TEORIA DE LAS ORGANIZACIONESHéctor Felipe Álvarez 3. El manual de la organización El manual de organización es el conjunto de normas que rigen y establecen las relaciones entre los miembros de la organización. Es una guía especial de la organización. Las relaciones pueden ser verticales, (jerárquicas) y horizontales, (la división por funciones). En el se hallan definidos los objetivos de la organización y las funciones básicas de la conducción. El manual sirve para que cada miembro de una organización sepa lo que se espera de él en materia de funciones, tareas de responsabilidad, autoridad, comunicaciones e interrelaciones dentro y fuera de la empresa, de modo que puedan comprender la organización y sus partes. Elementos a tener en cuenta en la confección de un manual de organización: 1) Naturaleza y objeto del manual de organización. 2) Características de la organización: - Antigüedad de la organización - Tamaño de la organización - Estado patrimonial económico-financiero - El producto - La posición en el mercado - La rama de actividad - La evaluación de los recursos humanos y materiales - La forma jurídica - El volumen de actividad - El sistema de comercialización - La personalidad de los directivos - La tecnología que emplea la firma. 3) Las características del medio: -.Las variables políticas, económicas, culturales y sociales - El tipo de mercado - La organización de la competencia - La situación geográfica. 4) Los patrones administrativos: - Las políticas generales - Los objetivos globales y departamentales -.Las-asignaciones de tareas - Las relaciones de autoridad lineal y funcional - Los sistemas decisorios - Las bases de la planificación - Las características sociales de la organización - El sistema de comunicaciones. 5) La organización formal es una de las del sistema. La comunicación es uno de los procesos que une las partes. Los manuales son parte de ese proceso ligante y consecuencia inmediata de los organismos. El manual tiene que indicar: 1) La designación formal del cargo. 2) El enunciado de las funciones. 3) La designación de las tareas habituales. 4) Las características de su trabajo y los distintos tipos de vinculaciones, dentro y fuera de la empresa. 5) Quiénes dependen de cada cargo y quién depende de él. 6) La información que se recibe, la que se procesa y la que se emite. 7) Los distintos tipos y niveles de autoridad. 8) Organigramas. El manual cumple la función de integrar a cada uno de los miembros de la organización. El manual de organización lo hace sistemáticamente de un modo permanente en cuanto hace a la estructura de la organización. Es necesario reconocer que no existe la posibilidad de que funcione un grupo humano sin norma alguna. En último caso, las personas son la organización.. De cómo se elaboren las normas, cómo se divulguen y cómo se controlen, dependerá el éxito del manual. La existencia del Manual de Organización es el resultado del avance tecnológico que invade a las organizaciones, de la diversidad de funciones y tareas existentes. A mayor complejidad organizacional, mayor es la necesidad de difundir los objetivos, la estructura, las funciones y las normas y procedimientos administrativos. El Manual de Organización no es una obra que se inicia y se termina. Al contrario, se va haciendo, .con la vida de la empresa y atendiendo a su misma evolución. ¿Los manuales son sólo instrumentos para la gran empresa? No hay un límite exacto de tamaño dé empresa que lo justifique. En general, la necesidad del manual dependerá del grupo de complejidad y burocratización de la organización. También podríamos afirmar que en la pequeña empresa, por su característica social de pequeño grupo, no sería necesario como prioridad de la organización. Si es necesario fijar algunos criterios que justifiquen la incorporación del manual de organización, se pueden mencionar los siguientes: cantidad de personal, la pérdida de visión de conjunto de la organización, imposibilidad de conocer los objetivos y funciones de las diferentes áreas, dudas con respecto a la autoridad, responsabilidad y cuando la organización crece como parte de un plan de desarrollo. Entonces, los deberes, las responsabilidades, el sentido de cada tarea y las atribuciones, estarán claros en todos los niveles. El Manual de la Organización, como cualquier otro manual, es sólo una herramienta y por lo tanto no resuelve "per se", todos los procesos que se puedan presentar en una organización. Por su naturaleza no es flexible porque representa sólo la organización formal. De lo que se deduce que no representa las relaciones informales ni a la verdadera vida social de la organización. Las ventajas que supone un manual pueden convertirse en desventajas. Los problemas que pueden presentarse son: los cambios lo convierten en obsoleto y frenan la iniciativa. "En última instancia, podemos decir que aun cuando fuera para resolver situaciones conflictivas, el situaciones de crisis. 6) Aseguran la continuidad de prácticas aceptadas por los jefes. 10) Ayudan a que todos los jefes tengan una mejor comprensión de las necesidades totales de la empresa. en la medida que tal ayuda adquiera importancia. Es una representación simplificada de la realidad.Autoridad mal definida . que hemos calificado de "áreas de actividad". 7) Normalizan o establecen un estándar de trabajo.” En resumen. 2) En todas las organizaciones se producen casos conflictivos. referente a las áreas de actividad y los niveles jerárquicos. una de ellas: la organización formal. 2) Informa a los miembros de la organización acerca de su posición y su relación con el resto de la organización. Nos define la composición y las relaciones de la estructura organizativa.Superposición de funciones . sirven para cumplir la función unificadora de las partes de la organización y. responsabilidades y autoridad. 3) Permite detectar fallas de: . el manual es útil para dirimir problemas de jurisdicción. 8) Proveen un elemento de base para la revisión del sistema en forma periódica. La civilización y lo cultura adquieren verdadera fuerza cuando comienzan tener la forma de documentos escritos.Alcance de control. 4.Departamentalización . y de cómo se llevan a cabo las funciones en cada una de esas agrupaciones arbitrarias de especialidades. . 5) Proveen una información para todas las prácticas de la empresa. debido a que reciben entonces puede transmitirse a las generaciones siguientes bajo la forma de legajo. superposición de funciones. La finalidad del organigrama 1) Provee un cuadro global de la organización. Es uno de los elementos constitutivos del Manual de Organización. 3) El legado de experiencia. preponderantemente. ordenada y permanente. son instrumentos para la dirección de la firma. habilidad y capacidad de los jefes encuentra una vía natural de transmisión en los manuales. 4) Los manuales ayudan a la planificación. El organigrama de una organización Concepto El organigrama es la representación gráfica simplificada de la estructura formal que ha adoptado una organización.manual es útil.Control interno . 9) Establecen un medio para coordinar la recepción y emisor de informaciones. los alcances y limitaciones de los manuales son: 1) Los manuales constituyen parte del proceso de comunicaciones en la empresa. coordinación y control de la empresa y. la división por función y por especialidad. Se pueden enunciar las siguientes ventajas del organigrama: 1) Reduce el espacio de representación mediante la utilización de símbolos. Se dibujan en sentido vertical y horizontal. aumentando la jerarquía o necesidad alternativamente de 1 cm de ancho y 0.Los rectángulos: se utilizan para representar cargos. variando el tamaño igual que en el caso anterior. 6) Es más fácil de actualizar. El tamaño será en función directa con la importancia relativa del cargo. procesos y recorridos. . La utilidad se manifiesta en una descripción más clara y ple que si los hechos fueran expresados en palabras o en números. se diferencian del anterior porque en la base del rectángulo se forma otro de 0. b) Además de lo expuesto en a) va el código del cargo. . . código. los rectángulos indican el nombre de la función y/o persona. número de la cuenta presupuestaria.Tamaño de los rectángulos: en los diagramas.Las líneas: indican la relación de autoridad existente.Distancia de los rectángulos: verticalmente está dado por el alto del rectángulo superior. Los diagramas en cuyos rectángulos figura el nombre de la función.relaciones de autoridad. forman un ángulo de 90 grados.5 de alto. 2) Es un medio eficaz de comunicación y análisis. Es útil para representar estructuras.5 cm de alto por el mismo ancho particionado en tres. donde se colocarán los números correspondientes. número de la cuenta presupuestaria y número de personas a cargo. 2) Los niveles funcionales: . . Técnica de diagramación 1) Elementos básicos de la simbología: . Se dibujan en posición horizontal.centros de poder . 3) Permite localizar con rapidez incoherencias y errores en los hechos que se representan.la departamentalización . 4) Es adecuado para la representación del las relaciones complejas.niveles de autoridad .Distribución de los rectángulos: la información que se coloca en estos es la siguiente: a) El nombre de las funciones y/o personas. Criterios para la confección del organigrama Debe ser una descripción clara de: 1) Los niveles jerárquicos: . el tamaño inferior será de 2 cm de ancho por 1 cm de alto. 5) Permite una comparación fácil entre dos o más modelos propuestos. La unión con un cuadro u otras líneas. .Ventajas del organigrama En la administración es necesario el uso de diagramas como medios de comunicación. 7) Suele estar menos expuesto a interpretaciones erróneas. funciones y personas. centro de costo y número de personas a cargo. Debe reunir las siguientes características: a) Tamaño de la hoja adecuado al propósito. . f) Líneas guías: las hojas preimpresas contienen 55 líneas horizontales de 0. 2) Extensión del organigrama. b) Recuadro respecto del borde de la hoja: * marco superior de 9 mm. 4) Equilibrio. que vinculan el sector con las restantes.5 cm antes del marco de la hoja.horizontalmente está en función de la cantidad de rectángulos correspondientes a ese nivel. Los rectángulos deben estar distribuidos en forma tal que muestren un gráfico del diagrama equilibrado y simétrico.Representaciones gráficas equivalentes: la elección de la forma de granear depende del espacio disponible y la preferencia personal. serán dibujadas en líneas de trazos partidos. e) El dibujo del diagrama se extiende hasta 0. * marco izquierdo de 30 mm.5 cm cada una de otra. Diagramas de sectores de la organización: cuando el grafico se limita a un sector en especial por motivos diferentes. La extensión del organigrama no permite su dibujo en la hoja normal y por razones de claridad. * marco derecho de 10 mm. * marco inferior de 8 mm. para lo cual las líneas horizontales. d) Este recuadro va ubicado en el vértice superior izquierdo. € Fig. por eso debe estar bien presentado en su aspecto general.Características de la hoja de organigramas. diseño y dimensiones del papel. Extensión del organigrama 3) Simplicidad. puede obligar a dividir en dos o más partes del organigrama total. . El organigrama debe ser simple. tendremos que mostrar que es parte de otro mayor. c) Recuadro de identificación: el tamaño es de 10 x 3 cm. Nos brinda información acerca de la organización. 37 líneas verticales a 1 cm una de otra. utilizando para la continuidad de unas a otras el número de código asignado a los respectivos diagramas. ubicándolo dentro de un recuadro. 63. como conector. . en el vértice superior izquierdo de la hoja. puede asignarse un número de código creada uno de los puestos o funciones que representan. del mayor nivel a punto medio del rectángulo de nivel inferior.5) Codificación de los cargos del diagrama. Fig. Salida de líneas Uso de los organigramas Como herramientas de-Comunicación es utilizado para: a) Informar a los miembros de la organización la posición que ocupan y su relación con el resto de la organización. e) Informar a terceros interesados en la organización común y cómo se encuentra estructurada la misma. c) Facilitar a las personas que entran en la organización. 6) Salida de las líneas. 64. Una vez diseñado el diagrama. la toma de contacto con la estructura de la misma. b) Proveer un cuadro global de la estructura. Las líneas deben partir del punto medio del lado inferior del rectángulo. d) Facilitar la comprensión acerca de las posibilidades que tiene cada persona de ascender en la organización. Esto nos permite identificar más rápidamente dichos puestos o funciones. . Ejemplo: funciones de contaduría y ventas asignadas a un mismo cargo. Ejemplo: funciones de caja y cuentas corrientes asignadas a un mismo cargo. No está claramente determinada la relación de autoridad con que un cargo o persona. está vinculada a otros cargos. asesora. g) Indefinición de los niveles a los cuales pertenece el cargo. b) Departamentalización inadecuada. o personas. e) Relación de dependencia confusa. Dos o más personas supervisan un mismo cargo. h) Confusión sobre el tipo de autoridad que se le ha asignado al cargo: lineal. funcional. etc. Las situaciones más importantes que pueden ser detectadas son: a) Fallas de control interno.C.P. 65.Gerencia General Gerencia Comercial Departamento Mayorista Departamento Minorista Gerencia Producción Departamento Mayorista Gerencia finanzas y control Gerencia Contabilidad División P. De un cargo depende un solo subordinado. Dos o más cargos tienen asignadas responsabilidades de igual o similar función. Organigrama Como herramienta de análisis. permite detectar fallas en la estructura. No está clara la posición que el cargo tiene en jerarquía. Código de función Numero de cuenta División Tesorería Cantidad de personal Fig. c) Falta de unidad de mando. . f) Situaciones de subordinación ordinaria. d) Superposición de mando. remuneración. "uno sobre uno". si se siguen utilizando sus propósitos de comunicación.i) Estructura desequilibrada. Limitaciones Su principal limitación está contenida en la propia definición. El organigrama representa parcialmente la estructura formal de la organización. formas diferentes de diseño. se distorsiona. j) Alcance del control excesivamente amplio o sea. ya que por razones de conveniencia gráfica no se incluye cierto tipo de información. Cualquier cambio en la estructura transforma en obsoleto el diagrama vigente. 1) Designación confusa de las funciones. cuando se le asigna un mayor número de subordinados de los que pueda supervisar. La simplicidad es un requisito fundamental para que los propósitos de los organigramas puedan ser cumplidos. 3) Representación según norma AFNOR (Association Francaise de Normalisation) . k) Inadecuada asignación de niveles: es cuando una posición tiene asignado un nivel no acorde en relación con los que ocupan los otros cargos. categorías o nombre de los cargos. 2) Representación horizontal. La simplicidad es la primera limitación que se debe asumir. El único medio para combatir esta influencia negativa es la actualización permanente. se corre el riesgo de convertirlo en herramienta de resultados negativos. Formas usuales de representación Existen varias. La otra limitación se origina en que el organigrama debe estar permanentemente actualizado. caso contrario. aun con el riesgo de que la información acerca de la estructura sea incompleta. Las formas más usuales de representación son: 1) Representación vertical. cuando expresa que es una representación gráfica limitada. Representación vertical. Central Jefe Sucursal Jefe Taller Jefe Contaduría Jefe Personal Jefe Compras nuevos relac. 66. Empresas concesionarias . Jefe Compras usados y repuestos Jefe Ventas nuevos Jefe Ventas usados Jefe Ventas Jefe Administrativo Jefe Repuestos Jefe Administrativo Empleados Empleados Empleados Empleados Empleados Empleados Empleados Empleados Empleados Empleados Fig. prov.Gerencia General f Asesor contable Gerente Administrativo Jefe Administrativo Gerente Comercial Jefe Compras Jefe Ventas C. 67 Representación vertical: gran empresa Sistema Administrativo Director Financiero .Director General Secretario Director Administrativo Director Fabrica Dirección Comercial Investigación Desarrollo Investigación Mercado Selección Personal Créditos Cobranzas Ingeniería Industrial Publicidad Personal Tesorería Planeamiento y Control Ventas Desarrollo Personal Impuestos Seguros Compras Distribución Contaduría Gestión Financiera Producción Control Calidad Fig. . Sección Control Costo Sección Control Sección Control General Gerencia de Finanza y Control Sección Contable Departamento Finanzas Sección Tesorería Departamento Producción “A” Gerencia General Gerencia de Producción Departamento Producción “B” Sección Capital Departamento Minorista Gerencia Comercial Sección Interior . División Mayoritarista . . . En la confección de los cursogramas se deben tener en cuenta los siguientes elementos: a) La descripción de las operaciones. compras. Se trata de una técnica analítica que permite describir sistemas en una forma clara. c) Áreas de responsabilidad en donde se realiza cada operación y los puestos que participan. facilitando una impresión visual del movimiento o flujo de la información desde su origen. b) La descripción de los puestos. Las informaciones básicas que se exponen en todo cursograma son: a) Tipo de operaciones o trámites que integran el circuito.5.' Es habitualmente utilizado por los analistas de sistemas como lenguaje universal y es cada vez más usada por los auditores para la descripción de los sistemas de control interno de sus clientes. El uso de esta herramienta permite representar con un alto grado de detalle. etc. Define la secuencia de una tarea. Estas definen las relaciones entre los miembros de la organización. Los cursogramas representan simbólica y gráficamente cómo fluye la información a través de los canales de comunicación de la organización. el recorrido de cualquier circuito relacionado con la toma de decisiones en cualquier nivel y pone en evidencia la circulación de los factores que inter vienen en él. Se trata de una representación gráfica. lógica y concisa. Los cursogramas Los cursogramas administrativos son la representación gráfica de los procedimientos o rutinas administrativas. c) La delimitación de cada función. Se han constituido en los últimos años en el lenguaje convencional que más ha facilitado el análisis de los sistemas que utilizan las empresas en su administración. suelen utilizarse también denominaciones como flujogramas. b) Sentido de circulación o flujo de la información verbal o escrita. los sectores que intervienen y los medios que se utilizan. El conjunto de cursogramas conforma los procedimientos utilizados en una organización. Cursograma proviene de la expresión original "flow chart". Las normas pertinentes se incluyen en el Manual de Procedimientos. pagos. representadas mediante símbolos adecuados: ventas. Es la secuencia de las operaciones en un circuito determinado. cobranzas. expresando los elementos que se utilizan y el área funcional que interviene. . diagramas de curso y diagramas de proceso. al no seguir el sentido más lógico de observar el mismo. Se establece que se podrá utilizar el sentido ascendente para retrasos en el proceso o bien cuando se produce un cambio de sector. (consultar páginas siguientes). Elementos para el diseño de cursogramas € Nos referimos al trazo de las líneas de las columnas y a las de los símbolos. d) El sentido de la diagramación en una secuencia. Además. e) El relevamiento de la operación o conjunto de operaciones a los efectos de comprobar si el Manual de Normas coincide con la realidad operativa. sino también los elementos y formularios que se utilizan. Las técnicas que se aplican en el diseño de cursogramas son: a) Las funciones que intervienen en cada proceso o conjunto de operaciones se diagraman en forma horizontal. a pesar de la necesidad de economía de espacio. Es preferible que las líneas de los símbolos sean de trazo más grueso que las de las columnas. c) Se representan no sólo las operaciones. Orientación El dibujo del proceso deberá efectuarse en sentido descendente y se empleará en sentido horizontal cuando se produzca un cambio de sector o área. No consideramos propicia la utilización del sentido ascendente. a los efectos de poder resaltar a aquéllos con respecto al dibujo de las columnas. por las razones señaladas antes. en caso extremo de tener que utilizar el sentido ascendente. Dicho uso puede provocar perderse en el gráfico. siempre que esté motivado por la economía de espacio en el diseño. se podría obviar esa situación mediante el empleo del símbolo de proceso no representado. va de izquierda a derecha y de arriba hacia abajo. Vale decir que proponemos evitar que las líneas de traslado se dibujen hacia arriba. por el cual se permite usar las líneas en tal sentido. b) La secuencia de las operaciones se diagraman forma vertical. no obstante que la flecha indica la dirección del transporte.d) La simbología. Sólo consideramos que se puede usar el sentido ascendente y en forma . Son un medio eficaz de comunicación y análisis. Los símbolos utilizados para la confección de cursogramas son convencionales .excepcional. . evitando así ambigüedad. .Permiten una comparación más fácil entre des o más procedimientos. (actual-propuesto. cuando el proceso merezca ser representado y hacerlo en forma descendente. Numeración de las operaciones Es una norma numerar en forma correlativa las operaciones. Ventajas de los cursogramas . .Suelen no estar expuestos a interpretaciones diversas. .Reducen el espacio de representación mediante la utilización de símbolos.Permiten localizar con mayor rapidez incoherencias.). . sino que el mismo pierda claridad. siguiendo el orden en que se diagrama.Son más adecuados para la representación de relaciones complejas. cuando ocasione no sólo problemas de espacio en el diseño. etc. cuellos de botella y tendencias en los hechos que se representan. Se le asigna un número cardinal a cada operación. errores. distintas empresas.Son más fáciles de actualizar. . Archivo provisorio o transitorio Traslado Operación y control X Archivo definido .Operación Emisión de documentos o comprobantes. Registro. Control. El número en la parte superior derecha indica la cantidad de ejemplares. Archivo provisorio por orden cronológico Archivo provisorio por orden alfabético Archivo provisorio por orden numérico Archivo definitivo por orden cronológico Archivo definitivo por orden alfabético Archivo definitivo por orden numérico Distribución de formularios Distribución de un documento o formulario . . enunciándose los casos en que deberá aplicarse. Los procedimientos en sí pueden ser considerados como reglas que el personal deberá respetar al ejercer sus funciones en relación con el sistema. cuando el medio de procesamiento de datos es manual o requiere la intervención humana. Alternativa o eventualidad 6. Procedimiento Es la descripción de los pasos a seguir para deducir unos datos a partir de otros. Estructura de un procedimiento a) Finalidad. b) Alcance del procedimiento. se consideran mejor como decisiones tomadas durante el diseño del sistema y registradas para su uso posterior. propósito u objeto del procedimiento. . Se lo puede definir también como la secuencia de procesos. (serie de operaciones coherentes referidas a un puesto de trabajo). Se detallaron los sectores directamente involucrados y los limites del procedimiento.………. que se realizan para el tratamiento uniforme de tareas con carácter repetitivo. como tales. Son reglas específicas que resultan de los objetivos preestablecidos y. Sectores Varios Almacén Contabilidad de Almacenes Contabilidad de Costos Contabilidad General . M) 1 Firma PM 2 3 Controla los Materiales 3 Entrega los materiales y PM 4 PM 8 Entrega 6 Reciba PM PM 7 PM 9 Asienta PM 13 12 10 Asienta y Entrega PM Entrega 11 PM 14 CR CR 12 .1 2 Pedido de Material es (P. procesamiento y emisión de información y determinación de las responsabilidades vinculadas con el procesamiento de la información. 5) Instrucciones. mostrando todas las interconexiones de la operatoria global. 4) Alcance de los procedimientos. Se efectuará la descripción del tratamiento a darse a todos los documentos contemplados en el procedimiento. Se detallarán las responsabilidades departamentales y normas preestablecidas que impongan limitaciones a la operación del procedimiento. 2) Objetivos. Se incluirá un modelo de cada tipo de formulario contemplado en el procedimiento. 3) Responsabilidad. El Manual de Procedimientos Administrativos En el Manual de Procedimientos Administrativos se detallan las funciones de cada área y departamento.c) Disposiciones generales. Además. se resumen las tareas que componen un proceso administrativo. e) Documentación utilizada. . sobre la forma y lugar donde debe volcarse la información pertinente. Se explicitará en detalle el procedimiento. así como el cursograma correspondiente. tablas y/o descripciones adicionales. Los aspectos que se deben tener en cuenta en la confección de un Manual de Procedimientos son: 1) Contenidos. con sus secuencias de relaciones y responsabilidades de los intervinientes. los métodos y las técnicas de recepción. f) Apéndice. d) Descripción del procedimiento. instituyéndose además. 7. 7) Glosario. Formato.6) Normas de procedimientos. Armado. . Numeración de páginas. 8) Índice temático. Verificación y asesoramiento. Indicación de fechas. 9) 10) 11) 12) 13) 14) Índice de referencia. La aplicación de este diagrama permite eliminar. = Comprobación de una operación anterior = Traspaso de documento = Demora . divide por operaciones. simplificar y subdividir las operaciones y los pasos para obtener mayor eficiencia en la organización. cambiar. una parte de la misma o la de diferentes sectores de una organización. E D A = Operación efectuada por un empleo. demoras y archivos. Este diagrama registra las tareas y/o actividades paso por paso. = Operación dactilografía. Puede ser usado para una sola tarea. = Operación en almacén. inspecciones. el diagrama nos muestra la secuencia de los pasos que comprende una tarea. Utilizando los símbolos indicados. transporte. Diagrama de flujo del proceso El diagrama de flujo del proceso se utiliza para delimitar y estudiar los pasos detallados de un proceso.8. = Inspección = Archivo o almacenamiento . Abre el sobre y extrae la orden de compra del cliente. Sección Contable E Sella la orden de compra con la fecha de recepción. E . E Comprueba el estado de cuenta del cliente. El empleado que el Mayor busca el follo correspondiente. E La orden de compra llega a esta sección por intermedio del cadete. indicando que la cuenta del cliente esta en regla. Estampa un sello en la orden de compra. Sección Ordenes E E La orden de compra llega a esta sección de Compra por intermedio del cadete. El encargado del registro de control estampa en el número de control en la hoja de control y en la orden de compra.Mesa de Entradas El encargado de abrir la correspondencia recibe las cartas.
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