Organização de Eventos EsportivosAPOSTILA: ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS DISCIPLINA: EDUCAÇÃO FÍSICA PROFESSOR: RICARDO RODRIGUES MENDES CAMPUS: PORTO SEGURO MARÇO / 2009 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 3 Organização de Eventos Esportivos OBJETIVO Proporcionar o conhecimento dos tipos, técnicas de organização e execução de eventos, caracterizando cada elemento e suas aplicações. I) Produção de eventos Os eventos –há muito fundamentais à vida humana – vêm-se tornando cada vez mais essenciais à vida econômica das empresas. Ano a ano eles crescem em número, proporções e grau de sofisticação. Competindo com e até, eventualmente, superando em importância a publicidade e a propaganda, assumiram o papel de cartão de visitas das empresas e, ultimamente, também o de ambiente voltado para o fechamento de negócios dos seus produtos e serviços. 1) Origens históricas O evento nasce da capacidade criativa do homem (de transformação do meio) e da sua necessidade de estabelecer laços de sociabilidade. Acompanha-no desde a antiguidade, atravessando diferentes períodos de desenvolvimento. Há registros, nas paredes das cavernas, deixados pelos primeiros grupamentos humanos, de celebrações envolvendo a fartura de caça em volta de uma fogueira. • • • • • Antigo Egito China Grécia Roma Europa Medieval 2) Conceito A busca por uma compreensão do que vem a ser evento, envolve uma variada gama de definições. Das mais simples, as mais complexas: 1. Qualquer acontecimento relativamente importante. 2. Eventualidade. 3. Reunião social (Dicionário Aurélio) Em regra, evento designa um acontecimento de destaque, que ocorre em um local conhecido, com planejamento prévio e infra-estrutura adequada para uma determinada quantidade de pessoas participar. É uma ação profissional que se utiliza da pesquisa, do planejamento, da organização, da coordenação, do controle e da implantação de um projeto, visando atingir ao público alvo com medidas concretas e resultados projetados. Em essência, a idéia de evento remete aquilo que é eventual ou casual, o que foge à rotina, mas que é programado para reunir um grupo de pessoas. Ou simplesmente: “evento é uma reunião de pessoas com um mesmo objetivo” 3) A importância dos eventos Como ser social, o homem busca incessantemente formas de interação entre seus pares. E dentre os instrumentos mais efetivos para atingir esta sociabilidade estão os eventos. Por ser uma ação diferenciada, adaptável, itinerante, relativamente econômica e impactante, os eventos vem a cada dia conquistando maior espaço no planejamento de marketing das empresas. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 4 Organização de Eventos Esportivos Em um levantamento recente sobre a Dimensão Econômica da Indústria de Eventos no Brasil dados impressionantes foram revelados: R$ 37 bilhões de renda anual. enfim.associar a marca ao evento ou atividade. sociais. pelas personalidades envolvidas. FBC&VB/SEBRAE. . COCAL (Confederação das Entidades Organizadoras de Congressos e Afins da América Latina). . ABRACCEF (Associação Brasileira dos Centros de Convenções e Feiras). além disso: • • • • Como mídia itinerante.1% do PIB brasileiro. assegurando sua lealdade. pelo glamour que a atividade confere. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 5 . UBRAFE (União Brasileira dos Promotores de Feiras). fatores ambientais.criar imagem favorável junto à opinião pública – good will. acontecimentos e situações negativas ocorridas no mercado em virtude de problemas com produtos. 2004. 1 I Dimensionamento Econômico da Indústria de Eventos no Brasil. Oferecendo uma boa relação custo x benefício. 4) Características principais . quando bem planejados e executados. Fidelizam antigos clientes e conquistam novos. em comparação com outras ferramentas. promovendo não apenas o engajamento do público.9 milhões de pessoas. Eventos são eficientes instrumentos de comunicação que. criando um residual de lembrança. Os eventos exercem uma enorme atração sobre as pessoas. o que representa 3. Alavancam a promoção de marcas e/ou produtos. por toda a atmosfera que a ocasião reserva. são munidos de uma série de vantagens: • • • • Geração de divisas Mídia de permanência Aumento do nível de emprego Efeito multiplicador E. que causam repercussão altamente positiva na mente do consumidor. e geração de 3 milhões de empregos diretos. pelo atendimento prestado. 330 mil eventos por ano. terceirizados e indiretos 1. mas também uma excelente forma de divulgação de marcas e/ou produtos. . Possuem alto impacto promocional e elevada atratividade junto ao público. pela alimentação disponibilizada. com a participação de 79. os eventos transformam-se em acontecimentos marcantes. permitem a entrada em novos mercados. Entidades representativas do setor: • • • • • ABEOC (Associação Brasileira de Empresas de Eventos). pelos brindes oferecidos. culturais. pela decoração escolhida. ICCA (International Congress and Convention Association).aproximar o público da empresa e do produto.reduzir barreiras existentes geradas por fatos. etc.ampliar o nível de conhecimento da marca 5) Benefícios Por meio de um evento tem-se a oportunidade de atrair a atenção do público de interesse. . organização. facilidade de relacionamento e enorme jogo de cintura. 6) Classificação dos eventos A forma de organizar um evento envolve inúmeros objetivos. organizar eventos é uma atividade que exige disciplina.Organização de Eventos Esportivos Os eventos são momentos únicos na vida das pessoas e o objetivo daqueles que os realizam deve ser deixar marcas altamente positivas e duradouras. Institucional Promocional B) Por área de interesse Artística Científica Cultural Cívica Política Governamental Empresarial Lazer Social Religiosa Turística Folclórica C) Por tipo: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 6 . Mas. bom gosto. dentre os quais se destacam: • • • • Por categoria Por área de interesse Por tipo Por dimensão A) Por categoria: divide-se em dois gêneros. demandando sua classificação. critérios variados. bom humor. Organização de Eventos Esportivos o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o o Exposição Feira Salão Mostra Congresso Conferência Palestra Simpósio Mesa redonda Painel Seminário Fórum Brainstorming Jornada Curso Workshop Colóquio Festival Visita Assembléia Encontro Simpósio Jornada Encontro Plenária Salão Exposição Mostra Show Roda de Negócios Videoconferência Showcasing Leilão Lançamento Inauguração Visita/Open Day Noite de Autógrafos Vernissage Desfile Festival Excursão Torneio o Concurso o Treinamento o Comício o Passeata o Sarau o Entrevista Coletiva o Curso o Workshop o Happy Hour o Gincana o Festas o Aula Magna o Aula Inaugural o o o o o o o o o o o Estudos de Caso Cerimônias Fúnebres Eventos Sociais Brunch Banquete Coffee-break Coquetel Churrasco Café da Manhã Chá da Tarde Jantar (Negócios) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 7 . o evento esportivo consiste na realização de modalidades esportivas. servindo. como fundamento para a maioria dos eventos esportivos que se seguiram na história.C. grande porte e mega evento Em relação a quantidade de pessoas Em relação ao tempo de duração Em relação a variedade de públicos Em relação aos custos envolvidos 2) O evento esportivo Os eventos ligados ao ambiente esportivo são apenas um dos muitos tipos de eventos existentes. a) Definição Fundamentalmente. sendo o seu gênero mais comum os eventos: • • • • • • • • Olimpíadas Campeonato Torneio Taça ou Copa Festival Gincana Desafios Exibição 3) O evento esportivo no tempo a) Aspectos históricos A fonte clássica de referência para os eventos esportivos são os Jogos Olímpicos. que começaram em 776 a. b) Marcos fundamentais O esporte. médio porte. percebido e tratado como empreendimento. deste modo. entretanto. cada qual subdividida em categorias.Organização de Eventos Esportivos D) Por dimensões: pequeno porte. é produto de séculos de história. Credita-se a esta experiência histórica o formato convencional dos eventos esportivos com critérios organizacionais detalhados. quando a Grécia foi conquistada pelos Romanos. Destacam-se. Foram 1170 anos de Jogos. Gestores de todos os tempos buscaram maneiras de fazer do esporte uma atração para as massas Egito – Lutas (1850 aC) Roma – Coliseu (1500 aC) Irlanda – Arremesso peso (1160 aC) China – Arco (530aC) Pérsia – Pólo (651) No Japão – Sumo (754) Inglaterra – Críquete (1520) França – Tênis (1635) Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 8 . nas quais se disputam títulos com a presença de um público torcedor. pela enorme visibilidade alcançada. por força da empatia e interesse que o esporte desperta universalmente. b) Classificação Os eventos esportivos também comportam alguma especificidade na sua tipologia.C e só terminaram no ano 393 d. Recomendável quando há disponibilidade de tempo e de recursos. comprometimento. na direção de objetivos previamente definidos. é ao mesmo tempo gênero e espécie (tipo) de evento. no Recife. Improvisações de última hora –de pessoas sem o devido preparo– podem comprometer não apenas o evento em si. tamanho ou importância. visão e acompanhamento. É uma competição que reúne várias modalidades esportivas e consome alguns dias na realização das diversas categorias. é sempre administrado. b) Etapas básicas de um evento esportivo • • • • Planejamento (pesquisa) Pré-evento (organização) Desenvolvimento (execução) Pós-Evento (avaliação) II) Características dos eventos esportivos a) Tipologia das competições Os eventos esportivos. a) Funções administrativas Administrar é fundamentalmente harmonizar um conjunto de processos básicos. • Campeonato: forma de competição em que os concorrentes se enfrentam pelo menos uma vez e tem uma duração relativamente longa. dedicação. criatividade. Remo (1846) Natação (1898) Copa do Mundo (1950) 4) Elementos típicos Para a realização de um evento é imprescindível o domínio de fundamentos mínimos de administração. Tem periodicidade própria (na origem é das mais antigas). de forma ordenada. qualquer que seja. São. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 9 . como também a imagem da empresa e dos produtos ou serviços a ele (evento) circunstancialmente vinculados. Independente de sua natureza. bom senso. antes preferencialmente institucionais. • Olimpíada: evento suis generis. dado o seu caráter singular. passaram a ter finalidades predominantemente econômicas (comerciais/promocionais) -com a intensificação das disputas pelo mercado. portugueses e brasileiros disputam torneios eqüestres para comemorar a trégua nas lutas contra holandeses e espanhóis. um evento. Em 1641. em face da concorrência e da crescente dependência das empresas com relação à opinião pública. quatro as funções basilares da administração: • • • • Planejamento Organização Direção Controle As palavras chaves para quem administra são: técnica. portanto.Organização de Eventos Esportivos No Brasil. há diversos registros de eventos esportivos ainda nos idos colônias. o calendário esportivo segue um critério mais local. Sem medo de exageros. • Exibição: atividade de performance individual ou coletiva. o horário. • Gincana: atividade esportiva recreativa que conta com diversas estações criativas e/ou objetivos a serem atingidos. associando sua marca ou produto ao nome do evento. Neste tipo de competição. dificilmente ocorre o confronto entre todos os participantes. Recomendável quando se tem pouco tempo e um grande número de participantes. normalmente é utilizada para prestar algum tipo de homenagem ou promover algum patrocinador. que tem os processo de escala como referência. além de motivar os participantes e familiares. Por isso. a freqüência. locais. • Desafios: atividade normalmente individual. semanas. interrompendo-se com mais freqüência ao final do ano. sorridente. não coincidir com outros eventos similares. efusiva e estratégica. não confrontar com a grade de programação dos meios de comunicação. a duração e a intensidade de um evento estão diretamente relacionado às possibilidades de sucesso do mesmo. religiosas e culturais das sociedades. (embora também privilegiando os finais de semana) mas regrando-se principalmente pela organização das competições futebolísticas. Voltada para o lazer. • Festival: atividade esportiva participativa e informal. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 10 . usado para a contagem do tempo e agrupamento de datas importantes às necessidades civis.Organização de Eventos Esportivos • Torneio: competição de caráter eliminatório. não coincidir com outros eventos de grande porte. mesmo que a luta seja silenciosa. Visa a integração e a promoção da modalidade. adequado aos costumes da região. bem como as suas características físicas (estrutura) são igualmente importantes para o êxito da atividade. meses e anos. A observação de critérios como: o período do ano. bem como a data específica. O calendário internacional do esporte • Olimpíadas • Copa do Mundo de Futebol Calendário brasileiro do esporte No Brasil. não desafiar hábitos. O lugar (região) que abrigará a competição bem tem tanta relevância quanto o tipo de local (ambiente) que abrigará as disputas. que é realizada em um curto espaço de tempo. deve-se pensar que é no lugar e local determinado que uma batalha irá ocorrer. com exceção dos eventos mais tradicionais (como a Copa do Mundo de Futebol). b) Calendário esportivo A idéia de calendário remete a um sistema convencional de dias. costumes e práticas locais. é importante atentar para: • • • • • não colidir com eventos cívicos ou religiosos. em que são valorizadas as destrezas do(s) participante(s). c) Local A localização geográfica do evento. sem finalidade competitiva. • Taça ou Copa: uma variável dos torneios ou campeonatos. regionais ou nacionais. que são chamados segmentos. dado seu caráter universal. alcançam um grande número de públicos interessados e outros potenciais formadores de opinião. Associações e sindicatos. Os critérios básicos para a conformação do público-alvo são: • • • • Geográfico Demográfico Psicográfico Comportamental Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 11 . Além de possibilitar o bom relacionamento com consumidores e clientes. é qualquer grupo de aficionados que tenha um interesse real ou potencial ou que possa causar impacto ou até impedir a capacidade de uma empresa de atingir seus objetivos com o evento esportivo. Lideranças comunitárias. Funcionários. Veículos de comunicação. Governo e políticos. O público-alvo se define a partir de critérios de segmentação de mercado. fornecedores e revendedores. Este processo é derivado do reconhecimento de que o mercado total representa o conjunto de grupos com características distintas. os eventos esportivos. para efeito esportivo. que é o resultado da divisão de um mercado em pequenos grupos. São eles: ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ ◦ Organizações: acionistas.Organização de Eventos Esportivos Escolha do lugar e local do evento depende: • • • • • • • Objetivos e porte do evento Condições econômicas dos participantes Facilidades de acesso Condições turísticas Condições de hospedagem Concentração local dos participantes Custo x benefício Tipos de estruturas de eventos: • • • • • • • • Arenas Estádios Ginásios Quadras Piscinas Pistas Parques Ruas d) Público Público. O regulamento deve observar as seguintes características: • • • • Objetividade Precisão Clareza Abrangência Estrutura básica de um regulamento: Histórico ou justificativa Descritivo da competição • • • • • • • • Objetivo Participantes Categorias Programa Direção (do evento) Datas. organizado e dinâmico da mesma.Organização de Eventos Esportivos MODELO DE SITE: e) Regulamento O regulamento de uma competição esportiva se constitui na peça fundamental para um desenrolar justo. locais e horários Fases de disputa Sistemas de disputa Inscrições • Data e local Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 12 . sistematiza-se as soluções. Conceituando-se corretamente um evento e adequando-o ao objetivo do cliente. Ao planejar. gerando economia. Caberá a cada organizador. utilizando sua capacidade de coordenação e bom senso. as incertezas e aos inevitáveis imprevistos que. advirão do empreendimento. observando as experiências do passado” (Sófocles) O planejamento é fator decisivo para o desenvolvimento de qualquer atividade. as decisões acabam entregues ao improviso. pois permite a definição dos objetivos.Organização de Eventos Esportivos • • • • Numero de inscritos por modalidade Especificações para cada modalidade Condições para inscrição Valor de inscrição Normais disciplinares • Arbitragem • Penalidades • Recursos . ajustá-lo aos meios e condições disponíveis para o tipo e tamanho do evento que se está desenvolvendo. parte do sucesso já está garantido. a racionalização dos meios e o gerenciamento das funções necessárias a implantação do projeto.Premiação • Direitos dos participantes • Relação de prêmios Aspectos gerais • Cerimônia de abertura e encerramento • Atividades especiais III) Planejamento “O homem sábio antecipa o que o futuro lhe trará. por certo. 1) Tipos de planejamento a) Quanto à natureza: • Estratégico • Tático • Operacional b) Quanto aos objetivos e metas organizacionais: • Permanente c) Quanto ao tempo: • Longo prazo • Médio prazo • Curto prazo • Único Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 13 . Sem um planejamento adequado. Mas não existe uma maneira única de planejar.Organização de Eventos Esportivos Aspectos que diferenciam os tipos de planejamentos: • Nível das decisões • Dimensão temporal • Amplitude de efeitos 2) Regras para um planejamento ideal “O que eu temo não é a estratégia do inimigo. a mais importante é a PDCA 2. Dentre as técnicas usadas. Compatível com os recursos disponíveis. por ter sido amplamente difundido por este. mas os nossos erros” (Péricles) Quanto mais apurado for o planejamento. O método visa controlar e conseguir resultados eficazes e confiáveis nas atividades de uma organização. evita erros lógicos nas análises. Shewart na década de 20. Todo gerenciamento de processo consiste em estabelecer a manutenção nas melhorias dos padrões organizacionais. A observação de algumas regras básicas pode ajudar bastante no processo: • • • • Deve ser feito SEMPRE com antecedência. sobretudo no Japão. mas começou a ser conhecido como ciclo de Deming (W. podendo ser usado de forma contínua para o gerenciamento das atividades de uma organização. É uma técnica simples que visa o controle do processo. conhecidos e fundamentados. Em verdade. que servem como referências para o seu gerenciamento.E. Orientado por objetivos pré-estabelecidos. É um eficiente modo de apresentar uma melhoria no processo. se faz isso o tempo inteiro. Estruturado de acordo com realidade para quem está se organizando. mas efetivas as chances de sucesso do empreendimento. ainda que nem sempre adequadamente. Deming) em 1950. 2 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 14 . Padroniza as informações do controle da qualidade. e torna as informações mais fáceis de se entender. O ciclo é composto por quatro fases básicas: • • • • Planejar Executar Verificar Atuar corretivamente O ciclo PDCA foi desenvolvido por Walter A. ). não obstante a terminologia contemporânea. o autor observava que. vem das iniciais das palavras inglesas Strenghts (forças).) A finalidade principal do instrumento é: A aplicação do método é bastante antiga. Weaknesses (fraquezas). Marplan/Sportv. A despeito de ser uma poderosa ferramenta de planejamento estratégico (os especialistas recomendam que seja realizada ao menos uma vez por ano). as atividades que a integram. pois são estes justamente os pontos a serem analisados por esta técnica –que.Organização de Eventos Esportivos A partir desta técnica. ao contrário. por Sun Tzu: “Concentre-se nos pontos fortes. Opportunities (oportunidades) e Threats (ameaças). escrito por Marcus Fabius Quintilianus (entre os anos 30 e 100 d. descartadas ou reavaliadas. obedecendo a um fluxo contínuo. 3 Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 15 . uma técnica relevante (sobretudo no sentido de definir as metas e os objetivos do empreendimento esportivo) é a análise SWOT. A sigla SWOT.C. agarre as oportunidades e proteja-se contra as ameaças ” (SUN TZU. Como ferramenta auxiliar na utilização do PDCA. para se obter a compreensão do público sobre qualquer tema era necessária a utilização do hexágono de perguntas (e respostas). Para fundamentar esta etapa do planejamento é imprescindível o emprego de pesquisa de mercado 4. direcionadas principalmente a revelar o panorama macro e micro ambiental do mercado em que se está operando. já era utilizada há mais de três mil. percorrer o evento do começo ao fim. Sua ênfase deve recair principalmente sobre: • • • Proposta temática do evento (ideal) Definição de data e local mais adequados Perfil dos participantes potenciais b) Análise de viabilidade Para avaliar o potencial de realização do evento. reconheça as fraquezas. Em uma fórmula mais sucinta.C. por sua simplicidade pode ser aplicada na análise de qualquer tipo de cenário –de um simples jogo de sinuca a uma etapa da F1. dentre as quais. qualquer que seja a área de atividade. O investimento para compreendê-lo não pode ser relevado. 4 Pesquisas importantes sobre esporte: IBGE. Deve. o planejamento consiste na aplicação de múltiplas ferramentas –que dado seu grande número e uso amplo e variado não serão analisadas -para sua elaboração. No "Tratado sobre Oratória". que estará sempre se renovando ou sendo atualizado conforme as etapas vão sendo alcançadas. 500 a. aplica-se preferencialmente o método 5W 2H 3. • O que: (what) qual ação vai ser desenvolvida? • Quando: (when) quando a ação será realizada? • Por que: (why) por que foi definida esta solução (resultado esperado)? • Onde: (where) onde a ação será desenvolvida (abrangência)? • Como: (how) como a ação vai ser implementada (passos da ação)? • Quem: (who) quem será o responsável pela sua implantação? • Quanto: (how much) quanto será gasto? O planejamento é um processo não se esgota nunca. IBOPE. mas nem por isso menos eficiente. sob risco de comprometer a efetividade do empreendimento. o planejamento de eventos deve contemplar ao menos três variáveis: a) Análise situacional A base de um bom planejamento é o conhecimento apurado do maior número possível de informações sobre o universo em que se está atuando. principalmente na fase de planejamento. ainda. nestas projeções. A organização de eventos é invariavelmente trabalhosa e exige grande responsabilidade. ii) Recursos humanos A estimativa de quantos e de quem são os (perfis) profissionais necessários para a concretização do evento não é simples. ao menos três variáveis de recursos precisam ser projetadas: i) Recursos materiais Todos os produtos necessários às etapas de operacionalização do evento. mais complexas. E. modelo e padrão). principalmente daqueles que estarão lidando diretamente com o público. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 16 .Organização de Eventos Esportivos • Definir objetivos e metas a serem alcançados c) Levantamento de aspectos técnicos e operacionais Por fim. quando se incorpora pessoas que não fazem parte das equipes internas (da organização) faz-se necessário investir em treinamento. para a organização do evento esportivo é a planificação dos recursos de ordem técnica e operacional. • • • • • • Material de expediente e secretaria Material de participante Material gráfico Material para imprensa Equipamentos e materiais para projeção Equipamentos e materiais para sonorização Incluem-se. arquitetônica. necessários a concretização do projeto. toda estimativa da infra-estrutura técnica. Quanto maior o evento. Acontece “ao vivo” e qualquer falha comprometerá o conceito/imagem da organização para a qual é realizado -e do próprio organizador. As necessidades do um evento são em quantidade sempre proporcional ao seu porte. outro decisivo mecanismo de viabilização. urbanística necessária –no caso dos grandes eventos. quase sempre. mas também aqueles necessários à execução do evento no dia de sua realização. minuciosas e imperativas são as providências que precisam ser tomadas para garantir o funcionamento adequado do mesmo. O organograma deve levar em consideração não apenas os responsáveis pela organização. Em linhas gerais. com informações sobre a quantidade e qualidade (tipo. venda de espaços para exposição e anúncios. • Custos fixos • Custos variáveis As fontes de despesa podem ser: locações. Além de ser cansativa e detalhista é das etapas mais delicadas. traçando objetivos de médio e curto prazo (e sempre cobrando resultados). orçando-se tudo. financiamento. com toda ordem de problemas. As receitas podem ser: recursos preexistentes. Estes deverão ser apresentados normalmente em três propostas (cotações) para cada necessidade (para estudo. para que cada profissional especializado fique responsável por determinados assuntos e tarefas. a) Comissão organizadora A comissão organizadora do evento poderá ter formatos diversos -que variam de acordo com o tipo de evento que se pretende realizar. Essa divisão é a primeira etapa da montagem do evento. merchandising. garantindo o alinhamento que o mesmo deve seguir. IV) Pré-evento Se o planejamento é a etapa mais importante. Deve ser feito detalhadamente. inevitavelmente. cotas de patrocínio. etc. Variam também de acordo com as cargas tributárias incidentes (impostos). lugar. como: duração. A comissão organizadora opera em torno de múltiplas equipes de trabalho. Trata-se do pré-evento ou fase de testes. doações/permutas. número de participantes. a que se segue é crucial para testar a viabilidade das projeções traçadas. Para que o evento ganhe corpo é necessário que as atividades sejam divididas lógica e funcionalmente. ainda que possa terceirizar a tarefa para empresa promotora especializada e apenas acompanhar o mesmo. decoração. Para formular os custos necessários a realização do evento. porém indispensável. a mais demorada do processo da organização de eventos. temporada em que estiver se realizando (turística. etc. transportes. hospedagem. supervisionando. cartas e envios postais. complexidade do empreendimento. anúncios. deverão ser considerados todas as informações obtidas com o planejamento. material impresso.Organização de Eventos Esportivos iii) Recursos financeiros O orçamento é uma peça básica do evento. e. convidados. promoções. deixando a par todas as áreas envolvidas no evento. cuja previsão será definitivamente confirmada após o levantamento de todos os custos necessários. avaliação e aprovação) -as quais deverão cobrir as projeções de gastos com todos os recursos materiais e humanos (supracitados). taxas de inscrição/ingresso. Estruturar fisicamente o evento é uma parte que exige grande atenção. que é o espaço de tempo que medeia da idealização à realização. Sua posição é sempre nuclear no empreendimento. pois antecede a execução e precisará lidar. contratações. tipo de evento. convidados. Processo intenso e trabalhoso. portanto. diversão. divididas por áreas de especialidade estratégicas. que começará a materializar as definições e ações previamente planejadas. por exemplo). eventos paralelos. alimentação. auxílio governamental. compra de mailing. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 17 . dentre outras responsabilidades: • • • • • • • • Elaborar a estratégia de comunicação Cuidar dos aspectos formais das comunicações escritas Estabelecer contatos pessoais com patrocinadores e convidados Escolha adequada de meios (critérios de admissibilidade e de custo) Divulgação do evento Coordenação das assessorias de imprensa e relações públicas Contratação de publicidade paga Produção de cartazes. contando com: • Assessoria jurídica b) Comitê de logística (administrativo-financeiro) Responde pela disponibilização do material de apoio e da infra-estrutura de serviços e produtos necessários ao andamento do evento.Organização de Eventos Esportivos São tarefas da comissão organizadora: • • • • • • Definição de normas e procedimentos Reuniões para distribuição de tarefas Calendarização e alocação de recursos Criação de listas de verificação específicas Gestão de informações e processos Contatos com fornecedores e prestadores de serviços Presta. no transcurso do evento: • • • • • • • • • • • Secretaria geral Coordenação apoio (geral) Coordenação técnica Coordenação de solenidades Coordenador de modalidades Coordenação de convênios Coordenador de transportes Coordenador de hospedagem e alimentação Equipe médico-hospitalar Equipe operacional Equipe de arbitragem c) Comitê de comunicação e marketing Cuida do processo de divulgação do evento. ainda. com base no planejamento das atividades: • • • • • • • Recursos humanos Recursos materiais Recursos financeiros Transportes Alimentação Hospedagem Instalações Operam sob a estrutura logística aparatos de coordenadoria. que uma vez estruturados passarão a responder de forma direta ou indiretamente a uma supervisão geral. suporte técnico ao empreendimento como um todo. Organiza os fluxos de distribuição dos recursos. mala direta. Compreende. estabelecendo as ferramentas necessárias a explorar o máximo potencial de visibilidade para o empreendimento. maling Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 18 . é preciso saber operar cinco variáveis básicas da Teoria Geral da Administração. também está incumbido da tarefa de dirigir e controlar as operações. O gestor deste tipo de atividade. “Administração consiste em orientar. imprensa e público: • Assessoria de comunicação e marketing • Assessoria de imprensa • Assessoria de relações públicas d) Comitê de comercialização (vendas) Dedica-se a tarefa de captação das fontes de receitas vislumbradas no planejamento. a) Variáveis técnicas Para lidar com a tarefa de gerir um evento esportivo. os núcleos responsáveis diretamente pelas relações com os parceiros comerciais. dirigir e controlar os esforços de um grupo de indivíduos para um objetivo comum” (William Newman). Não é diferente com um evento. desenvolvendo esforços de negociação das propriedades disponíveis para exploração comercial do evento.Organização de Eventos Esportivos • Construção de site (internet) • Zelar pela imagem do evento Atuam de forma subordinada ao comitê de comunicação. por meio do esforço conjunto dos colaboradores alocados em funções específicas. • • • • • Tarefas Estruturas Relações pessoais Ambiente Tecnologia Fatores básicos da organização administrativa: • • • Autoridade Responsabilidade Divisão do trabalho Tipos ou classificações da organização administrativa: • Organogramas • Fluxogramas Objetivos principais da atividade administrativa: Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 19 . mais do que responsável por fazer planos e organizar os objetivos do empreendimento. Desenvolve sobretudo: Prospecções de mercado Formalização de contratos Elaboração de propostas Delineamento de parcerias V) Desenvolvimento do evento 1) Noções de administração “Administrar eventos é administrar pessoas” A administração eficiente é uma das vias que conduzem ao objetivo de empresas e entidades. Ser persuasivo –ter habilidade para vender uma idéia. Dominar técnicas de redação – idéias abstratas devem se traduzir em palavras. Compete a organização aplicar o empenho necessário para manter a operação em funcionamento. que inevitavelmente reservará circunstâncias e imprevistos de toda ordem. Desenvolver gosto estético –do coletivo e não individual. importante entender a psicologia humana. as projeções e a preparação prévia serão confrontados com a realidade prática do próprio acontecimento. combinada a conhecimentos específicos. Mas. Capacidade gerencial -saber planejar. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 20 . convencer pessoas com argumentos sólidos e tangíveis. liderar e executar. Capacidade de trabalho em equipe: em eventos trabalha-se com pessoas para pessoas. e não de maneira imperativa. que capacitam o sujeito para a função: Cultura geral. Dominar regras de comportamento social. Permanente curiosidade intelectual. sem ser servil. A finalidade do evento é cumprir-se. Amplo embasamento teórico -teoria aliada à prática. Boa expressão verbal -noções de oratória. através do staff constituído para tal fim. 2) Produção executiva de eventos esportivos O objetivo central do evento esportivo é a sua realização da forma mais harmônica e estável possível. Saber ouvir –e fazer auto-crítica. atingindo maior número de pessoas. Gostar de gente –lidar com o público é indispensável. Busca pelo aperfeiçoamento constante.Organização de Eventos Esportivos • • Direção Controle Ferramentas de direção empresarial: a) Ordens ou instruções b) Motivação c) Comunicação d) Coordenação e) Liderança f) Tomada de decisões Características do controle administrativo: • maleabilidade • instantaneidade • correção b) Perfil do administrador O perfil ideal do organizador ou do profissional de eventos deve comportar algumas características essenciais. O compromisso dos organizadores é viabiliza-lo. Ser prestativo. memorandos. comandar trabalhos de justiça desportiva. trabalho de fotografia e filmagem do evento. envio de ofícios de agradecimento. assinar (em conjunto com supervisor geral) cheques. comprar. preparar homenagens. materiais elétricos. hidráulico.Organização de Eventos Esportivos O modelo estrutural de organização do evento obedecerá a um critério de repartição de responsabilidades e funções. • Coordenação de solenidades: local do congresso técnico. comando coordenadores de modalidade. web studio. controle de súmulas. desfile (croquis). podium. mala direta. • Assessoria jurídica: elaborar e aprovar contratos. sistema de disputa. enviar tabela de jogos a coordenação geral. folhas de pagamento. som. • Coordenação técnica: especificação das premiações. ficha de inscrição. receber e encaminhar membros das equipes. apoio e permutas. controle de uniformes das equipes da organização. registrar perda de materiais. central de notícias sobre o evento. ofícios. hotéis. • Coordenação geral: contratação e controle de pessoal ou de serviço terceirizado. fichas de inscrição. protocolo e arquivo de documentos. cartas. definição de acordos de patrocínio. com as seguintes características: • Supervisão geral: comandar ações com responsabilidade integral. ordens de pagamento. compra. programação e realização das fases finais. funcionários. regulamentos e códigos. levantamento de dados estatísticos. locais p/ autoridades. serviço de bilheteria. triagem dos dados dos competidores. tabela de jogos. • Assessoria de comunicação e marketing: contatos com os meios de comunicação. comparecer com antecedência as insEducação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 21 . policiamento ou segurança particular. relação com gráficas de impressão regulamentos. • Coordenador de modalidades: contatos Ligas e federações. apresentar relação de materiais. equipe de sonorização. contratos de arbitragem. acompanhar reuniões. regulamentação geral. hospital. pagar. esquema de emergência no caso de chuvas. organizar recepção. enviar convites. súmulas. cobertura jornalística. atendimento de telefone e fax. localização de participantes nas solenidades. divulgação integral do evento. entrega de premiação. • Secretaria geral: suporte administrativo a todas as comissões. prazos. • Relações públicas: representar a organização em atividades sociais. controle de material de escritório e informática. recebimento e cadastramento de inscrições. definir escala de serviços. venda e empréstimos de materiais. checagem de tabela de jogos e provas (coordenador modalidade). súmulas. mastro. representar judicialmente os organizadores. apresentador. farmácias. bandejas de medalhas. convites. crachás. código disciplinar. administração sala de imprensa. comunicados. contratos. • Corpo de representantes: conferir documentação de atletas. realização do cerimonial de abertura e encerramento. retirar materiais necessários. recebimentos de taxas. convênios. • Assessoria de imprensa: cadastro da imprensa local. • Comitê financeiro: serviços de tesouraria. restaurantes. regulamentação. • Coordenação de convênios: laboratórios fotográficos e de filmagem. relatório final. bandeira. locais e horários competições e treinamento. arrecadar receita do evento. correspondência. estatística dos resultados. reuniões. seleção musical. encaminhar ocorrências. membros. equipe de arbitragem. placas de identificação. responsabilidade para aplicar as regras. 1) Elaboração de relatórios Existem formulas bastante plurais de confeccionar relatórios de avaliação de eventos. fisioterapêutica e medicamentos. atendimento médico de urgência. conserto. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 22 . VI) Pós-evento Uma das características mais interessantes dos eventos esportivos é a possibilidade de o patrocinador. dos recursos alocados para a finalidade. veículo para emergência. Tudo que tenha ocorrido de relevante poderá interessar à confecção do relatório. O que determinará a inclusão ou a supressão de informações é o objetivo dos organizadores. regimento interno. • Equipe médico-hospitalar: equipe médica. manutenção. reparo. Das mais simples às mais sofisticadas. segurança. ao final de cada evento. Para coroar de êxito tal experiência. reservar acomodações. promovendo atividades de encerramento das ações desenvolvidas. planta e croqui da cidade. relacionar material de cozinha. sua marca ou seu produto tornarem-se partes integrantes da experiência. vigilância. dando legitimidade e concretude aos objetivos eventualmente alcançados. formase um elemento decisivo na estratégia de valorização. da identificação e das emoções vividas pelos torcedores. corpo de bombeiros. divulgação e se necessário. • Equipe operacional: montagem. as possibilidades irão variar em função da dimensão do empreendimento. preparar alojamentos e cozinha. • Coordenador de transportes: comandar frota de veículos. no nível de competência dos envolvidos. durante a realização de uma dada competição esportiva. • Equipe de arbitragem: escalas de árbitros e auxiliares.Organização de Eventos Esportivos talações. desmontagem. isenção de comentários. a) Relatório Geral A proposta básica do relatório é reunir. Ao associar a imagem do empreendimento às marcas que investiram na sua realização. rejuvenescimento das empresas e de seus produtos e serviços. antecedência. uma gama de variáveis com a avaliação dos resultados obtidos. escala de transportes. supervisionar e não permitir pessoas estranhas no banco de reservas. é fundamental que os organizadores consagrem tempo e esforços à tarefa de consolidação final do evento. súmula. uniformidade. horários de refeições. contato com hospitais. • Coordenador de hospedagem e alimentação: relação de hotéis e restaurantes. almoxarifado. nutricionista. verificar segurança. regulamentos e normas. dentre outro fatores. limpeza. manual de procedimentos. verificar necessidade de reparos. através de ofícios solenes. recall) 2) Prestação de contas A supervisão financeira terá administrado os fluxos de recursos econômicos do evento. A quem se agradece ? Autoridades Participantes Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 23 . bem como o conteúdo do documento que irá exteriorizar o agradecimento é variável. enfim. Da supervisão financeira e sua administração resultam as condições materiais de viabilidade. passando pela sua execução. códigos e normas técnicas Locais das competições e demais atividades Tabela de jogos e resultados Relação de vencedores e premiados Classificação final Estimativa de público Registro de cerimonial e apresentações artísticas Material gráfico e outros formatos de divulgação Prestação de contas Custo estimado e final Bens adquiridos Cronograma e execução Ofícios e cartas de agradecimento Clipping (eletrônico e impresso) Pesquisas de avaliação (satisfação. álbuns de fotos ou mesmo algum outro tipo de lembrança (de um bom presente a um simples souvenir) o objetivo é registrar a importância daquele a quem se está agradecendo para o sucesso do empreendimento. Seu papel é crucial no fechamento e avaliação de toda a empreitada. de alguma maneira contribuíram para sua realização. O formato. Itens do relatório de contas: Entradas e saídas Saldo bancário Contas a receber Contas a pagar Notas fiscais Tributos Resumo financeiro (balanço) 3) Cartas de agradecimento Outro mecanismo importante de conclusão do evento é a formalização. de planejamento. Da equipe de colaboradores aos participantes. dos prestadores de serviços aos patrocinadores.Organização de Eventos Esportivos Tópicos do relatório geral: • • • • • • • • • • • • • • • • • • • • Pesquisa inicial Memorial do projeto Membros do comitê organizador Patrocínios e convênios Relação de participantes Regulamentos. De uma simples carta manuscrita (com o papel timbrado do evento) a recursos mais elaborados. o retorno conferido aqueles que colaboraram para a efetivação da atividade não pode faltar. dos agradecimentos a todos aqueles que. desde o período anterior. até finalizá-lo. como vídeos editados (com as imagens do evento). perpassando todas as fases do trabalho de organização. subsídios fundamentais a realização do evento. apoiadores e demais parceiros Imprensa 3) Avaliação da qualidade De certa forma. além de apontar níveis de satisfação. Uma pesquisa visa a construção de conhecimentos. A mensuração da satisfação dos participantes pode ser um diferencial de eventos bemsucedidos em relação a outros. um evento começa com uma pesquisa e termina com outra. do que se quer saber. Educação Física – IFBahia – Campus: Porto Seguro 24 . É basicamente um processo de aprendizagem tanto do indivíduo que a realiza quanto do empreendimento no qual esta se desenvolve. dependendo do objetivo dos organizadores do evento –isto é. E embora as propostas de uma e outra sejam distintas. A organização precisa ter essa mensuração externa por uma ou todas as razões seguintes: • • • • • Satisfação é frequentemente equiparada a qualidade O compromisso com um programa de pesquisa demonstra responsabilidade Apenas mensurações internas podem ser inadequadas ou impróprias Ouvindo o “cliente” o evento passa a ser uma voz ativa no mercado Um programa de satisfação é uma poderosa ferramenta para estimular a melhoria dos produtos ou serviços A maioria dos programas de mensuração de satisfação. A principal razão que atende a pesquisa de avaliação final do evento é corroborar de maneira instrumental os acentos e erros do evento. podendo ainda se voltar para delinear novas perspectivas de ação para iniciativas futuras. fornece conhecimento a respeito das expectativas dos pesquisados. ambas acabam conferindo ao organizador.Organização de Eventos Esportivos Colaboradores (equipes de trabalho) Prestadores de serviço Patrocinadores. O objeto da pesquisa de avaliação pode ser qualitativo ou quantitativo. que tem como metas principais gerar novos conhecimentos e/ou corroborar ou refutar algum conhecimento pré-existente. Tais programas auxiliam a organização do evento na priorização de tais expectativas e no acompanhamento das mudanças que essas possam sofrer. além de permitirem que se conheça o valor das necessidades existentes.