Plan• Partie I. Concepts généraux • Partie II. La comptabilisation de la paie • Partie III. L’audit de la paie – L’audit de conformité – L’audit d’efficacité – L’audit stratégique – L’analyse des comptes • Partie V. Étude de cas généraux Partie Concepts 1: Définitions • Rémunération • Salaire • Masse salariale • Processus de la paie ORDONNANCEMEN T Fixation des bases de la rémunération État des effectifs Durée du travail Éléments complémentaire s Calculs et édition des documents PAIEMENT Salaires Accessoires Comptabilise la charge et la dette COMPTABILISATI ON Comptabilise le paiement La Partie comptabilis 2: ation de la Paie 1. Généralités : •Le personnel : l’ensemble des personnes liées à l’entreprise par un contrat de travail, il est donc formé des salariés, des ouvriers, employés, représentants, cadres et personnel de direction. c’est la rémunération versée au personnel. •Les salaires : 2. Les éléments du salaire brut : Le salaire de base Les heures supplémentaires Les indemnités Les primes Les gratifications Les avantages Les allocations familiales Le salaire de base: Le salaire de base= nombre d’heures normales x taux horaire normal Les heures supplémentaires • Elles sont payées avec majoration de – 25% le jour – 50% la nuit • Ces taux sont portés à 50% le jour et 100% la nuit si les heurs supplémentaires sont effectuées pendant les repos hebdomadaires et les jours fériés. Taux horaire supplémentaire= Taux horaire normal * (1+ taux de majoration) Les indemnités Les indemnités sont des sommes d’argent attribuées au salarié en réparation d’un dommage ou d’un préjudice ou en compensation de certains frais ou encore pour tenir compte de la valeur ou de la durée des services rendus. Les primes Une prime est une somme d’argent accordée à un salarié à titre d’encouragement ou de récompense. Les gratifications Une gratification est une libéralité en plus du salaire de base (13ème mois, prime de vacances…) Les avantages Les avantages sont les rémunération accessoires en argent ou en nature attribuées par l’employeur en plus des rémunérations proprement dites. Les allocations familiales Ce sont les prestations servies par la caisse nationale de sécurité sociale (CNSS) aux salariés ayant des enfants à charge. Le montant des allocations familiales est de 150 dhs par mois pour chacun des 3 premiers enfants et 36 dhs par mois pour chacun des 3. Les retenues sur salaires : On retranche de ce salaire brut le total des retenues afin d’obtenir le salaire net. Ces retenues sont : Les cotisations salariales (CNSS, CIMR, Mutuelle, Assurance) Avances et acomptes Cessions de salaires Oppositions IGR • • • • • Les cotisations salariales (CNSS, CIMR, Mutuelle, Assurance) : A la CNSS : Famille de prestation A partir du 1/3/95 Prestations sociales 0 ,22% à court terme plafond 5000 DH Prestation sociale à 3,04 % long terme plafond 5000 DH Les prestations sociales à court terme regroupent les indemnités journalières de maladie, les indemnités journalières de maternité, les indemnités journalières d’accidents et les allocations en cas de décès. Les prestations sociales à long terme regroupent la pension de vieillesse ou de retraite, la pension d’invalidité et la pension de survivants. A la CIMR : Ce régime est alimenté par des cotisations supportées à la fois par les salariés et par l’employeur. Le taux de cotisation pour le salarié (et l’employeur) peut varier de 3% à 6% du traitement de base. Le taux est choisi par l’employeur et est uniformément appliqués à tous les salariés d’une même catégorie. Traitement de base= salaire brut – (avantages en nature+remboursement des frais effectifs d’emploi) Les cotisations salariales aux organismes de prévoyance sociale (mutuelles): Les taux et les bases de calcul sont variables d’un organisme à l’autre. La part salariale des primes d’assurance groupe « maladie, maternité…): L’employeur peut souscrire auprès d’une compagnie d’assurance un contrat d’assurance au profit de l’ensemble de son personnel pour la couverture des risques de maladies, maternité, invalidité et décès. La part salariale sera retenue dans la limite, le cas échéant, du plafond prévu Cotisation= (salaire brut- frais par le contrat d’assurance. effectifs d’emploi) x taux Avances et acomptes Une avance consentie à un salarié au cours d’une période est récupérée sur son salaire à la fin de cette période. Cessions de salaires: Le salarié peut, de son plein gré, accepter qu’une partie de son salaire lui soit retenue par l’employeur pour être payée directement à ses créanciers. Il s’agit alors d’une cession de salaire. Oppositions : Une partie du salaire peut être saisie entre les mains de l’employeur par un créancier du salarié. L’employeur doit alors retenir la somme saisie sur les paiements à faire au salarié te la verser au créancier. L’Impôt Général sur le Revenu La détermination de la base imposable Salaire brut global Éléments exonérés = Salaire brut imposable Éléments déductibles Les éléments exonérés • Les indemnités • Les allocations familiales et d’assistance à la famille( prime de naissance, allocation de décès…) Les éléments déductibles • Les frais inhérents à la fonction ou à l’emploi; • Les cotisations salariales à la CNSS • Les cotisations salariales pour la constitution de pensions ou de retraite (CIMR…) • Les cotisations salariales aux organismes de prévoyance sociale (mutuelles…) • La part salariale des primes d’assurance-groupe « maladie, maternité, invalidité et décès » et « Le calcul de l’impôt L’impôt brut = S.N.I somme à déduire 0 13 21 35 44 X taux – Somme à déduire 0 2600 4520 9560 14960 Tranche du SNI Taux en % 0 - 20000 20001 - 24000 24001 - 36000 36001 - 60000 > 60000 L’impôt net = impôt net – déductions sur impôt Salaire net à payer + + + + = = Salaire de base Heures supplémentaires Primes Indemnités Gratifications Total des gains Cotisations salariales Avances et acomptes Cession de salaire Oppositions I.G.R Salaire net Les charges sur salaires supportées par l’employeur (Charges patronales) Il s’agit des charges sociales qui se constituent de : • Les cotisations patronales de sécurité sociale • Les cotisations patronales à la CIMR • Les prestations familiales • Les cotisations patronales aux assurances et accidents de travail Et des charges sociales diverses qui se constituent de : • Primes patronales d’assurance- groupe • Les prestations de retraite • Les allocations aux œuvres sociales (versement pour les services sociaux gérés par le comité d’entreprise). • L’habillement et les vêtements de travail • Les indemnités de préavis et de licenciement • Les frais de médecine de travail et de 4- La comptabilisation des charges du personnel L’enregistrement de la paie se divise en trois phases : • L’enregistrement des rémunérations nettes • L’enregistrement des charges patronales • L’enregistrement du règlement des sommes dues au personnel, aux organismes sociaux, à l’état.. L’enregistrement des rémunérations nettes 6171 3431 4432 4434 4441 4443 4448 44525 Rémunérations du personnel Avances et acomptes dus au personnel Rémunérations dues au personnel Oppositions aux salaires CNSS Caisse de retraite (CIMR) Autres organismes sociaux (Organismes d’assurance) État, IGR - L’enregistrement des charges patronales 61741 61742 61761 4441 4443 4448 Cotisations de sécurité sociale Cotisations aux caisses de retraite Assurance groupe CNSS Caisse de retraite Autre organismes sociaux - - L’enregistrement du règlement des sommes dues Règlement des salaires nets On débite le compte « rémunération dues au personnel » (4432) ; et on crédite le compte de trésorerie. Règlement des cotisations sociales (salariales et patronales) à la CNSS : On débite le compte CNSS (4441) et on crédite le compte de trésorerie Règlement des cotisations sociales (salariales et patronales) aux caisses de retraite et aux autres organismes sociaux : On débite les comptes : • 4443 Caisse de retraite (CIMR) • 4448 Autres organismes sociaux. On crédite un compte de trésorerie Règlement de l’IGR retenu à la source sur les salaires : On débite compte 44525 (état IGR) et on crédite le compte de trésorerie… Partie L’audit de la 3: paie L’audit de conformité Définition L’audit de conformité permet d’apprécier la conformité des pratiques de l’entreprise aux règles applicables internes ou externes, légales ou conventionnelles- et de porter un jugement sur la qualité des informations et des processus. Objectifs a. Garantir la qualité de l’information : b. Assurer le respect des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles c. Assurer l’application des accords d’entreprise et des procédures internes Garantir la qualité de l’information • la confidentialité est une exigence essentielle. Les informations nominatives, celles qui ont un caractère prévisionnel doivent être protégées ; • La sécurité est une seconde exigence. les opérations informatisées de la paie doivent être protégées ainsi que l’accès aux bases de données. Il faut également vérifier que la concentration des traitements informatiques ne présente pas de risques Assurer le respect des dispositions légales, réglementaires ou conventionnelles L’auditeur en contrôle le respect et évalue les risques encourus du fait d’une application insuffisante. Assurer l’application des accords d’entreprise et des procédures internes Il est essentiel de permanence d’un guide l’ensemble des règles chaque composante rémunération, et d’en respect. disposer en rassemblant portant sur de la contrôler le Démarche • Il effectue l’inventaire des règles externes et internes ; • Il délimite le cadre de ses investigations et procède aux travaux de vérification ; • Il rédige son rapport et ses recommandations Principales missions : • la fixation du salaire : • les négociations salariales ; • l’égalité professionnelle ; • les avantages sociaux ; • les primes spécifiques ; • le paiement des salaires ; • l’intéressement, la participation et l’actionnariat ; • les sécurités et la qualité du contrôle interne. Objectifs du contrôle interne • S’assurer que les séparations de fonctions sont suffisantes entre service de la paie et service du personnel ; • S’assurer que les personnes figurant sur le journal de paie ont bien droit à leur rémunération ; • S’assurer que le temps payé correspond au temps du; • S’assurer de l’exactitude des calculs ; • S’assurer que les niveaux de rémunérations ont été approuvés ; • S’assurer que le paiement est effectué dans des conditions de sécurité suffisantes. Questions Réponse Observations Oui Non 1. Existe-t-il un fichier du personnel contenant pour chaque employé : a) photo? b) spécimen de signature? c) situation de famille? d) date d’engagement? e) détail des rémunérations et des retenues à effectuer? f) exemple du contrat de travail (ou lettre d’engagement)? g) pensions et indemnités dues? 2. Les opérations suivantes sont-elles soumises à l’autorisation d’un responsable: Questions Réponse Observations Oui Non 3. S’assurer-t-on que toutes ces modifications sont prises en compte par le service paie? 4. a) Des références sontelles exigées pour les futurs titulaires des postes de confiance ? b) Les titulaires de tels postes sont-ils couverts par une police spéciale d’assurance garantissant l’entreprise contre les Questions Réponse Observations Oui Non 5.Les données variable, telles que les heures travaillées, les quantités produites, les affaires commissionnables sont-elles approuvées par des personnes compétentes et responsable avant d’être communiquées au service paie? 6. Les données incluses dans le fichier Audit d’efficacité Audit d’efficacité •Les résultats obtenus sont-ils conformes aux objectifs fixés ? • Les résultats ont –ils été obtenus au moindre coût ? Les niveaux de contrôle L’audit d’efficacité s’exerce par un contrôle à cinq niveaux: • La cohérence des procédures avec les choix de l’entreprise en matière de politique de rémunération • La cohérence des pratiques en matière de rémunération avec l’ensemble des autres aspects de la gestion sociale • La cohérence interne des procédures de gestion et d’administration des rémunérations • La pertinence des procédures Domaines Les principales missions des audits d’efficacité comprennent les domaines suivants: • l’audit des qualifications et des classifications • l’audit de l’individualisation des rémunérations; • l’audit du salaire indirect; • l’audit des rémunérations effectives; La qualification et classification La classification des emplois en vigueur Les mécanismes de révision de la grille Vérifier l’existence et la précision des grilles de classification à l’intérieur de chaque fonction. Il vérifie que les fiches de postes et les fiches de paie correspondent aux classifications. Vérifier si les difficultés d’application de la grille sont suivies ? Par qui ? Quand? L’actualisation de la grille est-elle régulière ? Qui se charge de cette actualisation ? Démarche ? Audit de l’individualisation des rémunérations Points à examiner Quelques questions à poser Quels sont les documents qui présentent les D’où vient l’individualisati objectifs de l’entreprise sur ce point ? À quelle époque le principe de on? l’individualisation a-t-il été adopté ? Pour quelles raisons? Quelles ont été les réactions (syndicats, encadrement, personnel) ? Quelles sont les instructions relatives aux augmentations individuelles ? Toutes les catégories sont-elles concernées ? l’enveloppe « augmentations individuelles » ? A quel niveau est répartie l’ « enveloppe »? Qui prend les décisions? Les modalités Quelles sont les règles de répartition de Audit de l’individualisation des rémunérations (2) Points à examiner Quelques questions à poser individuelles ces dernières années? Combien de personnes ont-elles été augmentées ? Taux moyen des augmentations ? Taux minimal ? Taux maximal ? (Mêmes questions pour les différentes catégories.) Existe-t-il des agents augmentés plusieurs années de suite ? Existe-t-il des agents qui n’ont pas fait l’objet de mesures individuelles depuis longtemps? Et pourquoi? Les résultats Quel a été le poids réel des augmentations Les incidences Des mesures de l’impact des augmentations individuelles ont-elles été faites ? sur la productivité et Par qui ? L’audit stratégique • L’audit stratégique correspond à une double préoccupation. -Les politiques de rémunération sontelles conformes aux objectifs poursuivis par l’entreprise, à sa stratégie sociale ? -La traduction des grands choix de la politique de rémunération en plans et en programmes est –elles réalisée ? Les missions confiées à l’auditeur concernent : • L’identification des politiques, des programmes et des pratiques en matière de rémunération; • L’audit de l’image interne et de la prise en compte des aspirations des salariés ; • L’audit de la maîtrise de la masse salariale ; • L’audit de la structure de la masse salariale ; 2. Évaluer les politiques de rémunération • Qui a pris l’initiative de la réflexion, pour quelles raisons; quand et comment la direction générale a été saisie ; • Qui a eu la responsabilité des travaux préparatoires avec quels moyens ; • Qui a été associé à la réflexion stratégique, comment ; • Quelles ont été les étapes de la formation des choix ; • Qui a rédigé les documents portant sur la politique adoptée, qui les a présentés, qui a décidé de les diffuser ; • Cohérence des composantes de la politique • Cohérence avec les politiques ressources humaines – Cohérence : politique emploie, politique de rémunération – Cohérence : aménagement des temps/rémunération – Cohérence : sécurité – rémunération. 2. Audit de la structure salariale Définition des plages de salaires dont la progression tient compte des écarts de rémunération entre des postes de niveaux différents et dont l’étendue ou la dispersion dans chaque classe permet de tenir compte des différences individuelles de performance par des augmentations au mérite ». « Ensemble • Audit de la structure salariale par rapport au Marché du travail ; • Audit de la structure salariale par rapport aux exigences d’équité interne ; • Audit de la structure salariale par rapport aux évolutions de carrière Analyse des comptes L’analyse se fait au niveau du: Bilan: s’assurer que les comptes de tiers inscrits au bilan et provenant des transactions avec le personnel sont correctement évalués et bien classés. Compte de résultats: s’assurer que les charges et produits inscrits et ayant pour origine les droits et les obligations de l'entreprise vis-à-vis de son personnel, résultent uniquement des transactions Les contrôles types: Contrôles généraux Contrôle au niveau des comptes relatifs aux charges du personnel • Rémunérations dues • Dirigeants et administrateurs • Dépôts • Provisions pour congés à payer • Oppositions • Avantages en nature • Avances et acomptes Cas PFIZER Direction des ressources humaines & service financier de l’usine Etablissement des éléments de la paie Service paie Service comptabilité générale Traitement de la paie du mois sur la base de ces éléments. o Etablissement des chèques et des ordres de règlement correspondants; o Faire signer les Édition du journal de paie, la liste des chèques à établir et les lettres de virement. chèques et les ordres de virement par les fondés de pouvoir; o Adresser aux banques les ordres de virements; o Remettre au personnel les chèques signés; Audit de la paie à PFAIZER Questionnaire du contrôle interne Faiblesses et recommandations FAIBLESSES APPARENTES RELEVEES EFFETS POSSIBLES RECOMMANDATIONS Le pointage parLes personnesUtiliser le système cartes magnétiquesabsentes ne sont pasde pointage n’est pas appliquésusceptibles d’êtrenumérique en comme mentionnédétectées par leurscoopération avec la dans la procédure supérieurs en cas debase de données de non vérification la sécurité pour faciliter la tâche aux responsables du service paie Les avancesAlourdissement octroyées aucharges personnel pourl’entreprise déplacements ne sont pas rendues à terme en cas de non usage desSe conformer à la deprocédure mise en place, relance, puis en dernier lieu appliquer des retenues sur la paie. Bibliograph ie Ressources Humaines, Jean-Marie Peretti, Édition Gestion7e édition, Contrôle de gestion sociale, Bernard Martory, Édition gestion, 4e édition Rapport de stage : « Audit social de FIDEX » La comptabilité générale des entreprises marocaines, Fouguig Brahim & Fechtali Abderrazak, Tome 1, Edition Edit Consulting, 2e édition