, y al aplicar el proceso conocido de “Copiar-Pegar” se podrá observar que el rango que originalmente contenía datos, tiene mensajes de error o presenta ceros en la fila que contiene las fórmulas. Para evitar estos contratiempos se propone la utilización de la ventana Pegado especial, ya que mediante ella se podrá tener un control más riguroso sobre los datos y así la seguridad de que no habrá errores en el momento en que se apliquen los procesos de Edición. BLOQUE 1 37 Bloques de celdas. Cuando se necesita manejar los datos que se encuentran en más de una celda, se recomienda la selección de rangos. Trabajar con rangos en una hoja de cálculo, en alguna ocasión puede causar confusión, por la referencia de las celdas donde éstos se encuentran. Para recordarlo con facilidad, Excel permite asignar un nombre a cada rango ya que de esta manera será más fácil identificar el lugar donde éstos se encuentran. Realizar esta asignación de nombres requiere de los pasos que a continuación se detallan: Si se emplea el teclado se debe pulsar diferentes teclas. 38 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Otro caso se refiere a la selección de celdas no adyacentes; es decir, que se encuentran en diferentes coordenadas, como lo indica la siguiente figura: La utilidad que te presenta el uso de rangos se puede aplicar entre otras cosas a lo siguiente, por ejemplo: Como se ha podido observar, seleccionar un rango es sumamente sencillo y con esta misma sencillez se puede utilizar para indicar el rango en una fórmula, para ello se debe emplear el símbolo que significa hasta, de tal manera que si se desea representar el rango desde C2 hasta D10, se debe hacer capturando C2:D10. BLOQUE 1 39 Manipulando celdas. Al revisar un calendario, seguramente se habrá observado que éste se divide en meses y que cada mes contiene los días de la semana identificados por un nombre. En Excel se puede utilizar un proceso mediante el cual, a partir de un dato inicial, se podrán desplegar los nombres de los meses, los días, o bien, una lista de valores que podrán aumentar o disminuir según se indique. Lo anterior recibe el nombre de Rellenar; la siguiente figura ejemplifica los listados que se pueden obtener. Rellenar es un proceso que también corresponde a los comandos de Edición y tiene diversas opciones relacionadas con la orientación que tendrá la lista resultante. 40 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Copiar celdas utilizando el ratón A continuación conocerás los pasos para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles. 1. 2. Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre un borde de la selección y pulsar la tecla CTRL. 3. 4. 5. 6. 7. Se observa cómo el puntero del ratón se transforma en . Manteniendo pulsada CTRL, pulsar el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta donde se quiere copiar el rango. Se observa como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango, en caso de soltar el botón del ratón. Soltar el botón del ratón, al estar ubicados donde se quiere copiar el rango. Soltar la tecla CTRL. Copiar en celdas adyacentes Ahora se explicará un método muy rápido para copiar en celdas adyacentes; cabe mencionar, que este método utiliza el autorrelleno. Cómo utilizarlo y qué pasa cuando las celdas que se copian contienen fórmulas, todo esto conocerás a continuación. A continuación los pasos a seguir para copiar un rango de celdas a otra posición, siempre que ésta última sea adyacente. 1. 2. 3. 4. 5. Seleccionar las celdas a copiar. Situarse sobre la esquina inferior derecha de la selección que contiene un cuadrado negro, es el controlador de relleno. Al situarse sobre el controlador de relleno, el puntero del ratón se convertirá en una cruz negra. Pulsar entonces el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrastrarlo hasta dónde quieres copiar el rango. Soltar el botón del ratón al estar ubicados donde se quiere copiar el rango. BLOQUE 1 41 6. Después de soltar el botón del ratón aparecerá, en la esquina inferior derecha de las celdas copiadas, el icono de Opciones de autorrelleno . Desplegando el botón se puede ver el Cuadro y elegir el tipo de Cuando se tiene una celda o un rango seleccionado, se observa en la esquina inferior derecha de la selección un pequeño cuadro negro, llamado controlador de relleno que nos sirve para copiar la selección en celdas adyacentes. Si lo que se copia es una fórmula o un valor cualquiera se realizará la copia normal, sin embargo existen varias series de fechas, horas o meses que modificará la operación normal de copiado. Ejemplo: Si en una copia una celda cuyo contenido en Enero en las celdas adyacentes, las celdas copiadas continuarán la secuencia de meses, Febrero, Marzo,... Si por lo contrario se copia una celda cuyo contenido es una fecha como por ejemplo 22/07/68, las celdas copiadas seguirán la serie de fechas, 23/07/68, 24/07/68,... Lo mismo ocurre con horas, se copia una celda con por ejemplo la hora 10:00, las copiadas seguirán 11:00, 12:00,.... Cuando se copia fechas las opciones de relleno pasan a ser las siguientes: Existen también otras series como podrían ser las numéricas. Por ejemplo, Si en la celda A1 se tiene el valor 1 y en B1 el valor 2, ahora seleccionar las dos celdas y con el controlador de relleno copiar las celdas hacia la derecha, pues en las celdas adyacentes se seguirá la serie, 3, 4, 5,... Si en vez de 1 y 2 se tiene 2 y 4 y se copia con este método la serie de las celdas adyacentes seguirá con números pares. 42 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Para copiar series numéricas, las opciones de relleno incluyen Rellenar serie pero no Rellenar meses. El proceso que se refiere a la unión de dos o más celdas llamado Combinar celdas, aunque no forma parte del menú Edición, se refiere a él ya que esto puede ayudar cuando hay un contenido que rebase el tamaño de la celda, o bien, cuando se desee que un contenido quede en medio de varias celdas. Para utilizar esta opción, seleccionar las celdas o el rango que se deseen unir y, posteriormente, pulsar sobre el ícono Combinar celdas que forma parte de las herramientas de formato. BLOQUE 1 43 Nota: Si no aparece el controlador de relleno se puede activar en el menú Archivo, Opciones, en la ficha Avanzadas activar la casilla Permitir arrastrar y colocar el controlador de relleno y las celdas. a) Cuando se copian celdas con fórmulas que contienen referencias a otras celdas, como por ejemplo =A2+3, la fórmula variará, dependiendo a dónde se vaya a copiar la fórmula, esto es porque las referencias contenidas en la fórmula son lo que denominamos REFERENCIAS RELATIVAS son relativas a la celda que las contiene. Así, si en la celda B3 tenemos la fórmula =A2+3 y copiamos la celda B3 a la celda B4, esta última contendrá la fórmula =A3+3. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello Excel dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS. b) Para indicar una referencia absoluta en una fórmula se tiene que poner el signo $ delante del nombre de la fila y de la columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y se copia la celda a otra, nunca variará la referencia. c) Para indicar una referencia mixta, se debe poner el signo $ delante del nombre de la fila o de la columna, dependiendo de lo que se quiere fijar, por ejemplo =$A2 o =A$2. d) Si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes como fechas o series de números, Excel rellenará las nuevas celdas continuando la serie. 44 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 3 (continuación) Desarrolla lo que se pide, en cada uno de los incisos. Captura el contenido dentro de la celda, de acuerdo a la información que se muestra en la siguiente tabla. 1) Obtén el nombre de los meses del año: ubica el apuntador en A1 y activa la secuencia cortar para realizar el proceso de Copiar. 2) Selecciona el rango hasta la celda L1 y activa la secuencia corta para realizar el proceso de Pegar. 3) Obtén una lista de números disminuidos, para ello selecciona el rango de C5:C6 4) Activa el menú Edición y elige la opción Copiar. 5) Selecciona el rango desde C5:C17, activa el menú Edición y selecciona la opción Pegar. 6) Obtén una lista de números aumentados, para realizarlo selecciona el rango de E5:E6. 7) Activa el menú Edición y elige la opción Copiar. 8) Selecciona el rango de E5:E18 y activa la secuencia corta para realizar el proceso de Pegar. 9) Obtén el nombre de los días de la semana, para esto ubica el apuntador en G4. 10) Mantén pulsado el botón izquierdo del ratón y arrastra hasta la celda G10. 11) Compara los resultados que obtuviste con los que se muestran en la siguiente figura. BLOQUE 1 45 Actividad: 3 (continuación) 13) Guarda el archivo, asignando el siguiente nombre al libro: MÁSCOMUNES y guarda el archivo. 14) Asigna el siguiente nombre a la hoja: PROCESOS DE EDICIÓN. 15) Crea una copia de la hoja: activa el menú Contextual (en la pestaña de la hoja actual) y selecciona la opción Mover o Copiar. Verifica que la información se encuentre tal y como lo indica la figura de la derecha. 16) Después de pulsar “Aceptar”, observa que existe otra hoja llamada PROCESOS DE EDICIÓN (2), ingresa a ella. 17) Marca el rango de C5:C17, activa el Menú Contextual y selecciona la opción Cortar. 18) Ubica el apuntador en A4, activa el Menú Contextual y selecciona la opción Pegar. 19) Selecciona el rango de E5:E17 y activa la secuencia corta para realizar el proceso de Cortar. 20) Ubica el apuntador en B4 y activa la secuencia corta para realizar el proceso de Pegar. 21) Marca el rango de G4:G10, activa el menú Edición y selecciona la opción Cortar. 22) Ubica el apuntador en C4, activa el Menú Contextual y selecciona la opción Pegar. 23) Borra el rango de H1:L1 así como el contenido de la celda E18. 24) Marca el rango de A1:A2, activa el Menú Contextual y selecciona la opción Insertar. 25) Activa el botón “Insertar toda una fila”, pulsa el botón Aceptar. 46 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 3 (continuación) 26) Captura dentro de la celda A1, el siguiente rótulo: PROCESOS QUE MAS COMÚNMENTE UTILIZA EL USUARIO. 27) Guarda el libro y compara los resultados que obtuviste con el contenido de la siguiente figura: Actividad: 3 Conceptual Reconoce los comandos de edición. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Aplica en la práctica los comandos Muestra empeño y decisión en el de edición. realizar el ejercicio. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 47 Ordenar datos. Cuando se dispone de muchos datos, lo más habitual es ordenarlos siguiendo algún criterio. Esta ordenación se puede hacer de forma simple, es decir, ordenar por una columna u ordenar por diferentes columnas a la vez, siguiendo una jerarquía. Para hacer una ordenación simple se debe posicionar en la columna que se quiere ordenar: Seleccionar en cinta de opciones Datos y el botón Ordenar, y seleccionar la opción requerida de ordenación ascendente o descendente respectivamente. También se puede pulsar sobre Ordenar... y escoger el criterio de ordenación, aunque en este caso esta opción es menos rápida. Esto ordenará todo el conjunto de la fila. Si lo que se quiere es ordenar una determinada columna, sin que esto afecte al resto, se debes hacer clic sobre el encabezado de la misma. Por ejemplo, sobre el encabezado A. En ese caso, nos aparecerá una ventana como la siguiente: Si se elege Ampliar la selección, ordenará toda la fila. Si en cambio elegimos Continuar con la selección actual, se ordenará sólo la columna seleccionada, sin tener en cuenta los datos que se encuentran en la misma fila. El botón Ordenar está más enfocado a ordenar por más de un criterio de ordenación. Al pulsarlo, nos aparece el cuadro de diálogo donde se puede seleccionar los campos que se desean ordenar. En el desplegable Ordenar por elegiremos la columna. Si los datos tienen un encabezado que les da nombre, Excel los mostrará. Si no, mostrará los nombres de columna ( columna A, columna B,..). Se debe indicar en qué se basa nuestra ordenación (Ordenar según). Se puede elegir entre tener en cuenta el valor de la celda, el color de su texto o fondo, o su icono. Y cuál es el Criterio de ordenación: Si ascendente (A a Z), descendente (Z a A). O bien si se trata de un criterio personalizado como: lunes, martes, miércoles... Cuando se ha completado un criterio, se puede incluir otro pulsando Agregar nivel. De forma que se puede ordenar por ejemplo por nombre y en caso de que dos o más registros tengan el mismo nombre, entonces ordenar por apellido. Seleccionando un nivel, y pulsando las flechas hacia arriba o hacia abajo, aumenta o disminuye la prioridad de ordenación de este nivel. Los datos se ordenarán, primero, por el primer nivel de la lista, y sucesivamente por los demás niveles en orden descendente. 48 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Libros y hojas de cálculo. Un libro se conforma por un conjunto de hojas en cuyo interior está el contenido que interesa revisar; este mismo concepto es tomado por la informática para dar nombre a los archivos que se realizan dentro de la hoja de cálculo. En esta lógica, a los archivos de Excel se les conoce con el nombre de Libros, ya que éstos al igual que un libro normal están integrados por hojas en cuyo interior -como ya lo has observado- se encuentra la información definida a partir de datos alfanuméricos y numéricos. Al ingresar a Excel automáticamente se genera el Libro 1 el cual tiene predefinidas tres hojas, como se muestra la figura. Es importante manipular las hojas para tener un mayor control acerca de la información que se maneja en cada una de ellas. Para lograr esto se cuenta con el Menú Contextual así como teclas o rutas cortas que ayudarán a realizar los procesos que se indican a continuación: En el Menú Contextual, se encuentran las opciones de trabajo para las hojas de cálculo. Los procesos que se generan son: Tres hojas predefinidas Nombre predefinido del libro BLOQUE 1 49 Proceso Copiar una hoja. Mover una hoja Acción Ubícate en la pestaña de la hoja, mantén pulsada la tecla Carl así como el botón izquierdo del ratón y arrastra hacia el lugar donde quieras mostrar. Ubícate en la pestaña de la hoja, mantén presionado el botón izquierdo del ratón y arrastra hacia su nueva posición. Ubícate en la pestaña de la hoja y da un doble clic izquierdo sobre la misma, cuando observes que el nombre se encuentra sombreado empieza a capturar. Activa el menú Edición y selecciona la opción Eliminar hoja, recuerda que si hay información dentro de la misma se desplegará un mensaje de advertencia. Dar nombre a una hoja Eliminar hoja Ejemplo de pasos a realizar: 50 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL BLOQUE 1 51 Actividad: 4 En binas realiza el siguiente ejercicio práctico, utilizando el programa Excel. 1. Realiza lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos: a) Entrevista a 10 de tus amigos y completa las siguientes tablas. 2. En el Centro de Cómputo realiza la siguiente práctica. b) Crea una estructura de carpetas de acuerdo a la siguiente ruta: C:\ESCUELA\INFORMÁTICA\TAREAS c) Ingresa a Excel y crea una estructura de hoja similar a lo que se indica en la siguiente figura: d) Captura dentro de cada una de las celdas, la información que recabaste para cada uno de tus amigos. e) Guarda el libro dentro de la carpeta TAREAS y asígnale como nombre: ENTREVISTA.XLS f) Verifica que el archivo ha sido guardado correctamente. g) Salir del programa. 52 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 4 (continuación) Parte 2: a) Crea en Excel un libro de trabajo con las siguientes hojas de cálculo (Matemáticas, Física, Química, Inglés, Biología). b) Abre un nuevo libro y cambia el nombre de las hojas tal y como lo Presenta la siguiente figura: c) Agrega y cambia el orden de las hojas de acuerdo a lo que muestra la siguiente figura: d) Elimina la hoja de MATEMÁTICAS y cambia el nombre a la hoja indicada, de acuerdo con lo que muestra la siguiente figura: e) Realiza la copia de las hojas de acuerdo a lo que se muestra en la siguiente figura: f) Guarda el libro con el nombre de “MATERIAS”. Actividad: 4 Conceptual Identifica los comandos para trabajo con las hojas de cálculo. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Distingue la utilidad de los Demuestra creatividad e interés comandos para trabajo con las al realizar la práctica. hojas de cálculo. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 53 Formato de celdas. Cuando piensas en ir a algún lugar especial e importante para ti, seguramente desearás ir lo mejor presentable, con un traje o un buen vestido. Así como tú necesitas de una presentación de acuerdo a la ocasión, lo mismo sucede con los datos, ya que a partir del formato contarás con un conjunto de características que te permitirán, entre otras cosas, hacerlos más atractivos con el fin de facilitar su lectura resaltando datos clave y, sobre todo, haciéndolos comprensibles no sólo para ti sino para otras personas que requieran de ellos. Para aplicar formato a los datos de una hoja necesitas abrir el cuadro de diálogo Celdas que se encuentra en la ficha de inicio, del grupo Fuente, al hacerlo observarás que éste contiene seis fichas que se encuentran en la siguiente figura, las cuales se explican a continuación. La ficha Número te permitirá seleccionar, a partir de una clasificación que recibe el nombre de categoría, un tipo de formato para dar presentación a cantidades o al texto contenido en la selección. Para dar formato puedes realizar cualquiera de las siguientes acciones: 1. Ingresar la cantidad. 2. Seleccionar el rango que contenga a las cantidades. 3. Seleccionar el rango o la celda donde se encontrarán las cantidades, considerando que actualmente no hay datos en él. Emplos más comunes en ficha de número. 54 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Como te darás cuenta existen otras categorías que aplicarás a partir de la situación a resolver. Si por algún motivo necesitas regresar el dato a su estado original simplemente activa la categoría “General”. BLOQUE 1 55 La siguiente ficha corresponde a Alineación y su función es controlar todo lo que se refiere con la posición que tendrá el texto dentro de la celda o el rango seleccionado. Observa las alineaciones que se señalan dentro de la figura: 56 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL El control de todo lo que tiene que ver con la letra es manipulado a partir de las opciones que contiene la ficha Fuente. Para aplicar un estilo de línea al contorno de la selección usa la ficha Bordes. BLOQUE 1 57 Observa que podrás construirlo, o bien, elegir uno preestablecido a partir de la selección de los siguientes elementos: Es un ejemplo 58 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL La ficha Relleno te permitirá aplicar un color al fondo de la celda, o bien, seleccionar un tipo de rayado preestablecido. Todo con la finalidad de resaltar aún más el contenido de la selección. La última ficha es la de Proteger y como su nombre lo indica controla aspectos relacionados con la seguridad de tu información. Proteger cuenta con dos alternativas: “Bloqueada” y “Oculta”. Otro formato que puedes establecer se aplica a filas y columnas, para ello selecciona la Fila o columna deseada, y con el menú contextual selecciona la opción que requieras a partir del menú que se muestra en la siguiente figura: BLOQUE 1 59 Son opciones de formato para columnas Son opciones de formato para filas Un aspecto que se debe considerar en la captura de información en una hoja de cálculo es no aplicarle formato hasta que se haya depurado completamente. Es decir, una vez que no existan errores y que exista la seguridad de que la información contenida es correcta, sólo hasta entonces, se procede a dar formato al contenido para establecer una presentación más formal. Para ello utilizar las opciones de Formato que se mencionaron en este apartado recordando que se puede aplicar a celdas, filas y columnas. 60 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Revisa tu Hoja de Cálculo antes de imprimir. Quizá te haya sucedido que, en algunas ocasiones, cometes errores en la captura de datos (“errores de dedo”) debido a que estás apurado o bien, también pudiera ocurrir que estás tan cansado que tus ideas pueden no coincidir con lo que quieres expresar; ante éstas y otras circunstancias es recomendable revisar tu trabajo antes de proceder, finalmente, a obtener una copia impresa del mismo. Considerando este imprevisto Excel cuenta con las herramientas que permiten echar un vistazo al trabajo conforme se va avanzando y de esta manera, con antelación, localizar y enmendar algún error que pudiera dar como resultado información incorrecta. Esto es un proceso necesario e indispensable, puesto que una vez depurado de cualquier error u omisión, ahora sí se podrá obtener la copia impresa, de lo contrario puede suceder que se tengas que rehacer el trabajo y ello puede traer consigo una demora y situaciones incómodas. Por esta razón es recomendable que realices una vista preliminar de tu hoja de cálculo antes de proceder con tu trabajo. a) Haz clic en el ícono Vista preliminar Botón que se encuentra en la barra de herramientas de acceso rápido, ubicada de forma predeterminada en la parte superior de la ventana. Al seleccionar vista preliminar se observa la hoja electrónica lista para imprimir. BLOQUE 1 61 b) Otro aspecto que debes tomar en cuenta es la ortografía, y para resolver problemas de esta naturaleza deberás seleccionar primero el área donde se va a realizar la revisión. Observa el siguiente ejemplo en el cual hay errores ortográficos que corregir: Selección de la hoja de trabajo el área a revisión. Posteriormente el icono de ortografía c) Configuración de la página. Para configurar la página a imprimir, las opciones están en la ficha “Diseño de página” / Configurar página, hay distintas funciones que también serán imprescindibles para darle forma a la hoja de cálculo, y posteriormente para una correcta impresión en papel, estas opciones son: MARGENES – PAPEL – DISEÑO 62 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL d) Orden de impresión. Se puede dar la orden de imprimir de dos maneras distintas: 1. Haciendo clic sobre el botón de office / selecciona el icono de imprimir. Al seleccionar la opción: “Impresión rápida”, se envía la hoja a la impresora directamente. Si seleccionas la opción imprimir de la cinta de opciones Archivo, seleccionar imprimir, aparece un cuadro de diálogo que muestra las características de la impresión: Puedes seleccionar el nombre de la impresora, sus propiedades, las páginas que deseas imprimir y el número de copias, si se necesita la impresión de todo el libro o sólo de las hojas activas. Ejemplo: BLOQUE 1 63 Actividad: 5 En el centro de cómputo de tu plantel y en binas, desarrolla lo que se solicita. PARTE 1 a) Captura la información que se presenta en la siguiente figura: b) Selecciona el rango de A1:A2 y activa el proceso para Insertar toda una fila c) Ubica el apuntador en D1 y activa el proceso para Insertar toda una columna. d) Captura los siguientes rótulos de acuerdo a las celdas que se indican en la siguiente tabla, sin modificar el tamaño de las columnas. f) Compara lo que has obtenido hasta el momento, con lo que se muestra en la siguiente figura: 64 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 5 (continuación) g) Selecciona el rango de C3:C10, Córtalo y Pégalo en G3 h) Selecciona el rango de C1:D1 y Combínalo, realiza lo mismo con los rangos E1:F1 así como C2:D2 i) j) Copia el rango de G3:G10 y Pégalo a partir de C3. Borra todo el contenido de G3:G10 k) Selecciona el rango de A3:A10 y cambia a fuente Arial, Negrita y tamaño 18. m) Selecciona el rango de B3:B10 y aplica la siguiente alineación Horizontal-Derecha, Vertical-Centrar. n) Selecciona el rango de C3:C10 y aplica un Borde de contorno, con estilo de línea doble en color azul. ñ) Selecciona el rango de C2:D10 y aplica un formato de trama, en color amarillo claro. o) Selecciona el rango de E3:E10, aplica una Orientación de 45 grados, cambia la fuente a Courier, Negrita, en tamaño 15 y color rojo. p) Ubica el apuntador en A1 y cambia el alto de la fila a 40. q) Selecciona el rango de A1 a F10 y cambia la fuente a Impacto, Negrita, tamaño 18 en azul. r) Cambia el ancho de la columna en este rango a 15. s) Parte del resultado final se muestra a continuación: BLOQUE 1 65 Actividad: 5 (continuación) PARTE 2. En el centro de cómputo, desarrolla lo que se solicita a continuación. 1. 2. Crea un archivo o libro nuevo utilizando el formato predeterminado Factura y Guarda con el nombre CLIENTES. En una hoja de cálculo nueva captura el contenido dentro de la celda, de acuerdo a la información que se muestra en la siguiente tabla. a) b) c) d) 3. 4. Ordena la columna “B” de manera ascendente. Agrega dos columnas con calificaciones del segundo y tercer parcial. Agrega 12 nombre de alumnos a la hoja de trabajo. Ordena la columna de manera descendente. En una hoja de cálculo nueva selecciona el rango B15:C19, nómbralo VENTAS. en la celda B2 escribe el número $4,500.00 (Con formato moneda). En la celda C5, escribe el número 5000 y aplícale el formato de la celda B2 con el comando Copiar formato. 66 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 5 (continuación) 5. En una hoja de cálculo nueva, en la celda A1 escribe: ESTA ES UNA PRÁCTICA PARA APRENDER A COMBINAR CELDAS EN EXCEL aplica el comando Combinar Celdas para centrar el texto en el rango A1:I1. 6. En una hoja nueva, en la columna B escribe los meses del año, utilizando la Herramienta de Rellenar. 7. A la fila 1 aplícale un alto de 24. 8. En un libro nuevo inserta nueve hojas para que sumen un total de doce, a cada una cámbiale el nombre por el de los meses del año. 9. Guarda la práctica. Actividad: 5 Conceptual Reconoce los comandos de formato de celda en una hoja de cálculo. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Emplea los comandos de formato de celda en una hoja de cálculo. C MC NC Puntaje: Actitudinal Es participativo en el trabajo de equipo. Calificación otorgada por el docente BLOQUE 1 67 Cierre Actividad: 6 En equipo mixto de cinco integrantes, utilicen la metodología de “Planeación de una hoja de cálculo”. Posteriormente diseñen la estructura de las siguientes hojas de cálculo, para la “FARMACIA CURA TODO”. a) b) c) d) e) Nómina de empleados de la empresa. Inventario de productos o medicamentos. Control de ventas de productos o medicamentos. Directorio de empleados. Elaboren una factura personalizada para la farmacia Procedimiento: 1. 2. 3. 4. En cada caso, elaborar un bosquejo o diseño en el cuaderno. Realizar en el programa Excel, el trabajo de la estructura de las hojas de cálculo. Dar formato de presentación de cada hoja. Guardar el trabajo para entregar al profesor. 68 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 6 (continuación) BLOQUE 1 69 Actividad: 6 (continuación) 70 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Actividad: 6 (continuación) BLOQUE 1 71 Actividad: 6 (continuación) Actividad: 6 Conceptual Reconoce la importancia de la planeación de una hoja de cálculo. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Emplea las etapas de la planeación en una hoja de cálculo. C MC NC Puntaje: Actitudinal Demuestra creatividad y entusiasmo en el trabajo colaborativo. Calificación otorgada por el docente 72 MANEJA LA HOJA DE ELECTRÓNICA DE EXCEL Aplica fórmulas, funciones y gráficos en Excel. Competencias profesionales: 1. 2. Desarrolla documentos electrónicos, de acuerdo con los requerimientos establecidos (software). Localiza, obtiene información y se comunica, utilizando las tecnologías de la información y de comunicación (software). Unidad de competencia: Aplica fórmulas y funciones en el software de hoja electrónica de cálculo, utilizando las herramientas y las habilidades para el manejo de operaciones sencillas de cálculos matemáticos, financieros, estadísticos etc., con la finalidad de representar situaciones y problemas del ámbito cotidiano, académico y laboral. Atributos a desarrollar en el bloque: 1.1 3.3 4.1 4.5 5.1 5.2 5.6 6.1 6.4 7.1 7.2 8.1 8.2 8.3 9.1 9.5 Enfrenta las dificultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y debilidades. Cultiva relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano y el de quienes lo rodean. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas matemáticas y gráficas. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo cómo cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Utiliza las tecnologías de la información y la comunicación para procesar e interpretar información. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimientos. Identifica las actividades que le resultan de mayor y menor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción, con pasos específicos. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas, de manera reflexiva. Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta, dentro de distintos equipo de trabajo. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos. Actúa de manera propositiva frente a fenómenos de la sociedad y se mantiene informado. Tiempo asignado: 20 horas Secuencia didáctica 1. Aplicación de fórmulas y funciones. Inicio Actividad: 1 Realiza el ejercicio que posteriormente se presenta, anotando en el paréntesis la letra de la respuesta correcta 1. ¿Cuál de las siguientes definiciones corresponde al concepto apropiado de Fórmula? ( a) Expresión que a través de operandos y operadores permite realizar cálculos numéricos. b) Son símbolos que indican el tipo de operación matemática. c) Secuencias de datos predefinidas de funciones d) Es una expresión que sólo incluye valores numéricos. 2. Sólo uno de los siguientes símbolos no corresponde a un operador aritmético. ¿Cuál es? ( a) / b) ( ) c) + d) * 3. ¿Cuál de las siguientes definiciones corresponde al concepto apropiado de Función? ( a) Expresión alfanumérica que permite realizar cálculos numéricos. b) Son símbolos que indican el tipo de operación matemática. c) Fórmulas predefinidas. d) Es una expresión que sólo incluye valores numéricos. ) ) ) Actividad: 1 Conceptual Reconoce la utilidad de fórmulas y funciones. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de opción Puntaje: múltiple. Saberes Procedimental Actitudinal Identifica la utilidad de fórmulas y Se esmera con responsabilidad funciones. al desarrollar la actividad. C MC NC Calificación otorgada por el docente 74 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Desarrollo Fórmulas y funciones. Los cálculos que se realizan con la hoja o libro de Excel dependen de los datos que se introduzcan en las celdas y de las fórmulas o función que se utilice. Las fórmulas, por lo general, se introducen manualmente y requieren de un conocimiento básico aritmético, mientras que las funciones se pueden aplicar intuitivamente, gracias a la tecnología inteligente de Excel y a las funciones de ayuda. Las fórmulas y funciones que se realizan en una hoja de cálculo, permiten alcanzar con rapidez y exactitud los resultados deseados. La siguiente figura muestra el ejemplo de una fórmula: El concepto de fórmula se conoce y aplica en diferentes asignaturas del plan de estudio, por ejemplo, en Física, E=mc2; en Química, 2H2O y en Matemáticas, A=3.1416*r2, sólo por mencionar algunas; o bien, en situaciones de la vida diaria, al ir de compras se requiere también el desarrollo de operaciones matemáticas para, por ejemplo, saber cuánto vas a pagar, cuánto te darán de cambio o cuanto debes, entre otras situaciones. En la hoja de cálculo, una Fórmula es “la expresión alfanumérica que a través de operandos (valores) y operadores permite realizar cálculos numéricos como sumar, multiplicar, promediar, etc.”. Generalmente está compuesta por números, operadores, direcciones de celda, y en algunos casos incluye funciones. Es importante mencionar que la diferencia que existe entre una fórmula y una función se da a partir de la estructura de éstas. Fórmula Función BLOQUE 2 75 Funciones son fórmulas preestablecidas por el programa de Excel. Se utilizan para hacer cálculos de forma automática y una gran variedad de tipos de cálculos utilizando textos, números, valores lógicos, referencias y valores de celdas o rangos, denominados argumentos. Los argumentos que se introducen entre paréntesis después del nombre de la función, van separados por dos puntos (:). Ejemplo: =PROMEDIO(A5:A30) Listado de funciones del programa de Excel. Para realizar operaciones sencillas o complejas, dada su utilización en cálculos matemáticos, trigonométricos, financieros, lógicos, de ingeniería, entre otros. Elementos de una Fórmula. Para construir fórmulas es necesario conocer los elementos que las integran. 1. Una fórmula siempre debe comenzar con el signo IGUAL (=), como se observa en la figura. 2. Los operadores son símbolos que indican el tipo de operación matemática a realizar dentro de la fórmula y se clasifican de la siguiente manera: a) Operadores aritméticos. 76 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL b) Operadores de comparación. c) Operador de concatenación. 3. Entre los operandos que se utilizan para la elaboración de fórmulas, están los siguientes. En una fórmula, los operandos son los distintos valores que se utilizan para realizar las operaciones especificadas por los distintos operadores. Estos operandos pueden ser valores constantes y referencias a celdas y funciones. Referencia a celdas: Una referencia a celda o celdas, identifica una celda o un rango de celdas en una hoja de cálculo e indica a Excel en qué celdas debe buscar los valores o los datos que se requieren en una fórmula. En las referencias se puede utilizar celdas de distintas partes de una hoja de cálculo. También puede hacerse referencia a las celdas de otras hojas en el mismo libro de trabajo y a otros libros de trabajo. Las referencias a celdas de otros libros de trabajo se denominan vínculos. Se utiliza para referirse a la localización de celdas en función de su contenido y de acuerdo a la fila y columna donde se encuentre ubicado; es decir, las coordenadas de las celdas, como se observa en el siguiente ejemplo: De forma predeterminada, Excel utiliza el estilo de referencia A1, que se refiere a las columnas identificadas mediante letras (de A a IV, para un total de 256 columnas) y a las filas identificadas mediante números (del 1 al 65.536). Estas letras y números se denominan títulos o nombres de fila y de columna. Para hacer referencia a una celda, se debe escribir la letra de la columna seguida del número de fila. Por ejemplo, B2 hace referencia a la celda que se encuentra ubicada en la intersección de la columna B y la fila 2. En una fórmula se debe indicar las referencias de las celdas junto con los operadores que realizarán la operación matemática, como señala la flecha en la figura. BLOQUE 2 77 En cuanto a la función debe indicarse el nombre de ésta, de acuerdo al proceso que se realizará anotando los argumentos que hacen referencia a las celdas que se evaluarán, como señala la flecha en la figura de la derecha. Otra de las características de las funciones es que, además, permiten hacer referencias a rangos de celdas por ejemplo: =Suma(B2:B6) 4. Constantes y variables. Una constante es un valor que permanece fijo durante el proceso, por el contrario, una variable es un valor que cambia durante el proceso. Tanto las constantes como las variables pueden ingresar a la fórmula haciendo referencia a las coordenadas de la celda en donde se encuentran; o bien capturarse directamente. Además de lo ya descrito, es importante mencionar que una fórmula que incluye varias operaciones matemáticas, con más de un operador, es realizada de acuerdo a un orden particular con base en las siguientes reglas: las operaciones que están en un paréntesis se calculan antes de cualquier otra operación, los exponentes se calculan a continuación, luego las multiplicaciones y divisiones, y por último, las sumas y las restas. Considerando que si existen operaciones de la misma jerarquía se ejecutan de izquierda a derecha. 5. Rangos Los rangos se utilizan en el manejo de fórmulas de función, para definir el rango de valores a calcular. Existen varias formas mediante las cuales se puede llevar a cabo la selección de rangos de celdas: a) Presionando el botón izquierdo del ratón. b) Combinando el uso del ratón con la tecla Shift. c) Utilizando la tecla Shift con las teclas de dirección. d) Para la selección de celdas no continuas la tecla Control + un clic con el ratón. 78 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 2 En binas, desarrolla el siguiente trabajo de investigación. a) En las siguientes expresiones identifica los elementos de una fórmula y márcalos como se indica. Encierra en un círculo los operandos, subraya los operadores aritméticos, señala con una flecha el signo inicial de la fórmula, tacha los operadores de comparación y encierra en una llave el nombre de la función. b) Investiga el precio de 10 artículos escolares y anótalos dentro de la siguiente tabla. Mochila Lápiz Pluma BLOQUE 2 79 Actividad: 2 (continuación) c) Vacía los datos que permitan construir una fórmula para obtener el precio total de la compra. d) Ingresa los datos anteriores en Excel. e) A partir de la ubicación de los datos en las celdas elegidas, indica ahora cómo se ingresaría la fórmula en la hoja de cálculo, para obtener el resultado. f) Investiga en tres áreas administrativas de tu escuela (donde se controlen datos que requieran el uso de fórmulas) el ordenamiento de datos y los criterios de selección utilizados en las mismas, para obtener la información deseada. Con la información recabada, completa la siguiente tabla. TIPO DE INFORMACIÓN QUE MANEJA CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LA INFORMACIÓN FÓRMULAS EMPLEADAS EN LA HOJA DE CÁLCULO ÁREA ADMINISTRATIVA 80 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 2 (continuación) g) A partir de la actividad anterior, redacta un texto expositivo acerca de la importancia, ventajas y utilidad de obtener información de hojas de cálculo mediante fórmulas. BLOQUE 2 81 Actividad: 2 (continuación) h) Mediante el ejemplo que se presenta a continuación, utiliza las diferentes formas de selección de rangos de celdas. 1. Captura dentro de la hoja los datos que se indican en la siguiente figura. 2. Formas de selección de rangos: a) Presionando el botón izquierdo del ratón. b) Combinando el uso del ratón con la tecla Shift. c) Utilizando la tecla Shift con las teclas de dirección. d) Para la selección de celdas no continuas, con la tecla Control + un clic con el ratón. Selecciona el rango de celdas A1:A13, utilizando la primera forma. Selecciona el rango de celdas C5:G20, utilizando el segundo método. Selecciona las celdas D5, G2 y J10, utilizando el tercer método. Selecciona el rango de celdas C10:H20, utilizando el cuarto método. Actividad: 2 Conceptual Ubica la utilidad del empleo de fórmulas. Autoevaluación Evaluación Producto: Trabajo de investigación. Saberes Procedimental Identifica la utilidad de fórmulas. C MC NC Puntaje: Actitudinal Toma conciencia del uso de fórmulas. Calificación otorgada por el docente 82 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Aplicación de fórmulas. Seguramente has tenido que resolver problemas en los cuales te piden encontrar el área o perímetro de un polígono; o bien, estás leyendo una receta en la cual se te indica que agregues una cantidad de onzas de determinado ingrediente pero los frascos están etiquetados con medidas en gramos; y qué decir cuando escuchas por televisión la distancia en yardas que faltó en un partido de fútbol americano, para que tu equipo consiguiera la victoria; pero ¡tú sólo conoces el metro como medida de longitud! Ante tales interrogantes existen fórmulas que te ayudan a dar una respuesta correcta, por ejemplo: Para encontrar el perímetro de un triángulo, se utiliza la fórmula P = Lado A + Lado B + Lado C; para determinar la cantidad de onzas en gramos, multiplicas el total de onzas por la cantidad en gramos (recuerda que una onza es igual a 28 gramos); para convertir yardas en metros, multiplicas el total de yardas por la cantidad en metros (recuerda que una yarda es igual a 0.9 metros). En una hoja de cálculo se aplican los mismos conocimientos que tienes de una fórmula, como lo puedes observar en el siguiente ejemplo. Para encontrar el área de un triángulo, utilizando una hoja de cálculo, los datos de la siguiente fórmula se ingresan en una celda de la siguiente manera: = (B2*A2)/2 La correspondencia entre estas fórmulas es la siguiente: El signo (=) le indica a Excel que se está introduciendo una fórmula, B2 es la referencia de la celda que contiene los datos de la base que se va a multiplicar por A2, que es la referencia de la celda que contiene los datos de la altura y el resultado que se divide entre 2. Además de todos estos componentes de la fórmula, debes saber identificar cuáles son constantes y cuáles son variables. En el caso expuesto se identifican como variables los contenidos de B2 y A2, porque son valores que pueden cambiar durante el proceso, en el caso 2 se considera una constante porque es un valor que permanece fijo. BLOQUE 2 83 Operaciones aritméticas Si un profesor desea calcular la calificación final de una de las asignaturas que imparte y para ello debe tomar en cuenta las siguientes consideraciones: Los exámenes aplicados durante el semestre tienen un valor de 60% de la calificación y se aplicaron en cinco exámenes; Las tareas presentadas tienen un valor de 25% y fueron cuatro en total; Las participaciones en clase tienen un valor de 15% de la calificación y fue quince el número total de éstas, entonces, el profesor puede establecer una fórmula con la cual calcular la calificación resultante para cada estudiante. Calificación = (Promedio exámenes * 0.60) + (Promedio tareas * 0.25) + Participaciones Y, con la ayuda de Excel, puede realizar estos cálculos de la siguiente manera: Se introducen las calificaciones obtenidas de cada examen en las celdas correspondientes, después se aplica la función Promedio ( ) para calcular la calificación promedio de todos los exámenes. En el ejemplo anterior el valor de la celda F2 se calcula de la siguiente manera: = Promedio(A2:E2) Para calcular la calificación promedio de las tareas entregadas se calcula de manera similar, el valor de la celda F4 después de aplicar la función Promedio sería: = Promedio(A4:D4) Ya que se tienen los valores necesarios para utilizar nuestra fórmula, sólo nos resta transcribirla, entonces el valor de la celda D8 se calcula así: = (F2*0.6) + (F4*0.25) + B6 Operaciones de comparación En este ejemplo se utilizan dos conceptos importantes en Excel: Fórmulas y Funciones. Este caso consistió en obtener la calificación final de una materia. Generalmente se utilizan los operadores aritméticos, sin embargo, no significa que los otros operadores no sean útiles. Siguiendo con el ejemplo de las calificaciones, si el maestro desea conocer quién aprobó la materia, tendría que identificar a los alumnos que obtuvieron, al menos, el 60% de la calificación. En Excel se puede realizar este procedimiento de manera más rápida, utilizando la función lógica Si( ) que trabaja de la siguiente manera: =Si (condición; valor_si_verdadero; valor_si_falso) 84 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL En la siguiente figura podemos ver cómo se aplica la función Si( ): De acuerdo con el criterio para aprobar la materia, es necesario obtener como mínimo el 60% de la calificación. Ejemplo: para saber si el alumno José Luis aprobó la materia aplicamos la función Si( ) de la siguiente manera: =Si (D2>=60;“SI”; “NO”), lo que arroja como resultado que el alumno SI aprobó la materia. Operación de concatenación El operador & se utiliza para concatenar entradas de celdas. El resultado es una cadena de caracteres, por ejemplo: =”Año” & A2 Devuelve el texto Año 2004, si A2 contiene el valor 2004. Para ello recuerda que los números son convertidos en cadenas de caracteres. Operación de conjunción La operación de conjunción podemos utilizarla por ejemplo, para saber si un número se encuentra dentro de cierto rango. =Y(B2>0; B2<100) Si el valor de B2 se encuentra dentro del rango de 0 a 100, entonces la operación de conjunción devuelve verdadero, de lo contrario devuelve falso, tal como se ve en la celda C3 donde se le aplica la misma fórmula. BLOQUE 2 85 Operación de disyunción Esta operación se usa para comprobar si se cumple una de dos condiciones o las dos, devuelve falso cuando no se cumple ninguna condición. Por ejemplo: si un triángulo tiene sus lados iguales o los ángulos internos son iguales, entonces podemos asegurar que el triángulo es equilátero, expresado en fórmula queda de la siguiente manera: =O(A2=A3, A3=A4 , B2=B3) Nota: Por la propiedad geométrica del triángulo de que la suma de los ángulos internos es igual a 180, sólo es necesario comparar dos valores. Operación de negación Esta operación se utiliza para obtener el valor lógico opuesto al que resulta de una operación lógica. Por ejemplo: =NO(100>50) La condición encerrada entre paréntesis devuelve verdadero, pero al aplicarle esta operación el resultado obtenido será falso. 86 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Al realizar las operaciones, cada operador se evalúa siguiendo el orden jerárquico mostrado en la tabla: Este proceso es realizado por la máquina de forma automática, pero debes saber cómo funciona. Por ejemplo la fórmula: 34*5^2+12-9/3 se evalúa siguiendo la jerarquía que se estableció dentro de la tabla: En el ejemplo de la derecha se señala, mediante un número, la prioridad en la evaluación hasta llegar al resultado que es 859, algo que debes considerar es que si por algún motivo existieran dos operadores del mismo nivel, se evalúa de izquierda a derecha. BLOQUE 2 87 Ejemplo: Aplicación de fórmulas 1. Diseñe en una hoja de cálculo de Excel. Inserte en WordArt el título “calcular el área de triángulos”. Dibuje el triángulo y los detalles de las medidas, utilizando las formas (Shapes) de la cinta de opciones insertar. Elabora la fórmula para calcular el área del triángulo. Recuerda que la fórmula se escribe en la barra de fórmulas, en la dirección de celda indicada en este caso (E26). Incluya celdas para los datos y la celda de resultados con la fórmula del área. Una vez finalizada la hoja de cálculo, dar formato para darle presentación a la misma, como se muestra en el ejemplo. 88 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 3 Realiza lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos: a) Anota dentro del paréntesis el número correcto, iniciando con el 1, de acuerdo a la jerarquía de evaluación con respecto a la operación. b) Completa la siguiente tabla, anotando dentro de la columna OPERADOR, un símbolo de acuerdo a la operación asociada, o bien, el nombre de la OPERACIÓN ASOCIADA de acuerdo al operador señalado. c) Expresa las fórmulas que se indican en la siguiente tabla como fórmulas de la hoja de cálculo: BLOQUE 2 89 Actividad: 3 (continuación) d) Investiga las fórmulas que se soliciten en la tabla, de acuerdo al cuerpo geométrico indicado. Fórmula requerida Fórmula Se expresa en la hoja 1. Perímetro de un Rectángulo de longitud b y anchura a. 2. Área de un trapecio de altura h y lados paralelos a y b 3. Volumen de una esfera de radio r e) De acuerdo a los datos obtenidos en el inciso anterior, completa la siguiente tabla anotando los datos que se piden en cada columna, de acuerdo al número de fórmula señalada. 90 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 3 (continuación) Acude al centro de cómputo de tu plantel y desarrolla lo que se solicita. Diseña en un libro de Excel, con las siguientes hojas de cálculo. Guarda el libro con el nombre “Medidas geométricas”. Conserva los ejercicios en el portafolio de evidencias. 1. En una hoja de cálculo de Excel, diseña el siguiente ejercicio que permita calcular el volumen de cualquier cilindro, dado su diámetro y altura. Inserte el título en WordArt. Dibuja el cilindro y los detalles de las medidas utilizando las formas de la cinta de opciones insertar. Elabora la fórmula para calcular el volumen de cualquier cilindro. Escribe la fórmula Inserta imágenes prediseñadas que den una idea de objetos cilíndricos. Incluye celdas para los datos y la celda de resultados con la fórmula del volumen. Guarda el archivo con el nombre “Medidas geométricas”. Cierra el archivo y el programa. El resultado del ejercicio: BLOQUE 2 91 Actividad: 3 (continuación) 2. Diseña en una hoja de cálculo de Excel, el siguiente ejercicio que permita calcular el área de cualquier rectángulo, dados su base y altura. Inserta el título en WordArt. Dibuja el rectángulo y los detalles de las medidas utilizando las formas de la cinta de opciones insertar. Elabora la fórmula para calcular el área de cualquier rectángulo. Escribe la fórmula Incluye celdas para los datos y la celda de resultados con la fórmula de ÁREAS. Guarda el archivo con el nombre “Geometrías rectangulares”. Cierre el archivo y el programa. Resultado del ejercicio: 92 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 3 Conceptual Conoce los elementos de una fórmula. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de fórmulas. Saberes Procedimental Emplea fórmulas en ejercicios prácticos. C MC NC Puntaje: Actitudinal Se compromete a realizar el ejercicio de manera responsable. Calificación otorgada por el docente Manejo de funciones. Seguramente, te ha tocado vivir la experiencia al final de cada semestre, cuando alumnos, maestros y el personal de Sección Escolar del plantel, se dan a la tarea de realizar toda una serie de procedimientos matemáticos para obtener las calificaciones semestrales. Todo ese trabajo, llevado a cabo en forma manual, resulta extenuante e incluso susceptible de errores. En situaciones como ésta, la hoja de cálculo resulta ser una alternativa eficaz, ya que a través del uso de las funciones facilita la realización de cálculos y el análisis de datos de una forma rápida y eficiente. Un ejemplo muy común es la obtención de tu promedio, para lo cual el profesor asignado, por lo regular realiza una suma de lo que has obtenido en cada uno de los exámenes y el resultado lo divide entre el total de los mismos, ¿tardado verdad? Sin embargo, con el uso de la función apropiada, en este caso la de PROMEDIO, todo esto puede simplificarse, pero debes tener en cuenta que su aplicación requiere de conocer cómo ingresar los datos, para que de esta manera la hoja “entienda” que es lo que deseas obtener. Por ejemplo, para dar respuesta a la situación planteada, la función se debe ingresar de la siguiente manera: =PROMEDIO(B2:H2), de esta forma se puede obtener la información requerida como lo muestra la siguiente figura: Las funciones son fórmulas predefinidas que Excel reconoce y con éstas se puede realizar cálculos fáciles o sumamente complejos. No obstante, no es necesario preocuparse de cómo se llevan a cabo ya que sólo habrá que seleccionarlas o bien capturarlas directamente e introducir los datos para que la operación matemática se efectúe. Las funciones pueden aparecer solas o junto con otro tipo de fórmulas. Cada función devuelve un valor numérico, lógico o bien relacionado con el manejo de una cadena de caracteres. Considera que si una función aparece como operando en una fórmula, la misma será vinculada con los otros operandos con la ayuda de los operadores adecuados. Por ejemplo: =B7 + SUMA(B12:B19) BLOQUE 2 93 Para manejar las funciones, es requisito importante, saber identificar los elementos que las integran y éstos son: el nombre y el argumento. Ahora bien, de acuerdo con la operación que se va a realizar, existen otros nombres, por ejemplo: Fecha, Buscar, Si entonces, etc., los cuales requieren de ciertos argumentos, escritos entre paréntesis, después del nombre de la función y que pueden ser valores o bien direcciones de celda, como se muestra en los siguientes ejemplos: =SUMA(B8:C8) =PROMEDIO(C4:C10) =FECHA(2004,02,11) En otros casos se puede requerir de varios argumentos que se incorporan en la función, separados por una coma, observa el siguiente ejemplo: =SUMA(B5:B10,C5:C10) Excel maneja diferentes tipos de funciones, por lo tanto, a cada función le corresponde un tipo de argumento, esto implica que si los argumentos introducidos en la función son incorrectos, aparecerá en la celda un mensaje de error. Para esto, el programa te guía paso a paso, para estructurar la Función que necesites a través del asistente de funciones, utilizando la opción insertar función Al hacerlo obtendrás una ventana desde la cual podrás seleccionar la función, ya sea a partir de una categoría o por medio de un nombre. Una vez seleccionada la función se desplegarán tanto la forma de ingresarse como la definición correspondiente. La siguiente figura te muestra gráficamente las áreas de esta ventana. (También podrás consultar al ayudante de Office en caso que la información no sea suficiente). 94 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Aunque existe una amplia gama de funciones, a continuación se enlistan algunas de ellas: Por ejemplo para la obtención del resultado de la suma de seis números se aplica esta función, como lo muestra la siguiente figura: Con esta función, podrás obtener, por ejemplo, el promedio de tus calificaciones, observa la siguiente figura: BLOQUE 2 95 Seguramente te preguntarás, en este momento: ¿QUÉ ES EL NÚMERO DE SERIE? El número de serie es un número que “Excel” genera automáticamente y que se usa como parte de un argumento en otra función. Para obtener el número de serie correspondiente, activa la cinta de opciones de inicio/fuente/Formato de celdas; en la carpeta Número selecciona la categoría “General” y observa có mo se muestra un número diferente, del cual la primera parte corresponde a la fecha y la segunda a la hora, tal y como señala la flecha dentro de la siguiente figura: Finalmente, podrás utilizar como argumento la referencia a la celda donde obtuviste el número serial, como lo muestra el ejemplo de la función HORA en la siguiente figura: 96 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Por ejemplo, si en celdas independientes tienes textos diferentes y quieres expresarlos como uno sólo, puedes emplear esta función como se muestra a continuación. Para que la función anterior pueda arrojar los datos correctos, es necesario que el primer rango esté ordenado, observa la siguiente figura en donde se encuentra aplicada: BLOQUE 2 97 Por ejemplo, imagina que te indican que debes consumir menos de 750 calorías y para ello debes establecer la suma de la energía que produce cada alimento de acuerdo al cuadro nutrimental, como lo muestra la siguiente figura: Observarás que esta función Y tiene a su vez incorporado como parte de sus argumentos, la función SUMA que evita sumar valores uno a uno. Sin embargo, por el momento lo importante es que te fijes cómo se empleó de dos maneras diferentes la función Y, y cómo permitió también encontrar respuesta a este planteamiento nutricional. 98 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 4 Desarrolla, en binas, el siguiente ejercicio: a) Ubica el apuntador en una celda vacía dentro de la hoja de cálculo. Activa la siguiente ventana, Fórmulas/ Insertar función y llena la ventana con la información, de acuerdo a lo que observes actualmente. b) Completa la siguiente tabla con la información solicitada. BLOQUE 2 99 Actividad: 4 (continuación) c) Después de analizar las funciones y los argumentos, expresa la relación entre ellos, uniéndolos con una línea. d) Dentro de la Hoja de Cálculo, captura la información que se presenta en la siguiente tabla, de acuerdo a las coordenadas señaladas. e) Ubica el apuntador en la celda E1 e ingresa al asistente para la función PROMEDIO y captura, de uno en uno, los números correspondientes a la columna IMPORTE. f) En la siguiente figura, anota los datos tal y como los fuiste capturando, hasta obtener el resultado correspondiente. 100 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 4 (continuación) g) Utilizando la Hoja anterior, agrega estos datos en las columnas y celdas correspondientes y para obtener en E2 el resultado total, aplicando la función SUMA. h) Anota dentro de la siguiente celda el resultado obtenido: i) Dentro de las celdas señaladas, captura los rótulos que se indican en la siguiente tabla: BLOQUE 2 101 Actividad: 4 (continuación) k) Ubica el apuntador en E3 y utilizando la función apropiada une los contenidos que se encuentran en las celdas A14, B12 y A11. l) Anota ahora la sintaxis de la función, así como el contenido actual de la celda. m) Ubica el apuntador en D5 y aplica la función que te permita obtener un valor “VERDADERO” o “FALSO”, considerando que cuentas con 980 para pagar el importe de AGUA, GAS y TELÉFONO, es decir, que la suma debe ser menor o igual a la cantidad con la que cuentas. n) Escribe ahora la sintaxis de la función así como el contenido de la celda. o) Compara tus resultados con la hoja que se muestra posteriormente. Actividad: 4 Conceptual Ubica la utilidad de las fórmulas y funciones, en ejercicios cotidianos y académicos. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Utiliza fórmulas de función Argumenta los resultados de la aplicados en ejercicios cotidianos y actividad, mediante la participación académicos activa y respetuosa. C MC NC Calificación otorgada por el docente 102 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 5 (continuación) Lee el contenido de la secuencia didáctica 1. “Aplicación de fórmulas y funciones” y, posteriormente, analiza cada uno de los siguientes cuestionamientos y anota, en el paréntesis de la derecha, la letra de la respuesta correcta. 1. El concepto que define apropiadamente a una fórmula es: ( a) Expresión alfanumérica que permite realizar cálculos numéricos. b) Son símbolos que indican el tipo de operación matemática. c) Fórmulas predefinidas. d) Es una expresión que sólo incluye valores numéricos. 2. De la siguiente lista, ¿qué símbolo no corresponde a un operador de comparación? ( a) < b) & c) = d) > 3. El concepto que define apropiadamente a una función es: ( a) Expresión alfanumérica que permite realizar cálculos numéricos. b) Son símbolos que indican el tipo de operación matemática. c) Fórmulas predefinidas. d) Es una expresión que sólo incluye valores numéricos. 4. De la siguiente lista de símbolos cuál no corresponde a un operador aritmético. ( a) / b) ( ) c) + d) * 5. ¿Cuál es el signo inicial que se utiliza para indicar una fórmula? a) / b) & c) = d) < 6. Es el orden jerárquico correcto para realizar la evaluación de una fórmula: ( a) Agrupación, suma y resta, multiplicación y división, exponenciación. b) Exponenciación, multiplicación y división, suma y resta, agrupación. c) Agrupación, exponenciación, multiplicación y división, suma y resta. d) Exponenciación, suma y resta, agrupación, multiplicación y división. ) ) ) ) ) ( ) BLOQUE 2 103 Actividad: 5 (continuación) 7. En este tipo de operaciones no se obtiene como resultado un valor de verdad. ( a) Aritméticas. b) De concatenación, c) De disyunción. d) De relación. 8. La tabla de verdad que indica que con uno de los valores que sea verdadero el resultado es verdadero corresponde a: ( ) a) Negación. b) Concatenación. c) Disyunción. d) Conjunción 9. El resultado de evaluar la fórmula +52.5-17*4+2^2 es igual a: ( a) -8.5 b) -9.5 c) -10.5 d) -11.5 10. El resultado de evaluar la fórmula (37-(15+3^3-(35/5))) es igual a: a) 4 b) 3 c) 2 d) 1 ) ) ( ) Actividad: 5 Conceptual Reafirma los conceptos básicos de la hoja de cálculo. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de opción Puntaje: múltiple. Saberes Procedimental Actitudinal Aplica los conceptos básicos de la Acata las indicaciones para hoja de cálculo. resolver el ejercicio. C MC NC Calificación otorgada por el docente 104 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Cierre Actividad: 6 Acude al centro de cómputo de tu plantel y, en binas, realicen las siguientes prácticas. Posteriormente, guarda los ejercicios en el portafolio de evidencias, para entregar al profesor. PRÁCTICA 1 1. Abre un nuevo libro de Excel 2. Elabora la siguiente hoja de cálculo. 3. Calcula “Total Mensual” y “Total Regiones”. 4. Calcula las ventas esperadas por región, tomando en cuenta el incremento proyectado. 5. Elabora una gráfica de pastel por región y colócala en una hoja nueva, con el nombre de “Regiones” y los identificadores correspondientes (rótulos, leyendas, etc.). 6. Realiza una gráfica de barras para cada mes y colócala en una hoja nueva con el nombre de “Meses” y los identificadores correspondientes (rótulos, leyendas, etc.). 7. Guarda el libro como “Informe Ventas”. 8. Salir del programa. BLOQUE 2 105 Actividad: 6 (continuación) PRÁCTICA 2 1. Elabora en Excel la siguiente hoja de cálculo. 2. Calculen los siguientes datos: COMISIÓN EN PESOS: BONIFICACIÓN ADICIONAL: TOTAL DE COMISIONES: 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. Venta *Porcentaje de comisión / 100. Venta *Porcentaje de Adicional / 100. Comisión en pesos + Bonificación adicional. Calculen los TOTALES de cada una de las columnas. Modifiquen la venta de ANGELA por 15700. Asignen el formato de millares y dos cifras decimales a la columna VENTA. Asignen el formato monetario en la columna TOTAL COMISIONES. Inserten una fila entre ALBERTO Y SAMANTHA. Llenen con los datos siguientes: AARÓN Ventas 9150 Porcentaje adicional 2.45% Calculen el resto de los datos que faltan, copiando las fórmulas de la fila superior. Identifiquen el rango de la columna VENTA CON EL NOMBRE DE VENTAS, y calculen el PROMEDIO DE VENTAS en la celda B19. Mejoren el aspecto de la hoja añadiendo bordes, sombreados y modifiquen el color de las letras del texto. Guarden la práctica como VENTAS POR COMISIÓN. Salir del programa. 106 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 6 (continuación) PRÁCTICA 3 Elaborar una hoja electrónica para el control de ventas de una ferretería, la cual debe contener la siguiente información. ENCABEZADO “CONTROL DE VENTAS DE PRODUCTOS DE LA FERRETERÍA HERRADURA” COLUMNAS: NOMBRE DEL PRODUCTO CLAVE DEL PRODUCTO DEPARTAMENTO DEL PRODUCTO CANTIDAD EN EXISTENCIA DE PRODUCTO PRECIO DEL PRODUCTO AL CONTADO PRECIO DEL PRODUCTOS A CRÉDITO FECHA DEL PERÍODO SEMANAL. VENTA DEL PRODUCTO DEL LUNES VENTA DE PRODUCTOS DEL MARTES VENTA DE PRODUCTOS DEL MIÉRCOLES VENTA DE PRODUCTOS DEL JUEVES VENTA DE PRODUCTOS DEL VIERNES VENTA DE PRODUCTOS DEL SÁBADO CONSIDERACIONES: 1. Agrega 10 productos. 2. Agregar características a cada producto como (clave, departamento, cantidad, precio al contado y a crédito). 3. Agregar valores a las ventas de lunes a sábado. 4. Utilizar fórmulas para calcular los siguientes puntos, utilizando solo los datos con que se cuenta: Calcular venta total de contado, por semana, mes y año. Calcular venta total a crédito por semana, mes y año. Calcular sumatoria total de las ventas de contado del año. Calcular sumatoria total de las ventas a crédito del año. BLOQUE 2 107 Actividad: 6 (continuación) PRÁCTICA 4 Elabora una nómina quincenal para 20 empleados, la cual debe contener lo siguiente. ENCABEZADO: “COMPAÑÍA INDUSTRIAL DE NORTE, S.A DE C.V. NÓMINA QUINCENAL AL 15 DE OCTUBRE 2007” COLUMNAS NÚMERO DEL EMPLEADO CLAVE DEL DEPARTAMENTO NOMBRE DEL EMPLEADO SALARIO DIARIO COMPENSACIÓN DIARIA COMPENSACIÓN POR ANTIGÜEDAD FECHA DE INGRESO DEL EMPLEADO (Año) DÍAS TRABAJADOS A LA QUINCENA PERCEPCIÓN TOTAL QUINCENAL FONDO DE AHORRO DESCUENTO 8.5% SEGURO DE VIDA DESCUENTO 11.4% INASISTENCIA TOTAL DE DEDUCCIONES TOTAL DESCUENTOS POR INISISTENCIAS SUELDO A PAGAR CONSIDERACIONES: 1. La empresa cuenta con cinco departamentos, identificados con las letras A, B, C, D y E. 2. Agregar valores a la columna B, D, H, I. 3. Se le otorga a cada empleado una compensación diaria del 15% del salario diario. 4. Así como otra compensación por antigüedad del 23%, si el empleado tiene 3 años o más trabajando en la empresa. 5. A cada empleado se le hace un descuento del 8.5% de su salario base para fondo de ahorro y un 11.4% sobre la compensación diaria por un seguro de vida. 6. Presentar sumas totales en las columnas que sean necesarias. 7. Las percepciones son los pagos extras que percibe el trabajador por los distintos conceptos, y no forman parte del salario base o diario. 8. Las deducciones son aquellas cantidades que se restan del total devengado, obteniéndose así el líquido a percibir por el trabajador. Al aplicar las deducciones sobre el total devengado hacen que la remuneración total bruta se convierta en neta. 108 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 6 (continuación) Actividad: 6 Conceptual Reconoce el empleo de funciones en ejercicios cotidianos y académicos. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Utiliza fórmulas de función Se esmera con una participación aplicados en ejercicios cotidianos y activa y respetuosa. académicos. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 2 109 Secuencia didáctica 2. Gráficos en Excel. Inicio Actividad: 1 Realiza las actividades que se indican en cada uno de los siguientes incisos: 1) Define con tus propias palabras los conceptos que se indican a continuación, anotando dentro del símbolo de llamada la respuesta correspondiente. 2. Traza una línea para unir el tipo de gráfica con su respectivo nombre. Actividad: 1 Conceptual Conoce los conceptos básicos de gráficos. Autoevaluación Evaluación Producto: Cuestionario. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Identifica los conceptos básicos de Participa de manera coherente en gráficos. el ejercicio. C MC NC Calificación otorgada por el docente 110 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Desarrollo Actividad: 2 Desarrolla lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos. a) Investiga en qué lugares de tu comunidad las gráficas son un importante apoyo y, posteriormente, de acuerdo con lo señalado en la siguiente tabla, indica cuál es la utilidad de las mismas. b) Busca dentro de alguno de los periódicos una figura que muestre una gráfica, pégala dentro del recuadro y posteriormente, explica cuál es su utilidad. BLOQUE 2 111 Actividad: 2 (continuación) Desarrolla lo que se indica en cada uno de los siguientes incisos: 1. Completa la siguiente tabla, anotando en la columna que le corresponde, la importancia de cada una de las fichas en la realización de una gráfica. 2. Escribe dentro del espacio correspondiente, el nombre del componente del gráfico que indica cada una de las flechas. 112 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 2 (continuación) c) Investiga lo que se solicita a continuación. 1. Define el concepto de Estadística. _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ 2. ¿Qué relación tiene la Estadística con la realización de una gráfica? _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Qué diferencia hay entre un eje de abscisas y uno de ordenadas? _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________________ d) En algún periódico o revista, busca un recorte que represente a cada uno de los gráficos que se presentan en la siguiente tabla y escribe lo que se pide. BLOQUE 2 113 Actividad: 2 (continuación) Actividad: 2 Conceptual Valora la utilidad de gráficos en diferentes contextos. Autoevaluación Evaluación Producto: Trabajo de investigación. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Reconoce la utilidad de gráficos en Es atento al realizar el ejercicio de diferentes contextos. investigación. C MC NC Calificación otorgada por el docente 114 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Introducción a Gráficos. Seguramente has escuchado que nuestro país es una zona con alto grado de sismicidad. Ante esta situación, que en muchas ocasiones ha sido la causa de lamentables desastres, los especialistas han buscado mecanismos para obtener datos que puedan ser de utilidad para su pronóstico y prevención. Estos registros, que generalmente se trabajan con gráficas, permiten identificar y clasificar las características de los sismos. Por ejemplo, su duración y tipo de movimiento o para indicar, por zonas, el comportamiento que han tenido durante un determinado período. Así como éste, muchos pueden ser los ejemplos para mostrar la importancia del uso de gráficas: los censos de población cuya información permite determinar alternativas para el crecimiento de una ciudad; cuando se necesita saber cómo se ha comportado el egreso de estudiantes en una determinada institución, o en la clase de geometría cuando te piden graficar los datos para obtener la solución de una ecuación. Existe pues, una amplia gama de situaciones en las que las gráficas son fundamentales para la interpretación de datos, y ésta es la finalidad de este apartado: que aprendas a elaborarlas de acuerdo a requerimientos específicos y a utilizarlas como un efectivo auxiliar en la toma decisiones, ya sea en problemáticas que planteen su uso o bien para las necesidades establecidas en una Empresa. El gráfico es una herramienta muy útil a la hora de interpretar resultados; crea una representación visual que facilita la comprensión global de los resultados numéricos y pueden crearse de modo que queden incrustados en la hoja de cálculo en la que se está trabajando, así como en otra hoja independiente del libro de trabajo, si se desea. Además, Excel ofrece la posibilidad de crear gráficos personalizados, según las necesidades de cada usuario. Hoy día Excel dispone de muchos más tipos de gráficos. Cada tipo de gráfico se diferencia de los demás por la clase de marcas de datos que utiliza. Por ejemplo, el gráfico que utiliza columnas como marcas de datos y el gráfico que utiliza círculos, por mencionar algunos. El motivo de que haya diferentes y variados tipos de gráficos no es solamente estético. Cada uno de los tipos de gráficos está especialmente indicado para representar los datos de una manera distinta. Por lo tanto, si quieres obtener la máxima eficacia al crear tus gráficos y presentar tus datos de la mejor manera posible, debes tener esto muy en cuenta: cada tipo de gráfico está destinado para una labor específica. BLOQUE 2 115 Planeación de un gráfico. Cuando se desea elaborar un gráfico, lo primero que se debe hacer es planearlo para tener una idea clara de lo que se va hacer; decidir qué información se manejará en el gráfico, y en qué lugar debe aparecer. Para esto se puede realizar lo siguiente: a) Determinar el propósito del gráfico. Entender para qué sirve el gráfico, de esta forma se podrá definir el propósito del mismo. Al tener claro lo que desea mostrar será más fácil diseñar. b) Identificar las relaciones entre los datos. Todos los gráficos presentan la relación que existe entre dos variables (datos), es decir, los variables son los insumos de la gráfica, al tener claro cuáles son éstas será más fácil el diseño. c) Determinar el resultado que va a mostrar. Se debe decidir cuál será la relación final que se desea ilustrar. d) Decide el tipo de gráfico a utilizar. Con base en la variable involucrada y la relación que existe entre ellas (misma que se desea resaltar), se debe decidir cuál será el tipo de grafica que más se apega a las necesidades. A continuación se muestran los diferentes tipos de gráficos que se pueden elaborar en Excel para poder tomar la mejor decisión respecto al gráfico a utilizar. TIPOS DE GRÁFICOS Gráfica de área. Muestra la variable del volumen respecto al tiempo. Gráfica de barras. Compara las distintas cantidades en el tiempo con un formato horizontal. Gráfica de columnas. Compara las diferentes cantidades en el tiempo con un formato vertical. Gráfica de líneas. Compara las tendencias a intervalos predefinidos. Gráfica circular o de pastel. Compara las partes de algo con el todo. Gráfica. Compara las tendencias, generalmente sirve para elaborar pronósticos en el comportamiento de ciertos fenómenos e) Identifica los datos de la hoja de trabajo que necesitas ilustrar con el gráfico. Para este momento ya habrás diseñado la hoja de donde saldrá la gráfica, así que solo deberás identificar dónde se encuentran los datos involucrados. f) Elabora un boceto del gráfico y úsalo para decidir en qué lugar debe colocarse los elementos en el gráfico. Es importante tener una idea clara del tipo de gráfico que necesitamos y elaborar un boceto de éste en papel, colocando los rótulos correspondientes, las leyendas del eje, etc. 116 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Uno de los elementos para poder crear un gráfico son los datos contenidos dentro de las celdas, para realizar su selección puedes utilizar alguna de las siguientes formas: Ejemplo se selección de datos: BLOQUE 2 117 Galería de gráficos. Conoces ya acerca de los elementos que una gráfica debe contener y hemos mencionado también que una gráfica se refiere a una representación visual de datos. Sin embargo, quizá en este momento te surja la pregunta ¿Cómo elaborar las gráficas en una hoja de cálculo? La respuesta se relaciona con un concepto llamado “galería” el cual se refiere a diseños preestablecidos que reciben el nombre de gráficas estándar. La Hoja de Cálculo cuenta con variedad de tipos de gráficas cuya aplicación dependerá del tipo de información a procesar y la respuesta que se busque. 118 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Aplicación de gráficos. Cada gráfica se aplica en función de la interpretación que se requiere y considerando los datos que se necesitan analizar. Para que cuentes con mayores elementos acerca de cómo llevar a cabo este proceso te proponemos la siguiente información. La aplicación que tiene una gráfica de líneas se basa en analizar la tendencia que tienen los datos. Por ejemplo, el comportamiento que registran las ventas mensuales o anuales en una compañía, la baja o alza que tiene la moneda, o bien, cómo aumentan y disminuyen los niveles de contaminación en una ciudad. Cuando los datos se relacionan entre sí, es decir, cuando podemos decir que existe cierta continuidad entre las observaciones (como por ejemplo el crecimiento poblacional, la evolución del peso o estatura de una persona a través del tiempo, el desempeño académico de un estudiante a lo largo de su instrucción escolar, las variaciones presentadas en la medición realizada en algún experimento cada segundo o minuto) se pueden utilizar las gráficas de líneas, que consisten en una serie de puntos trazados en las intersecciones de las marcas de clase y las frecuencias de cada una, uniéndose consecutivamente con líneas. Este ejemplo muestra el comportamiento del peso corporal (en kilogramos) de dos individuos a lo largo de cinco observaciones anuales. Al igual que en el caso de las gráficas de columnas (y de otras más) es posible presentar varias series de observaciones (en este caso cada serie de observaciones son los pesos de un individuo). Gráficas de barras. Estas gráficas comparan frecuencias y muestran la diferencia que éstas tienen ubicando a las categorías en el eje vertical y a los valores en el eje horizontal. Las barras se manejan en forma de rectángulos que representan cantidades relacionadas con el tiempo o con algún otro evento, lo que hace posible la comparación. El ejemplo que sigue pertenece al comportamiento de las calificaciones parciales de tres alumnos de preparatoria. Las series (cada una de las calificaciones parciales) están coloreadas con diferente color para mostrar el comportamiento tanto individual, como de cada uno de los alumnos con respecto a los demás. Es interesante observar que la escala horizontal no es continua sino nominal. BLOQUE 2 119 Gráfico circular o de pastel. Estos gráficos presentan los datos por medio de porcentajes que simulan pequeñas rebanadas, de ahí que también se les conozca con el nombre de Pastel. La suma de los porcentajes indicados representa al 100% de los datos totales. Este tipo de gráfica, circular o de pastel, es muy conveniente, cuando lo que se desea es resaltar las proporciones que representan algunos subconjuntos con respecto al total, es decir, cuando se está usando una escala categórica. Por ejemplo, para ilustrar las áreas de conocimiento de una carrera “X”: De hecho, si se desea resaltar una de las categorías que se presentan, es válido tomar esa "rebanada" de la gráfica y separarla de las demás: 120 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Gráficas de áreas. Estas gráficas, a diferencia de las de barras o de líneas, permiten comparar visualmente la magnitud de los cambios que se van produciendo a lo largo de un evento o de un periodo. Cada área representa la suma de los valores, de esta forma se puede observar la relación que guardan las partes con el todo graficado. En ocasiones, al comparar dos series de observaciones (o de datos) se utiliza la llamada gráfica de áreas, la cual consiste en rellenar el área que se encuentre debajo de las líneas que resultan de una gráfica de líneas. El ejemplo que se presenta es la comparación del total de las especies de las familias del orden Carnívora y las que están amenazadas, en México. Actualmente, y mucho en los medios masivos de comunicación, se utilizan gráficos para ilustrar los datos o los resultados de alguna investigación. Regularmente se utilizan dibujos para representar dicha información, y el tamaño o el número de estos dibujos dentro de una gráfica queda determinado por la frecuencia correspondiente. A este tipo de gráfica se le llama pictograma. BLOQUE 2 121 Elementos de un gráfico. TÍTULOS RÓTULOS EJE DE VALORES (Y) EJE DE CATEGORÍAS (X) LEYENDA Pasos para crear un gráfico. Al crear gráficas es necesario conocer las partes o detalles con los que cuenta, tales como títulos, leyendas, rótulos para que tengan una presentación más formal. Esto con el fin de identificar a los ejes que las componen así como los elementos que éstos contienen, lo que permitirá personalizarlas de acuerdo a las necesidades, o bien, a los requerimientos que se establezcan. Excel tiene programada una serie de funciones lógicas que reconocen automáticamente los datos de un rango seleccionado y los ordenan, para representarlos como gráficos. De esta manera, es muy sencillo crear un gráfico, aunque no se tengan los suficientes conocimientos. Lo que si es necesario, es contar con datos en una hoja de cálculo, para poder seleccionar un rango de datos eficientes para esta operación. Para detallar este proceso, considera el siguiente ejemplo: imagina que te piden obtener la gráfica correspondiente a las calificaciones obtenidas por un grupo, considerando que se realizaron tres exámenes, donde además se obtuvo el promedio. Observa los datos de la figura: 122 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Sigue ahora la secuencia que se indica a continuación: 1. Selecciona el rango que se va a graficar (en este caso: A1:E8). 2. Selecciona la Ficha “Insertar” de la Cinta de opciones. 3. Selecciona el tipo de gráfico así como el subtipo de gráfico, como lo indica la siguiente figura: 4. Da clic en “Aceptar”. Selecciona Elige un subtipo . BLOQUE 2 123 Personalización de gráficos. Una vez creado el gráfico, se puede modificar o detallar, utilizando la cinta de opciones o el menú contextual. Usando la cinta de opciones. Ficha “Diseño” Al seleccionar el gráfico, aparece en la cinta de opciones una sección de herramientas para gráficos con tres fichas: “Diseño”, “Presentación” y “Formato”. En la ficha “Diseño” aparecen todas las opciones correspondientes al gráfico en sí: Tipo de gráfico, Datos, Diseños de gráfico, Estilos de diseño y Mover gráfico. Puedes experimentar con cada una de estas opciones y si no te gusta, deshaces la operación con CTRL+Z. . Cambiar tipo de gráfico Se oprime el primer botón “Cambiar tipo de gráfico y nos aparece la ventana familiar en la cual seleccionamos el tipo de gráfico al que queremos cambiar nuestros datos, tras de lo cual damos aceptar: Guardar como plantilla. Permite guardar todas nuestras modificaciones en un archivo que se puede reutilizar después sin tener necesidad de repetir todos los pasos. 124 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Cambiar entre filas y columnas de un gráfico. Ejemplo: El gráfico 1, muestra en la parte inferior o fila a siete alumnos, con sus cuatro calificaciones representadas en las columnas. Para modificar el gráfico se selecciona y después se oprime el botón “Cambiar entre filas y columnas” nos intercambia los datos, de manera que en la fila inferior tenemos cada examen y las columnas son las calificaciones de cada alumno: Gráfico 1 Gráfico 2 “Seleccionar datos”. Da opciones un poco más complejas: BLOQUE 2 125 En la tabla de datos se ve una línea punteada alrededor del rango seleccionado. Se puede seleccionar otra tabla de datos o modificar esta misma selección. Por ejemplo, utilizando el ratón, se selecciona de A1 a A8 y con CTRL+CLIC se selecciona de E1 a E8 obteniendo un gráfico con sólo los promedios de los alumnos: El grupo “Diseños de gráfico” permite seleccionar diversos diseños para nuestro gráfico, por ejemplo: El grupo “Estilos de diseño” permite cambiar rápidamente los colores del gráfico así como los bordes, por ejemplo: 126 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Mover gráfico. En el grupo “Diseños de gráfico” la opción de esta ficha Mover gráfico Ubicación nos permite ubicar a nuestro gráfico. Una vez elaborado, indica el lugar donde se quiere conservar, de ahí que en el cuadro de diálogo solicita que se indique si se desea conservar en una “Hoja nueva” e independiente”, o como “Objeto en”, que significa guardar la gráfica en la hoja donde se tienen los datos. Modificar elementos del gráfico. Usando la cinta de opciones. Ficha “Presentación” . Esta ficha nos permite modificar los diversos elementos que acompañan al gráfico, tales como los diversos títulos y rótulos que nos identifican los datos, así como insertar imágenes, formas y cuadros de texto. Cada uno de esos elementos mencionados, pueden modificarse también, de la misma manera que se haría fuera de un gráfico. En el cuadro desplegable “Área del gráfico” se pueden seleccionar qué parte del gráfico se quiere modificar: BLOQUE 2 127 Por ejemplo, se selecciona “Serie EX1” que son los datos correspondientes al primer examen y hacer clic en “Aplicar formato a la selección”: Observar en el gráfico que la primera columna de cada grupo está seleccionada, pues corresponde a la serie EX1. En la ventana “Formato de serie de datos” se tienen varias opciones de trabajo; seleccionar “Formato 3D” y un bisel que se llama “Círculo”: 128 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Le damos a “Cerrar” y obtenemos lo siguiente: Se aplicó el formato a la serie EX1 (primera columna de cada grupo) Si se da “Restablecer para hacer coincidir el estilo”, deja el gráfico como estaba originalmente: También se puede insertar una imagen de archivo, una forma o un cuadro de texto. Hacemos clic en “Imagen” y seleccionar el archivo de imagen que se quiere insertar: Insertar el logo del COBACH y modificar su tamaño para ubicarlo en la parte superior izquierda: BLOQUE 2 129 Se observa que al estar seleccionada la imagen, aparece en la cinta de opciones la ficha de “Herramientas de imagen”, lo que nos permite modificar sus atributos. Seleccionar el borde del gráfico para volver a tener las herramientas de gráficos. Siguiendo con la ficha “Presentación”, se tienen las opciones de cambiar todos los textos del gráfico, así como sus atributos. Se selecciona “Título del gráfico” y seleccionar “Encima del gráfico”: En el gráfico aparece un cuadro de texto, el cual se pueden modificar: Agregar un título al eje horizontal: 130 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL La “Leyenda” se refiere a la parte que aparece inicialmente a la derecha del gráfico y que nos identifica las series. Se puede ubicar en otra parte del gráfico o eliminarla: El botón “etiqueta de datos” nos permite presentar los datos numéricos correspondientes a cada columna. Seleccionar la posición “Extremo externo”. Pero los datos se ven amontonados, entonces se hace lo siguiente: Seleccionar la serie de etiquetas de datos de EX1, y dar “Aplicar formato a la selección” , ahora en la parte inferior seleccionar “Alineación”, en la derecha abrir “Dirección del texto”, y seleccionar “Girar todo el texto 270° y dar clic en “Cerrar”: BLOQUE 2 131 Hacer lo mismo para las otras etiquetas: Incorporar la tabla de datos al gráfico. “Tabla de datos”. Se puede incorporar nuestra tabla de datos al gráfico: 132 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Modificar los ejes horizontal y vertical u ocultarlos En el botón “ejes” se puede modificar la forma en que se presentan los ejes horizontal y vertical u ocultarlos: Añadir “Líneas de la cuadrícula” al gráfico, para la visualización de los datos: Con la finalidad de obtener más claridad en la visualización de los datos, se pude añadir “Líneas de la cuadrícula”. BLOQUE 2 133 Cambiar el fondo del gráfico En el área de trazado, se puede cambiar el fondo del gráfico: 134 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Cambiar el gráfico a tipo “3D” Las siguientes opciones sólo están disponibles cuando el gráfico es de tipo “3D” Dar color a los planos inferior y lateral del gráfico 3D Los botones “Cuadro gráfico” y “Plano inferior del gráfico” nos permiten colorear los planos inferior y lateral del gráfico 3D: BLOQUE 2 135 Modificar el “Giro 3D” Para modificar el “Giro 3D”, se debe especificar qué ángulo se debe girar por el eje “X” y por el eje “Y”. También se puede regular la profundidad del gráfico, para que resalte más. Las opciones del grupo “Análisis” son para usos muy especializados de gráficos, especialmente en estadísticas y finanzas. El botón de “Propiedades” sólo nos da el nombre del gráfico, el cual se puede modificar. Cambiar bordes y colores Cambiar a la ficha ”Formato” y aquí, de cada elemento que seleccionamos, se puede cambiar bordes o colores, entre otras características. Por ejemplo, cambiaremos la serie 3 de color de borde y relleno: Para modificar de manera manual los elementos del gráfico, utilizando el mouse, solamente es necesario seleccionar con éste cada uno de los elementos. Por ejemplo, se se selecciona la serie de etiquetas de la serie 1, y en la ficha inicio, cambiar la fuente, su tamaño y agregar negritas. 136 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Ejemplo: Cómo crear un Gráfico. 1. Elaborar la estructura de la hoja de cálculo con los rótulos del título principal, títulos de las columnas y filas. 2. Agregar datos a cada columna según lo requiera. 3. Seleccionar los datos requeridos para graficar. 4. Seleccionar el tipo de gráfico. BLOQUE 2 137 Actividad: 3 Realiza en binas las siguientes actividades. Guarda el ejercicio en el portafolio de evidencias para posteriormente entregar al profesor. 1. Elabora en Excel el ejercicio anterior “cómo crear un gráfico”, tal como se observa en el módulo. Además, con los mismos datos, realiza cuatro gráficas diferentes. Imprime tu trabajo y pega tu evidencia. 138 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 3 (continuación) BLOQUE 2 139 Actividad: 3 (continuación) 2. En una escuela se recolectaron los siguientes datos que muestran los resultados de una encuesta sobre el manejo de Excel, Word y PowerPoint en diferentes áreas. Estos son los datos arrojados, los cuales deberás capturar. 1. Selecciona el rango de celdas correspondiente. 2. Selecciona la gráfica adecuada de acuerdo a las características de la información. 3. Asigna las series a las columnas. 4. Agrega el siguiente título al gráfico: FRECUENCIAS DE MANEJO DE EXCEL, WORD Y POWER POINT. 5. Agrega el siguiente título al Eje de las X: ÁREAS. 6. Agrega el siguiente título al Eje de las Y: FRECUENCIAS. 7. Agrega rótulos mostrando el valor. 8. Habilita Eje de categorías X y eje de valores Y. 9. Ubica las leyendas en el área inferior. 10. Modifica el tamaño de fuente de los rótulos a 8 puntos. 11. Aplica color al fondo de la gráfica. 12. Ubica la gráfica en otra página 13. Ubica las series a la derecha de la gráfica. 14. Aplica vista preliminar a la gráfica. 140 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 3 (continuación) Evidencia: BLOQUE 2 141 Actividad: 3 (continuación) Actividad: 3 Conceptual Recuerda los comandos de trabajo para elaborar gráficas. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicios prácticos. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Aplica en la práctica los comandos Es responsable y atento en el de trabajo para elaborar gráficas. trabajo colaborativo. C MC NC Calificación otorgada por el docente 142 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Cierre Actividad: 4 Prácticas para realizar en el centro de cómputo, en equipo mixto de cinco integrantes. Elaborar en la hoja electrónica de cálculo los puntos solicitados. Posteriormente, imprimir el trabajo terminado, y guardar en un CD para entregar al profesor con los datos de cada integrante del equipo. PRÁCTICA 1 1. Abran un nuevo libro y capturen la siguiente tabla. Nota: Cada una de las gráficas siguientes deberá incluir las leyendas y los rótulos correspondientes. 2. Realizar una gráfica de pastel de las mujeres que participan en cada actividad paraescolar e insertar en una hoja nueva. 3. Elaborar una gráfica de barra de los hombres que participan en cada actividad paraescolar e insertar en una hoja nueva. 4. Hacer una gráfica de Columnas respecto al total de alumnos que participan en cada actividad paraescolar e insertar en una hoja nueva. 5. Realizar una gráfica de anillo sobre el total de hombres y mujeres que participan en todas las actividades paraescolares e insertar en una hoja nueva. 6. Elaborar una gráfica de pastel para cada actividad paraescolar e insertar en una hoja nueva. 7. Guardar el libro con el nombre de “Gráficas“. 8. Cerrar la aplicación. BLOQUE 2 143 Actividad: 4 (continuación) PRÁCTICA 2 1. Elabora la estructura de la siguiente hoja de cálculo en el libro de trabajo PRÁCTICAS. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Modifica el formato de la columna “Importe” a pesos con dos decimales. Ordena los datos, alfabéticamente por Empresa. Cambia el orden Descendente (Z-A). Ordena la base de datos por No. Cliente. Elimina el registro con No. Cliente 677. Crea un gráfico Circular 3D con el Nombre de empresa y el Importe. Genera un gráfico de Barras horizontal con el Nombre de clientes y el Importe. Guarden el archivo como “DIR-Clientes”. Salir del programa. 144 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 4 (continuación) PRÁCTICA 3 En una hoja de cálculo, captura los nombres de 10 de tus compañeros y las calificaciones de 5 asignaturas, posteriormente elabora una gráfica de líneas, utilizando los datos anteriores. BLOQUE 2 145 Actividad: 4 (continuación) PRÁCTICA 4 Realiza una encuesta para registrar el nivel de estudios (primaria, secundaria, bachillerato y superior) de una muestra de 30 personas. Captura los datos obtenidos y elabora una gráfica de barras. 146 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Actividad: 4 (continuación) PRÁCTICA 5 Tomando en cuenta a tus compañeros de grupo, registra en una hoja de cálculo cuántos son mujeres y cuántos son hombres, posteriormente genera una gráfica circular. BLOQUE 2 147 Actividad: 4 (continuación) PRÁCTICA 6 Realiza una investigación sobre la cotización del dólar durante las dos últimas semanas y elabora una gráfica de áreas. Actividad: 4 Conceptual Comprende el contenido y los comandos para elaborar gráficas. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicios prácticos. Saberes Procedimental Emplea el contenido y los comandos para elaborar gráficas. C MC NC Puntaje: Actitudinal Es participativo en el trabajo colaborativo. Calificación otorgada por el docente 148 APLICA FÓRMULAS, FUNCIONES Y GRÁFICOS EN EXCEL Utiliza técnicas avanzadas de Excel. Competencias profesionales: 1. 2. Desarrolla documentos electrónicos, de acuerdo con los requerimientos establecidos (software). Localiza, obtiene información y se comunica, utilizando las tecnologías de la información y de comunicación (software). Unidad de competencia: Utiliza las herramientas y habilidades de un programa de hoja electrónica de cálculo para elaborar operaciones avanzadas en proyectos, con énfasis a diseño de cualquier tipo, que le permita al estudiante expresarse, comunicarse y producir diversos materiales, que incluyan textos, imágenes, gráficos y animaciones para una presentación de calidad y aplicado en cualquier contexto. Atributos a desarrollar en el bloque: 1.1 3.3 4.1 4.5 5.1 5.2 5.6 6.1 6.4 7.1 7.2 8.1 8.2 8.3 9.1 9.5 Enfrenta las dificultades que se le presentan y es consciente de sus valores, fortalezas y debilidades. Cultiva relaciones interpersonales que contribuyen a su desarrollo humano y el de quienes lo rodean. Expresa ideas y conceptos mediante representaciones lingüísticas matemáticas y gráficas. Maneja las tecnologías de la información y la comunicación para obtener información y expresar ideas. Sigue instrucciones y procedimientos de manera reflexiva, comprendiendo cómo cada uno de sus pasos contribuye al alcance de un objetivo. Ordena información de acuerdo a categorías, jerarquías y relaciones. Utiliza las tecnologías de la información y la comunicación para procesar e interpretar información. Elige las fuentes de información más relevantes para un propósito específico y discrimina entre ellas de acuerdo a su relevancia y confiabilidad. Estructura ideas y argumentos de manera clara, coherente y sintética. Define metas y da seguimiento a sus procesos de construcción de conocimientos. Identifica las actividades que le resultan de mayor y menor interés y dificultad, reconociendo y controlando sus reacciones frente a retos y obstáculos. Propone maneras de solucionar un problema o desarrollar un proyecto en equipo, definiendo un curso de acción, con pasos específicos. Aporta puntos de vista con apertura y considera los de otras personas, de manera reflexiva. Asume una actitud constructiva, congruente con los conocimientos y habilidades con los que cuenta, dentro de distintos equipo de trabajo. Privilegia el diálogo como mecanismo para la solución de conflictos. Actúa de manera propositiva frente a fenómenos de la sociedad y se mantiene informado. Tiempo asignado: 20 horas Secuencia didáctica 1. Manejo de tablas dinámicas. Inicio Actividad: 1 Responde brevemente a los siguientes cuestionamientos: 1. ¿Por qué es importantes la validación de datos? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ 2. Escribe un ejemplo de Error que se puede suscitar en el manejo de fórmulas. __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Qué es una tabla en Excel? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ Actividad: 1 Conceptual Reconoce la utilidad de las aplicaciones avanzadas en Excel. Autoevaluación Evaluación Producto: Cuestionario. Saberes Procedimental Identifica la utilidad de las aplicaciones avanzadas en Excel. C MC NC Puntaje: Actitudinal Con esmero responde el cuestionario. Calificación otorgada por el docente 150 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Desarrollo Errores en el manejo de fórmulas. Nadie está exento de errores, y tú bien sabes, que sobre todo en las operaciones matemáticas un signo mal puesto o un número equivocado cambia por completo el resultado. Esto es algo que puede pasar mientras se capturan los datos de una fórmula en una hoja de cálculo, donde por distracción o por alguna otra causa, se introducen datos erróneos que influyan en el resultado. Excel, en este caso resulta de gran ayuda ya que al detectarlo nos manda un mensaje de error. Algunos de los valores de error que pueden aparecer en una celda son: #¡DIV/0! – Ocurre cuando se hace una fórmula que se divide entre cero (0) o entre una celda que está vacía. #N/A – Sucede cuando tiene un valor que no está disponible para una función o fórmula. #¿NOMBRE? – Aparece cuando Excel no reconoce el nombre de una función o no reconoce el texto en una fórmula. #¡NULO! – Sucede cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersecan. Por ejemplo, puede haber un rango incorrecto (que no utiliza una coma para separar dos rangos), como SUMA(C2:D10,E2:E10) o una referencia a celda incorrecta. BLOQUE 3 151 #¡NUM! – Ocurre cuando se utiliza un argumento inaceptable en una función que debe ser un argumento numérico o cuando el resultado de una fórmula es un número demasiado alto o pequeño para que Excel lo despliegue. Excel desplegará valores entre -1*10307 y 1*10307. #¡REF! – Sucede cuando una referencia a celda no es válida, por ejemplo, cuando eliminas celdas que hacen referencia a fórmulas o pegas celdas en celdas a las que otras fórmulas hacen referencia. #¡VALOR! – Aparece cuando utilizas el tipo de argumento incorrecto en una función o el operando incorrecto en una fórmula. Ya que se conocen los errores más comunes de Excel, se pueden corregir más eficientemente. Otro tipo de error que se puede presentar o proveer es en la captura de los datos. Cuando los datos se registran deben tener ciertas características específicas, determinadas por el usuario, de acuerdo al uso que éste le vaya a dar, ante tal situación lo conveniente es validar la celda o el rango de celdas. Esto significa que: a) Te indica qué tipo de datos debes capturar. b) Permite sólo el tipo de dato que se podrá ingresar. c) Presenta un mensaje de error e impida ingresar el dato considerando la validación establecida. 152 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 2 En el centro de cómputo realicen en binas la siguiente práctica. Guarden el ejercicio en el portafolio de evidencias para entregar al profesor. 1. Captura en una hoja de cálculo la información que se muestra en la siguiente figura y posteriormente realiza lo que se indica en cada uno de los incisos: a) Captura en las celdas señaladas el contenido que corresponde de acuerdo a lo que se muestra en la siguiente tabla y registra el mensaje de error obtenido. BLOQUE 3 153 Actividad: 2 (continuación) Investiga la definición de los siguientes mensajes de error, que se muestra en la siguiente tabla. Actividad: 2 Conceptual Reconoce los tipos de errores en el empleo de fórmulas en la hoja de cálculo. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Ubica en la práctica los tipos de errores, en el manejo de fórmulas. C MC NC Puntaje: Actitudinal Muestra interés al realizar el ejercicio. Calificación otorgada por el docente 154 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Validación de datos. Este es un proceso de Excel permite validar entradas de datos de acuerdo a una configuración establecida por ti. Allí podrás definir cuáles datos serán aceptables en la celda o rango determinado, y cuáles mensajes de entrada o de error se desplegarán cada vez que se selecciona una celda validada. La validación de datos de Excel se encarga de comprobar si los datos que se teclean en la celda son los adecuados. Para activar este proceso deberás seguir la ruta: Datos de la cinta de opciones / Validación de datos (de la grupo herramientas de datos). Esto te lleva al siguiente cuadro de diálogo se muestra a continuación: FICHAS 1 VENTANA Configuración. DESCRIPCIÓN Permite definir el tipo de dato a validar así como el criterio para reconocer dicha validación. Podrás indicar el mensaje que aparecerá en el rango, el cual será un auxiliar para precisar indicaciones respecto a la validación. 2 Mensaje entrante. 3 Mensaje de error. Reconoce un tipo de error que determina la aplicación de la validación. BLOQUE 3 155 1. En la ventana de Validación de datos en la ficha de Configuración: Despliega la lista Permitir para elegir lo único que se podrá escribir en las celdas. Cuando elije uno de estos datos del cuadro de diálogo, se muestra los elementos necesarios para restablecer la limitación. Por ejemplo, si se elige Número entero no se podrán teclear valores con decimales en las celdas seleccionadas, pero además el cuadro ofrece más limitaciones. En la lista datos se puede elegir la condición que limite la escritura de datos en las celdas. Por ejemplo, se puede seleccionar Entre lo cual implicará que solo se podrá escribir datos comprendidos entre el valor que se teclee en Mínimo o en Máximo. 2. En la ventana de Validación de datos en la ficha de Mensaje entrante permite teclear las advertencias para que el usuario no se equivoque al escribir en las celdas afectadas. 156 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL En el cuadro de texto título escribe un rótulo de advertencia (como atención). En la lista Mensaje de entrada tecle el texto de advertencia indicando las limitaciones de la celda. Si se escribe estos mensajes en el cuadro de diálogo… Se muestran al acceder a una Celda validada 3. En la ventana de Validación de datos en la ficha de Mensaje se error permite teclear un pequeño texto y un rótulo que Serán mostrados si el usuario teclea valores incorrectos en las celdas validadas: Con la lista Estilo puede elegir el icono que aparecerá junto al mensaje de error. Según el icono que se elija, el sistema será más o menos inflexible a la hora de permitir que un valor incorrecto quede o no escrito en la celda. En Título escriba un mensaje que aparecerá encabezando el cuadro de diálogo con el error. En la lista Mensaje de error teclee el texto que debe informar del error al usuario cuando teclee un valor incorrecto en la celda. BLOQUE 3 157 Tipos de errores La ventana reconoce tres tipos de errores los cuáles se muestran en la figura de la derecha: a) Límite, valida al dato y no permite su acceso. b) Advertencia, muestra un mensaje reconociendo al error. Sin embargo, permite su acceso. c) Información, su uso es recomendable cuando se requieren datos adicionales en el rango indicado. Ejercicio: Captura en una hoja de cálculo los datos de acuerdo a la estructura que se muestra a continuación: a) Para realizar la validación sigue los datos que se encuentran en la tabla anterior: b) Selecciona el rango desde A2:A9 c) Activa la ventana de validación y registra los datos tal y como lo muestran cada uno de los campos: 158 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL d) Establece ahora el mensaje de entrada, para ello activa la carpeta Mensaje entrante y registra los datos que se muestran: e) Captura el mensaje de error que aparecerá si el dato ingresado es incorrecto, para ello, activa la carpeta Mensaje de error y registra los datos tal y como se muestra en la siguiente figura: Listo, observa ahora como quedó el rango: BLOQUE 3 159 Actividad: 3 En el centro de cómputo utiliza el programa de Excel para realizar los siguientes ejercicios. Guarda tu práctica en el portafolio de evidencias para entregar al profesor. a) Elabora en la computadora el ejemplo explicado anteriormente, para comprobar los resultados de validación de datos, como se mostraría en la Hoja de cálculo de Excel. Escribe tu rango de validación. b) Realiza la validación del siguiente rango de B2:B9, para ello sigue las indicaciones que se presentan en la siguiente tabla. Escribe los pasos que realizaste en el ejercicio anterior. Tabla: Pasos a realizar: 160 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 3 (continuación) c) Captura en una hoja de cálculo los datos de acuerdo a la estructura que se muestra a continuación: Selecciona los valores numéricos pertenecientes a las calificaciones de la Columna “D”. En la ficha Datos de la cinta de opciones pulse el botón Validación de datos (grupo Herramienta de datos). Asegure de que no pueda haber valores negativos en todas las celdas. Escribe tu rango de validación. BLOQUE 3 161 Actividad: 3 (continuación) Actividad: 3 Conceptual Ubica la utilidad que representa el empleo de validación de datos. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Identifica la utilidad de la validación de datos. C MC NC Puntaje: Actitudinal Es consciente del uso de validación de datos. Calificación otorgada por el docente 162 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Buscar objetivos en Excel. Cuando una fórmula depende de un valor desconocido para mostrar un resultado conocido, se puede utilizar la función de búsqueda de objetivos para que Excel localice un valor que ofrezca el resultado adecuado. Ejemplo: Imagina una lista de datos que conforman una fórmula cuyo resultado es incompleto debido a que, si se conocen los ingredientes y el peso total que se desea para elaborar un pastel, solo que al momento se desconoce el peso de uno de sus ingredientes. En la tabla se muestra las cantidades de los ingredientes del pastel, pero se ignora la cantidad de huevos necesaria (en gramos) para que el pastel pese un kilo cuando se acabe. Lo cierto es que nosotros podemos calcular su valor, Excel puede ayudarnos. Se despliega el botón Análisis Y si, que se encuentra en el grupo Herramientas de datos en la ficha Datos de la cinta de opciones y se selecciona la opción Buscar objetivos. Se obtiene un cuadro de diálogo que contienen los siguientes elementos: 1. En el cuadro de texto Definir la celda se debe teclear la referencia de la celda que debe contener el resultado (la que contienen la fórmula). 2. En el cuadro de texto con el valor se teclea la cantidad que se desea alcanzar. 3. En el cuadro de texto para cambiar la celda se escribe la referencia de la celda cuyo valor se desconoce. 4. Al pulsar el botón Excel se pondrá a trabajar para intentar localizar el valor que nos falta. Si lo encuentra, ofrecerá un cuadro con el resultado y asignará el dato que falta a la celda en cuestión. BLOQUE 3 163 Datos de la tabla con el ejercicio “Ingredientes de un pastel” Es importante que los datos de la tabla tenga una fórmula para calcular el Total de ingredientes, ya que Excel lo requiere para realizar la búsqueda de objetivos Al pulsar aceptar se realiza la acción ejecutada por Excel, donde se muestra la cantidad del peso en gramos del ingrediente faltante de la columna (B7). Además se observa que el total de la columna (B9), se modifico con el Estado de la búsqueda de objetivos una vez conociendo la cantidad del peso del ingrediente faltante. 164 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Auditorias. Permiten localizar rápidamente datos que afectan negativamente a las formulas. Las auditorias muestran flechas que señalan los datos que afectan a una fórmula, de modo que si ésta ofrece un dato erróneo o no esperado se puede averiguar el motivo fácilmente. Sólo hay que situarse en la celda que contiene la fórmula, acceder a la ficha de Fórmulas de la cinta de opciones y seleccionar el botón Rastrear procedentes del grupo Auditoría de Fórmulas. Esta acción revela flechas de color azul que apuntan a las celdas cuyos valores afectan a la fórmula. Ejemplo: a) Elaborar la estructura de la hoja de cálculo, con sus datos. b) Realizar los cálculos requeridos con fórmulas en Total, Total general y Total general con IVA. c) Gracias a la auditoría se puede ver en el ejemplo como el cálculo del Total con IVA falla debido a que la fórmula no utiliza la celda adecuada (B16), para realizar el cálculo de Total con el IVA, como se muestra en el ejemplo. d) Una vez registrada la fórmula selecciona Fórmula / Auditoria de fórmulas / Rastrear precedentes. Se observa como el programa indica el error marcado con una flecha. BLOQUE 3 165 En el mismo grupo de Auditoría de fórmulas se dispone de otras posibilidades relacionadas: 1. Es similar a rastrear precedentes, pero hay que situarse en una celda para que se revele qué formulas utilizan su valor para calcular. Limpia las flechas de la hoja de cálculo. El botón muestra las fórmulas en las celdas en lugar de sus resultados; para volver al modo normal de trabajo, sólo hay que volver a pulsarlo. El botón comprobación de errores despliega varias opciones relacionadas con la inspección de errores en la hoja: 2. 3. 4. Comprobación de errores ofrece un cuadro de diálogo que permite navegar por todos los errores de la hoja ofreciendo una posible explicación sobre el motivo de su fallo. Rastrear error permite mostrar las celdas que producen error en una fórmula (en la que hay que situarse antes de activar la opción). Referencias circulares muestra una lista de fórmulas que contienen una referencia circular: una fórmula que no puede resolverse porque se emplea en ella la misma celda en la que se va a calcular el resultado. escrita 5. El botón Evaluar fórmulas muestra un informe puntual sobre el error de una fórmula en una celda (en la que se debe situar previamente). 166 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 4 En el centro de cómputo realiza los siguientes ejercicios. Recuerda Guardar tus prácticas en el portafolio de evidencias para entregar al profesor. Posteriormente escribe tus observaciones. 1. 2. En Excel realiza el ejercicio que se muestra en el tema de “Buscar Objetivos”, para que compruebes resultados. En Excel realiza el ejercicio que se muestra en el tema de “Auditoría”, para que compruebes resultado. BLOQUE 3 167 Actividad: 4 (continuación) Actividad: 4 Conceptual Conoce aplicaciones avanzadas de Auditoria y Buscar objetivos en Excel. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Emplea aplicaciones avanzadas de Realiza el ejercicio de manera Auditoria y Buscar objetivos en eficiente. Excel. C MC NC Calificación otorgada por el docente 168 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Tablas de Excel. Una tabla en Excel es un conjunto de datos organizados en filas o registros, en la que la primera fila contiene las cabeceras de las columnas (los nombres de los campos), y las demás filas contienen los datos almacenados. Es como una tabla de base de datos. Las tablas son muy útiles porque además de almacenar información, incluyen una serie de operaciones que permiten analizar y administrar esos datos de forma muy cómoda. Entre las operaciones más interesantes que se pueden realizar: Ordenar la los registros. Filtrar el contenido de la tabla por algún criterio. Utilizar fórmulas para la lista añadiendo algún tipo de filtrado. Crear un resumen de los datos. Aplicar formatos a todos los datos. Crear una tabla Pasos para crear una tabla. Seleccionar el rango de celdas (con datos o vacías) que se desea incluir en la lista. Seleccionar del Tabla en la pestaña Insertar. Aparece un cuadro de diálogo Crear tabla. Seleccionar la celda o el rango de celdas a utilizar, de fila, activar la casilla de verificación La tabla tiene encabezados. Al final hacer clic en Aceptar. BLOQUE 3 169 Y en la hoja de cálculo aparece en rango seleccionado con el formato propio de la tabla. Al cerrarse el cuadro de diálogo, se puede ver que en la banda de opciones aparece la pestaña Diseño, correspondiente a las Herramientas de tabla: Modificar los datos de una tabla Para modificar o introducir nuevos datos en la tabla se puede teclear directamente los nuevos valores en ella, o bien se puede utilizar un formulario de datos. Esta segunda opción es buena cuando la lista es muy grande. Ejemplo, si se tiene la siguiente lista con información de nuestros amigos. 170 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Un formulario de datos es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de datos (un registro). Para abrir el formulario de datos, se tiene que posicionar en la lista para que se active, y pulsar en el icono Formulario Como esta opción no está directamente disponible en la Cinta de opciones, se debe añadir a la Barra de acceso rápido. Con solo pulsar el menú Archivo > Opciones > Personalizar Cinta, y Agregar el icono Formulario, en la sección de Comandos que no están en la cinta de opciones. Ejemplo: Al crear el formulario, se dispone de los siguientes botones: Nuevo: Sirve para introducir un nuevo registro. Eliminar: Eliminar el registro que está activo. Restaurar: Deshace los cambios efectuados. Buscar anterior: Se desplaza al registro anterior. Buscar siguiente: Se desplaza al siguiente registro. Criterios: Sirve para aplicar un filtro de búsqueda. Cerrar: Cierra el formulario. BLOQUE 3 171 Para cambiar los datos de un registro, primero se debe posicionar sobre el registro, luego rectificar los datos que se quieren (para desplazarnos por los campos se puede utilizar las teclas de tabulación), si se quiere guardar los cambios pulsar la tecla Intro. Para crear un nuevo registro, hacer clic en el botón Nuevo, Excel se posicionará en un registro vacío, sólo se debe llenar y pulsar Intro o Restaurar para aceptar o cancelar respectivamente. Después de aceptar Excel se posiciona en un nuevo registro en blanco por si se quiere insertar varios registros, una vez agregados los registros, hacer clic en Cerrar. Para buscar un registro, se pueden utilizar los botones Buscar anterior y Buscar siguiente o ir directamente a un registro concreto introduciendo un criterio de búsqueda. Pulsar en el botón Criterios con lo cual se pasa al formulario para introducir el criterio de búsqueda, es similar al formulario de datos pero encima de la columna de botones aparece la palabra Criterios. Ejemplo, si busca un registro con el valor Elizabeth en el campo Nombre, escribir Elizabeth en Nombre y pulsar el botón Buscar Siguiente, Excel vuelve al formulario de datos y nos posiciona en el registro de nombre Elizabeth. Modificar la estructura de la tabla Pulsar en el icono Cambiar tamaño de la tabla, se puede seleccionar un nuevo rango de datos. Pero si la tabla contiene encabezados, estos deben permanecer en la misma posición, así que sólo se puede aumentar y disminuir filas. 172 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Se puede modificar directamente el rango de filas y columnas, estirando o encogiendo la tabla desde su esquina inferior derecha. Cuando se necesita añadir una fila al final de la tabla para continuar introduciendo datos, sólo se tiene que pulsar la tecla TAB desde la última celda y aparecerá una fila nueva. Si se necesita insertar filas y columnas entre las filas existentes de la tabla, se puede hacer desde el botón Insertar, en la pestaña de Inicio. También desde el menú contextual de la tabla. Para eliminar filas o columnas, se debe posicionar sobre una celda, y elegir Filas o Columnas de la tabla en el botón Eliminar, disponible en la pestaña de Inicio y en el menú contextual de la tabla. Seleccionar una celda, fila o columna, y pulsar la tecla SUPR, se eliminan los datos seleccionados, pero no la estructura de la tabla. Para eliminar la tabla completa, selecciona toda la tabla y pulsar SUPR. Si se desea eliminar la estructura de la tabla, pero conservar los datos en la hoja, entonces pulsar en la pestaña de Diseño de la tabla. BLOQUE 3 173 Estilo de la tabla Una forma fácil de dar una combinación de colores a la tabla que resulte elegante, es escogiendo uno de los estilos predefinidos, disponibles en la pestaña Diseño de la tabla. En Opciones de estilo de la tabla, se puede marcar o desmarcar con bandas las columnas o filas, o se muestre un resaltado especial en la primera o última columna. Las bandas y resaltados dependen del estilo de la tabla. Además, a cada celda se le puede aplicar los colores de fuente y fondo, fondo condicional, etc. En está tabla, se ha cambiado el estilo, y se han marcado las opciones Primera y Última columna. 174 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Ordenar una tabla de datos Para ordenar los datos de una tabla se hace de la misma forma que ordenar los datos en celdas sin ninguna estructura: a través de los botones situados en la pestaña Datos. La única diferencia es, que al estar los datos tan bien delimitados, la ordenación siempre se realizará sobre la propia tabla y no sobre columnas completas. Ejemplo: Se Selecciona la columna de datos que se desea ordenar Por ejemplo Columna Nombre. Cinta de opciones Datos / Ordenar y filtrar. Indicar de qué manera se desea ordenar (A-Z) o (Z – A) Nota: Si se fijan en los encabezados de la propia tabla, se observa una pequeña flecha en el lateral derecho. Si se da pulsar se despliega un menú que nos proporciona las opciones rápidas de ordenación, así como la posibilidad de ordenar por colores La ordenación por colores no incluye los colores predefinidos de la tabla, como la que se ve en la imagen que alterna el color de las filas entre blanco y azul. Sino que afecta a las que han sido coloreadas de forma explícita, para destacarlas por algún motivo BLOQUE 3 175 Filtrar el contenido de la tabla Filtrar una lista consiste en seleccionar, de todos los registros almacenados en la tabla, aquéllos que se correspondan con algún criterio fijado por el usuario. Excel ofrece dos formas de filtrar una lista. - Utilizando el Filtro (autofiltro). - Utilizando filtros avanzados. Utilizar el Filtro. Para utilizar el Filtro utilizar de las listas desplegables asociadas a las cabeceras de campos (se puede mostrar u ocultar el autofiltro en la pestaña Datos, marcando o desmarcando el botón Filtro). Ejemplo, si se da pulsar, sobre la flecha del campo Apellido, nos aparece un menú desplegable, donde nos ofrece una serie de opciones para realizar el filtro. Por ejemplo, si se marca Molinares, Excel filtrará todos los registros que tengan Molinares en el 1er apellido y las demás filas 'desaparecerán' de la lista. 176 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Otra opción, es usar los Filtros de texto de las opciones del menú. En cualquier opción, se debe acceder a una ventana donde se puede elegir dos condiciones de filtro de texto, y exigir que se cumpla una condición o las dos. Excel evaluará la condición elegida con el texto que se escribe, y si se cumple, mostrará la fila. Usar el carácter “?” para determinar que en esa posición habrá un carácter, sea cual sea, y el asterisco “*” para indicar que puede haber o no un grupo de caracteres. En el ejemplo de la imagen, solo se muestran los registros cuyo 1er Apellido terminen con (s) Para indicar que hay un filtro activo, la flecha de la lista desplegable cambia de icono. Para quitar el filtro, volver a desplegar la lista y elegir la opción (Seleccionar Todo), donde aparecen todos los registros de la lista. También se puede quitar el filtro con solo pulsar en Borrar filtro en la pestaña Datos. BLOQUE 3 177 Actividad: 5 En binas realiza la siguiente práctica. Utilicen los pasos del ejemplo que se explicó en el tema de “Tablas”. Guarden el ejercicio en el portafolio de evidencias. Escriban sus observaciones. a) Crear una tabla: 1. 2. Empieza un nuevo libro de trabajo. Elabora una fila con los campos siguientes: 3. 4. 5. 6. 7. 8. Selecciona el rango A1:I1 (las celdas que has rellenado). Selecciona la pestaña Insertar. Pulsa sobre el botón Tabla. Se abre un cuadro de diálogo Crear Tabla con el rango seleccionado. Marca la casilla La tabla tiene encabezados. Pulsa Aceptar. b) Rellenar la tabla. Puedes hacerlo con los datos que quieras, inventados o reales. Te recomendamos que sean inventados para que no pierdas demasiado tiempo en ello, ya tendrás tiempo de cambiarlos. 9. Dentro del marco que se ha dibujado en torno a la tabla, se ha dejado una fila en blanco para el primer registro. Rellena las celdas para el primer contacto en dicha fila (fila 2). Cuando llegues a la última celda, pulsa la tecla Tab (Tabulación). Verás que automáticamente pasa a la fila inmediatamente inferior. 10. Rellena la fila 3 con los datos de otra persona. c) Rellenar de registros mediante el formulario. 11. Selecciona del icono Formulario, de la barra de acceso rápido. 12. Pulsa Nuevo. Aparecen los campos en blanco. 13. Rellena los campos con los datos de tu tercer contacto pasando de un campo a otro con la tecla de Tab. 14. Pulsa Intro. Estas en un nuevo registro. 15. Rellena el Nombre y el 1er apellido. 16. Pulsa Restaurar. Los valores introducidos desaparecen, vuelves a empezar con el registro en blanco. 17. Repite los pasos 13 y 14 para introducir tantos contactos como desees, repite algún apellido en varios registros, por ejemplo: García. 18. Pulsa Cerrar para terminar de introducir nuevos registros. 178 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 5 (continuación) d) Ordenar la lista por el primer apellido. 19. Posicionarse en la columna del primer apellido. (Columna B) 20. Pulsa sobre . (El primer botón ordena ascendentemente de la A a la Z, el segundo hace lo contrario, de la Z a la A). Observa como ahora tus amigos están por orden alfabético de apellido. e) Filtrar la lista de contactos por los apellidos. Si los campos de la cabecera tienen una flecha al lado derecho pasa al paso 23. 21. Sitúate en la pestaña Datos. 22. Pulsa el botón Filtro. 23. Despliega la lista del primer apellido y selecciona sólo el apellido que más se repita. Observa como ahora sólo aparecen los amigos con ese apellido. 24. Despliega otra vez la lista del primer apellido y selecciona la opción (Todas). Observa como ahora aparecen todos los registros. 25. Guarda el libro con el nombre Agenda Amigos y ciérralo. Observaciones: BLOQUE 3 179 Actividad: 5 (continuación) Actividad: 5 Conceptual Reconoce la utilidad de las tablas en Excel. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de práctico. Saberes Procedimental Emplea tablas en Excel. C MC NC Puntaje: Actitudinal Es creativo en elaborar tablas. Calificación otorgada por el docente 180 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Crear un resumen de datos. Cuando se habla de crear un resumen de los datos de una tabla, se refiere a crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista. Ejemplo si se tiene una lista de niños con los campos nombre, dirección, localidad y edad; se puede obtener un resumen de la edad media de los niños por localidad. Ejemplo, se tiene una lista de vehículos clasificados por marca y modelo; y se quiere averiguar el costo total de cada marca. Para agregar los subtotales automáticamente se debe situar sobre una celda cualquiera de la lista y marcar la opción Fila de totales en las Opciones de estilo de tabla, en la pestaña Diseño. Al seleccionar una celda de la fila de totales, aparece una pestaña con una lista de las funciones que se pueden usar para calcular el total de esa columna. BLOQUE 3 181 Crear una tabla dinámica. Una tabla dinámica consiste en el resumen de un conjunto de datos, atendiendo a varios criterios de agrupación, representando una tabla de doble entrada que nos facilita la interpretación de dichos datos. Es dinámica porque permite ir obteniendo diferentes totales, filtrando datos, cambiando la presentación de los datos, visualizando o no los datos origen, etc. Para crear una tabla dinámica, Excel nos proporciona las tablas y gráficos dinámicos. Se cuenta con una colección de datos de los artículos del almacén con el número de referencia y el mes de compra, además sabemos la cantidad comprada y el importe del mismo. Se va crear una tabla dinámica a partir de estos datos para poder examinar mejor las ventas de cada artículo en cada mes. Para seleccionar la pestaña Insertar de la cinta de opciones y hacer clic en Tabla dinámica. 182 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Aparece el cuadro de diálogo de creación de tablas dinámicas. Desde aquí se puede indicar el lugar donde se encuentran los datos que quieren analizar y el lugar donde quieren ubicar. Se debe seleccionar los datos de un rango de celdas e indicar la ubicación de una hoja de cálculo nueva. Se puede crear una conexión con otra aplicación para obtener los datos desde otra fuente diferente a Excel. En el caso de seleccionar la opción Selecciona una tabla o rango, se debe seleccionar todas las celdas que vayan a participar, incluyendo las cabeceras. Pulsar Aceptar para seguir. Se abre un nuevo panel en la derecha de la pantalla: BLOQUE 3 183 Desde este panel se puede personalizar la forma en que van a verse los datos en la tabla dinámica. Con esta herramienta se puede construir una tabla dinámica con la siguiente estructura: Una fila para cada una de las Referencias de la tabla. Una columna para cada uno de los Meses de la tabla. En el resto de la tabla incluiremos el total del Importe para cada Referencia en cada Mes. Para ello simplemente se tienen que arrastrar los elementos que se ven listados a su lugar correspondiente al pie del panel. En este ejemplo se debe arrastrar el campo REF a MES a , el campo y finalmente el campo IMPORTE a la sección .Tras realizar la tabla dinámica este sería el resultado obtenido. 184 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Se puede ver que la estructura es la que hemos definido anteriormente, en los rótulos de fila se tiene las referencias, en los rótulos de columnas se tiene los meses y en el centro de la tabla las sumas de los importes. Con esta estructura es mucho más fácil analizar los resultados. Una vez creada la tabla dinámica nos aparece la pestaña Opciones: Las opciones del panel seleccionadas sirven para realizar modificaciones a la tabla dinámica, quitar o agregar un campo de una zona. Con esto se ve que en un segundo se puede variar la estructura de la tabla y obtener otros resultados sin casi esfuerzos. Si se arrastra a la zona de datos los campos Cantidad y Total, se obtiene la siguiente tabla, más compleja pero con más información: Puede que no se visualices la tabla de la misma forma, al añadir varios campos en la sección Valores el rótulo aparecerá en una las secciones de rótulos, si te aparece en Etiquetas de columna despliega la lista asociada a él y selecciona la opción Mover a rótulos de fila. Ahora arrastrar CANTIDAD y TOTAL al cuadro de Valores: BLOQUE 3 185 Arrastrar la etiqueta de suma de valores de columna a fila: Se obtiene lo siguiente: 186 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL BLOQUE 3 187 Eliminar una tabla dinámica Para eliminar una tabla dinámica simplemente se debe seleccionar la tabla en su totalidad y presionar la tecla Supr. Aplicar filtros a una tabla dinámica Otra característica útil de las tablas dinámicas es permitir filtrar los resultados y así visualizar únicamente los que nos interesen en un momento determinado. Esto se emplea sobre todo cuando el volumen de datos es importante. Los campos principales del panel y los rótulos en la tabla, están acompañados en su parte derecha, de una flecha que indican una lista desplegable. Ejemplo, si se pulsa sobre la flecha del rótulo Etiquetas de columna aparece una lista con los distintos meses disponibles en la tabla con una casilla de verificación en cada uno de ellos para indicar si se quiere ver o no, más una opción para marcar todas las opciones en este caso todos los meses. Si se deja marcados los meses Enero y Febrero, los otros meses desaparecerán de la tabla, pero no se pierden, en cualquier momento se pueden visualizar volviendo a desplegar la lista y marcando la casilla (Seleccionar todo). Para cerrar este cuadro se deben guardar los cambios y pulsar en Aceptar. Si se aplica el filtro a varios campos se puede formar condiciones de filtrado más complejas, ejemplo seleccionar ver los artículos con referencia 1236 de Abril Obtener promedios en una tabla dinámica Al crear una tabla dinámica, Excel nos genera unos totales con sumatorio, se puede modificar esas fórmulas por otras, como calcular el máximo o el mínimo, el promedio, etc. Para hacer esto se debe situar en cualquier celda de la zona que se quiera rectificar y hacer clic con el botón derecho del ratón, nos aparece un menú emergente con diferentes opciones, seleccionar la opción Configuración de campo de valor... y nos aparece un cuadro de diálogo. En este cuadro se puede escoger la que se desea para hacer el resumen, mediante Suma, Cuenta, Promedio, etc. También se puede abrir el cuadro de diálogo con el botón de la pestaña Opciones. 188 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Gráficos con tablas dinámicas Para crear una gráfica de nuestra tabla dinámica Hacer clic en el botón Gráfico dinámico de la pestaña Opciones. Para cambiar el formato del gráfico a otro tipo de gráfico que nos agrade más o nos convenga más según los datos que tenemos. Al pulsar este botón se abrirá el cuadro de diálogo de Insertar gráfico, y escoger el gráfico que más nos convenga. Luego, la mecánica a seguir para trabajar con el gráfico es la misma que se vio en el tema de gráficos. BLOQUE 3 189 Cierre Actividad: 6 En binas realicen en el centro de cómputo el siguiente ejercicio. Guarden su práctica en el portafolio de evidencias. Crea la estructura en una hoja de cálculo en Excel. Crear una tabla dinámica. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Selecciona el rango A1:G15. Haz clic en el botón Tabla dinámica de la pestaña Insertar. La opción Seleccione una tabla o rango debería estar marcada y con el rango A1:G15 en la caja de texto. Marca Nueva hoja de cálculo. Pulsa en Aceptar. Se abrirá el panel lateral de tablas dinámicas. Arrastra el campo SEMANA Arrastra el campo CLIENTE Arrastra el campo TOTAL . . . 10. Arrastra el campo ARTÍCULO . El campo ARTÍCULO se debe añadir a los rótulos de columna, porque se quiere en los rótulos de fila. 190 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 6 (continuación) 11. En el área de Rótulos de columna despliega el campo Valores y selecciona la opción Mover a rótulos de fila. 12. Haz clic en el botón Encabezados de campo de la pestaña Opciones para quitar los encabezados de la tabla dinámica. Debe quedar algo así: BLOQUE 3 191 Actividad: 6 (continuación) La tabla nos muestra por cada semana lo qué ha comprado cada cliente. La fila Suma de TOTAL nos da lo que se ha gastado cada cliente en cada semana. Sin embargo la fila Suma de ARTÍCULO nos muestra la suma del número de artículo para cada semana, pero esto no es lo que desea. El objetivo es que esta última fila muestre el número de artículos que se han comprado, así se podrá saber para cada semana cuánto se ha gastado cada cliente y cuántos artículos ha comprado. 13. Haz clic derecho sobre cualquier celda de la fila Suma de ARTÍCULO y en el menú emergente selecciona Configuración de campo de valor. 14. En el cuadro de diálogo selecciona la función Cuenta y pulsa Aceptar. El resultado será el siguiente: 15. Ya se tiene lo que se quiere. Ahora desde la pestaña Diseño modifica el aspecto de la tabla a tu gusto. Ahora filtrar los resultados para ver solamente los datos del cliente 14. Haz clic sobre una celda de la tabla para que aparezca el panel lateral. Haz clic sobre la flecha a la derecha del campo CLIENTE en la lista de campos. Deseleccionar todos los clientes menos el 14. Pulsar Aceptar. Cierra el libro de trabajo guardando los cambios realizados. Evaluación Producto: Ejercicio de práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Emplea los pasos para crear tablas Es responsable y atento al dinámicas en Excel. realizar la práctica. C MC NC Calificación otorgada por el docente Actividad: 6 Conceptual Reconoce los pasos para crear tablas dinámicas en Excel. Coevaluación 192 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Secuencia didáctica 2. Macros. Inicio Actividad: 1 Responde a los siguientes cuestionamientos. 1. ¿Qué es un Macro? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ 2. ¿Cómo le haces para recordar una serie de pasos que se tienen que repetir varias veces? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ 3. ¿Qué es la programación en Informática? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ Actividad: 1 Conceptual Reconoce la utilidad de Macros en Excel. Autoevaluación Evaluación Producto: Cuestionario. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Identifica la utilidad de Macros en Es observadora y atenta al Excel . realizar la actividad. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 3 193 Introducción a Macros. Los Macros, es una herramienta muy útil para solucionar problemas de cálculo en Excel, se pueden trabajar de dos formas cómo macros automáticamente y macros manuales. Las macro automáticamente es la manera muy sencilla de macros a utilizar sin entrar en profundidad con el lenguaje de programación utilizado por MS Excel, el Visual Basic Application (VBA). Una Macro son una serie de acciones que se almacenan y se pueden activar posteriormente en otra hoja o en otro libro. Por ejemplo, todos los días puede suceder que se emplee frecuentemente en una hoja de cálculo los mismos pasos: Tamaño de Fuente (Tamaño de la letra), Negrita, Fuente (Tipo de letra) y Color de Fuente(Color de Letra), para no estar repitiendo estos pasos pueden almacenarse en una macro y cuando se ejecute dicha macro los pasos antes mencionados se ejecutaran las veces se desee. Otro ejemplo, cuando se trabaja con un libro personalizado, es decir, que se ha definido con una serie de características específicas como puedan ser el tipo de letra, el color de ciertas celdas, los formatos de los cálculos y características similares, se pierde mucho tiempo en formatear todo el libro si se dispone de muchas hojas. Con las macros lo que se pretende es automatizar varias tareas y fusionarlas en una sola, añadiendo por ejemplo un botón en nuestro libro que al pulsar sobre él realice todas esas tareas. Crear una macro automáticamente. La forma más fácil e intuitiva de crear macros es crearlas mediante el grabador de macros del que dispone Excel. Este grabador de macros te permite grabar las acciones deseadas que posteriormente las traduce a instrucciones en VBA, las cuales se puede modificar posteriormente, si se tiene conocimientos de programación. Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro. Además de esta opción en el menú se pueden encontrar las siguientes opciones: Ver Macros. Donde se accede a un listado de las macros creadas en ese libro. Usar referencias relativas - Con esta opción se utilizan referencias reactivas para que las macros se graben con acciones relativas a la celda inicial seleccionada. 194 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Al seleccionar la opción Grabar macro, lo primero que se ve es el cuadro de diálogo Grabar macro donde se puede dar un nombre a la macro (no está permitido insertar espacios en blanco en el nombre de la macro). Se puede asignar un Método abreviado: mediante la combinación de las tecla CTRL + "una tecla del teclado". El problema está en encontrar una combinación que no utilice ya Excel. En Guardar macro en: podemos seleccionar guardar la macro en el libro activo, en el libro de macros personal o en otro libro. En Descripción: se puede describir cuál es el cometido de la macro o cualquier otro dato que se cree conveniente. Para comenzar la grabación de la macro pulsar el botón Aceptar. A partir de entonces se debe realizar las acciones que se desean grabar, es conveniente no seleccionar ninguna celda a partir de la grabación, ya que si se selecciona alguna celda posteriormente, cuando se ejecuta la macro, la selección nos puede ocasionar problemas de celdas fuera de rango. Una vez concluidas las acciones que se desea grabar, presionar sobre el botón Detener acceder al menú de Macros y hacer clic en . de la barra de estado, o Ejecutar una macro. Para ejecutar una macro se tiene que seleccionar de la ventana con las macros existentes en el libro, acto seguido se debe seleccionar la macro deseada y hacer clic en Ejecutar y entonces dicha macro se ejecutará en la hoja de cálculo sobre la cual está el libro en Excel. Una vez creada una macro, la se puede ejecutar las veces que se desee. BLOQUE 3 195 Para ejecutar la macro se debe acceder al menú Ver Macros, que se encuentra en el menú Macros de la pestaña Vista, y nos aparece el cuadro de diálogo Macro, donde se tiene la lista con las macros creadas. Se debe seleccionar la macro deseada y pulsar sobre el botón Ejecutar. Se cerrará el cuadro y se ejecutará la macro. En cuanto al resto de botones: Cancelar. Cierra el cuadro de diálogo sin realizar ninguna acción. Pasó a paso. Ejecuta la macro instrucción por instrucción abriendo el editor de programación de Visual Basic. Modificar. Abre el editor de programación de Visual Basic para modificar el código de la macro. Estos dos últimos botones son para los que sapan programar. Eliminar. Borra la macro. Opciones. Abre otro cuadro de diálogo donde podemos modificar la tecla de método abreviado (combinación de teclas que provoca la ejecución de la macro sin necesidad de utilizar el menú) y la descripción de la macro. Un detalle importante a tener en cuenta es que, si ejecutamos una macro, no es posible deshacer la acción desde la herramienta deshacer común, por lo que es interesante ir con pies de plomo al ejecutar macros que vayan a realizar cambios importantes. Ejemplo: Se desea hacer un macro para Ocultar o Mostrar las líneas de división de la hoja de cálculo. Macro 1. Crear un macro para ocultar líneas de división de la hoja de cálculo Para grabar una macro debemos acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro. Dar nombre de la macro ocultarlínea. Clic en aceptar. 196 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Desactivar la acción “mostrar líneas de división” Seleccionar de la cinta de opciones ARCHIVO, después seleccionar OPCIONES / AVANZADAS. Buscar la opción “mostrar líneas de división” y desactivar la casilla de verificación. Dar clic en aceptar. Detener la grabación de la macro Selecciona en la cinta de opciones Vista / Macros y Detener grabaciones. BLOQUE 3 197 Macro 2. Crear un macro para mostrar líneas de división de la hoja de cálculo Para grabar una macro se debe acceder a la pestaña Vista y despliega el submenú Macros y dentro de este submenú seleccionar la opción Grabar macro. Dar nombre de la macro mostrarlíneas. Clic en aceptar. Activar la acción “mostrar líneas de división” Seleccionar de la cinta de opciones ARCHIVO, después seleccionar OPCIONES / AVANZADAS. Buscar la opción “mostrar líneas de división” y activar la casilla de verificación. Dar clic en aceptar. Detener la grabación de la macro. Selecciona en la cinta de opciones Vista / Macros y Detener grabaciones. 198 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Ejecutar las Macros. Selecciona en la cinta de opciones Vista / Macros y Ver Macros. En el cuadro de diálogo seleccionar el nombre de las macros creadas por ejemplo: ocularlíneas o mostrarlíneas Dar ejecutar. Al seleccionar una macro se observa cómo se lleva a cabo la acción, quitar o mostrar líneas de división. BLOQUE 3 199 Actividad: 2 En el centro de cómputo realiza el siguiente ejercicio. Guarda tu práctica en el portafolio de evidencias. Escribe tus observaciones. Elabora una macro de forma automática, utilizando el grabador de macros el cual automatice el formato de la cabecera de nuestra hoja de cálculo. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. En un libro en blanco, sitúate en la celda A1 y escribe Prueba de macros. Pulsa INTRO para guardar la información en la celda y luego sitúate de nuevo en ella. Ve a la pestaña Vista. Abre el submenú Macro. Y elije la opción Grabar nueva macro. Aparece el cuadro de diálogo Grabar macro. Escribe el nombre de la macro, Formato. Y pulsa Aceptar. Ahora realizar las acciones necesarias para dar formato a nuestra hoja de trabajo. Presiona sobre el botón Negrita de la sección Fuente, en la pestaña Inicio. Presiona sobre el botón Cursiva de la sección Fuente. Escoge el tipo de fuente Cambria. Escoge el tamaño de la fuente en 14 puntos. Ya se concluido con el formato de una cabecera de datos, por tanto concluir la grabación de la macro. de la barra de herramientas, o accede al menú Macro y 10. Presiona sobre el botón detener selecciona Detener grabación. Comprobar que funciona correctamente la macro creado. 11. Escribe en la celda E1 Cabecera. 12. Escribe en la celda G1 de. 13. Escribe en la celda I1 prueba. 14. Selecciona las celdas anteriores D1, E1 y F1. 15. Ve a la pestaña Vista. 16. Abre el submenú Macro. 17. Elige Ver Macros. 18. Selecciona la macro creada formato y pulsa sobre Ejecutar. Observa como las celdas seleccionadas adoptan el formato automáticamente. 19. Cierra el libro sin guardar los cambios. 200 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 2 (continuación) Actividad: 2 Conceptual Ubica el uso de las Macros en Excel. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de práctico. Saberes Procedimental Maneja macros en Excel. C MC NC Puntaje: Actitudinal Muestra iniciativa al realizar el ejercicio. Calificación otorgada por el docente BLOQUE 3 201 Guardar archivos con Macros. Cuando se guarda un archivo y se quiere que las Macros que se han creado se almacenen con el resto de las hojas de cálculo, se debe utilizar un tipo de archivo diferente. Para ello se debe ir la pestaña Archivo y seleccionar la opción Guardar como. Como es un archivo macros, se abre el cuadro de diálogo, con algunas instrucciones que se refieren a macros, En este caso tienes que responder “NO” para seguir con la opción de Guardar. . Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo seleccionar Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Dar un nombre al archivo para guardar. 202 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Abrir un archivo Macro. Cuando abrimos un archivo que tiene Macros almacenadas se nos mostrará este anuncio bajo la banda de opciones: Esto ocurre porque Office no conoce la procedencia de las Macros. Como están compuestas por código podrían realizar acciones que fuesen perjudiciales para nuestro equipo. Si confías en las posibles Macros que contuviese el archivo o las has creado tú pulsa el botón Habilitar contenido. Y si no, cierra la advertencia de seguridad con el botón de la derecha. Actividad: 3 Utilicen el ejercicio de Macros explicado anteriormente sobre “ ocular o mostrar líneas, y binas realiza en el centro de cómputo la práctica. Guarden el trabajo en el portafolio de evidencias. Escriban las observaciones. BLOQUE 3 203 Actividad: 3 (continuación) Actividad: 3 Conceptual Conoce la utilidad de las Macros en Excel. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de práctico. Saberes Procedimental Utiliza macros en Excel. C MC NC Puntaje: Actitudinal Se interesa en realizar el trabajo. Calificación otorgada por el docente 204 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Cierre Actividad: 4 Retomar el archivo de la actividad tres para ejecutar la acción solicitada en los siguientes puntos. Escribe tus observaciones. 1. 2. Haz clic en el botón Guardar de la barra de acceso rápido. Aparece este cuadro de diálogo, haz clic en No. 3. 4. 5. 6. Se abrirá el cuadro de diálogo Guardar como. En el desplegable Guardar como tipo selecciona Libro de Excel habilitado para macros (*.xlsm). Dale el nombre Hoja con macros.xslm. Pulsa Aceptar. Cierra el libro. Abre el archivo “Hoja con macros.xslm” para que observes la pantalla de trabajo. BLOQUE 3 205 Actividad: 4 2. Lee el texto sobre “Aplicaciones de Macros en Excel 2010” que el profesor te indicará. Elabora en Excel, el ejercicio que se explica y realiza un reporte para presentar al grupo. Actividad: 4 Conceptual Ubica los pasos para guardar una macro en Excel. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio de práctico. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Emplea los pasos para guardar una Es atento y responsable en el macro en Excel. trabajo. C MC NC Calificación otorgada por el docente 206 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Secuencia didáctica 3. Importar y exportar datos en Excel. Inicio Actividad: 1 Responde a los siguientes cuestionamientos . 1. ¿Qué es un Hipervínculo? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ 2. ¿Cuál es la diferencia entre importar y exportar datos? __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ _________________________________________________________________________________________________ 3. Menciona los pasos para Exportar una tabla de Excel a Word. __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________________________ Actividad: 1 Conceptual Reconoce la importancia de importar y exportar textos. Autoevaluación Evaluación Producto: Cuestionario. Puntaje: Saberes Procedimental Actitudinal Identifica la importancia de importar Es observador y atento al realizar y exportar textos. la actividad. C MC NC Calificación otorgada por el docente BLOQUE 3 207 Importar y exportar datos en Excel. En muchas ocasiones se tiene la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Existen alternativas: Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente. Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos. Para importar datos externos a Excel se dispone básicamente de dos opciones: Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel. Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. La primera opción es la más directa, pero tiene el contrapunto de ser más laboriosa y tediosa. La segunda opción es más rápida, pero pueden surgir problemas de compatibilidad dependiendo del formato del archivo a importar. El problema fundamental de la importación de datos externos, es debido al formato de los propios archivos, esto quiere decir que cada aplicación genera un archivo con un formato propio para identificar mejor el contenido de los datos, por ejemplo Excel al generar un archivo .xls no solamente guarda los datos que hemos introducido sino que lo guarda con un formato especial para interpretar el documento en su plenitud, de esta manera sabe exactamente dónde están las fórmulas, qué formato estético tiene el documento, etc. Además de esto, al importar datos de una aplicación externa se debe tener en cuenta que pueden surgir los siguientes fallos: Algunas de las fórmulas no ajustan correctamente. El formato no se ajusta al original. Las fórmulas y funciones que no entiende no las copia. Pese a todos los contratiempos que se puedan presentar, siempre es mejor intentar realizar una importación y después comprobar si todo ha salido correctamente 208 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Utilizar el asistente para importar texto. Cuando se habla de archivos de texto nos estamos refiriendo a archivos que no tienen formato, los conocidos como archivos de texto plano (ASCII); los archivos de texto con formato como los de Word (.doc) o los del WordPad (.rtf) tienen otra forma de importarse a Excel.. Pero para importar archivos de texto con el asistente podemos hacerlo de dos formas distintas: Podemos acceder a la pestaña Datos y seleccionar uno de los tipos de orígenes de datos que se puede encontrar en esta sección. O acceder mediante el menú Archivo / Abrir y donde pone Tipo de datos seleccionar Todos los archivos (*.*). se sigue el mismo En ambos casos procedimiento. Aparece un cuadro de diálogo para seleccionar el archivo a importar. Una vez seleccionado el archivo de texto aparecen una serie de tres pantallas correspondientes al asistente para importar texto. En la ventana del Asistente para importar texto Paso 1 de 3, aparecen varias opciones: Se puede indicar si el texto importado tiene los Campos delimitados o no, para que Excel vea donde se empieza un campo y dónde acaba. Se puede indicar a partir de qué fila se quiere importar por si se desea descartar títulos, por ejemplo. Y también se puede decidir el Origen del archivo. Si todos los datos son correctos pulsar sobre Siguiente. Importar y exportar datos en Excel BLOQUE 3 209 En la segunda ventana paso 2 de 3 del asistente podemos elegir los separadores de los datos. Por defecto viene marcado el separador de Tabulación. Se puede ver que en el archivo original los datos estaban separados con tabulaciones, por eso los ha estructurado en dos columnas. Podemos marcar o desmarcar los separadores según las características del archivo original a importar. Cuando se utiliza el Separador de Espacio en blanco, es conveniente activar Considerar separadores consecutivos como uno solo, para que no incluya más columnas de las debidas por un error tipográfico o el uso de excesivos espacios para darle una cierta estética. Pulsar Siguiente y apareces la última ventana del asistente paso 3 de 3: En ella se indica el tipo de Formato de los datos contiene cada columna. 210 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Para ello se hace clic en los datos de una columna y una vez esté seleccionada (fondo negro) elegir en la lista superior. En el botón Avanzadas se pueden completar ciertas características para los números como los separadores de decimales y millares y la posición del signo en los negativos. También se puede escoger No importar columna (saltar) para no incluir una determinada columna en el Excel. Una vez se haya completado o comprobado la definición, pulsar sobre Finalizar para que termine el asistente e importe los datos. Si de lo contrario, si se nos ha olvidado algo, se puede regresar a las pantallas anteriores pulsar el botón Atrás. Por último aparece un cuadro de diálogo Importar los datos. Se puede seleccionar Hoja de cálculo existente. Para indicar dónde importar exactamente, hacer clic en la celda o celdas en donde se desea situar la información. O bien, seleccionar Nueva hoja de cálculo. Pulsar sobre Aceptar y aparecerán los datos importados en la hoja. Conexiones existentes. Desde la sección Conexiones en la pestaña Datos se puede conectar un libro de Excel con la información contenida en archivos externos que se haya importado. Abrir la pestaña de Mostrar BLOQUE 3 211 Se abre una ventana que nos muestra todas las conexiones del libro y se puede seleccionar el libro o eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo. Si se desea examinar una búsqueda de otros libros dar clic en Examinar en busca de más. Se abre una ventana para seleccionar tablas. Dara aceptar para importar los datos. Sección Conexiones. Desde la sección Conexiones en la pestaña Datos se puede conectar un libro de Excel con la información contenida en archivos externos que se haya importado. Se abre una ventana que nos muestra todas las conexiones del libro y se pueden eliminar la conexión, actualizar los datos con el archivo externo o ver sus Propiedades. 212 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Al hacer clic en la opción Propiedades se muestra un cuadro de diálogo donde se encuentran las propiedades más útiles: En la sección Control de actualización se puede hacer que Excel actualice automáticamente los datos insertados en la hoja de cálculo cada vez que se abra el libro (marcando la casilla Actualizar al abrir archivo). Si los datos almacenados en el fichero origen han cambiado, estos cambios quedarán reflejados en nuestra hoja de cálculo. Esto es posible porque Excel almacena en el libro de trabajo la definición de la consulta de donde son originarios los datos importados, de manera que puede ejecutarla de nuevo cuando se desee. Si se marca la casilla Solicitar el nombre del archivo al actualizar, cada vez que se vayan a actualizar los datos importados, Excel pedirá de qué fichero tomar los datos, sino los toma directamente del archivo que se indica cuando se importa por primera vez. Esta opción puede ser útil cuando se tiene varios archivos con datos y si se desea ver los datos almacenados en uno de esos ficheros. Depende del tipo de archivo que se trate, se puede tener disponibles opciones como recuperar formatos, etc. En la pestaña Definición se encuentra la ruta al archivo de conexión, que se puede modificar y pulsar el botón Examinar. Si se ha importado los datos desde, desde una base de datos, también se puede editar la cadena de conexión o la consulta. Al dar clic en Exportar archivo de conexión, inmediatamente solicita el lugar a donde se enviará. BLOQUE 3 213 Si lo que se quiere es ver las Propiedades de una determinada conexión, y no de todo el libro, simplemente hacer clic en una celda que contenga datos importados y pulsar el botón de la pestaña Datos. Se puede actualizar los datos desde la ventana de Conexiones del libro. Para ahorrar tiempo, también existe un botón en la propia barra de herramientas de la pestaña Diseño. El botón Actualizar Todo contiene un desplegable en el que podrás elegir si deseas Actualizar sólo los datos importados seleccionados, o bien si deseas Actualizar todo el libro, con los datos de todos los archivos externos a partir de los cuales se han realizado importaciones. Importar textos de Word a Excel. A veces puede ser útil importar una tabla de Word a Excel si se desea agregar algún tipo de fórmula a los datos para no volver a teclear todos los datos en un libro de Excel. Para realizar este proceso es tan sencillo como copiar y pegar. Estando en Word se selecciona la tabla que se desea pasar a Excel. Copiar la tabla seleccionada, bien pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Copiar. Ahora en Excel se selecciona la celda donde se quiere colocar la tabla. Y pulsar Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Pegar. Es posible que nos advierta de que el texto seleccionado es más pequeño que la hoja, pulsar Aceptar y pegará la tabla con el mismo formato que se tenía en Word. Si se desea que no aparezca el marco de la tabla se puede eliminar utilizando las opciones de este menú: . 214 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Importar datos de Excel a Word. Al importar datos de Excel a Word además de lo visto anteriormente se puede hacer que los datos queden vinculados, es decir que además de copiar los datos de Excel en un documento de Word se realiza algún cambio en la hoja de Excel, este cambio queda reflejado en el documento de Word. Para realizar este proceso: Seleccionar la información a copiar de la hoja de Excel. Copiar los datos seleccionados pulsando Ctrl + C o desde la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Copiar. Nos vamos a Word y pulsamos sobre Ctrl + V o desde la pestaña Inicio y hacer clic en el botón Pegar. donde se puede ver las distintas opciones. Después de pegar los datos en Word nos aparece un indicador de pegado Por defecto se pega utilizando la primera opción: Mantener el formato de origen. Para vincular los datos se debe elegir la tercera o la cuarta opción : Vincular y mantener formato de origen o bien Vincular y usar estilos de destino. Las opciones de vinculación se distinguen por el icono de la cadena. BLOQUE 3 215 Importar datos de Excel para Access. Para trabajar con datos de Excel en Access hay varias posibilidades: importar, anexar, vincular, copiar y pegar. Elegir una u otra dependerá de lo que necesite y lógicamente el comportamiento de los datos varará en función de la opción deseada. Para pasar datos de Excel a Access es muy importante que las hojas del libro que tienen los datos no tengan títulos o celdas adicionales a los propios datos. Es decir, que formen una lista de datos con una cabecera y que no tengan ningún título superior, ni filas ni columnas en blanco. Microsoft Access dispone de un botón que nos permitirá importar datos directamente de consultas y tablas. En el menú Datos externos, en el grupo Importar, haga clic sobre el icono Excel. Inicia el asistente para la importación de hojas de cálculo, que le pedirá información relativa al proceso de importación de datos. En primer lugar debe especificar el origen de los datos y seleccionar si quiere importar o vincular. Pulsar Desde Access, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir para que se elija de qué base de datos se desea importar los datos. Se selecciona el archivo y pulsar Abrir. 216 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL En caso de que la base de datos contenga más de una tabla, se mostrará una ventana similar a la siguiente para elegir el que se desea importar. Al pulsar Aceptar, se mostrará la ventana Importar datos. En la siguiente ventana se puede elegir cómo ver los datos en el libro y dónde se situarán, en una hoja existente o en una nueva. Pulsar en Propiedades, se puede modificar las propiedades de la conexión. BLOQUE 3 217 Importar de una página Web a Excel. Otra herramienta para importar datos, nos permite obtener datos Desde Web. En Excel seleccionar en la cinta de opciones el icono Desde Web. Al pulsar sobre ella, se abrirá una ventana del navegador, donde se marcan con flechas amarillas las tablas existentes en la página web. Para elegir las tablas, basta con pulsar sobre las flechas. En el botón Opciones, de esta ventana, se puede elegir por ejemplo, si importar o no el formato de la tabla. Ten en cuenta que muchas webs utilizan las tablas para estructurar su contenido, y no sólo para mostrar datos, así que fíjate bien en que la información que vayas a importar sea la que necesitas. Una vez finalizada la elección, pulsar Importar. Otra forma rápida de hacer esto, es directamente, seleccionando la tabla en nuestro navegador, copiar con Ctrl + C y pegar en la hoja de Excel. Después se puede modificar el formato, si se quiere que haya actualización. 218 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Importar desde otras fuentes. También se puede importar De otras fuentes . Desde este botón se puede conectar con una base de datos SQLServer o importar un archivo XML, entre otros. En cada una de las opciones nos pedirá que se realice una acción diferente, por ejemplo, para conectar con una base de datos se debe incluir el nombre del servidor, o las credenciales para identificarnos como usuarios de la base, en caso de que esté protegida por contraseña, etc. En el caso de los archivos XML se necesita localizar y seleccionar el archivo. Simplemente se debe ir siguiendo a los asistentes y elegir entre las distintas opciones que se nos presenten durante la importación. Importar desde otros programas. La mayoría de tablas que encontramos en otros documentos, se pueden seleccionar y copiar, Excel nos permitirá pegar en una hoja de cálculo. En algunos casos nos permite crear conexiones de actualización y en otros no. Y otros programas nos permiten exportar tablas directamente a Excel. Por ejemplo, si se navega con Internet Explorer, al hacer clic derecho sobre una tabla, en el menú contextual, en él se encuentra la opción Exportar a Microsoft Excel, que volcará los datos de la tabla en una nueva hoja de cálculo. BLOQUE 3 219 Exportar libro. Exportar un libro es el proceso contrario al de importar. Se trata de guardar las hojas de cálculo en un formato distinto al habitual. Para ello, hace clic en Archivo y se selecciona la opción Guardar como El proceso es sencillo. Cuando se abre el cuadro de diálogo Guardar como se tiene que seleccionar el tipo y elegir el que más nos interese de la lista. El tipo que aparece seleccionado, es el tipo actual del documento. Para exportar simplemente se selecciona el formato y proceder a guardar el documento normalmente. Observa que el nombre del archivo cambia, mostrando la extensión correspondiente al formato que has elegido. Ten en cuenta que el archivo que se exporta debe cumplir las normas del tipo al que se pretende exportar. Por ejemplo, el Texto con formato (delimitado por espacios) (.prn) no admite la exportación de todas las hojas del libro, de forma que te avisará de que tan sólo puede exportar la hoja activa y te permitirá elegir si deseas seguir con la exportación o cancelarla. 220 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Hipervínculos. Un hipervínculo en Microsoft Excel tiene el mismo concepto que en las páginas web, sirve para ir a otra parte del libro o incluso, enviar un email, abrir una página web o abrir cualquier otro tipo de archivo. Los hipervínculos pueden hacerse en una celda, una imagen, un gráfico o cualquier otro objeto que tengamos en el libro. Crear Hipervínculos La manera de hacer un hipervínculo a una celda, imagen o cualquier otro objeto es la misma, lo primero que se debe de hacer es pulsar clic derecho en el objeto que se le aplicará el hipervínculo, luego seleccionar el Hipervínculo y aparecerá la ventana donde se especifican la opciones del nuevo hipervínculo. Tipos de hipervínculos Archivo o página web existente: Sirve para hacer el vínculo a una página web de las que se haya visitado previamente o también puede agregarse la dirección de otra web. Lugar de este documento: Aquí es posible hacer un link a otra hoja de libro, incluso especificar la celda. La sintaxis se puede poner en el cuadro que se llama texto: nombre de hoja! celda, ejemplo: para que se desplace a la celda G6 de la hoja 2, se tendría que poner: hoja2!G6. Crear nuevo documento: Sirve para que crear un nuevo de Office incluso páginas web, se debe pulsar en el botón Cambiar e indicar la ruta y nombre que tendrá el nuevo archivo. Dirección de correo electrónico: Por último, se tiene la opción de hacer un hipervínculo a un correo electrónico, solo se debe incluir la dirección de e-mail del destinatario (Hay que tener en cuenta que esto solo funciona cuando tenemos instalado algún programa de correo electrónico, como por ejemplo el Outlook). BLOQUE 3 221 Pegado Especial. Esta opción permite pegar una celda, grafico, tabla, etc. como se hace con la opción Pegar convencional, a diferencia que éste permite seleccionar que es lo que se quiere pegar exactamente, además de tener la opción de pegar el vínculo lo cual significa que cuando cambia el objeto de original en la copia se reflejan los cambios pertinentes. Pegado especial de Excel a Excel Primero que todo, debe seleccionarse las celdas, luego seleccionar copiar y después ejecutar Edición > Pegado especial, aparecerá la siguiente ventana. En el apartado de "pegar" se indica que es lo que se desea copiar de las celdas, puede ser todo, o solo las fórmulas, formatos, comentarios, etc. En el apartado de "operación" es posible elegir qué operación se va aplicar a las celdas entre sí (si el contenido de las celdas es numérico). Por Ejemplo si en la celda A1 tenemos el número 5 y en B2 hay un 3, se puede copiar la celda A1 y hacer un pegado especial a la celda B2 y en operación se selecciona suma entonces el resultado que se obtendrá será B2 = 8. También puede copiarse el vínculo presionando en la misma ventana sobre el botón Pegar vínculos, esto significa que siempre se mostrará lo mismo que hay en la celda original, es una especie de espejo o copia que se actualiza a cada cambio que ocurre en la celda original. Pegado especial de Excel a otra aplicación Office Cuando se realiza este tipo de pegado se tienen dos opciones principales; Pegar y Pegar vínculo. En "Pegar" se logra pegar el contenido con el formato que se seleccionó en el cuadro de la derecha. Con "Pegar vínculo" se consigue pegar el contenido con la ventaja que se actualizará si el origen cambia, adicionalmente es posible elegir el tipo de formato con que se visualizará. Para realizar un vínculo es necesario que la aplicación donde se creó permita que existan éstos. Además, se debe guardar el archivo que contiene la información que se está vinculando, para que si se modifica el archivo origen se puedan actualizar los cambios en el destino. 222 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Actividad: 2 En binas realiza los siguientes ejercicios. Escriban sus observaciones. a) Como exportar un archivo. 1. Abre en Word un nuevo documento. 2. Importa los datos de la tabla que se encuentra en el archivo Excel “Agenda de amigos” de la carpeta portafolio de evidencias de este curso. 3. Seleccionar la tabla. 4. Pulsar CTRL+C para copiar la selección. 5. En un documento de Word, con la celda B2 activa, pulsar CRTL+V para pegar el contenido del portapapeles. 6. Guardar con CTRL+G, los cambios realizados con el nombre Mi agenda de amigos en la carpeta Mis documentos del disco duro y cerrar el documento. b) Cómo importar a Excel la información contenida en una página web. Nota: Realiza este ejercicio únicamente si tienes conexión a internet. 1. 2. 3. 4. 5. 6. Abre el libro Texto_importado de tu carpeta Mis documentos. Sitúate en la hoja2. Selecciona la pestaña Datos. Elige la opción Dede web. Se abrirá una ventana similar al navegador. En la dirección de la nueva ventana, escribe www.aulaclic.es. Selecciona la pequeña flecha que hay justo a la izquierda del recuadro de Artículos. La flecha cambiará por un tick sobre una casilla de color verde. 7. Pulsa Importar. 8. Nos aparece un cuadro de diálogo preguntándonos donde deseamos Importar los datos. Deja las opciones por defecto: Hoja de cálculo existente, celda =$A$1. 9. Pulsa sobre Aceptar y espera hasta que los datos se importen. 10. Guarda los cambios y cierra el libro. BLOQUE 3 223 Actividad: 2 (continuación) Actividad: 2 Conceptual Reconoce la importancia de importar y exportar datos en Excel. Coevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Utiliza las formas para importar y exportar datos en Excel. C MC NC Puntaje: Actitudinal Argumenta los resultados de la actividad, mediante la participación activa y respetuosa. Calificación otorgada por el docente 224 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL Cierre Actividad: 3 Realiza una Investigación en Internet, sobre al tema que se indica posteriormente. Agrega un Hipervínculo en la parte inferior del texto con la dirección investigada. Texto: Importar y exportar datos en Excel En muchas ocasiones se tiene la necesidad de trabajar en Excel con datos procedentes de otras aplicaciones. Existen alternativas: Introducir de nuevo los datos en un libro de trabajo, con el consumo de tiempo que ello implica más el riesgo de introducir erróneamente los datos al introducirlos manualmente. Utilizar algunas de las herramientas disponibles en Excel para importar datos. Para importar datos externos a Excel se dispone básicamente de dos opciones: Utilizar el portapapeles de Windows, es decir, copiar los datos de la aplicación externa y pegarlos en una hoja de Excel. Importar datos de otro archivo que no tiene que ser necesariamente del formato Excel. Actividad:3 Conceptual Ubica la importancia del uso de hipervínculos en Excel. Autoevaluación Evaluación Producto: Ejercicio práctico. Saberes Procedimental Emplea hipervínculos en Excel. C MC NC Puntaje: Actitudinal Se esmera en realizar la actividad. Calificación otorgada por el docente BLOQUE 3 225 Bibliografía MARQUEZ Felicidad. Microsoft Excel 2010 en profundidad. Alfa omega grupo editor. México 2010. MARQUEZ Felicidad. Modelos Financieros a través de Excel. . Alfa omega grupo editor. México 2010. W. BESKEEN David, Serie libro visual Microsoft Excel 2007, Grupo Art Grafh, S.A de C.V, Querétaro, Querétaro 2008. 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Diseño de guías de aprendizaje con el enfoque de competencias, Serie Formación de Formadores, México, 2003. COLEGIO DE BACHILLERES DEL ESTADO DE SONORA. INFORMÁTICA II Módulo de Aprendizaje. Copyright. Primera edición 2009. Impreso en México. Direcciones electrónicas: http://es.scribd.com/doc/4949627/Microsoft-Excel-Basico-e-Intermedio http://es.scribd.com/doc/18413112/Excel-Avanzado Enciclopedias en línea. Real academia española (diccionario en línea). http://www.webopedia.com http://es.wikipedia.org/wiki/wikipedia http://buscon.rae.es/diccio/drae.htm 226 UTILIZA TÉCNICAS AVANZADAS DE EXCEL
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