Die neue Bischofshof Arbeitswelt Prof. Dr. Christine Kohlert, geschäftsführende Gesellschafterin rheform GmbH
Die neue Bischofshof Arbeitswelt für 35 Mitarbeiter aus Verwaltung, Vertrieb und Marketing im Spannungsbogen zwischen neuen Arbeitswelten und einem alten traditionsreichen Unternehmen. Die Umgebung prägt die Menschen und die Menschen prägen Ihre Umgebung. Mit viel Begeisterung und Entschlossenheit wurde die neue Bischofshof Arbeitswelt geschaffen, begleitet von einer neuen rundum positiven Stimmung.
Hintergrund Die Entwicklung neuer Technologien und der Wandel in Wirtschaft und Gesellschaft gehen einher mit der Erneuerung der Arbeits- und Bürowelten, dabei wird gelebte Unternehmenskultur in der Büroraumgestaltung zum Ausdruck gebracht. Stets geht es um die Entwicklung ganzheitlicher Arbeitsplatzkonzepte, die den täglichen Austausch von Ideen unterstützen, den Innovationsgeist des Unternehmens stärken und die Zusammenarbeit aller fördern. So hat sich die Welt der Arbeit in den letzten Jahren sehr stark verändert. Dies war auch der Brauerei Bischofshof in Regensburg bewusst. Die Brauerei, die in der Branche als modernes Unternehmen bekannt ist, technisch immer auf dem neuesten Stand, erkannte 2008 die Notwendigkeit auch die Verwaltung räumlich zu modernisieren und dringend erforderliche büroorganisatorische Verbesserungen durchzuführen. Höchstleistungen am Arbeitsplatz sind nur bei optimalen Arbeitsbedingungen möglich, das war allen bewusst. Diese bestmöglichen Arbeitsplätze möchte man den Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zur Verfügung stellen, um auch in Zukunft leistungsfähiges Personal zu finden und an die Brauerei zu binden sowie auch weiterhin dem guten Ruf als beliebter Arbeitgeber gerecht zu werden. Das alte Verwaltungsgebäude war dringend sanierungsbedürftig, deshalb begann man sich mit diesem Projekt auseinanderzusetzen und mögliche Alternativen zu durchdenken und zu bewerten. Optionen die zur Verfügung standen, waren die bestehenden Gebäude zu sanieren, komplett neu zu bauen auf der grünen Wiese, sich in ein Fremdgebäude einzumieten oder die Freiflächen in der alten Melzerei einer neuen Nutzung zuzuführen. Diese letzte Idee hatte für alle sehr viel Charme, da der großzügige alte Dachboden sehr schöne Flächen erahnen ließ, und viel Licht und gute Luft versprach, wenn man sich ausreichend Fenster dazu vorstellte. Aber wie sollte man vorgehen und wo würde man die notwendige Unterstützung erhalten? Von Anfang an war klar, dass man eine zeitgemäße Bürowelt umsetzen möchte, die den heutigen Anforderungen entspricht, die Kommunikation insgesamt verbessert und bei der Produktion und Verwaltung besser miteinander vernetzt sein würden. Man recherchierte im Internet, beschäftigte
sich mit Fachzeitschriften und stieß dabei in der Süddeutschen Zeitung auf eine Serie zum Office 21 vom Fraunhofer Institut, das daraufhin kontaktiert und auch besucht wurde. Meilensteine – 1. Stufe Der wissenschaftliche Unterbau wurde gemeinsam mit dem Fraunhofer Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation (IAO) in Stuttgart erarbeitet – im Rahmen des Verbundforschungsprojekts „Office 21 – die Zukunft der Arbeit“. Die weitere Umsetzung erfolgte anschließend mit zwei Beratungsfirmen, zuerst mit Congena und später dann mit der rheform-WorkplaceInnovation GmbH, beide aus München. Allen war bewusst, dass das Projekt einiges an Investitionen erfordern würde, sowohl zeitlich als auch finanziell, deshalb wollte man es von Anfang an richtig machen und sich dafür ausreichend Zeit sowie die notwendige fachliche Betreuung nehmen. Die Belegschaft sollte von Anfang an eingebunden sein, die Maßnahmen sollten wissenschaftlich belegt sein und man wollte sich gut verstanden fühlen, um am Ende auch die für die Brauerei richtigen Verwaltungsflächen umsetzen zu können. Bereits im Oktober 2008 erfolgte die Abstimmung mit der Geschäftsleitung wo die Reise hingehen sollte. Im Anschluss daran wurden die Mitarbeiter informiert und durch Gruppeninterviews in den Prozess mit einbezogen. Im November wurde der gesamten Belegschaft das Ergebnis präsentiert. Es wurde allen die übergeordneten Ziele erläutert, die zukünftige Belegung und Zonierung unter dem wichtigen Aspekt der räumlichen Nähe vorgestellt und erste Grundrisse gezeigt. Meilensteine – 2. Stufe Die Resonanz war sehr gut und es herrschte eine sehr positive Stimmung und man war sehr euphorisch, so dass man beschloss das Projekt um weitere Baumaßnahmen, einen Gästeempfang mit Empfangsbereich und einer Besucherleitung, zu erweitern. Im Juli 2009 wurde den Mitarbeitern das neue Konzept präsentiert und gemeinsam besprochen. Nach eingehender Diskussion erfolgte eine Nachjustierung, bei der aber das grundlegende Konzept von Offenheit und Transparenz für eine bessere Kommunikation immer im Vordergrund stand. Das neue Organisationskonzept mit verglasten Gruppenbüros zum Flur, Etagendruckern statt einzelnen Arbeitsplatzdruckern und großzügigen Treffpunkten, Besprechungs- und Kommunikationszonen wurde daraufhin final beschlossen. Meilensteine – 3. Stufe Als nächster Schritt wurden die zu erwartenden Kosten ermittelt. Dabei wurde deutlich, dass einige der innovativen Projektideen, wie der vorgesetzte Glasturm, sehr kostspielig sind und zudem sehr hohe Brandschutzmaßnahmen nach sich ziehen würden. Deshalb beschloss man noch einmal Alternativen zu überlegen, ohne jedoch das bereits verabschiedete Grundkonzept in Frage zu stellen. Das Projekt wurde nach weiteren Überlegungen auf zwei Geschosse und einen etwas kleineren Empfangsbereich reduziert. Auf Grund der allgemeinen Finanzkrise musste man das Projekt auf einen wirtschaftlich günstigeren Zeitpunkt verschieben. Dieser ergab sich 2011, als die Rahmenbedingungen zur Finanzierung historisch günstig waren. Durch die gute Vorbereitung konnte man mit dem Bau 2012 starten und
nach nur 9 Monaten Bauzeit bereits im Mai 2013 umziehen und die neuen Räumlichkeiten im Beisein des Bischofs feierlich eröffnen. Realisierung Zur Finalisierung des Projektes startete man mit der Firma rheform mit einer Evaluierung der Machbarkeit, überprüfte die Layouts, passte diese an und führte weitere Workshops durch, um die Mitarbeiter im bevorstehenden Wandel zu begleiten. Dabei wurden beispielsweise auch neue Archivierungslösungen besprochen und gemeinsam Spielregeln für den Umgang in den neuen Arbeitswelten erarbeitet. Auch eine gemeinsame Exkursion wurde durchgeführt, um die neuen Möbel auch real ausprobieren und ihre Ergonomie und Bequemlichkeit testen zu können. Die neue Bischofshof Arbeitswelt Ziel war es eine moderne Arbeitswelt zu schaffen, um einerseits für die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gute ergonomische Arbeitsplätze und ein Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem man sich wohlfühlt und das optimale Bedingungen für alle Arbeitsprozesse schafft. Dabei wurde höchster Wert auf Ergonomie gelegt, mit hochflexiblen Bürostühlen sowie darauf geachtet, dass Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen zwischen Sitzen und Stehen an nahezu allen Arbeitsplätzen und Kommunikationsbereichen wechseln können. Für ein angenehmes Raumklima konnte durch automatische Verschattung aller Büros und Klimatisierung in den Gruppenbüros und Besprechungsräumen ein entscheidender Beitrag geleistet werden. Die Vernetzung untereinander wurde entscheidend verbessert und viele geplante und oft zu lange Besprechungen wurden durch die Möglichkeit zu vielfältigem und spontanem Austausch reduziert. Informeller Wissensaustausch und Kommunikation werden durch vielfältige gemeinsame Aktivitäten gefördert. Außerdem wurde durch die Nähe zur Produktion und die allgegenwärtige Präsenz des Themas „Bier“ auch der Bezug zur Bierherstellung für alle Mitarbeiter gleichermaßen gefördert. Auf der anderen Seite konnte die Kundenzufriedenheit und „Kundenbegeisterung“ durch die gute Betreuung zufriedener Mitarbeiter weiter erhöht werden und darüber hinaus sind Besucher jederzeit gern willkommen. Auch externe Besprechungen werden gerne in den neuen Räumlichkeiten getätigt, entweder im offenen Teeküchenbereich mit Besprechungsinseln oder in einem der drei thematisch unterschiedenen Besprechungsräume, einschließlich des alten, sehr beliebten „Bräustüberls“. Durch die erfolgreiche Umsetzung der „Neuen Bischofshof Arbeitswelt“ konnte die informelle Kommunikation und damit die effizienteste Form des Wissensmanagements ganz wesentlich gefördert werden. Man sieht sich, man läuft sich spontan über den Weg, beispielsweise auf dem Weg zum gemeinsamen Drucker und kann sich so in Echtzeit austauschen. Durch die verglasten Büros sowie die offenen Kommunikationsinseln wird Transparenz, Offenheit und gegenseitige visuelle Vernetzung für alle sichtbar und erlebbar. Der neue erweiterte Kaffeebereich ist multifunktional und dient nicht nur den Arbeits- und Mittagspausen sondern ebenso für nicht geplante kurze Besprechungen und schnelle unkomplizierte Abstimmungen. Durch ausreichende Flächen mit Stehtischen und Ablagemöglichkeiten sind so gleichzeitig Besprechungen und Pausennutzungen möglich, ebenso wie externe Kundenbesprechungen. Als besonderer Spagat zwischen Tradition und Moderne konnte neben zwei medientechnisch gut ausgestatteten Besprechungsräumen auch das alte, traditionsreiche Bräustüberl originalgetreu mit umgezogen werden, so dass dieses ebenfalls als interner und externer Besprechungsraum sowie für kleinere Feiern, genutzt werden kann. Die beiden modernen Besprechungsräume wurden ebenfalls in die Gesamtgestaltung mit einbezogen. Der
„Blaue“ symbolisiert das Weltenburger Bier, hier finden Besprechungen auch gern im Stehen statt, ausgerüstet mit neuester Medientechnik, der „Rote“ steht für Bischofshof. Fazit Der zukünftige Erfolg einer Arbeitsplatzgestaltung basiert auf der professionellen Begleitung von Veränderungsprozessen. Man sollte sich von Anfang an bewusst sein, dass die Zukunft nicht etwas ist auf das wir zusteuern, sondern etwas das wir uns schaffen. Der Weg muss nicht gefunden, sondern von uns kreiert werden. Dabei gilt es mehrere Aspekte zu berücksichtigen – die Menschen, die Prozesse, die Technologie, den Markt, die Organisation selbst und den Raum. Alle bedingen sich gegenseitig und der Raum hat dabei einen oft unterschätzten Einfluss auf Veränderungsprozesse obwohl er diese ganz aktiv mit unterstützen kann. Für Unternehmen steht dabei in Zukunft nicht mehr nur die Flächeneffizienz an oberster Stelle sondern diese wurde verdrängt durch eine neue oberste Priorität, die Beschleunigung und Verbesserung der Arbeitsprozesse. Ebenfalls wichtig sind das Branding und die Attraktivität für neue Arbeitnehmer sowie die gute Anpassungsfähigkeit an neue Bedingungen, sei es ein Wachsen oder Schrumpfen der Organisation oder eine Veränderung der Arbeitsprozesse. Zufriedene Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, ganz besonders im deutschen Mittelstand, erfordern einen behutsamen Anpassungsprozess an eine neue Arbeitsplatzgestaltung. Sie müssen begleitet werden, gemeinsam müssen Spielregeln für das Miteinander in der neuen Fläche erarbeitet werden und die Führung muss hinter dem neuen Konzept stehen und das notwendige Vertrauen glaubhaft vermitteln. Zielerreichung ersetzt Anwesenheitspflicht, Eigenverantwortung und gegenseitiges Vertrauen stehen im Mittelpunkt und sind unabdingbar. Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Umsetzung ist eine genaue Evaluierung der Arbeitsprozesse. Diese müssen verstanden und richtig interpretiert und umgesetzt werden. Gegenseitiges Vertrauen gewährleistet neue Arbeitsplatz- und Zeitmodelle und ein wohlwollendes Miteinander sorgt für eine gelungene Balance von Arbeit und Freizeit zum Wohle aller.