Actividad Semana 3 Auditoria Internas de Calidad

ACTIVIDAD SEMANA 3 AUDITORIAS INTERNASJOHANNA CORDOBA GUEPENDO COD. 55216590 SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA 30 de marzo de 2014 en éste mismo formato se debe plantear.ACTIVIDAD 3 a) Identifique el objetivo y convoque. Gerencia de Calidad. el Líder de Transferencias Documentales. además de otros aspectos (objetivo de la auditoría. CARGOS QUE INTERVIENEN EN EL PROCESO: Coordinador de Gestión Documental Líder de Transferencias Documentales Líder de Archivo Central Líder de Archivo Inactivo MEMORANDO FECHA: Marzo 15 de 2014 DE: GERENCIA DE CALIDAD PARA: COORDINACION GESTION DOCUMENTAL REF: AUDITORIA PROCESO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES La Gerencia de Calidad realizará Auditoria Interna de Observación al proceso de la referencia. . La visita será realizada por un equipo de tres auditores de calidad y debe ser atendida por el Coordinador de Gestión Documental. proceso o actividad a auditar. por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo. etc. Diseñe un formato para la corroboración del personal asistente. horario. el Líder de Archivo Central y por el Líder de Archivo Inactivo. en las instalaciones de Archivo Central. una columna para la firma de los asistentes a la reunión de apertura y cierre de la auditoría. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes. con el objeto de verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente. mediante la realización de un memorando. Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. con una duración de 6 horas. oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.). a la asistencia de la “Reunión de apertura”. criterios de auditoría. observaciones. fecha. el 31 de Marzo del presente año a las 8:00 a.m. Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. Atentamente. Adjunto Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo. legales y reglamentarios del servicio. Laura Henao L. Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna. por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo. GESTION DOCUMENTAL • Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. • Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. horario. Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente. • Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa.REUNION DE APERTURA Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR Fecha: Marzo 25 de 2014 Ing. • Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. • Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente. Objetivo. Miller Rubiano Johanna Cordoba Guependo María Fernanda Olaya. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados. Alcance: Criterio Metodología . Documentos de Referencia: . • Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. • Registro de cada servicio con observaciones y/o hallazgos • Procedimiento de atención de trasferencias documentales de Archivos de gestión a archivo central. TRD. • Procedimiento de entrega y transferencia documental de archivo central hacia archivo inactivo. • Se comentan los hallazgos encontrados al Coordinador de Gestión Documental. Manual de Calidad) Procedimientos operativos Instrucciones de trabajo paso a paso Formatos y registros Documentación completa Horario de apertura del servicio. fidelidad y confidencialidad de la información transferida. Miller Rubiano S Johanna Córdoba Guependo María Fernanda Olaya M CARGO Representante de Calidad Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor FIRMA b) Revisión documental durante la realización de la auditoría.FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE APERTURA NOMBRE Y APELLIDOS Laura Henao L. Procedimiento de transferencia documental para garantizar la integridad. autenticidad. • Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. e) Generación de hallazgos de auditoría. Para desarrollar esta tarea en forma eficaz el auditor maneja altos estándares de comunicación y usa esta habilidad para establecer relaciones con una gama amplia de partes interesadas a desarrollar.4.5. 7. con los SI X X X X X X X X X NO . toma de conciencia y formación (1).5.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1). 6. LISTA DE CHEQUEO Lista de Verificación: Manual de Calidad (Documentación nivel I) Procedimientos operativos (Documentación nivel II) Instrucciones de trabajo paso a paso (Documentación nivel III) Formatos y registros (Documentación de nivel IV) Documentación completa · Horario de apertura del servicio. El auditor interno proporciona el aseguramiento al equipo de dirección y a la alta gerencia sobre la eficacia de la gobernanza. · Tiempos de atención paso a paso dentro del proceso. La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas.c) Comunicación durante la auditoría: defina las técnicas o estrategias de comunicación que usará durante la auditoría.2 Acción correctiva (1).2.2 Competencia.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1). d) Recolección y verificación de información: defina qué técnicas o estrategias de recolección y verificación de información usará durante la auditoría (ejemplo: lista de Chequeo). se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas numerales: 5. · Señalización y exhibición del proceso a auditar en lugar visible. • Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría anterior. 8.2 Auditoría interna (1).2. 8. la gestión de los riesgos y el control. • Se destaca el compromiso del personal del área y de los clientes internos. y 8.2. 3. por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008. quienes se unen para desarrollar un proceso alto sentido de responsabilidad y cumplimiento con un enfoque de productividad y eficiencia para el logro de los objetivos propuestos. • La ampliación del listado de documentos externos. 6.5.2 Auditoría interna (1). dentro de la caracterización de los procesos.2 Acción correctiva (1).4. se detectaron cuatro (4) no conformidades menores relacionadas con los numerales 5.f) Prepare y realice las conclusiones de auditoría. del ciclo PHVA. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental. a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema. La empresa presentó las acciones correctivas para dar respuesta a las No conformidades encontradas. • El liderazgo del coordinador de Gestión Documental. en Neiva H. • La definición y ubicación explícita de las Acciones de Mejoramiento. 7. con el propósito de evitar que en el transcurso del tiempo se pueda perder información valiosa sobre la actualización de los procesos inherentes.CONCLUSIONES DE AUDITORIA ACTIVIDADES DESARROLLADAS • Verificación de la implementación y mantenimiento eficaz del Sistema de Gestión de la Calidad de acuerdo con los requisitos de la norma ISO 9001:2000. por interiorizar en todo el equipo de trabajo el modelo de gestión de calidad bajo parámetros de la Norma ISO 9001:2008. • Verificación de la capacidad de la organización para cumplir aspectos reglamentarios • Como se muestra en el perfil de calidad.2 Planificación del Sistema de gestión de la calidad (1). 8. incluyendo las nuevas publicaciones oficiales del Archivo General de La Nación. el día 31 de marzo de 2014 en las instalaciones de la empresa. con el fin de resaltar la importancia y beneficios del ciclo completo para alcanzar los resultados planificados y facilitar la gestión de los procesos por el personal responsable. ASPECTOS RELEVANTES ASPECTOS POR MEJORAR . INFORME AUDITORÍA INTERNA DE CALIDAD . a través de la coordinación y participación activa en el desarrollo de los procesos del sistema.1 Control de la producción y de la prestación del servicio (1). siguiendo el plan de auditoría. toma de conciencia y formación (1). realizadas a partir del análisis de los resultados de los indicadores de seguimiento y medición.2. • Verificación del cierre de dos (7) No conformidades pendientes de la auditoría anterior.5.2 Competencia. respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas. se analizan las causas de las No conformidades. 7. 4. • Se verificó el cumplimiento a las acciones propuestas por la empresa para eliminar las causas de siete No conformidades menores pendientes. La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas. y a partir de ellos se establecen las acciones correctivas pertinentes.3 (2). para la aplicación de las normas establecidas.4 (1).2.m.5.6 (1) y 8. 6. 7. Lugar: 3:00 p.5.5 (1). Se evidencia un adecuado control y seguimiento del cumplimiento de las actividades relacionadas con la auditoria por parte del auditor principal.m.RESPONSABILIDAD DE LA DIRECCION • La planificación de los cambios que puedan afectar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad. Fecha de ejecución: Reunión de apertura: Reunión de cierre: Lugar: 8:00 a. mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos. • La metodología para hacer seguimiento a la eficacia de las acciones correctivas y preventivas. • Estas no conformidades hacían referencia a los elementos 4. el nivel de cumplimiento de cada uno de los requisitos de la Norma ISO 9001 asociados a los diferentes procesos. de diez que habían sido detectadas en la auditoría anterior. 25 de Marzo de 2014 Archivo Central Archivo Central CONFIABILIDAD DE LA AUDITORIA INTERNA RESULTADO DEL SEGUIMIENTO DE LAS ACCIONES CORRECTIVAS DE LA AUDITORÍA ANTERIOR. Los planes de acción implicaron revisión de aspectos específicos en algunos procedimientos y capacitación y sensibilización al personal. . principalmente del equipo de funcionarios. • En la planificación y realización de las auditorías es importante asegurar que se cubren todos los procesos del Sistema de Gestión de la Calidad y se evalúe con la profundidad requerida. mediante definición de plazos y criterios que permitan asegurar el cumplimiento de los objetivos previstos. considerando entre ellos los que surgen de los cambios en la reglamentación aplicable al objeto del negocio de la empresa. Para cada auditoria se desarrolla un Plan y un Informe en el que se registran los hallazgos. • La empresa cuenta con personal calificado para la realización de auditorías internas de calidad. respecto tanto a la prevención de los problemas como a la eliminación de sus causas.2.2 (1).2 (1). Verificar y evaluar que se están aplicando los procesos inherentes a servicio al cliente. • Determinar la eficacia y eficiencia del sistema de calidad implementado para cumplir objetivos específicos de calidad. • Proporcionar al auditado una oportunidad de mejorar el sistema de calidad implementado en la empresa. • Evaluación de la capacidad del sistema de gestión de calidad para asegurar el cumplimiento de los requisitos del cliente. Auditoria Interna de Observación y Seguimiento. En caso de tener alguna observación o aclaración a la agenda recibida o a alguna de sus partes. Laura Henao L. ISO 9001/2008 Lista de chequeo y procedimiento establecidos el SGC empresarial para el proceso en cuestión. por favor comunicarla al Auditor Líder antes del 25 de Marzo próximo. Objetivo. Miller Rubiano Johanna cordoba Guependo Maria Fernanda Olaya. horario. REUNION DE CIERRE Gerencia de Calidad Representante de Calidad: Auditor Líder: Equipo Auditor: SECTOR Fecha: Marzo 29 de 2014 Ing. GESTION DOCUMENTAL • Determinación del grado de conformidad del sistema de gestión de calidad con los criterios de establecidos en la norma ISO 9001:2008. oportunidad de atención y acción de las transferencias documentales dentro del edificio y con el operador de archivo inactivo dentro de los estándares establecidos como modelo.g) Realización de reunión de cierre: entregue el registro escaneado para verificar la ejecución real de la auditoría (Ver punto a. legales y reglamentarios del servicio. • Identificar mejoramientos potenciales en el sistema de gestión de calidad. • Evaluación de la eficacia del sistema de gestión de calidad para lograr los objetivos especificados. de ésta actividad). Alcance: Criterio Metodología . Proceso desarrollado durante la fecha de la Auditoria Interna.  Envíe un archivo de texto con la actividad resuelta al instructor a través de la plataforma. escriba las conclusiones del aprendizaje que obtuvo tras el desarrollo de esta actividad.FIRMA DE LOS ASISTENTES REUNION DE CIERRE NOMBRE Y APELLIDOS Laura Henao L. recurso humano.  Auditoría interna organizacional es fundamental para encontrar falencias o incumplimientos en el SGC de una compañía y en cada uno de los procesos que la conforman (compras. misionales o de mejora continua) La auditorías internas es el pilar de mejoramiento y sostenimiento del SGC y para obtener resultados exitosos en la implantación del SGC. se debe tener un buen procedimiento para la realización de las mismas y contar con una frecuencia adecuada durante el año para la revisión de todos sus procesos. . garantizando así la calidad de la labor que desempeña en su campo económico. Miller Rubiano S Johanna Córdoba Guependo María Fernanda Olaya M CARGO Representante de Calidad Auditor Líder Equipo Auditor Equipo Auditor FIRMA h) Para terminar.