1. DOCUMENTADMS - Document Management System BI - Business Intelligence Compliance Management System – ISO & Standards 2. DOCUMENTA DOCUMENTA contine toate uneltele necesare in procesul de creare, stocare, organizare, identificare, manipulare, editare si utilizare a tuturor documentelor din institutii si companii Sistemul este dezvoltat de compania americana EPS Corporation (www.epscorp.com) impreuna cu compania romaneasca de software development INFRASOFT (www.infrasoft.ro) Referintele sistemului si a componentelor sale constau in implementari la clienti medii si mari, atat din domeniul privat cat si cel public: METROREX, PETROM - OMV, Sistemul National de Pensii din Romania Sistemul utilizeaza tehnologie moderna si performanta pentru stocarea si gestionarea sigura a volumelor mari de date – ORACLE & JAVA. Prin utilizarea corespunzatoare a bazei de date ORACLE sistemul functioneaza eficient chiar daca volumul de documente gestionat va creste semnificativ odata cu trecerea timpului. 3. Beneficii comerciale Disponibilitate in versiuni adaptate nevoilor specifice ale companiei dumneavoastra Licentierea SAAS (software as a service – abonament lunar) Nu necesita costuri cu infrastructura hardware – nu necesita servere Costurile sunt lunare Se plateste doar atat cat se foloseste, pentru cati utilizatori si persoane se foloseste si doar pe perioada de utilizare Costuri initiale reduse Licentierea COMPLETA: Baza de date utilizata si infrastructura utilizata se regaseste in locatia dumneavoastra Licentierea bazei de date ORACLE catre dumnevoastra Access browser-based, securizat via INTERNET & Virtual Private Network Instalare, implementare si utilizare rapida 4. Avantaje - diferentiatori Utilizarea tehnologiei ORACLE – baza de date capabila sa lucreze eficient cu volume mari de date Registratura electronica – standardizare conforma cu Normativele Depozite Arhiva si Modelului de Nomenclator Arhivistic Interactiunea cu alte sisteme (ERP, CRM, FMS) – Documenta expune o interfata programabila SQL prin care se poate integra cu alte sisteme de tip ERP, CRM, FMS FULL-TEXT-Search – optimizat prin utilizare indecsi CLOB (Character Large Object) OCR integrat la scanarea documentelor OCR utilizand ZONE de document predefinite (recunoasterea textului de pe hartiile scanate din anumite zone ale acestora pentru a optimiza timpul de scanare si indexare) SMART Scan multipages – scanarea inteligenta a documentelor cu numar variabil de pagini utilizand separatori barcode intre documente Instant Messaging integrat – comunicare in timp real intre utilizatori Alerte si notificari pe email si in aplicatie Coduri de bare asociate documentelor Managementul locatorilor fizici pentru documente Integrare cu suita Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint, Visio, Microsoft Project, email - Outlook) prin add-in-uri specializate (check-in, check-out, new from sablon – direct din aplicatiile Office) 5. Functionalitati Registratura electronica Scanarea , incarcarea si arhivarea documentelor Extragerea de Metadate Indexarea documentelor => Cautare flexibila si facila Organizare pe foldere a documentelor Organizare automata, ierarhica pe baza de metadate = foldere virtuale (pe fiecare angajat, pe fiecare client, pe fiecare departament, pe contract, factura, tipuri de documente etc) Cautare FULL-TEXT Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv) Sabloane / document templates Completarea automata a documentelor in format Word cu date din METADATE-le documentului – asigurarea conformitatii cu Standardele ISO & others, complianta cu procedurile interne ale organizatiei, ROI Exportul rapoartelor in Excel, PDF, doc, html; Import automat de date din Excel Audit-ul accesului de documente 6. Functionalitati Zone de lucru, Containere de documente – crearea zonelor de lucru pentru fiecare utilizator, pe grupuri de lucru, pe departamente, contracte, tipuri de documente Interfatare cu alte sisteme - expune o interfata SQL “open” prin care se poate interfata cu alte sisteme de tip ERP ,CRM si nu numai Organigrama – definirea organigramei pe departamente, asocierea utilizatorilor la organigrama. Utilizarea acesteia in definirea fluxurilor de documente Metadate – definirea de tipuri de documente, definirea de metadate/atribute aferente fiecarui tip (exemplu: Tip: certificat garantie; Metadate: data, numar, client, semnat de, valabilitate); asocierea de tipuri de documente la containerele de documente Indexarea si cautarea documentelor – documentele sunt indexate dupa tip, denumire si metadate. Cautarea si regasirea se efectueaza dupa criterii multiple de cautare. Regasirea documentelor este rapida – sistemul asigura regasirea oricarui document in maxim 3 secunde utilizand filtre pe criteriile de cautare Cautare FULL-TEXT. Sistemul asigura indexarea FULL-TEXT si cautarea in continutul documentelor editabile. Se utilizeaza indecsi speciali ORACLE pentru tipurile de data CLOB si BLOB Administrarea utilizatorilor folosind grupuri, roluri si drepturi de access (read, write, full control, recursiv) Suport ISO – alte Certificari – sistemul expune mecanismele necesare de control al documentelor si al inregistrarilor in conformitate cu standardele ISO in vigoare. 7. Functionalitati Administrarea LOV-urilor (Listele de Valori) - sistemul gestioneaza listele de valori atasate valorilor ce pot fi completate pentru metadate. Listele de valori sunt de urmatoarele tipuri: statice (exemplu: rosu, negru, albastru), dinamice (bazate pe tabele/SQL – exemplu: lista clientilor), mixte, cu adaugare dinamica in lista Fluxuri de documente – Sistemul expune unul dintre cele mai complete, flexibile si usor de utilizat mecanisme de administrare a fluxurilor de lucru (secventiale, paralele, aprobari, rezolutii, atribuiri, informari). Fluxurile de baza sunt definite in etapa de implementare, iar apoi sunt intretinute/completate de catre administratorul aplicatiei Integrare cu EMAIL – MsOutlook, Microsoft Word, Microsoft Excel, Powerpoint, MsProject, MsVisio Arhivarea automata a documentelor. Recuperarea documentelor sterse din greseala Versionarea documentelor. Check-in / Check-out Scanarea documentelor in DMS – Sistemul permite scanarea documentelor prin conexiune directa cu scanner de mare viteza. Documentele sunt scanate si transmise automat in sistemul DMS OCR – Reconstituirea textului de pe documentele scanate. Documenta expune un sistem de OCR atat la nivel de document, cat si la nivel de ZONE de DOCUMENT. OCR-izarea documentelor la nivel de zone sustine cresterea performantelor si scaderea timpului de OCR-izare. Textul reconstituit pe fiecare zona poate fi asociat unei metadate specifice a documentului si utilizat apoi pentru indexare si regasirea rapida a documentelor. Mecanismul este unul dezvoltat de INFRASOFT si permite particularizarea facila in raport cu nevoile specifice ale companiei ce utilizeaza sistemul. Sistemul genereaza: PDF, PDF searchable, BMP, JPEG, Tiff 8. Acces securizat. Multilanguage Sistemul asigura accesul securizat la documente, alegerea limbii de lucru (Romana, Engleza, Germana, Rusa). Sistemul permite si integrarea cu Active Directory local al companiei dumneavoastra 9. Consola de lucru curent Consola de lucru asigura un mediu usor de exploatat si familiar pentru utizatori 10. Calendar de activitati Evenimentele generale si particulare – alerte pe documente/fluxuri – sunt gestionate de sistem 11. Workflow designer Sistemul include fluxuri programabile pentru documente, dar si propriul “workflow engine” 12. OCR – recunoastere automata text Sistemul extrage automat textul de pe documentele scanate si il completeaza pe metadatele indexate ale documentului, pentru regasirea ulterioara sau cautari. 13. Raportare Top Management > Business Intelligence Generarea automata de alerte pe zonele de interes Transmiterea zilnica a alertelor pe email catre factorii de decizie Transmitere de alerte via SMS Accesarea situatiilor privind documentele de pe telefonul mobil -utilizand SMART-PHONES (iPhone, Samsung Galaxy si orice alt Smart-Phone ce suporta un web-browser) Export Excel Export PDF 14. Raportare Top Management > Business Intelligence Rapoarte standard / predefinite Posibilitatea de definire usoara a rapoartelor particulare utilizand instrumentele specifice de BI Vizualizare tabelara HTML / WEB Vizualizare grafica 15. Raportare Top Management > Business Intelligence Monitorizarea online, real-time a situatiilor 16. Raportare Top Management > Business Intelligence Monitorizarea on-line, real-time, a situatiilor; Monitorizarea indicatorilor de tip KPI 17. Raportare Top Management > Business Intelligence Definirea de rapoarte noi: Alegem sursa de date si parametrii 18. Raportare Top Management > Business Intelligence Apoi il rulam ori de cate ori este cazul 19. Raportare Top Management > Business Intelligence Configurare notificari – cine si cand sa primeasca raportul 20. Compliance Management Asigurarea conformitatii operatiunilor unitatii dumnevoastra cu: Legilastia din Romania Legislatia UE Normele interne – regulamentele interne de functionare, procedurile interne de lucru Standardele de referinta – ISO si alte standarde specifice activitatii dumneavoastra Actualizari legislative asigurate de o echipa de 20 de avocati si juristi: legislatie generala, resurse umane, protectia muncii, protectia mediului, managementul deseurilor etc. Portal intern – knowledge management system – pentru difuzarea informatiilor privind legislatia si procedurile interne catre personalul tinta Semnatura electonica – notificari privind receptia documentelor de catre personal Formulare si teste online privind insusirea cunostintelor in conformitate cu fisele de post Instruiri asigurate de consultantii nostri, pe zonele de legislatie si regulamente UE si Romania 21. Compliance Management Asigurarea functionarii conforme a unitatii utilizand unelte tehnologice moderne integrate: Managementul documentelor Utilizarea documentelor prestabilite, a formularelor conforme Completarea conforma a formularelor, gestionarea inregistrarilor Utilizarea fluxurilor electronice: respectarea ierarhiilor de lucru, respectarea procedurilor interne, respectarea timpilor de aprobare, executie si raspuns, asigurarea ca activitatea personalului este conforma Alerte la aparitia de neconformitati Culegerea automata (din sisteme ERP sau alte sisteme) si manuala a datelor de baza necesare 22. Tehnologie Import automat din Excel si web-services Export Excel, PDF; Posibilitatea de transmitere date pe web-service catre parteneri (B2B) Tehnologie de top: ORACLE & Java Accesibilitate de pe telefonul mobil Integrare cu Active Directory ORACLE Database JAVA Application Server Compatibilitate cu toate sistemele de operare 23. Contact Mobile: +4 0723. 313.296 Phone/FAX: +4 021.336.336.8 Email:
[email protected] Email alternativ:
[email protected] Skype: barcutean.adrian Web: www.infrasoft.ro ; www.epscorp.com Pentru clarificari si informatii comerciale va rugam sa ne contactati prin modalitatile de mai jos: