Conceptos de archivojudicial y de documentación judicial en relación con la legislación vigente en materia de archivos judiciales. Formas de remisión de documentación judicial y relaciones documentales. Nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión. 24 Las juntas de expurgo de la documentación judicial TEMA REFERENCIAS LEGISLATIVAS Ley Orgánica 6/1985, de 1 de julio, del Poder Judicial, cuya última modificación se ha producido por Ley Orgánica 13/2015, de 5 de octubre, de modificación de la Ley de Enjuiciamiento Criminal para el fortalecimiento de las garantías procesales y la regulación de las medidas de investigación tecnológica Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archi- vos judiciales Acuerdo de 15 de septiembre de 2005, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se aprueba el Reglamento 1/2005, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales, cuya última modi- ficación se ha producido por Acuerdo de 15 de octubre de 2013, del Pleno del Consejo General del Poder Judicial, por el que se modifica el Reglamento 1/2005, de 15 de septiembre, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, cuya última modificación se ha producido por la Ley 2/2011, de 4 de marzo, de Economía Sostenible Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas BIBLIOGRAFÍA Origen de los documentos enlazados: Agencia Estatal del Boletín Oficial del Estado. Noviembre 2017 OBJETIVOS Aprender el concepto de archivo judicial y de documentación judicial Conocer las formas de remisión de documentación judicial y rela- ciones documentales Saber cómo han influido las nuevas tecnologías en los archivos judiciales de gestión Estudiar cómo funcionan las juntas de expurgo de la documenta- ción judicial Archivo y Documentación Judicial 1. CONCEPTOS DE ARCHIVO JUDICIAL Y DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL EN RELACIÓN CON LA LEGISLACIÓN VIGENTE EN MATERIA DE ARCHIVOS JUDICIALES 1.1 Introducción Con carácter general se dispone el artículo 458 de la LOPJ que los Letrados de la Administración de Justicia serán responsables Tome nota del Archivo Judicial de Gestión, en el que, de conformidad con El art. 46 de la Constitución la normativa establecida al efecto, se conservarán y custodiarán española establece que los aquellos autos y expedientes cuya tramitación no esté finalizada, poderes públicos garantiza- salvo el tiempo en que estuvieren en poder del juez o del magis- rán la conservación y promo- trado ponente u otros magistrados integrantes del tribunal. verán el enriquecimiento del Por real decreto se establecerán las normas reguladoras de la patrimonio histórico, cultural ordenación y archivo de autos y expedientes que no estuviesen y artístico de los pueblos de España y de los bienes que lo pendientes de actuación alguna, así como del expurgo de los integran, cualquiera que sea archivos judiciales. su régimen jurídico y su titula- Con carácter general se procederá a la destrucción de autos y ridad. La ley penal sancionará expedientes judiciales transcurridos seis años desde la firmeza los atentados contra este patri- de la resolución que de manera definitiva puso término al proce- monio. dimiento que dio lugar a la formación de aquéllos. Se exceptúan de lo anterior aquéllos formados para la instrucción de causas penales seguidas por delito, así como los supuestos que regla- mentariamente pudiesen ser contemplados, especialmente en atención al valor cultural, social o histórico de lo archivado. Previamente, el Letrado de la Administración de Justicia conce- derá audiencia por un tiempo no inferior a quince días a las Importante partes que estuvieron personadas para que interesen, en su El Letrado de la Administra- caso, el desglose de aquellos documentos originales que hubie- ción de Justicia será responsa- sen aportado o ejerciten los derechos que esta Ley les reconoce ble de la llevanza de los libros en los artículos 234 y 235 (derechos de información sobre el de registro a través de las apli- estado de las actuaciones judiciales y acceso a los libros, archi- caciones informáticas corres- vos y registros judiciales). pondientes y, en su defecto, Corresponde al Ministerio de Justicia la determinación de los manualmente, impartiendo libros de registro que han de existir en los juzgados y tribuna- las oportunas instrucciones al les y establecer las normas reguladoras de la llevanza de los personal de él dependiente. mismos mediante los reglamentos oportunos. Consecuencia del apartado 2º del artículo 458 de la LOPJ, fue la publicación del Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales, y la normativa que al efecto han dictado las distintas Comunidades Autónomas con competencias transferidas en la materia. Asimismo, debemos tener también en cuenta, como veremos, las previsiones gene- rales contenidas en la Ley 18/2011, de 5 de julio, que regula el editorialcep 255 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 uso de las tecnologías de la información y la comunicación en la administración de justicia. 1.2 El Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales A. Disposiciones generales a. Objeto Tome nota El real decreto tiene por objeto modernizar y regular la organi- zación y el funcionamiento de los archivos judiciales así como El Real Decreto 937/2003, de el procedimiento a través del cual se efectúe el expurgo de la 18 de julio, de moderniza- documentación judicial. ción de los archivos judiciales fija un sistema de gestión y b. Conceptos custodia de la documentación judicial por el que se descon- - Se entiende por archivo judicial: tanto el conjunto orgánico gestionen los diferentes juzga- de documentos judiciales como el lugar en el que quedan dos y tribunales, otorgando debidamente custodiados y clasificados los documentos a cada uno de ellos su propio judiciales (de acuerdo con las normas de funcionamiento archivo con el que clasificar y que se establecen en el capítulo II). custodiar todos aquellos expe- - Se entiende por expurgo: el procedimiento a través del cual dientes que se encuentren en se determina cuándo un documento pierde toda su utilidad tramitación. Por el contrario, o, por el contrario, ha de ser conservado (dándosele el curso los que no están pendientes de correspondiente, según lo dispuesto en el capítulo III). tramitación se podrán enviar a los archivos territoriales o - Se consideran documentos judiciales: tanto las actuaciones centrales o, en su caso, a la procesales como aquellos que hayan sido aportados por las Junta de Expurgo, evitando partes o por terceros al proceso por escrito o por medios así que ocupen un espacio electrónicos o telemáticos, con independencia de cuál sea el innecesario. Esto exige una soporte material en que se encuentren recogidos. actualización y unificación de la normativa que regule c. Finalidad el expurgo de los archivos La finalidad del real decreto es la implantación de un sistema de los juzgados y tribunales, de gestión de los archivos judiciales que permita la realización así como el establecimiento de los fines de la Justicia, así como garantizar el acceso a la de criterios que garanticen la más idónea conservación de documentación por quien tenga interés en ello, con las garan- cuantos documentos pudieran tías y limitaciones legalmente exigibles. tener valor cultural, histórico, jurídico o administrativo, pues d. Ámbito de aplicación no hay que olvidar que la Las disposiciones contenidas en el real decreto serán de aplica- documentación que produce ción a todos los documentos judiciales existentes en los distin- la Administración de Justicia tos juzgados y tribunales de todos los órdenes jurisdiccionales, constituye parte integrante que sean consecuencia de la actividad judicial, así como de los del Patrimonio Documental y expedientes gubernativos que se sustancien en ellos. Bibliográfico. Quedan excluidos del ámbito de aplicación: - Los libros de sentencias 256 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial - Los de registro y aquellos otros de preceptiva llevanza, que se regirán por sus normas específicas - Los expedientes relativos al Registro Civil - Los documentos correspondientes a órganos públicos con funciones jurisdiccionales que obren en el Archivo Histórico Nacional, Archivo de Simancas, Archivo de Indias, Archivo de la Corona de Aragón y en los Archivos Históricos Provinciales o Autonómicos (regulados principalmente por el Real Decreto 1708/2011, de 18 de noviembre, por el que se establece el Sistema Español de Archivos y se regula el Sistema de Archivos de la Administración General del Estado y de sus Organismos Públicos y su régimen de acceso). - Los documentos generados por el Ministerio Fiscal que no se hubieran incorporado a expedientes correspondientes a procesos o actuaciones judiciales. - Los archivos de los juzgados togados y tribunales militares (que se regirán por su normativa espe- cífica, contenida, especialmente, en el Real Decreto 1816/2009, de 27 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento de los Archivos Judiciales Militares). B. Organización y funcionamiento de los archivos judiciales a. Clases de archivos Existirán tres clases de archivos: a) Archivos Judiciales de Gestión. b) Archivos Judiciales Territoriales. c) Archivo Judicial Central. ARCHIVOS JUDICIALES Archivos Judiciales de Gestión Archivos Judiciales Territoriales Archivo Judicial Central b. Los Archivos Judiciales de Gestión En las oficinas judiciales o unidades análogas existirá un Archivo Judicial de Gestión en el que se clasi- ficarán y custodiarán los documentos judiciales correspondientes a cada proceso o actuación judicial que se encuentre en tramitación, en donde permanecerán mientras constituyan asuntos susceptibles de resolución judicial o de terminación de la ejecución iniciada. Asimismo, para una mejor gestión y teniendo en cuenta las circunstancias concurrentes en cada caso, podrá encomendarse a un Servicio Común que atienda los Archivos Judiciales de Gestión de diferentes salas o secciones de uno o más tribunales, o de varios juzgados. Transcurridos 5 años desde la incoación de los procedimientos o expedientes gubernativos, aquellos asuntos que no estuvieren pendientes de actuación procesal alguna, tanto en fase declarativa como de ejecución, podrán ser remitidos para su conservación y custodia al Archivo Judicial Territorial que le corresponda, sin perjuicio de lo dispuesto en el artículo 15 (para la remisión de relaciones documentales). Excepcionalmente, el plazo anterior podrá ser reducido cuando el espacio disponible aconsejara que el período de permanencia en el Archivo Judicial de Gestión fuera menor. editorialcep 257 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 Los procedimientos con sentencia firme o cualquier otra resolución Atención que ponga fin a éstos podrán ser remitidos para su conservación y El art. 6 del R.D. 937/03 se custodia al Archivo Judicial Territorial transcurrido 1 año desde la remite a los art. 287 y 473.3 de firmeza de la resolución, salvo que deba procederse conforme a lo la LOPJ; si bien estas remisio- dispuesto para la remisión de relaciones documentales. nes deben entenderse hechas La decisión de remitir los documentos anteriores correspon- hoy al art. 458.4 LOPJ (ya derá al responsable del Archivo Judicial de Gestión donde se analizado) y al art. 459; a cuyo hallasen los documentos judiciales. tenor: • Ordenación, custodia y conservación del “1. Los Letrados de la Admi- nistración de Justicia respon- Archivo Judicial de Gestión derán del depósito de los De conformidad con lo dispuesto en los artículos 458 y 459 de bienes y objetos afectos a los la LOPJ, corresponderá al Letrado de la Administración de expedientes judiciales, así Justicia la ordenación, custodia y conservación de los documen- como del de las piezas de tos, para lo cual contará con la asistencia y asesoramiento del convicción en las causas pena- personal técnico que se determine al efecto. les, en los locales dispuestos a tal fin. Todo ello, sin perjuicio Lo anterior se entiende sin perjuicio de la determinación de las excepciones que puedan del responsable del fichero o tratamiento que corresponda establecerse reglamentaria- conforme a lo establecido en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de mente en cuanto al destino diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. que deba darse a éstos en supuestos especiales. • Acceso a la documentación del Archivo Judicial de Gestión 2. Los Letrado de la Adminis- tración de Justiciaresponde- Quienes hubiesen sido parte en los procesos judiciales o rán del debido depósito en las sean titulares de un interés legítimo, de conformidad con lo instituciones que se determi- dispuesto en el artículo 235 de la Ley Orgánica 6/1985, de 1 de nen de cuantas cantidades y julio, del Poder Judicial, podrán acceder a la documentación valores, consignaciones y fian- conservada en los Archivos Judiciales de Gestión, mediante zas se produzcan, siguiendo las formas de exhibición, testimonio o certificación legalmente las instrucciones que al efecto prevista, salvo cuando tenga carácter reservado. se dicten”. Corresponde al Letrado de la Administración de Justicia del juzgado o tribunal respectivo facilitar a los interesados el acceso a los documentos judiciales que consten en sus archivos o procedan de éstos, en la forma y con los requisitos estableci- dos en el cap. I del tít. I del Reglamento 1/2005 del CGPJ, de los Aspectos Accesorios de las Actuaciones Judiciales. El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter perso- nal recogidos en el Archivo Judicial de Gestión sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislación vigente. Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos por el art. 11.2 de la LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protec- ción de Datos de Carácter Personal, o cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso. 258 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial En todo caso, de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 57.1.c) de la Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español, los documentos que puedan afectar a la seguridad de las personas, a su honor, a la intimidad de su vida privada y familiar y a su propia imagen, no podrán ser públicamente consultados sin que medie consentimiento expreso de los afec- tados o hasta que haya transcurrido un plazo de 25 años desde su muerte, si su fecha es conocida o, en otro caso, de 50 años a partir de la fecha de los documentos. c. Archivos Judiciales Territoriales Importante • Existencia y contenido En los distintos Archivos Judi- En cada comunidad autónoma existirá como mínimo un ciales Territoriales se ordenará Archivo Judicial Territorial dependiente del Presidente del la documentación remitida Tribunal Superior de Justicia, quien podrá delegar la competen- por los responsables de los cia en el Presidente de la Audiencia Provincial o Juez Decano Archivos Judiciales de Gestión del partido judicial donde radique. comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita su • Ordenación, custodia y conservación del rápida identificación y recupe- Archivo Judicial Territorial ración, debiendo permanecer El Letrado de la Administración de Justicia, será el encargado en aquéllos hasta que la Junta de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judi- de Expurgo resuelva su poste- cial Territorial, para cuya función contará con la asistencia del rior destino. personal que se determine al efecto. En aquellas capitales de provincia que cuenten conjuntamente con 10 o más juzgados de primera instancia y de instrucción, y las necesidades del servicio así lo aconsejen, los Archivos Judi- ciales Territoriales que en ellas tengan su sede estarán a cargo de los Letrados de la Administración de Justicia de la 2ª catego- ría designados por el Ministerio de Justicia para desempeñar en este destino su puesto de trabajo. En los restantes supuestos, el responsable del Archivo Judicial Terri- torial será el Secretario de Gobierno del Tribunal Superior de Justi- cia o el del órgano en cuyo titular el Presidente del Tribunal Supe- rior de Justicia hubiera delegado la competencia sobre el archivo. d. Archivo Judicial Central • Existencia y contenido Existirá un Archivo Judicial Central adscrito a la Sala de Gobierno del TS, cuyo ámbito se circunscribirá a la documen- tación judicial del TS, de la AN y de los restantes órganos con jurisdicción en todo el territorio nacional. En el Archivo Judicial Central se ordenará la documentación remitida por los responsables de los Archivos Judiciales de Gestión comprendidos en su ámbito, de tal modo que permita editorialcep 259 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 su rápida identificación y recuperación, debiendo permanecer en aquéllos hasta que proceda su remi- sión a la Junta de Expurgo. • Ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central El Letrado de la Administración de Justicia especialmente designado por el Ministerio de Justicia será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central, para lo cual contará, en su caso, con la asistencia y asesoramiento del personal técnico que se determine al efecto. En defecto de nombramiento de Letrado de la Administración de Justicia, el responsable del Archivo Judicial Central será el Secretario de Gobierno del TS. e. Acceso a la documentación del Archivo Judicial Territorial o Central La documentación conservada en los Archivos Judiciales Territoriales y en el Central estará en todo momento a disposición del órgano judicial al que pertenezca. El órgano judicial de donde proceda el documento, mediante solicitud de su Letrado de la Administra- ción de Justicia, podrá requerir del Archivo Judicial Territorial o Central que le sea facilitado su origi- nal, una copia o certificación expedida por el responsable del archivo, así como cualquier información que considere necesaria. Si se facilitasen originales de documentos, éstos habrán de ser reenviados al Archivo Judicial Territo- rial o Central en cuanto desaparezca la causa que motivó la petición. De conformidad con lo dispuesto en el art. 235 de la LOPJ, quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo podrán acceder a los documentos judiciales que se encuentren en el Archivo Territorial o Central mediante solicitud al Letrado de la Administración de Justicia responsable del archivo de que se trate, quien facilitará a los interesados el acceso a los docu- mentos judiciales que consten en sus archivos, la forma y con los requisitos establecidos en el cap. I del tít. I del Reglamento 1/2005 del CGPJ, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales. En el caso de que el Letrado de la Administración de Justicia denegase el acceso a los documentos, el acuerdo denegatorio será revisable por el juez o presidente del órgano judicial al que corresponda la documentación, de acuerdo con lo prevenido en el apartado tercero del art. 4 del Reglamento 1/2005 del CGPJ, de los aspectos accesorios de las actuaciones judiciales. Art. 4.3 del Reglamento 1/2005 del CGPJ “el acuerdo denegatorio del Letrado de la Administración de Justicia será revisable por el Juez o Presidente a petición del interesado, que lo deberá solicitar en el plazo de tres días desde la correspondiente notificación. Si, transcurridos dos días desde la solicitud, no hubiere recaído acuerdo expreso del Letrado de la Administración de Justicia, ni se hubiere expedido el testimonio o certificación solicitados, ni realizada tampoco la exhibición de que se trate, se entenderá que la petición ha sido denegada y, en su consecuencia, el interesado podrá ejercitar ante el Juez o Presidente el derecho de revisión mencionado anteriormente. Contra el acuerdo del Juez o Presidente se podrán interponer los recursos establecidos en el Reglamento número 1/2000, de 26 de julio, de los órganos de Gobierno de Tribunales”. Si la solicitud ya viniese autorizada por el órgano judicial al que corresponde la documentación archi- vada, el encargado del Archivo Territorial o Central se limitará a facilitar la exhibición de que se trate o a la entrega del testimonio o de la certificación autorizada. En todo caso, el acceso a la documentación estará sujeto a las siguientes reglas: 260 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial - El acceso por el propio afectado a sus datos de carácter personal recogidos en el Archivo sólo podrá ser denegado en los supuestos previstos en la legislación vigente. - Si el acceso a documentos que contuvieran datos de carácter personal fuese solicitado por quien no hubiera sido parte en el procedimiento, sólo será concedido cuando el procedimiento hubiera concluido y exclusivamente en los supuestos previstos por el artículo 11.2 de la LO 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal, o cuando el interesado hubiera prestado su consentimiento a dicho acceso. Art. 11.2 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal: “El consentimiento exigido [...] no será preciso: - Cuando la cesión está autorizada en una ley. - Cuando se trate de datos recogidos de fuentes accesibles al público. - Cuando el tratamiento responda a la libre y legítima aceptación de una relación jurídica cuyo desarrollo, cumplimiento y control implique necesariamente la conexión de dicho tratamiento con ficheros de terceros. En este caso la comunicación sólo será legítima en cuanto se limite a la finalidad que la justifique. - Cuando la comunicación que deba efectuarse tenga por destinatario al Defensor del Pueblo, el Ministerio Fiscal o los Jueces o Tribunales o el Tribunal de Cuentas, en el ejercicio de las funciones que tiene atribuidas. Tampoco será preciso el consentimiento cuando la comunicación tenga como destinatario a instituciones autonómicas con funciones análogas al Defensor del Pueblo o al Tribunal de Cuentas. - Cuando la cesión se produzca entre Administraciones públicas y tenga por objeto el tratamiento posterior de los datos con fines históricos, estadísticos o científicos. - Cuando la cesión de datos de carácter personal relativos a la salud sea necesaria para solucionar una urgencia que requiera acceder a un fichero o para realizar los estudios epidemiológicos en los términos establecidos en la legislación sobre sanidad estatal o autonómica”. 2. FORMAS DE REMISIÓN DE DOCUMENTACIÓN JUDICIAL Y RELACIONES DOCUMENTALES La remisión de los documentos que se hallen en un Archivo Judicial de Gestión al correspondiente Archivo Judicial Territorial o al Archivo Judicial Central se formalizará periódicamente, como mínimo con carácter anual, en función del volumen de gestión de cada archivo, e irá acompañada necesaria- mente de una relación de los procedimientos o actuaciones judiciales en los que se integran, con arre- glo a un modelo uniforme y obligatorio aprobado por la Administración pública competente. La relación se remitirá mediante los programas y aplicaciones informáticas existentes, y deberá conser- var cada Letrado de la Administración de Justicia copia de aquélla, con expresión de la fecha de envío al Archivo Judicial Territorial o Central y acreditación de su recepción. La relación comprenderá la totalidad de los procedimientos o actuaciones procesales que se remiten, y hará referencia como mínimo al proceso o actuación judicial al que corresponden, el orden jurisdiccio- nal en que se hubiesen sustanciado, la naturaleza del proceso o actuación procesal, su número y año, las partes intervinientes, una sucinta referencia a su objeto y fecha en que se produjo la terminación o paralización de las actuaciones procesales. editorialcep 261 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 Quienes tengan atribuida la ordenación, custodia y conserva- ción de los Archivos Judiciales Territoriales y Central tratarán la documentación judicial remitida a éstos para el cumpli- miento de lo establecido en las leyes y en el Real Decreto ORDEN JUS/1926/2006 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales decreto, sin que puedan destinar los datos a finalidad distinta. Sin perjuicio de lo dispuesto en relación a la devolución de los documentos aportados al proceso, los datos únicamente podrán ser transmitidos a las Juntas de Expurgo en los supues- tos y mediante el procedimiento establecido para la Remisión de relaciones documentales o a quienes tuvieran derecho a acceder a ellos de conformidad con lo establecido en el artículo 235 de la LOPJ, y respecto de quienes hubieran sido parte en los procesos judiciales o sean titulares de un interés legítimo. 3. NUEVAS TECNOLOGÍAS EN LOS ARCHIVOS JUDICIALES DE GESTIÓN 3.1 Implantación de las nuevas tecnologías Los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informá- ticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribuna- les, adaptados a las funciones y cometidos de cada uno. Los programas y aplicaciones informáticas serán aprobados por el CGPJ a propuesta del Ministerio de Justicia o de las comunidades autónomas con competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funciona- miento de la Administración de justicia, y deberán cumplir los requisitos exigidos en la legislación vigente. Los documentos judiciales cuyo soporte sea papel, que se hallen almacenados y custodiados en los archivos judiciales, podrán convertirse a soporte magnético o cualquier otro que permita la posterior reproducción en soporte papel, a través de las técnicas de digitalización, microfilmación u otras similares, siempre que se garantice la integridad, autenticidad y conser- vación del documento, con el fin de obtener una fácil y rápida identificación y la búsqueda de la documentación. Asimismo, los documentos judiciales que estén contenidos en soportes electrónicos podrán ser transformados a soporte escrito mediante mecanismos de reproducción. 3.2 Archivo electrónico de documentos A la luz de lo anterior, hay que tener en cuenta lo que establece el artículo 29 de Ley 18/2011, de 5 de julio, reguladora del uso 262 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial de las tecnologías de la información y la comunicación en la Administración de Justicia, que establece que todos los docu- mentos utilizados en las actuaciones judiciales pueden almace- narse por medios electrónicos. Los Archivos Judiciales de Gestión, Territoriales y Central serán gestionados mediante programas y aplicaciones informáticas, compatibles con los ya existentes en juzgados y tribunales, adap- tados a las funciones y cometidos de cada uno, cuyo funciona- miento electrónico será regulado mediante Real Decreto. Los documentos electrónicos que contengan actos procesales que afecten a derechos o intereses de los particulares deberán conservarse en soportes de esta naturaleza, ya sea en el mismo formato a partir del que se originó el documento o en otro cual- quiera que asegure la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo. Se asegurará en todo caso la posi- bilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones. Los medios o soportes en que se almacenen documentos deberán contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad, calidad, protección y conservación de los documentos almacenados y ajustarse a los requerimientos que garanticen la compatibilidad e intero- perabilidad de los sistemas informáticos. En particular, asegu- rarán la identificación de los usuarios y el control de accesos, Atención el cumplimiento de las garantías previstas en la legislación de protección de datos, así como lo previsto en los arts. 234 y 235 Art. 235 LOPJ: “Los intere- de la LOPJ, y en las leyes procesales. sados tendrán acceso a los libros, archivos y registros Sin perjuicio de lo dispuesto en la Ley Orgánica 15/1999, de 13 judiciales que no tengan carác- de diciembre, de Protección de Datos de carácter personal, el ter reservado, mediante las CGPJ regulará reglamentariamente la reutilización de senten- formas de exhibición, testimo- cias y otras resoluciones judiciales por medios digitales de refe- nio o certificación que esta- rencia o reenvío de información, sea o no con fines comerciales, blezca la Ley” por parte de personas físicas o jurídicas para facilitar el acceso a las mismas de terceras personas. 4. LAS JUNTAS DE EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN JUDICIAL 4.1 Concepto Las Juntas de Expurgo son aquellos órganos colegiados de naturaleza administrativa que tienen por finalidad determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judi- cial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administra- ción competente en materia de patrimonio histórico. editorialcep 263 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 4.2 Constitución, sede y composición A. Regla General Se constituirá una Junta de Expurgo en cada comunidad autónoma que ejercerá sus competencias en todo el ámbito territorial de cada una de éstas. Las Juntas de Expurgo adscritas al Ministerio de Justicia a través de la Secretaría de Estado de Justicia tendrán su sede donde radique la presidencia del Tribunal Superior de Justicia y estarán presididas por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Superior de Justicia, con voto dirimente de los empates, e integradas por los siguientes vocales: a) Un Fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia b) El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia. Cuando en el ámbito territorial de la comunidad autónoma de que se trate existan varias Gerencias Territoriales, será vocal el titular de la Gerencia que radique en la sede del Tribunal Superior de Justicia. c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en mate- ria de patrimonio histórico. d) Un titulado superior de Administración a que hace referencia la disposición adicional décima. e) El Letrado de la Administración de Justicia especialmente designado por el Ministerio de Justicia de entre aquellos que tengan destino en el partido judicial donde radique la Junta de Expurgo realizará las funciones de Letrado de la Administración de Justicia. Cuando las circunstancias de trabajo así lo permitan, lo será el Letrado de la Administración de Justicia responsable del Archivo Judicial Territorial de la provincia donde radique la sede del Tribunal Superior de Justicia. Las Comunidades Autónomas que tengan transferidas las competencias en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia determinarán la sede y composición de la Junta de Expurgo, que estará presidida por un magistrado e integrada, en todo caso, por un miembro de la carrera fiscal, un Letrado de la Administración de Justicia y un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en materia de patrimo- nio histórico. B. Tribunal Supremo y Audiencia Nacional Para el Tribula Supremo, la Audiencia Nacional y restantes órganos judiciales con jurisdicción en todo el territorio nacional se constituirá una Junta de Expurgo, adscrita al Ministerio de Justicia, que estará presidida por un magistrado designado por el Presidente del Tribunal Supremo, con voto dirimente de los empates, e integrada por los siguientes vocales: a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal General del Estado. b) El Gerente Territorial de órganos centrales del Ministerio de Justicia. c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en mate- ria de patrimonio histórico. d) Un titulado Superior Especialista en Archivos y Documentación de la Administración General del Estado. e) El Letrado de la Administración de Justicia especialmente designado por el Ministerio de Justicia será el encargado de la ordenación, custodia y conservación del Archivo Judicial Central, reali- zará las funciones de Letrado de la Administración de Justicia. En su defecto, las desempeñará el Letrado de la Administración de Justicia designado por el Presidente del Tribunal Supremo de entre los que tuvieran destino en este órgano judicial. 264 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial C. Ciudades de Ceuta y Melilla En cada una de las Ciudades de Ceuta y Melilla existirá un archivo que cumplirá las funciones previs- tas para el Archivo Judicial Territorial. Se constituirá una Junta de Expurgo para la Ciudad de Ceuta y otra para la Ciudad de Melilla, adscri- tas al Ministerio de Justicia, que estarán presididas por un magistrado de la Sección 6ª de la Audiencia Provincial de Cádiz, en el caso de Ceuta, y otro de la Sección 7ª de la Audiencia Provincial de Málaga, en el caso de Melilla, designados por los presidentes de dichas audiencias provinciales. Los vocales de las Juntas de Expurgo de Ceuta y Melilla serán los siguientes: a) Un miembro de la carrera fiscal, designado por el Fiscal Jefe del Tribunal Superior de Justicia de Andalucía. b) El Gerente Territorial del Ministerio de Justicia en Sevilla, para la Junta de Expurgo de Ceuta, y el de Málaga, para la de Melilla. c) Un técnico superior especialista en archivos, designado por la Administración competente en mate- ria de patrimonio histórico. d) Un Letrado de la Administración de Justicia, designado por el presidente de la Junta de Expurgo, que realizará asimismo las funciones de Letrado de la Administración de Justicia. 4.3 Funcionamiento El régimen jurídico de las Juntas de Expurgo se ajustará a las normas sobre órganos colegiados conte- nidas en la Ley 40/2015, de 1 de octubre, de Régimen Jurídico del Sector Público, sin perjuicio de las especialidades previstas en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales decreto. Las Juntas de Expurgo tratarán la información contenida en la documentación judicial que se les remita exclusivamente con la finalidad (de determinar, por cuenta del órgano responsable del respectivo Archivo Judicial de Gestión, la exclusión o eliminación de los expedientes procesales o gubernativos del Patrimonio Documental o, en caso contrario, la transferencia de los mismos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico), así como la de devolución de los documentos aporta- dos al proceso, sin destinar los datos a ninguna otra finalidad distinta. Los datos únicamente podrán ser transmitidos a la Administración competente en materia de patrimonio histórico con arreglo a lo dispuesto en el Real Decreto 937/2003, de 18 de julio, de modernización de los archivos judiciales y a quienes solicitasen la devolución de los documentos aportados. A. Remisión de Relaciones Documentales a las Juntas de Expurgo El responsable del Archivo Judicial de Gestión donde radiquen los documentos judiciales remitirá al Letrado de la Administración de Justicia de la Junta de Expurgo una relación de todos aquellos proce- dimientos en los que haya terminado la ejecución o en los que se hubiese dictado una resolución que declare la prescripción o la caducidad. El responsable del Archivo Judicial Territorial o Central donde radiquen los documentos judiciales, una vez transcurridos los plazos legales de prescripción o caducidad, remitirá al Letrado de la Admi- nistración de Justicia responsable del Archivo Judicial de Gestión una relación de todos ellos identifi- cados: - según el proceso o actuación judicial al que corresponden, - sujetos intervinientes y - domicilio de éstos, editorialcep 265 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 al objeto de que el órgano judicial de procedencia confirme en el plazo de 1 mes el transcurso de los anteriores plazos, con arreglo a la legislación aplicable. Una vez comunicada la resolución sobre el transcurso de los plazos legales al Archivo Judicial Territo- rial o Central, el Letrado de la Administración de Justicia responsable (remitirá al Letrado de la Admi- nistración de Justicia de la Junta de Expurgo una relación de todos aquellos procedimientos en los que haya terminado la ejecución o en los que se hubiese dictado una resolución que declare la prescripción o la caducidad). Las relaciones de expedientes serán remitidas como mínimo una vez al año con el fin de que se decida sobre su posterior destino. Dicha relación deberá tener el mismo contenido y cumplir los requisitos contemplados respecto de la forma de remisión de documentos judiciales y relaciones documentales, a los que se añadirá la expre- sión del archivo judicial en que se hallasen. B. Devolución de los documentos aportados al proceso El presidente de la Junta de Expurgo acordará la publicación de las relaciones de expedientes judiciales en el B.O.E. o diario oficial de la comunidad autónoma, según el ámbito territorial del órgano judicial de los que procedan, y una referencia de aquélla en un diario de los de mayor difusión en el ámbito autonómico al objeto de que, en el plazo de dos meses, puedan los interesados recuperar aquellos documentos en su día aportados al proceso. En la publicación del anuncio se omitirá la reseña del objeto del proceso y la identificación de las partes. Quienes pretendan recuperar documentos propios aportados a las actuaciones judiciales u obtener testimonio o certificación de éstas por tener interés legítimo plantearán su solicitud por escrito, directa- mente o a través de representantes con poder suficiente, ante el Letrado de la Administración de Justi- cia de la Junta de Expurgo, dentro del plazo referido de dos meses. La solicitud será resuelta en forma análoga a la prevista para el acceso a la documentación del Archivo Judicial Territorial o Central, entendiéndose la referencia al órgano judicial como atribuida a la Junta de Expurgo. Transcurrido el plazo previsto de dos meses sin que los interesados hubiesen promovido su devolu- ción, se les tendrá por decaídos en su derecho a recuperar los documentos aportados. C. Régimen de Funcionamiento La Junta de Expurgo será convocada en sesión ordinaria una vez al año. El presidente, en consideración al número de relaciones de expedientes judiciales y gubernativos eleva- das, podrá acordar la convocatoria de cuantas sesiones extraordinarias considere necesarias. La convocatoria de sesiones ordinarias o extraordinarias será acordada una vez haya transcurrido el plazo de dos meses para que los interesados puedan recuperar aquellos documentos en su día aporta- dos al proceso, y se realizará con la antelación necesaria. El orden del día será comprensivo de las relaciones de expedientes judiciales objeto de la convoca- toria. Durante el plazo que medie entre la convocatoria y la celebración de la sesión, la Administra- ción competente en materia de patrimonio histórico elaborará un informe de carácter vinculante que comprenderá aquellos expedientes o documentos judiciales que por su valor histórico-documental deberán ser preservados, a cuyo fin podrá designar personal especializado a su servicio para que acceda al archivo judicial en el que se encuentren, previa acreditación ante el Letrado de la Administra- ción de Justicia encargado de aquél. 266 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial La apreciación del interés histórico-documental podrá reali- zarse mediante el acceso a los programas y aplicaciones infor- Tome nota máticas. Art. 80 Ley 39/2015, de 1 de La asistencia a las reuniones de las Juntas de Expurgo, debida- octubre, del Procedimiento mente justificadas por el Letrado de la Administración de Justi- Administrativo Común de las cia, dará lugar a la indemnización que pudiera corresponder, Administraciones Públicas: según lo previsto en el Real Decreto 462/2002, de 24 de mayo, “1. Salvo disposición expresa sobre indemnizaciones por razón del servicio, o, en su caso, en contrario, los informes normativa autonómica que resulte aplicable. serán facultativos y no vincu- lantes. D. Acuerdos de la Junta de Expurgo 2. Los informes serán emitidos La Junta de Expurgo acordará la transferencia a la Administra- a través de medios electróni- ción competente en materia de patrimonio histórico de aquellos cos y de acuerdo con los requi- expedientes o documentos judiciales que, de conformidad con sitos que señala el artículo el informe elaborado por ésta, deban ser preservados por causa 26 en el plazo de diez días, de su interés histórico-documental. salvo que una disposición o En caso contrario, la Junta resolverá su exclusión del Patrimo- el cumplimiento del resto de nio Histórico y posterior enajenación. los plazos del procedimiento permita o exija otro plazo En el supuesto de que la Administración competente en mate- mayor o menor. ria de patrimonio histórico no emitiera el correspondiente informe, se estará a lo dispuesto en el art. 80 de la Ley 39/2015, 3. De no emitirse el informe en el plazo señalado, y sin perjui- de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de cio de la responsabilidad en las Administraciones Públicas. que incurra el responsable de Cuando por cualquier circunstancia no fuese posible o no la demora, se podrán proseguir resultara aconsejable la enajenación y, en todo caso, cuando los las actuaciones salvo cuando se expedientes o documentos judiciales y gubernativos no estén trate de un informe preceptivo, recogidos en soporte de papel se acordará su destrucción. en cuyo caso se podrá suspen- der el transcurso del plazo E. Fin de la vía administrativa máximo legal para resolver el procedimiento en los términos Las resoluciones de la Junta de Expurgo que acuerden la establecidos en la letra d) del transferencia de los expedientes judiciales a la Administración apartado 1 del artículo 22. competente, su enajenación o su destrucción serán objeto de publicación en el BOE o diario oficial de la comunidad autó- 4. Si el informe debiera ser noma según el ámbito territorial de los órganos judiciales de los emitido por una Administra- que procedan. ción Pública distinta de la que tramita el procedimiento en Todas las resoluciones de la Junta de Expurgo pondrán fin a la orden a expresar el punto de vía administrativa. vista correspondiente a sus competencias respectivas, y F. Actas y Certificaciones de la Junta de transcurriera el plazo sin que Expurgo aquél se hubiera emitido, se podrán proseguir las actua- El acta de los acuerdos adoptados se aprobará en la misma o ciones. en la siguiente sesión, convocada expresamente a tal fin en el plazo de 1 mes. El informe emitido fuera de plazo podrá no ser tenido en El Letrado de la Administración de Justicia de la Junta remitirá cuenta al adoptar la corres- a cada juzgado o tribunal certificación acreditativa del acuerdo pondiente resolución.” adoptado con respecto a los expedientes judiciales contenidos editorialcep 267 } Procedimientos Judiciales. A) Normas Comunes a todos los Procedimientos Civiles. Tema 24 en las relaciones elevadas por éstos, para que por el Letrado de la Administración de Justicia del órgano, como responsable del Archivo Judicial de Gestión, se tenga constancia documentada del destino definitivo de aquéllos. Igual comunicación, y a los mismos fines, dirigirá al Letrado de la Administración de Justicia responsable del Archivo Judicial Territorial o Central, cuando proceda. G. Enajenación y Destrucción de los Documentos a. Enajenación La Administración competente en materia de provisión de medios materiales y económicos para el funcionamiento de la Administración de Justicia procederá a la enajenación o a la destrucción de los expedientes judiciales. Tome nota Los expedientes que sean objeto de enajenación, en los térmi- nos previstos en la Ley del Patrimonio del Estado o legislación Art. 12 LO 15/99: “La reali- autonómica que resulte aplicable, deberán ser destinados por zación de tratamientos por el adquirente exclusivamente a su tratamiento para posterior cuenta de terceros deberá reutilización como papel de uso común. estar regulada en un contrato que deberá constar por escrito La enajenación deberá reflejarse en un contrato escrito que o en alguna otra forma que contenga los requisitos previstos en el art. 12 de la LO 15/1999, permita acreditar su celebra- de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Perso- ción y contenido, estable- nal. ciéndose expresamente que En ningún caso podrá el adquirente divulgar el contenido de el encargado del tratamiento los expedientes judiciales ni, bajo ninguna circunstancia, permi- únicamente tratará los datos tir el acceso de terceros a ellos. Las prohibiciones que antece- conforme a las instrucciones den deberán ser expresamente consignadas en el contrato de del responsable del trata- miento, que no los aplicará o compra y venta. utilizará con fin distinto al que figure en dicho contrato, ni los b. Destrucción comunicará, ni siquiera para La destrucción de los expedientes judiciales y gubernativos se su conservación, a otras perso- llevará a efecto bien mediante contrato administrativo, bien a nas. través de la celebración de un convenio de colaboración con En el contrato se estipularán, una Administración pública que cuente con instalaciones asimismo, las medidas de adecuadas a tal fin. seguridad ...[de índole técnica El pliego de cláusulas administrativas particulares o el conve- y organizativas necesarias que nio contendrán las prohibiciones (de divulgar el contenido de garanticen la seguridad de los los expedientes judiciales ni, bajo ninguna circunstancia, permi- datos de carácter personal y tir el acceso de terceros a ellos). eviten su alteración, pérdida, tratamiento o acceso no auto- H. Traslado de los documentos rizado]... que el encargado del tratamiento está obligado a Una vez que se haya formalizado la transferencia documental a implementar”. la Administración competente en materia de patrimonio histó- rico, el contrato de compra y venta, el convenio de colaboración 268 editorialcep } Archivo y Documentación Judicial con otra Administración pública o el contrato administrativo, se remitirá copia de éstos al Letrado de la Administración de Justicia de la Junta de Expurgo. El Letrado de la Administración de Justicia de la Junta expedirá certificación acreditativa de su objeto y de la persona física o jurídica que sea parte en el negocio jurídico y la remitirá al Letrado de la Admi- nistración de Justicia responsable del archivo donde radiquen los expedientes judiciales y gubernati- vos, al objeto de poder autorizar la entrega de éstos, previo levantamiento de acta, de la cual quedará constancia en este archivo y en el de gestión, de no coincidir ambos. El Letrado de la Administración de Justicia responsable del archivo no autorizará el traslado de aque- llos expedientes judiciales y gubernativos respecto de los cuales no se hubiesen cumplido los requisitos exigidos anteriormente y que el Letrado de la Administración de Justicia de la Junta haya remitido certificación acreditativa del acuerdo adoptado. editorialcep 269 }