SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERÍA SAN ANTONIOAUTORES: Flor Mireya Santacruz Zambrano José Alejandro Valderrama Jesús Danilo Martínez Morales Yeini Leal Pava Fray Alonso Gómez Marín Mauricio Murcia Godoy SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Centro de la Servicios Financieros REGIONAL Bogotá D.C Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información 2016 2 SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO COLCHONERÍA SAN ANTONIO AUTORES: Flor Mireya Santacruz Zambrano José Alejandro Valderrama Jesús Danilo Martínez Morales Yeini Leal Pava Fray Alonso Gómez Marín Mauricio Murcia Godoy Trabajo presentado para la fase de identificación AP1-AA1-EV1 Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información Instructores Albeiro Ramos y Leidy Vergel SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA Centro de la Servicios Financieros REGIONAL Bogotá D.C Programa Articulado: Tecnólogo en Análisis y Desarrollo de Sistemas de Información 2016 . 3 Contenido Descripción del proyecto 4 Justificación 6 Objetivos 7 Alcance del proyecto 8 Beneficiarios 8 Impacto 9 Restricciones 10 Riesgos 11 Productos o resultados 12 . factor que puede hacer este sistema vulnerable a pérdida de documentos y por otro lado centralizado puesto que solo pocos usuarios pueden .1 La empresa El presente proyecto se desarrollará en la empresa Colchonería San Antonio. principalmente en esta zona del país. 4 Descripción del proyecto Para entender el desarrollo del proyecto es necesario explicar tanto el contexto de la empresa como el de los usuarios. que optimicen procesos y solucionen problemáticas frente al tiempo. cabe destacar también que esta empresa lleva en funcionamiento 8 años. se pudo analizar que la mayoría de ellos.2 Delimitación del proyecto Al observar los procesos llevados en la empresa Colchonería San Antonio. como otros tantos contables. puesto que estos posibilitan y modifican el progreso del mismo. dando de esta manera un punto de partida al presente proyecto. desarrollo e implementación de sistemas de información acordes a las necesidades. con un promedio de 6 trabajadores. debido a la poca difusión. 1. quienes serán los primeros usuarios del sistema de información acorde a esta empresa. distancia y circunstancias como sucede en la empresa anteriormente mencionada. 1. como lo realizan muchas empresas a nivel nacional. se hacen de manera manual. ubicada en la ciudad de Tuluá Valle del cauca. en los cuales la compañía ha desarrollado procesos de inventarios y facturación de manera manual. empleados como clientes conozcan cuántos productos se encuentran disponibles. este va a estar enfocado especialmente en el control y seguimiento de todos los productos de la empresa aquí mencionada como su relación en el proceso de facturación. sin embargo. puesto que en primer lugar la empresa está en crecimiento y desea abrir otra sede y para ello se hace vital que tanto el propietario. debido a la relevancia del control de activos en una compañía. en segundo lugar se considera que es necesario delimitar el sistema de información puesto que se desea dar solución a la necesidad más relevante de la empresa y generar cambios importantes en el progreso de la misma con este sistema. de seguimiento y de inventarios. para tener un control y a su vez para poder venderlos y comprarlos. Para finalizar es necesario aclarar que existen varios sistemas de información con el mismo objetivo el control de inventarios. ya que hoy en día muchas empresas desean sistematizar y automatizar procesos. centrada en los procesos de inventarios y facturación. . por ello se sugiere empezar por analizar y desarrollar un sistema de información accesible desde la web . 5 acceder a la información retardando procesos de control. toda esta información es de suma importancia y la misma con la optimización de los procesos podrá ser suministrada de manera oportuna. ya sean públicas o privadas. para dar así una respuesta inmediata a los diferentes clientes (internos y externos) que soliciten información. solicitud y entrega de productos. Debido a esta gran necesidad de cambio. trayendo a favor un mejor desenvolvimiento del personal y rapidez en los procesos. requisiciones de compras. es la de registrar y controlar los procesos. . Al respecto hay que tener en cuenta que una de las razones que determina la importancia y justificación de desarrollar un sistema automatizado para esta empresa. Actualmente las organizaciones. que materiales se han utilizado. a su vez permitirá controlar el inventario del almacén. se desarrollará la automatización de las actividades que se realizan en los diferentes procesos de la empresa. requisiciones de compras. lo cual facilitará saber con qué recursos cuentan la empresa. los cuales tienden a convertirse en una herramienta importante para el desarrollo de las mismas. como es el registro de entradas y salidas del inventario. confiable y veraz. en el momento en que lo requieran evitando pérdida de tiempo. con que material se dispone. 6 Justificación La creciente complejidad de las organizaciones ha aumentado en gran medida la necesidad de tener información más conveniente y oportuna. lo que genera un mejor servicio. solicitud y entrega de productos. El sistema que se desea desarrollar es de suma importancia porque con él se busca la optimización de los procesos actuales permitiendo conocer en tiempo real la información de inventario. se han abocado a los avances tecnológicos de la época. . Controlar el acceso de información y del sistema para los clientes y el personal del negocio. Posibilitar el ingreso de productos. con su descripción e imagen. 7 Objetivos General Crear un sistema de inventario que muestre. Específicos Orientar el Sistema de Control de Inventario Colchonería San Antonio a la web. guarde y controle las existencias de los productos que maneje la Colchonería San Antonio. valor y cantidad. Registrar las ventas realizadas para un control de los productos en existencia disponibles. que se reflejarán en el control de gastos. empresas de mantenimiento informático. con el fin de obtener todos los datos necesarios de cada producto de una manera organizada. . Se lograrán mejoras en la empresa misma. control de entrada y salida de productos obteniendo así mayores ganancias por medios de ahorro. clientes. la gerencia. que dan el impacto a la empresa de obtener un mayor crecimiento económico. entre los cuales tendríamos los proveedores. Los beneficiarios indirectos serán los que se relacionen con el software de control de inventario. el departamento de contabilidad. Beneficiarios Los beneficiarios directos vendrían a ser todos quienes estén relacionados directamente con el proyecto de control de inventario. y tiempo. administración y personal de bodega. medio ambiente. entre los cuales serían. manejo del inventario. Este sistema se realizará para el uso exclusivo de Colchonería San Antonio. 8 Alcance del proyecto El sistema a desarrollar llevará el registro controlado de la información general de cada producto existente. confiable y correcta. Ambiental: Al implementar nuestro sistema de inventario se anulará el uso de materiales que los funcionarios de la empresa empleaban para contabilizar de forma manual como papel. . Tecnológico: A través de nuestro proyecto llevamos un gran aporte al sector tecnológico. con el tiempo iremos innovando e implementando nuevas funciones y despertando el interés en los usuarios para que busquen satisfacer las necesidades de sus negocios o empresas por medio de la tecnología. 9 Impacto Nuestro Sistema de Solución Integral SOFTCOL plantea organizar de manera significativa la administración de inventarios. ocasionando así gran impacto en diferentes ámbitos: Económico: Este es uno de los ámbitos con mayor impacto considerando que nuestro sistema al realizar sus respectivas funciones. De ésta manera se disminuye posible contaminación visual o ambiental causada por el consumo de dichos materiales. bolígrafos y más. brindará tiempo valioso que sería empleado en otras actividades laborales optimizando el rendimiento y a su vez aumentando las ganancias generadas en la empresa. contabilidad y finanzas de la empresa beneficiaria COLCHONERÍA SAN ANTONIO. . se podría presentar demoras en la implementación ya que dependemos en caso de eventualidades en el Hardware o en el servicio de internet del personal de soporte de las empresas prestadoras de servicios. 10 Restricciones De alcance. facturación. requisiciones de compras. Restricción Técnica. ya que el proyecto de SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIO se proyecta como una solución integral se necesitaría de toda la información de inventarios. solicitud y entrega de productos y debido a que esta información actualmente es un proceso manual podría interferir en el producto final del software. procedimientos o personas que participan en dicho proceso. También puede haber riesgos físicos como cortocircuitos. daños en el mantenimiento y deterioro en los productos (colchones). se pueden presentar los siguientes riesgos: En el uso del sistema se pueden generar riesgos como los virus. fraudes. 11 Riesgos Cuando hablamos de riesgos en una empresa. Un riesgo operativo puede dar la posibilidad a pérdidas ocasionadas en la ejecución de los procesos y funciones de la empresa por fallas en el sistema. También pueden ser accidentes de trabajo. hablando de la empresa COLCHONERÍA SAN ANTONIO. también el colapso de las telecomunicaciones generando daños en la información de la empresa entre otros. estamos hablando de un fenómeno. físicos. es decir que se pueden presentar un sinfín de riesgos que pueden afectar a la empresa tanto en los procesos de organización. . o enfermedades que pueden afectar tanto a la persona como a la empresa. tecnológicos. también puede afectar a los clientes y hasta a la imagen de la empresa. . 12 Productos o resultados Página web que represente a la empresa y sus intereses. Implementada la facturación de ventas en el sistema. Creados los formularios para el ingreso de datos de los productos. Implementación del login o logon (en español ingresar o entrar) para el acceso al sistema.