EL EXPEDIENTE LABORALEL EXPEDIENTE LABORAL: Un Instrumento para comprobar las condiciones generales De trabajo y la antigüedad en el empleo En la práctica, tanto el proceso de contratación de personal como el de terminación de relaciones laborales representan operaciones medulares para toda empresa, especialmente para el departamento de recursos humanos, por los datos y documentos de los trabajadores que deben obtenerse en tales procesos y conservarse por un periodo determinado. Ello significa que el momento de contratación de personal es idóneo para requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria (copia del acta de nacimiento, constancia de inscripción ante el IMSS, expedida por el último empleador, comprobante de domicilio, cartas de recomendación, etc.) para integrar a cabalidad un expediente laboral donde constarán las condiciones generales de trabajo y la antigüedad del trabajador en el empleo. Asimismo, el momento de separación o despido es oportuno para recabar las cartas de renuncia, las actas administrativas y los avisos de rescisión que amparen los finiquitos o liquidaciones laborales, con el fin de evitar conflictos de trabajo ante las autoridades competentes por falta de los mismo, ya que el artículo 784 de la LFT dispone que en caso de que exista una controversia laboral, la Junta de Conciliación y Arbitraje (JCA) eximirá al trabajador de la carga de la prueba y requerirá al patrón la exhibición de tales documentos, como los siguientes: 1. Fecha de ingreso del trabajador. 2. Antigüedad. 3. Inasistencias. 4. Causas de rescisión de la relación laboral. 5. Término del vínculo laboral o contrato de trabajo por obra o tiempo determinado, según lo señalado en la LFT. 6. Constancia de haber dado aviso por escrito al trabajador de la fecha y causa del despido. 7. Contrato de trabajo. 8. Duración de la jornada laboral. 9. Pago de días de descanso y obligatorio. 10. Disfrute y pago de vacaciones. 11. Pago de las primas dominical, vacacionar y de antigüedad. 12. Monto y pago del salario. 13. Pago de la PTU. 14. Incorporación y aportación al Fondo Nacional de la Vivienda. Por tanto, al momento de contratar personal es importante requerir a los nuevos elementos la documentación necesaria para integrar su expediente personal, el cual se continuará mientras perdure la relación laboral. A pesar de la importancia de recopilar dicha información, la mayoría de las empresas descuida este aspecto, pues consideran innecesario formar un expediente que “jamás” se utilizará. Así, los datos requeridos por las autoridades laborales, en un momento dado, se localizan en diversos documentos, los cuales deben identificarse y tenerse al alcance para evitar inconvenientes. A continuación, se enlistan los documentos necesarios para conservar y obtener información de un empleado: Documento fuente Información obtenida Solicitud de empleo. Contrato individual de trabajo. Datos generales y periodo de contratación Contrato individual de trabajo. Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominado “Relación de movimientos operados mediante el sistema IMSS desde su empresa”. – ISDE-). Recibos de nómina Fecha de ingreso a la empresa. Control de evaluaciones. Contrato individual de trabajo. Antigüedad laboral. Recibos de nómina. Incapacidades expedidas por el IMSS. Control de incidencias (como faltas, permisos e incapacidades), Tarjetas o listas de asistencia. Inasistencias justificadas o injustificadas. Contrato individual de trabajo. Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominada “Relación de movimientos operados mediante el ISDE”). Control de autorizaciones especiales para laborar tiempo extraordinario. Tarjetas o listas de asistencia. Finiquito o liquidación. Duración de las relaciones laborales, horario de trabajo y días de descanso. Control de vacaciones disfrutadas. Recibos de nómina. Pago de vacaciones y de la prima correspondiente. Recibos de nómina firmados por el personal. Contrato de tarjeta de débito, utilizada para pagar los sueldos. Control de autorizaciones especiales para laborar tiempo extraordinario. Pago de salario normal, horas extra o días festivos. Recibos de nómina y controles manejados por el otorgamiento de prestaciones previstas por la ley laboral. Pago de aguinaldo, vacaciones, PTE, gratificaciones, vales, etcétera. Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06, denominada “Relación de movimientos operados mediante el ISDE”). Pagos efectuados mediante las cédulas de liquidación emitidas por el Sistema único de autodeterminación. Inscripción ante el IMSS e Infonavit. Recibo de finiquito o liquidación Prima de antigüedad. Constancia de CURP. Estado de cuenta de la Afore respectiva. Recibos de nómina. Aviso de inscripción ante el IMSS (Afil-02). Cédula profesional con CURP. CURP. Solicitud de empleo. Referencias personales. Cartas de recomendación de trabajos anteriores, cuyos datos se cotejaran con los inscritos en la solicitud de empleo o en el currículo. Referencias personales. Contrato individual de trabajo. Contrato de seguro de vida. Estado civil Copia de identificaciones oficiales. Estudio socioeconómico realizado por la empresa. Acta de nacimiento. Credencial expedida por la empresa. Identidad y edad. Solicitud de empleo. Comprobante de estudios. Examen de conocimientos practicado por la empresa (cuando este previsto aplicarlo). Cédula profesional. Cédula de identificación fiscal (con la clave del RFC respectiva). Conocimientos técnicos o profesionales. A fin de profundizar en el análisis de este tema, a continuación se indica el propósito de obtener y conservar algunos de los documentos enlistados. Solicitud de empleo. No es un documento obligatorio por ley; sin embargo su utilidad radica en que gracias a él se pueden obtener diversos datos del solicitante, tales como información general, grado de estudios, habilidades y conocimientos técnicos, características económicas, antecedentes de trabajo y motivos de separación, conocimientos sobre el puesto que se solicita, etcétera. De esta manera, es importante que el candidato requisite la solicitud de propia mano, pues en caso de que haya falseado la información, se tendrá constancia de ello, por lo que es vital conservar el documento original. Contrato de trabajo. Deberá ser el original, y se recomienda verificar que la información contenida en el mismo establezca perfectamente las condiciones generales de trabajo y en concordancia con lo estipulado en el reglamento interior de trabajo. En caso necesario, habrá de actualizar las cláusulas mediante adendas o renovar de manera definitiva su contenido; desde luego, habrán de realizarse los comentarios procedentes con el o los trabajadores en cuestión. Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06 “Relación de movimientos operados mediante el IDSE”). Al momento de ingresar el empleado debe otorgar su número de seguridad social ante la empresa. Es recomendable que proporcione la constancia de inscripción ante el IMSS de su empleo anterior, si es que ya hubiera estado asegurado como trabajador, a fin de cerciorarse que el número de afiliación que proporcione sea el correcto. Acta de nacimiento. Se recomienda cotejar con la original, para confirmar la veracidad de la información proporcionada por el trabajador. Conviene principalmente en el caso de menores de edad, ya que la ley laboral prohíbe la utilización del trabajo de menores de 14 años. Comprobante de estudios. Es necesario tener en el expediente una copia del comprobante de los últimos estudios, con el propósito de confirmar que el candidato tiene el nivel académico que el puesto requiere. Cédula profesional. Es el comprobante de que el titular tiene licencia para practicar su profesión; dependiendo del puesto, será necesario solicitarla o no, pues en algunos casos no se puede llevar a cabo ciertas actividades si no se cuenta con ella. Permiso para trabajar en el país. En el caso de que el empleado sea extranjero, es indispensable que cuente con el permiso expedido por la Secretaría de Relaciones Exteriores. Otros documentos de importancia Además de obtener los documentos mencionados al iniciar la relación laboral, es necesario que conforme transcurra el tiempo se incluyan otros al expediente del trabajador, los cuales pueden ser indispensables al momento de concluir con tal vínculo, pues servirán para comprobar que se han cumplido las obligaciones que establece la ley laboral en tiempo y forma. Algunos de ellos son los siguientes: 1. Recibos de nómina. 2. Recibo de herramientas y equipo de trabajo. 3. Aviso de antigüedad con notificación de derecho a vacaciones. 4. Recibo de vacaciones y prima vacacional. 5. Recibo de aguinaldo. 6. Comunicados al empleado (cambios de turno u horarios de comida, ascensos, etcétera). 7. Actas administrativas que lo involucren. 8. Aviso de rescisión, en su caso. 9. Recibo de finiquito o liquidación, entre otros. Plazo para conservar la documentación De acuerdo con el artículo 804 de la LFT, el patrón tiene obligación de conservar la documentación siguiente por el plazo que se indica: Documento Plazo de conservación Contrato individual de trabajo. Mientras dure la relación laboral y hasta un año después • Nóminas, listas de raya o recibos de pago. • Controles de asistencia. • Comprobante de pagos de aguinaldo, vacaciones, participación de utilidades y primas a que se refiere la LFT. Durante el último año y hasta un año después de extinta la relación laboral. También se deben considerar los plazos de prescripción previstos en los artículos 517, 518 y 519 de la LFT, respecto de las acciones que los trabajadores podrán emprender por las causas que a continuación se señalan: 1. Un mes, para separarse de su trabajo, cuando los trabajadores rescindan la relación laboral aludiendo algunas de las causales previstas en el artículo 51 de la LFT. 2. Dos meses, por las acciones de los trabajadores que sean separados de su empleo. 3. Dos años para reclamar el pago de indemnizaciones por riesgos de trabajo; por las acciones de los beneficiarios por muerte del trabajador causada por un riesgo laboral y la solicitud de ejecución de los laudos de la JCA y convenios celebrados ante ellas. No debe obviarse la conveniencia de diseñar un formato para uso interno en la empresa, el cual tendrá el objeto siguiente: 1. Señalar a los encargados de contratar personal la documentación que deberán reunir al momento del ingreso de los trabajadores, a fin de que se integre después en el expediente personal. 2. Indicar a los responsables de nóminas que al memento de terminar de finiquitar cualquier relación laboral, se obtenga primero una carta de renuncia voluntaria o el acta administrativa y el aviso de rescisión que justifiquen la separación del trabajador, con el propósito de finiquitar o liquidar sus servicios conforme a la LFT. Atendiendo a la formalidad anterior, los patrones tendrán la documentación necesaria para desahogar sin problemas las pruebas requeridas por las autoridades competentes, si es el caso. El formato referido deberá encontrarse al principio de cada uno de los expedientes para que sirva como guía y control al responsable de los mismos, quien identificará con facilidad la documentación incluida en ellos. Esta forma deberá adecuarse a la empresa que lo utilice, dependiendo de la actividad que realice el personal y podrá separarse o clasificarse por departamento o áreas de trabajo. El personal de recursos humanos revisará los expedientes de manera periódica, para que se encuentren en orden, con la documentación y el control actualizados. Guía para integrar el expediente del personal Enseguida, se presenta el ejemplo de una guía para integrar el expediente de personal, así como los documentos necesarios para tener un adecuado control interno: Carátula Empresa_________________________________ Área o departamento de adscripción ________ _________________________________________ Nombre del Trabajador____________________ Fecha de ingreso_________________________ Puesto__________________________________ Jefe inmediato___________________________ Fotografía del titular Listado de la documentación personal requerida Documento Si No Observaciones Solicitud de empleo o currículum Copia del acta de nacimiento Comprobante de domicilio Copia de acta de matrimonio, en su caso Copia de comprobante de estudios Copia de identificación oficial Copia de estado de cuenta reciente de la Afore respectiva Copia de la CURP (si el titular cuenta con ella) Constancia de inscripción ante el IMSS (Afil-06 “Relación de movimientos operados por el IDSE”. Carta (s) de recomendación Copia del